MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 17/121 Referatsaker 2/17 17/111 SØR-LEKSA FISKERIHAVN - AVHENDING 3/17 17/53 SLUTTBEHANDLING AV REGULERINGSPLAN - VALSET MARINA GNR. 7/2 M.FL. 4/17 16/322 VEDTEKTER REGIONALT NÆRINGSFOND FOR ORKDALSREGIONEN 5/17 17/73 REGLEMENT FOR GODTGJØRING TIL KOMMUNALE OMBUD 6/17 17/103 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /17 17/104 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL /17 17/106 REGLEMENT MED MANDAT FOR FELLESNEMDA I FRAMTIDIGE ORKLAND KOMMUNE 9/17 17/120 BOLIGER FOR FLYKTNINGER EVENTUELT Lensvik Oddvar Indergård ordfører

2 Sak 1/17 Referatsaker Saksbehandler: Gunn Berit Westerhaug Selbæk Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/121 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/17 Kommunestyret Innstilling: Side 2 av 19

3 SØR-LEKSA FISKERIHAVN - AVHENDING Saksbehandler: Bertil Meland Arkiv: P23 Arkivsaksnr.: 17/111 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/17 Kommunestyret Innstilling: Agdenes kommune ønsker ikke å erverve havneanlegget på Sør-Leksa til takst. Kommunen forutsetter at vedlikeholds- og tilsynsansvaret kommunen påtok seg ved opprettelsen av fiskerihavna opphører ved et salg. Vedlegg: Brev fra Kystverket datert 16. januar 2017 med vedlegg. Saksopplysninger: Kystverket har fått i oppdrag å avhende fiskerihavna på Sør-Leksa. Fiskerihavna omfatter en 80 meter lang molo etablert i 1977/78, med et ca. areal på 1 dekar. Selve havnebassenget har et areal i størrelsesorden 4-5 dekar. Den offentlige kaia (allmenningskaia) er inkludert i taksten som er satt til kr I taksten er det kun moloen og kaia som er vurdert, ikke havnebassenget som eiergrunn. Strandlinja på motsatt side av molen i bassenget tilhører en annen eiendom. Havneanlegget er ikke matrikulert med eget gårds- og bruksnummer, men er sikret gjennom en tinglyst grunneiererklæring (57/1 og 3). Agdenes kommune har i henhold til kommunestyrevedtak i sak 114/76 og 62/78 påtatt seg det framtidige vedlikehold og tilsyn med kaia, herunder el-/belysningsanlegg, redningsutstyr og et 110 meter langt gjerde langs masseuttaket mot sør. Som statlig instans vil Kystverket følge avhendingsinstruksen i salgsprosessen, og dette innebærer at følgende interesser blir gitt tilbud om å kjøpe havna i slik rekkefølge: 1. Statlige instanser 2. Kommunale eller fylkeskommunale instanser 3. Foreninger med allmennyttige formål 4. Private. Kystverket har i sitt brev vurdert det slik at det ikke er noen statlige instanser som kan ha interesse av havna i dette tilfellet. Følgelig er både kommunen og fylkeskommunen blitt forespurt om eventuell interesse for kjøp, med frist for tilbakemelding satt til den 6. mars Vurdering: Kommunens interesser er i første rekke knyttet til øysamfunnets samferdselsutfordringer. I dag utgjøres det offentlige samferdselstilbudet av den daglige fergeforbindelsen mellom Værnes, Garten, Storfosna og Nord-Leksa, samt den kommunale veien mellom Sør- og Nord-Leksa. Tidligere anløp hurtigbåten det private kaianlegget på utsida av og sør for den aktuelle moloen på Sør-Leksa, men dette tilbudet er ikke blitt videreført av fylkeskommunen.

