Forfall meldes til Line Bosnes Hegna på epost: eller mobil Det blir servert lunsj forut for møtet i møterommet.

Transkript

1 Møteinnkalling Vest-Agder kontrollutvalg Dato: kl. 12:30-15:00 Møtested: Fylkeshuset, møterom Ny Hellesund Arkivsak: 15/09760 Arkivkode: 033 Forfall meldes til Line Bosnes Hegna på epost: eller mobil Det blir servert lunsj forut for møtet i møterommet. Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/ Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 2/16 15/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 6/16 16/ Orientering - status for sanntidsinformasjonssystemet - AKT AS 5 7/16 16/ Orientering - fylkeskommunens retningslinjer for internasjonalt arbeid 7 8/16 15/ Gratisprinsippet - elevbetaling knyttet til skoleturer - oppfølging 10 9/16 16/ Orientering fra revisor /16 16/ Orientering - pilotprosjekt om utvidet samarbeid om tilsyn/kontroll mellom Agder KS, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder og Agder kommunerevisjon IKS 13 11/16 16/ Orientering - prosjektplan "Frafall i Venneslaskolen" 14 12/16 16/ Referatsaker

2 13/16 16/ Eventuelt Sakene legges også ut på og på fylkeskommunens hjemmeside For kontrollutvalgsleder Vidar Kleppe Line Bosnes Hegna Sekretær 2

3 Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Line Bosnes Hegna 1 Vest-Agder kontrollutvalg /16 Innkallingen godkjennes. Skriv inn vedlegg her 3

4 Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av protokoll Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Sakbehandler Line Bosnes Hegna 1 Vest-Agder kontrollutvalg /16 Møteprotokoll godkjennes. Protokoll Vedlegg til sak 4

5 Saker til behandling 6/16 Orientering - status for sanntidsinformasjonssystemet - AKT AS Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 210 Saksbehandler Line Bosnes Hegna 1 Vest-Agder kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget ønsker en orientering om status for sanntidsinformasjonssystemet (SIS) som ble innført høsten 2013 i Kristiansandsområdet, januar 2015 i deler av Aust-Agder og i januar 2016 i vestre deler av Vest-Agder. Saksopplysninger: Det nye sanntidsinformasjonssystemet (SIS) bygger på sammenkobling av GPS-teknologi og informasjon fra kjøretøydatamaskinen i hver enkelt buss. Den sammenstilte informasjonen gir hvert kjøretøy en posisjonsangivelse, som igjen gir grunnlag for automatisk å utarbeide prognoser for når bussen forventes å forlate din holdeplass. Denne informasjonen formidles til passasjerer på skilt/skjermer, nett og mobil. Om selskapet AKT eies av Vest-Agder fylkeskommune (40 %), Aust-Agder fylkeskommune (40 %) og Kristiansand kommune (20 %). Selskapet har ansvar for: All kollektivtrafikk i Vest-Agder og Aust-Agder All skolebarntransport i Vest-Agder og Aust-Agder Kontrakter med busselskaper og transportører Ruteopplysning 177 for begge Agderfylkene Agder Kollektivtrafikk AS ble opprettet som eget aksjeselskap Vest-Agder Kollektivtrafikk (ytre etat i fylkeskommunen) ble avviklet , og selskapets personale og oppgaver ble overført til AKT. Formål AKT er et administrasjonsselskap for kollektivtrafikken i Vest-Agder og Aust-Agder. Selskapets formål er å tilby kollektivtransport, gi informasjon til befolkningen om tilbudet og yte tjenester relatert til dette. Selskapet skal primært ikke selv utføre rutetrafikk, men kjøpe slike tjenester fra eksterne tjenesteleverandører. Målsettingen for AKT er å tilby innbyggerne et velfungerende og 5

6 kostnadseffektivt kollektivtilbud, samt utføre lovpålagte skyssoppgaver på en formålstjenelig måte. Selskapet skal bidra til en miljøvennlig trafikkutvikling. AKTs oppgaver knytter seg til ansvar for all kollektivtrafikk og skoletransport i Vest-Agder og Aust-Agder, ansvar for kontrakter med busselskaper og undertransportører, samt ansvar for Ruteopplysning 177 for Agderfylkene. Kontrollutvalget har invitert administrerende direktør Siv Elisabeth Wiken til kontrollutvalget for å orientere om status for SIS og si noe om AKT. Skriv inn vedlegg her 6

