Oppdragsbeskrivelse Fase 2 og 3

Transkript

1 Oppdragsbeskrivelse Fase 2 og 3 Kunstnerisk ledelse, design av utstillingselementer, utvikling av museumsfaglig innhold og produksjon av ny basisutstilling om norsk sivil luftfartshistorie

2 1. Beskrivelse av oppdragsgiver Stiftelsen Norsk Luftfartsmuseum er nasjonal kunnskapsarena for forskning, forvaltning og formidling av Norsk luftfartshistorie fra fortid og inn i fremtida. Museet er både et kulturhistorisk og et teknisk museum og utstillingen skal vise begge disse tematiske linjene. Stiftelsen Norsk Luftfartsmuseums virksomhet består i å ivareta og formidle norsk luftfartshistorie, både sivil og militær. Den militære delen ivaretas av Luftforsvarsmuseet, som er Forsvarets museers primære og faste utstilling av fly og luftmilitær historie. Utstillingen er en integrert del av Norsk Luftfartsmuseum i egen utstillingshall. AVINOR museum har sin egen avdeling og utstilling integrert i Norsk Luftfartsmuseums utstillingshall for sivil luftfart. Norsk Luftfartssenter Bodø AS er 100 % eid av Norsk luftfartsmuseum. Selskapets formål er å stå for planlegging, oppføring og drift av bygninger og anlegg. Norsk Luftfartssenter Bodø AS er oppdragsgiver på vegne av Stiftelsen Norsk Luftfartsmuseum. 2. Bakgrunn og formål for dette oppdraget Norsk Luftfartssenter Bodø AS startet i august 2014 en prosess for å utvikle ny sivil utstilling ved Norsk Luftfartsmuseum. Prosessen er delt opp i tre faser: Fase 1: Utarbeiding av konseptplan i samarbeid med Freeman Ryan Design ( Fase 2 (denne konkurransen): Detaljere og videreutvikle prosjektet med basis i konseptplanen, slik at utstillingen kan utarbeides, etableres og implementeres. Fase 3 (denne konkurransen): implementering og oppfølging av det faglige ansvaret for ferdigstilling av ny utstilling. Det ble gjennomført en intern designbrief (august- desember 2014) og et skisseprosjekt (januar 2015), som definerte hovedtema, i forkant av fase 1. Det vises til vedlagte bakgrunnsmateriale til orientering. Påfølgende fase 1 (mars- juni 2015) har munnet ut i en konseptplan (benevnt "Concept Plan" i vedlegg) som viser hvordan utstillingen skal gjennomføres, med tematisk rammeverk, planskisser for utstillingsarealene, og nærmere beskrivelser av

3 undertemaer som skal drive historiefortellingen. Denne konseptplanen ligger som vedlegg til konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget danner grunnlag for å inngå avtale om levering av konsulenttjenester på museumsfaglig utvikling, design- og gjennomføringskompetanse for utstillingen, og konkretisering og detaljering av den foreliggende konseptplanen til en helhetlig utstillingsdesign som grunnlag for kontraheringer og oppfølging av leveranser frem til ferdig installert, testet og igangsatt utstilling. Leveransen er fase 2 og fase 3 i arbeidet med ny utstilling og inneholder utstillingsdesign, grafisk design, innholdsutvikling og multimediautvikling i fase 2, samt implementering og ferdigstilling av utstilling i fase 3. Oppdraget skal resultere i at utstillingen utarbeides, etableres og implementeres i organisasjonen med åpning i midten av desember Norsk Luftfartssenter Bodø AS vil på bakgrunn av planene selv anskaffe og velge underleverandører til den fysiske etableringen av utstillingen. 3. Innhold i leveransen 1) Utstillingsdesign Konseptplanen fra fase 1 er basis for utarbeiding av ny basisutstilling om norsk sivil luftfart i et areal på 3000 m2. Leverandøren skal designe alle utstillingselementer som er beskrevet i konseptplanen på en slik måte at de fremstår som en helhetlig utstilling Kapitlene Thematic Framework, Collections & Creation, Display Techniques og Visitor Experience i konseptplanen vil være vesentlige for videre utvikling. Forslagene til inndeling i hovedtema ( Dreams of flight, The Birth of a Nation, Our shared prosperity og What goes wrong and what doesnt ) skal videreutvikles i samarbeid med oppdragsgivers faglige team. Utvalgte underliggende tematikk og historier, som er skissert i konseptplanen, skal videreutvikles til innhold i utstillingen med utgangspunkt i museets samlinger. Det skal utarbeides detaljert layout og design for utstillingens endelige uttrykk, inkludert lyssetting, montrer og grafiske elementer. Eksisterende infrastruktur skal tas i bruk i dersom det er hensiktsmessig og/eller beskrevet i konseptplanen. Leverandør vil få ansvar for å utarbeides detaljerte arbeidstegninger av utstillingselementer (montrer etc.), med basis i forslagene som er presentert i konseptplanen. Disse skal gi oppdragsgiver detaljert informasjon for innhenting av tilbud og priser fra potensielle underleverandører, som kontraheres av oppdragsgiver. Leverandøren skal gjennomføre og kvalitetssikre utstillingsdesignet gjennom hele implementeringsfasen i henhold til konseptplanen i tett dialog med oppdragsgiver underveis i prosessen. Dette inkluderer også oppfølging av underleverandører, valgt av oppdragsgiver, som skal produsere og/eller levere ulike innholdselementer.

