Stor-Elvdal kommune. Møteinnkalling

Transkript

1 Stor-Elvdal kommune Utvalg: Kommunestyret Dato: Møtested: Storstua, Kultursalen Tidspunkt: 17:00 Møteinnkalling Forfall meldes snarest på tlf til sekretariatet, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til sekretariatet. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:

2 Saksnr Innhold Arkivsaksnr PS 15/28 Godkjenning av protokoll fra møte den PS 15/29 Referatsaker RS 15/13 Skatteinngangen pr /156 PS 15/30 Felles skoleledelse / skoleadministrasjon - Stor- /142 Elvdal kommune PS 15/31 Elektronisk kommunikasjonsreglment for Stor- /839 Elvdal kommune PS 15/32 Politisk organisering 2012/881 PS 15/33 Kommunestyre- og fylkestingsvalget /315 godkjenning av valgprotokoll for valgstyret PS 15/34 Forvaltningsrevisjon - Utbygging av fjernvarmeanlegg 2012/111 Stor-Elvdal kommune, Even Moen /s/ Ordfører Gruppemøter fra kl Ap og SV i formannskapssalen kl SP, V, H, FrP og Bygdelista i kultursalen kl

3 PS15/28Godkjenningavprotokollframøteden24.08.

4 PS15/29Referatsaker RS15/13Skatteinngangenpr31.08.

5 Stor-Elvdal kommune Saksframlegg Dato: Referanse: / / Arkiv: B11 Vår saksbehandler: Grethe Fjellberg Direkte tlf Felles skoleledelse / skoleadministrasjon - Stor-Elvdal kommune Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/17 Hovedutvalg for kultur og oppvekst /30 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Uttalelse fra FAU Stor-Elvdal ungdomsskole - felles skoleledelse / skoleadministrasjon - Stor- Elvdal kommune 2 Høringsuttalelse fra samarbeidsutvalget ved Koppang skole - Felles skoleledelse / skoleadministrasjon - Stor-Elvdal kommune 3 Uttalelse fra Utdanningsforbundet Stor-Elvdal - felles skoleledelse / skoleadministrasjon - Stor-Elvdal kommune 4 Særutskrift - Felles skoleledelse / skoleadministrasjon - Stor-Elvdal kommune Rådmannen tilrår Hovedutvalg for kultur og oppvekst å fremme følgende innstilling overfor kommunestyret: Stor-Elvdal kommune innfører ikke felles skoleledelse for skolene fra på trinn. Behandling i Hovedutvalg for kultur og oppvekst : Mona Kristiansen (AP) fremmet følgende tilleggsforslag: Hovedutvalget for kultur og oppvekst forventer et styrket og utvidet samarbeid mellom skolene i Stor-Elvdal. Både med tanke på lærerressurser og skoleutvikling. Votering: Det ble først stemt over rådmannens innstilling, som ble enstemmig vedtatt. Deretter ble det stemt over Kristiansen s tilleggsforslag som også ble enstemmig vedtatt. Hovedutvalg for kultur og oppvekst sin innstilling til kommunestyret: Stor-Elvdal kommune innfører ikke felles skoleledelse for skolene fra på trinn. Hovedutvalget for kultur og oppvekst forventer et styrket og utvidet samarbeid mellom skolene i Stor-Elvdal. Både med tanke på lærerressurser og skoleutvikling.

