Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF (04/2015)

Transkript

1 Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF (04/2015) Sted: Radisson Blu Airport Hotel Gardemoen Møtetidspunkt: Mandag 18. mai 2015 kl. 16:00-20:00 Styremedlemmer: Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen, nestleder Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen Fra administrasjonen: Bjørn Remen, kst adm.direktør Berit Valstad-Aalmo, styresekretær Styremøtet er åpent for publikum og presse SAKSLISTE: Med forbehold om endringer i rekkefølgen på agendaen. Saksnr Beslutning/ Orientering Sak SB 25/15 B Godkjenning av innkalling til møtet utsendt Signering av protokoll fra styremøtet Signering av protokoll fra ekstraordinært styremøte SB 26/15 O Referatsaker: 1. Notat til HOD om klassifikasjonssystemet 2. Notat til HOD om State of Nation 3. Foretaksprotokoll fra Referat fra Kundeforum Styresak 029/2015 Helse Sør-Øst Side/u.off SB 27/15 O Status etablering Sykehusbygg HF Muntlig SB 28/15 B Rekruttering og ansettelser, U.off 15 U.off 15 Møtet lukkes, jf Helseforetaksloven 26a punkt 2 SB 29/15 B Prioritering av fellesoppgaver, framdrift og ressursbruk 27 (jf vedtak i sak 17/2015) SB 30/15 B Evaluering av KSK-ordningen (Oppfølging sak 22/2015) 42 SB 31/15 B Forsikringer, garantier og ansvar (jf vedtak i sak 18/2015) U.off 23 Møtet lukkes, jf Helseforetaksloven 26a punkt 2 SB 32/15 B Oppdragsavtaler i prosjekt (jf vedtak i sak 19/2015) U.off 23 Møtet lukkes, jf Helseforetaksloven 26a punkt 2 SB 33/15 O Økonomirapport 1.tertial SB 34/15 O Langtidsbudsjett SB 35/15 O Sak til AD-møtet vedr KS protonterapi 100 SB 36/15 Eventuelt: Forslag til tidspunkt ekstra styremøte i juni 2015: Onsdag kl. 16:00-19:00 Fredag kl. 09:00-12:00 Mandag kl. 16:00-19: Arkiv.: Arkivsaksnr.: 15/00081 Side 1 av 1

2 Side 2 av 107 Org.nr Foreløpig protokoll styremøte Sykehusbygg HF Sted: Radisson Blu Airport Hotel Gardemoen Møtetidspunkt: 12. mars kl. 08:00-14:00 Saksnr.: SB 13/15 SB 22/15 Arkivsaksnr.: 15/00019 Møtende styremedlemmer: Forfall: Fra administrasjonen: Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen, nestleder Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Kristin Gustavsen Rigmor Helene Hansen Bjørn Remen, prosjektleder Berit Valstad-Aalmo, sekretær Merknader: Sakspapirer ble sendt per epost Offentlige sakspapirer ble publisert på Sykehusbyggs nettside Ingen dokumenter ble omdelt i møtet. Sak SB 13/2015 Godkjenning av møteinnkalling datert og protokoll fra styremøtet VEDTAK: Innkalling fra og protokoll fra styremøtet ble godkjent. SB-SAK 14/2015 Protokoll fra foretaksmøtet og oppdragsdokument 2015 VEDTAK: Styret tok saken til orientering.

3 Side 3 av 107 Org.nr SB-SAK 15/2015 Status etablering av Sykehusbygg HF VEDTAK: Styret tok saken til orientering. SB-SAK 16/2015 Status virksomhetsoverdragelser Oppfølging sak 08/2015 VEDTAK: Styret tok saken til orientering. SB-SAK 17/2015 Oppdragsdokument 2015, oppgaver og rekruttering VEDTAK: 1. Styret tar det framlagte notat om organisering av fellesoppgavene til orientering. Styret ber om en revidert plan hvor prioritering, framdrift og ressursbruk fremgår til neste ordinære styremøte. 2. Styret ber om at avklaring av Sykehusbyggs roller i konkrete prosjekter fortsetter. Videre at Sykehusbygg bidrar til at helseforetakene kan foreta sine bestillinger av byggherrefunksjoner hos Sykehusbygg HF. SB-SAK 18/2015 Forsikringer, garantier og ansvar VEDTAK: Styret ber administrerende direktør framlegge et kostnadsoverslag for tradisjonell forsikring i tråd med bransjestandard til neste ordinære styremøte. SB-SAK 19/2015 Oppdragsavtaler i prosjekt Møtet ble lukket, jf Helseforetaksloven 26a punkt 2 VEDTAK: Styret ber om at forslaget til avtaledokument legges fram på nytt i neste ordinære styermøte og tar med seg de innspill og kommentarer gitt i møtet

4 Side 4 av 107 Org.nr SB-SAK 20/2015 Revidert budsjett 2015 VEDTAK: 1. Styret godkjenner revidert budsjett 2015 med de justeringer som kom frem i diskusjon under møtet slik at budsjettet er: Etableringskostnader: 7,4 mill som er en økning i 2015 på 1 mill kroner som følge av periodisering og forskyvning av etableringskostnader fra 2014 til Administrasjon og Fellesoppgaver fastesettes til 32,6 mill kroner, jfr. vedlagte tabell, vedlegg 3. Prosjektoppgaver: 21,4 mill kroner 2. Kostnadsfordelingen mellom RHFene foretas etter at sak om finansiering av felleseide selskaper er endelig behandlet i AD-møtet. 3. Styret ber administrasjonen a-kontofakturere RHFene 2,5 mill kroner for 2. kvartal Interne styremedlemmer følger opp i egne foretak at a-kontoutbetaling blir foretatt. SB-SAK 21/2015 Finansieringsplan 2015 VEDTAK: Finansieringsplanen ble diskutert under sak 20/2015 og det henvises til vedtak i denne sak. SB-SAK 22/2015 Evaluering av KS-ordningene for utviklingsplan og konseptfase VEDTAK: 1. Styret tar det fremlagte notatet om evaluering av ekstern kvalitetssikring av sykehusprosjekter til orientering. 2. Det fremlagte utkastet til tekst for utlysning av rådgivertjenester for KS-ordningene legges frem for Kundeforum til vurdering, før det så snart som mulig gjennomføres en utlysning av en konkurranse om slike rammeavtaler. 3. Saken oversendes AD-møtet for videre behandling, før den legges fram for Helse- og omsorgsdepartementet.

