I N N K A L L I N G. Styret ved. Universitetssykehuset Nord-Norge HF. Møtetid Onsdag 12. februar 2014 kl 09:30

Transkript

1 I N N K A L L I N G Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtetid Onsdag 12. februar 2014 kl 09:30 Møtested Administrasjonens møterom D1-707

2 Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: UNN Tromsø, Administrasjonens møterom D1-707 Dato: Tid: 09:30 MØTEINNKALLING Forfall meldes direktørens forkontor, tlf Vararepresentanter møter kun ved særskilt innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jorhill Andreassen Leder Olav Helge Førde Nestleder Anne-Rita Nicklasson Medlem Erling Espeland Medlem Hanne CS Iversen Medlem Hanne Frøyshov Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Ottar Skjellhaug Medlem Rune Moe Medlem Svenn A. Nielsen Medlem Tove Skjelvik Medlem Cathrin Carlyle Observatør Leder Brukerutvalget

3 Saksnr ST 01/2014 Innhold Godkjenning av innkalling og saksliste ST 02/2014 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet ST 03/2014 Kvalitets- og virksomhetsrapport november/desember 2013 (ettersendes) ST 04/2014 Oppsummering av styrevedtak fra 2013 ST 05/2014 Evaluering av styrets egenarbeid ST 06/2014 Styrets årsplan 2014 ST 07/2014 Organisering av nasjonale tjenester (ettersendes) ST 08/2014 Seniorpolitikk i Helse Nord (ettersendes) ST 09/2014 Rapportering utbyggingsprosjekter ST 10/2014 Regulering av direktørlønn (legges frem i møtet) ST 11/2014 Orienteringssaker Skriftlig orientering 1. Investeringssaker AMK-struktur 3. Informasjon om strålevernkoordinator ST 12/2014 Muntlig orientering 4. Rapport v/gunnbjørg Andreassen: Kartlegging av fødsler ved KK i Tromsø knyttet til seleksjonskriterier og utenbysadresse 5. Risikoreduserende tiltak Avdeling Sør og Allmennpsykiatrisk klinikk 6. Driftssituasjonen ved UNN Tromsø (utfordringer med utskrivingsklare pasienter og overbelegg i januar 2014) Referatsaker 1. Presseprotokoll fra styremøte i Helse Nord RHF Vedtak i sak 153/2013 fra Helse Nord RHF 3. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Protokoll fra AMU-møte Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg ST 13/2014 Eventuelt

4 ST 01 /2014 Godkjenning av innkalling og saksliste

5 Sak 2/2014 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 2/2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Leif Hovden Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Møteprotokoll fra styremøtet Sak 2 side 1

6 Sak 2/2014 vedlegg 1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Tromsø, Administrasjonens møterom D1-707 Dato: Tid: 09:00-14:05 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Merknad Jorhill Andreassen leder Olav Helge Førde nestleder Anne-Rita Nicklasson medlem Erling Espeland medlem Hanne CS Iversen medlem Hanne Frøyshov medlem Jan Eivind Pettersen medlem Mai-Britt Martinsen medlem Ottar Skjellhaug medlem Rune Moe medlem Svenn A. Nielsen medlem Tove Skjelvik medlem Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Merknad Observatører som møtte: Navn Funksjon Merknad Cathrin Carlyle Fast observatør Leder i Brukerutvalget Fra administrasjonen møtte: Navn Tor Ingebrigtsen Marit Lind Gry Andersen Eva-Hanne Hansen Hilde Pettersen Einar Bugge Grethe Andersen Leif Hovden Thomas Korgh Eirunn Lunåshaug Stilling administrerende direktør viseadministrerende direktør klinikksjef Diagnostisk klinikk klinikksjef Operasjons- og intensivklinikken kommunikasjonssjef fag- og forskningssjef konstituert økonomisjef administrasjonssjef analyserådgiver økonomirådgiver Sak 2 side 2

7 Sak 2/2014 vedlegg 1 ST 93/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner innkalling og saksliste til styremøtet , med endringer som fremkom under behandling av saken (endringer i kursiv). Saksnr Innhold ST 93/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste ST 94/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet ST 95/2013 Kvalitets- og virksomhetsrapport oktober 2013 ST 96/2013 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn ST 97/2013 Virksomhetsplan 2014 ST 98/2013 Styrets årsplan 2014 ST 99/2013 Orienteringssaker Skriftlig orientering 1. Helsekonferanse i Harstad juni 2014 tildeling av støtte ST 100/2013 ST 101/2013 Muntlig orientering: 2. KG Jebsen-pris til UiT/UNN-professor Jon Bjarne Hansen 3. PET-senteret status i arbeidet 4. Besøk av helseminister Bent Høye Vegtrase til nytt sykehus i Narvik 6. Regional kreftplan høring 7. Utskrivingsklare pasienter status 8. Alvorlig hendelse ved UNN HF (informasjonen gis unntatt offentlighet, jf. Off.l.! 13, jf. Fvl. 13, 1. ledd nr. 1.) 9. Diagnostisk klinikk, Røntgenavdelingen (informasjon gitt i lukket møte med henvisning til Fvl. 13.1) Referatsaker 1. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Referat fra møte i AMU Referat fra møte i Brukerutvalget Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Protokoll fra styremøtet i Helse Nord Protokoll fra foretaksmøtet UNN Vedtektene for Universitetssykehuset Nord-Norge HF av Eventuelt Sak 2 side 3

8 Sak 2/2014 vedlegg 1 ST 94/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet ST 95/2013 Kvalitets- og virksomhetsrapport for oktober 2013 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar kvalitets- og virksomhetsrapporten for oktober 2013 til orientering. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar kvalitets- og virksomhetsrapporten for oktober 2013 til orientering. ST 96/2013 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med til etterretning. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Sak 2 side 4

9 Sak 2/2014 vedlegg 1 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med til etterretning. ST 97/2013 Virksomhetsplan 2014 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) viser til saksutredningen og vedtar den fremlagte virksomhetsplanen med tilhørende budsjett for 2014, samt tilhørende innsparingstiltak på 175,6 mill kr, risikovurdert og vektet til 89,4 mill kr. Regnskap Prognose Budsjett Budsjett Endring budsjett UNN HF, mill kr Basisramme 4 378, , , ,0-188,0 ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 737,9 752,3 763, ,3 273,0 ISF kommunal medfinansiering 210,7 221,2 218,3 218,3 0,0 Samlet ordinær ISF-inntekt -948,5 973,5 981, ,6 273,0 ISF av legemidler utenfor sykehus 37,4 38,7 38,7 38,7 0,0 Gjestepasientinntekter 31,0 31,0 28,8 31,0 2,2 Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/rønt) 169,9 177,7 168,1 174,4 6,3 Utskrivningsklare pasienter 12,9 12,1 15,5 15,5 0,0 Inntekter "raskere tilbake" 35,0 24,7 22,0 22,0 0,0 Andre øremerkede tilskudd 168,6 180,9 233,5 260,1 26,6 Andre driftsinntekter 303,0 301,9 299,9 299,9 0,0 Sum driftsinntekter 6 084, , , ,1 120,1 Kjøp av offentlige helsetjenester 166,9 171,0 158,2 171,0 12,8 Kjøp av private helsetjenester 72,4 56,0 62,3 56,0-6,3 Varekostnader knyttet til aktivitet 637,6 658,4 656,9 707,3 50,4 Innleid arbeidskraft 44,8 54,6 45,7 54,6 8,9 Lønn til fast ansatte 2 902, , , ,8 92,8 Vikarer 118,0 172,9 152,4 165,8 13,4 Overtid og ekstrahjelp 246,1 258,7 238,8 126,4-112,4 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 680,7 678,8 678,6 673,1-5,5 Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -214,4-218,0-215,6-218,0-2,4 Annen lønnskostnad 285,9 307,6 290,9 307,6 16,7 Sum lønn og innleie ekskl pensjon 3 382, , , ,2 17,0 Avskrivninger 258,0 240,1 240,2 261,0 20,8 Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftskostnader 914,1 953,2 939,5 999,5 60,0 Sum driftskostnader 6 112, , , ,1 149,1 Driftsresultat -27,9-18,8 24,0-5,0-29,0 Finansinntekter 22,0 19,8 18,0 6,0-12,0 Finanskostnader 0,8 1,0 1,0 1,0 0,0 Finansresultat 21,2 18,8 17,0 5,0-12,0 Ordinært resultat -6,6 0,0 41,0 0,0-41,0 2. Styret er tilfreds med at det er gjennomført et omfattende planleggingsarbeid i alle klinikker og sentra, og forutsetter at arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging gjennomføres i alle deler av virksomheten i tråd med fremstillingen i saksfremlegget og dialogavtalene. 3. Styret er tilfreds med at budsjettet inkluderer risikoreduserende tiltak, men vurderer likevel risikoen i budsjettet som høyere enn tidligere år. Styret forutsetter at direktøren sørger for tett og fortløpende oppfølging. 4. Styret mener at den regionale inntektsmodellen ikke er tilstrekkelig forutsigbar når det skjer større endringer av inntekstforutsetningene på nasjonalt nivå, og slår fast at dette Sak 2 side 5

10 Sak 2/2014 vedlegg 1 synes å ha ført til en utilsiktet nedprioritering av regionfunksjonene. Styret ber derfor Helse Nord RHF om at det gjøres en gjennomgang av modellen tidlig i Styret viser til vedtakspunkt 4 og til at aktivitetsbasert bemanningsplanlegging er tidkrevende å gjennomføre, og ber Helse Nord RHF vurdere å: a. Tilføre UNN 25 mill kr i økte frie midler til styrking av regionfunksjonene. b. Sette resultatkravet for 2014 til økonomisk balanse. 6. Direktøren gis fullmakt til å foreta budsjettrevideringer 1. mars og 15. mai som beskrevet i saksfremlegget. Styret ber om å bli holdt orientert om dette arbeidet. 7. Styret gir sin tilslutning til at kode-controllere i klinikkene som gis myndighet til å rette opp feilkoding. Styret forventer at dette bedre kvaliteten på den medisinske kodingen og reduserer risikoen i inntektsdelen av budsjettet. 8. Styret vedtar investeringsbudsjettet for Administrerende direktør gis fullmakt til å forberede innkjøp i 2015 og Enstemmig vedtatt. Sak 2 side 6

11 Sak 2/2014 vedlegg 1 Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) viser til saksutredningen og vedtar den fremlagte virksomhetsplanen med tilhørende budsjett for 2014, samt tilhørende innsparingstiltak på 175,6 mill kr, risikovurdert og vektet til 89,4 mill kr. Regnskap Prognose Budsjett Budsjett Endring budsjett UNN HF, mill kr Basisramme 4 378, , , ,0-188,0 ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 737,9 752,3 763, ,3 273,0 ISF kommunal medfinansiering 210,7 221,2 218,3 218,3 0,0 Samlet ordinær ISF-inntekt -948,5 973,5 981, ,6 273,0 ISF av legemidler utenfor sykehus 37,4 38,7 38,7 38,7 0,0 Gjestepasientinntekter 31,0 31,0 28,8 31,0 2,2 Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/rønt) 169,9 177,7 168,1 174,4 6,3 Utskrivningsklare pasienter 12,9 12,1 15,5 15,5 0,0 Inntekter "raskere tilbake" 35,0 24,7 22,0 22,0 0,0 Andre øremerkede tilskudd 168,6 180,9 233,5 260,1 26,6 Andre driftsinntekter 303,0 301,9 299,9 299,9 0,0 Sum driftsinntekter 6 084, , , ,1 120,1 Kjøp av offentlige helsetjenester 166,9 171,0 158,2 171,0 12,8 Kjøp av private helsetjenester 72,4 56,0 62,3 56,0-6,3 Varekostnader knyttet til aktivitet 637,6 658,4 656,9 707,3 50,4 Innleid arbeidskraft 44,8 54,6 45,7 54,6 8,9 Lønn til fast ansatte 2 902, , , ,8 92,8 Vikarer 118,0 172,9 152,4 165,8 13,4 Overtid og ekstrahjelp 246,1 258,7 238,8 126,4-112,4 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 680,7 678,8 678,6 673,1-5,5 Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -214,4-218,0-215,6-218,0-2,4 Annen lønnskostnad 285,9 307,6 290,9 307,6 16,7 Sum lønn og innleie ekskl pensjon 3 382, , , ,2 17,0 Avskrivninger 258,0 240,1 240,2 261,0 20,8 Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftskostnader 914,1 953,2 939,5 999,5 60,0 Sum driftskostnader 6 112, , , ,1 149,1 Driftsresultat -27,9-18,8 24,0-5,0-29,0 Finansinntekter 22,0 19,8 18,0 6,0-12,0 Finanskostnader 0,8 1,0 1,0 1,0 0,0 Finansresultat 21,2 18,8 17,0 5,0-12,0 Ordinært resultat -6,6 0,0 41,0 0,0-41,0 2. Styret er tilfreds med at det er gjennomført et omfattende planleggingsarbeid i alle klinikker og sentra, og forutsetter at arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging gjennomføres i alle deler av virksomheten i tråd med fremstillingen i saksfremlegget og dialogavtalene. 3. Styret er tilfreds med at budsjettet inkluderer risikoreduserende tiltak, men vurderer likevel risikoen i budsjettet som høyere enn tidligere år. Styret forutsetter at direktøren sørger for tett og fortløpende oppfølging. 4. Styret mener at den regionale inntektsmodellen ikke er tilstrekkelig forutsigbar når det skjer større endringer av inntekstforutsetningene på nasjonalt nivå, og slår fast at dette synes å ha ført til en utilsiktet nedprioritering av regionfunksjonene. Styret ber derfor Helse Nord RHF om at det gjøres en gjennomgang av modellen tidlig i Styret viser til vedtakspunkt 4 og til at aktivitetsbasert bemanningsplanlegging er tidkrevende å gjennomføre, og ber Helse Nord RHF vurdere å: a. Tilføre UNN 25 mill kr i økte frie midler til styrking av regionfunksjonene. Sak 2 side 7

12 Sak 2/2014 vedlegg 1 b. Sette resultatkravet for 2014 til økonomisk balanse. 6. Direktøren gis fullmakt til å foreta budsjettrevideringer 1. mars og 15. mai som beskrevet i saksfremlegget. Styret ber om å bli holdt orientert om dette arbeidet. 7. Styret gir sin tilslutning til at kode-controllere i klinikkene som gis myndighet til å rette opp feilkoding. Styret forventer at dette bedre kvaliteten på den medisinske kodingen og reduserer risikoen i inntektsdelen av budsjettet. 8. Styret vedtar investeringsbudsjettet for Administrerende direktør gis fullmakt til å forberede innkjøp i 2015 og ST 98/2013 Styrets årsplan 2014 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Årsplan Styremøte onsdag i Tromsø Evaluering av styrets egen virksomhet 2. Styremøte onsdag i Tromsø i fbm felles styreseminar med Helsefak Årsregnskap for styret og styrets beretning med gjennomgang fra revisor Årlig melding Ledelsens gjennomgang Oppdragsdokument Styremøte onsdag i Tromsø Investeringsplan 4. Styremøte onsdag i Tromsø Første tertialrapport Styremøte onsdag i forbindelse med styreseminar i Nordreisa Ledelsens gjennomgang Møteplan Styremøte onsdag i Tromsø Forberedelse til Virksomhetsplan med budsjett 2015 Felles møtesekvens med Brukerutvalget 7. Styremøte onsdag i Tromsø Andre tertialrapport Styremøte torsdag i forbindelse med styreseminar i Vesterålen Ledelsens gjennomgang etter andre tertial 9. Styremøte onsdag i Tromsø, med årsavslutning på kvelden tirsdag Virksomhetsplan med budsjett for 2015 Sak 2 side 8

13 Sak 2/2014 vedlegg 1 Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Årsplan 2014 til foreløpig orientering. ST 99/2013 Orienteringssaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Skriftlig orientering 10. Helsekonferanse i Harstad juni 2014 tildeling av støtte Muntlig orientering: 11. KG Jebsen-pris til UiT/UNN-professor Jon Bjarne Hansen 12. PET-senteret status i arbeidet 13. Besøk av helseminister Bent Høye Vegtrase til nytt sykehus i Narvik 15. Regional kreftplan høring 16. Utskrivingsklare pasienter status 17. Alvorlig hendelse ved UNN HF (informasjonen gis unntatt offentlighet, jf. Off.l.! 13, jf. Fvl. 13, 1. ledd nr. 1.) 18. Diagnostisk klinikk, Røntgenavdelingen (informasjon gitt i lukket møte med henvisning til Fvl. 13.1) Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til etterretning. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til etterretning. ST 100/2013 Referatsaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Referat fra møte i AMU Referat fra møte i Brukerutvalget Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Protokoll fra styremøtet i Helse Nord Protokoll fra foretaksmøtet UNN Vedtektene for Universitetssykehuset Nord-Norge HF av Sak 2 side 9

14 Sak 2/2014 vedlegg 1 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til etterretning. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til etterretning. ST 101/2013 Eventuelt Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Ingen saker. Tromsø, Jorhill Andreassen Olav Helge Førde Anne-Rita Nicklasson Erling Espeland Hanne Frøyshov Hanne CS Iversen Jan Eivind Pettersen Mai-Britt Martinsen Ottar Skjellhaug Rune Moe Svenn A. Nielsen Tove Skjelvik Sak 2 side 10

15 Sak 4/2014 Saksnr Utvalg Møtedato 4/2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Leif Hovden Oppsummering av styrevedtak fra 2013 STYRESAK Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar oppsummeringen av styrets vedtak i 2013 til orientering. Sammendrag Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har på sitt første ordinære styremøte hvert kalenderår en gjennomgang av alle fattede vedtak foregående driftsår. Dette er i tråd med vedtatt styreinstruks, og anvendes som del av grunnlaget for prioriteringer av styrets fokusområder hvert driftsår. Oversikten som er vedlagt saken viser at det i 2013 ble avholdt 12 styremøter og behandlet til sammen 100 saker, herav 54 beslutningssaker. Antall og type saker vurderer direktøren å ha vært i overensstemmelse med årsplanen for faste styresaker som ble vedtatt i styresak 17/2013 og de utfordringer helseforetaket har hatt i Saken viser at tendensen fra 2012 med dreining mot flere strategi- og fagsaker, er ytterligere forsterket. Den økonomiske utviklingen i foretaket har vært et av styrets prioriterte områder også i Styresakene som ble behandlet i 2013 er innenfor rammen av saker som styreinstruksen anviser. Arbeids- og ansvarsdelingen mellom direktøren og styret vurderes av direktøren å ha vært tilfredsstillende, og vedtakene vurderes også å ha vært fulgt opp på forsvarlig vis fra administrasjonen. Saker som ikke er sluttbehandlet i styret, eller har ufullstendig måloppnåelse, vil bli fulgt opp med ny behandling. Måloppnåelse for sentrale kvalitetsparametre som ventetid, fristbrudd og epikrisetid, samt økonomi- og aktivitetsutvikling, blir løpende behandlet i forbindelse i de månedlige kvalitetsog virksomhetsrapportene. Direktøren vil ellers særlig trekke frem videre utvikling av langsiktig virksomhetsplanlegging, aktivitetsbasert bemanningsplanlegging og oppfølging av investeringsprogrammet som prioriterte områder for styrets arbeid også i Formål Sak 4 side 1

16 Sak 4/2014 Formålet med saken er å gi en oversikt over styrevedtak som styret ved UNN fattet i 2013, og vurdere oppfølgingen av disse som grunnlag for prioriteringer av styrets arbeid i Bakgrunn Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN)s arbeid undergis en årlig evaluering. Dette gjøres på flere måter. I styreinstruks og oppdragsdokument stilles det krav om evaluering av styrets arbeid. Styrets arbeids- og fungeringsmåte blir evaluert i egen styresak. I denne saken vektlegges kun en skjematisk oversikt over fattede vedtak, og formell oppfølging av disse. Styreseminarene ble i årsplanen for 2013 lagt i forbindelse med de ordinære styremøtene i juni og november. Seminaret i juni var planlagt gjennomført i Narvik, men ble av ulike årsaker avlyst. Seminaret i november var lagt til Finnsnes, og hadde fokus på styrets arbeidsmåte samt arbeidet med oppfølging etter LUO-evalueringen samt virksomhetsplanleggingen for Saken gir også styret anledning til å vurdere om arbeids- og ansvarsdelingen mellom administrerende direktør og styret er i tråd med oppdrag og instruks, samt vurdering av administrasjonens oppfølging av vedtakene. Formål Formålet med saken er å gi en oversikt over styrevedtak som styret ved UNN fattet i 2013, og vurdere oppfølgingen av disse som grunnlag for prioriteringer av styrets arbeid i Saksutredning I eget vedlegg til saken følger utdrag av styreprotokollen over saker som er behandlet i Det ble avholdt 12 styremøter og behandlet til sammen 100 saker, herav 54 beslutningssaker, fordelt slik: Type saker/ kategori S) Strategi-, rapport- og oppfølgingssaker Ø) Økonomi-, aktivitets- og kvalitetssaker F) Fagsaker B) Bygg og eiendomssaker De resterende 46 sakene var godkjenning av innkalling, saksliste, referatsaker, orienteringssaker og eventueltsaker. Sak 4 side 2

