FORORD. Hovedprosjekt H03D05 FuKomp

Transkript

1 FORORD Denne midtveisrapporten er en grov beskrivelse av vårt hovedprosjektarbeid ved Høgskolen i Østfold, avdeling for informatikk og automatisering. Det er en videreføring og utdyping av forprosjektrapporten og oppsummering av prosjektgjennomføring, bl.a. intervju prosessen, endringer, foreløpig sammendrag av bedrifter og resultater, og ikke minst vår egen erfaring og læring så langt i prosjektet. Dette er grunnlaget for vår sluttrapport. I prosjektprosessen lærer vi mye om problemløsning, samarbeid, prosjektstyring og gjennomføring. Dette prosjektet er et bra knutepunkt mellom de teoretiske og praktiske kunnskaper som vi har lært fra skolen og erfaringer fra det virkelige arbeidsliv. Vi vil rette en stor takk til veileder Terje Samuelsen for rådgivning underveis. Samt til oppdragsgiverne Fred Callisen og Toralf Ekelund som representerer Fredrikstad Utvikling for hjelp underveis og økonomisk støtte til at prosjektet kan gjennomføres. De bedriftene vi har intervjuet er: Det Norske Veritas, SyZLaB AS, Restaurantdrift AS, Denofa, Brynhild Produksjon AS, Mascot Electronics AS, Gilde, CognIT og Borregaard. Alle disse bedriftene fortjener en stor takk for varm mottagelse og de har på forskjellige måter sponset prosjektet vårt. Gruppe H03D05 hjemmeside: 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 1 INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG OM OPPDRAGSGIVER BAKGRUNN FOR PROSJEKTET PROSJEKTETS FORMÅL Prosjektets hovedmål Prosjektets delmål PROSJEKTGJENNOMFØRING Arbeid så langt Intervjuprosessen Begrensninger i intervjusituasjon Intervjuforberedelse Beskrivelse av intervjusituasjon med endringsbeskrivelse Beskrivelse av hvordan vi har bearbeidet data etter intervju Kort sammendrag av hver bedrift Det Norske Veritas SyZLaB AS Restaurantdrift AS Denofa Brynild Produksjon AS Mascot Electronics AS Gilde Fellesslakteriet CognIT Borregaard Industries ARBEID FREMOVER Grunnlag for bearbeiding av innsamlet data Metode for analyse av innsamlet data GRUPPEARBEIDET Vedlegg: 1. GANNT- diagram 2. Spørreskjema 3. Timelister 4. Budsjett 2

3 1. SAMMENDRAG Prosjektet vårt går i grove trekk ut på å undersøke ledelsens meninger rundt nåværende og fremtidig kompetanseforvaltning i bedriften. Vi legger vekt på hvordan kompetansen i bedriften brukes og videreutvikles. Dette gjør vi med tanke på kursing av ansatte, intern opplæring og videreutvikling av kompetansen til de ansatte. Videre ser vi på hvordan IT-systemer brukes til å forvalte kompetansen i bedriften og på hvordan det brukes i praksis med vekt på metoder for innsamling, oppbevaring og bruk av kompetansedata. Dette får vi ved å analysere intervjue vi har hatt. Midtveisrapporten inneholder beskrivelse av oppdragsgiver, bakgrunn for prosjektet, prosjektets formål og hvordan prosjektet gjennomføres. I tillegg er det korte sammendrag av de intervjuer vi har hatt. Planlegging av arbeidet fremover og hvordan vi skal bearbeide data er vesentlige temaer som vi gjerne vil skissere i rapporten. Sist, men ikke minst har vi skrevet litt om gruppearbeid. 3

