In case of discrepancy between the Norwegian language original text and the English language translation, the Norwegian text shall prevail

Transkript

1 In case of discrepancy between the Norwegian language original text and the English language translation, the Norwegian text shall prevail Til aksjeeierne i Morpol ASA To the shareholders of Morpol ASA Oslo, 1. august 2011 INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Oslo, Norway, 1 August 2011 NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING Styret i Morpol ASA ( Selskapet ) innkaller herved til ekstraordinær generalforsamling. Tid: 22. august 2011 kl Sted: Advokatfirmaet Selmer DA, Tjuvholmen Allé 1, 0252 Oslo The board of directors of Morpol ASA (the Company ) hereby convenes an extraordinary general meeting. Time: 22 August 2011 at 13:00 (CET) Place: Advokatfirmaet Selmer DA, Tjuvholmen Allé 1, 0252 Oslo, Norway Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen: 1. Åpning av møtet ved styrets leder Thorhild Widvey, med opptak av fortegnelse over møtende aksjeeiere 2. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden 4. Valg av styremedlemmer The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting: 1. Opening of the meeting by chairman of the board Thorhild Widvey, including the taking of attendance of shareholders present 2. Election of chairperson of the meeting and a person to co-sign the minutes 3. Approval of notice and agenda 4. Election of Board members Det er aksjer i Selskapet, og hver aksje gir én stemme. Selskapet eier per dato for denne innkallingen ingen egne aksjer. Styret oppfordrer alle aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen til å fylle ut og sende inn vedlagte påmeldingsskjema slik at det mottas av DnB NOR Bank Verdipapirservice innen 18. august kl Aksjonærer kan også registrere sin påmelding elektronisk via Investortjenester eller via Selskapets nettside Aksjeeiere som ikke har anledning til å møte selv på generalforsamlingen kan gi fullmakt til styrets leder ved å fylle ut og sende inn vedlagte fullmaktskjema, eller gi annen person fullmakt til å stemme for vedkommendes aksjer. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og fremlagt senest på generalforsamlingen. Styret There are shares outstanding in the Company, and each share carries one vote. As of the date of this notice, the Company does not hold any own shares. The board of directors encourages all shareholders that wish to attend the general meeting to fill in and send the attached registration form so that it is received by DnB NOR Bank Verdipapirservice no later than 18 August 12:00 CET. Shareholders may also register online via Investor Services or via the Company s website at Shareholders who cannot attend the general meeting in person may authorise the chairman of the board by completing and sending the attached proxy form, or give another person proxy to vote for his/her shares. The proxy must be in writing, dated, signed and presented at the latest at the general meeting. The board of directors encourages 1/3

2 oppfordrer til at fullmakter sendes inn slik at de mottas av DnB NOR Bank Verdipapirservice innen kl den 18. august Styrets leder vil bare ta imot fullmakter som er bundet, slik at det er angitt hvordan fullmektigen skal stemme i hver enkelt sak og som er mottatt av DnB NOR Bank Verdipairservice innen kl den 18. august Se vedlagte fullmaktsskjema for ytterligere informasjon om fullmakter. Aksjeeiere har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver. En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse. Det samme gjelder opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Informasjon vedrørende den ekstraordinære generalforsamlingen, herunder denne innkalling med vedlegg og Selskapets vedtekter, er tilgjengelig på Selskapets nettside that proxies are received by DnB NOR Bank Verdipapirservice no later than 18 August :00 CET. The chairman of the board will only accept proxies with instructions, so that it is stated how the proxy holder shall vote in each matter and which are received by DnB NOR Bank Verdipapirservice no later than 18 August :00 CET. Please refer to the attached proxy form for further information on proxies. Shareholders have the right to suggest resolutions in matters that are to be resolved on by the general meeting. Shareholders have the right to be assisted by an adviser, and may give one advisor the right to speak. A shareholder may demand that board members and the CEO provide available information at the general meeting about matters which may affect the assessment of items which have been presented to the shareholders for decision. The same applies to information regarding the Company s financial position and other business to be transacted at the general meeting, unless the information demanded cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. Information regarding the extraordinary general meeting, including this notice with attachments and the Company s Articles of Association, are available at the Company s website Med vennlig hilsen, for styret i Morpol ASA Yours sincerely, for the board of directors of Morpol ASA Thorhild Widvey Styrets leder Thorhild Widvey Chairman of the board 2/3