17 Sak 4/2014 Strategi-, rapport- og oppfølgingssaker Tilsynsrapporter Ledelsens gjennomgang Overordnede strategier Lønnssaker Årlig melding Møte- og styreseminarplan Samhandlingsreformen Oppdragsdokument Oppsummering av styrets vedtak Styre- og direktørinstruks Styrets evaluering av eget arbeid Mottak av gave, PET-skanner og MR-maskin Årsplan Konstituering av administrerende direktør Valg av ansatterepresentanter i styret Kvalitetsstrategi Brukerutvalget nyvalg og/ eller mandat Nasjonale medisinske kvalitetsregistre Tidspunkt for evt. ekstraordinært styremøte Brukermedvirkning strategi og handlingsplan Lokalisering av ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland Høringssvar Intensivbehandling av nyfødte Høring ny helselovgivning på Svalbard Styrets årsplan Eventueltsaker (der det er truffet vedtak) Økonomisaker Økonomi-, aktivitets- og kvalitetsrapporter Regnskap Investering Forberedelse til nytt budsjett Virksomhetsplan (budsjettsaken) Tilbakemelding til Helse Nord RHF vedrørende budsjett 2014 Inntektsfordelingsmodellen Stiftelse (Bothner) Fagsaker Samarbeid mellom UNN og UiT Nettbrettløsning for styresaker i UNN Høring om endringer i pasient- og brukerrettighetsloven og implementering av pasientrettighetsdirektivet Anmodning om etablering av studietilbud i Sak 4 side 3

18 Sak 4/2014 klinisk ernæringsfysiologi ved UiT Prosjekt Sengeposter og aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging tiltaksplan Status i arbeidet med oppfølging av styresak 16/2013 i Nevro- og ortopediklinikken Eiendomssaker Arealplan for UNN Narvik Nye UNN Narvik Store byggeprosjekter ved UNN Breivika 1 ) Arealplan UNN Narvik risikoreduserende tiltak Driftøkonomisk konsekvensanalyse A-fløya forprosjekt Pasienthotellet forprosjekt Åsgårdlia reguleringsplan Tomtesalg av parsell i Breivika Nytt pasienthotell ved UNN Breivika, kostnader og opsjoner i totalentreprisetilbud Idè og konseptrapport for PET Bærekraft og trinnvis utbygging av PETsenter Entrepriseplan for A-fløya Praktisering av konsernbestemmelser i byggeprosjekter 1 ) Er registrert som investeringssak Oppfølging av tidligere vedtak Følgende saker er fortsatt under oppfølging etter tidligere vedtak: - Idéfaseutredning for voksenpsykiatri og TSB ref. 48/2012 pkt. 3 - Felles styreseminar med Helsefak hvert år ref. 61/2012 pkt. 4 - Handlingsplan for geriatri basert på strategien ref. 25/2011 pkt. 3 - Håndheving av røykfrihet i arbeidstiden for de ansatte ref. 81/2011 pkt 2 - Evaluering av bedriftshelsetjenesten i løpet av 2012 ref. 44/2010 Medvirkning Ettersom saken avviker fra en ordinær beslutningssak ved en skjematisk oppsummering av styrets vedtak fra 2013, er den ikke undergitt behandling eller drøfting i arbeidsmiljøutvalg, brukerutvalg og ansattes organisasjoner. Vurdering Direktøren oppfatter at vedlagte saksoversikt viser at styresakene som ble behandlet i 2013 er innenfor rammen av type saker som styreinstruksen anviser. Styret behandler Kvalitets- og virksomhetsrapportene månedlig, med stadig større fokus på kvalitetsparametre. Øvrige økonomisaker som ligger innenfor styrets ansvarsområde har vært fremmet fortløpende i Sak 4 side 4

19 Sak 4/2014 Driften har i store deler av året vært preget av økonomiske utfordringer, men oppmerksomheten rundt kvalitetsutviklingen innenfor de ulike tjenesteområdene er opprettholdt og forsterket, og det er foretatt investeringer i nytt utstyr. Direktøren mener at dette indikerer en god balanse mellom langsiktighet strategisk fokus, og nødvendig oppmerksomhet på daglig drift og kvalitet til tross for en stram økonomi. Arbeids- og ansvarsdelingen mellom direktøren og styret vurderes også å ha vært tilfredsstillende, og sakene vurderes å være fulgt opp av administrasjonen på forsvarlig vis. Oppfølgingsrutinene vurderes å være tilfredsstillende, og det planlegges ikke endringer i disse i Øvrige saker nevnt ovenfor som ikke er sluttbehandlet i styret, eller har ufullstendig måloppnåelse, vil bli fulgt opp overfor styret med ny behandling i løpet av Måloppnåelse for sentrale kvalitetsparametre som ventetid, fristbrudd og epikrisetid, samt økonomi- og aktivitetsutvikling, vil bli fulgt opp i forbindelse med behandling av de månedlige kvalitets- og virksomhetsrapportene. Direktøren vil ellers særlig trekke frem videre utvikling av langsiktig virksomhetsplanlegging, aktivitetsbasert bemanningsplanlegging og oppfølging av investeringsprogrammet som prioriterte områder for styrets arbeid også i Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Oversikt over styret vedtak i 2013 Sak 4 side 5

20 Sak 4/2014 vedlegg 1 OVERSIKT OVER STYREVEDTAK I BESLUTNINGSSAKER 2013 S: Strategi-, rapporterings- og oppfølgingssaker Ø: Økonomi-, aktivitets- og kvalitetssaker F: Fagsaker B: Bygg- og eiendomssaker Ø 3/2013 Virksomhetsrapport november og desember 2012 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar virksomhetsrapporten for november og desember 2012 til orientering. F 4/2013 Prosjekt Sengeposter og aktivitetsstyrt bemanning - tiltaksplan 1 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF viser til saksutredningen som omhandler omstillingsutfordringen innen psykiatri og vedtar den anbefaling som direktøren har gitt for sengereduksjon. 2. Styret forutsetter at risikoreduserende tiltak iverksettes i tråd med det som er lagt frem i styresaken, og som har ligget til grunn i prosjektet da valgte løsning ble drøftet med ansatte. Spesielt legger styret vekt på oppbygging av kapasitet og kompetanse i de distriktspsykiatriske sentrene, og ber om at man bygger videre på det gode samarbeidet med ansatte som er gjort i klinikkene, når tiltakene skal konkretiseres og implementeres. 3. Styret tar saken som omhandler omstillingsutfordringen innen somatikk til orientering og ber om å bli forelagt en anbefaling til vedtak i saken på ekstraordinært styremøte Saken er fulgt opp i tråd med vedtak, og styret blir løpende oppdatert om status i saken. S 5/2013 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med til etterretning. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. 1 Protokolltilførsel fra ansattes representanter Sak 4 side 6

21 Sak 4/2014 vedlegg 1 S 6/2013 Oppnevning av valgstyre for valg av ansattevalgte representanter til styret ved UNN HF Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) oppnevner følgende medlemmer til valgstyre ved UNN: - Beate Larssen og Leif Hovden fra arbeidsgiversiden - Bente Mietinen og Randi Steinli Pedersen fra arbeidstakerorganisasjonene Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 7/2013 Oppsummering av styrets vedtak i 2012 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar oppsummeringen av styrets vedtak i 2012 til orientering. S 8/2013 Styrets evaluering av egen virksomhet 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar resultatene fra evalueringen til orientering. 2. Styret vil i kommende periode vektlegge følgende utviklingsområder knyttet til egen virksomhet: a) Ha hovedfokus i styrearbeidet på overordnede og prinsipielle saker b) Styrke den faglige utviklingen av styret under styreseminarene c) Tilstrebe en mer proaktiv tilnærming til styrearbeidet, herunder å arbeide med midlertidig oppdragsdokument for Styret ber administrerende direktør formidle relevante resultater til Helse Nord RHF gjennom Årlig melding i tråd med kravet i styreinstruksen. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 9/2013 Ny forskningsstrategi Styret i Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner forskningsstrategien for Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Sak 4 side 7

22 Sak 4/2014 vedlegg 1 F 16/2013 Prosjekt Sengeposter og aktivitetsstyrt bemanning 2 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF viser til saksutredningen som omhandler plan for sengetallsreduksjon (somatisk del) og aktivitetsstyrt bemanning og vedtar direktørens anbefaling med iverksetting fra jamfør styresak 96/2012. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak, og styret blir løpende oppdatert om status i saken. S 17/2013 Årsplan 2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Årsplan 2013: Styremøte onsdag i Bodø Evaluering av styrets egen virksomhet Årsplan 2013 Styremøte onsdag i Bodø i forbindelse med regionalt styreseminar Årsregnskap for styret og styrets beretning m/ gjennomgang av revisor Årlig melding Ledelsens gjennomgang Oppdragsdokument 2013 Styremøte onsdag i Tromsø Investeringsplan Styremøte onsdag i Tromsø Første tertialrapport 2013 Styremøte onsdag i forbindelse med styreseminar i Narvik Ledelsens gjennomgang Møteplan 2014 Styremøte onsdag i Tromsø Forberedelse til Virksomhetsplan med budsjett 2014 Felles møtesekvens med Brukerutvalget Styremøte mandag i Tromsø Andre tertialrapport 2013 Regionalt styreseminar Styremøte onsdag i forbindelse med styreseminar i Lenvik Ledelsens gjennomgang etter andre tertial 2 Protokolltilførsel fra ansattes representanter Sak 4 side 8

23 Sak 4/2014 vedlegg 1 Styremøte mandag i Tromsø, med årsavslutning på kvelden søndag Virksomhetsplan med budsjett for 2014 Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Planen er justert underveis etter vedtak i styret. Ø 22/2013 Virksomhetsrapport januar og februar 2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar virksomhetsrapporten for januar og februar 2013 til orientering. S 23/2013 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med til etterretning. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Ø 24/2013 Årsregnskap 2012 og styrets beretning 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF vedtar følgende innstilling til foretaksmøtet: Det fremlagte årsoppgjøret med resultatregnskap og balanse, inkludert kontantstrøm og noter, samt disponering av årsresultatet, fastsettes som Universitetssykehuset Nord-Norge HFs regnskap for Styret foreslår at årets underskudd på kr overføres til udekket tap. 2. Styrets årsberetning vedtas med de endringer som fremkom under behandling av saken. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 25/2013 Årlig melding 2012 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Årlig melding for oversendelse til Helse-Nord RHF. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Sak 4 side 9

24 Sak 4/2014 vedlegg 1 S 26/2013 Oppdragsdokument 2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar oppdragsdokumentet 2013 til etterretning Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 27/2013 Nasjonale medisinske kvalitetsregistre Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner planen for å forbedre bruk av nasjonale medisinske kvalitetsregistre ved UNN. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. F 30/2013 Eventuelt F 30/ Status i arbeidet med oppfølging av styresak 16/2013 i Nevro- og ortopediklinikken (saken omgjort fra orienteringssak til beslutningssak) 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar saken til orientering 2. I direktørens orientering før vedtak i sak 16/2013 fremgikk det at det kunne bli nødvendig med tilpasninger i gjennomføringsfasen. Styret ber direktøren gjennomføre de tilpasninger til justert forslag 1 som hun finner nødvendig. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 30/ Tidspunkt for eventuelt ekstraordinært styremøte Som følge av pågående anbudsprosess knyttet til nytt pasienthotell, er det ønskelig å sette opp et mulig tidspunkt for gjennomføring av ekstraordinært styremøte mandag kl Fortrinnsvis gjennomføres dette som telefonkonferanse. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. B 32/2013 Nytt pasienthotell ved UNN Breivika, kostnader og opsjoner i totalentreprisetilbud 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar til etterretning og ser det som positivt at nytt pasienthotell lar seg realisere innenfor den bevilgede totale kostnadsramme. Sak 4 side 10

25 Sak 4/2014 vedlegg 1 2. Styret viser til de nye fremskrivinger av behov for pasienthotellsenger som er utført av Sintef og UNN, som konkluderer med økende behov for hotellsenger utover det prosjektet i utgangspunktet inneholder. Styret anbefaler derfor at det bygges to hotelletasjer ekstra med til sammen 38 rom innenfor en kostnadsramme på 45 mill kr, og ber styret i Helse Nord RHF om økt investeringsramme tilsvarende dette. 3. En utvidelse av pasienthotellet med arealer som kan romme Vardesenter, Lærings- og mestringssenter og øvrige aktiviteter knyttet til samhandlingsreformen vil styrke et fremtidsrettet pasienttilbud og frigi arealer i sykehuset til nødvendig pasientbehandling. Styret ber derfor om at investeringsrammen økes med til sammen 15 mill kr for å kunne bygge de totalt ca 400 kvadratmeter som tilsvarer det areal som er nødvendig for disse aktiviteter. 4. Styret anbefaler at det legges til rette for plassering av IKT-senter i pasienthotellet innenfor en kostnadsramme på 13 mill kr under forutsetning av at det er fullfinansiert med tilleggsbevilgning fra Helse Nord RHF og at prosjektgjennomføringen ikke forsinker byggingen av pasienthotellet. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Ø 35/2013 Virksomhetsrapport mars 2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar virksomhetsrapporten for mars 2013 til orientering. S 36/2013 Ledelsens gjennomgang 1. tertial Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner rapporten Ledelsens gjennomgang 3. tertial Styret ber direktøren følge opp de tiltak som fremkommer i saken for å bedre virkningen av internkontroll og aktivitetene i Pasientsikkerhetskampanjen. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. B 37/2013 Idé og konseptrapport for PET 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) viser til at PET-senteret i Tromsø er viktig for hele regionen, og aksepterer den fremlagte idè- og konseptrapporten for et PET-senter i Tromsø med en arealramme på 3701 og med en foreløpig kostnadskalkyle på 317 mill som et definert behov. Sak 4 side 11

26 Sak 4/2014 vedlegg 1 2. Styret ber om å få fremlagt en bærekraftanalyse der inntektspotensialet og kostnadsberegningene for de enkelte funksjonene fremkommer (UNN, UiT og Sykehusapoteket). Denne framlegges for styret i neste styremøte, innarbeidet i bærekraftanalysen. 3. Styret ber om en vurdering av muligheten for en trinnvis utbygging, som også ivaretar behovene for universitetet og sykehusapoteket og som også synliggjør eventuelle konsekvenser for A-fløya. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Ø 38/2013 Inntektsfordelingsmodellen 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar den foreslåtte modell for inntektsfordeling mellom foretakene i Helse Nord RHF til etterretning. 2. Styret slutter seg til administrerende direktørs vurderinger av forhold som er påpekt i saksfremlegget og i UNNs høringssvar til Helse Nord RHF, og forventer at disse følges opp før ny regional inntektsmodell implementeres. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 39/2013 Samhandlingsreformen - Avtale om bruk av ledsager ved reise og opphold i sykehus 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner avtale med kommunene om bruk av ledsager ved reise til og fra spesialisthelsetjenesten og ved opphold i sykehus (Ledsageravtalen). 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å signere avtalen på vegne av UNN. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 40/2013 Orienteringssaker 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. 2. Styret ber om at direktøren holder styret fortløpende orientert om arbeidet med oppfølging av LUO-rapporten. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Sak 4 side 12

27 Sak 4/2014 vedlegg 1 S 42/2013 Eventuelt 1. Styret ønsker at det skal følge lesebrett med vervet som vararepresentanter for ansattevalgte representanter. 2. Finansiering av ø-hjelpssenger i Nord-Troms-kommunene. Økonomisjefen orienterte. 3. Helse Nord RHF har fattet styrevedtak om utvidelse med et helikoptertilbud for Midtre Hålogaland. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Ø 45/2013 Tertialrapportering 1. tertial 2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF vedtar tertialrapporten for første tertial 2013 for oversendelse til Helse Nord RHF. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 46/2013 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med til etterretning. 2. Styret ber om å få en tilbakemelding på hvordan lærings- og forbedringsarbeidet gjennom KVAM-strukturen fungerer i praksis. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Ø 47/2013 Investeringsplan Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) anbefaler at Helse Nord RHF (HN) øker investeringsrammene til UNN i perioden med til sammen 592 mill kr utover vedtatt investeringsplan: a. Bygningsmessig renovering Åsgård 64 mill kr b. Rehabilitering Narvik 4 mill kr a. Pasienthotellet i Breivika 73 mill kr b. Investeringer i PET-senter 215 mill kr c. Medisinteknisk og teknisk utstyr, ambulanser og egenkapitaltilskudd 162 mill kr d. Øvrige investeringer (kjøkken i Harstad, uteområde, vestibyle og infrastruktur i Breivika) 74 mill kr Sak 4 side 13

28 Sak 4/2014 vedlegg 1 2. Det legges til rette for nødvendig finansiering gjennom: c. Effektivisering i drift d. Økte overføringer e. Fullfinansiering av regionsfunksjoner 2. Styret ber om å få seg forelagt en konsekvensvurdering av Helse Nord RHFs endelige vedtak i saken. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Ø 48/2013 Tilbakemelding til Helse Nord RHF vedrørende budsjett 2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF ber om at vedlagte saksutredning sendes Helse Nord RHF som innspill til budsjett Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. B 49/2013 Bærekraft og trinnvis utbygging av PET-senter 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar saksgrunnlaget til orientering. 2. Styret vedtar å fremme idé- og konseptfaseutredningen for PET-senteret, inkludert saksgrunnlaget til Helse Nord RHF for videre behandling. 3. PET-senteret er en ren regionfunksjon og en viktig forutsetning for videreføring av UNNs regionale krefttilbud. Styret ber Helse Nord RHF prioritere regionfunksjoner i den regionale investeringsplanen, med fordeling av kostnadene til fellesskapet i regionen gjennom økt kapitaltilskudd til UNN HF. 4. Styret ber Helse Nord RHF ta ansvar for videre forhandlinger med UiT om finansiering av forskningsdelen. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 52/2013 Eventuelt Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Bestemmelse av tidspunkt for ekstraordinært styremøte ifbm krav fra Helse Nord RHF vedrørende entrepriseplan for A-fløya. Møtetidspunkt ble satt til mandag kl Mediesak om forsvarlig drift Direktøren svarte på spørsmål fra representant Hanne Frøyshov om medieomtalt brev fra seksjonsoverleger ved UNN til helse- og omsorgsministeren. Sak 4 side 14

29 Sak 4/2014 vedlegg 1 3. Mediesak om nasjonale kvalitetsindikatorer Direktøren orienterte om ny ordning som har hatt medieinteresse siste uke. 4. Økt pasientopphopning / utskrivningsklare pasienter fra Tromsø kommune Direktøren orienterte om situasjonen som skaper utfordringer i daglig drift. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. B 54/2013 Entrepriseplan for A-fløya Styret i Universitetssykehuset Nord Norge HF tar saken om entrepriseform og kostnader for UNN HF A-fløy i Breivika, Tromsø til orientering. Ø 57/2013 Virksomhetsrapport mai 2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar virksomhetsrapporten for mai 2013 til orientering. S 58/2013 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med til etterretning. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 59/2013 Ledelsens gjennomgang Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner rapporten Ledelsens gjennomgang 1. tertial 2013 og ber direktøren følge opp med tiltak for å bedre virkningen av internkontrollen. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 60/2013 Brukermedvirkning i UNN HF - strategi- og handlingsplan Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner strategi- og handlingsplan for brukermedvirkning i helseforetaket. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Sak 4 side 15