4 Sak 2/17 Det forutsettes gjort betydelige investeringer for at den private kaia skal bli operativ for hurtigbåtanløp igjen. Kommunen er, i likhet med Fiskarlaget, ikke kjent med at det er noe påtrykk fra næring eller lokalsamfunn for å opprettholde havna som fiskerihavn, men antar at det er vesentlige samfunnsinteresser knyttet til at retten til nødhavn videreføres. I plansammenheng er havneområdet regulert til LNF-område i kommuneplanens arealdel. På Sør-Leksa er det i dag ca. 10 bolig- og 20 hytteeiendommer som er bebygd. I tillegg er det regulert, men ikke bebygd ca. 10 hytte- og 2 boligtomter. Kommunen er kjent med at det er mangel på havnemuligheter for mindre båter på Leksa. En lokal småbåtforening (Leksa Båtforening) har ved flere anledninger bl.a. vist interesse for fiskerihavna med sikte på en mer effektiv utnyttelse av havnebassenget enn i dag. Foreningen har ikke oppnådd særlig framdrift i denne saken, og har vel nærmest gitt opp planene sine. Fiskerihavna har et stort potensiale som småbåthavn for øybefolkningen. Dersom moloen forlenges nordover og strandområdet mudres opp, vil et slikt havneanlegg sannsynligvis kunne dekke både nåværende og framtidige behov for båtplasser på Sør-Leksa. Kommunen finner at det vil være en god løsning at lokalsamfunnet gis tilbud om å overta anlegget for framtidig bruk som småbåthavn både for fastboende, hytteeiere og båtgjester. Kommunalt eierskap til havna framstår ikke som noe alternativ i den sammenheng, og det er også naturlig at kommunens vedlikeholds- og tilsynsplikt med anlegget opphører ved et salg. Side 2 av 19

5 SLUTTBEHANDLING AV REGULERINGSPLAN - VALSET MARINA GNR. 7/2 M.FL. Saksbehandler: Siv C. Westby Arkiv: PLAN Arkivsaksnr.: 17/53 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/17 Kommunestyret Innstilling: Reguleringsplan for Valset Marina gnr. 7/2 m.fl., sist revidert , vedtas med hjemmel i plan- og bygningslovens Vedlegg: 1. Reguleringsplankart Valset marina gnr.7/2 m.fl., rev Planbeskrivelse Valset marina gnr.7/2 m.fl. rev Reguleringsbestemmelser Valset marina gnr. 7/2 m.fl. rev Vedlegg til planbeskrivelsen for Valset marina gnr.7/2 m.fl. Saksopplysninger: Planprogram for reguleringsplanen Valset marina på gnr. 7/2 m.fl. ble fastsatt den , og tiltakshaver er Ove K. Valset. Planen skulle omfatte en marina i to utbyggingstrinn med 100 småbåtplasser i hvert byggetrinn, med tilhørende areal for parkering, sjøboder- og naust samt servicebygg for marina. Først reguleringsplanforslag ble utarbeidet av Kystplan, og mottatt av kommunen den I første høringsrunde som var i perioden var det kun området for marina med tilhørende adkomstveg langs fjæra samt en tverrforbindelse opp til gårdstunet på gnr.7/2, som inngikk i reguleringsforslaget. Etter første høringsrunde ble det varslet innsigelser mot planforslaget fra fylkesmannen, fylkeskommunen og statens vegvesen med hensyn på den planlagte vegløsningen i området, med begrunnelser om manglende hensyn til jordvern, manglende hensyn til strandsona og manglende hensyn til en ev. utvidelse av Valset fergekai. Planforslaget ble deretter omarbeidet til også å omfatte større deler av eiendommen gnr. 7/2 samt deler av eiendommen gnr.7/1. Dette ble gjort for å få fram nødvendige sammenhenger mellom veg- marina- og hytter i området. Forslag til reguleringsplan for Valset Marina, gnr.7/2 m.fl. var ute på 2. gangs høring i perioden Oppsummering av innkomne merknader fra høringsperioden :

