Kriminalomsorgen region nord Arbeidstilsynets kampanje Trygg kriminalomsorg

Transkript

1 DERES DATO DERES REFERANSE 1av 2 VÅR SAKSBEHANDLER Toril Konst tlf Marit Anne Stenberg tlf Kriminalomsorgen region nord Postboks 2651 Sentrum 7415 TRONDHEIM TILSYNSRAPPORT - VARSEL OM PÅLEGG Kriminalomsorgen region nord Arbeidstilsynets kampanje Trygg kriminalomsorg Arbeidstilsynet region Midt-Norge og region Nord-Norge har i perioden mars til juni 2006 gjennomført tilsyn i 12 enheter i Kriminalomsorgen region nord. Denne tilsynsrapporten tar for seg de funn vi har gjort og de krav vi varsler for å rette opp uheldige arbeidsmiljøforhold. I. Innholdsfortegnelse. 1 II. Hovedkonklusjoner 2 III. Bakgrunn. 2 IV. Metode.. 3 V. Tilsyn 4 VI. Arbeidstilsynets sammenfattede vurderinger Psykososiale og organisatoriske forhold ved arbeidsmiljøet Vold og trusler Systematisk HMS - arbeid. 6 VII. Varsel om pålegg gjeldende alle enheter 7 1. Manglende ressurser 7 2. Sikkerhetsmessige forhold Manglende internkontroll 9 VIII. Varsel om pålegg til enkelte enheter.. 11 Trondheim fengsel. 11 Verdal fengsel 13 Mosjøen fengsel. 14 Bodø fengsel.. 15 Tromsø fengsel 16 Vadsø fengsel. 17 Kriminalomsorgen i frihet i Finnmark.. 17 IX. Orientering om videre saksgang 17 POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4368 Hospitalsløkkan midt-norge@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 2av 2 II. Hovedkonklusjoner Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn i 6 fengsler, i 5 friomsorgskontor og ved 1 overgangsbolig. De ansatte har gitt et klart uttrykk for å ha en meningsfull jobb og interessante arbeidsoppgaver. De ansatte uttrykker at arbeidsmiljøet er preget av gode kollegiale relasjoner, og trivselen er de aller fleste steder høy. De ansatte er opptatt av de innsattes ve og vel, og strekker seg til tider til det ytterste for å gi de innsatte best mulig soningsvilkår. Vi har erfart i flere enheter at de ansatte belastes med overfylte fengsel på grunn av stor soningskø, og at det også stilles krav til at fengslene skal utnytte soningskapasiteten maksimalt. De ansatte opplever stramme budsjetter og nedskjæringer flere steder. Med økt krav til innhold i soningen, føler de ansatte at det også stilles økte krav til arbeidet som skal utføres. På bakgrunn av de funn og forhold som Arbeidstilsynet er blitt kjent med under tilsynene, og på bakgrunn av dokumentasjonen vi er blitt forelagt, finner Arbeidstilsynet grunnlag for å varsle pålegg for følgende forhold til alle enhetene i regionen: Det må etableres en balanse mellom personalressursene og arbeidsoppgavene. Det må utarbeides og implementeres HMS - rutiner (internkontrollrutiner) på alle nivåer og i alle enheter i regionen for å sikre et systematisk arbeid med helse-, miljø- og sikkerhet. Det må etableres rutiner og utføres tiltak som fører til at sikkerheten til de ansatte er tilfresstillende og hindrer uheldige psykiske og fysiske belastninger. I tillegg til disse påleggene som gjelder for hele regionen, vil vi også gi nødvendige pålegg til det enkelte fengsel/friomsorgskontor. III. Bakgrunn Ansatte i kriminalomsorgen står ikke i arbeid frem til pensjonsalder. Arbeidsmiljøproblematikken er sammensatt og preges av bakenforliggende faktorer, så som begrenset ressurstilgang, mangel på soningsplasser og økt andel psykiske fanger. Trusler om vold og utøvelse av vold er et økende problem i flere fengsler. I enkelte enheter er sykefraværet meget høyt. Utstrakt bruk av vikarer/ufaglærte oppleves av mange arbeidstakere som en belastning for arbeidsmiljøet. Arbeidstilsynet vurderer at arbeid i fengsel er forbundet med høy risiko for helseskadelige belastninger. Etaten har på denne bakgrunn valgt fengsel som en bransje der tilsynsinnsatsen skal prioriteres i Arbeidstilsynet gjennomfører i 2006 en kampanje rettet mot arbeidsmiljøet i fengslene. Kampanjen har navnet Trygg kriminalomsorg og Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn i Kriminalomsorgens region nord (fylkene Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag, Nordland, Troms og Finnmark), region nordøst (fylkene Akershus, Hedmark og Oppland), region sør (Fylkene Buskerud, Vestfold og Telemark)og region øst (fylkene Oslo og Østfold). Kampanjen omfatter fire av seks av kriminalomsorgens regioner og dekker både fengsler og friomsorgskontor. I tilsynene har vi hatt samtaler med både arbeidstakere og ledere i de enkelte enhetene.

