Rapport 1/2010. Revisjon av budsjettprosessen i Vestre Viken HF 2010

Transkript

1 Rapport 1/2010 Revisjon av budsjettprosessen i Vestre Viken HF 2010 Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

2 Rapport nr. 1/2010 Revisjonsperiode Januar mars 2010 Virksomhet Rapportmottaker Kopi (av endelig rapport) Rapportavsender Oppdragsgiver Revisor Vestre Viken HF Administrerende direktør Vestre Viken HF Styreleder Vestre Viken HF Administrerende direktør Helse Sør-Øst RHF Revisjonskomiteen Helse Sør-Øst RHF Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Styret i Helse Sør-Øst RHF v/revisjonskomiteen Hans Petter Eide, konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Tove Kolbeinsen, KPMG Innhold 1 INNLEDNING BAKGRUNN OG FORMÅL OMFANG OG AVGRENSNING FUNN OG ANBEFALINGER BUDSJETTPROSESSEN I SYKEHUSENE TILTAKSPAKKEN... 5 UTVALGTE RISIKOOMRÅDER OG SAMLET VURDERING AV BUDSJETTET INFORMASJONSGRUNNLAG, SAKSGANG OG RAPPORTBEHANDLING... 7 Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 2 av 8

3 1 Innledning Rapporten oppsummerer funn og anbefalinger fra konsernrevisjonens gjennomgang av budsjettprosessen ved Vestre Viken HF for 2010-budsjettet. Gjennomgangen er foretatt i perioden januar til mars 2010, og bygger på dokumentstudier og samtaler med ledere og nøkkelpersoner ved Vestre Viken HF. For utdypende beskrivelse av revisjonen, vises det til rapportens vedlegg. 1.1 Bakgrunn og formål Revisjonskomiteen i Helse Sør-Øst RHF har bedt konsernrevisjonen spesielt å ha fokus på helseforetakenes utfordringer for å oppnå økonomisk balanse. Vestre Viken HF er ett av foretakene i Helse Sør-Øst som er prioritert for gjennomgang i 2009/2010. Bakgrunnen er at Vestre Viken HF er i en omstillingsprosess hvor man har slått sammen fire sykehus og organisert dette inn i en ny klinikkorganisasjon, samtidig som enkelte av disse fire sykehusene har hatt økonomiske utfordringer før sammenslåingen til Vestre Viken HF. Formålet med revisjonen har vært å bekrefte om budsjettprosessen for Vestre Viken HFs 2010-budsjett, er tilfredsstillende forankret på ulike nivåer i sykehusene, om budsjettet er konkret og realistisk og om det samlet sett synes tilstrekkelig for å oppnå styrets og eiers resultatkrav. I tillegg til å se på hvordan budsjettprosessen er blitt gjennomført i de fire sykehusene, er det sett på status på arbeidet med tiltakspakken som er initiert fra overordnet Vestre Viken HF-nivå og utvalgte risikoområder i budsjettet. 1.2 Omfang og avgrensning Gjennomgangen har omfattet budsjettprosessen med hovedfokus på den kirurgiske og medisinske del av virksomheten. Det er gjennomført samtaler med de som har hatt ansvar for prosessen på sykehusene, dvs. økonomiledere/controllere og budsjettansvarlige på ulike nivåer i det enkelte sykehus. På grunn av at revisjonen har funnet sted i et avgrenset tidsrom, har det ikke vært mulig å foreta en fullstendig gjennomgang ved de fire sykehus. Som en kompenserende handling er det på de to største sykehusene foretatt en avstemming med flere controllere for å sikre at funn og vurderinger er gyldige også for andre vesentlige deler av disse sykehusene. Selv om antall informanter har vært begrenset, mener konsernrevisjonen at det er tilstrekkelig grunnlag for å uttale seg om budsjettprosessen ved alle fire sykehus. Gjennomgangen har videre omfattet tiltakspakken på 75 millioner kroner som styret har besluttet iverksatt, samt et utvalg poster som det erfaringsvis er knyttet høy budsjettrisiko til. Konsernrevisjon har ikke revidert de ulike postene i budsjettene inn mot driftsavtaler og føringer fra RHFet for å sikre at dette er ivaretatt i budsjettet i det enkelte sykehus og for Vestre Viken HF. Konsernrevisjonen er kjent med den prosess og dialog som RHF og Vestre Viken HF har hatt i forbindelse med budsjettet, internt betegnet som budsjettpakken. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 3 av 8

