Brukerveiledning Compello Fakturagodkjenning Versjon 9

Transkript

1 Brukerveiledning Compello Fakturagodkjenning Versjon 9

2 Document information 2015 Compello AS. Sole rights. Microsoft, MS-DOS and Windows are registered trademarks of the Microsoft Corporation. Microsoft SQL-Server is a registered trademark of the Microsoft Corporation. Microsoft SilverLight is a registered trademark of the Microsoft Corporation Compello AS takes no responsibility for errors in this book. The contents of this book can be changed without warning and are not binding for Compello AS. It is illegal to copy this handbook in whole or in part or to transfers its contents to another medium without permission from Compello AS. Version 2 Modified Compello AS IT Fornebu - Terminalbygget Martin Linges vei Snarøya Postal address: Postboks Fornebu Tel: Fax: Support Side 2 av 87 Brukerveileding for Compello Fakturagodkjenning

3 Innhold Innhold... 3 Informasjon... 7 Om denne manualen... 7 Versjon... 7 Orienter deg i Compello Fakturagodkjenning... 9 Hva du kan gjøre i Compello Fakturagodkjenning... 9 Oppsett... 9 Nettleser... 9 Nettleser eller ikon på skrivebordet?... 9 Hva er forskjellen? Installere OOB.starter Logge på Moduler Oversikt Område på skjermen Knapper og ikoner Generell informasjon om Arbeidslister Oppsett av arbeidslistene Endre arbeidslisten Endre felt i hodelinjen Endre oppsett i posteringslinjene Endring av felt i Standard Godkjenning Bilagsbildet vise, lagre og skrive ut Historikk (Utvidet lisens) Arbeidsflyt Status Dokumentimport Om Skanning og import av dokumenter Forberedelser skanning av dokumenter Dra inn filer manuelt Hvordan importere fra en skannerkatalog Håndtere bildefiler i Dokumentimport Legge inn skannerserie og dokumenttype Viktig informasjon om skannerserier Dele opp en fil i enkelte sider Dele opp en fil manuelt Flere handlinger for skannede filer Side 3 av 87 Brukerveileding for Compello Fakturagodkjenning

4 Hvordan sende filer videre Koble sammen sider til ett dokument Godkjenne bilag i Dokumentimport Bytte klient på et bilag Fordeling og Regnskapsføring Om fordeling og regnskapsføring Forskjell på Fordeling og Regnskapsføring Arbeidslister og standard filtrerte lister Se alle rader på et bilag Sende bilag til en godkjenner Sende en rad av et bilag til en godkjenner Fordele hele bilaget samtidig Fordele flere bilag til godkjenning samtidig Automatisk fordeling Regnskapsfører godkjenner fremtidige rader automatisk Ikon for fordelingsstatus Mer om Fordelingsstatus og godkjenningsstatus Endre regnskapsførerstatus Hvem kan endre regnskapsførerstatus? Når endrer man regnskapsførerstatus? Hvordan endre regnskapsførerstatus Mer om Regnskapsførerstatus Endre skannet status eller tolkestatus hvordan og hvorfor Kontere data i Fordeling, Regnskapsføring og Godkjenning Kontering i hodelinje Datofelt Tekstfelt Tabellfelt Lage nye rader Slette en eller flere rader Kontering av data på rader Debet- og kreditfelt Arbeidsflyt og status endringer Arbeidsflyt Arbeidsflyt Arbeidsflyt Kostnadsfordeling (Utvidet lisens) Fordele kostnader over flere avdelinger med MVA kode Fordele kostnadene over tid med avgiftskode Fordele kostnadene med Direkte moms og nettokontering Redigere flere faktura samtidig Page 4 of 87

5 Velg flere bilag du vil jobbe med Sette verdi Endre RF-status Andre MultiEdit valg Legg til flere sider på en faktura (Utvidet lisens) Automatisk godkjenning av posteringslinjer Godkjenning Om Godkjenning Standard Godkjenning Se data i posteringslinjer Godkjenne bilag Avvise et bilag Videresende et bilag Legg til en ekstra godkjenner i tillegg til deg selv Legge inn data i Standard Godkjenning Obligatoriske felt Aktivere Avansert godkjenning Legge til nye rader Grid-basert godkjenning Godkjenning Avvise Videresende Fordeling Legge inn data i grid-basert Godkjenning Arkiv Om Arkiv og utvidet søk Lage et søk Må treffe ALLE kriterier / Må treffe MINST ETT kriterium Flere søkekriteria Kombinert søk Åpne søke resultat i Excel (Utvidet lisens) Søk til Excel fra nettleser Søk til Excel fra desktop/oob versjon Standard Rapporter Skreddersydde rapporter Redigere standard rapporter Lage en ny rapport Flere valgmuligheter og funksjoner Regler for kontering, kontroll og fordeling Fordelingsregel basert på leverandør og konto Page 5 of 87

6 PO matching Nødvendige endringer i oppsettet MVA beregning Nødvendige endringer i oppsettet Brukerinnstillinger Vikar Endre passordet Integrasjon Funksjoner som er tilgjengelig med utvidet lisens Compello Analyse Compello Avansert Index Page 6 of 87

7 Informasjon Om denne manualen Dette dokumentet er en beskrivelse av hvordan man bruker Compello Fakturagodkjenning. Versjon Compello Fakturagodkjenning versjon 9. Page 7 of 87

8

9 Orienter deg i Compello Fakturagodkjenning Hva du kan gjøre i Compello Fakturagodkjenning Du kan: Importere og håndtere fakturaer i form av innskannede TIF og PDF filer Ta imot EHF fakturaer Kontere data på fakturaer og andre bilag Sende bilag til godkjenning. Godkjenne, videresende eller avvise bilag. Se og skrive ut bilagsbildet. Matche bilag mot bestilling Bokføre bilag for å kunne overføre dem til økonomisystemet ditt. Hente opp bilag i arkivet. Hvis du har kjøpt utvidet lisens, eller hvis du bruker Fakturagodkjenning via Software as a Service (i skyen) kan du i tillegg: Se arbeidsflyt og detaljert historikk for bilag. Eksportere søkeresultat i arkiv til Excel. Dra inn tilleggssider til et dokument når den er i arbeidsflyt. Dele opp et bilag i mange rader basert på perioder eller andre kriterier. Lage regler som automatisk konterer data og fordeler basert på verdier som du har lagt inn. Oppsett Admin. Her kan du opprette og vedlikeholde mange klienter og brukere, konfigurere skjermbildet, oppslagstabeller og ha oversikt over regler. Nettleser Compello Fakturagodkjenning er testet i Internet Explorer. Det er mulig å bruke andre nettleser f.eks. Safari, men det er mulig at ikke all funksjonalitet vil støttes. Google Chrome vil fra September 2015 slutte all støtte for MS Silverlight, en komponent som brukes i Compello, og etter denne tiden vi det ikke være mulig å åpne Fakturagodkjenning i Google Chrome. Nettleser eller ikon på skrivebordet? Du kan åpne Compello Fakturagodkjenning på to måter: i en nettleser som Internet Explorer, eller fra et ikon på skrivebordet såkalt OOB («Out Of Browser»). OOB er en parameterstyrt snarvei til Compello. InvoiceApproval.OOBStarter.exe. Page 9 of 87

10 Hva er forskjellen? De to måtene å bruke Fakturagodkjenning er veldig like, men følgende funksjoner finnes som standard kun via Compello.InvoiceApproval.OOBStarter.exe dvs. OOB starter, eller skrivebordsikon og ikke via nettleser. Import av skannede filer fra en definert skannerkatalog. Åpen resultat av arkivsøk i Excel (med utvidet lisens). Tilgang til skjermbildet Integrasjon for de som bruker en integrasjon som kan kjøres derifra. I tillegg er hurtigtaster litt enklere fra OOB.exe du har f.eks. Ctrl+N for å lage en ny rad, i stedet for Alt+Ctrl+N for å gjøre det same via nettleser. Nettleserversjon av Fakturagodkjenning kan konfigureres slik at disse funksjoner likevel er tilgjengelig. For mer informasjon om dette, ta kontakt med Compello Helpdesk ( Installere OOB.starter Last ned/kopier inn Compello.InvoiceApproval.OOBStarter.exe. Din IT avdeling kan finne den i Setup mappen på serveren, eller du kan henvende deg til Compello Helpdesk ( 1. Kopier filen til en egen mappe på PC-en din. 2. Lag en snarvei på skrivebordet ditt ved å høyreklikk på filen og velg Create shortcut. 3. Høyreklikk på snarveien og velg Properties. 4. I feltet Target må det ligge en del informasjon. Først kommer stien til selve exe filen som du har kopiert inn på din PC. I dette tilfellet her, ligger det i C:\Compello. Page 10 of 87

11 5. Etter denne stien, må du legge inn url til Compello Fakturagodkjenning slik det kommer i en nettleser. Så hvis url er f.eks. er det dette du må legge inn i feltet Target. Så du ender opp med noe som her, hvor første delen i blått er stien til selve exe filen, og url i sort er webadressen for Compello Fakturagodkjenning: C:\Compello\Compello.InvoiceApproval.OOBStarter.exe 6. Dobbeltklikk på snarveien for å starte Compello Fakturagodkjenning. Logge på Du kan logge på i Fakturagodkjenning enten ved å Legge riktig adresse i en nettleser, som her, Klikke på linken i en mailvarsling fra Compello (godkjennere). Klikke på snarveien til OOBStarter.exe. Du ser påloggingsbildet. Page 11 of 87

12 1. I det øverste feltet legg inn riktig CCI filnavn. I de fleste tilfellene kan du la forslaget customer/cci ligger i det feltet uendret, men i noen tilfeller vil ditt firmas Compello CCI fil filen hete noe annet enn standard navn, og navnet på denne må du få fra deres IT ansvarlig. Det er navnet på filen med taggen. CCI som du trenger, og den finnes i Compello\InvoiceApproval mappe på serveren. Etter første pålogging med et nytt navn, vil feltet fylles ut automatisk. 2. Legg inn riktig brukernavn og passord, velg ønsket språk og klikk Login. Moduler Etter du har logget på i Compello Fakturagodkjenning, ser du ikoner for modulene som du har tilgang til. Hvis du har tilgang til Godkjenning (og muligens Arkiv) ser du:..mens en bruker med tilgang til alt vil se: Page 12 of 87

