Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: UMB Tid: Tirsdag den 23.4.2013, kl. 09.30 13.00 Til stede: Signe Kroken, NTL UMB Mette Wik, Forskerforbundet UMB Ole Gjølberg Forskerforbundet UMB Caroline Wiik, Tekna NVH Elin Pålerud, Parat NVH Janniche Thom, NTL NVH Lise Thoen, Hovedverneombudet UMB Jan Erik Paulsen, Forskerforbundet NVH Gry T. Jæger, Hovedverneombud NVH Erling Olav Koppang DNV NVH Katharina B. Løken, NITO NVH Anne Gravdahl, NITO UMB Trude Wicklund, Tekna UMB Kurt R. Johansen, Parat UMB Arbeidsgiversiden: Fra Sekretariatet: Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa, UMB (møteleder) Administrerende direktør Birger Kruse, NVH Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot, UMB Personalsjef Torborg Storaas, NVH Seniorrådgiver Cathrine Calle, personalavdelingen NVH Jan Olav Aasbø, sekretariatsleder Referent: Anne Marie Bjørkeng, UMB **** 31/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste 32/2013 Referat fra IDF-møtet 1.3.2013 33/2013 FS-41/13 Valgreglement 14b og 21. Oppfølgingssak. I 34/2013 FS-42/13 Oppnevning av klagenemnd for valg NMBU I 35/2013 FS-43/13 Organisering av administrasjonen F 36/2013 FS-44/13 Dekan. Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst I 37/2013 FS-45/13 Administrasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør I
Stillingsbeskrivelse og vurdering av åremål 38/2013 FS-46/13 Administrative ledere. Stillingsbeskrivelser I 39/2013 FS-47/13 Personalreglement NMBU F 40/2013 FS-48/13 Merkevareplattform og profilprogram- hovedprosjekt og I implementering 41/2013 FS 49/13 Revidert budsjett for 2013 D 42/2013 FS 50/13 Informasjonssikkerhetspolicy for NMBU I 43/2013 FS-51/13 Planene for utvikling av IKT- strukturen ved NMBU I 44/2013 FS-52/13 Etablering av ordning for tilskudd til faglige og strategiske I satsingsområder 45/2013 FS-53/13 Status- fellesstyrets kommunikasjons- og kurturplan I 46/2013 Omstillingshåndboken D 47/2013 Informasjon om opplegg for opplæring av ledere i omstilling v/ Heidi I Saunes POA UMB Innkallingen til møtet ble sendt den 18.4.2013 sammen med sakspapirene. Foilserien til sak 47/2013 ble ettersendt 22.4.2013. http://www.lifesciences.no/forsiden/artikkel/saksliste-for-fellestyremote-torsdag-25-april-2013 Saksliste: 31/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Meldt inn 3 saker under eventuelt: FF UMB ønsket informasjon om rektorvalget nominasjonskomiteens arbeid. DNV NVH ønsket å gi en uttalelse vedrørende utlysning av nyopprettede lederstillinger FF NVH ønsket å ta opp sak vedrørende: Partssammensatt utvalg 32/2013 Referat fra IDF-møtet 1.3.2013 Godkjent. 33/ 2013 FS-41/13 Valgreglement 14 b og 21. Oppfølgingssak. Tjenestemannsorganisasjonene slutter seg til forslag til forslag til vedtak. Det bør fremgå av valgreglementet at dette gjelder for valgperioden 2014 2018.