3 3av 2 I denne satsningen settes fokus på tre områder: Psykososiale og organisatoriske forhold ved arbeidsmiljøet. Vold og trusler. Systematisk HMS - arbeid. Arbeidstilsynet vil at Færre arbeidstakere skal bli syke eller utstøtt fra arbeidslivet på grunn av påvirkning som fører til psykisk eller fysisk helseskade. Færre ansatte i kriminalomsorgen skal utsettes for vold og trusler. Kriminalomsorgen skal ha et HMS - system som i økt grad fanger opp psykososiale og organisatoriske forhold som kan føre til helseskade. Vårt mål er at kampanjen, gjennom den oppmerksomheten vi retter mot arbeidsmiljøet, skal bidra til forbedringer av arbeidsmiljøet og til reduksjon i de belastninger som bidrar mest til arbeidsrelaterte skader og sykdommer. Hovedmålene for kampanjen er at: Satsningen skal bidra til bedre kvalitet i kriminalomsorgen. Kriminalomsorgen skal organisere arbeidet slik at ansatte ikke utsettes for helseskadelige psykiske eller fysiske belastninger. IV. Metode Tilsyn i fengslene og i friomsorgskontorene i kriminalomsorgen region nord har vært utført av Arbeidstilsynet region Midt-Norge og Nord-Norge. Tilsyn i fengslene og i friomsorgskontorene har vært gjennomført som beskrevet i det følgende: Dokumentgranskning av tilsendt dokumentasjon knyttet til fengslene og friomsorgskontorene. Informasjonsmøte/åpningsmøte med Kriminalomsorgen region nord den Tilsyn ved utvalgte enheter i perioden Utarbeiding av referater fra samtlige tilsyn. Utarbeiding av herværende tilsynsrapport med varsel om pålegg Hvert enkelt tilsyn har vært gjennomført med - Innledning møte med enhetsledelse, verneombud og tillitsvalgte. - Gruppesamtaler med ansatte. - Oppsummeringsmøte med enhetsledelse, verneombud og tillitsvalgte. Arbeidstilsynets konklusjoner etter hvert tilsyn er trukket med bakgrunn i samtaler med partene og gjennomgang av mottatt dokumentasjon. Det som er kommet frem under samtalene har vært hovedkilden til våre funn. Arbeidsmiljøloven omtaler både uheldige fysiske og uheldige psykiske belastninger. Dette innebærer at også arbeidstakernes subjektive opplevelse av arbeidsmiljøet blir viktig å ta hensyn til når man skal si noe om arbeidsmiljøet er forsvarlig eller ikke. Opplevde belastninger er et akseptert måleparameter som sammen med andre observasjoner og funn og ikke minst kunnskap om helsemessige konsekvenser danner et godt grunnlag for Arbeidstilsynet til å kunne konkludere. Eksempelvis vil en beskrivelse av arbeidsbelastningen som uheldig stor kunne bli bekreftet av forhold som for eksempel oppgaver som arbeidstakerne ikke har tid til å utføre, stort sykefravær, ikke tid til å ta spisepause, mye ekstravakter.

4 4av 2 Om det likevel ikke skulle finnes tilleggsfaktorer som kan bekrefte arbeidstakernes opplevelse av arbeidsmiljøet, er det likevel viktig at arbeidsgiver griper fatt i saken. For de det gjelder vil de subjektive opplevelsene av arbeidsmiljøet være å anse som fakta, selv om de ikke kan dokumenteres ytterligere. V. Tilsyn Det er gjennomført 12 tilsyn i ulike enheter, jf. tabellen nedenfor. Tilsynene fordeler seg slik: 6 tilsyn i fengsel, 2 tilsyn på friomsorgskontorer og 3 tilsyn på underkontorer og 1 tilsyn i en overgangsbolig. Enhetene er valgt ut av Arbeidstilsynet. Vernetjenesten og fengselsledelsen har vært representert ved alle tilsyn og har deltatt aktivt med spørsmål og kommentarer underveis. Verneombudene har i dialog med fengselsleder stått for utvelgelsen av arbeidstakere som har deltatt i gruppesamtalene. Arbeidstilsynet har ønsket å danne seg et helhetsbilde av enhetens arbeidsmiljøaktiviteter. Vi har ikke hatt som mål å kartlegge alle enkeltforhold ved de besøkte enhetene. Vårt utgangspunkt har vært at vi skulle innhente nok informasjon til å kunne uttale oss om hovedtemaene for kampanjen i forhold til de krav arbeidsmiljølovgivningen stiller. Oversikten over funn/ arbeidsmiljømessige forbedringsområder i denne rapporten er altså ikke utfyllende. Flere detaljer vil imidlertid fremgå av vedlagte referater etter det enkelte tilsyn. Vi forventer at det som fremkommer i referatene blir grepet fatt i internt. Følgende fengsler ved Kriminalomsorgen region nord ble besøkt: Vadsø fengsel Tromsø fengsel Bodø fengsel Mosjøen fengsel Verdal fengsel Trondheim fengsel Følgende friomsorgskontor ved Kriminalomsorgen region nord ble besøkt: Finnmark friomsorgskontor Nordland friomsorgskontor Rana underkontor Nordland friomsorgskontor Narvik underkontor Nordland friomsorgskontor Svolvær underkontor Nordland friomsorgskontor hovedkontor Bodø Vedleggene redegjør for hvert enkelt tilsyn. Denne tilsynsrapporten, og de pålegg vi varsler, er basert på en samlet vurdering av alle tilsyn og møter med kriminalomsorgen region nord. Arbeidstilsynet vil her takke de besøkte enhetenes ledelse og arbeidstakere for et godt samarbeid og tilrettelegging av tilsynene. Samarbeid og samtaler har vært preget av åpenhet og trygg atmosfære. Vi opplever at fengslene har gjort sitt beste for at tilsynene skulle bli utført på best mulig måte og dette har gjort vårt arbeid enklere.

