BUDSJETTNOTAT ØLP SYKEHUSPARTNER

Transkript

1 BUDSJETTNOTAT ØLP SYKEHUSPARTNER

2 Innhold 1. Innledning Sammendrag Driverne for fremtidig kostnadsutvikling Kostnadseffektivisering i planperioden Forutsetninger Investeringsbudsjett Investeringsbudsjett Driftsinvesteringer Behov for driftsinvesteringer i planperioden Beregning av Baseline Effekten av Infrastrukturmodernisering (IMP) Forutsetninger og konsekvenser av ulike investeringsnivåer (Lav, Middels og Høy) Samlet tjenestepris i perioden Utvikling av tjenestepris Totaloversikt over samlet tjenestepris pr HF Endringer etter rapportert ØLP til helseforetakene IKT ØLP IKT ØLP ØLP presentert pr tjeneste HR - Tjenester Inntekter HR-Tjenester Kostnader HR-Tjenester ERP-Tjenesten Ventetid og fristbrudd Innkjøp og logistikk (IOL) Inntekter IOL Kostnader IOL Helse Sør-Øst Forsyningssenter (IOL)... 28

3 1. Innledning Formål Formålet med økonomisk langtidsplan er å beskrive den fremtidig økonomisk utvikling for Sykehuspartner for perioden Økonomisk langtidsplan skal reflektere den regionale strategien for fellestjenester i foretaksgruppen. Økonomisk langtidsplan må basere seg på realistiske forutsetninger slik at økonomisk langtidsplan gir et rettmessig økonomisk langtidsbilde i planperioden, herunder sikre forutsigbar økonomisk styringsinformasjon for eier og kunder. Helse Sør-Øst RHF stiller gjennom oppdragsdokumentet krav til effektivisering i Sykehuspartner og dette dokumentet synliggjør hvordan Sykehuspartner skal hente ut effektiviseringsgevinster i planperioden. Prosess Ledergruppen har gitt strategiske føringer for utarbeidelsen av økonomisk langtidsplan i planperioden, herunder krav til kostnadseffektivisering. Økonomisk langtidsplan har vært oppe til diskusjon og behandling i ledergruppen. Sykehuspartner har utarbeidet egne økonomisk langtidsplan presentasjoner for helseforetakene og gjennomført egne møter hvor tallmaterialet og forutsetninger er nøye gjennomgått.

4 2. Sammendrag Økonomisk langtidsplan for perioden viser en tydelig ambisjon om å effektivisere drift og forvaltningstjenestene i Sykehuspartner og bidra til en økt økonomisk bærekraft for foretaksgruppen. Våre beregninger viser at basis IKT driftstjenester (personalkostnader og driftkostnader knyttet til drift og forvaltning) blir effektivisert med 219 mnok som tilsvarer 20% samlet for planperioden eller 5% pr år. Denne effektiviseringen oppnås av to forhold: Når vi forvalter alle nye tjenester fra Digital fornying med den bemanningen som vi har i dag. Det vil bli utarbeidet en tydelig realiseringsplan i 2015 for sikre at Sykehuspartner blir i stand til å drifte nye tjenester med dagens bemanning. De sentrale driverne i dette arbeidet presenteres i dokumentet. Våre beregninger viser også at ressursbehovet til Digital Fornying øker i planperioden. Dersom vi legger til grunn et mål mellom 55% - 60% egendekning til Digital fornying krever dette at Sykehuspartner må effektivisere drift og forvaltning, slik at Sykehuspartner frigjør ressurser som kan levere til Digital fornying. Kostnadsnivået for øvrige kostnadsgrupper forventes å flate ut i planperioden. For HR området legges det også opp til en effektivisering med 5 % i perioden og det blir en eierbeslutning om denne effekten skal hentes ut i kostnadsreduksjoner eller økt kvalitet/nye tjenester. Det er forutsatt at Innkjøp og Logistikk er organisert som i dag i planperioden, økonomisk langtidsplan tar ikke hensyn til en annen nasjonal organisering.

5 3. Driverne for fremtidig kostnadsutvikling Økonomisk langtidsplan reflekterer planer og strategier som er gjeldende i dag og gir god styringsinformasjon om ønsket retning er tilfredsstillende eller ikke. I realiteten står man ovenfor flere strategiske valg som kan bidra til en ønsket fremtidig kostnadsutvikling. Den største driveren for fremtidig kostnadsutvikling er lønnskostnader (bemanningsutvikling). Bemanningsutviklingen i Sykehuspartner har vært økende, men flater ut fra 2016 For å forklare hva som påvirker bemanningsbehovet i Sykehuspartner, grupperer vi inn bemanningsbehovet i 6 grupper (A-F jfr. figur) For hver gruppere er det ulike drivere Sykehuspartner/HSØ/helseforetakene kan dra i for å påvirke bemanningsbehovet opp eller ned Sykehuspartner jobber med å spesifisere hvilke drivere som gir størst effekt på kostnaden, og presenterer i det følgende overordnet det viktigste. Det finnes flere strategier (muligheter) for redusere fremtidig bemanningsbehov som må drøftes i det videre strategiarbeidet for å sikre realisme i forutsetningene i økonomisk langtidsplan. Nedenfor oppsummerer vi ulike momenter og tiltak pr kategori.

