Møteinnkalling. Formannskapet

Transkript

1 Nes Kommune Møteinnkalling Formannskapet Dato: kl. 15:00 Sted: Nes kommunehus, Veslesalen Arkivsak: 15/01241 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest på tlf eller til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakskart Side Saker til behandling 17/17 17/ Søknad om tilskudd fra kommunalt næringsfond til tømmeanlegg for bobiler og campingvogner, Nor Senteret Bromma AS. 2 18/17 16/ Revidering av Næringsfondets retningslinjer 4 19/17 17/ Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon 6 20/17 16/ Frivilligsentralen i Nes - eierskap/organisering 10 21/17 17/ SAMARBEIDSFORHOLD ADMINISTRASJON OG POLITISK SIDE I NES KOMMUNE «POLITISKE SIGNALER» OG PROTOKOLLFØRING 14 22/17 17/ Økonomirutiner og budsjettprosess 17 Nesbyen, Tore Haraldset Leder side 1 av 21

2 Saker til behandling 17/17 Søknad om tilskudd fra kommunalt næringsfond til tømmeanlegg for bobiler og campingvogner, Nor Senteret Bromma AS. Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Vera Magnussen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /17 SØKNAD OM TILSKUDD FRA KOMMUNALT NÆRINGSFOND TIL TØMMEANLEGG FOR BOBILER OG CAMPINGVOGNER, NOR SENTERET BROMMA AS. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Søknad, kostnadsoverslag og tegninger Dokument i saken: Skriv inn dokument i saken her Saksopplysninger: Nor Senteret Bromma AS bygde nytt sanitæranlegg på campingplassen i For å komplettere dette bygger de fundament, takoverbygg og installerer nytt automatisk toalett-tømmeanlegg for bobiler og campingvogner. Anlegget ligger lett tilgjengelig for alle campingturister som ferdes på Rv7 og vil dermed styrke Nes kommunes service til en voksende campingnæring spesielt bobiler. Forhold til overordnet plan: Strategisk Næringsplan kapittel 6 omhandler hytte og reiseliv. Punkt beskriver viktigheten av videreutvikling av Nes kommune sine 6 campingplasser i henhold til turistenes økte krav til standard og servicefunksjoner. Campingnæringen utgjør en viktig del av overnattingstilbudet i Nes. Miljøkonsekvenser: Anlegget har effektiv luftfilter-teknologi for å fjerne lukt. Samt integrert injeksjon av mikrobiologisk sanitær væske. side 2 av 21

3 Helse-/miljø og beredskapsforhold: Skriv inn vurdering her Økonomiske konsekvenser: Ingen direkte konsekvenser for Nes kommune ut over tilskuddsbeløpet på kort sikt. Men, nytt sanitæranlegg og installasjon av tømmeanlegg vil gjøre Nor Senteret Bromma AS til en mer attraktiv campingplass. I tillegg blir selve tømmeanlegget en ny inntektskilde for selskapet. Dette vil øke besøkende. Vurdering: Nor Senteret Bromma AS og Motell Nor-Kro AS hadde 50 års jubileum i Eierne har videreutviklet eiendommen og driften av bensinstasjon, campingplass, motell og Nor-Kro betydelig, og i flere omganger i løpet av alle disse årene tallene viser en samlet omsetning for de to driftsselskapene, samt eiendomsselskapet Børtnes Nordre AS på tilsammen kr ,-, resultat før skatt kr ,-. Selskapene har til sammen 50 ansatte. Betydelige næringsaktører og arbeidsgivere. Campingplassens oppgradering vil gjøre denne mer attraktiv. Tømmestasjonen er hygienisk og enkel i bruk samt lett tilgjengelig fra Rv7. Løsningen er innarbeidet i Tyskland og dermed ett produkt som også Norske campingturistene vil være villig til å betale for. Selskapet har investert kr ,- i nytt sanitæranlegg og nå kr ,- i tilpasninger og installasjon av tømmeanlegg. De søker om kr ,- fra kommunalt næringsfond til tømmestasjonen. Omsøkt beløp utgjør 24% av totalkostnaden, egenkapitalandelen i investeringen er 76% godt innenfor næringsfondets retningslinjer 12. Rådmannens innstilling: Nes kommune innvilger Nor Senteret Bromma AS et tilskudd på kr ,- til tømmestasjon i nytt sanitæranlegg. Tilskuddet dekkes av næringsfondet konto side 3 av 21

4 18/17 Revidering av Næringsfondets retningslinjer Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Vera Magnussen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /17 2 Formannskapet /17 3 Kommunestyret REVIDERING AV NÆRINGSFONDETS RETNINGSLINJER Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Reviderte retningslinjer for bruk av Nes kommunes næringsfond. Dokument i saken: Sak 53/15 Evaluering av Nes Kommunes vedtekter og retningslinjer for bruk av kommunens næringsfond. 15/ Retningslinjer for bruk av Nes Kommunes Næringsfond, av Saksopplysninger: Ytre rammer for næringsfondet er standardvedtekter fra Det kongelige Kommunal- og moderniseringsdepartement (KMD), mens de lokale retningslinjene sier hvordan sakene prioriteres i Nes kommune. Retningslinjene til næringsfondet ble evaluert i 2015, men det ble ikke fattet noe endelig vedtak om nye retningslinjer. I sak 53/15 vedtok formannskapet at «Formannskapet tar til orientering arbeidsgruppas evaluering av Nes kommunes vedtekter og retningslinjer for bruk av Nes kommunes næringsfond. Saken oversendes «nytt» Formannskap 2015, som vedtar eventuelle endringer av vedtekter og retningslinjer for bruk av kommunens næringsfond.» I vedlegget følger forslag til reviderte retningslinjer for næringsfondet. Forslaget til endringer er kommentert nedenfor. Forhold til overordnet plan: Strategisk næringsplan legges til grunn. Miljøkonsekvenser: Ikke aktuelt side 4 av 21