6 Sak 3/17 Kystverket, : Bemerker at området SBL1 ikke finnes i plankartet. Foreslår at reguleringsbestemmelsens Naust N1 og N2 får følgende ordlyd: «Naust og naustboder skal ikke tillates innredet for varig opphold og bruk til overnatting». Administrativ kommentar: Merknadene tas til følge. Betegnelsene SBL1 har ved en feil falt ut av plankartet. Sør-Trøndelag fylkeskommune, : Tidligere vilkår om flytting av avkjørsel V1 til Valset marina fra FV 710, er imøtekommet. Ingen vilkår for egengodkjenning. Kjell Valseth, : Flytting av adkomstveg V1 lenger inn på dyrkamarka til gnr.7/1 må avklares med grunneier. Har merknader til nedlegging av avlingsveg V2; kan ikke fjerne dyrkamark fra gnr.7/1 og gi til gnr.7/2. Ønsker at adkomstveg V3 utgår, og at hyttene får adkomst via ny veg V1 eller V5. Administrativ kommentar: Ev. kompensasjon for medgått dyrkamark fra gnr. 7/1 blir en privat sak mellom gnr.7/1 og 7/2 som tiltakshaver må løse før planen kan gjennomføres. 7 tomter uten tilknytning til østlig hyttefelt må få adkomst som i dag og via V3 for å unngå tverrforbindelse og oppdeling av dyrkamark. Bruk av avlingsveg avklares mellom gnr.7/1 og 7/2.(Avlingsveg inngår i formålet landbruk). Norges Vassdrags- og Energidirektorat (NVE), : Opplyser at det er registrert marine avsetninger på deler av planområdet. Anbefaler at geotekniske utfordringer blir vurdert og utredet i reguleringsplanen, hvis ikke er det viktig å utarbeide gode bestemmelser som ivaretar geoteknikk i byggesaksbehandlingen. I planforslaget er det regulert flere tiltak i strandsona der det kan være behov for geoteknisk vurdering. Anbefaler konkretisering av planbestemmelsene om geoteknisk vurdering, og at kravet må gjelde for hele marinaen; både molo, naust, brygge, parkering og servicebygg samt nye trasevalg for adkomstveger. Administrativ kommentar: Anbefaling tas til etterretning, og reguleringsbestemmelsene konkretiseres slik at det går klart fram hvilke tiltak som krever geotekniske vurderinger før tiltak kan igangsettes. Det er foretatt undersøkelser som avklarer hvor det er fjell og hvor det er bløt-bunn, men lokalisering av areal med sensitive masser er ikke avklart. Forum for Natur- og Friluftsliv, Sør-Trøndelag : Understreker at det primært ikke må bygges innenfor strandsonen. Selv om området i kommunedelplan er vist for utbygging må man i videre planlegging sikre allmennhetens interesser og adgang til å benytte strandsonen til friluftsliv isteden for privatisering. Alle bygg og inngrep må plasseres slik at de i minst mulig grad reduserer natur- og friluftsopplevelsene. Side 2 av 19