4 Forslagene som foreligger i konseptplanen skal videreutvikles til et helhetlig uttrykk og gjennomførbare løsninger, både med hensyn på tidsramme, kostnader og hensiktsmessig levering av ferdige elementer. 2) Grafisk design Leverandøren skal designe alle grafiske elementer, både digitale og statiske, som skal implementeres i den ferdige utstillingen. Utviklingen av grafisk design skal koordineres med utviklingen av det faglige innholdet og utstillingsdesign, basert på ideene som fremkommer i konseptplanen. Leverandøren skal lede og koordinere den grafiske produksjonen og installasjonen i utstillingen. Det skal leveres et komplett sett med digitale filer av alle grafiske elementer til oppdragsgiver, klar for produksjon og montering i henhold til avtalt fremdriftsplan. Opphavsrettighetene skal være oppdragsgivers eie etter endt oppdrag, og gi muligheter for ny print, justeringer og endringer i etterkant uten involvering av leverandør fra fase 2 og 3. 3) Innholdsredaktør Utarbeiding av museumsfaglige tekster stiller krav til kompetanse og erfaring med dette. Arbeidet skal utføres i samarbeid og tett dialog med oppdragsgivers fagmedarbeidere, som har ansvar for innholdsproduksjonen. Redaksjonsansvaret innebærer ledelse og tilpassing av alt arbeide med faglige tekst- og billedmateriale som skal integreres i utstillingen, i henhold til konseptplanen. Dette innebærer å redigere råmateriale levert fra museet til utstillingstekst som igjen skal integreres i grafiske, multimedia og interaktive moduler. Dette gjelder også et kvalifisert utvalg av bilder/film/lyd som museet foreslår til hvert tema. Leverandør skal være faglig rådgiver for oppdragsgiver i kvalitetssikringen av det ferdige resultatet. Dette arbeidet krever spesialisert kompetanse innen utarbeiding av museumstekster og tilpasset besøksopplevelse beskrevet i konseptplanen. Leverandør vil også ha ansvar for implementering av tekster på flere språk, primært engelsk, men også andre språk som oppdragsgiver definerer nærmere i løpet av prosessen. 4) Utvikling av multimedia og interaktive moduler Leverandøren skal lede og ha ansvaret for kunstnerisk utvikling av alle multimedia- og interaktive moduler som i henhold til konseptplanen inngår i utstillingen,. Dette innebærer å videreutvikle konseptforslagene til faktiske produksjoner, basert på faglige vurderinger i samarbeid med oppdragsgiver. Arbeidet vil også innebære anbefaling av underleverandører og kunstnerisk ledelse av produksjonene, samt forslag til valg av hensiktsmessige driftsløsninger over lengre tid. Oppgaven består også i koordinering av produksjon hos flere multimedia- og interaktivitetsleverandører og produsenter. Oppdragsgivers eksisterende digital signage- system, Scala, skal tas i bruk dersom dette er hensiktsmessig i forhold til kvalitet, pris og drift. Norsk luftfartsmuseums grafiske profil og logouttrykk skal benyttes i utviklingen av utstillingen. Arbeidet i fase 2 og 3 inkluderer også en forbedret infrastruktur i museets entré, publikumsmottak og museumsbutikk. Forslag til endringer er skissert i konseptplanen. Disse skal være veiledende for det videre arbeidet.

5 Besøksopplevelsen er viktig drivkraft for den nye basisutstillingen og skal ha fokus i alle deler av arbeidet. 4. Kompetanse Et mangfold av kompetanse er aktuell for gjennomføring av en slik leveranse. Følgende kompetanse anses som vesentlig: Kunnskap og erfaring i arbeidet med utforming og realisering av museum Erfaring med å samarbeide med museer og fagpersoner Forståelse for og erfaring med å videreføre konsepter som man ikke selv har utarbeidet Lydhør for andres konseptarbeid Dokumentert evne til tverrfaglighet og sømløst arbeid med andre eksterne Team sammensatt med både generalister på utstillingsarkitektur og fagfolk på formidling og anskaffelser Forståelse for kunstnerisk uttrykk, materialitet og scenografi Erfaring med museumsutstillinger Erfaring med bruk av digitale og interaktive formidlingsløsninger Oppfølging av eget arbeid ift budsjetter og fremdrift 5. Kommunikasjon i prosessen Leverandøren må minimum være tilstede hos oppdragsgiver et antall dager månedlig i henhold til nærmere avtale om gjennomføring av prosessen. Det forventes en aktiv dialog og samarbeid gjennom hele prosessen. Oppdragsgiver har etablert faggrupper som har det interne ansvaret for produksjon av tekster, innhenting av bilder og utvalg fra samlingen. Disse skal samarbeide tett med leverandør om utviklingen av det faglige innholdet. Direktør ved Norsk luftfartsmuseum er ansvarlig redaktør for utstillingen. Det skal gjennomføres faste og jevnlige statusmøter med oppdragsgivers kontaktperson(er), der det skal redegjøres for fremdrift, status, tids- og ressursbruk. Utover disse føringene bør tilbyder selv redegjøre for den nærmere kommunikasjon det legges opp til ved gjennomføring av oppdraget, herunder antatt tilstedeværelse hos Oppdragsgiver. Denne redegjørelsen vil inngå i evaluering av tilbudene. 6. Fremdriftsplan Leverandøren skal vedlegge en realistisk fremdriftsplan som muliggjør åpning av utstillingen 10. desember 2016, i henhold til skissert fremdrift i konseptplanen. Denne fremdriftsplanen vil inngå i evaluering av tilbudene. 7. Økonomiske rammer for utstillingen Rammen for selve utstillingen, hvor dette konkurransegrunnlaget inngår, er satt til 26 MNOK. Denne leveransen vil ha en maksimal estimert verdi på 4-6 MNOK, hvor løsningsforslagene og finansiering vil ha betydning for den endelige størrelsen på oppdraget.