6 Bakgrunn Sak 15/13 om felles skoleledelse var til behandling i Hovedutvalg for kultur og oppvekst : Vedtak i Hovedutvalg for kultur og oppvekst : Sak 15/13 sendes tilbake. Det er et ønske om at saken sendes ut på høring. Saken behandles på neste møte i kultur og oppvekst i september. Saken har vært ute på høring med frist Det kom inn i alt tre uttalelser, fra Foreldrenes arbeidsutvalg ved Stor-Elvdal ungdomsskole (FAU), Samarbeidsutvalget ved Koppang skole (SU) og Utdanningsforbundet Stor-Elvdal (UDF) FAU ved Stor-Elvdal ungdomsskole sier i sin uttalelse at de mener det er fornuftig å slå sammen skolene til å bli en 1-10 skole. De peker på at alle elever kan følges opp på en bedre måte og det vil være enklere å bruke undervisningsmetoder som henger sammen gjennom 10 år. FAU mener også at mulighetene for å rullere ansatte med spesifikk og ønsket fagkompetanse kan bli enklere å administrere med felles ledelse. De ser at det er en ulempe at ikke skolene er under samme tak, men avstanden er minimal, og det er ikke sikkert dette blir noen utfordring. Samarbeidsutvalget ved Koppang skole sier i sin uttalelse at de er positive til felles skoleledelse og at de støtter seg til konklusjonen i saksframlegget, og mener at tiltaket vil være med på å styrke skolens fremtid, med tanke på kvalitet. Utdanningsforbundet Stor-Elvdal (UDF) sier i sin uttalelse at de finner det vanskelig å ta stilling til om felles skoleledelse bør innføres på bakgrunn av modellene som skisseres og vurderingene som kommer fram i saksframlegget. Utdanningsforbundet har forståelse for at det kan være vanskelig å legge fram konkrete forslag om hvordan organiseringen er tenkt gjennomført, men at det på bakgrunn av dette er vanskelig å vurdere konsekvensene. De henviser videre til saksframlegget hvor det står at målet er en enhetlig ledelse på skolene, og at det er behov for å bruke ressursene på tvers. Utdanningsforbundet mener at det er mulig å få til dette slik det er i dag. At lærere kan undervise på begge skolene dersom de ønsker det, og skolene kan ha fagmøter på tvers. De foreslår at ledelsen kan ha felles administrasjonsmøter hvor de samarbeider om skoleutvikling. UDF mener at det er mulig å få til samordning av ressurser til spesialpedagogisk og sosialpedagogisk kompetanse, IKT- veileder og bibliotekar med dagens ordning. De uttrykker bekymring for en organisering med færre ansatte med spesiell kompetanse og peker på at det blir mer sårbart enn det allerede er i dag, selv om de ser at det kan være hensiktsmessig å samarbeide i team og dele kompetanse i slike stillinger. Felles skoleledelse vil etter UDF sitt syn utløse større ressurser til ledelse enn i dag, fordi det i tillegg til felles leder må være en stedsansvarlig på hver skole. Utdanningsforbundet stiller spørsmål ved om flere ressurser til ledelse vil gå på bekostning av antall undervisningsstillinger. Skolene har allerede nok ansatte, så de som skal inneha lederstillingene må da velges blant de som allerede er ansatt. Som organisasjon ønsker UDF å beholde kvalifiserte lærere i klasserommet. UDF peker også på at den fysiske avstanden mellom skolene og plassering av rektors kontor vil by på utfordringer, og stiller spørsmål om det er hensiktsmessig for både skolene og leder å ha to kontorer eller om det er mulig at rektor kun har kontor på en av skolene. De trekker fram at det er elevenes beste som skal være i fokus, og de er usikre på om felles skoleledelse vil være det beste for elevenes læringssituasjon. Skolene i Stor-Elvdal har de siste

