Forvaltningsrevisjon Vestre Toten kommune

Transkript

1 Innlandet Revisjon IKS Forvaltningsrevisjon Vestre Toten kommune Saksbehandlingstid vedtak om spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp. Rapport

2 FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet saksbehandlingstid spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Vestre Toten kommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget har ansvaret for å påse at det føres kontroll med at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (Kommunelovens 77. nr 4). Prosjektarbeidet er utført i perioden juni 2010 januar 2011 av forvaltningsrevisor Kari Robbestad. Forvaltningsrevisor Reidun Grefsrud har vært oppdragsansvarlig. Utkast til rapport er sendt rådmannen til uttalelse. Svaret fra rådmannen er vedlagt rapporten. Lillehammer, februar 2011 Reidun Grefsrud Oppdragsansvarlig Kari Robbestad Prosjektansvarlig 2

3 SAMMENDRAG Kontrollutvalget ønsket å foreta en kartlegging av tiden det tar fra det blir meldt bekymring til PPtjenesten, til tiltak blir satt ut i livet i barnehage og skole. De ønsket også å kartlegge årsaker til at saker eventuelt har tatt urimelig lang tid. I den forbindelse har vi sett på hvordan saksbehandlingstiden praktiseres fra henvendelse til pptjenesten til vedtak er fattet. Problemstillinger: Vi har formulert følgende hovedproblemstilling: Blir barn med behov for spesialpedagogisk hjelp eller spesialundervisning fulgt opp i rimelig tid etter at behovet er meldt? For å svare på hovedproblemstillingen har vi formulert tre underproblemstillinger. 1. Hvor lang tid tar det i praksis fra bekymring er meldt til ekstra hjelp er iverksatt? 2. Hva er eventuelle årsaker til at det tar lang tid? 3. Har Vestre Toten kommune (inkl skoler og barnehager) systemer/retningslinjer/rutiner som bidrar til å sikre at barn med behov for ekstra hjelp får rask nok oppfølging? Prosjektet er avgrenset til å gjelde barn i førskolealder og grunnskolealder. Metode og datakilde Dokumentanalyse av skriftlige retningslinjer og rutinebeskrivelser Samtaler med grunnskolesjef, konsulent ved skolekontoret, pp-leder og rektorer ved to av skolene, samt styrere i to barnehager. Analyse av saksbehandlingstider for et utvalg elever med vedtak om spesialundervisning og barn med vedtak om spesialpedagogisk hjelp for skoleåret 2009/2010. Revisjonskriterier Utgangspunktet for revisjonen er bestemmelsene i opplæringslovens og veileder i spesialutdanning og spesialpedagogisk hjelp. Videre er forvaltningslovens bestemmelser sentrale i prosjektet, spesielt forvaltningslovens 11a som sier at forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Konklusjoner og anbefalinger Nedenfor er gjengitt et utdrag av våre konklusjoner og anbefaler. Det vises ellers til mer utfyllende opplysninger i rapporten. Problemstilling 1: Hvor lang tid tar det i praksis fra bekymring er meldt til hjelp er iverksatt? 3

4 Saksbehandlingstiden for alle barn med vedtak om spesialpedagogisk hjelp skoleåret 2009/10 var lenger enn veilederens anbefalte norm på 3 måneder. Vår undersøkelse tyder også på at den totale saksbehandlingstiden for spesialundervisning er lenger enn anbefalt. For elever med spesialundervisning viser undersøkelsen at et flertall av de vedtakene vi så på ikke var fattet før skolestart selv om sakkyndig vurdering var utarbeidet tidlig på året. Dette innebærer at eleven heller ikke har fått ny individuell opplæringsplan før skolestart. Dette er ikke i samsvar med anbefalingene i utdanningsdirektoratets veileder om at enkeltvedtaket bør være fattet og IOP utarbeidet før skolestart. Problemstilling 2 ; Hva er eventuelle årsaker til at det tar lang tid? For noen av barna i vår undersøkelse tok saksbehandlingen lang tid fordi det handlet om barn med store vansker og alvorlige diagnoser hvor det var mange ulike instanser inne i utredningsarbeidet. Forhold som kan bidra til lang saksbehandlingstid hos PPT kan være hvis eleven må viderehenvises eller PPT venter på kartlegginger og utredninger. Årsaker til lang saksbehandlingstid kan også være sykmeldinger i PPT eller at mange saker henvises på en gang, f.eks før ferien. Problemstilling 3: Bidrar kommunens systemer til å sikre at barn med behov for hjelp får oppfølging i tide? Våre undersøkelser viser at det ikke er utarbeidet retningslinjer for hvor raskt saker om spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp skal behandles. Rutinene sikrer ikke at elever får vedtak før skolestart. Rutinen om å følge skoleåret for vedtak om spesialpedagogisk hjelp kan føre til risiko for at det av og til kan ta lang tid fra henvisning til vedtak. Revisjonens anbefalinger Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider rutiner som sikrer at vedtak vedr spesialundervisning og individuell opplæringsplan foreligger ved skolestart Kommunen vurderer å utarbeide retningslinjer for hva som er rimelig saksbehandlingstid for de som er involvert i saksbehandlingen. Det innføres rutine for at pp-tjenesten sender skriftlig melding til skolen/skoleeier dersom saksbehandlingen medfører at vedtak ikke kan treffes i løpet av en måned. Det vurderes om vedtak om spesialpedagogisk hjelp bør følge kalenderåret og ikke skoleåret. 4

5 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD...2 SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER METODER OG DATAKILDER REVISJONSKRITERIER SAKSGANGEN SPESIALUNDERVISNING OG SPESIALPEDAGOGISK HJELP FORVALTNINGSLOVENS KRAV TIL SAKSBEHANDLINGSTID UTDANNINGSDIREKTORATETS VEILEDER KRAV TIL FORSVARLIG SYSTEM SPESIALUNDERVISNING OG SPESIALPEDAGOGISK HJELP I VESTRE TOTEN KOMMUNE ORGANISERING KOMMUNENS SYSTEMER OG RETNINGSLINJER SPESIALUNDERVISNING SPESIALPEDAGOGISK HJELP SAKSBEHANDLINGSTIDER SPESIALPEDAGOGISK HJELP OVERSIKT OVER BARN I FØRSKOLEALDER MED VEDTAK FØR HENVISNING TIL PPT SAKSBEHANDLINGSTID FRA HENVISNING TIL SAKKYNDIG VURDERING SAKSBEHANDLINGSTID FRA SAKKYNDIG VURDERING TIL VEDTAK SAKSBEHANDLINGSTIDER SPESIALUNDERVISNING OVERSIKT OVER ELEVER MED ENKELTVEDTAK FØR HENVISNING TIL PPT FRA HENVISNING TIL SAKKYNDIG VURDERING FRA SAKKYNDIG VURDERING TIL VEDTAK FRA VEDTAK TIL IGANGSETTING AV UNDERVISNINGEN REVISORS VURDERING SPESIALPEDAGOGISK HJELP SPESIALUNDERVISNING SYSTEM OG RUTINER KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER HVOR LANG TID TAR DET I PRAKSIS FRA BEKYMRING ER MELDT TIL HJELP ER IVERKSATT? HVA ER EVENTUELLE ÅRSAKER TIL AT DET TAR LANG TID? BIDRAR KOMMUNENS SYSTEMER TIL Å SIKRE AT BARN MED BEHOV FOR EKSTRA HJELP FÅR OPPFØLGING I TIDE? REVISJONENS ANBEFALINGER...34 REFERANSER VEDLEGG. RÅDMANNENS UTTALELSE