5 5av 2 Særlig vil vi rette en takk til hovedverneombudene /verneombudene som har bistått i den praktiske gjennomføringen. Vi har gjennomført samtale med rundt 70 arbeidstakere og 12 ledere ved de besøkte enhetene. Tilsynene i Trondheim fengsel og Verdal fengsel har blitt gjennomført av Jan Inge Åsmul og Marit Anne Stenberg. Tilsynene i Tromsø fengsel, Bodø fengsel, Mosjøen fengsel og Vadsø fengsel har blitt utført av Alf Bratteng, Roar Førde og Toril Konst. Tilsyn i friomsorgskontorene og i overgangsboligen har blitt gjennomført av Alf Bratteng og Roar Førde. VI. Arbeidstilsynets sammenfattede vurderinger Vi vil her redegjøre for hvordan vi vurderer foretaket i forhold til kampanjens temaer; psykososiale og organisatoriske forhold ved arbeidsmiljøet, vold og trusler, systematisk HMS arbeid. 1. Psykososiale og organisatoriske forhold ved arbeidsmiljøet: Arbeidsoppgaver og ressurser Vi har gjennom tilsynene registrert at flere arbeidstakere føler psykisk belastning ved arbeidet. Flere enheter har blitt pålagt flere nye arbeidsoppgaver uten at personalressursene har økt i samsvar med arbeidsoppgavene. Oppgaven som kontaktbetjent er et eksempel på en arbeidsoppgave som ansatte opplever å ikke få ivaretatt på en tilfredsstillende måte, og som derfor medfører dårlig samvittighet og utilfredshet med det faglige nivået på arbeidet. Man opplever at oppgavene blir gjort halvveis, å ikke kunne bruke den tiden man trenger for hver enkelt innsatt. Verdal fengsel gjennomfører ikke ordningen med kontaktbetjenter. Betjentene i Trondheim fengsel har dårlig samvittighet for kollegaen som blir alene på avdelingen, føler stress med å bli ferdig med samtalen, men vet samtidig at den innsatte sliter og trenger samtalen. Arbeidstakerne unnlater å skive avviksmeldinger, dels fordi de ikke vet hva som skal avviksbehandles, men også fordi de mener at det ikke avhjelper problemet. Arbeidstakerne sier at vi har skrevet avviksmelding, men ingen ting skjer, og det blir ikke satt inn ekstra ressurser for å avhjelpe situasjonen. Arbeidsdagen i fengslene er preget av stor arbeidsbelastning med påfølgende tidspress. Noe av det som er kommet frem er blant annet at det er blitt økte produksjonskrav, økte oppgaver uten tilførsel av ekstra ressurser, mer behandlingskrevende fanger enn tidligere, større andel utenlandske fanger med språkproblemer og kommunikasjonsproblemer generelt, psykisk syke fanger. Aktivitetsnivået i Tromsø fengsel forsøkes holdt oppe selv med mindre folk fordi arbeidstakerne prøver å være lojale mot de programmene som er lagt opp. Tidspress fører bl.a. til at det blir liten eller ingen tid til å avvikle matpauser og andre pauser. Videre at arbeid som krever konsentrasjon blir avbrutt, at man ikke får gjort det man har planlagt og må prioritere mellom ulike arbeidsoppgaver hele tiden. Alt dette er indikatorer på at uheldig tidspress er til stede. Mange arbeidstakere føler seg slitne, og det er i enkelte fengsel et høyt sykefravær. Bruk av ufaglærte midlertidige arbeidstakere og vikarer gjør at mange arbeidstakere gjør mye dobbeltarbeid for å forvisse seg om at arbeidsoppgaven faktisk er korrekt utført. Ved bruk av ufaglært arbeidskraft opplyser arbeidstakere at det blir en større belastning på de faste betjentene ved at fangene foretrekker å henvende seg til noen de kjenner. Stor utskifting av ufaglærte (Tromsø fengsel) medfører mye ekstra arbeid med veiledning. I tillegg hevdes det å forringe sikkerheten.

6 6av 2 Konflikter og mobbing I en enhet kom det fram at det er konflikter som blir sett på som alvorlige og som ikke blir løst. Uløste konflikter kan over tid gi uheldige psykiske belastninger. I en enhet kom det fram at noen arbeidstakere føler seg mobbet. Mobbing kan i verste fall gi særdeles store helseskader. Våre funn vedrørende mobbing blir nærmere beskrevet i egen rapport som er unntatt offentligheten. Sykefravær og sannsynlige årsaker Vi registrerer at fengslene har et til dels meget høyt sykefravær. I noen fengsel er sykefraværet kartlagt uten at man har kommet frem til en klar konklusjon og dermed ingen tiltak for å hindre fraværet. Arbeidstakerne nevner lange vakter, vanskelige vakter og liten velvilje til å innvilge avspasering ved behov som noen av årsakene til at fraværet stiger. I andre tilfeller opplyser arbeidstakere at fravær skyldes at de er psykisk slitne av turnus og fysiske slitasjeskader. Opplæring og faglig utvikling Det kom fram at enkelte arbeidstakere har behov for opplæring i teknologisk utstyr, herunder databruk, opplæring i tjenesteoppsett (Tromsø fengsel) samt faglig oppdatering og veiledning. Faglig veiledning er et savn som gjelder både fengsels- og verksbetjenter. Det nevnes spesielt behov for veiledning i forhold til rollen som kontaktbetjent for innsatte med psykiske lidelser. 2. Vold og trusler: Arbeidstilsynet får opplyst at det foreligger rutiner for rapportering av vold og trusler i de aller fleste enhetene. Det er likevel klart at de innsattes bakgrunn har en psykisk innvirkning på arbeidstakerne, og dette kan føles som en belastning. Arbeidstakerne opplyser imidlertid at de meget sjeldent rapporterer inn uønskede hendelser. De opplyser videre at de ikke vet hva som skal rapporteres, hvor grensen går mellom handlinger/episoder som skal rapporteres og handlinger som ikke skal avviksbehandles. Vi får opplyst at det foreligger rutiner for debrifing i etterkant av uønskede hendelser. Noen sier at disse sjeldent blir brukt da arbeidstakerne opplyser at de ikke føler behov for det. Noen opplyser at rutinene ikke er gode nok fordi rutinen ikke sier noe om hvordan debrifing skal skje. Vi får opplyst at etatens sikkerhetsinstruks sier at det skal være flere arbeidstakere til stede i bestemte situasjoner. Arbeidstakerne opplyser at denne sikkerhetsinstruksen brytes jevnlig. Den manglende bemanningen fører til usikkerhet og belastninger på de ansatte. I Vardø fengsel fortelles det om at det har vært fangeopprør i fengselet. Anmodningen om å sette inn flere betjenter ble avslått. Avslaget ble begrunnet med at fengselet ikke hadde økonomiske midler til disposisjon. 3. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid: Det er mangelfull eller helt manglende HMS - aktiviteter i alle enhetene i regionen. HMS - arbeid i enhetene er ikke forankret fra sentralt hold i Kriminalomsorgen region nord. Det gis ingen føringer fra regiondirektøren for hvordan HMS - arbeidet skal ivaretas, og det er ikke rapporteringsrutiner på HMS - aktiviteter til regiondirektøren. Enheten kunne ikke vise til skrevne internkontrollrutiner/prosedyresamling for HMS - arbeid.