30 Sak 4/2014 vedlegg 1 S 61/2013 Justert mandat for Brukerutvalget Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner justert mandat for Brukerutvalget ved UNN. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 62/2013 Møteplan for styremøter 2014 med årsplan Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner følgende møteplan for 2014: Møter Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Styremøter Styreseminar Regionalt styreseminar Saken er fulgt opp i tråd med vedtak, og møteplanen som del av årsplanen for styret ble justert i desembermøtet etter oppståtte endringer. Ø 68/2013 Virksomhetsrapport juni og juli Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) tar virksomhetsrapporten for juni og juli til orientering. 2. Styret registrerer at det vil bli vanskelig å nå de budsjetterte målsettingene for Styret forventer at det gjennomføres en stram økonomistyring i den videre drift. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. B 69/2013 Praktisering av konsernbestemmelser i byggeprosjekter Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar den etablerte rapporteringsstrukturen samt praktisering av konsernbestemmelser i byggeprosjekter til etterretning. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Sak 4 side 16

31 Sak 4/2014 vedlegg 1 S 72/2013 Innspill til lokalisering av ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) anbefaler Helse Nord RHF å legge basen for ambulansehelikopter i Midtre Hålogaland til Harstad/ Narvik lufthavn Evenes. 2. Styret ved UNN anbefaler Helse Nord RHF å gi UNN ved Akuttmedisinsk klinikk ansvar for å lede arbeidet med å bygge opp de medisinske tjenestene knyttet til basen uansett hvor den blir lokalisert. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 73/2013 Høringssvar Intensivbehandling av nyfødte 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF vedtar høringssvar på styresak 47/2013 i Helse Nord RHF om intensivbehandling av nyfødte, og oversender denne til videre styrebehandling i Helse Nord RHF. 2. Styret mener at det er tungtveiende faglige grunner for sentralisering av behandlingstilbudet til ekstremt for tidlig fødte barn og svært syke nyfødte fra hele Helse Nord til Tromsø. Ut fra hensynet til den lille pasienten mener vi at grensen for sentralisering av tjenestetilbudet til for tidlig fødte barn burde vært satt til 28 uker. Dette vil styrke behandlingstilbudet og gi bedre forutsigbarhet i omsorgen for denne sårbare pasientgruppen. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 74/2013 Høring ny helselovgivning på Svalbard 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF slutter seg til administrasjonens høringsuttalelse datert Styret understreker at flere av de foreslåtte endringene kan ha betydelige økonomiske konsekvenser, og forutsetter at eventuelle endringer med slike konsekvenser fullfinansieres. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Sak 4 side 17

32 Sak 4/2014 vedlegg 1 Ø 78/2013 Tertialrapport Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) vedtar tertialrapporten for 2. tertial 2013 og oversender den til Helse Nord RHF. 2. Styret tar virksomhetsrapporten for august 2013 til orientering. 3. Styret viser til at det pågår implementering av tiltak som forventes å forbedre den økonomiske resultatutviklingen. Styret viser samtidig til at det foreligger et stort behov for investering i medisinsk teknisk utstyr også neste år, og ber derfor styret i Helse Nord RHF om at ekstraordinære inntekter fra salg av eiendom i Mellomveien ikke medfører økt overskuddskrav for UNN, men inngår i foretakets ordinære resultat. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 79/2013 Tilsynsrapport Eksterne tilsyn Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med til etterretning. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Ø 80/2013 Forberedelse til virksomhetsplanlegging 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar orienteringen om status i arbeidet med virksomhetsplan og budsjett for 2014 til etterretning. 2. Styret er enig i at de prioriteringer og omfordelinger som foreslås er i overensstemmelse med UNNs overordnede strategi og verdigrunnlag, og gir sin tilslutning til at virksomhetsplanleggingen for 2014 videreføres med de tema som ligger i saken. Styret ber om at virksomhetsplanleggingen for 2014 i det videre arbeidet inkluderer vurderinger av gjennomført sengereduksjon/ arealfortetning og planlagt aktivitetsbasert bemanningsplanlegging, herunder en konsekvensvurdering for kvalitet, arbeidsmiljø og kapasitet, og en risikovurdering av lavere økonomisk uttelling. 3. Styret godkjenner, med de forutsetninger som ligger i punkt 2, at den foreliggende saken legges til grunn for tiltaksplanen som skal oversendes Helse Nord RHF for å dokumentere at planprosessen ivaretar det økonomiske resultatkravet for Styret registrerer at det foreligger politiske signaler om en betydelig styrking av helseforetakenes rammer i statsbudsjettet for 2014, særlig når det gjelder investeringer i nye bygg og IKT. Ettersom UNN står overfor store investeringer på disse områdene, henstilles det til Helse Nord RHF om å vektlegge dette i sine innspill til budsjett for Sak 4 side 18

33 Sak 4/2014 vedlegg 1 Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. B 81/2013 Åsgårdmarka - reguleringsplan 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) vedtar å oversende fremlagte detaljreguleringsplan for Åsgårdmarka til Tromsø kommune med tanke på omregulering av området til boligformål og salg. Forslaget gjelder følgende eiendommer i Tromsø kommune: Gnr. 118 med følgende bnr.: 407, 408, 409, 443, 506, 507, 669, 1526, 1527, 1528, 1529, 1530, 1531, Styret ber om at direktøren etter eventuell godkjenning av reguleringsplanen fremmer en egen sak om salgsstrategi og innhenting av tillatelse til salg fra Helse Nord RHF. 3. Styret forutsetter at inntektene fra et eventuelt salg helt eller delvis skal bidra til modernisering eller nybygg på rus- og psykiatriområdet. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Ø 87/2013 Virksomhetsrapport for september 2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar virksomhetsrapporten for september 2013 til orientering. S 88/2013 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med til etterretning. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. S 89/2013 Ledelens gjennomgang Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapporten Ledelsens gjennomgang 2. tertial 2013 til orientering og ber direktøren følge opp med tiltak for å bedre virkningen av internkontrollen. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Sak 4 side 19

34 Sak 4/2014 vedlegg 1 Ø 95/2013 Kvalitets- og virksomhetsrapport for oktober 2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar kvalitets- og virksomhetsrapporten for oktober 2013 til orientering. S 96/2013 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med til etterretning. Saken er fulgt opp i tråd med vedtak. Ø 97/2013 Virksomhetsplan Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) viser til saksutredningen og vedtar den fremlagte virksomhetsplanen med tilhørende budsjett for 2014, samt tilhørende innsparingstiltak på 175,6 mill kr, risikovurdert og vektet til 89,4 mill kr. Regnskap Prognose Budsjett Budsjett Endring budsjett UNN HF, mill kr Basisramme 4 378, , , ,0-188,0 ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 737,9 752,3 763, ,3 273,0 ISF kommunal medfinansiering 210,7 221,2 218,3 218,3 0,0 Samlet ordinær ISF-inntekt -948,5 973,5 981, ,6 273,0 ISF av legemidler utenfor sykehus 37,4 38,7 38,7 38,7 0,0 Gjestepasientinntekter 31,0 31,0 28,8 31,0 2,2 Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/rønt) 169,9 177,7 168,1 174,4 6,3 Utskrivningsklare pasienter 12,9 12,1 15,5 15,5 0,0 Inntekter "raskere tilbake" 35,0 24,7 22,0 22,0 0,0 Andre øremerkede tilskudd 168,6 180,9 233,5 260,1 26,6 Andre driftsinntekter 303,0 301,9 299,9 299,9 0,0 Sum driftsinntekter 6 084, , , ,1 120,1 Kjøp av offentlige helsetjenester 166,9 171,0 158,2 171,0 12,8 Kjøp av private helsetjenester 72,4 56,0 62,3 56,0-6,3 Varekostnader knyttet til aktivitet 637,6 658,4 656,9 707,3 50,4 Innleid arbeidskraft 44,8 54,6 45,7 54,6 8,9 Lønn til fast ansatte 2 902, , , ,8 92,8 Vikarer 118,0 172,9 152,4 165,8 13,4 Overtid og ekstrahjelp 246,1 258,7 238,8 126,4-112,4 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 680,7 678,8 678,6 673,1-5,5 Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -214,4-218,0-215,6-218,0-2,4 Annen lønnskostnad 285,9 307,6 290,9 307,6 16,7 Sum lønn og innleie ekskl pensjon 3 382, , , ,2 17,0 Avskrivninger 258,0 240,1 240,2 261,0 20,8 Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftskostnader 914,1 953,2 939,5 999,5 60,0 Sum driftskostnader 6 112, , , ,1 149,1 Driftsresultat -27,9-18,8 24,0-5,0-29,0 Finansinntekter 22,0 19,8 18,0 6,0-12,0 Finanskostnader 0,8 1,0 1,0 1,0 0,0 Finansresultat 21,2 18,8 17,0 5,0-12,0 Ordinært resultat -6,6 0,0 41,0 0,0-41,0 Sak 4 side 20

35 Sak 4/2014 vedlegg 1 2. Styret er tilfreds med at det er gjennomført et omfattende planleggingsarbeid i alle klinikker og sentra, og forutsetter at arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging gjennomføres i alle deler av virksomheten i tråd med fremstillingen i saksfremlegget og dialogavtalene. 3. Styret er tilfreds med at budsjettet inkluderer risikoreduserende tiltak, men vurderer likevel risikoen i budsjettet som høyere enn tidligere år. Styret forutsetter at direktøren sørger for tett og fortløpende oppfølging. 4. Styret mener at den regionale inntektsmodellen ikke er tilstrekkelig forutsigbar når det skjer større endringer av inntekstforutsetningene på nasjonalt nivå, og slår fast at dette synes å ha ført til en utilsiktet nedprioritering av regionfunksjonene. Styret ber derfor Helse Nord RHF om at det gjøres en gjennomgang av modellen tidlig i Styret viser til vedtakspunkt 4 og til at aktivitetsbasert bemanningsplanlegging er tidkrevende å gjennomføre, og ber Helse Nord RHF vurdere å: a. Tilføre UNN 25 mill kr i økte frie midler til styrking av regionfunksjonene. b. Sette resultatkravet for 2014 til økonomisk balanse. 6. Direktøren gis fullmakt til å foreta budsjettrevideringer 1. mars og 15. mai som beskrevet i saksfremlegget. Styret ber om å bli holdt orientert om dette arbeidet. 7. Styret gir sin tilslutning til at kode-controllere i klinikkene som gis myndighet til å rette opp feilkoding. Styret forventer at dette bedre kvaliteten på den medisinske kodingen og reduserer risikoen i inntektsdelen av budsjettet. 8. Styret vedtar investeringsbudsjettet for Administrerende direktør gis fullmakt til å forberede innkjøp i 2015 og Saken følges opp i tråd med vedtak. S 98/2013 Styrets årsplan Styremøte onsdag i Tromsø Evaluering av styrets egen virksomhet 2. Styremøte onsdag i Tromsø i fbm felles styreseminar med Helsefak Årsregnskap for styret og styrets beretning med gjennomgang fra revisor Årlig melding Ledelsens gjennomgang Oppdragsdokument Styremøte onsdag i Tromsø Investeringsplan 4. Styremøte onsdag i Tromsø Første tertialrapport 2014 Sak 4 side 21

36 Sak 4/2014 vedlegg 1 5. Styremøte onsdag i forbindelse med styreseminar i Nordreisa Ledelsens gjennomgang Møteplan Styremøte onsdag i Tromsø Forberedelse til Virksomhetsplan med budsjett 2015 Felles møtesekvens med Brukerutvalget 7. Styremøte onsdag i Tromsø Andre tertialrapport Styremøte torsdag i forbindelse med styreseminar i Vesterålen Ledelsens gjennomgang etter andre tertial 9. Styremøte onsdag i Tromsø, med årsavslutning på kvelden tirsdag Virksomhetsplan med budsjett for 2015 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Årsplan 2014 til foreløpig orientering. Saken følges opp i tråd med vedtak, og årsplanen behandles på nytt Sak 4 side 22

37 Sak 5/2014 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 5/2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Jorhill Andreassen Saksbehandler: Leif Hovden Styrets evaluering av egen virksomhet 2013 Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar resultatene fra evalueringen til etterretning, og vil i inneværende periode vektlegge følgende utviklingsområder knyttet til egen virksomhet: Styret ber administrerende direktør formidle relevante resultater til Helse Nord RHF gjennom Årlig melding i tråd med kravet i styreinstruksen. Sammendrag Evaluering av styrets egen virksomhet er forankret i oppdragsdokument og styreinstruks, og er regnet som god skikk for eierutøvelse i følge statens prinsipper for eierstyring. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har tidligere gjennomført slik evaluering, sist i februar Etter styrets egen prioritering ble styreseminaret avsatt til intern evaluering av og blant styrets medlemmer og observatør, med bistand fra rådgivningsselskapet KPMG. Resultatene av prosessen danner - sammen med den tidligere styreevalueringen i grunnlag for prioriteringene i denne saken. Bakgrunn Oppdragsdokumentet vektlegger årlig evaluering av Styret ved Universitetssykehuset Nord- Norge HF (UNN) sin egen virksomhet. Dette underbygges av Veilederen for styrearbeid fra Helse Nord RHF samt UNNs styreinstruks. Ordningen har også forankring i statens prinsipper for eierstyring, og anses å være tilfredsstillende behandlet gjennom denne saksbehandlingen. Sak 5 side 1

38 Sak 5/2014 Formål Formålet med saken er at styret evaluerer egen virksomhet på en systematisk og etterprøvbar måte, slik at det legges til rette for om nødvendig å korrigere styrets arbeidsmåte og egenutvikling som kollegium. Saksutredning Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) gjennomførte for første gang en gjennomgang av styrets arbeidsmåte i styreseminar i november I 2011 kom styreveilederen fra Helse Nord RHF, som vektla en helhetlig evaluering, parallelt med departementets krav til det samme i Oppdragsdokumentet for Det ble derfor gjennomført en slik evaluering i første styremøte i 2012, slik også styreinstruksen for UNN foreskriver. Styreveilederen angir at evalueringen skal gjennomføres en gang hvert år, og at hele styret og daglig leder bør være med i evalueringen. Ordningen skal også ta utgangspunkt i hva som er styrets viktigste oppgaver og helseforetakets utfordringer, og videre skal man vurdere om styrets sammensetning, arbeidsform og fungeringsmåte bidrar positivt til styrets håndtering av disse oppgavene. Ettersom administrerende direktør ikke deltok i gjennomføring av denne delen av styreseminaret, vil det i gjennom behandling av denne saken legges til rette for at direktøren gir sin vurdering av samspill og arbeidsformer. Oppfølging av resultater fra evalueringen i 2013 Vedtaket fra evalueringen i 2013 pekte på følgende prioriteringer: - Ha hovedfokus i styrearbeidet på overordnede og prinsipielle saker - Styrke den faglige utviklingen av styret under styreseminarene - Tilstrebe en mer proaktiv tilnærming til styrearbeidet, herunder å arbeide med midlertidig oppdragsdokument for 2014 Overordnede og prinsipielle saker Styret behandlet i 2013 flere saker av overordnet og prinsipiell karakter ref. egen saksoversikt i styresak som oppsummerer vedtakene fra Det er i særlig grad behandling av driftsformen Aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging som gjennom 2013 har hatt styrets oppmerksomhet, men også saker knyttet til finansieringssystem, strategier og organisatoriske forhold. Styrke den faglige utviklingen av styret under styreseminarene Styret valgte å avlyse styreseminaret i juni som følge av annen påkommet aktivitet for styrets medlemmer, og besluttet samtidig å prioritere styrets egenarbeid og arbeidsmåte i styreseminaret i november. Proaktiv tilnærming til styrearbeid Det var planlagt at første styreseminar 2013 skulle ta for seg forberedende arbeid til investeringsprogram og virksomhetsplanlegging, ettersom Helse Nord RHF nå har slått sammen dette arbeidet med Midlertidig oppdragsdokument. Da styret besluttet å avlyse styreseminaret i juni, var det enighet om å prioritere styrets arbeidsmåte i seminaret november samme år. Sak 5 side 2

39 Sak 5/2014 Evalueringsopplegget På styreseminaret på Finnsnes i november hadde styreleder forberedt dette i samarbeid med KPMG Norge ved John-Tore Berntsen, ut fra følgende vektlegging; - skape bedre forståelse for hva som er UNN-styrets rolle og arbeidsoppgaver - bidra til at styret fokuserer på de rette arbeidsoppgavene - bidra til at styret skal blir en ressurs og støtte for foretaket og ledelsen - vise styret en måte/et verktøy å evaluere seg selv på Ettersom egenevaluering var gjennomført tidligere på året, og at det i løpet av driftsåret ikke er gjennomført endringer i styresammensetningen, vil denne evalueringen og gjennomgangen på siste styreseminar fortsatt være relevant. KPMGs inntrykk av styrets kommunikasjon og arbeidsform var knyttet til åpenhet, erfaring og entusiasme. Dette kom til uttrykk ved at alle styremedlemmene var aktive, entusiastiske og relevante i de drøftelser som fant sted. Styreleder foreslår i denne saken å legge dette til grunn for forbedringsområder i Medvirkning Saken har ikke vært gjenstand for nærmere vurdering av andre interessentgrupper enn styret selv. Vurdering Evalueringen kan gjennomføres på ulike måter. Veilederen anviser eksempelvis bruk av samtaler, intervjuer eller egenevalueringsskjema. Det er opp til styret selv hvilken gjennomføringsmåte som velges. Styreleder har i denne omgang ønsket å innhente ekstern bistand til gjennomføring av styreseminar som oppfølging av evalueringen tidligere på året. I følge veilederen for styrearbeid er det essensielle med slike opplegg at styret selv klargjør hva som er dets viktigste oppgaver og utfordringer, og at evalueringen tar hensyn til det. Tromsø, Jorhill Andreassen (s.) styreleder Sak 5 side 3

40 Sak 6/2014 Saksnr Utvalg Møtedato 6/2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Leif Hovden Styrets årsplan 2014 STYRESAK Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Årsplan Sammendrag Årsplanen for styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) angir hvilke saker som kommer til behandling i løpet av et driftsår. Den består av en fastlagt saksplan der også behandlingstidspunktene for styresakene fremkommer. Årsplanen inngår i styrets overordnede planlegging for å sikre at de faste styresakene blir behandlet rettidig. Bakgrunn Bakgrunnen for saken er at Helse Nord RHF har stilt krav til alle helseforetak om å utarbeide egne årsplaner for styrene. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har derfor lagt dette inn som en del av styreinstruksen. Møteplanen for 2014, som styret behandlet som sak 62/2013, danner grunnlaget for Årsplan I tillegg valgte styret å ta saken til foreløpig orientering i påvente av flere avklaringer som kunne gi endringer i styrets deltakelse på møter og seminarer dette året. Det ble derfor bestemt at saken skal sluttbehandles Formål Formålet med saken er å synliggjøre de viktigste sakene som det stilles krav om at styret skal behandle i løpet av et driftsår, slik at styret har tilstrekkelig tid til forberedelse og behandling.

