NORGES HÅNDBALLFORBUND Region Midt-Norge

Transkript

1 NORGES HÅNDBALLFORBUND Region Midt-Norge REGIONSTYREPROTOKOLL NR. 7/06 Regionstyremøte nr fredag-søndag september 2006 på Hemnskjel Feriesenter, Snillfjord. Tilstede: May Romundstad, Joar Kirkeslett, Egil Rustad, Kirsti Fjær, Mariann Berg, Geir Nicolaysen (ansatterepr.) og Svein Olav Øie. Forfall: Bente K. Andersen, Monica Skjellstad, Sigbjørn Berstad og Morten Finborud (FS) Under behandlingen av sak deltok lederutvikler Åge Sørsveen. SAK GODKJENNING AV PROTOKOLLER Protokollene fra Regionstyremøte nr. 06/06 og AU-møte nr. 04/06 ble gjennomgått av regionsleder. Regionstyreprotokoll nr. 06/06 og AU-protokoll nr. 04/06 godkjennes. SAK STYREARBEIDET I TINGPERIODEN Leder tok en gjennomgang av rollefordeling mellom styret og administrasjonen. Følgende rutiner for styrearbeidet ønsker styret: Sted og tid for styremøtene Møtene er i utgangspunktet lagt til Trondheim og Britannia Hotel (barteravtale), men vil unntaksvis bli lagt til andre steder. Møtene gjennomføres i utgangspunktet på fredager 18:00 21:00 og lørdager 09:00 12:00 (neste møte 10/11 starter kl. 16:00). Deltagere på styremøtene På styremøtene deltar alle styremedlemmer, varamedlemmer, FSrepresentant, ansatte representant og daglig leder (eventuell stedfortreder). Daglig leder innkaller revisor, ansatte og andre når dette er hensiktsmessig. Godtgjøring For at vi skal kunne nå vår ambisiøse målsetning er vi helt avhengige av å ha et meget aktivt styre. Da må man være villige til å legge forholdene godt til rette for styremedlemmene og leder, slik at man kan bruke nødvendig tid på styrearbeidet. Det foreslåes en godtgjøring på kr 200,- pr. time og at et RSmøte normeres til 10 timer og et AU-møte til 5 timer inkl. forberedelser og etterarbeid. Beløpet kan taes ut som et reisestipend eller som lønn. Formålet

