MØTEINNKALLING SAKLISTE. 48/16 16/6440 Anbod Rammeavtale forvaltningsrevisjon val av leverandør

Transkript

1 Side 1 av 2 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Fylkeshuset, Hermansverk MØTEINNKALLING Møtedato: Tid: 09:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 48/16 16/6440 Anbod Rammeavtale forvaltningsrevisjon val av leverandør 49/16 16/527 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 22. november /16 16/5984 Revisorbrev svar frå fylkesrådmannen 51/16 16/8799 Engasjementsbrev Sogn og Fjordane fylkeskommune 52/16 16/8210 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor si uavhengigheit SF revisjon IKS 53/16 16/8910 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor si uabhengigheit Deloitte AS 54/16 16/3175 Forvaltningsrevisjon - Læringsmiljø og PP-tenesta - oppfølging av vedtak september /16 16/8192 Møteplan kontrollutvalet /16 15/13051 Oppfølgingsliste /16 16/8907 Forvaltningsrevisjon Arkiv og offentlegheit bestilling og prosjektplan

2 Side 2 av 2

3 Møtebok Kontrollutvalet MØTE B OK Organ Kontrollutvalet Møtestad Fylkeshuset, Hermansverk, møterom Skåla Møtedato Kl. 09:00 15:45 Faste medlemer til stades: Frank Willy Djuvik, Odd Atle Stegegjerdet, Klaus Iversen, Lise - May Sæle Forfall til møtet: Jorunn Ringstad Varamedlemer til stades: Frode Bøthun (gjekk inn som medlem i møtet) Til stades med møte - og talerett: Fylkeskommunen: Assisterande fylkesdirektør opplæring Tor - Einar Holvik Skinlo (sak 49/16, pkt. 1 og 3 og sak 54/16), Løn - og rekneskapssjef Alvhild Orvedal (sak 50/16), Innkjøpssjef Katrine Røkke Wilson (sak 48/16) Sekretariat for møtet: Einar Ulla SF revisjon IKS: Marianne Vara (sak 49/16 pkt.2, sak 50/16 og sak 51/16) Deloitte AS: Frode Løvlie (sak 49/16 pkt. 1 og 3, sak 54/16 og sak 57/16) Ingen merknader til innkalling og sakliste. Utvalet tek stilling til om kva saker som skal vere opne/lukka. Kontroll utvalet vedtok samrøystes at sak nr. 48/16 vert han dsama for lukka dører, jf. kommunelova 31, nr. 2, (Handsaming av anbodsdokument med utsatt innsyn OFL 5) Møtebok frå 7. oktober 2016 vart godkjend utan merknader. Side 1 av 6

4 Møtebok Kontrollutvalet SAK 48 / 16 Anbod Rammeavtale forvaltningsrevisjon val av leverandør Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Ut frå vurdering av tildelingkriteria vel fylkestinget å inngå rammeavtale med.. for leveranse av forvaltningsrevisjon for perioden med opsjon for Sogn og Fjordane fylkeskommune til å forlenge avtalen med to år. Endringsframlegg som kom fram i møtet : Nytt pkt Sogn og Fjordane fylke skommune inngår rammeavtale med Deloitte AS for leveranse av forvaltningsrevisjon for perioden med opsjon for Sogn og Fjordane fylkeskommune til å forlenge avtalen med to år. Avrøysting: Endringsframlegget vart samrøystes vedteke. Dette gir følgjande VEDTAK : Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Sogn og Fjordane fylkeskommune inngår rammeavtale med Deloitte AS for leveranse av forvaltningsrevisjon for perioden med opsjon for Sogn og Fjordane fylkeskommune til å forlenge avtalen med to år Side 2 av 6

5 Møtebok Kontrollutvalet SAK 49/16 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 22. november 2016 Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet : 1. Status forvaltningsrevisjon v/deloitte AS 1. Kulturminneforvaltninga i Sogn og Fjordane fylkeskommune Deloitte orienterte om framdrifta i prosjektet. Det har vore utfordringar med å få inn svar frå kommunane, men rapporten er no klar til å bli sendt til verifisering 1. desember. Rapport skal verte f erdig innan 24. januar Orienteringa vart teken til vitande. 2. Plan for finansiell revisjon v/sf revisjon IKS Marianne Vara orienterte kontrollutvalet om plan for finansiell revisjon. I orienteringa kom revisor inn på kva som vert gjort i den finansielle revisjon, og kva utvalet kan bestille som ekstraleveransar. Dette resulterte i følgjande vedtak 1. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om orientering ang. utvikling av sjukefråv æ r og fylkeskommunen sitt system/rutinar for oppfølging. 2. Kontrollutvalet bestiller stikkprøvekontroll av innkjøp i forhold til Lov om offentlege anskaffingar. 3. Felles nasjonalt tilsyn ; notat frå Fylkesdirektøren for opplæring til hovudutvalet for opplæring Notatet og orienteringa frå as sisterande fylkesdirektør for opplæring vart teken til vitande. 4. Orientering frå leiar og kontrollsjef 1. Kontrollsjef orienterte om representantskapsmøte i SF revisjon 21. oktober. 2. Utvalet fekk informasjon om kontrollutvalskonferansen februar Utvalsmedlemmane sender tilbakemelding til kontrollsjef om deltaking på denne konferansen evt. FKT sin fagkonferanse juni. 3. Leiar i utvalet og kontrollsjef orienterte utvalet etter deltaking på kurs om nytt regelverk for Lov om offentlege anskaffin gar. 4. Leiar i utvalet orienterte om generalforsamling i F1 Holding 11. november. 5. Leiar i utvalet tok opp «Eigarskapssak SFE AS». Kontrollutvalet ber om å bli løpande orientert om det som skjer i saka. 6. Leiar i utvalet får i samråd med kontrollsjef fullmakt til å vurdere neste forvaltningsrevisjonsprosjekt som skal bestillast. 7. Leiar i utvale t orienterte om personalmessig ansvar og oppgåver som ligg til utvalet. Orienteringane vart tekne til vitande SAK 50 / 16 Revisorbrev svar frå fylkesrådmannen Side 3 av 6

6 Møtebok Kontrollutvalet Dette gir følgjande VEDTAK : 1. Kontrollutvalet tek svarbrev frå fylkesrådmannen til revisorbrev til vitande. 2. Vidare oppfølging av det som er påpeikt i brevet vert gjort i samband med revisjon av årsrekneskapen Oppfølging av revisorbrev er fullført SAK 51 / 16 Engasjementsbrev Sogn og Fjordane fylkeskommune Dette gir følgjande VEDTAK : 1. Engasjementsbrev frå SF revisjon IKS datert vert teke til vitande SAK 52 / 16 Vurderin g av oppdragsansvarleg revisor si uavhengigheit SF revisjon IKS Dette gir følgjande VEDTAK : 1. Kontrollutvalet tek «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune» frå SF revisjon IKS til etterretning SAK 53/16 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor si uabhengigheit Deloitte AS Dette gir følgjande VEDTAK : Side 4 av 6

7 Møtebok Kontrollutvalet Kontrollutvalet tek vurderinga av oppdragsansvarleg revisor frå Deloitte AS til etterretning SAK 54 / 16 Forvaltningsrevisjon - Læringsmiljø og PP - tenesta - oppfølging av vedtak september 2016 Dette gir følgjande VEDTAK : 1. Rapport frå fylkesrådmannen datert 1. september 2016 vert teken til vitande 2. Oppfølging av forvaltningsrevisjon Læringsmiljø og PP - tenesta vert vurdert som ferdig SAK 55 / 16 Møteplan kontrollutvalet 2017 Dette gir følgjande VEDTAK : 1. Møteplan for kontrollutvalet 2017: Tysdag 7. februar Tysdag 28. mars Torsdag 11. mai Tysdag 30. mai Tysdag 29. august Tysdag 26. september Tysdag 21. november SAK 56 / 16 Oppfølgingsliste Dette gir følgjande VEDTAK : 1. Oppfølgingsliste vert teken til vitande SAK 57 / 16 Forvaltningsrevisjon - Arkiv og offentlegheit - Bestilling Side 5 av 6

8 Møtebok Kontrollutvalet Dette gir følgjande VEDTAK : 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon «Arkiv og offentlegheit» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplanen som er framlagd etter vurdering av innhaldet i planen Side 6 av 6

9 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16/ Anbod Rammeavtale forvaltningsrevisjon val av leverandør Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Ut frå vurdering av tildelingkriteria vel fylkestinget å inngå rammeavtale med.. for leveranse av forvaltningsrevisjon for perioden med opsjon for Sogn og Fjordane fylkeskommune til å forlenge avtalen med to år. Vedlegg: Konkurransegrunnlaget for anbod 2016 Forvaltningsrevisjon Til kontrollutvalet: Tilboda frå tre tilbydarar mottekne innan , U.off, ref. OFL 13, jfr FVL 13 Andre dokument som ikkje ligg ved: Til fylkestinget: Tilboda frå tre tilbydarar mottekne innan , U.off, ref. OFL 13, jfr FVL 13 SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Fylkestinget vedtok i FT-sak 52/07 at Sogn og Fjordane fylkeskommune skal kjøpe forvaltningsrevisjonstenester i marknaden. Sogn og Fjordane fylkeskommune har i dag rammeavtale med Deloitte AS ang. leveranse av forvaltningsrevisjonstenester. Avtalen vart inngått med varigheit til med opsjon for to år, ref. FT-sak 1/13. Avtalen vart våren 2015 forlenga i samsvar med opsjonen, og går ut , ref. vedtak i FT-sak 8/15. Det er, etter Lov om kommunar og fylkeskommunar 78 nr. 4, fylkestinget som sjølv skal velje revisor. Valet skal gjerast etter tilråding frå kontrollutvalet. 2. Vurderingar og konsekvensar Arbeidet med nytt anbod for kjøp av forvaltningsrevisjon vart starta i sommar med ein framdriftsplan som gjorde det mogeleg å legge fram ei sak til fylkestinget 6. desember. Innkjøpssjefen har vore nytte som innkjøpsfagleg kompetanse i arbeidet med gjennomføring av anbodet. Innkjøpssjefen si rolle har vore rådgjeving i forhold til lov og forskrift om offentlege anskaffingar, i tillegg til å gjere det praktiske arbeidet med å legge anbodet ut på DOFFIN og eventuelt andre databaser som er kravd ut frå lov og forskrift. Rolla til innkjøpssjefen er avklart med fylkesrådmannen i ein epost utveksling med assisterande fylkesrådmann 20. april 2016.

