Dessutan møtte: Bedriftsfysioterapeut Mannfred Langer, HMS-Consult Ørsta Volda AS

Transkript

1 Arbeidsmiljøutvalet REFERAT 01/2003 MØTE TORSDAG 13. MARS 2003 Tid: Kl Stad: Møterom 220, Berte Kanutte-huset Til stades frå arbeidsgjevarsida: Til stades frå arbeidstakarsida: Gonnie Smit Løseth Ingvar Elgesem Signe Valsø Bente Afset, Norsk Forskerforbund Marit Vartdal Engeseth, NTL (varamedlem; møter fast så lenge Kjellfrid Osdal er sjukmeldt) Roy-Asle Andreassen, Utdanningsforbundet Heidrun Torbjørnson, 2fo Hovudverneombod Rune Mo Dessutan møtte: Bedriftsfysioterapeut Mannfred Langer, HMS-Consult Ørsta Volda AS Forfall: Møteleiar: Referent: Bjørn Krøvel. Varamedlem, Sverre Tverberg, var forhindra frå å møte. Rune Mo Sissel Grete Wahlstrøm Innkalling og sakliste Ordinær innkalling og saksdokument vart sende ut i brev 7. mars Det var ingen merknader til innkallinga, som vart godkjend. Det var heller ingen merknader til saklista. Det vart ikkje meldt saker under YMSE: Bente Afset: Spørsmål knytt til sak meldt under YMSE i møtet 18. desember 2002: Kvalitetsreforma konsekvensar for arbeidsmiljøet Denne saklista vart godkjend: AMU-S 01/2003 KONSTITUERING: VAL AV LEIAR OG EVT. NESTLEIAR I ARBEIDSMILJØUTVALET AMU-S 02/2003 GODKJENNING AV REFERAT FRÅ MØTE 04/2002, 18. NOVEMBER 2002

2 AMU-S 03/2003 RAPPORTAR FRÅ GJENNOMFØRDE VERNERUNDAR I 2002 GJENNOMGANG AMU-S 04/2003 YMSE Desse saksdokumenta vart lagde fram i møtet: Rapport frå vernerunde biblioteket ved HVO Rapport frå vernerunde - A-pav, B-pav, C-pav og Lettbygget Saksbehandling: AMU-S 01/2003 KONSTITUERING: VAL AV LEIAR OG EVT. NESTLEIAR I ARBEIDSMILJØUTVALET I perioden 1. januar desember 2004 skal arbeidsgjevarsida ha leiarvervet i arbeidsmiljøutvalet. Representantane for arbeidsgjevarsida hadde snakka litt saman i forkant av møtet, men spørsmålet om kven som skulle ta på seg leiarvervet var ikkje blitt avklara. Det er lovpålagt at leiarvervet skal gå på omgang. I 23 nr. 3 i Arbeidsmiljølova heiter det m.a.: Lederen for utvalget velges vekselvis av arbeidsgiverens og arbeidstakernes representanter. Med tanke på det heilskaplege arbeidsmiljøet er det ein stor fordel at leiarvervet vekslar. Det var ikkje mogleg å kome til ei avklaring i leiarspørsmålet i dette første møtet i det nye arbeidsmiljøutvalet.. Ingvar Elgesem gjorde framlegg om å utsetje saka. I samsvar med utsetjingsforslaget gjorde arbeidsmiljøutvalet slikt vedtak (samrøystes): Val av leiar i arbeidsmiljøutvalet blir utsett. Dei fire arbeidsgjevarrepresentantane får fullmakt til å avklare spørsmålet innan utgangen av mars AMU-S 02/2003 GODKJENNING AV REFERAT FRÅ MØTE 04/2002, 18. NOVEMBER 2002 Referatet frå møtet 18. november 2002 vart godkjend utan merknader. AMU-S 03/2003 RAPPORTAR FRÅ GJENNOMFØRDE VERNERUNDAR I 2002 GJENNOMGANG To av rapportane frå gjennomførde vernerundar var, ved ein feil, ikkje blitt sende ut saman med innkallinga til dette møtet. Det galdt rapport frå vernerunde i biblioteket og i dei tre paviljongane og lettbygget.