5 Side 5 av 107 Org.nr SB-SAK 23/2015 Eventuelt VEDTAK: 23.1 Forslag til fullmaktsmatrise Sykehusbygg HF intern drift Protokollsignatur: Styremøte Sykehusbygg HF, Gardemoen Steinar Frydenlund styreleder Jan Eirik Thoresen Hilde Rolandsen Ivar Eriksen Sett: Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen

6 Side 6 av 107 Org.nr Foreløpig protokoll ekstraordinært styremøte Sykehusbygg HF Sted: Telefonmøte Møtetidspunkt: Tirsdag 28. april 2015 kl. 17:00 Saksnr.: SB 24/2015 Arkivsaksnr.: 15/00091 Møtende styremedlemmer: Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen, nestleder Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Kristin Gustavsen Rigmor Helene Hansen Saksdokumenter ble utlevert i møtet (elektronisk) Sak SB 24/2015 Ansettelse av administrerende direktør VEDTAK: Styret tar informasjonen om ansettelsesprosessen til orientering, og gir styreleder mandat til å fremforhandle avtale med aktuell kandidat. Protokollsignatur: Styremøte Sykehusbygg HF Steinar Frydenlund styreleder Jan Eirik Thoresen Hilde Rolandsen Ivar Eriksen Sett: Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen

7 Side 7 av 107 SB-SAK 26/2015 Referatsaker BAKGRUNN Konst. AD refererer om oppdrag bestilt fra HOD og fra møtefora som vedrører Sykehusbygg HF: 1. Notat til HOD om klassifikasjonssystemet 2. Notat til HOD om State of Nation 3. Foretaksprotokoll fra Referat fra møte i Kundeforum Styresak Helse Sør-Øst FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar referatsakene til orientering. TRYKTE VEDLEGG: 1. Notat til HOD om klassifikasjonssystemet 2. Notat til HOD om State of Nation 3. Foretaksprotokoll fra Referat fra Kundeforum Styresak Helse Sør-Øst

8 Side 8 av 107 OPPFØLGING AV DOKUMENT NR. 3:11 ( ), RIKSREVISJONENS UNDERSØKELSE AV EIENDOMSFORVALTNINGEN I HELSEFORETAKENE. Klassifikasjonssystemet, og evaluering av KSK-ordningen. Det vises til e-post av hvor en henviser til henvendelse fra Riksrevisjonen med oppfølgingsspørsmål knyttet til undersøkelse av eiendomsforvaltningen i helseforetakene fra Vi bes om innspill knyttet til spørsmål om: - evaluering av den eksterne kvalitetssikringsordningen. - status for prosjektet for klassifisering av sykehusareal, og - hvordan og i hvilken grad klassifikasjonssystemet brukes for å sikre langsiktig vedlikeholdsnivå. Når det gjelder evaluering av den eksterne kvalitetssikringsordningen, er denne gjennomført og behandlet i styret for Sykehusbygg HF. Det interregionale AD-møtet vil behandle evalueringen i sitt møte Evaluering og saksfremstilling vedr. denne evalueringen, følger i egen ekspedisjon. Sykehusbygg HF er bedt om å koordinere tilbakespill fra de regionale helseforetakene, vedr. både denne evalueringen og spørsmål vedr. klassifikasjonssystemet. Når det gjelder klassifisering av sykehusareal og bruk av klassifikasjonssystemet for å sikre langsiktig vedlikeholdsnivå, har vi p.t. mottatt følgende fra helseregionene: Helse Sør-Øst «Status for prosjektet for klassifisering av sykehusareal, I HSØ er ca 2/3 av arealet (BTA) i bygningsmassen kartlagt. Det er vesentlig et HF som ikke har kartlagt og et annet som har en noe forenklet kartlegging. Hvordan og i hvilken grad klassifikasjonssystemet brukes for å sikre langsiktig vedlikeholdsnivå. Planlegging av vedlikehold baserer seg på tilstandsregistrering. Till dette benyttes Multimap. Prinsippielt skal det lages vedlikeholdsplaner for alle dekomponerte verdier tilstand 2 og 3. Ved prioritering vil bruk av arealene vektlegges som en av flere kriterier.dette kan gjøres gjennom klassifikasjonssytemet. Registreringen av tilstand gjøres iht NS3424, i en skala fra 0 til 3, der 0 og 1 er godkjent mens 2 og 3 er det behov for vedlikeholdstiltak.

9 Side 9 av 107 De seneste registreringene viser at det totalt for hele Helse Sør-Øst gruppen har 9 % av arealene svært kraftige symptomer i tilstandsgrad 3 (TG 3) og 38 % med middels kraftige symptomer i tilstandsgrad 2 (TG 2). Det vil si at 47% av våre arealer har en tilstand med feil og mangler som krever tiltak. 53% av arealene har tilstand 0 og 1(uten feil og mangler).» Helse Nord «Når det gjelder klassifikasjonssystemet, har det gått tregere å få tatt det i bruk i HF-ene i Helse Nord. Vi ligger etter tidsmessig og vil neppe ha registrert alle bygg før i løpet av inneværende år. Vi har således ennå ikke tatt ut gevinster ved bruk av systemet, men det kommer i fbm forslag til husleiemodell (eiendomssjefene i HF-ene i Helse Nord og jeg har avtalt å lage utkast før sommerferien), og vi ønsker også å bruke klassifikasjonssystemet i den nye mulighetsstudien for effektiviseringstiltak innenfor eiendomsdrift og service som er under arbeid.» Helse Midt-Norge (Helse Nord-Trøndelag) «Vedr. klassifikasjonssystemet er status som følger. I 2014 utarbeidet Plania en løsning i systemet som gjør registrering mulig. I Plania er det etablert en fane for registrering i henhold til nomenklaturet (Plania oppdaterer denne iht nye versjoner). HNT har registrert alt areal (hovedfunksjon og delfunksjon) i henhold til nomenklaturet. Dette er gjort i forbindelse med «Ompakkingsprosjektet» i 2011 og senere revidert i forbindelse med utarbeidelse av utviklingsplan i I HNT er det registrert hovedfunksjon og delfunksjon. Det gjenstår registrering av romspesifikasjon og kapasistet. Dette betinger en «fysisk» gjennomgang av all bygningsmasse. Dette er stipulert til 0,5 årsverk, og det er så langt ikke funnet ressurs til gjennomgang av dette. Multimap er i dag relativt sett oppdatert i HNT. Vi planlegger en gjennomgang av data i løpet av året for å ajourføre disse. En slik oppdatering vil ikke ha nevneverdig betydning i forhold til de kalkylene som Multiconsult utførte i 2012.» Helse Vest «Helse Bergen og Helse Fonna har klassifisert alt sykehusareal. Helse Bergen bruker dette aktivt i.fm "utleie" da de har hatt internhusleie i flere år. Når det gjelder bruk av klassifikasjonssystemet i arbeidet med vedlikeholdsplanlegging er det meget begrenset. Da er bruk av Multimap mer utbredt.»

10 Side 10 av 107 Oppsummering Som det fremgår av ovennevnte, mangler respons fra enkelte helseforetak. Det bildet som tegner seg er at kartlegging og bruk av klassifikasjonssystemet er mangelfullt. Dels skyldes dette en avventende holdning hos helseforetakene pga versjonsendringer og merarbeid forbundet med omregistrering, dels at en har hatt problemer med inkorporering i FDVU-systemene. Klassifikasjonssystemet vil særlig komme til nytte dersom det kobles mot aktivitetsdata. Dette krever imidlertid informasjon og opplæring av driftsansvarlige, brukere og beslutningstakere/ledelsen. Herunder et nært samarbeid mellom teknisk og klinisk drift. Sykehusbygg HF har til hensikt å ta tak i dette arbeidet, og hvor det bør utarbeides en plan for et slikt arbeide. Når det gjelder hvordan og i hvilken grad klassifikasjonssystemet brukes for å sikre langsiktig vedlikeholdsnivå, vil klassifikasjonssystemet komme indirekte til nytte som et verktøy i forbindelse med internhusleie og derigjennom sikring av midler for å kunne ivareta et systematisk vedlikehold. Det er imidlertid p.t. et fåtall helseforetak som har innført internhusleie. Det vises til at det er gjennomført en systematisk kartlegging av teknisk tilstand ved bruk av MultiMap og at dette verktøyet er og vil bli brukt i forbindelse med vedlikeholdsplanleggingen.

