Veileder og verktøy for internkontroll i offentlige anskaffelser. Kontaktperson: Mona Stormo Andersen Tlf:

Transkript

1 Veileder og verktøy for internkontroll i offentlige anskaffelser Kontaktperson: Mona Stormo Andersen Tlf:

2 Vi skal gå gjennom Hva er utfordringene ved offentlige anskaffelser? Hva mener vi med internkontroll? Anbefalt innføringsmodell Tilgjengelig veiledningsmateriale Oppgave 2

3 Publisering av veiledning Internkontroll veiledning er lagt ut i sin helhet her Internkontroll veilederen er presentert her: 3

4 Hva er utfordringsbildet for internkontroll på anskaffelsesområdet? Lagerstrategi?? Stort antall fakturaer Svak lagerstyring Manglende incentiver Økonomiforståelse Mange lagre Svak logistikkstyring Besparelser medfører budsjettreduksjon neste år Bred kontaktflate mot leverandør Stort antall leverandører Lav innkjøpskompetanse Mange rekvirenter Høye innkjøpspriser Svakt ledelsesengasjement Lav avtaledekning Mangelfulle systemer Svak innkjøpsfunksjon Ukoordinerte spesifikasjoner 4

5 Mer om utfordringene ved offentlige anskaffelser Riksrevisjonens dok 3:6 påviser følgende: Manglende ledelsesforankring Manglende kompetanse på regelverk Uhensiktsmessig organisering desentralisert frivillig å benytte intern rådgivning krever mer bevisst styring Mangel på strategi Mangel på internkontroll risikovurderinger beskrivelse av systemet, protokoll fullmaktsstruktur Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Hva er internkontroll?

7 Internkontroll forstås ulikt Internal control - internkontroll Intern styring og kontroll Intern styring innenfor økonomirelaterte områder Virksomhetsintern styring innen økonomi Virksomhets-/ og økonomistyring, som inkluderer risikostyring Virksomhetsstyring / risikostyring / internkontroll / egenkontroll

8 Innkjøp i et kontrollperspektiv RØS/BØS 2 Virkeområde Reglementet gjelder for: a) aktivitetene i statlige forvaltningsorganer b) styring og oppfølging av statlige forvaltningsorganer og andre som har fått delegert forvaltningsmyndighet c) forvaltningen av statlige tilskudds-, stønads- og garantiordninger d) styring og oppfølging av statens eierinteresser i statsaksjeselskaper, statsforetak, særlovselskaper og andre selvstendige rettssubjekter som staten eier fullt ut, samt selskaper der staten er deleier 4 Grunnleggende styringsprinsipper Alle virksomheter skal: a) fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet b) sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd c) sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag

9 Innkjøp i et kontrollperspektiv RØS/BØS 14 Intern kontroll Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at: a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn b) måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning c) ressursbruken er effektiv d) regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig e) virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte f) økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes 9

10 Prinsipper om mål og resultatstyring Å sette mål for hva virksomheten skal oppnå, å måle resultater og sammenligne de med målene, og bruke den informasjonen til styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomheten. SSØ: Mål- og resultatstyring, veileder november

11 Hva er internkontroll? En mye brukt definisjon: Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser 11

12 Metodisk rammeverk definisjon (COSO) Internkontroll er en kontinuerlig prosess - iverksatt, gjennomført og overvåket av institusjonens styre, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig grad av sikkerhet for måloppnåelse innen tre områder: Målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift Pålitelig intern og ekstern rapportering Overholdelse av lover og regler, samt interne retningslinjer 12

13 Difis anskaffelsesmodell Rammevilkår Ledelses og styringsprosesser Kjerne og støtteprosesser Formål Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører Det gode innkjøp IKT Anskaffelsesprosesser 13

14 Internkontroll 5 komponenter (COSO) Virksomhetens kontrollmiljø Risikoanalyse og -håndtering Kontrollaktiviteter Informasjon og kommunikasjon Ledelsesmessig oppfølging 14 Coso - rammeverket

15 Internt miljø (kontrollmiljø) Internkontrollens grunnmur Standard for ansattes holdning til kontroll og styring Elementer i det interne miljøet Integritet, etiske verdier og kompetanse blant menneskene Rolle- og ansvarsfordeling Ledelsens organisering og kompetanseutvikling av medarbeidere Ledelsens overordnede styring 15