5 Helse-/miljø og beredskapsforhold: Ikke aktuelt Økonomiske konsekvenser: Endring av retningslinjene vil kunne gi en endret forvaltning av Nes kommunes næringsfond. Endringen foreslås for å kunne få mer igjen for utbetalingene fra næringsfondet. Vurdering: Begrunnelser for forslag til endringer: Formålet med å endre prioriteringen i bruk av Nes kommunes næringsfond er å spisse kommunens bidrag til langsiktig satsning på næringer som tiltrekker seg yngre mennesker i alderen år. Ett eksempel er en langsiktig satsning på å vedlikeholde og videreutvikle Nesbyen som sykkeldestinasjon. Ved å satse større beløp over flere år vil kommunes næringsfond kunne bidra til å skape flere arbeidsplasser og dermed i løpet av en ti års periode øke Nes kommunes innbyggertall mot målet på 4000 innbyggere. Søkere som har søkt råd og eller deltatt på kurs i regi av Hallingdal Etablerersenter har en bedre forståelse for og trygghet i det å drive egen bedrift, samt de utfordringer som oppstår ved oppstart og i første driftsfase. Ved at tilskuddet som kan behandles av administrasjonen økes fra kr ,- til kr ,- kan Nes kommune løpende behandle søknader om å dekke deltakeravgiften på for eksempel Innovasjonsløft Hallingdal. Administrasjonen i Ål kommune har også denne beløpsgrensen og bruker den ved søknad om støtte til kurs og skolering av lokalt næringsliv. Kommunestyret skal motta årsrapport snarest mulig etter årsregnskapet er klart. Årsrapporten skal inneholde oversikt og noen resultater over bruk av Nes kommunes næringsfond de siste tre år. Egenkapitalkrav. Ved søknader med kostnadsramme inntil kr. 1 million bør egenkapital i form av kontanter og eller egeninnsats utgjøre min. 25% av prosjektets kapitalbehov. I prosjekter der kostnadsrammen er større en kr. 1 million kan det ikke forventes samme høye krav til egenkapital, men egenkapitalen bør være min. 10%. I store prosjekter vil vurderingen til saksbehandler nødvendigvis måtte være grundigere for hver enkelt søknad. Dokumentasjon før utbetaling. Søker fakturerer kommunen for bruk av innvilget støtte. Fakturaen har vedlagt bilag som dokumenterer bruk i henhold til vedtak. Rådmannens innstilling: Nes kommunes retningslinjer for bruk av næringsfondet endres som beskrevet i vedlagte reviderte retningslinjer. Formannskapet har behandlet saken i møte sak 2/17 Innstilling Saken utsettes til formannskapets møte i mars, i påvente av evaluering jfr. Kommunestyrets sak 20/16 side 5 av 21

6 19/17 Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Katrine Skalleberg Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /17 2 Kommunestyret NESBYEN SOM TERRENGSYKKELDESTINASJON Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Prosjektplan Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon Nesbyen Mountain Bike Trail Assessment Prinsipper for bærekraftig stiutvikling Saksopplysninger: Det vises til vedlegget «prosjektplan Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon». Nesbyen omtales som en av landets beste terrengsykkeldestinasjoner, og er kjent både nasjonalt og internasjonalt. Tidlig sesongstart og et stort nettverk av stier med varierende vanskelighetsgrad gjør at Nesbyen de siste par årene har hatt stor aktivitet i form av tilreisende syklister og profilering i media. Terrengsykling er en av de viktigste trendene i et voksende reiselivsmarked. I Innovasjon Norges turistundersøkelse rangerer sykling i topp 3 blant foretrukne aktiviteter (Kilde: Epinion/Innovasjon Norge). Terrengsyklistene liker å reise, men de flytter bare på seg hvis reisemålet har hovedingrediensen for enhver terrengsyklist: stier av høy kvalitet. Utviklingen av stinettverket har vært basert på omfattende dugnadsinnsats gjennom flere år, og syklingen har stort sett foregått under radaren. Samtidig som Nesbyens økende popularitet har betydd stor verdiskapning lokalt, byr veksten også på en rekke utfordringer i forbindelse med bla. stislitasje og sikkerhet. I 2016 besluttet Nes kommune derfor å bevilge kr til terrengsykling. Pengene ble benyttet til å utforme en plan for syklingen på den populære østside og igangsette de første stiutviklingstiltak, for dermed å starte utviklingen av en helhetlig og bærekraftig terrengsykkeldestinasjon. Bærekraftige og morsomme stier er valutaen innen terrengsykling. Konseptplanen utarbeidet av IMBA Trail Solutions (se vedlegg: «Nesbyen Mountain Bike Trail Assessment») viser til utfordringer på stinettverket på Østsiden, og underbygger realiteten av at fortsatt satsing i dette område uten forbedringer ikke vil være bærekraftig. De eksisterende stiene har utfordringer knyttet til bærekraft og vannproblematikk. I planen er det listet opp anbefalinger for utbedringer og evt. redesign av side 6 av 21