4 2 Funn og anbefalinger 2.1 Budsjettprosessen i sykehusene Førende for budsjettering på de ulike sykehusene har vært at det skulle utarbeides et driftsbudsjett basert på aktivitet as is. Med dette menes at det i praksis skulle planlegges med et aktivitetsnivå i 2010 lik estimerte/prognostisert aktivitetsnivå Dersom estimert/prognostisert aktivitetsnivå 2009 var lavere enn budsjett/plan 2009, skulle budsjett/plan legges til grunn. En forutsetning for budsjettprosessen har vært at det skulle gjøres en vurdering av realismen i budsjett for 2010 og at faktisk tildelt basisramme skulle være styrende for kostnadene på det enkelte kostnadssted. Gjennomgangen av budsjettprosessen i de fire sykehusene har vist at disse i hovedsak har vært like, og funnene er derfor sammenfattet. Har budsjettprosessen vært godt forankret? Med forankring menes her at budsjettposter må være forankret både i overordnede mål om budsjettbalanse og i form av sterkt eierskap hos lederne som skal iverksette og følge opp budsjettene. Gjennomgangen har vist at det har vært en koordinert budsjettprosess og at det har vært jevnlige møter på og mellom de ulike nivåene i klinikkene/avdelingene opp mot ledergruppen i sykehusene. Konsernrevisjonens vurdering er at budsjettprosessen har vært tilfredsstillende forankeret i de ulike ledelsesnivåene i de fire sykehusene. Det anbefales derfor ingen spesielle tiltak på dette punktet. Er budsjetteringen konkret og realistisk? Med konkret menes her at budsjettposter må være tydelig definert og beskrevet slik at det er klart hva de faktisk består av og hvem som har ansvar for dem. Gjennomgangen har vist at det er foretatt en budsjettering ned på den enkelte konto, art og kostnadssted. Sykehusenes budsjettering viste i stor grad driftsbudsjetter basert på en as is -tilnærming med grunnlag i at aktiviteter og nivå i 2009 skulle videreføres med en vurdering av realisme i 2010 innenfor fordelt basisramme. Konsernrevisjonens vurdering er at budsjetteringene i sykehusene synes å være tilstrekkelig konkret og det anbefales heller ikke her spesielle tiltak. Er budsjetteringen realistisk? Med realistisk menes her at budsjettposter må være tilstrekkelig underbygget slik at forutsetningene som de bygger på er mulig å gå tilbake til i ettertid. Budsjettposter må videre være konkretisert på den enkelte art/konto og klinikk/avdeling/seksjon/enhet. Det må også være gjennomført en reell vurdering av budsjettposter slik at det er mulig å etterprøve hva som faktisk ligger i budsjettforutsetningene for videre oppfølging av budsjettet. Gjennomgangen har vist at de budsjettansvarlige muntlig kunne forklare poster med endringer i budsjettene fra i fjor til i år. Det har i liten grad vært utarbeidet underdokumentasjon på endringer i disse postene i budsjettene. Det er for eksempel ikke tydelig nedfelt hvilke forutsetninger budsjettendringene bygger på, og det har således ikke vært mulig for konsernrevisjonen å etterprøve de vurderingene som har blitt gjennomført av de budsjettansvarlige. På poster der det har vært reelle endringer i forhold til forutsetninger i 2009, er konsernrevisjonens forventning at det er utarbeidet dokumentasjon som underbygger de vurderingene som faktisk er blitt gjort som grunnlag for budsjettene. Unntak fra dette gjelder budsjettposter som det har vært små/mindre Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 4 av 8