3 Styrets forslag The proposals of the board of directors Til sak 2 Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen To item 2 Election of chairperson of the meeting and a person to co-sign the minutes Styret foreslår at generalforsamlingen velger Lars Knem Christie som møteleder og at Marianne Marker Holsing velges til å medundertegne protokollen. The board proposes that the general meeting elects Lars Knem Christie as chairperson for the meeting and that Marianne Marker Holsing is elected to co-sign the minutes. Til sak 4 Valg av styremedlemmer To item 4 Election of Board members Valgkomiteen foreslår å utvide styret til seks medlemmer, og foreslår valg av to nye styremedlemmer; Elbjørg Gui Standal og Bjørn Myrseth. Forslaget innebærer at Myrseth tiltrer styret 1. januar 2012 og Elbjørg Gui Standal tiltrer med umiddelbar virkning etter den ekstraordinære generalforsamlingen. Valgkomiteens innstilling er vedlagt denne innkallingen og tilgjengelig på Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling. * * * Ingen andre saker foreligger til behandling. The nomination committee proposes to increase the board of directors to six members, thus proposes election of two new board members; Ms Elbjørg Gui Standal and Mr Bjørn Myrseth. The proposal is that Mr Myrseth joins the board of directors 1 January 2012 and Elbjørg Gui Standal joins with immediate effect following the extraordinary general meeting. The nomination committee's recommendation is attached hereto and is available at The board proposes that the general meeting makes a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation. * * * There are no other items on the agenda. 3/3

4 PIN code: Ref no: Notice of Extraordinary General Meeting Extraordinary General Meeting in Morpol ASA will be held 22 August 2011 at 13:00 CET at Advokatfirmaet Selmer DA, Tjuvholmen Alle 1, 0252 Oslo, Norway In the event the shareholder is a legal entity it will be represented by: Name of representative (To grant proxy, use the proxy form below) Attendance form If you wish to attend the extraordinary general meeting (EGM), we kindly ask you to send this form to Morpol ASA c/o DnB NOR Bank ASA, Verdipapirservice, N-0021 Oslo, Norway, or fax to Attendance may also be registered on Morpol ASA s website on or through Investortjenester a service provided by most Norwegian registrars. The pin code and the reference number are required for registration. The board of directors encourages all shareholders that wish to attend the EGM to fill in and send this registration form by 18 August :00 CET. The undersigned will attend at Morpol ASA s extraordinary general meeting on 22 August 2011 and vote for own shares other shares in accordance with enclosed proxy In total shares Place Date Shareholder s signature (If attending personally. To grant proxy, use the form below) Proxy (with voting instructions) PIN code: Ref no: If you wish to give voting instruction to the proxy holder, please use the present proxy form. The items in the detailed proxy below refer to the items in the extraordinary general meeting agenda. A detailed proxy with voting instructions may be granted a nominated proxy holder or the chairman of the board. A proxy not naming a proxy holder will be deemed given to the chairman of the board, or any person designated by him. The chairman of the board will only accept detailed proxies were instructions are given by use of the present proxy form. Neither Morpol ASA nor the chairman of the board can be held liable or responsible for any loss resulting from error or delays in fax or postal service, or that the proxy in any other way is not received by the authorised in time. Morpol ASA and the chairman of the board cannot guarantee that votes will be casted in accordance with the proxy, and accept no liability or responsibility in connection with casting of votes in accordance with the proxy or as a result of votes not being casted. We kindly ask you to send the proxy with voting instructions by mail or fax to Morpol ASA c/o DnB NOR Bank ASA, Verdipapirservice, NO-0021 Oslo, Norway, or faxed to Online registration is not available for registrations of voting instructions. The board of directors encourages all shareholders that send proxies, to make sure this reach DnB NOR Bank Verdipapirservice no later than 18 August 12:00 CET. The chairman of the board will only accept proxies which are received by DnBNOR Bank Verdipapirservice no later than 18 August 12:00. Page 1 of 2

5 PIN code: Ref no: The undersigned: hereby grants (check-off): the chairman of the board, (or a person designated by him), or: Name of nominated proxy holder (please use capital letters) proxy to attend and vote at the extraordinary general meeting of Morpol ASA on 22 August 2011 for my/our shares. The votes shall be submitted in accordance with the instructions below. Please note that any items below not voted for (not ticked off), will be deemed as an instruction to vote in favour of the proposals in the notice. Any motion from the floor, amendments or replacement to the proposals in the agenda, will be determined at the proxy holder s discretion. The chairman of the board, or any person designated by her, will only vote in accordance with the instructions given in this proxy, or in favour of the proposals in the agenda if it is not voted for (ticked off) any such proposal. Shareholders giving proxy to the chairman will not be able to exercise their voting rights in favour of any motion from the floor, amendments or replacement to the proposals in the agenda. In case the contents of the voting instructions are ambiguous, the proxy holder will base his/her understanding on a reasonable understanding of the wording of the proxy. Where no such reasonable understanding can be found, the proxy may at his/her discretion refrain from voting. Agenda EGM 2011 In favour Against Abstention 1. Approval of the taking of attendance 2. Election of a chairperson for the meeting and a person to co-sign the minutes 3. Approval of notice and agenda 4. Election of Board members The above mentioned proxy holder has been granted power to attend and to vote for my/our shares at the extraordinary general meeting in Morpol ASA to be held 22 August Place Date Shareholder s signature (Only for granting proxy with voting instructions) With regard to rights of attendance and voting we refer you to The Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. A written power of attorney dated and signed by the beneficial owner giving such proxy must be presented at the meeting. If the shareholder is a company, please attach the shareholder s certificate of registration to the proxy. Page 2 of 2

