TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - PROSJEKTET "TRYGG KRIMINALOMSORG"

Transkript

1 DERES DATO DERES REFERANSE 1av 17 VÅR SAKSBEHANDLER Anne Noddeland tlf KRIMINALOMSORGEN REGION SØR Postboks TØNSBERG TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - PROSJEKTET "TRYGG KRIMINALOMSORG" Arbeidstilsynet har i perioden mars til juni 2006 gjennomført tilsyn ved et utvalg enheter i Kriminalomsorgen region sør. Denne tilsynsrapporten tar for seg de funn vi har gjort og de krav vi vurderer å stille for at uheldige arbeidsmiljøforhold skal utbedres og forebygges. Sammendrag De ansatte Arbeidstilsynet har hatt kontakt med ved tilsynet, ga uttrykk for at de har viktige og interessante arbeidsoppgaver og at de trives i jobben. Det fremkom imidlertid at ansatte møter mange arbeidsmiljøutfordringer i hverdagen, og at de opplever helsetruende belastninger forbundet med disse utfordringene. Arbeidstilsynet er møtt med til dels store forventninger til at prosjektet Trygg Kriminalomsorg skal bidra til forbedring av arbeidsmiljøtilstanden. Mange har gitt uttrykk for at det er et stort arbeidspress, og at det er betydelig ubalanse mellom de oppgaver som skal løses og de ressurser som er tilgjengelig for å løse dem. Mangelen på soningsplasser er en av faktorene som påvirker ubalansen. Nye oppgaver og større krav til å tilby innhold i soningen, er andre medvirkende faktorer. Mange ansatte føler seg usikre med hensyn til risiko for vold og trusler og det å bli utsatt for manipulasjon. Arbeidstilsynet har i intervjuer med enhetsledere og ansatte fått vite at det er større andel innsatte i fengslene som er psykisk syke sammenlignet med tidligere, og at dette gjør arbeidet svært krevende. Arbeidstilsynet har etter tilsyn i åtte enheter i Kriminalomsorgen region sør funnet avvik knyttet til Kriminalomsorgens systematiske håndtering av helse-, miljø- og sikkerhet. Regionen og flere av enhetene benytter i liten grad det systematiske HMS-arbeidet som verktøy for å fange opp og synliggjøre alvorlige arbeidsmiljøavvik, eller for å prioritere og håndtere forhold der risikoen for uhelse er høyest. Informasjon om forhold som ikke kan løses på et nivå, ser i liten grad ut til å bli brakt videre til neste nivå i organisasjonen. Konsekvensene av manglende oppfølging av det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet, er at ansatte utsettes for helsebelastninger, både psykiske og fysiske. Arbeidstilsynet vurderer at Kriminalomsorgen region sør må gjennomføre helt nødvendige tiltak for å bedre overvåkingen av arbeidsmiljøet. Arbeidstilsynet krever at Kriminalomsorgen region sør må styrke den forebyggende HMS-aktiviteten og iverksette sterkere styring og oppfølging av arbeidsmiljøet. Det må iverksettes tiltak for å forebygge uheldig stressbelastning på de ansatte. For å sikre at tiltakene blir gjennomført varsler vi pålegg. Bakgrunn Arbeidstilsynet fører tilsyn med alle typer virksomheter. De siste årene har vi ønsket å rette søkelys mer mot psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold som årsak til utstøting fra arbeidslivet. Arbeidstilsynet vurderer at arbeid i fengsel er forbundet med høy risiko for POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4193 indre-ostland@atil.no Hamar INTERNETT TELEFAKS Norge

2 2av 17 helseskadelige belastninger. Vi har på denne bakgrunn valgt kriminalomsorgen som en bransje der tilsynsinnsatsen koordineres, og som prioriteres høyt med hensyn til ressurser. Satsningen rettet mot Kriminalomsorgen er forankret i Arbeidstilsynets overordnede mål: Et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle, med trygge tilsettingsforhold og meningsfylt arbeid for den enkelte. Gjennom dette skal det skapes et helsefremmende og inkluderende arbeidsliv. Målene for kampanjen Trygg kriminalomsorg er: Å sikre at Kriminalomsorgen organiserer arbeidet slik at ansatte ikke utsettes for helseskadelige fysiske eller psykiske belastninger og at det drives et systematisk HMS-arbeid med gjennomføring av forebyggende tiltak. Det systematiske arbeidet skal blant annet gi seg utslag i at arbeidstakerne i mindre grad er utsatt for risiko for skader og helseskadelige belastninger som følge av vold, trusler, traumatiske hendelser, eller dårlig arbeidsorganisering. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-forskriften) pålegger virksomhetene å ha oversikt over eget arbeidsmiljø. For Kriminalomsorgen region sør ligger det en utfordring i å holde oversikt med friomsorgskontorene og med fengsler som er spredt geografisk og som er svært ulike med hensyn til oppgaver og størrelse. Kriminalomsorgen region sør har flere retningslinjer og rutiner som skal ivareta håndtering av eget arbeidsmiljø og da særlig utfordringene knyttet til volds- og trusselproblematikk. Arbeidstilsynet har ønsket å se på hvordan Kriminalomsorgen region sør i praksis ivaretar lovens krav om systematisk HMS-arbeid. Gjennom det arbeid vi har utført så langt, er det vårt mål at de krav vi stiller og den oppmerksomheten vi retter mot Kriminalomsorgen, skal kunne bidra til et bedre arbeidsmiljø for de ansatte i Kriminalomsorgen både på kort og lengre sikt. På kort sikt gjennom å rette opp mangler som kan føre til uhelse, og på lang sikt gjennom å videreutvikle kompetanse og forbedre Kriminalomsorgens rutiner for å ivareta eget arbeidsmiljø. Enheter det er ført tilsyn med Møter med Kriminalomsorgen region sør og tilsyn i enhetene ble gjennomført i perioden februar til mai i år slik: 7. mars 2006 Åpningsmøte Kriminalomsorgen region sør 24. mars 2006 Tilsyn - Drammen fengsel, jf vedlegg mars og 4. april 2006 Tilsyn Ringerike fengsel, jf vedlegg mai 2006 Tilsyn Skien fengsel, jf vedlegg mai Tilsyn - Bastøy fengsel, jf vedlegg mai 2006 Tilsyn - Sem fengsel, jf vedlegg mai 2006 Tilsyn Hof fengsel, jf vedlegg 6 1. juni 2006 Tilsyn Larvik fengsel, jf vedlegg 7 2. juni 2006 Tilsyn Vestfold friomsorgskontor, jf vedlegg juni 2006 Oppsummeringsmøte Kriminalomsorgen sør Metode for informasjonsinnsamling Vi har gjennomført tilsyn ved sju fengsler og et friomsorgskontor og har i perioden møtt ca 85 ledere og ansatte i regionen. I tilsynet har vi fokusert på arbeidsmiljøet til fengselsbetjenter, verksbetjenter, og ansatte ved friomsorgskontor som har kontakt med domfelte. Tema for tilsyn har gjennomgående belyst organisering av arbeidet, psykiske og sosiale belastninger og enhetenes systematiske forebyggende arbeid med denne typen arbeidsmiljøforhold. Tilsynet har således ikke samlet informasjon om fysiske arbeidsmiljøforhold. Tilsynet i hver enhet ble varslet skriftlig. Tidspunkt for tilsyn i den enkelte enhet ble avtalt med fengselsleder og i gjennomføringen av tilsynene ble det i viss utstrekning tatt hensyn til driften.