6 Gruppe A) Drift og forvaltning av eksisterende tjenester Ulike strategier (muligheter) for redusere fremtidig bemanningsbehov: Applikasjonssanering reduserer kompleksiteten og gir færre drifts/forvaltningstimer Standardisere servicenivå/kvalitet i SLA pr tjeneste ( i dag er ulike krav pr Helseforetak, eks responstider) Standardisere innholdet i forvaltningsansvaret til Sykehuspartner pr tjeneste. I dag er det ulikt forvaltningsansvar pr applikasjon pr HF. Dette gjelder for DIPS, Røntgen og Lab spesielt. Øke responstid på brukerstøtte og vaktapparatet ved feil/brukerkontakt gir mulighet for reduksjon i bemanningen for vakt og BS- apparatet. Effektivisering av interne arbeidsprosesser som fjerner ikke-verdiskapende steg i prosesser og sentralisere administrative oppgaver. Kvalitetsreduksjon på utvalgte tjenester reduserer tiden vi bruker på tjenesten (eks responstid, sannsynlighet for feil, presisjonsnivå og toleransegrense) kost nytte vurdering. Kompetanseheving (forstå og vite til avhengigheter mellom systemer) og systemstøtten reduserer risikoen for feil og «rework», man må ikke gjøre ting to ganger. Forhold som medfører til økt bemanningsbehov Manglende investeringsmidler til å gjøre nødvendige utskiftninger av gammelt utstyr og oppgraderinger vil medføre til at økt behov for kompensere med manuelle tiltak for å håndtere gammelt utstyr og retting av feil. Gruppe B) Volum og kvalitets økninger på eksisterende tjenester: Ulike strategier (muligheter) for redusere fremtidig bemanningsbehov: I hovedsak bidrar både økning i kvalitet og volum til økt bemanningsbehov. Øke kontrollen av lisensområdet kan gi redusert kost. Bedre flåtestyring av lisenser sikrer riktig lisensportefølje, gir bedre styringsinformasjon om veivalg og oversikter over når lisenser utløper. Økt kontroll danner bedre grunnlag til kost/nytte vurderinger. Kvalitets økning som hindrer feil/rework vil bidra til mer verdiskaping pr krone Forhold som medfører til økt bemanningsbehov (strategiske spørsmål) Krav om nye og utvidede vaktlag øker behovet for økt bemanning.

7 Det er en trend hvor flere helseforetakene ønsker mer detaljert informasjon om kvalitets- og kontrollroller, systembeskrivelser etc. Utarbeidelse ar rapporter og presentasjoner beslaglegger i en økende grad flere ressurser. Organisk vekst i organisasjonen krever mer ledelse/stab Mer avansert overvåking øker behovet for bemanning Gruppe C ) Utvikling av lokale tjenesteendringer Nivået på lokale tjenesteendringer (forbruk av timer) styres i dag av den årlige budsjettprosessen, og er dermed påvirkbar fra HSØ/HF. Fastsettelse av nivået har betydning for bemanningsbehovet i Sykehuspartner. Det er et strategisk og økonomisk spørsmål om hvorvidt hvilke tjenesteendringer som bør gjennomføres. Gruppe F) Drift og forvalting av nye tjenesteendringer Nivået på utvikling av lokale tjenesteendringer bestemmer også bemanningsbehovet for drift og forvaltning når disse tjenestene produksjonsettes. Timer til drift og forvaltning blir tjenestepriset. For begge disse kategoriene C) og F) er kostnaden påvirkbar gjennom styring, prioritering av nye lokale tjenester, og det er viktig at strategien blir bestemt i samråd RHFet. Gruppe E ) Timer til Digital fornying Påvirkes av ambisjonsnivået til Digital fornying. Investeringsrammen til digital fornying påvirker behovet for ressurser fra Sykehuspartner. Egendekning- strategi i Digital fornying påvirker bemanningsbehovet til Sykehuspartner. En økt andel av egne ansatte har positive effekter utover de rent økonomiske og de viktigste av disse er økt eierskap og styringsevne i egen organisasjon, oppbygging av kompetanse i prosjektperioden og bedre overgang fra prosjekt til forvaltning. Planene i digital fornying viser et stabilt økende behov av ressurser fra Sykehuspartner. Gruppe D) Drift og forvaltning av nye tjenester fra DF Ulike strategier (muligheter) for redusere fremtidig bemanningsbehov: At løsningen er utviklet med tanke på en effektiv drift/forvaltning. Automatiserte løsninger som erstatter manuell aktiviteter.

8 God og hensiktsmessig ende-til-ende overvåking Forhold som medfører til økt bemanningsbehov (strategiske spørsmål) Umodne løsninger med mange mangler, må kompenseres med manuelle aktiviteter og rutiner Nye integrasjoner Økt kompleksitet i nytt systemlandskap Oppsummering: Sykehuspartner jobber med å synliggjøre hva som påvirker utviklingen av kostnader i SP, herunder bemanningsbehov. For å sikre kontroll på den fremtidig kostnadsutviklingen, må det tas en regional strategisk beslutning om hvilke kvalitetsnivå man ønsker. Økonomisk langtidsplan krever et betydelig arbeid vedrørende effektivisering i Sykehuspartner, og som forplikter sykehuspartner i det videre arbeidet med å sikre kostnadseffektive tjenester.

9 4. Kostnadseffektivisering i planperioden I økonomisk langtidsplan er det forutsatt at bemanningen som Sykehuspartner har ved utgangen av 2015 skal videreføres i hele planperioden. Som tidligere nevnt, er den største driveren for fremtidig kostnadsutvikling i Sykehuspartner lønnskostnader (bemanningsutvikling). Våre beregninger viser at våre basis IKT driftstjenester blir effektivisert med 219 mnok som tilsvarer 20% samlet for planperioden eller 5% pr år. Denne effektiviseringen oppnås av to forhold: A. Når vi forvalter alle nye tjenester fra Digital fornying med den bemanningen som vi har i dag. B. Våre beregninger viser også at ressursbehovet til Digital Fornying øker i planperioden. Dersom man ønsker et mål mellom 55% - 60% egendekning til Digital fornying krever dette at Sykehuspartner må effektivisere drift og forvaltning, slik at Sykehuspartner frigjør ressurser som kan levere til Digital fornying. Budsjett Antall ansatte IKT Antall ansatte IKT-service Prosjekttjenester Sum ansatte eksisterende tjenester (A) IKT- Tjenester: Nye ansatte vedr tjenesteendringer (B) Antall ansatt i ØLP (A)+(B) Økt ressursbehov for prosjektleveranser til DF (målsetning 60%) Estimert ressursbehov vedr drift og forvaltning av nye tjenester fra DF Estimert ressursbehovbehov Effektivisering i årsverk Effektivisering i kroner 53 mnok 57 mnok 63 mnok 46 mnok Effektivisering til sammen i planperioden (lønnskostnader) 219 mnok Beregningen viser en egendekning i Digital fornying med 60 %. Estimert snittlønn med 668 TNOK + sosiale kostnader og pensjon.