6 1. INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN Revisjonen ble i vedtak 40/2009 i møte 4.desember 2009 bedt om å lage en prosjektplan rettet mot tidlig inngripen, dvs fokus på at barn og unge får nødvendig hjelp så tidlig som mulig. Spørsmål kontrollutvalget ønsket besvart var bl.a: Har kommunen etablert tilfredsstillende systemer i barnehage og skole for å avdekke og rapportere barn med særskilte behov? Hvor lang tid går det fra en sak blir meldt til saken blir utredet? Hvor lang tid går det fra en sak er utredet til tiltak faktisk blir iverksatt? Innlandet Revisjon IKS laget en foreløpig prosjektskisse til møtet Siden det viste seg at kommunen er i ferd med å sette i gang et eget prosjekt som særlig berører den første problemstillingen, valgte kontrollutvalget å fokusere på de to siste problemstillingene og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker å foreta en kartlegging av tiden det tar fra det blir meldt bekymring til PPtjenesten, til tiltak blir satt ut i livet i barnehage og skole. Det er også ønskelig å kartlegge årsaker til at saker eventuelt har tatt urimelig lang tid. Innlandet Revisjon IKS bes om å lage en prosjektplan for gjennomføring av en slik kartlegging. Forventet nytte av prosjektet er å sette lys på om barn med behov for ekstra hjelp får dette raskt nok og gi innspill til kommunen om eventuelle forbedringsbehov. Revisjonen viser også til at Sør-Oppland Revisjonsdistrikt gjennomførte en undersøkelse i 2001 om samme tema, der en blant annet konkluderte med at det tok lang tid fra henvendelse til iverksetting av tiltak. 1.2 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Vi har formulert følgende hovedproblemstilling: Blir barn med behov for spesialpedagogisk hjelp eller spesialundervisning fulgt opp i rimelig tid etter at behovet er meldt? Delproblemstillinger: 1. Hvor lang tid tar det i praksis fra bekymring er meldt til ekstra hjelp er iverksatt? 2. Hva er eventuelle årsaker til at det tar lang tid? 3. Har Vestre Toten kommune (inkl skoler og barnehager) systemer/retningslinjer/rutiner som bidrar til å sikre at barn med behov for ekstra hjelp får rask nok oppfølging? Prosjektet er avgrenset til å gjelde barn i førskolealder og grunnskolealder. 6

7 2. METODER OG DATAKILDER Prosjektet er gjennomført i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Denne standarden krever blant annet at revisjonens vurderinger skal bygge på et faktagrunnlag som er relevant og pålitelig. Faktagrunnlaget skal dessuten være dokumentert. Revisjonens vurderinger baserer seg på følgende faktagrunnlag: Innhenting av oversikt over elever med vedtak om spesialundervisning fordelt på skole og klassetrinn og undersøkelse av saksbehandlingstider for et utplukk av disse elevene. Innhenting av oversikt over barn med spesialpedagogisk hjelp i førskolealder og undersøkelse av saksbehandlingstiden for disse. Samtale med leder av pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). Samtale med grunnskolesjef og konsulent ved skolekontoret Samtale med rektor ved Raufoss ungdomsskole og Korta skole Samtale med styrer i Einervegen barnehage og Trollskogen barnehage Dokumentanalyse av skriftlige retningslinjer, rutinebeskrivelser mv. Det er utarbeidet referater fra alle samtaler som er verifisert av de vi har snakket med.. Nedenfor har vi redegjort for hvordan vi har gått fram for å svare på problemstillingene: Problemstilling 1: Kommunens systemer, retningslinjer og rutiner. Vi har kartlagt kommunens systemer, retningslinjer og rutiner. Utgangspunktet for vår gjennomgang er Pedagogisk-psykologisk håndbok for Vestre Toten kommune fra Kommunen opplyser at håndboka er utarbeidet med utgangspunkt i etablert praksis. I tillegg har vi hatt samtaler med grunnskolesjef og konsulent ved skolekontoret, PP-leder og rektor ved to skoler og styrere i to barnehager for å finne ut hvilke rutiner som følges i praksis også de som eventuelt ikke er skriftliggjorte. Problemstilling 2: Saksbehandlingstider i praksis I utgangspunktet ønsket vi å dele undersøkelsen av saksbehandlingstidene i fire deler: 1. Tiden fra henvisning til sakkyndig vurdering foreligger 2. Tiden fra sakkyndig vurdering til vedtak fattes 3. Tiden fra bekymring meldes til henvisning sendes 4. Tiden fra vedtak fattes til spesialundervisning igangsettes. Ideelt sett ønsket vi å kartlegge hele prosessen; dvs tiden det tar fra en bekymring blir formidlet/meldt av kontaktlærer, foreldre eller andre til vedtak er fattet og spesialundervisningen er iverksatt. Dette har vært vanskelig å få til i praksis, siden det ikke finnes registreringer eller data tilgjengelig for fasen fra bekymring meldes til henvisning sendes (pkt 3 ovenfor) og for tiden fra vedtak fattes til spesialundervisning igangsettes (pkt 4 ovenfor). For å få informasjon om disse fasene har vi gjort en enkel kartlegging av hvordan to av skolene og to av barnehagene arbeider før henvisning til PP- 7