3 3av 17 Arbeidstilsynet mottok dokumentasjon på enhetens HMS-arbeid i forkant av tilsynet. Tilsynene er i form og innhold gjennomført etter samme mal, med åpningsmøte, intervju med leder, intervju av verneombud og ansatte i små grupper og avsluttende møte med muntlig oppsummering av funn. Lokalt hovedverneombud/verneombud ble av Arbeidstilsynet bedt om å plukke ansatte til deltakelse i gruppeintervjuene. De fleste av de vi har intervjuet er fast ansatte. Gruppeintervjuene med ansatte har hatt karakter av samtaler som har tatt utgangspunkt i de ansattes opplevde belastninger. Tema vold og trusler ble behandlet i intervju med ledere og i samtlige gruppeintervjuer med ansatte. Ved oppsummeringen av tilsynet i hver enhet hadde både arbeidsgivers representant og verneombud anledning til å oppklare eventuelle misforståelser og justere det bildet av arbeidsmiljøforholdene i enheten som Arbeidstilsynet hadde dannet seg. Arbeidstilsynet vil takke alle vi har møtt under denne tilsynsrunden, både arbeidsgivers og ansattes representanter. Vi har blitt møtt med åpenhet, tillit og uttalte forventninger om at våre eventuelle krav kan bidra til forbedring av arbeidsmiljøforholdene. Åpenhet om faktiske forhold er en forutsetning for at tilsynene skal ha en funksjon. Den positive innstillingen har selvsagt gjort informasjonsinnsamlingen og den praktiske gjennomføringen av tilsynene enklere, men har også gitt vesentlig læring og inspirasjon til vårt tilsynspersonell. Lovgrunnlag Lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid, stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (HMS forskriften) Beskrivelse av funn og Arbeidstilsynets vurdering I det følgende vil vi beskrive hva Arbeidstilsynet har funnet med hensyn til arbeidsmiljøstandard og HMS-arbeid i Kriminalomsorgen region sør. Hensikten med kapitlet er å presentere de arbeidsmiljøfaktorene som påvirker arbeidsmiljøet og å belyse hvordan ansatte opplever arbeidsmiljøet. Arbeidstilsynets vurdering av arbeidsmiljøtilstanden gis i tilknytning til beskrivelsen av belastninger. Videre presenterer vi også vår vurdering av det HMS-arbeid som gjøres i Kriminalomsorgen region sør. Arbeidsmiljøtilstanden måles opp mot kravene som stilles i lov og forskrift - gap gir grunnlag for pålegg om forbedrende tiltak. Tilsynet har avdekket forhold som etter Arbeidstilsynet vurdering må forbedres. Varsel om pålegg henviser til forhold som etter Arbeidstilsynets vurdering avviker fra lovens krav og som må endres. I denne tilsynsrapporten vil vi i det vesentlige peke på det som er gjennomgående for enhetene, men for å belyse situasjonen gir vi enkelte eksempler fra enhetene. Med hensyn til hvilke arbeidsmiljøfaktorer som oppleves belastende, er det forskjeller mellom enhetene i regionen. I noen av enhetene har vi fått høre om få belastninger, mens andre enheter har en sammensatt og problematisk arbeidsmiljøsituasjon. De vedlagte referatene fra tilsyn i hver enhet beskriver de opplevde belastninger i den enkelte enhet og status på HMS-arbeidet der. I hvert referat gis en punktvis oppsummering av forbedringsområder for enhetens forebyggende arbeidsmiljøarbeid. Jf vedlegg 1-8. Positive trekk ved arbeidsmiljøet i enhetene Det er et gjennomgående trekk at de ansatte i Kriminalomsorgen trives med oppgavene. Videre er det svært mange av de vi har møtt som oppgir at det er godt samhold mellom kolleger, og at de anser det som den viktigste trivselsfaktoren.

4 4av 17 Rammebetingelser påvirker arbeidsmiljøet Arbeidsmiljø i Kriminalomsorgen påvirkes av en rekke faktorer. Påvirkningsfaktorene kan skjematisk deles inn i ytre påvirkningsfaktorer, organisatoriske faktorer og til sist individuelle eller psykososiale forhold. De ytre påvirkningsfaktorene gir rammebetingelsene for den enkelte enhet og kan i liten grad påvirkes av enheten. De interne organisatoriske forhold som påvirker arbeidsmiljøet kan påvirkes av enheten selv, gjennom å iverksette tiltak og sørge for at virksomheten er organisert og innrettet slik at arbeidsmiljøhensyn ivaretas. Med individuelle forhold som påvirker arbeidsmiljøet og opplevelsen av arbeidsmiljøet, mener vi individets forutsetninger og kunnskaper, og relasjonene mellom individene. Dette er forhold som i viss grad kan påvirkes og endres gjennom individuell oppfølging, bevisstgjøring og utvikling av kunnskap og kompetanse. Skjematisk kan dette fremstilles på denne måten: Individ Relasjoner Organisatoriske forhold Rammebetingelser De ytre rammebetingelsene som setter preg på arbeidsmiljøet i fengslene og friomsorgen er blant annet demografiske forhold, økonomiske bevilgninger, politiske beslutninger og endringer i lovverk. Rammebetingelsene avgrenser handlingsrommet til Kriminalomsorgen region sør og gir utfordringer med hensyn til arbeidsmiljøutvikling og straffegjennomføring. Det har i tilsynet stadig blitt referert til noen av rammebetingelsene som bakenforliggende årsak til flere av de arbeidsmiljøutfordringer som har blitt beskrevet. Situasjonen med domfelte i kø for å sone har eksistert i flere år, og produksjonskravene som stilles til Kriminalomsorgen region sør og dens enheter er høye. Det kreves et gjennomsnittlig belegg på 94 %, noe som ved de fleste enhetene betyr at det er helt fullt hele tiden. Så vel ledere som ansatte beskriver hvordan det at det er fullt over alt, påvirker arbeidsmiljøet negativt. Arbeidsmiljøet i Kriminalomsorgen påvirkes også av hvem som utgjør innsattbefolkningen. Vi har også fått beskrevet arbeidsmiljøutfordringer knyttet til innsatte med tilhørighet til kriminelle nettverk, større andel utenlandske innsatte og større andel psykisk syke innsatte. Under tilsynet har det videre kommet frem at de økonomiske rammene er så stramme at det i stor grad påvirker arbeidsmiljøet. Ubalanse mellom oppgaver og ressurser På åpningsmøtet med region sør opplyste regiondirektøren at han anså ressursmangelen som særlig akutt ved Sem, Drammen og Ringerike fengsel og at bemanningen ved Skien ikke stod i forhold til oppgavene som skal utføres der. I tilsyn i enhetene har ledere, vernetjeneste, ansatte og tillitsvalgte ved flere av enhetene har beskrevet en situasjon som er preget av at det er lav bemanning i forhold til de oppgaver som forventes utført. Grunnbemanningen er lav, og ved sykefravær eller annet fravær er det ikke slik at alle vakter dekkes opp. Økonomi oppgis å være den viktigste årsaken til at vakter ikke dekkes opp ved fravær, en annen årsak er tilgangen på vikarer. Aktivitetsnivået i enhetene er høyt og oppgavene som skal utføres av de ansatte er mange. Ved Skien fengsel har de analysert situasjonen og konkludert med at det mangler ca 350 timeverk per uke (10 årsverk) for å

