Nasjonalt nettverk for kunnskapsbaserte fagprosedyrer - lokalt prosedyrearbeid med støtte fra Kunnskapssenteret/Helsebiblioteket

Transkript

1 Nasjonalt nettverk for kunnskapsbaserte fagprosedyrer - lokalt prosedyrearbeid med støtte fra Kunnskapssenteret/Helsebiblioteket Kontakt: Avdelingsdirektør Gro Jamtvedt Fung avdelingsdirektør Grete Strand Prosjektleder Karin Borgen Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten August 2011

2 Innhold Sammendrag... 3 Bakgrunn... 4 Forankring... 4 Historikk og status... 5 Definisjoner... 6 Hensikt med prosjektet... 7 Fire hovedoppgaver Koordineringsoppgaven... 8 Nettside over pågående og planlagte prosedyrer... 8 Valg av tema for fagprosedyrer... 8 Oppdatering Produksjonsoppgaven... 9 Kunnskapsbaserte prosedyrer... 9 Høringsprosess, metoderapport og godkjenning Formidlingsoppgaven Standardisering av formen/språket/disposisjonen Implementeringsoppgaven...12 Prosedyrearbeid i primærhelsetjenesten Kompetansebygging og støtte Universitets- og høgskolesektor Brukerperspektivet og brukermedvirkning Bruker forstått som pasient...14 Juridiske aspekter Organisering av prosjektet Ressursbehov og budsjett Tidsplan/Milepælsplan Risikovurdering

3 Sammendrag RHF fagdirektørene ønsker koordinering, kvalitetssikring og deling av fagprosedyrer i Norge og har bedt Kunnskapssenteret utarbeide en detaljert plan for prosjektet Nasjonalt nettverk for kunnskapsbaserte fagprosedyrer. Planen bygger videre på eksisterende arbeid innen nettverket, men beskriver en mulig utvidelse av prosjektet til å omfatte primærhelsetjenesten i et trinn to. Desentralisert og lokalt initiativ, produksjon og eierskap av prosedyrene skal beholdes. Koordinering, metodestøtte og formidling skal håndteres nasjonalt i et sekretariat i Kunnskapssenteret. Prosjektet organiseres som et treårig prøveprosjekt som evalueres i Basis for evalueringen bør være kartleggingen gjennomført av Kunnskapssenteret i Prosjektet innebærer etablering av et sekretariat i Kunnskapssenteret. Sekretariatet koordinerer, støtter og publiserer fagprosedyrer i samarbeid med Helsebiblioteket, og skal gi råd i implementeringsarbeid. Sekretariatet foreslås bemannet med en prosjektkoordinator/sekretariatsleder, en bibliotekar/nettredaktør og klinikere med metodekompetanse og erfaring fra prosedyrearbeid. Det er etablert et Råd for nasjonalt prosedyrenettverk som består av representanter fra HF som formelt har forpliktet seg til å delta i prosjektet. I Kunnskapssenteret forankres sekretariatet i Avdeling for kunnskapsbasert praksis. Sekretariatsfunksjonen innebærer praktisk tilrettelegging og koordinering av prosjektet, metodestøtte og opplæring, samt kvalitetssikring og formidling av fagprosedyrer. Fagmiljøene i helsetjenesten (prosedyrenettverket) produserer og oppdaterer prosedyrene etter metodiske minstekrav. Prosedyrene som produseres i nettverket kan justeres og tilpasses lokale forhold og må faglig forankres og formelt godkjennes i de ulike institusjoner og organisasjoner der de skal brukes. Helsebiblioteket er kanal for formidling av prosedyrene og har etablert en arbeidsplattform for de som produserer prosedyrer ( Plattformen inneholder verktøy og metodekrav for utarbeidelse av prosedyrer, en database over pågående og ferdige prosedyrer, veiledning for litteratursøk med mer. De ferdige prosedyrene må forankres i HFet som har utviklet dem og må senere godkjennes i nye HF som vil bruke samme prosedyre. Ferdige prosedyrer vil bli publisert på Helsebiblioteket, og kan tas i bruk og godkjennes av andre foretak. Metoderapport, som følger prosedyrene og som er en del av minstekravet, skal gjøre at prosedyren kan etterprøves og dermed blir lettere å godkjenne i nye HF. Prosjektbeskrivelsen beskriver foreløpig et nasjonalt samarbeidsprosjekt om fagprosedyrer med oppstart i spesialisthelsetjenesten, men kan utvides til også å gjelde primærhelsetjenesten. Prosjektet kan eventuelt videreutvikles til å omfatte andre styrende dokumenter som behandlingslinjer, pasientforløp og pasientinformasjon. Disse arbeidsredskapene henger nøye sammen i klinisk virksomhet og bør også bygge på det samme kunnskapsgrunnlaget. 3

