MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte på Organisasjons- og personalavdelingens møterom kl

Transkript

1 ÅS KOMMUNE MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget har møte på Organisasjons- og personalavdelingens møterom kl Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet eller møtet lukkes i henhold til lov. Saksdokumentene ligger til gjennomsyn hos Organisasjons- og personalavdelingen, Rådhusplassen 29. Innkallinger og protokoller publiseres på kommunens intranett. Godkjenning av protokoll fra møte i AMU, Referatsaker: Arbeidstilsynssaker/rapporter - Tilsynsrapport, Bolig og eiendomsavdelingen, innmeldt arbeidsulykke. ( 02/198-5) - Tilsynsrapport, varsel om pålegg Dr. Sødringsvei 10 (10/812-2) - Melding om tilsyn Solfallsveien institusjon, (10/1754-1) Rapporter fra Follo bedriftshelsetjeneste AS - Evalueringsmøte etter arbeidsplassvurdering, (07/833-3) - Arbeidsplassvurdering, (02/462-2) - Arbeidsplassvurdering, (08/2529-2) - Arbeidsplassvurdering, ((07/833-2) - Evaluering av tiltak ifht. en ansatt (00/2597-9) Hafslund - Revisjon av virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid opp i mot Eltilsynsloven, Kulturskolen i Ås (09/1001-4) NAV: - Tilsagn om tilretteleggingstilskudd, kr. 1847, Brønnerud skole (00/2597). Søndre Follo brannvesen IKS: - Tilsynsrapport, Nordbytun ungdomsskole, 5 avvik/anm. (02/ ). - Tilsynsrapport, Åsgård skole, 2 avvik/anm. (02/ ). - Tilsynsrapport, Rustad skole, ingen avvik/anm. (02/ ). - Tilsynsrapport, Solberg skole, 2 avvik (02/ ). - Brannvern/tilsyn i kommunale bygg, (10/1531-1). - Tilsynsrapport, Sjøskogen skole, 1 avvik (04/699-22).

2 Eventuelt: Saksliste: 4/10 10/918 AMU-MIDLER /10 10/ ÅRSRAPPORT VERNE- OG MILJØARBEIDET Ås, Marit R. Leinhardt. leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes til Hanne Dølheim, tlf eller e-post: (Det sendes personlig svar på mottak av e-post. Telefonbeskjed må gis dersom svar ikke er mottatt innen rimelig tid). Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

3 SAKSFRAMLEGG Utv.sak nr. 4/10 AMU-MIDLER 2010 Saksbehandler: Hanne Dølheim Arkivnr: 440 Saknr.: 10/918 Utvalg Utv.sak nr Møtedato ::: Sett inn innstillingen under denne linja Rådmannens innstilling: - Tunveien barnehage tildeles kr ,- i AMU-midler. - Sjøskogen skole tildeles kr ,- i AMU-midler. - Dr. Sødringsvei tildeles kr ,- i AMU-midler. - Service- og kommunikasjonsavdelingen tildeles kr ,- i AMU-midler. Rådmannen i Ås, Per Kierulf ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Tidligere politisk behandling: Ingen Avgjørelsesmyndighet: AMU Behandlingsrekkefølge: Vedlegg som følger saken trykt: Begrunnelsen for søknad nr. 2, 3, 4 og 5 unntas offentligheten i hht. Offl. 13 / Forv.l. 13. Følger saken på rødt papir. Vedlegg som ligger i saksmappen i tillegg til trykte dokumenter: Søknader og foreløpig svar. Utskrift av saken sendes til: søkerne SAKSUTREDNING: Fakta i saken: AMU-midler ble lyst ut på intranettet med nye retningslinjer, med søknadsfrist Det er innkommet 6 søknader totalt, alle innenfor den angitte søknadsfristen.