5 5av 17 kunne gjennomføre de lovpålagte oppgavene, mens Ringerike fengsel i fjor hadde 1000 vakter som ikke ble dekket. I følge de opplysningene som har kommet frem under tilsynet er det ikke vanlig at aktivitetsnivået reduseres selv om bemanningen er lavere enn den skal være, selv om dette gjøres enkelte steder. Når vakter ikke dekkes opp er det derfor de ansatte som er på vakt som får flere oppgaver å utføre. I tillegg til kravet om svært høyt belegg i fengslene, har kravene om å gi soningen innhold økt. De innsatte skal i størst mulig grad aktiviseres gjennom skole, arbeid, ulike typer programvirksomhet og gjennom fellesskap. Kontaktbetjentarbeidet fordrer tid til samtaler og til å utarbeide dokumentasjon, men mange ansatte gir uttrykk for at det er vanskelig å få tid til å gjøre denne oppgaven så godt som de ønsker. Presset på lukkede plasser gjør at ansatte opplever at faglige hensyn må vike ved overføring av innsatte fra lukket til åpen enhet. Innsatte som etter ansattes vurdering ikke er egnet for soning i åpen anstalt blir likevel overført dit, noe som får konsekvenser for arbeidsmiljøet i enhetene med lavere sikkerhetsnivå. Innsatte med rusproblemer og psykisk sykdom skal tas vare på i enheter med lavere bemanning og med få sikkerhetsforanstaltninger. Flyttingen og omrokkeringene gjør dagene travle, og det at faglig begrunnede vurderinger må settes til side oppleves frustrerende for de ansatte. I den utstrekning vakter dekkes opp ved fravær er det gjennom vakter bruk av vikarer i stedet for bruk av overtid for de faste. Noen av enhetene har tilgang på faglærte vikarer, men det brukes også ufaglærte. Arbeidstilsynet får opplyst at mangelfull oppdekning av vakter og bruk av vikarer gjør at arbeidsdagene blir mer uforutsigbare og at arbeidspresset øker. Dessuten opplevde mange at det var en større psykisk belastning å gå på vakt sammen med vikarer fordi vikarene kanskje ikke visste hva de skulle gjøre i en krisesituasjon. Også på friomsorgskontoret er arbeidspresset stort og de ansatte beskriver at de opplever tidspress med hensyn til å få gi straffen et innhold innen de frister som er satt. De ansatte i friomsorgen har normalarbeidstid fra 8-16, men opplyser at de ofte må arbeide på kveldstid for å få gjennomført jobben. Arbeidstilsynet har fått opplysninger om mange omstillinger og endringer. Blant disse er ny lov om straffegjennomføring, regionalisering, økning i produksjonskravene, kapasitetsutvidelse/ombygging og økt andel psykisk syke innsatte. Noen av endringene/omstillingene er gjennomført raskt og har medført nye eller endrede arbeidsoppgaver. Vi har i intervjuer med ledere og med ansatte, hørt at nye oppgaver kommer til uten at ressurser tilføres, og uten at arbeidet eller arbeidsplassen tilrettelegges for endringene. Overfor Arbeidstilsynet kan det ikke dokumenteres at arbeidsmiljøkonsekvensene av de ulike endringene er kartlagt på forhånd. Det er således ikke iverksatt nødvendige forebyggende arbeidsmiljøtiltak. Flere ansatte som Arbeidstilsynet har snakket med under tilsynet har fortalt om belastninger som følge av ubalansen mellom ressurser og oppgaver. Vedvarende følelse av utilstrekkelighet, stress og frustrasjon over at man ikke får gjort et så godt faglig arbeid som man ønsker, er belastninger som i seg selv eller i samvirkning med andre arbeidsmiljøfaktorer, kan føre til uhelse. Ubalansen mellom ressurser og oppgaver kan i viss grad ses på som et hovedproblem med hensyn til arbeidsmiljø og fare for uhelse. Dette fordi det trengs både tid og ressurser til å gjennomføre tiltak for å motvirke uhelse på grunn av de andre belastningene som ansatte opplever, for eksempel risiko for vold eller lange vakter.

6 6av 17 Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljøloven stiller krav til at arbeidet skal planlegges, utformes og tilrettelegges slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger jf AML 4-1 (2). Arbeidstilsynet har gjennom intervjuer med ansatte og enhetsledere fått vite at det i flere enheter er ubalanse mellom oppgaver og ressurser i en utstrekning som kan forårsake uhelse for arbeidstakere. Arbeidstilsynet legger disse opplysningene til grunn når vi vurderer det nødvendig å gjennomføre tiltak for å redusere belastningene som følge av denne ubalansen. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 1. Arbeidsmiljøloven stiller også krav om at arbeidsgiver under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten skal vurdere om arbeidsmiljøet vil være forsvarlig og iverksette tiltak dersom det er nødvendig jf Aml 3-1(2) bokstav d. Tilsynet har vist at omstilling og endringer med innvirkning på arbeidsmiljøet er gjennomført uten at arbeidsmiljøkonsekvensene er vurdert på forhånd. Dette har bidratt til en økt stressbelastning for mange ansatte. Arbeidstilsynet vurderer på bakgrunn av dette at Kriminalomsorgen må utarbeide rutiner som sikrer at arbeidsmiljøkonsekvenser av endringer kartlegges og risikovurderes slik at nødvendige forebyggende tiltak iverksettes. Dette må gjøres på alle nivåer i organisasjonen som blir berørt av endringen. Vurderingen av hvilke konsekvenser endringer vil ha for arbeidsmiljøet må gjøres både når det gjelder endringer og omstillinger besluttet internt i kriminalomsorgen, og når endringen initieres av andre aktører. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 2. Risiko for vold og trusler Arbeidstilsynet har gjennom dokumentasjon og i intervjuer søkt å danne seg et bilde av situasjonen med hensyn til risiko for vold og trusler mot ansatte. Vi har spurt etter forebyggende tiltak, rutiner for registrering og oppfølging av hendelser. Vi har også forsøkt å få en oppfatning om de normer og den kultur som preger ledernes og ansattes oppfatninger av risiko for vold og trusler i Kriminalomsorgen. Forebyggende tiltak Kriminalomsorgen har gjennom satsningen på Sikkerhet i Kriminalomsorgen (SIK), satt søkelys på forebygging av hendelser. Videre har Kriminalomsorgen gjennom Registreringsskjema Vold og trusler mot tilsatte i kriminalomsorgen utarbeidet et system for registrering av hendelser som passer godt for virksomheten. Definisjonene for ulike kategorier vold var ukjent for mange av de ansatte vi møtte i intervjuene. Det finnes skriftlige rutiner for oppfølging av ansatte etter hendelser. Rutinene er kjent de fleste steder, men blir ikke alltid fulgt. Med hensyn til opplæring i å takle uønskede hendelser, har de faglærte fått slik opplæring gjennom utdannelsen, mens det for vikarer og ufaglærte må gis opplæring lokalt. Hvilken opplæring vikarene får med hensyn til å forstå og håndtere risiko for vold og trusler, varierer. Vi har fått vite at kunnskap om konfliktløsning, trening og fysiske øvelser (pasifisering) i å takle ulike typer hendelser, gjør at ansatte opplever større grad av trygghet. Med hensyn til gjennomføring av slik trening får vi opplyst at dette er et savn i flere enheter. Opplevelse av risiko for vold og trusler Med hensyn til fengselsansattes opplevelse av risiko for vold og trusler som en belastning i arbeidsmiljøet, har Arbeidstilsynet gjennom tilsynet fått vite at opplevelsen er betinget av flere forhold. For eksempel hvorvidt fengslet er åpent eller lukket, hva de innsatte i hovedsak er dømt for, innsattes psykiske tilstand og videre organisatoriske forhold som hvor mange ansatte som er på jobb og deres samlede erfaring med å takle uønskede hendelser. Det er stor variasjon mellom