4 Bakgrunn Forankring Prosedyreprosjektet har vært drøftet i møter mellom Kunnskapssenteret og RHF Fagdirektørforum i sak og sak , samt 10.mai 2010 med både Fagdirektørforum og Helsebibliotekets råd. Saken ble videre drøftet i Fagdirektørforum 2. september 2010 og i mai I referatet fra sak konkluderte man: Fagdirektørene vil bidra i styring av arbeidet med prosedyrer i regionene. Prosjektet skal ha klart mandat med avklaring av ansvar, godkjenning med mer. Kunnskapssenteret sender brev om videreføring til RHFene og i referatet fra Helsebibliotekets råd fra under sak 4/5-10 følgende: Det utarbeides et notat fra Helsebibliotekets redaksjon til Helsebibliotekets råd i forkant av neste møte (12. mai eller 11. juni 2010). I notatet skisseres mulige løsninger for å få til et lett tilgjengelig, helhetlig og brukervennlig tilbud av prosedyrer og retningslinjer for hele helsetjenesten gjennom Helsebiblioteket. Notatet skal innom RHFenes fagdirektørmøte før rådet behandler det. I møtene 10. mai 2010 presenterte Kunnskapssenteret og Helsebiblioteket et videreutviklet notat som også omfattet prosedyrearbeid i primærhelsetjenesten. RHF fagdirektørene gav sin støtte til videreføring av prosjektet og konkluderte med at: Kunnskapssenteret lager forslag til prosjektbeskrivelse for videre samarbeid. Dette sendes på sirkulasjon mellom Fagdirektører og Kunnskapssenteret (sak 056/10). Både fagdirektørene og Helsebibliotekets råd ba om at man i prosjektplanen for arbeidet konkretiserer en rekke forhold knyttet til organisering, ansvarsforhold og samarbeidsrelasjoner, samt ressurser knyttet til etablering og drift. I møte med Fagdirektørforum 2. september ble prosjektplanen drøftet og Kunnskapssenteret ba om innspill og samarbeid med HFene til å ferdigstille planen i et arbeidsmøte. Møtet ble gjennomført 23. september 2010 i Kunnskapssenteret med to representanter fra henholdsvis SørØst og Vest, samt en representant fra Nord til stede. Brukerutvalget i Helse SørØst var også representert. Kunnskapssenterets Fagråd drøftet saken i møtet 26. mai og konkluderte følgende: Fagrådet anser at prosjektet er interessant og spennende, og støtter at Kunnskapssenteret legger ressurser i dette. Rådet pekte på at tydelig forankring i helseforetakene gjør prosjektet til en god sak for K, ut fra en strategi for å vinne større legitimitet i fagmiljøer. Rådet vil bli orientert om arbeidets fremdrift. 4

5 I februar 2011 sendte Kunnskapssenteret en formell invitasjon til alle HF om forpliktende samarbeid i prosjektet. Flere HF har utpekt en kontaktperson som danner Råd for nasjonalt prosedyrenettverk. Et IKT råd er under etablering. Historikk og status Flerfaglige prosedyrer og retningslinjer er viktige verktøy for kunnskapsbasert praksis og pasientsikkerhet i helsetjenesten. Prosedyrer beskriver en angitt fremgangsmåte for å utføre en aktivitet eller en prosess (ISO 9000:2000). Prosedyrer kan skilles fra faglige retningslinjer ved at retningslinjer som regel gir anbefalinger om bruk av tiltak uten å gi konkrete beskrivelser av fremgangsmåte eller utførelse. Tradisjonelt har prosedyrene blitt utviklet lokalt i den enkelte avdeling eller sykehjemspost med liten grad av samarbeid eller deling av informasjon på tvers av nivåer eller etater. Variasjon i behandling både mellom foretak og innad i foretak har blitt påpekt og kommentert. Konkrete hendelser og prosesser den senere tid har satt fokus på uheldig variasjon i klinisk praksis og påpekt behovet for kvalitetssikring av hensyn til pasientsikkerheten. En kartlegging vi foretok i alle norske foretak våren 2009 avdekket dobbeltarbeid, manglende koordinering av, og uviss kvalitet i arbeidet med fagprosedyrer ( I kommunehelsetjenesten er det sannsynligvis en tilleggsutfordring at det produseres for få prosedyrer, og at arbeidet i enda mindre grad er koordinert. Dette aktualiserer behovet for en annen organisering av prosedyrearbeidet i hele helsetjenesten. Det henger blant annet sammen med større satsing på kvalitetsarbeid, pasientsikkerhet, nasjonale retningslinjer og kunnskapsbaserte arbeidsmetoder, samt på ny informasjonsteknologi som gir nye muligheter blant annet for deling av informasjon. Planene for samhandlingsreformen er også relevant for en slik koordinering og deling. Koordineringen kan også sees i sammenheng med arbeid som foregår innen behandlingslinjer, behandlingsforløp og pasientinformasjon. Nasjonalt nettverk for fagprosedyrer ble etablert i februar 2009 etter initiativ fra Sykehuset Innlandet og Oslo Universitetssykehus, Ullevål. Miljøet fra Ullevål hadde siden 2004 arbeidet med å kunnskapsbasere fagprosedyrer og fikk etablert en egen stilling for å forbedre fagprosedyrer i eget foretak i Kunnskapssenteret har facilitert arbeidet i nettverket og engasjert prosjektkoordinator i 20% stilling. Kunnskapssenteret og Helsebiblioteket har startet arbeidet med å forankre prosjektet i helseforvaltningen og i RHFene. I nettverket samarbeider man om prosedyrer som omhandler faglige, kliniske handlinger og aktiviteter, ikke administrative prosedyrer. Prosedyrer som primært styres av lovverk skal heller ikke inngå i prosjektet, ei heller utstyrslister/plukklister. Status pr august 2010 er at nettverket har representanter fra alle RHFene, representert via flere helseforetak. Til sammen ca 1000 klinikere fra alle landsdeler har deltatt på kurset: 5

