VEDTEKTER FOR RØVASSDALEN SKYTTERLAG

Transkript

1 VEDTEKTER FOR RØVASSDALEN SKYTTERLAG Skytterlagets vedtekter er utarbeidet innenfor de rammer som er gitt i skytterboka kap Grunnregler (grl) og kap 1.12 Lover for skytterlag (lfs). Det er videre også henvist til standardlover for skytterlag (slfs). 1.0 ÅRSMØTET Årsmøtet er lagets høyeste myndighet og holdes innen utgangen av november. Skytterlagets styre innkaller til ordinært årsmøte med minst tre ukers varsel. Innkallingen skal nevne tid og sted for årsmøtet samt de saker som styret på dette tidspunkt har satt på dagsorden. Saker fra medlemmene som ønskes behandlet på årsmøtet må være skytterlagets styre i hende senest to uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste skal være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. Årsmøtet er vedtaksført når det er lovlig innkalt. Årsmøtet ledes av styrelederen eller valgt ordstyrer. Forhandlingene skal protokollføres. Det foretas kontroll og opptelling av de forslags- og stemmeberettigede, jfr. Grl 1-4 og slfs 2-2. Årsmøtets vedtak fattes med alminnelig flertall med unntak av saker etter slfs 2-3, ved lovvedtak (vedtektsendring), sammenslåing, deling eller nedleggelse. I slike saker kreves tilslutning fra 2/3 av de frammøtte stemmeberettigede. Det skal foregå skriftlig avstemming når dette forlanges. På årsmøtet skal det foreligge sakliste med følgende saker til behandling: a) Styrets årsberetninger b) Reviderte regnskaper c) Budsjett for kommende driftsår d) Fastsettelse av årskontingent e) Valg, herunder ombud. De nye tillitsvalgtes funksjonstid tar til umiddelbart etter årsmøtet, og varer til og med neste årsmøte f ) Innkomne saker 1.02 STYRET Styret består av 5 medlemmer, i tillegg kommer leder i ungdomsutvalget. Det velges også minimum to varamedlemmer. Alle styrets medlemmer må være villige til å arbeide for Det frivillige Skyttervesens formål og regelverk, jfr. grl 1-1. Alle medlemmer med forslags- og stemmerett er pliktige til å motta valg. Maksimum to kan være under 18 år. Styremedlemmer og varamedlemmer har to års funksjonstid. Blant styrets medlemmer velger årsmøtet leder og kasserer med et års funksjonstid. For å oppnå kontinuitet i styret, deles styret i to grupper som velges hvert annet år. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Det skal føres protokoll over styrets forhandlinger. Styret er bare beslutningsdyktig dersom minst halvparten av de møtende styremedlemmer/varamedlemmer er fylt 18 år.

2 Lagets administrative ledelse er lagt til styret, som også har avgjørende myndighet i alle spørsmål som ikke er lagt til årsmøtet.. Styret kan oppnevne utvalg og komitéer til å løse spesielle oppgaver. Spesielt har styret ansvar for: - Håndtering av lagsvåpen - Skytebaner og anlegg i samsvar med lover og bestemmelser - Utarbeide årsplaner, fastsette terminliste og gjennomføre øvings- og konkurranseskyting. - Saker som foreslåes tatt opp på ombudsmøtet. skal være godkjent av styret. - Oppnevne og godkjenne instruktører i laget - Gjennomføre instruksjonsskyting for alle som ønsker det, spesielt for ungdom fra og med det året de fyller 14 år til og med utskrivningsåret - Utarbeide årsmeldinger, regnskapsoversikter og rapporter og videresende disse i rett tid 1.03 UNGDOMSUTVALGET Skytterlaget skal ha et ungdomsutvalg. Utvalget skal ha minst 6 medlemmer som velges for to år om gangen. Blant utvalgets medlemmer velges leder for ett år. Lederen i ungdomsutvalget inngår som fast medlem i lagets styre REVISORER Årsmøtet velger to revisorer med ett års funksjonstid. Revisjonsberetning skal følge regnskapene og legges fram for årsmøtet OMBUD Ombud velges av årsmøtet med basis i antallet aktive skyttere (30-skuddsskyttere) slik: Skytterlag med inntil 50 aktive skyttere velger to ombud, velger fire, velger fem, velger seks, 501 og flere velger sju. VALGKOMITE Valgkomiteen skal bestå av 3 medlemmer og funksjonstiden er 3 år. En av medlemmene er på valg hvert år. Opprykksprinsippet benyttes ved at man blir leder det tredje året man sitter i valgkomiteen VALG SOM FORETAES AV ÅRSMØTET: Nye medlemmer til styret. Styreleder Nestleder Kasserer Sekretær Nye medlemmer til ungdomsutvalget Leder i ungdomsutvalget Revisorer Ombud Valgkomite.

