MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalet (AMU) 2015-19

MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalet (AMU) 2015-19 Dato: 17.09.2015 kl. 10:00 Sted: Veten (H-3085) Høgskulebygget Arkivsak: 14/00822 Arkivkode: Forfall meldast til Liv Synnøve Bøyum liv.boyum@hisf.no / 57676124 SAKSKART Side Vedtakssaker 14/15 15/01130-1 Godkjenning av innkalling og sakliste 1 15/15 15/00861-3 Val av leiar av AMU 2015-17 2 16/15 15/01130-2 Godkjenning av referat frå AMU-møtet 29.05.2015 3 17/15 15/01130-3 Orienteringssaker 6 18/15 14/01599-13 Sjukefråvær i HiSF, Lege- og eigenmeldt pr. 2. kvartal 2015 7 19/15 14/00825-12 Vernerunde i HiSF vår 2015 - rapport for AMU 11 Orienteringssaker 17.09.2015 1

14/2015 Godkjenning av innkalling og sakliste Arkivsak-dok. 15/01130-1 Arkivkode. Saksbehandlar Liv Synnøve Bøyum Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet (AMU) 2015-19 17.09.2015 14/15 2 Arbeidsmiljøutvalet (AMU) 2015-19 17.09.2015 Innkalling og sakliste til AMU møtet 17. september 2015 vert godkjent 15/2015 Val av leiar av AMU 2015-17 Arkivsak-dok. 15/00861-3 Arkivkode. Saksbehandlar Liv Synnøve Bøyum Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet (AMU) 2015-19 17.09.2015 15/15 For perioden 2015 2017 har arbeids leiarvervet i AMU.. vert valt til leiar. For perioden 2017-2019 har arbeids.. leiarvervet i AMU. Val av leiar for denne perioden vert valt på første møte haust 2017. Saksvedlegg: Skriv inn vedlegg her Saksframstilling Det må veljast leiar for AMU. Leiaren skal veljast vekselvis mellom arbeidstakar- og arbeidsgjevarrepresentantane jf. AML 7-1 (4). I HiSF er AMU valt for ein periode på fire år, og er i samsvar med innarbeidd åremålsperiode. Det har vore vanleg at leiar vert valt for to år om gongen, slik at begge partar får like lang leiarperiode i fireårs perioden arbeidsmiljøutval er valt for. Arbeidsgjevar og arbeidstakarsida har like mage representantar i AMU. Representant frå bedriftshelsetenest har ikkje stemmerett i utvalet. Ved likt stemmeutfall, har leiaren dobbeltrøyst. Val av leiar for dei to siste åra av perioden vert sett opp som sak på på første møte haust 2017. 2

16/2015 Godkjenning av referat frå AMU-møtet 29.05.2015 Arkivsak-dok. 15/01130-2 Arkivkode. Saksbehandlar Liv Synnøve Bøyum Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet (AMU) 2015-19 17.09.2015 16/15 Referat frå AMU-møtet 20.05.2015 vert godkjent. Saksvedlegg: Skriv inn vedlegg her Saksframstilling Nedanfor følgjer referat frå Amu-møtet 29.05.2015: MØTEPROTOKOLL Arbeidsmiljøutvalet Dato: 29.05.2015 kl. 8:30-10:30 Stad: Høgskulebygget, Veten 3085 Arkivsak: 14/00822 Desse møtte: Møtande varamedlemmar: Forfall: Andre: Sekretær: Inger Auestad, Wenche Fjørtoft, Ingebjørg Vikesland, Tone Skjerdal, Unni Margrethe Uren Aasen Ingen Eva Marie Halvorsen, Åse Løkeland (1. vara) Anders Otto Plassen Bedriftshelse1 Liv Synnøve Bøyum SAKSKART Side Vedtakssaker 8/15 14/01734-9 Godkjenning av innkalling og sakliste 29.05.15 4 9/15 14/01734-6 Godkjenning av protokoll frå møte 26.03.15 4 3