11 Side 11 av 107 Rapporten Norges tilstand State of the Nation Vi viser til e-post fra HOD av 10.april 2015 hvor en ber om noen overordnede merknader/kommentarer knyttet til rapporten Norges tilstand State of the Nation, og da i forhold til de vurderinger som er gjort i forhold til dagens tilstand på helsebygg: «Departementet har mottatt oversikter over tilstandsnivå ved norske sykehus, som viser et gjennomsnittlig tilstandsnivå på 1,5 ift NS Hvordan er dette i forhold til rapporten skjønnsmessig oversetting til en tilstandskarakter 3 Rapporten omtaler et teknisk og bygningsmessige oppgraderingsbehov på mrd. kroner. Vet dere hvordan dette er beregnet? Og vil en slik type oppgradering aktiveres i regnskapet?. Ønsker også kommentarer knyttet til faktaboksen hvor det er opplyst.. sykehusbyggene har en arealvektet alder på ca 45 år og det brukes 83 kr pr kvm i vedlikehold.» Sykehusbygg HF er blitt bedt om å koordinere tilbakemeldingen til HOD. Vi har mottatt følgende tilbakemelding fra Helse Midt-Norge RHF : «Mine foreløpige kommentarer er at dette er ikke urimelige anslag fra NIF heller noe konservative anslag. Det faglige grunnlaget for rapporten er nok avledet fra tilstandsrapportene i Multimap (Multiconsult), og jeg mener det er en riktig vurdering at et gjennomsnittlig tilstandsnivå på 1,5 etter NS 3424 (som går fra 0-3) tilsvarer tilstandsgrad 3 på en skala fra 1-5. Skalaen ihht NS 3424 avrundes gjerne slik: Tilstandsgrad 0 (0,0-0,7) Som nytt Tilstandsgrad 1(0,7-1,4) Tilfredsstillende standard, mindre eller moderate avvik fra standard - normalt vedlikehold utført Tilstandsgrad 2 (1,4-2,25) Ikke tilfredsstillende standard, vesentlige avvik fra standard sterkt nedslitt med vesentlig skade eller redusert funksjonalitet, større grad av etterslep på vedlikehold Tilstandsgrad 3 (2,25-3,0) Veldig dårlig, totalt eller nært forestående funksjonssvikt HMN ligger som kjent noe bedre an enn landsgjennomsnitt med 1,4 som gjennomsnittlig tilstandsnivå. Men fremdeles dårligere enn målsetningen. Multiconsult har for øvrig ut fra tilstandsgraden som er oppgitt beregnet etterslepet ut fra et mål på tilstandsgrad 1,0. Dette etterslepet er så vidt jeg kan forstå også hentet fra Multimapundersøkelsen, hvor anslaget for HMNs del er et oppgraderingsbehov på 2,8 Mrd (2011- kroner). Vi har en noe yngre og bedre bygningsmasse enn landsgjennomsnitt så anslaget for landet kan godt komme opp i Mrd. Her mener jeg de har regnet veldig konservativt

12 Side 12 av 107 dette er teknisk oppgraderingsbehov, og behov for funksjonell oppgradering gjør at dette anslaget nok kan økes vesentlig. Ref LG-saken i HMN før påske, hvor det vises til et anslag fra HFene på nesten 4 Mrd (og da er SNR holdt unna). Teknisk oppgradering vil i hovedsak måtte aktiveres, og eventuell restverdi på enhetene som skiftes ut skal nedskrives. Men dette gjøres bare i begrenset grad, og en mindre del skal nok også kostnadsføres direkte. Arealvektet alder på 45 år kan stemme for HMN er den ca 32 år og i oversikten fra Multimap i 2011 er landsgjennomsnitt for sykehusbygg oppgitt til ca 40 år. Faktaboksen mhp vedlikeholdskostnader på 83 kroner har jeg ikke sett noen nasjonale tall på. HMN brukte i 2012 ca 107 kr/kvm som igjen er noe over landsgjennomsnitt men langt unna beregningene på kr/kvm/år som er anbefalt nivå. HMNs anslag er under oppdatering, men jeg vet ikke om disse tallene er tilgjengelige til onsdag i neste uke som er fristen til HOD. Vi har som kjent en opptrapping på gang for vedlikeholdsmidløer som er finansiert i LTP fra 2017 hvis vi greier å holde langtidsplanen havner vi på 330 kr/kvm/år fra da av. Setter stor pris på at dere i Sykehusbygg koordinerer tilbakemeldingen.» Helse Nord RHF og Helse Vest har gitt sin tilslutning til denne kommentaren. Helse Nord har følgende tilleggskommentar: «Vi hadde pr 2011 etterslep på 3,5 mrd NOK. Den gang var planer for nybygg holdt utenfor. Noe av dette tas nå med i nybygg. Det samlede etterslep er tatt noe ned. I løpet av 2015 får vi oppdatert tilstand. Ny strategi i Finnmark, UNN og Helgeland vil føre etterslep over i nye byggeprosjekter. Nlsh har tatt mye gjennom nybygg pluss salg av uhensiktsmessige DPS-er. Jeg vil tippe - uten å ha det dokumentert, at etterslepet med nye planer, vil være redusert noe, men vi er nok over 3 mrd. Vedlikehold på 83,- pr kvm og år er litt lavere hos oss. Vi jobber med dette i eiendomsforum med sikte på å bedre det og nærme oss anbefalt nivå. Vi tar ny tilstand først og gir anbefaling til vedlikeholdsnivå etter det. Vil være klart mot slutten av året.» Helse Vest har følgende tilleggskommentar: «I Helse Vest er det til dels store variasjoner mellom de enkelte HF både i etterslep og i tilstand. Jeg har sammenstilt dette for regionen og da blir det som følger: Totalt areal som er vurdert: m2 Tilstandsgrad samlet: 1,59 Vedlikeholdsetterslep ca: Midler til vedlikehold: Mill. Kr. 198,-/m2»