6 Hvordan lage gode fagprosedyrer? Kurset er holdt i Tromsø og Bergen, samt flere ganger i Oslo. Bibliotekarer innen Medisin og helsefag har dannet egen prosedyregruppe for å bygge kompetanse hos bibliotekarer i HF og UoH sektoren. Helse- og omsorgsdepartementet og Helsedirektoratet er informert om at arbeidet pågår, men prosjektet er ikke formeldt forankret i Helsedirektoratet. Definisjoner Nettverket benytter følgende definisjoner Prosedyre Prosedyre er en angitt fremgangsmåte for å utføre en aktivitet eller en prosess (ISO 9000:2000) Retningslinje Retningslinje er generell, normgivende beskrivelse/veiledning av hvordan funksjoner, prosesser, hendelser skal håndteres (ISO 9000:2000) Fagprosedyre Fagprosedyre er en prosedyre som omhandler medisinske og helsefaglige aktiviteter eller prosesser i helsetjenesten. Kunnskapsbasert fagprosedyre En kunnskapsbasert fagprosedyre er utarbeidet etter minstekrav for fagprosedyrer som er definert av nettverket og som er tilgjengelig fra: Flerfaglig prosedyre Flerfaglig prosedyre er en prosedyre som ivaretar krav 5 i AGREE-verktøyet: Arbeidsgruppen som har utarbeidet retningslinjen (les: prosedyren) har med personer fra alle relevante faggrupper Metoderåd og minstekrav Nettverket besluttet den å opprette et metoderåd bestående av 12 personer fra ulike HFer og Kunnskapssenteret. Metoderådet sin oppgave er å tilrettelegge for forankring av arbeidet og utvikle forslag til minstekrav for fremgangsmåte, metoder og samarbeid om fagprosedyrer. Mandatet for metoderådet ble formulert på følgende måte: Metoderådet skal sikre internasjonal anerkjent metode for utarbeidelse av fagprosedyrer i Norge. Metoderådet 6

7 skal sikre en progresjon i metodisk kvalitet av prosedyrene slik at fagmiljøer er i stand til å tilegne seg de nye arbeidsmetodene. Metoderådet utviklet høsten 2009 forslag til minstekrav for metoder og prosess i utarbeidelse av fagprosedyrene i prosjektet. Nettverket har i ettertid sluttet seg til metoderådets forslag til minstekrav. Kravene er basert på AGREE instrumentet, som er et internasjonalt evalueringsverktøy for faglige retningslinjer. Minstekravene er tilgjengelige fra: etablerte nettverket Råd for nasjonalt prosedyrenettverk som består av en representant fra hvert HF som formelt har forpliktet seg til samarbeid. Dette rådet vil videreføre Metoderådet sine oppgaver. Hensikt med prosjektet Prosjektet Nasjonalt nettverk for kunnskapsbaserte fagprosedyrer har som mål å forbedre og effektivisere arbeidet med flerfaglige prosedyrer i Norge ved å koordinere utarbeidelse og dele fagprosedyrer med god kvalitet. Prosjektet skal oppnå dette ved å: koordinere produksjon og oppdatering av prosedyrer sikre metodisk god kvalitet og arbeidsprosess i utarbeidelsen av prosedyrer sikre bruk av felles malverk, emneord, tittelutforming og andre grep som sikrer maksimal gjenfinnbarhet gjøre prosedyrene tilgjengelig på internett og bidra til deling støtte iverksettelse (implementering) og evaluering (kvalitetsmåling) I prosjektet skal man balansere utvikling fra "grasrota" med sentral tilrettelegging. Initiativ, engasjement, produksjon og eierskap i den kliniske tjenesten skal understøttes, samtidig som koordinering, arbeidsprosess og innholdsmessige krav koordineres sentralisert fra Kunnskapssenteret. Fire hovedoppgaver Følgende fire områder skal dekkes i prosjektet: 1. Koordineringsoppgaven 2. Produksjonsoppgaven 3. Formidlingsoppgaven 4. Implementeringsoppgaven 7

8 1. Koordineringsoppgaven Prosedyreprosjektet skal effektivisere og forbedre arbeidet med fagprosedyrer i Norge ved å bidra til deling og redusere unødig dobbelarbeid i forbindelse med utarbeidelse av prosedyrer. Det er ønskelig at den enkelte prosedyre utvikles i et samarbeid mellom flere foretak/flere kommuner, eller på tvers av avdelinger innen et foretak. Vi må etablere et system som til enhver tid gir en oppdatert oversikt over prosedyrer som er under utarbeidelse og prosedyrearbeid som er planlagt igangsatt i nettverket. Oppgaven knyttet til å holde denne oversikten, samt å gi informasjon og støtte i initiering og planlegging av nye prosedyrer beskriver vi som en koordineringsoppgave. Aktiviteter knyttet til koordineringsoppgaven vil i stor grad foregå via arbeidsplattform som Helsebiblioteket har opprettet (se formidlingsoppgaven). Nettside over pågående og planlagte prosedyrer Prosedyreprosjektet har etablert en enkel nettside; e som er fritt tilgjengelig. Nettsiden inneholder en oversikt over emne, tittel, eier, prosjektleder, dato for publiserting eller planlagt ferdigstillelse med mer. De 15 første ferdige prosedyrene er publisert på nettstedet. Sekretariatet har ansvar for publisering og oppdatering av innhold på siden Valg av tema for fagprosedyrer Initiativ til å utvikle en prosedyre kommer fra kliniske miljøer ved at de selv tar initiativ til å produsere en prosedyre eller foreslår tittel for en prosedyre som det er behov for. Forslagsstillere bør ha forankring i et fagmiljø og bør kunne dokumentere at prosedyren skal brukes i hele HFet som bestiller og at det foreligger en god begrunnelse for temavalget. Forslagstiller kan være ansatt i et HF, i RHF, kommunehelsetjenesten eller foreslå tittel som representant fra en spesialistforening eller pasientforening. Forslagsstiller undersøker først i databasen over ferdige prosedyrer, og senere i basen over pågående og planlagte prosedyrer for å klargjøre om det er behov for å sette i gang et arbeid. Alternativt tar forslagsstiller kontakt med sekretariatet i Kunnskapssenteret som kan avklare dette. Ved oppstart av arbeidet registrerer sekretariatet en tittel og en eier/prosjektleder i databasen slik at informasjonen blir tilgjengelig for alle. Dette temaet vil da være opptatt i forhold til andre som ville måtte ønske å starte et arbeid på samme tema. Dersom flere melder sin interesse for ett tema skal sekretariatet initiere samarbeid mellom disse om den aktuelle prosedyren. I forbindelse med registrering av tema/tittel i prosedyreprosjektet må initiativtaker selv se til at arbeidet forankres i det lokale fagmiljøet (foretak el kommune, organisasjon, institusjon) slik at det eies av hele organisasjonen (eksempelvis relevant fagråd i et foretak). I samarbeid med sin organisasjon og med støtte fra sekretariatet eller andre klinikere som har erfaring 8