7 7av 2 VII. Varsel om pålegg gjeldende alle enheter Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og sette vilkår i henhold til arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). Med bakgrunn i det vi har beskrevet og vurdert ovenfor, samt vedlagt del - rapporter fra hver enkelt enhet, varsler Arbeidstilsynet til sammen 19 pålegg. Vi har primært fokusert på forhold som går inn under de temaene som våre tilsyn har behandlet, og de fleste pålegg er gitt på bakgrunn av dette. Likevel har det gjennom tilsynene fremkommet noen ytterligere problemområder som er av en slik karakter at Arbeidstilsynet finner grunnlag for å varsle pålegg til den enkelte enhet. Kriminalomsorgen region nord vil få tre overordnede varsel om pålegg som skal gjennomføres i hele regionen. Utenom dette vil regionen også bli varslet om en rekke pålegg som kun gjelder enkelte enheter, og som kun skal gjennomføres i den enheten som pålegget omhandler. Samtlige pålegg gis til regionens sentrale ledelse og vi forutsetter at de følges opp sentralt. På bakgrunn av de forhold som har fremkommet under tilsynene ved enhetene i Kriminalomsorgen region nord, varsler Arbeidstilsynet følgende pålegg: 1. Manglende ressurser. Kriminalomsorgen region nord må sørge for rutiner og tiltak som sikrer at det er samsvar mellom de oppgaver som skal løses og de ressurser som er tilgjengelige for å løse dem, slik at arbeidstakere og ledere på alle nivåer ikke utsettes for uheldige fysiske og/eller psykiske belastninger. Hjemmel: Arbeidsmiljølovens 3-1 (2) bokstav c) og g) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 nr. 6 og 7. Frist: Begrunnelse: Arbeidstilsynet har observert at i tilnærmet samtlige besøkte enheter oppleves arbeidsdagen som preget av stort tidspress, som følge av misforhold mellom de oppgaver som skal utføres og tilgjengelige ressurser til å utføre dem. Forholdene kan medføre helserisiko på grunn av vedvarende og negativt stress. Kriminalomsorgen har ikke sentrale normer for hvordan bemanningen skal være. Det er opp til hver enhetsleder å avgjøre hvor stor bemanningen skal være. Manglende personalressurser gir seg blant annet utslag i: - betjentene får ikke utført oppgavene som kontaktbetjent - arbeidsmengden for en fengselsleder er større enn at den kan overkommes innenfor normal arbeidsdag (Vadsø fengsel) - fengselsleder har så mye å gjøre at det ikke er tid til å følge opp ansatte og utfordringer i arbeidsmiljøet (Mosjøen fengsel) - arbeidsbelastningen oppleves som uheldig stor på grunn av mye bruk av vikarer - arbeidsbelastningen oppleves som uheldig stor på grunn av stort sykefravær uten at det settes inn ekstra bemanning - liten tid til å avvikle matpauser (Trondheim fengsel)

8 8av 2 - stort arbeidspress i sentralvakta (Trondheim fengsel) - dårlig tid til å håndtere stadig mer krevende innsatte - utilfredshet med den faglige utførelsen av arbeidet på grunn av tidspress - vakante stillinger/underbemanning medfører at fravær i turnusen ikke dekkes opp samtidig som aktivitetsnivået blir forsøkt holdt oppe (Tromsø fengsel) - manglende kapasitet på kontoret som arbeider med tjenesteoppsett (Tromsø fengsel), gir uheldige uslag for organisering av arbeidet og de ansattes rettigheter i forhold til ferie, permisjoner etc. - ansatte og ledere strekker seg svært langt i arbeidet med å ivareta de innsatte og den daglige driften - arbeidsbelastningen er så stor at den utløser arbeidsrelatert sykefravær Hva som skal til for at pålegget kan anses som oppfylt: Kriminalomsorgen region nord skal dokumentere hvordan arbeidsbelastningene ved enhetene i regionen er kartlagt og hvilke tiltak som er iverksatt for å minske arbeidsbelastningene og etterkomme pålegget. Det skal gis en beskrivelse av hvilke praktiske løsninger som er iverksatt for å opprette samsvar mellom oppgaver og ressurser man til enhver tid har til rådighet. 2. Sikkerhetsmessige forhold. Kriminalomsorgen region nord må iverksette rutiner og tiltak som sikrer at arbeidstakerne i samtlige enheter i regionen, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med de innsatte. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-3(4) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 nr. 6 og 7. Frist: Begrunnelse: Det kom fram i samtaler med arbeidstakerne at i stressede situasjoner kan sikkerhetsmessige aspekter bli satt til side, og man er redd for å gjøre feil. Arbeidstakere hevder at de på grunn av underbemanning, i enkelte situasjoner er færre arbeidstakere enn det burde være rent sikkerhetsmessig. Vi er gjort kjent med at straffegjennomføringsloven med forskrift og veiledning har nedfelt regler for hvilke situasjoner det skal være to betjenter tilstede, som ved fremstilling, urinprøvetaking og kroppsvisitering av motsatt kjønn. Det kom fram at regelen om to betjenter ved framstilling ofte blir brutt på grunn av manglende bemanning. I Tromsø fengsel kom det fram at de ikke klarer å bygge opp den nødvendige oversikten over tilstanden til de innsatte med hensyn til risiko for vold, og arbeidstakere er engstelig for ikke å ha god nok oversikt over dette. Man har ikke tid til å bygge relasjoner til de innsatte, og får dermed ikke fanget opp signaler på et tidligere tidspunkt. Det kom videre fram at betjenter og kjøkkenpersonalet må delta i farlighetsvurderinger av innsatte, og at de ikke alltid har tid til å foreta denne vurderingen. I Trondheim fengsel (Frigangsavdelingen) gås det alenevakter hver natt og annenhver helg, og arbeidstakerne er alene på lengre turer/utflukter med de innsatte. Arbeidssituasjonen skaper stor utrygghet blant arbeidstakerne.

