VEDTEKTER. for JARLSBERG ROTARYKLUBB. vedtatt den 13. desember 1978, sist revidert den 19. november Paragraf 1. Innledning.

Transkript

1 VEDTEKTER for JARLSBERG ROTARYKLUBB vedtatt den 13. desember 1978, sist revidert den 19. november Paragraf 1. Innledning. Klubben er tilsluttet Rotary International og underlagt dets lover. Klubbens område er Tønsberg, Nøtterøy, Tjøme, Re og Andebu. Styret består av president, visepresident, sekretær, kasserer og past president, i alt fem medlemmer. I tillegg skal lederne av klubbens fem hovedkomiteer, jfr, 4.1, innkalles til alle styremøter med tale og forslagsrett. Paragraf 2. Møter. 2.1 Klubbens årlige valgmøte skal holdes innen utgangen av desember måned. Dato for valgmøtet skal bekjentgjøres for medlemmene senest 21 dager før møtet. Valgmøtet velger styret for det kommende Rotaryåret. 2.2 Ethvert møte i klubben hvor 1/3* av medlemmene er tilstede, er beslutningsdyktig. Paragraf 3. Nominasjon og valg. 3.1 Nominasjon og valg forberedes og ledes av en valgkomite bestående av klubbens tre siste past presidenter, som fremdeles er medlemmer av klubben, samt den sittende president. Den først valgte av presidentene er formann og sørger for at valgkomiteen konstituerer seg i tide. Den sittende president oppfordrer medlemmene av klubben til å fremme sine forslag til valgkomiteen innen 14 dager før valgkomiteen avgir sin innstilling. Før valgkomiteen avgir sin innstilling skal de aktuelle kandidater varsles. Ingen kan nekte valg, men styret kan etter skriftlig søknad frita et medlem for kandidaturet.

2 Minst seks uker før valgmøtet avgir valgkomiteen skriftlig nominasjon til styret overensstemmende med de valg som skal foretas. Ved avstemninger i nominasjonskomiteen har formannen dobbelstemme ved eventuell stemmelikhet. Presidenten sørger for at valgkomiteens nominasjon bekjentgjøres for klubbens medlemmer på ordinært medlemsmøte senest 14 dager før valgmøtet. 3.2 På valgmøtet velges følgende til det nye styret: a) Sittende president til past president. b) Visepresidenten til ny president. c) Ny visepresident d) Sekretær e) Kasserer I tillegg velges revisor. Til ny visepresident, sekretær og asserer velges de som valgkomiteen har nominert med mindre det på valgmøtet kommer forslag på andre kandidater. I så fall foretas skriftlige valg. Ved eventuell stemmelikhet har presidenten dobbeltstemme. Funksjonstiden for medlemmene av styret er ett år, med unntak av sekretær og kasserer som kan gjenvelges. 3.3 Innen utgangen av mars i påfølgende år trer det nye styret sammen og konstituerer seg selv i overensstemmelse med paragraf 1. Paragraf 4. Komiteer, oppgaver. 4.1 Komiteer. I god tid før Rotary årets begynnelse oppnevner påtroppende president medlemmer til følgende hovedkomiteer: Administrasjonskomite Informasjonskomite Medlemsskapskomite Servicekomite Rotary Foundation komite For å sikre kontinuitet i komiteene, bør bare tredjedelen av medlemmene skiftes ut hvert år. Hver komite skal ha en leder som er ansvarlig for innkalling til komitemøter m.v. Det skal føres protokoll fra alle møter i komiteene. Første komitemøte i de nye komiteene vil finne sted i april/mai i inneværende Rotaryår.

