NORGES HÅNDBALLFORBUND Region Midt-Norge

Transkript

1 NORGES HÅNDBALLFORBUND Region Midt-Norge REGIONSTYREPROTOKOLL NR. 5/04 Regionstyremøte nr fredag og lørdag september 2004 på Rica Nidelven Hotel, Trondheim. Tilstede: Svein Aunøien, May Romundstad, Egil Rustad, Ann Åse Baustad, Bente Kristin Andersen, Sigbjørn Berstad (fredag), Børge Toft, Geir Nicolaysen og Svein Olav Øie. Ikke tilstede: Joar Kirkeslett og Odd Erik Ofstad Seksjonslederne og dommerutvikler deltok på møte under behandlingen av sakene Revisor Horghagen deltok under behandlingen av sak SAK GODKJENNING AV PROTOKOLLER Protokollene fra Regionstyremøte nr. 03/04 og 4/04 ble gjennomgått. Regionstyreprotokollene nr. 03/04 og 4/04 godkjennes. SAK DOMMERUTVIKLING Dommerutvikler Arild Stav presenterte modellen for hvordan han tenker at dommerutviklingsarbeidet i regionen skal organiseres. Styret signaliserte at modellen ser meget spennende ut og man ser frem til at aktivitetene kommer i gang. SAK HALVÅRSREGNSKAP 2004 Halvårsregnskapet for 2004 vil bli gjennomgått og kommentert av daglig leder. Regnskapet ble presentert på en ny måte og styret ønsker at man bruker denne malen ved regnskapsrapporteringen hvert kvartal. Regnskapet viser at man har meget god kontroll på inntekter og utgifter. Regnskapet viser at man styrer mot et pent overskudd i Utestående hos klubbene er under kontroll og man har betalingsavtaler med de klubbene som har gjeld til regionen. Likviditeten/egenkapitalen er meget god og daglig leder foreslår at man plasserer noe av denne i fond, slik at man får en best mulig avkastning. Revisor Horghagen gikk gjennom notatet han har laget i forbindelse med revideringen av halvårsregnskapet. Han hadde også en gjennomgang for styret om hvordan man bør lese idrettsregnskaper. Regnskapet for første halvår 2004 tas til etterretning. Daglig leder får fullmakt til å plasser 1 million kroner av egenkapitalen i Allegro GFB. Plasseringen skal følges opp meget tett av daglig leder.

2 SAK STYREARBEIDET I TINGPERIODEN Administrasjonen og AU ønsker at man avklarer følgende rutiner for styrearbeidet i tingperioden: Sted og tid for styremøtene Møtene er i utgangspunktet lagt til Trondheim og Britannia Hotel (barteravtale), men vil unntaksvis bli lagt til andre steder. Møtene gjennomføres fra fredag ettermiddag til lunsj på lørdag. Deltagere på styremøtene På styremøtene deltar alle styremedlemmer, varamedlemmer, FSrepresentant, ungdomsrepresentant, ansatte representant og daglig leder (eventuell stedfortreder). Daglig leder innkaller revisor, ansatte og andre når dette er hensiktsmessig. Godtgjøring Det ytes en godtgjørelse på kr 250,- til hvert styremøte, dette dekker drikke til måltidene som serveres på møte. Styret får profileringsutstyr (Adidas) til en verdi av ca kr 1000,- pr. sesong. NHF jobber med et likt opplegg for møtegodtgjørelse av regionstyrene, denne godtgjøringen kan tas ut som et reisestipend. Formålet med stipendet er at deltageren opparbeider seg kunnskaper som vil komme regionen til gode. Ved praktisering av stipendet vises det til notat fra revisor Horghagen. For øvrig får man dekket utlegg etter statens satser. Utarbeidelsen av sakslisten og forberedelse til møtene I de siste tingperiodene har det vært praksis at styreleder og daglig leder i samarbeid har satt opp sakslisten for styremøtene. Styret ønsker at administrasjonen fortsatt skal ha ansvaret for utarbeidelsen av sakslisten, men at AU tas mer aktivt med i arbeidet. Styremedlemmene oppfordres til komme med innspill i god tid før møte (14 dager), slik at administrasjonen får tid til å utrede sakene og komme med forslag til innstilling. Til møtene lager administrasjonen forslag til innstilling og vedtak. Rutiner for utsendelse av styrepapirer og protokoller Administrasjonen sender ut forslag til saksliste etter godkjenning av AU og innspill fra styremedlemmene (frist 14 dager) 7 dager før møte. Administrasjonens innstilling i vedtakssaker bør også sendes ut 7 dager før møte. Forslag til protokoll sendes AU i løpet av 7 dager for innsigelser, når tilbakemelding fra AU kommer (senest 3 dager) legges denne ut på vår hjemmeside og sendes elektronisk til styret, kontrollkomite, valgkomite, revisor, NHF, idrettskretser, soneledere, ansatte og klubbene. Endelig godkjenning av protokollen skjer på neste styremøte. Hvilke typer saker skal behandles på styremøtene Det har vært praksis at styret ikke har diskutert detaljer i administrative saker, men kun trekt opp linjene for hvordan administrasjonen skal håndtere sakene. Styret mener at dette er viktig, slik at rollefordelingen mellom styret og administrasjonen blir klar. Når styret ønsker å komme med innspill i saker som er håndtert av administrasjonen er det viktig at dette blir tatt opp direkte

