GJERDRUM IDRETTSLAG Postboks 93, 2024 Gjerdrum

Transkript

1 GJERDRUM IDRETTSLAG Postboks 93, 2024 Gjerdrum Deltakere: Jo Inge Aambakk Leder Møtt. Robert Øksnes Nestleder Møtt. Annette Waage Kasserer Møtt. Kristin H. Straaberg Daglig leder Møtt (fra kl 1930). Gitte Hannemann Mollan Varamedlem Ikke møtt. Marit Aadnøy Barneansvarlig Meldt forfall. Ane Stølan Flesvig Ungdomsrep. Møtt (fra kl 21). Hege Engell Ungdomsvararep. Meldt forfall. Kasper Nordmelan GIL Fotball Møtt. Randi Øye Dahl GIL Håndball Meldt forfall. Terje Løvstad GIL Alpint/Hopp Møtt. Tormod Løvseth GIL Langrenn Ikke møtt. Knut Rostad GIL Skiskyting Meldt forfall. Sverre Olstad GIL Idrettskole Møtt (fra kl 1940). Lisbeth Bjørndalen GIL Trim-frivillig Ikke møtt. Karin S Larsen GIL Svømming-frivillig Møtt. Magne Rygg GIL Volleyball-frivillig Meldt forfall. Morten Landrø GIL Innebandy-frivillig Møtt. Referat fra styremøte Tid: Torsdag 22. januar 2009 kl Møte nr 1/2009 Sted: Kantinen, GIP 1. Godkjenning av referat Det var ingen kommentarer på referatet fra forrige styremøte. Vedtak: Ingen 2. Saker A. Oppfølgingssaker: Sak 12/08 - Konto for løypekjøring: Etter litt innkjøringsutfordringer er denne kontoen oppe og går. Løypekjøringskontoen er tilført restmidler fra Restmidlene for 2008 vil bli tilført når likviditeten for hovedlaget er bedre. Når dette er gjort vil det bli lettere å følge opp forbruket av de øremerkede midlene fra kommunen til dette formålet. Sak 16/08 Røykfrie idrettsanlegg: Forbudet mot røyking virker stort sett etter intensjonene. Undergruppene må vurdere behovet for eks vis bedre merking om at vi ønsker at alle idrettsanlegg skal være røykfrie. Det ble også bedt om tettere oppfølging av røykeforbudet utenfor Idrettshallen.

2 Sak 17/08 - Vandelsattest: Rutinen med innhenting av vandelsattester har gått meget bra så langt. Fortsatt gjenstår noen enkeltsøknader. Dette vil bli fulgt opp av daglig leder. Det er i tillegg viktig at undergruppene etablerer rutiner som fanger opp at nye trenere/lagledere får innhentet vandelsattest i forkant av sitt engasjement i GIL. Daglig leder vil kommunisere til den enkelte leder i undergruppene dersom noen ikke leverer søknad eller at søknaden ikke blir returnert slik at disse avvikene fanges opp også i undergruppene. Innmelding av kursbehov Trinn 2 Idrett og Ledelse : Undergruppene ønsker å prioritere fagrettet kursing fra den enkelte fagkrets i stedet for mer generelle fag-/ledelseskurs. Det kom imidlertid opp evt. behov for å vurdere å gjennomføre kurset Lederverktøy som bl.a. omhandler Klubben Online og nettsiden som informasjonskanal. AU vurderer evt. om dette skal gjennomføres i løpet av året. B. Status undergrupper: Svømming: Familiesvømming gjennomføres med godt oppmøte. Vanntilvenningskurs for barn blir gjennomført fra uke 3 for aldersgruppen 5-7 år og 8-9 år. Det er i tillegg inngått samarbeid med Ull/Kisa-svømmerne for å kunne gi et bedre tilbud til flere. Det har vært litt problemer med vanntemperaturen til tider da kommunen har bestemt å ha maks 28 grader. I perioder har det vært temperaturer godt under 28 grader. Innebandy: 3 instruktører har vært på laglederkurs i regi av Oslo og Akershus Bandyregion. Kurset fokuserte mye på etikk og holdninger. Innebandy har for tiden 19 aktive med to lag som deltar i seriespill. Gruppen ønsker å se på muligheten til å rekruttere flere aktive gjennom eksempelvis tiltak som åpen hall. Det jobbes videre med evt. sponsorer/støtte for å få kjøpt inn vant, og de er bl.a. i kontakt med forbundet ang. støtteordninger til dette (se også egen sak under eventuelt). GIL er nevnt som mulig arrangør for en turnering for nye innebandylag, men det betinger bl.a. det omtalte vantet. Alpint/Hopp: Åpnet anlegget 17. desember, og har startet opp skitrening. Har noen utfordringer med prep maskinen, og vurderer mulighet for å investere i en ny maskin fra neste sesong. GIL jobber videre med å få kommunen til å ta over konsesjonsansvaret for heisanlegget. Formelt sett er det ikke noe problem at kommunen overtar dette ansvaret. Kommunen