4 Søker nr. 1: Tunveien barnehage. Søker om skrittellere og dock-in stasjon for automatisk lesing av skritteller. Personalmøtet har bedt om søknaden og ideen er en videreføring av Dytt i mini-skala på Tunveien barnehage. De mener det både er samlende for personalet med en felles aktivitet og med felles mål, som er bra både for arbeidsmiljøet og for helsa. Sum: kr ,- Søker nr. 2: Ljungbyveien barnebolig: Teambuildingsdag. Sum kr (15 ansatte) (20 ansatte). Søker nr. 3: Kajaveien: Tur for ansatte med sosialt samvær. Sum: Søker ikke om noen bestemt sum. Søker nr. 4: Dr. Sødringsvei: Teambuildingsdag/kick off. Sum: (søker om hele eller deler av beløpet). Søker nr. 5: Sjøskogen skole: Konsulentmidler. Sum: ,-. Søker nr. 6: Service- og kommunikasjonsavdelingen: Frukt på arbeidsplassen. De søker om frukt på arbeidsplassen fordi frukt vil være et sunt og trivelig innslag i hverdagen. Det vil også være en hyggelig gest til avdelingen som ikke hadde anledning til å delta på Freskuka pga avvikling av valget i De vil være underbemannet i tiden som kommer fordi en ansatt slutter. De avlaster hverandre og arbeidsbelastningen er ofte stor. Sum: (7 kg) (5 kg). Vurdering av saken: Alle søknadene er søknader om tiltak for forbedring / opprettholdelse av godt arbeidsmiljø. Alle søknadene faller godt innunder formålet med AMU-midler. Disse fikk tilskudd i 2009: Tunveien 1 (psykisk helse): kr ,- NAV: kr ,- Frydenhaug barnehage: kr ,- Kajaveien: kr ,- Barneboligen: kr ,- Konklusjon med begrunnelse: To av søkerne fikk midler i 2009 og for å få en fordeling av midlene ut i organisasjonen innstiller rådmannen på at de fire andre søkerne får midler for Kan vedtaket påklages? Nei. Ikrafttredelse av vedtaket: Uten ugrunnet opphold / straks.... Sett.inn saksutredningen over denne linja

5 SAKSFRAMLEGG Utv.sak nr. 5/ ÅRSRAPPORT VERNE OG MILJØARBEIDET Saksbehandler: Hanne Dølheim Arkivnr: 440 Saknr.: 10/1773 Utvalg Utv.sak nr Møtedato ::: Sett inn innstillingen under denne linja Rådmannens innstilling: 2009 Årsrapport verne- og miljøarbeidet tas til orientering. Rådmannen i Ås, Per Kierulf ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Avgjørelsesmyndighet: Arbeidsmiljøutvalget Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget, Administrasjonsutvalget. Vedlegg som følger saken trykt: 2008 Årsrapport varne- og miljøarbeidet, separat trykk. Vedlegg som ligger i saksmappen i tillegg til trykte dokumenter: Ingen Utskrift av saken sendes til: AMU SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Årsrapport for verne- og miljøarbeid utarbeides på bakgrunn av arbeidsmiljøloven og lovens forskrifter. Denne årsrapporten er et tillegg til kommunens årsmelding for 2009, og gir mer detaljert informasjon om arbeidet med arbeidsmiljøet. Vurdering av saken:

6 Det vises til kommunens årsmelding for 2009, samt rapport fra kvalitetskommuneprogrammet avsl Konklusjon med begrunnelse: Amu bes om å ta saken til orientering.... Sett inn saksutredningen over denne linja

