Antall medlemmer ca. 700 herav ca. 100 i aktivt segment: Ungdom/Junior/Elite

Transkript

1 jmfjrdaland FVi.KESK(:i,v,>,:i i-^;: i,,., Uaknr.^y/7^(,ybok,rr. / Hordaland fylkeskommune i ' ' o..,.onn - 2L:: Postboks 7900 / -iiuvnr,y^5^^^y Saksh Bergen i I L.off. Bergen, 6. desember 2012 Søknad støtte til å arrangere Norgesmesterskap sykkel 2012 Bergen Cykleklubb (BergenCK) skal arrangere Norgesmesterskap sykkel Arrangementet skal avholdes i perioden 17-24/juni 2012, hvor det avholdes fellesstart, tempo, lagtempo og gateritt. Klasseinndelingen vil være junior menn, junior kvinner, senior kvinner og senior menn. Hvem er Bergen CK? - BergenCK ble stiftet i 1929 Antall medlemmer ca. 700 herav ca. 100 i aktivt segment: Ungdom/Junior/Elite Ansatt- Daglig leder Bergen-Voss på heltid tra Ønsker å være en breddeklubb - Arrangerte Veteran NM i 2006 og Ungdoms-NM i Hva ønsker vi: Er i dag kanskje mest kjent for å være arrangør av sykkelrittet; "Bergen-Voss" var det påmeldt fantastiske deltagere. En økning fra 2010 på deltagere. Profilere og markedsføre sykkelsporten Være en breddeklubb Være en aktiv pådriver og kommunikator - for å fremme sykkelsporten som et - viktig fremkomstmiddel og helseforebyggende tiltak i befolkningen. Være en viktig ambassadør for - sykkelsporten i Bergen. Være profesjonell på arrangementer Være en viktig arena for våre sponsorer, institusjoner og øvrige samarbeidspartnere.

2 Hvordan skal dette gjøres? - NM sykkel 2012 er et av Norges største idrettsarrangementer: En hel uke med forskjellige øvelser for junior og elite, kvinner og menn. Norske verdensstjerner som Thor Hushovd og Edvald Boasson Hagen på startstreken Direkte TV-overføring fra hovedkonkurransen: Sykling er den raskest voksende idrettsgren i Norge, også mediemessig. NM er spesielt viktig for de store stjernene, fordi alle ønsker å bære den norske mestertrøyen i blant annet Tour de France som starter like etterpå. Sykkel-NM 2012 AS Planleggingen av norgesmesterskapet sykkel startet sommeren 2010, hvor Sykkel-NM 2012 AS ble stiftet februar I oppstarten var det en styringsgruppe som utarbeidet en grovskisse for rollefordeling, ansvarsområder, løypeforslag, arenabygging, budsjett og sponsor. Denne skissen har vært grunnlaget for det videre planleggingsarbeidene som har blitt organisert gjennom det opprettede aksjeselskapet. I all hovedsak er alt planleggingsarbeid, forberedelser og gjennomføringen av arrangementet basert på frivillig innsats fra medlemmer i BergenCK. BergenCK mener det er viktig at norgesmesterskapet kan brukes til å styrke sykkelmiljøet i Bergen og omegn og derfor er andre sykkelklubber også invitert til å være med. Disse klubbene er fortrinnsvis med under selve arrangementsuken, gjennom vakthold og andre oppgaver. Organisering For å skille økonomi og arrangement fra BergenCK sin klubbøkonomi, er det stiftet et aksjeselskap som skal arrangere NM. Selskapet eies 100 % av BergenCK og har følgende kontaktdata: Organisasjonsnummer: Navn: Adresse: Sykkel-NM 2012 AS Fjøsangerveien Bergen Styrets leder: Styremedlemmer: Stein Walle Bjørn Fjeld Ronald Hansen Audun Leiv Hasti Rune Johannes Opstad Daglig leder: Helge Haugsdal

3 Arrangementet Norgesmesterskapet skal avholdes i perioden juni 2012, i tre ulike kommuner; Bergen, Fjell og Sund. Bergen kommune: Søndag 17/6: Fellesstart: K-Junior, M-Junior, U23 Fredag 22/6: Gateritt: K-Junior, M-Junior, K-Senior, M-Senior Søndag 24/6: Fellesstart: K-Junior, M-Senior Sund kommune: Tirsdag 19/6: Lagtempo: Kvinner, M-Junior, M-Senior Fjell kommune: Torsdag 21/6: Tempo: K-Junior, M-Junior, K-Senior, M-Senior Økonomi Sykkel-NM 2012 AS har utarbeidet et budsjett, basert på egne erfaringer med store sykkelritt (BergenCK har arrangert turrittet Bergen-Voss i en årrekke og i 2011 var det opp mot deltagere), budsjett og endelig regnskapsmaterialer NM 2011 Grenland, budsjett og endelige regnskapstall NM 2010 Trondheim, UM Bergen Budsjettet Inntekter Inntekten henger nøye sammen med kostnadene og størrelsen er gitt ut fra omfanget på arrangementet og følgelig kostnadene. Inntektene vil i hovedsak bestå av sponsormidler og har en ramme på NOK Det er lagt til grunn et budsjettoverskudd på NOK Startpenger fra utøverne vil utgjøre ca 9,5 % av inntektene, budsjettert til NOK Når det gjelder inntektene for øvrig, er det en komité bestående av 3 personer, alle med bred erfaring fra sponsormarkedet, som arbeider kontinuerlig med å innhente avtaler på hovedsponsor og ulike delsponsorer. Dette arbeidet vil forløpende prioriteres helt inn mot arrangementsstart.