7 7av 17 enhetene med hensyn til antall volds- og trusselhendelser som er registret på det særskilte skjema. Ringerike fengsel har flest registrerte hendelser. Imidlertid er det flere, både ledere og ansatte, som mener at det er underrapportering av hendelser i fengslene. Mange av de ansatte vi har snakket med gir uttrykk for at trusler er en del av hverdagen. Vi har fått vite at kompetansen i å roe ned og avverge situasjoner har blitt bedre de seneste årene, men at de fulle fengslene påvirker sikkerheten negativt. De ansatte beskriver det gjennomgående som en stor psykisk belastning å måtte beholde en truende eller manipulerende innsatt i enheten, fordi det ikke er noe sted å flytte ham. Vi får også høre at når innsatte som truer eller manipulerer ikke blir flyttet, kan arbeidsmiljøet bli forverret ved rapportering. Den som har rapportert blir mer utsatt for utagerende atferd eller for mer skjulte trusler fra innsatte. De ansatte gir videre uttrykk for at det er en sammenheng mellom bemanning og hvor mye de må tåle av uønsket atferd. Mange ansatte uttrykker at de ikke vet hvordan slike opplevelser kan påvirke dem på sikt, og flere er opptatt av senskader etter så vel enkeltstående traumatiske hendelser som etter de små dryppene som påvirker opplevelsen av trygghet. På grunn av lav bemanning og høyt aktivitetsnivå forekommer alenearbeid i fengslene. På boenhetene på de store anstaltene i regionen oppholder en betjent seg alene med de innsatte store deler av arbeidsdagen. Vi har også fått høre om verksbetjenter som alene har ansvar for flere innsatte. De ansatte som arbeider alene, er avhengig av teknisk utstyr for å komme i kontakt med kolleger. Noen verksbetjenter og fengselsbetjenter ansatte ga uttrykk for at grensesetting er vanskeligere når man er alene med innsatte. Ansatte beskriver at de opplever å være mer utsatt for vold, trusler og manipulasjon når de arbeider alene. I friomsorgen er det etter det Arbeidstilsynet får opplyst, få volds- eller trusselhendelser. De ansatte ved friomsorgen som vi har intervjuet i forbindelse med tilsyn, sier at de ikke opplever vold og trusler som et stort problem. Under tilsyn med friomsorgen får Arbeidstilsynet opplyst at risiko for vold og trusler i forbindelse med alenarbeid er regulert i instruks som sier at de ansatte aldri skal være alene på kontoret med klient. De ansatte opplyser imidlertid at det ikke er praktisk mulig å få det til slik. Den enkelte avgjør hva som er en trussel I flere av enhetene synes det som om oppfatningene vedrørende vold og trusler mot ansatte er at trusler er en del av hverdagen. Arbeidstilsynet har gjennom intervjuer med ledere og ansatte i enhetene, fått vite at det til tross for definisjonene av ulike typer vold som finnes på registreringsskjema, er det flere steder opp til den enkelte å avgjøre hva som er å anse som en trussel som skal rapporteres og registreres. Det er dermed i stor grad den enkelte, ikke organisasjonen som legger lista for hva som skal tolereres av psykisk-, verbal-, nonverbal- eller sosial vold. Arbeidstilsynet vil fremheve at det i en organisasjon med felles grunnholdninger blir mer naturlig å fokusere på organisering og tilrettelegging for å forebygge vold, enn på hvorvidt den enkelte takler uønskede hendelser. Som nevnt over var det flere ansatte som ikke kjente definisjonene på avviksskjemaet noe som kan tyde på at rutinen ikke er gjort kjent for de ansatte i tilstrekkelig grad. At avvikene er registrert vil for den som har vært utsatt for vold, kunne være vesentlig dokumentasjon på forhold i arbeidet som kan føre til uhelse. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljøloven stiller krav til at arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten jf 4-3(2) og videre at arbeidstaker så langt det er mulig skal beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre jf 4-3(4). Fra forskning vet vi at arbeidstakere som utsettes for trusler eller vold kan pådra seg alvorlige helseskader. Det gjelder rent fysiske skader, men også psykiske belastninger. I verste fall kan de psykiske belastningene bli svært dramatiske og føre til langvarige og