7 2009 ÅRSRAPPORT VERNE- OG MILJØARBEIDET Henvisning: Arbeidsmiljøloven med forskrifter Ås kommunes årsmelding 2009 Kommunen er forpliktet til å utarbeide en intern årsmelding for verne- og miljøarbeidet. Ved en evt. kontroll/tilsyn skal årsmeldingen forelegges arbeidstilsynet. 1. ARBEIDSMILJØUTVALGET (AMU): Arbeidsmiljøutvalget består av 10 medlemmer med stemmerett, hvorav 5 fra arbeidstakersiden og 5 fra arbeidsgiversiden. I 2009 hadde arbeidstakersiden ledervervet, og utvalget hadde følgende medlemmer ved utgangen av år 2009: Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Medlemmer: Per Kierulf, rådmann Mikal Johansen, økonomisjef. Marit Roxrud Leinhardt, helse- og sosialsjef Arnt Øybekk, teknisk sjef. Ellen Benestad, oppvekst- og kultursjef Anne Mari Hojem Borge, hovedverneombud (2 år). Nestleder Roald Westre, Utdanningsforbundet Eli Stokkebø, Fagforbundet avd. 278 Ås, leder Varamedlemmer: 1. Wenche Vedhugnes, organisasjonsog personalsjef. 2. Arne Hågensen, fagkonsulent 3. Thora Bakka, service- og kommunikasjonssjef Irma Kristensen, enhetsleder Lene Thomas Stedfortredende hovedverneombud (NaFo) Audun Johannessen, Utdanningsforb. Astrid Svingen, Fagforbundet avd. 278 Ås Ivar Hannestad (Fagforbundet) Karina Marås, Fagforbundet avd. 278 Ås Gro M. Rønningen, Delta Anita Hovland Olsen, Delta Representanter fra bedriftshelsetjenesten (BHT) - Follo Bedriftshelsetjeneste AS ble innkalt til møtene ved behov og har talerett i utvalget. BHT var tilstede på 4 av 5 møter.

8 2. ARBEIDSMILJØUTVALGETS ARBEID: I 2009 har AMU hatt 5 møter og behandlet følgende saker: Dato Saksnr /09 VALG AV LEDER OG NESTLEDER AMU /09 FASTSETTELSE AV MØTEPLAN FOR AMU /09 HANDLINGSPLAN IK-HMS FORSLAG TIL AKTIVITETSPLAN BHT /09 OPPRETTELSE AV NYTT VERNEOMRÅDE FOREBYGGENEDE HELSETJENESTER 5/09 OPPRETTELSE AV NYTT VERNEOMRÅDE MOER SYKEHJEM 6/09 SAKSNUMMER ER HOPPET OVER /09 TILDELING AV AMU-MIDLER /09 FOND FOR ARBEID MOT RASISME, VOLD, MOBBING OG / ELLER RASISME / ÅRSRAPPORT VERNE OG MILJØARBEIDET /09 FOND FOR ARBEID MOT RASISME, VOLD, MOBBING OG / ELLER RASISME 11/09 EVALUERING SLYNGETRENING 12/09 HANDLINGSPROGRAM MED ØKONOMIPLAN /09 2. TERTIAL, MEDARBEIDERE, ARBEIDSMILJØ OG SYKEFRAVÆR 14/09 HANDLINGSPLAN IK-HMS - FORSLAG TIL AKTIVITETSPLAN BHT /09 FASTSETTELSE AV MØTEPLAN FOR AMU 2010 AMUS ARBEIDSUTVALG I 2009 har AMUs arbeidsutvalg ikke hatt noen saker til behandling. ARBEIDSTILSYNSRAPPORTER Følgende arbeidstilsynsrapporter / annen informasjon fra arbeidstilsynet er blitt lagt frem for AMU: Vedtak om pålegga av , VAR området, sak 08/2063. Tilsynsrapport og varsel om pålegg av , VAR området, sak 08/2063. Varsel om tilsyn og innhenting av skriftlig informasjon, Ås kommune, sentraladministrasjonen, Ås tilsyn NP1131B. Tilsynsrapport med varsel om pålegg vedrørende inneklima, sak 09/ Oversendelsesdokument i forbindelse med Arbeidstilsynets tilsyn utført i Ås kommune, sak 09/ Tilsynsrapport med varsel om pålegg Åsgård skole, sak 09/ Tilsynsrapport med varsel om pålegg Ås ungdomsskole, sak 09/ Tilsynsrapport med varsel om pålegg Nordbytun ungdomsskole, sak 09/ Tilsynsrapport med varsel om pålegg Brønnerud skole, sak 09/ Svar vedtak om pålegg, biologisk helsefare teknisk etat, sak 08/2063. Ås kommunes kommentarer til tilsynsrapport med varsel om pålegg, sak 09/608. Svar, Arbeidstilsynets vedtak om pålegg skoler i Ås, sak 09/608.