4 2. OM OPPDRAGSGIVER Fredrikstad Utvikling (FU) er en privat forening og medlemsorganisasjon som består av Fredrikstad kommune, aktører fra industri og handelsstand, andre kommuner og interesserte. Jens Olav Simensen er daglig leder. FU har mange arbeidsgrupper som jobber med forskjellige felt, bl. a. kultur, kompetanse, markedsføring, infrastruktur, ungdom og etablering. Gjennom medlemskapet skaffer FU seg en bred samhandling mellom næringsliv, privatpersoner og offentlige myndigheter i Fredrikstad og Nedre Glomma-region. Gjennom samarbeideprosjekter med kommune og næringsvirksomheter kan FU bidra til å utvikle næringsøkonomi og kompetansenivået i området. Prosjektene går ofte ut på å bygge opp og øke kvaliteten på levemiljø og utdanning. Det blir viktigere og viktigere å ha gode kunnskaper for å tilfredstille dagens teknologi og utdanningsnivå. Flere og flere bedrifter og privatpersoner setter større fokus på og er villige til å investere i å skaffe seg kompetanse. Dette er et behov som kompetansegruppen i FU er opptatt av. Kartlegging og analyse av kompetanse er blant deres arbeid. Gruppen består av leder Toralf Ekelund, Fred Callisen, Øystein Larsen, John T. Andersen, Øyvind Øverby, Tom Ljungberg, Svein Erik Klemetsen, Ragnar Vermedal, Per Erik Simonsen og Terje Svensson. Med forskjellige bakgrunner og erfaringer samarbeider kompetansegruppens medlemmer for å ivareta FU sitt mål, som er å bidra til å forbedre utdanningsmulighet og øke kompetansenivå i regionen. 4

5 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Norske industri og norske tjenesteytende bedrifter utsettes for hard internasjonal konkurranse og derfor er kompetansefortrinn et av det viktigste punktene for å overleve og styrke konkurranseevnen nå og i fremtiden. Dagens høye lønns- og rentenivå og de strenge arbeidsmiljølover i Norge i forhold til mange av de internasjonale konkurrentene gjør det svært vanskelig å konkurrere med andre land. Kreativitet og høy kvalitet på kompetanse blir viktig for at næringslivet kan overleve og utvikle seg. Enhver enkeltperson, gruppe, bedrift og organisasjon bør stadig sette seg inn i dagens vilkår for å forbedre seg til å møte fremtidige utfordringer. Økonomi og teknologi har utviklet seg ganske langt i Norge. Jo bedre levestandard man har, jo mer krevende kunnskaper og konkurranseevner bør landet ha. Dette spesielt når det finnes både god og billig arbeidekraft utenfra. Dette er en stor utfordring for bedriftenes ledelse for å drive sin virksomhet. Bedriftenes status er preget av blant annet ledelsens dyktighet, ansattes kompetanse og samspill mellom dem og samfunnet. Med denne bakgrunn og inntrykk om at nåværende og framtidig kompetanse er krevende, valgte vi å gjøre en undersøkelse og analyse av kompetanseforvaltning i bedrifter i Nedre Glomma-regionen som vårt hovedprosjekt i dataingeniør utdanningen. Som studenter og innbyggere i Østfold er vi veldig opptatt av utdannings- og arbeids- muligheter i fylket. Resultatet fra Statistisk Sentralbyrå for år 2002 viste at Østfold hadde et meget lav (på 4. plass fra bunnen) prosent av innbyggerne med utdanning på universets - og høgskolenivå. I løpet av prosjektperioden har vi gjennomført en spørreundersøkelse av bedrifter i Nedre Glomma-region. Undersøkelsen dreier seg om næringslivsledelsens bevissthet på kompetanseforvalting i sin bedrift, hvordan bedriftene vurderer 5

6 kompetanse som redskap for å oppnå maksimal konkurranseevne og hvordan ITsystemer brukes til å forvalte kompetansebehovet. Gjennom denne prosessen prøver vi å analysere og finne en pekepinn for fremtidig bruk av IT for utvikling og bruk av kompetanse innen private virksomheter i Nedre Glomma-regionen. På grunn av ressurs- og geografisk begrensning velger vi et visst antall private virksomheter innen industri og tjeneste i Nedre Glomma-regionen for å utføre vårt hovedprosjekt

7 4. PROSJEKTETS FORMÅL 4.1 Prosjektets hovedmål Undersøke ledelsens meninger rundt nåværende og fremtidige kompetanseforvalting i bedriften. Se på hvordan IT-systemer brukes for å forvalte kompetanse i bedriften 4.2 Prosjektets delmål Se på ledelsens syn rundt nåværende og fremtidige kompetanseforvalting med vekt på hvordan kompetanse brukes og videreutvikles. Analysere systemet og se hvordan det brukes i praksis med vekt på metoder for innsamling, oppbevaring og bruk av kompetansedata. 7