10/15 14/01599-9 Aktivitetsplan for IA arbeidet ved HiSF 2015-16 4 11/15 14/01734-8 AMU - innhald og arbeidsform 4 12/15 14/01734-7 Orienteringssaker amu møtet 28. mai 2015 5 13/15 14/01599-10 Sjukefråvær i HiSF pr. 1. kvartal 2015 legemeldt og eigenmeldt 6 Stad, 29.05.2015 Inger Auestad møteleiar 8/15 Godkjenning av innkalling og sakliste 29.05.15 Behandla av Møtedato Saknr Arbeidsmiljøutvalet 29.05.2015 8/15 Innkalling og sakliste vert godkjent Møtebehandling Inger Auestad meldte inn sak under ymse om opplæring for nye leiarar som tek til i ny åremålsperiode frå 01.08.15 Vedtak Innkalling og sakliste med innmeld sak under ymse vert godkjent. 9/15 Godkjenning av protokoll frå møte 26.03.15 Behandla av Møtedato Saknr Arbeidsmiljøutvalet 29.05.2015 9/15 Møteprotokoll frå møte 26.03.15 vert godkjent. Vedtak Møteprotokoll frå møte 26.03.15 vert godkjent 10/15 Aktivitetsplan for IA arbeidet ved HiSF 2015-16 Behandla av Møtedato Saknr Arbeidsmiljøutvalet 29.05.2015 10/15 AMU godkjenner aktivitetsplan for IA arbeidet ved HiSF 2015-16 Vedtak AMU godkjenner aktivitetsplan for IA arbeidet ved HiSF 2015-16 med dei endringane som kom fram i møtet. 4

11/15 AMU - innhald og arbeidsform Behandlet av Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet 29.05.2015 11/15 Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak Møtebehandling Det vart i møte lagt opp til ein diskusjon om korleis AMU kan og bør arbeide. I forkant av møte vart det henta inn erfaringar frå andre verksemder i regionen om deira arbeid i AMU. Vedtak På bakgrunn av diskusjon i møtet og erfaringar AMU medlemmane har etter denne perioden i AMU, ber AMU om at følgjande punkt vert teke omsyn til i neste periode: Opplæring: Sikre at alle nye AMU-medlemmer får nødvendig opplæring, m.a. i lovverket og dei ulike rollene i HMS arbeidet. AMU-møta: Starte kvart møte med informasjon frå hovudverneombodet (HVO) Halde AMU møta på dei ulike verneområda, gjerne etterfølgt av synfaring ved verneombod for verneområdet. Halde det eine av dei fire AMU-møta saman med verneomboda, gjerne juni-møtet der vernerunde er eit av tema. Saker i AMU: Når det gjeld saker som skal handsamast i AMU, kan ein i større grad utfordre leiargruppa og verneomboda til å komme med innspel til saker. Elles seier Arbeidsmiljølova 7-2 (2) kva saker AMU skal behandle. Oppfølging av AMU-saker: AMU-referatet vert lagt fram på leiarmøta. Involvere medlemmane i større grad, slik at sekretæren har fleire å samarbeide med i oppfølgingsarbeidet. Oppnemning av arbeidsgrupper i konkrete saker har vi hatt positiv erfaring med. Statusrapport på AMU-saker i kvart amu-møte. 12/15 Orienteringssaker amu møtet 28. mai 2015 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet 29.05.2015 12/15 Møtebehandling Informasjon frå hovudverneombodet (HVO) Ingebjørg Vikesland: Hovudverneombodet har faste møte med verneomboda, førre møte var 26.05.15. Vernerunde i HiSF: ASF, AHF, AIN og Fellesadministrasjonen har gjennomført vernerunde. ALI har ikkje gjennomført vernerunden. Verneombodet har vore mykje vekke og ALI leiinga har derfor ikkje funne fått avsett tid til dette. Det er nokre saker kjem oppatt og som vert definert som ikkje er råd å gjere noko me. HVO spør om det kan det gjerast noko med desse sakene, dette gjeld spesielt Stadionbygget; lytt mellom kontora, behov for utvendig solskjerming og luftkvaliteten på klasseromma. 5

HVO ber om at alle verneombod vert kalla inn til dei avdelingsvise ID møta. Verneomboda for AIN, ASF, AHF og Fellesadministrasjonen vert kalla inn til desse møte, medan verneomboda på ALI har ikkje vorte ikkje kalla inn til ID møte på avdelinga. HVO har fått meldt inn dårleg akustikk i pausearealet i 2. etg. Høgskulebygget. HVO har teke dette opp med drift. Å få eit system for innmelding av saker, vil lette ansvarsfordelinga til spesielt driftsoppgåver. It jobbar med eit system som truleg er oppe og går til semesterstart. HVO stiller spørsmål om ressurstildelinga til HVO/verneombodet er tilstrekkeleg. Det bør og vurderast om 40 timar til HMS opplæring skal komme til tillegg til allereie avsett tidsressurs. Frå leiinga ved Wenche Fjørtoft: Det er tilsett ny reinhaldsleiar som tek til i august 2015. Bedriftshelse1 ved Anders Otto Plassen: Oppgåver som AMU tok opp på førre møte, og som bht skule følgje opp, har ikkje vorte følgt opp fordi han ikkje har fått kontakt med verken AHF eller reinhaldsleiar. Oppfølging av desse sakene vert utsett til etter sommaren. Vedtak AMU tek orienteringane til vitande. 13/15 Sjukefråvær i HiSF pr. 1. kvartal 2015 legemeldt og eigenmeldt Behandla av Møtedato Saknr Arbeidsmiljøutvalet 29.05.2015 13/15 AMU tek sjukefråværstala pr. 1. kvartal 2015 til vitande Møtebehandling Bedriftshelse1 etterspør om HiSF kan hente ut sjukefråværet fordelt på korttid og langtidsfråvær. Tiltak i oppfølging av sjukefråværet er lettare å definere dersom ein veit omfanget av kortids- og langtidsfråværet. Sekretær for AMU undersøker om tal for kortids- og langtidssjukefråvær kan hentast ut i SAP. Vedtak AMU tek sjukefråværstala pr. 1. kvartal 2015 til vitande. 14/15 AMU - Ymse Behandla av Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet 29.05.2015 14/15 Leiaropplæring AMU etterspør oversikt over innhaldet i opplæringa for den nye leiargruppa som tek til 01.08.2015. AMU ber om at arbeidet med leiaropplæring vert prioritert, og lagt fram for gjennomsyn for m.a. dei tillitsvalde. 6