7 eksisterende stier. Formålet med anbefalingene er at alle stiene skal være trygge og bærekraftige, slik at de tåler hyppig bruk. Sommeren 2016 ble første del i konseptplanen påbegynt, der farlige treelementer på stien Traversen ble fjernet og ny sti ble etablert. Konseptplanen for utvikling av Østsiden er en kjøreplan for å utvikle området til et trail center av internasjonalt format. Realisering av denne plan vil være selve motoren i Nesbyen sin videre satsing, og det er avgjørende at lokale aktører forplikter seg til dette dokumentet som en felles visjon for utvikling av syklingen på Nes. Forhold til overordnet plan: Utvikling av Nes som terrengsykkeldestinasjon følger opp kapittelet 3.2 samfunnsutvikling i kommuneplanens samfunnsdel. I kapittel 3.2.1, befolkningsutvikling og rekruttering, er en av strategiene at Nes kommunes attraktivitet skal sikres blant annet gjennom å satse på miljø, trivselstiltak, varierte fritidsaktiviteter og stedets særpreg. I kapittel 3.2.2, næringsutvikling og arealforvaltning, er et av målene skal være en aktiv tilrettelegger og medspiller for aktivitets- og næringsutvikling. Miljøkonsekvenser: Stiene utvikles i tråd med prinsipper for bærekraftige stiutvikling, som vist i vedlegget «Prinsipper for bærekraftig stiutvikling». Helse-/miljø og beredskapsforhold: Utvikling av stitilbudet har som mål å gjøre stiene tryggere og mer bærekraftige, slik at risikoen for skader og ulykker minimeres. Et variert og godt utviklet tilbud innen terrengsykling gir store deler av befolkningen muligheter for å utøve en ny form for friluftsliv. Utøvelse av friluftsliv er den vanligste formen for fysisk aktivitet i Norge. Egenorganisert fysisk aktivitet som friluftsliv når ofte grupper som den organiserte idretten ikke når. Hele 61 prosent oppgir at fysisk aktivitet i naturen og nærmiljøet er den formen for fysisk aktivitet de kunne tenke seg å gjøre mer av i fremtiden. Friluftslivsaktiviteter har en jevnere fordeling i deltakelse i befolkningen, som innebærer at den i mindre grad avhenger av sosioøkonomisk bakgrunn. Satsing på friluftsliv er derfor sentralt i kommunens folkehelsearbeid. Økonomiske konsekvenser: Steg 1 (prosjekt som er utheva og i kursiv i oversikten over) har totalt investeringsbehov på Nes kommune avsetter kr ,- årlig i 3 år til videreutvikling av stitilbudet i tråd med konseptplanen. Midlene hentes fra næringsfondet. Bevilgningen fra kommunen forutsetter matching i tilsvarende størrelsesorden i form av penger, arbeidsinnsats eller material fra eksterne. Steg 2 (resterende prosjekt) har totalt investeringsbehov på Finansieringsplan for steg 2 vil bli fremmet når steg 1 nærmer seg gjennomført. Investeringsbehovet må sees i sammenheng med verdiskapingspotensialet i prosjektet, som er nærmere beskrevet i vurderingen. Vurdering: Utvikling av Nesbyen som en terrengsykkeldestinasjon gir stort potensial for verdiskapning, og sees på som positivt for turisme, næringsutvikling, sentrumsutvikling, bosteds- attraktivitet og kvalitet og kommunens omdømme generelt. Aktivitetsturisme er blant de viktigste driverne for å skape side 7 av 21

8 økonomisk levedyktige og konkurransedyktige reisemål. Med en vekst på hele 195% har det globale markedet for opplevelsesturisme nærmest eksplodert de seneste årene (Kilde: UNWTO). Verdiskapningen knyttet til terrengsykling kan deles inn i direkte og indirekte gevinster. De direkte gevinstene er i form av økt antall besøkende som bruker penger på drivstoff, dagligvare, overnatting, restaurant og sykkelrelaterte tjenester som utleie, verksted, shuttling og guiding. Terrengsyklistene kommer til en destinasjon på grunn av stiene. Servicetilbudene som destinasjonen tilbyr, skaper grunnlaget for verdiskapning. I løpet av 2016 antas det å ha vært om lag 4000 sykkeldager i Nesbyen, hvorav ca av disse er i tilknytning til arrangement. I Trysil har kommune og næringsliv satset stort for å bli ledende innen terrengsykling. De regner med at hver syklist legger igjen kr per døgn. Basert på besøkstall i Nesbyen, betyr det at sykkelturistene anslagsvis la igjen 2,4-4,7 mill i lokalt næringsliv i I 2017 øker antall arrangement til 4 (mulig 5), som betyr at antall besøkende også antas å øke. De indirekte gevinstene av satsning på terrengsykling er tilflytning, flere arbeidsplasser, økt aktivitetstilbud til innbyggere og økt aktivitet innen hyttebygging og service til hytteeiere. Denne typen gevinster er vanskeligere å måle, men har desto større verdiskapingspotensial på lang sikt. Et godt utviklet, sentrumsnært terrengsykkeltilbud vil også være et viktig bidrag til bedret folkehelse. Terrengsykling er ikke nødvendigvis ekstremsport, men en aktivitetsform som passer store deler av befolkningen. Stier av med ulik vanskelighetsgrad vil skape sosiale møteplasser i nærmiljøet hvor særlig barn og ungdommer får regjere i kreativ leik, utvikle ferdigheter, og være fysisk aktive utenfor etablerte, organiserte idretter. Terrengsykling et godt supplement til det eksisterende fritidstilbudet som finnes i kommunen. Filosofien for videre utviklingsarbeid på Nes, er at vi gjennom realisering av konseptplanen etablerer rammene for å bygge opp sunne og bærekraftige servicebedrifter, øke verdiskapningen i handelsnæringen og å utvikle Nes sin bostedsattraktivitet. Det er derfor viktig at Nesbyen finner en dynamisk utviklingsmodell hvor både kommune og næring bidrar. Utvikling av Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon understøtter det pågående prosjektet «Nesfjella til sentrum», der visjonen er å skape et levende og attraktivt sentrum, hvor det er godt å bo, leve og arbeide, der hytteeiere trives og handler. Retningslinjene for Nes kommunes næringsfond omhandler prioriteringer innen utvikling av Nes som bærekraftig turistkommune, styrking av næringslivet, økt sysselsetting og økt attraktivitet som bostedskommune. Som beskrevet i prosjektplanen vil utvikling av Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon ha positiv effekt for alle disse områdene. Forslag til organisering Styringsgruppe: Formannskapet Styringsgruppa orienteres hvert kvartal i forbindelse med utvalgsmøte, og ved behov. Prosjektgruppe: Solveig Hjallen (NTN), David Løkken (Nesbyen IL), Ove Grønndal (Trailhead Nesbyen), Katrine Skalleberg (Nes kommune) og Vera Magnussen (Nes kommune). Forslag til mandat for prosjektgruppa: planlegge, legge til rette for finansiering og gjennomføre aktuelle tiltak for å videreutvikle Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon. side 8 av 21

