SAKSFREMLEGG. Rådmannen gis fullmakt til å signere avtale med Arctic Race of Norway AS og Aronnesrocken, innenfor rammen.

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Saksnr.: 14/ Arkiv: 223 Sakbeh.: Dag Arne Johannessen Sakstittel: ARCTIC RACE OF NORWAY Planlagt behandling: Kommunestyret Administrasjonens innstilling: Kommunestyret bevilger en ramme på inntil kr for gjennomføring av teknisk bistand/tilrettelegging, profilering og folkefest/aktiviteter under Arctic Race of Norway Kostnadene dekkes over følgende poster: Kr dekkes over post: Alta vil utvikle nordområdene. Kr dekkes over post: Næringsutvikling i kommunen. Kr dekkes over formannskapets post / kultur. Kr dekkes over ASU drift (lønn prosjektleder, samt div.) Rådmannen gis fullmakt til å signere avtale med Arctic Race of Norway AS og Aronnesrocken, innenfor rammen. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Forslag til avtale mellom Arctic Race of Norway og Alta kommune. Bakgrunn: Det internasjonale sykkelrittet «Arctic Race of Norway» 2014 vil foregå mellom Nordkapp og Tromsø. Rittet vil ha målgang på etappe 2 og start for etappe 3 i Alta. Datoer for rittet er satt til august. Rittet vil ha følgende etapper: Hammerfest Nordkapp Honningsvåg- Alta Alta Gildetun (Kvænangen.) Tromsø Tromsø Sykkelrittet arrangeres av Arctic Race of Norway AS (heretter ARN) i samarbeid med franske Amaury Sport Organisation (heretter ASO), som er en av verdens ledende arrangører av denne

2 type sportsbegivenheter. ASO er både produsent og teknisk arrangør av arrangementer som Tour de France, Vuelta a Espana, Tour Down Under (Australia), Paris Roubaix, Rally Dakar, internasjonale golfturneringer og maratonløp. Det er ASO som vil stå for den tekniske gjennomføringen av selve sykkelrittet og produksjon av TV bilder fra rittet. For å gjennomføre dette vil de bruke samme utstyr og virkemidler som under Tour de France. Det vil si at de kommer til Finnmark med 14 vogntog med utstyr som følger rittet bl.a. egne produksjonsbusser, podier m.m. 2-3 helikoptre vil sørge for TV bilder fra lufta. Kort sagt et profesjonelt opplegg. Norges Cykelforbund er også delaktig i arrangementet. I Norge har TV2 rettighetene til rittet og vil sende 2 timer hver dag fra selve rittet, i tillegg planlegges det en kveldssending fredag eller lørdag, hvor lokasjon ennå ikke er fastsatt. TV2 skal bruke samme team og reportere i Arctic Race of Norway som blir brukt under Tour de France (TdF.). Et TV selskap som kjøper rettigheter til ett arrangement fra ASO, forplikter seg også til å sende deres øvrige arrangementer. I fjor ble ARN vist på TV i 110 land, mens i 2014 vil TV bildene fra Alta sendes i 158 land! ARN er et fireårig prosjekt, men arrangørene har som målsetning å etablere dette rittet i et langvarig perspektiv. Nordland, Troms og Finnmark Fylkeskommuner har bevilget midler til gjennomføring av arrangementet i hele fireårsperioden. I tillegg er Statoil og Sparebanken Nord Norge inne som sponsorer. Sist inne som sponsor er ATEA Norge, som har forpliktet seg for 5 år. På grunn av at dette arrangementet produseres av ASO og at utbredelsen er som nevnt foran har Innovasjon Norge også bevilget midler til prosjektet. Rammene rundt arrangementet er en massiv Nord Norges reklame og markedsføring. Innovasjon Norge har sammen med Nord Norsk Reiseliv vurdert dette som svært viktig og deltar aktivt i organiseringen av profileringsarbeidet. Rittet ble i fjor arrangert i Nordland og Sør Troms, og blir karakterisert som en gedigen suksess, med en publikumstilstrømning man overhode ikke hadde forventet. I år skal altså rittet arrangeres i Troms og Finnmark og Alta vil ha en sentral rolle før og under rittet, som følge av at bl.a ASO vil ha sin organisasjon i Alta og at byen får målgang fredag 15. august og start lørdag 16. august. Formannskapet behandlet i august PS 126/12- en garantistillelse på ,- kroner for gjennomføring av Arctic Race of Norway. Pengene skulle belastes prosjektet Sykkelbyen. Dette ble ikke akseptert av prosjektets øvrige eiere, Statens Vegvesen og Finnmark Fylkeskommune, da de allerede hadde bevilget penger til ARN. Alta kommunes garantistillelse ble derfor realisert fra Rådmann/Ordførers ramme. Andre saksdok.: Kontraktforslag mellom ARN og Alta kommune.

