Oslo Havn KF Havnedirektøren

Transkript

1 Oslo Havn KF Havnedirektøren Havnestyresak nr. IV-3/27 Saksbehandlende avdeling: Administrasjonsavdelingen, Personalseksjonen Saksbehandler: Elin Gudmundsen Arkivkode: 41.9 Saksnummer: 25/153 Dato: SAK: Status i arbeid med organisasjonsendringer og omstilling i Oslo Havn KF Saken behandles i henhold til: Havnestyrerepresentant Bjarne Ødegaard har i møte oktober 26 tatt opp spørsmål om omstillingsprosessen i Oslo Havn KF. Havnestyret sluttet seg til denne forespørselen. Det vises i den anledning til sak 59/23 om Organisasjonsutvalgets arbeid" og sak 25/153 "Omstilling i Oslo Havn KF". Havnedirektøren ønsker med dette å redegjøre for status i dette arbeidet. Saken gjelder: Den vedtatte Fjordbyplanen av medfører endringer i Oslo Havn som påvirker både organisasjonen, ressursbruk, oppgaver, økonomi og bemanning. På bakgrunn av dette nedsatte bedriftens medbestemmelsesutvalget et organisasjonsutvalg som la frem sin rapport i juni 23. Nedenstående grafer ble utarbeidet i 23 og viser den utvikling som ble antatt fram til 28 i forhold til parametre som lokaler, kailengde osv.: 1 Utvikling av lokaler (lager og kontor) jfr. Revidert strategisk plan. 9 8 Lager Kontorer 7 6 Kvadratmeter

2 Oslo Havn KF Side: 2 3 Kailengde, jernbanespor og landareal jfr. Revidert strategisk plan 1 5 Meter (kailengde og jernbanespor) Kailengde Jernbanespor Landareal Dekar (landareal) Hva har skjedd i forhold til angitte parametre: - forventet utvikling for lagerlokaler er korrekt fram til 26, mens nedgang i areal for kontorer ikke har blitt så stor som forventet - kailengde og landareal er opprettholdt i forhold til 23-tall (ikke reduksjon som angitt) - jernbanespor er blitt betydelig redusert i forhold til angitte tall. Kommentarer til denne utviklingen: For kailengde og landareal er lite skjedd etter 23 ved at Tjuvholmen allerede var avgitt, og vi innehar fremdeles kai og landarealer på Filipstad og Sørenga. Den store reduksjonen i jernbanespor skyldes at vi ikke lenger har spor på Filipstad og det er bare igjen jernbanespor på Sydhavna. Nedgangen av kontorarealer er ikke blitt så stor som forventet, og her er noe av årsaken Kneppeskjærutstikker og Ormsundveien 9, samtidig som vi har mindre ledighet enn før på våre kontorlokaler (større utleieprosent).

3 Oslo Havn KF Side: 3 Om omstillingsarbeidet i bedriften: Organisasjonen har vært under kontinuerlig endring i disse årene både pga. følgende av Fjordbyen, men også som en nødvendig modernisering av organisasjonen. Når det gjelder bemanning, ble det i forbindelse med organisasjonsutvalgets rapport vedtatt nedbemanning fra 25 ansatte i 22 til en målsetting om 15 ansatte i løpet av 28. Pr var antallet ansatte 167. Dette betyr at bedriften er godt i rute med hensyn til nedbemanningen. Ved ledighet i stillinger, skal disse stillinger ledermøtebehandles før evt. utlysning og hvor utgangspunkt har vært intern utlysning av ledige stillinger. På grunn av ledighet i stillinger for medarbeidere som enten hadde sagt opp, vikariater/midlertidige stillinger samt en nyopprettet stilling ble det i desember 26 utlyst 1 stillinger internt og eksternt. Samtidig er det klart at HAV fortsatt skal følge linjen med å få løsninger for nedbemanningen ved at naturlig avgang brukes som det viktigste virkemidlet. Arbeidsmetodikk i omstillingsarbeidet: Omstillingsarbeidet har for en vesentlig del blitt gjennomført av egne ansatte ved en skrittvis gjennomgang av organisasjonen. Medbestemmelsesutvalget (MBU) har løpende nedsatt arbeidsgrupper med representanter for ansatte og ledelse både i berørt avdeling og på tvers av avdelinger i tillegg til tillitsvalgte og vernetjenesten. Følgende 11 rapporter er utarbeidet etter organisasjonsutvalgets rapport: vedrørende lokalisering av HAV s administrasjon organisering av renhold i Terminalavdelingen omorganisering av distriktsstruktur i Terminalavdelingen organisatorisk plassering av kranseksjonen organisering av Økonomiavdelingen organisering av IT og interne tjenester forslag til avtale i omstillingsarbeidet Teknisk avdeling - gjennomgang av muligheter for effektivisering av anlegg, verksted og garasje sammenligning av organiseringen av utvalgte havner - opprettelsen av adm.avdeling Nautisk avdeling - organisasjonsgjennomgang med ekstern bistand Teknisk avdeling - totalorganisering/seksjonsstruktur. Hva har omstillingsarbeidet medført av endringer i organisasjonen: - antall seksjoner og avdelinger er redusert og antall ledere tilsvarende - lederforum (alle ledere i HAV) utgjorde i ledere men er pr. 117 redusert til 24 ledere - lederforumet møtes to ganger i året, og de tillitsvalgte inviteres på en av samlingene - avdelingene og lederstillingene gjøres mer like i forhold til størrelse og ansvar og det er færre nivåer mellom toppleder og medarbeidere - stabsstillinger er flyttet til linjen og er bedre forankret i avdelingenes ledermøter - organisasjonen er blitt mer prosjektrettet (for eksempel Ren Oslofjord og Nye Sjursøya containerterminal) - HAV er lokalisert på 5 steder, mot tidligere 9. - vernetjenesten er redusert fra 13 til 9 verneområder - det er færre møter og færre på møtene - kvalitetssertifikat ISO 91 er avviklet mens 141 er beholdt - årsplan er innført som forenklet kvalitetssystem og planverktøy.