41 Sak 6/2014 Saksutredning Helse Nord RHF forutsetter at det ved oversendelse av styrets møteplan for styret ved UNN også følger tilhørende oversikt over styrets hovedaktiviteter/ fastlagte saker som skal behandles til gitte tider. Årsplanen - som i følge Veilederen for styrearbeid for helseforetak i Helse Nord består av møteplan og i tillegg faste saker knyttet til denne, er ment som et redskap for å skape best mulig oversikt, strukturere styrearbeidet og for å sikre tilstrekkelig tid til involvering i og behandling av de viktigste sakene. Samtidig peker veilederen på at det er mulig å legge inn så vel de faste sakene i årsplanen som saker som varierer fra møte til møte. UNN har i denne omgangen valgt å legge inn den faste delen, med saker som skal behandles til gitte tider. Oversikten under viser møteplanen som styret gjorde vedtak om som sak 62/2013: Møter Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Styremøter Styreseminar Regionalt styreseminar I vårhalvåret gjennomføres det felles styreseminar med Det helsevitenskapelig fakultetet i tilknytning til styremøtet i mars. I tillegg er det fremkommet ønske om å legge styreseminaret i juni til Nord-Troms for å kunne besøke distriktsmedisinsk senter og distriktspsykiatrisk senter der. Til høsten foreligger forslag om studietur/ styreseminar lagt til møtet i oktober eller november. I planen er opprinnelig tidspunkt opprettholdt, og styret tar i møtet stilling til foretrukket tidspunkt og sted. Årsplanen Styret har tidligere godkjent møteplanen for 2014, og den danner grunnlaget for følgende årsplan for 2014: 1. Styremøte onsdag i Tromsø Evaluering av styrets egen virksomhet 2. Styremøte onsdag i Tromsø i fbm felles styreseminar med Helsefak Årsregnskap for styret og styrets beretning med gjennomgang fra revisor Årlig melding Ledelsens gjennomgang Oppdragsdokument Styremøte onsdag i Tromsø Investeringsplan 4. Styremøte onsdag i Tromsø Første tertialrapport 2014

42 Sak 6/ Styremøte onsdag i forbindelse med styreseminar i Nordreisa Ledelsens gjennomgang Møteplan Styremøte onsdag i Tromsø Forberedelse til Virksomhetsplan med budsjett 2015 Felles møtedel med Brukerutvalget 7. Styremøte onsdag i Tromsø Andre tertialrapport Styremøte torsdag i forbindelse med styreseminar i Vesterålen Ledelsens gjennomgang etter andre tertial 9. Styremøte onsdag i Tromsø, med årsavslutning på kvelden tirsdag Virksomhetsplan med budsjett for 2015 Medvirkning Saken ble lagt frem for brukerutvalg, arbeidsmiljøutvalg og ansattes organisasjoner , der saken ble tatt til orientering, og er ikke lagt frem for utvalgene i denne omgangen. Vurdering Årsplanen slik den er foreslått i denne saken ivaretar etter direktørens vurdering formålet med saken, og gir eier og styret tilstrekkelig oversikt slik at de viktigste sakene får rettidig behandling. Vedtaket i sak 62/2013 om møteplan for styret i 2014 tok utgangspunkt i lokalisering av møtesteder som forutsatte en nøktern reisevirksomhet vårhalvåret Forslaget slik det nå foreligger vurderes å ivareta en rimelig balanse i styrets reisevirksomhet for driftsåret sett under ett. Styret må vurdere om den foreslåtte saksfordeling, seminarfrekvens og reisebelastning er forenelig med styrets planer og øvrige aktiviteter. Forslaget om å legge styreseminaret i november til Vesterålen innebærer besøk ved og orientering om erfaringene med bygging av nytt sykehus der. Det har i tillegg vært diskutert om styret burde gjennomføre en studietur i løpet av Direktøren anbefaler at dette i så fall planlegges i tilknytning til styremøtet i oktober. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør

43 Sak 9/2014 Saksnr Utvalg Møtedato 9/2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Tor-Arne Hanssen Byggeprosjekter ved UNN HF - tertialrapport pr STYRESAK Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar tertialrapport pr om byggeprosjekter i UNN til orientering. 2. Styret forutsetter at de nødvendige avklaringer med Helse Nord RHF om endelige investeringsrammer blir gjort, og ber om å bli nærmere orientert om dette ved neste rapportering. Sammendrag Byggeprosjektene A-fløya og Nytt pasienthotell ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF er som kjent i gjennomføringsfase. For Nytt pasienthotell er byggingen godt i gang, mens grunnarbeidene ennå pågår ved A-fløya. Overordnet fremdriftsplan overholdes for begge prosjekter, og det er ikke budsjettavvik i byggefasen til noen av prosjektene. Vårens entreprisekonkurranser for A-fløya vil være avgjørende for prosjektets totaløkonomi. Bakgrunn I henhold til konsernbestemmelsene i Helse Nord RHF skal det utarbeides tertialrapport for alle byggeprosjekter over 50 mill kroner. Rapporten omfatter prosjektene Nytt pasienthotell og A- fløy ved Universitetssykehuset Nord Norge HF (UNN). Saksfremlegget er sammenfallende med tilsvarende orienteringssak til styret i Helse Nord RHF. Formålet med saken er å fremlegge et sammendrag av tertialrapport for 3. tertial pr for utbyggingsprosjektene ved UNN. Saksutredning Investeringsrammen for nytt pasienthotell ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) er gitt i to styrevedtak i Helse Nord RHF: Sak 9 side 1

44 Sak 9/ Styresak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø Breivika, nytt pasienthotell prosjektramme og stadfestelse av vedtak om byggestart - Styresak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, pasienthotell økt behov utover opprinnelig prosjekt, oppfølging av styresak Bevilget investeringsramme er i henhold til disse to styrevedtak på totalt 403 mill kroner, inkludert byggelånsrenter og prisstigning (P50, 2015). I tillegg kommer IKT-senter til 13 mil. UNN kan dessuten disponere 15 mill kroner av egen investeringsramme til finansiering av Vardesenter og Lærings- og mestringssenter (LMS). Total ramme 431 mill kroner. Hvordan Vardesenter og LMS skal finansieres er ennå ikke avklart i UNN. Etablering av disse funksjonene ligger heller ikke inne i vedtatt fremdriftsplan. På grunn av kort byggetid er det lite usikkerhet knyttet til prosjektkostnad. Totalentreprise bidrar også til redusert usikkerhet for byggherren. Prosjektkostnad pr Mill. kroner Pasienthotellet ble i utgangspunktet underfinansiert med 13 mill kroner på grunn av feil i UNNs styresak om bevilgning, der det var lagt inn billigste totalentreprisetilbyder til tross for at denne var forkastet i konkurransen. Prosjektet jobber med å hente inn denne underfinansieringen ved å se etter muligheter innen andre poster i budsjettet. Foreløpig er 3,5 mill kroner identifisert som mulig reduksjon i budsjettet. Prognosen for prosjektet er å fullføre hotellet med opsjoner innenfor vedtatt prosjektkostnad. I løpet av 2013 er det utbetalt 88,9 mill kroner i prosjektet. Fysisk på byggeplass er arbeid med å sette opp betongelementer godt i gang. Kjelleretasje samt to påfølgende etasjer er fullført. Det har vært nødvendig med noe omprosjektering av sammenføyning av betongelementer, men dette ble løst med mindre forsinkelse. Entreprenøren estimerte at de var tre uker forsinket med arbeidet, men beregner å ta inn denne tiden. Ferdigdato var satt i henhold til inngått kontrakt Som følge av opsjonsinnløsning av to ekstra hotelletasjer og IKT-senter, er ny revidert ferdigdato satt til Det er inngått kontrakt med Consto AS for totalentreprise på hotellet, og det gjennomføres helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) i henhold til planer. Det er ikke meldt om noen HMSavvik som har resultert i personskader. A-fløy Investeringsrammen for A-fløya er gitt i styrevedtak i Helse Nord RHF: - Styresak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, A-fløy godkjenning av forprosjektrapport og beslutning om detaljprosjektering og bygging Kostnadsrammen for prosjektet fastsatt til 1324,8 mill kroner i kostnadsnivå pr inkludert utstyr og byggelånsrenter (P85). Prisstigning i byggeperioden er antatt til 100 mill kroner. Samlet ressursrammer er dermed beregnet inntil 1425 mill kroner. Midlertidige løsninger for A-fløya er budsjettert til 15 mill kroner for A-fløya, mens budsjett for fase 1 av byggeplan viser et behov på 60 mill kroner. Det har vært gjennomført omdisponeringer av midler, reduksjon i ombyggingskrav, innsparinger i forhold til byggekvaliteter og materialer Sak 9 side 2

45 Sak 9/2014 samt interne organisasjonsutviklingsprosesser for å redusere det udekkede behovet. Disse prosessene har ført til en reduksjon av manglende dekning fra 45 til 10 mill kroner. Detaljprosjekteringen går som planlagt og vil pågå frem til vår/sommer Det er utarbeidet og vedtatt revidert fremdriftsplan på bakgrunn av entreprisestrategi og risikovurdering. Økte kostnader knyttet til prosjektering er 12,4 mill kroner. Prognosen for prosjektet som helhet er uendret og i henhold til investeringsrammen. På bakgrunn av lang byggetid og gjennomføringsform med byggherrestyrte entrepriser er det heftet en del usikkerhet omkring prisutviklingen for prosjektet. For å sikre prosjektet mot risiko er entrepriseplanen oppdelt og planlegges i hovedsak å sendes ut samlet på anbud i løpet av februar Totalt er prosjekteringen av A-fløya fem måneder forsinket på grunn av ekstra arbeider i forprosjektfase, med endringer i begynnelsen av detaljprosjekteringen, samt behov for å ferdigstille flere entrepriser til utsendelsestidspunkt enn tidligere forutsatt. Prosjektets styringsgruppe har som følge av dette godkjent en justering av fremdriftsplanen med tilsvarende forskyving av ferdigstillingsdatoen, som nå er beregnet til januar Prosjektkostnad pr Mill. kroner I forprosjektfase var endelig kostnad i 2018 forventet til 1285 mill kroner. Ved forskjøvet oppstart av prosjektet med 5 måneder, pådrar prosjektet seg kostnader knyttet til prisstigning i perioden. Senere oppstart medfører også sparte kapitalkostnader for Helse Nord RHF som bør settes av til å dekke eventuelle påløpte kostnader på slutten av prosjektet. Normalt vil utsettelse av investeringsprosjekt være økonomisk gunstig for eier, forutsatt at det ikke påløper tapt inntekt som følge av utsettelsen. Den samlede effekten i prosjektet skal beregnes til neste rapportering. Detaljert entreprisestruktur (signerte kontrakter): Konto Beskrivelse K101 Felles Rigg og drift Entreprenør K201 K202 K203 K204 K205 K206 K207 K208 K209 Graving, Grunn og fundamenter Råbygg/Prefab/Riving AB Bygningsmessige arbeider Fasadearbeider Laboratorieinnredning Skilting Operasjonsstuer Møbler og løst inventar Medisinteknisk utstyr Bjørn Bygg Sak 9 side 3

46 Sak 9/2014 K301 K303 K401 K402 K403 Rørleggerarbeider (inkl sprinkler) Luftbehandlingsanlegg Elektrotekniske anlegg UPS-anlegg Reservekraft K501 K502 Nettverksutstyr SD-anlegg og automasjon K601 K602 K603 Heiser Rørpostanlegg Avfallsuganlegg Følgende kontrakter legges ut til anbudskonkurranse i februar: K101, K202, K203, K205, K301, K303, K401, K402, K502, K601, K602 og K603. Det knyttes stor spenning til resultatet av disse anbudskonkurransene og Helse Nord RHF har tidligere bedt om å bli informert om resultatet når det foreligger. K204, fasadearbeider, har vært på anbudskonkurranse. For å få tilpasset produktet til byggherrens behov, har man valgt å inngå forhandlinger med de prekvalifiserte tilbyderne. Et eventuelt valg av entreprenør vil bli gjort i mai/juni 2014, det vil si samtidig med øvrige tildelinger. Det gjennomføres HMS-arbeid i henhold til planer. Det er ikke meldt om noen HMS-avvik som har resultert i personskader. Medvirkning Denne styresaken var til behandling i drøftingsmøte , og saken ble presentert og svart ut av utbyggingssjefen. Saken ble tatt til orientering. Vurdering I denne rapporteringen er det angitt P50-tall for Pasienthotellet og P85-tall for A-fløya. I fremtidig rapportering vil dette bli justert slik at vi konsistent rapporterer P50-tall. Det har i arbeidet med denne rapporten fremkommet at det for begge prosjektene foreligger mindre avvik (om lag 10 mill kr) mellom RHF-styrets vedtatte investeringsramme og RHFstyrets vedtatte samlede investeringsplan. UNNs utbyggingssjef og Eieravdelingen i RHF arbeider med å avklare disse forholdene frem mot RHF-styrets årlige rullering av investeringsplanen i juni. Begge prosjekter er inne i gjennomføringsfase og bygging er godt i gang på pasienthotellet mens grunnarbeider pågår for A-fløya. Overordnet fremdriftsplan overholdes for begge prosjekter, og det er ikke budsjettavvik i byggefasen til noen av prosjektene. Prosjekteringskostnadene for A- Sak 9 side 4

47 Sak 9/2014 fløya er økt med 12,4 mill kroner. Midlertidige løsninger for A-fløya er budsjettert til 15 mill kroner for A-fløya, mens kalkyler for fase 1 av byggeplan viser at behovet opprinnelig var 60 mill kroner. Ved forskjellige tiltak og 5 mill kroner finansiert over driftsbudsjett til UNN, foreligger en manglende finansiering på 10 mill kroner som det er søkt dekning for av investeringsmidler hos Helse Nord RHF. Det er en intens fase av prosjekteringsarbeidet som pågår for å ferdigstille de fleste entreprisene for anbudskonkurranse. Våren 2014 er derfor en avgjørende fase for prosjektets totale økonomi. Arbeid med kuttliste vil intensiveres etter at anbudsgrunnlag er ferdigstilt, og det vil utarbeides en realistisk liste over mulige kutt som vil forankres i foretakets ledergruppe og styringsgruppe. Konklusjon Rapporten og redegjørelsen i denne saken viser at prosjekteringsarbeid og byggearbeider foregår etter gjeldende planer og i henhold til gitte mandater. Administrerende direktør anbefaler derfor at styret tar tertialrapport til orientering. Tromsø, Tor Ingebrigtsen administrerende direktør Vedlegg: Tertialrapport (unntatt offentlighet) Sak 9 side 5

48 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 Unntatt offentlighet Universitetssykehuset Nord-Norge HF Tromsø Utbyggingsprosjektene Tertialrapport pr Byggeplass for pasienthotellet Pasienthotell A fløya HMS Ingen avvik Ingen avvik Planlagt ferdigstillelse Fremdrift Ingen avvik Ingen avvik Ramme inneværende år, inkludert overført fra ,9 mill kr 86,7 mill kr Sum investert hittil ,9 mill kr 81,3 mill kr Investeringsramme P mill kr 1 285,4 mill kr Prognose økonomiavvik Sak 9 side 6

49 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 Innhold 1 Nytt Pasienthotell Oppsummering Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Vernerunder Hendelser Støy Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Avvik fra fremdriftsplan Økonomi Investeringsramme Godkjent budsjett Prosjektkostnad Forventet produksjon pr år Forventet finanskostnad Investeringsplan Økonomioppsummering Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Entreprisearbeider Utstyr Overordnede beslutninger A-fløya Oppsummering Sikkerhet, Helse og arbeidsmiljø Sak 9 side 7

50 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial Vernerunder Hendelser Støy Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Avvik fra fremdriftsplan Økonomi Investeringsramme (P85) Godkjent budsjett (P50) Prosjektkostnad Forventet produksjon pr år Forventet finanskostnad Investeringsplan Økonomioppsummering Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Entreprisekostnader Utstyr Overordnede beslutninger Sak 9 side 8

51 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial Nytt Pasienthotell 1.1 Oppsummering Bygging av pasienthotellet startet opp etter planen og avsluttet grunnarbeidene i september Pasienthotellet ble i utgangspunktet underfinansiert med 13 mill kroner på grunn av feil i styresak om bevilgning, der det var lagt inn billigste totalentreprisetilbyder til tross for at denne var forkastet i konkurransen. Prosjektet jobber med å hente inn denne underfinansieringen ved å se etter muligheter innen andre poster i budsjettet. Foreløpig er 3,5 mill kroner identifisert som mulig reduksjon i budsjettet. Prognosen for prosjektet er å fullføre hotellet med opsjoner innenfor vedtatt prosjektkostnad. Det er ingen avvik innenfor helse, miljø og sikkerhet. Fremdrift følger vedtatt plan inkludert ferdigstillelse av to ekstra hotelletasjer. 1.2 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA-arbeidet har forløpt godt hittil i byggefasen med systematisk oppfølging. Det er ikke rapportert eller avdekket noen uønskede hendelser som har ført til personskade. SHA-planen til Byggherre er implementert i Totalentreprenørens HMS-plan for prosjektet. Denne er gjennomgått og godkjent av begge parter. Den revideres fortløpende ved behov. Målsettingen i prosjektet er H-verdi = 0, dvs. ingen skader som medfører fravær. Prosjektet har gjennomført en Risikoanalyse og tiltaksplan for byggefasen. Denne har vært to-delt, den ene omhandler anleggsområdet og den andre ulemper i forhold til intern drift av sykehuset Vernerunder Byggherre gjennomfører uanmeldte vernerunder på anleggsområdet hver 14. dag. Entreprenør gjennomfører vernerunder fast tirsdag hver 14. dag, hvor også byggherre deltar. Det er ikke avdekket alvorlige avvik Hendelser Ved løft av bom til tårnkran ble bommen tatt av en kastevind og påførte B-fløya noe materielle skader. Hendelsen er gjennomgått av entreprenør og byggherre. Løftet var gjennomført i henhold til rutiner, men sikkerhetstiltak var underdimensjonert i forhold til værforhold. Avviket er lukket. 4 Sak 9 side 9

52 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial Støy Det er gjennomført ROS-analyse i forkant av oppstart byggearbeid med verneombud, seksjonsledere/avdelingsledere. Her har det vært gjennomgått hvilke støyende arbeider/ulemper en kan forvente i byggeperioden og hvilke tiltak som må iverksettes av prosjektledelsen og hvilke tiltak avdelingene selv må ta hånd om. Støyende arbeider med graving og sprengning har blitt varslet på intranett og via oppslag. De som er nærmest berørt har fått løpende/ukentlig informasjon om sprengningstidspunkter og framdrift. Grunnarbeidene har vært utfordrende for de nærmeste avdelingene, men har blitt gjennomført uten behov for avbrudd. Internt HMS arbeid på avdelingene har fungert utmerket med engasjerte verneombud og KVAM grupper/kvam utvalg. 1.3 Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Ferdigdato var satt i henhold til inngått kontrakt Som følge av opsjonsinnløsning av 2 ekstra hotelletasjer og IKT-senter, er ny revidert ferdigdato satt til Avvik fra fremdriftsplan Entreprenør har meldt om at de internt har vært inntil 3 uker etter fremdriftsplan, men er i ferd med å innhente dette. Det er ikke meldt avvik som påvirker godkjent fremdriftsplan. 1.4 Økonomi Investeringsramme Styresak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø Breivika, nytt pasienthotell prosjektramme og stadfestelse av vedtak om byggestart Vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF stadfester tidligere vedtak om byggestart for pasienthotell i Tromsø, senest i styresak Universitetssykehuset Nord- Norge Tromsø, pasienthotell godkjenning av forprosjektrapport og beslutning om detaljprosjektering og bygging, innenfor en kostnadsramme på 349 mill kroner pr april 2013, inklusiv byggelånsrenter og prisstigning i byggetiden (p ). Investeringsrammen overføres til Universitetssykehuset Nord-Norge HF. 2. Differansen mellom P50 og P85 på 26 mill kroner legges til Helse Nord RHF, og kan utløses etter gjeldende investeringsreglement. 5 Sak 9 side 10

53 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 Styresak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, pasienthotell økt behov utover opprinnelig prosjekt, oppfølging av styresak Vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF viser til vedtak om bygging av pasienthotell i Tromsø, jf. styresak og godkjenner med dette at opsjoner som redegjort for i saken kan utløses og inngå i det samlede prosjektet for pasienthotellet, innenfor en kostnadsramme på 82 mill kroner pr. april 2013, inklusiv byggelånsrenter og prisstigning i byggetiden (p ). Investeringsrammen overføres til Universitetssykehuset Nord-Norge HF. 2. Styret i Helse Nord RHF ber styret i Universitetssykehuset Nord-Norge HF om å finne dekning for Vardesenter og Lærings- og mestringssenter innenfor helseforetakets totale ramme. Serverrom for Helse Nord IKT dekkes gjennom budsjett for Helse Nord IKT og belastes ikke Universitetssykehuset Nord-Norge HFs ramme. 3. Differansen (mellom p50 og p80) på 6 mill kroner legges til Helse Nord RHF, og kan utløses etter gjeldende investeringsreglement. Bevilget investeringsrammer er i henhold til disse to styrevedtak på totalt 403 mill kr. inkludert byggelånsrenter og prisstigning (P50, 2015). I tillegg kommer datarom til 13 mill kr. UNN-HF kan dessuten disponere 15 mill kr av egen investeringsramme til finansiering av Vardesenter og LMS. Total ramme 431 mill kr. Investeringsramme inneværende år Investeringer tall i mill kr Investering ramme overført til 2013 Investerings ramme 2013 Rest investerings ramme Forbruk siste to mnd Sum investert 2013 Restramme 2013 Forbruk i år av disponibel ramme % Pasienthotell 9, ,9 16,9 88,9 21,0 81% Godkjent budsjett Budsjettet er satt opp med en svært nøktern strategi. Imidlertid mener prosjektledelsen at tallene er realistiske og krever tett oppfølging. En totalentreprisemodell som denne, gir ikke noe spillerom for den tradisjonelle kuttliste metoden. 6 Sak 9 side 11