3 Det er pr. dato ikkje levert rapport frå to av verneområda: Kaarstad-området og Strøm-området. Ein del av dei manglane som er påpeika i rapportane, er allereie utbetra. Alle rapportar frå vernerundar skal rutinemessig sendast over til Drift og Statsbygg for vidare oppfølging. Problemstillingar og manglar knytte til reinhald/orden, inneklima/ventilasjon er sentrale i alle rapportane. Desse vart kommentert særskilt. Reinhald/inneklima/støv: Under vernerundane vart ein merksam på at dei vaskemidla/kjemikalia som ISS nyttar, ikkje er merka og dei står dessutan oppbevart i ulåste rom (i vaskevogner). Det skal liggje ved kartblad der vaskevognene står. Støv er eit problem i fleire av verneområda. Krakelering frå golvbelegg er særleg merkbart i Berte Kanuttehuset. Kan dette ha samanheng med dei vaskemidlane som ISS nyttar? Mange ved Høgskulen i Volda er jamt over misnøgde med reinhaldet. Arbeidsmiljøutvalet har forståing for at det ikkje er lett å halde reint på kontor med overfylte golv og kontorpultar fulle av papir. Det var semje om at AMU bør sende eit brev til Drift v/leif Roar Strand, der problemstillingar kring reinhaldet blir teke opp. Dei tilsette må få informasjon om kva tenester som inngår i reinhaldsavtalen mellom HVO og ISS når det gjeld reinhald av kontor og fellesareal. Kvaliteten på reinhaldet bør kunne kontrollerast. Rømningsvegar: Mangelfulle rømningsvegar er blitt påpeika i fleire av rapportane. Andre/generelle merknader: Vernerunden i fellesadministrasjonen (3. etasje i Berte Kanutte-huset) vart varsla berre nokre få dagar i førevegen. Mange av dei tilsette var såleis ikkje til stades da vernerunden vart gjennomført. Aktuelle tiltak/spørsmål som bør vurderast i forkant av vernerundane i 2003: Avklare kva som skal vere tema for vernerundar. Skal søkjelyset primært vere retta mot det fysiske arbeidsmiljøet, eller skal det også vere høve til å ta opp psykososiale problemstillingar? Ein vernerunde kan ikkje kan fange opp alle problemstillingar knytt til HMS-miljøet. Medarbeidarsamtalar, HMS-samtalar, arbeidsmiljøundersøkingar er sentrale supplement til ein ordinær vernerunde. Vurdere om hovudverneombodet bør vere med på vernerundane ved HVO. Dette er vanleg i større bedrifter. Alle arbeidstakarane innafor verneområdet skal kontaktast i samband med vernerunden. Arbeidsgjevaren bør på førehand sende ut eit spørjeskjema for å kartleggje kva arbeidstakarane innafor verneområdet ønskjer å ta opp i samband med vernerunden. Spørjeskjemaa vil vere ein viktig del av grunnlaget for å avgjere kva som bør prioriterast, men kan ikkje vere bindande i så måte. Tidspunkt for vernerunden skal gjerast kjent (i eit personalmøte, på e-post e.l.) i god tid på førehand, og det bør leggjast til rette slik at kontorbesøk i størst mogleg grad blir tilpassa den enkelte sin arbeidssituasjon. Ein vernerunde er pr. definisjon ei systematisk kartlegging av arbeidsmiljøet og skal utførast etter eit fastsett opplegg. Både verneombod og HMS-ansvarlege har gitt uttrykk for at sjekklistene i den noverande internkontrollmanualen er for detaljerte. Ifølgje den fastsette årskalenderen for HMS-arbeidet i 2003 er

4 siktemålet å utarbeide ei generell HMS-handbok for Høgskulen i Volda i første halvår Dette arbeidet er kome i gang. Ein finn det naturleg å revidere sjekklistene til bruk ved vernerunde i samband med utarbeidinga av HMS-handbok. Sjekklistene bør vere inndelt i hovudområde for vernerunden. Eit noko forenkla system vil kanskje gjere terskelen for å gjennomføre vernerundar lågare. Oppfølging/utbetring av manglar Det vart påpeika at ansvaret for utbetring/oppfølging må presiserast/klargjerast. Gjennomføring av vernerunde på avdelingar med store bygningskompleks/areal må kunne delegerast frå kontorsjefen (HMS-ansvarleg) til andre innafor verneområdet. Vernerunde sett i høve til medarbeidarsamtale/hms-samtale Hovudverneombod Rune Mo heldt fram at organisasjonen må diskutere framgangsmåte for gjennomføring av medarbeidarsamtalar. Aktuelle problemstillingar: Kven skal gjennomføre medarbeidarsamtalar ved avdelingane? Kontorsjef eller dekanus eller begge? Det var semje om at desse spørsmåla må takast opp i arbeidsmiljøutvalet på eit seinare møte. HMS-samtalar har ikkje vore praktisert ved Høgskulen i Volda enno. Det må klargjerast kva som skal vere innhaldet i ein HMS-samtale. Vedtak (samrøystes): 1 Arbeidsmiljøutvalet tek dei framlagde rapportane frå gjennomførde vernerundar i 2002 til vitande. 2 Arbeidsmiljøutvalet ber om at det blir gjennomført vernerundar i alle verneområda i 2003 og i åra frametter. 3 Arbeidsmiljøutvalet vil på eit seinare møte drøfte kva som skal vere tema for vernerundar ved Høgskulen i Volda. Det bør utformast eit mal (formular) som alle skal nytte ved rapportering frå vernerunde. 4 Kopi av rapport frå vernerunde skal rutinemessig sendast til Drift og Statsbygg for utbetring av påpeika manglar/vidare oppfølging. 5 Arbeidsmiljøutvalet sender brev til Drift, der problemstillingar knytte til reinhald ved HVO blir teke opp. AMU-S 04/2003 YMSE Bente Afset: Spørsmål knytt til sak meldt under YMSE i møtet 18. desember 2002: Kvalitetsreforma konsekvensar for arbeidsmiljøet Det bør planleggjast eit møte der dei faglege leiarane ved avdelingane og dei hovudtillitsvalde blir inviterte til å drøfte saka, men dette møtet vil tidlegast kome i stand hausten 2003.

