Anskaffelse Rammeavtale om kontorinventar til Skatteetaten - spørsmål og svar pr

Transkript

1 Anskaffelse Rammeavtale om kontorinventar til Skatteetaten - spørsmål og svar pr Det er kommet inn følgende spørsmål i denne konkurransen. Nr Dato Spørsmål til prekvalifiseringen Svar fra Skatteetaten Vedlegg 2 punkt 3.7 : Det beskrives at alle tekstiler skal ha min i Martindale. Gjelder dette kun for sittemøbler? Det virker lite formålstjenlig, og unødvendig fordyrende, for feks gardiner og skjermvegger. Det presiseres at kravet om minimum Martindale gjelder bare for sittemøbler Vedlegg 2 Punkt : Det beskrives høytrykkslaminat som standard foliering på oppbevaring. Gjelder dette både, skrog, dører, topp og hyller, eller kun for topplate på skap? Det er ikke vanlig med HTL som standard i alle elementer på skap, og det stilles spørsmål ved om dette er formålstjenlig og om kostnytteeffekt av ekstrakostnaden dette medfører er vurdert Vedlegg 9, Arkfane «Standard kontorinventar» Oppbevaring: Rad 30-33, hva er ønsket bredde på disse produktene? Rad 30: Skap m/sokkel og innvendig hylle i høyde 2 A4, låsbart, h-120 cm Rad 31: Skap m/sokkel og innvendig hylle i høyde 3 A4, låsbart, dette er det samme som over, bare med tre hyller Det skal være høytrykkslaminat på sliteflatene, altså på topplaten og eventuelt overflaten på hyller i oppbevaringsmøbler. Bredde skal være ca 120 cm Bredde skal være ca 120 cm Rad 32: Bokreol m/sokkel i høyde 5 A4 Bredde skal være ca 80 cm Rad 33: Bokreol u/sokkel i høyde 3 A4 Bredde skal være ca 80 cm. I tillegg skal det være Bokreol m/sokkel i høyde 3 A Vedlegg 9, Arkfane «Standard kontorinventar» Oppbevaring:Rad 34: Skuffesett med 2 skuffer behøver ikke å være låsbart.

2 Skuffesett med 2 skuffer som passer til skapene nevnt ovenfor Skal skuffesett med 2 skuffer til skapene, være låsbare? I Konkurransegrunnlagets punkt bes det om at tilbyderne leverer løsningsforslag på 94 arbeidsplasser i åpent landskap. Ønskes det forslag på 1 stk kontorplass (bestående av arbeidsbord, bordskjerm, lampe, stol, sideoppbevaring og skap) eller en komplett plassering /møblering av alle 94 arbeidsplasser? Det er kun lagt ut DVG fil for første etasje, skal det tegnes inn forslag på plassering av 94 plasser må også de øvrige etasjer publiseres og gjøres tilgjengelig som DVG) I tegningsgrunnlaget som er mottatt (pdf og DVG) finner vi ingen rom som er merket «Multirom 9-14 m 2». Hvilke rom er dette på tegningene? Vi ønsker ett forslag til innredning og løsninger fra leverandørene på åpne landskap. Det vi har prøvd å få med, er en funksjonsbeskrivelse av arbeidsplassen. Ikke en opplistning av utstyr. Arbeidsbord hev/senk med buet plate 160 x 90 cm HMS-bue for underarmstøtte Bordplaten skal være fri fra teknisk utstyr Oppheng av bærbar pc/tynnklient, justerebare oppheng til flatskjermer 24". Skjermer skal ikke stå på bordplaten Tilførsel/uttak av to stk nettverkspunkt 3 stk doble 230 V uttak Kabelkurv/Oppheng kabler Bordskjerming m/støydemping, justerbar opp til 50 cm over bordplaten. Oppbevaringsmøbler m/lås, 3 hyllemeter. Kom med forslag på en 4 eller 8 arbeidsplasser. I landskap skal vi sitte slik det er vist på tegningene. Multirom skal ha disse funksjonene; Ad hoc-møter, telefonsamtaler og arbeid som krever mer ro og skjerming og utstyres og innredes for en fleksibel bruk. Rommene bør også kunne brukes som en individuell arbeidsplass. Dette innebærer at bord og stol tillater individuell tilpasning med god ergonomisk utforming. Inventar: Møbleringen skal være i normal