3 Økonomiske konsekvenser: Tiltaket vil ha en økonomisk belastning på kr Kostnadene dekkes over følgende poster: Kr dekkes over post: Alta vil utvikle nordområdene. Kr dekkes over post: Næringsutvikling i kommunen. Kr dekkes over formannskapets post / kultur. Kr dekkes over ASU drift (lønn prosjektleder, samt div.) Vurdering: Sykkelrittet som skal arrangeres er i seg selv en stor hendelse, men den tekniske gjennomføringen utføres av en internasjonal organisasjon som har dette som jobb. Kommunenes bidrag til selve sykkelrittet er begrenset til teknisk bistand, samt skaffe vakter til krysningspunkt. Det er politiet som har det overordnede ansvar for sikker trafikkavvikling under rittet. Det viktigste for vår region er muligheten for profilering og markedsføring av hva Finnmark og Troms har å by på. Det er dette som også har størst fokus for det arbeidet Alta kommune, sammen med næringsliv, og organisasjonsliv i Alta må gjennomføre frem til medio august. Administrasjonen vurderer dette som en unik mulighet for markedsføring av Alta som bosted og destinasjon for turister/operatører. Altas deltakelse i dette arrangementet vil gi flere synergier i lokalsamfunnet for organisasjoner og næringsliv på kort sikt, men den viktigste effekten er den langsiktige der Alta profileres på TV i 158 lang, i tillegg til sosiale medier. Administrasjonen vurderer det som mest hensiktsmessig å organisere dette arbeidet som et prosjekt, med klare rammer slik at ansvarsforhold og økonomi ar avklart. Kommunene har en sentral rolle m.h.t. koordinering av oppgaver, men det er også viktig at f.eks gårdeiere, reiselivsbedrifter og øvrig næringsliv engasjerer seg i prosjektet. Prosjektet er tenkt organisert som følger:

4 Styringsgruppe Rådmannens ledergruppe Prosjektgruppe Ledere av arbeidsgruppene Arbeidsgruppe Teknisk bistand Arbeidsgruppe Folkefest Arbeidsgruppe Profilering Under hver av disse arbeidsgruppene vil det bli etablert undergrupper med særskilte oppgaver. For å få til ett godt arrangement er vi helt avhengige av flere medspillere. Vi vil ta kontakt med idrettslag, ulike kulturelle bidragsytere, næringslivet i Alta og ikke minst ett tett samarbeid med de andre kommunene i regionen som får ARN innom. Vi har allerede en tett dialog med Hammerfest, Kvalsund, Nordkapp, og Kvænangen kommune. Nord Norsk Reiseliv har en overordnet rolle m.h.t. profileringen av regionen og det er særdeles viktig at dette gjøres profesjonelt og blir koordinert skikkelig. Alta kommunes ansvar og oppgaver vil i første rekke være: 1) Teknisk bistand i forhold til beskrivelser og oppdrag fra Arctic Race of Norway og politiet. 2) Legge til rette for en folkefest før/ under og etter sykkelrittet. 3) Profilere kommunen og regionen. I vedlagt forslag til kontrakt pålegges kommunene ett stort ansvar i forhold til planlegging og gjennomføringen av sykkelrittet. Av tekniske krav og krav til service kan nevnes: Skaffe de nødvendige tillatelser fra offentlige myndigheter. Tilgjengelige arealer og lokaler. Sanitære forhold wc/ garderober. Renovasjon og renhold. Sikkerhet ifht sperring av biltrafikk. Utbedre traseen med nødvendige veiarbeid.