10 5. Forutsetninger Ledergruppen i Sykehuspartner har utarbeidet et sett med forutsetninger som skal reflekterer planer og strategier for planperioden Forutsetningene er gjennomgått med Helse Sør Øst RHF og presentert for styret i Sykehuspartner. Forutsetningene er gruppert pr. tema slikt: 1. Overordnede driftsforutsetninger i Sykehuspartner 2. Digital fornying (nye tjenester) 3. Krav om kostnadseffektivisering 4. Driftsinvesteringer/leasing 5. Bemanningsutvikling 6. Avskrivningskostnader 7. Ekstern bistand og andre driftskostnader 1. Overordnede driftsforutsetninger i Sykehuspartner Langsiktig samarbeidsavtale (ekstern partnerskap) blir ikke hensyntatt i planperioden (noe annet ville være å anse som forskuttering av et vedtak). Moderniseringen av IKT infrastruktur blir presentert i ØLP via IMP i digital fornying. Forutsetter at antall leverte lønns og trekk oppgaver er konstant i perioden, basert på en null vekst i foretaksgruppen. Den regionale ERP løsningen blir implementert på flere helseforetak i planperioden. Som følge av dette øker omsetningen for denne tjenesten i Sykehuspartner i planperioden. Det er forutsatt at Innkjøp og Logistikk er organisert som i dag i planperioden, ØLP tar ikke hensyn til en annen nasjonal organisering (noe annet ville ansett som forskuttering av et vedtak). I tråd med satsningen innenfor Forsyningssenteret forutsettes det en årlig omsetningsvekst med 20% i planperioden. Det forutsettes at arbeidet med reduksjon av ventetider fullfinansieres av Helse Sørøst RHF frem til Digital fornying (nye tjenester) Nye tjenester fra Digital Fornying baseres på sist oppdatert gjennomføringsplan. Tjenesteprisen for nye tjenester beregnes som tidligere o Avskrivingskostnaden estimeres av Digital fornying o Avtalekostnaden estimeres av Digital fornying. o Drift og forvaltningskostnaden estimeres av SP. Det forutsettes ikke nedtak av eksisterende tjenester, siden gjennomføringsplanen til Digital Fornying strekker seg utover planperioden. Dagens tjenester vil i stor grad fortsatt forvaltes i Sykehuspartner.

11 Nedtak av eksisterende tjenester vil bli synlig i en senere planperiode når programmene til Digital fornying har kommet lengre. Avtalekostnaden oppgitt av digital fornying er redusert med 30% for å ta høyde for den andelen av eksisterende avtaler som blir erstattet med nye avtaler. 3. Krav om kostnadseffektivisering Områder hvor Sykehuspartner effektiviserer: IKT- Tjenester forventer en økning i tjenesteomfanget, samtidig som bemanningen er konstant i planperioden. Forutsetter mindre bemanning på brukerstøtte som følge av regionalisering og effektive selvbetjeningsløsninger. Bruken av ekstern bistand i Digital fornying reduseres (effektiviseringen hentes hos RHFet) Omfanget og kvaliteten av HR- tjenestene vil fortsatt øke i planperioden, men intern effektivisering medfører til en uforandret pris til helseforetakene. Kontraktsverdier på avtaler som inngås av IOL øker i planperioden, uten økning i bemanning. Implementering av ERP i Sykehuspartner skal effektivisere staben og administrative arbeidsprosesser. Det igangsettes tiltak som skal effektivisere støttefunksjoner. (Sentralisering av virksomhetsstyring og rapporterings funksjoner). 4. Driftsinvesteringer/leasing Driftsinvesteringene forutsettes å være på 100 mnok årlig i planperioden (RHF har oppjustert investeringsrammen til 150 mnok etter tallmaterialet er sendt til helseforetakene) Forutsetter finansiell leasing med forventet leieperiode med 5 år for PC og periferiutstyr Nettbrett finansieres direkte fra HFene (Helse Sørøst RHF vil gi tilbakemelding vedrørende nettbrettstrategi) Forutsetter årlig økning på 0,5% for arbeidsflate (antall) 5. Bemanningsutvikling Bemanningsutviklingen forutsettes å være lik utgangen av 2015 til 2019 på eksisterendetjenester for IKT-T, IOL, HR og Prosjekttjenester. Første gang Sykehuspartner presenterer en slik flat bemanningsprofil i en planperiode. 6. Avskrivningskostnader Avskrivninger beregnes ut fra framskrivning av anleggsregisteret og er historisk betinget. Avskrivingskostnader vil fortsatt reduseres for investerte IKT anlegg i planperioden Avskrivningskostnadene reduseres i planperioden for lønn- og refusjons tjenesten Avskrivningskostnadene for ERP øker i planperioden. Implementering av nye tjenester fra Digital Fornying vil øke avskrivingskostnaden.

12 7. Ekstern bistand og andre driftskostnader Det forutsettes at andre driftskostnader og ekstern bistand skal budsjetteres med 2015 nivå. Bruken av ekstern bistand er kraftig redusert over flere år og vi vil i fremtiden budsjettere med dagens nivå. Implisitt krav om effektivisering når tjenesteomfanget i Sykehuspartner viser en fortsatt vekst.