3 med daglig leder. Følgende faste saker tas opp på styremøtene; godkjenning av RS og AU-protokoller, regnskapsrapportering hvert kvartal, nytt fra NHF og status på sonearbeidet fra styremedlemmene. Styremedlemmene knyttes opp til et fagområde Hovedoppgaven til styremedlemmene er å følge opp og holde god kontakt med soneteamene i sitt område. Styret mener at dette også bør skje fremover, da vår viktigste arena for å få gjennomført aktiviteter er i sonene. Styret mener at det vil være fornuftig å knytte styremedlemmene til fagområder når dette er ønskelig av styremedlemmene. Aktuelle fagområder kan være: serieavvikling, lotteri, dommere, representasjonslag, utvikling, HU, eliteforum, sponsorer, arrangementer, EM 2008, media, informasjon, økonomi, strategiplan og soneledermøtene. Dette vil innebære at man får et politisk ansvar til å følge opp dette området og være en støtte til administrasjonen. Administrasjonen sender ut en henvendelse til styremedlemmene og forespør om aktuelle fagområder de ønsker å være tilknyttet. Arbeidsutvalgets fullmakter AUs sammensetning RS skal ha et arbeidsutvalg bestående av regionsleder og minimum 2 medlemmer. RS oppnevner selv sitt AU medlemmene. Begge kjønn skal være representert i AU. Regionsleder skal innkalle til AU møter så ofte som det er behov for det. Daglig leder har rett og plikt til å møte i AU møtene og kan uttale seg om saker med mindre AU beslutter noe annet. For at AU skal være beslutningsdyktig må minimum regionsleder og ytterligere et medlem være til stede. Forankring av AU fullmakter RS kan til enhver tid lage bestemmelser for saker AU ikke skal involveres i, eller saker som AU skal ha spesifikt ansvar for. Samtlige RS medlemmer er forpliktet til å gi innspill dersom de mener at AU ikke opptrer i tråd med vedtatte retningslinjer. AUs oppgaver Forberedende politisk behandling AU skal sikre at de politiske saker følges opp mellom RS møtene, og at politiske saker er tilfredsstillende forberedt når de tas opp i RS. Politiske saker til RS skal ha innstilling fra AU. Løpende politisk behandling AU skal bidra til at løpende saker og problemstillinger som krever politisk medvirkning mellom RS møtene kan bli gjenstand for vurdering og eventuelt behandling.