9 9av 2 I sentralvakta i samme fengsel er det en stor utfordring å være ansvarlig for sikkerheten på grunn av alle arbeidsoppgavene. Arbeidstilsynet får opplyst at sambandsutstyret i Trondheim fengsel fungerer ikke, og det innebærer at arbeidstakere kan komme opp i farlige situasjoner. I Bodø fengsel skaper innsatte med truende atferd frykt, og arbeidstakerne mener at de innsatte ikke blir håndtert på en måte som reduserer den truende atferd. Både her og i Trondheim fengsel kom det fram at det er ulike terskler for rapportering av vold og trusler fordi regler og grenser blir praktisert ulikt, og som medfører at betjenter som praktiserer reglene/grensesetting og rapporterer hendelser blir mer utsatt for eventuell utagering/vold, åpne og skjulte trusler. Ansatte etterlyser at grensesetting blir mer konsekvent, og at ledelsen i større grad stiller opp når problemer oppstår. Det anses å være et sikkerhetsmessig problem at ekstrabetjenter/ufaglærte settes for tidlig inn i fast turnus. De kan da ikke anses å være en ressurs i krisesituasjoner når de skal ivareta seg selv og bistå kollegaer. Det er kommet fram behov for å jevnlig gjennomføre øvelser i krisehåndtering (Mosjøen fengsel). I Vadsø fengsel var det i 2005 et opprør blant de innsatte uten at det ble satt inn flere ressurser for å handtere dette. Interne regler tilsier at alle som arbeider i fengslene skal ha sikkerhetskurs ved KRUS, men ikke alle får denne opplæringen, se rapport fra Tromsø fengsel. Friomsorgen har også regler om at det skal være to arbeidstakere i møte med klientene (hjemmebesøk), men at det ikke lar seg gjennomføre i praksis på grunn av bemanningen. I Bodø overgangsbolig er det mye alenevakter, også om natten og i helgene, og nettene oppleves til tider å være urolige. Arbeidstilsynet er av den oppfatning at det på bakgrunn beskrivelsen ovenfor er nødvendig med en helhetlig gjennomgang av behovet for sikkerhet for de ansatte ved alle enhetene, herunder friomsorgen, og at det gjennomføres tiltak som sikrer at ansatte i samtlige enheter i regionen, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med de innsatte. Hva som skal til for at pålegget anses for oppfylt: Kriminalomsorgen region nord må beskrive hvilke rutiner og tiltak som er iverksatt for å sikre at arbeidstakerne i samtlige fengselsenheter i regionen, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med de innsatte. Det må beskrives hvilke organisatoriske tiltak som er gjort for å sikre at enheten har tilstrekkelig ressurser for å etterleve sikkerhetsrutinene. 3. Manglende internkontroll. Kriminalomsorgen region nord må utarbeide og implementere HMS - rutiner på alle nivåer og i alle enheter i regionen. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-1(1) og (2) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 4. Frist:

10 10 av 2 Begrunnelse: Det er mangelfull eller helt manglende HMS - aktiviteter i alle enheter i regionen. HMS - arbeidet i enhetene er ikke forankret fra sentralt hold i Region Nord. Det gis ingen føringer fra regiondirektøren for hvordan HMS - arbeidet skal ivaretas, og det er ikke rapporteringsrutiner på HMS - aktiviteter til regiondirektøren. Arbeidstilsynet anser at medarbeidersamtaler (MAS) er en metode for å kartlegge det psykososiale arbeidsmiljøet. Det kom fram at MAS skal rutinemessig gjennomføres i enhetene, og det er egne prosedyrer for dette. MAS er gjennomført flere steder, men det er imidlertid ulike erfaringer og meninger om verdien av disse. Enkelte arbeidstakere mener de ikke får sagt det som er nødvendig å få frem. Skjemaet som brukes oppleves ikke som gode nok (relevante). Noen hevder at medarbeidersamtalen ikke munner ut i avtale om noen form for tiltak. Arbeidstilsynet har heller ikke blitt forelagt handlingsplaner på bakgrunn av slike kartlegginger med unntak av Bodø fengsel. Arbeidstilsynet mener at metoden som brukes (MAS) for å kartlegge det psykososiale arbeidsmiljøet må vurderes i samarbeid med vernetjenesten og eventuelt forbedres/suppleres med andre metoder. Uansett hvilken metode som benyttes må kartleggingen resultere i en tidfestet handlingsplan som utarbeides på bakgrunn av kartlegginger og risikovurderinger av det som er fremkommet. Arbeidstakere vet ikke om skjemaer for meldinger av skader/nestenulykker, og man vet ikke om eller hvordan meldingene blir fulgt opp. Det sies å være en underrapportering når det gjelder vold og trusler. Det er kommet fram at noen arbeidstakere som rapportere om vold og trusler blir mer utsatt for dette i ettertid fordi slike meldinger ikke blir håndtert riktig/på en god nok måte. Regionen mangler rutiner for konflikthåndtering. Det er grunn til å tro at konflikter ikke blir løst på grunn av at ansvarlig ledelse har manglende rutiner som hjelpemiddel for konflikthåndtering. Regionen mangler rutiner for å melde og håndtere mobbing. Kriminalomsorgen har vært gjennom omorganiseringer de senere årene, noe som har hatt konsekvenser for arbeidsmiljøet til de ansatte. Det kom fram i Bodø fengsel at det i de siste 5-6 årene har vært mye omstillinger, med en del usikkerhet i forhold til egne arbeidsplasser. Det oppleves at det har vært for mye fokus på organisasjonen og for lite fokus på å ivareta de ansatte og deres arbeidsmiljø i disse prosessene. Kriminalomsorgen gjennomfører omstillingsprosesser. Prosedyre for å ivareta de ansattes arbeidsmiljø under og etter omstilling mangler. Hva som skal til for at pålegget anses for oppfylt: Kriminalomsorgen region nord må som et minimum dokumentere at det er utarbeidet og iverksatt rutiner på følgende områder: rutiner for jevnlig kartlegging og risikovurdering av det psykososiale arbeidsmiljøet, jf. arbeidsmiljøloven 3-1(2), bokstav c) oppdatering/gjennomgang av rutiner for melding av vold og trusler, og beskrivelse av hvordan meldingene skal behandles, jf. arbeidsmiljøloven 4-3(4) rutiner for konflikthåndtering og mobbing, jf. arbeidsmiljøloven 4-3(3) rutine/prosedyre for å ivareta arbeidstakernes arbeidsmiljø i omstillingsprosesser