9 med prosedyrearbeid utvikler initiativtaker så en plan for utarbeidelse, bruk av ressurser, tidsplan med mer. Denne prosessen innbærer at fagmiljøene selv identifiserer behov for prosedyrer og initierer prosedyrearbeid. Imidlertid bør det også være mulig å initiere prosedyrer fra ledernivå i tjenestene. Sekretariatet i Kunnskapssenteret kan også gjennomføre prosesser i fagmiljøene med mål å identifisere viktige prosedyrer som bør utvikles. En eventuell gjennomgang av de viktigste prosedyrer som utføres i ulike deler av helsetjenesten i dag vil kunne munne ut i lister over viktige tema som så kan etterfølges av et mer planlagt og styrt utviklingsarbeid, for eksempel koordinert av sekretariatet. Oppdatering Plan og dato for oppdatering er et av minstekravene til fagprosedyrene, og planlagt dato for oppdatering må komme tydelig frem i databasen over de ferdigstilte fagprosedyrene. Sekretariatet skal være pådriver for at oppdatering gjennomføres og kan via påminnere og støtte bidra til dette. Imidlertid må hovedansvaret ligge i tjenestene. Historikk for oppdatering og versjonsregistrering må sikres slik at alltid rett versjon er tilgjengelig i foretakene. Varslingsrutiner for oppdatering må løses teknisk, og system for planlegging av revisjoner må innarbeides, for eksempel ved at alle som har benyttet en prosedyre lokalt varsles når prosedyren oppdateres. Nasjonalt IKT forum bør delta aktivt i videreutvikling av et brukervennlig og effektivt system for dette. 2. Produksjonsoppgaven Kunnskapsbaserte prosedyrer Prosedyreprosjektet skal produsere og formidle kunnskapsbaserte prosedyrer. I prosjektet er en kunnskapsbasert fagprosedyre kjennetegnet ved at den er utarbeidet etter minstekravene for fagprosedyrer som nettverket har sluttet seg til. Videre bør prosedyrene i størst mulig grad være flerfaglige. En prosedyre er flerfaglig når den ivaretar krav nr 5 i AGREE instrumentet: Arbeidsgruppen som har utarbeidet retningslinjen (les: prosedyren) har med personer fra alle relevante faggrupper (AGREE instrumentet er en internasjonal anerkjent sjekkliste til å vurdere kvalitet på faglige retningslinjer). Det bør alltid vurderes om prosedyrer i helsetjenesten angår flere yrkesgrupper. Dersom de angår flere grupper bør de utarbeides av en tverrfaglig sammensatt gruppe. I noen tilfeller vil det imidlertid være aktuelt å utvikle fagspesifikke prosedyrer. Som hovedprinsipp bør fagmiljøene selv vurdere når det er behov for rene fagspesifikk prosedyrer. Hovedprinsippet for en kunnskapsbasert prosedyre er at den følger internasjonale standarder for god kunnskapshåndtering. Det innebærer blant annet at den bør bygge på god og oppdatert forskningsbasert kunnskap, og at den kan vise til en systematisk og transparent 9