8 tjenesten med utredning og utprøving. Denne kartleggingen fokuserer først og fremst på tiden det tar, men det har også vært nødvendig å se noe nærmere på selve prosessen. For å kunne si noe om tiden det tar fra vedtak fattes til spesialundervisning igangsettes har vi for 37 elever dessuten kartlagt om det er innsendt IOP innen fristen til pp-tjenesten. Fokuset for kartlegging av saksbehandlingstider har vært på tiden fra henvisning til sakkyndig vurdering (pkt 1 ovenfor) og tiden fra sakkyndig vurdering til vedtak (pkt 2 ovenfor). Utgangspunktet for analysen av saksbehandlingstider er en oversikt fra skolekontoret over alle elever/barn med vedtak i skoleåret 2009/2010. Oversikten viser at det var fattet vedtak om spesialundervisning for 133 elever i 2009/2010, mens det var fattet vedtak om spesialpedagogisk hjelp for 6 barn i samme tidsrommet. I oversikten er også elever som har fått vedtak om opphevelse av spesialundervisningen tatt med. Dette er elever som nå får sin undervisning som tilpasset opplæring i den ordinære undervisningen. På grunnlag av oversikten fra skolekontoret har vi gått inn i kommunens saksbehandlingssystem ESAK og registrert dato for relevante dokumenter. I tillegg har vi måttet gå i (fysiske) elevmapper for å finne enkelte saksbehandlingstider. Vi har også innhentet ytterligere opplysninger i saksbehandlingssystemet til pp-tjenesten, HK data. Ved hjelp av informasjon innhentet fra kommunens ulike systemer og registreringer har vi utarbeidet oversikter over barn som har fått vedtak skoleåret 2009/2010 med opplysning om når vedtaket er fattet, når sakkyndig vurdering forelå og når henvisning ble sendt PP-tjenesten. (Pkt 1 og 2 over). Vi har undersøkt saksbehandlingstiden for 6 barn i barnehagene, dette utgjør 100 % av barna. Videre har vi sett på 82 av elevene i grunnskolen, noe som utgjør i overkant av 61 %. Dette er en så høy prosent at vi mener det er tilstrekkelig til å si noe om trenden hos alle elevene. Problemstilling 3: Årsak til (eventuell) lang saksbehandlingstid Vi har intervjuet pp-leder for å få opplysninger om hva som kan være årsak til lang saksbehandlingstid ved pp-tjenesten. I tillegg har vi stilt spørsmål til pp-leder og rektor ved en av skolene vedrørende enkelte konkrete elever som er med i vår undersøkelse. 8

9 3. REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. 3.1 SAKSGANGEN SPESIALUNDERVISNING OG SPESIALPEDAGOGISK HJELP. Vi har ikke gjennomgått saksgangen vedrørende spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp i detalj, men har laget en stikkordsmessig oversikt basert på Utdanningsdirektoratets veileder. Oversikten er laget for at det skal bli lettere å forstå resten av rapporten Saksgangen knyttet til spesialundervisning. Fase 1: Før tilmelding og utredning: Dersom skolen, eleven selv eller foreldrene oppdager/får mistanke om at eleven ikke får tilfredsstillende utbytte av opplæringen må skolen kartlegge, vurdere, justere og eventuelt prøve ut tiltak innenfor ordinære undervisningsrammer med sikte på å gi eleven et tilpasset opplæringstilbud. Denne kartleggingen kan munne ut i en pedagogisk rapport som eventuelt sendes PP-tjenesten. Fase 2: Tilmelding til PP-tjenesten: Dersom skolen ikke konkluderer med at eleven får et tilfredsstillende utbytte av den ordinære opplæringen blir det sendt en henvisning til PP-tjenesten om nærmere utredning av elevens behov for spesialundervisning. Fase 3: Sakkyndig vurdering: Før skolen treffer enkeltvedtak om spesialundervisning skal det foreligge en sakkyndig vurdering fra PP-tjenesten. Den sakkyndige vurderingen er rådgivende i forhold til skolens vedtak om spesialundervisning. Fase 4: Vedtaksfasen: Kommunen/skolen skal på bakgrunn av den sakkyndige vurderingen gjøre vedtak om eleven har rett til spesialundervisning. Vedtaket skal også inneholde omfang og innretning av spesialundervisningen. Fase 5: Planlegging og gjennomføring av spesialundervisningen: Etter at kommunen/skolen har gjort vedtak om spesialundervisning skal opplæringstilbudet utformes og konkretiseres i form av en individuell opplæringsplan (IOP). Etter at IOP er utformet starter skolen opplæring i samsvar med denne. Fase 6: Evaluering: Elevens utvikling og hvordan opplæringstilbudet fungerer skal vurderes hvert halvår i form av en halvårsrapport. Vurdering av om det er behov for gjentatt tilmelding til PPtjenesten. 9

10 3.1.2 Saksgangen knyttet til spesialpedagogisk hjelp. Fase 1: Før tilmelding og utredning: Foreldre, barnehagen eller andre har mistanke om behov for spesialpedagogisk hjelp. Foreldrene kan be om sakkyndig vurdering eller søker om spesialpedagogisk hjelp. Fase 2: Tilmelding til PP-tjenesten: Kommunen ber PP-tjenesten å utrede barnets behov. Fase 3: Sakkyndig vurdering av barnets behov: PP-tjenesten gjennomfører en sakkyndig utredning. Fase 4: Vedtak: Kommunen gjør vedtak vedr retten til spesialpedagogisk hjelp. Fase 5: Planlegging og gjennomføring: hjelpen settes i gang i samsvar med enkeltvedtaket. Fase 6: Evalueringsfasen: Utarbeiding av halvårsrapport. Vurdering av gjentatt tilmelding til PPtjenesten. 3.2 FORVALTNINGSLOVENS KRAV TIL SAKSBEHANDLINGSTID Vedtak om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning er såkalte enkeltvedtak 1 og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gjelder fullt ut. Sentralt i vårt prosjekt er forvaltningslovens 11a som sier at forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Forvaltningsloven sier videre at dersom enkeltvedtak ikke kan treffes innen en måned etter at henvendelsen er mottatt, skal det gis foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Forvaltningsloven er relativt generell, samtidig som prosessen i forbindelse med vedtak om spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp, som vist ovenfor, er flerleddet med flere aktører. Vi har derfor behov for mer konkrete retningslinjer for å kunne anvende 11a i vurdering av saksbehandlingstiden for spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp. Utdanningsdirektoratet har i 2009 utgitt en veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. Vi har tatt utgangspunkt i denne veilederen for å konkretisere våre revisjonskriterier vedrørende saksbehandlingstid 2. 1 Et enkeltvedtak er en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer (fvl 2). 2 (I den tidligere veilederen fra KUF sies det at "det må legges til grunn at kapasiteten til PPtjenesten må være tilstrekkelig stor til at utredningsoppgavene kan bli løst innen rimelig tid". Sivilombudsmannen har også i en rapport fra 2002 påpekt at "det er viktig at vedtakene blir truffet så tidlig at en eventuell klage kan avgjøres i god tid før skolestart".) 10