13 Side 13 av 107 Fra Helse Sør-Øst RHF har vi mottatt følgende kommentar: «Helse Sør-Øst har fått opplysning om at tilstandsberegning i State of Nation er hentet fra og beregnet i Multimap. Dette verktøyet benyttes av alle våre helseforetak til tilstandsregistrering. Registreringen av tilstand gjøres iht NS3424, i en skal fra 0 til 3, der 0 og1 er godkjent mens 2 og 3 er det behov for vedlikeholdstiltak. TG 1,5 iht NS 3424 (hvor skalaen går fra 0 (som ny) til 3 (alvorligste grad) er en verdivektet TG basert på 18 parametere. En verdivektet TG 1,5 betyr at det ligger mange TG 2 og TG 3. Målet for en tilfredsstillende tilstand er verdivektet TG ca 1,1-1,2. Dette betyr at situasjonen overordnet er til dels akseptabel men ikke god nok, utfordringen sees tydeligere ved analyse av de dekomponerte verdiene(18 parametere).totalt for hele Helse Sør-Øst gruppen har 9 % av arealene svært kraftige symptomer i tilstandsgrad 3 (TG 3) og 38 % med middels kraftige symptomer i tilstandsgrad 2 (TG 2). Det vil si at 47% av våre arealer har en tilstand med feil og mangler som krever tiltak. 53% av arealene har tilstand 0 og 1(uten feil og mangler) Multimap er det samme verktøyet Helse Sør-Øst har benyttet ved beregning av vedlikeholdsbehovet i Helse Sør-Øst gruppen. Vi må derfor anta at de oppgitte behovet for teknisk oppgraderinger er relativt det samme for vår region. Helse Sør-Øst besitter i underkant av 60% av bygningsmassen i spesialisttjenesten i Norge. Dette gjelder teknisk oppgradering, den funksjonelle oppgradering er ikke med, men tiltak må ses i sammenheng. Tar vi med funksjonell oppdatering må vi anta at det totale oppgraderingsbehovet er større enn det som er synliggjort i denne rapporten. Fra firmaet Multiconsult har vi fått opplyst følgende: I databasen for multimap ligger alle bygningene inne med sitt byggeår og areal. Arealvektet alder er tatt fra denne basen. Ved bruk av Statsbyggs modell for kostnadsdekkende husleie, dvs estimert vedlikehold og annuitet av utskiftinger gjennom 60 år (i sin tid i enighet med Finansdepartementet)blir årlig normtall for sykehus kr 250,- (tilsvarende for kommunale bygg er 200,-). Av normtallet på kr 250,- har vi konkludert med at det i snitt brukes ca 1/3 baseet på info fra en rekke HF er. Det er også sammenholdt med kommunal sektor, hvor tall finnes hos SSB gjennom KOSTRA, sett i relasjon til tilstand. I våre undersøkelser tidligere ligger anbefalinger for normtall fra ulike rådgivende konsulenter i samme området, dog med noe spredning. Det er verd å merke seg at dette er et nivå forutsatt at det ikke er noe etterslep. Tar vi med innhenting av etterslep vil behovet for midler være betydelig høyere avhengig av hvor mange år innhenting skal beregnes å ta. I Helse Sør-Øst regionen i årene vært brukt (definisjon etter NS 3454) kr /m2 litt ulikt år til år og mellom helseforetakene. I disse tallene er ikke utviklingskostnader eller nybygg/total rehabilitering medtatt.

14 Side 14 av 107 Prinsipielt må vedlikehold/utskifting av komponenter i bygget kunne betraktes som aktiverbart i og med at disse investeringer forlenger byggets levetid. Det er for Helse Sør-Øst uheldig at store deler av arealet, ca 50%, har behov for vedlikehold. Vi må gå ut i fra at dette har uheldig innvirkning på den kliniske aktiviteten i byggene uten at dette er kvantifisert.» Oppsummering: Som det fremgår av ovennevnte, anses oppgraderingsbehovet på mrd. kroner konservativt vurdert og, og det gjøres oppmerksom på at funksjonelle tilpasningsbehov ikke er hensyntatt. Beregningen av oppgraderingsbehovet er gjort med bakgrunn i kartlegging av bygg og tekniske installasjoner(multimap). Det forutsettes at oppgradering aktiveres i regnskapet. Aldersvektingen på ca 45 år anses ikke urimelig. Helseforetakene bruker varierende beløp til vedlikehold, man alle ligger vesentlig under det som anses nødvending 250 kr/kvm.

15 Side 15 av 107

16 Side 16 av 107

17 Side 17 av 107

18 Side 18 av 107 Møtetittel Kundeforum Møtested Gardermoen Park Inn Møtetid 5. mai -15, kl. 10:00-14:00 Møtenummer 04 Innkalt av/dato Bjørn Remen Referent Bjørn Remen Kopi Vedlegg Navn Organisasjon Til stede Referat E-post Tor Arne Haug Helse-nord X X tor.arne.haug@helse-nord.no; Lars Magnussen Helse Midt-Norge X X lars.magnussen@helse-midt.no; Kjell Einar Bjørklund Helse-vest X X kjell.einar.bjorklund@helse-vest.no; Birger Stamsø Helse-sør-øst X X Birger.Stamso@helse-sorost.no; Helga Daa (observatør) HOD X X helga.daae@hod.dep.no; Administrasjon Bjørn Remen Sykehusbygg X X bre@helsebygg-midt.no; Asmund Myrbostad Sykehusbygg X X asmund.myrbostad@sjukehusbygg.no; Styreleder Steinar Frydenlund Følgende saker ble gjennomgått på møtet: X Steinar.Frydenlund@helse-sorost.no; SAKSLISTE Sak Tekst Ansvarlig 01 Evaluering av KSK-ordningen Det ble henvist til retur av saken fra AD-møtet. Oppsummering fra møtet i Kundeforum: Evalueringsrapportens hovedkonklusjoner bør opprettholdes KSU anbefales videre som en frivillig ordning, og skjer i regi av helsehelseforetaket. Hensiktsmessigheten av en KSU må vurderes i det enkelte tilfelle. Bør primært skje når vesentlige endringer i utviklingsplan gjennomføres, og kanskje max hvert 4. år? KSK anbefales som en obligatorisk ordning (prøveordningen er gjort permanent gjennom Oppdragsdokumentet) 02 KS idefaserapport protonterapi Skisse for arbeidsopplegg og saksframlegg til AD-møtet ble framlagt. Skal behandles i AD-møte

19 Side 19 av 107 Kundeforum sin forståelse av oppgaven, medførte en presisering / tilføyelse i den utarbeidede arbeidsbeskrivelse. Denne presiseringen innebærer at den samfunnsøkonomiske analysen må vektlegge kost / nytte av de alternativer som ligger til grunn i foretaksprotokollen for RHF`ene (f.eks den samfunnsøkonomiske effekten av færre sykemeldinger etc.) Dvs en presisering av at analysen må vurdere effekten av en innføring av protonbehandling som sådan. 03 Notat vedr organisering og gjennomføring av fellesoppgaver i 2015 Utsendt notat ble gjennomgått. Presiseringer av notatet ble tatt inn, og det ble supplert med mulig personell inn i arbeidsgruppene. Revidert notat sendes Kundeforum

20 Side 20 av 107 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 30. april 2015 SAK NR BEHANDLING AV UTVIKLINGSPLANER OG BYGGEPROSJEKTER I HELSE SØR-ØST Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til de foreslåtte endringer i prosedyrene for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter i Helse Sør-Øst. 2. Det innføres formelle drøftingspunkter mellom Helse Sør-Øst RHF og helseforetakene i arbeidet med utviklingsplaner i tråd med redegjørelsen i saksdokumentet. 3. Fullmaktsmatrisen for ansvarsfordeling mellom Helse Sør-Øst RHF og helseforetakene endres slik at Helse Sør-Øst RHF kan overta ansvaret for prosjekter med kostnadsramme over 500 mill. kroner fra og med konseptfasen. Hamar, 22. april 2015 Cathrine M. Lofthus administrerende direktør Side 1 av 7

