Styremøte PCN nr

Transkript

1 Styremøte PCN nr Tid: Sted: Oslo Tilstede: Jørn E.K. Jakobsen, Knut Grinderud, Per H. Fredrikstad, Steingrim Soug, Per Ø. Seeberg, Hallgeir Lie,, Franz Johansen, Steen Rindal Fravær: Dan Gøran Lunde Agenda Terminliste 2015 Regnskap 2014 "Generalsekretær/sekretær/Executive manager" Budsjett 2015 Organisering av PCN styreoppgaver/styreinstruks Tema: Lov og Regelkomité Utkast til presentasjon for GF til neste Styremøte GF-ferdigstilling Deltakelse på GF, hvem får dekket dette. Region/avd. leder, lov og regel, valgkomite, andre Medlemsdatabase - Medlemskort, oblat, endringer osv. O=orienteringssak, B=beslutningssak

2 Referat 1. Terminliste 2015 Foreløpig terminliste ser slik ut: 25. jan Go-kart cup hos Huysman Karting 30. jan Winter Challenge og Generalforsamling PCN xx. februar Temakveld Hurtigruta Carglass 2. mai Autoslalom på Gardermoen 5. mai Fabrikkbesøk Suffenhausen xx. mai Vårsjekken hos PCS 24. mai Autoslalom på Geiteryggen juni Familietreffet med Autoslalom på Gol 7-9. august Oldtimer Grand Prix 30. august Autoslalom på Kongsberg 12. sept? Autoslalom Rudskogen Det kommer også aktiviteter for banekjøring og terminliste for PCN-R. 2. Regnskap 2014 Regnskap ble gjennomgått i sin helhet. PCN har et bra resultat og bedre enn budsjett. 3. "Generalsekretær/sekretær/Executive manager" PCN er en stor klubb med økende antall medlemmer og tilsvarende arbeidsoppgaver for Styret og de ulike komiteer. Klubben er bygget på frivillighet men ser at det er på enkelte områder i overkant mye arbeid som nedlegges og som er nødvendig. Styret ser på muligheten av å engasjere en Generalsekretær i en 50% stilling og vil be GF om mandat til å gjennomføre dette. Forslag: Styret vil lage et forslag til GF om å utrede og evnt. gjennomføre en ansettelse av en Generalsekretær/Execcutive Manager som i en %-vis stilling(50%) avlaster dagens Styreformann/Styret med ulike oppgaver. PCN foreslår for en to-års periode å ansette en engasjert og glødende Porsche-entusiast i en 50% stilling med følgende hovedoppgaver: Post til og fra Klubben Medlemsadministrasjon Medlemsdialog Arrangementer / treff Annonse/sponsorinntekter Fabrikkturer Klubbshop Bindeledd mellom Styret og medlemmene Delta på styremøter LMK/forsikringsordninger Ansvar for digitale arbeidsflater Sponsorer og samarbeidspartner

3 Vedtak: Styret vil på GF foreslå to ulike Budsjett for Budsjett alt. A med ansatt Generalsekretær i en 50% stilling som en prøve på to år og alt. B et mer «dagens budsjett» med noe redusert omfang av aktiviteter. Styret vil legge fram dette for at GF skal kunne ta stilling til Klubbens ambisjonsnivå. Styret antar at Generalsekretær vil bety en kostnad på årsbasis i området kr ,- og med økte inntekter på kr ,- gjennom større fokus på: o annonsering o bedre avtaler for PCN/Medlemmer o clubshop o økt medlemsmasse o flere sponsorer o mm. PCN vil foreslå en avstemming over begge alternativ. o Om ikke Budsjett alt A med forslag om ansettelse av Generalsekretær i en 50% stilling blir vedtatt vil styret foreslå Budsjett alt. B med følgende forslag: Reduksjon i tilbud til medlemmer og lengre behandlingstid rundt medlemsoppfølging. Forslag til GF utarbeides av Jørn og legges ut på Forumet 5 dager før GF ihht «Lov & Regel». Det må muligens lages en endring til paragraf 8 i «Lov & Regel». 4. Budsjett 2015 PCN vil for 2015 fremlegge to alternative Budsjett med og uten 50% ansatt Generalsekretær. Styret vil i tillegg legge inn kjøp av bilhenger i Budsjett Organisering av PCN styreoppgaver/styreinstruks Styreinnstruks er gjennomgått og vedtatt! 6. Tema: Lov og Regelkomité PCN ønsker å presisere at «Lov & Regelkomite» rapporterer til Styret. 7. Utkast til presentasjon for GF til neste Styremøte PCN jobber med GF presentasjonen og har mottatt ca halvparten av de ulike Årsberetninger, regnskap er ferdig og forslag til Budsjett er dels ferdig. Valgkomite er ajour med sitt arbeide. 8. GF-ferdigstilling Styret møtes så torsdag kveld den 29. jan. kl. 20:00 for å ferdigstille GF. Styret fremmer forslag til GF fem virkedager før GF. Følgende saker fremlegges: Generalsekretær/Excecutive manager Budsjett alt. A og B Endring i «Lov og Regel» o Lov & Regelkomite presiseres underlagt Styret o Regioner opphører og PCN vil heretter ha kun ett nivå Avdelinger o Styret foreslår å ha to vara o Leder PCN-R som medlem av Styret o Styrehonorar