11 3.3 UTDANNINGSDIREKTORATETS VEILEDER Spesialundervisning Utgangspunktet for den første fasen der skolen utreder om eleven får tilfredsstillende utbytte av undervisningen kan være initiert av undervisningspersonalet gjennom varsling til rektor eller av foreldrene eller eleven selv. Utfallet av undersøkelsen kan enten være at eleven tilmeldes PP-tjenesten eller at det konkluderes med at eleven får eller kan få tilfredsstillende utbytte av undervisningen gjennom ordinær tilpasset opplæring. I det tilfellet at skolen utreder elevens behov på eget initiativ og kommer til den konklusjon at eleven ikke skal tilmeldes pp-tjenesten, vil dette, slik revisjonen tolker veilederen, ikke være ledd i et enkeltvedtak, men et ledd i den løpende underveisvurderingen skolen normalt gjør. Det står ikke noe i opplæringsloven om hvor lenge skolen evt skal kunne holde på med sine utredninger og utprøving av tiltak innenfor ordinær tilpasset undervisning før de evt sender anmodning om bistand fra PP-tjenesten. Det står heller ikke noe om tidsfrister for PP-tjenestens behandling av saker om spesialundervisning. I Utdanningsdirektoratets veileder er det uttalt at forvaltningslovens regler vil gjelde for hele prosessen, fra skolen starter vurderingen av om eleven har behov for spesialundervisning og til enkeltvedtaket er fattet. Veilederen sier at tilbud skal gis innen rimelig tid og at hva som er rimelig tid må vurderes konkret og i forhold til kravet om forsvarlig saksbehandlingstid. Forvaltningsloven 11a gjelder for skoleeier/skolen samt PP-tjenesten. I vurderingen av hva som er for lang saksbehandlingstid sier veilederen at elevens behov for å få avklart sine behov og rettigheter så raskt som mulig, fører til at for eksempel en saksbehandlingstid på totalt over 3 måneder vil være for lang tid. I følge veilederen skal PP-tjenesten gi melding til skoleeier/skolen dersom deres saksbehandlingstid fører til at skoleeier/skolen ikke kan behandle saken innen en måned. Skoleeier/skolen skal sende det foreløpige svaret til eleven/foreldrene. PP-tjenesten eller skolen kan ikke innføre ventelister for utredning av en elevs behov for spesialundervisning. Det er i strid med opplæringslovens intensjoner dersom elevens rettigheter ikke oppfylles på grunn av for lang saksbehandlingstid i PP-tjenesten. Organiseringen av PP-tjenesten må være slik at sakene kan utredes innen rimelig tid. I følge veilederen bør skolen, når det nærmer seg avslutningen av et opplæringsår, vurdere hvilke elever som det må treffes enkeltvedtak for før neste opplæringsår. Dette bør gjøres for at tilmeldingen til PP-tjenesten kan skje og for at enkeltvedtaket og IOP-en er ferdig utarbeidet når eleven starter neste opplæringsår. Det er viktig at kommunen utarbeider et godt system for dette. IOP-en må utarbeides så snart som mulig etter at enkeltvedtaket er truffet. Det er viktig at det er enkeltvedtaket som er grunnlaget for IOP og ikke omvendt. Enkeltvedtaket må derfor være fattet før IOP-en ferdigstilles. Skolen kan ikke begynne å bruke en IOP overfor en elev før det foreligger et enkeltvedtak som gir eleven rett til spesialundervisning. Det vil være i strid med opplæringsloven å gi elevene tilrettelegging utover normal tilpasset opplæring før det foreligger et vedtak. 11

12 Mange av elevene får spesialundervisning flere år på rad. I den forbindelse er det litt uklart hvordan vi skal forholde oss til saksbehandlingstiden. Slik vi tolker veilederen, er det behov for gjentatt tilmelding til PP-tjenesten når skolen skal gjøre nytt enkeltvedtak. Gjentatt tilmelding til PP-tjenesten gjøres på grunnlag av IOP og halvårsrapportene. Skolen bør ta stilling til om det er behov for en ny fullstendig pedagogisk rapport og en ny sakkyndig vurdering. Det kan være tilstrekkelig med en grundig vurdering hvert tredje år. Skolen sender sin gjentatte tilmelding om behov for spesialundervisning til PP-tjenesten, som vurderer tilmeldingen og sender den videre til vedtaksorganet. PP-tjenesten kan si seg enig i skolens vurdering eller be om en ny pedagogisk rapport som grunnlag for en ny sakkyndig vurdering fra PP-tjenestens side Spesialpedagogisk hjelp Forvaltningslovens regler om saksbehandlingstid ( 11a) gjelder også for spesialpedagogisk hjelp. Det står ikke noe spesielt i veilederen om hvordan dette skal tolkes for spesialpedagogisk hjelp. Vi har lagt til grunn at kravene til saksbehandlingstid vedr spesialpedagogisk hjelp tolkes analogt med kravene vedr spesialundervisning så langt det passer. I utdanningsdirektoratets veileder presiseres det at et barnehageår er av en annen lengde enn opplæringsåret. Opplæringsåret er på 38 uker, mens et barnehageår strekker seg over flere uker. Det må derfor tas høyde for dette i vedtaket. Enkeltvedtak skal i følge veileder som hovedregel utformes på grunnlag av et kalenderår og ikke på grunn av opplæringsårets lengde 3.4 KRAV TIL FORSVARLIG SYSTEM I tillegg til revisjonskriterier som gjelder saksbehandlingstid, er også opplæringslovens relevant. Denne paragrafen pålegger skoleeier å ha et forsvarlig system som blant annet sikrer at elevenes rettigheter blir oppfylt. Systemet skal kunne dokumenteres skriftlig. I veilederen uttales følgende: Dette innebærer at skoleeier må ha et system for tiltak som skal sikre at spesialundervisning/spesialpedagogisk hjelp planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av opplæringsloven. Skoleeier skal kontrollere at egen virksomhet er i henhold til gjeldende regelverk. Begrepet forsvarlig må sees i sammenheng med hva som er tilrådelig, holdbart, betryggende og godt nok. Hvorvidt systemet er forsvarlig eller ikke, beror på en helhetsvurdering. Som et hjelpemiddel for skoleeier har Utdanningsdirektoratet utarbeidet en veileder om Kravet til skoleeiers forsvarlige system, i henhold til opplæringslovens