13 Oversikt Område på skjermen 1 Modulen som du er inne nå. 2 Andre tilgjengelige moduler 3 Listen over bilag og antall 4 Filtrering per klient 5 Filtrering på andre verdier i listen 6 Arbeidsliste 7 Hoderaden for valgt faktura 8 Posteringsrader for valgt faktura 9 Fane for å velge historikk 10 Bilagsbildet Knapper og ikoner Åpne/lukke bildet Brukerinnstillinger, Opprette vikar Åpne/lukke bildet i eget vindu (nyttig hvis du har to skjermer) Utvidet søk (Arkiv) Oppdater arbeidsliste Hurtigtaster og hjelp Logg ut (ikke i skrivebordsversjon) Servicesenter. Meldinger, ta kontakt med Compello Helpdesk. Page 13 of 87

14 Page 14 of 87

15 Generell informasjon om Arbeidslister Arbeidslistene viser en rad for hvert bilag som du har tilgjengelig i en bestemt modul. Denne raden viser overordnet informasjon om bilaget, og du kan åpne bilaget slik at du også kan se kontering på radene for bilaget. Arbeidslisten i Fordeling viser i utgangspunktet kun bilag som ikke er fordelt til en godkjenner enda, men du kan velge listen Inkluder fordelte bilag som viser alle bilag som ikke er eksportert. Se bilag for kun en klient ved å legge in klient-id filtreringsfelt Klienter. Begrense arbeidslisten mer ved å bruke filtreringsfelt på høyresiden. Legge inn et arkivnummer til å vise kun ett bilag, eller et leverandørnavn osv. Du kan se en arbeidsliste i Godkjenning dersom du har valgt Grid-basert Godkjenning i Bruker innstillinger. Se side 63. Page 15 of 87

16 Oppsett av arbeidslistene Det er to ting som påvirker hvordan arbeidslistene ser ut i Fakturagodkjenning. Admin \Klientoppsett\Bilagsoppsett, hvor du kan konfigurere et default-oppsett for hodelinjene for hver modul. Du kan i tillegg lage oppsett hvor hvordan posteringsradene ser ut. Kolonnevelger på hode og radnivå i Fakturagodkjenning. Et bilagsoppsett brukes for alle brukere i en bestemt modul. Du kan velge om felt er synlige, redigerbare, låst, eller obligatorisk. Brukere kan tilpasse disse oppsettene i Kolonnevelger i Fakturagodkjenning, men ikke overstyre dem. Du kan ikke, for eksempel, gjør et obligatorisk felt usynlig eller ikke obligatorisk i Kolonnevelger. Endre arbeidslisten For informasjon om Bilagsoppsett, se dokumentet om Admin. For brukerbaserte endringer i arbeidslistene, se neste avsnittene. Endre felt i hodelinjen I Fordeling, Regnskapsføring, eller grid-basert Godkjenning, åpne kolonnevelgeren for arbeidslisten ved å klikke på ikonet lengst til venstre. Du vil se at ikonet vises tydeligere når du flytter pekeren over den. 1. Kolonnevelger åpnes på høyre siden og viser de feltene som er tilgjengelig. De som har en hake er allerede synlig. Felt som ikke har en hake er noe du kan velge å sette til synlig. 2. Legg til eller fjern haker i felt for å gjøre dem synlig eller usynlig. 3. Klikk Lagre til å beholde valgene dine, eller Kun denne gangen for midlertidig endring. 4. For å endre rekkefølge på felt, steng Kolonnevelger, og klikk på det feltet du vil flytte på. 5. Hold musknappen nede og dra kolonnen til det stedet du vil ha den. Slipp museknappen. 6. Åpne Kolonnevelger og klikk Lagre for å beholde endringene. Page 16 of 87

17 Endre oppsett i posteringslinjene 1. Du kan utføre lignende endringer på posteringsnivå. 2. Åpne radene på en faktura ved å klikke lengst til venstre på hodelinjen. 3. Klikk ikon for Kolonnevelger lengst til venstre hvor du ser kolonneheadinger for posteringer. Du vil se nå en ny Kolonnevelger med valgene du har på radene. 4. Legg til eller ta vekk hake for felt som du enten vil eller ikke vil se. 5. Klikk Lagre for å beholde endringene dine. Endring av felt i Standard Godkjenning Hvis du vil endre hvilke felt som er synlig i Standard Godkjenning må du først bytte til Grid-basert Godkjenning (Gå inn i Brukerinnstillinger for dette), utfør endringene dine, som vist over, og deretter bytt tilbake til standard Godkjenning. Bilagsbildet vise, lagre og skrive ut I alle moduler som har en arbeidsliste, kan du se bilagsbildet, enten som en del av skjermen som du jobber i, eller i sin egen ramme, noe som er nyttig hvis du har to skjermer. Som du ser nedenfor, noen av funksjonene vises veldig vagt til du holder pekeren over dette området. Page 17 of 87

18 For å se på andre sider i en faktura, klikk på mini-bildene som vises nederst på siden. Den du klikker på er den som vises på full størrelse. Når du holder pekeren over innstillinger øverst til høye, ser du hvilke muligheter du har der. Gjør bildet større eller mindre med å flytte takken opp og ned. Gå tilbake til opprinnelige størrelse ved å klikke på Tilbakestill. Snu bildet ved bruk av de to pilene. Klikk for å lage en PDF av dokumentet. Du kan bestemme hvilke sider du vil ha med. Holder du pekeren rett over PDF symbolet øverst, ser du to andre muligheter. o Klikk Alle sider til å skrive ut hele dokumentet. o Klikk Første side til å skrive ut kun side 1. Dersom Adobe Reader er aktivert i din nettleser, åpnes PDF filen der. Page 18 of 87

19 1. Bruk knappene som vises nederst på bildet til å enten lagre eller skrive ut. 2. Klikk Lag PDF. 3. Dersom du vil skrive ut kun visse sider, klikk. 4. Velg sidene du vil inkludere (CTRL+klikk). 5. Gjenta 4 og 5 over. Page 19 of 87

20 Historikk (Utvidet lisens) Med riktig lisens, kan du se informasjon om hvem som har gjort hva med et bilag. Du kan se historikk rad for rad på bilaget. Du kan velge å se kun endringer i arbeidsflyt, som her Page 20 of 87

21 Eller du kan se på kun dataendringer. Arbeidsflyt Med riktig tilgang kan du alltid finne ut hvor et bilag er i arbeidsflyten i Compello Fakturagodkjenning. Fakturaene finnes i Fordeling og Regnskapsføring når: Etter de er skannet og lagret i Compello Windows. Etter du har markert dem i Dokumentimport og klikket på Opprett bilag i Fakturagodkjenning. Etter de er automatisk importert (XML eller PDF, via Compello Services). Til de er eksportert til ditt økonomisystem. Med mindre de får en status som tar dem ut av arbeidsflyt f.eks. Kun arkivering eller Ikke bilag. Alle bilag er alltid tilgjengelig i Arkiv med Utvidet søk, forutsatt at du har tilstrekkelig tilgang. Status Status på et bilag vil bestemme hvor du kan finne bilaget i Compello Fakturagodkjenning Når et bilag er først importert, har det vanligvis regnskapsførerstatus Felles liste, og fordelingsstatus Ikke fordelt. Fakturaer kan sendes til ankomst i økonomisystemet med status Midlertidig regnskapsført (dersom du har denne type integrasjon). Status Midlertidig regnskapsført brukes også for bilag som blir avvist av økonomisystemet fordi noe er galt, i noen integrasjoner. Fakturaene er klar for eksport ut av Compello når de har både status Regnskapsført og Godkjent. Bilag som er sendt til godkjenning er tilgjengelig for godkjenne i den rekkefølgen som de fordeles (vanligvis) men er også tilgjengelig i Fordeling (med Inkluder fordelt bilag) og i Regnskapsføring. Faktura med skannet status Tilbake til Import blir tilgjengelig i Dokumentimport. Page 21 of 87

22 Page 22 of 87

23 Dokumentimport Om Skanning og import av dokumenter Vi skal se på to metoder å ta bilag inn i Fakturagodkjenning som er: Manuelt drag and drop av PDF/TIFF filer fra en hvilken som helst mappe Automatisk import av PDF/TIFF filer fra en definert mappe I tillegg kan tiff filer importeres inn via Compello Windows, TIFF, PDF og XML filer kan importeres automatisk via Compello Services. Alle disse filer blir tilgjengelig i Fakturagodkjenning, men det er ikke de importmetodene som vi beskriver her. Forberedelser skanning av dokumenter Filene som du ta inn i Dokumentimport må være i PDF eller TIFF format. De bør være sort-hvit med oppløsning på 300 dpi. Størrelse på en side bør være mellom 50Kb og 150Kb. Dette er innstillinger du skal prøve få til hvis du skanner selv. Filer som kommer i mailvedlegg kan selvfølgelig være annerledes og vil vanligvis håndteres, men det kan ikke garanteres. Dra inn filer manuelt Forutsetninger Du trenger minst en riktig nummerserier for bilagene dine i Admin\Klientoppsett\Oppslagstabeller\ 1. Logg inn og åpne Dokumentimport. 2. I Windows Explorer, finn frem til mappen hvor dine skannede filene ligger. Sett opp skjermen slik at du ser bade mappen med filene, og Dokumentimport. Page 23 of 87