9 ARBEIDSMILJØTILTAK STØTTET VIA AMU-MIDLER AMU hadde i 2009 kr ,- til disposisjon til forebygging og andre tiltak som ble avdekket i forhold til medarbeiderundersøkelsen og sykefraværsstatistikker, eller til utviklingsprosjekter, kurs eller lignende med spesiell vekt på de psykososiale forhold i arbeidet. Midlene ble kunngjort på intranettet. Midlene ble fordelt i AMUs møte AMU gjorde følgende tildelinger: ARBEIDSMILJØUTVALGETS VEDTAK : Midlene tildeles i tråd med AMU sine anbefalinger. Tunveien: kr ,- NAV: kr ,- Frydenhaug: kr ,- Kajaveien: kr ,- Barneboligen: kr ,- Før neste års behandling av tildeling av AMU midler utarbeides retningslinjer for søknader og det lages et søknadsskjema til formålet. Retningslinjene og søknadsskjema gjøres kjent for enhetene i forbindelse med at midlene lyses ut. 3. KOMMUNENS ARBEID MED ARBEIDSMILJØET: Denne årsrapporten bygger på kommunens årsmelding SYKEFRAVÆRSARBEIDET Sykefraværet er høyere enn ønsket. Vi har hatt en økning siden 2007, men en liten nedgang i forhold til Vi ligger under gjennomsnittet i kommune-norge. Fraværet har økt i kommunene fra og økningen har fortsatt gjennom Det betyr likevel at det er store variasjoner mellom kommunene og (store) endringer i enheter innad i den enkelte kommune slik også i Ås. Sammenlignet med de øvrige Follo-kommunene har Ås et noe lavere sykefravær enn enkelte av disse, men dette kan være uttrykk for naturlige variasjoner. Det er små forskjeller og det varierer fra det ene året til det andre. Det legges store ressurser i arbeidet for å redusere fravær og følge opp den enkelte. Det er ingen entydige årsaksforklaringer verken ved økning eller reduksjon i fraværet. Likevel tror vi at det over tid vil gi resultater at det i større grad settes ressurser inn på faktorer vi mener fremmer god helse. Godt arbeidsmiljø og god helse oppnås ved å styrke de positive ressurser hos de ansatte. Jobbtilfredshet, engasjement og nærvær oppnås ikke kun fordi negative forhold er fraværende, men fordi positive faktorer og opplevelser er tilstede. Derfor er det nødvendig å se målet om et fravær på 7,5 % over et lengre tidsperspektiv, og fortsette innsatsen med uforminsket styrke.