2 med stipendet er at deltageren opparbeider seg kunnskaper som vil komme regionen til gode. Ved praktisering av stipendet forholder vi oss til notatet fra revisor Horghagen for hvordan dette kan praktiseres. Regionsleder kan kunne kjøpes fri fra jobb inntil 15 dager pr. år, slik at hun kan delta på nødvendige aktiviteter. Styret får utdelt profileringsutstyr (Umbro) til en verdi av ca kr 1000,- pr. sesong som skal brukes når man er i media og deltar på regionsaktiviteter. For øvrig får man dekket utlegg etter statens satser. Utarbeidelsen av sakslisten og forberedelse til møtene I de siste tingperiodene har det vært praksis at styreleder og daglig leder i samarbeid har satt opp sakslisten for styremøtene. Styret ønsker fortsatt at administrasjonen skal ha ansvaret for utarbeidelsen av sakslisten, ved at man følger den vedtatte Årsplanen. AU godkjenner saksliste på sitt møte i forkant av styremøtene. Styremedlemmene oppfordres til komme med innspill og ta ansvar for saker i forberedelsen og i gjennomføringen på styremøtene. Til møtene lager administrasjonen og aktuelle styremedlemmer forslag til innstilling og vedtak. Styret vil kunne tildele medlemmene saker man får ansvar for i foregående RS- og AU-møte. Rutiner for utsendelse av styrepapirer og protokoller Administrasjonen sender ut forslag til saksliste etter godkjenning av AU og innspill fra styremedlemmene (frist 8 dager) 5-7 dager før møte. Administrasjonen/styremedlemmene sin innstilling i vedtakssaker bør også sendes ut 5-7 dager før møte. Forslag til protokoll sendes AU i løpet av 7-10 dager for innsigelser, når tilbakemelding fra AU kommer (senest 3 dager) legges denne ut på vår hjemmeside og sendes elektronisk til styret, kontrollkomite, valgkomite, revisor, NHF, idrettskretser, soneledere, ansatte og klubbene. Endelig godkjenning av protokollen skjer på neste styremøte. Hvilke typer saker skal behandles på styremøtene Det har vært praksis at styret ikke har diskutert detaljer i administrative saker, men kun trekt opp linjene for hvordan administrasjonen skal håndtere sakene. Styret mener at dette er viktig, slik at rollefordelingen mellom styret og administrasjonen blir klar. Når styret ønsker å komme med innspill i saker som er håndtert av administrasjonen er det viktig at dette blir tatt opp direkte med daglig leder. Det skal foretas en kort evaluering av hvert møte før man avslutter møte. Rapportering fra NHF og sonene på styremøtene Vi har hatt en praksis hvor vår FS-representant har informert om aktuelle saker som NHF/FS jobber med. Tidligere har styret ytrer ønske om at vi bør få oss forelagt aktuelle saker før det fattes en beslutning, slik at man har en reell innflytelse. Vi bør absolutt tilstrebe å få flere diskusjonssaker inn i styret, slik at man skaper et større engasjement. Når våre sonerepresentanter har rapportert fra sonemøter, har det ofte blitt en opplisting av aktiviteter som er gjennomført. Dette bør kunne ivaretas med de skriftlige rapportene fra sonelederne. Vi skal i stedet få oss forelagt aktuelle utfordringer som vi kan gjøre noe med i alle soner, slik at sonene føler en tettere oppfølging fra styret. Soneansvarlig i styret skal også ha

3 kontakt og involvere sine soneledere i for- og etterkant av styremøtene, slik at sonene blir knyttet tettere opp til saker som styret behandler. Styremedlemmene knyttes opp til et fagområde Hovedoppgaven til styremedlemmene er å følge opp og holde god kontakt med soneteamene i sitt område. Styret mener at dette også bør skje fremover, da vår viktigste arena for å få gjennomført aktiviteter er i sonene. Styret mener at det vil være fornuftig å knytte styremedlemmene til fagområder, når dette er ønskelig av styremedlemmene. Etter ønske fra styremedlemmene er følgende tilknytting til fagområder gjort: serieavvikling (Joar), utvikling/veksthus (May), Handball for utviklingshemmede HU (Kirsti), eliteforum (May), sponsorer May), EM 2008 (May), media/info (Egil), økonomi (Joar), strategiplan (Bente), dommere (Mariann), anlegg (Sigbjørn), lotteri (Mariann) og soneledermøtene (Bente). Dette vil innebære at man får et politisk ansvar til å følge opp dette området og være en støtte til administrasjonen. Arbeidsutvalgets fullmakter AUs sammensetning RS skal ha et arbeidsutvalg bestående av regionsleder og minimum 2 medlemmer (pluss varamedlem). RS oppnevner selv sitt AU medlemmene. Begge kjønn skal være representert i AU. Regionsleder skal innkalle til AU møter så ofte som det er behov for det. Daglig leder har rett og plikt til å møte i AU møtene og kan uttale seg om saker med mindre AU beslutter noe annet. For at AU skal være beslutningsdyktig må minimum regionsleder og ytterligere et medlem være til stede. Forankring av AU fullmakter RS kan til enhver tid lage bestemmelser for saker AU ikke skal involveres i, eller saker som AU skal ha spesifikt ansvar for. Samtlige RS medlemmer er forpliktet til å gi innspill dersom de mener at AU ikke opptrer i tråd med vedtatte retningslinjer. AUs oppgaver Forberedende politisk behandling AU skal sikre at de politiske saker følges opp mellom RS møtene, og at politiske saker er tilfredsstillende forberedt når de tas opp i RS. Politiske saker til RS skal ha innstilling fra AU. Løpende politisk behandling AU skal bidra til at løpende saker og problemstillinger som krever politisk medvirkning mellom RS møtene kan bli gjenstand for vurdering og eventuelt behandling. AU kan fatte beslutninger om forhold som gjelder: Avslutning/fullføring av tidligere styrebehandlete saker