9 Prosjektgruppa skal komme med forlag til en permanent organisasjon (Velforening, driftsstyre el. lign.), med deltakere og retningslinjer for arbeidet, som kan ha ansvar for daglig drift og utvikling av området etter at prosjektperioden er over. Rådmannens innstilling: Det etableres et prosjekt for utvikling av Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon. Nes kommune avsetter kr ,- årlig i 3 år til videreutvikling av stitilbudet i tråd med konseptplanen. Midlene hentes fra næringsfondet. Bevilgningen fra kommunen forutsetter matching i tilsvarende størrelsesorden i form av penger, arbeidsinnsats eller material fra eksterne. Underskrevet grunneieravtale for aktuelt område er en forutsetning for arbeid med stiutvikling. Prosjektet organiseres med en styringsgruppe og en arbeidsgruppe med mandat. Styringsgruppe: Formannskapet Styringsgruppa orienteres hvert kvartal i forbindelse med utvalgsmøte, og ved behov. Prosjektgruppe: Solveig Hjallen (NTN), David Løkken (Nesbyen IL), Ove Grønndal (Trailhead Nesbyen), Katrine Skalleberg (Nes kommune) og Vera Magnussen (Nes kommune). Prosjektgruppas mandat: planlegge, legge til rette for finansiering og gjennomføre aktuelle tiltak for å videreutvikle Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon. Prosjektgruppa skal komme med forlag til en permanent organisasjon, med deltakere og retningslinjer for arbeidet, som kan ha ansvar for daglig drift og utvikling av området etter at prosjektperioden er over. side 9 av 21

10 20/17 Frivilligsentralen i Nes - eierskap/organisering Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Torbjørn Hansen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /17 2 Kommunestyret FRIVILLIGSENTRALEN I NES - EIERSKAP/ORGANISERING Saken avgjøres av: Kommunestyret. Vedlegg: Saksframlegg/innstilling «Frivilligsentralen i Nes», 16/ , FSK-sak 5/2017. Saksopplysninger: Sammendrag fra FSK-sak 5/2017: TUBFRIM ønsker å avslutte sitt eierskap av frivilligsentralen med virkning fra 1. januar Overtagelsen vil skje slik eiendel ligger per dags dato. TUBFRIM kontaktet Nes kommune v/rådmannen våren 2016 der Nes kommune ble spurt om å overta eierskapet av Nesbyen frivilligsentral. Saken ble behandlet i helse og sosialutvalget 28. september og formannskapet 29. september Helse og sosialutvalget og formannskapet gjorde vedtak der de ba Rådmannen bringe saken tilbake til styret i frivilligsentralen for å undersøke om andre frivillige aktører/organisasjoner kunne overta eierskapet å stå for driften av sentralen. Det har vært konkrete forespørsler for mulig eierskap til Nesbyen Røde kors, Rotary Nesbyen og Lions Nesbyen. Alle tre lag/organisasjoner har styrebehandlet forespørselen og alle tre har gitt negativ tilbakemelding. Arbeidsutvalget har dermed ikke klart å finne ny eier til Nesbyen Frivilligsentral og retter derfor henvendelsen igjen til Nes kommune om mulig eierskap av sentralen. Formannskapet behandlet saken på nytt i møte i sak 5/2017 «Frivilligsentralen i Nes», og vedtok følgende: «Saken sendes tilbake til rådmannen. Muligheten for å organisere driften gjennom en stiftelse utredes før saken om overtagelse realitetsbehandles». side 10 av 21

11 Definisjon av stiftelse En stiftelse er formuesverdi som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon blir stilt selvstendig til rådighet for et bestemt formål. Formålet kan være av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig eller økonomisk art. En rettsdannelse som oppfyller disse vilkårene, er en stiftelse uavhengig av om den er omtalt som legat, institusjon, fond eller annet. Selv om det ikke går fram av stiftelsesloven, gjelder i tillegg et vilkår om at stiftelsen må vare en viss tid. Ingen eiere Kjernen i stiftelsesbegrepet det som skiller stiftelser fra andre rettsdannelser er at formuen må være stilt selvstendig til rådighet for formålet (selvstendighetskravet). En stiftelse har ingen eiere. Stiftelsen er et selveiende rettssubjekt. En stiftelse har derfor heller ikke medlemmer med organisatoriske rettigheter. Stiftelsesloven 27 beskriver kravet til styrets sammensetning. Kravet er at det skal være avstand mellom oppretter og styret i selskapet. I dette ligger det at om kommunestyret velger å ta over driften av frivilligsentralen, og gjøre dette gjennom å opprette en stiftelse, må styrets sammensetning være slik at det er tilstrekkelig avstand mellom kommunestyret og styret i stiftelsen. Herav følger det at et styre kun bestående av politikere oppnevnt av kommunestyret, ikke vil bli definert som «tilstrekkelig avstand». Det stilles i tillegg krav til kvalifikasjoner for å sitte i et stiftelsesstyre. Dette for at stiftelsen som er selveiende skal kunne ivaretas på en betryggende måte. Dette i tråd med alminnelig selskapsrett. Formålet med stiftelsen må være klart, og styrets sammensetning må være slik at man samlet sett har de rette kvalifikasjoner. Oppretter gir fra seg råderett Av selvstendighetskravet følger også at oppretter ikke lenger råder over formuesverdien som er overført til stiftelsen. Det kan ikke gjøres utdelinger til oppretteren, til oppretteren sine nærstående eller til selskaper der noen av disse hver for seg eller til sammen har avgjørende innvirkning. Dersom det foreligger særlige grunner, kan Stiftelsestilsynet gjøre unntak fra dette utdelingsforbudet. Erfaringer med stiftelse En rekke frivilligsentraler i Norge er organisert som stiftelse. En av de største utfordringene er å få frivillige til å påta seg oppgaven med å sitte i styret for frivilligsentralen. De frivillige ønsker å yte tjenester over for sine medborgere, og i mindre grad å være engasjert i organisering og styrearbeid (erfaring fra Nesodden). Et annet forhold er at en stiftelse oppleves som en mindre sikker løsning for de ansatte, enn om sentralen er organisert som en del av den kommunale driften. Frivilligsentralen i Gran er organisert som en stiftelse, med 24 «eierforeninger». Blant eierforeningene finner vi pensjonistforeninger, sanitetsforeninger, Lions, Røde Kors, bygdekvinnelag, kunstforening, Foreningen Norden med flere. Mange eierforeninger, som til sammen har mange medlemmer, gjør det lettere å finne medlemmer som er villige til å påta seg styreverv. Daglig leder i Stiftelsen Gran frivilligsentral ser få negative forhold rundt det å være organisert som stiftelse, men at stiftelsesloven er rigid om det er behov for endringer i vedtekter. side 11 av 21