10 Sykefraværet i 2009 fordeler seg på følgende måte: Felles Sentr.adm. Oppvekstog kultur Helseog sosial Teknisk Korttidsfravær < 16 d. 3,0 % 2,5 % 3,6 % 2,7 % 2,7 % Sykmelding > 16 d. 5,8 % 3,9 % 5,8 % 6,0 % 7,6 % Samlet 8,9 % 5,8 % 9,4 % 8,7 % 10,3 % Av det samlede korttidsfraværet utgjør egenmeldt fravær 1,6 % av korttidsfraværet. Hovedtyngden ligger på langtidsfraværet. Det er ingen enkeltfaktorer som utpeker seg som utslagsgivende for økningen i fraværet. Som i 2008 har lederne god oversikt over hvert enkelt sykefravær og har gjennomgående fulgt etablerte rutiner. Det er få av tilfellene som kan relateres direkte til arbeidsmiljøet. Organisasjons- og personalavdelingen arbeider både med forebyggende tiltak og tiltak når den ansatte blir sykmeldt. Hovedtyngden av arbeidet skal være av forebyggende art. Tiltak ifht. den enkelte ansatte når sykemelding er ett faktum skal gjennomføres på en god måte. Rutinen er at alle som er sykmeldt 100 % skal på Dialogmøte I. Under er en oversikt over kontinuerlig tiltak i arbeidet med sykefraværet: Organisasjons- og personalavdelingen: Ajourhold og tydeliggjøring av sykefraværsrutinene. Opplæring i sykefraværsarbeid til ledere og tillitsvalgte i organisasjonen. Opplæring i vernerunder/risikoanalyser til ledere og tillitsvalgte i organisasjonen. Kontinuerlig veiledning til ledere og ansatte ved behov. Gjennomgått risiko- og sårbarhetsanalyse ifht. trusler og vold på skolene i Ås(+BHT). Gjennomført 17 Dialogmøte I og oppfølgingsmøter. Til sammen ca personer. Deltar sammen med ledere på Dialogmøte II (på NAV) ved behov. Viktige saker løftes inn i AMU for avklaring/videre oppfølging i organisasjonen. Gjennomført interne arbeidsmiljøprosesser etter behov. Gjennomført en større prosess ifht. ergonomi for renholdere(44 stk), fortsetter i Ansvar for Freskuke, Friskvernombud og helseplan Koordinering av Verneombud NAV arbeidslivssenter: Tett og forpliktende samarbeid mellom NAV arbeidslivssenter og org./pers.avd. Deltatt på samtlige Dialogmøte I. og oppfølgingsmøter. Veiledning til ledere og sykmeldte ved dialogmøter, oppfølgingsmøter og underveis om retningslinjer/prosedyrer.

11 Veiledning til leder om tilskuddsordninger fra NAV (tilretteleggingstilskudd m.m.) Opplæring av ledere. Deltatt på AMU, når det har vært spesielt aktuelle saker. Follo BHT: Ås kommune kjøper 160 timer med bedriftshelsetjeneste fra Follo BHT. I 2009 brukte vi 222,5 timer. Kjøp av timer, utover de 160, finansieres gjennom tilskudd fra NAV. Tileggstimene var arbeidsplassgjennomganger, vaksiner og ergonomikurs for renholdere. Deltatt på samtlige Dialogmøte I. Deltatt regelmessig på AMU Deltatt på oppfølgingsmøter etter behov Gjennomført 26 arbeidsplassvurderinger hos enkeltpersoner med meldt behov. Alle nattevakter, ansatte på kjøkken/vaskeri, ansatte i bassen, ansatte som jobber utsatt kommunalteknisk har fått tilbud om helsekontroll. 51 ansatte har vært innkalt til helsekontroller. Alle nattevakter, ansatte i basseng, ansatte i vei/park/idrett og ansatte på kjøkken/vaskeri fikk tilbud om helsekontroll i 2009, samt noen seniorer. Vaksinering av 17 ansatte med utsatt smitterisiko. Kartlegging og utarbeidelse av risikoanalyse på en enhet. Alle ansatte som Tiltak som gjennomføres når sykmelding foreligger: De viktigst tiltakene gjøres ute i enhetene ved at ledere, tillitsvalgte og ansatte har gode og enkle rutiner, samt tilbud om veiledning ved behov. Ås kommunes ledere følger opp sine ansatte i tråd med rutinene, men det er en utfordring å få ennå flere inn til Dialogmøte I. Erfaringene er at tidlig oppfølging av den enkelte ansatte med BHT, NAV arbeidslivssenter, org./pers. i samarbeid med leder gir best resultat for den sykmeldte. Utfallene av oppfølgingen er ulike. For enkelte er resultatet uføretrygd, andre kommer tilbake til jobb, men ingen blir over lang tid gående i systemet. Der hvor legen får en rolle tidlig i sykefraværsperioden blir situasjonen bedre for den sykmeldte. Det er en utfordring å få legene til å stille på Dialogmøte I og oppfølgingsmøter. Legen er forpliktet til å møte på dialogmøte dersom den sykmeldte ønsker det, og vedkommende er sykmeldt i hele sin stilling. I tillegg gjøres en mengde forebyggende arbeid ute i enhetene. Som eksempler kan nevnes: Forflytningsveileder i helse- og sosial, massasjestoler, trimtilbud, slyngetrening og hygiene-prosjekt i barnehage. Tilskudd til arbeidsmiljøtiltak fra NAV søkes også av enkeltenheter i Ås kommune (ergonomi, miljørettede tiltak, tilretteleggingstilskudd m.m.).