8 5. PROSJEKTGJENNOMFØRING 5.1. Arbeid så langt Vi har så langt i prosjektet klart å følge fremdriftsplanen (se vedlegg 1 ) og har levert de obligatoriske dokumentene som kreves i hovedprosjektet innen angitte frister, herunder forprosjektrapport og midtveis rapport. Bidrag til EXPO som kreves er også levert innen angitte frister, herunder vårt bidrag til EXPO- katalogen. En webside som gir en beskrivelse av hovedprosjektet vårt med lenker til de ovennevnte rapporter og bedriftene som er med i undersøkelsen, er lagt ut på nett under EXPO Vi har også gjort undersøkelser om trykk på t-skjorter til gruppemedlemmene, her gjenstår det å lage en passende logo til skjorta i ai eller eps bildeformat. I skrivende øyeblikk har vi ikke fått inn noen penger til prosjektet, men vi har sendt en påminnelse til oppdragsgiver og venter også å få inn noen sponsorpenger i nærmeste fremtid. Vi har på grunn av dette ikke gjort opp for gruppemedlemmendes økonomiske utlegg så langt. Prosjektet er basert på intervjuer med en rekke bedrifter, disse er nå avsluttet. I løpet av april har vi reist rundt i Nedre Glomma-regionen og foretatt disse intervjuene. Det siste intervjuet var med CognIT AS og ble avsluttet 2. mai noe som er litt sent etter fremdriftsplanen. Årsaken til dette var transportproblemer slik at ny avtale måtte gjøres. Det bør også nevnes at vi mistet Skalles Mekaniske Verksted som var en av de utvalgte bedriftene. Intervjuet med Brynild Produksjon AS er heller ikke ferdig da vi ikke rakk å se ordenlig på IT-systemet deres når vi intervjuet dem i april. Vi er blitt tilbudt å få se på systemet deres i slutten av mai. Vi sitter nå med mye data om bedriftene vi har vært hos. Denne datamengden har vi fanget opp med dokumenter og arbeidsmetoder. Det er viktig å merke seg at denne midtveisrapportens resultater ikke er endelig, men er ment mer som en pekepinn på 8

9 trender i materialet. Den endelige analysen med konklusjoner vil være med i sluttrapporten, og vil være et resultat av en mye grundigere analyseprosess. Det ser for øyeblikket ut som om vi er i god stand til å svare på prosjektets hoved- og delmål med bakgrunn i det arbeidet vi har gjort så langt. Årsaken ligger i den grundige prosessen rundt intervjusituasjonen med gode forberedelser til hvert intervju, grundig behandling av innsamlet data like etter bedriftsbesøket og bevissthet rundt selve intervjusituasjonen og prosjektprosessen. Etter de innledende intervjuene fant vi at vi burde gjøre noen endringer for å prøve sikre at den metoden vi bruker med intervjuer og spørreskjema skulle gi oss de svarene vi trenger. Vi satt spørsmålstegn ved spørreskjemats validitet men bestemte oss for å beholde det uten endringer og isteden øke vår bevisstheten rundt selve intervjusituasjonen og prosjektets formål Intervjuprosessen Begrensninger i intervjusituasjon Målgruppen vår i dette intervjuet er bedriftens leder eller noen på ledernivå. De er ofte veldig opptatt i sine oppgaver. Derfor har vi begrenset tiden til hvert enkelt intervju. Intervjuet gikk over kun en dag og vanligvis tok det ca. 1-2 timer i hver enkelt bedrift. I tillegg var bedriftenes forberedelse til intervjuet svært forskjellig. Dette medvirket til at intervjueresultatet og kvaliteten av innholdet er noe forskjellig fra bedrift til bedrift. For å forenkle analyse og sammenlikne arbeidet bruker vi et standardisert spørreskjema som basis og en noe åpen form for spørsmål til de ulike typer bedrifter. Bedriftene har sitt virke innen industri, handel og tjenestevirksomheter. Siden bedriftene har forskjellige oppgaver og virksomhetsråder passet spørreskjemaet ikke til alle bedriftene. De som vi intervjuet har ofte forskjellige oppfatninger om begrepet kompetanse, kompetanseforvaltning, kompetanseregistrering osv. Dermed legger de vekt på ulike begrep og fagområder om system og rutiner. Noen ganger er det vanskelig å fange 9