8 8av 17 yrkeshemmende plager. Likeledes er det viktig å være klar over at selve frykten for å bli utsatt kan medføre de samme belastninger. Arbeidstilsynet har i møter og intervjuer blitt gjort kjent med at ansatte i flere enheter opplever utrygghet på grunn av risiko for vold og trusler og at utryggheten er større når den ansatte arbeider alene. Vi legger disse opplysningene til grunn for vår vurdering. Arbeidstilsynet mener det er nødvendig å gjennomføre tiltak for å forebygge uhelse som følge av arbeidssituasjoner som oppleves som utrygge. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 3. Arbeidets art, manipulerende innsatte med mer Arbeidstilsynet har i flere enheter fått høre at andelen psykisk syke innsatte/domfelte har økt. De ansatte beskriver det slik at dette er en gruppe innsatte som passer dårlig inn i kriminalomsorgens enheter. De har behov som kriminalomsorgen i liten grad kan dekke. Flere ansatte gir uttrykk for at det er en belastning å se syke innsatte som ikke får tilstrekkelig hjelp. Dette er en gruppe der rusbruk, selvskading og fare for selvdrap er aktuelle problemstillinger som de ansatte må håndtere. Begrenset tilgang på støttefunksjoner som lege- og psykologtjenester forsterker opplevelsen av usikkerhet og utilstrekkelighet. Arbeidstilsynet har i intervjuer med ansatte, også fått høre at en del innsatte oppleves som særlig krevende og ofte sterkt manipulerende. Dette kan være innsatte med tilknytning til kriminelle nettverk eller med personlighetsforstyrrelser. De ansatte beskriver det som psykisk belastende når manipulasjonen eller behov for grensesetting pågår over tid. Språk- og kulturforskjeller kan gjøre arbeidet enda mer krevende. I sitt arbeid med domfelte og med innsatte møter de ansatte i friomsorgen og fengslene mange skjebner og hører mange triste historier. Ansatte beskriver at det i blant er vanskelig å koble av når man har fri, og at perioder med nattevakt for fengselsbetjentene kan føles som en nødvendig skjerming fra kontakt med innsatte. Belastningene som følge av klientkontakt forebygges i noen grad gjennom kompetansehevende tiltak som for eksempel veiledning, eller organisatoriske tiltak som forsterket bemanning, eller individuell tilrettelegging. Mange ansatte vi har snakket med under tilsynet gir uttrykk for at det er ønskelig med veiledning. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd jf Aml 4-1(1) og det påligger virksomheten en plikt til å kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Arbeidstilsynet har kunnskap om at ansatte som arbeider med mennesker (brukere, klienter, pasienter osv) ofte er engasjert i sitt arbeid og strekker seg langt. Arbeid med mennesker i vanskelige situasjoner eller med omfattende hjelpebehov kan forårsake opplevelse av utilstrekkelighet hos de som skal hjelpe. Fra tilsyn i andre virksomheter som sosialkontor, skoler og barnevern er vi kjent med at ansatte kan oppleve å møte veggen, eller bli utbrent. Arbeidstilsynet har i intervjuer med ansatte fått vite at dette er en aktuell problemstilling i kriminalomsorgen og legger disse opplysningene til grunn når vi vurderer at dette er en arbeidsmiljøfaktor som kriminalomsorgen må kartlegge og vurdere risiko forbundet med. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 4. Nattarbeid og lange vakter Arbeid i fengsel er for en stor andel av de ansatte forbundet med døgnkontinuerlig skiftarbeid. Det er inngått særavtale om arbeidstid mellom partene på sentralt nivå, mens turnuser utarbeides og forhandles lokalt. Det er vanlig med tredelt skift på hverdager og to skift i helgene, altså 12 timers vakt. Arbeidshelger med mer enn 30 timer fra fredag til søndag, er vanlig. Det er også vanlig at

9 9av 17 turnusen er lagt opp med en lengre friperiode i 5-6 dager i løpet av turnusperioden. Bytting av vakter er vanlig. Noen steder byttes vakter slik at ansatte går doble vakter, mens i andre enheter reguleres dette strengere. I noen enheter er det såkalte timebankordninger. Den ansatte så å si bytter vakt med arbeidsgiver og går en vakt når arbeidsgiver har behov for det mot å få fri på et senere tidspunkt. Arbeidstilsynet har ikke i denne omgang sett på de enkelte turnuser eller kontrollert timelister. Vårt fokus har vært hvilke organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer som oppleves som belastende av de ansatte. I flertallet enheter med turnusarbeid har vi fått høre om ansatte som opplever dette som en belastning. Det er spesielt lange vakter og nattarbeidet som oppleves belastende. Flere har fortalt om ulike fysiske og psykiske plager forbundet med nattarbeid og lange arbeidsdager f eks søvnproblemer og mageproblemer. Vi har fått vite at helseplagene hos flere har kommet i års alderen. Ved Bastøy fengsel er det innført en ordning med såkalt ønsketurnus. Ved tidspunkt for tilsynet oppga de ansatte Arbeidstilsynet snakket med at de var fornøyd med dette. Ordningen var imidlertid så ny at det var for tidlig å avgjøre hvorvidt omleggingen hadde vært vellykket. Ved flere av de andre enhetene gir lederne uttrykk for at det finnes muligheter for individuell tilrettelegging slik at en arbeidstaker for eksempel ikke går nattevakt. Vi har fått vite at det likevel er få ansatte som ønsker ren dagtjeneste, og at den viktigste årsaken til det er at inntekten da reduseres. Noen oppgir også andre årsaker til å velge fortsatt turnustjeneste, som for eksempel friperiodene eller nattjenesten som gir mulighet til å hente seg inn etter perioder med krevende klientkontakt. Flere sier de ikke hadde orket ren dagtjeneste med innsattkontakt hele tiden. Flere enhetsledere sa i samtale med Arbeidstilsynet at noe fravær kan kobles til turnus. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd jf Aml 4-1(1), og det påligger virksomheten en plikt til å kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Det er kjent fra forskning at døgnkontinuerlig skiftarbeid øker risiko for sykdom blant annet hjerte- /karsykdommer. Professor Torbjørn Åkerstedt ved Karolinska Institutet i Stockholm har forsket på nattarbeid og skiftarbeid. Han oppgir at etter år med skiftarbeid er risikoen for hjerte- /karsykdommer nær 50 % høyere enn hos resten av befolkningen. Etter 5-6 år med skiftarbeid øker sjansen for mage- og tarmsykdommer.1 Arbeidstilsynet har fått høre om ansatte i kriminalomsorgen som opplever helseplager forbundet med skiftarbeid, og vi legger dette til grunn for vår vurdering. Kriminalomsorgen må kartlegge og vurdere risiko forbundet med denne faktoren i arbeidsmiljøet og det må etableres rutiner som sikrer at de helsemessige konsekvensene av turnusordninger jevnlig vurderes. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 4. Systematisk forebyggende arbeid Arbeidstilsynet har gjennom innhentet dokumentasjon, innledende møte med regionledelsen og tilsyn i enhetene søkt å få oversikt over det forebyggende HMS-arbeidet; rutiner for kartlegging og risikovurdering, prioritering og gjennomføring av forbedrende tiltak, rutiner for håndtering av avvik samt system for informasjonsutveksling mellom nivåene i organisasjonen. Beskrivelse av funn og kommentarer Det finnes en sentralt utarbeidet retningslinje for internkontroll i kriminalomsorgen men denne benyttes i liten grad som ramme for HMS-arbeidet i region sør med underliggende enheter. Det er variasjon mellom enhetene med hensyn til systematiske og forebyggende aktiviteter på 1 Arbeidervern Nr s 4, se vedlegg 9