10 Side 2 av 2 Det vart utarbeidd eit konkurransegrunnlag, som kontrollutvalet godkjende i KU-sak 37/16 i kontrollutvalsmøte Anbodet vart i etterkant av møtet lagt ut på DOFFIN og andre databasar som er kravd i høve til regelverket om offentlege innkjøp. Tilbodsfristen vart sett til 17. oktober 2012 kl Det kom inn tilbod frå tre tilbydarar innan fristen gjekk ut. Dei tre tilbydarane vart vurdert opp mot kvalifikasjonskrava i konkurransegrunnlaget. Alle dei tre tilbydarane vart vurdert til å vere kvalifiserte, og evaluering av tilboda frå dei tre vart starta opp. Val av leverandør skjer på grunnlag av kva tilbod som er økonomisk mest fordelaktig. Tilboda frå tilbydarane vart vurdert opp mot tildelingskriteria i konkurransegrunnlaget. Kvalitet på løysing - vekt 40% Pris - vekt 40 % Kvalifikasjonar på tilbydd personell - vekt 20 % Prinsippet i evalueringa av dei tre tilboda har vore å få ei evaluering av tildelingskriteria slik at dei kan samanliknast. Beste tilbod under kvart kriterium får karakter 10. Dei andre er høvesvis dårlegare. Kontrollutvalet sine medlemmar får tilsendt konkurransegrunnlaget og tilboda frå dei tre tilbydarane som vedlegg til saksframlegget. Tilboda er unnatekne offentleg, ref. OFL 13 jfr. FVL 13. Det er kontrollsjefen som legg fram tilråding til kontrollutvalet på bakgrunn av vurderingane gjort opp mot tildelingskriteria. Kontrollutvalet får i møte ein presentasjon av vurderingane gjort i evalueringa av dei tre tilboda. Resultatet av evalueringa med tilråding om val av leverandør vil gå fram av denne presentasjonen. Det er kontrollutvalet som tilrår fylkestinget val av det beste tilbodet ut frå utvalet sine vurderingar av tildelingskriteria. Eventuelle klager på vedtaket om val av revisor vert handsama etter Lov om offentlege anskaffingar i tillegg til andre relevante lover og forskrifter. 3. Konklusjon På bakgrunn av saksframlegget, tilboda og presentasjonen i møtet vert kontrollutvalet rådd til å kome med tilråding til fylkestinget om val av forvaltningsrevisor for Sogn og Fjordane fylkeskommune i perioden med opsjon for fylkeskommunen til å forlenge avtalen med to år.

11 SFFI KONKURRANSEGRUNNLAG Anbod Forvaltningsrevisjon ANSVARLEG PERSON: Kontrollsjef Einar Ulla OPPDRAGSGJEVAR: Sogn og Fjordane fylkeskommune Innkjøpstenesta Askedalen 2, 6863 Leikanger VALD INNKJØPSPROSEDYRE: OPEN ANBODSKONKURRANSE ETTER DEL I OG DEL III FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFINGAR AVTALETYPE: RAMMEAVTALE TILBODSFRIST: kl Postadresse: Askedalen 2, 6863 Leikanger telefon: telefaks: Internettadr.:

12 SFFI 1 ANBODSINNBYDING OG GENERELL INFORMASJON Kort om oppdragsgjevar Informasjon om konkurransen Nøkkelopplysningar Framdriftsplan for anskaffinga Føremål med anskaffinga Omfang Varigheit Avtalereglar Kunngjering Rettingar, tillegg eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål og svar REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Reglar og prosedyre for konkurransen Offentleg innsynsrett Teieplikt Habilitet KRAV TIL LEVERANDØREN Generelt om kvalifikasjonskrav Tilleggsfrist Obligatoriske og ufråvikelege krav Tilbydars organisatoriske og juridiske stilling Tilbydars økonomiske og finansielle stilling Tilbydars tekniske og faglege kvalifikasjonar Sosial dumping Vandel Underleverandørar KRAV TIL TILBODET Utforming av tilbodet Tilbodsfrist Levering av tilbodet Oppretthalding av tilbodet Endring og tilbakekalling av tilbodet Atterhald og avvik Alternative tilbod Tilbod på delar av oppdraget Kostnader ved utarbeiding av tilbod og eventuelle møter HANDSAMING AV TILBODA Registrering av tilboda Tilbodsopning Avvising av leverandørar Avvising av tilbod Avklaring Retting av openberre feil Avviste og forkasta tilbod AVGJERDA AV KONKURRANSEN Avlysing av konkurransen og total forkasting Evaluering av tilboda Kriteria for tildeling Nærare om tildelingskriteria Evalueringsmodell KONTRAKTSTILDELING Generelt Innstilling på tildeling av avtale SJEKKLISTE FOR TILBYDAR VEDLEGG...12 Konkurransegrunnlag 2 av 12

13 SFFI 1 ANBODSINNBYDING OG GENERELL INFORMASJON 1.1 Kort om oppdragsgjevar Sogn og Fjordane fylke har 26 kommunar og om lag innbyggjarar. Fylkeskommunen har om lag 1500 tilsette. Årleg omsetnad er på om lag brutto 2,5 mrd kr. Fylkeskommunen er forvaltningsnivå plassert mellom kommunane i Sogn og Fjordane og staten, styrt av dei som bur i fylket gjennom eigne politiske organ. Hovudoppgåvene til fylkeskommunen er innan utdanning, tannhelse, samferdsle, kultur, næringsutvikling, energipolitikk og planlegging, der vektlegging av rolla som regional utviklingsaktør står sterkt. Sjå for meir informasjon om Oppdragsgjevar. Fylkeskommunen har i dag rammeavtale om kjøp av forvaltningsrevisjon. Denne avtalen går ut Rammeavtalen etter denne utlysinga vil gjelde frå til opsjonar. 1.2 Informasjon om konkurransen Nøkkelopplysningar Spørsmål Spørsmålsfrist Vedståingsfrist Adresse for innlevering av tilbod Merking av tilbod Eventuelle spørsmål skal rettast til fylkeskommunen på e-post: einar.kare.ulla@sfj.no, Spørsmål skal merkast i emnefeltet ed A bod 6 Forvalt i gsrevisjo månader frå tilbodsfrist Sogn og Fjordane fylkeskommune ved Innkjøpstenesta, Askedalen 2, 6863 Leikanger «Anbod 2016 Forvaltningsrevisjon» 1.3 Framdriftsplan for anskaffinga Oppdragsgjevar har lagt opp til følgjande tidsrammer for anskaffingsprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i Doffin og TED Siste frist for spørsmål Frist for å levere tilbod kl Tilbodsopning Evaluering v Val av leverandør i Fylkestinget Karensperiode 10 dagar frå innstillingsbrev er sendt ut Tentativ signering av avtale Slutten av desember Dato for avtaleoppstart Vi gjer merksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. Vi tek atterhald om eventuelle endringar i framdriftsplanen. 1.4 Føremål med anskaffinga Føremålet for utlysinga er å inngå rammeavtale for kjøp av forvaltningsrevisjonar i Sogn og Fjordane fylkeskommune, seinare kalla oppdragsgjevar. Det skal etablerast ein rammeavtale med ein leverandør for å dekke Sogn og Fjordane fylkeskommune sitt behov for forvaltningsrevisjon dei neste to åra. Avtalen vil ikkje omfatte rekneskapsrevisjon og selskapskontroll. Det er behov for kompetanse innan mange område, med hovudvekt på dei følgjande: Opplæring Konkurransegrunnlag 3 av 12

14 SFFI Regional utvikling Samferdsel Tannhelse Offentleg forvaltning Forvaltningsrett/Offentleg rett EU/EØS-rett, særleg offentlege anskaffingar og offentleg støtte Kontraktsrett/Entreprise Lista er ikkje uttømmande. Det er krav til å kunne utføre forvaltningsrevisjon innafor fylkeskommunen sitt verkeområde i samsvar med den til ein kvar tid gjeldande Lov om kommunar og fylkeskommunar (kommuneloven) med forskrifter heimla i kommunelova, god kommunal revisjonsskikk og kjente, etablerte standardar på området, som eksempelvis RSK 001. Tilbodet må inkludere alle dei nemnde områda - tilbydar kan ikkje gje tilbod berre på deler av oppdraget. Oppdragsgjevar vil prioritere dei områda som det er aktuelt å revidere. Dagens plan for forvaltningsrevisjon er vedlagt (sjå vedlegg 7). Ny plan for forvaltningsrevisjon skal vedtakast på fylkesting hausten Denne planen vil vere grunnlag for val av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Omfanget av oppdraga skal avtalast i det einskilde høve. I tillegg kan det verte aktuelt å få utført andre timebaserte utgreiingar etter bestilling frå oppdragsgjevar. Det kan verte aktuelt for oppdragsgjevar å be tilbydar om å utarbeide overordna analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon. Overordna analyse skal utarbeidast i høve til den til ein kvar tid gjeldande lov om kommunar og fylkeskommunar (Kommunelova), og vere ein analyse av fylkeskommunen si verksemd ut frå ei risiko/vesentlegheitsvurdering med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på dei ulike sektorar. Timepris for denne tenesta skal følgje timeprisen elles i tilbodet. Opplæring Tilbydar skal legge fram forslag om, og halde kurs for oppdragsgjevar. Tema skal avtalast ved det einskilde høvet. Omfanget skal reknast til ein kursdag pr. år. Dette skal vere vederlagsfritt. Rapportering og kommunikasjon All korrespondanse med fylkeskommunen skal skje på norsk. Oppdragsgjevar nyttar nynorsk målføre. Rapportar til politiske organ skal derfor skrivast på nynorsk. Møte Revisor skal møte i kontrollutvalet når forvaltningsrevisjonsprosjekt utarbeidd av revisor vert handsama. Tilbydar må ha mogelegheit for å kunne delta i videomøte, dersom reiseavstand gjer dette føremålstenleg. Tilbydar har plikt til å møte i fylkestinget når saker som har tilknyting til tilbydar sitt oppdrag skal handsamast. Dette skal inngå som ein del av oppdraget. Sjå elles vedlegg 1 for krav knytt til leveransen. 1.5 Omfang Det er vanskeleg å seie noko om omfanget, då det vil avhenge av fylkeskommunen sitt til ei kvar tid gjeldande budsjett for kjøp av forvaltningsrevisjon, i tillegg til behovet for forvaltningsrevisjon. Fylkeskommunen vurderer behovet til å ligge rundt kroner årleg. Dette økonomiske overslaget forpliktar ikkje fylkeskommunen. 1.6 Varigheit Avtalen trer i kraft Avtalen gjeld for 2 år. Fylkeskommunen har opsjon på forlenging av avtalen med 2 år. Totalt vil avtalen kunne gjelde for inntil 4 år. 1.7 Avtalereglar Arbeidet skal utførast i samsvar med det vedlagte avtaleutkastet. 1.8 Kunngjering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-basen. 1.9 Rettingar, tillegg eller endring av konkurransegrunnlaget Innan utgangen av tilbodsfristen har Oppdragsgjevar høve til å gjere rettingar, suppleringar og endringar som ikkje er vesentleg i konkurransegrunnlaget, jf. FOA Konkurransegrunnlag 4 av 12