12 SENIORPOLITIKK (tallene for 2009 er ikke oppdatert vil bli oppdatert i møtet) Ås kommune har innført seniorpolitiske tiltak for ansatte med virkning fra Ås kommunes mål er å beholde verdifull kompetanse og arbeidskraft for å kunne gi innbyggere/brukere de kommunale tjenester, samtidig som kommunen ønsker å øke pensjoneringsalderen og redusere uttak av AFP. Seniorpolitikken er forankret i Ås kommunes arbeidsgiverpolitisk plattform. De seniorpolitiske tiltak er bl.a.: Seniorsamtale 57 år fokus på yrkeskarrieren noen år fremover i tid og avklare behov for tilrettelegging/tiltak. Leder medarbeider BHT-samtale Kompetanseutvikling Fleksible arbeidstidsordninger Seniorseminar +/- 60 år og 65 år Redusert stilling 10% eller Seniortillegg kr år Redusert stilling 20% eller Seniortillegg kr år og eldre Andre særskilte tiltak/tilpasninger kan søkes og begrunnes spesielt Det er positive tilbakemeldinger ifht tiltakene. Ved utgangen av 2009 var det XX senioravtaler. XX hadde seniortillegg og XX hadde avtale om redusert stilling. Tiltak følges opp fortløpende etter melding fra ansatte/leder. Seniorsamling for ansatte fylt 57 år ble ikke gjennomført. Årets seniortur for ansatte 65 år + er gjennomført i september, og er et populært tiltak. I 2009 deltok 21 ansatte. Seniorpolitikken ble evaluert i KVALITETSKOMMUNEPROGRAMMET Kvalitetskommuneprogrammet gjennomføres for å fremme god helse blant ansatte og gjennom dette øke nærvær og redusere fravær. Tiltaksområdene er forebyggende tiltak knyttet til arbeidsmiljø og tiltak definert som helsefremmende. Disse er nedfelt i Helseplaner for de enkelte enheter i pleie og omsorg, skole og barnehage som er utarbeidet gjennom prosesser på arbeidsplassene. I tillegg er det utarbeidet en Helseplan for kommunen som helhet. Det er avsatt prosjektmidler til en 50 % stilling som prosjektmedarbeider med hovedoppgave å bistå Friskvernombudene og lederne i arbeidet med deres planer og i arbeidet med gjennomføring av den overordnede helseplanen. Kvalitetskommuneprogrammet ble avsluttet Det foreligger egen rapport fra kvalitetskommuneprogrammet. ARBEIDSMILJØKARTLEGGING/-UNDERSØKELSER, HELSEKONTROLL OG ANDRE TILTAK PÅ ARBEIDSPLASSENE Arbeidsmiljøkartleggingene og helsekontroller foretas etter en årlig plan godkjent av AMU eller etter særskilt meldt behov fra ledere. Ingen arbeidsmiljøkartlegginger i Helsekontroller, se punkt om BHT.

