INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I BERGEN GROUP ASA MANDAG 3. AUGUST 2015

Transkript

1 INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I BERGEN GROUP ASA MANDAG 3. AUGUST 2015 SUMMONS TO EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN BERGEN GROUP ASA MANDAG 3. AUGUST 2015

2 Page 1 of 6 UNOFFICIAL OFFICE TRANSLATION THE NORWEGIAN VERSION PREVAILS INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I BERGEN GROUP ASA En ekstraordinær generalforsamling ( EOGF ) i Bergen Group ASA ( Selskapet ) vil bli avholdt Mandag 3. august 2015 KL (lokal tid) i lokalene til Advokatfirmaet Harris DA, Dreggsallmenningen 10/12, 5835 Bergen. SUMMONS TO EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN BERGEN GROUP ASA An extraordinary general meeting (the EGM ) of Bergen Group ASA (the Company ) will be held on Monday 3 august 2015 at (CET) at the offices of Advokatfirmaet Harris DA, Dreggsallmenningen 10/12, 5835 Bergen, Norway. PÅ AGENDAEN ER: ON THE AGENDA IS: 1. ÅPNING AV EOGF I OPENING OF THE EGM Styret i Selskapet har utpekt advokat Camilla Meland Madsen til å åpne EOGF. The board of directors of the Company has nominated lawyer Camilla Meland Madsen to open the EGM. 2. REGISTRERING AV AKSJONÆRER SOM DELTAR I EOGF, PERSONLIG ELLER VED FULLMAKT II REGISTRATION OF SHAREHOLDERS ATTENDING THE EGM, IN PERSON AND BY PROXY 3. VALG AV MØTELEDER III ELECTION OF THE CHAIRMAN OF THE MEETING 4. VALG AV PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER 5. GODKJENNING AV INNKALLING OG AGENDA IV V ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES OF THE MEETING TOGETHER WITH THE CHAIRMAN OF THE MEETING APPROVAL OF THE SUMMONS AND THE AGENDA EOGF vil av praktiske årsaker bli avholdt i en annen kommune enn Selskapets forretningskommune. Due to practical reasons, The EGM will be held in another municipality than the Company's registered municipality. 6. GODKJENNELSE AV AVTALE MED AKSJONÆR ETTER ASAL. 3-8 Styret har foreslått at Selskapet skal inngå en låneavtale med Køhlergruppen AS for lån pålydende opptil NOK Siden Køhlergruppen AS er aksjonær i Selskapet må låneavtalen godkjennes av generalforsamlingen i Selskapet, jf. asal Vedlagt innkallinger følger redegjørelse utarbeidet av PricewaterhouseCoopers (PwC) iht. reglene i asal. 3-8, jf. 2-6, for låneavtalen som foreslås inngått. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter VI APPROVAL OF AGREEMENT WITH SHAREHOLDERS AFTER ASAL. 3-8 The Board has proposed that the Company shall enter into a loan agreement with Køhlergruppen AS for loan denominated up to NOK Since Køhlergruppen AS is a shareholder in the Company, the loan agreement has to be approved by the General Meeting of the Company, ref. Asal Attached this Notice is a report prepared by PricewaterhouseCoopers (PwC) according t Asal. 3-8, ref. 2-6, for the loan agreement proposed entered into. The Board proposes that the general meeting