21 Side 21 av Hva saken gjelder Denne saken gir generell informasjon om faseinndelt beslutningsstruktur for byggeprosjekter i Helse Sør-Øst. Det foreslås endringer i beslutningskompetanse mellom helseforetak og regionalt helseforetak, og hvordan samvirke i beslutningsprosesser kan skje i utviklingsplanfasen. Vurderingene relateres også til utvikling og bruk av Sykehusbygg HF. I styresak Fullmaktstruktur for bygginvesteringer tilpasning til endrede styringskrav ble følgende beslutningsmatrise for bygginvesteringer vedtatt: Styret godkjenner følgende reviderte beslutningsmatrise for byggeprosjekter i Helse Sør-Øst RHF som en konsekvens av krav fra eier gjennom foretaksprotokollene og : Prosjektstørrelse, mill. kroner 50 1) 2) >500 Juridisk eierskap HF HF HF(RHF) 3) Beslutningskompetanse B1 Idéfase 4) 5) HF HF 4) RHF 4) oppstart/videreføring til B2 Konseptfase neste fase RHF RHF 5) RHF 5) B3 Forprosjektfase RHF RHF 5) RHF 5) B4 Gjennomføring RHF RHF 5) RHF 5) 1) For Sunnaas sykehus HF er denne grensen på 10 MNOK 2) For foretakene i Telemark og Vestfold sykehusområde forutsetter investeringer mellom 10 og 50 MNOK likelydende investeringsvedtak i styrene. 3) Eierskap til prosjekter over 500 MNOK vurderes i hvert enkelt tilfelle. 4) Før idéfase igangsettes kreves det en utviklingsplan, som er behandlet av RHF. Dette gjelder for alle investeringsprosjekter over 100 MNOK. 5) Beslutningspunkter som krever styrebehandling I HSØ RHF. Beslutninger ved B4 skal forelegges styret ved prosjekter mellom 100 og500 MNOK dersom vesentlige forutsetninger for realitetsbehandlingen ved B3 er endret. Tabell: Gjeldende fullmaktmatrise Fra denne styresakens punkt 3.3 Konklusjon refereres også følgende: Den nåværende fullmaktsgrensen på 1 mrd. kroner reduseres til 500 mill. kroner i henhold til tilsvarende endret foreleggingskrav for Helse- og omsorgsdepartementet. Det innføres en behandlingsprosedyre for utviklingsplaner på regionalt nivå, som inkluderer styrebehandling. Denne tilpasses budsjettprosessen, og koples til behandling av økonomisk langtidsplan 2. Hovedpunkter og vurdering av handlingsalternativer 2.1 Faseinndelt beslutnings- og ansvarsmatrise i Helse Sør-Øst Status/dagens praksis Eiendomsvirksomheten i Helse Sør-Øst drives av helseforetakene, ved at helseforetakene er hjemmelshaver og juridisk ansvarlig for sine eiendommer. Både kapital- og driftskostnader skal dekkes av de totale rammene som helseforetakene får tildelt. Side 2 av 7

22 Side 22 av 107 For investeringer i nye prosjekter må helseforetakene ha godkjenning fra Helse Sør-Øst RHF, og prosjekter over 500 millioner kroner skal forelegges Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Det er Helse Sør-Øst RHF som beslutter gjennomføring i forhold til gitte prioriteringskriterier (styresak ) og prioriteringsrekkefølge. Strategi ske føringer Utviklingspl an B1 Tidligfasen Idéfa se B2 Konseptf ase K S K B3 Forprosjektfa se B4 Fig 1 Illustrasjon fasebenevnelser og beslutningspunkter i tidligfase 2.2 Utviklingsplanenes rolle Strategisk e føringer UTVIKLINGSPLAN Virksomhetsmessi g utviklingsplan Bygningsmessig utviklingsplan Tiltak 1 Tiltak 2 Tiltak n Investe ringsplan Virksomhetsutvikling Tidligfasen for investeringsprosjekt er Fig. 2 Illustrasjon prosess og resultat for utviklingsplanarbeid Status/dagens praksis Mulige alternativer for byggeprosjekt skal forankres og identifiseres gjennom helseforetakenes utviklingsplaner. En utviklingsplan består først og fremst av en virksomhetsdel som beskriver virksomhetens utvikling fremover. Avledet av denne lages også en bygningsmessig utviklingsplan. Dette er en viktig plan som må avstemmes også regionalt, både med hensyn til kapasitetsvurderinger og investeringsnivåer. Før oppstart av idéfase for et enkelt prosjekt, skal det i henhold til veilederen for tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter foreligge en utviklingsplan. Helse Sør-Øst RHF har ikke praktisert at utviklingsplaner eksplisitt skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Ved godkjenning av oppstart av en idéfase for prosjekter på over 500 millioner kroner, har Helse Sør-Øst RHF indirekte godkjent utviklingsplanen prosjektet bygger på. I en idéfase skal alternativsvurdering av prosjekter gjennomføres. Ved prosjekter på over 500 millioner kroner skal oppstart av en idéfase godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Ansvaret for gjennomføringen av en idéfase tilligger helseforetaket, og gjennomføringen skal skje i henhold veilederen for tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter. Side 3 av 7

23 Side 23 av 107 Forslag til ny modell Helse Sør-Øst RHFs rolle når det gjelder helseforetakenes utviklingsplaner er å påse at de enkeltvis og samlet er i samsvar med overordnede strategier og føringer nasjonalt og regionalt. For at Helse Sør-Øst RHF skal ha de beste muligheter for å ivareta dette foreslås det å innføre et varslingspunkt til Helse Sør-Øst RHF før oppstart av arbeidet med utviklingsplaner i et helseforetak. På denne måten får Helse Sør-Øst RHF gitt premisser og føringer for utviklingsplanene som er nødvendig for å ivareta helhet og koordinert sørge for -ansvar i hele regionen. Det bør også legges føring for hvordan kommunikasjon mellom helseforetak og regionalt helseforetak skal foregå underveis i arbeidet med uviklingsplanen. Det foreslås derfor at før den bygningsmessige utviklingsplanen starter, skal den virksomhetsmessige delen av planen forelegges Helse Sør-Øst RHF, hvor premisser for den bygningsmessige utviklingsplanen utarbeides i fellesskap. Når utviklingsplanen er komplett, skal den forelegges Helse Sør-Øst RHF for drøfting, uavhengig om det skal iverksettes idéfasearbeid med utbyggingsprosjekter, og uavhengig av prosjektenes størrelse hvis det skal igangsettes idéfase. På samme måte som ansvarsmatrisen for gjennomføring av byggeprosjekter legger opp til beslutningspunkter, foreslås det i sammenheng med utviklingsplanene innført drøftingspunkter, benevnt D1, D2 og D3. D1: Drøfting før oppstart av utviklingsplan (også revisjoner). Utforming av premissgivende dokument fra Helse Sør-Øst RHF D2: Drøfting av utviklingsplanenes virksomhetsdel, før oppstart av bygningsmessig utviklingsplan. D3: Drøfting når komplett utviklingsplan foreligger, eventuelt revidert utviklingsplan foreligger. Strategisk e føringer D 1 UTVIKLINGSPLAN Virksomhetsmessig utviklingsplan D 2 Bygningsmessig utviklingsplan D 3 Tiltak 1 Tiltak 2 Tiltak n B 1 Investe rings- Plan Økonom isk langtids Tidligfasen for plan investeringsprosjekter Virksomhetsutvikling B 3 Fig. 3 Innføring av formelle drøftingstidspunkter RHF/HF i utviklingsplanarbeidet. Side 4 av 7