4 Driftsforhold vedrørende serier, dommere etc. Økonomiske forhold av begrenset størrelse Andre saker som RS har delegert AU kan ikke fatte endelige beslutninger om: Omfattende politiske spørsmål som vedrører strategi, grunnleggende politiske mål etc. Økonomiske spørsmål av et omfang som påvirker organisasjonens økonomiske tilstand Saker som RS har bestemt skal videreutvikles i RS regi og besluttes der Sakskartet til AU skal alltid sendes i kopi til RS, slik at RS har mulighet til å gi innspill før møtene. AU skal i stor grad vurdere om spørsmål som behandles i dets møter på forhånd skal diskuteres/avklares med RS. Ved hastesaker. Dersom det oppstår problemstillinger som krever politisk vurdering utover AUs fullmakter, kan AU be om før sakene tas opp og avgjøres: ekstraordinært RS møte telefonmøte med RS skriftlige innspill fra RS medlemmene I tilfeller der det avholdes telefonmøte er RS å anse som møtt dersom minst halvparten av RS har deltatt. Vedtakene protokolleres da som RS vedtak. Styret vedtok forslaget til rutiner for styrearbeidet inkl. godtgjøringer og fullmakter for Arbeidsutvalget (AU) i tingperioden. SAK ORGANISASJONSNORMER FOR REGION MIDT-NORGE Leder gikk igjennom følgende forslag til organisasjonsnormer for tingperioden: Organisasjonsnormene beskriver normene for atferd og kommunikasjon i organisasjonen Norges Håndballforbund Region Midt-Norge, som ligger til grunn: For at vi skal kjennetegnes med vår visjon: Størst og best i hall For at vi skal etterleve våre kollektive verdier: Begeistring - Innsatsvilje - Respekt og fair play Regionstyret som øverste organ mellom Regionstingene har ansvar for å utvikle og følge opp organisasjonsnormene i tingperioden. For å skape et åpent og trygt fellesskap slik at all vår virksomhet preges av aktivitet og glede, konkurranse og fair play, skal den organisasjonsmessige

5 debatten preges av respekt for roller, være mest mulig åpen, direkte, kritisk og saklig. Det er en forutsetning at alle tingvalgte personer og enhver ansatt og oppnevnt medarbeider i NHF godtar organisasjonsnormene fullt ut og føler seg forpliktet av disse. Alle valgte, ansatte og oppnevnte skal vise tillit og lojalitet til organisasjonen og medlemmene i den. Når det er enighet om at diskusjoner skal være interne, er det en ubrytelig forutsetning at alle respekterer dette. Alle skal være trygge på at det interne aspektet bevares. Det påhviler alle tillitsvalgte, ansatte og oppnevnte å skape ro og oppslutning om vedtak som fattes. I forhold til media skal NHF/RMN alltid være åpen for at det på en saklig og konstruktiv måte settes kritisk søkelys på organisasjonen og den måten den utøver sitt virke/sin virksomhet på. Utad skal enhver bidra til at NHF fremstilles på en sannferdig og saklig måte, og det pålegger den enkelte å bidra til at norsk håndball omtales på en mest mulig positiv måte. Spesielt skal det legges vekt på å unngå negativ personfokusering, å holde organisasjonsinterne diskusjoner utenfor massemediene, og å unngå at personer og organisasjonsenheter m.m. spilles ut mot hverandre. Dersom en person i organisasjonen har sagt, eller blir gjengitt til å ha sagt, noe som virker krenkende, uheldig eller galt, påhviler det enhver å ikke aktivt bidra til videreføring av slike saker. I slike tilfeller skal man ta direkte kontakt med den det gjelder, og om nødvendig konsultere sin nærmeste overordnede. Forsettlig og alvorlig brudd mot noen av punktene regnes som en tungtveiende faktor i saklig oppsigelsesgrunn for ansatte (herunder de som er tilsatt i engasjementsstilling) og for at oppnevnte personer kan løses fra tildelt oppgave med øyeblikkelig virkning. De foreslåtte organisasjonsnormene vedtas. Organisasjonsnormene legges ut på vår hjemmeside, samt at alle som blir oppnevnt/ansatt underskriver en erklæring på at de har satt seg inn i normene. RS-medlemmene bør gå igjennom normene på et sonemøte i løpet av høsten, slik at disse blir godt kjent i organisasjonen. SAK HVORDAN SKAL RMN FÅ BEDRE INNFLYTELSE I NHF/FS? Leder la frem AU s tanker om hvordan regionen skal kunne få en naturlig innflytelse i NHF/FS. En måte kan være at man ser på en annen organisering av FS, med representasjon av regionslederne i FS. Leder presenterte et forslag til ny modell for sammensetning av FS. Valgkomiteen i NHF har bedt regionslederne om tilbakemelding på aktuelle kandidater til tinget i Styret tok en evaluering av hvordan samarbeidet med vår representant i dag