7 årene vært igjennom store omstillings- og utviklingsarbeider. En ny omorganisering er med på å skape uforutsigbarhet og utrygghet i personalet, noe som også kan påvirke elevenes læringssituasjon. UDF stiller spørsmål ved hva som er målet med organiseringen når det ser ut til at det ikke er noe å hente økonomisk, de mener at det derimot kan bli mer kostbart i en periode. Om kommunestyret vedtar å innføre felles skoleledelse for skolene i Stor-Elvdal poengterer UDF at er viktig at Utdanningsforbundet, som den største arbeidstakerorganisasjonen for lærere, får delta i hele prosessen med å utvikle den modellen som passer best for skolene. Vurdering Etablering av felles skoleledelse ved skolene i Stor-Elvdal vil bli en krevende prosess for alle parter. Det er fordeler og ulemper ved å slå sammen skolene til å bli en skole. Det som er det sentrale spørsmålet i denne saken er om fordelene er større enn ulempene. UDF peker på i sin uttalelse at de finner det vanskelig å ta stilling til om felles skoleledelse bør innføres på bakgrunn av de modellene som er skissert. Modellene som er skissert i saksframlegget er forslag til organisering. Hvis det blir vedtak om felles skoleledelse i Stor-Elvdal starter arbeidet med å utvikle en organisasjon som vil fungere optimalt ut i fra de gitte forutsetninger og rammer. Organisasjonene vil bli invitert inn i denne prosessen. Den største utfordringen i å etablere felles ledelse er at skolene er i to forskjellige bygg. Avstanden er ikke stor, men allikevel vil det være utfordrende å være tett på som leder. Det er helt klart at en skole i utvikling må ha lederen tett på, både lærere og elever, for å lykkes. Foreldrene sier i sin uttalelse at de ser positivt på en sammenslåing fordi det vil gjøre at det er en helhet på trinn. Utdanningsforbundet mener på sin side at det er mulig å utvikle samarbeidet på tvers enda mer enn i dag for å få til et tettere samarbeid. Vi ser at skolene kan forpliktes til et mer utstrakt samarbeid, slik at elevene vil oppleve helhet i grunnskoleløpet og at kompetanse deles på tvers av skolene. Vi finner det vanskelig å kunne anbefale felles ledelse i og med at det ikke ligger an til at det vil være en økonomisk besparelse og det er også vanskelig å se at fordelene i den daglige driften vil være så store at felles skoleledelse er å anbefale. Konklusjon På bakgrunn av at det er vanskelig å se at felles skoleledelse har større fordeler enn ulemper, og at det ikke vil gi en økonomisk besparelse ser rådmannen ikke at det er tilrådelig å anbefale felles skoleledelse.

8 file://c:\ephorte\pdfsrvdocproc$\storelvdal\39_fix.html Side 1 av Fra: Torbjørn Iver Olstad [mailto:tio@hotmail.no] Sendt: 14. august 11:06 Til: Postmottak Stor-Elvdal Emne: /142 Innføring av felles skoleledelse/skoleadministrasjon i Stor-Elvdal kommune. Høringsuttalelse. FAU v/stor-elvdal ungdomsskole er positive til konklusjonen, og begrunner dette med: Vi synes det eneste fornuftige å gjøre, er å slå sammen til en 10-årig grunnskole. På denne måten kan alle elever følges opp på en bedre måte uten å måtte begynne på nytt etter barneskolen, ved overgang til ungdomsskolen. Vi vet at informasjon som bør til nye lærere forsvinner når skole byttes. Det vil være enklere å få til undervisningsmetoder som henger sammen gjennom 10 år. Da unngår elevene f.eks og måtte lære nye måter å regne matte på ved oppstart på SEUS. Kartlegging av kunnskap vil også kunne bli enklere, da lærere får en bedre innsikt i elevmappene. Hva har de lært? Hva skal de lære? Den store økonomiske gevinsten vil trolig utebli, men vi mener at situasjonen blir bedre på sikt med en større enhet. Mulighetene for å rullere ansatte med spesifikk og ønsket fagkompetanse kan bli enklere å administrere med felles ledelse. Altså enklere at en lærer får undervist i «sitt fag/sine fag». Bedre administrativ oversikt over det helhetlige grunnskoleløpet. En ulempe er at ikke hele skolen er under samme tak. Det gjør noe å være fraværende/distansert fra ansatte man er leder over. Men avstanden mellom skolene er minimal, så det er ikke sikkert dette blir noen utfordring. Professor Thomas Nordahl hadde på FUG s foreldrekonferanse 2014, et innlegg hvor han viste til Ontarioprovinsen i Canada. Samtlige skoledokumenter der var merket med K-12. K-12 er et begrep for summen av primære og videregående opplæring. Det brukes bl.a. i USA, Sør-Korea, Egypt og Australia. Uttrykket er en forkortelse for kindergarten (K) for 4- til 6-åringer, og opp til tolvte trinn (12) for 17- til 19-åringer. De ser på grunnskole/videregående opplæring som et helhetlig læringsløp. På norske skoledokumenter vil vel dette bli B-13. Felles skoleledelse/skoleadministrasjon vil da være på sin plass. mvh FAU Stor-Elvdal ungdomsskole v/torbjørn Iver Olstad leder FAU