15 SFFI Rettingar, tillegg eller endringar skal omgåande verte publisert på Doffin- og TED-databasen. Opplysningar som oppdragsgjevaren gjev på førespurnad frå ein leverandør, vil også bli publisert omgåande til alle dei andre leverandørane. Tilbydar har sjølv ansvar for å halde seg oppdatert på dei endringar/korreksjonar til konkurransegrunnlaget som oppdragsgjevar legg ut på Doffin/TED. Dersom rettingane, tillegga eller endringane, som er nemnde i første ledd, kjem så seint at det er vanskeleg for leverandøren å ta omsyn til det i tilbodet, skal det fastsetjast ei forlenging av tilbodsfristen. Alle leverandørar skal varslast om forlenginga. Eventuelle endringar av konkurransegrunnlaget, som spesifikasjonar, konkurranseregler, avtalevilkår eller liknande, vil ha gyldigheit framføre tidlegare motteke konkurransegrunnlag Spørsmål og svar Dersom tilbydar finn at konkurransegrunnlaget ikkje gir tilstrekkelig rettleiing, kan dei skriftlig (på e-post) be om tilleggsopplysningar hjå oppdragsgjevar, sjå punkt 1.2 for kontaktperson. Spørsmål må vere stilt innan den fristen satt. Dersom det vert oppdaga feil i konkurransegrunnlaget, ber vi om at dette vert formidla på e-post til oppdragsgjevar. Sjå elles punkt 1.9 om rettingar og supplering av konkurransegrunnlaget. 2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Reglar og prosedyre for konkurransen Konkurransen er regulert av lov om offentlige innkjøp av 16. juli 1999 med tilhøyrande forskrift. Konkurransen følgjer reglane i del I og del III i forskrifta. Anskaffinga vert gjennomført som Open anbodskonkurranse i samsvar til del III i forskriftene til Lov om offentlige anskaffelser 14-1(1). Dette er ein anskaffingsprosedyre som opnar for at alle interesserte leverandørar kan gje tilbod. Meir informasjon om korleis selje til det offentlege finst blant anna på Nærings- og fiskeridepartementet sine nettsider: og på Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) sine sider: Etter at tilboda er motteke vil det bli vurdert om tilbydarane tilfredsstiller kvalifikasjonskrava i konkurransen. Det blir deretter gjort ei evaluering av tilboda til dei tilbydarane som er kvalifiserte. Ved denne kjøpsforma, kan det ikkje gjennomførast forhandlingar om tilboda. Det kan berre gjennomførast samtaler for å opplyse eventuelle uklårheiter eller for å få tilleggsinformasjon. 2.2 Offentleg innsynsrett Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av gjev rett til å gjere unnatak frå offentleg innsyn for tilbod og protokoll inntil valet av leverandør er gjort ( 23 3.ledd). Etter dette er tilboda offentleg tilgjengelege. Det skal imidlertid gjerast unntak for teiepliktbelagde opplysningar etter forvaltningslova 13, jf. Offentleglova 13, jf. også FOA 3-6. Tilbydar må sjølv vurdere, og eventuelt merke tekst og opplysningar i tilbodet som vert oppfatta som drifts- og forretningstilhøve som ein meiner det vil vere behov for å unnta offentlegheit. I slike tilfelle skal tilbydar også levere ein versjon av sitt tilbod der slike opplysningar er sladda. I tillegg skal tilbydar ha fylt ut vedlegg 2 Eigenerklæring om teieplikt, der teiepliktige opplysningar som går fram av tilbodet skal identifiserast og grunngjevast. Vedlegget skal leggast ved tilbodsbrevet. Oppdragsgjevar har ei sjølvstendig plikt til å vurdere om opplysningane kan unntas offentlegheit med heimel i offentleglova 13, jf. FOA 3-6. Kva som er slike forretningsforhold, sjå punkt om teieplikt, pkt Konkurransegrunnlag 5 av 12

16 SFFI 2.3 Teieplikt Oppdragsgjevar og hans tilsette pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske installasjonar, framgangsmåtar eller drifts- og forretningstilhøve som det vil vere grunnlag for å unnta offentlegheit av konkurransemessige omsyn(jf. fvl 13). 2.4 Habilitet Reglane om habilitet jamfør forvaltningslova 6 til 10 og kommunelova 40 nr. 3 gjeld ved behandling av saker som er knytt til denne konkurransen. 3 KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Føremålet med å stille krav til leverandørane sine kvalifikasjonar er å sikre at leverandørane er i stand til å oppfylle ei eventuell avtale og såleis Oppdragsgjevar sitt føremål med anskaffinga. Leverandør kan bli avvist dersom dokumentasjon og referansar viser at dette ikkje er sannsynleg, jf. foa Dersom leverandøren er klar over at opplysningane det er bede om under kvalifikasjonskrava kan gje uvisse om leverandøren si evne til å oppfylle ei avtale, bør relevant tilleggsinformasjon leggast ved tilbodet. Det må gå klart fram av leverandør sitt tilbod kva kvalifikasjonskrav den vedlagte tilleggsinformasjonen knyter seg til. Alle kvalifikasjonskrav må vere oppfylt for at leverandør skal bli kvalifisert og få sitt tilbod evaluert. 3.2 Tilleggsfrist Dersom tilbydar ikkje har levert skatteattest eller annen offentleg tilgjengeleg dokumentasjon på at krav til tilbydar er oppfylt, kan oppdragsgjevar fastsetje ein kort tilleggsfrist for ettersending av desse dokumenta., jf. foa Vidare kan oppdragsgjevar oppmode om at framlagte attestar og dokumentknytt til krav til leverandør kan supplerast eller utdjupast, jf Dersom skatteattest eller annen offentleg tilgjengeleg dokumentasjon ikkje er levert innan fastsett frist eventuelt tilleggsfrist, skal tilbydaren avvisast, jf. FOA Obligatoriske og ufråvikelege krav Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Tilbydar skal ha ordna forhold m.o.t. innbetaling av skatt, arbeidsgjevaravgift og meirverdiavgift. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Skatteattestar ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfrist. Med skatteattest meinast: For norske tilbydarar: Attestane kan tingast hjå Altinn.no For utanlandske tilbydarar: Utanlandske tilbydarar må framleggje tilsvarande attestar frå sine land som viser at dei har ordna skatte- og avgiftsforhold. Konkurransegrunnlag 6 av 12

17 SFFI 3.4 Tilbydars organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Det vert stilt krav om at tilbydaren har eit lovleg etablert føretak. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Firmaattest: Norske selskap: Firmaattest frå Føretaksregisteret (ikkje eldre enn 6 månader). Utanlandske selskap: Stadfesting på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som føreskrevet i lovgjevinga i den stat der tilbydaren er etablert. 3.5 Tilbydars økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Tilbydar skal ha økonomisk kapasitet til å kunne oppfylle avtalen. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Oppdragsgjevar vil vurdere leverandøren sin kvalifikasjon på bakgrunn av rekneskapstal og nøkkeltal registrert i Proff Forvalt (innloggingssider). Alle selskap som har levert rekneskap til Brønnøysundregisteret, vil vere registrert i Proff Forvalt. Leverandør vert bedt om å sjekke om det ligg slik informasjon i Proff Forvalt ( Leverandørar som ikkje har levert rekneskap til Brønnøysundregisteret og på den måten ikkje heller er registrert i Proff Forvalt, eller som ikkje oppfyller karakterkrava, kan godtgjere sin økonomiske og finansielle kapasitet med bank-/ morselskapsgarantiar, relevant ansvarsforsikring og/eller utdrag frå årsrekneskap. Oppdragsgjevar vurderer ein bank-/ morselskapsgarantiar eller relevant ansvarsforsikring som egna, dersom dokumenta dekkjer Oppdragsgjevar sin økonomiske risiko når leverandøren sjølv ikkje har økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle avtalen. Med Oppdragsgjevar sin økonomiske risiko meinast økonomisk tap som skuldast manglande avtaleoppfylling. Dersom selskapet ikkje har levert rekneskap til Brønnøysundregisteret: legg ved rekneskap, årsrapport og nøkkeltal for dei to siste åra. Vi minnar om foa (2) om å støtte seg på anna føretaks kapasitet. Dersom leverandør av gyldige grunnar ikkje kan framlegge dokumentasjon som etterspurt, kan leverandør godtgjere sin økonomiske og finansielle stilling med eit kvart anna dokument. Leverandør har risiko for at dokumentet er eigna til å dokumentere tilstrekkeleg økonomisk og finansiell kapasitet. Konkurransegrunnlag 7 av 12

18 SFFI 3.6 Tilbydars tekniske og faglege kvalifikasjonar Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Tilbydar skal ha eit system for kvalitetssikring Tilbydar skal ha brei erfaring frå arbeid med gjennomføring av forvaltningsrevisjonar. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Tilbydar skal gjere greie for sitt system for kvalitetssikring, eller leggje ved kopi av systemsertifikat utferda av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarande dokumentasjon. Tilbydar skal leggje ved oversikt over sine viktigaste leveransar dei siste tre åra, relatert til denne anskaffinga 3.7 Sosial dumping Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlege avtalar gjeldande frå er det forbod mot sosial dumping i offentlege innkjøp, her under krav til arbeidsstandardar og forsvarleg arbeidsmiljø. Arbeidstakarane skal vere sikra normale lønns- og arbeidsvilkår. Dette gjeld også for arbeidstakarar hjå eventuelle underleverandørar som direkte medverkar til å oppfylle avtalen. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Tilbydar skal legge ved stadfesting på at arbeidstakarane hjå tilbydar og eventuelle underleverandørar som direkte medverkar til å oppfylle avtalen, er sikra lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrifta 5. Bruk eigenerklæring vedrørande løns- og arbeidsvilkår, jf. vedlegg 4. På område dekka av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår vere i samsvar med gjeldande forskrifter. På område som ikkje er dekka av slik forskrift, skal lønns- og arbeidsvilkåra vere i samsvar med gjeldande landsomfattande tariffavtale for den aktuelle bransje. 3.8 Vandel Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Tilbydar skal ikkje vere rettskraftig dømd for deltaking i ein kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller kvitvasking av pengar. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Eigenerklæring om vandel 3.9 Underleverandørar Dersom leverandøren planlegg å overlate delar av avtalen til underleverandørar, skal det gjevast ei kort skildring av underleverandørane og kva del/ delar av oppdraget underleverandør skal utføre. For underleverandørar gjeld same krav til kvalifikasjonar som for hovudleverandør og det er tilbydaren som skal stå ansvarleg for desse når det gjeld oppfylling av avtalen. Med omgrepet underleverandør meiner vi her leverandørar som trer inn i avtalen på vegne av hovudleverandør. Konkurransegrunnlag 8 av 12

19 SFFI 4 KRAV TIL TILBODET 4.1 Utforming av tilbodet - Tilbodet med vedlegg skal vere skrive på norsk. - Tilbodet skal vere skriftleg og innehalde eit tilbodsbrev som skal vere datert og underteikna av person med rett fullmakt. - Ved innlevering av tilbod må komplett namn og adresse som er registert på vedkomande firma oppgjevast. I tillegg skal det oppgjevast registreringsnummer frå firmaregisteret i Brønnøysund. - Ufullstendige tilbod kan bli forkasta. Tilbod som avvik frå disposisjon og ikkje inneheld dei opplysningar, oppgåver m.m. som det er bedt om kan avvisast. - Tilbodet skal innehalde alle opplysningar som denne tilbodsinnbydinga stiller krav om, og følgje inndeling gitt her: Skiljeark 1 Tilbodsbrev: Tilbodsbrevet skal vere datert, underteikna og stempla med firmaet sitt namn. Vedlegg: - Oversikt over teiepliktige opplysningar, sjå punkt 2.3. Bruk vedlegg 2 dette skal leggjast ved - Eventuelle atterhald, sjå punkt 4.6. Bruk vedlegg 3 leggjast ved dersom atterhald Skiljeark 2 Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav, sjå punkt Skiljeark 3 Dokumentasjon i samband med tildelingskriteria, bruk vedlegg 1 Skiljeark 4 Eventuelle vedlegg til tildelingskriteria 4.2 Tilbodsfrist Tilbodet skal vere oss i hende seinast , kl Vi gjer merksam på at det er tilbydar sitt ansvar at tilbodet når fram i tide. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. 4.3 Levering av tilbodet Sogn og Fjordane fylkeskommune Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER - Innpakking, lukking og merking av tilbodet skal gjerast på ein slik måte at tilbodet kan bevarast fortruleg fram til tilbodsopninga. Tilbod som ikkje er merka og levert som føreskrive vil verte avvist dersom kravet til fortrulegheit ikkje kunne ivaretakast. - Tilbodet skal vere merka Tilbod 6 - Forvaltningsrevisjon. - Tilbodet skal vere i eitt sett skriftleg tilbod og 1 sett elektronisk tilbod på minnepenn. Dersom papirdokumentet og det elektroniske dokumentet ikkje samsvarar, vert papirdokumentet lagt til grunn. - I tillegg skal det leverast inn ein sladda versjon i forhold til drifts- og forretningsløyndomar på minnepenn, jamfør punkt 2.3. For sladda informasjon skal det leggast ved grunngjeving i vedlegg 2 - Eigenerklæring om teieplikt. - Tilbod levert per e-post vil ikkje verte akseptert. 4.4 Oppretthalding av tilbodet Tilbydarane er bunden av tilbodet i 3 månader etter tilbodsfrist. 4.5 Endring og tilbakekalling av tilbodet Tilbodet kan tilbakekallast eller endrast inntil tilbodsfristen går ut. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å sjå på som eit nytt tilbod, og skal utformast i samsvar med punkt 4.2 og 4.3. Endra tilbod vert ikkje returnert. 4.6 Atterhald og avvik Eventuelle atterhald og/eller avvik til konkurransegrunnlaget, inkludert vedlegg, skal spesifiserast klart og tydeleg i vedlegg 3. Tilbydaren må skildre kva konsekvensar atterhalda får, og prisfesta konsekvensane. Atterhald og/eller unntak som ikkje er nemnt under dette vedlegg vil ikkje bli akseptert. Konkurransegrunnlag 9 av 12