54 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 Godkjent budsjett Nytt Pasienthotell A - Kontrakt Consto NPH 206 rom Hotell med 206 rom Nøkkeltall Budsjett MNOK Påløpt pt. Sluttprognose Avvik Prognose/bud [kr] Avvik [%] Entreprisekontrakt (1-6) ,9 65,8 220,6 0 0 % Utomhus (7) 229 2,4 2,2 2,2 0,2 8 % Generelle kostnader(8) , % Inventar (9) ,0 0 % Kunst (9) 229 2,4 0,1 2,4 0 0 % Endringer/reserve (0) , % SUM P50 eks.mva ,6 266,3 1,4 0,4 % Finans/Byggelånskost % Prisstigning 16 0, % SUM P50 inkl. mva. MNOK ,6 88,9 356,9 +3,5 1,0 % Bevilget ramme P ,9-2,3% Diff Budsjett/Ramme -11,6-8,1 Kostnadsoppfølgingen vil ved neste tertialrapport sammenstilles med hotell og opsjoner. Kontrakter inngått Beskrivelse Entreprenør Sum kr. eks mva Sum kr. Inkl mva Totalentreprise hotell Consto Sak 9 side 12

55 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial Prosjektkostnad Den korte byggetiden i prosjektet reduserer behovet for detaljert fremstilling av prosjektkostnad og utvikling av denne. Entreprisemodellen reduserer også usikkerheten ved utviklingen Prosjektkostnad pr Mill. kroner Forventet produksjon pr år Produksjon i MNOK Totalt A-Pasienthotell 206 rom Opsjoner* 82 SUM 431 *Vi venter på betalingsplan fra Totalentreprenør for opsjonene. På grunn av produksjonsmetoden for hotellet er betalingsplanen forskjøvet frem i tid i forhold til vanlige byggeprosesser. Hotellet består av prefabrikerte moduler som produseres før byggestart på tomten, det samme er tilfelle med badekabiner. Dette utgjør en betydelig andel av entreprisekostnadene som blir fakturert tidlig i byggefase. Andel kostnader som påløper i 2013 og 2014 blir derfor høyere enn tidligere antatt Forventet finanskostnad Byggelånsrenter i MNOK Totalt A-Pasienthotell 206 rom Opsjoner 0,5 1,5 2 SUM 12 Kommentar: Byggelånskostnader er satt til 10 mill kroner grunnet 3 måneder lengre byggetid som følge av innløste opsjoner. Byggelånskostnader knyttet til opsjonene utarbeides når betalingsplan foreligger Investeringsplan I styresak fastsatte styret i Helse Nord RHF revidert investeringsplan for perioden Av denne fremkommer følgende bevilgninger for nytt Pasienthotell UNN HF: 8 Sak 9 side 13

56 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 Utdrag investeringsplan: Investeringsramme - P50 Før Totalt MNOK A-Pasienthotell 206 rom Øvrige Opsjoner (82)* SUM 349* * I investeringsplanen er ikke rammen for P85 tatt med, og opsjoner er ikke inkludert Økonomioppsummering Det er et negativt avvik mellom vedtatt bevilgning og inngått kontrakt med totalentreprenør. Avviket er på 10,9 MNOK + mva = 13,62 mill kroner. Dette avviket skyldes at vi ikke fikk kvalitetssikret tallene med den korte fristen det var fra anbudene forelå, til styret fattet vedtak i sak 45/2013. I underlaget til beslutning lå det inne 210 mill kroner eks. mva, som var billigste tilbyders tilbud, det var ikke denne tilbyder som ble valgt. Valgte tilbyder Consto, hadde en tilbudspris på kr ,- ekskl. mva. Vi styrer etter bevilget prosjektkostnadsramme for hotell med opsjoner. Vi mener vi vil hente inn differansen ved å redusere noen av de andre budsjettpostene. 1.5 Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Det er påløpt kostnader med hensyn til tomteklargjøring, reguleringsplan og ulike gebyrer. Totalt 3,9 mill kroner Entreprisearbeider Byggearbeidene er godt i gang. Det er påløpt 85,0 mill kroner i henhold til betalingsplanen Utstyr Det er ingen påløpte kostnader hittil. Innkjøp av inventar og utstyr er planlagt siste halvdel av Overordnede beslutninger Det er i perioden etter kontraktsinngåelse hvert gjennomført en samspillfase der følgende justeringer er avtalt: 9 Sak 9 side 14

57 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 Vi har inntatt i prosjektet ekstra fundamentering av "Broforbindelsen" til A-fløya for mulig fremtidig bygging av 3 ekstra etasjer i A1-fløya. Det vil gi sykehusets funksjoner større fleksibilitet ved behov for økte areal i framtiden Kostnadskonsekvens er kr ,- Det er endret litt på heisløsning for å gi økt hotelleffektivitet Kostnadskonsekvens er kr ,- Det er endret litt på utstyrleveranse til baderom på grunn av spesialtilpasninger for pasienter Kostnadskonsekvens er kr ,- Vi har besluttet å utvide eksisterende parkeringsplass nedenfor C0, gjennom bruk av overskuddsmasser Opsjon ekstra hotelletasjer Det er prosjektert og innarbeidet to ekstra hotelletasjer i byggeprosjektet. Opsjonsprisen er kontraktsfestet til 45 mill kr. Hotellet vil få 37 ekstra hotellrom og en dagligstue for pasienter. Opsjon IKT-senter Det var i tidlig fasen av IKT-senter estimert et arealbehov på ca. 500m 2 i hotellprosjektet og lagt inn som en opsjon i tilbudet. I samspillfasen ble det detaljert ut ny layout på IKT-senter som medførte økt arealbehov til 580m 2 i hotellet pluss at det må etableres et separat teknisk bygg mot sør som inneholder tungt utstyr som produserer eksos og støy. Dette har hittil gitt en økt priskonsekvens på 1,25 mill kroner. Endelig kostnad kan beregnes etter at Helse Nord IKT er ferdig med prosjektering av IKT-senter. Opsjon Vardesenter og Lærings og mestringssenter UNN-HF har i følge styresak fra Helse Nord RHF fått anledning til å benytte 15 mill kr av egen ramme til realisering av opsjonen. Hvordan denne finansieringen skal realiseres er ikke behandlet i UNN-HF. Styringsgruppen for prosjektet har anbefalt at det finnes løsning i forbindelse med pasienthotellet. Det pågår nå en prosess med å utarbeide romprogram og behov for opsjonene. Dette vil deretter bli overlevert hotellets arkitekt for å se om det er mulig å innpasse dette i påbygg på forbindelsen mellom hotell og vestibylen på sykehuset (broforbindelsen), og utrede kostnader for løsningen. Når løsning og kostnader er avklart må finansiering avklares 10 Sak 9 side 15

58 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 og tidsplan for gjennomføring revideres, for å inkludere etablering av nytt Vardesenter og LMS. 11 Sak 9 side 16

59 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial A-fløya 2.1 Oppsummering Prosjektering Detaljprosjekteringen går som planlagt og vil pågå frem til vår/sommer Det er utarbeidet og vedtatt revidert fremdriftsplan på bakgrunn av entreprisestrategi og risiko vurdering. Økte kostnader knyttet til prosjektering er 12,4 mill kroner. Prognosen for prosjektet som helhet er uendret og i henhold til investeringsrammen. Midlertidige løsninger Midlertidige løsninger for A-fløya er budsjettert til 15 mill kroner for A-fløya, mens budsjett for fase 1 av byggeplan viser at behovet er 60 mill kroner. Det har vært gjennomført omdisponeringer av midler, reduksjon i ombyggingskrav, innsparinger i forhold til byggekvaliteter og materialer og interne organisasjonsutviklingsprosesser for å redusere det udekkede behovet. Det er også bevilget 5 mill kroner av driftsbudsjett for UNN til dekning av midlertidige løsninger. Disse prosessene har ført til en reduksjon av manglende dekning fra 45 til 10 mill kroner. Anbudskonkurranser Prosjektet har i perioden gjennomført konkurranse på entreprise K204 fasadearbeider. For å få tilpasset produktet til byggherrens behov, har man valgt å inngå forhandlinger med de prekvalifiserte tilbyderne. Et eventuelt valg av entreprenør vil bli gjort i mai/juni Bygging Prosjektet er i en oppstartsfase i forhold til bygging. Entreprise K201 Grunnarbeider ble startet opp 15. oktober og vil pågå frem til juni Som følge av dette er ambulansedriften på sykehuset flyttet. I forbindelse med rivearbeidet av auditoriet og graving for infrastruktur har det blitt avdekket dårlig fjellkvalitet. Prosjektledelsen har under utredning hvilke konsekvenser dette har for prosjektet. 2.2 Sikkerhet, Helse og arbeidsmiljø A-fløyprosjektet er et komplisert prosjekt hvor det skal bygges samtidig som man skal opprettholde drift under bygging. Dette vil kreve mye av både sykehus- og prosjektorganisasjonen. Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø vil på grunn av nevnte kompleksitet 12 Sak 9 side 17

60 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 ha særdeles høy prioritet i prosjektet. Det gjennomføres risikovurderinger av både bygging og driftsulemper under bygging og det vil bli utarbeidet planer som ivaretar SHA i byggefasen Vernerunder Det gjennomføres vernerunder på byggeplass hver 14 dag i regi av entreprenør for K201. Byggherren deltar på disse vernerundene. I tillegg foretar byggeledelsen egne befaringer uavhengig av entreprenør. Alvorlige avvik er ikke registrert Hendelser Det er registrert følgende uønskede hendelser i perioden: Entreprenør har påført skade på hovedvannledning til UNN i forbindelse med gravearbeider. Forhold utbedret. Entreprenør har gravd over kommunikasjonskabler i bakken. Forhold utbedret. Det ble ikke meldt om konsekvenser for pasienter ved noen av disse hendelsene Støy Prosjektet har utarbeidet en egen rapport om forventet støy i de enkelte fasene av prosjektet. Det har vært gjennomført et betydelig arbeid med informasjon til berørte avdelinger på sykehuset for å forberede ansatte og pasienter på ulempene ved bygging. Det er etablert egen støyvegg mot AMK sentralen. Parallelt med dette er det utarbeidet et eget varslingssystem for bedre og kunne ivareta sykehusdrift under støyende arbeider samt at de som arbeider på sykehuset blir godt informert. Det er gjennomført sprengningsarbeider på byggeplass hvor ovennevnte prosedyrer er fulgt. 2.3 Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan På bakgrunn av interne og eksterne risikovurderinger ønsket prosjektet å samle entrepriser i tid. Entrepriseplan ble opprettholdt, men tidspunkt for utsendelse komprimert for å gi entreprenører mulighet til å gi samlet tilbud på større deler av prosjektet. Dette krever at prosjekteringsgrunnlaget ferdigstilles for alle entrepriser før utsendelse. Det ble i styringsgruppemøte 4. september 2013 vedtatt en ny revidert fremdriftsplan for prosjektet som tar høyde for dette arbeidet. Det er ikke registrert avvik på gjeldende fremdriftsplan for prosjektet. Hovedmilepæler for prosjektet er uendret. 13 Sak 9 side 18

61 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 Milepæl Dato Byggestart fase Innflytting etter fase Klinisk drift etter fase Delovertakelse fase Byggestart fase 2, trinn 2a Innflytting fase 2, trinn 2a Klinisk drift etter fase 2, trinn 2a Overtakelse fase 2, trinn 2a Prosjektet vil rapportere mot denne planen i forhold til tertialrapporter Avvik fra fremdriftsplan Det er ikke registrert noen avvik på fremdrift i forhold til ovennevnte fremdriftsplan. 2.4 Økonomi Det er i desember 2013 foretatt en planlagt halvårlig budsjettrevisjon. Hovedendringen i denne revisjonen er at prosjektet nå har detaljbudsjettert for byggefasen også for generelle og spesielle kostnader. (Kapittel 8 og 9 i kontoplanen) Det er i denne sammenheng derfor overført penger fra konto 11 til konto 8 og Investeringsramme (P85) Kostnadsrammen for prosjektet fastsatt til 1.324,8 mill kr i kostnadsnivå pr 1. juni 2012 inkludert utstyr og byggelånsrenter. Prisstigning i byggeperioden er antatt til 100 mill kroner. Samlet ressursrammer er dermed beregnet inntil mill kroner. 14 Sak 9 side 19

62 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 Investeringsramme inneværende år Investeringer tall i mill kr Investering ramme overført til 2013 Investerings ramme 2013 Rest investerings ramme Forbruk siste to mnd Sum investert 2013 Restramme 2013 Forbruk i år av disponibel ramme % A fløya 20,7 66,0 86,7 22,0 81,3 5,4 94% Godkjent budsjett (P50) Overordnet oppdeling av budsjett med total prosjektkostnad. Kapittel Beskrivelse Sum inkl mva Kapittel 1-7 Kapittel 8-9 Kapittel 11 Sum budsjettert entreprisekostnader Sum budsjettert generelle og spesielle kostnader Sum budsjettert reserver og lønns- og prisstigning kr kr kr Samlet Total prosjektkostnad UNN A-fløy kr 15 Sak 9 side 20

63 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 Detaljert entreprisekostnad (signerte kontrakter): Konto Beskrivelse K101 Felles Rigg og drift Entreprenør Kontrakt (kr) Inkl mva K201 Graving, Grunn og fundamenter K202 Råbygg/Prefab/Riving AB Bjørn Bygg K203 Bygningsmessige arbeider K204 Fasadearbeider Laboratorieinnredning K206 Skilting K207 Operasjonsstuer K208 Møbler og løst inventar K209 Medisinteknisk utstyr K301 K303 K401 K402 K403 Rørleggerarbeider (inkl sprinkler) Luftbehandlingsanlegg Elektrotekniske anlegg UPS-anlegg Reservekraft K501 K502 Nettverksutstyr SD-anlegg og automasjon K601 K602 K603 Heiser Rørpostanlegg Avfallsuganlegg Budsjett inklusive mva Sak 9 side 21

64 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial Prosjektkostnad Prosjektkostnad pr 1.1 MNOK I forprosjektfase var endelig kostnad i 2018 forventet til Ved forskjøvet oppstart av prosjektet med 5 mnd. pådrar prosjektet seg kostnader knyttet til prisstigning i perioden. Senere oppstart medfører også sparte kapitalkostnader for Helse Nord som bør settes av til å dekke kostnader på slutten av prosjektet. Se tabell «Forventet produksjon pr år» og «Utdrag investeringsplan» Forventet produksjon pr år Produksjon Før MNOK Forventet finanskostnad Byggelånsrenter MNOK 3,5 14,2 14,2 14,2 14,2 14, Investeringsplan I styresak fastsatte styret i Helse Nord RHF revidert investeringsplan for perioden Av denne fremkommer følgende bevilgninger for A-fløya UNN HF: Utdrag investeringsplan: Investeringsramme MNOK Før Økonomioppsummering Det er tidlig i prosjektet og kun en kontrakt med entreprenør er inngått. Utfall av konkurranser på øvrige entrepriser som starter i februar 2014 er av stor betydning for prosjektet og vil i vesentlig grad påvirke den totale prosjektøkonomi. 17 Sak 9 side 22

65 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Generelle og spesielle kostnader utgjør budsjettmessig i prosjektet samlet avrundet kr. 324 mil. Det er i hovedsak vært aktiviteter i prosjektet som belaster kapittel 8 generelle kostnader. Generelle kostnader utgjør kr 235mill og innbefatter følgende: Forprosjekt Programmering Prosjektering Administrasjon Bikostnader Forsikring og gebyrer Generelle kostnader Gjeldende budsjett Totalt fakturert Andel fakturert av budsjett NOK NOK 42,9 % Hovedaktiviteten i prosjektet er fortsatt detaljprosjektering. Konto Beskrivelse Budsjett Påløpt Gjenstående 1-7 Bygging Generelle kostnader Spesielle kostnader Reserver/marginer Sum kr inkl mva Sak 9 side 23

66 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 Endringer som er avtalt i prosjektet er: Økt omfang av funksjonsprosjekt Omprosjektering av forprosjekt Diverse utredninger og avklaringer mot drift på sykehuset Faseplaner for gjennomføring av bygging under drift Bygge erstatningsarealer for operasjon inkludert garderober Flytte ambulanseinngang Relokalisering IVF Spesielle kostnader i prosjektet innbefatter: Flytte- og rokadekostnader Byggelånsrenter kr. 15 mill kr. 74 mill Reserver og LPS Reserver og lønns- og prisstigning i prosjektet er oppdelt på følgende måte: Forventede tillegg, Uspesifisert Forventede tillegg, ufordelt LPS-kostnader kr. 37,9 mill kr. 59,0 mill kr 100,0 mil Entreprisekostnader Byggearbeidene har startet opp med grunnarbeider entreprise K201. Det er skrevet kontrakt på kr 21,3 mill med entreprenør. Budsjett er satt til 23 mill da det er forventet noe økning som følge av tilpasning av denne entreprisen til sykehusdrift Utstyr Det gjennomføres i disse dager en konkurranse på rådgivertjenester for planlegging og innkjøp av medisinskteknisk utstyr. Forventet kontraheringstidspunkt vil være januar Det vil etter kontrahering bli utarbeidet et spesifikt budsjett for den oppdeling av innkjøp som forventes 2.6 Overordnede beslutninger Prosjektets styringsgruppe har 4 september 2013 besluttet at prosjektets hovedoppstart forskyves fra 1 mai til 24 august Årsaken til dette ligger i hovedsak til usikkerhet 19 Sak 9 side 24

67 Sak 9/2014 vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2013 knyttet til nødvendige interne forberedende arbeider før bygging på sykehuset og risikobildet ved entrepriser delt i tid. 20 Sak 9 side 25

68 Sak 11/2014 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 11/2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Leif Hovden Orienteringssaker Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til etterretning. Skriftlig orientering 1. Investeringssaker AMK-struktur 3. Informasjon om strålevernkoordinator Muntlig orientering 4. Rapport v/gunnbjørg Andreassen: Kartlegging av fødsler ved KK i Tromsø knyttet til seleksjonskriterier og utenbysadresse 5. Risikoreduserende tiltak Avdeling Sør og Allmennpsykiatrisk klinikk 6. Driftssituasjonen ved UNN Tromsø (utfordringer med utskrivingsklare pasienter og overbelegg i januar 2014) Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Sak 11 - side 1

69 Sak 11/2014 vedlegg 1 Sak: Redegjørelse av investeringer i utstyr for 2013 Til: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Fra: Økonomi- og analysesenteret v/grethe Andersen Møtedato: Investeringer knyttet til utstyr 2013 Styret har bedt om en redegjørelse for hvordan investeringsmidlene til utstyr er benyttet. Sist oppdatert investeringsplan viser at for 2013 hadde UNN en investeringsramme på 492 mill kr, herav 180 mill kr til utstyr. Tabell 1 Investeringsplan UNN Investeringsplan Utvikling psykiatribehandling 50,0 Rehabilitering Narvik 141,0 Nytt Narvik sykehus 10,0 60,0 250,0 500,0 230,0 A fløy 66,0 200,0 290,0 290,0 200,0 159,0 Pasienthotell UNN inklusive datarom 100,0 150,0 140,0 VAKe 1,0 ENØK 14,1 Tromsø undersøkelsen 5,0 5,0 5,0 Økt MTU 70,0 0,0 MTU, ambulanser, rehab med mer 110,0 105,0 100,0 70,0 100,0 150,0 150,0 150,0 200,0 200,0 Sum investeringsplan UNN 492,0 525,1 535,0 360,0 300,0 319,0 210,0 400,0 700,0 430,0 Regnskapet for 2013 er ennå ikke avsluttet, men foreløpige tall viser at det i 2013 er brukt 235,6 mill kr til utstyr og ombygginger inklusive egenkapital til KLP. Tabell 2 Foreløpig resultat over investeringer i 2013 Investerings ramme overført til 2013 Rest Investerings ramme Sum investert 2013 Forbruk i år av disponibel ramme Investerings Investert Investert Investert Restramme Investeringer , tall i mill kr ramme 2013 Okt 2013 Nov 2013 Des Utstyr/ombygging 30,5 180,0 149,5 35,4 5,8 18,8 218,2-68,7 146 % EK KLP 3,0-3,0 0,0 0,0 0,0 17,4-20,4-582 % BRUS utendørsarbeider (75006) 0,2-0,2 0,0 0,0 0,0 0,0-0,2 0 % Nytt pasienthotell Breivika (71007/71004/71005) 9,9 100,0 109,9 44,9 1,2 8,4 96,4 13,5 88 % Rus Nordlandsklinikken (RT) 0,1-0,1 0,0 0,0 0,0 0,0-0,1 0 % Omstillingsmidler HN ,3 8,3 0,0 0,0 0,0 0,9 7,4 11 % Samlok. av rus og spespsykklin. (75063) 13,3 13,3 0,2 0,0 0,0 2,6 10,7 19 % Utvikling psykiatribehandling (75064) 39,3 39,3 0,3 0,5 0,1 3,6 35,7 9 % Forprosjekt A fløy 3,0 3,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,0 0 % A fløy (71002, ) 20,7 66,0 86,7 12,4 13,7 8,5 64,8 21,9 75 % Rehabilitering Narvik ( ) 48,2 141,0 92,8 2,3 2,3 0,9 67,2 25,6 72 % Heliport Harstad/Tromsø (75001) 12,7 12,7 0,5 1,0 1,2 3,2 9,5 25 % Tromsø undersøkelsen 0,0 5,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 5,0 0 % PET skanner (71006) 6,4-6,4 0,0 0,0 0,0 3,5-9,9-55 % Kvalitetstiltak 5,4 5,4 0,0 0,0 0,0 0,0 5,4 0 % Ambulanser 30,4 30,4 0,0 0,0 0,0 0,0 30,4 0 % SUM total 54,5 492,0 546,5 95,9 24,4 38,0 464,4 82,1 85 % UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 11 - side 2