4 Oslo Havn KF Side: 4 Dagens organiseringskart i Oslo Havn KF: HAVNEDIREKTØR Anne Sigrid Hamran STAB Anne Kjersti Steffensen NAUTISK AVD. Paal Waage (fung.) TERMINALAVD. Dag H. Sem TEKNISK AVD. Per Ø. Halvorsen ADM.AVDELING Johan Hoddevik SJØDISTRIKT Roger Olsen EIENDOM Eva Hagen MILJØ Charlotte Iversen (fung.) AVGIFT OG KONTROLL Tommy Svendsen TRAFIKKSENTRAL Åge Ivar Helde (fung.) KRAN Jan-Erik Nøttestad PLAN OG UTBYGG. I.M. Evensen INFORMASJON Margrethe Austad RENHOLD Ingar W. Johansson TEKN. FELLESTJ. Odd Brovold IT Jørn Innset SYDHAVNA Roar Bekkelund BYGN.TEKN. VEDL. Børre Berntsen (fung.) PERSONAL Elin Gudmundsen VESTHAVNA Camilla Furuholmen MASKINTEKN. VEDL. Arne Nilsen (fung.) REGNSKAP/ARKIV/ INNKJØP Mona Østengen Hvem er vi - januar 27: 167 ansatte 2 ansatte har ulønnet permisjon (169 ansatte) 25 % kvinner, 75 % menn Gjennomsnittsalder 5 år 5 ansatte under 3 år Antall som er 6 eller eldre: 23 ansatte betyr fortsatt pensjonsadgang i årene som kommer Mange ansatte med lang fartstid i HAV gjennomsnittlig tjenestetid 18 år som betyr mye havnefaglig kompetanse Rekruttering: I perioden har det vært utlyst en rekke stillinger internt og eksternt, og hvor resultatet av ansettelsene har vært fordelt slik mellom interne og eksterne ansettelse: År Interne ansettelser Eksterne ansettelse Totalt

5 Oslo Havn KF Side: 5 Årsaken til det store antall stillinger som det er rekruttert i, skyldes for en del interne omorganiseringer. I 23 ble for eksempel 7 lederstillinger endret og utlyst internt. Samme år ble det ansatt tilsammen 11 kranførere - seks interne og fem eksterne (både fast ansatte kranførere, vikariater og kranførerreserve). Dette betyr også at en del medarbeidere i løpet av de siste årene har søkt og blitt ansatt internt. Dette gjelder spesielt kranførere, men også innen renhold, trafikkledere. Gjennomsnittsalder på de som er ansatt i disse årene har vært 42 år - og alder varierer mellom den yngste på 22 år til den eldste på 6. Sykefraværsutvikling: Grafen nedenfor viser utvikling av sykefravær siste 8 år. I året som gikk har vi hatt en mindre økning av det totale sykefraværet, mens økningen har vært betydelig for våre kvinnelige ansatte. Sykefraværet for våre kvinnelige ansatte var i 25 6,8 prosent, mens den økte til 1.6 % pr Korttidsfraværet har i mange år vært stabilt på rundt 1.5 % - også etter at vi ble IA-bedrift i 23. Økningen i sykefraværet i fjor medførte at arbeidsmiljøutvalget vedtok at det skulle gjennomføres en arbeidshelseundersøkelse for alle ansatte. Rapport skal behandles på AMUmøte i januar 27 og vil bli fulgt opp i organisasjonen. Utvikling sykefravær (tom. nov. 26) Kvinner Menn Totalt (pr )

6 Oslo Havn KF Side: 6 Informasjon i forhold til ansatte: Informasjon og medvirkning for de ansatte er en utfordring under nedbemanning. Det legges opp til allmøter en til to ganger i året og samling med overnatting for alle ansatte annet hvert år. I tillegg skal det avholdes jevnlige seksjonsmøter og avdelingsmøter. Det er faste møter mellom arbeidsgiver og organisasjonene i forkant av havnestyremøtene ved at det avholdes MBU-møte dag før hvert havnestyremøte. Økonomiske konsekvenser for Oslo Havn KF: - Budsjettmessige forhold: - Havnedirektørens vurdering og forslag tikl vedtak: Saken tas til orientering. Anne Sigrid Hamran havnedirektør Johan Hoddevik administrasjonssjef