10 metode i utarbeidelsen. Andre kilder enn forskningsbasert kunnskap, slik som klinisk erfaring og lokale forhold, skal også vektlegges som kunnskapsgrunnlag. Kravene er formulert i AGREE verktøyet som er utgangspunktet for minstekravene. Disse kravene samsvarer i stor grad med prinsipper for god kunnskapshåndtering og med Kunnskapssenterets metoder for oppsummering av forskning. Som prinsipp for innhentingen av kunnskap vil en benytte 6S-modellen. 6S modellen innebærer at litteratursøk starter med søk etter kunnskapsbaserte prosedyrer, retningslinjer og systematiske oversikter, før man eventuelt søker etter primærstudier. Metodekravene til utarbeidelse av prosedyrene beskriver krav til fremgangsmåter, arbeidsprosesser og rapportering. Disse er eksplisitt beskrevet i metodekravene. Viktige krav er for eksempel utfylling av PICO skjema (skjema som bidrar til spissing av tema og problemstillinger ved å spesifisere P for populasjon, I for intervensjon, C for kontroll og O for outcome), god søkestrategi og rapportering av denne, kvalitetsvurdering og eksplisitt vurdering av kunnskapsgrunnlag. I tillegg er det et krav om vedlagt metoderapport. Kunnskapssenteret bruker GRADE systemet for å gradere kvaliteten på dokumentasjonen. GRADE (Grading of Recommendations, Assesment, Development, and Evaluation, blir brukt for å vurdere kvaliteten på den samlede dokumentasjonen for hvert utfallsmål. Metoden beskriver hvilke kjennetegn ved studiene som er vurdert og hvilke vurderinger som er blitt gjort. Systemet er også anbefalt brukt for å gradere styrken på anbefalinger i retningslinjer. GRADE systemet er foreløpig ikke tatt i bruk i prosedyreprosjektet men det er et fremtidig mål at dette systemet implementeres i prosedyrearbeid. Prosjektet skal unngå tradisjonelle konsensusprosesser i utarbeidelsen av prosedyrene. Erfaringsbasert kunnskap og kontekstuelle forhold skal imidlertid ivaretas og innarbeides. Metoderapporten skal ha en tydelig beskrivelse av hvilke kunnskapskilder som er benyttet, og hvordan de ulike kildene har påvirket prosessen og prosedyren. Gjennom hele arbeidet med prosedyren skal sekretariatet ha en støttende rolle, samt gi veiledning og råd til prosjektlederne som lager fagprosedyrer. Ulike undervisningstilbud er utviklet og skal videreføres (se under). Høringsprosess, metoderapport og godkjenning Etter at en kunnskapsbasert prosedyre foreligger i første utkast fra et fagmiljø skal den pilottestes og deretter sendes på høring til relevante miljøer. Det er produsenten av den kunnskapsbaserte fagprosedyren som har ansvar for høringsrunden. Runden bør være så åpen som mulig, for eksempel ved at utkast til prosedyrer blir lagt på et eget område i delingsplattformen for en åpen høring over en gitt tidsperiode. Det vil gi alle interesserte mulighet til å kommentere og drøfte prosedyren. Det er også viktig at sentrale fagpersoner ved andre HF eller kommuner enn der prosedyren blir laget får prosedyren på høring. Sekretariatet i Kunnskapssenteret blir en viktig høringsinstans som skal gi tilbakemeldinger på prosess og metode. 10

11 Faglige og metodiske innspill skal vurderes og eventuelle revideringer blir foretatt av prosjektleder. Ved faglig uenighet kan det være aktuelt trekke inn sekretariatet og referansegruppen for å løse dette. Det skal ikke være nødvendig å publisere to eller flere prosedyrer over samme tema. En skal tilstrebe transparens for offentligheten i alle ledd av prosedyreproduksjonen. Faglig uenighet kan beskrives i metoderapporten. Etter høringsrunden kan prosedyren godkjennes i det aktuelle foretak/sykehjem/annen institusjon av medisinsk/helsefaglig ansvarlig leder. Det enkelte HF bør bestemme hvem som har ansvaret og hvordan en slik godkjenning skal skje. Når det gjelder godkjenning av fagprosedyrer for primærhelsetjenesten må dette drøftes og avklares. Etter godkjenning lokalt skal prosedyren gjøres tilgjengelig på delingsplattformen, og på Helsebiblioteket. Sekretariatet ser til at prosedyren er utarbeidet etter metode og formkravene før dette skjer, og har ansvar for å legge prosedyren ut på Helsebiblioteket. Ved ferdigstillelse av prosedyren skal det medfølge en metoderapport som bekrefter og dokumenterer at minstekravene fra AGREE er fulgt. Prosedyrer som ivaretar minstekravet legges i delingsplattformen og kan så godkjennes og benyttes i andre HF. 3. Formidlingsoppgaven Helsebiblioteket skal utvikle og drifte nettstedet for det nasjonale nettverket for fagprosedyrer på Her vil alle som jobber med utvikling av prosedyrer finne informasjon om metode og støtteverktøy i prosessen med å utarbeide prosedyrer. En oversikt over pågående prosedyrer finnes her, slik at man unngår at flere begynner på utarbeidelse av samme prosedyre. Ferdige prosedyrer vil publiseres i html-format og i en strukturert form som gjør gjenfinning ved hjelp av søkemotorer lettere. Fagprosedyrene som er utviklet etter en kunnskapsbasert metodikk og som ledsages av metoderapport, skal inngå i prosedyrene på denne plattformen. Når et foretak har utarbeidet en prosedyre etter de metodekravene som er definert i det nasjonale nettverket, vil prosedyren bli sendt til sekretariatet i Kunnskapssenteret. Sekretariatet vil ta ut eventuelle lokale beskrivelser, slik at prosedyren blir generell og mulig å ta i bruk ved andre foretak/institusjoner. Helsebiblioteket vil publisere prosedyren, og merke den med: For at du som helsepersonell skal kunne bruke denne prosedyren må den være godkjent i helseforetaket du jobber i Navn og logo på institusjon som har sendt inn prosedyren. Navn på de ansatte i foretaket som har utarbeidet prosedyren. Dato for når prosedyren sist er oppdatert. Alle prosedyrene vil ha en utskriftsvennlig versjon, og det er mulig å hente ut innhold basert på overskrifter som Diagnose, Behandling m.m. 11