70 Sak 11/2014 vedlegg 1 Side 2 av 5 Samlet er det investert 152,1 mill kr i teknisk utstyr og medisinteknisk utstyr (MTU). 66,1 mill kr er investeringer knyttet til bygg og ombygginger, herav nybygd brakkerigg i Breivika 19,7 mill kr, renovering Åsgård bygg 4 10,3 mill kr, operasjonsstuer Narvik 20,5 mill kr (inkluderer utstyr) og byggekostnader MR Tromsø 5,5 mill kr. Egenkapital til KLP utgjør 17,4 mill kr. Tabell 3 viser oppsummert hva som er investert i Tabell 3 Oppsummert oversikt over investeringer i 2013 Beløp i mill Type investering kr Anskaffelser og reanskaffelse av utstyr som bryter sammen 139,6 Prioritert utstyr fra klinikker (2011 og 2012, betalt i 2013) 12,5 Sum investeringer i utstyr i ,1 Investeringer bygg / ombygginger 66,1 Innbetaling egenkapital KLP 17,4 Sum investeringer i 2013 totalt 235,6 Tabell 4 viser detaljert oversikt over utstyrsinvesteringene regnskapsført i UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 11 - side 3

71 Sak 11/2014 vedlegg 1 Side 3 av 5 Tabell 4 Detaljert oversikt over utstyrsinvesteringer i 2013 UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 11 - side 4

72 Sak 11/2014 vedlegg 1 Side 4 av 5 Beløp i mill Type investering kr Hva 26,3 Strålemaskin 17,2 Utskifting operasjonsbord og lamper 11,9 CT-Harstad 10,4 CT-Tromsø 9,5 El.fys.lab 7,8 Ambulanser 7,5 Gammakammer 6,5 UNN-KIS 3,6 Utstyr operasjonsstuer Harstad 2,6 2+2 stk afaresemaskiner 2,5 Vipper-Utstyr til blodposer 2,2 Respirator 5 stk med levering i ,0 Hjullaster-Åsgård 1,9 Vannrenseanlegg 1,9 2 stk autoklaver - OpIn, Ha 1,6 Oppgradering Sterotaksi - BDS 1,6 Massespektrometer 1,5 Siste rest av PCR-plattform 1,5 Radialt EUS-skop inkl rack 1,4 Ekko.maskin 1,4 Flowcytometer 1,2 Oppgradering Vegg-bucky (NA) 1,1 Kliniske instrumenter 1,1 Instrumentvaskemaskiner-HA (OpIn) 0,8 CPAP-Infant flow 0,7 Intensivsenger - tunge pasienter 0,7 Anestesiapparat (Na) 0,7 Anestesiapparat (Na) 0,7 C-bue (PPK) 0,6 Hematologi-instrument 0,5 Oktupus 0,5 Operasjonsmikroskop(ØNH) 0,5 ØNH-Unit 0,5 PCR-maskiner 2 stk 0,5 Gastroskop(Felles pol-na) 0,5 Plasmafryser 0,5 Autoklave Longyearbyen 0,5 Skopvaskemaskin-Hørpol 0,4 Fremførings og innstøpningsmaskin 0,4 Vannrenseanlegg-Dialysen Finnsnes 0,4 2 Operasjonsbord-Felles pol Na 0,3 Mikroskop - Patologen 0,3 Nitrogenfryser 0,3 Narkosegassloggeinstrument 0,3 Endoskop 0,3 Truck - Forsyning 0,3 Tellefsborg plog 0,2 Instrumentvaskemaskiner 0,2 Transportkuvøse 0,2 Flow-prober (ECMO) 0,2 Drill-Anspach(Ha) 0,2 Nevroprobe 0,2 Power drive 0,2 Overlegemikroskop 0,2 Flexibelt cystoskop 0,2 HD - optikk ( 1 stk)(tø) 0,1 Colibri-drill(Na) 0,1 Fødeseng (Ha) 0,1 Fødeseng (Na) 0,1 Fleksible skop- Ny sengepost 0,1 Operasjonslamper - Felles pol(na) 0,1 Kolposkop 0,0 Skopvasker Anskaffelser og reanskaffelse av utstyr som bryter sammen 139,6 UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 11 - side 5

73 Sak 11/2014 vedlegg 1 Side 5 av 5 Beløp i mill Type investering kr Hva 1,8 mammgrafi skanner 1,4 High end Ekkomaskin 1,1 UL-apparat 1,0 Cardiohelp, transportabel ECMO 0,9 Intensivseng 0,7 1 stk maskin ultralyd, gyn pol, 0,7 Cystoskoiputstyr 0,7 Blodgass PNA kasetter, andre klinikker 0,6 Laptop-basert ekkomaskin 0,5 Veriqc 4 Flow m/probe, 1. prioritet 0,5 Audiometrisk utstyr 0,4 DNA-termosykler // Thermo Hybaid 0,4 Blokkpregemaskin med barkodeskriver 0,4 Andel lapraskopirack sammen med NO 0,3 Bodybox,spirometri/CO-diff 0,3 Oxygraph (NMK) 0,2 Phillips Dosemåler 0,1 Cystoskoiputstyr 0,1 1 x Kolibri evt. tilsvarende drill/vinci 300 0,1 Blodgass PNA kasetter, laboratoriemed. 0,1 Skop/monitorer (4 stk Philips M80) 0,1 Overvåkinngs monitor 0,1 Blodgass storforbrukere, andre klinikker 0,1 Fryser Prioritert utstyr fra klinikker (2011 og 2012, betalt i 2013) 12,5 Sum investeringer i utstyr i ,1 UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 11 - side 6

74 Sak 11/2014 vedlegg 2 Sak: AMK-struktur Til: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Fra: Klinikksjef Jon Mathisen Møtedato: 12. februar 2014 Formål/sammendrag Formålet med denne saken er å informere styret om at Helse-Nord RHF skal beslutte fremtidig AMK-struktur i styremøte mars eller april En prosjektgruppe har hatt i oppgave å utrede fordeler og ulemper i en AMK-struktur med: dagens AMK-sentraler to AMK-sentraler én AMK-sentral Prosjektgruppens hovedkonklusjon er at dagens vedtatte struktur bør beholdes. Samtidig ser prosjektgruppen at det på sikt kan være mulig med to AMK-sentraler i Helse Nord, som vil kunne gi like god kvalitet i tjenestene som i dag. Prosjektgruppen anbefaler at det gjøres en ny ROSanalyse når nytt nødnett er innført og implementert, for å se om man har lyktes i å ta ned risikoen som er beskrevet i dagens struktur. 1 Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) og lokalt brukerutvalg er blant høringsinstansene. Klinikkledelsen i akuttmedisinsk klinikk er bedt om å koordinere høringen fra aktuelle fagmiljø. Intern høring pågår og samlet svar fra UNN til Helse Nord ekspederes Helse Nord ber om begrunnede synspunkter til de ulike alternativer som fremkommer i utredningen, herunder konsekvenser for kommunene (legevaktsformidling). Bakgrunn Helse Nord RHF har etablert et prosjekt som har utredet hvor mange AMK-sentraler helseregionen skal ha, fordi vi står overfor investeringer i nytt nødnett. Dette er et naturlig utgangspunkt for å se på om det bør gjøres endringer i strukturen, både med tanke på om kvaliteten kan bli bedre og å få sikkerhet for økonomiske prioriteringer. Kvalitet i tjenestene til pasientene er det aller viktigste. Tidligere vedtak Styret i Helse Nord RHF vedtok i sak at det skulle være én akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK-sentral) med 113-funksjon i hvert helseforetak med helhetlig ansvar for foretaksområdet, herunder ressurskoordinering. Prosjektgruppen legger til grunn at det fra første halvår 2015 vil være iverksatt, når Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) får nye lokaler som har stort nok areal til nye operatørplasser for å kunne overta AMK Harstads funksjon. 1 Utredning av fremtidig AMK-struktur i Helse-Nord s.5 UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 11 - side 7

75 Sak 11/2014 vedlegg 2 Side 2 av 3 Saksutredning Prosjektgruppen vurderer at én AMK-sentral er urealistisk, blant annet på grunn av Nord-Norges enorme geografiske område, antall ambulanseressurser å koordinere og behov for back upsentral. Prosjektgruppen mener det ikke er tid nok til å kunne etablere to AMK-sentraler innen den tiden som er til rådighet i innføringen av nytt nødnett. Det nye nødnettet skal være i drift i Nord- Norge i andre kvartal Særlige utfordringer ved to sentraler: Hvis det på sikt blir aktuelt med to AMK-sentraler, trekker prosjektgruppen frem følgende forhold som anses som særlig utfordrende i to sentraler sammenliknet med dagens. Ressurskoordinering: De to sentralene vil ha mange ambulanseressurser (luft, båt, bil) å koordinere. God oversikt og kunnskap om ressursene [dag/døgnressurser, vakter (aktiv/passiv), kjøreforhold, funksjonsfordeling i sykehus mm.] har stor betydning for hvor godt ambulansetjenesten blir drevet. Prosjektgruppen understreker at det er en stor økonomisk risiko i ikke å styre disse ressursene best mulig. Lokalkunnskap/geografi: AMK-operatørene skal ha god kunnskap om et stort geografisk område. Organisering: To AMK-sentraler blir store organisasjoner organisert på tvers av helseforetaksgrenser. Det er mange spørsmål rundt organisering som må besvares. 2 Hovedkonklusjon En videreføring av dagens struktur vil fra første halvår 2015 implisere kun én AMK- sentral i hvert foretak, altså til sammen fire sentraler i Nord-Norge, lokalisert til Kirkenes, Tromsø, Bodø og Sandnessjøen. Arbeidsgruppen vil fraråde endring i dagens AMK-struktur før implementering av nytt nødnett da de ikke finner at dette kan løses forsvarlig innenfor denne tidsrammen. Gruppen anbefaler derfor at en struktur med én AMK-sentral i hvert helseforetak videreføres inntil videre. ROS-analysene har vist at det er et betydelig potensial for forbedring innenfor dagens struktur og anbefaler at foretakene gis i oppdrag å utarbeide en tiltakspakke som skisserer dette. Tiltakene må også omfatte forbedringsområder knyttet til samhandling mellom foretakene og andre samarbeidspartnere. Gruppen finner at det på sikt ikke ville være uforsvarlig med en modell med to sentraler. Det bør derfor i 2017 gjennomføres nye ROS-analyser for å se om man har lyktes i å ta ned risikoen som er beskrevet i dagens modell i denne rapporten, og ut fra dette vurdere om man bør gjøre en ny vurdering knyttet til antall sentraler. 3 Metode Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har hatt med 2 representanter fra Akuttmedisinsk klinikk i prosjektgruppa. Et samlet fagmiljø i regionen står bak rapportens vurderinger, og akuttmedisinsk klinikk støtter prosjektgruppens konklusjon. Videre behandling 2 Prosjektgruppens sammendrag s.6 3 Prosjektgruppens hovedkonklusjon s.70 UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 11 - side 8

76 Sak 11/2014 vedlegg 2 Side 3 av 3 Rapporten er på en bred høring i Helse Nord med høringsfrist Akuttmedisinsk klinikk er bedt om å koordinere innspill fra UNN og gi et samlet svar til Helse Nord. Det er ønskelig at høringen styrebehandles. Den interne prosessen i UNN og tilgjengelig tid til medvirkning medfører at styret i denne omgang orienteres om at høring pågår. Vurdering Det anbefales at fremlagte høring om AMK-struktur tas til foreløpig orientering. Styret bes vurdere om endelig høringssvar fra UNN skal behandles i styremøte før oversending. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 11 - side 9

77 Sak 11/2014 vedlegg 3 Sak: Informasjon om Strålevernkoordinator i UNN 2013 Til: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Fra: Strålevernkoordinator Arne Erikson og klinikksjef Gry Andersen Møtedato: 12. februar 2014 Sammendrag Forskrift om strålevern og bruk av stråling (strålevernforskriften) setter krav til virksomheter som bruker ioniserende og ikke-ioniserende stråling. Strålevernkoordinator skal arbeide for at virksomheten oppfyller kravene til helse, miljø og sikkerhet slik de er fastsatt i strålevernlovgivningen. Strålevernkoordinator er virksomhetens kontaktperson mot Statens strålevern i spørsmål som angår strålevern, uhellshåndtering, organisering av persondosimetritjenesten, tilsyn osv. I UNN er strålevernkoordinatorfunksjonen lagt i linjen til klinikksjefen i Diagnostisk klinikk. Bakgrunn Årlig lages en rapport som i korte trekk beskriver strålevernkoordinators virke i UNN i det forløpte år. Kvalitets- og strålevernsarbeid er knyttet sammen på flere områder ved UNN med eksempler som prosedyreutvikling i det interne kvalitetssystemet, risikovurdering, avviksanalyse, vurdering av strålemiljø på arbeidsplass og sikring at grenseverdier for eksponering av allmennheten ikke overskrides ved at adekvate skjermingstiltak planlegges. Formål Orientere styret om kvalitets- og utviklingsarbeidet som blir utført i UNN i forbindelse med oppfølging av strålevernforskriften. Saksutredning Et kort utdrag av rapporten for året 2013 følger. Rapporten er inndelt i følgende punkter og noen typiske eksempler er lagt inn som underpunkter. Administrativt og forefallende arbeid o Søknad om godkjenning for medisinsk bruk av røntgen og MR o En ny DocMap prosedyre er for oppfølging av høye persondosimeteravlesninger (PR27816). Målinger/beregninger/statistikk/rapporter o Målinger av radioaktivitet i diverse situasjoner o Måling av magnetfelt i etasje over og under MR o Skjermingsestimering for nytt isolat sengepost Eksterne møter UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 11 - side 10

78 Sak 11/2014 vedlegg 3 Side 2 av 2 o Strålevernmøte Gardermoen i regi av Statens strålevern (faglig forum for alle strålevernkoordinatorer i Norge) Tilsyn o Tilsyn på hjertemedisinsk laboratorium desember 2013 o Myndighetenes felles risikoaksjon 2012 Nukleærmedisinsk seksjon Seks avvik med pålegg om retting kom i august 2013 (alle avvik ble lukket i september) Undervisning/innlegg o Internundervisning for ulike yrkesgrupper (leger, radiografer, sykepleiere og fysikere) o E-læringskurs i strålevern. Prosjekter o Automatisk pasientdoseregistrering o Innhenting av representative doser o Videreføring av e-læringskurs i strålevern til annen plattform (campus) Medvirkning Medarbeidere i UNN læres opp i strålevern i tråd med forskriftskrav. Alle avdelinger og klinikker i UNN som bruker ioniserende (eks. PET, Røntgenavdelingen og Stråleterapi) og ikkeioniserende stråling (eks. nyfødtavdeling med lysbehandling, øyeavdelingen med laserbehandling). Statens Strålevern er en sentral premissleverandør i utviklingsarbeidet. Konklusjon Strålevernkoordinatorfunksjonen har en sentral rolle i personal-, allmennhet- og pasientsikkerhetsarbeidet mht strålevern. Arbeidet ivaretar HMS funksjoner og internkontrollforskriften. Systematikken, risikovurderinger og erfaringene ifra arbeidet som strålevernkoordinator utfører har en overføringsverdi i UNNs generelle kvalitetsarbeid. UNN har pt. syv strålevernkontakter fordelt på ulike lokalisasjoner. Det er behov for å få etablert flere strålevernkontakter også innen ikke-ioniserende stråling. I 2014 vil arbeidet med å styrke strålevernfunksjonen, inkludert rolle, ansvarsområde og arbeidstid være sentrale satsningsområder. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 11 - side 11

79 Sak 11/2014 vedlegg 3 Årsrapport 2013 Strålevernkoordinator, UNN Arne Erikson Sak 11 - side 12

80 Sak 11/2014 vedlegg 3 Innledning Rapporten beskriver i korte trekk ca. 1 års virke som strålvernkoordinator ved UNN: året Rapporten er ikke kronologisk. Strålevernkoordinatorstillingen er 50 %. Administrativt og forefallende arbeid Søknader til Statens strålevern (SSV * ) o Godkjenning for medisinsk bruk av røntgen og MR o Godkjenning for medisinsk strålebruk med nukleærmedisin Innspill til SSV (initiert av dem) o Mammografiprogrammet o Enkelte i strålevernforskriften Strålevernutvalg o UNN har et strålevernutvalget (anbefalt/pålagt av SSV) som skal være et forum hvor ulike grupper (stråleterapi, kompetansesenter for diagnostisk fysikk (KDF), røntgenavdeling, nukleærmedisinsk seksjon og medisinsk teknisk avdeling) møter og hvor mulighet for strålevernrelaterte saker taes opp. Det ble holdt et møte i november 2013 med representant fra medisinsk teknisk avdeling, KDF, stråleterapi og generell røntgen. Strålevernkontaktene i Narvik og Harstad var invitert til å være med via videooverføring. Narvik deltok. Noen punkter i agendaen var: 1) Saker fra SSV 2) Praktiske saker 3) Diverse 4) Ordet fritt. Rapport fra møtet kan oversendes dersom ønsket. (Det finnes tilgjengelige rapporter til og med 2009.) Persondosimetri o I henhold til strålevernforskriftens 32 skal virksomheten sørge for at arbeidstakere som arbeider innen kontrollert eller overvåket område, får fastlagt sin personlige stråleeksponering og arbeidstakeren skal medvirke til dette. Virksomhetene skal sørge for at arbeidstakerne informeres skriftlig om doseavlesningene og iverksette tiltak ved behov. Forespørsel fra SSV om oppdatering av stillingsbetegnelser knyttet til brukere av persondosimeter. Mange feil ble korrigert. En ny DocMap prosedyre er godkjent for oppfølging av høye persondosimeteravlesninger (PR27816). De som dette mest angår er informert (Senterleder ved angio/intervensjon og personell ved hjertemedisinsk laboratorium). Elektroniske persondosimetre er/har vært utlånt til Personell ved nukleærmedisinsk seksjon i forbindelse med PET/CT Personell ved bentetthetsmåler plan 8 (Endokrinologisk avdeling) Personell ved bentetthetsmåler Harstad (ØNH, Hud, Revmatologisk avdeling) Personell lab 14 UNN Tromsø * Egentlig så er forkortelsen NRPA (Norwegian Radiation Protection Authority). Sak 11 - side 13