13 6. Investeringsbudsjett 6.1 Investeringsbudsjett I forbindelse med utarbeidelsen av økonomisk langtidsplan er det hentet inn investeringsbudsjett og gjennomføringsplan fra digital fornying. Investeringsbudsjett som er innarbeidet i økonomisk langtidsplan for Sykehuspartner viser denne investeringsrammen. (*) Driftsinvesteringsrammen er oppjustert til 150 mnok pr år i planperioden, men dette er ikke hensyntatt i tallmaterialet siden korreksjonen kom etter distribusjon av ØLP pr helseforetak. 6.2 Driftsinvesteringer Driftsinvesteringene er en del av det totale IKT investeringsbudsjettet i Helse Sør Øst. I økonomisk langtidsplan forutsettes det at all finansiering av lagring og periferi utstyr gjøres via leasing. Driftsinvesteringer initieres av SP for å opprettholde nivået på infrastrukturanleggene og skalere opp i takt med veksten på eksisterende tjenester. Driftsinvesteringer fordeles på to hovedområder; reinvestering og skalering. Reinvestering: Opprettholde IKT-anleggene og tjenestenivået på eksisterende driftsplattform. Skalering: Øke kapasiteten på IKT-anleggene og driftsplattform for eksisterende tjenester som følge av økt bruk i det enkelte HF eller økt felles bruk for alle HF. Tall i mnok Budsjett Driftsinvesteringer pr mars Driftsinvesteringer pr april (*) Driftsinvesteringsrammen er oppjustert av HSØ til 150 mnok pr år i planperioden, men dette er ikke hensyntatt i tallmaterialet siden korreksjonen kom etter distribusjon av ØLP pr helseforetak. 6.3 Behov for driftsinvesteringer i planperioden Driftsinvesteringer initieres av SP for å opprettholde kvaliteten og alderen på infrastrukturanleggene og skalere eksisterende løsninger i takt med veksten på allerede eksisterende tjenester. Ny infrastruktur

14 knyttet til etableringen av nye tjenester dekkes av prosjektene og er således ikke en del av driftsinvesteringene. Behovet for driftsinvesteringer kan beregnes på flere forskjellige måter (f.eks basert på innmeldte/estimerte behov fra linjen eller basert på alder og verdi i anleggsregisteret). Alle de forskjellige beregningsmetoder har imidlertid innebygde styrker og svakheter. I tillegg er det i år, og årene som kommer, en sterk kobling mellom behovet for driftsinvesteringsmidler og leveransene fra programmet Infrastrukturmodernisering. Denne koblingen er prøvd klargjort i eget kapittel. Vi har som tidligere år foretatt en teoretisk beregning av antatt behov, men faktisk behov vil kunne avvike både i positiv og negativ retning fra denne baseline- utregningen basert på flere faktorer. Vi har derfor synliggjort nivåene Høyt, Middels og Lavt investeringsnivå, og beskrevet både hvilke forutsetninger som ligger til grunn og potensielle konsekvenser for det foreslåtte investeringsnivået. Vårt innspill til ØLP for driftsinvesteringer i perioden vises i tabellen under. Tall i mnok Høy Medium Lav Vi har lagt til grunn en forutsetning om at teknologiske nyvinninger/endringer og reduksjon i enhetspris på utstyr over tid gir like mye kostnadseffektivisering som behovet for volumøkning pga. vekst i bruk (har derfor lagt opp til flat utvikling på investeringsnivå). Samt leasing av periferi og lagring i planperioden. 6.4 Beregning av Baseline Beregningen av baseline for driftsinvesteringer baserer seg på analyser av anleggsregisteret og eksisterende planer knyttet til bruk av leasing. Programmet Infrastrukturmodernisering forventes å påvirke baseline og er omtalt nærmere i eget kapittel. Behovet for driftsinvesteringer er her beregnet ut i fra verdien på anleggsmassen samt at det er forutsatt leasing av all lagring og periferiutstyr i planperioden. Dette reduserer behovet for driftsinvesteringer med ca 150 MNOK pr år. I anleggsregisteret i SP beløper anskaffelseskostnadene for HW-anleggene seg til ca 2,8 MRD (inkl periferutstyr). Ved anslått gjennomsnittlig levetid på 5 år, gir det et årlig reinvesteringsbehov for å holde anleggene ved like på ca 560 MNOK pr/år. I tillegg til investeringsbehovet for selve anleggene, kommer installasjonskostnader (driftsmidler) på 15-20% av investeringene.

15 Ved inngangen til 2015 er total anskaffelsesverdi registrert i anleggsregisteret i overkant av 2,8 MRD NOK (inkl. periferiutstyr). Ved anslått gjennomsnittlig levetid på 5 år, gir nåværende anlegg et årlig reinvesteringsbehov på ca. 560 MNOK. Gjennom de strukturelle endringer som gjøres gjennom modernisering, samt ved bruk av leasing innen lagring, er det i perioden lagt som forutsatt at årlig volumvekst absorberes i reinvesteringene. 6.5 Effekten av Infrastrukturmodernisering (IMP) Programmet Infrastrukturmodernisering (IMP) foretar en del investeringer på infrastruktursiden som minsker behovet for driftsinvesteringsmidler på noen områder på kort sikt. Det er valgt å maksimere investeringer i moderniseringen på bekostning av investeringer i arven, men på noen områder vil kunne oppleve økt behov for driftsinvesteringsmidler for å sikre stabil drift i påvente av at konsolidering og rasjonalisering er ferdigstilles. Område Nettverk IMP effekt for Driftsinvesteringer Omlegging OUS gir et midlertidig redusert behov for investeringer Programmet har så langt ikke rammer til utbygging av trådløst nettverk Økt behov for driftsinvesteringer knyttet til vedlikehold av nytt høyhastighetsnett kommer mot slutten av perioden Lagring/server Programmet bygger ny plattform for nye regionale fellestjenester. Fellestjenester levert fra sentralisert plattform vil kreve lavere reinvesteringer enn dagens lokale plattformer. Fram til sentralisering er gjennomført vil det imidlertid være behov for investeringer i begge (alle) plattformene. Lagring forutsettes ivaretatt gjennom leasing, men break-down av lokale systemer kan i enkelte tilfeller kreve kjøp av reservedeler. Programmet har liten effekt på sentraliserte HF-tjenester Programmet har ingen effekt på lokale HF-tjenester før disse sentraliseres PC/periferi SW-Lisenser Telekom Omlegging OUS gir et midlertidig redusert behov for investeringer. Periferiutstyr forutsettes ivaretatt gjennom leasing. Veksten i lisensbruk vil over tid reduseres noe ved at IMP bygger sentraliserte fellesløsninger, og disse erstatter dagens distribuerte løsninger Forskyvninger i fremdriften på teknologiskiftet vil medføre at det fortsatt vil måtte foretas akutte driftsinvesteringer i eksisterende telefonisystemer Programmet har liten effekt på personsøk- og alarm-anleggene