17/2015 Orienteringssaker Arkivsak-dok. 15/01130-3 Arkivkode. Saksbehandlar Liv Synnøve Bøyum Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet (AMU) 2015-19 17.09.2015 17/15 AMU tek orienteringane til vitande Saksframstilling 1. AMU sine arbeidsoppåver og rolle. Gjennomgang av aktuelt lovverk 2. Informasjon frå hovudverneombodet 3. Informasjon frå leiinga 7

18/2015 Sjukefråvær i HiSF, Lege- og eigenmeldt pr. 2. kvartal 2015 Arkivsak-dok. 14/01599-13 Arkivkode. Saksbehandlar Liv Synnøve Bøyum Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet (AMU) 2015-19 17.09.2015 18/15 AMU tek sjukefråværstala for HiSF pr. 2. kvartal 2015 til orientering. Saksvedlegg: Skriv inn vedlegg her Saksframstilling Nedanfor følgjer oversikt over sjukefråværstala i HiSF pr. 2. kvartal 2015. Tabellen viser prosentvis oversikt over eigenmeldt- og legemeldt sjukefråvær. Oversikt sjukefråvær HiSF avdelingsvis pr år (lege- og eigenmeldt) - tal i %: År: 2015 pr. Avdeling: 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2. kvartal AHF 6,39 7,63 4,39 7,20 6,26 6,92 3,1 5,56 5,33 ASF 4,80 3,40 4,88 4,61 5,57 5,34 4,39 3,93 2,14 ALI 3,06 2,76 3,06 4,24 4,74 5,87 4,75 2,38 2,26 AIN 5,28 4,01 0,82 0,77 0,62 0,60 2,46 1,27 1,52 FADM 3,20 4,67 7,95 4,87 6,24 8,11 7,71 6,93 3,97 HiSF totalt 3,75 4,24 4,37 4,15 5,40 5,92 4,73 4,33 3,04 8

Grafisk framstilling av dei avdelingsvise sjukefråværstala i HiSF (lege- og eigenmeldt): 9,00 8,00 Sjukefråvær i HiSF, eigen- og legemeldt 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 AHF ASF ALI AIN 2,00 1,00 0,00 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 pr. 2 kv Oversikt sjukefråvær HiSF totalt pr. kvartal pr. år. (lege- og eigenmeldt) - tal i % År: Kvartal: 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 1. kvartal 4,93 4,31 3,68 5,02 5,69 6,72 5,37 4,68 4,07 2. kvartal 3,93 3,57 3,77 3,99 4,64 5,21 4,72 4,21 3,04 3. kvartal 3,15 4,83 4,75 3,38 4,67 5,71 4,57 3,39 4. kvartal 2,98 4,23 5,24 4,06 6,60 5,89 4,29 4,75 Totalt 3,75 4,24 4,36 4,11 5,40 5,92 4,73 4,33 Vurdering Skriv inn vurdering her. Det totale sjukefråværet for HiSF pr. 2. kvartal 2015 er 3,04 %. Sjukefråværet viser ei positiv utvikling, og vi kan notere eit av dei lågaste kvartalvise sjukefråværet i perioden 2007-2015. Sjukefråværstala på avdelingsnivå syner at to avdelingar, Avdeling for helsefag og Fellesadministrasjonen, har eit noko høgre sjukefråvær enn dei andre avdelingane. Når det gjeld oppfølging av sjukefråværstala i HiSF, har vi i handlingsplan for IA arbeidet i HiSF 2015-16 sagt at eit av delmåla i denne handlingsplanen er å redusere sjukefråværstala, jf. eit av tre delmål i IA avtalen. Eit av tiltaka/ aktiviteten i planen går 9

direkte på sjukefråværstala. Seksjon for personal sender sjukefråværsstatistikk til avdelingane pr. kvartal. Sjukefråværstala er tema på avdelingsvise ID (informasjons og drøftings) møta. Dersom sjukefråværet er over 4,2 %, går avdelinga gjennom og analyserer fråværet. 10