3 Page 2 of 6 vedtak om å godkjenne at Selskapet inngår en låneavtale med Køhlergruppen AS for lån pålydende opp til NOK etter reglene i asal resolves to approve that the Company enters into a loan agreement with Køhlergruppen AS for loan denominated up to NOK 60 million pursuant to Asal ************************ ******************** På tidspunktet for innkalling er det aksjer utstedt i Selskapet, hver pålydende NOK 1. Hver aksje har en stemme i EOGF, samt like rettigheter i alle andre henseender. I henhold til 12 i Selskapets vedtekter har aksjeeiere rett til å møte og stemme i EOGF for aksjer som er innført i Selskapets aksjeeierregister per 28. juli I henhold til almennaksjeloven 5-15 kan en aksjeeier i EOGF kreve at medlemmer av styret og/eller administrerende direktør gir tilgjengelig informasjon om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er på agendaen eller på bedømmelsen av Selskapets finansielle stilling, med mindre den informasjonen som kreves ikke kan gis uten forholdsmessig skade for Selskapet. For øvrig har en aksjeeier rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsorden. Påmeldingsfrist Aksjonærer som ønsker å delta i EOGF, enten selv eller ved fullmakt, må meddele dette til Selskapet så snart som mulig og senest innen (lokal tid) den 30. juli 2015, ved å fylle ut og returnere vedlagte påmeldingsskjema til Selskapet til en av adressene som er angitt i skjemaet. Aksjonærer som ikke har meldt seg på innen ovennevnte frist kan bli nektet adgang til EOGF, jf. 10 i Selskapets vedtekter. Aksjonærer som vil representeres ved fullmakt anmodes om å bruke vedlagte fullmaktsskjema, og å returnere dette til Selskapet som angitt i fullmaktsskjeamet innen ovennevnte frist. Signert fullmakt må uansett være Selskapet i hende senest på EOGF. Forvalter eller aksjeeier kan ikke møte eller stemme for aksjer som er registrert på særskilt investorkonto (NOM konto - forvalterregistrert). For å kunne møte på generalforsamlingen og avgi stemme for aksjene må aksjeeier overføre aksjene fra NOM kontoen (forvalterregistrert) til en konto i eget navn. Slik omregistrering må fremgå There are at the date of this summons 60,622,009 shares in the Company, each with a nominal value of NOK 1. Each share has one vote in the EGM, and also equal rights in all other respects. In accordance with 12 of the Company's Articles of Association shareholders are entitled to attend and vote in the EGM for shares which were entered into the Company's shareholders register on 28 July In accordance with the Public Limited Liability Companies Act Section 5-15, a shareholder may in the EGM require that any member of the Board of Directors and/or the Chief Executive Officer provides any available information to the EGM which may have an effect on the assessment of any issues on the agenda or the assessment of the Company's financial position, unless the information requested is of such a nature that it cannot be given without inflicting a disproportionate damage to the Company. In addition, a shareholder has the right to table draft resolutions for items included on the agenda. Registration deadline Shareholders that either in person, or through a representative, plan to attend the EGM, must give notice to the Company as soon as possible and at latest by 16:00 (CET) on 30. July 2015, by completing and returning the enclosed attendance form to the Company to on of the addresses set forth in the attendance notice. Any shareholders who has not given notice by the above mentioned deadline may be denied entrance to the EGM, ref. 10 of the Company's Articles of Association. Shareholders who will be represented by proxy are requested to use the attached proxy form, and to return the proxy form to the Company as set forth in the proxy form by the above mentioned deadline. A signed proxy must under any circumstances be received by the Company no later than in the EGM. Manager/nominee may not meet or vote for shares registered in a separate investor account (NOM account). The shareholder must, in order to be able to meet and vote at the General Meeting, transfer the shares from the NOM account to an account in their own name. Such re-registration must be evident by a transcript from the Norwegian Registry

4 Page 3 of 6 av utskrift fra VPS senest ved påmeldingsfristens utløp. of Securities (VPS) at the latest by the expiry of the registration deadline. Bergen/Hanøytangen, 10. juli 2015 Tor Lars Onarheim (s) Styreleder / Chairman of the Board Vedlegg/appendices: Påmeldingsskjema / attendance form Fullmaktsskjema / proxy form

5 Page 4 of 6 DET ER VALGFRITT OM MAN VIL BRUKE DEN NORSKE ELLER DEN ENGELSKE VERSJONEN AV PÅMELDINGSSKJEMAET IT IS OPTIONAL WHETHER TO USE THE NORWEGIAN VERSION OR THE ENGLISH VERSION OF THE ATTENDANCE FORM PÅMELDINGSSKJEMA Dersom du ønsker å delta i ekstraordinær generalforsamling i Bergen Group ASA den 3. august 2015 ("EOGF"), må dette skjemaet fylles ut, signeres og sendes til Bergen Group ASA, attn: Silje Bergmann, enten per: post til adresse: Bergen Group ASA, Hanøytangen 128, 5310 Hauglandshella, Norge, eller e-post til silje.bergmann@bergengroup.no. Utfylt og signert påmeldingsskjema må være motatt av Bergen Group ASA senest 30. juli 2015 kl (lokal tid). Undertegnede vil delta i EOGF og avgi stemme i EOGF for: ATTENDANCE FORM If you wish to attend the extraordinary general meeting in Bergen Group ASA on 3. August 2015 (the "EGM"), this form must be completed, signed and sent to Bergen Group ASA, attn: Silje Bergmann, either by: mail to address: Bergen Group ASA Hanøytangen 128, 5310 Hauglandshella, Norway, or to silje.bergmann@bergengroup.no. A completed and signed attendance form must be received by Bergen Group ASA no later than 30 July 2015 at 16:00 CET. The undersigned will participate in the EGM and vote in the EGM for: egne aksjer, own shares, andre aksjer i henhold til vedlagte fullmaktsskjema(er), other shares in according with the enclosed proxy/proxies, totalt aksjer. Dersom aksjonæren er et foretak, oppgi navnet på personen som vil representere foretaket: in total shares. In the event the shareholder is a legal entity, state the name of the person who will represent the legal entity: (navn på representanten vennligst merk at dersom representanten ikke er berettiget til å representere foretaket må det også utstedes fullmakt, ref. vedlagte fullmaktsskjema) (name of representative please note that if the representative is not entitled to represent the shareholders, proxy must also be granted, ref. the enclosed proxy form) Sted/place Dato/date Aksjeeiers underskrift / shareholder's signature