9 file://c:\ephorte\pdfsrvdocproc$\storelvdal\197381_fix.html Side 1 av Fra: Irene Overrein [mailto:irene.overrein@gmail.com] Sendt: 31. mai 21:45 Til: Even Moen; Leif Harald Walle Kopi: Bente Høyer Emne: HØRINGSUTTALELSE SU- Felles skoleledelse Samarbeidsutvalget ( SU ) ved Koppang skole hadde møte Vi drøftet Saksfremlegg utvalgssaknr 15/13 datert med møtedato , der konklusjonen er : Stor-Elvdal kommune innfører felles skoleledelse fra SVAR fra SU: SU er positive til konklusjonen. Vi stiller oss positive til dette, da vi forstår at det pedagogiske tilbudet vil bli styrket. Det er særlig viktig i en tid kommunen sliter med synkende folketall. Dette tiltaket vil være med på å styrke skolens fremtid med tanke på kvalitet. Mvh Irene Overrein leder i FAU ved Koppang skole på vegne av samarbeidsutvalget ved Koppang skole

10 Koppang Høringsuttalelse Felles skoleledelse/skoleadministrasjon i Stor-Elvdal - /142 Utdanningsforbundet Stor-Elvdal har vurdert saksframlegget om felles skoleledelse for skolene i Stor-Elvdal. På bakgrunn av de modellene som skisseres og de vurderingene som kommer fram i framlegget, synes vi det er vanskelig å ta stilling til om felles skoleledelse bør innføres. Vi har forståelse for at det kan være vanskelig å legge fram konkrete forslag om hvordan organiseringen er tenkt gjennomført, men det gjør det også vanskelig å vurdere konsekvensene, både fordeler og ulemper. Det står i saksframlegget at målet er en enhetlig ledelse på skolene, og at det er behov for å bruke ressursene på tvers. Utdanningsforbundet mener at det er mulig å få til dette i dag. Lærere kan undervise på begge skolene dersom de ønsker det, og man kan ha fagmøter på tvers. Ledelsen kan ha felles administrasjonsmøter hvor de samarbeider om skoleutvikling. Videre står det at det er ønskelig å samordne ressurser til spesialpedagogisk og sosialpedagogisk kompetanse, IKT- veileder og bibliotekar. Dette er det også mulig å få til med dagens ordning. Vi ser at det kan være hensiktsmessig å samarbeide i team og dele kompetanse i slike stillinger, men på den annen side er vi bekymret for at en organisering med færre ansatte i slike stillinger gjør det mer sårbart f. eks ved sykdom. Skolene er sårbare i forhold til få ansatte allerede, og med et samarbeid hvor en person innehar stillinger på begge skolene blir det enda mer sårbart. Felles skoleledelse vil etter vårt syn utløse større ressurser til ledelse enn i dag, fordi det i tillegg til felles leder må være en stedsansvarlig på hver skole. Utdanningsforbundet stiller spørsmål ved om flere ressurser til ledelse vil gå på bekostning av antall undervisningsstillinger? Skolene har allerede nok ansatte, så de som skal inneha lederstillingene må da velges blant de som allerede er ansatt. Som organisasjon ønsker vi å beholde kvalifiserte lærere i klasserommet. I framlegget står det også at det er vanskelig å rekruttere faglærte lærere til stillinger. Vi ser ikke at det nødvendigvis blir lettere å rekruttere faglærte lærere om det blir en 1-10 skole. For framtida tror vi det kan være hensiktsmessig å skolere egne ansatte i stedet for å prøve å rekruttere nye.