20 SFFI Det er ikkje høve til å ta atterhald mot eller avvike grunnleggande element i konkurransegrunnlaget. Slike atterhald vil føre til at tilbodet vert forkasta. 4.7 Alternative tilbod Det er ikkje høve til å levere alternative tilbod. 4.8 Tilbod på delar av oppdraget Det er ikkje høve til å gje tilbod på delar av oppdraget. 4.9 Kostnader ved utarbeiding av tilbod og eventuelle møter Alle kostnader i samband med utarbeiding av tilbod og eventuelle møter skal i sin heilskap dekkjast av den einskilde tilbydar. Det vil ikkje bli gitt noko form for honorar eller utgiftsdekning for utarbeiding av tilbod. 5 HANDSAMING AV TILBODA 5.1 Registrering av tilboda Mottakar fører på dato for mottak av tilboda, etter kvart som dei kjem inn. På oppmoding skal Oppdragsgjevaren skriftleg stadfeste når eit tilbod er motteke. 5.2 Tilbodsopning Offentleg opning der tilbydarar kan møte opp vil ikkje finne stad. Dei innkomne tilboda vil bli opna av to representantar frå oppdragsgivar. Tilboda vil bli protokollført. 5.3 Avvising av leverandørar Oppdragsgjevar kan ha plikt til å avvise leverandørar som ikkje oppfyller dei fastsette og kunngjorde kvalifikasjonskrava. Oppdragsgjevar kan avvise leverandørar som ikkje har sendt inn anna etterspurt dokumentasjon. Sjå reglane i FOA Avvising av tilbod Oppdragsgjevar vil i nokre tilfelle ha plikt til å avvise tilbodet i enkelte tilfelle. I andre tilfelle kan oppdragsgjevar avvise tilbod. Vi viser til FOA for reglar kring avvising av tilbod. 5.5 Avklaring Etter tilbodsfristen er det ikkje tillate å endre tilboda eller prøve å endre tilboda gjennom forhandlingar. Det er høve til å gjere visse avklaringar kring tilbodet. Reglane for slike avklaringar går fram av FOA kapittel Retting av openberre feil Dersom Oppdragsgjevar vert merksam på openberre feil i tilbodet, skal desse rettast dersom det ikkje er tvil om korleis feilen skal rettast. 5.7 Avviste og forkasta tilbod Avviste og forkasta tilbod vil ikkje bli returnerte. Konkurransegrunnlag 10 av 12

21 SFFI 6 AVGJERDA AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysing av konkurransen og total forkasting Oppdragsgjevar kan avlyse konkurransen dersom sakleg grunn ligg føre, til dømes ved bortfall av planlagt finansiering eller manglande godkjenning frå politisk hald. Oppdragsgjevar kan forkaste alle tilboda dersom resultatet av konkurransen gjev sakleg grunn for det. Oppdragsgjevar skal i så fall gje skriftleg melding med ei kort grunngjeving av årsaka til avlysinga/totalforkastinga. Forkasta tilbod vil ikkje bli returnert til leverandør. 6.2 Evaluering av tilboda For kvalifiserte tilbydarar blir tilboda evaluert og val av leverandør skjer på grunnlag av kva for tilbod som er økonomisk mest fordelaktig, basert på kriteria som er brukt i pkt Tilboda vert evaluert i samsvar med vilkåra i forskrift om offentlege anskaffingar. 6.3 Kriteria for tildeling Oppdragsgjevar vil velje det økonomisk mest fordelaktige tilbodet ut frå følgjande kriterier: Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Timepris gitt i vedlegg 1 Kvalitet på løysing 40 % Vedlegg 1 Kvalifikasjonar på tilbydt personell 20 % Vedlegg Nærare om tildelingskriteria Kvalitet på løysing Sjå Vedlegg 1 Kravspesifikasjon/tilbodsmal. Underpunkt 1 og 2 vil bli vekta høgare enn underpunkt 3 og 4. Kvalifikasjonar på tilbydt personell Sjå Vedlegg 1 Kravspesifikasjon/tilbodsmal. Tilbydar skal fylle ut vedlegg 5. Pris Tilbydarar skal prise sine tenester i Vedlegg 1. Prisen skal i utgangspunktet vere fast i avtaleperioden. Alle prisar skal gjevast i NOK og vere eksklusiv meirverdiavgift, og vere inkludert skattar, andre avgifter, fraktgebyr og andre gebyr. Reise, kost, opphald og andre utgifter knytte til oppdraga er inkludert i timeprisen. Eit kurs i året skal tilbys vederlagsfritt. 6.5 Evalueringsmodell Ved evalueringa vil det for kvart av dei 3 kriteria bli sett karakter. I karaktersettinga vert det nytta ein skala frå 1 10 poeng, der 10 er beste score. Poengsummen som blir gitt for tildelingskriteriene «kvalitet på løysing» og «kvalifikasjonar på tilbydt personell» blir basert på tal poeng multiplisert med kriteriet si vekt (prosent). Evalueringa vert gjort skjønnsmessig, der beste tilbod innan gitt kriterium får 10 poeng, og dei andre tilboda vert gitt skjønnsmessige karakterar lågare enn 10 slik at det speglar Oppdragsgjevar si vurdering av tilbodet sine relative eigenskapar i forhold til det beste tilbodet Evalueringa av pris vert gjort ved ein lineær tilnærmingsmetode. Evalueringsmetoden blir gjennomført på ein slik måte at poengsetting sikrar at relevante prisforskjellar mellom tilboda vert spegla i dei poenga som tilboda får. Ved store prisskilnader vil vi vurdere å nytte forholdsmessig metode. NB! Det er tilbydaren sin rett og plikt å sjå til at det vert sendt med relevant dokumentasjon, som gjer Oppdragsgjevar i stand til å vurdere tilbodet i forhold til dei oppgjevne tildelingskriteria. Tilbydarar som ikkje legg ved etterspurt dokumentasjon kan verte tildelt eit lågare poengtal under dei einskilde tildelingskriteria. Konkurransegrunnlag 11 av 12

22 SFFI 7 KONTRAKTSTILDELING 7.1 Generelt Det vert inngått avtale i samsvar med avtalevilkåra i Vedlegg Innstilling på tildeling av avtale Oppdragsgjevar si avgjerd om kven som får tildelt avtale, skal vere skriftleg, og sendast alle deltakarane samstundes i rimeleg tid, i st dagar, før avtale vert i gått. Med avtale vert i gått ei er ei tidspu ktet då begge partar u derteik ar avtalen. Meldinga skal innehalde ei grunngjeving for valet og gje ein frist for eventuell innlevering av klage over vedtaket. 8 SJEKKLISTE FOR TILBYDAR Denne sjekkelista er meint å hjelpe tilbydarane å leggje få ved alle relevante vedlegg. Den er berre til internt bruk for tilbydar. NB! Det er ikkje slik at alle vedlegg er relevant for alle tilbydarar sjå relevant del av konkurransegrunnlaget Vedlegg Namn Skiljeark nr Lagt ved 2 Eigenerklæring om teieplikt 1 3 Eigenerklæring om atterhald 1 Skatteattest 2 Firmaattest 2 Eventuelt to års rekneskap er lagt ved tilbodet 2 4 Eigenerklæring om løns- og 2 arbeidsvilkår Eigenerklæring vandel 2 1 Kravspesifikasjon-tilbodsmal 3 5 Tilbode personell 4 Referanseoppdrag, sjå Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon-Tilbodsmal Vedlegg 2: Eigenerklæring om teieplikt Vedlegg 3: Atterhald Vedlegg 4: Eigenerklæring om løns- og arbeidsvilkår Vedlegg 5 Tilbode personell Vedlegg 6: Avtalevilkår Vedlegg 7: Plan for forvaltningsrevisjonar Konkurransegrunnlag 12 av 12

23 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 16 / Internt l.nr / 16 Sak: 48 / 16 Tittel: Anbod Rammeavtale forvaltningsrevisjon val av leverandør Behandling: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Ut frå vurdering av tildelingkriteria vel fylkestinget å inngå rammeavtale med.. for leveranse av forvaltningsrevisjon for perioden med opsjon for Sogn og Fjordane fylkeskommune til å forlenge avtalen med to år. Endringsframlegg som kom fram i møtet : Nytt pkt Sogn og Fjordane fylkeskommune inngår rammeavtale med Deloitte AS for leveranse av forvaltningsrevisjon for perio den med opsjon for Sogn og Fjordane fylkeskommune til å forlenge avtalen med to år. Avrøysting: Endringsframlegget vart samrøystes vedteke. Dette gir følgjande endeleg vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Sogn og Fjordane fylkeskommune inngår rammeavtale med Deloitte AS for leveranse av forvaltningsrevisjon for perioden med opsjon for Sogn og Fjordane fylkeskommune til å forlenge avtalen med to år.

24 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16/ Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 22. november Status forvaltningsrevisjon v/deloitte AS Kulturminneforvaltninga i Sogn og Fjordane fylkeskommune 2. Plan for finansiell revisjon v/sf revisjon IKS 3. Felles nasjonalt tilsyn ; notat frå Fylkesdirektøren for opplæring til hovudutvalet for opplæring 4. Orientering frå leiar og kontrollsjef

25 Side 1 av 5 Opplæringsavdelinga Notat Sakshandsamar: Siri Merete Nedland E - post: Siri. Merete. Nedland@sfj.no Tlf. : Vår ref. Sak nr.: 16 / Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr / 16 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Frå: Fylkesdirektøren for opplæring Til: Hovudutval for opplæring Notat til orientering - Felles nasjonalt tilsyn Innleiing Utdanningsdirektoratet og fylkesmennene skal i perioden 2014 til 2017 gjennomføre felles nasjonale tilsyn med skular og skuleeigar på området elevane sitt utbyte av opplæringa. Tilsyna rettar fokus mot skulen sine kjerneområde, og skal bidra til at alle elevar, uavhengig av føresetnader, får eit forsvarleg utbyte av opplæringa, i samsvar med kompetansemåla i Kunnskapsløftet. Meir informasjon om tilsyna finn ein på Utdanningsdirektoratet sin nettstad. Mange av pliktene som er undersøkte i tilsynet er retta direkte mot skulane. Skuleeigar har likevel det overordna ansvaret, gjennom å ha eit forsvarleg system som sikrar at krava i opplæringslova og tilhøyrande forskri fter vert oppfylte. Tilsynet er delt i tre undertema: 1) Korleis skulen arbeider med elevane sitt utbyte i opplæringa a) Det lokale arbeidet med læreplanar og individuelle opplæringsplanar b) Individuell undervegsvurdering i fag c) Spesialundervisning meldeplikt d) Sæ rskild språkopplæring - kartlegging 2) Forvaltningskompetanse (sakshandsaminga) 3) Skulebasert vurdering Tilsyna skal vere lærande, mellom anna gjennom rettleiing frå fylkesmannen i forkant. På den måten får skuleeigar/skule høve til å gå gjennom eigne rutinar a lt før tilsynet, og eventuelt rette avvik. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane gjennomførde eit slikt rettleiingsmøte med dei vidaregåande skulane og fylkesdirektøren for opplæring Fylkesmannen nyttar i tilsyna omgrepet lovbrot når det vert avdekt at lov - og regelverk ikkje vert følgt. rettleiingsmateriell Det er utarbeidd til bruk for skulane og skuleeigar i tilsynet, sjekklister og skj ema for eigenvurdering. med mellom anna Tilsyn a i Sogn og Fjordane Fylkesmannen i Sogn og Fjordane har i perioden gjennomført tilsyn ved Måløy, Stryn, Eid og Firda vidaregåande skular. Besøk s adresse : Postadresse : E - post: post@sfj.no Fylkeshuset Askedalen 2 Heimeside: 6863 LEIKANGER Telefon: Bankgiro: Org.nr : NO MVA