24 3. Klikk en gang på filene du vil importere, hold venstre museknappen ned og dra den over inn i det åpne området i Dokumentimport. 4. Slipp museknappen og minimer Windows Explorer. Du vil se en dialogboks med mindre du kun har tilgang til en klient 5. Fyll ut riktig informasjon; klikk i feltet Klient. 6. Legg inn et mellomrom og da ser du alle klienter i databasen. Når du klikker på klienten du ønsker, legges den inn i feltet. 7. Klikk nest feltet Skannerserie. 8. Legg inn de første tegnene på den serien du vil velge da filtreres vekk alle andre muligheter. 9. Feltet Dokumenttype virker på same måten. Dette feltet er ikke obligatorisk, men det er mye lettere og enklere å legge det inn her. 10. Klikk OK. Du vil se en melding om at filene importeres. Filer med mange side kan ta litt tid å komme inn Page 24 of 87

25 11. Når importen er ferdig, ser du filen du har importert i listen på venstre siden. Denne her består av mange sider. Du ser en oversikt over alle sidene nederst, mens siden du har fokus på vises på høyre siden. Hvordan importere fra en skannerkatalog Det finnes to typer skannerkatalog: På et nettverksområde som er tilgjengelig for alle brukere. Vanligvis vil dette være stedet hvor nettverksskanner lagrer dokumenter du skanner inn for Compello Fakturagodkjenning. Denne mappen er da definert i Admin\Klientoppsett, som vist her. Du kan også gjøre det i Compello Windows\Innstillinger\ Vedlikehold klienter\archive og Skanning. For mer informasjon om Admin, se dokumentet Compello Fakturagodkjenning_Oppsett.pdf. En mappe som ligger lokalt hos enkelte brukere. Denne kan du definere i Brukeroppsett, som du ser her. Page 25 of 87

26 Pass på at du har skannet filene inn på din skannerkatalog, hvor som den ligger. Filene kan være enten TIFF eller PDF filer. 1. Åpne Fakturagodkjenning fra ikonet på skrivebordet. 2. Klikk på riktig skannerkatalog ikon. Filene dine importeres. 3. Velg riktig klient, skannerserie og dokumenttype dersom de ikke vises automatisk, som vist på side 23 og klikk OK. Filene vises i listen til venstre. I skjermbildet her, ser du en enkel PDF fil som består av flere sider. Du ser en forhåndsvisning av alle sider nederst. Page 26 of 87

27 Håndtere bildefiler i Dokumentimport Når filene er kommet inni Dokumentimport må du håndtere dem riktig før de går videre i systemet. Filer som består av flere fakturaer må deles opp. Hvis du har skannet en flersidig bilag og får en tiff fil per side, må disse kobles sammen. Noen ganger trenger du å endre på rekkefølge av sidene eller snur dem. Filer må deretter sendes videre i systemet. Legge inn skannerserie og dokumenttype Når filen er importert, ser du at klient-id er fylt ut. Sørg for at skannerserie og dokumenttype også er fylt ut. Dette vil komme an på om du har tilgang til kun en klient, eller flere. Dersom du har tilgang til flere klienter, får du en meldingsboks ved import hvor disse tingene skal velges. Dersom du kun har tilgang til en klient, må du sjekke i listen. 1. Hvis du har flere enn en skannerserie eller dokumenttype, må du fylle inn disse selv. 2. Legg inn den første bokstaven i dokumenttypen eller skannerserien du ønsker, eller tast et mellomrom til å se på alle valgene. 3. Klikk for å velge den du vil benytte. Feltene for dokumenttype og skannerserie virker på same måten Viktig informasjon om skannerserier. Du lager skannerserie i Admin i Klientoppsett\Skannerserier. Du kan også bruke oppsett i Compello Windows. (Innstillinger\klient\Oppslagstabeller\Skannerserier). Dersom klienten du bruker er opprettet I Admin, trenger du ikke å tenke på underbilagsserie dette ordnes automatisk. Hvor klienten opprettes fra Compello.exe i eldre versjoner, eller eksisterer fra før må du opprette/koble skannerseriene med underbilagsserie i Compello.exe hvis du ikke allerede har det du trenger. Det er viktig at serien som du lager for dokumentimport er: Page 27 of 87

28 IKKE er en strekkodeserie. Har knyttet til seg en serie for underbilag som ikke er brukt før i Compello Windows Ikke har vært brukt før i Compello Windows. Dele opp en fil i enkelte sider Hvis filen du har importert består av kun ensidige fakturaer, kan du enkelt dele dem. 1. For at filene automatisk sendes videre når de er delt opp, sett en hake i Opprett bilag automatisk ved splitt. 2. Klikk Del opp.. Filen deles i enkelte sider og de forsvinner fra Dokumentimport. Du vil nå kunne finne dem, med arkivnummer i andre moduler i Fakturagodkjenning. Dele opp en fil manuelt Hvis den skannede filen består av fakturaer som har flere sider, må du gå gjennom alle sidene og dele dem opp riktig. Du kan se en forhåndsvisning nederst i skjermbildet, mens siden du har fokus på er den som vises på full størrelse på høyre siden. 1. Trykk Ctrl tasten og klikk på alle sider som tilhøre ett bilag, som vist her. 2. Klikk Opprett ny fil fra valgte sider. Disse sidene slåes sammen til å lage ett dokument med de valgte sidene. Du ser at nå er det 19 sider igjen av den opprinnelige22-sidig fil. Page 28 of 87

29 3. Du kan i tillegg gå på den første side av det neste bilaget. I skjermbildet her vises ett bilag på 4 sider. Fokuset er nå på side 4, og denne er side 1 av et nytt bilag. 4. Klikk til å vise at denne siden er side 1 av neste bilaget. 5. De forrige fire sidene nå lages som ett bilag. 6. Del opp de andre sidene av filen du har importert. Flere handlinger for skannede filer Bruk eller til å fjerne en side eller en skannet fil fra Dokumentimport. Bruk til å flytte en valgt side hvis du vil endre rekkefølgen på sidene slik de ble skannet. Hvordan sende filer videre For å kunne ha tilgang til disse dokumentene og jobbe med dem i Fakturagodkjenning, må du opprette dem i arbeidsflyten. Før du gjør det er bilagene kun tilgjengelig i Dokumentimport. Det er også først nå at bilagene også sendes til Fakturatolk. Alle filene må ha en skannerserie og en klient før de kan opprettes. Det er ikke obligatorisk med dokumenttype, men det er mye lettere å velge den her også. 1. Når du har splittet alle filene du trenger, og du er sikker på at de alle har skannerserie og riktig klient, velg alle radene i listen. Page 29 of 87

30 2. Klikk. Bilagene forsvinner fra listen og vil nå finnes i Fordeling, Regnskapsføring og er søkbare i Arkiv. Dersom det finnes et riktig skjema, blir bilaget tolket i Fakturatolk. Koble sammen sider til ett dokument Hvis skanneren din lager en side per tiff fil, kan du koble dem sammen i Dokumentimport hvis du har en faktura som består av flere sider. Det er lit mer arbeidd enn å dele opp en tiff fil som består av flere fakturaer, så vi anbefaler heller at du lager flersidige filer dersom du har valget. 1. Hold ned Ctrl tasten og klikk på alle sidene som hører til en faktura. 2. Pass på at side 1 er den første av sidene du har valgt. 3. Pass på at det er side 1 som vises i feltet Koble til. 4. Klikk Koble. Page 30 of 87

31 5. Listen i Dokumentimport endres og viser at du nå har slått sammen flere sider. Du kan nå sende disse videre og opprette et bilag av dem. Godkjenne bilag i Dokumentimport Hvis du ikke trenger å sende bilaget til godkjenning, kan du, med riktig rettigheter 1, sette en hake i valget Videre godkjenning ikke nødvendig. Bytte klient på et bilag Hvis du har skannet et bilag til feil klient, kan du sende det bilag tilbake til Dokumentimport fra andre moduler f.eks. Fordeling eller Regnskapsføring ved å endre feltet Sk.status til Tilbake til import. Du vil nå finne bilag i Dokumentimport igjen. 1. Åpne Dokumentimport. Du ser bilagene i lisen på venstre siden med status Rescan. 2. Hvis det finnes flere enn ett bilag velg de som skal flyttes til en annen klient. 3. Hvis du har markert kun ett bilag, endre klient-id i listen og deretter legg inn skannerserie og dokumenttype på nyt (dette er nødvendig selv om de heter det same for den nye klienten. 4. Dersom du velger flere bilag samtidig ser du en dialogboks hvor du kan legge inn klient, skannerserie og dokumenttype for dem alle samtidig. 1 Du må ha tilgang til Skanning, Fordeling og Godkjenning samt ha rettighet Automatisk godkjenning i Dok.import. Page 31 of 87

32 5. Send disse videre i arbeidsflyt hvor de nå vil finnes med riktig klient. Bilagene får ett nytt arkivnummer. De eldre versjon er som er i feil klient forsvinner ikke, men ligger i Arkiv med kommentar som forklare hva som har skjedd. Page 32 of 87

33 Fordeling og Regnskapsføring Om fordeling og regnskapsføring Disse to modulene har mange funksjoner til felles, avhengig av rettighetene dine. Rettighetene kan du sjekke i Admin\Klientoppsett\Brukere Tilgang til Fordeling får du per klient, så det er lettere å styre hvilke bilag du ser i Fordeling. I Regnskapsføring, i utgangspunktet, ser du bilag for alle klienter. Har du tilgang til Regnskapsføring, kan du endre regnskapsførerstatus bade i Regnskapsføring og i andre moduler. Dersom du har tilgang til Fordeling men ikke til Regnskapsføring kan du se regnskapsførerstatus men ikke endre den. Du kan kontere data på samme måten i begge to modulene, men oppsett av feltene kan være forskjellig. Du har same mulighet til å fordele, skrive ut eller ser på bilagsbilder i begge to. Forskjell på Fordeling og Regnskapsføring Arbeidslister og standard filtrerte lister Regnskapsføring og Fordeling inneholder forskjellige standard filtrerte lister. I Fordeling bygges listene på fordelingsstatus, og i Regnskapsføring bygges de på regnskapsførerstatus. Standard listen i Fordeling er Til Fordeling dvs bilag som ikke enda er sendt til en godkjennere. For å se andre bilag der, må du velge listen Inkluder fordelte bilag, eller Feilsendt/Retur. I Regnskapsføring har du filtrerte lister basert på regnskapsførerstatus. I tillegg kan du se Mine bilag (de som du selv har endret status på). I listen Regnskapsføring vil du se alle bilag uansett status. Page 33 of 87