7 Sak 3/17 Anbefaler prinsipp om fortetting og samlokalisering for å unngå forbruk av nytt areal. Viser til Naturmangfoldloven og at det må gjøres skriftlig rede for hvordan prinsippene i paragrafene 8-12 er vurdert. Legger ved en oversikt over status og trusler for de viktigste grundtvannsområdene rund Trondheimsfjorden. Administrativ kommentar: Viktige moment som påpekes, og som vi mener er vurdert i planprosessen- og saksbehandlinga. Lokalisering er bl.a. valgt fordi det ligger nært ei hovedfartsåre (FV 710) som vil gi lite ekstra kjøring for å komme til havna. Vil i dette tilfelle gjøre stranda mer tilgjengelig fordi man pr. dato må forsere ei vegfylling eller gå på dyrkamark for å komme til stranda. Det er utført en vurdering etter naturmangfoldlovens 8-12 (vedlegg 05). Vurderinga anbefaler at det ikke bygges molo- /naust-/ servicebygg-/ utfylling og veg i perioden medio april medio juli av hensyn til flora- og fauna og er foreslått tatt til følge via reguleringsbestemmelsene. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, : Vilkår for egengodkjenning av reguleringsplanen: 1. Bestemmelsene 5.1 og 6.1 må endres slik at det ikke åpnes for deponering på dyrka mark. Vilkåret er hjemlet i jordlovens Med hjemmel i plan- og bygningslovens 1-8 stills det vilkår om at adkomstvegen legges slik at det unngås inngrep i tangvollen langs fjæra. Minner om at vilkår for egengodkjenning innebærer at det er innsigelse til planen dersom vilkårene ikke imøtekommes. Kommunen oppfordres til å ta kontakt for videre dialog om hvordan vilkårene kan imøtekommes. Fylkesmannen har følgende faglige råd: Landbruk og miljø gir som faglig råd at V1 og V3 bør tas ut av planen. Adkomsten kan løses gjennom alt. I Fylkesmannen gir som myndighet innen samfunnssikkerhet faglig råd om at det bør foreligge en oppdatert ROS-analyse før planen vedtas. Administrativ kommentar: Vilkårene i punkt 1 etterkommes, og reguleringsbestemmelsenes 5.1 og 6.1 endres. Arealet som omfattes av 6.1 ligger i sjø, og det skal ikke deponeres masse der. Muligheten for deponering av rene masser skal gjelde innenfor bygeområde naust (N1 og N2), servicebygg (S1) og småbåthavn land (SBL2, der planen viser utfylling i sjø. Vilkår 2 om at veg V1 skal legges slik at det unngås inngrep i tangvollen langs fjæra, er i samsvar med planforslagets intensjon. Foten av vollen som ligger mot dyrkamarka er målt inn med GPS, og vegarealet til V1 er justert slik at formålsgrensa samsvarer med foten av vollen. Det tas inn i planbestemmelsene at vollen f.o.m. fv. 710 og til område S1, ikke skal berøres. Ved innsending av byggesøknad for vegen, vil det bli stilt krav om detaljprosjektert vegtrase. Løsningen er diskutert i møte med miljø- og landbruksavd. den ROS-analysen foreslås oppdatert før endelig vedtak av planen. Faglig råd om å ta ut V1etterkommes ikke og er begrunnet med at eksisterende avkjørsel (V2) vil være lite egnet for stor økning i trafikk da vegen skal betjene havn med inntil 200 båtplasser i tillegg til hyttefelt. Dersom vegen skulle betjent bare eksisterende hyttefelt, ville administrasjonen gått imot bygging av veg langs sjøen. Side 3 av 19