26 Side 2 av 5 Tilsyna har vore gjennomførde ved intervju og gjennom innsend dokumentasjo n. Fylkesmannen utarbeidde på grunnlag av dette ein førebels rapport for kvar av skulane, som vart drøfta i møte med skuleeigar og den aktuelle skulen. Skuleeigar og skulen fekk i møtet høve til å rette eventuelle misforståingar og uklare punkt. Dei end elege tilsynsrapportane viste lovbrota fylkesmannen hadde dokumentert gjennom tilsyna. Skuleeigar fekk etter dette ein frist for å vise korleis lovbrota skulle lukkast. Dersom lovbrota ikkje er retta innan fristen har fylkesmannen mynde til å vedta påleg g om retting. Fylkesdirektøren omtalar nedanfor kort det einskilde tilsynet. Stryn vidaregåande skule: Tema for tilsynet på Stryn vidaregåande skule var generelle sakshandsamingsreglar for enkeltvedtak, enkeltvedtak om spesialundervisning og enkeltvedtak om særskild språkopplæring. Endeleg tilsynsrapport låg føre Denne konkluderte med til saman 7 lovbrot. For å rette lovbrota skulle Sogn og Fjordane fylkeskommune sjå til at: - skulen varslar elevar og foreldre før enkeltvedtak om avvik frå de t ordinære opplæringstilbodet - enkeltvedtak inneheld informasjon om retten etter forvaltningslova til å sjå saksdokumenta - skulen innhentar samtykke frå foreldra eller elevar over 15 år før dei set i gang utgreiing av behov for spesialundervisning - skulen gir eleven/foreldra moglegheit til å uttale seg om innhaldet i den sakkunnige vurderinga før enkeltvedtaket vert gjort - enkeltvedtak om spesialundervisning grunngir eventuelle avvik frå den sakkunnige vurderinga/tilrådinga - enkeltvedtaket om spesialundervisning inneheld opplysningar om fag/område og om eventuelle avvik frå læreplanverket for Kunnskapsløftet (LK06) i spesialundervisninga - skulen gjer enkeltvedtak om stans av særskilt språkopplæring når eleven vert overført til den ordinære opplæringa Fylkesdirekt øren la i brev til fylkesmannen fram plan for korl eis lovbrota skulle rettast opp. I brev datert skriv fylkesmannen at han finn det sannsynleg at lovbrota er retta, og at tilsynet formelt sett er lukka. Måløy vidaregåande skule: Te ma for tilsynet var skulen sin forvaltningskompetanse (sakshandsaming) i avgjerder om særskilt tilrettelegging av opplæringa. Endeleg tilsynsrapport låg føre Denne konkluderte med til saman 11 lovbrot. For å rette lovbrota skulle Sogn og Fj ordane fylkeskommune sjå til at: - skulen varslar elevar og foreldre før det vert gjort enkeltvedtak om avvik frå det ordinære opplæringstilbodet - førehandsvaselet gjer greie for kva saka gjeld - førehandsvarselet inneheld opplysningar om kva føresegner i lova vedtaket byggjer på, og kva forhold rundt eleven om skulesituasjonen som er grunnlaget for vedtaket - enkeltvedtaket (eller orienteringa om enkeltvedtaket) inneheld informasjon om retten etter forvaltningslova til å sjå saksdokumenta - skulen innhentar samtyk ke frå elevar over 15 år før det vert sett i gang utgreiing av behovet for spesialundervisning - skulen gir eleven/foreldra moglegheit til å uttale seg om innhaldet i den sakkunnige vurderinga før enkeltvedtaket vert gjort - enkeltvedtaket om spesialundervisni ng grunngjev eventuelle avvik frå den sakkunnige vurderinga - enkeltvedtaket inneheld opplysningar om fag/område og om eventuelle avvik frå LK06 i spesialundervisninga og kompetansekrav for dei som skal gjennomføre spesialundervisninga - skulen gjer enkeltvedt ak for elevar som har rett til særskilt språkopplæring - enkeltvedtaket inneheld opplysningar om talet på timar, kva læreplan og organisering

27 Side 3 av 5 - skulen gjer enkeltvedtak om stans av særskilt språkopplæring når eleven vert overført til den ordinære opplæringa F ylkesdirektøren la i brev til fylkesmannen fram plan for korleis lovbrota skulle rettast opp. I brev datert skriv fylkesmannen tilsynet formelt sett er lukka. at han finn det sannsynleg at lovbrota er retta, og at Eid vidaregåande skule: Tema for tilsynet var skulen sitt arbeid med utbyte av opplæringa. Endeleg tilsynsrapport låg føre Denne konkluderte med til saman 7 lovbrot. For å rette lovbrota skulle Sogn og Fjordane fylkeskommune sjå til at: - rektor sikrar at unde rvisningspersonalet knyter innhaldet i opplæringa kompetansemål i det enkelte faget - rektor sikrar at undervisningspersonalet tek vare på elevens rett til å kjenne til mål for opplæringa, kva som vert vektlagt i vurderinga av kompetanse og kva som er grunnl aget for vurderinga - rektor sikrar at opplæringa samla dekkjer alle kompetansemåla på hovudtrinnet/i faget og individuelle opplæringsmål i den individuelle opplæringsplanen (IOP) - lærarane rettleier elevane om kva dei må gjere for å auke kompetansen i det en kelte faget - lærarane syter for å involvere elevane i vurderinga av eige læringsarbeid - skulen har rutinar som sikrar at det vert vurdert om eleven også har behov for morsmålsopplæring og tospråkleg fagopplæring når eleven har behov for særskild norskopplæri ng - norskferdigheitene til elevar med vedtak om særskilt språkopplæring vert kartlagde undervegs i opplæringa Fylkesdirektøren la i brev til fylkesmannen fram plan for korleis lovbrota skulle rettast opp. I brev datert skriv fylkesmannen tilsynet formelt sett er lukka. at han finn det sannsynleg at lovbrota er retta, og at Firda vidaregåande skule: Tema for tilsynet var skulen sin forvaltningskompetanse (sakshandsaming) i avgjerder om særskilt tilrettelegging av opplæringa. Endeleg tilsynsrapport låg føre Denne konkluderte med til saman 9 lovbrot. Fylkesdirektøren viste i brev til fylkesmannen til følgjande plan for korle is lovbrota skulle rettast opp: Pålegg frå fylkesmannen Generelle sakshandsamingsreglar for enkeltvedtak: Firda vidaregåande skule må Fylkesdirektøren må 1) Sogn og Fjordane fylkeskommune må syte for at sakshandsaminga ved Firda vgs oppfyller krava i forvaltningslova til førehandsvarsel, jf. 16. a) Skulen varslar elevar og foreldre før det blir gjort enkeltvedtak om avvik frå det ordinære opplæringstilbodet b) Førehandsvarselet gjer greie for kva saka gjeld c) Førehandsvarselet inneheld opplysningar om kva føresegner i lova vedtaket byggjer på og kva forhold rundt eleven sin skulesituasjon som er grunnlaget for vedtaket 2) Sogn og Fjordane fylkeskommune må syte for at saksbehandlinga ved Firda vidaregåande skule oppfyller krava til enkeltvedtak etter forvaltningslova, jf. forvaltningslova 18, 24, 25 og 27. 1a) Utarbeide skriftlege rutinar som sikrar at sakshandsaminga vert i samsvar med lovverket, gjerne gjennom ei rutinehandbok. 2a) Nytte fastsett mal for en keltvedtak i kvalitets - og rutinehandboka 1 b og c) Malen for førehandsvarsel som ligg i kvalitets - og rutinehandboka er oppdatert i høve krava frå fylkesmannen. 2a) Malen for enkeltvedtak som ligg i kvalitets - og rutinehandboka opplyser om retten til å sjå saksdokumenta.

28 Side 4 av 5 a) Enkeltvedtaket (eller orienteringa om enkeltvedtaket) inneheld informasjon om retten etter forvaltningslova til å sjå saksdokumenta. Enkeltvedtak om spesialundervisning: 3) Sogn og Fjordane fylkeskommune må syte for at Firda vidaregåande skule ved behov for spesialundervisning oppfyller opplæringslova 5-3 og 5-4, jf. forvaltningslova 2 og kapittel IV og V. a) Skulen innhentar samtykke frå elevar over 15 år før dei set i gang utgreiing av behovet for spesialundervisning b) Skulen gjev eleven/foreldra moglegheit til å uttale seg om innhaldet i den sakkunnige vurderinga før enkeltvedtaket vert gjort c) Enkeltvedtak om spesial undervisning grunngjev ev. avvik frå den sakkunnige vurderinga d) Enkeltvedtaket inneheld opplysningar om kompetansekrav for dei som skal gjennomføre spesialundervisninga Enkeltvedtak om særskilt språkopplæring 4) Sogn og Fjordane fylkeskommune må sy te for at Firda vidaregåande skule ved behov for og opphøyr av behov for særskilt språkopplæring oppfyller forvaltningslova 2 og kapittel IV og V og opplæringslova a) Det blir gjort enkeltvedtak om stans av særskilt språkopplæring når eleven blir over ført til den ordinære opplæringa 3a og b) Utarbeide skriftlege rutinar som sikrar at sakshandsaminga vert i samsvar med lovverket, gjerne gjennom ei rutinehandbok. 3c og d) Nytte fastsett mal i kvalitets - og rutinehandboka 4a) Utarbeide skriftlege rutinar som sikrar at sakshandsaminga vert i samsvar med lovverket, gjerne gjennom ei rutinehandbok. 3a) Mal for samtykke til utgreiing av behovet for spesialundervisning ligg i kvalitets - og rutinehandboka. 3c) Malen for enkeltvedtak som ligg i kvalitets - og rutinehandboka har eit punkt der det skal gjerast greie for ev. avvik frå den sakkunnige vurderinga. 3d) Kravet til kompetanse går fram av malen for enkeltvedtak. 4a) Mal for enkeltvedtak om stopp av særskilt språkopplæring ligg i kvalitets - og rutinehandboka. Tilsvarande planar vart utarbeidde for dei tre andre skulane. I brev datert skriv fylkesmannen at han finn det sannsynleg at lovbrota er retta, og at tilsynet formelt sett er lukka. Oppsummering Fylkesdirektøren for opplæring konstaterer at dei fire tilsyna har vist at nokre rutinar på dei aktuelle skulane ikkje har vore i samsvar med reglane i opplæringslova, forskrift til opplæringslova og forvaltningslova. Fylkesdirektøren har i si tilbakemel ding til fylkesmannen, for kvart av tilsyna, vist korleis lovbrota no er retta opp. Det inneber mellom anna nye felles malar for enkeltvedtak om spesialundervisning og særskilt språkopplæring, for stans av særskilt språkopplæring og for varsling og samty kke. Skulane har revidert eigne skriftlege rutinar/handbøker. Alle felles malar ligg i ESA, det felles saks - og dokumentarkivet fylkeskommunen nyttar. Kvalitets - og rutinehandboka for opplæringssektoren er revidert, og det er orientert om tilsyna til dei andre vidaregåande skulane ved fleire høve, både skriftleg og munnleg. Fylkesdirektøren vil også framover leggje til rette for at erfaringane frå tilsyna kjem dei andre vidaregåande skulane til gode. Fylkesdirektøren ønskjer til slutt å understreke at t ilsyn generelt sett er nyttige prosessar i arbeidet med kvalitetssikring av vidaregåande opplæring. Dei vidaregåande skulane opplever også tilsyna som verdifulle, men likevel svært tidkrevjande. Omlegginga til lærande tilsyn har etter fylkesdirektøren si v urdering vore fornuftig, og det har gitt eit heilt anna utbyte av tilsyna enn det som har vore tilfelle tidlegare. Dei fire tilsynsrapportane ligg på Fylkesmannen i Sogn og Fjordane sin nettstad: Tilsynsrapport Firda vidaregåande skule Tilsynsrapport Stryn vidaregåande skule Tilsynsrapport Eid vidaregåande skule Tilsynsrapport Måløy vidare gåande skule