16 Risikovurdering Etablere mål Identifisering og evaluering av relevante risiko for måloppnåelse (konsekvens og sannsynlighet) Ta utgangspunkt i kjerneprosesser, støtteprosesser og ledelsesprosesser 16

17 Styring og kontroll 17

18 Risikostyring 18

19 Kontrollaktiviteter Håndtere risiko: Innkjøpshåndbok, et dokument som beskriver de viktigste forholdene Rutiner for attestasjon og anvisning Bruk av elektroniske systemer for konkurransegjennomføring, bestilling og fakturakontroll På kryss og tvers i organisasjonen 19

20 Informasjon og kommunikasjon Relevant informasjon må identifiseres, registreres og kommuniseres i riktig form og til riktig tid Ajourhold av retningslinjer, maler og verktøy Lett tilgjengelig for de ansatte Klare rutiner for avviksrapportering Kommunikasjonsrutiner 20

21 Overvåking / oppfølging Internkontrollsystemet må evalueres Evaluere faktisk etterlevelse i gjennomførte anskaffelser Rutiner for oppfølging av intern eller ekstern revisjon Svakheter i internkontrollen må rapporteres oppover i organisasjonen og informeres bredt for å sikre læring 21

22 Implementeringsmodell Internkontroll på anskaffelsesområdet Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet 1. Lederforankring 2. Ambisjonsnivå 3. Selvevaluering og risikovurdering 4. Handlingsplan og oppfølging 22

23 Stegvis modell for internkontroll Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet 1. Lederforankring 2. Ambisjonsnivå 3. Selvevaluering og risikovurdering 4. Handlingsplan og oppfølging Et hvert prosjekt som krever ressurser fra organisasjonen må forankres hos ledelsen. 23

24 Etablering av prosjekt: Internkontroll på anskaffelsesområdet Mål Interessenter Organisering Milepæler 24

25 Mål for prosjektet Mål Forklaring Beskrivelse av mål Effektmål Resultatmål Hvorfor prosjektet skal etableres Hva prosjektet skal oppnå Effektive og lønnskomme innkjøp som etterlever LOA/FOA, Dette innebærer: 100% avtaledekning 100% avtalelojalitet Etterlevelse av LOA/FOA Virksomheten har etablert et tydelig internkontrollregime innenfor anskaffelsesområdet der kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og oppfølging er systematisert og integrert i virksomhetens kultur, retningslinjer og systemer Prosessmål Hvordan prosjektet skal gjennomføres Prosjektet skal gjennomføres med representanter fra innkjøp, økonomi, ledelse og bestillerorganisasjonen. Vi tar utgangspunkt i Difi s veileder og verktøy for gjennomføring av prosjektet 25

26 Prosjektets interessenter Interessenter er personer og grupper som har interesse av prosjektet (interne interessenter) Interessenter omfatter også andre som blir berørt av prosjektet (eksterne interessenter) En interessantanalyse omfatter å: 1. Identifisere prosjektets interessenter 2. Kartlegge interessentenes behov, forventninger og krav til prosjektet 3. Utarbeide en plan for å styre interessentene Alle interessenter er ikke like viktige - interessentanalysen vil fortelle deg hvilke du skal prioritere 26

27 Utdrag fra interessentanalyse Interessent Interessentområde Viktighet i forhold til prosjektets resultat (H, M, L) Innflytelse på prosjektets arbeid/ leveranser (H, M, L) Vurdering/ rapportering modenhet, evne og forpliktelse til endring Metode/tiltak for forankring Nr Styret Utfordringsbildet på anskaffelsesområdet ift intern-kontroll. Rapporter om prosjektet til styret via adm. dir.el øk.-dir. Handlingsplan for å forbedre internkontrollen. H H H 1 Administrerende direktør Utfordringsbildet på anskaffelsesområdet ift intern-kontroll. Handlingsplan for å forbedre internkontrollen. H H H Legg frem prosjektet på ledermøte, få med en toppleder i styringsgruppen og rapporter jevnlig direkte til ledergruppen eller via styringsgruppen. 2 3 Økonomidirektør Innkjøpsdirektør/ innkjøpssjef Økonomiske konsekvenser ved prosjektgjennomføringen. Utfordringsbildet på anskaffelsesområdet ift internkontroll. H H H Inviter vedkommende til å delta i styringsgruppen. Prosjektleder Handlingsplan for å forbedre internkontrollen. H H H 4 27