11 Som det også blir pekt på i saksframlegget, ser også vi at den fysiske avstanden mellom skolene og plassering av rektors kontor vil by på utfordringer. Er det hensiktsmessig for både skolene og leder å ha to kontorer, og vil avstanden bli for stor om rektor kun har kontor på en av skolene? Utdanningsforbundet er opptatt av at elevenes beste skal settes i fokus, og vi er usikre på om felles skoleledelse vil være det beste for elevenes læringssituasjon. Skolene i Stor-Elvdal har de siste årene vært igjennom store omstillings- og utviklingsarbeider. En ny omorganisering er med på å skape uforutsigbarhet og utrygghet i personalet, noe som også kan påvirke elevenes læringssituasjon. Utdanningsforbundet stiller spørsmål ved hva som er målet med organiseringen. Økonomisk er det ingenting å hente. Derimot kan det bli mer kostbart i en periode. Hvordan skal dette på sikt være en besparelse? Om kommunestyret vedtar å innføre felles skoleledelse for skolene i Stor-Elvdal, synes vi det er viktig at Utdanningsforbundet, som den største arbeidstakerorganisasjonen for lærere, får delta i hele prosessen med å utvikle den modellen som passer best for våre skoler. Med hilsen for Utdanningsforbundet Stor-Elvdal Ann Kristin Gustu Hovedtillitsvalgt

12 Stor-Elvdal kommune Særutskrift Dato: Referanse: / / Arkiv: B11 Vår saksbehandler: Grethe Fjellberg Direkte tlf Felles skoleledelse / skoleadministrasjon - Stor-Elvdal kommune Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst Øvrige saksdokumenter: Felles skoleledelse i skole og oppvekstsektoren fra KS: Rådmannen tilrår Hovedutvalg for kultur og oppvekst å fremme følgende innstilling overfor kommunestyret: Stor-Elvdal kommune innfører felles skoleledelse fra på trinn. Skolene endrer navn til Stor-Elvdal barne- og ungdomsskole fra samme dato. Rådmannen gis fullmakt til å velge modell for organisering med en ramme på 510 % ledelsesressurs, inklusive 100 % merkantil. Behandling i Hovedutvalg for kultur og oppvekst : Mona Kristiansen (AP) fremmet følgende forslag til vedtak: Sak 15/13 sendes tilbake. Det er et ønske om at saken sendes ut på høring. Saken behandles på neste møte i kultur og oppvekst i september. Votering: Kristiansen sitt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Hovedutvalg for kultur og oppvekst : Sak 15/13 sendes tilbake. Det er et ønske om at saken sendes ut på høring. Saken behandles på neste møte i kultur og oppvekst i september. Bakgrunn Felles skoleledelse i Stor-Elvdal kommune har vært et tema gjennom flere budsjettbehandlinger. Skolene fikk i oppdrag å utrede felles skoleledelse i forbindelse med budsjettet for. Rektorene ved Stor-Elvdal ungdomsskole og Koppang skole har gjort en konsekvensutredning av dette. Bakgrunnen for ønsket om felles skoleledelse har vært målet om enhetlig ledelse på våre skoler, og et behov for å bruke ressursene på tvers. Vi opplever at det er utfordrende å skaffe faglærte lærere til stillinger. Det er få elever i Stor-Elvdal, og i landsmålestokk utgjør våre elever en liten skole til sammen. Fra blir det i alt 209 elever i Stor-Elvdal, hvorav Sollia har 7 elever, Koppang skole 136 og Stor-Elvdal ungdomsskole 66 elever.