12 Dersom man velger å bruke en av prosedyrene lokalt vil det være mulig å abonnere på e-post eller RSS-feed ved endringer og oppdateringer som skjer med prosedyren sentralt. Foretakene har selv ansvar for å vurdere om prosedyren krever oppdatering en gang i året eller hvert annet år. Det foreslåtte sekretariatet i Kunnskapssenteret kan ha en rolle som pådriver for oppdatering. Alle versjoner av informasjonen vil lagres i en versjonsliste i publiseringssystemet. Standardisering av formen/språket/disposisjonen Overskrifter og underoverskrifter utformes i henhold til mal for overskrifter og underoverskrifter. Et emnetre som samsvarer med BMJ Best Practice, men som i tillegg inneholder et mellomnivå, er allerede oversatt og tilgjengeliggjort og kan være kjernen i informasjonsarkitekturen. Emnetreet skal ligge på nettsiden som et eget nettstedskart. Dette vil særlig bli viktig når man har fått et visst volum på antallet prosedyrer på nettsiden. 4. Implementeringsoppgaven Produksjon og formidling av kunnskapsbaserte fagprosedyrer fører alene nødvendigvis ikke til endring og kvalitetsforbedring i helsetjenesten. Det foreligger dokumentasjon fra mange land om at retningslinjer og prosedyrer ikke følges, og implementeringsforskning viser at praksisatferd er vanskelig å påvirke. Det er ulike barrierer for endring i ulike settinger og mellom ulike fagområder Videre viser forbedringsprosjekter at endringene som oppnås ofte er små til moderate. Men små og moderate endringer kan ha stor betydning når det gjelder viktige helseproblemer og vi må bruke kunnskapen og erfaringene som finnes i implementerings- eller iverksettingsarbeidet. Vi har valgt å formulere implementeringsrollen som en egen oppgave i prosedyreprosjektet fordi dette en viktig oppgave, men arbeidet må utføres lokalt. Prosedyreproduksjon må følges av aktive implementeringsstrategier slik at prosedyrene tas i bruk. Hele prosjektet lykkes ikke før vi kan presentere, undervise og støtte fagmiljøene i iverksettingsarbeidet, eventuelt bidra til evaluering og oppfølging på den enkelte arbeidsplass. Forskningsbasert kunnskap om implementering og læring skal støtte utviklingen av hjelpemidlene. En gruppe som skal ivareta utvikling av denne delen av prosjektet er etablert. Gruppen skal utvikle en verktøykasse for implementering som skal presenteres på delingsplattformen. Kunnskapssenteret skal bidra med sin kunnskap om effekt av implementeringsstrategier fra systematiske oversikter. HFene og primærhelsetjenesten har spilt inn at viktige komponenter som voksenpedagogikk, kognitiv psykologi og effektiv presentasjonsformer og læringsformer for klinisk praksis også må inngå i dette arbeidet. 12

13 Prosedyrearbeid i primærhelsetjenesten Primærhelsetjenesten har færre systemer og kontaktflater for faglig samarbeid enn spesialisthelsetjenesten, men noen nettverk eksisterer, for eksempel kollegaveiledningsgrupper. I pleie- og omsorgssektoren har det vært en satsning på oppbygging, utdanning og kvalitet ved etableringen av Undervisningssykehjem og Undervisningshjemmetjenester. Prosedyreprosjektet bør samarbeide med disse og facilitere prosedyrearbeid i disse miljøene. Kunnskapssenteret har et pågående samarbeid med Vestfold fylke om et interkommunalt undervisningsopplegg i kunnskapsbasert praksis og prosedyrearbeid. Praksiskonsulent-ordningen - PKO - er et nettverk av allmennpraktiserende leger som skal sikre og styrke samarbeidet mellom sykehusets avdelinger, allmennpraktiserende leger og den kommunale pleie- og omsorgstjenesten til beste for enkeltpasienten. Disse kontaktene bør kunne involveres i prosedyrearbeidet. Spesialistutdanningen i allmennmedisin kan være en et annet kontaktpunkt for samarbeid. Dette må utredes og konkretiseres. De mange kompetansesentrene i Norge har i dag svært ulike oppgaver og deres fremtidige rolle i helsetjenesten er i støpeskjeen. Ettersom mange kompetansesentra har som en av sine viktigste roller å bidra til god praksis på ulike fagfelter, er det naturlig å invitere disse med og forvente aktiv deltakelse i det konkrete arbeidet med fagprosedyrer. Kunnskapssenteret ønsker å være en pådriver også for prosedyrearbeid i primærhelsetjenesten, men ser at dette må realiseres i en fase II av prosjektet. For at prosjektet skal bli vellykket, er det viktig å avgrense oppgavene i denne første perioden. Kompetansebygging og støtte Det er behov for å bygge nødvendig kompetanse og ferdighet blant de som skal lage fagprosedyrer i klinikken. I spesialisthelsetjenesten finnes det klinikere med metodekompetanse og ferdigheter innen kunnskapshåndtering. Erfaringene våre tilsier at det likevel er behov for metodestøtte i prosedyrearbeid. I primærhelsetjenesten er behovet enda større når det gjelder støtte og veiledning og dette må håndteres i prosjektet. Bibliotekarressurser er viktig på tvers av alle sektorer. Bibliotekarenes kompetanse og erfaring er en viktig forutsetning for å lykkes med prosjektet. Bibliotekarene bør også samarbeide internasjonalt og nasjonalt om forbedring og effektivisering av prosedyrearbeid. Undervisning, veiledning, koordinering og støtte vil bli sentrale roller for sekretariatet i prosedyreprosjektet. Mye aktivitet er allerede i gang gjennom kurs og nettverksarbeid og dette skal videreføres. I videreutvikling av prosjektet er det behov for å utvikle nye kurstilbud, for eksempel eget e-læringsverktøy for fagprosedyrer, samt støtte til 13