3 arbeidshøyde (dvs. ikke loungestoler eller barstoler) og ha relativt god arbeidsflate for to til tre personer. Ergonomiske stoler (ikke nødvendigvis kontorstoler). Bord med hev/senk-funksjon for individuell tilpasning Teknologi: Enkel tilgang på strøm og nett samt enkelt oppkobling av utstyr i forbindelse med bordet. Vi legger ved tegning også for 2. etg. Det vi vil ha, er løsningsforslag for ett av multirommene. MERK at i tegningene er multirom beskrevet som prosjekt-/samtalerom I vedlegg 2. punkt 4.4.5,vedlegg 8 punkt samt vedlegg 9 punkt skjerming, angis det kun høyde for skjermvegger. Hvilken bredde skal benyttes for pris? I vedlegg 2 - Kravspesifikasjon, under punkt forespørres det etter standard kontorpult, hvor det er etterspurt bord med slisse. Vennligst beskriv hva dere mener med slisse. Mener dere et spor skåret ut i bordplaten hvor ledninger blir ført ned (eks. midt i bordplaten fra bakkant)? Vedlegg 9, Arkfane «Standard kontorinventar» Skjerming: Rad 41: Skjermvegg ca. h cm. Skjermveggen må være laget i et støydempende materiale og stoffet skal være antistatisk behandlet. Tykkelsen skal være ca 50 mm. Referanseområde for målt frekvens pr. 800 hz bør ligge på minimum 2,3 lydabsorbasjon pr. m2 evt., klasse C i ISO og klasse C i ISO 354. Det skal prises for en bredde på 120 cm. Med slisse menes et spor som er skåret ca 10 cm inn på bordplaten, regnet fra bordkanten i bakkant (mottsatt side av magebuen). Selve sporet er ca 3,5 cm for å få trukket ledninger opp igjennom fra kabelrennen. Den har gjerne noen børster i sporet (slik at det ikke blir et åpent sår). Slissen bør være midtstilt, for å få god utnyttelse på bordet med hensyn til ledninger/kabler.

4 På et 160 bredt bord så bør den være ca 80 cm for å få god flyt med hensyn til kabler/ledninger. Det vil si at den er midtstilt med ca 40 cm på hver side. Selve rennen er ca 3,5 cm med sorte børster og avstanden fra slissen til bordkanten (bakkant) er ca 10 cm Da det ble endringer på enkelt punkter i prisarket etter svar på spørsmål den , vil det bli sendt ut nytt prisark? I prisarket, 1 side "Info for utfylling", står det beskrevet at det i Kolonne J skal være satt inn en formel. Vi kan ikke se at denne formelen er aktiv i mottatt prisark Ønsker klargjøring om Skatteetaten har til hensikt å inngå avtale med en eller flere leverandører. Opprinnelig prisark er erstattet med "Vedlegg 9 Pris- og tilbudsskjema OPPDATERT ", som er lastet opp Dette skjemaet erstattes av "Vedlegg 9 Pris- og tilbudsskjema OPPDATERT " "Vedlegg 9 Pris- og tilbudsskjema OPPDATERT ", som er lastet opp , er oppdatert med aktiv formel. Det henvises til kunngjøringens punkt II.1.4) Opplysninger om rammeavtale: Rammeavtale med kun én leverandør.