34 Den første arbeidslisten du ser i Regnskapsføring er den som heter Regnskapsføring. I denne ser du alle bilag som ikke er eksportert eller ellers tatt ut av arbeidsflyten. Det finnes andre arbeidslister basert på status i Regnskapsføring så du let kan se alle bilag med status Midlertidig regnskapsført eller Regnskapsført. Du kan filtrere videre ved å velge i tillegg fordelings-/godkjenningsstatus for å se f.eks. alle bilag med status Midlertidig regnskapsført og Godkjent. Se alle rader på et bilag Klikk på lengst til venstre på hoderaden for å se alle rader på et bilag, eller trykk Alt+Ctrl+T (Ctrl+T i skrivebordsversjonen). Når du klikker, ser du alle rader på bilaget og hva er kontert på dem. Sende bilag til en godkjenner I Compello Fakturagodkjenning kan du fordele hver rad av et bilag for seg, eller du kan fordele hele bilaget med alle rader til den godkjenner du velger. Det som du må huske er at, til slutt, må alle rader bli godkjent av alle godkjennere som ligger på radene for at bilaget kan overføres til økonomisystemet. Dersom du velger å fordele hele bilaget fra hoderaden har du ikke helt så mange muligheter som hvis du tar fordelingen rad for rad. Page 34 of 87

35 Sende en rad av et bilag til en godkjenner 1. Åpne radene på bilaget ved å klikke eller ved å klikke Alt+Ctrl+T. 2. Klikk. En dialogboks åpnes hvor du kan fordele raden Dersom du legger inn et mellomrom i feltet øverst, ser du en liste av de 10 første tilgjengelige godkjennere For å se på andre, eller finne en bestemt godkjenner, kan du filtrere listen ved å legge inn ett eller flere tegn fra enten første navn, etternavn eller bruker-id av den du leter etter. 3. Klikk på navnet av den du vil fordele til slik at den vises boksen nedenfor. Legg til flere godkjennere dersom du ønsker, men husk at alle du fordeler til må da godkjenne raden. Du kan endre rekkefølge på godkjennere ved å markere et navn og å bruke opp/ned pilene på høyre siden. Standard innstilling er at rader og bilag fordeles til godkjennere i rekkefølge. Godkjenneren øverst på listen må godkjenne før personen under ser bilaget hos seg. Ta vekk haken for i rekkefølge dersom du vil at alle godkjennere på raden skal ta imot den samtidig. Page 35 of 87

36 Fordele hele bilaget samtidig Det kan være nyttig å fordele et bilag fra hoderaden slik at alle posteringsradene blir fordelt på en gang. Dette er spesielt nyttig dersom du har et bilag med mange rader som alle skal til samme personen. 1. Klikk det samme ikonet som før, men denne gangen det du ser på hoderaden Du vil se dialogboksen Fordeling. 2. Velg godkjennere på samme måten som beskrevet over. Alle radene, bortsett fra den første dersom det er kontert kun med kredit leverandør, vil fordeles den den personen du velger. Radfordelingen vil vise godkjennere på hver rad. Bilagsfordelingen (nedenfor til høyre) vil vise den kombinerte fordeling av alle rader, inkludert den System godkjente rad Rad 1 godkjennes automatisk av System hvis raden har en leverandør men ikke noen konto, og hvis det i tillegg finnes flere rader på bilag. Page 36 of 87

37 Du kan ikke endre rekkefølgen på brukerne som er lagt inn på hodenivå. Bilag som fordeles til flere godkjennere på denne måten sendes alltid i rekkefølge og ikke samtidig. Fordele flere bilag til godkjenning samtidig Dersom du bruker denne funksjonen, fordeler du alle rader på flere bilag samtidig til valgte godkjennere/e bortsett fra ev kreditrader automatisk godkjent av System. Dersom det allerede ligger godkjennere på noen bilag, legges de nye godkjennere til. Velg bilagene du vil fordele og klikk fanen Fordeling. Velg brukeren du vil sende til på vanlig måte, dvs. ved å legge inn noen tegn fra navnet eller id, eller ved å legge inn et mellomrom får se flere brukere. Når du har valgt alle dine godkjennere, klikk Fordel. Alle de valgte bilagene fordeles. Page 37 of 87

38 Automatisk fordeling Dersom du definerer regler for automatisk fordeling, slipper du å velge godkjennere på bilagene manuelt. Du kan for eksempel, lage regler som fordeler bilag til en person dersom du legger inn et viss prosjekt og/eller konto. Du kan se mer om slike regler på Regler for kontering, kontroll og fordeling på side 74. Regnskapsfører godkjenner fremtidige rader automatisk Bilaget som er vist over har kun en rad og den er godkjent. Hvis du vil opprette flere rader på bilaget uten å trenge å sende de nye radene ut til godkjenning, gjør følgende: 1. Hold musepekeren over ikonet for regnskapsførerstatus for å åpne menyen. 2. Klikk på Godkjenn automatisk. 3. Nye rader som du nå oppretter automatisk blir godkjent. Page 38 of 87

39 4. Når du har foretatt ønsket kontering, endrer du regnskapsførerstatus til Regnskapsført 5. Bilaget er nå klart til overføring. Obs: Når du har valgt Godkjenn automatisk på et bilag, kan du ikke endre det for dette bilaget, men du kan fordele de godkjente radene til en godkjenner dersom du ombestemmer deg. Ikon for fordelingsstatus Page 39 of 87

40 Ikonet for fordeling endrer seg til å vise status på bilag eller rad, men vil alltid ha det samme praktisk funksjonen: dvs. den vil åpne Fordelingsboksen så du kan: Se hvem som har godkjent og hvem som skal. Fordele bilag eller rad til andre godkjennere. Fjerne godkjennere som ikke har fordelt (i Fordeling og Regnskapsføring). Mer om Fordelingsstatus og godkjenningsstatus Status Radnivå Bilagsnivå Fordelt Raden er fordelt til en eller flere godkjennere. Noen kan ha godkjent, men ikke alle. Alle rader er fordelt. Noen kan være godkjent, men ikke alle. Godkjent Alle brukere på denne raden har godkjent. Alle brukere på alle rader har godkjent. Bilaget er klar for overføring når det i tillegg har status Regnskapsført. Godkjent i dokumentimport Ikke fordelt/må fordeles Raden viser ikonet for Godkjent. Raden er ikke fordelt til noen brukere Bilaget trenger ikke mer godkjenning og er klar for overføring når det også har status Regnskapsført. Bilag har en eller flere ufordelte rader. Feilsendt/Retur En eller flere godkjennere har avvist bilaget. Se kommentar. Du må fjerne eller erstatte brukeren på bilaget før overføring. Bilaget inneholder en rad som en bruker har avvist. Du må fjerne eller erstatte brukeren på bilaget før overføring. Godkjent automatisk Nye rader er godkjent automatisk i forveien av en regnskapsfører. Endre regnskapsførerstatus Regnskapsførerstatus er en av de viktigste statusene i Compello Fakturagodkjenning, siden den bestemmer om bilaget er klar for overføring til et økonomisystem. Hvem kan endre regnskapsførerstatus? Du må ha tilgang til Regnskapsføring for å kunne endre regnskapsførerstatus. Når du har denne tilgangen kan du endre status også fra Fordeling eller grid-basert Godkjenning i tillegg. Når endrer man regnskapsførerstatus? Endre regnskapsførerstatus når et bilag er klar for overføring til et økonomisystem, enten når den skal bokføres (status Regnskapsført) eller ankomstregistreres (Midlertidig regnskapsført). Page 40 of 87

41 Du kan endre et bilag til Regnskapsført før den er godkjent, så lenge den går i null. Dersom du gjør det, overføres bilaget så snart den siste godkjenneren har godkjent og den vil i så fall ikke være tilgjengelig for en siste kontroll. Mange ønsker å sjekke bilag før overføring og venter derfor med å endre til status Regnskapsført til bilaget er godkjent. Bilaget må balansere før du kan endre den til Regnskapsført. Det vil si, at debet og kredit må gå mot hverandre slik at feltet Diff viser 0,00. Du kan setter et bilag til status Midlertidig regnskapsført når som helst. Hvis integrasjonen støtter det, legges ut data tilgjengelig for ditt økonomisystemet (ankomstregistrering). Minimum konteringskrav her er vanligvis leverandør, fakturanummer og beløp. For å ta et bilag ut av arbeidsflyt totalt, velg status Kun arkivering. Hvordan endre regnskapsførerstatus 1. Hold pekeren over ikonet for regnskapsførerstatus til å åpne menyen. 2. Velg ønsket status. Du kan også bruker hurtigtaster F9, Shift+F9, F8 and Shift+F8. Ikonet på bilaget vil endre til å gjenspeile statusen du har valgt. 3. Bilag med status Regnskapsført og Godkjent vil forsvinne fra arbeidslistene når de er overført til økonomisystemet ditt, Du kan finne dem i Arkiv. 4. Dersom et bilag får status Kun arkivering, forsvinner det fra arbeidsflyt ved neste oppdatering. Du finner dem etter det i Arkiv. Page 41 of 87

42 Mer om Regnskapsførerstatus Status Hvem ser den? Hvor finnes bilaget? Mer Felles liste Brukere i Fordeling og Regnskapsføring. Arkiv, Fordeling, Regnskapsføring og i Godkjenning dersom det er fordelt. De fleste bilag har denne statusen ved import til systemet. Sendt regnskapsfører Regnskapsfører med knytning til en viss klient, brukere i Fordeling. Som over. Linken kan opprettes i Compello Windows (Compello.exe) i Innstillinger. Endre skannet status eller tolkestatus hvordan og hvorfor Standard skannet status for et bilag er Importert. Bilaget må ha denne statusen for å bli i arbeidsflyt. Men det er mulig du vil trenge å endre denne statusen hvis: Du har importer et bilag til feil klient. Skanningen av bilaget er ikke riktig og bildet ikke synlig. Du vil legge til eller fjerne flere sider. Du vil sende et bilag til tolken på nytt. Du vil sende et bilag til Skjemadefinering for å lage et skjema for tolken. Menyen for Skannet status (Sk.status) ser ut som her. Standard skannet status er Importert. Page 42 of 87