7 7/16 Orientering - fylkeskommunens retningslinjer for internasjonalt arbeid Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 210 Saksbehandler Line Bosnes Hegna 1 Vest-Agder kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget kan gå frem på ulike måter for å føre kontroll og tilsyn. Forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og regnskapsrevisjon er de mest vanlige fremgangsmåtene som kontrollutvalget benytter. Ulike saker krever imidlertid ulik fremgangsmåte. Det er derfor viktig at utvalget velger metoder som effektivt bidrar til å få tilgang til den informasjonen som er nødvendig for å få belyst sakene. Kontrollutvalget kan be administrasjonssjefen om å orientere om saker og aktuelle tema i kontrollutvalget. Dette kan gi kontrollutvalget et grunnlag for å vurdere om et saksfelt er tilstrekkelig belyst, eller om det er behov for ytterligere oppfølging og undersøkelse. I noen tilfeller har administrasjonen, bare gjennom å bli innkalt for å orientere om en sak, startet et forbedringsarbeid før de møter i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets tilsyn bidrar slik til å få satt viktige saker på agendaen i administrasjonen. Saksopplysninger: Fylkesutvalget vedtok sak 1/16 følgende retningslinjer: «Fylkesutvalget vedtar følgende retningslinjer for fylkeskommunens internasjonale arbeid basert på Agders internasjonale strategi og innspill fra debatten i fylkesutvalgets møte : 1. Fylkeskommunens internasjonale arbeid skal fokusere på tema som kan støtte gjennomføringen av Regionplan Agder 2020 og korresponderende planer og strategier. Dette gjelder særlig tema i tilknytning til maritim næringsutvikling og reiseliv, Agders rolle som "grønt batteri" i kraftutveksling med Europa, videregående utdanning og transport. 2. I Europa prioriteres samarbeidet i Interreg-programmet for Øresund-Kattegat-Skagerrak, Nordisk Transportpolitisk Nettverk og CPMR Nordsjøkommisjonen. Fylkeskommunen skal bruke deltakelsen i europeiske samarbeidsorganisasjoner systematisk til å identifisere aktuelle samarbeidsregioner/partnere som kan støtte opp under tema som nevnt i pkt.1. Næringslivets og fou-sektorens interesser skal undersøkes før slike samarbeid etableres. 3. Fylkeskommunen bør fortsatt tilrettelegge for næringslivets deltakelse på den årlige oljemessen i Houston, og fortløpende vurdere hensiktsmessigheten av å inngå/videreutvikle samarbeid med aktuelle institusjoner der. 7

8 4. Valgnemndas arbeidsutvalg bes om å legge frem et forslag til fordeling av verv i Fylkeskommunens internasjonale arbeid til FU's møte Fylkesutvalget skal sørge for en balansert deltakelse i de ulike råd og utvalg, spesielt med hensyn på en god kjønnsbalanse. 6. Fylkesutvalget vurderer fortløpende og i samarbeid med Aust-Agder fylkeskommune mulighetene for å fremme kandidater til andre internasjonale verv/oppdrag som måtte bli ledige i perioden. 7. Fylkesutvalget vurderer i samarbeid med valgnemdas arbeidsutvalg fortløpende behov for å oppnevne kontaktpersoner til EU-prosjekter som fylkeskommunen deltar i eller medfinansierer. 8. Fylkesutvalget og hovedutvalgene vurderer fortløpende hensiktsmessigheten av å gjennomføre studieturer til utlandet til støtte for aktuelle punkter i disse retningslinjene. 9. Administrasjonen rapporterer periodisk om den internasjonale virksomheten til fylkesutvalget. Politikere med internasjonale oppdrag som nevnt i pkt.4 rapporterer fortløpende i utvalget. 10.Administrasjonen bistår politikere med internasjonale oppdrag som nevnt i pkt.4 i forberedelsene av aktuelle møter og arrangementer, og deltar sammen med politikerne på disse. 11.Fylkeskommunen skal styrke forankringen for eierskap, driftstilskudd og styremedlemskap i Sørlandets Europakontor og Nordisk Informasjonskontor Sør-Norge. Det bør som hovedregel være politisk deltakelse på generalforsamlinger og eiermøter i disse kontorene. Det skal etableres rutiner for informasjonsflyt og møter mellom fylkeskommunens styrerepresentanter og internasjonal koordinator & gruppe. Det forutsettes at involverte medarbeidere og politikere får tilstrekkelig innsyn i kontorenes løpende virksomhet. Fylkesutvalget holdes orientert om kontorenes virksomhet gjennom rapporteringen som nevnt under pkt.8.» Kontrollutvalget har bedt administrasjonen om å gi kontrollutvalget en presentasjon av fylkeskommunens retningslinjer for internasjonalt arbeid. Hvordan er arbeidet organisert, hva er formålet, hvilke prosjekter og områder jobbes det med, hvem er samarbeidspartene o.l. Administrasjonen er også bedt om å gi informasjon om hva nytteverdien av slikt arbeid er for fylkeskommunen og gjerne noen eksempler på prosjekter som er gjennomført de siste 2-3 årene og resultatene av disse. Assisterende fylkesrådmann Kristin Tofte Andresen og/eller regionalsjef Kenneth Andresen møter i kontrollutvalget sammen med internasjonal rådgiver Jon Halvard Eide. Internasjonal strategi for Agder Vedlegg til sak 8