5 Fri bruk av parkeringsplasser. Skaffe 1000 meter veisperringer. Tilrettelegge for «public village» (festivalområde/stands.) Distribusjon av reklamemateriell. Lagerplass. Kommunene må påregne og utføre arbeid/oppgaver ifht gjennomføring av løpet. Det vil medføre økonomiske konsekvenser for kommunene. I fjor ble rittet arrangert for første gang, og selv om dette ble en publikumssuksess, er det stort forbedringspotensial. ARN har sammen med Visit Tromsø laget en «Dreiebok» som tar for seg oppgaver og gjøremål fra A til Å. Denne dreieboken forventes ferdig i løpet av kort tid. Det er derfor vanskelig å få en full oversikt over kostnadene. Etter samtaler med lederne av de forskjellige arbeidsgruppene har vi forsøkt å lage ett foreløpig budsjett. Kostandene inkluderer ikke eventuelle lønnsutgifter, men kommunen må forvente utlegg til idrettslag som påtar seg dugnadsoppgaver med f.eks veisperringer o.l. Profileringen av vår kommune i forbindelse med arrangementet vil være et samarbeid mellom Alta kommune og Nord Norsk Reiseliv. Kommunen vil være ansvarlig for å skaffe tilveie materiell og film som vi ønsker skal være en del av profileringen. Vi vil måtte påregne en del kostander ved produksjon og innkjøp av materiell og film. Tromsø kommune har behandlet saken i møte 15. mai og bevilget totalt 2,5 millioner til prosjektet og vil arrangere flere sykkelritt og byfest i denne anledning. Kvænangen kommune har satt opp et budsjett på ,- kroner hvorav kommunes selv har bevilget ,- kroner. Hammerfest kommune har budsjettert med ,- kroner, saken er ikke politisk behandlet pr. 20. mai. Hammerfest planlegger barneritt, byfest. Statoil som hovedsponsor ønsker særskilte opplegg der de har større installasjoner, slik som i Harstad og Hammerfest. Det er derfor ikke unaturlig at Hammerfest får noe drahjelp av Statoil i forbindelse med sitt arrangement. Profilering. Det legges opp til flere former for profilering. Vi skal ha en del historier rundt ulike «hot spots» fra Alta. Disse skal få ekstra fokus under TV sendingene som TV 2 skal bruke. Disse historiene vil også bli brukt av kommentatorene fra de ulike TV stasjonene som sender rittet. Eksempler på «hot spots» fra Alta vil være: Samiske Nordlysbyen Alta Alta Canyon Nordlyskatedralen Skiferdriver Alta Museum Kåfjordbrua (Kåfjords Historie)