43 For å flytte et bilag til en annen klient, eller legger til eller fjerne sider, velg status Tilbake til import. Hent bilaget i Dokumentimport og se Bytte klient på et bilag på side 31. Mens bilaget har status Tilbake til import vil det være tilgjengelig kun i Dokumentimport og i Arkiv. Dersom bildet ikke er bra og du må skanne/importere den igjen, velg status Avvist. Bilaget tas ut av arbeidsflyt og finnes kun i Arkiv. Du kan sende et bilag til Fakturatolk på nytt (f.eks. når du har opprettet et nytt skjema) ved å velge velg Send til tolk. Bilaget forblir i arbeidslistene, men data kan endre seg ved oppdatering, dersom bilaget blir tolket. Dersom du vil bruke et bilag til å lage et leverandørskjema for tolken, velg Send til skjemadefinering. Du vil da finne bilaget i Skjemadefinering i Compello Windows (Compello.exe). Bilaget forblir i arbeidslistene i mens og du kan jobbe med det som vanlig. Kontere data i Fordeling, Regnskapsføring og Godkjenning Denne delen beskriver alle funksjoner knyttet til å registrere data på et bilag. De er tilgjengelig i Fordeling, Regnskapsføring og liste-basert Godkjenning. Kontering i hodelinje Feltene Dok.type, Forfallsdato, Bilagsdato, Best.Nr og KID i hoderaden kan endres der uten å åpne posteringsradene. Leverandør og beløp er synlig i hoderaden, men kan kun endres eller legges til i posteringsraden Disse feltene kan ikke endres: Arkivnummer, Klient-id, Diff. Du kan flytte deg mellom felt ved bruk av TAB eller ENTER. I hodelinje bruk av TAB eller ENTER tar deg alltid til den første redigerbart felt i raden. Når pekeren er i den siste synlige felt i hoderaden, trykk TAB/ENTER til å komme til den første redigerbare feltet i hoderaden på neste bilaget, eller, hvis radene er åpnet til det første feltet i posteringsraden. Hvis du star i det siste feltet av den siste posteringsraden, og klikker TAB/ENTER går du til det første redigerbart felt i hoderaden på neste bilaget. Datofelt 1. Klikk i feltet Forfallsdato eller Bilagsdato. Page 43 of 87

44 2. Tast inn dag og måned med hvilken som helst separator du vil f.eks eller 08,04 eller Formatet endres til den format som er definert på PCen og inneværende år legges til f.eks Hvis du vil ha et annet år enn inneværende, må du legge inn hele datoen, med separator. 4. Du kan også klikke på kalenderen og velge riktig dato. 5. Sørg for at du alltid bruke TAB eller ENTER eller pilen, til å gå ut av datofeltet etter endring, for å sikre lagring. Tekstfelt I tekstfelt kan du legge inn enten tall eller bokstaver f.eks. Best.nr, Fakturnummer og KID er eksemplarer. KID feltet inneholder en sjekk på visse formater, og du ser en melding hvis innholdet ikke passer, men du kan legge dataen inn likevel. Tabellfelt Et tabellfelt har denne begrensning at du kun kan legge inn verdier so finnes i den aktuelle tabellen. Det finnes kun ett tabellfelt i hoderaden, og det er feltet Dok.type. Du fyller ut en tabellfelt ved å 1. Klikk i feltet Dok.type. 2. Tast et mellomrom til å se alle tilgjengelige dokumenttyper, eller legg inn begynnelsen av navnet. 3. Klikk ENTER på den du vil velge.. Lage nye rader I Fordeling, Regnskapsføring og listbasert Godkjenning, kan du opprette en ny rad ved å klikke hoderaden. Du kan også bruke hurtigtaster Ctrl+Alt+N nettleser eller Alt+N i skrivebordsversjonen. i Slette en eller flere rader Til å slette en rad på et bilag, klikk slett-ikonet lengst til venstre på raden. Page 44 of 87

45 Hvis du vil slette flere rader samtidig, velg radene ved å klikke på dem mens du holder ned tastene CTRL eller SHIFT. Deretter bruk den lille slett-ikon ved siden av Funksjoner. Kontering av data på rader Du legger inn data på radene på samme måten som på hoderaden. Se Kontering i på side 43. Hvis du star i siste feltet på en av radene og trykker TAB eller ENTER, går du til det første redigerbart felt i neste raden, eller hvis du er i siste raden, til det første redigerbart felt i hodelinjen på neste bilaget. Debet- og kreditfelt Disse to feltene er tabellfelt og du kan derfor velge verdier fra en liste, som beskrevet over (Tabellfelt på side 44). Det som gjør disse to feltene annerledes er at du kan velge mellom verdier i tre forskjellige tabeller; Kontoplan, Leverandør og Kunde. Hvis du skal kontere data på en inngående faktura, legger du inn leverandør I feltet Kredit, og konto I Debet. For en kreditnota er det omvendt. Beløpet er dermed alltid positive. I eksemplaret her nedenfor går vi ut fra at fakturatolken ikke har lagt inn leverandør for deg. 1. Klikk i feltet Kredit. 2. Du vil se et til felt som viser L for Leverandør, og da vet du at Fakturagodkjenning går rett inn I leverandørlisten for å finne verdien du vil bruke. Men hvis du trenger verdier fra de andre to tabellene må du først velge riktig debet-/kredittype (H for hovedbokskonto, eller K for kunde). Page 45 of 87

46 3. Når du er sikker på at du leter I den riktige tabellen, kan du velge verdien du ønsker på den måten som er beskrevet over (Tabellfelt på side 44). Compello Fakturagodkjenning foreslår alltid L (Leverandør I feltet Kredit og Konto I Debet. Hvis du konterer en kreditnota må du velg L for Debet og deretter foreslåes H i Kredit automatisk. En inngående faktura som er kontert på en rad ser ut som her: Og en kreditnota som dette her, med leverandør I feltet Debet og konto I Kredit. Du kan også kontere disse type bilag over to rader; en for kredit, og en for debet. Eller du kan dele beløpet over mange rader, dersom det er behov for dette. Page 46 of 87

47 Arbeidsflyt og status endringer Det er kombinasjon av fordelingsstatus med regnskapsførerstatus som er mest viktig for å få bilag gjennom systemet. For de fleste er målet å håndtere bilagene til de kan overføres til økonomisystemet for betaling Her er noen måter til å gjøre det. Arbeidsflyt 1 1. Skann/Importer bilaget. 2. Kontroller data fra Fakturatolken og legg inn andre verdier. 3. Fordel bilagene til en eller flere godkjennere. Her ville du i tillegg endre status til Midlertidig regnskapsført hvis bilagene sendes til ankomst i økonomisystemet (du må ha en integrasjon som støtter dette). 4. Bilagene godkjennes av brukere som kanskje legger inn data, opprette nye rader osv. Til slutt, når alle har godkjent, blir status Godkjent. 5. En regnskapsfører endre status til Regnskapsført. Bilaget er bade regnskapsført og godkjent og kan nå overføres til økonomisystemet. Arbeidsflyt 2 1. Skann/Importer bilaget. 2. Kontroller data fra Fakturatolken og legg inn andre verdier. 3. Fordel bilagene til en eller flere godkjennere, og samtidig. 4. Endre status til Regnskapsført. 5. Bilagene godkjennes av brukere som kanskje legger inn data, opprette nye rader osv. Til slutt, når alle har godkjent, blir status Godkjent. 6. Når siste godkjenneren har godkjent, overføres bilag til økonomisystemet. Arbeidsflyt 3 Bilagene telles som allerede godkjent ved import til Compello. Page 47 of 87

48 1. Skann/Importer bilaget. 2. Bruk funksjonen Videre godkjenning ikke nødvendig I Dokumentimport. 3. Kontroller data fra Fakturtolken og legg inn andre data. 4. Endre status til Regnskapsført. Når bilagene er bade godkjent og regnskapsført og de kan overføres til økonomisystemet. Page 48 of 87

49 Kostnadsfordeling (Utvidet lisens) Hvis du har kjøpt utvidet lisens for Avanserte funksjoner for Compello Fakturagodkjenning, kan du enkelt splitte summen på en faktura for å dele den på flere kostnadssenter, prosjekt, og/eller splittet over en periode. Dette kan du gjøre om du kun legger inn bruttobeløp og avgiftskode, eller om du legger inn nettobeløp og ingen kode, men metodene er forskjellige. Fordele kostnader over flere avdelinger med MVA kode I eksemplet her fordeles fakturabeløp over flere avdelinger. Du kan også fordele summen over flere prosjekt eller hvilken som helst annen dimensjon. Åpne posteringslinjen på den faktura som du ønsker å splitte. Sjekk at du har lagt inn bruttobeløp. 1. Klikk, på venstre side av posteringslinjen. Ikke huk av for Direkte moms og nettokontering. Bruttobeløpet er lagt inn i feltet Beløp. 2. Endre Fordel postering til fra Måned til «Ingen». 3. Velg den dimensjonen du ønsker (f.eks. Avdeling) i felt 2. I skjermbildet ovenfor er Avdeling valgt og du kan se alle tilgjengelig valg. 4. Velg om du vil fordele kostnadene i prosent (%), i spesifikt beløp eller med likt beløp for alle. 5. Klikk Velg ved siden av den avdelingen du vil inkludere slik at de legges inn ved siden av tabellen. Page 49 of 87

50 6. For hver avdeling, legg inn prosent andelen du vil summen skal bli fordelt i. Differansen vises I rødt mens du legger inn, slik at du sikrer at du får rett resultat. 7. Når du har splittet summen, legg inn Utgiftskonto. 8. Legg inn Avg.kode hvis du trenger dette. 9. Klikk Utfør. Etter noen sekunder blir radene opprettet med korrekte avdelinger, kontoer og Avg.kode. Radene blir automatisk fordelt til den bruker som opprettet dem. Page 50 of 87