9 9

10 8/16 Gratisprinsippet - elevbetaling knyttet til skoleturer - oppfølging Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 210 Saksbehandler Line Bosnes Hegna 1 Vest-Agder kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar de vedtatte retningslinjene for gratisprinsippet betaling for skoleturer, til orientering. Kontrollutvalget vil følge saken videre for å se om vedtatt praksis blir fulgt opp inn i det nye skoleåret 2016/2017. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget behandlet i sak 21/15, en henvendelse fra elev og lærlingeombudet vedrørende etterlevelse av gratisprinsippet og praksis for betaling av skoleturer. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget har fått opplysninger fra elev og lærlingeombudet om at gratisprinsippet ikke blir fulgt ved Mandal og Tangen videregående skoler. Kontrollutvalget ber fylkesrådmann om en skriftlig redegjørelse i saken om hvordan praksis for betaling av skoleturer er og særlig om gratisprinsippet blir fulgt.» Kontrollutvalget fulgte saken gjennom høsten, uten at nye retningslinjer kom på plass. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 37/15: «Kontrollutvalget ber om at de nye retningslinjene for organisering av skoleturer vedtas raskes mulig. Kontrollutvalget ber fylkesrådmannen om en ny redegjørelse i saken når nytt reglement er på plass.» Saksopplysninger: Kunnskapsløftet i 2006 har elever i videregående opplæring hatt rett til gratis opplæring, regulert av opplæringsloven 3-1 niende ledd. Gratisprinsippet skal sikre at opplæringen er inkluderende slik at alle elever kan delta på lik linje, uavhengig av økonomisk bakgrunn. Gratisprinsippet legger begrensninger for mulighetene til å arrangere skoleturer. Rammer for organisering av skoleturer har tidligere vært presentert for HKU i sak 54/2009 og forvaltningsrevisjonsprosjektet "skoleturer i videregående opplæring", sak FT 50/12. Etter kontrollutvalgets behandling i saken har det i løpet av høsten og vinteren 2015/2016 vært en gjennomgang og kartlegging av praksis ved skolene. Status for praktisering og nye felles retningslinjer i forhold til praktisering av gratisprinsippet blir lagt frem for politisk behandling i Hovedutvalg for kultur og utdanning (HKU) 8. mars

11 Fylkesrådmannens forslag til vedtak: «Hovedutvalg for kultur og utdanning vedtar følgende retningslinjer for studieturer og ekskursjoner: 1. Skolene må i forkant av hvert skoleår lage en mest mulig fullstendig plan for gjennomføring av ekskursjoner og skoleturer. 2. Det må ikke planlegges turer som pålegger elevene egenbetaling. Elevene skal ikke betale for reise, innkvartering eller inngangsbilletter til obligatoriske arrangement. 3. Alle turer i skolens regi er å oppfatte som opplæring og er knyttet til faglige kompetansemål. For elever som av en eller annen grunn ikke kan delta på turer, skal det være et organisert opplæringstilbud på skolen. De turene som er obligatoriske i følge læreplanen for faget, dekkes av skolen i sin helhet. Her er det ikke krav til dugnad eller gaver. 4. Turer i skolens regi skal i utgangspunktet dekkes av den enkelte skole, eventuelt via ulike EU-ordninger eller andre program. Dersom skolen ikke ser seg i stand til å dekke utgiftene, kan elever og foresatte gå sammen om finansiering ved frivillige gaver og dugnader. Det presiseres at eventuelle gaver må komme alle elevene til gode. 5. Det må ikke stilles krav om motytelser for eventuelle gaver. 6. Rektor har det fulle ansvaret for alle prosesser i forbindelse med ekskursjoner og skoleturer. Alle inntekter og utgifter i forbindelse med skoleturer skal synliggjøres i skolens regnskap. Inntekter ved elevers dugnad kan føres på en etablert elevbedrift. 7. Elever og lærere bør rutinemessig orienteres ved skolestart om hva gratisprinsippet innebærer. Informasjon må ligge på skolenes hjemmesider. 8. Skolen skal ha egne prosedyrer for gjennomføring av kortere og lengre ekskursjoner.» Vurdering fra sekretariatet: Etter sekretariatets vurdering er forslag til retningslinjene tilstrekkelige. Utfordringen fremover er å gjøre de kjent både for skoleledelse, lærere, elever og foreldre. Alle må være innforstått med hva gratisprinsippet er, bakgrunnen for det og hvordan man skal forholde seg til de. Skoleturer er for mange svært positive tiltak og det er ikke slik at det skal være umulig å gjennomføre turer og ekskursjoner. Det viktige er at gratisprinsippet må ligge til grunn for denne aktiviteten. Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget følger opp om praksis blir fulgt inn i det nye skoleåret, høsten Vedtak HKU 8. mars 2016 ettersendes når foreligger. 11