bevilget i desember kr 40 tusen til Fase 1 av Skicross-anlegget. Det er for tiden lite organisert trening i hoppanlegget, men det er i bruk i perioder. Fotball: Det er stor etterspørsel etter trening både inne og ute. Det er gjennomført fotballmøte 19. januar med godt oppmøte. Fortsatt positiv drive i undergruppen, og de er godt i gang med planleggingen av sesongen. Idrettsskolen: Planlegger å gjennomføre en felles avslutning /samling for Idrettsskolen i Kniplia. Sverre tar kontakt med Ian/Terje for å avtale program og det praktiske rundt dette, Det er fortsatt bare Håndball som regelmessig sender referater etter styremøtene i undergruppene til post@gil.no. Det bes at den enkelte leder i undergruppen følger opp at dette blir gjort fremover. Status fra daglig leder: Kristin orienterte om følgende saker: Medlemsregistrering: Det er litt variabel kvalitet på medlemsregisteret for tiden. Ved en gjennomgang er det mye utestående i både medlemskontingent og treningsavgifter. Dette vil det bli tatt tak i fremover. Vi vil bl.a. ta en gjennomgang av utestående fordringer for å rydde opp i medlemsarkivet. Det har ikke noe verdi å bruke energi på saker som er flere år gamle. Fokus fremover må derfor være å få ajourført registeret best mulig, kommunisere felles rutiner på tvers

3 av undergruppene, og at hver undergruppe bidrar til best mulig kvalitet i medlemsarkivet. Kristin vil følge opp dette overfor undergruppene. Det er viktig at alle undergrupper har kontaktpersoner som har ansvar for å følge opp medlemsregistreringsrutinene i undergruppene. Halltid: Kristin har gjennomført møter med undergrupper som bruker hallen for å se på muligheten for å effektivisere halltiden. Det er enighet om nødvendigheten av en god dialog, og at en forsøker å finne løsninger som kan bedre hallkapasiteten. Det blir eks vis vurdert å innføre bookingssystemet som blir benyttet i fotball for å synliggjøre GILs disposisjon av tiden vi har til rådighet. Innmelding i Frivillighetsregisteret: GIL er meldt inn i Frivillighetsregisteret og er derfor i posisjon til å motta grasrotandelen som innføres fra 1. mars Det vil derfor være mulig for GIL å motta en andel (5%) av det som tippes via Norsk Tipping fra de som velger å gi sin andel av denne grasrotandelen til GIL. AU vil vurdere evt. tiltak i for kant av 1. mars (evt. innlegg i Over Skigarden/hjemmesidene, informasjon til trenere/lagledere, kontakt med kommisjonærene i Gjerdrum mv.) for å opplyse de som tipper om muligheten til å reservere sin andel til GIL. Fra Gjerdrum er det foreløpig GIL, Skigardsbrølet og Gjerdrum orienteringslag som er registrert i frivillighetsregisteret, og som foreløpig kan motta grasrotandelen i kommunen. Lotterigodkjenning: Langrennsgruppen har i vinter søkt om lotterigodkjenning, men har fått avslag med den begrunnelsen at det kun er tillatt med en godkjenning pr. organisasjonsnummer. Håndballgruppen har pr. i dag inne en godkjennelse på Gjerdrum Idrettslags organisasjonsnummer. Etter litt undersøkelser fant vi ut at i andre idrettslag har undergruppene gått inn og opprettet sitt eget foretak i enhetsregisteret og dermed fått org.nummer. Dette skal nå langrennsgruppen prøve ut, og basert på denne erfaringen kommer vi tilbake til om vi vil anbefale de andre gruppene til å gjøre det samme. Status økonomi: Annette orienterte om følgende saker: Regnskap 2008: Vi har mottatt foreløpig regnskap for 2008 for hovedlaget. Resultatet er et underskudd på ca 103 tusen mot budsjettert et underskudd på ca 105 tusen. Underskuddet skyldes i hovedsak økte kostnader som følge av overgang til nytt regnskapsbyrå fra midten av 2008, utgifter som følge av avslutning av tippemiddelsaken i lysløypen, og andre løpende driftsutgifter. Det ble stilt en del spørsmål som bare delvis ble besvart på møtet. AU vil gå gjennom regnskapet i detalj for i større grad synliggjøre årsakene til endringer fra tidligere år, og sammenhengen mellom budsjetterte inntekter/utgifter og regnskapsførte. Det ble også poengtert at det var viktig å få presentert