5 vesentlige endring på i forhold til forrige år, og som det er i ettertid er enkelt å se vurderinger av hva som faktisk er budsjettert. Konsernrevisjonens har ingen konkrete observasjoner som tilsier at budsjettene ikke er realistiske. På grunn av manglende formell dokumentasjon av nye forutsetninger på poster med endringer og manglende gjennomført risikovurdering av budsjettene av de som har vært ansvarlige, anser imidlertid konsernrevisjonen det ikke mulig å konkludere om alle budsjetterte poster er realistiske. Manglende underlag/dokumentasjon som underbygger de budsjetterte tallene i sykehusene, vil etter konsernrevisjonens vurdering kunne vanskeliggjøre oppfølging av eventuelle budsjettavvik som måtte oppstå gjennom året. Dette vil gjelde både sentral oppfølging på det enkelte budsjettområde og for nye ledere som har ansvaret for budsjettet i 2010, effektivt å sette seg inn i forutsetninger i budsjettet Anbefalinger Konsernrevisjonen anbefaler at det i framtidig budsjettprosess utarbeides, inkludert som en del av prosess og budsjettmodellen, en standard tilnærming og krav til dokumentering av budsjett-forutsetningene. Dette kan enten være i form av en analyse og/eller en kort skriftlig vurdering enten som en integrert del av budsjettmodellen eller med link inn mot annen utarbeidet dokumentasjon. 2.2 Tiltakspakken Er det utarbeidet konkrete, realistiske og tilstrekkelige tiltak innenfor den vedtatte tiltakspakken? Kriteriene for å vurdere om tiltakene er konkrete og realistiske er i hovedsak de samme som for vurderingen av budsjettprosessen (jf. pkt 2.1 over). Det stilles imidlertid større krav til underbygning og dokumentasjon av tiltak enn for endringer i budsjettposter i driftsbudsjettet. Med konkrete tiltak menes her at de må være tydelig definert og beskrevet slik at det er klart hva de faktisk består av, hvordan de skal gjennomføres, hvem som har ansvar for å realisere dem, når dette skal være utført, hvilken økonomsk effekt de er forventet å gi og hvordan dette skal måles. Med realistisk menes at tiltakene i pakken må være tilstrekkelig underbygget slik at forutsetningene som de bygger på, er mulig å gå tilbake til i ettertid. Gjennomgangen har vist at klinikkenes prosess med å konkretisere og iverksette tiltak innenfor den vedtatte tiltakspakken på totalt 75 millioner kroner, ikke er ferdigstilt. I flere av klinikkene har arbeidet med konkretisering startet opp, men dokumentasjonen av tiltakene var ikke av en slik kvalitet at det faktisk var mulig å vurdere den reelle risikoen for at tiltaket vil sikre forventet økonomisk effekt. Etter konsernrevisjonens vurdering er pr medio mars 2010 utarbeidet konkrete og realistiske tiltak for 10 av de 75 millionene. Anbefalinger Konsernrevisjonen anbefaler at arbeidet i klinikkene med å konkretisere og iverksette tiltak videreføres og at det opprettholdes en fortsatt sterk ledelsesmessig oppfølging av arbeidet. Konsernrevisjonen legger her til grunn at kriterier for dokumentasjon av tiltak bestemt av styret og ledelsen benyttes. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 5 av 8

6 2.3 Utvalgte risikoområder i budsjettet Hvilke risikoområder er gjennomgått? Konsernrevisjonen har gjennomgått enkelte utvalgte risikoområder som kan få betydning for fremlagt saldert budsjett. Disse er: a. Pålagte klinikkvise omstillingstiltak i driften (tiltakspakken, jf. pkt 2.2 over) b. Driftsmessig konsekvens av implementering av nytt pasientadministrativt system c. Pukkelkostnader i et år med organisasjonsutvikling d. Faktisk effekt av omlegging av gjestepasientordning somatikk e. Faktisk lønnsoppgjør f. Kostnader knyttet til dyre legemidler (biologiske) g. Likviditetsmessig risiko knyttet til investeringer h. Pasienttransport Vurderingskriteriene er de samme som beskrevet i pkt 2.1. Konsernrevisjonen har gjennomgått risikoområdene og sett på underbyggingen av disse for å vurdere om avsatt reserve vil kunne dekke total risiko av ovennevnte områder. Konsernrevisjonen kan som følge av manglende dokumentasjon ikke bekrefte at avsatt reserve i budsjettet vil være tilstrekkelig til å sikre utvalgte risikoområder. Dette medfører ikke at foretaksledelsens vurdering av at reserven på totalt 110 millioner kroner ikke vil være rimelig/tilstrekkelig i forhold til å sikre resultatet for 2010 i tråd med budsjettet, men at det ligger risikoområder og forutsetninger som det må arbeides med i 2010 for å sikre dette. Konsernrevisjonens gjennomgang har også vist at dagens ufordelte reserve/buffer pr medio mars reelt sett ikke er 110 millioner, men vurdert til å være 45 millioner kroner. Differansen på 65 millioner kroner relaterer seg tiltak innenfor tiltakspakken (jf. pkt 2.2) som ikke er konkretisert. Konsernrevisjonen har ikke foretatt en egen vurdering av om 110 millioner kroner faktisk dekker behovet for reserve i budsjettet for 2010 og den konkrete risiko som inngår i postene. Anbefalinger Konsernrevisjonen anbefaler at det gjennomføres en formell risikoanalyse av de ulike postene som foretaket selv mener er utsatt for risiko og for det samlede budsjettet for å sikre at dette er reelt og tilstrekkelig for å oppnå budsjettbalanse. Konsernrevisjonen anbefaler en aktiv oppfølging av budsjettet på de ulike nivåene i klinikkene. Dersom det oppstår avvik mellom reelle regnskapstall og budsjett må avvik analyseres og kompenserende tiltak vurderes og eventuelt iverksettes. Opprettholdelse av en controllerenhet med høy kompetanse og som har tilstrekkelige ressurser for å understøtte dette arbeidet, vil være avgjørende for å kunne støtte de budsjettansvarlige i slik oppfølging. Konsernrevisjonen anbefaler derfor at foretaket vurderer om tilgjengeligheten/kapasitet til controllerenheten er tilstrekkelig i forhold til klinikkenes behov for støtte. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 6 av 8