3 4.2 Arbeidsoppgaver. I hver komite lages det en plan for komiteens arbeid og aktiviteter for de neste tre årene. Planen ruleres/oppdateres en gang i året noe som gjøres på første komitemøte (normalt i april/mai) etter at de nye komiteene er oppnevnt. Arbeidsoppgavene for hver komite vil dermed kunne variere fra år til år. Oppgavene vises i en matrise der komiteene er satt opp i kolonner mens tjenestene (oppdragene) er satt opp som linjer og representerer de fire avenyer, nemlig: Klubbtjeneste Yrkestjeneste Samfunnstjeneste Internasjonal tjeneste I rubrikkene i skjæringspunktene mellom tjenester og komiteer vil de forskjellige komiteers tjenester/oppdrag bli satt opp. Et eksempel på matrise er vedlagt. Denne vil normalt bli distribuert til medlemmene kort tid før inngangen til det nye Rotaryåret Paragraf 5. Fremmøteregler. Klubbens regler for fremmøte følger de til enhver tid gjeldende regler fra Rotary International. Disse finnes i Club Secretary s Manual og er referert i Norsk Rotary Årbok. Paragraf 6. Klubbens finanser. 1. Kassereren er ansvarlig for klubbens kasse og benytter bank etter styrets bestemmelse. 2. Alle regninger anvises av presidenten eller sekretær. Ved regnskapsårets slutt skal klubbens regnskaper revideres av klubbens revisor. 3. Klubbens regnskapsår løper fra l juli til 30. juni. Avgifter til Rotary International, kontingent til Distriktet betales hvert år den l. juli og l. januar i henhold til klubbens medlemstall på disse datoer. 4. På første møte i september legger styret frem for klubben sitt budsjettforslag. Dermed blir kontingenten for inneværende Rotaryår fastsatt og denne innbetales i 2 rater (deler). På samme møte legger past president frem revidert regnskap og styrets beretning for det foregående år.

4 Paragraf 7. Innvotering av nye medlemmer. 1. Alle medlemmer av klubben har anledning til å foreslå nye medlemmer. Skriftlig forslag sendes styret. Den videre behandling av forslaget skal være konfidensiell. 2. Styret skal anmode Klassifikasjons- og medlemskapskomiteen om å vurdere hvorvidt det foreslåtte medlem vil passe til en ledig klassifikasjon. Hvis komiteen finner dette i orden, skal den i rapports form vurdere medlemmets skikkethet i alle deler. Medlem bosatt utenfor klubbens område kan foreslås (til) som medlem når særlige grunner taler for det. 3. Styret behandler komiteens rapport, og i fall to eller flere av et samlet styre er imot medlemskapet, skal søknaden ikke fremmes. 4. Hvis styrets avgjørelse er positiv, blir forslag til nytt medlem gjort kjent i klubben. 5. Hvis styret ikke har mottatt skriftlig begrunnet protest innen 10 dager fra navnet er gjort kjent i klubben, skal forslagstilleren eller annet medlem orientere det påtenkte medlem om Rotary og de rettigheter og plikter som medlemskap medfører. 6. Vedkommende som er foreslått har anledning til å møte som reflektant på tre møter før endelig svar gis til klubben om medlemskapet aksepteres. 7. Nye medlemmer betaler kontingent fra sitt første fulle halvår. 8. Hvis styret har mottatt protest innen fristens utløp, skal denne behandles på styremøte. Hvis to eller flere av samlet styre vil ta protesten til følge, skal forslaget til medlemskap ikke godkjennes. 9. Når et nytt medlem er valgt, i henhold til ovenstående regler, skal sekretæren utferdige medlemskort og informere generalsekretæren i Rotary International. 10. Presidenten er ansvarlig for makulering av rapporter etc. i forbindelse med forslag til nye medlemmer. Paragraf 8. Vedtak. Klubben skal ikke ta stilling til forslag eller resolusjoner som binder klubben før de har vært forelagt styret. Dersom slike forslag blir fremsatt på et klubbmøte, skai vernøren om den videre behandling.

5 Paragraf 9. Endring av vedtekter. Disse vedtekter kan endres med 2/3 flertall på et hvilket som helst ordinært møte hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er tilstede, forutsatt at underretning om slike foreslåtte endringer har vært postsendt til hvert enkelt medlem minst 10 (ti) dager før møtet.