13 Skolene har hatt dette som tema på fellestid. Det har også vært kontaktmøter med organisasjonene hvor dette har vært tema. Situasjonen i dag: Koppang skole, SFO, Kulturskolen og Koppang barnehage ligger under samme tak. Det gjør at det er noen samdriftsfordeler, blant annet på en merkantil stilling. Administrasjonen av Sollia skole- og barnehage er underlagt Koppang skole fra , etter vedtak i Kommunestyret Stor-Elvdal ungdomsskole er i et eget nyrestaurert skolebygg. Fra ble Kulturskolen og Voksenopplæringen lagt i linja under sektorleder, de er heller ikke tatt med under felles skoleledelse fordi en ser at disse enhetene er forskjellig med tanke på lovverk og drift.

14 Ressurser pr : Koppang skole Rektor 100 % Inspektør 30 % Merkantil 50 % Avdelingsleder Sollia 60 % IKT 7,8 % Bibliotek 20 % Spes. ped. ansvarlig 12 % SFO-ledelse 15 % Tilsammen 294,8 % SEUS Rektor 100 % Inspektør 30 % Merkantil 50 % IKT 17 % Bibliotek 20 % Spes. ped. ansvar 10 % Trinnledelse 13 % Tilsammen 240 % Forslag til modeller ved felles ledelse trinn: Alternativ 1: Ledelsesressursen vil i dette eksempelet bli på 510 %, medregnet 100 % merkantil, rektorstilling 100 %, inspektørstillingen 60 %, 70 % avdelingsleder på 1.-4.trinn med ansvar for SFO, 50 % avdelingsleder på trinn og 80 % avdelingsleder på trinn og 50 % avdelingsleder i Sollia. Ressurser til bibliotek, IKT og spesialpedagogisk ansvar kan samles for å utnytte ressursene bedre.

15 Alternativ 2: Ledelsesressursen vil også i dette eksempelet bli på 510 % medregnet 100 % merkantil. Vurdering Med felles skoleledelse kan rektorstillingen bli en mer tydelig pådriver for pedagogisk utvikling, forutsatt at alle enhetene får en avdelingsleder/inspektør. Gjennom arbeidet med Læringslyst har vi fått veiledning rundt temaet felles skoleledelse i Stor-Elvdal, hvor det ble fremhevet at stedlig ledelse er viktig for utvikling. Rektor vil få et bra lederteam rundt seg, slik at det kan være enklere å drive skoleutvikling og å innarbeide lik praksis på skolene. Det vil også bli en samordning av ressursbruk når det gjelder innkjøp, spesial pedagogisk og sosialpedagogisk kompetanse, felles ikt-veileder og eventuelt bibliotekar. Det kan bli lettere å rekruttere lærere til skolen, noe som også vil gjøre det lettere å dekke behovet for fagteam/flere å spille på, samt større mulighet for spredning av kompetanse i eget personale bl.a. i form av kollegaveiledning. En sammenslåing kan bedre kvaliteten på overgangene. Det kan bli mer sammenheng i opplæringen og større mulighet for bedre tilpasset opplæring. Det er imidlertid vanskelig å se noen betydelig økonomisk besparelse, da en må forvente at avdelingslederne/inspektører vil kreve høyere lønn da de får personalansvar. Kulturforskjellene er til dels store mellom barneskolelærere og ungdomsskolelærere. Det vil bli større avstand fra rektor til personalet og avstanden mellom skolene er en utfordring. Det kan bli en utfordring å avgjøre hvor den fysiske plasseringen til rektor skal være. Det vil også bli en utfordring å definere nye stillingsbeskrivelser og delegere myndighet til de ulike avdelingslederne/inspektørene.