28 Modenhet, evne og forpliktelse til endring endres over tid Grad av modenhet, evne og forpliktelse til endring hos interessenter Hørt om endringen Kjenner til hovedinnholdet i endringen Tid Forståelse for hvordan endringen vil påvirke egen arbeidshverdag Vurdering av hvordan endringen vil påvirke egen arbeidshverdag Visjon Tar initiativ og eierskap til å få innført og optimalisert endringen Mestrer/behersker innholdet i endringen, og oppfatter dette nå som normalen Er motivert/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringene Er ikke motivert/har en negativ holdning til endringen, og vil ikke legge ned innsats for å arbeide med og implementere endringen Motsetter seg endringen Forpliktelse Opplæring Informasjon 28

29 Utdrag fra kommunikasjonsplan Målgruppe Hovedbudskap Kanal Frekvens Frist Ansvarlig Styret Informere om prosjektmandat Styremøte 1 gang 1 gang Informere om målsettinger og handlingsplan for internkontroll Hvert kvartal Rapportere på fremdrift ift målsettinger og handlingsplan Adm.dir og toppledelsen Forankre prosjektet Ledermøte 1 gang Forankre prosjektmandat med prosjektplan 1 gang Rapportere på prosjektets fremdrift ift milepæler Forankre målsettinger og handlingsplan for internkontroll Rapportere på fremdrift ift målsettinger og handlingsplan Forankre nye retningslinjer og annet materiell ettersom dette blir utarbeidet av prosjektet Styrings-gruppen Prosjektetablering m/fremdriftsplan Styringsgruppemøte Rapportering ift prosjektets fremdrift Månedlig 1 gang Månedlig Ved behov Første gang Månedlig 29

30 Stegvis modell for internkontroll Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet 1. Lederforankring 2. Ambisjonsnivå 3. Selvevaluering og risikovurdering 4. Handlingsplan og oppfølging Det må understrekes at virksomhetene ikke står fritt til å sette ambisjonsnivå. Det foreligger noen minimumskrav, eksempelvis i Reglement for og bestemmelser om økonomistyring i staten (RØS/BØS) for statlige virksomheter. Kravene er strenge både til internkontroll generelt og til særskilte kontrollaktiviteter på anskaffelsesområdet. 30

31 Ambisjonene for internkontroll må ta utgangspunkt i strategi Strategi Ambisjon Mål Kritiske suksessfaktorer Tiltak 31

32 Modenhetsnivå i internkontroll Modellen viser nivåer av modenhet for en virksomhets internkontroll. Hvis virksomheten styrker sin internkontroll vil de bevege seg oppover i modellen. 32

33 Mål for anskaffelsesområdet Coso-modellen Kontrollmiljø Kontrollmiljø Kritiske suksessfaktorer Etiske verdier, miljø og samfunnsansvar Høy integritet og etiske verdier, spesielt hos toppledelsen, støttet av nødvendig kompetanse og vedtatte policyer setter standarden for gjennomføringen av miljø- og samfunnsansvarlige anskaffelser Fordeling av myndighet, roller og ansvar Anskaffelsesområdet er godt forankret i virksomheten, og roller og ansvar knyttet til anskaffelsesprosessen er klart og tydelig kommunisert Kontrollmiljø Kompetanse og kapasitet hos medarbeidere og ledere ift anskaffelser og internkontroll Virksomheten har god kompetanse på anskaffelsesområdet hos alle medarbeiderne involvert i anskaffelser, uansett hvilken posisjon/stilling de har i virksomheten og arbeider med kontinuerlig kompetanseheving. (Avdelingsledere, innkjøpere og avropere på rammeavtaler) 33

