Strategisk arrangementsutvikling Glåmdalsregionen Søknad om støtte

Transkript

1 Saknr. 16/ Saksbehandler: Liv Snartland Wilson Strategisk arrangementsutvikling Glåmdalsregionen Søknad om støtte Innstilling til vedtak: Fylkesrådet ser positivt på nettverksutvikling og at ulike arrangementer samarbeider om felles oppgaver. Forstudien vurderes å støtte opp under handlingsprogrammet 2016 (17) til Plan for opplevelsesnæringer i Hedmark , hvor satsing på arrangementsutvikling er trukket fram som tiltak. Fylkesrådet bevilger Kongsvinger kommune, Kultur og fritidsenheten, 2226 Kongsvinger, Org.nr: tilskudd inntil kr ,- av fylkeskommunale midler fra ansvar 11607, tjeneste 6000 reiselivsprosjekter til gjennomføring av forstudien. Tilskuddet gjelder for perioden til Tilskuddet utgjør 50 % av prosjektets godkjente kostnader. Særskilte vilkår: Det forutsettes at det innenfor prosjektet jobbes regionalt med alle kommunene i Glåmdalsregionen. Fylkesrådet presiserer at medfinansiering av forstudien ikke automatisk medfører regional medfinasiering i evt. ny prosjektfase. Generelle vilkår for prosjektet vil fremgå av tilsagnsbrevet. Vedlegg: - Søknad regionalforvaltning

2 - Strategisk arrangementsutvikling og nettverkseffekter Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

3 Saksutredning Strategisk arrangementsutvikling Glåmdalsregionen Hjemmel/referanse for saken Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 12/16. Sammendrag I Glåmdalsregionen arrangeres en rekke små og store arrangement, men det mangler en form for nettverksorganisering som ivaretar kvalitative, økonomiske og markedsmessige aspekter. Det søkes om støtte til et forstudie som har til hensikt å utvikle en systematikk for hvordan arrangementer kan organiseres på en smart måte for å øke omsetningen og oppnå stordriftsfordeler gjennom samarbeid. I utgangspunktet er det alle kommunene i Glåmdalsregionen som er initiativtagere til prosjektet, men Kongsvinger kommune står som søker. Kultursjefene ser dette som et mulig bedriftsnettverk for arrangementer og arrangører, og at en bedre kooordinering og gode løsninger kan gi økt besøk, lavere kostnader, økt kvalitet og samtidig styrke opplevelseseffekten av arrangementene. Innledning og bakgrunn Arrangementer genererer reisetrafikk hos flere grupper; yrkesreisende, ferie og fritidsreisende og kurs- og konferansemarkedet. Prosjektet skal jobbe med å stimulere til samarbeid mellom de ulike arrangement/aktører for å øke verdiskapningen. I dette ligger å redusere kostnader ved felles innkjøp og logistikk, (artister, innleie vakter, partyutstyr, lydutstyr, billettsystemer, booking mm.). På sikt er det naturlig å samarbeide om salg og pakketering inkludert overnatting og opplevelser. Saksopplysninger fakta Arrangementsutvikling, kompetanseheving og nettverksbygging innen arrangement har vært støttet av fylkesrådet i flere sammenhenger, bl.a. i juni 2016 der det ble gitt kr ,- til Hamarregionen Reiseliv til en forstudie «Strategisk arrangementsutvikling for Hamarregionen» (sak 129/16). Fylkesrådet har også gitt støtte kr ,- til Tolga kommune for prosjektet «Kultur, natur og idrett som virkemiddel, fase 2» for å se på muligheten for å etablere en fast organisasjon som kan samle, drifte og utvikle en del arrangementer og aktiviteter innen kultur, natur og idrett i samarbeid med kommunene i Nord-Østerdal. (Fase 1 av prosjektet fikk kr i støtte i 2014, sak 287/14). I 2015 ble det gitt kr ,- i støtte til et forprosjekt i Elverumsregionen; Arrangementsnettverk Elverum (sak 300/14). Prosjektet gikk ut på å klargjøre hvordan aktørene i besøksnæringene kan samarbeid og utnytte hverandre og arrangementene bedre for å få til større, bedre og mer lønnsomme arrangement og derigjennom økt verdiskaping i lokalsamfunnet. En jobbet med et nettverk der også produsenter og leverandører av lokalmat var med. Videre har Grue kommune fått fylkeskommunal støtte til et liknende arbeid over kommunale prosjektmidler for økt attraktivitet i 2013 (FRAD-sak 261/13). Støtten som i disse tilfellene er gitt har i stor grad vært rettet mot næringsperspektivet i forbindelse med arrangementsutvikling. Reiseliv og nye arbeidsplasser er sentralt. Aktivitet Forstudiens mål er å koordinere arrangementene i regionen og se på muligheten til å opprette en felles utstyrsbank. Det skal også jobbes med å samordne datainformasjon for kunder, salg og