5 Det er viktig å få fanga opp dei psykologiske belastningane i personalet som konsekvens av innføringa av Kvalitetsreforma. ORIENTERINGSSAKER 01/2003 Statsbygg: Høgskolen i Volda Notat frå kundemøte nr , /2003 Ivar Aasen-huset: Høgskolen i Volda, nytt Ivar Aasen-hus programmering. Møtereferat fra oppstartmøte. Brev frå Statsbygg 28. november Høgskolen i Volda, nytt Ivar Aasen-hus. Evnt. sal av huset med tomt og paviljonger. Brev frå Statsbygg 29. november /2003 Innkomne høyringsfråsegner til framlegget til årskalender for faste HMS-aktivitetar ved HVO i 2003: Svar frå hovudbibliotekar Lars Havåg i e-post 18. desember 2002 Svar frå 2fo v/ Marit H. Aarsæther i brev 20. desember /2003 Kvartalsvis oversyn over sjukefråværet ved Høgskulen i Volda: 4. kvartal 2002 Rapport til Arbeids- og administrasjonsdepartementet 14. januar 2003 Rapport fra IA-virksomhet. Rapport frå Høgskulen i Volda for 3. og 4. kvartal /2003 Statusrapport 2002 Høgskolen i Volda. Rapport frå HMS-Consult Ørsta Volda as 21. januar /2003 Tomtegrunn for Høgskulen i Volda sitt austområde mv Brev til Statsbygg Midt-Norge og Volda kommune 29. januar /2003 Tomtegrunn for Høgskulen i Volda i vestområdet, fristilling av Brakketun. Brev til Statsbygg Midt-Norge og Volda kommune 29. januar 2003 Munnlege orienteringar 1) Fast kontordag for hovudverneombodet I e-post til alle tilsette ved HVO 11. mars 2003 informerte Rune Mo om at han, etter avtale med høgskuledirektøren, får fast kontordag på Lettbygget kvar tysdag. Dette er også den faste kontordagen for bedriftshelsetenesta. Ordninga med fast kontordag for hovudverneombodet vil tre i funksjon snarast råd.

6 2) Informasjon frå bedriftshelsetenesta Mannfred Langer informerte om følgjande: Grunnkurs i arbeidsmiljø (40 timars-kurs) HMS-Consult Ørsta Volda AS vil, i samarbeid med Ateam Arbeidsmedisin AS, arrangere grunnkurs i arbeidsmiljø i dagane 5., 6., 7. og 12. mai Kurset blir halde i Aasen-tunet. Påmelding til kurset skal vere HMS-Consult Ørsta Volda AS i hende innan 23. april d.å. Hovudverneombodet sender ut informasjon om kurset til medlemmer/varamedlemmer i AMU og verneombod som ikkje har HMS-opplæring frå før. Ved HVO gjeld dette i all hovudsak dei nye AMU-medlemmene og dei nye verneomboda. Mannfred Langer bad om at statusrapporten pr. juni 2002 frå tidlegare Ørsta og Volda Bedriftshelseteneste blir sendt til medlemmene i det nye arbeidsmiljøutvalet. Arbeidsmiljøutvalet tok dei oppsette orienteringssakene og dei munnlege orienteringane til vitande. Høgskulen i Volda, 17. mars 2003 Sissel Grete Wahlstrøm referent