12 En annen løsning kan være at kommunen i fellesskap med lag og foreninger står som eier av stiftelsen. Et slikt eksempel er Sarpsborg Øst Frivilligsentral. Der er det åtte organisasjoner i tillegg til Sarpsborg kommune som står bak stiftelsen. Velger man stiftelse som organisasjonsform mener rådmannen det vil være viktig å skape et felles engasjement i alle lag og foreninger i Nes til å støtte opp om frivilligsentralen. Lov om stiftelser: Forskrift til lov om stiftelser: Forhold til overordnet plan: Ingen. Miljøkonsekvenser: Ingen. Helse-/miljø og beredskapsforhold: Ingen. Økonomiske konsekvenser: Ingen spesielle ut over det som ble beskrevet i saksframstillingen behandlet i formannskapets møte i sak 5/2017. Gebyr for opprettelse av stiftelse knyttes til egenkapitalens størrelse ved opprettelsen. Er verdien ved opprettelsen på kr 1 mill. eller mer er gebyret kr 4.550,-. Årlig gebyr er kr 4.640,-. Vurdering: Norske kommuner vil i stadig større grad ha behov for et nærmere samarbeid med frivillige. Det finnes oppgaver der kommunen ikke kan levere fordi utfordringene ikke handler om penger eller flere ansatte, men menneskelig kontakt ved for eksempel ensomhet, leksehjelp for barn, eller være en bidragsyter på aktivitetsarenaer for barn og unge. Det er derfor viktig å videreføre det gode arbeidet som er nedlagt gjennom Nesbyen Frivilligsentral gjennom mange år. Uavhengig av organisasjonsform vil en forutsetning for å lykkes med det frivillige arbeidet være knyttet til at det skapes et engasjement på tvers av lag og foreninger i kommunen, og at disse stiller seg bak og støtter opp om Frivilligsentralen. Ulempen ved kommunal drift av frivilligsentralen kan være å skille det frivillige fra lovpålagte oppgaver. Det kan ofte være glidende overganger mellom frivillighet og de lovpålagte oppgavene. For å beholde et klart skille er det å anbefale at frivilligsentralen holdes adskilt fra den øvrige kommunale driften. side 12 av 21

13 Alternativ 1 Nes kommune ved rådmannen går i dialog med styret i Nesbyen Frivilligsentral med tanke på å opprette en stiftelse til å ivareta den videre driften av Nesbyen frivilligsentral. Rådmannen bes om å gå i dialog med frivillige lag og organisasjoner i Nes med tanke på å invitere de med som stiftere. Rådmannen bes om å utforme nødvendige stiftelsesdokument for stiftelsen som angir: a) Stiftelsens formål, b) Hvilke eiendeler som skal brukes som grunnkapital, c) Styrets sammensetning, d) Eventuelle særrettigheter som skal gis oppretteren eller andre i forbindelse med opprettelse av stiftelsen, e) Stiftelsens vedtekter Stiftelsen Nesbyen Frivilligsentral overtar ansvaret for driften fra det tidspunkt det foreligger melding fra stiftelsesregisteret om at stiftelsen er godkjent opprettet. Alternativ 2 Nes Frivilligsentral videreføres som i dag med Nes kommune som eier. Rådmannen får i oppdrag å organisere Nes Frivilligsentral inn i den kommunale driftsorganisasjonen der dette anses mest hensiktsmessig. Rådmannens innstilling: Nes kommune ved rådmannen går i dialog med styret i Nesbyen Frivilligsentral med tanke på å opprette en stiftelse til å ivareta den videre driften av Nesbyen frivilligsentral. Rådmannen bes om å ta kontakt med alle frivillige lag og foreninger i Nes med tanke på å invitere de med som stiftere. Rådmannen bes om å utforme nødvendige stiftelsesdokument for stiftelsen som angir: a) Stiftelsens formål, b) Hvilke eiendeler som skal brukes som grunnkapital, c) Styrets sammensetning, d) Eventuelle særrettigheter som skal gis oppretteren eller andre i forbindelse med opprettelse av stiftelsen, e) Stiftelsens vedtekter Stiftelsen Nesbyen Frivilligsentral overtar ansvaret for driften fra det tidspunkt det foreligger melding fra stiftelsesregisteret om at stiftelsen er godkjent opprettet. side 13 av 21