29 Side 5 av 5

30 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 16 / Internt l.nr / 16 Sak: 49 / 16 Tittel: Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 22. november 2016 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Status forvaltningsrevisjon v/deloitte AS 1. Kulturminneforvaltninga i Sogn og Fjordane fylkeskommune Deloitte orienterte om framdrifta i prosjektet. Det har vore utfordringar med å få inn svar frå kommunane, men rapporten er no klar til å bli sendt til verifisering 1. desember. Rapport skal verte ferdig innan 24. januar Orienteringa vart teken til vitande. 2. Plan for finansiell revisjon v/sf revisjon IKS Marianne Vara orienterte kontrollutvalet om plan for finansiell revisjon. I orienteringa kom revisor inn på kva som vert gjort i den finansielle revisjon, og kva utvalet kan bestille som ekstraleveransar. Dette resulterte i følgjande vedtak 1. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om orientering ang. utvikling av sjukefråv æ r og fylkeskommunen sitt system/rutinar for oppfølging. 2. Kontrollutvalet bestiller stikkprøvekontroll av innkjøp i forhold til Lov om offentl ege anskaffingar. 3. Felles nasjonalt tilsyn ; notat frå Fylkesdirektøren for opplæring til hovudutvalet for opplæring Notatet og orienteringa frå assisterande fylkesdirektør for opplæring vart teken til vitande. 4. Orientering frå leiar og kontro llsjef 1. Kontrollsjef orienterte om representantskapsmøte i SF revisjon 21. oktober. 2. Utvalet fekk informasjon om kontrollutvalskonferansen februar Utvalsmedlemmane sender tilbakemelding til kontrollsjef om deltaking på denne konferansen evt. FK T sin fagkonferanse juni. 3. Leiar i utvalet og kontrollsjef orienterte utvalet etter deltaking på kurs om nytt regelverk for Lov om offentlege anskaffingar. 4. Leiar i utvalet orienterte om generalforsamling i F1 Holding 11. november. 5. Leiar i utvalet tok opp «Eigarskapssak SFE AS». Kontrollutvalet ber om å bli løpande orientert om det som skjer i saka.

31 6. Leiar i utvalet får i samråd med kontrollsjef fullmakt til å vurdere neste forvaltningsrevisjonsprosjekt som skal bestillast. 7. Leiar i u tvale t orienterte om personalmessig ansvar og oppgåver som ligg til utvalet. Orienteringane vart tekne til vitande.

32 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16 / Revisorbrev svar frå fylkesrådmannen Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek svarbrev frå fylkesrådmannen til revisorbrev til vitande. 2. Vidare oppfølging av det som er påpeikt i brevet vert gjort i samband med revis j on av årsrekneskapen Oppfølging av revisorbrev er fullført. Vedlegg : Brev frå fylkesrådmannen datert , Revisjon 2016 E - post frå løn - og rekneskapssjef 14. oktober med kommentarar til revisjonsbrev E - post frå SF revisjon IKS datert Andre dokument som ikkje ligg ved : SAKSFRAM STILLIN G 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet skal sjå til at dei tilhøve som revisjonen peikar på, etter forskrift om revisjon 4, vert følgt opp av fylkeskommunen. Dette er nedfelt i forskrift om kontrollutval 8. Innhaldet i forskrifta inneber ei plikt for kontrollutvalet til å sjå til at skriftlege påpeikingar frå revisor vert følgt opp. Revisor skal sende nummererte revisorbrev, ref. forskrift om revisjon 4, til kontrollutvalet for å peike på forhold som til dømes manglande oversikteleg registrering og dokumentasjon av rekneskapsopplysningar, feil og manglar ved den økonomiske internkontrollen, feil som kan medføre feilinformasjon i årsrekneskapen etc. SF revisjon IKS sendte revisorbrev , datert 4. juli til kontrollutvalet med kopi til fylkesrådmannen. Kontr ollutvalet handsama brevet 25. august 2016 i KU - sak 39/16, og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek revisorbrev til orientering. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om å sette i gang tiltak som er kravd for å følgje opp tilrådingar og oppmodingar i brevet, deriblant: a. Få på plass gode rutinar som sikrar avstemming av kasse og bankkonti på skular og tannklinikkar. b. Ferdigstille arbeidet med å få på plass eit anleggsregister som gjev tilstrekkelege opplysningar i samsvar med krava i regnska psforskrifta 8 og KRS nr. 9.

33 Side 2 av 2 c. Sikrar at rentene knytt til spelemidlar kjem inn på rett konto ved utgangen av året. 3. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen rapportere status på arbeidet innan 1. oktober 2016 til SF revisjon IKS med kopi til kontrollutvalet. 2. Vurdering ar og konsekvensar Kontrollutvalet mottok kopi av brev frå fylkesrådmannen til SF revisjon IKS 27. september, med fylkesrådmannen si oppfølging av revisorbrev Fylkesrådmannen gjev i brevet ein status på tiltak for å følgje opp tilrådingar i revisorbrev et. Det går fram av brevet frå fylkesrådmannen at det vert lagt ned ein god del arbeid i å få organisasjonen til å følgje opp dei rutinar som vart innført i mars 2015 vedr. avstemming av kontantkasse og omsetning på skular og tan nklinikkar. Fylkesrådmannen skriv også i brevet at det er ei målsetting å få aktivering av anleggsregister i tråd med krava i rekneskapsforskrifta i løpet av Når det gjeld føring av renter i samband med spelemidlar meiner fylkesrådmannen at «vilkåra høve renter knytt til spelemidlar er i samsvar med vilkåra». Løn - og rekneskapssjef skriv i ein e - post datert 14. oktober følgjande: «Viser til telefon i går om forklaring av korleis fylkeskommunen stettar vilkåra for spelemidlar. Forskriftene fo r spelemidlar krev at tilskot frå departementet vert sett inn på eigen renteberande konto. Fylkeskommunen har eigen renteberande konto for tippemidlar og for kulturbyggmidlar. Kontoane i bank er organisert mot konsernkonto. Renter opparbeida på ulike konti vert godskrive konsernkonto. Oversikt over renter er tilgjengelege etter 31.12, det betyr at spelemidlar i bank viser saldo utan renter pr 31.12, dette vert rekneskapsmessig o ppretta etter 31.12, men med korrekt periodisering.» Revisor skriv i ein uttale (e - post 14. november ) at SF revisjon IKS i samband med interim revisjonen gjennom året og ved revisjon av årsrekneskapen vil gjennomføre kontrollar der ein ser om oppfølgi nga er tilfredsstillande vedr. årsmelding 2015, avstemming av kontokasser på tannklinikkane og dei vidaregåande skulane og føring av anleggsregister. Revisor har gjort ny vurdering av føring og periodisering av renter i samband med spelemidlar, og konklude rer med at mangelen ikkje er av ein storleik som er naudsynt å følgje opp vidare. Kontrollsjefen har ingen merknadar utover det revisor skriv, og vil rå til at kontrollutvalet vedtek at oppfølginga av revisorbrev er fullført. 3. Konklusjon Revisorbrev er etter kontrollsjefen si oppfatning oppfølgt av administrasjonen. Revisor vil følgje opp forholda i samband med revisjon av årsrekneskapen

34 Side 1 av 2 Løns - og rekneskapstenesta Sogn og Fjordane Revisjon IKS Askedalen LEIKAN GER Sakshandsamar: Alvhild Orvedal E - post: Alvhild. Orvedal@sfj.no Tlf. : Vår ref. Sak nr.: 16 / Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr / 16 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Revisjon Det vert vist til kontrollutvalet sitt vedtak i sak 39/16 og Revisorbrev Fylkesrådmannen vil no rapportere på dei merknadane som SF revisjon omtalte i revisorbrevet. 1. Årsmelding 2015 Det vil bli gjort naudsynte endringar i årsmeldinga slik at økonomisk oversikt drifte vert presentert i høve krava i forskrifta. 2. Avs temming av kontantkasse og omsetning på tannklinikkane og dei vidaregåande skulane Fylkesrådmannen nyttar mykje ressursar på avstemming av kasse og bankkonti på skular og tannklinikkar, og dette er eit fortløpande arbeid. Nye rutinar og avstemmingsskjema vart innført i mars I samband med dette har løn - og rekneskapstenesta gjennomført samlingar for merkantilt personale frå skulane og tannhelsetenesta. S kriftlege rutinar er sendt til kvar skule/tannklinikk og dei er tilgjengelege på intranettet vårt. Det har i heile 2015 og så langt i 2016 vore brukt mykje tid på enkelte skular/tannklinikkar i samband med kvart månadsoppgjer, og vi har planar om oppfylgingsmøter med avstemmingar som tema. 3. Føring av anleggsregister Når det gjeld føring av anleg gsregister har det vore utfordringar knytt til aktivering av ulike fellesprosjekt. Vi ser no på rutinane våre knytt til dette, og målet er at me i løpet av 2016 skal få aktivering i tråd med krava i rekneskapsforskrifta. 4. Bundne fond og renter. Det e r oppretta eigen bankkonto for m.a. spelemidlar. Rentene av desse vert kapitalisert kvartalsvis, og lagt til konsernkonto. Dette medfører at rentene må manuelt førast frå konsernkonto til konto for spelemidlar. Ved årsskifte vil det nødvendigvis gå noko tid frå den til renter vert overført til bankkonto for spelemidlar. Renter vert såleis ikkje ein del av saldo per på årsoppgåva frå banken, men rekneskapen viser at rentene er lagt til per Fylkesrådmannen meiner at vilkåra i høve ren ter knytt til spelemidlar er i samsvar med vilkåra. Med helsing Tore Eriksen fylkesrådmann Alvhild Orvedal løns - og rekneskapssjef Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Besøk s adresse : Postadresse : E - post: post@sfj.no Fylkeshuset Askedalen 2 Heimeside: 6863 LEIKANGER Telefon: Bankgiro: Org.nr : NO MVA

35 Side 2 av 2 Vedlegg: Mottakar (ar) Sogn og Fjordane Revisjon IKS Askedalen LEIKAN GER Kopi til: Kontrollutvalet v/einar Ulla Askedalen LEIKAN GER