10 10 av 17 arbeidsmiljøområdet. Den lokale leders syn på, kunnskap om, og interesse for arbeidsmiljøarbeid er av vesentlig betydning. Det fysiske arbeidsmiljøet følges opp gjennom vernerunder i de fleste enheter. Med hensyn til de psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøfaktorene kan gjennomført kartlegging, risikovurdering og oppfølging i svært liten grad dokumenteres. I enkelte enheter gjennomføres det kartlegginger i form av oppsummering etter medarbeidersamtaler eller i form undersøkelser gjennomført av bedriftshelsetjenesten, men disse følges ikke opp med risikovurderinger og planer for gjennomføring av tiltak. Enhetene rapporterer regelmessig til regionen sykefravær målt i prosent. Det fremgår ikke av dokumentasjonen forelagt Arbeidstilsynet hvor stor del av fraværet som er arbeidsrelatert. I flere av enhetene der tilsyn er gjennomført får vi opplysninger om at ansatte opplever at kommunikasjonen med ledelsen svikter og at de i liten grad ble hørt på når de melder fra om uønskede arbeidsmiljøforhold. Arbeidstilsynet fikk vite at Kriminalomsorgens personalpolitiske retningslinjer sier at medarbeidersamtaler skal brukes som verktøy i oppfølgingen av de ansatte. I flere av enhetene i Kriminalomsorgen region sør gjennomføres ikke medarbeidersamtaler systematisk. Arbeidstilsynet er også gjort kjent med at det var uløste konflikter i arbeidsmiljøet ved enkelte enheter. Ansatte ved enhetene beskrev belastninger forbundet med dette, i enkelttilfeller så store belastninger at de har forårsaket sykefravær. Lederne i de aktuelle enhetene er kjent med problemene, men sakene er ikke løst. Det kan overfor Arbeidstilsynet ikke dokumenteres at det er iverksatt tiltak, for å forebygge at konflikter utvikler seg til tilstander som dersom de vedvarer, kan gi helsebelastninger og forårsake utstøting. At konflikter oppstår i et arbeidsmiljø er ikke til å unngå. For eksempel kan knapphet på ressurser og faglig uenighet kan gi opphav til uenighet mellom avdelinger, faggrupper eller enkeltpersoner. Uenighet og diskusjoner forårsaker ikke nødvendigvis belastninger, de kan like gjerne ses på som forutsetninger for faglig utvikling. Men Arbeidstilsynet har i mange virksomheter sett at konflikter som ikke løses på en ordentlig måte kan utvikle seg til vedvarende tilstander som kan gå på helsa løs. For å forebygge at konflikter eskalerer er det etter vår oppfatning viktig at det i virksomhetene finnes forum for å ta opp saker man er uenige om og spilleregler for hvordan slike saker håndteres. Verneombudene ser ut til å ha en viss en grad av medvirkning når det gjelder fysisk arbeidsmiljø og tiltak for å forbedre dette, men de deltar i liten grad i forebyggende arbeid med psykososiale og organisatoriske forhold. Det er ikke vanlig at verneombud og leder har faste møter for å drøfte arbeidsmiljøforhold i enheten og planlegge HMS-aktiviteter. For å sikre aktivitet med hensyn til utvikling og forbedring av arbeidsmiljøet på enhetsnivå, er man avhengig av jevnlig rapportering på HMS-parametre og intern kontroll som sikrer at retningslinjer følges opp i praksis. Regionen kan ikke dokumentere at HMS-arbeidet organisert som et system med klare ansvarsforhold og tydelige rapporteringsveier. Med unntak av tall for sykefravær målt i prosent og registreringsskjema for vold og trusler, er det lite informasjon om HMS-tilstanden som bringes fra enhetene til regionnivå og derfra videre til KSF. På bakgrunn av informasjon fremkommet i intervju ved enhetsledere og lokale verneombud har Arbeidstilsynet fått oppfatningen, at det ikke er systematikk i å melde fra oppover i organisasjonen om uheldige forhold som enhetene ikke kan løse selv. Dette kan etter Arbeidstilsynets oppfatning medføre at kunnskap om alvorlige arbeidsmiljøforhold ikke når fram til det nivået i kriminalomsorgen som har tilstrekkelig myndighet til å iverksette tiltak. Under tilsynene har det fra ansatte blitt uttrykt frustrasjon over at uheldige forhold ikke forbedres, og i flere enheter gir ansatte uttrykk for at de ikke blir hørt når de sier fra om feil og mangler. Samtidig har det fra enhetsledernes side blitt pekt på at handlingsrommet er avgrenset av de rådende rammebetingelsene, noe som gjør det vanskelig å gjøre noe med de uheldige forhold.

11 11 av 17 Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljølovgivningen pålegger arbeidsgiver å ha systemer som ivaretar helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i virksomheten. Aml 3-1 og HMS-forskriften 4. Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet er en viktig del av arbeidsgivers mulighet til å forebygge dårlig arbeidsmiljø og dårlig helse hos de ansatte. HMS-systemene skal være tilpasset de oppgaver og den organisering virksomheten har. Ved den årlige gjennomgangen av HMS-systemet bør det etter Arbeidstilsynets vurdering fokuseres på aktivitet og dokumentasjon av denne. Vi minner om at den som er ansvarlig for virksomheten må foreta jevnlig overvåkning og vurdering av det totale helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Slik kan arbeidsgiver forsikre seg om at HMS-arbeidet gir forventede resultater, og at svikt som krever korrigering avdekkes. Arbeidstilsynet har ved gjennomgang av HMSdokumentasjon fra regionen og underliggende enheter, og gjennom intervjuer med enhetsledere og ansatte, avdekket betydelige mangler i det systematiske HMS-arbeidet i regionen. Det er mangler både med hensyn til aktiviteter som kartlegging, risikovurdering og gjennomføring av tiltak på bakgrunn av risikovurdering. Kriminalomsorgen region nordøst har ikke etablert et system for behandling av HMS-avvik. Dokumentasjon på gjennomført HMS-aktivitet er mangelfull, og det er ikke etablert et HMS-system som sikrer at informasjon om arbeidsmiljøavvik formidles til det nivå som har tilstrekkelig myndighet til å iverksette tiltak. Det er ikke etablert skriftlige rutiner for håndtering av konflikter. Verneombudenes medvirkning i det forebyggende arbeid med psykososiale og organisatoriske forhold kan i liten grad dokumenteres. Vi legger disse funn til grunn for vår vurdering og varsler på bakgrunn av dette pålegg vedrørende etablering av systematisk HMS-arbeid. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 5, 6 og 7. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og sette vilkår i henhold til arbeidsmiljøloven 18-6(1) og (6). Med bakgrunn i det vi har beskrevet og vurdert over, samt vedlagte referater fra tilsyn i enhetene, varsler Arbeidstilsynet sju pålegg. Samtlige pålegg gis til regionens ledelse. Våre krav er av generell karakter, noe som innebærer at vi krever forbedringer ved alle enheter der de nevnte forhold ikke er tilfredsstillende. Det er regionens ledelse som er ansvarlig for å formidle påleggene til alle aktuelle enheter og sørge for gjennomføring av påleggene. Arbeidstilsynet varsler følgende pålegg: 1. Gjennomføring av risikovurdering og iverksetting av tiltak - Ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Kriminalomsorgen region sør v/ regiondirektøren skal gjennomføre risikovurdering når det gjelder balansering mellom arbeidsmengde/arbeidsoppgaver og tilgjengelige ressurser til enhver tid, og iverksette nødvendige tiltak slik at ansatte ikke utsettes for vedvarende uheldig psykisk eller fysisk belastning på grunn av ubalansen mellom oppgaver og ressurser. Dokumentasjonen på kartlegging, risikovurdering, tiltaksplan og gjennomførte tiltak skal inngå i regionens systematiske HMS-arbeid jf pålegg 7. Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr 6 Arbeidsmiljøloven 4-1(1) og (2) Frist vil bli: 1. mars 2007 (kartlegging, risikovurdering og tiltaksplan) Frist vil bli: 1.september 2007 (tiltak gjennomført)