14 21/17 SAMARBEIDSFORHOLD ADMINISTRASJON OG POLITISK SIDE I NES KOMMUNE «POLITISKE SIGNALER» OG PROTOKOLLFØRING Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Geir Steinar Loeng Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /17 FØRING AV REFERAT, PROTOKOLLER OG ORIENTERINGER Saken avgjøres av: Formannskapet Vedlegg: Ingen Dokument i saken: Ingen Saksopplysninger: I KS rapport «Nes kommune Samhandling politikk og administrasjon» (KS-Konsulent rapport ) som var resultatet av prosessen med intervjuer med utvalgte politikere og administrative vises det til flere beskrivelser av hva som oppleves som en årsak til problemene, samt noen forslag til hva som bør avklares for evt. å bedre situasjonen. Ett stikkord i denne sammenhengen er «politiske signaler». Fra rapporten hitsettes følgende fire utsnitt som berører denne problematikken: Pkt. 5.1 Hva er samarbeidsproblemet? Politiske signaler. Når og på hvilken måte gis dette fra de folkevalgte organene? Og har folkevalgte og administrasjonen en felles forståelse av hva et politisk signal er? Når og på hvilken måte etterspør administrasjonen synspunkter fra folkevalgte i en sak? Dette gjelder både ved informasjon i folkevalgte organ og ved befaringer. Pkt. 5.3 Kjennetegn på godt samspill mellom politikk og administrasjon l) Informerer de folkevalgte om saker som pågår og som de må være kjent med Pkt. 5.4 Tiltak for å styrke samhandlingen i) Forbedrer hvordan vi folkevalgte gir politiske signaler. Pkt 6.1 Tiltaksplan Hvordan skal vedtak i folkevalgte organ bli tydeligere med tanke på iverksetting eller ny behandling? side 14 av 21

15 Vurdering: Rådmannen har i flere settinger understreket at «politiske signaler» i hovedsak kun kan gis på én måte som protokollførte vedtak! Fra noen hold er dette problematisert i samband med at de ulike utvalg får orienteringer i samband med sine møter. Dette kan være om saker som er under oppseiling, statusrapporter om saker som er i gang, særskilte spørsmålstillinger som vurderes i samband med en sak som det oppleves naturlig at de folkevalgte er kjent med, problemstillinger knyttet til oppfølging og gjennomføring av vedtak osv. En fellesnevner er at sakene har en slik karakter at det ikke nødvendigvis er naturlig at det lages en sak som kan få eller trenger noe vedtak i tradisjonell forstand. Protokollføring vil i noen grad være «person- og utvalgsavhengig». Dette skal man til en viss grad ha respekt for. Dog er det viktig å finne en løsning der det er mulig å holde politiske fora oppdatert og der det er tilrettelagt for informasjonsutveksling og dialog på en måte som er hensiktsmessig både prosessuelt og ift. arbeidsbyrde. Rådmannen ser behovet, og har selvfølgelig forståelse for ønsket, om at det skal kunne gis politiske signaler på saker i prosess og ellers. Det må imidlertid alltid være slik at disse signalene er gitt i tråd med politiske styringssignaler i ordinær forstand, dvs. som et «vedtak» i en eller annen form, som er protokollført og der evt. dissens også kommer til uttrykk. Rådmannen finner derfor å anbefale at det fortsatt er åpent for orienteringer i de ymse politiske fora, dog uten noen saksframstilling som sådan utover at de framkommer på sakskartet. Dette gjøres på mange forskjellige måter i «Kommune-Norge». Rådmannen er kjent med at det eksempelvis er rutiner for at orienteringssaker settes opp som «en sak», dvs. det er ett saksnummer for orienteringene som sådan, der hver enkelt orientering så får et under-nummer. Dersom det ønskes å sende et «politisk signal» til noen av orienteringssakene, så protokollføres dette som «en merknad». Rådmannen legger ved et eksempel fra Nordre Land kommune, der dette har vært gjort gjennom flere ti-år. Dette er fra behandlingen i Hovedutvalg for Landbruk, Miljø og Teknisk : «SAK NR.: 38/16 ORIENTERINGER Behandling: 1. Dispensasjon fra tillatt størrelse på bebygd areal, Synnfjell Øst 2. Oppsetting av gammelt tømmerhus til overnatting på Braskerud 3. Reguleringsplan Torstumoen 4. Flomsonekart for Dokka 5. Vegnavn Vedtak: Orienteringene tatt til etterretning med følgende merknader: 1. Fylkesmannens vedtak i klagesak vedr. gnr 78 bnr 86 avventes og er avgjørende for videre behandling av gnr 77 bnr 37. Hvis klager får medhold i nevnte sak, og administrasjonen innstiller på avslag på søknaden, oversendes denne formannskapet til behandling. Hvis det ikke gis medhold i klagesaken behandles den administrativt på vanlig måte. 2. Dispensasjonssaken behandles administrativt. Braskerud befares imidlertid i samband med neste Hovedutvalg for LMT-møte ift. ytterligere utviklingsplaner som er side 15 av 21

16 signalisert. Hovedutvalg for LMT vil signalisere ønske om at reguleringsplan utarbeides. 5. Rådmannen delegeres myndighet til å avgi uttalelse til vegnavn m.m. til Statens Kartverk, jfr. tidligere Hovedutvalg for LMT-behandling.» Det finnes også andre måter å gjøre dette på, men rådmannen finner at dette imøtekommer de fire punktene som det refereres til innledningsvis fra KS rapport. Et alternativ er å «saksutrede» alt som det kan være hensiktsmessig og ønskelig blir en orienteringssak som ledd i en dialog med politiske utvalg, men dette vil rådmannen være skeptisk til. Det vil være arbeidskrevende, få lite form som dialog og det blir et svært rigid arbeidsmønster. Siden formannskapet er satt til å være prosessuelt førende for tiltak iht anbefalingene, lar rådmannen saken gå uten innstilling. Rådmannens innstilling: Rådmannen vil anbefale formannskapet om å gjøre følgende vedtak: Saken legges fram uten innstilling side 16 av 21

