Rapportkurs i Discoverer Viewer

Transkript

1 Rapportkurs i Discoverer Viewer Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA) Kursinnhold Litt om rapportløsningen Discoverer Viewer Beskrivelse Målsetting Fordeler og svakheter Håndbøker - brukerstøtte Litt om kontostrengen gjennomgang av vesentlige deler av kontostrengen Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter i Discoverer Viewer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Viewer Bestilling av Styringsrapporter/Saldorapporter Bestilling av Register-, Detalj- og Modulrapporter Formatering Hvilke rapporter er nyttige for akkurat deg? Vi arbeider med uttak av rapporter og utveksler erfaringer Oppgaver 1

2 LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER VIEWER - Beskrivelse Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen (OF-11i) Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntatt: BW-og R- rapportene er i sanntid Rapportbasen driftes av UiBs IT-avdeling Data fra i 11iDiscoverer-Term Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Oppbygging av Oracle Økonomisystem Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler Skanning E&H E-faktura (IP) E-Innkjøp (PM) Leverandørreskontro (AP) Utgifter Lønnsog personalsystem (PAGA) Anleggsregister (FA) Lønnssystem Personalsystem Hovedbok (GL) Reiseregninger og lønn Kundereskontro (AR) Innkjøpssystem Prosjektmodul (PA) Timer Ressurser 2

3 UiBs kontoplan er delt inn i syv segment 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes XX XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XX XXXXXX Firma Art Prosjekt Sted Analyse Motpart Aktivitet Kontostrengen (32): 1. Firma (2) 2. Art (4) 3. Prosjekt (6) 4. Sted (6) 5. Analyse (6) 6. Motpart (2) 7. Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen -inngår ikke i kontostrengen Eksempel: Økonomimodell gammel modell (prosjekt) DFA Dep.- finansiert annuum Prosjekt UiB Grunnbevilgning Dep. finansiert virksomhet (DFP) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Bidrag Forskningsrådet FFV Prosjekt (FFV) Oppdrag DFP dep. finansierte øremerkede avsetninger Prosjekt (DFP) Annen EFV Prosjekt (EFV) 3

4 Kontostrengen ved UiB art og prosjekt - Art RESULTAT / TOTALT summen av alle resultatarter (art ) INSTITUTTARTER alle arter med unntak av fast lønn og sosiale kostnader, aktuelt for de institutt som kun har budsjettansvar for løs lønn. - Prosjekt ANNUM midler fra Dep. prosjektnummer (DFV/DFA) INTERNE PROSJEKT, midler fra Departementet, tildeles som øremerkede midler av Styret - i prosjektnr.serien (DFV/DFP) FORSKNINGSRÅDSFINANSIERT VIRKSOMHET - I prosjektnr.serien (FFV) EKSTERNE PROSJEKT, Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet - i prosjektnr.serien (BOA) S parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Virksomhetsområder prosjektsegmentet - gammel økonomimodell T BFV DFV DFA ='000000' DFP ='700000'-'999999' FFV =' '199999' EFV = '699999' T BFV DFA DFP DFV FFV EFV = Både bevilgnings- og eksternfinansiert virksomhet = Bevilgningsfinansiert virksomhet (både annuum og øremerkede prosjekter) = Departementsfinansiert annuum = Departementsfinansierte prosjekter = Departementsfinansiert virksomhet = BOA - Forskningsrådsfinansiert virksomhet = BOA - Annen eksternt finansiert virksomhet 4

5 Ny økonomimodell virksomhetsområder (prosjekt) Grunnbevilgning (GB) UiB Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidrag (BA) Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR EU Annen Oppdrag (OA) Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: S parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Virksomhetsområder prosjektsegmentet - ny økonomimodell 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BO OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet 5

6 S parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Saldonivå: I,F = Totalt Alle resultatartene: F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , I = Instituttsaldo (ekskl. fastlønn mv.) Artene: S parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Saldouttrekk: I, F = Totalt/Alle resultatarter ( ) I = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv....erstatter tidligere I-rapporter. 6

7 Discoverer Viewer Logg deg inn ved å følge denne linken: Velg Opprett tilkobling eller velg ønsket Tilkobling (UIB/UNIFOB/RAND) direkte Discoverer Viewer Påloggingsbilde Slik logger du deg på Discoverer Viewer: Brukernavn: SEUIB, SEUNIFOB eller SERAND Passord: opplyses på forhånd eller på kurset Koble til: rappprd.uib.no (nb! 3 stk p -er) Gå videre med: Bruk og Koble til 7

8 Discoverer Viewer Innlogging: Fyll inn passord trykk start Discoverer Viewer Du er nå logget inn mot riktig firma/database 8

9 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER A Anleggs-/utstyrsrapporter R - Registerrapporter S Styringsrapporter/Saldorapporter D Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K Kundemodulrapporter L Leverandørmodulrapporter B Budsjettrapporter BW- BasWarerapporter Egne rapportmoduler: PA Prosjektmodul HR Human Ressources FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... S Styringsrapporter/saldorapporter > S11 - Artsregnskap > S12 - Stedsregnskap > S13 - Prosjektregnskap > S14 - Analyseregnskap > S15 - investeringer mot budsjett > S20 - Råbalanse > S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art 9