24 Side 24 av Helse Sør-Øst RHFs rolle i planlegging og gjennomføring av store prosjekter Status/dagens praksis I henhold til fullmaktsmatrisen for styring av investeringsprosjekter i Helse Sør-Øst, vedtatt i styresak , vil alle prosjekter over 50 millioner kroner ha sin behandling i Helse Sør-Øst RHF ved de forskjellige beslutningspunktene (fasemilepæler) etter at idéfasen er gjennomført. For prosjekter i størrelse mellom 50 og 100 millioner kroner foretas dette administrativt, mens prosjekter over 100 millioner kroner styrebehandles. For prosjekter over 500 millioner kroner skal også oppstart av idéfasen godkjennes av Helse Sør- Øst RHF. For prosjekter over 500 millioner kroner skal det vurderes eierskap til prosjektene under planlegging og gjennomføring, med overføring til helseforetaket når prosjektet er ferdigstilt. Dette har vært praktisert ved gjennomføringen av de to prosjektene i Helse Sør-Øst som har vært av denne størrelse, Nye Ahus og Prosjekt nytt østfoldsykehus. For disse prosjektene har Helse Sør-Øst RHF tatt over eierskap og byggherreansvar for prosjektet i forprosjekt og byggefase, det vil si etter gjennomført konseptfase. I begge prosjektene har det etter konseptfasen (i forprosjektet) blitt foretatt omarbeiding av prosjektet på grunn av krav om kostnadsreduksjoner. Forslag til ny modell Det har fra tid til annen vært drøftet om dagnes praksis bør revurderes slik at en eventuell overtagelse av eierskap og gjennomføringsansvar for prosjektet skjer tidligere, for eksempel ved oppstart konseptfase, og at beslutningen om dette tas ved oppstart av idéfasen. Dette vil da være en ny praksis, som må nedfelles i fullmaktsmatrisen. Begrunnelsen for en tidligere inntreden i prosjektet er at Helse Sør-Øst RHF får bedre innsyn i prosjektet i en fase hvor de viktigste føringene for dimensjonering, utforming og kostnader legges. Det vil også være lettere å implementere nasjonale og regionale føringer. Videre vil en kunne få til en tettere dialog og samhandling mellom helseforetak og regionalt helseforetak, og legge en felles økonomisk forståelse til grunn, både når det gjelder gevinstrealisering og økonomisk bæreevne. Innvendingen mot at Helse Sør-Øst RHF skal være prosjekteier og ha byggherreansvar fra konseptfasen, er at det er helseforetaket som på bakgrunn av investeringen skal levere helsetjenester i henhold til gitt oppdrag og krav til resultater. Da må helseforetaket også kunne ha full råderedd over utforming av prosjektet, noe som det kan hevdes at de ikke får ved at Helse Sør-Øst RHF er prosjekteier. En endring av dagens praksis krever at samhandlingene mellom regionalt helseforetak og helseforetak må etableres slik at det er helseforetaket som er bestiller og mottaker av et prosjekt, og som gjennom ansatte og brukermedvirkning beskriver krav til prosjektets innhold, bestemmer driftsform og vurdere helsefaglige og økonomiske forutsetninger og gevinstrealiseringer gjennom ønsket investering. Helseforetaket har også ansvaret for å vurdere prosjektets innvirkning på den totale økonomiske bæreevne for foretaket. Side 5 av 7

25 Side 25 av 107 Fig. 5 Illustrasjon tidspunkt for HSØ RHF overtagelse av eierskap og ledelse av et utbyggingsprosjekt 2.4 Oppfølging av prosjekter som helseforetakene eier og gjennomfører Status/dagens praksis Prosjekter som er mindre enn 500 millioner kroner, eies og styres av helseforetakene i henhold til dagens fullmaktsrutiner. Helse Sør-Øst RHF har, når prosjektet godkjennes for gjennomføring, også godkjent planverket, herunder de økonomiske beregningene og finansieringen av prosjektet. Forslag til ny modell Det er viktig at prosjektene gjennomføres i henhold til planene og vedtatte kostnadsrammer. På denne bakgrunn bør det også legges til rette for en styring og rapportering fra helseforetakenes side som gir full transparens ovenfor Helse Sør-Øst RHF uten at det fratar helseforetakene det fulle ansvaret for prosjektet. Dette kan for eksempel skje gjennom at helseforetaket avgir regelmessig rapporter med opplysninger om økonomi, fremdrift, kvalitet etc. for alle prosjekter, i henhold til krav til rapportering utarbeidet av Helse Sør-Øst RHF. Det er også relevant å be helseforetakene benytte ressurser fra Sykehusbygg HF både under tidligfaseplanlegging og gjennomføring av prosjektene, vurdert etter helseforetakets egen kompetanse og kapasitet. Føringer for dette kan også gis når en prosjektfase godkjennes. 2.5 Sykehusbygg HFs innvirkning på organisering og prosjektgjennomføring i Helse Sør-Øst Forutsetningen for opprettelse av Sykehusbygg HF var at det ikke skulle endre på eierstruktur eller ansvarslinjer. Dette er blitt fulgt opp, og Helse Sør-Øst RHF har samme ansvar for prosjekter som tidligere. Det er likevel en forutsetning for opprettelsen av Sykehusbygg HF at det fellseide helseforetaket skal ha en rolle i planleggingen og gjennomføringen av byggeprosjekter. Sykehusbygg HF skal kunne stille spisskompetanse og prosjektledelse til rådighet, og kunne påta seg byggherrefunksjoner. Byggeherreansvaret ligger fortsatt hos prosjekteier. Sykehusbygg HF vil etter hvert som det bygges opp ha tilstrekkelig egenbemanning til å kunne påta seg planlegging og gjennomføring av større byggeprosjekter. Eventuelt må det også påregnes innleie styrt av Sykehusbygg HF for komplettering av prosjektorganisasjonen. Skal Helse Sør-Øst RHF bidra aktivt i henhold til hensikten med oppdraget fra Helse - og omsorgsdepartementet om opprettelsen av Sykehusbygg HF, må Helse Sør-Øst RHF pålegge Side 6 av 7

26 Side 26 av 107 prosjekteierne å benytte personell fra Sykehusbygg HF når prosjektorganisasjonens nøkkelposisjoner bygges opp. Dette gjelder både tidligfasen og gjennomføringsfasen. Det er forutsatt at Sykehusbygg HF skal være en erfaringsbase, kunnskapsformidler og kompetansebygger. For å oppnå dette må Sykehusbygg HF inneha nøkkelposisjoner i prosjektene i de forskjellige fasene. Helse Sør-Øst RHF vil derfor pålegge alle helseforetak som prosjekteiere å benytte Sykehusbygg HFs prosjektpersonell i nøkkelposisjoner, der Sykehusbygg HF kan stille slike til disposisjon. Erfaringsoverføring og kunnskapsoverføring må skje toveis mellom Sykehusbygg HF og prosjekter, og det er derfor viktig at det skjer en profesjonell og koordinert samhandling med Sykehusbygg HF. 3. Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør ønsker å etablere en tettere samhandling mellom Helse Sør-Øst RHF og det enkelte helseforetak i arbeidet med helseforetakenes utviklingsplaner. Det anbefales innført formaliserte drøftingstidspunkter under arbeidet med utviklingsplan, hvor det regionale helseforetaket og helseforetaket kan avstemme premisser og løsningsforslag. Det anbefales videre at i de tilfeller Helse Sør-Øst RHF skal ha eierskap og ledelse av et prosjekt frem til ferdigstillelse, bør dette skje fra oppstarttidspunktet av konseptfasen. Medvirkning fra det enkelte helseforetak skal være som tidligere. Hensikten med de foreslåtte endringene er å sikre at Helse Sør-Øst RHF skal ha en god overvåkning av hvordan kapasitetsbehovet skal løses i regionen, og ha gjennomgående kravsetting og løsninger i nye prosjekter. Dette ansees som viktig også for å opptre som en profesjonell bestiller og samarbeidspart for Sykehusbygg HF. Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen Side 7 av 7

