SAKSDOKUMENT. Møteinnkalling. Hovedutvalg for drift og miljø har møte den kl i møterom Komagfjord

Transkript

1 SAKSDOKUMENT Møteinnkalling Hovedutvalg for drift og miljø har møte den kl i møterom Komagfjord Eventuelle forfall meldes til tlf eller POSTPS@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 24/10 09/2787 BOREALIS VINTERFESTIVAL 2010 Alta Hilde Søraa /sign. Leder Mary-Ann Ring sekretær Alta kommune ALTA Tlf

2 BOREALIS VINTERFESTIVAL 2010 Saksbehandler: Sylvi Bellika Arkiv: C03 Arkivsaksnr.: 09/2787 Saksnr.: Utvalg Møtedato 25/10 Hovedutvalg for kultur og næring /10 Hovedutvalg for drift og miljø /10 Formannskapet Innstilling: 1. Formannskapet tar evalueringen av Borealis vinterfestival 2010 til orientering. 2. Borealis vinterfestival videreføres med Alta kommune som koordinator. Ansvar for gjennomføring og organisering tillegges Kultur- og landbrukssektoren. 3. I forbindelse med budsjettprosessen for 2011 skal det forsøkes innarbeidet et årlig tilskudd på kr ,- øremerket Borealis vinterfestival. Tilskuddet tilføres Kulturog landbrukssektorens budsjett. 4. Alta kommune ønsker at Borealis vinterfestival skal være en arena for lokale kunstnere, organisasjonene og næringslivet i vår kommune. Vedlegg: Evaluering av Borealis vinterfestival Andre saksdok.: HKN vedtak i sak 22/09 og 35/09 FSK vedtak i sak 63/09 Bakgrunn: Hovedutvalget for kultur og næring og Formannskapet har i tre ulike vedtak fastslått at Borealis vinterfestival 2010 skulle gjennomføres. Rådmannen har gitt klarsignal for et budsjett på kr ,-. Borealis vinterfestival ble gjennomført mars med 22 forskjellige arrangører med til sammen rundt 80 arrangementer. Det er første gang festivalen har en varighet på hele 10 dager. Dette ble gjort med bakgrunn i et ønske fra Finnmarksløpet om aktivitet i Alta Sentrum ved innskomst 500 km og 1000 km. Interessen viste at det var mange aktører som ønsket å delta. Side 2 av 5

3 Alta videregående skole er kommet inn som en stor samarbeidspart med sitt prosjekt Absolutt Borealis. Dette er et tre-årig prosjekt hvor skolen fikk kr ,- i RUP-midler for De vil få tilskudd i 2011 og 2012 også, men her er det ikke sagt noe om tilskuddets størrelse. Høring/merknader: Det har vært gjennomført flere evalueringsmøter både internt i Alta kommune og med aktørene. De tilbakemeldinger som er kommet både muntlig og skriftlig har vært svært positive. Ikke minst til lengden av festivalen. Mange ser mulighetene til å utvikle sine arrangementer dersom de vet at dette er noe som videreføres over flere år. Her vil jeg nevne både Alta videregående skole med Absolutt Borealis og Alta Næringsforening med Matteltet. Turoperatørene har vært i kontakt og ønsker et framtidig samarbeid som gjør at de kan markedsføre Borealis vinterfestival i sine brosjyrer og produkter. Økonomiske konsekvenser: Borealis 2010 Det er satt av kr ,- til årets festival, midlene er tatt fra Alta Vil. Regnskapet er ikke helt klart enda, men det vil vise et underskudd på ca ,-. Årsaken til dette er at vi måtte kjøpe tjenester som i utgangspunktet skulle ivaretas av Driftssektoren v/øyra. Det gjelder spesielt praktisk arbeid i form av transport av sne og is, samt bistand med maskiner i Sentrum. Det må fremheves at festivalen har vært et lavkost-prosjekt også i år. Fremtidig Borealis En videreføring og forhåpentlig fast etablerting av festivalen vil utløse et behov for styrking av en økt stillingsressurs i kulturadministrasjonen. Et prosjekt av den størrelse som Borealis har blitt, er ikke mulig å håndtere innenfor de ressurser kulturadministrasjonen har i dag. Videre bør det årlig avsettes kr ,- for å kunne ha et større fokus på tilbud og utvikling, og ikke hvordan vi kan minimaliere kostnader. Noen av aktører som ønsker å være med videre, har signalisert at de vil ha behov for noe tilskudd for å kunne utvikle sine produkter/produksjoner. Fra prosjektleders side sees dette som nødvendig for at festivalen skal kunne kvalitetssikres. Utgiftene/kostnadene internt i Alta kommune vil måtte beregnes årlig ved eventuelle fremtidige festivaler. Det bør også vurderes om andre sektorers medvirkning prises og legges inn i fremtidige budsjetter for å unngå konkurranse med andre oppgaver i sektorene. Vurdering: Gjennomføringen og evalueringen av Borealis vinterfestival 2010 viser at alt ligger til rette for å videreføre festivalen. Både arrangører og publikum er positive og festivalen har nu kommet til et punkt hvor produktet må kvalitetssikres og ikke minst finne sin form. utvikle Ved å gjøre festivalen til et fast årlig arrangement i samme tidsrom som Finnmarksløpet vil Alta virkelig settes på kartet. For å få dette til, må det stilles ressurser til disposisjon slik at de ansvarlige kan planlegge på litt sikt. Side 3 av 5