balanseoppsettet pr så raskt som mulig. For de andre gruppene var tallene som ble presentert status pr 31.10, og hadde derfor begrenset verdi så lenge årsresultatet er usikkert. De fleste undergruppene har levert bilag pr Annette vil distribuere årsregnskapet til de enkelte undergruppene (til ledere og kasserere) når hun mottar dette fra RS Regnskap. Kasper ba i tillegg om bedre retningslinjer fra AU for hvordan dugnadsinnsats skal belastes merverdiavgift. Ut fra signaler han satt med var faste dugnadsoppdrag mva-pliktig, mens ekstraordinære oppdrag ikke var mva-pliktig. Annette sjekker opp dette, og gir tilbakemelding til undergruppene. Budsjett 2009: Budsjettforslaget ble ikke gjennomgått i detalj. I hovedsak legges det opp til at hovedlaget balanserer ut i AU vil ta en ny gjennomgang når inngangsverdiene for regnskap 2008 er bedre kjente. Dette gjelder også for de øvrige undergruppene. Kasper vil muligens

4 fremme en egen sak på årsmøtet i GIL ifm. utlån av klubbhuset på Torshov som kan være hjemmel for evt. låneopptak. Han vil komme tilbake til dette i forkant av årsmøtet. Fordeling av fellesutgifter (eks vis forsikring, festeavgift mv.): Skiskyting v/knut hadde fremmet et forslag om å vurdere om hva som skulle belastes undergruppene av fellesutgifter. De enkelte undergruppene som var til stede hadde ingen innsigelser mot å fortsette dagens praksis der disse utgiftene blir fordelt på de ulike undergruppene som må ta høyde for disse i sine driftsutgifter. Status anlegg: Robert orienterte om følgende saker: Lysløypeprosjektet er avsluttet og sluttrapport er sendt til kommunen. Robert tar i denne forbindelse et initiativ til et møte med idrettskonsulenten i kommunen for å få avsluttet saken fra idrettslagets side. Alpint er tildelt 40 tusen fra kommunen ifm skicrossanlegget. Det vil bli vurdert om vi søker om 40 tusen i nærmiljøtiltak som en tippemiddelsak senere. Langrenn er i gang med å utvikle et skileikanlegg. De er bl.a tildelt 25 tusen gjennom RB-fondet, og dette vil muligens også være en tippemiddelsak i fremtiden. 7er kunstgressbane i GIP: Kommunen har foreløpig vært negativ til å bidra i finansieringen av denne banen. Vi vil følge opp denne saken videre i 2009 for å forbedre de deler av søknaden vi har fått negativ respons på, og jobbe for en endelig politisk avklaring på prosjektet i løpet av D. Beslutningssaker: Sak 1/09 Handlingsplan: Jo Inge redegjorde for arbeidet med Handlingsplanen så langt. Målsetningen er at planen formelt blir vedtatt på årsmøtet i mars. Den generelle tilbakemeldingen var at planen var blitt altfor omfattende, og dermed altfor ambisiøs til at den er mulig å realisere. Den gir heller ikke noen klar prioritering på hva GIL skal jobbe med i Antallet delmål for 2009 må derfor reduseres kraftig. Det ble enighet om at planen må revideres med tanke på å tydeliggjøre prioriteringene i 2009, og for den neste 4-års-perioden. Sak 2/09 Årsmøteforberedelser: Følgende saker ble behandlet: Årsmøtegjennomføring: Det var enighet om å gjennomføre årsmøtet for hovedlaget etter mal fra tidligere år, og at vi i tillegg forsøker å få en foredragsholder som kan være med å trekke opp interessen for årsmøtet. Kasper indikerte at Fotball ikke ønskte å gjennomføre årsmøtet sitt samme dag som hovedlaget. Terje signaliserte at Alpint ønskte å gjennomføre sitt årsmøte samme dag som hovedlaget, og at dette derfor planlegges inn som en del av programmet for denne kvelden. Jo Inge følger opp Langrenn for å bli enig om hvordan de ønsker å gjennomføre sitt årsmøte. Vedtak: Årsmøtet gjennomføres onsdag 18. mars på Kulturhuset. Innkalling med saksgrunnlag vil bli kunngjort på hjemmesidene iht. gitte tidsfrister. Status pr 1. februar: Vi har fått signaler fra Karl Arne Johannessen (bl.a. tidligere idrettspresident og for tiden medlem av GIL) om at han kan holde et innlegg i etterkant av årsmøtet. Kandidater til utmerkelser: Det ble fremmet en kandidat til innsatspokalen. Utover dette ble det ikke fremmet kandidater for de andre utmerkelsene (æresmedlem og utøverpris).