10 opp et konkret svar. Når vi ser på dette i ettertid skulle vi forklart hva vi la i disse begrepene før intervjuet startet Intervjuforberedelse I milepælplanen planla vi hvilke bedrifter vi skulle intervjue og arbeidsfordelingen, i tillegg til arbeidsroller mellom prosjektsmedlemmer. Før intervjuene benyttet vi Internett som et verktøy for å finne bedriftsinformasjon, bl.a. bedriftens størrelse, produkttyper, virksomhetsområder og adresse. Internett er et effektivt støtteverktøy som kan tilby mange forskjellige funksjoner, f.eks. avstandsberegning og detaljert kart og måter å komme fram til målet vårt på. Med dette sparte vi mye tid på å finne informasjon om bedriften. Vi planla bedriftsintervjuet på forhånd ved hjelp av den informasjonen vi fikk fra Internett og fokuserte på hver enkelt bedrifts egenskaper. Dette gir bedriften et positivt inntrykk og i tillegg skaper det en god samtaleatmosfære. Til gjengjeld fikk vi aktiv respons og hyggelig tilbakemelding fra bedriftene. På forhånd diskuterte vi noen spesielle temaer i tillegg til spørreskjemaet som var planlagt, intervjuertid og arbeidsroller Beskrivelse av intervjusituasjon med endringsbeskrivelse Intervjueperioden ble gjennomført som planlagt. En bedrift avlyste avtalt intervju, angivelig på grunn av at det oppstod noen hindringer slik at de ikke kunne møte oss. Denne perioden har vært interessant og lærerik for alle oss i prosjektgruppa. Hvert intervju ble utført av to gruppemedlemmer og varte i 1-2 timer. Først bestemte vi oss for å dele gruppen i to faste intervjugrupper med to medlemmer. Hver toergruppe skulle dra på bedriftsbesøk etter hverandre. På den måten kunne den ene gruppen jobbe med innsamlet data fra intervjuet på den dagen den andre gruppen var på intervju. Dette var en stor fordel for oss når det gjaldt tid og rutine for bearbeiding 10

11 av dataene. Men en ulempe var at vi ikke kunne oppleve hvordan andre gruppemedlemmer utførte intervjuer. Med hensyn til å lære og jobbe sammen med ulike mennesker, vekslet vi mellom gruppemedlemmene slik at hver av oss kunne ha mulighet til å gjøre intervju sammen med hverandre. Dette førte til at vi trengte lengre tid til bearbeiding av data. Noen ganger måtte vi rett og slett dele arbeidet og hvert enkelt medlem jobbet helt alene for å kunne følge tidsskjemaet. Gruppens interesse for og motivasjon til prosjektarbeid har ført til at vi arbeidet veldig effektivt og kreativt med intervjueprosessen. Vi erfarte at bedriftene var hyggelige, hjelpsomme og villige til å svare på våre spørsmål. Det endelige spørreskjema ble gjort ferdig før første intervjue og ble brukt hele perioden. Våre utvalgte bedrifter bestod av både små og store bedrifter. Noen av dem har et avansert IT-kompetansesystem, noen har noe enklere system, mens andre ikke har et kompetanseforvaltnings system. Dette medførte at spørreskjemaet ikke kunne tilpasses til alle utvalgte bedrifter. Vi valgte likevel å ikke forandre noe i skjemaet. Den første grunnen til dette var at skjemaet passet bra i noen av bedriftbesøkene. Den andre grunnen var at det ikke ville være mulig å tilpasse et skjema til alle typer bedrifter eller lage et skjema til hver bedrift. Hvis vi skulle laget et skjema til hver bedrift ville det være vanskelig å sammenlikne bedriftene i analysefasen. Til slutt syntes vi at det viktige var at intervjuene skulle være åpne i formen. Vi tok utgangspunkt i spørreskjemaet, men var ikke bundet til det og var frie til å stille andre relevante spørsmål underveis. En annen endring i intervjueperioden var å ikke bruke lydopptaker. I begynnelsen av prosjektet var vi enige om at vi skulle ta opp intervjuene på kassetter slik at vi ikke mistet noe informasjon og slik at andre i gruppen kunne høre på. Siden vi ikke fant det nødvendig og noen bedrifter ikke ønsket det, ble lydopptakeren ikke brukt i noen intervjuer. Da det var to av oss på hvert intervju, en primærintervjuer og en primærreferent, fikk vi dokumentert det meste av det som ble sagt.utfylte 11