4 9. Deltakelse på GF, hvem får dekket dette. Region/avd. leder, lov og regel, valgkomite, andre Styret diskuterte dekking av deltagelse ved GF. Forslag: PCN dekker reise og opphold for Styret, Lov & Regel-komite, Valgkomite, én representant fra hver Region/Avdeling, Redaktør Classic, samt for Revisor. Gjelder for hele oppholdet. Vedtak: Enstemmig vedtatt! Klubbsekretær sender informasjon til Regioner/Avdelingene. 10. Medlemsdatabase - Medlemskort, oblat, endringer osv. Medlemsbase: PCN diskuterer bruk og retningslinjer av vår medlemsbase senere i Medlemskort/oblat: Styret diskuterte videre bruk av medlemskort og hvordan sikre at alle får sitt oblat- selv de som ikke har huket av dette i sin nettbank. Forslag utsendelse til alle via Classic i neste nr. 11. Diverse PCN FaceBook: PCN er i dag en frivillig organisasjon basert på fritidsbaserte styreverv. Det lages en konkret informasjon til alle FB medlemmer om hensikt og bruk av denne siden, samt hva kan forventes av svar og svarstider fra Klubben. Det oppfordres ved spørsmål til PCN å benytte mail/forumsidene. Styret vil ikke besvare spørsmål på FB! Steingrim lager utkast som sendes Webmaster. PCN lager en bruker som heter PCN som også Styret kan benytte. Region/Avdeling: PCN ønsker velkommen til nye lokale avdelinger som dyrker aktiviteter og glede rundt Porsche. Pr i dag har klubben fire Regioner og har gjennom året vedtatt ulike Lokalavdelinger. Klubben ønsker for 2015 og fremover å ha følgende organisering: o PCN ønsker kun ett nivå i sin organisering og fra 2015 vil ha Avdelinger. Regionsnivå bortfaller og Styret vil på GF fremme forslag og med endringer til Lov & regel 20. Steingrim lager forslag til endring av Lov & Regel. PCN-R: Vedtak: enstemmig vedtatt! Hva gjelder sponsorer og PCN-R må dette koordineres med Steingrim som er ansvarlig for Samarbeidspartnere i Klubben. Utsendelse av kalendre: PCN vil kun sende ut Porsche-kalendere til nye medlemmer som har blitt medlem innen 15. januar Tilsvarende vil disse nye medlemmer få ett eksemplar av Auto Motor & Sport. Etter dette vil kalender være tilgjengelig i Club shop Go-kart Cup 2015: Jan Myrvoll har takket ja til å lede cup Pique-skjorter og pokaler dekkes av PCN.

5 Tidligere vedtak som protokollføres: Samarbeidsavtale med Auto Motor & Sport - ett nr. til alle medlemmer med innstikk mm. Styret besluttet dette for en tid tilbake, men ønsket ikke å referatføre dette for at dette skulle bli en positiv overraskelse for medlemmene. Julegaver til Styret to flasker vin. Oslo, kl. 22:45.