12 12 av 17 Begrunnelse: Arbeidstilsynet har avdekket at det i flere enheter er ubalanse mellom oppgaver og ressurser i en utstrekning som kan forårsake uhelse for arbeidstakere. Arbeidstilsynet mener det er nødvendig å gjennomføre tiltak slik at ansatte ikke utsettes for vedvarende uheldige belastninger som følge av denne ubalansen. For nærmere beskrivelse av forhold som ligger til grunn for pålegget se avsnittet Ubalanse mellom oppgaver og ressurser s 4-6 over. Regionen må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - Gjennomført kartlegging, risikovurdering og tiltaksplan for alle nivåer og enheter i regionen - Hvilke tiltak som er iverksatt for å redusere vedvarende uheldige belastningene - Verneombudenes medvirkning i prosessen for å oppfylle pålegget 2. HMS-rutiner Risikovurdering i forbindelse med endring og omstilling Kriminalomsorgen region sør v/regiondirektør skal iverksette HMS-rutiner som sikrer at det i forkant av omstilling eller endring, foretas vurdering av arbeidsmiljøkonsekvensene (risikovurdering) og at det iverksettes hensiktsmessige tiltak. Rutinene skal være tilpasset det nivået i regionen der omstillingen eller endringen iverksettes, og skal sikre at negative arbeidsmiljøkonsekvenser blir formidlet til det beslutningsnivået i Kriminalomsorgen som kan iverksette nødvendige tiltak. Rutinene må sikre at risikovurderingen foretas både når omstillingen eller endringen er besluttet innenfor Kriminalomsorgen og når den er initiert av andre aktører. Rutinene skal dokumenters skriftlig og inngå i regionens systematisk HMS-arbeid, jf pålegg 7. Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr 6 og 7 Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav d Frist vil bli: 1. januar 2007 Begrunnelse: Tilsynet har vist at omstilling og endringer med innvirkning på arbeidsmiljøet er gjennomført uten at arbeidsmiljøkonsekvensene er vurdert på forhånd. Dette har bidratt til økt stressbelastning for mange ansatte.. For nærmere beskrivelse av forhold som ligger til grunn for pålegget, se avsnittene Rammebetingelser påvirker arbeidsmiljøet og Ubalanse mellom oppgaver og ressurser s 4-6 over. Regionen må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - Rutinene for risikovurdering i forbindelse med ulike omstillinger og endringer. Rutinene må vise når, hvordan og på hvilke nivå risikovurderingen foretas. - Hvordan det er gitt opplæring i bruk av rutinen - Hvordan verneombud har medvirket i prosessen med å oppfylle pålegget 3. Gjennomføring av risikovurdering og iverksetting av tiltak Vold og trusler Kriminalomsorgen region sør v/regiondirektør skal gjennomføre risikovurdering når det gjelder vold og trusler mot ansatte og gjennomføre nødvendige tiltak for å forebygge uhelse som følge av uttrygghet i arbeidssituasjonen. Risikovurderingen skal på bakgrunn av kartlegging av både mulige hendelser (avvik) og faktiske hendelser (avvik) vedrørende vold og trusler. På bakgrunn av risikovurderingen skal det besluttes

13 13 av 17 nødvendige tiltak og utarbeides planer for gjennomføring av tiltak. I henhold til planene skal tiltak gjennomføres for å forebygge helsebelastningene for de ansatte både på kort og lang sikt. Dokumentasjonen på kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og gjennomførte tiltak skal inngå i regionenes systematiske HMS-arbeid jf pålegg 7. Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr 6 Arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 4-3 (2) Frist vil bli: 1. mars 2007 (kartlegging, risikovurdering og tiltaksplan) Frist vil bli: 1. september 2007 (tiltak gjennomført) Begrunnelse: Arbeidstilsynet har gjennom tilsynet blitt gjort kjent med at ansatte i flere enheter i kriminalomsorgen region sør opplever utrygghet på grunn av risiko for vold og trusler og at utryggheten er større når den ansatte arbeider alene. Nærmere beskrivelse av forhold som ligger til grunn for pålegget gis i avsnittet Risiko for vold og trusler s 6-8 over. Regionen må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - Gjennomført kartlegging, risikovurdering, planer for tiltak og at tiltak er gjennomført i henhold til planene for alle aktuelle nivåer og enheter i regionen. - Verneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget 4. Gjennomføre risikovurdering og iverksette tiltak organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø Kriminalomsorgen region sør v/ regiondirektør skal vurdere risiko for uhelse forbundet med organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø i kriminalomsorgen og iverksette nødvendige tiltak på bakgrunn av risiko. Stressfaktorene må kartlegges og de fysiske og psykiske belastningene må vurderes enkeltvis og samlet. På bakgrunn av kartlegging av psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø skal regionen gjennomføre vurdering av risiko for uhelse og med utgangspunkt i vurderingen utarbeide tiltaksplaner. Tiltak for å forebygge belastninger for de ansatte på grunn av psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold, skal gjennomføres i henhold til planene. Dokumentasjon på kartlegging, risikovurdering, tiltaksplan og gjennomførte tiltak skal inngå i regionens systematiske HMS-arbeid, jf pålegg 7. Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr. 6 Arbeidsmiljøloven 4-1 (1) og (2) og 4-3 Frist vil bli: 1. mars 2007 (kartlegging, risikovurdering og tiltaksplan) Frist vil bli: 1. september 2007 (tiltak gjennomført) Begrunnelse: Arbeidstilsynet har gjennom tilsynet fått vite at arbeidet med klienter i kriminalomsorgen kan forårsake opplevelse av utilstrekkelighet hos de ansatte og at det er en aktuell problemstilling at ansatte kan bli utbrent. Forholdet beskrives nærmere i avsnittet Arbeidets art s 8 over. Videre har tilsynet avdekket at mange ansatte opplever helsebelastninger

14 14 av 17 forbundet med turnusarbeid. Dette forholdet beskrives i avsnittet Nattarbeid og lange vakter s 8-9 over. Regionen må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - Gjennomført kartlegging, risikovurdering, planer for tiltak og at tiltak er gjennomført i henhold til planene for alle aktuelle nivåer og enheter i regionen. - Verneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget 5. HMS-rutiner - konflikthåndtering Kriminalomsorgen region sør v/regiondirektøren skal utarbeide rutiner for konflikthåndtering. Rutinene skal dokumenteres skriftlig og inngå i regionens systematiske HMS-arbeid jf pålegg 7. Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr. 7 Arbeidsmiljøloven 4-1 (2) Frist vil bli: 1. januar 2007 Begrunnelse: Arbeidstilsynet har gjennom tilsynet fått vite at enkelte konflikter i enhetene forblir uløst. Vedvarende konflikter i arbeidsmiljøet medfører risiko for uheldige psykiske belastninger som kan forårsake uhelse. Rutiner for forebygging og håndtering av konflikter kan ikke dokumenteres. Det forholdet beskrives i avsnittet Systematisk forebyggende arbeid s 9-11 over. Regionen må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - Rutine for konflikthåndtering som del av systematiske HMS-arbeidet på alle nivåer i regionen. - Instruksjon om rutinene på alle nivåer i regionen - Verneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget 6. HMS-rutiner verneombudets medvirkning i det systematiske HMS-arbeidet Kriminalomsorgen region sør v/regiondirektøren skal iverksette HMS-rutiner som sikrer at verneombud på alle nivåer i regionen tas med på råd og vurderinger under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet (fysisk, organisatorisk og psykososialt). Verneombudet skal medvirke ved etablering, utøvelse og vedlikehold av det systematiske HMS-arbeidet. Rutinene må vise i hvilke fora verneombudsmedvirkningen skal foregå, herunder forum for kontakt mellom leder og verneombud på alle nivåer i regionen. Rutinene skal dokumenteres skriftlig og inngå i regionens systematiske HMS-arbeid jf pålegg 7. Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr. 7 Arbeidsmiljøloven 6-2-(4) Frist vil bli: 1. januar 2007