13 4. SPESIALUNDERVISNING OG SPESIALPEDAGOGISK HJELP I VESTRE TOTEN KOMMUNE. 4.1 ORGANISERING Kommunen har en organisasjonsmodell med 10 tjenesteområder underlagt rådmannen hvor grunnskole og barnehage er to av tjenesteområdene. Grunnskoletjenesten er administrativ enhet for grunnskolene, PPT (pedagogisk psykologisk tjeneste) og spesialpedagogisk team. Vestre Toten har 6 barneskoler og 2 ungdomsskoler, høsten 2009 var det til sammen 1538 elever i grunnskolen. Barnehagetjenesten er administrativ enhet for 14 barnehager. Disse er fordelt på 3 kommunale, 9 private - og 1 statlig barnehage + 1 privat familiebarnehage (iflg kommunens hjemmeside), pr var det 603 barn i barnehage. Under tjenesteområdet grunnskole ligger også skolekontoret som driver saksbehandling og yter felles merkantile tjenester til tjenesteområdene barnehage og grunnskole. Det er grunnskolesjefen som fatter vedtak om spesialpedagogisk hjelp for barn under skolepliktig alder, mens vedtak om spesialundervisning er delegert til rektor for barn i skolene. Kommunen har et Pedagogisk-psykologisk senter som består av to tjenester: Spesialpedagogisk team og pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). PPT er en lovpålagt tjeneste som utarbeider sakkyndig vurdering og som har som oppgave å bidra til organisasjonsutvikling i skolen. Spesialpedagogisk team jobber med tiltak etter enkeltvedtak fattet på bakgrunn av sakkyndige vurderinger, men også med barn og unge uten enkeltvedtak. Begge tjenestene jobber med barn og unge, ofte med de samme individene (dog med ulike roller og arbeidsoppgaver), og begge utøver systemarbeid på individnivå og/eller systemarbeid knyttet til organisatoriske problemstillinger i barnehager og skoler. Kommunen har to store prosjekter gående Kommunen har startet en læringsrekke, Økt læringsutbytte (ØLU), som skal gi økt læringsutbytte i alle fag. Det er Bredtvet kompetansesenter som står bak dette. Den prosessen skolene har igangsatt har som mål at undervisningsopplegget skal bli så bra og fleksibelt at enkelte barn med spesialundervisning kan få tilpasset opplæring i stedet for spesial undervisning. PPT deltar også i ØLU-prosjektet, Det andre prosjektet kommunen har gående er innføring av LP modellen. Hensikten med LP-modellen er å skape læringsmiljø som gir gode betingelser for sosial og skolefaglig læring hos alle elever. LP står for læringsmiljø og pedagogisk analyse 3. Lillegården kompetansesenter er ansvarlig for implementering i skolen, med PPT som viktige samarbeidspartnere. Arbeidet støttes økonomisk av Utdanningskontoret. Professor Thomas Nordahl fra Senter for praksisrettet utdanningsforskning ved Høgskolen i Hedmark evaluerer arbeidet i skolene. 3 Fra hjemmesidene til statped - Lillegården kompetansesenter 13

14 4.2 KOMMUNENS SYSTEMER OG RETNINGSLINJER Håndbok for pp-tjenesten ble revidert i Pedagogisk psykologisk (PPS) senter har nå utarbeidet ny og revidert håndbok, HÅNDBOK pedagogisk- psykologisk senter - Vestre Toten kommune, blant annet i lys av ny veileder fra Utdanningsdirektoratet. Håndboka er skrevet som en veiledning i samarbeidet mellom PPS (PP-tjenesten og spesialpedagogisk team) og samarbeidspartnere. Håndboka beskriver PPS mandat og tjenester, og videre rutiner og prosedyrer knyttet til tjenestene. Vi har fått opplyst at den nye håndboka stort sett gjenspeiler dagens praksis. Hva som er skolens rolle og hva de skal gjøre ved gjentatt melding (retilmelding) gjenstår å implementere fullt ut. PP-tjenesten har utarbeidet en veileder for utarbeiding av individuell opplæringsplan (IOP) som er et vedlegg til håndboka. Håndboka ligger på kommunens hjemmeside. I rutiner for overgang fra barnehage til skole for barn med særskilte behov, finner vi hvem som er ansvarlig for de forskjellige tiltakene og tidspunkt for når tiltakene skal gjennomføres. Her nevnes i tillegg til PPT: skole, skolekontor, barnehage, helsestasjon, barnevernstjenesten, sosialtjenesten, voksenopplæringen og flyktningetjenesten. Dette er en beskrivelse av dagens praksis og de forskjellige instansene har vært med på å utforme rutinene i håndboken Vi har fått opplyst av pp-leder at som et ledd i implementering av nye rutiner, skal PPT selv holde kurs for barnehager og skoler. Kommunen har ikke utarbeidet sentrale retningslinjer som omhandler frister for saksbehandlingen av saker vedr spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp eller regler for maksimal saksbehandlingstid i slike saker. Vi fikk opplyst av grunnskolesjefen at han fram til nå ikke har funnet det nødvendig å sette tidsfrister i saksbehandlingen. Grunnskolesjefen opplyser at kommunen har hatt få klager, og at de som regel tar klagen til følge slik at den sjelden går til fylkesmannen. Det er ikke registrert innkomne klager på lang saksbehandlingstid fra et barn blir meldt PP-tjenesten til hjelp blir iverksatt, men grunnskolesjefen har forståelse for at foresatte og barnehage/skole ønsker raske prosesser. I følge skolekontoret må det derfor være et mål at denne tiden blir så kort som mulig. For samtidig å sikre en grundig og riktig utredning må PP-tjenesten bruke nødvendig tid. Det er viktig med en god dialog mellom foresatte/barnehage/skole/pp-tjeneste i utredningsfasen. 4.3 SPESIALUNDERVISNING Dette kapitlet handler om hvilke rutiner kommunen har utarbeidet, for å sikre at barn i skolen med behov for ekstra hjelp, får rask nok oppfølging. Vi har her gått gjennom rutinene for de ulike fasene Skolenes arbeid før tilmelding til PPT. Hver skole har sin egen kontaktperson i PPT. Skolen drøfter aktuelle saker med PPT s skoleansvarlig og tiltak skal være utprøvd og evaluert før det sendes henvisning til PP-kontoret. Elever en bekymrer seg for blir drøftet i en førhenvisningssamtale som oftest skjer i forbindelse med et skolekontaktmøte. På disse samtalene gjør PPT avtaler med skolene om hvem som gjør hva. 14