81 Sak 11/2014 vedlegg 3 PET/CT o Undersøkelse (i samarbeide med KDF) hvordan man kan få rutine på retur av kapslede kalibreringskilder som må fornyes ca. hver 15. måned. Inn- og utmeldinger av apparater. o Ajourføre SSV sin database (et spesielt vilkår i UNN sin godkjenning (også 12 i strålevernforskriften)) Utvikle prosedyre/revidere prosedyrer i DocMap. Administrere avfallshåndtering/forsendelse til Institutt for Energiteknikk (IFE) Kjeller. To kolli venter på forsendelse. Papirarbeidet er ferdig og godkjent transportfirma kommer ved anledning. Sikkerhetsrådgiver ADR, Kjetil Østbø har vært kontaktet. Forefallende arbeid i ephorte. Praktisk o Flytting av kontor o Skilting o Sikkerhetsmarkering (tape) Administrativt arbeid i forbindelse med e-læringskurs i strålevern. o Innmeldt av nye brukere o Informasjon/purringer o Oppfølging av e-poster og telefoner Målinger/beregninger/Statistikk/Rapporter Rapporter/målinger o Rapport etter målinger i nabo rom ved isolat på pasienthotellet C7 o Måling for å finne evt. kontaminasjon på isolat etter pasientopphold (10 pasienter febjuni 2013). Prosedyre for dette etableres når nytt isolat er på plass og avfallsrom er gitt/bestemt. o Skjermingsberegninger/estimeringer for nytt isolat C5 o Forespørsler fra arkitekt angående skjerming rundt ny CT Finnsnes o Forespørsler angående skjerming ved bruk av mobile C-buer A-fløy o Skjermingsspørsmål rundt PET-opptaksrom ved A-fløy ombygging o Årsrapport 2012 strålevernkoordinator o Rapport etter måling av magnetfelt i rom over og under MR Tromsø (to separate henvendelser (i) AMK-sentralen og (ii) operasjonsavdelingen. Målinger utført i samarbeid med Maria Grinde ved KDF. o Måling på PET-opptaksrom for diskusjonsgrunnlag/vurdering av tre versus to pasienter samtidig i rommet. Ordning med to pasienter ble opprettholdt. o Måling på sråleterapien utenfor dør inn til behandlingsrom for vurdering av behov for dørskjerming. Samarbeid med strålefysiker Mana Rasi. Eksterne møter Strålevernmøte Gardermoen (nov 2013) i regi av SSV. Presentasjonsmøte i Stockholm (mars 2013) angående oppgradering av Philips C-buer. Oppgradering ble godkjent av ledelse ved UNN i sommer for angio/intervensjon og hjertemedisinsk laboratorium. Nettverksgruppe i e-læring Bodø (sep 2013). Sak 11 - side 14

82 Sak 11/2014 vedlegg 3 Tilsyn Tilsyn på hjertemedisinsk laboratorium desember 2013 fra SSV. o Tilsendte dokumenter i forkant tilsynet o Andre forberedelser før tilsynet o 1 avvik. Frist 1. mars ephorte sak 2013/3916. Myndighetenes felles risikoaksjon 2012 Nukleærmedisinsk seksjon. Spørreundersøkelse. o Avdekket manglende risikoanalyse. 6 avvik fra SSV i brev ankommet UNN august Samarbeid med bioingeniør, radiograf og avdelingsleder. KVAM gruppa på røntgenavdelingen ble også involvert. Rådgivere fra Fag- og forskningssenteret ble kontaktet. Avvikene er lukket. ephorte sak 2013/54. Undervisning/innlegg Internundervisning ved UNN o Fysikere (KDF) Kollokvie om bentetthetsmålere Kollokvie om NACP (Nordic Association for Clinical Physics) kurs fra feb 2012 Gøteborg. Kursets navn: Anvendt pasientdosimetri i diagnostisk radiologi. o Radiologer Tromsø: (februar og oktober) Tema: (feb) Strålevern (bakgrunn/lovgivning) Doser RTG og CT Tema: (okt): Gravide og stråling o Hjertemedisinsk avdeling: Tema: Noen strålevernprosedyrer i DocMap o Røntgenavdeling Harstad (radiologer og radiografer) Tema: gravide og stråling o Strålevern: E-læringskurset har overtatt men ikke helt erstattet undervisning på avdelingene Undervisning for personell som arbeider med bentetthetsmålere Utført tre steder (Klinisk Forskningsavdeling, Endokrinologisk avdeling (Tromsø) og Hud; ØNH, Revmatologisk avdeling (Harstad)) Øvrig o Strålevern for sykepleiere, leger og radiograf ved Troms Militære Sykehus (TMS) o Forelesning lørdag 26. oktober Norsk yrkeshygienisk Forening (Radisson Blu Tromsø) Tema: Ioniserende stråling i sykehusmiljø o Innlegg på Strålevernets novembermøte Tema: Utfordringer med høye persondosimeteravlesninger. Finnes også på (5. nov): le_6254=6264:0:&centerandright_6254=6304:0:15,6361:1:0:0:::0:0&cente r_6304=6312:90524::1:6321:1:::0:0 Projekter E-læring. Nettverksgruppe er etablert. Deltatt på et møte (foreløpig ikke relevant med videre deltakelse). Hovedsak: en felles plattform for hele Helse Nord som heter Campus og vil gjøre administrering mye enklere. En delekultur vil naturlig vokse frem fra dette slik at elæringskurs i strålevern blir et (gratis) tilbud til alle HF i regionen. Det arbeides (IT-spesialister) med å gjøre overføring fra helsekompetanse.no (nåværende plattform) så enkel og smertefri som mulig. Automatisk pasientdoseregistrering. Flere parallelle prosjekter/alternativer. Samarbeid med KDF. Utprøving av GE system er på trappene (angiolabbene). HN-IKT er plugg for leveranse av server. Tilbud om utprøving av system fra Sectra. (foreløpig ikke gått videre). Sendt Sak 11 - side 15

83 Sak 11/2014 vedlegg 3 forespørsel til ledelse om at gruppe etableres for å kunne se mer detaljert på dette med mål om å forfatte kravspesifikasjon for anbudsinnhenting. Gjelder Helse Nord. Linsedosemålinger på CT (fantom) i samarbied med radiografer. Work in progress. Innhenting av representative doser på nye CT er UNN samt CT i Narvik. Innhenting av representative doser TMS Innhenting av representative doser hjertemedisinsk laboratorium. Srålevernside ( Dette er en intranettside som trenger litt periodisk tilsyn og oppdatering. Veiledet radiograf (masterstudent) fra brystdiagnostisk senter (BDS). Deltatt i forberedende undersøkelser sammen med studenten. Work in progress. Opprettet kontakt med bedriftshelsetjenesten for arbeid med database som knytter persondose til flere andre opplysninger om vedkommende (Krav fra: 31-4 i Forskriften for utførelse av arbeid). Sak 11 - side 16

84 Sak 12/2014 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 12/2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Leif Hovden Referatsaker Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til etterretning. 1. Presseprotokoll fra styremøte i Helse Nord RHF Vedtak i sak 153/2013 fra Helse Nord RHF 3. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Protokoll fra AMU-møte Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Tromsø, Tor Ingebrigtsen administrerende direktør Vedlegg Sak 12 - side 1

85 Sak 12/2014 vedlegg 1 Presseprotokoll Vår ref.: 2012/ /012 Referent/dir.tlf.: Karin Paulke, Sted/Dato: Bodø, Møtetype: Styremøte i Helse Nord RHF Møtedato: 18. desember 2013 kl Møtested: Helse Nord RHFs lokaler, Bodø Tilstede Navn: Bjørn Kaldhol styreleder Inger Lise Strøm nestleder Ann-Mari Jenssen styremedlem Fredrik Sund styremedlem Inge Myrvoll styremedlem deltok fra behandling av styresak (ca. kl ) Inger Jørstad styremedlem Kari Jørgensen styremedlem Kari B. Sandnes styremedlem Kristina Torbergsen styremedlem Sissel Alterskjær styremedlem Mildrid Pedersen observatør fra Regionalt brukerutvalg Forfall Navn: Alf E. Jacobsen Jan Sahl Line Miriam Sandberg styremedlem styremedlem styremedlem Fra administrasjonen Navn: Lars Vorland Karin Paulke Kristian I. Fanghol Jan Norum Hilde Rolandsen Tor Solbjørg adm. direktør stabsdirektør kommunikasjonsdirektør fagdirektør direktør for eieravdelingen revisjonssjef Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: postmottak@helse-nord.no Org.nr.: Sak 12 - side 2

86 Sak 12/2014 vedlegg 1 I forkant av styremøtet orienterte Veronica Jakobsen v/nordlandssykehuset HF om Lærlinger i Helse Nord en presentasjon av arbeidet i HF-et. I starten av styremøtet orienterte Mildrid Pedersen, leder for det Regionale brukerutvalget om brukerutvalgets arbeid i 2013, jf. styresak , vedtakspunkt 2, 4. avsnitt. Styresak Godkjenning av innkalling og saksliste Sak Sak Sak Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra styremøte 27. november 2013 Budsjett 2014 endringer i finansiering og konsekvenser for helseforetakene Sak Budsjett 2013 justering av rammer nr. 3 Sak Virksomhetsrapport nr Sakspapirene ble lagt frem ved møtestart. Sak Sak Sak Sak Nordlandssykehuset Bodø bygg for kliniske kontorarbeidsplasser, konseptfaserapport Sakspapirene var ettersendt. Nye Kirkenes sykehus godkjenning av forprosjekt og byggestart Etablering av regionale datasentre i Bodø og Tromsø endelig beslutning av etablering og vurdering av alternativ bruk av midlene til investering i permanent datasenter, oppfølging av styresak og Sakspapirene var ettersendt. Anskaffelse av private spesialiserte rehabiliteringstjenester, strategidokument Saken er unntatt offentlighet, jf. Offl 23,1. og 3. ledd. Sakspapirene var ettersendt. Sak Oppnevning av valgstyre valg av ansattes representanter til styret i Helse Nord RHF Sak Pasientsikkerhetskampanjen I trygge hender informasjon Sak Regional kreftplan Sak Samarbeidsavtale om folkehelsearbeid mellom fylkeskommunene i nord og Helse Nord godkjenning av oppdatert avtale Sak Plan for internrevisjon Sak Sak Orienteringssaker 1. Informasjon fra styreleder til styret muntlig 2. Informasjon fra adm. direktør til styret muntlig Referatsaker 1. Protokoll fra møte i revisjonsutvalget 8. oktober Revisjonsutvalgets møte- og aktivitetsplan for Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet av 19. november 2013 ad. nye styrer til de regionale helseforetakene fra januar 2014 endringer i prinsipper for oppnevning av styremedlemmer, jf. styresak /1 Orienteringssaker, informasjon fra styreleder, første strekpunkt Sak 12 - side 3

87 Sak 12/2014 vedlegg 1 Sak Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet av 19. november 2013 ad. endring i prinsipper for oppnevning av styremedlemmer til helseforetakene, jf. styresak /1 Orienteringssaker, informasjon fra styreleder, første strekpunkt 5. Brev fra en samlet presse i Nord-Norge av 26. november 2013 ad. medienes mulighet til å dekke styremøtene i Helse Nord, jf. styresak /1 Orienteringssaker, informasjon fra styreleder, siste strekpunkt 6. Protokoll fra møte i arbeidsutvalget til det Regionale brukerutvalg, den 4. desember Protokoller fra drøftingsmøte, den 17. desember 2013 ad. Nye Kirkenes sykehus godkjenning av forprosjekt og byggestart og Nordlandssykehuset Bodø bygg for kliniske kontorarbeidsplasser, konseptfaserapport Kopi av protokollene var lagt frem ved møtestart. 8. Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for 2012 Dokumentet er lagt ut på Riksrevisjonens nettsted se her: Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for Brev fra Sykehusets venner i Vesterålen og Aksjonsgruppa for Lofoten sykehus av 11. desember 2013 ad. øre-nese hals tilbudet i Vesterålen og Lofoten Kopi av brevet var lagt frem ved møtestart. Eventuelt Styrets vedtak: Innkallingen og sakslisten godkjennes med de endringer som kom frem under behandling av saken. Styresak Godkjenning av protokoll fra styremøte 27. november 2013 Styrets vedtak: Protokoll fra styremøtet, den 27. november 2013 godkjennes. Sak 12 - side 4

88 Sak 12/2014 vedlegg 1 Styresak Budsjett 2014 endringer i finansiering og konsekvenser for helseforetakene Adm. direktør la frem følgende endrede forslag til styrets vedtak (endringer i kursiv): 1. Endringer og føringer fra ny regjering skal følges opp i helseforetakenes planlegging og gjennomføring i Helseforetakene må justere planene slik at det budsjetteres innenfor ny overslagsbevilgning for innsatsstyrt finansiering og polikliniske inntekter, slik de fremkommer av saksutredningen. Justeringen må gjøres i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten. 3. Styret i Helse Nord RHF bevilger: 2,2 mill kroner til drift av nasjonale kvalitetsregistre ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF 7,0 mill kroner til kjøp av tjenester fra Helse Nord IKT 2,2 mill kroner til kjøp av opplæringstjenester i egenkontroll av marevanbehandling 6,0 mill kroner til planlegging av PET-senter Universitetssykehuset Nord-Norge HF 5,4 mill kroner til utvidelse av intensivtilbudet ved Nordlandssykehuset HF 4. Basisramme for 2014 fastsettes til (i 1000 kr): Basisramme fordelt på formål 2014 Finnmark UNN NLSH Helgeland RHF Totalt Ambulanse Pasientreiser Psykisk helse TSB (rus) Somatikk Særskilt funksjon Kapital Felleskostnader/adm Totalt Enstemmig vedtatt. Sak 12 - side 5

89 Sak 12/2014 vedlegg 1 Styrets vedtak: 1. Endringer og føringer fra ny regjering skal følges opp i helseforetakenes planlegging og gjennomføring i Helseforetakene må justere planene slik at det budsjetteres innenfor ny overslagsbevilgning for innsatsstyrt finansiering og polikliniske inntekter, slik de fremkommer av saksutredningen. Justeringen må gjøres i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten. 3. Styret i Helse Nord RHF bevilger: 2,2 mill kroner til drift av nasjonale kvalitetsregistre ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF 7,0 mill kroner til kjøp av tjenester fra Helse Nord IKT 2,2 mill kroner til kjøp av opplæringstjenester i egenkontroll av marevanbehandling 6,0 mill kroner til planlegging av PET-senter Universitetssykehuset Nord-Norge HF 5,4 mill kroner til utvidelse av intensivtilbudet ved Nordlandssykehuset HF 4. Basisramme for 2014 fastsettes til (i 1000 kr): Basisramme fordelt på formål 2014 Finnmark UNN NLSH Helgeland RHF Totalt Ambulanse Pasientreiser Psykisk helse TSB (rus) Somatikk Særskilt funksjon Kapital Felleskostnader/adm Totalt Styresak Budsjett 2013 justering av rammer nr. 3 Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Trekk i basisrammen på 14 mill kroner som følge av lavere pensjonskostnader belastes Helse Nord RHF. 2. Tilbakeført trekk i basisrammen som følge av færre ø-hjelpsplasser i kommunene, fordeles til helseforetakene basert på inntektsmodellen for somatikk. 3. Det bevilges 3,9 mill kroner til gjennomførte kvalitetstiltak i Sak 12 - side 6

90 Sak 12/2014 vedlegg 1 4. Styret i Helse Nord RHF tar informasjon om administrative bevilgninger til orientering. 5. Adm. direktør gis myndighet til å foreta mindre justeringer i inntektsrammene. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Trekk i basisrammen på 14 mill kroner som følge av lavere pensjonskostnader belastes Helse Nord RHF. 2. Tilbakeført trekk i basisrammen som følge av færre ø-hjelpsplasser i kommunene, fordeles til helseforetakene basert på inntektsmodellen for somatikk. 3. Det bevilges 3,9 mill kroner til gjennomførte kvalitetstiltak i Styret i Helse Nord RHF tar informasjon om administrative bevilgninger til orientering. 5. Adm. direktør gis myndighet til å foreta mindre justeringer i inntektsrammene. Styresak Virksomhetsrapport nr Sakspapirene var lagt frem ved møtestart. Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF tar virksomhetsrapport nr til orientering. 2. Styret er fornøyd med at ventetidene og fristbrudd er redusert i november Styret bed adm. direktør om fortsatt å følge opp helseforetakene slik at aktiviteten i pasientbehandling og omstillingsarbeidet opprettholdes i tråd med vedtatte planer og budsjetter. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF tar virksomhetsrapport nr til orientering. 2. Styret er fornøyd med at ventetidene og fristbrudd er redusert i november Styret bed adm. direktør om fortsatt å følge opp helseforetakene slik at aktiviteten i pasientbehandling og omstillingsarbeidet opprettholdes i tråd med vedtatte planer og budsjetter. Sak 12 - side 7

91 Sak 12/2014 vedlegg 1 Styresak Nordlandssykehuset Bodø bygg for kliniske kontorarbeidsplasser, konseptfaserapport Sakspapirene var ettersendt. Adm. direktør la frem følgende endrede forslag til styrets vedtak (endringer i kursiv): 1. Styret i Helse Nord RHF godkjenner fremlagte konseptrapport for kliniske kontorarbeidsplasser i Nordlandssykehuset Bodø som grunnlag for den videre planlegging av forprosjektfasen. 2. Prosjektet godkjennes videreført til siste beslutningspunkt med en brutto arealramme på 3 650m 2 og en foreløpig kostnadskalkyle på 121 mill kroner (p ), inklusiv prisstigning og byggelånsrenter i perioden. Netto ny bevilgning er på 71,6 mill kroner. 3. Styret forutsetter at det foreligger skriftlige avtaler med Sykehusapotek Nord HF og Helse Nord IKT før endelig beslutning. 4. Styret ber om at KK-fløyen i tillegg planlegges for fjernlager for datasenter innenfor en ramme på inntil 13 mill kroner. 5. Styret ber om at styrebehandlet plan for endelig gjennomføring legges frem, når detaljprosjektering er ferdigstilt. 5. Styret ber om at styrebehandlet plan for endelig gjennomføring legges frem, når detaljprosjektering er ferdigstilt. Før saken fremmes for styret i Helse Nord RHF, må styret i Nordlandssykehuset HF styrebehandle følgende: a. Økonomien i helseforetaket (bærekraftsanalysen) for å vise at helseforetaket er i stand til å håndtere de økte kostnader som følger av hele byggeprosjektet i perioden frem til b. Analysene må risikovurderes i forhold til endringer i premissene som: avskrivninger, renter, aktivitetsavhengige inntekter og omstillingstakt. c. Tiltaksplan for å løse omstillingsutfordringen og mulige konsekvenser av endringer i forutsetningene. d. Buffere og reserver i investeringsrammene. 6. Styret ber adm. direktør om å utarbeide en oversikt over dekningsgraden for kontorer i alle helseforetak i Helse Nord. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF godkjenner fremlagte konseptrapport for kliniske kontorarbeidsplasser i Nordlandssykehuset Bodø som grunnlag for den videre planlegging av forprosjektfasen. Sak 12 - side 8

92 Sak 12/2014 vedlegg 1 2. Prosjektet godkjennes videreført til siste beslutningspunkt med en brutto arealramme på 3 650m 2 og en foreløpig kostnadskalkyle på 121 mill kroner (p ), inklusiv prisstigning og byggelånsrenter i perioden. Netto ny bevilgning er på 71,6 mill kroner. 3. Styret forutsetter at det foreligger skriftlige avtaler med Sykehusapotek Nord HF og Helse Nord IKT før endelig beslutning. 4. Styret ber om at KK-fløyen i tillegg planlegges for fjernlager for datasenter innenfor en ramme på inntil 13 mill kroner. 5. Styret ber om at styrebehandlet plan for endelig gjennomføring legges frem, når detaljprosjektering er ferdigstilt. Før saken fremmes for styret i Helse Nord RHF, må styret i Nordlandssykehuset HF styrebehandle følgende: a. Økonomien i helseforetaket (bærekraftsanalysen) for å vise at helseforetaket er i stand til å håndtere de økte kostnader som følger av hele byggeprosjektet i perioden frem til b. Analysene må risikovurderes i forhold til endringer i premissene som: avskrivninger, renter, aktivitetsavhengige inntekter og omstillingstakt. c. Tiltaksplan for å løse omstillingsutfordringen og mulige konsekvenser av endringer i forutsetningene. d. Buffere og reserver i investeringsrammene. 6. Styret ber adm. direktør om å utarbeide en oversikt over dekningsgraden for kontorer i alle helseforetak i Helse Nord. Styresak Nye Kirkenes sykehus godkjenning av forprosjekt og byggestart Adm. direktør la frem følgende endrede forslag til styrets vedtak (endringer i kursiv): 1. Styret i Helse Nord RHF slutter seg til forslag til vedtaket i styret i Finnmarkssykehuset HF og godkjenner forprosjektrapporten for Nye Kirkenes sykehus av 27. juni 2013, inkludert de endringer som er tatt inn i addendumet av 21. november Totalrammen for prosjektet settes til 1,46 mrd kroner (p ). 2. Styret setter av 1,310 mrd kroner (p ) for Finnmarkssykehuset HF og resterende beløp på 150 mill kroner (opp til p85) som reserve i Helse Nord RHFs investeringsplan. 3. Styret godkjenner igangsetting av detaljprosjektering og byggestart for prosjektet, og ber om at prosjektet gjennom detaljprosjekteringen har fokus på kostnadsreduserende tiltak, med mål om ytterligere å nærme seg 1,4 mrd. kroner, p Sak 12 - side 9