51 Fordele kostnadene over tid med avgiftskode Hvis du ønsker å dele kostnadene over tid, kan du gjøre dette, enten alene eller kombinert med å splitte summen over flere avdelinger/prosjekt. Fremgangsmåten er den samme. 1. Pass på at leverandøren er registrert, samt riktig beløp- 2. Klikk for å åpne Kostnadsfordeling. 3. Tast in riktig prosent for MVA (her er det 25%), som vist nedenfor. Da endres beløp til nettobeløp 4. Velg hvordan du ønsker å splitte fakturaen, enten via Periode eller via Måned. Hvis du velger Måned må du velge startdato. 5. Velg antall måneder du vil summen skal splittes på. 6. Velg Utgiftskonto og Periodiseringskonto. 7. Legg inn Avg.kode hvis du trenger det. Det vil se ut som her: Page 51 of 87

52 8. Klikk Utfør. Fakturen vil bli delt på rader med kostnad og periode for hver måned. Fordele kostnadene med Direkte moms og nettokontering Hvis du ikke bruker MVA koder for å regne ut MVA, men vil legge inn MVA beløp direkte og ikke ha nettobeløp på leverandør linjen, er fremgangsmåten litt annerledes. Page 52 of 87

53 1. Legg inn bruttobeløp og MVA beløp på første linje. 2. Klikk på Kostnadsfordeling. 3. Huk av på Direkte moms og nettokontering. Beløp vil da automatisk endres til nettobeløp. 4. Som tidligere, velg hvordan du vil splitte kostnadene, f. eks via Måned, og med start på Bilagsdato fra fakturaen. 5. Legg inn Utgiftskonto og Periodiseringskonto. 6. Klikk Utfør. Linjene blir opprettet. Legg merke til at differansen er blitt håndtert automatisk. Husk at du også kan kombinere Kostnadsfordeling med dimensjoner med fordeling av kostnader over tid. Når radene er opprettet vil du se differansen i diff feltet, dette vil endres når arbeidslisten er oppdatert. Page 53 of 87

54 Redigere flere faktura samtidig Du kan endre status på, eller legge inn data på flere faktura samtidig. Du kan endre status, f.eks. RF-status, bilags-status og skannerstatus. Dette betyr at du kan endre flere bilag samtidig til Regnskapsført og dermed gjøre de klare for eksport. Eller du kan sende flere bilag tilbake til Dokument import hvis du trenger å endre klient, evt. kan du sette flere bilag til Kun arkivering. Du kan fordele flere bilag samtidig hvis de skal til samme bruker(e). Du kan godkjenne flere bilag samtidig fra grid-basert Godkjenning. Du kan legge inn eller endre forskjellige hode-info på flere bilag samtidig, f.eks. dokument type eller kommentar. Velg flere bilag du vil jobbe med For å velge flere bilag, klikk på en rad. Hold nede enten SHIFT eller CTRL mens du velger flere. Klikk på et bilag, f.eks. arkivnummer Hold SHIFT tasten nede og flytt pekeren til en annen faktura, f.eks Når du klikker på en ny faktura, vil alle faktura i mellom bli valgt. Bruker du CTRL istedenfor SHIFT, kan du velge faktura som ikke ligger etter hverandre i listen. På høyre side vil menyen for MultiEdit åpnes. Sette verdi Legg inn data, f.eks. en ny dokument type, eller kommentar og trykk Lagre. Verdien vises på alle bilagene du valgte. Page 54 of 87

55 Endre RF-status Hvis du vil endre RF-status på flere faktura samtidig, åpne Bokføring Velg den status du ønsker å legge inn, f.eks. Midlertidig regnskapsført. Fakturaene vil bli oppdatert med ny RF-status. NB: Hvis du ikke ser oppdateringen etter noen sekunder, trykk Oppdater arbeidsliste. Page 55 of 87

56 Andre MultiEdit valg Du kan endre skannerstatus for flere bilag samtidig så du kan sende de Tolk eller tilbake til Dokument import. Hvis du jobber i grid-basert Godkjenning kan du velge flere bilag og godkjenne alle samtidig Hvis du vil importere ordre linjer til flere bilag, klikk på Koble bestilling mot faktura og så klikk på Match. Legg til flere sider på en faktura (Utvidet lisens) Du kan dra inn nye sider på en faktura mens de fortsatt er i Fordeling, Regnskapsføring eller grid-basert Godkjenning. Denne funksjonen krever en utvidet lisens. 1. Åpne bilde av faktura. 2. Åpne mappe som inneholder tiff eller PDF filen(e) du vil legge til. 3. Klikk på filen du vil legge til og dra og slipp den over det eksisterende bildet. 4. Når du slipper filen over bildet vil de nye sidene bli lagt inn som ekstra sider. Automatisk godkjenning av posteringslinjer Denne funksjonen gjør det mulig å lage nye rader på en godkjent faktura, uten å trenge å sende de nye ut til godkjenning. For mer informasjon, se Regnskapsfører godkjenner fremtidige rader automatisk på side 38. Page 56 of 87

57 Godkjenning Om Godkjenning Godkjenning er den modulen som mesteparten av brukere i Compello Fakturagodkjenning benytter og man kan velge mellom to visningsalternativer: Standard Godkjenning Ingen arbeidsliste, du blar gjennom faktura bilder ved bruk av mus eller pil For å opprette linjer, se posteringslinjer som ikke er sendt deg, og legge til en ny godkjenner, må bruker velge Avansert Godkjenning i Brukerinnstillinger Du kan se men ikke endre hodeinformasjon på bilaget Grid-basert Godkjenning Bruker ser en arbeidsliste med bilag de skal godkjenne, lik den i Fordeling eller Regnskapsføring Bruker kan alltid se alle rader og kan alltid lage nye rader. Du kan endre hodeinformasjon på bilaget såfremt ikke Bilagsoppsett forhindrer dette. Page 57 of 87

58 Standard Godkjenning 1. Hodeinformasjon for valgt bilag. 2. Ikoner for godkjenning, avvis eller videresend. 3. Du kan legge til kommentar her. 4. Informasjon om arbeidsflyt (hvem bilaget er fordelt til). Du kan legge til en godkjenner her. 5. Bilde av bilag, med ikoner for å skrive ut / lagre PDF, zoom og rotere. Se side 15 for mer informasjon. 6. Knapper for å rotere bildet. 7. Forhåndsyning for neste bilag. 8. Detaljer: Klikk her for å se posteringslinjer. 9. Knapper for neste og forrige bilag. Se data i posteringslinjer Du vil ha behov for å se data på posteringslinjene som er fordelt til deg. 1. Klikk hvor som helst på raden med under bildet. Radene for det bilaget som er fordelt til deg til åpnes. Hvis du har valgt Avansert godkjenning i Brukerinnstillinger, vil du i tillegg til dine egne, se alle radene på bilaget. Page 58 of 87

59 Godkjenne bilag Hvis du ikke skal legge inn data, kun godkjenne, avvise eller videresende, bruk de store ikonene på venstre sida av fakturabildet. 1. For å godkjenne, klikk på. Alle rader på det aktuelle bilag som er blitt fordelt til deg, vil bli godkjent. 2. Hvis du får opp et rødt symbol over bildet, og bilaget ikke blir godkjent er det fordi du har et oppsett som sier at du må legge inn data før du kan godkjenne. Avvise et bilag Hvis du ikke vil eller kan godkjenne et bilag kan du sende det tilbake til Fordeling/Regnskapsføring. 1. Klikk på Avvis. 2. Du må legge inn en kommentar for å kunne avvise et bilag. 3. Når du har lagt inn en kommentar, klikk Avvis. Et bilag som er avvist må håndteres av fordeler/regnskapsfører før det kan eksporteres til ditt økonomisystem. Videresende et bilag Hvis du ikke kan godkjenne et bilag selv men du vet hvem som kan gjøre det, kan du videresende bilaget til en annen godkjenner. Page 59 of 87

60 1. Klikk Videresend. 2. Du må legge inn den godkjenner som du vil skal motta bilaget. Enten legg inn en del av navnet på bruker eller trykk mellomrom for å velge fra listen 3. Velg godkjenner som du vil videresende til og klikk Videresend Bilag som blir videresendt vil ikke stoppe opp i systemet, og det er ikke nødvendig med manuell håndtering fra regnskapsfører. Legg til en ekstra godkjenner i tillegg til deg selv Dette er ikke samme funksjon som videresending. Noen ganger ønsker du å sende bilaget til en annen godkjenner i tillegg til at du selv godkjenner bilaget. Du må i tilfelle gjøre dette før du godkjenner bilaget. 1. På venstre side av skjermbildet, trykk på Arbeidsflyt. Arbeidsflyten på første rad vises. 2. Bruk pilen for å gå til den raden du vil fordele, eller klikk på raden under Detaljer. 3. Legg inn navn i søkeboksen, eller trykk på mellomrom for å vise alle tilgjengelige brukere. 4. Velg den du vil sende bilaget til. Brukeren vil bli lagt til i arbeidsflyten. 5. Hvis du vil at den andre godkjenneren skal godkjenne før deg, ikke godkjenn bilaget selv nå. Logg ut eller gå til neste bilag i listen din. Når den andre godkjenneren har godkjent vil bilaget komme tilbake i listen din. Page 60 of 87

61 Du kan godkjenne bilaget med en gang, men da vil ikke bilaget komme tilbake til din liste når den andre godkjenner har godkjent. Legge inn data i Standard Godkjenning Du kan legge inn data i alle felt, så lenge du ikke har et bilagsoppsett som hindrer dette. 1. Klikk hvor som helst på raden med i bunnen av skjermbildet. Du vil da se dine rader, eller, hvis du har valgt Avansert godkjenning i Brukerinnstillinger alle radene. 2. Klikk i det feltet du vil legge inn data. 3. Trykk mellomrom for å se alt innhold i tabellen, hvis det er et tabellfelt, eller legg inn noen bokstaver fra Verdi eller Beskrivelse for å filtrere innholdet. 6. Klikk på verdien du ønsker å legge inn og tykk ENTER eller TAB. Obligatoriske felt Disse feltene er markert med blå farge og må fylles inn før du kan godkjenne. Hvis du prøver å godkjenne uten å legge inn data i obligatoriske felt, vil du få en feilmelding som dette. Når du har fylt ut de aktuelle feltene, kan du godkjenne bilaget. Page 61 of 87