16 6.6 Forutsetninger og konsekvenser av ulike investeringsnivåer (Lav, Middels og Høy) Følgende tabell er et forsøk på å gi et mest mulig nyansert bilde av de tre nivåene for driftsinvesteringer som er skissert, og synliggjøre hvilke forutsetninger som er lagt til grunn for et gitt scenario og hvilke konsekvenser man kan anta at et slikt investeringsnivå vil kunne medføre. Tabellen er delt opp etter områder som i stor grad påvirker nivået på driftsinvesteringene. Område LAV MEDIUM HØY Reinvesteringer Forutsetninger Forutsetninger Forutsetninger (utskifting av eksisterende utstyr pga alder) Styring etter break-down strategi Forlenger levetiden på deler av utstyrsparken Foretar investeringer ihht. planlagt levetid som angitt i anleggsregister Konsekvens Konsekvens Konsekvens Kan påvirke forsvarlig drift (klar sammenheng Gir økt sikkerhet ifht. Opprettholder dagens mellom kritiske hendelser og gammelt utstyr 30%) forsvarlig drift tjeneste. Kan medføre redusert tjenestenivå Kan muligens også fornye deler av infrastrukturen for å sikre driftseffektive løsninger Skalering Forutsetninger Forutsetninger Forutsetninger (vekst som følge av økt Styring etter konsekvens Styring etter prioritering Styring etter behov bruk) Vekst kun der det er kritisk Vekst kun på prioriterte områder Vekst i takt med økt bruk Konsekvens Konsekvens Konsekvens Høy sannsynlighet for svakere ytelse (økt bruk ikke gir tilsvarende kapasitetsutvidelse i plattformen) Vekst i kritiske tjenester (f.eks. lagring) prioriteres Responstid kan svekkes noe (applikasjoner) Opprettholder tjenestenivå Opprettholder ytelse i plattformene 16

17 7. Samlet tjenestepris i perioden Utvikling av tjenestepris SP finansieres gjennom tjenestepris fra HF-ene og basisrammefinansiering (tilleggsfinansiering) fra HSØ. I tillegg kommer enkelte timebaserte tjenester. Tjenesteprisinntekter Tjenesteprisene på eksisterende tjenester er beregnet med utgangspunkt i budsjett Tjenesteprisene for hele perioden er i 2015 kroner, og pris- og lønnsvekst er således ikke lagt inn. Hovedårsaken til at tjenesteprisene i planperioden øker er: Økte tjenestepriser for IKT-tjenester for det enkelte HF kommer som en konsekvens av vår felles satsning på innføring av regionale prosjekter. 7.2 Totaloversikt over samlet tjenestepris pr HF ØLP pr HF Totalt B Oslo Universitetssykehus HF Vestre Viken HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset i Vestfold HF Sørlandet sykehus HF Helse Sør-Øst RHF internt Helse Sør-Øst RHF Eksternt Sykehusapotekene HF Akershus Universitetssykehus HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset Østfold HF Sykehuset Innlandet HF Betanien MHH Pasientreiser ANS Sykehuspartner HR Totale IKT kostnadere ØLP Endringer etter rapportert ØLP til helseforetakene Etter at ØLP ble distribuert til helseforetakene, ble investeringsrammen for driftsinvesteringer økt fra 100 mnok til 150 mnok. Under forutsetning at investeringsrammen for Digital fornying er den samme, vil investeringsrammen for digital fornying reduseres tilsvarende som økningen i driftsinvesteringsrammen, slik at netto effekten vedrørende avskrivinger vil utligne seg. 17

18 8. IKT ØLP I økonomisk langtidsplan utarbeides det økonomisk langtidsplan for IKT samlet (IKT-PT, IKT-S og IKT-T samlet). 8.1 IKT ØLP Planperioden er fra budsjett 2016 til Sykehuspartner (tall i tusen) B Basisramme Driftsinntekter Konsulentinntekter Viderefakturering Periferi Sum inntekter Personalkostnader Aktiverbare prosjekttimer Avskrivninger Service og vedlikehold Konsulent fakturerbart Ekstern bistand Andre driftskostnader Sum kostnader Driftsresultat ØLP presentert pr tjeneste I tabellen under vises en oversikt over utviklingen av tjenestepris overordnet. Forklaringen til økte tjenestepriser i planperioden skyldes idriftsettelse av nye regionale tjenester, hvorav økte avskrivingskostnader er det som øker mest i planperioden. 18

19 I neste tabell vises endringer pr tjeneste spesifisert. I de kommende avsnittene gis det forklaringer til utviklingen til de enkelte spesifikke tjenestene. B K01 HF spesifikke regionale tjenester KST Avskrivning K01 eksisterende tjenester KST Avtalekost K01 eksisterende tjenester KST Avskrivning nye tjenester DF KST Avtaler nye tjenester DF K02-K05 HF spesifikke tjenester KST Avskriving eksisterende tjenester KST Avtalekost eksisterende tjenester KST Avskrivning nye tjenester CRM KST Avtaler nye tjenester CRM KST Avskrivning skalering/reinvestering nytt K06 Konsulenttjenester K07 Viderefakturerbare tjenester D20 Arbeidsflate D21 Leie utstyr Bxx Basis driftstjenester Basis Avskrivning basis eksisterende tjenester Basis Avskrivning skalering/reinvestering nytt Basis Avtaler basis eksisterende tjenester Basis Personalkost eksisterende tjenester Basis Ekstern bistand eksisterende tjenester Basis Andre driftskostnader Basis Basisinntekt (fra RHF) Basis Basis nye tjenester DF Basis Basis nye tjenester CRM Sum alle tjenester K 01 HF spesifikke regionale tjenester Avskrivning på K01 eksisterende avskrivninger følger avskrivningsplan i anleggsregisteret pr 2015 og reduseres med 71 MNOK i planperioden. Avskrivning nye tjenester fra digital fornying øker med ca. 785 MNOK i perioden. Avtaler vedrørende nye tjenester fra digital fornying forventes å øke med 108 MNOK i perioden. Både økningen i avskrivingskostnader og avtalekostnader er en direkte konsekvens av nye tjenester fra digitalfornying som implementeres i planperioden. K HF spesifikke tjenester Avskrivning eksisterende tjenester følger avskrivningsplan i anleggsregisteret pr 2015 og reduseres med 186 MNOK i planperioden Avtalekostnad vedrørende eksisterende tjenester er forventet å øke med ca 33 MNOK grunnet forventet økninger på enkeltavtaler. Avskrivning nye tjenester som bestilles som tjenesteendringer (CRM) øker med ca 51 MNOK i perioden og genereres av bestillinger gjort av helseforetakene i planperioden. Det er som grunnlag for ØLP lagt til grunn følgende investeringsprofil pr HF; 19

