Konkurransegrunnlag for anskaffelse av ARK, IARK,

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for anskaffelse av ARK, IARK, LARK og PGL

2 1 Prosjektnummer og -navn 2 Tilbudsinnbydelse 3 Tildelingskriterier 3.1 Pris 3.2 Kvalitet 4 Opplysninger om byggherren 5 Opplysninger om rammeavtalen 5.1 Rammeavtalens art og omfang Skolestruktur mot Plikter og rettigheter 5.3 Andre rammeavtaler 5.4 Entrepriseform 5.5 Kontrahering av utførende 5.6 Prosjektenes tiltaksprofil 5.7 Statusmøter 5.8 Kontraktsbestemmelser - anvendelse 5.9 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 6 Oppdrag innenfor rammeavtalen 6.1 Rådgiverens oppgave 6.2 Prosedyre for å inngå kontrakt innenfor rammeavtalen Direkte bestilling Minikonkurranse 6.3 Rådgiverens funksjoner 6.4 Kravspesifikasjon/prosjekteringsanvisning 6.5 Rådgiverens enkelte arbeidsoppgaver 6.6 Krav til leveransen 6.7 Teknisk tegner - vedlikehold 6.8 Teknisk tegner - tegningsprosjekt 6.9 Elektroniske systemer 7 Regler for gjennomføring av anskaffelsen 7.1 Generelle regler 7.2 Supplerende regler Utlevering av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Levering av tilbud Krav til tilbudet Tilbudsåpning Tilbudskonferanse Alternative tilbud - alternative frister og deltilbud Forbehold i tilbudet Forkastede tilbud Forhandlinger Administrasjon av konkurransen 8 Dokumenter utlevert som del av konkurransegrunnlaget 8.1 Rammeavtalens avtaledokument 8.2 Kontraktsbestemmelser NS 8401: NS 8402: Tilbudsskjema Table of contents

3 8.4 Kompetansematrise 8.5 PA-bok 8.6 AFKs internavtale for prosjekteringsgruppe 8.7 Ytelsesbeskrivelse for arkitekt og rådgivere 8.8 Arbeidsbeskrivelse prosjekteringsleder 8.9 Forpliktelseserklæring fra underleverandør - økonomi og finans 8.10 Forpliktelseserklæring fra underleverandør - teknisk og faglig 8.11 Skolestruktur Veiledning sladding 8.13 Blanketter

4 1 Prosjektnummer og -navn Konkurransegrunnlag for 2017/15895 Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale for innleie av ARK, IARK, LARK og PGL

5 2 Tilbudsinnbydelse AFK eiendom FKF ønsker, på vegne av AFK eiendom FKF, Akerhus kollektivterminaler og Akershus fylkeskommune v/fylkesadministrasjonen, tilbud på innleie av prosjekteringsgruppeleder (PGL). arkitekt (ARK), landskapsarkitekt (LARK) og interiørarkitekt (IARK) Følgende anskaffelsesprosedyre er valgt for denne anskaffelsen: Åpen anbudskonkurranse Det vises for øvrig til kunngjøring i DOFFIN-/TED-databasen og konkurransegrunnlaget. 3 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det beste forholdet mellom pris og kvalitet Følgende tildelingskriterier legges til grunn for valg av leverandør i denne anskaffelsen: Pris - 70% Kvalitet- 30% 3.1 Pris Tilbyder skal prise konkurransegrunnlagets vedlagte tilbudsskjema. I tilbudsskjemaet etterspørres tre ulike timepriser, klassifisert etter erfaring i henhold til direktoratet for byggkvalitet sine krav til utdanning og erfaring for de ulike tiltaksklassene. Se for informasjon om krav til utdanning og praksis. Oppdragsgiver presiserer at erfaring ihenhold til tiltaksklasse 1 gjelder all erfaring opp til og med tiltaksklasse Kvalitet Kvalitet er i denne konkurransen definert som tilbyders kompetanse og kapasitet. Tilbyder skal oppgi faglig ansvarlig for hvert enkelt fag. Det skal legges ved CV for de personene. CV skal være på maks 3 sider. Videre skal tilbyder fylle ut konkurransegrunnlagets vedlagte kompetanseoversikt. Denne skal fylles ut for øvrige tilbudte personer. Tilbyder skal tilby maks 5 personer for ARK, og maks 3 personer fagene PGL, LARK, IARK og teknisk tegner.