Tjenestemannsorganisasjonene ønsker å ta inn i referatet formuleringen fra felles IDF den 1.3.13, IDF sak 19/13 Rektor, stillingsbeskrivelse, kunngjøringstekst, instruks: Arbeidstakerorganisasjonene stiller spørsmål ved behovet for kvalifikasjonskrav til interne kandidater, og mener at når Fellesstyret har vedtatt at rektor/prorektor(er) skal velges må de følge universitets- og høyskoleloven der det slås fast at det kun kan stilles kvalifikasjonskrav til eksterne kandidater. Arbeidstakerorganisasjonene er ikke i mot at det stilles kvalifikasjonskrav til rektor/prorektor, men mener at slike krav er unødvendige for interne kandidater når disse skal velges på ordinær måte. Arbeidstakerorganisasjonene er heller ikke i mot at nominasjonskomiteen gjør en vurdering og offentliggjøring av interne kandidaters egnethet i forhold til stillingsbeskrivelse etc, men er i mot at nominasjonskomiteen skal kunne ekskludere interne kandidater eller gjøre en rangering av kandidater. Når det gjelder eksterne kandidater støtter arbeidstakerorganisasjonene at det skal være kvalifikasjonskrav, men ber om at det i tillegg til de kravene som er spesifisert, kreves at kandidater har hatt et langvarig ansettelsesforhold ved universiteter/høyskoler, helst som fast ansatt. NTL-UMB mener at siden det ikke er hjemmel for kvalifikasjonskrav for interne rektorkandidater i lov om universiteter og høyskoler krever de at Fellesstyret ikke vedtar dette. 34/2013 FS-42/13 Oppnevning av klagenemnd for valg NMBU Det ble foreslått en teknisk administrativ inn i nemnda fra henholdsvis UMB og NVH. Konkret forslag til navn fra UMB er Henrik Mikkelsen og fra NVH foreslås Turid Valde Myklebust. På spørsmål fra tjenestemannsorganisasjonene presiserte universitetsdirektøren at begrepet «styrende organer» også omfatter rektorvalget. 35/2013 FS-43/13 Organisering av administrasjonen Oppfølging av sak FS 25/13 Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa orienterte. Saken ble deretter forhandlet og protokoll signert. Konkrete innspill til forslag til vedtak pkt. 1 Viktig at det benyttes norske termer i stedet for Chief Security Offiser(CSO) Parat NVH pekte på viktigheten av det er avklart på hvilken måte staben/sekretariatet skal bistå dekanene. Organisasjonene ved NVH har egen protokolltilførsel på dette punktet. Viktig at dekanene er tilgjengelige og operative ute på fakultetene. Viktig at avdelingsdirektørene mv sitter sammen med sine avdelinger.
Flere foreninger pekte på at det ikke er hensiktsmessig at strategisk arbeid knyttet til eiendoms-forvaltning blandes sammen med drift. Strategiarbeidet bør legges til sekretariat under administrasjonsdirektøren og vedlikehold/drift bør ligge til Eiendom- og teknisk avdeling. Det er utarbeidet egen protokolltilførsel på dette punktet. Parat NVH pekte også på viktigheten av at det er tilgjengelige ressurser på begge studiesteder og at man har gode prosesser rundt sikringen av dette. 36/2013 FS-44/13 Dekan. Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst Parat NVH: pekte på at det i utlysningen står følgende: «Den statlige arbeidsstyrken skal i størst mulig grad gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Det er derfor et personalpolitisk mål å oppnå en balansert alders- og kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Personer med innvandrerbakgrunn oppfordres til å søke stillingen.», og foreslo at dette endres til «Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn. Arbeidsplassen vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne.». Denne formuleringen(i kursiv) benyttes i dag ved kunngjøring av stillinger ved NVH. 37/2013 FS-45/13 Administrasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør Stillingsbeskrivelse og vurdering av åremål Personal og organisasjonsdirektør UMB Jan Olav Aarflot orienterte. Partene var enige om at man for begge stillinger bør benytte «fra offentlig sektor og /eller større institusjoner», i første kulepunkt under «relevant yrkeserfaring». 38/2013 FS-46/13 Administrative ledere. Stillingsbeskrivelser Den norske veterinærforening(dnv) ved Erling Olaf Koppang la frem notat datert 22.4.2013 fra DNV NVH, vedrørende offentlig kunngjøring av nyopprettede lederstillinger. Sekretariatet vil komme tilbake til angivelse av stillingskoder for de enkelte lederstillingene. NITO NVH pekte på at vedrørende leder for eiendom og teknisk avdeling må drift og vedlikehold av eiendomsmassen inn under ansvarsområdet i stillingsbeskrivelsen. Dette var det bred enighet om blant tjenestemannsorg. Det ble påpekt at det må komme klart frem at felles ressurssenter skal betjene hele universitetet. Det ble også vist til at «næringslivssamarbeid» må inn i stillingsbeskrivelsen for forskningsdirektøren.