11 11 av 2 rutine for oppfølging fra etatsnivå for å sikre at internkontroll utøves i alle enheter, jf. forskrift om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, best.nr. 544, (internkontrollforskriften) 4 opprette fora eller annen rutine i alle enhetene hvor arbeidsmiljøspørsmål kan tas opp, jf. arbeidsmiljøloven 3-1(2) bokstav e) VIII. Varsel om pålegg til enkelte enheter Trondheim fengsel 1. Sambandsutstyr. Kriminalomsorgen region nord må utføre tiltak slik at sambandsutstyret i fengselet fungerer til enhver tid og er driftssikkert. Frist: Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd, nr. 6. Begrunnelse: Under tilsynsbesøket opplyste arbeidstakerne at sambandsutstyret i fengselet ikke er driftssikkert. Fengselsleder bekreftet dette og samtykket i at dette kan være et problem. Det kan oppstå situasjoner der arbeidstaker raskt trenger bistand, uten at sambandsutstyret virker. 2. Manglende rengjøring. Kriminalomsorgen region nord må utføre tiltak slik at fengselet til enhver tid blir tilstrekkelig og forsvarlig rengjort. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-4 (1) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd, nr. 7. Frist: Begrunnelse: Arbeidstakerne opplyser at rengjøringspersonale vasker vaktrom og toalett to ganger i uken. Arbeidstakerne opplever manglende rengjøring i forhold til bruken av lokalene som et problem. Ledelsen opplyser at fengselet pr. i dag kun har en halv stillingshjemmel til rengjøring og ser at dette kan være et problem for arbeidstakerne. På grunn av manglende rengjøring settes innsatte til å vaske vaktrom og toalett. Det er tvilsomt at innsatte har kompetanse til å utføre rengjøringen. Manglende rengjøring fører også til at arbeidstakerne selv vasker aktuelle arbeidsrom, når de finner det nødvendig. Dette arbeidet går da ut over andre arbeidsoppgaver som betjentene er pålagt å utføre. Arbeidstilsynet bemerker også at ut i fra en sikkerhetsmessig vurdering er det meget uheldig at innsatte står for rengjøringen, da de lett kan komme i kontakt med konfidensiell informasjon eller overhøre samtaler med konfidensiell informasjon.

12 12 av 2 Hvis vasking av arbeidslokaler er en del av de ansattes arbeidsoppgaver bør dette fremgå av arbeidsavtalen eller stillingsinstruks. 3. Arbeidstidsordninger. Kriminalomsorgen region nord må sørge for at arbeidstidsordningen ikke utsetter arbeidstakerne for uheldige fysiske eller psykiske belastninger og slik at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 10-2 (1) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd, nr. 7. First: Begrunnelse: I følge arbeidsmiljøundersøkelse gjennomført i 2004 sier 70 % av de svarende at de ikke ønsker å gå 12 timers vakter i helgene, på grunn av at dette oppleves som belastende. Under tilsynet opplyser arbeidstakerne at det forekommer at arbeidstakere sykmelder seg i helgene for å unngå disse vaktene timers vakter. Kriminalomsorgen region nord må sørge for at fengslets 12 timers vakter er i samsvar med arbeidstidslovgivningen. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven (4) og 18-6 (6). Frist: Begrunnelse: Arbeidstilsynet kan ikke se at mottatt dokumentasjon er tilstrekkelig for å kunne si at særavtalen har tilstrekkelig hjemmel i arbeidsmiljøloven (4). 5. Sentralvakta. Kriminalomsorgen region nord må gjennomføre en risikovurdering av arbeidsforholdene på bakgrunn av gjennomførte kartlegginger og det må i ettertid lages en tidfestet handlingsplan over hvordan arbeidsforholdene i sentralvakta skal forbedres. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd, nr. 6. Frist: Begrunnelse: Sentralvakta betraktes som en meget belastende arbeidsplass. Siden sentralvakta ble tatt i bruk i 1971 har teknologien utviklet seg enormt. Nytt utstyr har blitt plassert inn i sentralen etter hvert som dette har blitt anskaffet, uten at arealet i sentralvakta har blitt utvidet tilsvarende. Sentralvakta utfører all overvåkning i fengslet. Alle overvåkningskameraene er plassert i sentralvakta, det samme gjelder både brannalarm og overfallsalarmen.