8 Sak 3/17 Statens vegvesen, : Vilkår for egengodkjenning; det må tegnes inn sikttrekanter i avkjørslene fra FV 710. Faglig råd: Mener det må presiseres i reguleringsbestemmelsene at ev. flytting av adkomstveg V1 i forbindelse med utvidelse av biloppstillingsplassen ved fergeleiet på Valset er en kostnad som skal dekkes av grunneier. Administrativ kommentar: Frisiktsoner tas inn i reguleringsplanen. Det er ikke anledning til å ta inn i reguleringsbestemmelsene hvordan kostnader til tiltak for gjennomføring av planen skal fordeles. Avkjørslene til vegen V1 er flyttet lenger sørover for å ivareta hensynet til ev. utvidelse av Valset fergekai, jf. fylkeskommunens og vegvesenets tidligere uttalelser. Avkjørsel V1 er regulert 40 meter nord for eksisterende avkjørsel på motsatt side av FV.710 (jf. tidligere krav fra vegvesenet). Kommunen har ikke mottatt informasjon eller materiell som viser eller beskriver utvidelse av fergekaia. Foreliggende endringer er gjort i henhold til formannskapets vedtak i sak 64/16 den , der det ble forutsatt at: 1. Reguleringsbestemmelsene endres slik at fylkesmannens punkt 1 i vilkår for egengodkjenning imøtekommes. 2. Foten av eksisterende voll mot dyrka mark, fra fv. 710 og til område S1, måles inn og legges inn som hensynssone tangvoll. Det tas inn i bestemmelsen at det ikke tillates inngrep i hensynssona i forbindelse med vegbygging. Forslaget drøftes med fylkesmannen. 3. Reguleringsbestemmelser for naustområdene N1 og N2 endres i samsvar med kystverkets forslag. 4. Reguleringsbestemmelsene konkretiseres slik at det går klart fram hvilke tiltak som krever geotekniske vurderinger før igangsetting. 5. ROS-analysen oppdateres. De som hadde merknader under 2. gangs høring er i et brev fra kommunen datert orientert om de endringer som er gjort i planforslaget. Innen en frist, satt til den , er det ikke mottatt noen merknader til endingene. Møte med fylkesmannens miljø- og landbruksavdelinger den Administrasjonen var i møte med fylkesmannens miljø- og landbruksavdeling den , og gikk gjennom planen med hensyn på fylkesmannens vilkår for egengodkjenning. Innmålt kant av tangvoll (koordinatfestet med GPS) ble lagt fram, og det ble enighet om at dersom man ikke foretar inngrep i arealene nord for grensa, kan veg V1 aksepteres. Det er viktig at dette følges opp i byggesaken. Fylkesmannens miljøvernavdeling påpekte også at det er viktig å være varsom ved kryssing av bekken i området, og i størst mulig grad unngå fylling i bekken i forbindelse med kryssing. Det er ikke vist noen egen hensynssone for tangvollen, som i sin helhet ligger som friluftsområde på strekningen fra fv. 710 og til regulert byggeområde S1. Det framgår av gjeldende bestemmelser at det ikke er tillatt å gjøre inngrep i området. Side 4 av 19

9 Sak 3/17 Vurdering: Sektormyndighetenes innsigelser er i det foreliggende planforslaget tatt til følge. Vilkårene for kommunestyrets egengodkjenning av planen vurderes derfor å være til stede. Planbeskrivelsen er oppdatert i forhold til de innspillene som har kommet, og innkomne merknader, sammen med administrasjonens vurdering, er tatt inn i. ROS-analysen er supplert i forhold til at planområdet er utvidet til å omfatte eksisterende bolig- og hyttebebyggelse. Side 5 av 19

10 VEDTEKTER REGIONALT NÆRINGSFOND FOR ORKDALSREGIONEN Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 242 U01 Arkivsaksnr.: 16/322 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/17 Kommunestyret Innstilling: Framlagte forslag til vedtekter for regionalt næringsfond for Orkdalsregionen vedtas. Vedlegg: Vedtekter for regionalt næringsfond for Orkdalsregionen. Saksopplysninger: Agdenes kommune behandlet i sak 58/15 den Strategisk næringsplan for Orkdalsregionen, og gjorde slikt vedtak: 1. Agdenes kommune slutter seg til Strategisk Næringsplan for Orkdalsregionen. 2. Agdenes kommune slutter seg til opprettelse av næringsråd for Orkdalsregionen. 3. Agdenes kommune vedtar å bidra med midler til opprettelse av regionalt næringsfond som beskrevet i saksfremlegget. Vedlagte vedtekter for regionalt næringsfond for Orkdalsregionen ble vedtatt i regionrådsmøte 9. desember Forut for denne behandlingen har kommunene hatt utkastet til administrativ uttalelse og rådmannskollegiet har behandlet saken. Vedtektene skal behandles av deltakerkommunenes kommunestyrer, og vil først tre i kraft etter deltakerkommunenes godkjenning. Fondet utgjør pr i dag i overkant av 2 millioner kroner. Vurdering: Ingen.