4 AU kan fatte beslutninger om forhold som gjelder: Avslutning/fullføring av tidligere styrebehandlete saker Driftsforhold vedrørende serier, dommere etc. Økonomiske forhold av begrenset størrelse Andre saker som RS har delegert AU kan ikke fatte endelige beslutninger om: Omfattende politiske spørsmål som vedrører strategi, grunnleggende politiske mål etc Økonomiske spørsmål av et omfang som påvirker organisasjonens økonomiske tilstand Saker som RS har bestemt skal videreutvikles i RS regi og besluttes der Sakskartet til AU skal alltid sendes i kopi til RS slik at RS har mulighet til å gi innspill før møtene, og AU skal i stor grad vurdere om spørsmål som behandles i dets møter på forhånd skal diskuteres/avklares med RS. Ved hastesaker. Dersom det oppstår problemstillinger som krever politisk vurdering utover AUs fullmakter, kan AU be om før sakene tas opp og avgjøres: ekstraordinært RS møte telefonmøte med RS skriftlige innspill fra RS medlemmene I tilfeller der det avholdes telefonmøte er RS å anse som møtt dersom minst halvparten av RS har deltatt. Vedtakene protokolleres da som RS vedtak.. Overnevnte rutiner og fullmakter for styrearbeidet i tingperioden gjennomføres. SAK ORGANISASJONSNORMER Forslag til nye normer for tingperioden Daglig leder har laget et følgende forslag til nye organisasjonsnormer med utgangspunkt i de FS har vedtatt for NHF: Organisasjonsnormene beskriver normene for adferd og kommunikasjon i organisasjonen Norges Håndballforbund Region Midt-Norge, som ligger til grunn: For at vi skal kjennetegnes med vår visjon "Håndball - en lek med mål"! For at vi skal etterleve våre kollektive verdier "Lagspill - konkurranseglede - lekelyst - fair play". For at alle medlemmers individuelle adferd skal være i tråd med verdiene "Ærlighet, respekt, humør og rettferdighet".

5 Regionstyret som øverste organ mellom Regionstingene har ansvar for å utvikle og følge opp organisasjonsnormene i tingperioden. For å skape et åpent og trygt fellesskap slik at all vår virksomhet preges av aktivitet og glede, konkurranse og fair play, skal den organisasjonsmessige debatten preges av respekt for roller, være mest mulig åpen, direkte, kritisk og saklig. Det er en forutsetning at alle tingvalgte personer og enhver ansatt og oppnevnt medarbeider i NHF godtar organisasjonsnormene fullt ut og føler seg forpliktet av disse. Alle valgte, ansatte og oppnevnte skal vise tillit og lojalitet til organisasjonen og medlemmene i den. Når det er enighet om at diskusjoner skal være interne, er det en ubrytelig forutsetning at alle respekterer dette. Alle skal være trygge på at det interne aspektet bevares. Det påhviler alle tillitsvalgte, ansatte og oppnevnte å skape ro og oppslutning om vedtak som fattes. I forhold til media skal NHF/RMN alltid være åpen for at det på en saklig og konstruktiv måte settes kritisk søkelys på organisasjonen og den måten den utøver sitt virke/sin virksomhet på. Utad skal enhver bidra til at NHF fremstilles på en sannferdig og saklig måte, og det pålegger den enkelte å bidra til at norsk håndball omtales på en mest mulig positiv måte. Spesielt skal det legges vekt på å unngå negativ personfokusering, å holde organisasjonsinterne diskusjoner utenfor massemediene, og å unngå at personer og organisasjonsenheter m.m. spilles ut mot hverandre. Dersom en person i organisasjonen har sagt, eller blir gjengitt til å ha sagt, noe som virker krenkende, uheldig eller galt, påhviler det enhver å ikke aktivt bidra til videreføring av slike saker. I slike tilfeller skal man ta direkte kontakt med den det gjelder, og om nødvendig konsultere sin nærmeste overordnede. Forsettlig og alvorlig brudd mot noen av punktene regnes som en tungtveiende faktor i saklig oppsigelsesgrunn for ansatte (herunder de som er tilsatt i engasjementsstilling) og for at oppnevnte personer kan løses fra tildelt oppgave med øyeblikkelig virkning.. De foreslåtte organisasjonsnormene vedtas. Det er en forutsetning at alle tingvalgte personer og enhver ansatt og oppnevnt medarbeider i NHF/RMN godtar organisasjonsnormene fullt ut og føler seg forpliktet av disse. Organisasjonsnormene legges ut på vår hjemmeside, samt at alle som blir oppnevnt/ansatt underskriver en erklæring på at de har satt seg inn i normene. RS-medlemmene bør gå igjennom normene på et sonemøte i løpet av høsten, slik at disse blir godt kjent i organisasjonen.