5 Konkurransegrunnlag pkt Løsningsforslag til innredning av nytt kontor Grålum; Vedlegg 6 Plantegninger Grålum er i PDF, vil gjerne ha dem i DWG (kun mottatt på 1 etg.) Vedlegg 9, Pris og produktskjema. Det ønskes påslag på produsentenes utpriser. Det er vanlig med rabatt på veil. prisliste, noe dere kan vurdere å endre på? Vedlegg 8 side 3 og alle resterende sider; KRAV - hva menes med Øvrig dokumentasjonskrav kan dette spesifiseres? Avvik i krav; Vennligst spesifiser hva som ønskes; Vedlegg 2 side 9 pkt Sadelstol, ståstol med rygg og med. Vedlegg 8 side 11 pkt Sadelstol med og/eller uten rygg Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1 tildelingskriterier: Vektingen for de tre ulike tildelingskriterier synes å være i strid med forutberegnelighets-prinsippet med henholdsvis %, % og %. NYTT Vedlegg 6c tegneprogram 2. etasje.dwg, er lastet opp i Doffin Skatteetaten fastholder påslag på produsentens utpriser i Vedlegg 9, Arkfane "Påslag prod utpris & lev.tid" Kolonnen "Øvrig dokumentasjonskrav kan slås sammen med kolonne "Kommentarer/forbehold". Ny versjon av Vedlegg 8 - svarark kravspesifikasjon og tildelingskriterier_oppdatert , er lastet opp på Doffin. Riktig tekst i Vedlegg 8, punkt , skal være "Sadelstol ståstol med rygg og med høyliftomat fra ca 55 til ca 80 cm sittehøyde" Vi vurderer at intervall med utslag på 10 % er klart innenfor det som er akseptabelt i forhold til forutberegnelighet, jf. FOA 22-2 (2), siste setning. Se også punkt 17 der vi har tydeliggjort vektingen for tildelingskriteriet om kvalitet. Vi ber om evalueringsskjema som viser hvordan Skatteetaten har til hensikt å vurdere på grunnlag av forutberegnelighet og objektivitet.

6 Konkurransegrunnlag, punkt 4.1.1: Tildelingskriteriet Kvalitet, funksjonalitet og produktsortiment. Ref. Dommer Steinar Iversen, Oslo Byfogdemete: «I KOFA 2009/156 er det lagt til grunn at kvalitet og vareutvalg i realiteten er 2 separate tildelingskriterier, og at de derfor skulle vært gitt hver sin relative vekting. Det er lagt til grunn at fastsettelsen og beskrivelsen av tildelingskriteriene hører inn under oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn. Videre er det lagt til grunn at kriterier kan beskrives ved bruk av flere ord eller utfyllende beskrivelser. I så fall må det foreligge en tilstrekkelig nærhet mellom de begreper som brukes, slik at det ikke i realiteten er flere separate kriterier som oppstilles som ett. Endelig er det i avgjørelsen forutsatt at det må foretas en konkret vurdering i det enkelte tilfelle av om lovens og forskriftens krav er oppfylt. I kjennelsen fra Oslo Byfogdembete avsagt Sak nr TVI- OBYF/2, Lekolar AS mot Oslo kommune v/ ordføreren, legger retten til grunn at KOFA 2009/156 uttrykker gjeldende rett. Dette må sees i sammenheng med vektingsprinsipp som følger av FOA 22-2 og forutberegnelighets-prinsippet i LOA 5 og FOA 3-1. Vi ber Skatteetaten vurdere tildelingskriteriets oppbygging sett i lys av tidligere rettspraksis Konkurransegrunnlag, punkt 4.1.1: Tildelingskriteriet Kvalitet, funksjonalitet Vi ønsker å klargjøre vektingen av tildelingskriteriet om Kvalitet, funksjonalitet og produktsortiment: Delkriteriet om kvalitet, funksjonalitet og produktsortiment har følgende undervekting: Funksjonalitet og brukervennlighet 50 % Produktkvalitet - 20 % Ergonomiske løsninger - 20 % Sortimentsbredde - 10 % Konkurransegrunnlaget og vedlegg 8 Svarark vil oppdateres. Se punkt 17 der vektingen for tildelingskriteriet om kvalitet er blitt tydeliggjort.

