Fiskeri- og havbruksnæringens forskningsfond (FHF) Tilbudsfrist: kl 12.00

Transkript

1 Fiskeri- og havbruksnæringens forskningsfond (FHF) Tilbudsfrist: kl

2 OM FHF

3 Konkurransegrunnlag Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Anskaffelsen baserer seg på prosedyren direkte anskaffelse. Oppdraget gjelder bistand i forbindelse med implementering av e-arkiv og saksbehandling (Public 360). I tillegg ønskes det bistand for utarbeidelse av arkivplan og bevaring og kassaksjonsplan. 2 Om FHF Fiskeri- og havbruksnæringens forskningsfond - FHF - er næringens eget verktøy for næringsrettet FoU som skal bidra til verdiskapning i næringen. FHF finansieres 100 prosent av næringen selv gjennom en FOU-avgift på eksporten av all sjømat på 0,3 prosent. er Næringsrettet FoU for en bærekraftig og lønnsom sjømatnæring i vekst. Organisasjonen er et sentralt bidrag til næringens og Norges arbeid for å realisere visjonen om Norge som verdens ledende sjømatnasjon. FHF fordeler midler til næringsrettet FoU på eget initiativ, i samsvar med kort- og langsiktige strategier som er forankret i næringen. FHF tar ikke i mot prosjektsøknader, men kan i sitt løpende strategiarbeid vurdere både prosjektforslag og rent strategiske innspill. Fiskeri- og havbruksnæringens forskningsfonds virksomhet reguleres av en egen lov og to forskrifter. FHF-loven, Lov nr. 68, "Lov om avgift til forskning og utvikling i fiskeri- og havbruksnæringen", sier at FHFs formål er å legge til rette for økt verdiskaping, miljøtilpasning, omstilling og nyskaping i fiskeri- og havbruksnæringen. FHFs midler skal forvaltes av et styre oppnevnt av Fiskeri- og kystdepartementet. FHF-forskriften Forskrift nr. 1056, "Forskrift om avgift til forskning og utvikling i fiskeri- og havbruksnæringen", gir utfyllende retningslinjer for FHFs virksomhet. Forskriften fastslår blant annet at styrets medlemmer skal foreslås av Norges Fiskarlag, Fiskeri- og Havbruksnæringens Landsforening og LO. Midlene skal benyttes til næringsrettede FoU-prosjekter (eller FoUprogrammer) til nytte for hele eller deler av næringen, og resultatene skal gjøres allment tilgjengelige. Over tid skal det legges opp til en rimelig fordeling mellom de ulike delene av næringen. FHFs midler skal fordeles på FHF-styrets eget initiativ, og ikke på grunnlag av søknad om støtte til enkeltprosjekter. FHFs midler kan ikke nyttes som privat egenandel i brukerstyrte prosjekter hvor resultatene forbeholdes de enkelte deltakende foretak. Styret skal videre samordne FHFs midler 3

4 med annen offentlig finansiert marin forskning. FHF skal ha avtaler med Norges forskningsråd og Innovasjon Norge og sikre løpende kontakt om strategiarbeid, arbeidsdeling og samordning. FoU-avgiften skal beregnes av fob-verdien av eksportert fisk og fiskevarer, men en avgiftssats på 3 promille av avgiftsgrunnlaget. Avgiften skal kreves inn av Tollmyndighetene. FHF har regnskaps- og revisjonsplikt etter regnskapsloven. Innkrevingsforskriften Forskrift nr. 1253, "Forskrift om samordnet innkreving av avgift på fiskeeksport", samordner innkrevingen av FoU-avgift til FHF og markedsavgift til Eksportutvalget for Fisk (EFF). Forskriften fastsetter avgiftssatsens samlede størrelse på 1,05 prosent av avgiftsgrunnlaget, med noen unntak der satsen er lavere eller der det ikke innkreves avgift. Avgiftsplikten oppstår idet fisken/fiskevarene føres ut av landet, eller ved direkte levering fra norsk fiskefartøy til utlandet eller til utenlandsk fartøy. FHF ble opprettet i 2001 og er et forvaltningsorgan under Fiskeri- og kystdepartementet. Styret oppnevnes for en periode på to år. Styrets hovedoppgaver skal være - å utarbeide kort- og langsiktige strategier for fiskeri- og havbruksnæringen for bruk av midlene fra FoU-avgiften, på grunnlag av en løpende dialog med hele næringen - å fordele forskningsmidlene og fastsette nærmere vilkår for tildeling av midler i samsvar med de strategier som er utarbeidet - å stå for en overordnet oppfølging av FoU-tiltakene - å foreta en samlet rapportering om anvendelse av forskningsmidlene til Fiskeri- og kystdepartementet. - å organisere det sekretariat som er nødvendig for ordningens virksomhet FHFs ansatte består av 23 personer, med lokalisering i Tromsø, Trondheim, Ålesund og Oslo. Hovedkontoret er ligger i Universitetsgata 10 i Oslo sentrum. FHF har et valgt styre med representanter fra sjømatnæringen. I tillegg har FHF per dd. 8 faggrupper, med representanter for sjømatnæringen, innenfor ulike sektorer av næringen. I tillegg kan det oppnevnes ressurspersoner eller ressursgrupper innenfor enkelte saksområder for å styrke saksbehandlingen. 4