6 4 Opplysninger om byggherren Byggherre/oppdragsgiver AFK eiendom FKF Tlf Postadresse AFK eiendom FKF Postboks 1193 Sentrum Fakturaadresse AFK eiendom FKF Fakturamottak Postboks 1167 Sentrum 0107 Oslo Besøksadresse AFK eiendom FKF, Galleriet, plan 4, Schweigaardsgate 10, Oslo Rammeavtalens kontaktperson Roger Morsund Tlf: Anskaffelsens kontaktperson Ola Skeid Tlf: Se for ytterligere informasjon om byggherren.

7 5 Opplysninger om rammeavtalen Dette er en parallell rammeavtale, hvor Oppdragsgiver skal kontrahere tre til fem leverandører forutsatt tilstrekkelig egnede leverandører og tilbud. Antall leverandører avgjøres ved vurdering av de beste tilbydernes pris og kvalitet. Det er ikke anledning til å gi deltilbud, men oppdragsgiver oppforderer til samarbeid gjennom bruk av forpliktelseserklæring. 5.1 Rammeavtalens art og omfang AFK eiendom FKF ønsker på vegne av AFK eiendom FKF (oppdragsgiver 1) og Akershus Kollektiv Terminaler FKF (oppdragsgiver 2) (disse to er senere betegnet AFK) tilbud på parallelle rammeavtaler for følgende faggrupper: Prosjekteringsleder (PGL) Arkitekt Interiørarkitekt Landskapsarkitekt Teknisk tegner AFK eiendom FKF er et fylkeskommunalt foretak heleid av Akershus fylkeskommune. Foretaket har den utøvende eierrollen for fylkeskommunens skoleeiendommer og andre formålsbygg og forvalter 34 videregående skoler, to folkehøyskoler og fylkeskommunale tannklinikker. De har et samlet bygningsareal på ca m2 fordelt på ca. 275 bygg. Bygningsmassen varierer fra store nybygde skoler og idrettshaller til mindre stabbur og fjøs. Eksisterende bygninger er stort sett oppført etter Se for ytterligere informasjon. Akershus Kollektiv Terminaler FKF er et fylkeskommunalt foretak heleid av Akershus fylkeskommune. Formålet er å forvalte, drifte og vedlikeholde fylkeskommunens bussterminaler innfartsparkeringsplasser og brygger/kaier med teknisk utstyr. Foretaket er fylkeskommunens kompetanseorgan i spørsmål om planlegging, bygging og drift av kollektivterminaler og skal medvirke til å ivareta fylkeskommunens forpliktelser i henhold til samferdselslovgivningen med tanke på ivaretakelse av infrastruktur for kollektiv busstransport. Rammeavtalene har til hensikt å dekke AFKs behov for tjenestene ved prosjekter med nybygg, tilbygg og påbygg, samt i forbindelse med rehabilitering, ombygging og større vedlikehold. AFK s behov for å benytte rammeavtalene er avhengig av de administrative og politiske vedtak som blir fattet til enhver tid og omfanget vil derfor variere. AFK vil alltid ha en intern prosjektleder som har det overordnete ansvaret for oppdraget. Oppdragsgiver 1 og 2 vil inngå egne rammeavtaler med de valgte leverandørene og skal inngå kontrakter innenfor rammeavtalene hver for seg Skolestruktur mot 2030 Akershus fylkeskommune har i fylkestinget 15. februar 2016, sak 1/16, vedtatt prosjektet «Fremtidens skolestruktur mot 2030». Dette betyr at AFK eiendom FKF skal i de nærmeste årene etablere flere elevplasser ved å bygge nytt, utvide og rehabilitere flere av eksisterende skoler og tannklinikker. Se vedlegg "skolestruktur mot 2030", samt og for ytterligere informasjon. 5.2 Plikter og rettigheter AFK er forpliktet til å benytte leverandører med rammeavtale. AFK er ikke forpliktet til å benytte rammeavtalene når: AFK har fattet politisk eller administrativt vedtak om dette for et særskilt byggeprosjekt.