4 Tilbakemeldingen både fra publikum og aktører har i stor grad vært positive. Det er likevel forbedringspotensiale for arrangementene. Det må også synliggjøres hvor eventuelle merkostnader skal dekkes dersom det underveis ikke er mulig for Driftssektoren å levere den forventede praktiske hjelp. Organisering Inntil videre er det viktig at Alta kommune står som prosjekteier og har ledelsen av festivalen/arrangementet. De samarbeidspartene som har vært med hittil, har også gitt uttrykk for viktigheten av at kommunen påtar seg koordineringsrollen. Det er viktig med forankring av festivalen i den kommunale ledelsen, ikke minst for å sikre koordinering på tvers av sektorene, og for å utløse bruk av ansatte og utstyr. Dette krever imidlertid god planlegging og godt samarbeid internt. Ansvaret for prosjektet bør forankres i administrasjonen til Kultur- og landbrukssektoren. Det opprettes ei styringsgruppe ledet av leder for Kultur- og landbrukssektoren. I tillegg inviteres de største samarbeidspartnerne til å delta i gruppa. Eventuelle aktører kan være med i ulike arbeidsgrupper der det er naturlig å danne slike, dette vurderes fortløpende. Konklusjon Dersom Borealis vinterfestival skal videreføres må det gjøres vedtak som gjelder for flere år fremover. Tre til fem år vil være et greit tidsperspektiv (eller så langt det stilles ressurser til disposisjon). Det vil da være mulig å gjøre avtaler og komme tidligere i gang. Arbeidet med å videreutvikle festivalen må fortsette, ikke minst bl.a. for å utvikle festivalen og Alta som et reisemål for turister vinterstid. For å kunne få til en utvikling av festivalen må det etableres en stillingsressurs på minimum 25% samt et årlig budjett på mellom 4. og ,- øremerket Borealis vinterfestival. Slik det er nå vil festivalen kunne videreføres på et minimum og mest sannsynlig også reduseres. Flere av våre samarbeidsparter ser det som en forutsetning at Alta kommune tar ansvaret som prosjektleder/koordinator for helheten. Alta videregående skole har igangsatt et treårig prosjekt Absolutt Borealis hvor kommunen er en viktig faktor. Skolen har også satt opp Borealis i sin skolerute/læreplan de neste to årene. Alta kommune vil invitere de to største aktørene, Alta Næringsforening og Alta videregående skole v/ prosjektet Absolutt Borealis til å være med i styringsgruppa for Borealis vinterfestival de to neste årene. Arrangementet i år viser at det er mange utfordringer, men også mange muligheter til å utvikle Borealis vinterfestival til noe som vil markedsføre Alta langt utenfor både kommunen og fylket. Det ligger i dag ingen midler i noen sektorer til Borealis vinterfestival. Dersom festivalen skal videreføres, må tilskuddet komme som øremerket budsjettpost i tillegg til kultur- og landbrukssektorens opprinnelige budsjett. Side 4 av 5

5 Ovenstående innstilling vil ikke kunne gi noen utvikling av Borealis vinterfestival, men holdes på et minimum og kanskje en reduksjon i forhold til årets festival. Side 5 av 5