12 spørreskjemaer ble etterpå sendt til den personen vi intervjuet for sjekking og retting av eventuelle feil. Bortsett fra noen utfordringer som mye arbeid på kort tid, forsinkelse av intervjuer på grunn av transportproblemer og avlysing/flytting av avtaler, har intervjueperioden gått bra og som forventet Beskrivelse av hvordan vi har bearbeidet data etter intervju Etter hvert intervju gjorde vi en del bearbeiding av data og de to som hadde vært på intervjuet satt seg ned og skrev referat med en gang vi ankom skolen. Når vi fylte inn svarene vi hadde fått på intervjuskjemaet vårt, delte vi litt på hvem som skrev inn hva og sammenliknet hva vi hadde skrevet etterpå. På denne måten fikk begge som var med på intervjuet kommet med sine synspunkter og oppfatninger rundt intervjuet. Det ble også en del diskusjoner rundt hva som skulle skrives som svar siden svarene vi fikk fra bedriftene kunne være diffuse. Etter bedriftsintervjuene laget vi en SWOT- analyse av bedriften. Her tok vi med styrker, svakheter, muligheter og trusler med kompetanseforvaltningen bedriften fører i dag. Dette gjorde vi ut i fra hva vi hadde fått av informasjon fra bedriften, men også våre egne syn og forståelse av bedriften kom fram her. For å dokumentere intervjusituasjonen laget vi en mal der vi skulle fylle inn hvem vi intervjuet, hans/hennes rolle i firmaet, en beskrivelse av selve intervjusituasjonen og en kort beskrivelse av språkbruken. Utfylte skjemaer fra intervjuet ble sendt via e- post til bedriftene vi var hos. Dette fordi intervjupersonen skal kunne få muligheten til å endre/ rette på eventuelle feiltolkninger eller legge til ting han/ hun ikke fikk sagt under intervjuet. Vi syntes dette var både høflig ovenfor intervjupersonen og det ga oss helt korrekt data å jobbe videre med. Det er viktig å ha korrekt informasjon når vi skal analysere bedriften å 12

13 trekke konklusjoner fra alle intervjuer for å unngå så mange feil som mulig. Noen av bedriftene har sendt svar, men langt fra alle. Etter denne rapporten er ferdig kan analysearbeidet starte Kort sammendrag av hver bedrift Følgende er et kort sammendrag av hver bedrift vi har intervjuet. Bedrifter som ikke har gitt oss tilbakemelding på sammendraget inne tidsfristen for levering av midtveisrapporten er ikke tatt med. Her vil kun navnet på bedriften stå. Men vi vil inkludere disse sammendragene i hovedrapporten Det Norske Veritas Bedriften har i alt 6000 ansatte av disse er ansatt i Norge, mens 4000 er ansatt i utlandet. Det Norske Veritas arbeider med klassifikasjon, sertifisering og rådgivning. Ledelsen syn på kompetanseforvaltning var at kompetanse betydde veldig mye. Dette grunnet at de selger kompetanse og er kjent som et høyteknologisk firma. De løser problemer som andre ikke kan løse selv. Bedriften har mye kursing og opplæring av sine ansatte, dette både eksternt og internt. De har bl.a. en stor forskningsavdeling som det blir satt av 5% av omsetningen til. Samtidig har de en stor personalavdeling og kontinuerlig linjeansvar. De har delt ansvar. En sjef har ansvar for sine folk og en annen overordnet sjef har ansvar for sjefen igjen etc. Firmaet bruker totalsett 5-10% av omsetningen til kompetanseforvaltning. De syntes kompetanseforvaltning er veldig viktig. Det Norske Veritas bruker en IT-løsning, nærmere bestemt en kompetansedatabase. Intervju- personen er veldig fornøyd med dette systemet som heter BRAINS. I dette systemet er det er lett å innhente informasjon. De kan bare gå inn og skrive for eksempel fri tekst for å finne noe. 13