15 I håndboken finner vi en oversikt over hva som er PPTs skoleansvarliges oppgaver: Jevnlige møter og dialog med administrasjon og spes.ped koordinator. Konsultasjon overfor pedagogisk personale, etter avtale og lagt til pp-rådgivers faste dager på skolen. Førhenvisningsarbeid (alle saker skal være drøftet og tiltak skal være utprøvd og evaluert før saken henvises PPT). Oppfølgingsansvar ifm. saker drøftet gjennom førhenvisningssamtaler. Kurs og informasjonsarbeide i lærernes fellestid. Delta i drøfting knyttet til organisering av spesialundervisning, grupper, nye elever, IOP, kompetansebehov etc. (Tidspunkt: september) Delta i utviklingsprosjekter ved den enkelte skole. Dette kan også gjelde elevprosjekter som for eksempel klasseregler, mobbing m.m. Håndboken beskriver saksgangen før henvisning til pp-tjenesten på følgende måte: Når pedagogisk personale er bekymret for et barn, drøftes dette med styrer eller rektor og/eller spes. ped koorinator. Sammen gjør en avtaler om hva som skal skje videre. En aktuell bekymring skal per definisjon føre til at det iverksettes tiltak for å understøtte barnets utvikling. Foreldrene bør være deltagere og tas med på råd i denne prosessen. Effekten av tiltakene bør evalueres underveis, og dersom en ikke ser forventet framgang, bør saken drøftes med barnehage- eller skolekontakt fra pptjenesten gjennom førhenvisningssamtale: Generelt skal alle saker være drøftet med PP-tjenesten før en sender henvisning. Gjennom førhenvisningssamtalen kommer en ofte fram til andre tiltak i barnehagen eller skolen. Dette kan bety at saker som tidligere hadde blitt meldt som en henvisning til PP-tjenesten i noen tilfeller kan løses innenfor barnehagen eller skolens eget system. Dette er en viktig målsetning ved systemrettet arbeid, med tanke på at systemer med god kompetanse også vil virke forebyggende på vanskeutvikling hos barn og unge. Dette vil bidra til at vansker gripes tak i tidlig. Førhenvisningssamtale Hensikten med førhenvisningssamtalen er å drøfte barnets fungering, læringssituasjon og tilrettelegging. Styrer/rektor eller spes.ped koordinator på skolene bør delta eller være orientert om samtalen. I denne samtalen kan en ta stilling til grunnlaget for henvisning til pp-tjenesten. Håndboken inneholder en oversikt over hva PPT vil spørre om i en slik samtale. PP-leder opplyser at det er registrert 114 førhenvisningssamtaler vedrørende enkeltelever skoleåret 2009/2010. Noen av samtalene følges opp med nye samtaler, men disse er ikke registrert. Det er også beskrevet hvilke konklusjoner henvisningssamtalen kan føre til: Barnehagen/skolen kartlegger barnet videre, og drøfter resultat i oppfølgingsmøte sammen med PP-kontakten. Barnehage/skole setter inn nye tiltak rundt eleven, evt. jobber videre med tiltakene som allerede er satt inn. Barnehage/skole setter inn tiltak på systemnivå. 15

16 Saken henvises til annen instans enn PPT (helsestasjonen, fysioterapi, sosialtjenesten, barnevernet, bup) Saken henvises PPT. Før det konkluderes med at henvisning til PP-tjenesten er nødvendig, skal foretas må foreldre/foresatte være tatt med på råd. Vi ønsket også å kartlegge eksempler på tiltak skolen setter inn når de oppdager barn med særskilte behov. Disse opplysningene er basert på samtaler med rektor på to av skolene i kommunen. Lærerne er omfattet av opplæringsloven 5.4 der de plikter å melde fra til rektor dersom de oppdager at det finnes barn med særskilte behov. Rektor ved den ene skolen opplyser at de har en egen kartleggingsplan som kan bekrefte eller avkrefte mistanke om behov for spesialundervisning. For å bistå lærerne i dette arbeidet har skolen en spesialpedagogisk veileder i ca 25 % stilling. Videre testes alle elever og resultatene drøftes med skolens faste person fra PPT (skolekontakt). Det er fast møte på skolen 1 gang i måneden der lærerne melder saker/bekymringer på forhånd. Her gjennomføres også førhenvisningssamtaler som tar opp hva skolen kan gjøre videre. Ved den andre skolen prøver de å oppdage fagvansker så tidlig som mulig og det lages tiltaksplaner etter kartleggingene. For noen elever har skolen behov for videre utredning av PPT. Rektor har møte med skolekontakt fra PPT ca. en gang pr uke. Skolen har et godt opplegg i norsk og matematikk hvor elevene testes på høsten og retestes på våren. Skolen er hele tiden oppmerksomme for å finne ut om det er noen som henger etter og kan ha behov for ekstra støtte. Når det gjelder barn med adferdsforstyrrelser er det en lengre vei å gå før skolen føler at de får hjelp. Skolen må da ha ekstraressurser inne for å gi elevene ro. Rektor og inspektøren har møte med teamene hvor dette diskuteres. Det er opptil 4 lærere pr trinn. LP-modellen som er en pedagogisk analysemodell, brukes nå på skolen, jfr kap 4. Når skolen har oppdager en elev som trenger ekstra støtte kontakter lærerne spesped. koordinator på skolen for å få råd om hva skolen nå gjør videre. Dersom de går videre med eleven settes det opp tid til en førhenvisningssamtale. Det er nødvendig at prosessen før henvisning sendes til ppt tar noe tid. PPT trenger opplysninger om eleven i forkant, foreldrene må også kontaktes og skrive under henvisningen til PPT. Det har hendt at foreldrene ikke har vært enige og da må foreldrene skrive under på at de ikke vil at eleven skal utredes videre. Årsaken kan f.eks være at eleven er urolig på skolen, men ikke hjemme, mens andre ganger kan det være omvendt. Eleven kan være rolig på skolen, men urolig hjemme og foreldrene gjør selv henvendelse til PPT. Ved overgang fra barnehage til skole tar PPT kontakt med skolen i november året før skolen starter. Skolen får da informasjon om barn som er utredet av PPT og barn som er under utredning. Skolen vil deretter bli med på ansvarsmøter og gruppemøter for disse barna. I henhold til rutiner for overgang barnehage/ skole så melder også barnehagen fra til skolen om elever med særskilte behov i november Tilmelding til pp-tjenesten Det er mest vanlig at skole, barnehage, foreldre, helsesøster eller lege henviser barnet/eleven til PPT. Foresatte må alltid gi skriftlig samtykke så lenge den som henvises er under 18 år. Foreldre kan henvise direkte til PPT uten å varsle barnehagen eller skolen 4. 4 Håndbok Pedagogisk-psykologisk senter Vestre Toten kommune s 9 16