6 Page 5 of 6 DET ER VALGFRITT OM MAN VIL BRUKE DEN NORSKE ELLER DEN ENGELSKE VERSJONEN AV FULLMAKTSSKJEMAET IT IS OPTIONAL WHETHER TO USE THE NORWEGIAN VERSION OR THE ENGLISH VERSION OF THE PROXY FORM FULLMAKTSSKJEMA Dersom du ønsker å la deg representere ved fullmakt i ekstraordinær generalforsamling i Bergen Group ASA den 3. august 2015 ("EOGF"), må begge sider av dette skjemaet fylles ut, signeres og sendes til Bergen Group ASA, attn: Silje Bergmann enten per: post til adresse Bergen Group ASA, Hanøytangen 128, 5310 Hauglandshella, Norge, eller e-post til silje.bergmann@bergengroup.no. Utfylt og signert fullmaktsskjema må mottas av Bergen Group ASA senest 30. juli 2015 kl (lokal tid). Fullmakt (med eller uten stemmeinstruks) kan gis til en navngitt fullmektig. Dersom skjemaet mottas uten å ha navngitt en fullmektig, vil fullmakten anses gitt til styreleder Tor Lars Onarheim eller slik annen person som han bemyndiger. PROXY FORM If you wish to be represented by proxy in the extraordinary general meeting in Bergen Group ASA on 3 august 2015 (the "EGM"), both sides of this form must be completed, signed and sent to Bergen Group ASA, attn: Silje Bergmann, either by: mail to address Bergen Group ASA, Hanøytangen 128, 5310 Hauglandshella, Norway, or to silje.bergmann@bergengroup.no. A completed and signed proxy form must be received by Bergen Group ASA no later than 30 July 2015 at 16:00 CET. A proxy (with or without) voting instructions may be granted a nominated proxy holder. If the form is received without naming a proxy holder the proxy will be deemed given to styreleder Tor Lars Onarheim or any other person designated by him. Undertegnede gir herved fullmakt til: Tor Lars Onarheim (eller en person bemyndiget av han), eller (navn på fullmektig vennligst bruk blokkbokstaver) fullmakt til å møte og stemme for mine/våre aksjer i EOGF. Ved stemmegivning skal fullmektigen 1 : stå fritt til å stemme slik fullmektigen selv måtte ønske, eller stemme i henhold til stemmeinstruksen angitt på neste side. Ved benkeforslag, endringer eller erstatning av forslagene i agendaen, står fullmektigen fritt til å stemme slik fullmektigen selv måtte ønske. Dersom innholdet i stemmeinstruksen er utydelig, vil fullmektigen basere sin stemmegivning på en rimelig forståelse av ordlyden i fullmakten. Dersom en slik rimelig forståelse ikke finnes, kan fullmektigen stemme etter eget valg velge å avstå fra å stemme. The undersigned hereby grants: Tor Lars Onarheim (or a person designated by him), or (name of nominated proxy holder - please use capital letters) proxy to attend and vote at the EGM for all my/our shares. In respect of voting, the proxy holder shall 2 : be free to vote as desired in the proxy holder's sole discretion, or vote in accordance with the voting instructions set forth at the next page. Any motion from the floor, amendments or replacement to the proposals in the agenda, will be determined at the proxy holder s discretion. In case the contents of the voting instructions are ambiguous, the proxy holder will base his/her understanding on a reasonable understanding of the wording of the proxy. Where no such reasonable understanding can be found, the proxy may at his/her discretion refrain from voting. 1 Om det ikke er krysset av for om fullmektigen står fritt ved stemmegivning eller ikke og det ikke er gitt stemmeinstruks nedenfor, skal fullmektigen stå fritt ved sin stemmegivning. 2 If it is not ticked of whether the proxy holder shall be free to vote as desired or not and no voting instructions are given below, the proxy holder shall be free to vote as it desires.

7 Page 6 of 6 STEMMEINSTRUKS / VOTING INSTRUCTIONS Agenda nummer / agenda tittel Agenda number / agent title 3 III Valg av møteleder Election of the chairman of the meeting For In favour Mot Against Avstå / blank Abstention 4 IV 5 V 6 VI Valg av person til å medundertegne protokollen fra EOGF sammen med møteleder Election of a person to co-sign the minutes of the EGM together with the chairman of the meeting Godkjenning av innkalling og agenda Approval of the summons and the agenda Godkjenning av låneavtale med Køhlergruppen AS for lån pålydende opptil NOK etter reglene i asal Approval of loan agreement with Køhlergruppen AS for loan denominated up to NOK 60 million pursuant to Asal Aksjonærenes navn / the shareholder's name: (bruk blokkbostaver / use capital letters) Sted/place Dato/date Aksjeeiers underskrift / shareholder's signature (om aksjeeier er et foretak må firmaattest vedlegges / if the shareholder is a legal entity, a certificate of incorporation evidencing the right to sign on behalf of the entity must be enclosed)

8

9

10

11