62 Aktivere Avansert godkjenning Avansert godkjenning gir deg tilgang til å se alle posteringslinjer på et bilag, ikke bare de som er fordelt til deg. Du kan legge til nye rader og sende rader/bilag til andre godkjennere i tillegg til deg selv. 1. For å legge til nye rader i Standard godkjenning må du aktivere Avansert Godkjenning. Dette er et valg bruker gjør selv. 2. Klikk Innstillinger. 3. Velg Brukerinnstillinger. 4. Huk av for Avansert Godkjenning. 5. Klikk Lagre 6. Logg ut og inn igjen for å aktivere endringen. Legge til nye rader For å legge til nye rader, aktiver Avansert Godkjenning (se over 62). Det vil alltid være en ny tom rad nederst under Detaljer. Du kan legge inn data på denne raden, (da vil en ny tom rad bli opprettet automatisk) eller du kan ignorere den. Skjermbildet nedenfor viser et bilag med en tom rad nederst. Page 62 of 87

63 Grid-basert godkjenning Hvis du velger grid-basert godkjenning, vil du se et skjermbildet likt det i Fordeling og Regnskapsføring. I tillegg vil du se en kolonne med ikon for godkjenning. Godkjenning Du kan godkjenne på to måter: 1. Klikk på, på hoderaden. Alle linjer på bilaget som er fordelt til deg vil da bli godkjent. Denne måten kan benyttes hvis du ikke skal legge inn data på posteringsradene. 2. Åpne raden, legg inn eller sjekk data og klikk godkjenningsikon. 3. Du kan bruke hurtigtasten Alt+Ctrl+G eller (i OOB/desktop versjonen) Ctrl+G bade på hoderaden og på hver posteringsrad. 4. Når du har godkjent bilaget / raden vil godkjenningsikon endres til en grønn hake: Page 63 of 87

64 Avvise Hvis du ikke kan godkjenne selv, eller bilaget ikke skal godkjennes, må du avvise det. 1. Klikk på godkjenningsikon, og velg Retur/Feilsendt i menyen. 2. I feltet Legg på kommentar, legg inn årsak til at du avviser bilaget. Ikonet vil endres for å vise at bilaget er avvist. Fordeler/regnskapsfører må nå håndtere bilaget manuelt før den kan gå videre i arbeidsflyten. Videresende Videresend er en funksjon du kan benytte når du ikke vil godkjenne selv, men vet hvem som skal gjøre det. Du legger da inn en godkjenner istedenfor deg selv. Forskjellen mellom avvis og videresend er at den du videresender til vil godkjenne bilaget, det er ikke nødvendig for fordeler/regnskapsfører å gjøre noe manuelt. 1. Klikk på godkjenningsikon, og velg Videresend i menyen. 2. Trykk mellomrom for å vise en liste over godkjennere, eller legg inn de første bokstavene i navnet for å filtrere listen. Page 64 of 87

65 3. Klikk på navnet til den du ønsker å videresende til. Ikonet for videresendt vil legges inn. Fordeling Hvis du vil sende posteringsrader til andre i tillegg til deg selv, gjør som beskrevet isende en rad av et bilag til en godkjenner på side 35, men husk at ikon du trykker på for å åpne Fordeling vil være annerledes fordi raden er fordelt. Når du klikker på ikonet åpnes Fordeling. Du kan se hvilke godkjennere som allerede har godkjent og hvem som vil motta raden. 1. Trykk mellomrom for å vise en liste over godkjennere, eller legg inn de første bokstavene i navnet for å filtrere listen. 2. Klikk på navnet til den du ønsker å legge til i arbeidsflyten. 3. Godkjenn bilaget, hvis du ikke vil at den andre brukeren skal godkjenne først. Page 65 of 87

66 Legge inn data i grid-basert Godkjenning Legg inn data på samme måte som du gjør i Fordeling eller Regnskapsføring. Se Kontere data i Fordeling, Regnskapsføring og Godkjenning på side 43. Page 66 of 87

67 Arkiv Om Arkiv og utvidet søk Alle brukere i Compello Fakturagodkjenning kan bruke utvidet arkiv søk men resultatet avhenger av bruker tilgang. Hvis du har tilgang til Globalt arkiv, vil ditt søk omfatte hele databasen Hvis du har tilgang til Klientarkiv for en eller flere klienter, vil ditt søk gjøres blant bilag for den/de klientene. Hvis det finnes begrensninger i din tilgang, f.eks. basert på Avdeling eller prosjekt, vil dette påvirke resultatet av ditt søk. Hvis du er en godkjenner uten andre rettigheter, vil du kun få treff blant de bilag som er fordelt til eller godkjent av deg. Brukerrettigheter settes i Compello Windows klienten eller i Admin. Lage et søk 1. Klikk for å søke i Arkiv. Du vil se et skjermbilde hvor du kan legge inn dine søkekriteria. 2. Velg den klienten du vil søke i, eller la det være tomt hvis du vil søke i alle klienter. Husk at du kun vil se navn på de forskjellige dimensjonene hvis du søker pr klient. Ellers vil du se det generelle navnet, f.eks. Dimension1. 3. Velg et eller flere søke kriteria, f.eks. Konto, se skjermbildet ovenfor. 4. I det midterste feltet, legg inn riktig operator. Hvis du velger Lik må du legge inn hele beskrivelsen, se nedenfor. Page 67 of 87

68 5. I feltet til høyre, legg inn den verdien du ønsker å søke etter. Nedenfor kan du se et søk etter bilag hvor konto inneholder 63 (du kan legge inn en del av konto navnet istedenfor verdien). En ny rad legges inn så du kan legge inn flere kriteria hvis du ønsker det. 6. Klikk Søk. Resultatet vil bli listet i alle moduler du har tilgang til (f.eks. Fordeling, Regnskapsføring) men husk at de bilagene som kun listes under Arkiv inkluderer de som enten er eksportert eller har status Kun arkiv. Må treffe ALLE kriterier / Må treffe MINST ETT kriterium Det finnes to hovedmåter å søke på: Et søk hvor kriteria begrenser søket og reduserer resultatet Et søk hvor ekstra kriteria legges til søket og øker resultatet Hvis vi legger til et ekstra kriteria til det forrige søket (konto inneholder 63) vil søket se slik ut: Vi har valgt Må treffe ALLE så søket vil kun returnere bilag hvor både en konto som inneholder 63 og prosjekt som inneholder 4 finnes på samme rad. Resultatet vil dermed blir færre treff enn ved forrige søk, Page 68 of 87

69 Hvis vi derimot velger Må treffe MINST ETT, vil søket returnere alle bilag som inneholder passende konto og prosjekt, dermed vil vi få et større resultat. Flere søkekriteria Et søk etter arkivnummer vil gi deg maksimalt ett bilag pr klient (hvis du har laget samme skannerserie for flere klienter). Et søk etter Bilagsdato større enn eller mindre enn vil sannsynligvis gi det et mye større resultat. Du kan også lage fra-til søk som dette: Kombinert søk Kombinert søk innebærer at Compello Fakturagodkjenning returnerer bilag hvor begge kriteria finnes, ikke nødvendigvis på samme rad. Page 69 of 87

70 Åpne søke resultat i Excel (Utvidet lisens) Hvis du har utvidet lisens som inneholder Compello Analyse, kan du åpne søket ditt i Excel. Søk til Excel fra nettleser Hvis du bruker Compello Fakturagodkjenning via nettleser, f.eks. Internet Explorer, kan du lagre ditt søk som en XML fil som kan åpnes i Excel etterpå. 1. Lag et søk, som vist ovenfor 2. Huk av for Lagre som Excel fil. 3. Klikk Start søk 4. Velg hvor du vil lagre filen og trykk OK. Filen lagres som Excel XML. 5. Åpne Excel og velg Åpne. 6. Søk etter Excel XML filen og åpne den. Søk til Excel fra desktop/oob versjon Hvis du åpner Compello Fakturagodkjenning fra et ikon på skrivebordet, kan du eksportere søke resultatet direkte til Excel. 1. Lag et søk, som vist ovenfor 2. Huk av for Åpne søkeresultat i Excel 3. Klikk Vis/skjul kolonner for å velge hvilken informasjon du vil skal inkluderes i ditt søk. Se mer om dette nedenfor. 4. Definer ditt søk i Excel kolonnen til venstre, huk av for de feltene du vil skal inkluderes i ditt søk resultat. Du kan også velge å se hvem som har godkjent raden. Page 70 of 87

71 5. På høyre side, velg hvilke rader du vil ha med: Alle rader fra alle bilag som treffer søkekriteria Kun rader som inneholder det du har søkt etter. Kun hode-rader fra bilag som treffer søkekriteria. 6. Når du har valgt felt o grader, trykk OK. 7. Klikk Start søk. 8. Excel åpnes med resultatet at ditt søk. Standard Rapporter Arkivmodulen i Fakturagodkjenning inkluderer noen standard rapporter som gir deg informasjon om hvor bilag befinner seg i systemet 1. Klikk til å åpne Utvidet søk. 2. I søkefeltet øverst, velg Standard rapporter. 3. Velg den rapporten du ønsker. Den vil åpnes i Excel, og du må derfor kjøre dem fra skrivebordsikon og ikke fra nettleser med mindre den er tilpasset for å tillater Excel søk. Page 71 of 87