13 13 av 2 Sentralvakta har også ansvaret for kommunikasjonsutstyret (walkie/talkie). Den er også sentral for alle eksterne og interne telefonsamtaler. Vakta tar også i mot alle besøkende til fengselet og står for utlevering og innlevering av nøkler og alarmer til de ansatte. Vakta har ansvaret for styring av alle porter og dører etter påringning. Dette gjelder til sammen ca. 17 porter og dører. Vakta skal også besvare 5 stykk stentofoner/callingapparat fra dører, vaktrom og besøksrom. Stentofonene brukes kontinuerlig gjennom hele dagen. De som arbeider i sentralvakta skal også ha oversikt over hvor alle innsatte og ansatte er til enhver tid. Det opplyses at det er en stor utfordring å være ansvarlig for sikkerheten samtidig som en skal yte service fra den samme enheten. Det er umulig å følge med på skjermene samtidig som man skal betjene telefoner eller besøkende til fengselet. Det føles også som problematisk i forhold til sikkerheten, da alle som kommer i sentralvakte får full oversikt over overvåkningen i fengselet. Et annet arbeidsmiljøproblem er høyt støynivå i vakta. Under tilsynet ble det opplyst at arbeidsgiver er klar over arbeidsforholdene i denne delen av fengslet. Det er foretatt en kartlegging av arbeidsforholdene. Denne kartleggingen konkluderer med at arbeidsforholdene er kritikkverdige. Saken er behandlet i AMU. Viser også til udatert rapport etter kartlegging gjort av Centrum BHT i etterkant av Arbeidstilsynets tilsyn, som konkluderer med at sentralen enten må utbedres på vesentlige punkter, alternativt at det bygges ny sentral. Verdal fengsel 1. Manglende rengjøring. Kriminalomsorgen region nord må utføre tiltak slik at fengselet blir tilstrekkelig og forsvarlig rengjort. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-4 (1) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd, nr. 7. Frist: Begrunnelse: De ansatte opplyser at de innsatte står for all rengjøring i fengselet. Dette bekreftes av ledelsen. Det er tvilsomt at innsatte har kompetanse til å utføre rengjøringen på. Arbeidstilsynet bemerker også at ut i fra en sikkerhetsmessig vurdering er det meget uheldig at innsatte står for rengjøringen, da de lett kan komme i kontakt med konfidensiell informasjon eller overhøre samtaler med konfidensiell informasjon. 2. Føring av timelister. Kriminalomsorgen region nord må sørge for at det foreligger en korrekt oversikt som til enhver tid viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven Frist:

14 14 av 2 Begrunnelse: Under vårt besøk fortalte arbeidstakerne om ekstrabetjenters føring av timelister. Praksisen består i at tilkallingsvakter som har arbeidet ut over 150 timer i løpet av en måned, overfører arbeidede timer ut over dette timeantallet til påfølgende måned. På denne måten slipper arbeidsgiver å betale overtid og arbeidstaker mister overtidstillegg som han/hun har krav på i følge arbeidsmiljøloven 10-6 (11). Arbeidstakerne opplyser at dette er en praksis som har pågått over år og som både ansatte og ledelsen har vært klar over, uten at ulovlighetene er blitt tatt tak i. Mosjøen fengsel 1. Opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Kriminalomsorgen region nord må sørge for at fengselsleder gjennomgår lovpålagt opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-2 (1), bokstav b). Frist: Begrunnelse: Det kom fram under tilsynsbesøkene at fengselsleder i Mosjøen fengsel mangler opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 2. Personalkonflikt behov for tiltak. Kriminalomsorgen region nord må utføre tiltak i forbindelse med pågående personalkonflikt i Mosjøen fengsel, for å hindre at ansatte utsettes for uheldige psykiske belastninger og for å hindre forringelse av sikkerheten. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-1(2) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd, nr. 7. Frist: Begrunnelse: I arbeidsmiljøloven 4-1(2) stilles det krav til at arbeidets organisering og tilrettelegging skal være slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige psykiske belastninger. Det kom fram under tilsynsbesøket at det er en personalkonflikt i enheten som er uløst. Konflikten har konsekvenser for arbeidsmiljøet for mange av de ansatte, og det er tendenser til grupperinger i personalet. Konflikten blir sett på som alvorlig både fra de ansattes og fengselslederens side, både når det gjelder sikkerhet og i forhold til samarbeidsklimaet generelt. Fengselsleder har tatt tak i konflikten og har søkt hjelp hos regionledelsen og vært i kontakt med bedriftshelsetjenesten i sakens anledning, men kommer ikke videre. Det synes som om fengselsleder har behov for mer hjelp for å rydde opp i konflikten. Arbeidstilsynet mener at det må iversettes tilstrekkelig tiltak for å redusere faren for uheldige psykiske belastninger på grunn av konflikten.