27 Side 27 av 107 SB-SAK 29/2015 Prioritering av fellesoppgaver, framdrift og ressursbruk (jf sak 17/2015) OPPSUMMERING Det er utarbeidet et notat som beskriver aktuelle fellesoppgaver i 2015, og med særlig bakgrunn i mottatte oppdragsdokument. Arbeidsgruppene starter sitt arbeid i juni, og vil pågå i hele FORSLAG TIL VEDTAK Styret gir sin tilslutning til den prioritering av fellesoppgaver som er skissert i vedlagte notat datert 8. mai TRYKTE VEDLEGG: 1. SB-sak 17/ Notat fellesoppgaver datert 8. mai 2015

28 Side 28 av 107 BAKGRUNN: Vedlagt følger notat av 8. mai 2015 vedr. organisering og gjennomføring av fellesoppgaver i Notatet er supplert og justert etter møte i Kundeforum 5. mai. Styret ba i forrige møte om en revidert plan til neste styremøte, hvor prioritering, framdrift og ressursbruk framgår. Denne planen er fortsatt ikke ferdigstilt, da vi er avhengig av en prosess særlig mot de som foreslåes som prosjektledere i de ulike oppgavene. Og dette er prosjektledere som delvis ikke har begynt i Sykehusbygg ennå. Vårt mål med en slik framdriftsplan, bør overordnet også inkludere alle de øvrige oppgaver i Dette er også et arbeid som betinger avklaringer med kundene vedr. prosjekt og ressursbehov, og nødvendige ressurser til å bidra internt til å utarbeide en slik overordnet plan. Administrasjonen har satt opp en prioritering av fellesoppgavene, slik dette er skissert innledningsvis i vedlagte notat. Og noen prosjektplaner er allerede utarbeidet. Det påregnes oppstart i de første arbeidsgruppene i juni, og dette er alle arbeider som vil pågå i hele 2015 og delvis ut i Framdriftsplan for hver deloppgave skal utarbeides. Samlet ressursbruk i 2. halvår 2015, er grovt kalkulert til mellom 7 og 9 personer i 100 %-stillinger for å gjennomføre disse prioriterte fellesoppgavene. Arbeidene knyttet til KS protonsenterrapport, og utbedring av helikopterlandingsplasser, kommer i tillegg til disse nevnte fellesoppgavene.

29 Side 29 av 107 SB-SAK 17/2015 Oppdragsdokument 2015, oppgaver og rekruttering OPPSUMMERING Med bakgrunn i Oppdragsdokumentet 2015 for Sykehusbygg HF (se sak 14/2015), er det gitt klare føringer for bruk av Sykehusbygg HF i alle nasjonale sykehusprosjekter. Administrasjonen vil med bakgrunn i disse føringene, anbefale at Sykehusbygg får en bestilling fra RHF/HF-ene på alle prosjekt som p.t. er eller skal i gang med idefasen eller konseptfasen. I alle andre prosjekt skal også Sykehusbygg HF benyttes, og det foreslås her at dette skjer gjennom enkeltoppdrag/delavtaler slik som skissert i saksframlegget. Rekruttering av personell må skje ut fra de forventninger som ligger i Oppdragsdokumentet. VEDTAK: 1. Styret tar det framlagte notat om organisering av fellesoppgavene til orientering. Styret ber om en revidert plan hvor prioritering, framdrift og ressursbruk fremgår til neste ordinære styremøte. 2. Styret ber om at avklaring av Sykehusbyggs roller i konkrete prosjekter fortsetter. Videre at Sykehusbygg bidrar til at helseforetakene kan foreta sine bestillinger av byggherrefunksjoner hos Sykehusbygg HF. TRYKTE VEDLEGG: 1. Oversikt over prosjekter, basert på en oversikt fra HOD pr. des Notat om fellesoppgaver per Presentasjon knyttet til forståelsen av Foretaksprotokoll/Oppdragsdokument 4. Saksframlegg sak 06/2015

30 Side 30 av 107 BAKGRUNN: Bakgrunn for saken beskrives gjennom 4 delpunkter: 1. Administrative oppgaver 2. Interne prosjektoppgaver/fellesoppgaver 3. Eksterne prosjektoppgaver 4. Rekruttering 1. Administrative oppgaver Det er fortsatt betydelige oppgaver som gjenstår for å få det nye foretaket i full drift. I tillegg ligger det mange deloppgaver i mottatt Oppdragsdokument for 2015, herunder også forberedelser til møte med eierstyringsgruppa 24. april. (Tema for styreseminar ). Styret i Sykehusbygg ble forelagt disse arbeidsoppgavene i sak 06/2015 i møtet 22. januar. Det etableres nødvendige arbeidsgrupper med de tilgjengelige ressursene som Sykehusbygg har pt, men dette arbeidet må også tilpasses framdriften med ansettelser framover. 2. Interne prosjektoppgaver/fellesoppgaver Styresak 06/2015 som også omhandlet fellesoppgaver og mottatt Oppdragsdokument, gir betydelige oppgaver som skal gjennomføres i Sykehusbygg har startet et arbeid med å konkretisere og organisere opp dette virksomhetsområdet. Se vedlagte arbeidsnotat datert , som viser en prosjektoversikt og en foreløpig skisse til et slikt prosjektarbeid. Notatet vil også bli drøftet i Kundeforum Innholdet og opplegget som skisseres i notatet, er et foreløpig utkast. Men kan være et viktig innspill for hvordan det kan inviteres personell fra foretakene inn i arbeidet. I noen tilfeller vil det også være hensiktsmessig å invitere eksterne inn i arbeidsgrupper. Det er foreløpig skissert 18 prosjekter/oppgaver. Oppgaver som har sin bakgrunn i mottatt Oppdragsdokument for 2015, vil bli prioritert. 3. Eksterne prosjektoppgaver Styret ble i forrige møte orientert om at styreleder og konst. AD ville besøke alle RHF og HF-ene i løpet av februar/mars. Slike møter er gjennomført, men det gjenstår å besøke noen HF innen HSØ.