14 SyZLaB AS SyZLaB AS er et "laboratorium" som etablert seg i 1998 og har 5 ansatte. Bedriften driver med markedsproduktutvikling. De forsker på ny teknologi, som bl.a. har resultert i produktserien SyZWEB. Internett-teknologi og kommunikasjonsplattform har først og fremst vært i fokus. SyZLaBs visjon er å lage produkter som kan foredle informasjon til kunnskap og verdiskapning. Skalerbar. Enkel brukerterskel- ingen/minimal opplæring Ingen installasjon og opplæring på PC kun nettleser installert. Siden bedriften bare har 5 ansatte og kompetansen ligger i arbeidskulturen bruker SyZLaB ikke et IT-system til kompetanseforvalting. Ved ansettelse av nye ansatte bruker bredriften personlige nettverk gjennom bekjente. Søknad og CV er ikke så viktig for kompetanseregistrering. Bedriftslederen og ansatte har godt oversikt over hver enkelt person sin kompetanse. Ansatte tar alt på eget initiativ, har eget ansvar for utvikling av sin kompetanse og er klar over sine arbeidsoppgaver. Den mest brukte kilden er Internett. Kompetanseforvaltningen ligger i bedriftskulturen og smelter sammen i den daglige oppgaver. Med kunnskap og kjennskap til ansatte kan ledelsen godt kartlegge og fordele arbeidsoppgaver. Etter ledelsens syn fungerer dette bra og effektivt. Foreløpig har SyZLaB ikke et fysisk kompetanseforvaltnings- system i bruk. Bedriften har vurdert å utvikle sin kompetanseforvaltnings- ide til et markedsprodukt i fremtiden. Ledelsen synes at et slikt produkt vil ha mindre effekt i en bedrift som er så liten. 14

15 Restaurantdrift AS Restaurantdrift AS ble etablert i 1939 og siden da drevet en rekke hotell- og restaurantbedrifter i Fredrikstad. Per dags dato har bedriften ca 120 ansatte dvs ca 80 årsverk. Siden den er en service bedrift (hotell og restaurant) legger de mye vekt på kundebehandling og markedsføring. Restaurantdrift AS bruker både IT- og manuell løsning til kompetanseforvaltning, men ikke mye. Et enkelt IT-system, Microsoft WORD brukes til å registrere ansattes CV, stillingsbeskrivelse, notater om hva han/hun er flink og mindre flinke i. Denne informasjon har ledere for seg selv og ingen andre har tilgang til. Ellers har de en mappe for hver enkelt ansatt samlet i et låst skap. Der finnes det alle dokumentasjoner om ansatte, som kopi av søknader, arbeidskontrakter, permisjonssøknader også lignende. Fra ledelsens syn har bedriften ikke behov for å investere et stort og avansert ITsystem for kompetanseforvaltning. Med et oversiktlig og brukervennlig WORD program, samt kjennskap til sine ansatte, klarer ledelsen godt å kartlegge og fordele arbeidsoppgaver. Kursing og opplæring i bedriften blir satt opp etter behov. Bedriften gir ansatte stadig kurs og trening innenfor kundebehandling. Etter ledelsens mening er dette for å øke servicenivået til kunder, kvalitet til produkter og ikke minst øke bedriftens konkurranseevne Denofa Brynild Produksjon AS 15

16 Mascot Electronics AS Mascot ble etablert i 1938 og er i dag en av Skandinavias største produsenter av strømforsynere. De har 130 ansatte og med egne salgskontorer i Frankrike, Tyskland, og England er Mascot også godt representert i utlandet. Mascot Electronics AS er produksjonsbedriften og ligger i Fredrikstad. Bedriften har vært sertifisert etter ISO 9001 siden Bedriften har overordnete planer for hvordan kompetansen skal forvaltes. Dette er styrt av ISO-dokumentasjonen som kvalitetsikrer bedriftens prosedyrer og arbeidsmetoder. Det settes av årlige midler til kompetanseforvaltning i bedriftens budsjett. Denne kompetanseforvaltningen består for det meste av kursing av ansatte som for eksempel nevnes et introduksjonskurs alle i produksjonsarbeid må ta. Det er avdelingssjefene som vurderer behovet og setter av ressurser til kompetanseforvaltning og dermed synliggjør behovet. Prinsippet bedriften har er at når nye kompetansebehov oppstår så er OJP (On The Job Training) beste måte å løse dette behovet. OJT betyr at man gir opplæring på de enkelte arbeidsstasjoner og de enkelte arbeidsoppgaver på stedet hvor disse skal utøves. Mascot sier det fører til at bedriften får kompetanse som ikke kan kjøpes og til en heving av kompetansen i bedriften generelt. Da avdelingene er en slags underleverandører av hverandre kan de låne kapasitet fra hverandre ved behov. Dette fører til en kompetanseforvaltning som er et resultat av at folk noen ganger må jobbe på forskjellige steder i bedriften. Produksjonsmønstre endrer seg hele tiden, derfor er en generell kunnskap om produksjonsprosessen prinsippet. Mascot Electronics AS har et (kompetanseforvaltnings)system i produksjonsavdelingen som skiller mellom kompetansenivåer. Mascot har et kombinert system for kompetanseforvaltning, personalopplysninger ligger lagret elektronisk mens data om de ansattes kompetanse er lagret manuelt. Til daglig bruk har de et A4-ark til hver enkelt med oversikt over kompetanse. Ellers har hver enkelt egen mappe som inneholder CV, søknadsskjema, kopi av kursbevis, vitnemål, o.l. Det er personalsjefens oppgave å oppdatere kompetansedata.. Kopi av 16