7 og produktsortiment. Innenfor vekting av tildelingskriteriet kvalitet, funksjonalitet og produktsortiment fremgår ytterligere mangel på forutberegnelighet. Det skrives; Kvalitet, funksjonalitet og produktsortiment 80 %. Kvalitet og funksjonalitet vil vektlegges mer enn produktsortiment. Dette bør igjen være forankret i et evalueringsskjema som viser hvordan Skatteetaten bevarer forutberegnelighet og objektivitet i evalueringen Vedlegg 2 kravspesifikasjon, pkt og 3.29: Det synes som om det skilles på responstid for konsulenttjenester og innhenting av tilbud. Er dette er riktig, eller er det ved uhell en feilskrift i et av punktene? Vedlegg 9, I prisarket skal det prises 2 typer arbeidsbord, hver i 4 forskjellige størrelser. I vedlegg 2 kravspesifikasjonen og Vedlegg 8 Skjema for utfylling av kravspesifikasjon, står det beskrevet følgende: Vi bekrefter at dette er riktig. Vi har lagt til grunn at punkt 3.28 gjelder henvendelser ved prosjektanskaffelser der leverandøren ved flere tilfeller må innhente bekreftelse fra produsent(er) på leveringstider på produkter utenom standardutvalg og/eller der leverandøren skal bidra med rådgivning knyttet til møblering, herunder blant annet møbleringsforslag, miljøhensyn, ergonomi og annen relevant rådgivning knyttet til møbler og inventar. Punkt 3.29 er krav om responstid vedrørende henvendelser om standardutvalget. I begge punkter skal leverandøren besvare henvendelsen så snart som mulig. Punktene skal ikke prises inn i post BORD: Arbeidsbord og møtebord i Excel arket. Vi har endret teksten i punkt til Oppheng eller alternativer for oppheng av bærbar pc

8 4.2.5 Bordet skal ha løsning for oppheng og gjennomføring av kabler (=kabelrenne?) Oppheng som passer de fleste typer dockingstasjoner Oppheng for tynne klienter. Er det da slik å forstå at alle arbeidsbordene skal være priset i prisskjemaet inklusive de 3 ovennevnte punktene i postene BORD i Excel-arket? Vedlegg 9, arkfane: Påslag på prudusentenes utpriser ogleveringstid på produkter i øvrig utvalg Menes her beskrivelse av fraktpåslåg? Vedlegg 2 Kravspesifikasjon, punkt kontorstoler: Her stiller dere krav til BS som er et krav til 24 timers stol. Det er ikke alle stoler som testes mot dette krav, det er i hovedsak stoler brukt i kontrollrom etc som testes mot dette krav. Små stoler til mindre personer, normale kontorstoler testes normalt heller ikke mot dette kravet (selv om de vil tilfredsstille kravet). Ved å kreve denne kvaliteten vil dere utelukke gode ergonomiske stoler til Tilbyderne skal sette inn hvilke produsenter dere kan tilby for de ulike produktgruppene og hvilket prosentvis påslag dere tilbyr oss på produsentenes utpris. Det gjøres oppmerksom på følgende: Priser oppgis i norske kroner eksklusiv mva, levert DDP iht. Incoterms 2000 og skal inkludere alle kostnader (montering, fjerning av emballasje, samt andre kostnader som ekspedisjons- og faktureringsgebyr, miljøgebyr, transport- og leveringskostnader, toll, skatt, avgifter og alle andre kostnadselementer være inkludert.) Skatteetaten har ikke behov for at alle kontorstoler oppfyller kravet til 24-timers stol. I de tilfellene vi evt har bruk for det (som er svært få) kan vi definere det som en HMS-sak og bestille det vi har bruk for.