15 15 av 17 Begrunnelse: Arbeidstilsynet har gjennom tilsynet fått vite at verneombudene i liten grad deltar i forebyggende arbeid. Det er ikke etablert fora for verneombudsmedvirkning på alle nivå og i alle enheter. Forholdet beskrives i avsnittet Systematisk forebyggende arbeid s 9-11 over Regionen må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: Rutinene for verneombudsmedvirkning i det systematiske HMS-arbeidet på alle nivåer i regionen Instruksjon om rutinene på alle nivåer i regionen Verneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget 7. Innføre HMS-system og uttøve systematisk HMS- arbeid (internkontroll) Kriminalomsorgen region sør v/regiondirektøren skal sørge for at det innføres og uttøves systematisk HMS-arbeid på alle nivåer og i alle enheter i regionen. HMS-systemet skal tilpasses virksomhetens art og omfatte fysiske, organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøforhold. Det systematiske HMS-arbeidet skal omfatte krav i arbeidsmiljølovgivningen. HMS-systemet skal ha kanaler og rapporteringsrutiner som sikrer informasjonsflyt både horisontalt og vertikalt i linjen i kriminalomsorgen. Det systematiske HMS-arbeidet skal dokumenters skriftlig Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 4 og 5 Arbeidsmiljøloven 3-1 Frist vil bli: 1.april 2007 (HMS dokumentasjon) Frist vil bli: 1. november 2007 (etablering av system) Begrunnelse: Arbeidstilsynet har gjennom tilsyn avdekket betydelige mangler i det systematiske HMS-arbeidet i regionen både med hensyn til aktiviteter som kartlegging, risikovurdering og gjennomføring av tiltak på bakgrunn av risikovurdering. Kriminalomsorgen region sør har ikke etablert et system for behandling av HMS-avvik. Dokumentasjon på gjennomført HMS-aktivitet er mangelfull og det er ikke etablert et HMS-system som sikrer at informasjon om arbeidsmiljøavvik formidles til det nivå som har tilstrekkelig myndighet til å iverksette tiltak. Forholdet beskrives i avsnittet Systematisk forebyggende arbeid s.. over Regionen må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - HMS-dokumentasjon i henhold til 5 i HMS-forskriften - Instruksjon om det systematiske HMS-arbeidet på alle nivåer i regionen, herunder opplæring i praktisk gjennomføring - Hvordan regiondirektøren sikrer at det systematiske HMS-arbeidet fungerer på alle nivåer i regionen - Verneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget. Orientering om videre saksgang Kriminalomsorgen region sør gis frist til 5. oktober 2006 til å uttale seg om de pålegg som er varslet. Vi ber om at de angitte fristene også vurderes i forbindelse med tilbakemeldingen. Vi gjør oppmerksom på at begge parter (leder og verneombud) kan komme med sine kommentarer til de varslede pålegg. Det er en fordel om partene koordinerer tilbakemeldingen slik at arbeidsgivers representanter hovedverneombud og verneombud ved de enheter som har hatt tilsyn gis mulighet

16 16 av 17 til å uttale seg. Arbeidstilsynet imøteser en samlet tilbakemelding inne fristen. Hører vi ikke noe fra regionen innen fristen, vil det bli fattet vedtak om pålegg i tråd med det som er beskrevet i varslet. Arbeidstilsynet vil holde Kriminalomsorgens sentrale forvaltning orientert om de funn vi gjør ved Kriminalomsorgen region sør. Vedrørende spørsmål eller behov for veiledning Dersom det er spørsmål eller behov for veiledning i tilknytning til varsel om pålegg, kan seniorinspektør Anne Noddeland kontaktes på telefon eller på e-post anne.noddeland@atil.no, alternativt seniorinspektør Marianne Pedersen på telefon eller e-post marianne.pedersen@atil.no Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge og Arbeidstilsynet Indre Østland Ken Sletmo Regiondirektør Arbeidstilsynet Sør-Norge Anne Noddeland seniorinspektør Arbeidstilsynet Indre Østland Kopi til: Kriminalomsorgen Drammen fengsel Erik Børresensgt Drammen Verneombud v/ Kriminalomsorgen Drammen Erik Børresensgt Drammen fengsel Kriminalomsorgen Bastøy fengsel Postboks Horten Hovedvernombud v/ Kriminalomsorgen Postboks Horten Bastøy fengsel Kriminalomsorgen Larvik fengsel Postboks 1208 Torstrand 3254 Larvik Verneombud v/ Kriminalomsorgen Larvik Postboks 1208 Torstrand 3254 Larvik fengsel Kriminalomsorgen Vestfold friomsorgskontor Postboks Tønsberg verneombud v/ Kriminalomsorgen Vestfold Postboks Tønsberg friomsorgskontor Kriminalomsorgen Skien fengsel Postboks 2720 Kjørbekk 3702 Skien Hovedverneombud v/ Kriminalomsorgen Postboks 2720 Kjørbekk 3702 Skien Skien fengsel Kriminalomsorgen ringerike fengsel Postboks Tyristrand Hovedverneombud v/kriminalomsorgen Postboks Tyristrand Ringerike fengsel Kriminalomsorgens sentrale forvaltning Postboks 8005 Dep Oslo Kriminalomsorgen Sem fengsel Postboks Sem Hovedverneombud v/ Kriminalomsorgen Sem Postboks Sem fengsel Kriminalomsorgen Hof fengsel Vikeveien Hof Hovedverneombud v/ Kriminalomsorgen Hof Vikeveien Hof fengsel Hovedverneombud i kriminalomsorgen c/o KRUS Postboks 6138 Etterstad 0062 Oslo

17 17 av 17 Vedlegg: Vedlegg 1-8 er unntatt offentlighet i henhold til reglene i Lov om offentlighet i forvaltningen 6 bokstav a. 1. Referat fra tilsyn Drammen fengsel 2. Referat fra tilsyn Ringerike fengsel 3. Referat fra tilsyn Skien fengsel 4. Referat fra tilsyn Bastøy fengsel 5. Referat fra tilsyn Sem fengsel 6. Referat fra tilsyn Hof fengsel 7. Referat fra tilsyn Larvik fengsel 8. Referat fra tilsyn Vestfold friomsorgskontor 9. Kopi av artikkel Arbeidervern Nr