17 Skolen/barnehagen må ha gjort de nødvendige undersøkelser og gjennomført en førhenvisningsprosess før henvisning sendes. Undersøkelser (for eksempel kartlegging og observasjon) kan være gjort av spes.ped koordinator på skolen/kontaktlærer/spes.ped.team, jfr håndboka s 9. I tillegg sies det at dersom den enkelte lærer ikke innehar nok kartleggingskompetanse, bør dette drøftes med rektor eller spes.ped. koordinator. Primært skal skolens sped.ped.koordinator bistå i å kartlegge. Både PPT og SPT kan holde kurs ved behov. Det er ikke satt frister i håndboka når det gjelder første gangs tilmelding til PPT. PP-leder opplyser at PPT ikke har anledning til å sette frister og har derfor tatt ut fristene fra sine retningslinjer. Men hvis skolen skal rekke å fatte vedtak før skolen starter, innebærer det at henvisningen må komme relativt tidlig til PPT. (jfr omtale av gjentatt tilmelding i kap 4.3.3). På side 11 i håndboken sies det følgende om saksgang ved PPT etter mottatt henvisning: 1. PPT registerer henvisningen og det opprettes journal. 2. Saken drøftes i kontormøte (onsdag hver uke) 3. Det sendes deretter brev til henviser og foresatte om at henvisningen er mottatt. 4. Saken tildeles saksbehandler eller settes på venteliste. 5. Oppstart av saken: foreldresamtale, samtale med pedagogisk personale, tester og kartlegging, observasjon, tilbakemelding med konklusjon. 6. Rapport etter utredning sendes henvisende instans. Foreldre skal alltid ha kopi av utredningen. Under punkt om henvisning til PPT i håndboka side 9 sies det at PP-tjenesten sender skriftlig svar til henvisende instans innen tre uker (i henhold til forvaltningsloven). Vi har fått opplyst av pp-leder at saken registreres i HK-data og får saksnr på inntaksmøte som avholdes hver onsdag. PP-tjenesten har nå fått den nye versjonen av HK-data, og alle inngående dokumenter scannes. All aktivitet registreres i saker i HK-data, også telefonsamtaler, rapporter, møte, referater etc. Skolekontakten overtar saken etter inntaksmøtet. På side 16 i håndboken er det tatt inn følgende om å sette saker på venteliste: PPT er ikke gitt anledning til å sette saker på venteliste. Kontoret vil imidlertid i perioder med stor arbeidsbelastning måtte sette et lite antall av sakene på venteliste. På alle kontormøter (hver onsdag) gjennomgås evt. venteliste slik at saken raskest mulig skal få en saksbehandler. Saker på venteliste vil videre kunne veiledes gjennom skolekontaktordningen. Vi fikk opplyst av pp-leder at PPT har hatt og har fremdeles noen saker på venteliste. I september 2010 var det 6 på ventelise, dato inn for disse er 9.6, 24.6 og 15.8 Rutiner for overgang fra barnehage til skole vedrørende barn med særskilte behov. Håndboken til PPS inneholder rutiner for overgang fra barnehage til skole vedrørende barn med særskilte behov. Rutinene inneholder: Tidspunkt for tiltak Tiltak Hvem som er ansvarlig Eventuelle merknader 17

18 Rutinen viser at det er fastsatt tidspunkt for oppfølging av barn i førskolealder fra barna er 4 år. Det er også rutine for barn som flytter til kommunen. Når det nærmer seg skolestart er det faste rutiner for samarbeid mellom skole, barnehage og PPT om barn med særskilte behov. Håndboken inneholder også rutiner for overgang til videregående skole. Når det er elever som skal søke videregående skole på særskilt grunnlag, samarbeider PPT med PPT for videregående skole og ungdomsskolene gjennom faste møter høst og vår. Tildeling av ressurser Skolekontoret opplyser at skolene får en frist hver vår for å melde behov for neste skoleår. Skolekontoret får da en liste over elever fra hver skole som er og kan være aktuelle for spesialundervisning. Dataene registreres i Excel for internt bruk med formål å følge opp elevene. Opplysningene brukes også for å kunne behandle skolene mest mulig likt. God kommunikasjon med skolene er viktig i prosessen med tildeling av ressurser til spesialundervisning. Vi har videre fått opplyst at når det kommer barn flyttende til kommunen settes det inn ressurser der og da dersom barnet er utredet tidligere. I følge skolekontoret er den viktigste bekymringen /utfordringen å være på vakt slik at ingen barn blir glemt. Dette må følges opp hele tiden. Det er viktig at behovene oppdages i tidlig alder. I praksis kan det være slik at tiltak settes i gang før det blir gitt vedtak om spesialundervisning Sakkyndig vurdering For å kartlegge om et barn har behov for spesialundervisning skal det utarbeides sakkyndig vurdering. I håndbokens avsnitt om sakkyndig vurdering sies det at det ved førstegangs melding til PP-tjenesten må gjennomføres en tilstrekkelig omfattende sakkyndig vurdering av eleven og opplæringstilbudet. Ved gjentatt melding til PP-tjenesten er det ofte ikke nødvendig med den samme omfattende vurderingen. I følge håndboka vil blant annet tidligere utredningsarbeid, individuell opplæringsplan og halvårsrapporter ha betydning for hvor mye utredningsarbeid som til enhver tid er påkrevd. I mange tilfeller kan en sakkyndig vurdering for eksempel hvert tredje år være tilstrekkelig. Det må vurderes i hvert enkelt tilfelle, og det må hele tiden tas hensyn til eventuelle endringer som måtte tilsi en ny vurdering. PP-leder opplyser at gjentatt melding er et nytt begrep, i dag sendes det ingen ny formell henvisning når det er nødvendig å utarbeide en ny sakkyndig vurdering. Behovet meldes muntlig. Det er PPtjenesten som følger opp når det er behov for å utarbeide en ny sakkyndig vurdering. Skolen har altså ikke hatt denne rollen, men i henhold til ny veileder så er gjentatt melding nå skolens ansvar og oppgave. Håndboka til pedagogisk-psykologisk senter sier følgende om hva som er skolens oppgave ved fornyelse av sakkyndig vurdering. Ved fornying av den sakkyndige vurderingen plikter skolen å: Ta stilling til om det fremdeles er behov for spesialundervisning, 18

19 dersom det foreligger et slikt behov så må skolen sende PPT beskjed om dette, sammen med nødvendig pedagogisk dokumentasjon. Frist for melding om behov for fornyelse av sakkyndig vurdering når spesialundervisning skal igangsettes til høsten er 1. april, jfr håndbok PPS, side 12. I håndbokens side 12 sies det at det er vedtaksorganet som er mottaker av den sakkyndige vurderingen. I Vestre Toten kommune er det rektor som er vedtaksorganet i skolene. Sakkyndig vurdering lagres i HK under journalnotat, slik at alt som er skrevet om eleven er lagret på et sted og raskt kan hentes fram. Papirversjon lagres i journalmappe. Sakkyndig vurdering registreres i brevjournal-post ut- og noteres i liste for sakkyndige vurderinger. PP-tjenesten i Vestre Toten foretar sakkyndig vurdering ved overganger mellom hovedtrinn som er: - overgang mellom barnehage og barneskole - overgang mellom småskoletrinn (1-4) og mellomtrinn (5-7) - overgang mellom mellomtrinn og ungdomstrinn (8-10) PP-leder opplyser at saksbehandlingstiden kan ta opp til 3-6 mnd og at det kan være vanskelig å gi et generelt svar på hvor lang saksbehandlingstiden bør være. Hun stiller spørsmål ved om en sak alltid vil bli godt nok opplyst med totalt 3 mnd saksbehandlingstid. Det er nødvendig å se utviklingen på mange områder. For øvrig kan det være mange årsaker til at saksbehandlingstiden kan bli lang, f.eks: Viderehenvisning, sykemelding i PPT, det er mange saker som er henvist på en gang eks før ferien, slik at noen settes på venteliste. PPT venter på kartlegginger. Skolenes rutiner for gjentatt melding til pp-tjenesten Opplysningene er basert på samtaler med to rektorer i kommunen. Rektor ved den ene skolen opplyser at de ikke sender skriftlig gjentatt melding når sakkyndig vurdering går ut, men rektor har jevnlig kontakt med ppt og skolekontakten gjennom året. Det blir da vurdert om opplegget fungerer for de elevene som er inne i systemet eller om det bør gjøres endringer i opplegget.det hender også at rektor kan skrive negativt vedtak, dvs at eleven ikke lenger har behov for spesialundervisning men kan få tilpasset opplæring som ordinær undervisning. Det kan f.eks være en elev med uro som blir medisinert og etter hvert begynner å få med seg mer faglig. Denne eleven kan da etter hvert kunne dra nytte av vanlig undervisning. Det oppstår sjelden nye henvisninger på ungdomsskolen og rektor mener at dette er et tegn på at ting er fanget opp i barneskolen. Henvisninger som kommer fra ungdomsskolen er oftest gjentatte meldinger på 8. trinn av elever som ikke har vært aktive for PPT i siste del av barneskolen. En av årsakene kan være at fagvansker muligens avdekkes bedre når eleven begynner på ungdomsskolen. Et annet forhold er at vurderinger med karakter kommer inn i bildet. Rektor opplyser også at gjentatt melding følger prosedyren for ordinære henvisninger. Det som kan være noe uklart er behandlingen av elever med spesialundervisning som kommer flyttende til kommunen. Skolen kan ikke forutsette at PPT blir varslet om dette. Rektor nevnte eksempler på at det ikke har vært registrert behov for spesialundervisning for elever som har flyttet til kommunen, selv om elevene har stort behov for ekstra 19