16 Likheter/ulikheter i skolene: Likheter Lovverk (Opplæringsloven) Tariffområde Læreplan, 13-årig læringsløp Delvis samme foresatte og elever Samme hjelpeapparat Nasjonale prøver Like kartleggingsprøver Felles skoleadministrativt system (Oppad) Samme nærområde Samarbeid om idrettshall, uteområder og svømmehall De samme råd og utvalg Lik lederstruktur Ulikheter Alder på elever, elevkultur Delvis ulik kultur/utdanning i personalet Ny og gammel bygningsmasse Arbeidsavtaler Tradisjoner Fag (utdanningsvalg, valgfag og annet fremmedspråk) KS har utarbeidet rapporten «Felles ledelse i skole- og oppvekstsektoren» (oktober 2007). Utdrag fra rapporten viser blant annet: Felles ledelse fører til pedagogisk utvikling Casekommunene som deltok i utviklings- og læringsforumet, samt de øvrige casekommunene, oppgir flere pedagogiske resultater av felles ledelse i skole og oppvekst. Samordning av barnehage, barnetrinn og ungdomstrinn gjør det lettere å skape gode overganger mellom barnehage og skole. Felles ledelse av skoler på samme trinn har ført til mer faglig samarbeid på tvers av skoler, sterkere fagmiljø og kompetansedeling. I form av elevresultater er det imidlertid ikke dokumentert noen resultater, og det er få respondenter i breddeundersøkelsen som oppgir pedagogisk utvikling som et resultat av felles ledelse. Felles ledelse fører til økt ledelsesfokus og organisasjonsutvikling Over 45 prosent av respondentene i breddeundersøkelsen som hadde felles ledelse oppgav at ledelsesmodellen hadde utviklet skolen som organisasjon i meget høy eller høy grad. Representanter fra casekommunene oppgav også et økt fokus på organisasjonsutvikling og ledelse. Fokuset har blant annet økt gjennom diskusjoner på ulike nivå i kommunen eller fylkeskommunen om hva som kjennetegner en god skole og en god skoleledelse. Videre har organisasjonene utviklet seg ved at felles ledelse krever ansvarliggjøring av den enkelte medarbeider. Felles ledelse fører til administrativ forenkling ved at antall resultatenheter minskes. Ved at antall resultatenheter reduseres, har felles ledelse ført til en bedre utnyttelse av de administrative ressursene, og til en mer oversiktlig organisering av skole og oppvekst. Over 50 prosent av breddeundersøkelsens respondenter som hadde innført felles ledelse, oppgav at det hadde ført til en enklere og mer oversiktlig organisasjon i høy eller meget høy grad. 40 prosent oppgav at ledelsen av skole/barnehage var blitt effektivisert i meget høy eller høy grad. Resultatet dokumenterer at noen av målsetningene med felles ledelse som ble oppgitt blir innfridd.

17 Det er ikke økonomisk gevinst som er det mest fremtredende resultatet. Det er ofte økonomi og nedleggingstrusler som i utgangspunktet fører til at felles ledelse blir innført, men økonomiske resultater er så langt ikke særlig fremtredende. Flere av casekommunene oppgir likevel at de økonomiske målsetningene i første omgang er innfridd, og at det er større delingskultur mellom enhetene. Det gis også uttrykk for at det har skjedd en omdisponering av midler fra administrativ ledelse til pedagogisk ledelse. Å skape gode rammebetingelser for fellesleder og stedsansvarlig oppleves som utfordrende. En utbredt utfordring for kommuner som har erfaring med felles ledelse er å skape klare rammer og ansvars- og oppgavefordeling mellom felles leder og den som er stedsansvarlig på den enkelte enhet. Diskusjoner rundt tilstedeværelse og nærhet til medarbeidere og brukere har særlig vært trukket fram i dybdestudiene. Det er også en utfordring å gjøre rollen som stedsansvarlig attraktiv. Fremtredende ledelsesprinsipper er bruker i fokus, utvikling og mål- og resultatstyring. Det er særlig brukerperspektiv, utviklingsperspektiv og mål- og resultatstyring som har blitt vektlagt i utarbeidelsene av modeller for felles ledelse. Anbefalinger til kommuner som vurderer å etablere felles ledelse: 1. Sørge for et godt forarbeid i forkant av avgjørelsen om å etablere felles ledelse. I den første fasen er det avgjørende å overveie hvorfor man ønsker å innføre felles ledelse, hvilke forventninger man har i forhold til effekter og resultater, og hvordan interessentenes reaksjoner vil være. Det er et godt utgangspunkt å dokumentere at man med sin modell oppfyller både de spesifikke krav og de overordnede formål med ledelse i skoler og barnehager. 2. Sørge for tilstrekkelig med tid og involvering av berørte parter. Det tar tid å implementere felles ledelse. Erfaringene viser at en god prosess krever å involvere berørte parter og gi tid til diskusjoner omkring ledelse generelt, og den modellen som er valgt, spesielt. Videre må det gjøres en del avveielser rundt hvilke rammer som legges for de ulike rollene i modellen, så som felles leder og stedsansvarlig ved hver enhet, og hvem som kan ansettes til disse stillingene. 3. Dokumentere resultater og følge opp modellen. Etter en tid kan det være nyttig å dokumentere hvilke resultater og effekter de berørte parter ser ved felles ledelse. Dette kan gi grunnlag for en videre diskusjon om videreutvikling av skole- og oppvekstsektoren. Det vil være fordeler og ulemper med felles skoleledelse, men fordelene synes å være i overvekt med tanke på samdriftsfordelene. Konklusjon Stor-Elvdal kommune innfører felles skoleledelse fra Rådmannen gis fullmakt til å velge modell for organisering med en ramme på 510 % ledelsesressurs, inklusive 100 % merkantil. Planleggingen av prosessen begynner høsten.