31 Side 31 av 107 Følgende samlinger er gjennomført: Helse Nord -Tromsø 4. februar, med RHF og alle HF. Helse Vest - Bergen 16. februar, med RHF og alle HF. Vestfold, sykehuset i Tønsberg, 11. februar Helse Midt Stjørdal, 13. februar, med RHF og alle HF. Gjenstår: Helse Innlandet, Gardermoen 11. mars. Helse Sørlandet Kristiansand? OUS Oslo? Kort oppsummert fra disse samlingene så langt: - Det var en meget nyttig gjennomgang. Samlingene var 2-delte, med infodel om Sykehusbygg og infodel om prosjektene i de ulike HF. Dette ga totalt mye informasjon om de prosjektene som vil komme og som er i gang. Og ikke minst veldig viktig å få en god dialog med Sykehusbyggs framtidige kunder og bestillere. Dvs menneskene som vil være nære samarbeidspartnere på ulike måter. - Stemningen i møtene var positive. Det virket som om det var positiv vilje til å benytte Sykehusbygg i prosjekter videre. Dog er det mye spørsmål omkring formaliteter og ansvar. Hvilke roller, ansvar og myndighet skulle/kunne Sykehusbygg ha i prosjektene som egentlig det enkelte RHF eller HF hadde det formelle ansvar for? Her er det fortsatt behov for at ledelsene i RHF/HFene i enda sterkere grad tydeliggjør hvordan dette skal gjennomføres. - Oppsummeringene om prosjekter rundt omkring i landet, er at det er veldig mange prosjekter på gang. I etterkant av disse samlingene, har administrasjonen hittil kun mottatt 2-3 henvendelser om mulig bistand fra Sykehusbygg. Disse vil Sykehusbygg besvare innen medio mars. For øvrig har Sykehusbygg mottatt en bestilling på utredninger, og deretter ombygging av div. helikopterlandingsplasser. Nedenfor vil det redegjøres litt mer om aktuelle prosjekter for Sykehusbygg HF. Vi viser til vedlegg 3, som redegjør for en mulig forståelse av Statsrådens forventninger til Sykehusbygg, og hvordan Sykehusbygg skal benyttes fra 2015.

32 Side 32 av 107 Primærmodellen: Sykehusbygg overtar ansvaret/byggherrefunksjonen på vegne av bestiller/byggherre, for alle prosjekt som skal/er i tidligfasen, dvs. i idefase eller i konseptfasen. Dette bør innebære at eksisterende ansatte i prosjektorganisasjonen, helt eller delvis, må inngå i Sykehusbygg sin prosjektorganisasjon. Sekundærmodellen: For de øvrige prosjekt som enten er i prosjekteringsfasen eller i utbyggingsfasen, skal Sykehusbygg benyttes gjennom deloppgaver under ledelse av eksisterende prosjektorganisasjon. Disse deloppgavene kan være utleie av enkeltpersoner inn i deler av et prosjekt, eller utføre deloppgaver etter bestilling. Primærmodellen aktuelle prosjekt? Med bakgrunn i de samlinger administrasjonen har hatt med RHF/HF-ene, vil man her foreslå aktuelle prosjekt som gjennomføres hvor Sykehusbygg HF bør ha en posisjon med byggherrefunksjon. Denne oversikten er ikke komplett, da det ennå ikke har vært samlinger med alle foretak innen HSØ: Helse Nord: Helgelandssykehuset (oppstart ide/konseptfasen) UNN-Tromsø, psykiatri Åsgård, (idefasen) PET-Tromsø (KSK er i gang) Protonsenter UNN UNN Narvik, rus-psykiatri-somatikk,(ksk er i gang) Sykehuset i Hammerfest (oppstart idefase aug.15) Helse Midt: Her inngår alle de prosjekt som inngår i prosjektporteføljen ved virksomhetsoverdragelsen av Helsebygg. Se vedlegg til sak 16/15. De største prosjektene her er: Nytt akuttsykehus i Nordmøre og Romsdal (konseptfasen), psykiatribygg Østmarka/Trondheim (entreprise er kunngjort), psykiatribygg Levanger (forprosjekt), tilbygg Namdal sykehus (idefasen), syklotron St.Olav (konseptfasen).

33 Side 33 av 107 Helse Vest: Stavanger universitetssykehus (konseptfasen) Haugesund sykehus (konseptfasen) Førde sentralsjukehus, ombygging (konseptfasen) Haukeland sykehus, partikkelanlegg (konseptfasen) Helse Sør-Øst: Vestre Viken (konseptfasen) Sykehuset Innlandet (idefasen?) Sykehuset Sørlandet? 4. Rekruttering Det vil bli virksomhetsoverført 18 personer fra Helsebygg til Sykehusbygg HF pr. 1. april I løpet av våren påregnes ytterligere 5 personer fra HSØ. Det er ansatt 2 personer i Sykehusbygg, hvorav 1 person har tiltrådt, mens den andre begynner 1. juni. Sykehusbygg har annonsert etter sykehusplanleggere, og etter en lang intervjurunde, er det gitt tilbud til 7 personer. Hittil har 6 av akseptert tilbudet, mens det forventes svar fra den siste 9. mars. Sykehusbygg har nå i tillegg en rekke stillinger utlyst med søknadsfrist 8. mars. Det er stor oppmerksomhet omkring disse. Dette vil det bli redegjort for nærmere i styremøtet 12. mars. Sykehusbygg anslår ca. 10 tilsettinger etter denne søknadsrunden. Med bakgrunn i den uklare situasjon rundt oppdragsmengde/oppdragstype i 2015, ønsker administrasjonen en diskusjon om dette i styremøtet.

34 Side 34 av 107 NOTAT VEDR. ORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV FELLESOPPGAVER I mai 2015 v/ konst. AD Bjørn Remen. Grunnlag for dette notat, er styresak i Sykehusbygg HF vedr. oppgaver i 2015, og Oppdragsdokument mottatt Innledning. Vi tilstreber å gjennomføre de enkelte oppgaver som delprosjekter i Sykehusbygg i Det vil bli satt en prosjektansvarlig for hver deloppgave. Vedkommende må snarest: - Foreslå sammensetning av ei lita arbeidsgruppe. - Utarbeide et arbeidsopplegg, mandat og framdrift for oppgaven. Herunder en beregnet ressursinnsats med tilhørende kostnadsanslag. Oppgaver med bakgrunn i bestilling gjennom Oppdragsdokument vil bli prioritert! ( og særlig oppgaver som skal fullføres i 2015 ). Følgende oppgaver planlegges med oppstart i mai -august 2015 : Oppgave 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12, 13, 15 ( de øvrige avventes noe )! Oppgave 16 og 17 haster det med utifra Sykehusbygg sine egne behov. Oppgave 9 er nesten sluttført. 1. Sikre standardisering av nye sykehusbygg hva og hvordan? Prosjektnummer: Prosjektnavn: Utvikling av standarder standardløsninger av rom/sykehusbygg. Denne oppgaven er sammensatt og krever brei kompetanse: Avgrense innholdet i standardiseringsbegrepet Standardisering av krav til datagrunnlag og metoder/verktøy for tidligfaseplanlegging Standardisering av programkrav til funksjoner og rom Standardisering av bruk av verktøy og prosess/organisering for styring og gjennomføring Standardisering av krav til bygg, teknikk Standardisering av sykehusbygg? Standardisering av rom og romløsninger.hvordan kan dette påvirkes av den kliniske utviklingen? Kan økt standardisering medføre en stagnasjon i utviklingen? Prioritering av videre arbeid med dette i 2015/2016. Vi foreslår en todeling av oppgaven. Standardiseringsbegrepet må innledningsvis avklares og gjennomgåes i gruppene, og det forutsettes at de overordnede føringer hensyntaes ift. målsettinger om standardisering! For øvrig skal ovennevnte kulepkt. være de sentrale tema i gruppene: