Frist for kommentarer/anmerkninger fra IPG er 11.9., slik at kommentarer/anmerkninger fra IPG kan tas med i AMUs behandling fredag 12. september.

Transkript

1 REFERAT IPG-møte Styrerommet Schnitlergården, Intern prosjekteringsgruppe (IPG) Til stede: Karen Marie Skaret (Studentrepresentant) John Magne Grindeland (ALT) Camilla Trud Nereid (ALT) Håvard Ravn Ottesen (Tillitsvalgt) Anja van de Viel (Tillitsvalgt) Heidi Brurok (SØR) Einar Hjorthol (AFT) Ketil Arnesen (AFT) Margareth Nupen (hovedverneombud) Hanna Maria Jones (kommunikasjon/campus) Randi Utstrand-Åsentorp (SPO) Gøril Mjønes (SKB) Bjørn Klefstad (AITel) Pål Risan (SKB Magnus Bjerke (SP) Christian Brødreskift (campus) Agenda: 1) Kontorløsninger Vedlegg: Presentasjon fra møtet Tegninger kontorløsninger Kommentarer/tilbakemelding på tegningene Kontorløsninger Gjennomgang av presentasjon (vedlagt) ved Christian Brødreskift. Randi Utstrand-Åsentorp (SPO) informerte om arbeidsmønsterkartlegging. Frist for kommentarer/anmerkninger fra IPG er 11.9., slik at kommentarer/anmerkninger fra IPG kan tas med i AMUs behandling fredag 12. september. Gjennomgang av tegninger (vedlagt). Spørsmål: Det er nevnt at det er større kapasitet nå enn tidligere løsninger. Har vi plass til alle ansatte slik vi er bestykket i dag? Nei, ikke inkludert HA. Det er ca 40 plasser per etasje. Siden 2003 har HA økt med 131 ansatte. Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag NO-7004 Trondheim Besøksadresse: Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.:

2 Side 2 av 4 Alle ansatte vil ikke bli glad for å sitte i landskap. Hvor mye billigere er det å sitte i landskap? Hvor mange flere er det plass til? Har ikke rukket å gjøre beregninger på siste oppdaterte tegninger. Økonomibetraktning må ettersendes deltakerne i IPG. Har du differansen på +/- antall ansatte? Bufferen på Kalvskinnet er Sukkerhuset og Schnitlergården. Antall ansatte inn i teknologibygget kommer an på hva HiST gjør med disse lokalene. Hva er det totale antallet kontorplasser på Sukkerhuset og Schnitlergården? Nøyaktige tall må ettersendes deltakerne. Hvorfor er det tegnet inn 8-mannsrom i noen etasjer, og 4-mannsrom på samme sted i andre? Vanskelig å forholde seg til menge ulike løsninger. Har forståelse for at det er vanskelig. Poenget er å få tegnet inn flest mulig slik at vi sikrer at klima/ventilasjon tilpasses det høyest mulig antall personer. Dersom et rom klimateknisk tilpasses åtte personer gir det fleksibilitet til å enten bruke rommet til et møterom for 8 personer eller et flermannskontor for 4 personer. Det er mye vanskeligere å få til motsatt. Hvor mange arbeidsplasser ville det vært dersom det var cellekontorer? I 2003 var det tegnet inn i snitt 35 cellekontorer per etasje. Mot østfasaden som i ny løsning rommer 18 arbeidsplasser (i grupper på 6) ville det vært plass til 8 cellekontor. I hvilket format ønskes innspillene videre? Hvordan sikres det at innspillene tas inn til arkitekt? Hvis det er dissens i IPG er forumet over styringsgruppe. Dersom det er dissens i tilbakemeldingene fra IPG må det eskaleres til styringsgruppen. Når sitter vi her og snakker om det samme vedrørende CK2? November 2014 er et anslag. Teknologibygget blir en erfaring i så måte. Nå tegner arkitektene ut fundamentering i CK2, og rådgivende entreprenør skal gi et endelig kostnadstilbud i desember. Kommentarer/anmerkninger: Det er ikke låst hvem som skal sitte hvor, og hvor mange kontorer det skal være kontra stillerom, men det er tegnet en infrastruktur som viser at det er mulig. Linjen har jo et ansvar i fordelingen her. Bekymret for plassering av de som jobber med eksamen. Bekymring for at de som jobber med sensitivt materiale havner i landskap og at det jobbes med sensitivt materiale i områder som er åpne ut mot fellesareal. Det oppfordres til å fremme konkrete bekymringer vedrørende plassering av funksjoner i egen linje, ettersom beslutninger om innplassering er et linjeansvar. Det er problematisk at arbeidsmønsterkartleggingen gjennomføres etter at infrastrukturen er satt. Det eneste gyldige argumentet for åpne løsninger er at de er valgt økonomiske årsaker. Bekymret for at det ikke er nok cellekontor til de som skal forske og trenger absolutt ro. Mange miljøer som sitter i landskap og flermannskontor i dag og gjerne vil fortsette med det. Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag N-7004 Trondheim Besøksadresse: Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.:

3 Side 3 av 4 Akkurat samme diskusjoner som gjentas i alle fora, folk er lei av å gjenta argumentene. Er det ikke så at situasjonen er slik at rektor har bestemt føringene og nå er det opp til linjelederne å fordele hvem skal sitte i cellekontor og ikke? Det er en viktig og interessant diskusjon her om proporsjoner. Tegningene ser spennende ut. Det er fleksible løsninger som gir muligheter. Det viktigste er at alle som skal inn i bygget får plass, verre om noen må sitte et annet sted fordi alle skal ha cellekontor, slik erfaringen er fra Høgskolen i Bergen. Ligger i lederrollen at folk opprettholder motivasjonen og har personalansvar. Vær synlig for arbeidstakerne slik at de kan komme med sine bekymringer og På vegne av fagstaben på AITel fremmes et ønske om flere cellekontor ut fra undervisningsform, spesielt med tanke på nettbasert undervisning. Konklusjon: Innspill fremmet i møtet referatføres. Ytterligere innspill sendes til Christian Brødreskift innen utgangen av og tas med i videre behandling i AMU. Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag N-7004 Trondheim Besøksadresse: Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.:

4 Side 4 av 4 Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag N-7004 Trondheim Besøksadresse: Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.:

5 GASS LAGER GANG GARASJE DRIFT 54 AREMOTTAK C/M C/M LANDSKAP (+13.22) SOSIAL TRAPP 16 4 C/M M FM.KONT. 16 C/M 10 KOPI LANDSKAP 28 F/M AVFALL FM.KONT KJØL KOPI 1 F/M 2 SOSIAL FM.KONT. 16 LANDSKAP F/M FM.KONT. 16 RULLESTOLER VAREMOTTAK RROM FELLESLAGER FM.KONT. 13 C/M VAKTROM LAGER BK LAGER 4 +12, SERVICESENTER STUDENTPARLAM. 37 ARKIV HCWC WC TRAPP ,38 +12,27 +12,87 +13, SENTRALROM 883 (+13.89) FLERBRUK , SCENE 77 STATSBYGG HOVEDINNGANG +13,38 +14,91 +14,91 HIST INNREDNING PLAN 1 1:200 SLYNGSTAD AAMLID ARKITEKTER

6 1.8.6 LAGER C/M SOSIAL TRAPP 16 M 5 M 6 C/M 9 KOPI KJEMI GJESTELAB 144 LANDSKAP LAG.. KOPI VASK 14 F/M 3 F/M SOSIAL 1 LANDSKAP VEIE KJEMI LAB FORBERED 7 F/M LAGER WC 7 +16, BK 3 +17, GRUPPE 15 UV UV HCWC 5 UV WC TRAPP GANGSONE GANG GRUPPE , GRUPPE 10 STATSBYGG HIST INNREDNING PLAN 2 1:200 SLYNGSTAD AAMLID ARKITEKTER

7 1.7.5 ETER C/M SOSIAL TRAPP 16 M ORGANISK LAB M 6 KOPI C/M 9 LANDSKAP LAG INSTRUMENTELL LAB 119 KOPI VASK VEIE 7 F/M 3 F/M SOSIAL 1 LANDSKAP STER KJØL FORBERED 7 F/M LAGER FOU LAB WC 7 +19, BK 3 UV UV UV HCWC WC TRAPP GANGSONE , GRUPPE GRUPPE GANG ,78 +22, GRUPPE 10 STATSBYGG HIST INNREDNING PLAN 3 1:200 SLYNGSTAD AAMLID ARKITEKTER

8 C/M SOSIAL TRAPP 16 M 5 M 6 KOPI C/M 9 LANDSKAP 12 KOPI 1 LANDSKAP INGENIØRLAB 333 MASTER STUD. F/M 1 SOSIAL 1 F/M WC 7 +22, P-LAB BK P-LAB MASTERLAB HCWC WC TRAPP GANGSONE , PAUSE GANG UNDERVISNING ,48 STATSBYGG HIST INNREDNING PLAN 4 1: ,45 SLYNGSTAD AAMLID ARKITEKTER

9 TRAPP IT-STØTTET LAB 191 F/M DRIFTSLAB PAUSE 19 KOPI LANDSKAP 12 KOPI SOSIAL LANDSKAP F/M 1 SOSIAL SERVER PROSJ.K PROSJ.K WC BK UNDERVISNING/ PROGRAMUTVIKL.LAB UNDERVISNING/ PROGRAMUTVIKL.LAB UNDERVISNING/ MASTER HCWC TRAPP ,81 +28, GANGSONE TERNINGTAK ,18 STATSBYGG HIST INNREDNING PLAN 5 1:200 SLYNGSTAD AAMLID ARKITEKTER

10 7 SOSIAL LANDSKAP C/M 2 LANDSKAP 40 LANDSKAP KOPI 2 KOPI F/M 1 SOSIAL 1 KOPI C/M LANDSKAP C/M FORROM 22 STATSBYGG HCWC 5 F/M TRAPP 25 HIST INNREDNING PLAN 6 1:200 SLYNGSTAD AAMLID ARKITEKTER

11 IPG-møte

12 : Rektor lagt frem sine føringer for kontorløsninger på ledermøte : Notat fra rektor med strategiske føringer vedrørende kontorløsninger ferdigstilt : Behandlet i styringsgruppemøte for utvikling av campus Kalvskinnet : Fremmet av arbeidsgiver i IDF

13 Status kontorløsninger Statsbygg har fått strategiske føringer om at det er ønsket åpne løsninger som hovedregel Arkitektene skissert løsninger presentert for brukerkoordinator/campus ved HiST Verneombud og HMS/personal har deltatt i møtene for ivaretakelse av HMS og arbeidsmiljø (studenttilgang, støyskjerming, stillesoner og mangfold i kontorløsninger). Arbeidsmøter gjennomført i regi av Statsbygg 20.8., 27.8 og 3.9. Videreutvikling av første fremlagte skisser Prosess nå er at fremlagte tegninger behandles i IPG og AMU 12. Sept. Drøftingssak i IDF uke Oktober frist for låsing av tegninger

14 Åpen prosess Campdirektør og brukerkoordinator er HiSTs representanter overfor Statsbygg/Betonmast I HiST benyttes IPG som medvirkningsorgan i alle byggesaker Underliggende interne arbeidsgrupper i enkeltsaker for å sikre relevant kompetanse (eks brukerutstyr) Hovedavtalen i staten, 13 Forhandlinger:

15 Arbeidsmønsterkartlegging Skal gjennomføres i siste halvdel av september/oktober Målet med kartleggingen er å få et bilde av hvordan organisasjonen jobber i dag, og hvordan lokalene spiller inn på arbeidsmønsteret ut ifra nå-situasjonen. Kartleggingen skal gi mer kunnskap om hvorfor vi jobber som vi gjør i dag, og om det er på grunn av eller på tross av arbeidslokalene Kartleggingen vil være et viktig bidrag inn mot å få til en hensiktsmessig innplassering og gi et underlag for å si hvordan de ulike vitenskapelige og teknisk-administrative fagmiljø best mulig bør ligge i forhold til hverandre.

16 Innplassering Innplassering foregår i linjen Det vil si dekaner og seksjonsdirektører har ansvar for egen enhet dette er en prosess som ikke er påbegynt, men hvor arbeidsmønsterkartleggingen vil kunne gi nyttig kunnskap Mat, kjemi, bio, AITel og høgskoleadministrasjonen er de som var planlagt inn i Eneste endring er at bio blir på Øya. I 2003 var det tegnet inn dedikerte etasjer per studieprogram og for administrasjon og plan 6 dedikert for utleie Forutsetningene er endret siden da: Antall ansatte og studenter har økt

17 UTVIKLING AV TEGNINGER FREMLEGG I DAG. FRIST FOR KOMMENTARER: KL 23.59

18 20. august

19 Hvilke innspill har HiST gitt? Studentkontakt/veiledning skal ivaretas Landskapet skal ikke være for stort (forskningsbasert) Støyskiller Skille mellom ulike soner for støy/stille De åpneste arealene er de stilleste sonene Ikke gjennomgangstrafikk i landskap Tre «nivåer»: Cellekontor/multirom/veiledning Flermannskontor Landskap Stillerom/samtalerom/møterom må være forholdsmessig i forhold til arbeidsplasser Sosial sone og arbeidsplasser skal ikke forstyrre hverandre Maksimal utnyttelse

20 27. august

21 9. september

22 Tegninger: pdf

23 Hanna Maria Jones Fra: Christian Brødreskift Sendt: 11. september :39 Til: Hanna Maria Jones; Randi Utstrand-Åsentorp Emne: VS: CK1 og CK2 Fra: Knut Ole Lysø Sendt: 11. september :08 Til: Helge Klungland Kopi: Hans Marius Eikseth; Torkel Haugan Hansen; Greta Hjertø; Wenche Karin Malmedal; Harald Bruland; Contact Arve Lingaas; Camilla Trud Nereid; Einar Hjorthol; Per Borgesen; Christian Brødreskift; Gunnar Bendheim; Ingrid Volden; Karen Marie Eidem Skaret; Thomas Toft; Annepetra Jenssen; Ronny Kjelsberg; Einar Hjorthol; Ketil Arnesen; Bjørn Klefstad; John Magne Grindeland; Marianne Schjølberg; Sølvi Karlsen; Hege Barreth Jacobsen; Heidi Brurok; Christian Brødreskift; Karen Marie Eidem Skaret; Thomas Toft; Anja van de Wiel; Håvard Ravn Ottesen; Margareth Elin Nupen; Anita Brækken; Frøydis Aksnes; Sigrid Nakrem; Arve Sletten; Annepetra Jenssen Emne: CK1 og CK2 Campusutviklingen (CK1 og CK2) Tjenestemannsorganisasjonene v/hist viser til rektors notat av 13/3-14 om «Kontorløsninger i nye HiSTlokaler». Innholdet i notatet var oppe til drøfting i IDF-møtet 4/4-14. Rektor skriver i notatet: «I ettertid vil notatet og drøftingene (IDF) være førende for videre campusutvikling.». Som referatet fra drøftingene i IDF-møtet viser, uttrykte samtlige tjenestemannsorganisasjoner tvil om de skisserte kontorløsningene er hensiktsmessige og et svar på ønsket om at «også ansattarealer skal være inviterende i forhold til den samhandlingen vi ønsker mellom ansatte og studenter». I den åpne prosessen HiST hevder de fører, ønsker tjenestemannsorganisasjonene å få framlagt hvilke spor organisasjonene har satt i denne prosessen. Med andre ord ber vi derfor rektor om å peke på hvilken innvirkning tjenestemannsorganisasjonenes innspill har hatt for prosessen etter 13/3-14. Ifølge notatet fra rektor skal undervisning og studentene prioriteres, og ansattarealer å være inviterende i forhold til samhandlingen som ønskes mellom ansatte og studenter. Den generelle oppfatningen blant faglige ansatte er at åpne kontoromgivelser er mindre inviterende til studenter som vil få hjelp og veiledning på en spontan og trygg måte. En utpreget utbygging i form av glassløsninger peker i samme negative retning. Vi viser til erfaringer og en stor mengde dokumentasjon som viser at åpne kontorløsninger hindrer produktivitet. Ifølge en dansk analyse opplever ansatte i åpne kontorlandskap dårligere konsentrasjon, mens 35 prosent opplever at de gjør feil på jobben (se Ifølge Dr. Knut Inge Fostervold ved Psykologisk Institutt (UiO) er åpne kontorlandskaper unisont negativt. Det er vanskelig å finne positive effekter på trivsel, produktivitet eller økt samarbeid blant arbeidstagerne. Den allmenne oppfatningen er jo at landskap fører til økt samarbeid og økt tilflyt av informasjon, men det er dessverre ikke gjort noen forskningsfunn som tyder på at dette faktisk medfører riktighet. Snarere tvert imot. [Side #]

24 En masteroppgave ved UiT (2011) viser at et åpent kontorlandskap er bare positivt for rutinepreget arbeid, mens det er negativt for konsentrasjonskrevende arbeid. Ikke minst har kontorløsningen effekt på helse. Ifølge SINTEF-forsker Truls Gjestland viser studier en generell sammenheng mellom helsestatus og kontortype, der personer i mellomstore og små landskap hadde dårligst helse, mens personer som arbeider på cellekontor har best helse. Jan Pejtersens arbeid (seniorforsker ved Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø, Danmark) viser at ansatte i kontorlandskap hadde flere problemer med inneklima, støy og konsentrasjon. Jo større kontorene var, jo større var problemene. Til gjengjeld var det ikke markante forskjeller på de ansattes opplevelse av sosial støtte og tilbakemelding. Tjenestemannsorganisasjonene har bedt om å få tallfestet kostnader og arealbruk for ulike løsninger, men vi kan ikke se å ha mottatt slike beregninger. Vi har ved flere anledninger også etterlyst dokumentasjon for hensiktsmessigheten av åpne kontorlandskap. Dette har vi heller ikke fått. Samtidig kjøres saken videre uten at vi opplever reell innflytelse og medvirkning. Det er også betenkelig at infrastrukturen (bl.a. veggplassering og ventilasjon) fastsettes før det er innhentet opplysninger om ansattes arbeidssituasjon og den enkeltes hensiktsmessige organisering av jobben. Tjenestemannsorganisasjonene konkluderer med at saken ikke er godt nok utredet. Ronny Kjelsberg Carl Christian Storvold Rodrigo De Miguel Frøydis Aksnes Knut Ole Lysø NTL Nito Tekna Parat Forskerforbundet [Side #]

25 Trondheim Romplan 4. og 5. etg. Teknologibygg Innspill fra AITeL etter IPG-møtet På bakgrunn av et ønske om ytterligere funksjonstilpassede kontorløsninger og et ønske om å ivareta så mange som mulig av dagens ordninger for studentveiledning, har vi under satt opp en punktliste med ønsker for endringer på dagens forslag. De faglig ansatte ved AITeL har et spesielt behov for cellekontorer med utgangspunkt i en rekke av dagens aktiviteter. De ansatte driver faglig veiledning av studenter i mindre grupper på sitt kontor. Det samme gjelder for veiledning i tilknytning til endring av studieplaner eller psykososiale problemer (har økt de siste årene). I tillegg gjennomføres mange interne planleggings/samarbeidsmøter på Lync både for å ha tilgang på tekniske hjelpemidler og avhjelpe mangelen på møterom. Videre har vi ved AITeL en stor aktivitet rundt nettbaserte kurs. I forbindelse med dette arbeidet bruker de faglige ansatte eget kontor for å gjennomføre videopptak (snarfilm) som brukes i undervisningssammenheng og som varierer både i lengde og omfang. Erfaringer fra bruk av eget videorom for opptak har vist at dette er uegnet da terskelen for å gjøre videoopptak er langt lavere på eget kontor. Videre gjennomføres det i flere av de nettbaserte kursene veiledningsmøter via Lync både på dag, ettermiddag og kveldstid. Flere av disse aktivitetene er det svært vanskelig å utføre i et kontorlandskap og dersom dette opprettholdes vil det påvirke spesielt effektiviteten når det gjelder måten vi arbeider på per i dag. Nummereringa i denne lista finnes igjen som påskrift på vedlagte tegninger. 1. Vegg 4. etg. mellom ingeniørlab. og gangarealet fjernes. 2. Bytte etasjeplassering av P-lab og programutviklingslab, slik at P-lab kommer i 5 etg. 3. I tillegg fjernes vegg mellom de to p-lab-rommene som vi altså ønsker i 5 etg. 4. Det er i utgangspunktet planlagt 39 kontorplasser (fordelt med 9 i celle, 6 multifunksjon, 24 i landskap). Vi er i dag 43 tilsatte + 2 II er-stillinger og 2 stipendiater, i alt 47 plasser, dvs vi mangler kontor til 8 personer (se pkt 5, 6 og 7 for foreslått løsning). 5. Området merket MASTER STUD. I 4.etg gjøres om til multifunksjonsrom som kan brukes til veiledning av masterstudenter, bachelorstudenter og teamarbeid. Det bør kunne bli 6 multifunksjonsrom/kontorplasser. 6. To stillerom disponeres til ett kontor for studenthenvendelser med plass til to adm tilsatte, samt ett kontor for leder (dekan/inst.leder). 7. Foretrukket løsning i 4.etg er at areal merket LANDSKAP og SOSIAL ønskes omgjort til den tidligere planlagte løsningen som gir 11 cellekontor langs østveggen. ROM i midten åpnes til et større sosialt område. Løsningene i pkt 5, 6 og 7 vil til sammen gi arbeidsplasser til alle altså løse problemet beskrevet i pkt. 4 Dekan, deltaker i IPG-gruppa, studieledere og verneombud, AITeL

26

27

28 Oppdaterte tegninger i CK1 Jeg ser det som svært positivt at de nye tegningene har fått inn ekstra undervisningsrom. Undervisningsrom er det behov for og er også rom som kan brukes av studenter til lesesalsplasser eller større grupperom når det ikke brukes til undervisning. Studentene har per dags dato ikke tilstrekkelig med areal å studere på, så all plass som kan gå til studentaktiviteter er bare positivt. Det er også positivt at man har fleksible kontorløsninger for de ansatte, med de løsningene som er tegnet inn for studenter å komme innom. Så lenge det finnes tilstrekkelig med rom som man kan ha fortrolige samtaler i, så ser jeg det ikke som problematisk at det er fleksible arbeidsområder fremfor cellekontor til de ansatte. Det er viktig å tenke fremover og ikke låse seg til en løsning. Mvh Karen Marie Skaret

29 Hanna Maria Jones Fra: Hege Barreth Jacobsen Sendt: 11. september :52 Til: Hanna Maria Jones; Christian Brødreskift Kopi: Sølvi Karlsen; Gunnar Bendheim; Terje Brekke; Gørild Myklebust Mjønes Emne: Tilbakemelidng på kontorløsning IPG CK1 Campus Kalvskinnet 1 Tilbakemelding kontorløsninger 1. etg. fra SKB avdelingstjenester: Først vil jeg kommentere den korte fristen for tilbakemelding som har vært kun på 32 timer.vi har ikke hatt mulighet til å diskuterer forslaget med aktuelle funksjoner/medarbeidere. Vi ønsker ogsåå kommentere lokalisering av og nivå på studieadministrative tjenester. Hvor skal disse lokaliseres og hvor tilgjengelig skal de være for studenter og ansatte? Tilgjengelighet har svært stor betydning for nivå på tjenester. Vi ser på forslaget med store kontorlandskap med skepsis. Dette skyldes den åpne utformingen uten dører inn til lokalene, tjenesten krever dyp konsentrasjon og behandling av detaljere data og sensitive opplysninger. Vi kan ikke ha lokaler der hvem som helst åpen tilgang. Vi må likevel være lett tilgjengelig samtidig som ansatte må ha gode arbeidsforhold og muligheter for å skjerme sensitive opplysninger. En viktig forutsetning for innredning av 1. etg i CK1 er diskusjon og konklusjon om hvilke tjenester som er tenkt inn i denne etasjen. Servicesenter og studieveiledere har fått mye fokus i diskusjonen. HiST har imidlertid en rekke tjenester som søkere, studenten og ansatte (vitenskapelige og adm) ofte etterspør ved oppmøte. Eksempler på slike er - Servicesenter tilbud for søkere, studenter, ansatte og besøkende. I studiestartukene kan servicesenteret ha flere hundre henvendelser daglig. - Opptakstjenesten først og fremst for søkere - Eksamensadministrasjon en i dag godt besøkt (av studenter og ansatte) tjeneste - Studieveiledning stor pågang fra søkere, studenter og ansatte - Studier med støtte tilbud til studenter med psykiske problemer - Rådgiver for studenter med funksjonshemmede utbredt kontakt også med ansatte - Studiestøttesystemer spesialkompetanse på its learning, FS, m.m. Godt besøkt av studenter som har behov for bistand Åpne løsninger: Dokumentasjonshåndtering: Vi registrere at det ikke er tegnet dører inn til åpne landskapet skissert i 1. etg. Vi får inntrykk av at den foreslåtte løsningen er mer opptatt av å plassere tilstrekkelig antall ansatte heller enn å tenkte funksjon og kvalitet av tjenester. Alle studieadministrative tjenester håndterer store mengder opplysninger og dokumentasjon om våre studenter. Mye av denne dokumentasjonen er sensitiv. Ved en åpen løsning, slik den er tegnet inn, vil alle som har tilgang til bygget også kunne ha tilgang til administrative opplysninger. Konsentrasjonsarbeid: FS- og eksamensarbeid er detaljarbeid som krever konsentrasjon og arbeidsro. Vi er positive til små kontorlandskap. Vi ser imidlertid store utfordringer med deling i for store landskap slik forslaget legger opp til, både fordi vi forstyrrer oss selv og vi antar store forstyrrelser fra studenter som beveger seg i inn i landskapene, mellom stillerom og møterommene. [Side #]

30 Det er viktig å være klar over at studieadministrative ansatte er avhengig av tilgang til PC og FS/its learnig osv. når de har student- og/eller ansatthenvendelser. Hvis hver og en må flytte seg til et stillerom for alle små og store henvendelser vil vi bruke mye tid på å logge av og på PC og systemer. Dette vil kunne oppleves som forsinkende for rask bistand. Vi anbefaler at studieveiledere, ansatte ved Studier med støtte, Rådgiver for studenter med funksjonsnedsettelse og studieveiledere ikke sitter i kontorfellesskap. Det er p.t. ni ansatte som innehar disse funksjonene for de tre avdelingene. Servicesenter og sentralbord Fotografering av studenter og ansatte (studentbevis). Hvor skal dette foregå? Kopiering: Ansatte har behov for utskrifts/kopieringsmuligheter i umiddelbar nærhet. Servicesentermedarbeidere vil være svært utsatt for mye lyd i løpet av dagen. Det er derfor viktig at de kan trekke seg tilbake til enten enekontor eller svært små kontorfellesskap for å få ro i resterende arbeidstid. Sentralbord. Sentralbordmedarbeidere kan ikke sitte i store kontorfellesskap. Vi må sørge for tilgjengelighet slik at det vi har backup i tjenesten samtidig som medarbeidere bemanner servicesenteret. Sentralbord og servicesenter må derfor ligge i umiddelbarnærhet slik at man lett kan rotere. Stillerom Det er viktig med tilstrekkelig stillerom til alle som deler kontor eller landskap. SKB avdelingstjenester Hege BarrethJacobsen [Side #]

31 Hanna Maria Jones Fra: Håvard Ravn Ottesen Sendt: 12. september :40 Til: Hanna Maria Jones; Camilla Trud Nereid; Einar Hjorthol; Ketil Arnesen; Bjørn Klefstad; Marianne Schjølberg; Sølvi Karlsen; Hege Barreth Jacobsen; Heidi Brurok; Christian Brødreskift; Nestleder Studentparlamentet; Thomas Toft; Anja van de Wiel; Margareth Elin Nupen; Gunnar Krogh; John Magne Grindeland; Terje Brekke; Gørild Myklebust Mjønes; Randi Utstrand- Åsentorp; Pål Risan; Karen Marie Skaret; Karen Marie Eidem Skaret Emne: SV: Presentasjon fra dagens IPG-møte Det vises til tjenestemannsorganisasjonens felles skriv av i går. I tegningene som er presentert, er det i "gramatikken" til bygget lagt opp til inntil 42 arbeidsplasser per etg. Byggets fleksibilitet er svært begrenset, da det vil bli færre arbeidsplasser om senere prosesser resulterer i større grad av enekontorer. Gevinsten med å utvide to auditorier medfører at en resetting tilbake til tegninger etter modell av opprinnelige tegninger gir alt for få arbeidsplasser i forhold til innmeldt behov. Som Anja sa, er organisasjonsutvilklingen som skal fortelle om behov for sent startet i forhold til at bygget skal bygges. HiST vil med dette bygge noe uten å kjenen det egentlige behovet. En enkel analogi er å kjpe en vare usett og håpe på at den passer. - og det vil derfor være vanskelig å godkjenne regninger uten returrett. Gitt at organisasjonsutviklingen kartlegger arbeidsmønster for landskap, fortutsetter dette at det er tilgjengelig antall møterom og arenaer for aktivitet utenom ved skrivebordet. Gitt scenarioet med 42 arbeidsplasser per etg slår til pga plassbehov, forsvinner ønsket fleksibilitet - og ønsket effekt av organisasjonsutviklingen blir vanskelig. Med tanke på å være åpne for gode veiledningssituasjoner er både åpne arealer og små kontorer lite heldige. Det være seg mellom studenter og ansatte og internt mellom ansatte. Et 8 kvm kontor åpner kun for en 1:1 samtale mellom to personer og åpent landskap blir med mange tilhørere. I studentkontakt er det svært vanlig at veiledning foregår med flere i grupper - og som tidligere studieveileder er jeg vant til at studenter ofte kommer to eller flere til veileder råd og vink. Ved å akseptere 1:1 løsninger på 8 kvm kontor vil terskelen for god interaksjon med studentene være lang - i ytterste konsekvens vil enkelte studenter IKKE ta kontakt, da de opplever barrieren for stor og det ikke er arealer for støtte fra medstudent. Med inngang til "ansattarealer" i enden av en lang korridor, blir distansen enda lengre og ideen om åpenhet mellom studenter og ansatte blir falsum. Beste hilsen Håvard Som beklager at han ikke jobber til da jeg har familie og byggeprodsjekter på hjemmebane også. Fra: Hanna Maria Jones Sendt: 10. september :42 Til: Camilla Trud Nereid; Einar Hjorthol; Ketil Arnesen; Bjørn Klefstad; Marianne Schjølberg; Sølvi Karlsen; Hege Barreth Jacobsen; Heidi Brurok; Christian Brødreskift; Nestleder Studentparlamentet; Thomas Toft; Anja van de Wiel; Håvard Ravn Ottesen; Margareth Elin Nupen; Gunnar Krogh; John Magne Grindeland; Terje Brekke; Gørild Myklebust Mjønes; Randi Utstrand-Åsentorp; Pål Risan; Karen Marie Skaret; Karen Marie Eidem Skaret Emne: Presentasjon fra dagens IPG-møte Tegninger ble sendt ut før møtet. Referat kommer senere. [Side #]

32 Med vennlig hilsen Hanna Maria Jones Kommunikasjonsrådgiver Høgskolen i Sør-Trøndelag Tlf: / [Side #]