5 Vedtak: Kjell Alkvist tildeles GILs innsatspokal, og denne vil bli tildelt på årsmøtet 18. mars. Medlemskontingent: Medlemskontingenten er for 2009 kr 500,- for familiemedlemskap, kr 250,- for voksne, og kr 200,- for barn. Vedtak: Medlemskontingenten for 2010 videreføres på samme nivå som i Årsberetning og budsjett 2010: De ulike undergruppene må utarbeide endelige forslag til årsberetning for 2008 og budsjett for 2010 innen 27. februar. Status valg: Valgkomiteen er godt i gang med sitt arbeide. Det jobbes fortsatt med kandidater som barneansvarlig, vararepresentant til hovedstyret, og vara til ungdomsrepresentanten. I tillegg forutsettes det at alle undergruppene er selvrekrutterende og har sine representanter klar til årsmøtet. Sak 3/09 Forslag til kandidater til Gjerdrum Idrettsråd: Årsmøtet i Gjerdrum Idrettsråd (GIR) gjennomføres torsdag 12. februar. Det er signalisert store utskiftninger fra dagens styre. GIL har som mål å fremme to kandidater. Det var ingen av representantene i GILs hovedstyre som signaliserte mulighet til å ta på seg verv i GIR i denne omgang. Det ble derfor enighet om å fremme et ønske til valgkomiteen om at Rolf Rasmussen og Janne Cedell fortsetter videre. I tillegg ble det foreslått å forhøre seg med Karl Arne Johannessen om han evt. kunne være interessert i verv i GIR: Vedtak: Leder signaliserer overfor valgkomiteen i GIR ønsket fra GIL om at Rolf Rasmussen og Janne Cedell fortsetter i GIR også i neste valgperiode. Eventuelt: Søknad om økonomisk støtte til lag og foreninger - OSL: Jo Inge informerte om at OSL har annonsert muligheten til å søke om økonomisk støtte til lag og foreninger i regionen. Det ble bestemt at GIL støtter en søknad fra Innebandy om økonomisk støtte til det etterlengtede vantet som kan gjøre at det kan arrangeres kamper i hallen. Morten utarbeider forslag til søknad som sendes videre til OSL via daglig leder. Verdens beste idrettsregion: Jo Inge informerte om at GIL har meldt sin interesse overfor Akershus Idrettskrets (AIK) for å delta i et samarbeidsprosjekt med idrettskretsene i Østfold, Akershus og Hedmark, sammen med Värmlands Idrottsförbund. Det ble holdt en Kick off for dette prosjektet 22. januar (GIL var ikke representert). Prosjektet skal i hovedsak fokusere på organisasjonsutvikling eller oppstart av breddeidrettsarrangement. Det er foreløpig litt usikkert hvordan dette prosjektet vil utvikle seg videre. GIL har foreløpig ingen bindinger eller forpliktelser ift. dette prosjektet utover at vi er en av klubbene som vil bli tatt med fra Idrettskretsen når mer konkrete tiltak blir materalisert. Stå på videre i vinter! Mvh Kristin