10 HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapport Her velger du ønsket rapport Trykk på pilen foran ønsket rapport 1. Velg en av visningene (vi ønsker S11 Artsregnskap I-K) HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport periode, dato, sted, virksomhet/prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør etc. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Velg Start for å sette i gang rapportbestillingen. 10

11 HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke spørrekriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryteprosessen dersom du har gitt feile parametere eller angrer bestillingen. 1. Her er det bare å vente litt HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER S11-Artsregnskap - viser regnskap mot budsjett for arter Detaljeringsgrad Sideelementer Rapportparametre 11

12 HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Noen funksjoner Viewer HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Utskrift Man kan stille inn hvordan man ønsker at utskriften skal bli, for deretter å vise et eksempel før man bestiller en stor rapport i PDF format. 12

13 HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Utskrift Viktig å huske at eksempelet ikke inneholder hele rapporten. For å få ut hele rapporten må man velge Utskriftsvennlig PDF HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Formateringer i skjermbildet Man kan for eksempel: -Endre farge på skrift og bakgrunn -Flytte kolonner -Sortere tabellen etter ønsket kolonne -Markere ønskede/godtatte/uønskede verdier 13

14 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... B Budsjettrapporter B - Budsjettdetaljer B1 B11 - Budsjettrapport mnd. B11 - Budsjettrapport B1-B3-B4 B- BUDSJETTRAPPORTER B11-Budsjettrapport mnd. - viser budsjett for arter pr. mnd 14

15 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... R - Registerrapporter R02 Segmentregister GL-segmenter Prosjektregister Analyseregister Overheadregister FA-aktivanøkler R07 Kunderegister R08 Leverandørregister R11 OA segmenter BW02 Fakturamottakere BW03 Anvisere/Attestanter R- REGISTERRAPPORTER 15

16 OPPGAVER Ta ut Registerrapporter på ditt sted/dine steder Artsregister: sjekk inntektsartene (klasse 3) og alle som har med kontor å gjøre Prosjektregister: sjekk ditt steds deaktiverte & aktive prosjektnummer Kunde- og Leverandørregister: søk etter bankkonto og navn, adresse.. Analyseregister: sjekk dine aktive og deaktivere analysenummer FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... D Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter D22 Bilagsdetaljer D23 Institutt bilagsdetaljer Forskjellen på D22 og D23 er at D23 - Institutt bilagsdetaljer ekskluderer fastlønnsarter som en del institutt ikke har budsjettansvar for. 16

17 D- DETALJRAPPORTER/TRANSAKSJONSRAPPORTER D22 - Bilagsdetaljer - viser transaksjonens kontering, bokført beløp, leverandør-/kunde-/ansattes navn, bilagsnummer i hovedbok og evt. i AP-/AR-modul, valuta m.m. D- DETALJRAPPORTER/TRANSAKSJONSRAPPORTER OPPGAVER Ta ut Bilagsrapport/Transaksjonrapport på ditt sted/dine steder - For Annum : sorter på beløp og art, lønnsmottaker etc... - For arter tilsvarende Instituttarter i Saldorapportene (S-rapp.) - Overfør dataene til Excel. Bearbeid dataene for utskrift. - Hvilke opplysninger trenger Regnskap/Lønn dersom du ønsker kopi av et AP-, AR-, hovedboks- eller lønnsbilag? - eller en reiseregning? 17

18 K- KUNDEMODULRAPPORTER K - Kundemodulrapporter > K31 - Kundereskontro > K32 - Forfalte fakturaer > K33 Fakturaer som er purret K- KUNDEMODULRAPPORTER 18

19 L- LEVERANDØRMODULRAPPORTER L - Leverandørmodulrapporter L41 Leverandørreskontro BW01 - Faktura ikke konterte BW04 Konterte faktura Hvordan få frem fakturabildet fra BasWare IP I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP Klikk på blå pil Fakturanr og velg Scanned Files. Ny kolonne Scanned Files er åpnet. 2. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 3. Filen må lagres før den åpnes. 19

20 Hvordan få frem fakturabildet fra BasWare IP I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE D22- Bilagsdetaljer - forslag til bearbeiding i Excel 20

21 Avslutt Lukk Discoverer Viewer Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Viewer. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens. Avslutt Lukk Discoverer Viewer Først når du får denne meldingen er du logget av 21

22 Brukerstøtte - kommunikasjon med Regnskapskontoret Issue Tracker Dessuten: Brukerstøttetelefon LØP-Hjelp (kl.09:00-14:30) På UiBs Ansattsider finner du informasjon om Økonomi og innkjøp: LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER VIEWER... - Rapporthåndboken finner du på intranett: Hvordan opprette en tilkobling i Discoverer Viewer OBLING_v2.doc Brukermanual for Discoverer Viewer: KERMANUAL_v5.doc Rapporthånbok om Discoverer Viewer: andbok-discoverer10g_v1.doc 22