14 implementering. Det blir videre viktig å benytte klinikere som har erfaring og kompetanse i prosedyrearbeid til å støtte andre og til å bidra når læringsressurser skal utvikles. Universitets- og høgskolesektor Holdninger til gode fagprosedyrer, samt kunnskap og ferdigheter i prosedyrearbeid bør etableres i grunnutdanninger i medisin og helsefag, og det bør være tema i etter- og videreutdanninger. Universitets- og høgskolesektoren, spesielt lærere er derfor sentrale samarbeidspartnere og målgrupper i prosjektet. Det vil etter hvert være naturlig at HF og forvaltning stiller krav til utdanningsinstitusjoner som utdanner helsepersonell at de etter endt utdanning er skolert i kunnskapsbasert praksis og at de etterspør minstekravene for fagprosedyrer. Det vil også være naturlig at studenter i medisin og helsefag oppfordres til å skrive prosjektoppgaver i form av kunnskapsbaserte fagprosedyrer. En kanal for samarbeid er høgskoler som allerede har relevante utdanninger i gang. Høgskolen i Bergen har tatt opp sitt andre kull i Masterstudiet i kunnskapsbasert praksis, og Høgskolene i Akershus og Molde er i gang med videreutdanninger innen samme fagfelt. Prosedyrearbeid bør være viktige tema i disse utdanningene. Utdanninger og aktivitet i høgskolesektoren når imidlertid i svært liten grad leger som er nødvendige medspillere for gode fagprosedyrer i helsetjenesten. Kunnskapssenteret kan benytte sine bistillinger til å støtte lærere i medisin og helsefag og tilby overleger som er i permisjon hospitering i Kunnskapssenteret for å lede fagprosedyrearbeidet. Universitets- og høgskolesektoren bør delta med representanter inn i prosjektets referansegruppe. Brukerperspektivet og brukermedvirkning Bruker forstått som pasient Pasientens rett til informasjon og medvirkning er en lovfestet rettighet. Verdigrunnlaget er at pasientens behov skal være førende for struktur og innhold i tjenesten. Prosedyren skal utføres under likeverdig dialog og informert samtykke med pasienten. Gode kommunikasjonsteknikker skal føre til felles forståelse mellom fagperson og pasient. Enkelte pasienter har dobbeltdiagnoser eller andre spesielle sykdommer som kan ha konsekvenser for prosedyrens gjennomførbarhet eller pasientsikkerhet. Et helhetsbilde av pasientens sykdomshistorie og dialog med pasienten er nødvendig før intervensjon. Fagprosedyren, der det er aktuelt, skal planlegges ut fra pasientopplevde brukererfaringer og skal bidra med sitt perspektiv til bedre opplevelse og kvalitet for andre pasienter som gjennomgår samme prosedyre. Oppsummerte erfaringer fra tidligere pasienter er 14

15 individuelle erfaringer, men kan gi dybdeforståelse vedrørende rollen som tjenestemottaker av prosedyre. Brukerperspektivet kan lære fagfolk noe om prosedyrens konsekvens underveis og i ettertid. Helse Sør-Øst har utarbeidet en folder med 13 prinsipper for brukermedvirkning, Brukermedvirkning i utformingen av innhold i prosedyrene bør sikres gjennom rutinene for innholdsproduksjon, eksempelvis slik dette er formulert i Agree-kriteriene for retningslinjer. En forutsetning for brukermedvirkning og empowerment er delt kunnskap, og innholdet på delingsplattformen skal derfor aktivt deles med befolkning og helsepersonell gjennom de nettsteder der pasientene er tilstede. Prosjektet tar mål av seg til, sammen med de regionale heleforetakenes brukerutvalg, helseforetakenes brukerråd og brukerorganisasjoner, å finne den rette form på prosedyrearbeidet som gir best uttelling mht brukermedvirkning. Det er allerede gjort erfaringer med at brukere er med i prosedyreprosjekter, har prosedyrer til høring før de godkjennes og at brukere er med å administrere prosedyrearbeidet. Det er også etablert erfaringer med ulike former for søk i databasene som sikrer at forskning omkring brukererfaring kommer med i en prosedyre men dette er ikke ennå integrert i minstekravet for fagprosedyrer. Brukerorganisasjonene har utdannede likemenn som kan bistå med pasienterfaringer, og skal vise gode rollemodeller og erfaringskompetanse. FFO/SAFO (HSØ) har brukermodulopplæring på systemnivå for erfarne brukerrepresentanter og har en brukerbank som kan være tilgjengelig for utvikling av fagprosedyrer. Et eksempel på en veileder for brukermedvirkning er utarbeidet ved Sykehuset Telemark, us/ Juridiske aspekter Opphavsretten til de ulike dokumenter som produseres i delingsplattformen forutsettes å forbli hos produsentene av innholdet, dvs. forfatterne og/eller foretaket som har produsert prosedyren. En nasjonal samling av prosedyrer og andre normerende dokumenter vil i seg selv ikke endre noe på ansvarforholdene i helsetjenesten. Det faglige ansvaret ligger først og fremst på helsepersonellet (for å drive forsvarlig overfor den enkelte pasient) og på virksomheten (ved ledelsen) for å etablere forsvarlige systemer og rutiner. Helsebiblioteket publiserer en generell disclaimer (ansvarsfraskrivelse) som dekker alt innhold og som blant annet inneholder følgende formulering: Selv om Helsebiblioteket tilbyr kvalitetsvurdert kunnskap, er vi ikke i stand til å kontrollere nøyaktighet og fullstendighet for alt innhold og alle lenker og kan derfor ikke garantere for kvaliteten verken eksplisitt eller implisitt. Assisterende 15