7 3 Informasjonsgrunnlag, saksgang og rapportbehandling Dokumentasjon Driftsavtaler 2009 og 2010 Foretaksprotokoller 2009 og 2010 Dokumentasjon fra oppfølgingsmøter mellom Helse Sør-Øst RHF og Vestre Viken HF 2009 og 2010 Budsjettpakken fra Vestre Viken HF til Helse Sør-Øst RHF Budsjettskriv utarbeidet av Vestre Viken HF Dokumentasjon fra styremøter i 2009 og 2010 (herunder saksdokumenter og protokoller) hvor saker om budsjett og økonomi-/aktivitetsrapportering er behandlet. Dokumentasjon utarbeidet i sykehusene; budsjettmaler, inkl. underliggende dokumentasjon i budsjettarbeidet (eks. bemanningsplaner), retningslinjer og rutiner. Stiftelsesprotokoll Vestre Viken HF Dokumentasjon tiltakspakke fra klinikkene Gjennomførte samtaler Navn Sted Stilling Bente H. Mejdell Vestre Viken HF Styreleder Vestre Viken HF Erik Omland Vestre Viken HF Administrerende direktør Runar Nygård Vestre Viken HF Viseadministrerende direktør Kai-Erik Arstad Økonomiavdelingen Controllersjef Pål Gundersen Økonomiavdelingen Controller Åse Sook Kjeldsø Økonomiavdelingen Controller Torunn Hvila Økonomiavdelingen Controller Ingrid Brastad Økonomiavdelingen Controller Merete Johansson Bjørkenes Økonomiavdelingen Controller Gry Tallhaug Økonomiavdelingen Controller Oddbjørn Almås Økonomiavdelingen Tidl. økonomidirektør Ringerike Siri Stai Vesterås Økonomiavdelingen Controller Pål Robertstad Økonomiavdelingen Controller Morten Solli Økonomiavdelingen Controller Terje Bakka Økonomiavdelingen Controller Morten Haugerud Medisinsk klinikk (sykehuset Buskerud) Leder enhet for pasientreiser Rune Abrahamsen Kirurgisk klinikk (sykehuset Buskerud) Avdelingssjef Anders Bjørneboe Kirurgisk avdeling (sykehuset Buskerud) Avdelingssjef Ingvild O. Andersen Kir/Ortopedisk Post 2 (sykehuset Buskerud) Avdelingssykepleier Hilde Eriksen Bråten Med/Kir klinikk (Ringerike sykehus) Fagsjef sykepleie Nina Sæter Med/Kir klinikk (Ringerike sykehus) Seksjonsleder Kari Langedokk Kirurgisk poliklinikk (Kongsberg sykehus) Leder Jane Ø. Bråthen Intern service (Kongsberg sykehus) Avdelingssjef Hanne Lerstang Kir avdeling (sykehuset Asker og Bærum) Avdelingssykepleier Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 7 av 8

8 Saksgang og rapportbehandling Handling Deltaker/Mottaker Dato Utsendelse av mandat Styreleder Vestre Viken HF 10. februar 2010 Bente H Mejdell Oppstartsmøte Viseadministrerende direktør Vestre Viken HF 15. januar 2010 Runar Nygård Utsendelse av rapportutkast 1 Viseadministrerende direktør Vestre Viken HF Runar Nygård 1.mars 2010 Svar på rapportutkast 1 Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst 4. mars 2010 Muntlig orientering til styret Vestre Viken HF Utsendelse av rapportutkast 2 Styret for Vestre Viken HF 4. mars 2010 Viseadministrerende direktør Vestre Viken HF Runar Nygård 17. mars 2010 Svar på rapportutkast 2 Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst 19. mars.2010 Utsendelse av endelig revisjonsrapport til besvarelse og styrebehandling Behandling i styret for Vestre Viken HF Orientering i revisjonskomiteen Helse Sør-Øst RHF Orientering til styret Helse Sør-Øst RHF Administrerende direktør Vestre Viken HF Erik Omland 19. mars 2010 Kopi til: Styreleder Vestre Viken HF Bente H. Mejdell Administrerende direktør Helse Sør-Øst RHF Bente Mikkelsen Styret for Vestre Viken HF 24. mars 2010 Revisjonskomiteen Helse Sør-Øst RHF Styret Helse Sør-Øst RHF Vår 2010 Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 8 av 8