6 Rammen er avhengig av finansiering som vil bli avklart tidligst i løpet av oktober Omfanget av endringer og oppdragets størrelse kan derfor bli endret etter det. Vi ber om pris på oppdraget med design- og kunstnerisk ledelse av museumsfaglig innhold og produksjon, som beskrevet ovenfor. 8. Tilbyders besvarelse Priser og kostnader Tilbudet skal prises med én fast timepris, ref prisskjemaet. Sammen med tilbudet skal det angis et forpliktende estimat over antall timers forbruk. Dette estimatet vil inngå i evalueringen av tilbudene. Estimatet er ikke absolutt, og kan endres i samråd mellom oppdragsgiver og leverandøren. Det påligger imidlertid leverandøren et selvstendig ansvar for å disponere tids- og ressursbruken slik at dette estimatet ikke overskrides. Dersom oppdragsgivers innspill eller ønsker kan påvirke dette, påligger det leverandøren uten ugrunnet opphold å varsle oppdragsgiver skriftlig om dette. Kun dersom oppdragsgiver og leverandøren skriftlig har avtalt å avvike det oppgitte estimatet kan dette påberopes av leverandøren. Leverandørens løsningsbeskrivelse Leverandøren skal redegjøre for den nærmere gjennomføring, oppgaveløsning og tilnærming som foreslås (leverandørens løsningsbeskrivelse), og som må dekke alle sider ved kravspesifikasjonen (oppdragsbeskrivelsen) over. Videre kan løsningsforslaget inneholde en beskrivelse av hvordan problemstillingene ovenfor tenkes belyst, herunder forslag til konkretisering og avgrensninger. Dersom tilbyder har forslag til ytterligere/tilstøtende elementer, bes det begrunnes hvorfor disse bør tas med. Leverandørens løsningsforslag bør ikke overstige 8 sider. Tilbudte konsulenter Leverandør skal tilby et fast team på maksimum 3 navngitte personer for gjennomføringen av oppdraget. For samtlige tilbudte konsulenter skal det fremlegges CVer som beskriver hver enkelt konsulents kompetanse og erfaring. CVene skal være fyllestgjørende og oversiktlige, slik at oppdragsgiver kan vurdere relevans og innhold. Det tilbudte team bør særlig ha kompetanse og erfaring på: generell utstillingsdesign grafisk utstillingsdesign redigering av museumstekster utvikling av multimedia og interaktive museumselementer Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at referanseoppdrag som gjelder luftfartshistorie og/eller luftfartsmuseer ikke vil inngå i vurderingen av de tilbudte konsulenter, da dette vurderes under kvalifikasjonskriteriene.

7 En av de tilbudte konsulenter skal utpekes som oppdragsgivers faste kontaktperson. Det skal gis en helt kort redegjørelse for hvilke oppgaver hver av de tilbudte konsulenter skal utføre, samt hvor stor andel av oppdraget (tidsbruk) hver av konsulentene antas å ville utføre. Leverandøren kan velge å benytte underleverandør. Dersom oppdraget skal gjennomføres med bruk av underleverandører, må dette fremgå av tilbudet. Det skal i så fall gjøres rede for hvordan oppgavene vil bli fordelt, og hvilke deler underleverandøren skal utføre. Leverandør står helt og fullt ansvarlig for utførelsen av evalueringen og leveransen overfor oppdragsgiver. Dette ansvaret gjelder også for underleverandørers arbeid og leveranser. Det understrekes at kun de tilbudte konsulenter skal utføre arbeid under dette oppdraget. Dersom en konsulent av tvingende grunner (f.eks. sykdom eller oppsigelse) ikke kan utføre sitt arbeid, skal leverandøren stille en ny konsulent med tilsvarende kompetanse og erfaring. Slikt bytte av konsulent skal skriftlig godkjennes av oppdragsgiver, og alle kostnader i den forbindelse bæres av leverandøren.