93 Sak 12/2014 vedlegg 1 4. Første tilbakemelding på kostnadsreduserende tiltak meldes tilbake til styret gjennom rullering av investeringsplanen i juni Styret ber om at prosjektet følger oppsatt tidsplan med byggestart 1. mai Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF slutter seg til vedtaket i styret i Finnmarkssykehuset HF og godkjenner forprosjektrapporten for Nye Kirkenes sykehus av 27. juni 2013, inkludert de endringer som er tatt inn i addendumet av 21. november Totalrammen for prosjektet settes til 1,46 mrd kroner (p ). 2. Styret setter av 1,310 mrd kroner (p ) for Finnmarkssykehuset HF og resterende beløp på 150 mill kroner (opp til p85) som reserve i Helse Nord RHFs investeringsplan. 3. Styret godkjenner igangsetting av detaljprosjektering og byggestart for prosjektet, og ber om at prosjektet gjennom detaljprosjekteringen har fokus på kostnadsreduserende tiltak, med mål om ytterligere å nærme seg 1,4 mrd. kroner, p Første tilbakemelding på kostnadsreduserende tiltak meldes tilbake til styret gjennom rullering av investeringsplanen i juni Styret ber om at prosjektet følger oppsatt tidsplan med byggestart 1. mai Styresak Etablering av regionale datasentre i Bodø og Tromsø endelig beslutning av etablering og vurdering av alternativ bruk av midlene til investering i permanent datasenter, oppfølging av styresak og Sakspapirene var ettersendt. Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF godkjenner idéfaserapport Plassering av Regionale Datasenter. 2. Adm. direktør gis fullmakt til å bygge datasenter 1 i pasienthotellet på Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø (DS1) innenfor en ramme på 83 mill kroner. Sak 12 - side 10

94 Sak 12/2014 vedlegg 1 3. Adm. direktør gis fullmakt til å fortsette planleggingen av datasenter 2 (DS2) på den geografiske lokasjon som etter risikovurdering viser seg å være mest hensiktsmessig. 4. Adm. direktør bes legge frem plan for fullverdig gjenopprettingssenter med lese- og skrivefunksjonalitet for data lokalisert i Bodø. 5. Adm. direktør gis fullmakt til å fortsette planleggingen av regionale datasentre innenfor en ramme 10 mill kroner. 6. Styret ber om å få lagt frem konseptfaserapport med risikovurdert anbefaling om plassering av datasenter 2, DSDRT og andre sikkerhetsløsninger for øvrige helseforetak innen utgangen av april Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF godkjenner idéfaserapport Plassering av Regionale Datasenter. 2. Adm. direktør gis fullmakt til å bygge datasenter 1 i pasienthotellet på Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø (DS1) innenfor en ramme på 83 mill kroner. 3. Adm. direktør gis fullmakt til å fortsette planleggingen av datasenter 2 (DS2) på den geografiske lokasjon som etter risikovurdering viser seg å være mest hensiktsmessig. 4. Adm. direktør bes legge frem plan for fullverdig gjenopprettingssenter med lese- og skrivefunksjonalitet for data lokalisert i Bodø. 5. Adm. direktør gis fullmakt til å fortsette planleggingen av regionale datasentre innenfor en ramme 10 mill kroner. 6. Styret ber om å få lagt frem konseptfaserapport med risikovurdert anbefaling om plassering av datasenter 2, DSDRT og andre sikkerhetsløsninger for øvrige helseforetak innen utgangen av april Sak 12 - side 11

95 Sak 12/2014 vedlegg 1 Styresak Anskaffelse av private spesialiserte rehabiliteringstjenester, strategidokument Saken er unntatt offentlighet, jf. Offl 23,1. og 3. ledd. Sakspapirene var ettersendt. Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF slutter seg til innretning i anskaffelsen av private spesialiserte rehabiliteringstjenester slik presentert i saksfremlegget med vedlegg. 2. Styret ber adm. direktør om en orientering, i tilfelle det dukker opp særskilte problemstillinger under anskaffelsen. 3. Styret ber adm. direktør om å legge frem en orientering om resultatet av anskaffelsen etter at anskaffelsen er gjennomført. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF slutter seg til innretning i anskaffelsen av private spesialiserte rehabiliteringstjenester slik presentert i saksfremlegget med vedlegg. 2. Styret ber adm. direktør om en orientering, i tilfelle det dukker opp særskilte problemstillinger under anskaffelsen. 3. Styret ber adm. direktør om å legge frem en orientering om resultatet av anskaffelsen etter at anskaffelsen er gjennomført. Styresak Oppnevning av valgstyre valg av ansattes representanter til styret i Helse Nord RHF Adm. direktør la frem følgende endrede forslag til styrets vedtak (endringer i kursiv): 1. Styret i Helse Nord RHF oppnevner følgende ansatterepresentanter til valgstyret for Helse Nord RHF: o Torstein Foss, foretakstillitsvalgt DNLF, Nordlandssykehuset Bodø o May Britt Allstrin, foretakstillitsvalgt Delta, Nordlandssykehuset Bodø 2. Som vararepresentanter oppnevnes: o Monica Fyhn Sørensen, hovedtillitsvalgt NSF, Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø o Anne Lise Løvli, hovedtillitsvalgt Fagforbundet, Nordlandssykehuset Bodø Sak 12 - side 12

96 Sak 12/2014 vedlegg 1 3. Som representant fra RHF-administrasjonen til RHF-valgstyre oppnevnes: o Knut Langeland, HR-sjef 4. Valgstyret konstituerer seg selv med leder og nestleder. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF oppnevner følgende ansatterepresentanter til valgstyret for Helse Nord RHF: o Torstein Foss, foretakstillitsvalgt DNLF, Nordlandssykehuset Bodø o May Britt Allstrin, foretakstillitsvalgt Delta, Nordlandssykehuset Bodø 2. Som vararepresentanter oppnevnes: o Monica Fyhn Sørensen, hovedtillitsvalgt NSF, Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø o Anne Lise Løvli, hovedtillitsvalgt Fagforbundet, Nordlandssykehuset Bodø 3. Som representant fra RHF-administrasjonen til RHF-valgstyre oppnevnes: o Knut Langeland, HR-sjef 4. Valgstyret konstituerer seg selv med leder og nestleder. Styresak Pasientsikkerhetskampanjen I trygge hender informasjon Adm. direktør la frem følgende endrede forslag til styrets vedtak (endringer i uthevet kursiv): 1. Styret i Helse Nord RHF tar informasjonen om Pasientsikkerhetskampanjen I trygge hender til orientering. 2. Styret ber styrene i de underliggende helseforetak om å sørge for at de blir holdt jevnlig informert om arbeidet med pasientsikkerhet. 3. Styret ber videre om at brukerne og brukerutvalgene i helseforetakene involveres i arbeidet med pasientsikkerhet. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF tar informasjonen om Pasientsikkerhetskampanjen I trygge hender til orientering. Sak 12 - side 13

97 Sak 12/2014 vedlegg 1 2. Styret ber styrene i de underliggende helseforetak om å sørge for at de blir holdt jevnlig informert om arbeidet med pasientsikkerhet. 3. Styret ber videre om at brukerne og brukerutvalgene i helseforetakene involveres i arbeidet med pasientsikkerhet. Styresak Regional kreftplan Adm. direktør la frem følgende endrede forslag til styrets vedtak (endringer i uthevet kursiv): 1. Styret i Helse Nord RHF godkjenner Regional kreftplan slik den ble lagt frem, og den legges til grunn for det videre arbeidet med å styrke kreftomsorgen i regionen. Enstemmig vedtatt. 2. Adm. direktør bes om å utarbeide Det utarbeides standardiserte pasientforløp for de største kreftgruppene innen 1. juli 2014, og arbeidet utføres av fagråd for kreft innen 1. juli Enstemmig vedtatt. 3. Nordlandssykehuset HF gis oppgaven med å etablere et kurativt stråleterapitilbud i Bodø for pasienter med brystkreft. Når dette tilbudet er implementert og evaluert, vil det være naturlig å vurdere om pasienter med prostatakreft også kan tilbys et kurativt stråletilbud ved sykehuset. Det forutsettes at en enhetlig praksis ved Nordlandssykehuset Bodø og Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø ivaretas gjennom felles prosedyrer og retningslinjer. Inntil dette er utviklet, brukes de prosedyrene som Universitetssykehuset Nord-Norge HF har. Adm. direktør bes om å vurdere, om det kurative stråletilbudet ved Nordlandssykehuset Bodø kan utvides til å omfatte andre pasientgrupper, når tilbudet for brystkreftpasienter er etablert og evaluert. Forslaget ble vedtatt mot fire stemmer (Kari Jørgensen, Kristina Torbergsen, Inger Jørstad og Fredrik Sund) 4. For å styrke kurativ strålebehandling i Nordlandssykehuset Bodø anskaffes en strålemaskin nr. 2 til eksisterende bunker. Dette vil redusere sårbarheten ved driftsstans. Enstemmig vedtatt. Sak 12 - side 14

98 Sak 12/2014 vedlegg 1 5. Iverksetting av enkelttiltak i planen følges opp i de årlige oppdragsdokumenter og budsjett til helseforetakene. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF godkjenner Regional kreftplan slik den ble lagt frem, og den legges til grunn for det videre arbeidet med å styrke kreftomsorgen i regionen. 2. Adm. direktør bes om å utarbeide standardiserte pasientforløp for de største kreftgruppene innen 1. juli Nordlandssykehuset HF gis oppgaven med å etablere et kurativt stråleterapitilbud i Bodø for pasienter med brystkreft. Det forutsettes at en enhetlig praksis ved Nordlandssykehuset Bodø og Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø ivaretas gjennom felles prosedyrer og retningslinjer. Inntil dette er utviklet, brukes de prosedyrene som Universitetssykehuset Nord-Norge HF har. Adm. direktør bes om å vurdere, om det kurative stråletilbudet ved Nordlandssykehuset Bodø kan utvides til å omfatte andre pasientgrupper, når tilbudet for brystkreftpasienter er etablert og evaluert. 4. For å styrke kurativ strålebehandling i Nordlandssykehuset Bodø anskaffes en strålemaskin nr. 2 til eksisterende bunker. 5. Iverksetting av enkelttiltak i planen følges opp i de årlige oppdragsdokumenter og budsjett til helseforetakene. Protokolltilførsel til styresak stemmeforklaring: Desentralisering av kurativ strålebehandling til NLSH Bodø kan få faglige konsekvenser for UNN Tromsø som regionalt strålesenter. Det er en bekymring for at den kurative strålebehandlingen for Nord-Norge som helhet kan svekkes. Det er i dag stor ubenyttet kapasitet av strålemaskinparken i HN. Kapasiteten burde vært utnyttet i sin helhet, før anskaffelse av nytt utstyr ble gjennomført. Kari Jørgensen /s/ Kristina Torbergsen /s/ Inger Jørstad /s/ Fredrik Sund /s/ Sak 12 - side 15

99 Sak 12/2014 vedlegg 1 Styresak Samarbeidsavtale om folkehelsearbeid mellom fylkeskommunene i nord og Helse Nord godkjenning av oppdatert avtale Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: Styret i Helse Nord RHF godkjenner ny rammeavtale for samarbeid om folkehelsearbeid med Nordland, Troms og Finnmark fylkeskommune slik den ble lagt frem i denne saken. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: Styret i Helse Nord RHF godkjenner ny rammeavtale for samarbeid om folkehelsearbeid med Nordland, Troms og Finnmark fylkeskommune slik den ble lagt frem i denne saken. Styresak Plan for internrevisjon Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Plan for internrevisjon vedtas som fremlagt. 2. Revisjonsutvalget kan vedta endringer/justeringer i planen. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Plan for internrevisjon vedtas som fremlagt. 2. Revisjonsutvalget kan vedta endringer/justeringer i planen. Styresak Orienteringssaker Det ble gitt orientering om følgende saker: 1. Informasjon fra styreleder til styret muntlig - Besøk av statsråd Bent Høie, den 10. desember 2013 o Informasjon om programmet i Tromsø og Bodø - Foretaksmøte i Helse Nord RHF, den 19. desember 2013 og 7. januar 2014 o Informasjon - Styremøte i Helse Nord RHF, den 5. februar 2014 o Informasjon o Det avholdes foretaksmøter med underliggende helseforetak i etterkant av dette styremøtet. Sak 12 - side 16

100 Sak 12/2014 vedlegg 1 - Styreseminar for regionale helseforetak i regi av Helse- og omsorgsdepartementet, den mars 2014 o Informasjon om det planlagte styreseminaret. 2. Informasjon fra adm. direktør til styret muntlig - Rapport om etablering av et helseforetak for sykehusplanlegging o Frist for innlevering av rapporten til Helse- og omsorgsdepartementet er 20. desember o Adm. direktør avklarte med styret hvordan denne saken håndteres. - Nye legemidler finansiering o Informasjon - 48-timers regel hos flyselskap, oppfølging av styresak /4 o Informasjon om hvorvidt fødende velger hurtigrute eller tog ved hjemreise, før den nyfødte er 48 timer gammel. - Riksrevisjonens rapport om RHF-enes eierskapsutøvelse o Link til rapporten er sendt til styret, jf. styresak /8 Referatsaker. o Utdypende informasjon om rapporten sendes elektronisk til styret i Helse Nord RHF. - Internrevisjonsrapport 01/2013: Revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS, oppfølging av styresak o Det ble vist til styresak , vedtakets punkt 3: Styret ber om å bli orientert om status i oppfølgingen av rapportens anbefalinger innen utgangen av o Saken ble utsatt til styremøte i mars 2014 på grunn av omfattende saksliste til styremøte 18. desember Internrevisjonsrapport 04/2012: Bestilling og mottak av prøvesvar i Helse Nord iverksetting av nødvendige tiltak, oppfølging av styresak og o Det ble vist til styresak , vedtakets punkt 2: Styret ber om å få fremlagt ny sak, når nødvendige tiltak er iverksatt, senest innen utgangen av o Saken ble utsatt til styremøte i mars 2014 på grunn av omfattende saksliste til styremøte 18. desember Risikostyring overordnede mål o Informasjon til styret om overordnede mål for risikostyringen i foretaksgruppen. o Utdypende informasjon om overordnede mål sendes elektronisk til styret i Helse Nord RHF. - AMK-strukturen i Helse Nord status og prosess o Informasjon om prosjektet, status og prosess. - Retningslinjer for akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus, jf. styresak A. o o Det ble vist til styresak /A: Styret i Helse Nord RHF ber adm. direktør om å legge frem en orientering i et senere styremøte som belyser varamedlem Jakobsens spørsmål i denne saken. Det er sendt henvendelse til varamedlem Bård Jakobsen for å få en nærmere beskrivelse av saken (og spørsmålet). Sak 12 - side 17

101 Sak 12/2014 vedlegg 1 - Fellesmøte for avtalespesialister i Tromsø og Bodø i november 2013: Informasjon - Møte med styret i Finnmarkssykehuset HF, den 5. desember 2013: Presentasjon av arbeidet med utredning av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark, jf. styresak Møte med politisk og administrativ ledelse i Narvik Kommune, den 6. desember 2013 sammen med styreleder Bjørn Kaldhol: Informasjon om møtet og videre prosess - Alvorlige hendelser i foretaksgruppen o Sak nr. 1: Saken er meldt til Helsetilsynet og i den vanlige rapportering til Kunnskapssenteret. o Sak nr. 2: Det er iverksatt tiltak for oppfølging av personalet ved HF-et. Det er sendt melding til Helsetilsynet. o Sak nr. 3: Saken er meldt til Helsetilsynet som har respondert. Nærmere avklaring rundt denne saken foreligger ikke på nåværende tidspunkt. o Sak nr. 4: Helsetilsynet er varslet. Informasjonen gis unntatt offentlighet, jf. Offl. 13 jf Fvl. 13, 1 ledd nr Varsling informasjon o Informasjon om en sak som er varslet til Helse- og omsorgsdepartementet. o Spørsmålene fra departementet svares ut. Informasjonen gis unntatt offentlighet, jf. helseforetaksloven 26a, punkt 4. Styrets vedtak: Framlagte saker tas til orientering. Styresak Referatsaker Det ble referert fra følgende saker: 1. Protokoll fra møte i revisjonsutvalget 8. oktober Revisjonsutvalgets møte- og aktivitetsplan for Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet av 19. november 2013 ad. nye styrer til de regionale helseforetakene fra januar 2014 endringer i prinsipper for oppnevning av styremedlemmer, jf. styresak /1 Orienteringssaker, informasjon fra styreleder, første strekpunkt 4. Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet av 19. november 2013 ad. endring i prinsipper for oppnevning av styremedlemmer til helseforetakene, jf. styresak /1 Orienteringssaker, informasjon fra styreleder, første strekpunkt 5. Brev fra en samlet presse i Nord-Norge av 26. november 2013 ad. medienes mulighet til å dekke styremøtene i Helse Nord, jf. styresak /1 Orienteringssaker, informasjon fra styreleder, siste strekpunkt 6. Protokoll fra møte i arbeidsutvalget til det Regionale brukerutvalg, den 4. desember Protokoller fra drøftingsmøte, den 17. desember 2013 ad. Nye Kirkenes sykehus godkjenning av forprosjekt og byggestart og Nordlandssykehuset Bodø bygg for kliniske kontorarbeidsplasser, konseptfaserapport Kopi av protokollene var lagt frem ved møtestart. Sak 12 - side 18

102 Sak 12/2014 vedlegg 1 8. Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for 2012 Dokumentet er lagt ut på Riksrevisjonens nettsted se her: Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for Brev fra Sykehusets venner i Vesterålen og Aksjonsgruppa for Lofoten sykehus av 11. desember 2013 ad. øre-nese hals tilbudet i Vesterålen og Lofoten Kopi av brevet var lagt frem ved møtestart. Styrets vedtak: Framlagte saker tas til orientering. Styresak Eventuelt Ingen saker ble fremmet. Bodø, den 18. desember 2013 godkjent av Bjørn Kaldhol, i etterkant av styremøtet, den 18DES2013 kl Bjørn Kaldhol Sak 12 - side 19

103 Sak 12/2014 vedlegg 2 Møtedato: 19. desember 2013 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Tor-Arne Haug, Bodø, Styresak Rapport om etablering av et helseforetak for sykehusplanlegging, endelig vedtak Saken ble behandlet elektronisk, og vedtaket protokollføres i første styremøte i 2014, jf. styresak /2 Orienteringssaker adm. direktørs muntlige orienteringer, første strekpunkt. Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vil ovenfor Helse- og omsorgsdepartementet tilrå at dersom det blir gjort vedtak om å etablere et helseforetak for sykehusplanlegging, må det gjennomføres ytterligere utredninger særlig på områder organisering, oppgaver og ansvar, bemanning og gevinster. 2. Inntil et eventuelt helseforetak er etablert, vil styret tilrå at de regionale helseforetakene viderefører utviklingen av det interregionale eiendomsforum som ble etablert ved årsskiftet 2012/2013, med de oppgavene som går fram av rapporten side Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vil ovenfor Helse- og omsorgsdepartementet tilrå at dersom det blir gjort vedtak om å etablere et helseforetak for sykehusplanlegging, må det gjennomføres ytterligere utredninger særlig på områder organisering, oppgaver og ansvar, bemanning og gevinster. 2. Inntil et eventuelt helseforetak er etablert, vil styret tilrå at de regionale helseforetakene viderefører utviklingen av det interregionale eiendomsforum som ble etablert ved årsskiftet 2012/2013, med de oppgavene som går fram av rapporten side Protokolltilførsel til styresak stemmeforklaring: Styremedlem Kari Sandnes, Sissel Alterskjær, Ann-Mari Jenssen og Fredrik Sund valgt av de ansatte støtter administrerende direktørs forslag til vedtak slik det er lagt frem. Vi viser dessuten til den dissens som er fremkommet i prosjektgruppens rapport og vil spesielt nevne konserntillitsvalgt Svein Øverlands bemerkning. Her er det presisert følgende: Sak 12 - side 20