19/2015 Vernerunde i HiSF vår 2015 - rapport for AMU Arkivsak-dok. 14/00825-12 Arkivkode. 254 Saksbehandlar Liv Synnøve Bøyum Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalet (AMU) 2015-19 17.09.2015 19/15 AMU tek rapporten for vernerunde i HiSF vår 2015 til orientering Saksvedlegg: Skriv inn vedlegg her Saksframstilling Om vernerunde Vernerunde skal vere ein rutinemessig, fortløpande kartlegging av arbeidsmiljøet, og skal gjennomførast kvart år. Verneomboda for dei ulike verneområda saman med leiar på dei ulike einingane/avdelingane går vernerunden. Leiar er ansvarleg for at vernerunden vert utført. På avdelingane kan den praktiske gjennomføringa kan delegerast til personal- og økonomi rådgjevarane. I HiSF har vi sagt at vernerunden skal gjennomførast innan 15. februar kvart år, men i praksis viser det seg at heile vårsemesteret går før vernerundane er i unnagjort. I Høgskulen i Sogn og Fjordane har vi seks verneområde; fem verneområde i Sogndal og eitt verneområde i Førde. Det er utarbeidd ei temaliste for bruk ved vernerunden, og som er delt inn i seks punkt; 1. Inneklima 2. Ergonomi 3. Sikkerheit 4. Trivsel i jobben 5. Andre ting ein ynskjer å ta opp 6. Kontroll av fellesareal Før ein går vernerunden skal ein sjekke at handlingsplan frå førre vernerunde er følgt opp og tiltaka gjennomført. Det skal i god tid skal gjerast kjent for alle tilsette at vernerunden vil bli gjennomført i bestemt tidsrom. Temaliste for vernerunden skal sendast ut, slik at tilsette kan tenkje gjennom eventuelle problemstillingar på arbeidsplassen sin. Det kan og vere aktuelt å ha fokus på spesielle arbeidsmiljøfaktorar prioritert av arbeidsmiljøutvalet eller avdelinga. Når det gjeld tidsbruk er det sagt om lag 15 minuttar pr. kontor. Dersom det er behov for å bruke meir tid må ein vurdere oppfølging i etterkant. 11

Etter vernerunden skriv leiar ein handlingsplan for dei sakene/problemområda som kjem fram på runden. Handlingsplanen skal innehalde: Problemområde: kva er problemet som skal løysast / takast vidare Tiltak/vidare behandling: Kva skal konkret gjerast for å retta på tilhøva? Ansvarleg: Kven er ansvarleg for utbetringa? Tidsfrist: Frist for utbetring av aktuelle problemområde. Handlingsplanen skal sendast til postmottaket i HiSF for oppbevaring i arkivet. Alle tiltak som medfører økonomiske kostnader må leggjast inn i budsjettet. Dersom det ikkje er budsjettdekning, skal budsjettansvarleg leggje problemet fram for overordna. Overordna har ansvaret inntil midlar vert stilt til disposisjon. Dersom det dreier seg om skadeførebygging som har med liv og helse å gjere, kan ikkje høgskulen late vere å gjennomføre tiltaket med grunngjeving at det ikkje ligg føre budsjett. Dei naudsynte midlane må skaffast ved omprioriteringar. Oversikt over verneområde og vernerundar i HiSF: Avdeling for samfunnsf ag Avdeling for ingeniør og naturfag Institutt for naturfag Avdeling for lærarutdann ing og idrett Institutt for idrett Fossbygget Stadionbygget Stadionbygge t Vernerunde er gjennomført Vernerunde er gjennomført Vernerunde er ikkje gjennomført Avdeling for lærarutdann ing og idrett Institutt for lærarutdannin g Institutt for førskulelæraru tdanning Høgskulebygg et (1. og 2. et.), Guridalsbygg et og Svingen Vernerunde er ikkje gjennomført Fellestenest ene seksjon for fou, seksjon for utdanning, seksjon for økonomi seksjon for personal Høgskulebygg et Vernerunde er gjennomført Avdeling for helsefag og Avdeling for ingeniør og naturfag Institutt for ingeniør og teknologifag Vie Vernerunde er gjennomført Det vil i møtet bli gitt ei orientering om vernerundane og problemstillingar som relevante for AMU. 12