13 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Ikke gjennomført medarbeiderundersøkelse i FRESKUKE OG FRISKVERNOMBUD Freskuke ble avholdt i september og uka fortsetter i Friskvernombudsordingen er evaluert og Friskvernombud velges der det er hensiktsmessig. Det utarbeides helseplaner i de enheter som finner det hensiktsmessig. STØRRE INVESTERINGSPROSJEKTER SOM HAR INNVIRKNING PÅ ARBEIDSMILJØSPØRSMÅL (NYBYGG, REHABILITERING OG VEDLIKEHOLD AV BYGNINGER). Ingen saker er forelagt AMU i VERNERUNDER I henhold til retningslinjer for IK-HMS gjøres bl.a. følgende av enhetene/etatene (verneområdene): Vernerunder med påfølgende registreringer foretas som hovedregel en gang pr. år i februar/mars. Registreringer foretatt under vernerunden vurderes av enheten/etaten. - HMS registreringer knyttet til arbeidsmiljøet, som ikke kan løses lokalt rapporteres til rådmann for behandling i AMU. - Registreringer knyttet til renhold, bygningsvedlikehold m.m. rapporteres imidlertid fortløpende til teknisk etat på eget fastsatt skjema. HMS-registreringer knyttet til arbeidsmiljøet, sykefraværsoppfølging og annen kjennskap til arbeidsmiljøforhold danner også grunnlaget for AMUs utarbeidelse av kommunens årlige aktivitetsplan for bedriftshelsetjenesten. Frokostmøte desember 2009 med BHT og HVO, opplæring/gjennomgang av vernerunder og bruk av risikoanalyser. Tre saker ble meldt til AMU etter vernerunder. Sak 1: Togrenda barnehage, ødelagte gulv m.v. Saken ble oversendt Teknisk etat, bolig- og eiendomsavdelingen for vurdering ( ). Sak 2: Kajaveien 43. Vedlikeholdstiltak, inneklima. Saken følges opp av enhetsleder og teknisk etat. Sak 3: Nordby skole. Vedlikeholdstiltak, flere. Saken er oversendt teknisk etat for oppfølging.

14 4. FORBEDRINGSARBEID Nøkkeltall til Kvalitetssystemet Tabell: Antall avviks- og forbedringsmeldinger Statistikkene er tatt ut fra avvik og forbedringssystemet og på bakgrunn av hendelsens dato (altså når avviket oppstod). Meldingene fordeler seg slik: Type hendelse Etat Tjenester Org. Økonomi Annet Totalt Lukket Ikke lukket Ikke behandlet* Helse og Sosialetaten Oppvekst og kulturetaten Teknikk og miljø Rådmannens stab og støttefunksjoner * Det kan være meldinger som ennå ikke er behandlet og som dermed ikke er med på statistikk for lukket. Det IT-baserte avviks- og forbedringssystemet ble implementert i Det har vært utfordringer knyttet til å ta i bruk det nye systemet noe som har medført enkelte feilregistreringer. Tallene må derfor ses i sammenheng med dette. Det ble vedtatt og innkjøpt nytt system for kvalitetsarbeidet avviks- og forberdringsmeldinger. Kommunens ISO-sertifisering ble avviklet i desember Generelt: Kvalitetsarbeidet er forankret i kommunens styringsdokumenter: Kommuneplan Handlingsprogram Kvalitetspolitikken fremgår av handlingsprogrammet. Oppfølging av tiltak i disse styringsdokumenter rapporteres i tertialrapporter og årsmeldinger. Kvalitetssystemet ledelsen gjennomgåelse: Henvisning: Prosess for ledelsens gjennomgang Ledergruppa har faste møter der kvalitetssystemet er tema og der bl.a. følgende behandles: Forbedring av kvalitetssystemet oppbygging og innhold på intranett Revisjonsrapporter Avvik og forbedringssystemet Undersøkelser og rapporter (bruker- og medarbeiderundersøkelser, sykefraværsrapporter etc) Status, forbedringer og tiltak innarbeides i årsmelding og neste rullering av handlingsprogram.