36 Fra: Alvhild Orvedal [] Til: Einar Kåre Ulla Kopi: Tore Eriksen Sendt: :18:31 Emne: Revisjonsbrev Vedlegg: Viser til telefon i går om forklaring av korleis fylkeskommunen stettar vilkåra for spelemidlar. Forskriftene for spelemidlar krev at tilskot frå departementet vert sett inn på eigen renteberande konto. Fylkeskommunen har eigen renteberande konto for tippemidlar og for kulturbyggmidlar. Kontoane i bank er organisert mot konsernkonto. Renter opparbeida på ulike konti vert godskrive konsernkonto. Oversikt over renter er tilgjengelege etter 31.12, det betyr at spelemidlar i bank viser saldo utan renter pr 31.12, dette vert rekneskapsmessig oppretta etter 31.12, men med korrekt periodisering. Med helsing Alvhild Orvedal løns- og rekn.sjef, løns- og rekneskapstenesta Sogn og Fjordane fylkeskommune Askedalen 2, 6863 Leikanger Alvhild.Orvedal@sfj.no sentralbord: mob:

37 Fra: Marianne Vara [] Til: Einar Kåre Ulla Postmottak Sentraladm Kopi: Alvhild Orvedal Sendt: :25:57 Emne: SV: Revisorbrevet Vedlegg: Til Sogn og Fjordane fylkeskommune v/kontrollsjef Einar Ulla Viser til motteke svar på Revisorbrev 3/2016 og svar på revisorbrevet frå fylkeskommunen datert Årsmelding 2015: Dette vil bli følgt opp i samband med årsoppgjersrevisjon for rekneskapsåret Avstemming av kontokasser og omsetning på tannklinikkane og dei vidaregåande skulane: Dette blir følgt opp løpande både i samband med interimsrevisjon 2016 og årsoppgjersrevisjon Gjennomført interimsrevisjon 2016 syner forbetringar både på tannklinikkar og vidaregåande skular. Føring av anleggsregister: Dette vil bli følgt opp i samband med årsoppgjersrevisjon for rekneskapsåret Bundne fond og renter: Vi har hatt ein dialog med Alvhild Orvedal rundt denne problemstillinga. Det er oppretta eigen bankkonto for spelemidlar, men rentene vert ikkje overført løpande slik at bankkontoen per er oppdatert med korrekt beløp. Oppdateringa skjer manuelt ein stund etter årsskifte og periodisert slik at rentene vert presentert på rett konto i årsrekneskapen. Etter ei ny vurdering har vi kome fram til at mangelen ikkje er av ein slik storleik at det er naudsynt å følgje dette vidare opp. Med vennleg helsing frå Marianne Vara Dagleg leiar SF revisjon IKS

38 Fra: Einar Kåre Ulla Sendt: fredag 11. november :33 Til: Marianne Vara Emne: Revisorbrevet Hei Marianne Vi har snakka om at du skal gje meg ei tilbakemelding i høve til administrasjonen sitt svar på revisorbrev Du fekk også vidaresendt ein e- post som eg fekk frå Alvhild ( ). Eg håper du kan gje meg ei tilbakemelding før måndag kl. 12. Med helsing Einar Ulla kontrollsjef, sekretariatet for kontrollutvalet Sogn og Fjordane fylkeskommune Askedalen 2, 6863 Leikanger Einar.Kare.Ulla@sfj.no tlf: mob:

39 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 16 / Internt l.nr / 16 Sak: 50 / 16 Tittel: Revisorbrev svar frå fylkesrådmannen Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek svarbrev frå fylkesrådmannen til revisorbrev til vitande. 2. Vidare oppfølging av det som er påpeikt i brevet vert gjort i samband med revisjon av årsrekneskapen Oppfølging av revisorbrev er fullført.

40 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16 / Engasjementsbrev Sogn og Fjordane fylkeskommune : : : Sett inn innstillingen under denne linja Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Engasjementsbrev frå SF revisjon IKS datert vert teke til vitande : : : Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Vedlegg : Brev frå SF revisjon IKS datert , Engasjementsbrev - Sogn og Fjordane fylkeskommune Andre dokument som ikkje ligg ved : SAKSFRAM STILLIN G Kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune har motteke engasjementsbr ev frå SF revisjon IKS datert Engasjementsbrevet dokumenterer og stadfestar at SF revisjon IKS tek på seg oppdraget, formålet med og omfanget av finansiell revisjon i tillegg til revisor sine plikter i høve til fylkeskommunen. Engasjementsbre vet inneheld informasjon om revisjonen sitt formål og innhald innan rekneskapsrevisjon der det mellom anna står at revisjon av den fylkeskommunale verksemda skal skje i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. O ppdragsansvarleg rekneskapsrevisor er i føl gje brevet Marianne Vara. Revisor skriv i engasjementsbrevet at hovudoppgåva innan rekneskapsrevisjon er, gjennom framlegging av ei uavhengig revisjonsmelding, å vurdere om årsrekneskapen er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter. Revisor har også eit ansvar om å medverke til å førebygge og avdekke økonomisk utruskap gjennom rekneskapsrevisjonen. Nummererte brev vert nytta for å rapportere til kontrollutvalet om forhold som ikkje vert tekne med i revisjonsmeldinga, men som revisor vurderer til å vere nødvendige å gjere kontrollutvalet merksame på. I engasjements brevet står det at forvaltningsrevis jon, selskapskontroll og overordna analyse vert avtalt i eigne avtalar i kvart einskild tilfelle. Desse tenestene er med andre ord ikkje med i engasjementet som er omfatta av dette brevet. Forvaltningsrevisjon og overordna analyse vert i

41 Side 2 av 2 dag kjøpt av Deloi tte AS i tråd med inngått rammeavtale. Selskapskontroll vert kjøpt av SF revisjon IKS etter avtale ved kvart enkelt oppdrag. Revisor peikar i brevet på retten til å få alle opplysningar som er nødvendig for å få gjennomført revisjonsoppgåvene. Denne rette n er i samsvar med kommunelova 78, nr. 6. Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å ta engasjementsbrevet til vitande.... Sett inn saksutredningen over denne linja

42

43

44

45

46

47 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 16 / Internt l.nr / 16 Sak: 51 / 16 Tittel: Engasjementsbrev Sogn og Fjordane fylkeskommune Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Engasjementsbrev frå SF revisjon IKS datert vert teke til vitande

48 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16/ Vurdering av oppdragsansvarleg revisor si uavhengigheit SF revisjon IKS Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune» frå SF revisjon IKS til etterretning. Vedlegg: Brev frå SF revisjon IKS, datert 14. oktober Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune Andre dokument som ikkje ligg ved: Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet skal, i følgje kommunelova 77, sjå til at fylkeskommunen sin rekneskap vert revidert på ein trygg måte. I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det at kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. I dette mandatet ligg også ein kontroll av revisor sin uavhengigheit overfor den som vert revidert. I samsvar med forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar mv. (heretter forskrift om revisjon) 15 skal den som føretek revisjon i fylkeskommunen vurdere sin uavhengigheit. Det står i forskrifta: «Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og elles ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget» Kravet til uavhengighet og objektivitet gjeld både revisor og revisor sine medarbeidarar. Kravet om dokumentasjon gjeld berre oppdragsansvarleg revisor. Oppdragsansvarleg revisor for finansiell revisjon er Marianne Vara, SF revisjon IKS. Kontrollutvalet mottok vurdering av uavhengigheit frå Marianne Vara, SF revisjon IKS 14. oktober 2016.

49 Side 2 av 2 2. Vurderingar og konsekvensar Den mottekne vurderinga av uavhengigheit frå oppdragsansvarleg revisor i SF revisjon IKS inneheld ei vurdering basert på krava om uavhengigheit i kommuneloven 79 og i forskrift om revisjon 13 og 14. Kontrollsjefen er av den oppfatning at vurderinga dekker kravet i forskrift om revisjon 15 om dokumentasjon av uavhengigheit og at det ikkje er noko i vurderinga som vil svekke tilliten til revisor i høve til krava til uavhengigheit som er stilt i kommuneloven 79 og forskrift om revisjon 13 og Konklusjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å ta «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune» frå oppdragsansvarleg finansiell revisor i SF revisjon IKS til etterretning.

50

51

52 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 16 / Internt l.nr / 16 Sak: 52 / 16 Tittel: Vurdering av oppdragsansvarleg revisor si uavhengigheit SF revisjon IKS Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune» frå SF revisjon IKS til etterretning.

53 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16 / Vurdering av oppdragsansvarleg revisor si uabhengigheit Deloitte AS Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek vurderinga av oppdragsansvarleg revisor frå Deloitte AS til etterretning. Vedlegg : Brev frå Deloitte AS, datert 11. november Vurdering av uavhengigheit Andre dokument som ikkje ligg ved : Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. SAKSFRAM STILLIN G 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet skal, i følgje kommunelova 77, sjå til at fylkeskommunen sin rekneskap vert revidert på ein trygg måte. I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det at kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. I dette mandatet ligg også ein kontroll av revisor sin uavhengigheit overfor den som vert revidert. I samsvar med forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar mv. (heretter forskrift om revisjon) 15 skal den som føretek revisjo n i fylkeskommunen vurdere sin uavhengigheit. Det står i forskrifta: «Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og elles ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kon trollutvalget» Kravet til uavhengighet og objektivitet gjeld både revisor og revisor sine medarbeidarar. Kravet om dokumentasjon gjeld berre oppdragsansvarleg revisor. Oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjon er Stein Ove Songstad, Deloitte AS. Kontrollutvalet mottok vurdering av uavhengigheit frå Songstad 11. november Vurdering ar og konsekvensar Den mottekne vurderinga av uavhengigheit frå oppdragsansvarleg revisor i Deloitte AS inneheld ei vurdering basert på krava om uavheng igheit i kommuneloven 79 og i forskrift om revisjon 13 og 14. Kontrollsjefen er av den oppfatning at vurderinga dekker kravet i forskrift om revisjon 15 om dokumentasjon av uavhengigheit og at det ikkje er noko i vurderinga som vil svekke tilliten til

54 Side 2 av 2 revisor i høve til krava til uavhengigheit som er stilt i kommuneloven 79 og forskrift om revisjon 13 og Konklusjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å ta Deloitte si vurdering av oppdragsansvarleg revisor til etterretning.

55 Deloitte AS Damsgårdsveien 135 Postboks 8013 Postterminalen 5892 Bergen Tel: Fax: Til Kontrollutvalet i Sogn og Fjordane f ylkeskommune Vurdering av uavhengigheit 11. november Inn leii ng I fø lgje forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor minimum kvart år avgje ei skriftleg ei genvurdering av si uavhengigheitil kontrollutvalet. Krav til uavh e ngighe it og objektivitet gjeld også for revisor sine medarbeidarar, m en det er berre oppdragsansvarlege revisorar som pliktar å leggje fram ei skrift l eg vurdering for kontrollutvalet. Ved Deloitte si planlegging av det einskilde oppdrag vil vurdering av uavhengigheita til kvar einskild forvaltningsrevisor i revisjonsteamet inngå som eit ei ge punkt i planlegginga. Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor si skri ftl ege eigenvurdering skal liggje som e it vedlegg til denne vurderinga. Både kommunelova ( 79) og forskrift om revisjon (kap. 6) sett krav til revisor si uavhengigheit. Krava er nærare skildra under. Loven og forskrifta sine krav til uavh engigheit I fig. kommunelova 79 og 13 i forskrift om revisjon kan den som føretar revisjon ikkje: 1. ver e tilsett i andre stilli ngar i fylkeskommunen eller i ve rksemd som fy l keskommunen tar del i 2. ver e medlem av styrande organ i verksemder som fylkeskommunen tar del i 3. ta del i, eller ha funksjonar i anna v erksemd, når dette kan fø re til at vedkomande sine interesser kjem i konflikt m e d int eressene til oppdra gsgjevar, eller på anna vis er e igna til å sve kke tilliten til den som føretar revisjon 4. ha nærståande (ektefelle, sa m buar, nære slektningar), som har slik tilknyting til revidert v e rk se md at det kan svekke revisor si uavhengigheit og objektivitet. I tillegg stiller lova 79 og forskrifta 14 følgja nde krav: 5. revisor kan ikkje utføre rådgjevingsoppdrag eller andre tenester der dette er e igna til å påverke eller reise tvil om revisor si uavhengigheit og objektivite t 6. revisor kan ikkje yte tenester som høyrer inn under den revisjonspliktige sine (dvs. fy lkeskommunen sine) eigne le iings - og kontrolloppgåv er 7. revisor kan ikkje opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstollova

56 8. det må ikkje fø religgje andre særeigne forhold som er eigna til å svekke tilli ten til revisor si uavhengigheit og objektivitet ved gjennom fø ring av revisjonsoppgåvene Revisor si ei genvurdering knytt til punkta som er nemnd over Pkt 1: Tilsettingsforhold Pkt 2: Medlem i styrande organ Pkt.3: Ta del i eller inneha funksjonar i anna verksemd, som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit Pkt. 4: Nærståande Pkt 5: Rådgjevingstenester eller andre tenester som er eigna til å påverke revisor sin habilitet Underteikna har ikkje tilsettingsforhold i andre stillingar enn i revisjonsselskapet. Underteikna er ikkje medlem av styrande organ i noko verksemd som fylkeskommunen tar del i. Underteikna tar ikkje del i eller innehar funksjonar i anna verksemd som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit til rolla som forvaltningsrevisor Underteikna har ikkje nærståande som har tilknyting til Sogn og Fjordane fylk eskommune som har innverknad på mi uavhengigheit og objektivitet Underteikna stadfestar at det for tida ikkje blir ytt rådgjevingstenester eller andre teneste r overfor Sogn og Fjordane fylkeskommune som kjem i konflikt med denne bestemminga. Før slike tenester blir utført av Deloitte AS blir det føretatt ei vurdering av rådgjevinga eller tenesta sin art i forhold til revisor si uavhengigheit og objektivitet. D ersom vurderinga konkluderer med at utøving av slik teneste kjem i konflikt med bestemminga i forskrifta 14, skal revisor ikkje utføre tenesta. Kvart einskild tilfelle må vurderast særskilt. Revisor besvarer jamleg spørsmål/ førespurnader som er å ansjå som rettleiing og bistand og ikkje forvaltningsrevisjon, Paragrafen seier at også slik rettleiing må skje med varsomhei t og på eit vis som ikkje bind opp revisor sine seinare revisjons - og kontrollvurderingar. Pkt. 6: Tenester under kommunens egne le iing s - og kontrolloppgåver Pkt. 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktig e Pkt. 8: Andre særeigne forhold Underteikna stadfestar at det for tida ikkje blir y t t tenester overfor Sogn og Fjordane som høyrer inn under fylkeskommunen sine eigne oppgåver knytt til leiing og kontroll Underteikna stadfestar at verken forvaltningsrevisor eller Deloitte AS for tida opptrer som fullmektig for Sogn og Fjordane fylkeskommune. Underteikna kjenner ikkje til andre særeigne forhold som er eigna til å svekke till iten til mi uavhengigheit og min objektivitet.

57 Me d v e nleg helsing Deloitte AS Stein Ove Songstad Ansvarleg Partnar

58 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 16 / Internt l.nr / 16 Sak: 53 / 16 Tittel: Vurdering av oppdragsansvarleg revisor si uabhengigheit Deloitte AS Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek vurderinga av oppdragsansvarleg revisor frå Deloitte AS til etterretning.

59 Side 1 av 3 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16 / Forvaltningsrevisjon - Læringsmiljø og PP - tenesta - oppfølging av vedtak september 2016 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Rapport frå fylkesrådmannen datert 1. september 2016 vert teken til vitande 2. Oppfølging av forvaltningsrevisjon Læringsmiljø og PP - tenesta vert vurdert som ferdig. Vedlegg : Notat frå fylkesrådmannen Oppfølging av vedtak datert 1. september 2016 m/vedlegg Andre dokument som ikkje ligg ved : SAKSFRAM STILLIN G 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet gjennomførde forvaltningsrevisjon av læringsmiljø og PP - tenesta i Rapporten vart lagt fram for fylkestinget 13. oktober 2015 i FT - sak 30/15. Fylkestinget vedtok følgjande: 1. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av læringsmiljøet i vidaregåande skule vert teken til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp revisor sine tiltak i kapittel 7 i rapporten. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen melde status på oppfølginga, og eventuell plan for vidare oppfølging, til kontrollutvalet innan 31. mars Rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon Revisor konkluderte i rapporten med at skuleeigar har eit tyde leg fokus i arbeidet med å sikre eit godt læringsmiljø ved skulane. Undersøkinga som vart gjort i samband med prosjektet viste også ei positiv utvikling i PPT sin bistand med det systemretta arbeidet. Revisor konkluderte også med at det er behov for at f ylkeskommunen som skuleeigar må få på plass eit system som sikrar at alle skulane etterlever krava til internkontroll etter opplæringslova 9a - 4. Revisor presenterte 5 tilrådingar i kapittel 7 i rapporten som fylkestinget ba fylkesrådmannen om å følgje o pp :

60 Side 2 av 3 Sogn og Fjordane fylkeskommune: 1. Etablerer system som sikrar at alle vidaregåande skular i Sogn og Fjordane fylkeskommune driv eit kontinuerleg og systematisk arbeid etter oppll. 9a - 4, og har system og rutinar som oppfyller krav til internkontroll slik desse er presisert i rundskriv Udir Etablerer system for å sikre at beste praksis og gode rutinar knytt til læringsmiljøarbeidet blir delt, og vurdere å i større grad etablere felles rutinar på området. 3. Sikrar at alle vidaregåande skular i Sog n og Fjordane fylkeskommune har skulemiljøutval der representantar for elevane er i fleirtal, jf. oppll. 11a Vurderer i kva grad og eventuelt korleis elevane i enno større grad kan involverast i læringsmiljøarbeidet ved skulane. 5. Følgjer opp både skula ne og PP - tenestene når det gjeld i kva grad og korleis PPT bistår skulane med systemretta arbeid, samt etablerer system for auka grad av erfaringsdeling når det gjeld PPT sitt systemretta arbeid. Kontrollutvalet v/sekretariatet mottok notat med oppfølging av prosjektet frå fylkesrådmannen 30. mars. Kontrollsjefen gjekk gjennom notatet i lag med Deloitte sin prosjektleiar for forvaltningsrevisjonen og konkluderte med at alle tilrådingane var oppfølgde utanom tilråding nr. 1 der kontrollsjef og revisor gjord e denne vurderinga: 1. Etablering av system som sikrar at alle skulane driv eit kontinuerleg og systematisk arbeid. Fylkesrådmannen peikar i notatet mellom anna på gjennomgang og revisjon av «kvalitets - og rutinehandbok for opplæringssektoren» i. Revisor etterlyser i rapporten system som sikrar kontinuerleg og systematisk arbeid med læringsmiljøet i form av overordna retningsliner, dokument der krava i opplæringslova kapittel 9a er operasjonalisert, eller malar som til dømes viser korleis skulane kan arbei de for å operasjonalisere desse krava og setje mål for læringsmiljøet. Kontrollsjef og revisor kan ikkje finne dette i kvalitets - og rutinehandboka, slik vi forstår notatet frå fylkesrådmannen. Det er uklart kva om er kome på plass av system som sikrar at skuleeigar har tryggleik for at det systematiske arbeidet med læringsmiljøet er på plass på alle dei vidaregåande skulane. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak 12. april 2016 i KU - sak 23/16: 1. Notat frå fylkesrådmannen oppfølging av vedtak, vert teken til vitande 2. Kontrollutvalet ber om tilbakemelding om ny status for oppfølging av tilråding nr. 1 i rapporten frå Deloitte innan 1. september Vurdering ar Kontrollutvalet v/sekretariatet mottok ny rapport frå fylkesrådmannen 1. september med oppfølging pkt. 2 i vedtaket i KU - sak 23/16. I notatet med rapport 1. september legg fylkesrådmannen fram «System for arbeidet med elevane sitt psykososiale miljø, der ein mellom anna finn: mål for arbeidet med skulemiljøet førebyggande tiltak system for avdekking, varsling av og melding om mobbing og krenkande åtferd med sjekklister døme på årshjul for arbeidet med elevane sitt skulemiljø sjekkliste for skuleleiinga og skuleeigar sitt systematiske arbeid me d skulemiljøet etter kap. 9a i opplæringslova meldeskjema for bekymring for eleven sitt psykososiale miljø

61 Side 3 av 3 Etter kontrollsjefen si vurdering er tilråding nr. 2 i vedtaket i KU - sak 23/16 og dermed tilråding nr. 1 i forvaltningsrevisjonsrapporten frå Deloitte AS oppfølgt. 3. Konklusjon Notatet frå fylkesrådmannen 1. september 2016 gjev svar på det kontrollutvalet etterlyste i punkt 2 i vedtaket i KU - sak 23/16. Vedtaket i FT - sak 30/15 vert med det vurdert som ferdig oppfølgt.

62 Side 1 av 2 Opplæringsavdelinga Notat Sakshandsamar: Kenth Rune T. Måren E - post: kenth.rune.maren@sfj.no Tlf. : Vår ref. Sak nr.: 16 / Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr / 16 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Frå: Til: Fylkesrådmannen Kontrollutvalet Forvaltningsrevisjon - Læringsmiljø og PP - tenesta Oppfølging av vedtak Kontrol lutvalet gjorde i møte , sak 23/16, slikt vedtak: 1. Notat frå fylkesrådmannen oppfølging av vedtak, vert teken til vitande 2. Kontrollutvalet ber om tilbakemelding om ny status for oppfølging av tilråding nr. 1 i rapporten frå Deloitte innan 1. september I kapittel 7 i rapporten anbefaler revisjonen at Sogn og Fjordane fylkeskommune som skuleeigar sett i verk tiltaket: Etablerer system som sikrar at alle vidaregåande skular i Sogn og Fjordane fylkes - kommune driv eit kontinuerleg og systematisk arbeid ett er oppl. 9a - 4, og har system og rutinar som oppfyller krav til internkontroll slik desse er presisert i rundskriv U. dir Fylkesrådmannen si oppfølging av tilrådde tiltak. Som fylkesrådmannen gjorde greie for i notat til kontrollutvalet har ein med utgangs - punkt i rundskriv U. dir «Systemrettet arbeid etter opplæringsloven kapittel 9a» gått igjennom og revidert «kvalitets - og rutinehandbok for opplærings - sektoren». Handboka inneheld rutineskildringar for dei områda 9a i opplæringslova omhandlar. Kvalitets - og rutinehandboka ligg ute på Portalen/intranett, og er tilgjengeleg for alle tilsette. Handboka blir oppdatert fortløpande i samsvar med endringar i lov og forskrift. I handboka ligg det «System for oppfølging av dei vidaregåande sitt skulemiljø etter opplæringslova 9a - 4 «(vedlegg 1 og 2). skulane sitt arbeid med elevane I systemet inngår følgjande: Felles system for arbeidet med elevane sitt skulemiljø, med årshjul og sjekkliste (vedlegg 1). Systemet skal ligg je på heimesida til skulen, og det skal gjerast kjent for elevar og tilsette kvart år ved skulestart. Felles meldeskjema og mal for enkeltvedtak Rapportering til årsrapporten for Sogn og Fjordane fylkeskommune Årlege skulebesøk Årleg utviklingssamtale med rektor Årlege r esultat frå Elevundersøkinga Kvalitets - og rutinehandboka for opplæringssektoren Skulane sine krise - og beredskapsplanar Besøk s adresse : Postadresse : E - post: post@sfj.no Fylkeshuset Askedalen 2 Heimeside: 6863 LEIKANGER Telefon: Bankgiro: Org.nr : NO MVA