Presentasjon av Bacheloroppgave

Transkript

1 IT-STØTTET BEDRIFTSUTVIKLING Presentasjon av Bacheloroppgave Digital kommunikasjonsplattform mellom barnehage og foresatte Eirik Skrivervik Bruvoll, Eivind Røe & Marius Mevold Vår 2011

2 Barnehagen Ila Barnehage ligger i Trondheim, er landets tredje eldste og fylte 170 år i Huset de holder til i er renovert og rommer nå 68 barn fordelt på to grupper over tre år og tre grupper under 3 år. Lokalene består av et tre-etasjers hus som inneholder både kjeller og loft, og har bevart mye av det gamle preget selv om huset er modernisert. Under et foreldremøte i 2010 ble det diskutert mellom foreldre og ansatte at det fantes behov for en løsning som bidro til mer effektiv utveksling av informasjon, som er lettere enn dagens manuelle metoder. Som et svar på denne etterspørselen, har prosjektgruppen tatt på seg oppdraget med å utvikle en spesialtilpasset kommunikasjons-plattform for barnehagen. Problemstilling Kommunikasjon fra Ila Barnehage til foresatte foregår i dag i stor grad muntlig, via beskjeder på oppslagstavle og i papirform gjennom barnas egne hyller. Vårt mål er å utvikle en plattform for med e-post, SMS og kalenderfunksjon som skal forbedre og forenkle hverdagen til de ansatte. Dette ble tydelig i oppstartsmøtet med barnehagen. Sitat pedagogisk leder, Ståle Skagen: En løsning som letter arbeidet rundt å spre informasjon er etterlengtet. I dag foregår dette ganske manuelt. Dokumenter opprettes, skrives ut og henges opp eller deles ut. Det er ønskelig med en type webportal hvor man kan skrive ned noen ord for dagen eller hvordan dagen i barnehagen har vært. Foreldre kunne gått inn og lest oppdateringen, i tillegg til at den f.eks. kunne blitt sendt ut eller blitt arkivert i portalen. Så å si alle bruker telefon, derfor hadde det også vært effektivt med en SMS-funksjon for å sende ut korte beskjeder Hvorfor valgte vi denne oppgaven Før oppgavene ble lagt ut, kontaktet oppdragsgiver et av medlemmene i prosjektgruppen og lurte på om prosjekt-beskrivelsen hørtes interessant ut: Utvikling av kravspek og forslag til teknisk løsning for elektronisk kommunikasjon mellom barnehage og foreldre. I utgangspunktet var dette en ganske enkel beskrivelse, som skapte stort spillerom for type fremgangsmåte og endelig resultat. Prosjektgruppens sammensetning og kompetanse var ideell for denne typen prosjekt, både når det gjaldt erfaring innen programmering, design og informasjonsinnhenting /dokumentasjon. I tillegg syntes prosjektgruppen det var svært motiverende å kunne skape et produkt ifra bunnen av og forme dette igjennom en egen utviklingsprosess. 1

3 Vi så også at oppgaven henger veldig i tråd med studiet. IT-støttet bedriftsutvikling har gitt prosjektgruppen kompetanse innenfor mange områder, inkludert forståelse for organisasjoner og hvordan man kan ta i bruk IT som et hjelpemiddel. Som det står i problembeskrivelsen, har barnehagen behov for en løsning som gjør hverdagen enklere og rutinene mer effektive. For å løse dette, så prosjektgruppen en gyllen mulighet til å ta i bruk mye av kunnskapen som har blitt opparbeidet igjennom studiet og få vist dette i en samlet oppgave. Det ble også litt ekstra spennende når det var snakk om å skape et produkt som potensielt kunne brukes daglig i en eller flere barnehager. Hvordan løser vi oppgaven Noe som ble tydelig ganske raskt var at barnehagens ansatte og foresatte bestod av en ganske variert målgruppe - både når det gjaldt personlige forhold til bruk av IT, livssituasjon og alder. Med en slik målgruppe var det forventet at det ville møtes på en eller flere typer motstand i forhold til å ta i bruk et nytt system. Med hensyn til disse faktorene har det igjennom hele prosessen blitt tatt hensyn til resultater ifra spørreundersøkelsen og tanken om det å skape et produkt som skal fungere som et enkelt hjelpemiddel (ikke en belastning) hvor målgruppen kan bruke mindre tid på daglige rutiner, og få mer tid til overs for barn i barnehagen. Vi går frem ved å begynne med forstudierapport og brukerkravdokument, før spørreundersøkelse, analyse og teori. Ut ifra disse dokumentene går oppgaven videre til et utviklingsstadie med designdokument, hvor produktet formes med navn, logo og et gjennomtenkt konsept. Arbeidsprosessen inneholder mye udokumentert aktivitet, som brainstorming, møter, diskusjon og bruk av samarbeidsteknologi. Ved hjelp av dette får prosjektet en kontinuerlig fremdrift med gode resultater. Resultat Vårt arbeid har resultert i dokumentasjon og utvikling av kommunikasjons-plattformen Infoparken.no. Vi utarbeidet fire nivåer som skulle reflektere utviklingen og begrenset omfanget i prosjektet til nivå 1 og 2. Nivåene beskrives som: Nivå 1 - Enveis kommunikasjon Nivå 1 danner grunnlaget for den nye kommunikasjonsplattformen og inneholder den enkleste metoden barnehagens ansatte behøver for å kunne spre informasjon. Nivået vil bestå av et simpelt grensesnitt hvor brukeren logger inn, skriver en beskjed og sender ut til grupper bestående av e-postlister. 2