4 Kostnader Kostnadene er beregnet ut fra erfaringstallene til NM 2010, 2011, turrittet "Bergen-Voss" og UM, og inkluderer avholdelse av 4 arrangementer (med konkurranser for junior kvinner og menn samt senior kvinner og menn) på 4 ulike dager i 3 forskjellige kommuner. Budsjettet skiller ikke på kommune eller arrangement. Kostnadene har en ramme på NOK Fordelingen er følgende: ^ j NM-uken Fjell, Sund Post Omrade.. ^ w o A j Bergen 1 Vakter 439 totalt 000 «& Øygarden *" 2 Arena Sanitet Sportslig Dommere Premiering Trykksaker Administrasjon Arrangementskomité Startavgift Transport Samband Tidtakerutstyr Lagledermøter Diverse Sum Utfyllende kommentarer til postene i budsjettet: Generelt: Budsjettet er planlagt som et arrangementsbudsjett. Med det mener vi at budsjettet er laget ut fra NMuken som helhet og det er ikke fordelt kostnader på det enkelte sykkelritt. Imidlertid har vi gjort overslag som gir oss et grunnlag til å fordele kostnadene mellom Bergen kommune og Fjell, Sund og Øygarden til henholdsvis 60 % og 40 % av de totale kostnadene. For ordens skyld nevner vi at budsjettet inkluderer 5 arrangementsdager med flere arrangementer alle de ulike dagene. Det blir en komplett uke, hvor det sportslige er i førersetet, men det er også betydelige aktiviteter utenom det sportslige som ikke er budsjettmessig behandlet. Post I - Vakter Under posten "vakter" er det lagt opp til honorarer til politiet med NOK Utover dette fordeles posten til vakteffekter (t-shirts, MC til å følge rytterne, mat og drikke) Omfanget av vakthold er ikke helt klarlagt enda, det arbeides forløpende med å få kartlagt behovet for vakthold. Vi regner med at i

5 gjennom arrangementsuken vil det være mennesker som en eller flere ganger delta som vakt. Økonomien i arrangementet betinger at mesteparten av vaktholdet er basert på frivillig innsats fra medlemmer i BergenCK og andre. Post 2 - Arena Arrangementet krever en betydelig mengde gjerder, vakthold, startrampe, målgang, mat og drikke til funksjonærer, mobile toaletter, parkering, flaggstenger etc Post 3 - Samtet I all hovedsak til ambulanse/lege og opplæring av vakter i førstehjelp. Post 4 - Sportslig Her håper vi det skal være inidler til at vi skal kunne være en foregangsklubb og drive utvikling/rekruttering på tvers av klubber og bydeler. Post 8 - Administrasjon Arrangementet er organisert som et eget AS. Kostnadene er i hovedsak til stiftelse av selskapet, regnskapsføring og revisjon. Det arbeides med fravalg av revisor, for å kutte kostnader. Post 9 - Arrangementskomité Denne posten er i hovedsak av en kalkulatorisk kostnad, hvor det er estimert størrelsen på den frivillige innsatsen målt i timer, til en timesats på NOK 100. Hvor det er avsatt timer til planlegging og timer til plangjennomføring. Totalt timer. Dette gir en kalkulatorisk kostnad på NOK Posten er kun til budsjettmessig bruk og ment til å synliggjøre hvor stor mengde frivillig arbeid i planlegging og forberedelser som er bakom et slikt arrangement. Post 10 - Startavgift Andel til Norges Cykleforbund fra påmeldingsavgiften til utøverne. Post 15 - Diverse Her er det blant annet med risikovurdering av løyper, div profileringssaker. Disse postene utgjør NOK av posten. Generelt Det er opprettet ulike komiteer som arbeider kontinuerlig med å planlegge de ulike arrangementene, hvor en stor del av dette arbeide er å innhente priser samt gjennomføre forhandlinger med de ulike leverandørene, slik at vi skal kunne oppnå en best mulig og ikke minst forutsigbar kostnad.

6 Oppsummering Gjennomføringen av et komplett Norgesmesterskap over en hel uke, med arrangementer i tre ulike kommuner, er krevende. Det krever mye av oss som arrangør hvor det allerede nå er lagt ned masse arbeid i planlegging og tilrettelegging. Under selve arrangementsuken vil det kreve at mange frivillige mannskaper stiller opp for at arrangementene skal kunne gjennomføres på en forsvarlig måte. Innhenting av sponsormidler er en prioritert aktivitet i NM-sykkel 2012 AS. Dette arbeidet består både i avtaler med bedrifter som sponser enkehstående ritt, men også større sponsorer som kan være villig til å sponse hele arrangementet. Uro i finansmarkedene rundt om i verden kombinert med høy statlig gjeld (og tilsvarende uro) hos enkelte europeiske land, gjør at mange bedrifter er mer forsiktig enn hva tilfellet var bare for kort siden. Vi ber derfor at dere vurdere mulighetene til å kunne bidra med direkte støtte i form av tilskudd og/eller om det er muligheter for å kunne bidra med f.eks; vaktmannskaper (vi regner med store utgifter knyttet til Leks politi), transporttjenester til gjerder etc, lån av utstyr til arenabygging etc Vi håper på en positiv tilbakemelding, som kan gjøre norgesmesterskapet for sykkel 2012 til et bedre arrangement. For Sykkel-NM 2012 AS Helge Haugsdal Daglig leder