5 Lover FHF-loven, av 7. juli 2000 nr. 68, "Lov om avgift til forskning og utvikling i fiskeri- og havbruksnæringen" Lov om arkiv av 4. desember 1992 (arkivloven) Offentleglova av 19. mai 2006 med senere endringer Forvaltningsloven av 25. juni 1999 Personopplysningsloven av 14. april 2000 Ot.prp.nr Om lov om elektronisk signatur Sikkerhetsloven av 20. mars 1998 Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eforskriften) Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen Noark-standarden, kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning SGK, Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling Forskrifter FHF-forskriften Forskrift nr. 1056, "Forskrift om avgift til forskning og utvikling i fiskeri- og havbruksnæringen Innkrevingsforskriften Forskrift nr. 1253, "Forskrift om samordnet innkreving av avgift på fiskeeksport", Forskrift om offentlige arkiv (arkivforskriften) Forskrift til offentlighetsloven Forskrift om informasjonssikkerhet Personopplysningsforskriften E-forvaltningsforskriften (Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen) Sentrale bestemmelser Riksarkivarens bestemmelser Riksarkivaren er landets øverste arkivmyndighet, og har utarbeidet en rekke ulike retningslinjer for arkivarbeidet. En del av disse er sammenfattet i og behandlet i arkivloven, arkivforskriften og Noarkstandarden. Formelt sett er også disse bestemmelsene forskrifter, men for oversiktens skyld må det skilles mellom disse og arkivforskriften som er gitt ved kongelig resolusjon. Riksarkivarens regelverk for offentlige arkiver er gitt med hjemmel i diverse paragrafer i arkivforskriften, og er samlet i en forskrift gjeldene fra : 5

6 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Næringen trekkes aktivt med i FHFs virksomhet gjennom organisatorisk næringstilknytning på flere nivåer. På øverste nivå består FHFs styre av representanter for næringen. Videre har FHF rådgivende faggrupper med representanter fra næringen. På prosjektnivå oppnevner FHF styringsgrupper og/eller referansegrupper med næringsrepresentanter. FHF har løpende samarbeid med både Norges forskningsråd og Innovasjon Norge. Både Norges forskningsråd og Innovasjon Norge har observatører i FHFs styre. FHF har også et løpende samarbeid med Norges Sjømatråd. FHF har i dag et papirarkiv, men skal nå gå over til et fullelektronisk arkiv og saksbehandling (Public 360) integrert med fagsystem basert på Sharepoint. FHF mangler også arkivplan og bevaring og kassaksjonsplan. Vi ønsker å knytte til oss en konsulent som skal bistå oss med følgende arbeidsoppgaver etter avtale: Bistå vår prosjektleder med innføring av fullelektronisk arkiv og saksbehandling. Utarbeide av arkivplan Utarbeide av bevarings og kassasjonsplan (BK plan) Ønsket kompetanse: Noark 5 kompetanse Sharepoint Bred arkivfaglig erfaring og kompetanse inkl. praktisk erfaring med elektronisk arkivdrift og kjennskap til Public 360. (Praktisk erfaring bør inkludere både arkivar og bruker/saksbehandlerrollen.) Erfaring fra liknende innføringsprosjekter Erfaring med utarbeidelse av BK-planer og arkivplaner Kunnskap om fullelektronisk arkiv/saksbehandling i offentlig sektor Gode samarbeidsevner Vederlag og betaling: Det betales for medgått tid, begrenset oppad til kr ,- eks mva Det forutsettes at leverandør som leverer tilbud har ressurser til å gjennomføre oppdraget. 6

7 Tilbudet skal settes opp slik at etterspurte dokumenter legges ved i følgende rekkefølge med et tilbudsbrev foran: 1. Selve tilbudet, jf. punkt 3 2. CV 3. Referanser til oppdrag som kan sammenlignes med dette. 4. Skatteattest. 5. HMS-erklæring. Når tilbud er mottatt, vil vi ut fra kriteriene for valg, foreta et valg. Kontraktsunderlag for den påfølgende leveranse vil være Statens standardavtale for bistand (SSA-B). Dette konkurransegrunnlag vil utgjøre et referansedokument til kontrakten sammen med tilbudet Oppdragsgiver og leveringsadresse for denne anskaffelsen er: Fiskeri- og havbruksnæringens forskningsfond (FHF) Universitetsgata Oslo Kontaktperson er: Anne Margrethe Olsen, økonomi og administrasjonssjef e-post: anne.margrethe.olsen@fhf.no All kommunikasjon vedrørende konkurransegrunnlaget og anskaffelsen skal rettes til kontaktpersonen. Tilbudet skal utformes på norsk. for sent innleverte tilbud. Oppdragsgiver vil avvise tilbudsfristen. Leverandøren er bundet av tilbudet i to måneder etter Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 7

8 Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyderen umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Tilbyderen må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumentene er akseptert. Eventuelle forbehold mot konkurransegrunnlaget spesifiseres i eget vedlegg og grunngis. Tilbudet skal leveres til i Universitetsgata 10 innen den tidsfristen som går fram av punkt 4.4 og merkes Tilbudet skal leveres på papir samt på minnepinne. Start av oppdraget avtales mellom partene i forbindelse med eller umiddelbart etter kontraktsinngåelse. Oppdragsgiver stiller følgende krav til dokumentasjon som kvalifikasjonsgrunnlag for deltakelse i konkurransen: Skatte- og merverdiattest HMS-egenerklæring Etablert foretak/firmaattest. Erfaring fra tidligere leveranser 8

9 Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Når tilbudene skal vurderes, vil det tilbudet bli antatt som samlet sett er økonomisk mest fordelaktig for FHF basert på en totalvurdering av tilbudene etter følgende kriterier angitt i prioritetsrekkefølge: Tildelingskriterier: Noark 5 kompetanse, arkivkompetanse og praktisk erfaring med tilsvarende arkivfaglig arbeid i offentlig forvaltning. Erfaring fra både arkivar og bruker-/saksbehandlerrollen vektlegges. Erfaring fra liknende innføringsprosjekter Pris Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig dersom det foreligger saklig grunn. 9