17 22/17 Økonomirutiner og budsjettprosess Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Geir Steinar Loeng Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /17 PLAN FOR BUDSJETTPROSESSEN Saken avgjøres av: Formannskapet Vedlegg: Skriv inn vedlegg her Dokument i saken: Skriv inn dokument i saken her Saksopplysninger: Nes kommune har selv ansvaret for god økonomistyring. Kommuner med sunn økonomi og et handlingsrom vil kunne møte innstramminger eller uforutsette hendelser ved å redusere driftsresultatet eller bruke av tidligere års avsetninger, uten at det får en direkte konsekvens for tjenestetilbudet. Kommuner uten handlingsrom må gå rett på tjenestekutt dersom de ikke har tilstrekkelig med fondsreserver fra tidligere positive driftsresultater. Konsekvenser av svake netto driftsresultat over tid er et mindre politisk handlingsrom gjennom lavere fondsreserver, økt gjeld og eventuelle inndekningskrav (avsetninger til dekning av underskudd). Kommuneplanen er det overordnede styringsdokumentet i kommunen der alle viktige mål og oppgaver i kommunen er beskrevet. Kommuneplanen er delt i en samfunnsdel med handlingsdel, og en arealdel. Kommuneplanens samfunnsdel skal ta stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommunesamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon. Kommuneplanens samfunnsdel skal være grunnlag for sektorenes planer og virksomhet i kommunen. Handlingsdelen skal angi hvordan kommuneplanen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer, og revideres årlig. Økonomiplanen (kommuneloven 44) kan inngå i handlingsdelen i kommuneplanen (plan- og bygningsloven 11-1). Økonomiplanen tar utgangspunkt i kommuneplanens langsiktige mål, strategier og utfordringer og angir hvordan kommunen skal anvende sine ressurser for å nå vedtatte politiske mål. Årsbudsjettet er som regel første året i økonomiplanen, og beskriver ressursfordelingen i detalj for det gjeldende året, mens årsregnskapet oppsummerer hvordan ressursbruken faktisk ble. side 17 av 21

18 Økonomiplanlegging er et verktøy for utforming av politiske prioriteringer og fordeling av økonomiske ressurser, innenfor tilgjengelige økonomiske rammer. Økonomiplanen er derfor et viktig strategi- og styringsdokument for kommunen. Gjennom økonomiplanleggingen skal kommunen sørge for at begrensede ressurser blir anvendt så effektivt som mulig. God økonomiplanlegging bidrar til økt politisk handlingsrom, og styrker muligheten for å utøve politikk og foreta prioriteringer i den enkelte kommune Langsiktig økonomiplanlegging er krevende, men nødvendig, for å etablere et godt grunnlag for lokalt politisk handlingsrom og et godt tjenestetilbud i kommunen over tid. Økonomiplanlegging skal sikre både balanse i kommunens økonomi og håndtering av usikkerhet. Langsiktig planlegging bidrar til å skaffe oversikt over framtidig handlingsrom, og gir de folkevalgte bedre mulighet for å påvirke utviklingen av kommunens tjenester, i takt med endringer i behov, befolkning og bosettingsmønster. Dette danner grunnlaget for at aktiviteten i kommunen legges på et nivå som kan opprettholdes på lengre sikt. God planlegging gir gevinster i form av bedre ressursutnyttelse og et bedre tjenestetilbud. Risikoen ved manglende langsiktig planlegging er at kommunen mister kontrollen over økonomien og havner i ubalanse. Da er veien til upopulære kutt i tjenestetilbudet kort. Kommunen er avhengig av å være i forkant av utfordringer og endringer i behov for å beholde handlingsrommet. Vurdering: Økonomiplanen skal angi retningen for utviklingen av kommunens tjenestetilbud og kommunens ressursbruk i den kommende fireårsperioden. Ressursbruken må være innenfor de økonomiske rammene kommunen står ovenfor. God økonomiplanlegging innebærer derfor god oversikt over økonomiske og demografiske forhold mv. som påvirker kommunen, og at økonomiplanen baseres på reelle politiske prioriteringer i kommunestyret. Dialog og felles situasjonsforståelse er et viktig utgangspunkt. Som ledd i en god budsjettprosess må det derfor også vurderes hvordan en slik dialog på best mulig måte kan oppnås. Det er dog viktig at dette er balansert slik at det også er rom for nødvendig administrativ jobbing mellom de politiske behandlinger. Økonomikonferansene er en viktig del av kommunens økonomiplanleggingsprosess. Mange kommuner arrangerer en økonomikonferanse med kommunestyret to ganger i året. Dette legges gjerne til tidspunkt da det er naturlig å ha et ekstra fokus på økonomi uansett. Avleggelsestidspunktet for forrige års regnskap er et slikt tidspunkt. Det samme er når statsbudsjettet foreligger. Da blir henholdsvis i juni og i oktober aktuelle hovedknutepunkt i dialogen. Både folkevalgte, tjenesteområdelederne og tillitsvalgte bør antagelig delta på konferansene. På juni-konferansen kan agendaen se ut som følger: Regnskapet for forrige år. Klargjøring av hvor vi står med basis i dette Investeringer i 4-årsperioden. Teknisk avdeling har kartlagt investeringsbehov i forkant av konferansen, og gjennomgår disse. Presentasjon av kartlegginger av driftsavvik og prognose for alle virksomheter side 18 av 21