6 Pinkode: Referansenr.: Innkalling til ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling i Morpol ASA avholdes 22.august 2011 kl hos Advokatfirmaet Selmer DA, Tjuvholmen Alle 1, 0252 Oslo. I det tilfellet aksjeeieren er et foretak vil aksjeeieren være representert ved: Navn (Ved fullmakt benyttes blanketten under) Møteseddel Dersom De ønsker å møte i den ekstraordinære generalforsamlingen, henstilles De om å sende denne møteseddel til Morpol ASA c/o DnB NOR Bank ASA, Verdipapirservice, NO-0021 OSLO, eller til telefaks: Påmelding kan også skje fra Morpol ASAs hjemmeside eller via Investortjenester. Referansenummeret må oppgis ved påmelding. Styret oppfordrer alle aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen til å fylle ut og sende påmeldingsskjemaet innen 18.august 2011 kl Undertegnede vil møte på Morpol ASAs ekstraordinære generalforsamling 22.august 2011 og avgi stemme for egne aksjer andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er) Totalt aksjer Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfor) Fullmakt med stemmeinstruks Pinkode: Referansenr.: Dersom De ønsker å gi stemmeinstrukser til fullmektigen må dette skjemaet brukes. Sakslisten i fullmaktsinstruksen under henviser til sakene på dagsorden for ekstraordinær generalforsamling. Fullmakt med stemmeinstruks kan meddeles den De bemyndiger eller styrets leder. Fullmakter som ikke angir en fullmektig vil anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Styrets leder, eller den han utpeker, vil bare akseptere fullmakter avgitt med instruks ved bruk av dette fullmaktsskjemaet. Fullmakten sendes per post til Morpol ASA c/o DnB NOR Bank ASA, Verdipapirservice, NO-0021 OSLO, eller til telefaks nr.: Elektronisk innsendelse av fullmakt med stemmeinstrukser vil ikke være mulig. Verken Morpol ASA eller styrets leder kan holdes ansvarlig for tap som måtte oppstå som følge av feil eller forsinkelser i telefaks eller postgang, eller at fullmakten på annen måte ikke kommer frem til fullmektigen i tide. Morpol ASA og styrets leder kan ikke garantere at det vil bli avgitt stemme i henhold til fullmakten, og aksepterer intet ansvar i forbindelse med avgivelse av stemme i henhold til fullmakten eller som følge av at stemme ikke blir avgitt. Styret oppfordrer alle aksjeeiere som avgir fullmakt om at den er DnB NOR Bank Verdipapirservice i hende innen 18. august 2011 kl Styrets leder vil kun akseptere fullmakter som er mottatt av DnB NOR Bank Verdipapirservice innen 18.august 2011 kl side 1 av 2

7 Pinkode: Referansenr.: Undertegnede: gir herved (sett kryss): Styrets leder (eller den han bemyndiger), (Fullmektigens navn med blokkbokstaver) fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer på ekstraordinær generalforsamling 22.august Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at ikke avkryssede felt i agendaen nedenfor vil anses som en instruks om å stemme for forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet benkeforslag, forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen. Styrets leder, eller den han utpeker, vil bare avgi stemme i henhold til instruks gitt i henhold til denne fullmakten, eller for forslagene i agendaen dersom det ikke er stemt for (krysset av) for noen av sakene. Aksjeeiere som gir fullmakt til styrets leder vil derfor ikke få anledning til å stemme for benkeforslag, forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen, I det tilfellet stemmeinstruksen er uklar vil fullmektigen utøve sin myndighet basert på en fornuftig tolkning av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme. Agenda ekstraordinær generalforsamling 2011 For Mot Avstår 1. Godkjenning av opptak til fortegnelse over møtende aksjeeiere 2. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden 4. Valg av styremedlemmer Ovennevnte fullmektig har fullmakt til å møte og avgi stemme i Morpol ASAs ekstraordinære generalforsamling 22.august 2011 for mine/våre aksjer. Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt) Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier (beneficial owner). Dersom aksjeeieren er et selskap, skal aksjeeierens firmaattest vedlegges fullmakten. side 2 av 2