20 hjelp og også stor tilrettelegging i den kommunen eleven kom fra. I disse tilfellene har skolen gitt ekstra hjelp i form av enetimer, mindre grupper og assistent i påvente av sakkyndig vurdering og enkeltvedtak. For å kvalitetssikre dette har skolen en gjennomgang med PPT tidlig på høsten for å være sikre på at alle elever er fanget opp Vedtaksfasen Det er rektor på skolen som har myndighet til å fatte vedtak om spesialundervisning. Vi har fått opplyst at vedtakene vanligvis blir fattet i juli/august. Rektor ved en av skolene sier at det normalt ikke fattes nye vedtak i løpet av skoleåret, men det kan komme elever tilflyttende hvor dette er nødvendig. Det hender da at skolen får sakkyndig vurdering midt i året og dette kan ofte være vanskelig. Skolen får ikke nye ressurser og må da omdisponere på de ressursene de har. Kopi av enkeltvedtaket sendes til PP-tjenesten Planlegging og gjennomføring av spesialundervisningen. Det er kontaktlærer som har ansvaret for at det blir utarbeidet individuell opplæringsplan. PP-tjenesten skal ha kopi av alle individuelle opplæringsplaner. En av rektorene opplyste at skolen har frist til høstferien med å skrive IOP. Rektor og spespedkoordinator på skolen leser gjennom alle IOPene og sekretær ved skolen krysser av når disse videresendes. Rektor mener derfor at de har et bra system for å utarbeide IOP og videresende denne. IOP evauleres i desember og juni. Det skrives da halvårsevalueringer Evaluering PP-kontoret følger opp saken gjennom halvårsrapportene og holder oversikt over at de mottar disse rapportene. 4.4 SPESIALPEDAGOGISK HJELP Dette kapitlet omhandler hvilke rutiner kommunen har utarbeidet for at barn under skolepliktig alder, med behov for ekstra hjelp, får rask nok oppfølging Barnehagenes arbeid før tilmelding til PPT Rutinene for saksgang før henvisning til pp-tjenesten er lik den som er beskrevet under spesialundervisning, kap Grunnet mange enheter, har ikke barnehagene faste besøk av rådgiver fra PPT. PPT møter imidlertid alle barnehagene systematisk gjennom barnehagenes ressurs team BRT 5. Barnehagens ressursteam er et utviklingsprosjekt på førskolesektoren. Prosjektperiode er lagt til barnehageåret 2009/2010. Teamet består av en logoped og tre førskolepedagoger fra spesialpedagogisk team og en representant fra PPT. 5 Håndbok, Pedagogisk-psykologisk senter Vestre Toten kommune s 7. 20

21 Prosjektet har følgende mål: 1) Å bedre kompetansen i barnehagene og styrke den tilpassede opplæringen for alle barn. 2) Bidra til at barnehagene opparbeider kompetanse på systemnivå, slik at kompetansen kan anvendes i nye saker. 3) Bli kvantitativt bedre ved å oppsøke alle barnehagene og dermed danne oss en bedre oversikt over barn med behov for ekstra oppfølging. 4) Bli kvantitativt bedre ved at vi oppsøker hver barnehage som team med større bredde og dybde i fagkompetansen, samt å etablere faste strukturer og rutiner for samarbeide. Kommunen har også et spesialpedagogisk team som jobber med tiltak etter enkeltvedtak fattet på bakgrunn av sakkyndige vurderinger, men også med barn og unge uten enkeltvedtak. Den siste gruppa gjelder barn henvist for logopedisk behandling eller elever med problematferd, sosioemosjonelle vansker eller inkluderingsvansker. Basert på samtale med styrere i to barnehager har vi tatt med eksempler på hvilke tiltak barnehagen gjennomfører før henvisning til ppt: Barnehagen har observasjonsskjemaer og kartleggingsverktøy som viser avvik dersom noen barn ikke ligger aldersadekvat. Barnehagen har fagkompetanse på området som settes inn mot barnet. Det holdes ledersamtaler hvor barn med særskilte behov diskuteres. Før henvisning setter barnehagen i gang tiltak for å vurdere omfanget av behovet og om barnehagen selv kan gjøre noe. Spesialpedagogisk team har en friressurs slik at de kan vurdere barnet. Ved behov gjennomføres det førhenvisningssamtale med pp-tjenesten. Samtalen kan være med og uten foreldre. Barnehagen kan ta opp spesielle forhold med kommunens ressursteam som besøker barnehagen 3-4 ganger pr år Tilmelding til pp-tjenesten Rutinene for henvisning til pp-tjenesten er også de samme som under kap Det er altså mest vanlig at skole, barnehage, foreldre, helsesøster eller lege henviser barnet/eleven til PPT. Foreldre kan henvise direkte til PPT uten å varsle barnehagen eller skolen. I håndboka sies det at skole/barnehagen må ha gjort de nødvendige undersøkelser og gjennomført en førhenvisningsprosess før henvisning sendes. Undersøkelser (for eksempel kartlegging og observasjon) kan være gjort av spes.ped. teamet. I tillegg sies det at dersom barnehagen mangler kompetanse i å kartlegge kan barnehagene be om hjelp fra spesialpedagogisk team til å kartlegge barnet. Denne hjelpen gis gjennom SPT sin friressurs. PP-tjenesten sender skriftlig svar til henvisende instans innen tre uker (i henhold til forvaltningsloven) Vi har på forespørsel fått et eksempel på et brev vedrørende et barn i barnehage, her er det oppgitt dato 21