39/2013 FS-47/13 Personalreglement for NMBU Universitetsdirektøren orienterte. Saken ble deretter forhandlet og protokoll signert. 40/2013 FS-48/13 Merkevareplattform og profilprogram- hovedprosjekt og Implementering Sekretariatsleder orienterte. Tjenestemannsorganisasjonene gir en samlet tilbakemelding om at det legges opp til et for høyt ambisjonsnivå kostnadsmessig. 41/2013 FS 49/13 Revidert budsjett Universitetsdirektøren og Geir Tutturen, Sekretariatet orienterte. Ingen særskilte kommentarer. 42/2013 FS 50/13 Informasjonssikkerhetspolicy for NMBU Geir Tutturen, Sekretariatet orienterte. Hovedverneombudet UMB ga uttrykk for at det må etableres gode rutiner i linjen for å skape gode holdninger hos den enkelte ansatte i forhold til informasjonssikkerhet. Det kom innspill på at man bør vurdere et annet navn enn «Policy», f.eks. «informasjonssikkerhets «politikk». 43/2013 FS-51/13 Planene for utvikling av IKT- strukturen ved NMBU I Geir Tutturen, Sekretariatet orienterte. Saken tas til etterretning. 44/2013 FS-52/13 Etablering av ordning for tilskudd til faglige og strategiske satsingsområder Universitetsdirektøren orienterte. 45/2013 FS-53/13 Status- fellesstyrets kommunikasjons- og kulturplan Universitetsdirektøren orienterte. Sekretariatsleder demonstrerte nettsidene Lifesciences.no, hvor det stadig legges ut ny og oppdatert informasjon fra fusjonsprosessen. 46/2013 Omstillingshåndboken Følgende innspill kom fra tjenestemannsorganisasjonene: NTL UMB: Det bør tas inn i Omstillingshåndboken at ingen bør sies opp som følge av fusjonen. Realkompetanse må inn her. Dersom det er snakk om oppsigelser: skal dette skje ved naturlig avgang dersom det er mulig. Ansiennitetsprinsippet gjelder og må tas inn som et element dersom flere er ansett som kvalifiserte. Parat UMB støtter dette prinsippet.
NITO NVH: Det bør beskrives nærmere i omstillingshåndboken hvem som sitter i bemanningsgruppen mv. Sekretariatet vil komme tilbake til egen sak om bruk av virkemidler. 47/2013 Informasjon om opplegg for opplæring av ledere i omstilling v/ Heidi Saunes POA UMB. Heidi Saunes informerte og åpnet for spørsmål rundt opplæringen i omstilling. Det vil bli kjørt tilsvarende opplæring for ledergruppene ved NVH som det er gjort ved UMB. 48/2013 Eventuelt FF UMB ønsket informasjon om rektorvalget nominasjonskomiteens arbeid. Sekretariatets leder la frem informasjon fra nominasjonskomiteens leder «Kort informasjon fra Nominasjonskomiteen». Det ble opplyst fra medlem av nominasjonssekretariatet Heidi Saunes at «godkjente forslag», innebærer at man er godkjent i forhold til de formelle krav til å fremme kandidater til valget. DNV NVH ønsket å gi en uttalelse vedrørende utlysning av nyopprettede lederstillinger. Dette ble tatt opp under sak 38/2013 Administrative ledere, stillingsbeskrivelser. FF NVH ønsket å ta opp sak vedrørende: Partssammensatt utvalg bør settes ned for å se på ubegrunnede lønnsforskjeller. Dette må gjøres før de første 2.3.3- forhandlingene i NMBU. Arbeidsgiver vil komme tilbake til denne saken på et senere tidspunkt.