3 ORGANISASJONSPLAN OG ARBEIDSFORDELING 2.01 STYRET Formann Sekretær Kasserer Nestformann Styremedlem Form. Ungd. utvalg Overordnet lederansvar Overordnet koordinering Planlegger og leder styremøter Stevneleder ved store stevner. Representasjoner Fører styrereferat Intern info. i laget Utarbeider og fordeler bemanningslister med ansvarshavende Fører lagets årsmelding Fører lagets årsberetning Medlemsregister Føre diverse registre Fører kontroll med lagets økonomi Betaler regninger Oppfølging av budsjett Fører premieregnskap for lagets medlemmer Interne skytinger Jegertrening og skyteprøven Presse/media og markedsføring Utarbeider forslag til terminliste for laget Sportslig ansvarlig Ansvarlig for alle lagets anlegg Oppfølging av forsikringer Følger opp lagets inntektskilder Dugnader og vedlikehold Alle forhold som har med ungdom- og rekrutteringsvirksomhet, herunder også rekruttering av voksne. Instruksjon og skyteopplæring At styrets medlemmer har forskjellige sektorer å følge opp innebærer at de er saksansvarlig i styret. Vedkommende må vurdere om det er forhold som tilsier / krever at saker må fremmes for styret. I slike tilfeller tas kontakt med formann slik at saken kommer inn på sakslisten for det aktuelle møte. Styret må knytte til seg medlemmer og utvalg etter behov. Disse skal støtte styret i så vel enkeltstående prosjekter som i den rutinemessig drift. Dette kan være: -nøkkelpersoner i forbindelse med gjennomføring av sportsarrangementer. -mannskaper til drift og vedlikehold av skytterhuset. -mannskaper til drift og vedlikehold av skytebanen(e). -lagsinnstruktør (er). -mannskaper til inntektsbringende arrangementer -etc. (storviltprøven, julemessa osv.)

4 ARBEIDSREGLER FOR STYRET Formann er den som representerer laget utad. Dette gjelder både mot DFS sentralt, andre lag, samlaget, organisasjoner og media. Ingen i styret har anledning til å ta slik kontakt uten at formann har gitt sin tilslutning. Dersom ikke formann kan nås tillegger det nestformann, og evt. deretter sekretær å gi slik fullmakt. Styrets medlemmer er tildelt faste oppgaver ihht. lagets vedtekter. For å kunne utnytte styrets totale kompetanse, kan formann når saken tilsier det omfordele en sak som er tidsbegrenset til andre medlemmer i styret. Formann fordeler fritt saker som ikke er bestemt av lagets vedtekter til styrets medlemmer. Vedtak i styret fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjøres stemmegivningen med formanns dobbeltstemme. Alle i styret plikter lojalt å følge opp vedtaket. Alle utvalg og tillitsvalgte i laget er underordnet styret, og rapporterer direkte til styret. Tiltak utover det som er beskrevet i lagets vedtekter om alminnelig myndighet til det enkelte verv eller utvalg, skal på forhånd avklares og godkjennes av styret. Styrets forhandlinger ledes av formann og han plikter å påse at god møteskikk blir utvist. Han skal spesielt påse at alle blir hørt i styrets behandling, og at styrets forhandlinger blir protokollført. Referat fra styremøtet sendes til alle styrets medlemmer, eller deles ut på neste styremøte. Som første sak på alle styremøter er godkjenning av referat fra forrige styremøte. Godkjente møtereferat henges opp på skytterlagets oppslagstavle på skytterhuset. Innkalling til styremøter skal fortrinnsvis foregå skriftlig med vedlagt saksliste og med minst en ukes varsel. Kopi av saksliste sendes til styrets varamenn. Ved hastesaker som krever telefonisk innkalling skal saksliste foreligge ved møtets start. Medlemmer som ikke kan møte varsler formann, som igjen varsler varamenn.

5 UNGDOMSUTVALGET Ungdomsutvalget består av minst 6 medlemmer som fordeler arbeidsoppgavene mellom seg etter på forhånd oppsatt turnus. Leder er ansvarlig for at turnus blir utarbeidet. Ungdomsutvalget utfører på vegne av styret relevante oppgaver. Dette vil normalt være: -Daglig administrasjon av ungdoms- og rekrutteringssektoren -Være bindeledd til samlagets ungdomsutvalg -Utarbeide planer for ungdoms- og rekrutteringsarbeidet -Avholde interne stevner for ungdomssektoren -Informere pressen om aktiviteter (gjennom pressekontakten) -Sende inn aktuelle rapporter til samlaget -Gjennomføre rekrutteringstiltak, herunder Skyteskole -Miljøskapende tiltak -Involvere foreldre som et ledd i lederutviklingen -Intern informasjon om aktiviteter -Søke kontakt med HV for saker av felles interesse -Samarbeide med nabolag -Innmelding av resultater som kvalifiserer til 350-klubben til formann i samlagets ungdomsutvalg REVISORER Årsmøtet velger 2 revisorer for ett års funksjonstid. Det er nødvendig at disse har tilstrekkelig sivil fagkunnskap om emnet. Revisorene er ikke underlagt styret og rapporterer direkte til årsmøtet. Unntatt her er hvis styret ber om en gjennomgang midt i perioden, ved f. eks. mistanke om regnskapsmessig mislighold og lignende. Oppgaver: Revisorene er lagets kontrollorgan for oppfølging av den økonomiske siden. Dette innebærer bl.a: Kontrollere at regnskapet er riktig ført teknisk Kontrollere at det er samsvar mellom bilag og utbetalinger Kontrollere at midlene er benyttet i.hht. vedtatt budsjett på årsmøtet / styremøte Ved mistanke om misligheter skal revisorer straks følge opp dette Ca. en uke før årsmøtet skal regnskapet legges fram for revisorene. Revisorene skal revidere regnskapet og føre revisjonsberetning. Revisjonsberetningen skal følge regnskapet når det legges fram før årsmøtet.

6 OMBUD De av årsmøtet valgte ombud representerer Røvassdalen skytterlag på årsmøtet (ombudsmøtet) i Rana skyttersamlag VALGKOMITEEN oppgaver for valgkomiteen er: Sørge for at det er best mulig egnede kandidater til alle funksjoner i laget Langsiktig strategi slik at sentrale tillitsmenn blir skolert gjennom stadig større oppgaver Følge opp tillitsmenn for å skaffe rede på om de ønsker å fortsette Vurdere lagets organisasjon, og komme med forslag til forbedringer Informere eventuelle tillitsmenn om de oppgaver som normalt ligger til de aktuelle verv