6 Haldde Vi får maksimalt syv «hot spots» fra hver by, og Innovasjon Norge er også involvert i utvelgelsen og koordinering mellom kommunene. Sparebanken Nord Norge (SNN) er en av hovedsponsorene til Arctic Race of Norway. Banken ønsker å arrangere ett «Mini Arctic Race» der hovedarrangementet har innkomst, blant annet i Alta. Arrangementet vil kreve at kommunen setter av god plass ved start og målgang av rittet. Det vil ikke være aktuelt å bruke samme område som hovedrittet bruker pga sikkerhet. Det forventes stor publikumstilstrømning til arrangementet basert på erfaringene fra Administrasjonen har fått innspill fra SNN hvor de ønsker traseen lagt og hvilke tiltak vi må gjøre mht sperring av område. Utover det rent sportslige arrangementet, oppfordres kommunene å legge til rette for en skikkelig folkefest. Det er ønskelig med både folkeansamling langs traséene, men også få til spektakulære ting som kan skje langs løypa. Selv om sykkelrytterne vil suse forbi raskest mulig frem til mål, vil TV2`s idrettskommentatorer Dag Otto Lauritzen lage reportasjer korte innslag langs trasèen og stoppe der det skjer spennende saker gjøre intervjuer og filme det som skjer. «Aronnesrocken» arrangeres samme helg som ARN. For at ikke rocken skal havne i «skyggen» har Alta kommune en dialog med «Aronnesrocken» for å se på muligheten å flytte arrangementet fra Aronnes til Alta sentrum i år. «Aronnesrocken» er et gratis arrangement og henvender seg til et bredt publikum. Med rocken på Alta sentrum denne helgen ville det danne en flott ramme rundt både «Aronnesrocken» og «Arctic Race of Norway» sitt arrangement i Alta. Både for publikum og for Alta som arrangørby, vil dette være en vinn- vinn situasjon. Aronnesrocken har signalisert at de gjerne ønsker dette, men at kommunen må være med på å dekke noe av merkostnadene ved å flytte rocken til sentrum. Det er under utarbeidelse en avtale som vil regulere dette. Tilbakemeldingene fra fjorårets arrangørbyer har også vist at det påløp kostander knyttet til arrangementet som ikke var forutsett. Administrasjonen anbefaler derfor at man ikke iverksetter mange tiltak som må administreres og finansieres, men at Aronnesrocken får status som Alta Kommunes bidrag til folkefesten og at kommunen koordinerer innholdet sammen med arrangørene både at Aronnesrocken og ARN. I tillegg må det også forberedes en del tiltak/arrangement for å ta i mot om lag tilskuere som må ha, adkomst, overnatting, mat, drikke, tilgang til toaletter, Vi har i budsjettet satt av midler til folkefesten da det vil være utgifter knyttet til leie av telt, oppbygging av flyttbar scener og tilrettelegging for at eventuelt «Aronnesrocken» kan flytte sitt arrangement til Alta Sentrum. Økonomi Formannskapets vedtak i sak 126/12 er en garantistillelse overfor ARN som arrangør. Administrasjonen og arbeidsgruppene har satt opp noen overslag m.h.t hva som antas gjennomført i perioden frem mot august.

7 I posten for prosjektledelse er alle møtekostnader og personalkostander for selve prosjektledelsen tatt med. Teknisk bistand omhandler bl.a eventuelt leie av mobile toaletter, leie av gjerder, ekstra leie av sikkerhetsvakter(vakthold), evt. utbedring av kommunal veg, ekstra renovasjon, tilrettelegging for folkefest i parken og på tilstøtende tomt (enkel planering), eventuell tilrettelegging av infrastruktur (vann, strøm, IT). M.m. Til folkefesten er det budsjettert med merkostnader i forbindelse med arrangementet på Alta sentrum, herunder dersom det skal være en form for matfestival (leie av telt, benker og bord) og eventuelle tilleggs arrangementer. Profilering av Alta gjøres i samarbeid med Innovasjon Norge og Nord Norsk Reiseliv. Her er det blant annet tenkt på arbeid med tekster, historiske fakta, bildefremskaffelse, nye bilder/videoer/filmsnutter m.m som vi må ha klart for produsenten slik at dette kan tas inn i produksjonen av bildene fra Alta. Foreløpig budsjett: Prosjektledelse Teknisk bistand Folkefest Profilering Sum Det er viktig at så mange som mulig kan sette av tid til å bidra til denne folkefesten. Ved å vise frem kommunen og byen vår fra dens beste side med bilder som vises til «hele verden» - kan man trygt si at Alta blir solid lagt merke til. Rittet gikk for førte gang i 2013 fra Bodø via Lofoten- Sortland til Harstad. Det merkes allerede ett år etter rittet en økt interesse for å besøke disse stedene. Arctic Race of Norway blir et fantastisk utstillingsvindu for Alta som by og reisemål. Rittet vil vise både kommunen, landskapet, folkefesten og vår kultur på en imponerende måte. Vi må bare håpe at publikum og de som ser rittet på TV, både utenlandske og norske, vil oppdage mer av alt vi har å tilby av opplevelser, aktiviteter og ikke minst sykkelmuligheter i regionen. Arrangørbyene i fjor gjorde en fantastisk markedsføringsjobb som vi nyter godt av i år. I 2014 vil det være vår oppgave å sørge for at denne stafettpinnen gis videre med det best mulige utgangspunktet, slik at arrangementet også neste år vil bli en suksess. Alta, Bjørn- Atle Hansen Rådmann Oddvar Kristian Konst Kommunalleder ASU

8 Dag Arne Johannessen Saksbehandler