6 har fungert og la frem forslag på aktuelle kandidater. Styret ser det ikke som urimelig at vi har 2 representanter i FS med bakgrunn i vår aktivitet. Styret ga sin tilslutning til forslaget om ny organisering av Forbundsstyret og ga AU fullmakt til å jobbe videre med forslaget. Før det sendes inn tingforslag, skal dette klareres med styret. Leder/AU får fullmakt til å følge opp henvendelsen fra valgkomiteen med kandidater fra regionen. SAK TERTIALREGNSKAP 2/2006 Daglig leder la frem et foreløpig Tertialregnskap 2/2006, dette viser at vi klarer inntektene og holder utgiftsbudsjettet. Når vi får den felles rapporteringsmalen som skal utarbeides av NHF-sentralt, vil endelig Tertialregnskap 2/2006 bli lagt frem for AU og RS. Daglig leder gikk igjennom en oppstilling over utviklingen av automatinntekter og Allegro Fond, disse viser gode inntekter og fin verdistigning. Orienteringen tas til etterretning. SAK STATUS PÅMELDING TIL SERIENE 2006/07 Nestleder ga en oppdatert status (inkl. mini og 10-årsaktivitet) av påmeldinger til våre serier sesongen. Oversikten viser at regionen har hatt en aktivitetsøkning på hele 51,3 % siden sesongen 2003/04, fra siste sesong er økningen på 9,8 %. Dette er en meget flott utvikling, aldri har så mange i Midt-Norge spilt håndball. Det er også en gledelig økning av lag i de eldste årsklassene og gutteklassene generelt. Denne utviklingen vil kreve et stort engasjement fra regionen på anleggsutviklingen i sonene. Orienteringen tas til etterretning. SAK HANDLINGSPLAN Nestleder la frem følgende forslag til utarbeidelse og fremdrift av vår Handlingsplan for perioden : Arbeidsmåte og fremdrift av ny handlingsplan. Seksjonene går igjennom Strategiplanen og oppdaterer nye poeng som skal inn i Handlingsplanen. Regionstyret kommer med innspill på prioriterte områder på møte september. Handlingsplanen utarbeides ved at hver seksjon setter opp mål og prioriterte tiltak/aktiviteter, i prioritert rekkefølge, for tingperioden. Evalueringen/status fra forrige Handlingsplan brukes som et utgangspunkt for nye mål og tiltak. AU får forslaget presentert på møte 17. oktober og kommer med eventuelle innspill om mål og tiltak.