8 Leverandøren er forpliktet til å levere i henhold til den enkelte kontrakt innenfor rammeavtalene. AFK forbeholder seg retten til å tiltransportere enkelte rådgivere/fag fra andre avtaler hvis særskilte forhold gjør dette formålstjenelig. 5.3 Andre rammeavtaler AFK har i dag rammeavtale for prosjektleder-, byggeledertjenester og SHA-koordinator. AFK eiendom FKF har i tillegg egen avtale for programmeringsoppdrag til skolestrukturprosjekter. Videre er følgende rammeavtaler kunngjort parallelt med denne anskaffelsen: Rammeavtale for Kontroll av prosjektering og utførelse etter plan og bygningsloven Rammeavtale for innleie av tekniske rådgivere og PGL 5.4 Entrepriseform Valg av entrepriseform for det enkelte prosjekt, vil bli vurdert særskilt. 5.5 Kontrahering av utførende AFK kontraherer entreprenører ved å benytte eksisterende rammeavtaler når samlet entreprisekostnad er opp til 15 mill. kr. eks mva. AFK eiendom FKF har i dag rammeavtale for entreprenørtjenester med J.I. Bygg AS, Aas & Nordal Entreprenørforretning AS, Bjerk-Lind Bygg AS, Haga & Berg Entreprenør AS og HENT AS. Prosjekter over 15 mill. kr. kontraheres ved konkurranse i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dagens rammeavtale for entreprenørtjenester har varighet frem til For oversikt over AFK eiendom FKF sine rammeavtaler se Prosjektenes tiltaksprofil Prosjektenes tiltaksprofil vil hovedsakelig være bygninger og installasjoner i tiltaksklasse Statusmøter AFK har som intensjon å innkalle leverandørene med rammeavtale til statusmøte ca. en gang i året. 5.8 Kontraktsbestemmelser - anvendelse De enkelte kontrakter innenfor rammeavtalene vil bli kontrahert etter kontraktsbestemmelser for henholdsvis NS 8401 eller NS 8402 med supplerende kontraktsbestemmelser. 5.9 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Det følger av konkurransegrunnlaget at kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

9 6 Oppdrag innenfor rammeavtalen 6.1 Rådgiverens oppgave PGL, ARK, LARK, IARK (i det videre rådgiver) skal ivareta oppdragsgivers interesser i prosjektet og rapportere direkte til AFK sin kontaktperson/ interne prosjektleder. Ved AFK sin kontaktperson/ interne prosjektleders fravær skal det rapporteres direkte til rammeavtalens kontaktperson. Rådgiver skal videre bistå, ivareta og representere oppdragsgiver overfor offentlige myndigheter, entreprenører, leverandører, brukere og andre parter i byggesaken, i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Rådgiverens oppdrag skal omfatte de ytelser som er nødvendige for en effektiv og tilstrekkelig oppfølging av prosjektenes SHA, kvalitet, framdrift og økonomi, herunder en tilstrekkelig oppfølging av forhold på byggeplassen. Ytelsene vil variere og vil bli spesifisert særskilt i den enkelte kontrakt. Prosjekteringsleder vil få tilgang til AFK sin kvalitetsplan som inneholder prosedyrer og verktøy til styring av byggeprosjekter. AFKs kravspesifikasjoner/prosjekteringsanvisninger skal legges til grunn i programmering og prosjektering. Arkitekt skal bistå med å avklare reguleringsstatus og offentlige krav som kan påvirke det enkelte prosjekt. PGL vil få ansvaret for å samle inn og integrere tekniske krav som blir utarbeidet til det enkelte prosjekt innenfor rammeavtalen. 6.2 Prosedyre for å inngå kontrakt innenfor rammeavtalen Kontrakter innenfor rammeavtalen vil bli gjennomført som direkte bestilling eller som minikonkurranse. Det vil for enkelte av kontraktene på rammeavtalene være svært korte tidsfrister fra bestilling til ferdigstillelse av oppdraget. Det må påregnes at enkelte kontrakter skal gjennomføres i skolenes ferier. De valgte leverandørene må derfor ha tilstrekkelig bemanning før og i feriene til å kunne ivareta kontrakter innenfor rammeavtalene i disse periodene. Ved kontrakter innenfor rammeavtalene som går over flere faser i byggeprosessen skal det legges inn tid for oppdragsgiver til å kvalitetssikre dokumentene etter at de er overlevert AFK. Det må påregnes tidsbruk til AFKs administrative behandling av dokumentene. Med bakgrunn i vedtak av "skolestruktur mot 2030" forventes det flere minikonkurranser i de kommende enn i de foregående årene. Likevel understrekes det at de fleste bestillingene innenfor rammeavtalen gjennomføres som direkte bestillinger Direkte bestilling Ved prosjekter hvor anslått total entreprisekostnad utgjør inntil 20 mill. kr. eks. mva, vil den enkelte kontrakt innenfor rammeavtalen bli tildelt ved direkte bestilling. Samtidig presiseres det at AFK har rett til å benytte prosedyre B minikonkurranse, når AFK finner dette formålstjenelig. Oppdragsgiver tilpasser mal for "Forespørsel om oppdrag innenfor rammeavtalen" til det enkelte oppdraget. AFK fører oversikt over bestillinger og vil således etterstrebe jevn fordeling av direkte bestillinger innenfor rammeavtalen Minikonkurranse Ved prosjekter hvor anslått entreprisekostnad utgjør mer enn 20 mill. kr. eks. mva, vil den enkelte kontrakt innenfor rammeavtalen bli tildelt etter gjennomført minikonkurranse. Samtidig presiseres det at AFK har rett til å benytte prosedyre "direkte bestilling", når AFK har fattet særskilt politisk eller administrativt vedtak om dette. Minikonkurranse vil bli gjennomført på følgende måte:

10 1. For den enkelte kontrakt innenfor rammeavtalen vil det bli utarbeidet et konkurransegrunnlag. 2. Tildelingskriterier kan være CV, kompetanse, personlig egnethet, kapasitet og/eller pris 3. Forespørsel sendes til leverandørene i Mercell KGV. 4. Oppdragsgiver etterstreber minimum fire til fem dagers tilbudsfrist for å besvare tilbudsforespørselen, men kortere frister kan forekomme. 5. Leverandørene skal vedstå seg sitt tilbud i minst 60 - seksti - dager. 6. Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av enten den laveste prisen, den laveste kostnaden eller det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet 7. Tildeling av kontrakt skal primært skje i KGV, alternativt pr.e-post. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forhandle i henhold til FOA 9-2, samt retten til å avklare alle deler av tilbudet ved gjennomføring av minikonkurranse. Oppdragsgiver tilpasser mal for Forespørsel om oppdrag innenfor rammeavtalen» til det enkelte oppdraget. 6.3 Rådgiverens funksjoner Den prosjekterende skal ivareta følgende funksjoner: - gruppeleder for prosjekteringsgruppen - prosjekteringsleder - ansvarlig søker - ansvarlig prosjekterende 6.4 Kravspesifikasjon/prosjekteringsanvisning AFKs kravspesifikasjon/prosjekteringsanvisning er under revidering. Den til enhvertid gjeldende kravspesifikasjon/ prosjekteringsanvisning skal legges til grunn for arbeidet. 6.5 Rådgiverens enkelte arbeidsoppgaver Omfang av rådgiverens ytelser følger av egne vedlegg jf.punkt Krav til leveransen Følger av det enkelte oppdrag. 6.7 Teknisk tegner - vedlikehold AFK eiendom FKF vil i løpet av de neste årene utarbeide revit-modell med tilhørende tegninger for hele bygningsmassen, se beskrivelse av punkt 6.8 «Teknisk tegner - tegningsprosjekt». Teknisk tegner - vedlikehold skal utføre fortløpende oppdateringer som følge av endringer i bygningsmassen. Teknisk tegner skal utføre denne jobben, og må derfor ha kompetanse og tilgang på all programvare for å utføre disse revisjonene. Timepriser i tilbudsskjema gjelder således "teknisk tegner - vedlikehold". 6.8 Teknisk tegner - tegningsprosjekt AFK vil, umiddelbart etter avtaleinngåelse, gjennomføre minikonkurranse på teknisk tegner. Så snart rammeavtalen er tildelt vil det bli lyst ut en minikonkurranse på å utarbeide revit-modell av hele bygningsmassen. Modellen skal inneholde plantegninger, branntegninger med situasjonsplan og rømningsplaner for alle bygninger og etasjer. Modellen og layout på alle tegninger skal følge utseende og oppsett i henhold til et pilotprosjekt, som vil være tilgjengelig når minikonkurransen utlyses. Grunnlaget for utarbeidelsen av modellen er dwg-tegninger som anslås å være 90 % riktige, samt evt. revitmodeller på enkelte nye bygninger. Det vil ikke være behov for å knytte til seg andre fag i utarbeidelsen av