34 Sette tall på måloppnåelse? Sikrere innkjøp Mål Enklere innkjøp Mål Bedre innkjøp Mål Alle Våre innkjøp skal gjennomføres i tråd med gjeldende lover og forskrifter. Kvalitetssikrede prosesser skal bidra til at allmennheten har tillit til at Våre innkjøp skjer på en samfunnstjenlig måte. Kvalitetssikrede innkjøpsprosesser skal sikre at lover og regelverk er innarbeidet i arbeidsflyten og dokumentene. Gjeldende etiske retningslinjer skal tas hensyn til i hele anskaffelsesprosessen. Innkjøpsfunksjon skal ha én prosesseier som er premissgiver for innkjøpsprosessene Alle innkjøp skal gjennomføres etter en enhetlig metodikk og i tråd med overordnet vare-og tjenestegruppestrategier Alle bydeler skal til enhver tid ha kompetanse til å gjennomføre anskaffelser ihht våre interne retningslinjer En modernisert og profesjonalisert IT-løsning skal være en viktig drivkraft i forenklingen. Etablere entydige vare- og tjenestegruppe- strategier for hele kommunen, herunder øke rammeavtaledekningen. En overordnet rullerende fireårlig innkjøpsplan skal utarbeides som grunnlag for ressurs- og virksomhetsstyring. Måleparameter/KPI Revisjonen skal omtale innkjøpsfunksjonen positivt og som en foregangsvirksomhet innen offentlig sektor Antall registrerte brudd på gjeldende regelverk og interne retningslinjer: KOFA-saker Manglende publiserte kunngjøringer Manglende protokoller Manglende kontrakter Registrerte avvik fra avvikssystem Det er 0-toleranse for brudd på de etiske retningslinjer Måleparameter/KPI Dokumentert avtaledekning på de adresserbare kostnader ila 2011 på 100% Rammeavtaledekning på 50% av de adresserbare kostnader ila Elektroniske anskaffelser for 240 av alle anskaffelser ved kommunen ila 2012 Kunngjøringer Ordre og bestilling Fakturering Antall besøkende på opprettede web-sider for innkjøp Gjennomføringstiden pr anskaffelse skal måles 34 Måleparameter/KPI Årlige identifiserte, konkretiserte og realiserte gevinster pr planlagt avtale portefølje. Antall sertifiserte innkjøpere Antall kursdeltagere pr år pr kurs Reduksjon av adresserbare innkjøpskostnader med 57 årlig de neste 4 år.

35 Stegvis modell for internkontroll Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet 1. Lederforankring 2. Ambisjonsnivå 3. Selvevaluering og risikovurdering 4. Handlingsplan og oppfølging Difi har utarbeidet et verktøy for selvevaluering der ambisjonsnivå for anskaffelsesområdet er satt i henhold til god praksis. 35

36 Selvevalueringsverktøyet - hensikt Verktøyet tar utgangspunkt i et allerede etablert ambisjonsnivå med fokusområder og målsettinger Gi føring for god praksis; utgangspunkt i god praksis for internkontroll Identifisere virksomhetens modenhet og status Generere en sjekkliste som virksomhetene kan benytte videre som grunnlag for en tiltaksplan Følge med sin egen utvikling går det fremover? 36

37 Selvevalueringsverktøyet - gjennomføring Måter å gjennomføre undersøkelsen på: Etabler spilleregler: Gruppeøvelse tenk bredt tenk motivasjon! Utnevn en fasilitator som kan hjelpe gruppen videre i diskusjoner samt fylle inn skjema Plasser temaer som kommer opp Bli enig om retning for valg av score ved uenighet Svaralternativene går fra I svært liten grad I liten grad I noe grad I stor grad I svært stor grad innenfor hvert spørsmål 37

38 Demonstrasjon Visning av selvevalueringsverktøyet for internkontroll på anskaffelsesområdet 38

39 Oppgave Virksomhet x scorer lavt på Måling og rapportering (rødt) men høyt på Organisering og ledelse. - Hvordan vil du tolke det? - Hvordan vil du gå frem for å kunne prioritere riktig tiltak ut fra sjekklista? PwC 39