19 Samlet økonomistatus for innværende år Kommuneproposisjon, med fokus på konsekvenser for Nes kommune Økonomiske rammer for kommende år vedtas Hovedformålet med konferansen er at deltakerne skal få en felles forståelse for kommunens overordnede økonomiske situasjon. På konferansen som finner sted i (september) oktober legges det fram konkrete og mer detaljerte tall og behov for kommunens virksomheter, samlede rammer og eventuelle behov for tilpasninger. Denne konferansen bidrar til å få politikere, tjenesteområdsledere og tillitsvalgte til å tenke helhet, og til sammen å bedømme om summen av foreslåtte tiltak lar seg realisere innenfor kommunens rammer. Eldreråd og Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne bør også involveres her. Årets budsjettprosess i Nes er lagt opp med følgende «møtepunkt» mellom kommunestyret og administrasjonen - Budsjettkonferanse i mars - Budsjettkonferanse i mai - Behandling av regnskap i juni og sektorielle rammer - Budsjettkonferanse i oktober Rådmannen vil reise - Hvilke gevinster finner man i en så vidt omstendelig og arbeidskrevende prosess? Skal møtepunktene ha noen mening, må de være godt forberedt og tilrettelagt. - Hvor ofte og når bør møtepunktene mellom administrasjon og politisk side være? o «Konferanser» o Rapporteringer - Er dagens delegeringsreglement og ansvaret knyttet til økonomi ivaretatt på en hensiktsmessig måte, jfr. kommuneloven 44 og 45, særlig med fokus på formannskapets tenkte aktive og sentrale rolle? Kommuneloven 44 og 45 slår fast at ansvaret for å utarbeide en innstilling til økonomiplan og årsbudsjett tilligger formannskapet. Formannskapet er altså gjennom lovverket gitt et tydelig ansvar for kommunens økonomiforvaltning og styring. Grunnlaget for formannskapets innstilling vil være et saksframlegg fra rådmannen. Dette vil, jfr. 45, ikke ha karakter av en formell innstilling til formannskapet, og behøver heller ikke være et ferdig utformet begrunnet forslag til vedtak. Dette er det opp til formannskapet å avgjøre hvordan skal være utformet, dvs. hvilken funksjon administrasjonen skal ha. Det vil imidlertid være aktuelt administrativ å presentere premisser og rammer og eventuelt alternative skisser til samlet budsjett, der formannskapet så foretar de politisk valg og syr det sammen til et samlet forslag på grunnlag av dette. På samme måte bør formannskapet gjøre en vurdering av hovedutvalgens rolle i økonomi- og budsjettsammenheng. Rent «faglig» definerer kommuneloven økonomi som et saksfelt for formannskap og kommunestyre. Det er også her det helhetlige ansvaret for økonomiforvaltningen ligger. Hovedutvalg med et selvstendig økonomiansvar opphørte med kommuneloven som kom i Formannskapet bør gjøre en vurdering av i hvilken grad Nes kommune i sin økonomistyring samlet har gevinst eller er tjent med at økonomi også politisk blir gjort til en «sektorinteresse». side 19 av 21

20 Betraktelig større kommuner enn Nes har kommet til konklusjonen om økonomi er et «fag» definert i kommuneloven til å bli ivaretatt i formannskapet og kommunestyret på overordnet nivå, mens hvordan rammene fordeles på enkeltposter overlates til rådmannen. Hovedutvalgenes funksjon i økonomisammenheng, om noe, blir derigjennom å gjøre og gi «sektorfaglige» innspill til formannskapets innstilling til kommunestyret. Rent praktisk har hovedutvalgenes relativt sentrale rolle i budsjett og økonomprosessene at de kutter i tiden som står til rådighet i, særlig, en travel budsjettperiode, til å gjøre gode (nok) forarbeider knyttet til tiltakene og saksforberedelsene. I tillegg blir de i kraft av sin møteplan en premissgiver for tidsplanen knyttet til budsjett/økonomiplanen i stedet for formannskapet. Det kan være gevinster, rent politisk, som man vurderer å veie opp for dette, men tematikken bør diskuteres. Rådmannen viser også til at dette griper inn i delegeringsreglementet og som sådan er et bredere tema enn budsjettprosessen isolert sett. Hovedutvalgenes rolle vil dermed i stor grad være som Eldrerådet og Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Rådmannen ser et forbedringspotensial i den løpende økonomirapporteringen. I tråd med det ovenstående en rapportering primært til formannskap og kommunestyre. Kommune-Norge har forskjellig praksis mht. hvor ofte og mange rapporteringer man har til formannskap/kommunestyre. Noen gjør bruk av månedsrapporter, andre tertialrapporter, atter andre av kvartalsrapporter og det er også eksempler på at halvårsrapporter finnes hensiktsmessig. Rådmannen vil imidlertid signalisere at månedsrapporter evt. vil være hensiktsmessig som en ren administrativ rutine og rapportering. Mao. ikke til politisk nivå med mindre det er helt spesielle forhold av prinsipiell karakter som har dukket opp. Primært bør formannskapet definere et løp knyttet til økonomirelaterte prosesser og med basis i dette vil rådmannen legge det administrative. En politisk prosess med utg.pkt. i tertialrapportering kan være: Mars: Regnskap forrige år - orientering Mai: Økonomirapportering med basis i januar, februar, mars og april. Juni: Budsjettkonferanse med økonomiplanfokus samt vedtak av regnskap forrige år m/årsmelding Vedtak av tjenesteområdenes rammer for kommende år Sept: Økonomirapportering med basis i mai, juni, juli og august. Oktober: Budsjettkonferanse med basis i statsbudsjettet. November: Formannskapets innstilling til budsjett/økonomiplan. Desember: Kommunestyrets vedtak til budsjett/økonomiplan. Dette er rammene for en prosess koblet til formannskap, kommunestyre og lovpålagte utvalg. Hvordan og i hvilken grad sektorutvalgene skal ha en funksjon og på hvilke premisser utfordres formannskapet til å diskutere. Det er nå også vedtatt å anskaffe et nytt budsjetterings- og rapportverktøy, som også kan åpne for en enklere og, om ønskelig, hyppigere rapportering. Dette er foreløpig ikke påbegynt som innføringsprosjekt. side 20 av 21

21 Rådmannen vil derfor innstille på en noe forenklet prosess som beskrevet i saken. De øvrige problemstillingene som anbefales diskutert, overlates det til formannskapet å gjøre en nærmere vurdering av om og i hvilken grad det skal gjøres justeringer eller videre utredninger. Rådmannens innstilling: Rådmannen vil anbefale formannskapet om å gjøre følgende vedtak: Kommunestyret vedtar endret prosess knyttet til økonomiplan og budsjett som beskrevet i saken. side 21 av 21