9 normal bruk Vedlegg 2 Generelle krav til kontorstoler, krav nr tom Skal hver enkelt kontorstol i vedlegg 9 Pris- og produktskjema ( linje 1, 2, 3, 4 og 5) dekke alle krav? Kontorstol med kort sete og lav sittehøyde (beregnet på de som standardstolen er for stor til) Kontorstol med høy rygg og nakkestøtte (standard stol - passer til de fleste) Kontorstol med bredt sete og rygg (stol for de som trenger større setebredde og setedybde samt bred eller romslig ryggstøtte) Kontorstol som gir mulighet for å sitte med en åpen hoftevinkel (mer enn 90 grader), med eller uten ryggstøtte. Kontorstol for ståarbeidsplass - sadelstol med rygg og med høyliftomat fra ca 55 cm til ca 80 cm sittehøyde Vedlegg 9 Pris- og produktskjema kontra Vedlegg 2 krav armlener. Skal kontorstolene linje 1, 2 og 3 prises med eller uten armlener? Vedlegg 9 Pris- og produktskjema og vedlegg 2, krav Linje 4 Kontorstol som gir mulighet for å sitte med en åpen hoftevinkel med eller uten ryggstøtte. Vennligst spesifiser om stolen skal prises med eller uten ryggstøtte Vedlegg 9 Pris- og produktskjema, linje 6 Komfortabel stol med polstring i sete Stolene i linje 1, 2 og 3 skal dekke alle kravene under "standard kontorstol" i kravspesifikasjonen til Linje 4 skal dekke kravet under "Kontorstol som er egnet for aktiv sitting" i kravspesifikasjonen Linje 5 skal dekke kravet under "Kontorstol som er egnet for ståarbeidsplasser" i kravspesifikasjonen Stoler i linje 1, 2 og 3 skal prises med armlener. Om stolen prises med eller uten ryggstøtte er avhengig av hvilken type stol som tilbys. Her spør vi etter en stol som gir mulighet for aktiv sittestilling. Liftomat og evt. ryggstøtte har vi ikke tatt stilling til. Vi bekrefter at det er et bør-krav, og ikke et skal-krav. Stoler som kan vippes, vil telle positivt

10 og rygg med tilbehør i form av skrivebord som kan slås ned på siden av stolen. Sete BØR kunne vippes noe for å få god sittekomfort. Bør er et ønske og kan ikke vektlegges i tildeling. Skal dette fremdeles stå eller er det et SKAL krav? Vedlegg 2 kravspesifikasjon, punkt 4.3.3: Overflater på møbler skal oppfylle kravene i standardene: EN 12720, gjelder vann, kaffe, alkohol, aceton, fett etc. EN 12721: gjelder varme fuktig 85 grader. EN 12722: gjelder varme tørr, ulike temperaturer. Her stiller dere krav til EN EN12721, EN etc. I tillegg skriver dere at dere skal ha høytrykkslaminat. Vi forutsetter at det er EN kravene og en laminat som tilfredsstiller disse som gjelder Vedlegg 2 kravspesifikasjon, punkt 4.3.3: Det beskrives at det skal være høytrykkslaminat på oppbevaring. Standard hos de fleste leverandører er melamin/dekorlaminat. Er det et absolutt krav at oppbevaringen skal være i høytrykkslaminat? Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon, punkt 4.2.8, og svar nr. 8 av Bord med slisse: Da vi ikke har etterspurt bord med beskrevet slisse i vårt standardsortiment, vil det være akseptabelt å tilby et bord med i evalueringen. Oppfyllelse av EN-kravene er et absolutt minimum. Kravet i punkt endres til Standard foliering er laminat/direktelaminat. I vedlegg 9, i postene under oppbevaring (post 29-36) - har vi angitt at det vil telle positivt dersom produkter ikke inneholder melamin. Minimumskravet er at kravene til EN 12720, EN og EN oppfylles. Kravet i punkt endres til Standard foliering er laminat/direktelaminat. I vedlegg 9, i postene under oppbevaring (post 29-36) - har vi angitt at det vil telle positivt dersom produkter ikke inneholder melamin. Teksten i vedlegg 2, punkt er endret: Kontorpulten skal være organisert på en god måte slik at vi utnytter arbeidsflaten på en best mulig måte. Vi er interessert i løsninger fra leverandøren. Det skal være ryddighet i kabler, arbeidsflaten skal være fri for pc eller tynnklient, enkel tilgang til strøm for tilkobling osv.