17 kursbevis legges inn i personalmappe. Det bør nevnes at ingen produksjonsarbeider har vært i Mascot mindre enn 10 år, så det går mye på lokalkunnskap Gilde Fellesslakteriet Gilde Fellesslakteriet ble etablert i Oslo i 1911, og har i dag 5 anlegg (Tønsberg, Oslo, Skien, Gol og Sarpsborg). Anlegget i Sarpsborg ble bygget i Total er det 1569 ansatte i fellesslakteriet, hvorav ca. 450 i Sarpsborg. 43 % av de ansatte har fagbrev. Målet deres er at 70 % av de ansatte skal ha fagbrev innen år Gilde Fellesslakteriet Sarpsborg har ikke noen spesielle planer for utvidelse av bedriften. I hovedsak bruker Gilde Fellesslakteriet i Sarpsborg en manuell løsning til kompetanseforvaltning. Ledelsen synes at det fungerer tilfredstillende og har ikke funnet det formålestjenelig å gå over til et IT-basert system ennå. I tillegg til at det koster mye å investere i IT-basert system, er mange av systemene avanserte og krever mye arbeid både i en oppstartfase og i vedlikehold, noe som totalt sett kanskje ikke kan gi bedriften bedre resultater på dette området. Bedriften bruker et såkalt kompetanseskjema til å kartlegge kurs/opplæring til ansatte. Kursene listes opp i skjemaet og krysses av når de er gjennomført. Ledere ser på det som en enkel og oversiklig måte å forvaltere kompetansen på. Man kan lett se hvem som har vært med på hvilke kurs til en hver tid. Et IT-basert system har den fordel at det er lettere å søke etter en bestemt kompetanse for å kunne sette rett person til rett arbeid. Samtidig sier de at det ville vært enklere med et felles og bedre IT-system siden de må rapportere mye til konsernet CognIT Borregaard Industries 17

18 6. ARBEID FREMOVER 6.1 Grunnlag for bearbeiding av innsamlet data Som grunnlag for bearbeiding av data har vi forskjellige dokumenter. Vi har reviderte spørreskjema, en kort SWOT- analyse gjort like etter hvert bedriftsbesøk og en beskrivelse av intervjusituasjonen. Siden har vi også fått den erfaringen som bedriftsbesøkene har gitt oss. Denne er ulik fra gruppemedlem til gruppemedlem da ingen mennesker er like og oppfatter ting på samme måte. 3 år ved datalinja på Høyskolen i Østfold har også gitt oss en del erfaringer og kunnskaper. Denne formalkunnskapen vil indirekte være et analyseredskap og er de briller vi ser stoffet med. 6.2 Metode for analyse av innsamlet data Ved å sammenlikne like og ulike bedrifter i utvalget å se på forskjeller og likheter mellom dem vil vi prøve å trekke noen konklusjoner rundt delmålene. Vi har også en veileder og arbeidsgiverne som kan gi oss gode råd underveis i analysen. Det har vært mye fram og tilbake når det gjelder bruk av analysemetode til oppgaven. Uklarheter med tanke på hva og hvordan vi skal analysere dataen har ført til mange diskusjoner i gruppen. Med råd fra veileder har vi bestemt å arbeide med analysen ut ifra våre egne erfaringer, kunnskaper, interesser og ikke minst vår kreativitet. Vårt formål er å få fram ledelsen sine meninger om kompetanseforvaltning og bruk av IT-system for kartlegging og utvikling av kompetanse i sin bedrift. Spørsmål som kan være pekepinner for oss i analyseringsfasen er blant annet: hvorfor har de valgt akkurat den måten, hvordan fungerer systemet, hvilke resultater har de, hvilke planer har de for å videreutvikle kompetanse, som er viktig for overlevelse og 18