40 Sannsynlighet Lav Høy Risikoanalyse - eksempel 3 1 = Nåværende risikovurdering = Forrige risikovurdering Lav Konsekvens Høy Risiko Beskrivelse Sannsynlighet Konskvens Klassifisering Tiltak Ansvarlig Bestillere gjør anskaffelser utenom rammeavtaler pga. manglende kjennskap til Etabler prosedyre for implementering av nye virksomhetens rammeavtaler slik at disse forankres i 1 rammeavtaler. Høy Høy Kritisk virksomheten Innkjøpssjef Leverandører Utarbeid prosedyre for kontroll av faktura mot 2 overfakturerer Middels Høy Kritisk avtalepris Regnskapssjef Ansatte inngår avtaler med Utarbeid mal for habilitetserklæring, etabler virksomheter hvor de har prosedyre for evaluering av tilbud egne interesser m/kontrolltiltak, etabler et internt 3 Middels Middels Alvorlig varslingsorgan for korrupsjon Innkjøpssjef Virksomhetens ledere har ikke oversikt over hvor stor avtaledekning virksomheten 40 Utarbeid KPI for rapportering på avtaledekning 4 har Lav Middels Neglisjerbar månedlig Controller

41 Stegvis modell for internkontroll Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet 1. Lederforankring 2. Ambisjonsnivå 3. Selvevaluering og risikovurdering 4. Handlingsplan og oppfølging Internkontroll er en prosess snarere enn et system, en kontinuerlig prosess som krever løpende oppfølging. 41

42 Eksempel på handlingsplaner Kontrollmiljøet Nr Forhold som kan medføre risiko 1.1 Manglende kultur i virksomheten i forhold til etterlevelse av LOA/FOA Tiltak Utarbeid etisk retningslinje for innkjøp og leverandørkontakt for virksomheten 1.2 Utarbeid en forventet rollebeskrivelse i forhold til etiske verdier 1.3 Gjennomfør dilemmatrening med virksomhetens ledere 1.4 Manglende kompetanse i virksomheten innen offentlige anskaffelser Utarbeid en kompetanseplan med konkrete læringsmål for de ulike rollene: innkjøper, bestiller, leder med budsjettansvar 1.5 Gjennomfør en kompetanseanalyse i forhold til hva slags kompetanse virksomheten innehar 1.6 Gjennomfør opplæringstiltak (både internt og eksternt) for å komme til ønsket kompetansenivå Frist for gjennomførin g av tiltak Ansvarlig for gjennomførin g av tiltak Kvittering for gjennomføri ng av tiltak 42

43 Årshjulet for internkontrollprosessen 4. Rapportering 4.1 Sign-off på etterlevelse fra enhetene 4.2 Konsolidering og sign-off på etterlevelse fra ledelsen 4.3 Rapportering til styret Des Jan 3 3 Febr 4 Mars 1 2 April 2 Mai 1. Risikovurdering 1.1 Riskovurdering og oppdatering av virkeområder 1.2 Beslutte oppfølgingsstrategi, herunder omfang og innretning på testingen 3. Oppfølging/ overvåkning 3.1 Testing av utvalgte kontroller 3.2 Utbedring av kontroller 3.3 Samlet vurdering av testresultat Nov 3 Okt 3 3 Sept 43 2 Aug 2 2 Juli Juni 2. Kontrollvurdering 2.1 Vurdering av eksisterende kontroller 2.2 Implementering av nye/endrede kontroller 2.3 Verifikasjon av nye/endrede kontroller

44 Oppfølging av handlingsplan Hvordan sørge for fremdrift og kontinuerlig lederforankring? Behandle handlingsplanen i ledermøte Månedlig rapportering av handlingsplanen til toppledelsen Kontinuerlig oppfølging av de ansvarlige i handlingsplanen på aktivitetene som skal gjennomføres Informasjon om fremdrift på Intranett Nyhetsbrev fra Innkjøpsavdelingen ut i virksomheten 44

45 Internkontroll veiledningsmateriale fra Difi Veiledningsdokument m /vedlegg: Metodisk rammeverk Implementeringsmodell Eksempel på kontrollprogram Anbefalte retningslinjer m/ innspill til innhold Oversikt over spørsmålene i selvevalueringen Sjekkliste til selvevalueringen Selvevalueringsverktøy Maler og eksempler m/ tilhørende veiledning: Prosjektpresentasjon til virksomhetsledelsen Interessentanalyse Milepælsplan Prosjektmandat Risikoanalyse Kommunikasjonsplan Handlingsplan Habilitetserklæring 45

46 Publisering av veiledning Internkontroll veiledning er lagt ut i sin helhet her Internkontroll veilederen er presentert her: 46

47 Lykke til! Ta kontakt om din virksomhet kunne tenke seg å sette i gang med et prosjekt! 47