12 9/16 Orientering fra revisor Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 210 Sakbehandler Line Bosnes Hegna 1 Vest-Agder kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et påseeransvar for at det blir gjennomført revisjon i fylkeskommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i fylkeskommunen, orienterer revisor kontrollutvalget fortløpende gjennom året. Saksopplysninger: Oppdragsansvarlig revisor Terje Osnes orienterer utvalget om det løpende revisjonsarbeidet i Vest-Agder fylkeskommune. Det vil også bli gitt en orientering om status i saken mellom Kilden og Skatteetaten. Skattekontoret vedtok tilbakeføring av momskompensasjon for på flere millioner og tvisten står om Kompensasjonsloven kommer til anvendelse for egenproduksjon av utøvende kunst for fremvisning mot vederlag i Kilden Teater og konserthus. Skattekontorets utkast til redegjørelse unntatt offentlighet jf. offl 13, jf fvl 13 deles ut i møtet 12

13 10/16 Orientering - pilotprosjekt om utvidet samarbeid om tilsyn/kontroll mellom Agder KS, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder og Agder kommunerevisjon IKS Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 020 Saksbehandler Line Bosnes Hegna 1 Vest-Agder kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Bakgrunn for saken: Agder KS, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder og Agder kommunerevisjon IKS har et pilotprosjekt om utvidet samarbeid innenfor kontroll og tilsyn. Målsettingen for prosjektet er å: 1. Utarbeide forslag til hvordan økt læring, faglig veiledning og forbedring av utdanningstjenestene kan realiseres i forbindelse med gjennomføring av Fylkesmannens tilsyn og den kommunale egenkontroll. 2. Utarbeide forslag til tiltak for å styrke den kommunale egenkontrollen som forutsetning for redusert statlig tilsyn. 3. Utarbeide forslag til samhandlingsrutiner mellom den kommunale egenkontrollen og Fylkesmannens tilsyn på utdanningsområdet, blant annet hvordan gjenbruk av kommunale data kan brukes i det statlige tilsynet. 4. Gjennomføre felles tilsyn/egenkontroll på utdanningsområdet og rapportere erfaringer fra dette. Saksopplysninger: Kommunal- og moderniseringsdepartementet har gitt tilsagn om prosjektskjønnsmidler i brev Revisjonssjef i Agder kommunerevisjon IKS Tor Ole Holbek, vil orientere kontrollutvalget om prosjektet. Brev fra KMD av Vedlegg til sak 13

14 11/16 Orientering - prosjektplan "Frafall i Venneslaskolen" Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 217 Saksbehandler Line Bosnes Hegna 1 Vest-Agder kontrollutvalg /16 Skriv inn forslag til vedtak Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget i Vennesla Kontrollutvalgs har vedtatt i sak 90/15, å starte opp med et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet inn mot Venneslaskolen. Saken gjelder primært Vennesla kommune og avgrensing til ungdomsskole, men arbeidet som gjøres i kommunen her reduserer også frafallet i videregående skole som er fylkeskommunalt. Saksopplysninger: Revisjonssjef Tor Ole Holbek fra Agder kommunerevisjon IKS, legger frem prosjektplanen til orientering for utvalget. Vurdering fra sekretariatet: Kontrollutvalget skal ikke vedta prosjektplanen og heller ikke behandle forvaltningsrevisjonsrapporten som kommer etter hvert, på ordinær måte. Det er likevel slik at dersom andre instanser eller kommuner gjennomfører kontroll og tilsyn som har relevans for fylkeskommunen, legges det frem for kontrollutvalget i fylket slik at utvalget kan videre formidle nyttig kunnskap til fylkestinget. Prosjektplan - Frafallsproblematikk i Venneslaskolen og oppfølging av revisjonens rapport om spesialundervisning Vedlegg til sak 14

15 12/16 Referatsaker Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Line Bosnes Hegna 1 Vest-Agder kontrollutvalg /16 Sakene tas til orientering. Saksopplysninger: Vårkonferansen i Arendal. Påmeldingsfrist Representantskap Temark i Arendal Fagkonferanse Forum for kontroll og tilsyn på Gardermoen, Påmeldingsfrist Invitasjon vårkonferanse Temark Invitasjon fagkonferanse FKT Vedlegg til sak 15

16 13/16 Eventuelt Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Line Bosnes Hegna 1 Vest-Agder kontrollutvalg /16 Skriv inn forslag til vedtak 16