19 konkurransedyktighet i sin bedrift, hvordan bidrar de til å øke arbeids- og utdanningsmulighet i samfunnet. Under intervjuer har vi fått en liten SWOT-analyse sett fra den person vi intervjuet sitt syn. Vi har også hatt en SWOT-analyse for hver enkelt bedrift sett fra vårt syn. Videre i prosessen skal vi sette analysene sammen og danne et felles bilde av de utvalgte bedriftenes forvaltning og utvikling av kompetanse. Dette bildet kan mer eller mindre speile kompetansenivået og bruk av IT for kompetanseforvaltning i Nedre Glommaregionen. Brain-storming for ideer, filtrering av informasjon og kvalitative analysemetoder er blant metoder vi kan bruke. Ved brain-storming kan vi liste opp alle ideer fra alle i gruppen om bedriftenes styrker, svakheter, muligheter og trusler i felles SWOTanalysen. Informasjon vi fikk fra intervjuene skal brukes som argumenter for svar på ovennevnte spørsmål. Derfor er det viktig å filtrere og velge riktig informasjon. Kvalitative analysemetoder gir oss en god forståelse av bedriftenes kompetansesystem, i motsetning til kvantitativ metode som kan si noe om statistikk som f.eks. hvor mange bedrifter bruker systemet A til å forvalte kompetanse og hvor mange bruker systemet B. Analysefasen skal jobbes parallelt med skriving av sluttrapport og avsluttes ei uke før frist for innlevering av sluttrapporten. Beskrivelse av analyseprosessen, resultater og eventuelt forslag til bedrifter skal være med i rapporten. Vi skal fortsatt følge milepælplanen vår. 19

20 7. GRUPPEARBEIDET Gruppen består av 4 medlemmer som har en veldig bred og interessant kombinasjon av kunnskaper og interesser. Vi har forskjellige kjønn, alder, kultur, oppvekst og erfaringer som danner et bredt spekter i tenkemåte og gir forskjellige innfallsvinkler på det vi gjør. Siden forprosjektet har vi vært på 9 bedriftbesøk. Mye av tiden har derfor gått med til å planlegge intervjuene, dra ut på intervjuer og skrive referater. Vi ble enige om å dra to og to til hvert intervju, dette fungerte veldig bra. Ved påsketider ble vi enige om å rokkere på gruppene, dette for å få mer erfaring på hvordan de forskjellige gruppemedlemmene gjennomførte intervjuene og for å lære mer om det å holde et intervju. Vi sitter alle igjen med mer erfaring nå enn hvis vi skulle dratt sammen med kun den samme personen til alle intervjuene. Siden vi har vært så heldige å blitt sponset av noen bedrifter, har vi valgt å ha en økonomisk ansvarlig som tar ansvar for penger og andre sponsor ting vi har mottatt. Mai Burner har påtatt seg dette ansvaret. Jevnlige møter arrangeres med veileder, vi har også gruppemøter utenom dette. I prosjektets startfase startet vi friskt og hadde ofte gruppemøter. Grunnet mye bedriftbesøk den siste perioden har vi sjeldent vært hele gruppen på skolen samtidig og gruppemøtene har blitt noe mindre enn vi hadde planlagt i starten av prosjektperioden. Dette vil endre seg så snart intervjuene er ferdige og vi vil ha gruppemøte hver dag klokken 9. På dette møtet skal vi fortelle hverandre hva vi har gjort siden sist, hva vi skal begynne med og eventuelle spørsmål vi måtte ha. Vi har arrangert et gruppemøte så fort hele gruppen er samlet. Vi diskuterer og forteller hva vi mener. På denne måten får vi frem mange forskjellige synspunkter vi ikke hadde hatt hvis vi skulle gjort det på egenhånd. De gangene vi har vært uenige om hvordan en ting skal løses har vi latt flertallet bestemme. 20

21 På våre gruppemøter og ellers drøfter vi uenigheter, spørsmål og har ofte diskusjoner. Selv om vi alle til tider har vært uenige i forskjellige temaer, blitt lei og sliten så føler vi at vi har lært mye om samarbeid og konfliktløsning i løpet av den tiden vi har hatt prosjekt til nå. 21