6 SAK OPPNEVNINGER Attestasjon av utgiftsbilag Foreslår at nestleder May Romundstad fortsetter med denne oppgaven i neste tingperiode. Ungdomsrepresentant til styret Administrasjonen har tatt kontakt med Kjersti Arntsen om å få med henne som ungdommsrepresentant i styret, hun har nå svart nei. Vi må derfor jobbe aktivt med å finne en ungdomsrepresentant til styret. Ansatterepresentant De ansatte har valgt Geir Nicolaysen som sin representant til styret i tingperioden, Anne Johansen er valgt som vararepresentant. Valget tas til etterretning. De foreslåtte oppnevninger vedtas. SAK HANDLINGSPLAN Styret ønsker at man lager en plan for tingperioden og at det gjøres en evaluering sommeren/høsten 2005 hvor man står og gjør eventuelle endringer som er nødvendige. Styret vedtok at administrasjonen lager et forslag til Handlingsplan som legges frem for styret på oktobermøte. Vedtatt plan presenteres på Soneledermøte i november. SAK NYTT FRA NHF Vårt FS-medlem Børge Toft ga styret en oppdatering i aktuelle saker som forbundet jobber med for tiden: EM 2008 Samarbeidet med det nye styret i serieforeningen (SF) Overgangssaker Mindre ressurser til kvinnelandslaget etter at man ikke klarte OLkvalifiseringen Veksthus Klubbene har forslagsfrist til 1/ for NHFs ting i 2005 Regionstyret ønsker at man skal bruke vårt FS-medlem mer aktivt til å fremme saker for Forbundsstyret som regionen er opptatt av. Det er også ønskelig at aktuelle saker i Forbundsstyret som angår regionene blir drøftet i regionstyret før man fatter en beslutning. Orienteringen tas til etterretning.

7 SAK SONENE Administrasjonen la frem en status på sammensetningen av soneteamene, styret og administrasjonen sørger for å få teamene komplette så raskt som mulig. Styret føler at tiden er moden for å se på om noen soner bør kunne slåes sammen, slik at man får opp aktiviteten og at det blir mer interessant å delta for klubbene. Det tenkes da først å fremst på følgende soner; sone 1 2, sone 4 5 og sone Det er meget viktig at sonene selv må ønske dette, RS-medlemmene følger opp dette med aktuelle soner og melder tilbake til styret. Styret mener at hele soneteamet selvfølgelig bør delta sammen med flest mulig klubbrepresentanter. Erfaringene er at jo flere som deltar på sonemøtene, jo flere blir engasjert og motivert til å få gjort ting. RSrepresentanten for området bør også delta på flest mulig møter, slik at kontakten til styret blir tett og god. Administrasjonen stiller med daglig leder eller seksjonsledere når det er aktuelle temaer som skal diskuteres og det er ønskelig fra sonen. Alle soner bør ha besøk av administrasjonen minst en gang hver sesong. Styret mener at styrerepresentantenes viktigste oppgave er å gi informasjon og ta med seg innspill fra sonene i styrearbeidet. Det er også viktig at man tar en aktiv del i diskusjonene på møtene, slik at man kan motivere og engasjere klubbene. Man bør også besøke soner utenfor sitt område for å gi og få nye impulser. Vi bør også bli mer aktiv til å gå inn å hjelpe klubber som sliter organisatorisk, gjerne ved at man selv og andre fra soneteamet inviterer seg til klubben. De forslåtte endringer i sonearbeidet gjennomføres. SAK SPAREBANK 1 CUP 2004 Komiteleder May Romundstad ga en status på arbeidet med årets cup. Det er meget gledelig å registrere rekorddeltagelse med 225 lag. Orienteringen tas til etterretning. SAK VETERAN NM 2004 Daglig leder ga en status på arbeidet med mesterskapet som også blir rekordstort med 194 lag. Dette betyr at man skal ha plass til over 2200 deltagere på banketten som skal arrangeres på Britannia Hotell. Budsjettet for mesterskapet er på 3,4 millioner. Orienteringen tas til etterretning.

8 SAK MØBELRINGEN CUP 2004 Daglig leder ga en status på arbeidet med årets viktigste arrangement for vårt kvinnelandslag på hjemmebane. Det er gjennomført møte med alle lokalarrangører og de rapporterer om stor publikumsinteresse for kampene. Arrangementets største utfordring blir å fylle hallene og skape en god stemning. Orienteringen tas til etterretning. Neste Arbeidsutvalgsmøte holdes tirsdag 21. september på Britannia Hotell, Trondheim Neste Styremøte holdes fredag og lørdag oktober på Britannia Hotell, Trondheim