15 Forbedring av kvalitetssystemet på intranett: Revisjon av følgende overordnede systemprosesser er foretatt: o Definisjoner i kvalitetssystemet o Forbedringsprosessen o Kvalitetssystemets oppbygging og vedlikehold o Ledelsens gjennomgang o Revisjon Avviks- og forbedringssystemet: Henvisning: Forbedringsprosessen og elektronisk system I 2009 har det blitt tilbudt og gjennomført kurs kontinuerlig gjennom året. Det er gjennomført både eget kurs i avviks- og forbedringssystemet og lynkurs i kvalitetssystemet (generell opplæring av hele systemet også litt av avviks og forbedringssystemet). Det er i 2009 registrert 264 avvik og forbedringsmeldinger. Enhetsledere foretar oppfølging (lukking) av forhold som er registrert i avviks- og forbedringssystemet. Ved årsskiftet var 212 behandlet og lukket, mens 22 ikke var lukket, 30 meldinger var ikke behandlet. Helse- og sosialetaten bruker avvik/forbedringssystemet aktivt, både for forbedring og for avvik. Det er enhetene som analyserer mottatte meldinger/avvik og gir tilbakemelding om hva som er gjort for å redusere meldinger/avvik og om de kan dokumentere en forbedring etter at tiltak er iverksatt.

16 5. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET ORGANISERING Henvisning: Prosessbeskrivelse helse, miljø og sikkerhet (kvalitetssystemet) Rutiner/retningslinjer: Kommunens organisering og rutiner innen helse, miljø og sikkerhet fremgår av kvalitetssystemet. Vernerunder: Vernerundene gjennomføres av verneansvarlig (leder) og verneombudet. Etter vernerunden utarbeides en rapport som behandles internt på verneområdet. Registreringer/forhold som ikke kan løses lokalt i enheten oversendes etatssjef for vurdering/behandling. Samlet rapport over arbeidsmiljøforhold som ikke kan løses lokalt eller i etatene forelegges arbeidsmiljøutvalget for behandling. Arbeidstilsynsrapporter: Arbeidstilsynsrapporter følges opp fortløpende av enhetslederne og legges som referatsak i AMU og orienteres i Administrasjonsutvalget. Bedriftshelsetjenesten: Ås kommune har hatt ekstern bedriftshelsetjeneste siden 2002, og har siden da samarbeidet med Follo Bedriftshelsetjeneste AS, Ås. Bedriftshelsetjenesten arbeider, i henhold til avtalen med Ås kommune, etter en årlig aktivitetsplan godkjent av arbeidsmiljøutvalget. Avtalen mellom Ås kommune og bedriftshelsetjenesten, vernerundene, sykefraværsstatistikk og annen fakta knyttet til arbeidsmiljøforhold danner grunnlaget for utarbeidelse av kommunens handlingsplan/årlig aktivitetsplan for bedriftshelsetjenesten. Bedriftshelsetjenesten utarbeider halvårige rapporter, samt særskilte rapporter i etterkant av iverksatte undersøkelser/tiltak. Halvårsrapporter har vært forelagt arbeidsmiljøutvalget som referatsak. De særskilte rapporter går direkte til leder for videre oppfølging og legges som referatsak i AMU. AKAN Ås kommune har eget AKAN-reglementet. Lederne følger opp. Det er meldt to AKANsaker til organisasjons- og personalavdelingen i Begge er fulgt opp av leder med bl.a. veiledning fra BHT. Likestilling i kommunen Ås kommune ivaretar likestilling ved at kommunen bl.a. har kjønnsnøytrale lønns- og arbeidsvilkår, seniorpolitiske tiltak. Ansettelser og lønnsfastsettelse foretas i henhold til kvalifikasjoner og reguleres i tråd med hovedtariffavtalen. Arbeidsplassene er tilrettelagt uavhengig av kjønn. Av kommunens ansatte totalt er 80,9 % kvinner og 19,1 % menn. Av kommunens ledere er 77,4 % kvinner og 22,6 % menn. I teknisk etat er det kun mannlige ledere, og i helse- og sosialetaten er det hovedsakelig kvinnelige ledere. Også i oppvekst- og kulturetaten er det stort sett kvinnelige ledere. For utfyllende informasjon se Ås kommunes årsmelding.