72 Skreddersydde rapporter Med SQL kunnskap kan du legge til dine egne rapporter, eller tilpasse standard rapportene. Du vil trenge å bli kjent med Compellodatabasen. Redigere standard rapporter Hvis du vil tilpasse en eksisterende rapport. 1. Klikk til å åpne Utvidet søk 2. Velg Legg til/endre rapport i menyen. 3. Velg rapporten du vil endre på. 4. Legg inn endringer. Dersom du har endret SQL-en kan du sjekke at det fortsatt er gyldig ved å klikke SQL knappen på høyresiden av SQL setningen. 5. Dersom du ombestemmer deg om endringene, klikk Tilbakestill. 6. Når du har utført de endringene du ønsker, klikk Lagre. Lage en ny rapport Du kan lage en ny rapport fra bunnen, eller du kan kopiere SQL fra en eldre rapport og tilpasse den. 1. Klikk til å åpne Utvidet søk. Page 72 of 87

73 2. Velg Legg til/endre rapport i menyen. 3. Klikk Opprett ny. 4. Legg inn et navn for rapporten I feltet Tittel. 5. Kopier inn SQL for rapporten din (du må kjenne bade til SQL generelt og Compellos database) 6. I feltet Beskrivelser, legg inn navn for kolonneheadinger du ønsker, med semikolon mellom dem. 7. Sjekk at SQL-en er gyldig ved klikke SQL knappen. 8. Klikk Lagre. Du vil da se rapporten din I listen over standardrapporter. Page 73 of 87

74 Flere valgmuligheter og funksjoner Regler for kontering, kontroll og fordeling Regler kan brukes til å: Fordele bilag automatisk til godkjennere, basert på det som er kontert på bilaget. Legg inn data automatisk, basert på andre opplysninger. Du kan definere regler slik at de også er avhengige av regnskapsfører status, dokumenttype eller hvilken brukeren er logget på. Du kan ikke overstyre en regel når den er aktivert, så du må være sikker på at resultat er det du ønsker ii alle tilfeller. Hvem kan lage regler? Alle brukere kan lage regler for seg selv men hvis du vil lage regler som påvirker andre brukere må du ha tilgang til: Regnskapsføring Fordeling pluss oppsett for en klient Systemoppsett Godkjennere som ønsker å lage regler må bruke list-basert Godkjenning. Fordelingsregel basert på leverandør og konto Denne regelen vil fordele debetraden av bilag til en hvis godkjenner, avhengig av leverandør som du har I rad 1 og kontoen du legger inn I rad Åpne radene på bilaget. 2. Klikk på den lille knappen Funksjoner, rett nedenfor radene, på venstre siden. Du vil se en meny. 3. Klikk Regler. Du vil se skjermbildet for å lage regler. Page 74 of 87

75 Forutsetninger i bilagshodet Øverst i skjermbildet ser du tre kriterier Person, Regnskapsstatus og Dok.type. De vil være allerede fylt ut basert på bilaget som du bruker som forbildet for reglen, og du vil kanskje ønske å endre dem. Hvis reglen skal gjelde alle brukene må feltet Person være blankt. Hvis reglene skal aktiveres helt fra begynnelsen, velg regnskapsstatus Felles liste. Hvis reglen skal gjelder kun en dokumenttype, velg den riktig I feltet Dok.type eller la feltet stå tomt dersom regelen skal gjelde alle typer. Forutsetninger på radnivå Bilaget du velger som eksempel foreslår alle verdiene som er kontert på bilag som kriterier for regelen. Disse må derfor redigeres, slik at du definerer hvilke verdier er kriterier og hvilken resultater. Denne regelen gjelde alle bilag fra akkurat denne leverandøren, med denne kontoen. Fjern beløpet slik at regelen vil gjelde uansett beløp, Vi har nå disse forutsetninger for reglen: alle brukere, hvilken som helst regnskapsførerstatus, og dokumenttype IF, hvor leverandør er 20300, kontoer Page 75 of 87

76 Resultater av reglen Resultatet er at debetraden får MVA kode = 1, Avdeling 510 og sendes til Anne for godkjenning. Du kan hvis du vil legge til flere godkjennere og angi om de skal motta bilaget samtidig eller i rekkefølge. Reglen, i sin helhet, er som her. Og vil gjøre dette. Page 76 of 87

77 PO matching Du kan importere rader fra en bestilling til den riktige faktura I Fakturagodkjenning. Orderen kan ha kommet fra et annet system via XML import, eller være opprettet i Fakturagodkjenning. Det som er viktig er å ha riktig oppsett og å ha samme bestillingsnummer på bilaget som på bestillingen. Nødvendige endringer i oppsettet 1. Du må ha en dokumenttype som er definert i dokumentgruppe, Rekvisisjon/Order. Dette kan du gjøre i Admin\Klientoppsett\Dok.type, som vist her. 2. I tillegg må du velge matching av bestillinger som en funksjon. 3. Når dette er gjort kan du importere ordrelinjer til fakturaen på følgende måte. 4. Velg riktig faktura og sjekke at bestillingsnummer er riktig. Page 77 of 87

78 5. Klikk Funksjoner og velg Koble bestilling mot faktura. Skjermen for kobling av bestillinger åpnes. 6. Klikk Finn til å finne ordrer som matche. Alle åpne ordre (dvs. ikke brukt på andre fakturaer) vises i listen. NB Du kan se på alle åpne ordrene fra denne leverandøren ved å sette en hake i Ekskluder Best.nr fra søkekriteriet. Du kan også inkludere bilag som allerede er matchet til en fakturaer ved sette en hake I bokens Inkluder tidligere matchede. 7. Sett en hake i boksen Valgt for de radene du ønsker å importere. 8. Sett en hake I boksen Godkjenn automatisk hvis raden ikke trenger noe mer godkjenning (dvs hvis det allerede er godkjent som bestilling). 9. Klikk Match. 10. Bestillingsrader importeres til fakturaen. Page 78 of 87

79 MVA beregning Du kan vise en beregning på MVA beløp hvis du vil. Dette er ikke verdier som overføres til økonomisystemet, som bruker MVA koden du har registrert. Nødvendige endringer i oppsettet 1. Pass på at feltet MVA beregning er synlig i oppsettet. Dette gjør du I Admin\Klientoppsett\klient\Bilagsoppsett, som vist her. 2...og i oppsett for hver bruker, som her: 3. Det blir kanskje nødvendig å redigere feltet Beskrivelse for MVA kodene du har i Compello. Dette gjør du i Admin\Klientoppsett\klient\Oppslagstabeller\MVA koder, som vist her i bildet, pkt 1-6. Page 79 of 87

80 4. Du må legge til en % og enten BRUTTO eller NETTO, avhengig av om feltet Beløp skal vise beløp med eller uten MVA: a. Hvis feltet Beløp skal vise beløp inkludert MVA; må du legge til %NETTO I feltet Beskrivelse for den aktuelle MVA koden. Dermed blir brutto beløp minus Netto MVA beregning, gir deg nettobeløpet. b. Dersom feltet Beløp viser nettobeløp, må du legge til «%BRUTTO» i feltet Beskrivelse for MVA koden, slik at nettobeløpet pluss brutto MVA beregning, gir bruttobeløp. Brukerinnstillinger Det finnes noen oppsettsinnstillinger I menyen Brukerinnstillinger. Dette er valgmuligheter som kan styres av hver enkelt bruker. 1. Klikk på tannhjulet og velg Brukerinnstillinger. Page 80 of 87

81 De viktige valgene her er disse: Bruk Grid-basert Godkjenning, dersom du ønsker å bruke dette i stedet for Standard godkjenning. Avansert godkjenning den gir tilleggsfunksjoner I Standard godkjenning, så du se alle rader på bilag, og du kan opprette nye rader selv. Lokal Skannerkatalog tillater deg å importere bilag fra en mappe på din egen PC. Kikk på Vis hjelp for en full beskrivelse av alle mulighetene her. Vikar Hvis du vil at en annen person skal godkjenne bilagene mens du er bortreist, kan du tildele en vikar i skjermbildet Sett vikar. 1. Klikk Sett vikar. 2. Legg inn start- og sluttdato for din vikar i feltene Fra og Til. 3. Velg brukeren som skal være din vikar. Trykk mellomrom for å se en liste over alle godkjennere, eller legg inn noen bokstaver fra navnet til å filtrere listen. 4. Klikk på riktig navn. 5. Klikk OK. Hvis du har lagt inn noe feil (f.eks. en ugyldig dato), ser du en feilmelding I feltet Feil. Page 81 of 87

82 Når vikar logger på i Godkjenning, godkjennes bilagene som ble sendt til den opprinnelige godkjenneren automatisk av denne, og sendes videre til vikaren. På denne måten blir den opprinnelige godkjenneren med på bilaget, og vil alltid kunne søke etter det i arkivet. Endre passordet Du kan endre passordet ditt hvis du vil. 1. Velg Endre passordet i menyen for Brukerinnstillinger. 2. Legg inn et nytt passord og gjenta det. 3. Klikk Endre passord. Integrasjon Dette skjermbildet brukes for vise typer integrasjon som er laget for å virke i Compello Fakturagodkjenning. Hvis din integrasjon vanligvis har virket med overføring av filer, eller via sin egen applikasjon, eller direkte fra økonomisystemet trenger du ikke bruke dette skjermbildet her med mindre du bytter ut din vanlige integrasjonen. Skjermbildet Integrasjon er tilgjengelig I skrivebordsversjon av Fakturagodkjenning og kan gjøres tilgengelig I nettleser med en liten tilpasning. Ta kontakt med Compello Helpdesk ( for mer informasjon. 1. Åpne Admin. 2. Klikk Integrasjon. 3. Velg riktig klient eller alle klienter dersom du ønsker. 4. Velg riktig økonomisystem. 5. Enten sett en hake i valget Velg alle, eller en hake ved siden av de klienten som inkluderes i overføringen. 6. Hvordan feltene fylles ut er avhengig av hvilket økonomisystem og integrasjon du bruker. Page 82 of 87

83 Overføre oppslagstabeller til Compello Hvis du vil overføre oppslagstabeller til Compello, kan du enten 1. Sette en hake I Velg alle. Overføringen kan ta tid men er nødvendig når du først opprette klienten i Compello. 2. Eller sette en hake ved siden av den listen du ønsker å overføre. Page 83 of 87