11 kabelløsning som fyller samme funksjon, uten at det blir montert ned kabelluke? Vedlegg 2 Kravspesifikasjon, punkt : Her ber dere om div oppheng til skrivebord, skal dette være inkludert i prisen? Eller skal vi bare presentere løsninger? Konkurransegrunnlag punkt Løsningsorslag til innredning av nytt kontor på Grålum Vi tolker beskrivelsen '4 multirom' til å tilsvare det som er beskrevet som prosjekt/samtale på planløsning. Stemmer dette? Og er det da slik at disse 4 rommene skal baseres på angitte størrelser på planløsning? I såfall finner vi 3 stk. multirom som holder seg innenfor kvm kvm. Og vi finner 2 avvik fra dette, rom 249 på 7,9 kvm og rom 211 på 15,8 kvm. Vi er derfor usikre på hvilke rom dere da henviser til Vedlegg 2 og 8 punkt 3.10 Lysekthet. Kan minimumskravet for lysekthet senkes fra 6 til 5 (som tilsvarer Møbelfaktas anbefaling for offentlig miljø)? Et relativt begrenset antall tekstiler (farger) oppfyller kravene til lysekthet på 6, og også Møbelfaktas anbefalinger for offentlig miljø ligger på 5. I nye bygg vil det oftest være både UVfilter i vinduer, samt god solskjerming generelt, slik at faren for falming er relativt lav. I hht Møbelfakta, anses også Oppheng er ikke inkludert i prisen. Løsninger kan presenteres i kommentarfeltet i punkt i vedlegg 8. For å gjøre sammenligningen enklere, skal tilbyderne om å komme med løsning på 1 (ett) prosjekt-/samtalerom i første etasje. Dette rommet er på 12.2 m 2. I spørsmål 6 av er det presisert at det skal gis tilbud på ett rom, og ikke fire rom. Minimumskrav til lysekthet, settes til 5. I vedlegg 9, vil vi angi hvilke av postene 7 14 der vi skal ha høyere lysekthet enn 5.

12 lysekthet 5 som tilstrekkelig. For å sikre Skatteetaten større estetisk valgfrihet på tekstiler/farger vil vår anbefaling være å senke minimumskravet til lysekthet til Konkurransegrunnlaget punkt 2.4: Erklæring om foretakets omsetning de siste årene som har betydning for denne kontrakten». Hva menes med dette, og kan dere gi eksempler på type informasjon er dere ute etter? (Det er i samme punkt krav til både årsregnskap for siste to å, inkl relevante tillegg, samt kredittvurdering, og i punkt 2.5 bes det om beskrivelse av referanser siste 3 år med verdiangivelse etc. så det ville vært fint med en presisering av hva oppdragsgiver ønsker av ytterligere informasjon i dette punktet.) Det er stilt flere spørsmål i konkurransen som vi ennå ikke har fått svar på. Dette bekymrer oss noe med hensyn til tid til ferdigstillelse innen frist 25. november, da svarene er avgjørende for mange av punktene i besvarelsen samt prosjektforslaget til Grålum. For å kunne gi et best mulig anbud, vil det kunne vurderes at det gis en forlenget tilbudsfrist? Vi ønsker å få vite hvor stor andel av en leverandørs omsetning som er knyttet til kontorinventar. Dersom en leverandør har en total omsetning på f. eks 100 millioner kroner, mens omsetning på kontorinventar er 10 millioner NOK, så er det omsetningen på 10 millioner NOK vi ønsker å få informasjon om. Tilbudsfristen er forlenget til fredag 5. desember kl 12:00. Frist til å stille spørsmål, forlenges til onsdag