11 REGLEMENT FOR GODTGJØRING TIL KOMMUNALE OMBUD Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 082 Arkivsaksnr.: 17/73 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/17 Kommunestyret Innstilling: Vedlegg: Gjeldende reglement for godtgjøring til kommunale ombud, datert Saksopplysninger: Ordføreren ber i e-post til rådmannen den om at «Reglement for godtgjøring til kommunale ombud» blir tatt opp som sak i kommunestyret 1. februar Hovedprinsippene i gjeldende reglement kan sammenfattes slik (hjemler for godtgjørelse kommuneloven 41 og 42): - Folkevalgte med belastende verv får en fast årlig godtgjørelse og ingen møtegodtgjørelse, øvrig kommunale folkevalgte får kun godtgjørelse pr. møte. - Fast årlig godtgjørelse er differensiert etter arbeidsbelastning. - All godtgjørelse er knyttet i % eller til ordførerens godtgjørelse, som igjen er knyttet til rådmannens avlønning. - Det gis erstatning for tapt arbeidsinntekt og utgifter forøvrig som utøvelsen av vervet nødvendiggjør. - Formannskapet avgjør tolkningsspørsmål vedrørende reglementet. Oversikt over gjeldende godtgjøring for folkevalgte i Orkland-kommunene: Årlig fast godtgjøring (i kr) Ordfører Varaordfører Formannskapsmedlem Orkdal (lik stortingsrep.) (50% av ordf.) (6% av ordf.) Meldal (9G) (15% av ordf.) (5% av ordf.) Agdenes (90% av rådmann) (6,5% av ordf.) (3,5% av ordf.) Snillfjord (60% av stortingsrep.) (15% av stortingsrep.) For formannskapsmedlemmer i Orkdal kommune: Den faste godtgjøringen dekker tapt arbeidsfortjeneste for formannskapsmøter.

12 Sak 5/17 Møtegodtgjøring (i kr) Formannskap ordinære medl. Kommunestyre ordinære medl. Orkdal 215 pr time 215 pr time Meldal pr år Agdenes 451 pr møte Snillfjord 600 pr møte 375 pr møte Orkdal: Fast kjøregodtgjøring pr år for kjøring innad i kommunen: Ordfører: kr Varaordfører: kr Vurdering: Rådmannen har forstått det slik at det ikke er ønskelig med framlegging av et revidert/nytt forslag til reglement, men vil påpeke spesielt to forhold: Ordførerens godtgjøring er satt til en andel (90%) av rådmannens lønn (all godtgjøring til kommunale ombud er dermed «koblet» til rådmannens lønn). I tariffoppgjør (årlig) bestemmes rådmannens lønn av ordfører og varaordfører (etter lønnsvurderingssamtale). Dette er etter mitt skjønn prinsipielt uheldig. Blant Orkland-kommunene er det nå bare Agdenes som har denne ordningen. Oversikten under saksopplysninger om godtgjøring til folkevalgte i Orkland-kommunene viser at varaordføreren i Agdenes har desidert laveste godtgjøring. Etableringen av Orkland kommune vil med all sannsynlighet innebære flere arbeidsoppgaver/oppdrag til varaordføreren. Slik sett kan det også være grunnlag for å vurdere varaordførerens godtgjøring. Side 2 av 19

13 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 17/103 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/17 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedlegg: Særutskrift Kontrollutvalgets sak 32/16 den Plan for forvaltningsrevisjon med disse vedlegg: - Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse Saksopplysninger: Det vises til vedlegget. Vurdering: Det vises til vedlegget.

14 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 17/104 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/17 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Rosenvik AS 2. System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlegg: Særutskrift Kontrollutvalgets sak 33/2016 den Plan for selskapskontroll med disse vedlegg: - Plan for selskapskontroll Oversikt over selskaper og eierandeler. Saksopplysninger: Det vises til vedlegget. Vurdering: Det vises til vedlegget.