20 Oversikt per HF Totalt årlige investeringer HF/ÅR B AHUS OUS SUN SIV SI ST SØ SS VV RHF Totalt ØLP er lagt inn med forutsetning om at investeringsnivået knyttet til tjenesteendringer og lokale HF prosjekter halveres i planperioden. Avskrivning skalering/reinvesteringer forventes å øke i takt med driftsinvesteringsrammen. Totalt estimert økning er ca. 52 mnok. Det er i modellen forutsatt at 50 % av investeringene er kundespesifikk. K 06 Konsulenttjenester Det er lagt inn salg til digital fornying på ca. 209 mnok hvert år i planperioden, øvrig salg er knyttet opp mot tjenesteendringer og lokale HF prosjekter. K 07 Konsulenttjenester Videre fakturerbare tjenester Innleie av eksterne konsulenter er lagt inn med en nedgang på ca. 37 MNOK i perioden. Økonomisk langtidsplan er basert på budsjett 2015 og nedjustert for OUS fra 57 til 20 MNOK siden DIPS fase 2 er ferdigstilt i Øvrige helseforetak er nivået fra budsjett 2015 videreført. D20 Arbeidsflate Det er forventet en marginal økning av kostnad til arbeidsflate for alle helseforetak. Ved estimering av denne kostnaden er det lagt til grunn at alle helseforetak har en årlig vekst på 0,5 % arbeidsflater pr år. Prisen for en arbeidsflate for nettbrett er satt lik prisen for PC. Det er ikke tatt hensyn til en evt true-up på microsoft. D21 Leie utstyr Det er forutsatt at PC blir leaset i planperioden, og det er lagt til grunn en leieperiode på 5 år. 20

21 Basis driftstjenester Basis driftstjenester øker med ca. 164 mnok fra budsjett 2015 til Denne økningen skyldes hovedsakelig følgende kostnadsøkninger; 1. Personalkostnader øker med ca. 66 mnok, hvor hovedårsaken er helårseffekter av ansettelser i Rentekostnader til RHF 12 mnok 3. Redusert basisramme fra RHF 41 mnok Kostnadene for basis driftstjenester vedrørende eksisterende tjenester går noe ned i planperioden. 21

22 9. HR - Tjenester 9.1 Inntekter HR-Tjenester HR-Tjenester sine inntekter kan deles inn i tjenestepris (driftsinntekt) og basisfinansiering, samt en mindre andel konsulentinntekt. Driftsinntekt Antall Lønn- og trekkoppgaver (LTO er) benyttes som fordelingsnøkkel for HR-tjenester sine årlige driftsinntekter. Faktiske antall produserte LTO er i 2014 danner grunnlaget for fakturering i 2015, der dette igjen avregnes i februar 2016, osv. Tabellen under viser utviklingen i LTO er de fire siste årene (perioden da samtlige foretak har vært inne på den regionale Lønn- og Personal løsningen): Antall Lønn og trekkoppgaver Total inkl. SP Som det fremkommer i tabellen har det siden 2011 vært en stabilisering av antallet arbeidsforhold i Helse Sør-Øst og det er derfor ikke lagt til grunn noen videre økning i antall LTO er i den kommende fire-års perioden. Antall LTO er i 2014 (faktureringsgrunnlag 2015) legges til grunn ved beregning av inntekt i perioden 2016 til Til nå har HSØ RHF dekket kostnaden for de regionale HR-tjenestene e-læring, Spørreundersøkelser og Avtaleforvaltning (regionale HR systemer). Fra og med 2016 er det besluttet at denne kostnaden skal fordeles ut til det enkelte foretak, og i tabell 2 under er dette hensyntatt. Kostnaden for disse tjenestene er fordelt i hht. antall LTO pr foretak, og den årlige økningen fra B2015 til kan i sin helhet tilskrives denne endringen. Basisfinansiering Basisfinansieringen skal dekke finansieringskostnaden for de regionale HR løsningene: - Adm.HR Lønn og Personal: Implementering av felles lønn- og personalsystemer til alle foretakene i tidligere Helse Øst i forbindelse med at helse øst og helse sør slo seg sammen. Prosjektet inkluderte innføring av felles systemer samt overtakelse av tjenester, inkludert personelloverdragelse for de tjenestene man overtok ansvaret for. Dette delprosjektet ble avsluttet Q Adm.HR RAPS/Brasse: Prosjektet omfatter innføring av felles arbeids- og ressursplanleggingssystem. Dette delprosjektet ble avsluttet Q Avskrivningskostnaden knyttet til disse investeringene faller fra 35,25 mill. i 2015 til 1,65 mill. i 2019, og det forutsettes i ØLP at finansieringskostnaden dekkes gjennom basisfinansiering fra RHF. De foretak som skal ha de regionale HR løsningene vil ha tatt disse i bruk pr