15 15 av 2 Bodø fengsel 1. Rutiner for håndtering av truende atferd. Kriminalomsorgen region nord må iverksette metode (rutine) for håndtering av innsatte med truende atferd, for å hindre at arbeidstakere utsettes for uheldige psykiske belastninger. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-1(2) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd, nr. 7. Frist: Begrunnelse: Ledelsen opplyser at fengslet har en handlingsplan i forhold til å forebygge vold og trusler. Et punkt i denne planen går ut på å prøve å omplassere vanskelige innsatte som har fremsatt trusler mot arbeidstakere, og der arbeidstakere har politianmeldt forholdet og den innsatte har blitt dømt for dette. Arbeidstakere opplever likevel at vanskelige innsatte med truende atferd kommer tilbake til fengslet. En kategori innsatte er så vanskelige at arbeidstakerne opplever at Bodø fengsel ikke håndterer disse på en god nok måte. Det menes å være behov for å etableres et eget regime for spesielt vanskelige innsatte, som også sikrer at arbeidstakerne blir ivaretatt på en god nok måte når slike innsatte kommer. Innsatte i denne kategorien sies å skape frykt blant de arbeidstakerne, uten at signaler om dette fra betjentene sin side oppleves å bli tatt på alvor av ledelsen. Det menes at det ikke blir reagert i tilstrekkelig grad på hendelser som skjer når denne typen innsatte er i fengslet. Arbeidstakerne etterlyser at ledelsen i større grad stiller opp for dem når problemer oppstår. Det sies at opplevelsen av manglende støtte fra ledelsen bidrar til at arbeidstakerne ikke tør å rapportere alvorlige hendelser som skjer i tilknytning til spesielt vanskelig innsatte, i frykt for at de kan bli stående alene i etterkant. Det er også etterlyst en evaluering av situasjoner med vanskelige innsatte, uten at en slik evaluering er foretatt. En slik evaluering bør også innbefatte en diskusjon om hvor grensen går for hva som er rimelig at en fengselsbetjent bør tåle før ledelsen eventuelt trer inn og støtter opp i vanskelige situasjoner. 2. Kartlegging av behovet for opplæring, veiledning og faglig oppdatering. Kriminalomsorgen region nord må kartlegge behovet for opplæring, faglig oppdatering og veiledning for ansatte i Bodø fengsel. På bakgrunn av kartleggingen må det utarbeides en tidfestet handlingsplan for gjennomføring av opplæringen. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-2 (2), bokstav a) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd, nr. 6. Frist: Begrunnelse: Det kom fram i samtalene at faglig veiledning er et savn, og gjelder både fengselsog verksbetjenter. Det nevnes spesielt behov for veiledning i forhold til rollen som kontaktbetjent for innsatte med psykiske lidelser, og opplæring som går på håndtering av spesielt vanskelige innsatte. På fengselsskolen gis det opplæring i å være kontaktbetjent, men ikke spesiell opplæring i forhold til psykisk syke innsatte.

16 16 av 2 Tromsø fengsel 1. Skriftlige arbeidsavtaler. Kriminalomsorgen region nord må utforme utkast til arbeidsavtaler til samtlige ansatte i Tromsø fengsel som mangler skriftlig arbeidsavtale. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 14-5 (1). Frist: Begrunnelse: Det kom fram under tilsynet i Tromsø fengsel at flere ansatte ikke har skriftlige arbeidsavtaler. 2. Opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Kriminalomsorgen region nord må sørge for at fengselsleder gjennomgår lovpålagt opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-2 (1), bokstav b). Frist: Begrunnelse: Det kom fram under tilsynsbesøkene at fengselsleder i Tromsø fengsel mangler opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 3. Kartlegging av behovet for opplæring, veiledning og faglig oppdatering. Kriminalomsorgen region nord må kartlegge behovet for opplæring og faglig oppdatering for arbeidstakerne i Tromsø fengsel. På bakgrunn av kartleggingen må det utarbeides en tidfestet handlingsplan for gjennomføring av opplæringen. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-2 (2), bokstav a) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd, nr. 6. Frist: Begrunnelse: Det kom fram at enkelte arbeidstakere har behov for opplæring og/eller faglig oppdatering i forhold til IT, bruk av Kompis, faglig oppdatering, opplæring i tjenesteoppsett. Faglig veiledning er et savn som gjelder både fengsels- og verksbetjenter. Det nevnes spesielt behov for veiledning i forhold til rollen som kontaktbetjent for innsatte med psykiske lidelser.

17 17 av 2 Vadsø fengsel 1. Opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Kriminalomsorgen region nord må sørge for at fengselsleder gjennomgår lovpålagt opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-2 (1), bokstav b). Frist: Begrunnelse: Det kom fram under tilsynsbesøkene at fengselsleder i Vadsø fengsel mangler opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Kriminalomsorgen i frihet i Finnmark 1. Opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Kriminalomsorgen region nord må sørge for at leder for friomsorgen i Finnmark gjennomgår lovpålagt opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-2 (1), bokstav b). Frist: Begrunnelse: Det kom fram under tilsynsbesøkene at leder for friomsorgen i Finnmark mangler opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. VIII. Orientering om videre saksgang Dersom Kriminalomsorgen region nord har kommentarer til fremstillingen, eller til påleggene med de frister som er vurdert, ber vi Dem gi skriftlig tilbakemelding senest Hører vi ikke noe fra Dem innen fristen, vil det bli fattet vedtak om pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til Kriminalomsorgen region nord. Vi ber om at regionledelsen gjør rapportens innhold kjent for de ansatte i enhetene på en hensiktsmessig måte, og at tilbakemelding fra regionledelsen og hovedverneombud blir koordinert på en slik måte at også arbeidsgivers representanter og verneombud ved de besøkte enheter får mulighet til å uttale seg. Vi er inneforstått med at enkelte enheter allerede kan ha påbegynt tiltak for å korrigere avvik vi har påpekt. Det vil likevel kunne bli gitt pålegg for å sikre gjennomføring av tiltakene innen de fristene vi vedtar. Vi ber derfor om at også de angitte fristene vurderes ved tilbakemeldingen.

18 18 av 2 Eventuelle spørsmål vedrørende denne tilsynsrapport kan rettes til Marit Anne Stenberg for tilsynet i Trondheim fengsel og Verdal fengsel, maritanne.stenberg@arbeidstilsynet.dep.no, telefon og Toril Konst, toril.konst@arbeidstilsynet.dep.no, når det gjelder resterende tilsyn i regionen. Vi ber om at spørsmål fra enhetene koordineres slik at vi har ett kontaktpunkt med Kriminalomsorgen region nord. Med hilsen for Arbeidstilsynet Midt-Norge og Nord-Norge Torgeir Alvsåker regiondirektør Arbeidstilsynet Midt - Norge Halgerd Sjøvoll regiondirektør Arbeidstilsynet Nord - Norge Marit Anne Stenberg seniorinspektør/jurist Toril Konst seniorinspektør Vedlegg: Referater fra tilsyn i de enkelte enheter Kopi med vedlegg: Hovedverneombudet Kopi av sluttrapport, samt referat fra tilsyn i den enkelte enhet: Alle besøkte enheter

19 19 av 2