15 REGLEMENT MED MANDAT FOR FELLESNEMDA I FRAMTIDIGE ORKLAND KOMMUNE Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 002 &00 Arkivsaksnr.: 17/106 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/17 Kommunestyret Innstilling: Framlagte forslag til Reglement med mandat for Fellesnemda i framtidige Orkland kommune vedtas. Vedlegg: 1. Forslag til Reglement med mandat for Fellesnemda i framtidige Orkland kommune. 2. Eksempler på mandat/ reglement. Nye saksopplysninger: Framlagte reglement ble behandlet og vedtatt/godkjent (enstemmig) i Arbeidsutvalget (Orkland) sak 1/17 den og i Fellesnemda sak 1/17 den Saken fremmes (med Fellesnemdas innstilling) for behandling i de fire kommunestyrene. Det er en forutsetning at Fellesnemdas forslag til reglement vedtas/godkjennes av samtlige kommunestyrer. Fellesnemda ga i sak 1/17 den tilslutning til følgende merknad: Inndelingsloven åpner for at Fellesnemnda kan ansette ny rådmann, men inndelingsloven trer ikke i kraft før Stortinget formelt har behandlet kommunesammenslåingen. Dersom ansettelse av ny rådmann/prosjektleder skal skje før inndelingsloven har tredd i kraft, vil Fellesnemnda innstille ovenfor de fire kommunestyrene. Kommunestyrene må fatte likelydende vedtak for at ansettelsen skal være gyldig. Saksopplysninger: Denne saken ble lagt fram som en drøftingssak i Fellesnemndas møte 2. desember Kommunefusjonen er nå inne i fase 2 av arbeidet med å etablere en ny Orkland kommune fra 1. januar 2020, illustrert i denne figuren:

16 Sak 8/17 Sammenslåingsprosessen har i fase 1 og innledningsvis i fase 2 vært preget av ryddighet, åpenhet og god dialog mellom politisk og administrativt nivå. For å lykkes best mulig med kommunefusjonen er det svært viktig med en fortsatt tydelig rollefordeling - og rolleforståelse mellom politisk og administrativt nivå i gjennomføringsfasen. Klare mandater og fullmakter til Fellesnemnda, arbeidsutvalg, partssammensatte utvalg, prosjektleder og arbeidsgrupper er erfaringsmessig viktig for å få til en klar politisk styring og en effektiv og god prosess uten mange konflikter. Inndelingslova 26 gir hjemmel for at endelig mandat for Fellesnemnda fastsettes i eget reglement. Dette må vedtas av alle fire kommunestyrer. Det følger av inndelingslova 26 at fellesnemnda skal samordne og ta seg av forberedelsene av sammenslåingen, og i dette ligger arbeid økonomiplan og med budsjettet fra og med Nemda skal også i sin virkeperiode gi uttalelse til departementet om årsbudsjett og økonomiplaner for sammenslåingskommunene. Videre følger det av denne lovhjemmelen: Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Side 2 av 19

17 Sak 8/17 Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. Vurdering: Høsten 2016 vedtok kommunestyrene ny intensjonsavtale der kap. 8 danner grunnlag for spilleregler og rolledeling i sammenslåingsprosessen. Det er i denne sammenheng verdt å merke seg avtalens pkt 8, kulepunkt 6, som slår fast at: Fellesnemnda får oppgaver i henhold til paragraf 26 i Inndelingslova og får i tillegg det formelle ansvaret med å beskrive og forberede den nye kommunen i henhold til føringene gitt i denne intensjonsavtalen. Det vises til drøftingsnotatet fra rådmannsgruppa 19. september, som innspill til en ny intensjonsavtale. I dette notatets pkt 8.3 framgår at: Det er viktig at fellesnemnda blir et effektivt organ for å bygge den nye kommunen i fasen mellom sammenslåingsvedtaket og iverksettingsvedtaket. Det er viktig at nemnda får vide fullmakter for å utforme den nye kommunen, og det vil være krevende og stadig skulle gå tilbake til kommunestyrene for å få likelydende vedtak. Det må utarbeides klare mandat for å tydeliggjøre fellesnemndas handlingsrom, og rolledelingen mellom nemnd og kommunestyret ( ) Endelig mandat for fellesnemnda fastsettes i eget reglement (jfr. Inndelingslova 26). Videre om fellesnemndas rolle og oppgaver er beskrevet i punkt 9.5: Skal vedta sentrale dokumenter: - Framdriftsplan/ prosjektplan - Økonomiplan for sammenslåingsprosessen - Omstillingsplaner/ planer for overføring av personell - Informasjonsplaner - Planer for kulturbygging og sosiale aktiviteter Rådmannsgruppas forslag til vedtak er i tråd med drøftingssaken i Fellesnemnda 2. desember 2016, og bygger på føringer i inndelingslova, ny intensjonsavtale signert , samt eksempler på tilsvarende mandat og reglement fra andre sammenslåingsprosesser. Side 3 av 19