23 Konsulentinntekt I tillegg til de to hovedinntektskildene nevnt over har HR-tjenester noe inntekt fra konsulentvirksomhet. Andelen konsulentinntekt sammenlignet med de to andre inntektskildene er svært begrenset, men da det stadig kommer nye krav, ønsker og behov fra kunder og oppdragsgiver har man etablert en egen rådgivningsavdeling som vil ivareta disse behovene. Det er først og fremst oppdrag fra Helse Sør-Øst RHF som generer konsulentinntekt, og da beløpet er forholdsvis beskjedent er denne inntekten i ØLP knyttet opp mot RHF et. Tabell 1 under viser en sammenstilling av HR-tjenester sine inntekter fordelt pr. år i perioden 2016 til Tabell 1 HR-tjenester (tall i tusen) B Basisramme Driftsinntekter Konsulentinntekter Periferi Annen inntekt Sum inntekter Disse inntektene kan videre fordeles ut på det enkelte helseforetakene, og oversikten under viser hva som er forventet fakturert det enkelte foretak i ØLP perioden (drift- og konsulentinntekter). Tabell 2 Helseforetak B Oslo Universitetssykehus HF Vestre Viken HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset i Vestfold HF Sørlandet sykehus HF Helse Sør-Øst RHF Helse Sør-Øst RHF-Basisramme Sykehusapotekene HF Akershus universitetssykeh HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset Østfold HF Sykehuset Innlandet HF Pasientreiser ANS Total drifts og konsulentinntekt* *Summen inkluderer ikke papirlønnslipper 23

24 9.2 Kostnader HR-Tjenester Virksomhetsområdet er i den kommende fire-års perioden pålagt en intern effektivisering (personalkostnader og andre driftskostnade) tilsvarende en 5 % kostnadsreduksjon, hvilket utgjør i underkant av 10 mill. Vi legger til rette for en gevinstrealisering som enten kan tas ut som kostnadsbesparelser eller tas ut i form av nye tjenester eller kvalitetshevinger. I det sist nevnte alternativet vil effektiviseringen bli oppnådd gjennom at kundene får en bedre og mer omfattende tjeneste, uten at prisene øker. Det er dette alternativet som er lagt til grunn i økonomisk langtidsplan. Personalkostnader For personalkostnadene er det fastsatt en målsetning om 20 % reduksjon i bemanningen knyttet til de etablerte tjenestene Lønn og refusjon i perioden 2012 til 2016, hvilket tilsvarer en reell reduksjon på ca. 40 årsverk. Dette oppnås gjennom en omstrukturering av produksjonen kombinert med naturlig avgang. Parallelt med at de etablerte tjenestene leveres med en stadig høyere effektivitet (målt som antall LTO er produsert pr. årsverk) bygges det opp et system- og rådgivingsmiljø basert på nye og endrede behov hos både kunder og oppdragsgiver. Økt grad av spesialisering og kompleksitet i arbeidsoppgaver gjør det nødvendig å videreutvikle intern kompetanse og knyttet til seg nye ressurser med spisskompetanse innenfor ulike områder. Ressursene knyttet til system- og rådgivningstjenester har generelt sett en høyere kostnad enn de årsverkene som blir overtallige i lønnsproduksjonen, og det er derfor ikke lagt til grunn en reduksjon i de samlede personalkostnadene i ØLP perioden. Avskrivningskostnad Utvikling i avskrivningskostnad er vist i figuren under, og som det fremkommer avtar denne i perioden 2016 til Tabell 3 Avskrivningskostnad B Beløp (mill.) Service og Vedlikehold, Ekstern bistand og Andre driftskostnader For disse tre postene er det lagt opp til en videreføring av dagens nivå. 24

25 Sammenstillingen under viser de totale kostnader for HR-tjenestene i perioden 2016 til 2019 Tabell 4 HR-tjenester (tall i tusen) B Personalkostnader Aktiverbare prosjekttimer Avskrivninger Service og vedlikehold Ekstern bistand Andre driftskostnader Sum kostnader ERP-Tjenesten Det forutsettes at regional ERP løsning i sin helhet finansieres gjennom driftspris til de foretakene som har tatt løsningen i bruk, samt en mellomfinansiering fra RHF et som dekker avviket mellom inntekt fra den andelen som har tatt løsningen i bruk og totalkostnaden. Tabellen under viser samlede kostnader og inntekter for tjenesten i ØLP perioden. Tabell 5 ERP tjenesten (tall i tusen) B Basisramme Driftsinntekter Konsulentinntekter Periferi Annen inntekt Sum inntekter Personalkostnader Aktiverbare prosjekttimer Avskrivninger Service og vedlikehold Ekstern bistand Andre driftskostnader Sum kostnader Driftsresultat før viderefakturering Den regionale ERP løsning vil i ØLP perioden være under stadig utrulling til nye foretak og kostnaden som legges til grunn er basert på Utrullingsplan C, som vedtatt av programstyret VIS 16. februar Det forutsettes at fornyingsstyret i Helse Sør-Øst gjør tilsvarende vedtak. Kostnadsfordelingen i tabellen under er basert på den nevnte planen. 25

26 Tabell 6 Helseforetak B Oslo Universitetssykehus HF Vestre Viken HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset i Vestfold HF Sørlandet sykehus HF Helse Sør-Øst RHF Helse Sør-Øst RHF- Mellomfinansiering Sykehusapotekene HF Akershus universitetssykehus HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset Østfold HF Sykehuset Innlandet HF Sykehuspartner Total driftsinntekt Ventetid og fristbrudd Det legges til grunn i ØLP at arbeidet med reduksjon i ventetider fortsetter i perioden og der denne aktiviteten i sin helhet fullfinansieres av Helse Sør-Øst RHF. Utviklingen av dette området skjer i samråd med Helse Sør-Øst RHF og enhver økning i omfang avklares med premissgiver, herunder sikring av et eventuelt økt finansieringsbehov. RHF et legger til grunn en videreføring av prosjektet i inntil to år, dvs. frem til og med Utover dette er det på nåværende tidspunkt ingen finansiering av denne aktiviteten. Like fullt er det nå etablert en mindre enhet med fast ansatte ressurser som må finansieres også etter 2017, som illustrert i oppstillingen under. Tabell 7 Ventetid og fristbrudd (tall i tusen) B Basisramme Driftsinntekt Sum inntekter Personalkostnader Andre driftskostnader Sum driftskostnader Resultat