4 markedsføring. I søknaden fremgår det at under forstudiet vil en knytte til seg Solørmartn, Kongsvingermarken, Finnskogmarken, Byen Vår, Kongsfesten, Morodalsfestivalen, ulike idrettslag som har turneringer og kulturorganisasjoner som har arrangementer av ulik størrelse. Forstudien vil ha en gjennomføringstid på inntil 3 måneder og prosjektet ser for seg å engasjere en prosjektmedarbeider til å gjennomføre kartleggingsoppgaver som omfatter: - hvordan organiseres arbeidet i dag og hvem gjør hva - hvilke databaser eksisterer - hvilke digitale plattform benyttes (www, sosiale medier, pressearbeid, utsendelser) - hvilke kunderelasjoner eksisterer og hvordan kommuniserer man med kundene - eksisterer det noen samarbeidskonstellasjoner - kan innkjøp og forbruk være tema for felles tiltak (teknisk utstyr, bord/stoler, telt etc.) - vekstpotensial og vekstmuligheter - besøksstruktur (lokale kunder, regionale kunder og overnattingskunder ) Kostnadsplan Tittel «2016» Arbeid kommunalt ansatte Kontor utgifter lønn prosjektmedarbeider Reisekostnader Sum kostnad Finansieringsplan Tittel «2016» Hedmark fylkeskommune Kommunal egenandel Kommunalt ansatte Sum finansiering Vurderinger Sannsynligvis vil det kunne øke verdiskapingen dersom arrangementene samarbeider om felles oppgaver. Det kan bidra til å redusere kostnader og øke besøkstallet. Utveksling av erfaringer er alltid fruktbart. Således er Kongsvinger kommunes initiativ til et arrangementsnettverk viktig. Et velorganisert nettverk, enten det dreier seg om kultur, idrett eller kommersielle events, kan også knytte destinasjoner tettere sammen. I et nettverk kan det være enklere å jobbe med innovativ utvikling. Nettverkssamarbeid kan skape nysgjerrighet og motivere til handling. En utfordring med nettverkssamarbeid er den innsats den enkelte velger å legge inn. Det å kunne påvise nytte blir avgjørende. Skal en lykkes med samarbeidet må arrangørene selv ta initiativ og ansvar. I det omsøkte prosjektet er det kommunene i Glåmdalsregionen som er initiativtagere, men enda viktigere blir at arrangementene/aktørene prioriterer tid og ser verdien av samarbeidet. Målsettingen for tiltaket burde komme tydeligere frem. I søknaden fremgår det at man skal utvikle en systematikk for

5 hvordan arrangementer kan organiseres på en smart måte for å øke omsetningen. For at effekten av tiltaket kan måles, bør omsetning og resultat tallfestes. En bedre forståelse av arrangementenes betydning for tilhørighet og stolthet, er viktig. Ungdoms OL 2016 bidro f.eks. til å gi ungdom arrangementserfaring ved å inkludere dem i arbeidet. Frivillighet bidro til sosial brobygging. De fleste arrangementer vet lite om hvilken verdiskaping arrangementet gir. Men for eksempelvis Birkebeinerarrangementene er det laget en slik kartlegging som viser totalomsetningen. I prosjektet det her er snakk om må man forstå arrangementenes struktur, besøksvolum og den enkeltes vekstambisjon. Et første grep bør være å kartlegge de arrangementer, festivaler og events som finnes og som kan være relevant i et nettverk. Arrangementer må datofestes i en kalender, eller et årshjul, slik at man forsterker og ikke svekker hverandres posisjon. Det må jobbes med å følge opp kunden med tanke på gjenkjøp, og reisepakker der bespisning, overnatting, transport og arrangementsbillett inngår. Det forventes at arrangementer i hele regionen inviteres inn i samarbeidet slik søker har intensjoner om. Fylkesrådet anbefaler at prosjektet ser på hvordan andre har løst liknende oppgaver. Hamarregionen Reiseliv (HARR) jobber med et liknende prosjekt, og det anbefales kontakt med HARR for evt. samarbeid/erfaringsutveksling. Om mulig bør man koble seg til større, geografiske samarbeid. Det er positivt at det allerede er opprettet dialog med kultursjefene i kommunene for å sikre eierskap. Videre blir det viktig at arrangører og reiselivsnæringen har tett dialog når det gjelder planlegging videre. I et fremtidig for- og hovedprosjekt er det naturlig at kommunene bidrar med økonomisk støtte. Det forutsettes at prosjektet fullfinansieres. Vurdering av om tilskudd til tiltaket begrenses av statsstøtteregelverket Arbeidet med arrangementsutvikling og nettverksbygging i regionen vurderes ikke å gi enkeltbedrifter så store selektive fordeler at tilskuddet ensidig kommer disse til gode. De fleste arrangementer/festivaler er tilgjengelig for alle; både turister som bor på reiselivsbedrifter i og utenfor kommunen, dagsturister, hytteturister og fastboende. Posisjonering av arrangementene i forhold til å gjøre området attraktivt, er av allmenn nytte for regionen og har samfunnsbetydning. Kongsvinger kommune vil i denne sammenheng ikke utøve økonomisk aktivitet og vurderes ikke som et foretak i denne sammenheng, hvor det gjøres en jobb for arrangementer i flere kommuner. Med bakgrunn i dette er det ikke gjort vurderinger av størrelsen på tilskuddet opp mot statsstøtteregelverket. Søker oppfyller ikke vilkårene for statsstøtteforbudet, og det er derfor lovlig med offentlig støtte til prosjektet. Konklusjon Det omsøkte prosjektet vurderes å støtte opp under handlingsprogrammet 2016 (17) til Plan for opplevelsesnæringer i Hedmark , hvor satsing på arrangementsutvikling er trukket fram som et tiltak. Arrangement er viktig fundament for reiselivet i Hedmark. I «samarbeidserklæringen» sier fylkesrådet at Hedmark skal være et naturlig førstevalg for store idretts- og kulturarrangement. Fylkesrådet ser at arrangementsutvikling kan være et positivt bidrag når det gjelder å øke attraktiviteten til et område. Sannsynligvis vil det kunne øke verdiskapingen dersom de etablerte arrangementene samarbeider om felles oppgaver og øker sin samlede kompetanse arrangementkompetanse. Fylkesrådet går derfor inn for å støtte forstudien med det omsøkte beløp på kr ,-.