18 Sak 9/17 BOLIGER FOR FLYKTNINGER Saksbehandler: Geir Ove Storstein Arkiv: 613 F30 Arkivsaksnr.: 17/120 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/17 Kommunestyret Innstilling: Det utarbeides detaljprosjekt/anbudsgrunnlag i samsvar med tegninger og kostnadsoverslag benevnt som alternativ 1 i vedleggene. Saken legges fram for kommunestyret for bevilgningsvedtak så snart detaljerte planer med kostnadsoverslag foreligger. Vedlegg: 1. Forprosjekt fra ON AS med tomteanalyse og forslag i 4 alternativer 2. Kostnadsoverslag for utbygging av alternativ 1 Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i møte den 11.mai 2016 følgende føringer for det videre arbeid med mottak av flyktninger: 1. Agdenes kommune vil ta imot 10 flyktninger i Det tas forbehold om at boliger må være ferdigstilt før mottak gjennomføres. 2. Det tas sikte på å bygge 4-5 nye boenheter på rekkehustomta (D19/20) i Volladalen boligfelt. 3. Rådmannen gis fullmakt til å kjøpe konsulenttjenester, - engasjere kompetent virksomhet som kan gjennomføre komplett byggeprosess, fra planlegging til ferdigstilling. 4. Ferdige planer med kostnadsoverslag og forslag til finansiering, skal godkjennes av kommunestyret før bygging iverksettes. På grunn av betydelig reduksjon i tilstrømningen av flyktninger gjennom sommeren, ble det klart at behovet for bosetting ville bli mindre enn det som lå til grunn ved kommunestyrets vedtak i mai. Planlegging av boligbygging i tråd med kommunestyrets vedtak, ble derfor satt på vent. I brev av fra IMDi, ble kommunen anmodet om mottak av 7 flyktninger i 2017, en nedjustering av tidligere forespørsel. Anmodningen ble imøtekommet, og i møte kommunestyret vedtok ved behandling av «Plan for mottak av flyktninger», å ta imot 7 flyktninger i Planen forutsetter videre mottak av 7 nye flyktninger i hvert av årene 2018 og Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak , er ON Arkitekter og ingeniører AS engasjert for å vurdere hvordan en best mulig utnyttelse av tomta i Volladalen kan gjennomføres. Kontoret har levert i alt 4 alternative forslag. Forslagene ble presentert i formannskapet den Det ble der enstemmig vedtatt å foreslå at kommunen går videre med planlegging som vist i alternativ 1. Side 4 av 19

19 Sak 9/17 Alternativ 1 er et prosjekt basert på bygging av 6 leiligheter fordelt på 3 bygg i 2 etasjer. 4 leiligheter på 75 m² med 3 soverom, og 2 leiligheter på 65 m² og 2 soverom. Vurdering: Foreløpig kostnadsoverslag viser en samlet kostnad på kr. mva. inkludert, med tillegg av tomtekostnader på kr En beregning i Husbankens simulator for tilskudd til slike prosjekter, viser at det kan forventes tilskudd i en størrelse på %, eller ca. kr Det gis ikke refusjon av merverdiavgift på prosjektet. En beregning som forutsetter at det betales «gjengs husleie» viser at prosjektet vil være sjølfinansierende. (Gjengs husleie er satser som er utarbeidet av SSB for kommuner i vår region og på vår størrelse, og er kr. for 2-roms og kr for 3-roms leiligheter) Side 5 av 19