27 10.Innkjøp og logistikk (IOL) (tall i tusen) B Basisramme Driftsinntekter Konsulentinntekter Periferi Annen inntekt Sum inntekter Personalkostnader Aktiverbare prosjekttimer Avskrivninger Service og vedlikehold Ekstern bistand Andre driftskostnader Sum kostnader Driftsresultat før viderefakturering Inntekter Viderefakturering Kostnader Viderefakturering Netto Viderefakturerbare kostnader Netto finans Resultat Inntekter IOL Basis for IOL: For Innkjøp og Logistikk er det besluttet å videreføre basisrammefinansiering inntil videre da dette er å anse som en konserntjeneste finansiert av HSØ (61 MNOK pr år). Fra 2018 blir basistilskuddet redusert til 30 MNOK. Finansieringen av dette er uavklart, men er lagt inn i driftsinntekter i ØLP. I tillegg tilkommer timebasert finansiering relatert til regionale anskaffelsesprosjekter (om lag 4 MNOK pr år i ØLP perioden), samt driftsinntekter for MDM-tjenesten og salg av innkjøpsportalen til andre RHF (fra 1,85 MNOK i 2015 til 2,6 MNOK i 2019). Utviklingen i basisbehov forklares nedenfor i kostnadsavsnittet Kostnader IOL Det er i perioden opplevd en stor økning av aktivitet knyttet til rådgivning og gjennomføring av anskaffelser og avtaleforvaltning innenfor spesielt IKT-området og eksterne helsetjenester. Konkurranseutsatt kontraktsverdi var i 2012 på 7,4 milliarder kr, mens konkurranseutsatt kontraktsverdi for prosjektporteføljen i 2014 var ca. 15 milliarder kr. Det at kontraktsverdi har økt for oppdragsporteføljen har også medført at mengden komplekse anskaffelser med behov for større 27

28 ressursinnsats har økt. Særlig gjelder dette for anskaffelser innen eksterne helsetjenester som har omdømmerisiko og som ikke kan gjennomføres med standard prosesser/maler. For planperioden forventes det stabile kostnader på omtrentlig dagens nivå. For 2016 tilkommer det 2 årsverk som følge av nye oppgaver knyttet til overtagelse av ansvaret for forvaltning og utvikling av Helse Sør-Øst Forsyningssenter i Kostnader service og vedlikehold er knyttet til lisenser, drift og vedlikehold for innkjøpsportal løsningen. Konsulentkostnader/innleiebehovene er knyttet til bistand til benchmarking, revisjon, juridisk rådgivning og konsulenttjenester. I planperioden skal MDM-leveransen som et forsystem til ERP rulles ut parallelt med ERP-prosjektet. I planperioden skal også ny kontrakt for Helse Sør-Øst Forsyningssenter innfases. Ifm ferdigstillelse av utrulling av MDM og implementering av nytt forsyningssenter, vil behovet for ekstern bistand avta fra Helse Sør-Øst Forsyningssenter (IOL) Tjenesten Helse Sør-Øst Forsyningssenter er en grossisttjeneste med forsyning av forbruksmateriell til Helseforetakene basert på standard sortiment. Sykehuspartner har ansvar for drift, forvaltning og utvikling av tjenesten. Drift av tjenesten utføres av en ekstern leverandør (Bring). Følgende omsetning med tilhørende inntekter og kostnader er estimert for planperioden: (tall i tusen) B Basisramme Driftsinntekter Konsulentinntekter Periferi Annen inntekt Sum inntekter Personalkostnader Aktiverbare prosjekttimer Avskrivninger Varekostnad Service og vedlikehold Ekstern bistand Andre driftskostnader Sum kostnader Driftsresultat før viderefakturering Inntekter Viderefakturering Kostnader Viderefakturering Netto Viderefakturerbare kostnader Netto finans Resultat

29 Inntekter Forsyningssenteret (IOL) Basis for IOL: Forsyningssenteret (IOL) sine driftskostnader er finansiert av HSØ. Varene selges til kostpris til helseforetakene. Det har i perioden vært en gjennomsnittlig omsetningsvekst på ca. 22 % pr år. Det forventes at utviklingen i planperioden fortsetter i samme takt. Det er planlagt vekst basert på utvidelse av sortiment til et komplett standard sortiment for Helseforetakene. Omsetningsutviklingen gjenspeiler ønsket strategi fra RHFet om å utvikle forsyningssenteret til å bli en grossist for regionen og tallene er resultat av en nøye gjennomgang av utviklingen av hver enkel innkjøpsgruppe, basert på planlagte anskaffelser og implementeringsplaner. En aggregert oversikt over utviklingen per innkjøpskategori kan ses her: Kategori Medisinske forbruksvarer (MFV) Kirurgiske produkter (KIR) Bilde-diagnostikk (RAD) Laboratorie (LAB) Grunnutstyr og BHM (GRUN) Administrasjon og kontor (ADM) Renhold og tekstiler (REN) Medikamenter (MED) Total omsetning (TNOK) Forutsetninger for denne utviklingen er: Anskaffelser iverksettes for relevante kategorier regionalt og nasjonalt Lot og batch-håndtering og grossisttiltatelse er implementert i 2015 og gir muligheter for håndtering av grupper knytter til væsker og ernæring Investering i HSØ FS med større kapasitet og utvidelse til sortiment innenfor behandlingshjelpemidler og grunnutstyr i 2018 Kostnader Forsyningssenteret (IOL) Kostnadene estimeres til å være ca. 14 % av omsetningen i planperioden i henhold til dagens kontrakt. Det skal implementeres en ny løsning på Forsyningssenteret fra Anskaffelsen vil ferdigstilles innen utgangen av 2015 og det er en risiko for at dagens driftskostnader (14 % av omsetningen) kan endre seg ved en ny avtale. 29