7 Ferdig Handlingsplan presenteres og vedtas på Regionstyremøte/ Soneledermøte november. 1. desember skal Handlingsplanen være ferdig trykt og distribuert. I følge Strategiplanen skal vi ha ekstra fokus på følgende områder: - Anleggsutvikling - Lederutdanning - Arbeide for at Beach-håndball skal bli et tilbud i regionen - Utprøving av alternative konkurranseformer - Aktive pådrivere for å inkludere minoritetsgrupper. - Euro Hva vil NHF RMN gjøre for å VIDEREUTVIKLE toppklubbene i regionen? Sportslig Økonomisk Administrativt I tillegg kom det innspill fra Eliteforum på følgende punkter: - Regionen bør sørge for ressurstreningsutstyr i flere haller i regionen - Arrangementsutvikling for eliteklubbene - Selbu foreslår en felles internasjonalturnering sommeren 2007, - et samarbeid mellom klubbene og RMN. Den foreslåtte arbeidsmåten og fremdriftsplan følges. SAK SONELEDERMØTE I NOVEMBER 2006 Daglig leder gikk igjennom forslaget til program for soneledermøte i Trondheim november, forslaget er utarbeidet av programkomiteen som ble oppnevnt på soneledermøte hadde i mai. Innkalling blir sendt ut i løpet av uke 39. Til møte innkalles følgende fra sonene: soneleder, 1 klubbrepresentant, 1 ungdomsrepresentant, prosjektmedarbeider dommerutvikling og utdanningsdrivere. Forslaget til program vedtas. SAK OPPNEVNE ANSVARLIGE FOR VÅRE REPRESENTASJONSLAG Nestleder la frem forslag på ansvarlig fra styret som skal følge opp våre Bylag (J/G 15 år) og Regionslag (J/G 17 år). Lagene skal delta på følgende aktiviteter: Bylaget skal spille i Bjørklund Cup som foregår i Trondheim mars Regionslaget skal delta i NM som foregår i Oslo april Kirsti Fjær oppnevnes som styrets ansvarlige for By- og Regionslagene sesongen 2006/07.

8 SAK MIDT-NORGE DEN LEDENDE REGIONEN Styret engasjert lederutvikler Åge Sørsveen i januar 2006 til å gjennomføre en prosess med styret, hvor han tok utgangspunkt i vår Strategiplan hvor vi har følgende ambisjon: Være den ledende regionen i håndball-norge Dette innebærer: o et antall av de beste klubbene/utøverne o et antall av de beste trenerne/idrettslig støtteapparat/anlegg o beste (?) regionadministrasjon/daglig leder o beste (?) regionstyre Dette krever: o systematisk, hardt arbeid, dvs. ryddige arbeidsprosesser idrettslig administrativt styringsmessig o å øve/trene for stadig å bli bedre, dvs. gjøre en bedre jobb og lære å bli bedre i egen funksjon Han tok for seg hva som kreves av styret i forhold til forutsetninger, arbeidsmåte, motivasjon og saksansvar. Det å kunne kommunisere godt er en betingelse for å kunne lykkes, han tok oss deretter med i bruken av kommunikasjonstrappa som et redskap til dette. For å gå videre i denne prosessen har vi engasjert Åge til møte, sammen med han laget styret en grunn-x for styrearbeidet. Deretter laget styret en X for NÅ-situasjonen i styret. Dette arbeidet ble gjennomført med stort engasjement av hele styret. Disse X-ene vil danne grunnlaget for flere endringer i måten styret jobber på fremover og vi vil invitere Sørsveen til vårt møte i januar 2007 for å avstemme endringene samt lage en Handlingsplan. Styret er meget motivert for å nå sin ambisiøse målsetning. En viktig del blir å endre på kvaliteten i arbeidsrelasjonene mellom styremedlemmene-, sonelederne og administrasjonen. Administrasjonen skal sørge for at komunikasjonstrappa blir brukt i utarbeidelsen av sakslisten til styremøtene. Regionsleder følger opp de styremedlemmene som ikke deltok på møte, slik at de blir oppdatert på prosessen som styret har vært igjennom. SAK SPONSORTUR Regionen vil arrangere årets sponsortur til finalene under EM for kvinner i Stockholm desember Hvis det blir ledige plasser, vil det være mulig for styret å delta på turen. Invitasjon sendes ut i løpet av uke 39. Neste AU-møte holdes tirsdag 17. oktober på Britannia Hotell, Trondheim. Neste Styremøte holdes fredag og lørdag november på Britannia Hotell, Trondheim (Soneledermøte november).