4 Nivå 2 - Utvidet enveis kommunikasjon Nivå 2 utvider funksjonaliteten i nivå 1 og gir blant annet muligheter for at brukeren kan sende ut beskjedene pr. SMS. Nivået gir også enkelte brukernivå muligheten til å publisere oppdateringer i nettleseren. Oppdateringene vil bli leselig for foreldre når de logger seg inn i systemet. Samtidig vil det bli opprettet en kalender som gir enkel oversikt over planlagte hendelser som f.eks. ute-dager. Informasjonsflyten vil fortsatt kun kunne foregå ifra barnehagen til foreldrene (ikke andre motsatt). Videre arbeid Prosjektet omhandler utvikling ifra første steg, prosjektbeskrivelsen. Derfor har mye av arbeidet bestått av innsamling og bearbeiding av relevant informasjon. Ut ifra dette har vi utviklet nivå 1 og 2. Vi ser stort potensiale for videre arbeid, som vil være videreutvikling til nivå 3 og 4. Disse nivåene beskrives som: Nivå 3 - Portal/ To-veis kommunikasjon Åpner for at foreldrene kan kommunisere med barnehagen igjennom kommunikasjonsplattformen. Samtidig vil brukerne kunne bidra til videre utvikling av tjenesten ved å gi tilbakemeldinger på nettstedet. Systemet på nivå 2 skal formidle planlagte hendelser, og i nivå 3 vil det også ta for seg rapportering om det som har skjedd. Dette omfatter rapportering som inngår i de rutiner de har i dag, men vil gjøre det lettere ved at flere dagsrapporter kan samles automatisk i en ukesrapport, flere ukes-rapporter kan samles i en måneds-rapport osv. Nivå 4 Utvidet administrasjonsfunksjoner i portal På dette nivået vil systemet få et større omfang og være avhengig av videreutvikling i samarbeid med for eksempel Trondheim Kommune. Det vil bli behov for flere brukernivåer, høyere sikkerhet og flere regler i forhold til hvem som har tilgang til hvilken informasjon. Systemet vil ta over rutiner for blant annet: Behandling av personlig informasjon og nødvendige skjema Registrering av nye barn Elektronisk kommunikasjon med de forskjellige barnehagene Publisering av dokumenter ifra alle ledd Utfordringen blir å forankre arbeidet vi har gjort, og få det videreført. I skrivende stund har vi ikke utarbeidet noe konkret avtale for videre arbeid med oppdragsgiver. 3

5 Oppsummering Prosjektet har vært svært lærerikt og interessant ifra starten av. Mye av grunnen til dette er at vi så stort potensiale for oppgaven ifra første stund, samtidig som vi hadde meget positive møter med ledelsen i barnehagen. Ved oppstarten var vi også ekstra nøye med informasjonsinnhenting, møter og møtereferat. Dette lettet arbeidsprosessen og har vært av stor verdi i ettertid. Vi kunne blant annet lage en brief og dele opp prosjektet i 4 ulike nivåer ganske tidlig i prosessen. Ved hjelp av dette fikk vi et godt overblikk og kunne sette begrensninger for prosjektets omfang i forhold til tid og ressurser. Dette har gjort det enklere å fokusere på viktige aspekter innenfor oppgaven og bidratt til at vi leverer en fullstendig oppgave med solid innhold, fremfor en oppgave med større omfang og svake punkter. Gruppen har fungert bra, dratt god nytte av samarbeidsteknologi og vist store evner for selvstendig arbeid. Vi har fulgt retningslinjene som ble gitt og mener å ha har gjennomført en bacheloroppgave vi kan være stolte av. 4