11 tegningene. Tilbyder kan i minikonkurransen velge å tilby en lavere timerate enn i rammeavtalen. Anslått omfang av prosjektet er timer fordelt over 3 år, med forbehold om endringer. Tildelingskriterier vil være timespris, kapasitet og kompetanse/personlig egnethet. 6.9 Elektroniske systemer Oppdragsgiver benytter Byggeweb som prosjekthotell og Mercell KGV for gjennomføring av anskaffelsesprosessen i byggeprosjekter. Leverandør vil bli gitt tilgang til og få nødvendig opplæring i bruk av disse systemene.

12 7 Regler for gjennomføring av anskaffelsen 7.1 Generelle regler De regler som skal gjelde for gjennomføringen av denne anskaffelsen fremgår av lov om offentlige anskaffelser, forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) og konkurransegrunnlagets supplerende regler. Reglene fastsetter blant annet tilbydernes og oppdragsgivers rettigheter og plikter i forbindelse med gjennomføringen av konkurransen. Tilbudet skal gis på grunnlag av de dokumenter som er angitt i konkurransegrunnlaget. 7.2 Supplerende regler Utlevering av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget legges kun ut elektronisk i Mercell Tilbudsfrist Tilbudsfrist er i denne anskaffelsen satt til 12/13/ :00 PM Levering av tilbud Tilbudet skal leveres gjennom Mercell KGV. Det er ikke tillatt med fysisk innlevering av tilbud, eller å sende tilbud pr.e-post Krav til tilbudet Tilbudet skal være skrevet på norsk Tilbudsåpning Åpning av tilbudene skjer 12/13/ :00 PM. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede Tilbudskonferanse Det avholdes ikke tilbudskonferanse Alternative tilbud - alternative frister og deltilbud Det er ikke adgang til å gi pris på alternative løsninger Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver Forkastede tilbud Forkastede tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne Forhandlinger Det er ikke tillat med forhandlinger i denne anskaffelsen Administrasjon av konkurransen AFK har kunngjort og administrerer konkurransen. Henvendelse i konkurransen sendes til oppdragsgiver via Mercell KGV.

13 8 Dokumenter utlevert som del av konkurransegrunnlaget Det presiseres at AFK sine kravspesifikasjoner/prosjekteringsanvisninger og ytelsesbeskrivelser er under årlig revisjon. 8.1 Rammeavtalens avtaledokument Rammeavtalens avtaledokument følger som eget vedlegg til konkurransegrunnlaget. 8.2 Kontraktsbestemmelser NS 8401:2010 Oppdragsgivers supplerende bestemmelser til NS 8401:2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag, følger som eget vedlegg til konkurransegrunnlaget NS 8402:2010 Oppdragsgivers supplerende bestemmelser til NS 8402:2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid, følger som eget vedlegg til konkurransegrunnlaget. 8.3 Tilbudsskjema Tilbudsskjema følger som eget vedlegg til konkurransegrunnlaget 8.4 Kompetansematrise Kompetansematrise følger som vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget. 8.5 PA-bok Byggherrens bestemmelser om prosjektadministrative rutiner som skal følges i prosjektet. Se eget dokument. 8.6 AFKs internavtale for prosjekteringsgruppe Se eget vedlegg. 8.7 Ytelsesbeskrivelse for arkitekt og rådgivere Se eget vedlegg. 8.8 Arbeidsbeskrivelse prosjekteringsleder Se eget vedlegg. 8.9 Forpliktelseserklæring fra underleverandør - økonomi og finans Se eget dokument Forpliktelseserklæring fra underleverandør - teknisk og faglig Se eget dokument Skolestruktur 2030 Se eget vedlegg Veiledning sladding Se eget dokument Blanketter Følgende blanketter følger vedlagt: Blankett 1A - NS 8401 Forsikringsattest ansvarsforsikring - enkeltprosjekterende Bl k 1B NS 8401 F ik i f ik i k k

14 Blankett 1B - NS 8401 Forsikringsattest ansvarsforsikring - gruppekontrakt Blankett 1 NS 8402 Forsikringsattest ansvarsforsikring - prosjekteringsleder