16 direktør i Statens helsetilsyn Geir Sverre Braut formulerer seg slik: Slik eg ser det vil det vere eit viktig element i vurderinga av forsvarleg verksemd at ein har brukt tilgjengeleg kunnskap, men bruken av den (avgjerda som bli fatta) i den einskilde situasjonen må helsepersonellet sjølv stå ansvarleg for. Eit kunnskapsgrunnlag er nødvendig, men åleine ikkje tilstrekkeleg for fagleg forsvarleg verksemd kan vere ein annan måte å seie det på. Organisering av prosjektet Prosjektet foreslås organisert som et prøveprosjekt over tre år med en påfølgende evaluering. Kunnskapssenteret etablerer et sekretariat med forankring i Avdeling for kunnskapsbasert praksis, med bistand fra Helsebiblioteket. RHFene bidrar til å etablere en referansegruppe i samarbeid med Kunnskapssenteret. Råd for nasjonalt prosedyrenettverk skal bidra i utvikling og rådgivning i prosjektet, samt i produksjon og spredning. Referansegruppen bør bestå av ca 8-10 personer, og bør ledes av en representant fra RHFene. I tillegg bør hvert RHF være representert i gruppen, samt Helsedirektoratet, Universitets- og høgskolesektoren og en brukerrepresentant. Kunnskapssenteret bør være representert med to personer. Ressursbehov og budsjett Etablering og drift av dette prøveprosjektet forutsetter at både Kunnskapssenteret og RHFene bidrar med ressurser til å drifte det foreslåtte sekretariatet. Kunnskapssenteret startet med å øremerke en 20% engasjementstilling til prosjektet i 2010, men benyttet betydelig mer ressurser på prosjektutvikling, veiledning og kursing. Fra januar 2011 har sekretariatet vært bemannet med to stk 50% stillinger finansiert av Kunnskapssenteret. For å dekke sekretariatsfunksjonen i det videre arbeidet foreslår vi følgende bemanning: en prosjektkoordinator/sekretariatsleder i 100% stilling en bibliotekar/nettredaktør i 100% stilling tre-fire klinikere i 50% stillinger ytterligere tre-fire klinikere tilknyttet i 20% stillinger Klinikerne bør representere ulike profesjoner og fagmiljøer (medisiner, sykepleier, fysio/ergoterapeut el) og bør ha metodekompetanse og erfaring i å lage kunnskapsbaserte prosedyrer. 16

17 Sekretariatets behov for ressurser vil avhenge av ambisjonsnivået for prosjektet utover produksjon og formidlingen av fagprosedyrer. Inklusjon av prosedyrer for primærhelsetjenesten, samt annet normerende innhold vil være svært ressurskrevende. For finansiering av sekretariatet foreslår vi at Kunnskapssenteret/Helsebiblioteket fortsetter å finansierer en 100% stilling, samt driftsmidler knyttet til opplæring og undervisning, støtte til formidlingen og å ivareta nettstedet (se budsjett). For finansiering av resterende stillinger, bidrar hvert RHF med ressurser tilsvarende 100% stilling. Kunnskapssenteret har personalansvar for sekretariatet og for ansettelser. Prosjektnavn "Prosedyreprosjektet" Et faglig årsverk i Kunnskapssenteret koster kr inkludert indirekte kostnader. Lønnskostnader Stilling finansiert av Kunnskapssenteret/Helsebiblioteket Stilling finansiert av Helse Sør-Øst Stilling finansiert av Helse Vest Stilling finansiert av Helse Midt Stilling finansiert av Helse Nord Sum lønnskostnader Driftskostnader Reiseutgifter Kurs og seminarer Konsulentkostnader Annet - Sum driftskostnader Sum kostnader

18 Tidsplan/Milepælsplan Prosjektet startet opp ved at Nasjonalt nettverk for fagprosedyrer ble dannet. Sekretariat i Avdeling for kunnskapsbasert praksis i Kunnskapssenteret ble etablert 1. januar 2011 med to stk 50% stillinger finansiert av Kunnskapssenteret/Helsebiblioteket. Sekretariatet bemannes opp fra 1. januar 2012 med stillinger finansiert av RHFene. Arbeidet styres og evalueres kontinuerlig av Råd for nasjonalt prosedyrenettverk og en referansegruppe.. På den måten blir prosjektet evaluert systematisk hvert år både top-down (referansegruppen) og bottom-up (Rådet). Ved prosjektperiodens slutt, 1. januar 2014 tar sekretariatet initiativ til en evaluering. Evalueringen bør ta utgangspunkt i kartleggingen av status i prosedyrearbeid i HFene som Kunnskapssenteret gjennomførte og publiserte i rapporten Prosedyrearbeid meningsløst mangfold (2010) %C3%B8st+mangfold%3F.8593.cms. På bakgrunn av evalueringen skal man skissere videre aktivitet og prioriteringer i prosjektet. Fremdriften i prosjektet 1. Revidert prosjektbeskrivelse publiseres i august RHF fagdirektørforum drøfter prosjektet med ADene i august 2011 og ber om finansiering av stillinger i sekretariatet 3. Kunnskapssenterets Fagråd holdes kontinuerlig oppdatert 4. Finansiering av sekretariatet klargjøres innen 1. oktober Sekretariatet utvides med stillinger finansiert av RHFene fra 1.januar Referansegruppe for prosjektet etableres fra 1. januar Prosjektet evalueres etter 3 års perioden, 1.januar 2014 Risikovurdering Sekretariatet skal gjennomføre en risikovurdering. Dette er avgjørende for arbeidet med videre planer, fremdrift og resultater i prosjektet. Ulike måter å organisere prosedyrearbeidet i det enkelte HF blir viktig å drøfte i denne sammenheng. 18