18 Stor-Elvdal kommune Saksframlegg Dato: Referanse: / / Arkiv: 481 Vår saksbehandler: Ann Helen Rustad Direkte tlf Elektronisk kommunikasjons reglement for Stor-Elvdal kommune Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/31 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Elektronisk kommunikasjons reglement for Stor-Elvdal kommune Rådmannens forslag til vedtak: Forslag til Elektronisk kommunikasjons reglement for Stor-Elvdal kommune vedtas Bakgrunn Eksisterende reglement ble vedtatt i kommunestyret sak nr.05/61. Med bakgrunn i at vi har gått over til mobil telefonløsning har vi sett på telefonreglementet og gjort noen endringer for å tilpasse dagens behov og statens retningslinjer. Stor-Elvdal kommune gikk over til mobil løsning i januar 2013 noe som medførte at nesten alle fikk nye telefonnummer. Behovet for å ha klarere grenser for dekning av utgifter er derfor også påkrevet i forhold til ny telefonløsning i Stor-Elvdal kommune og jf retningslinjer i fra staten. Det er i dag ca 20 stk som har personlig mobiltelefon. De nye/reviderte telefonreglementet er mere utfyllende i forhold til dagens behov og løsninger. Konklusjon EK reglementet er tilpasset endringer i kommunens organisering og behov i tillegg til statens retningslinjer. Reglementet forslås derfor vedtatt.

19 Ek reglement for Stor-Elvdal kommune [Skriv inn undertittel for dokumentet] Retningslinjer for anskaffelser og bruk av EK tjenester i Stor-Elvdal kommune. Kai Bakken/Ann-Helen Rustad

20 Innholdsfortegnelse REGLEMENT FOR EK-TJENESTER... 2 A. Tildeling og anskaffelser av EK-tjenester... 2 B. Oppgaveplikt/Skatteplikt for EK-tjenester... 3 C. Telefontyper... 3 D. Dekning av utgifter, grenser E. Spesielle regler... 4 F. Administrering... 4 G. Vedlegg... 5 Elektronisk kommunikasjons reglement for Stor-Elvdal kommune Side 1

21 REGLEMENT FOR EK-TJENESTER (Elektronisk kommunikasjon, telefon og bredbånd) Sktl femte ledd og FSFIN og 5-12 C. Gjelder fra vedtaksdato. A. Tildeling og anskaffelser av EK-tjenester 1. Dette reglementet gjelder for all anskaffelse av EK-tjenester og forvaltning av regelverket for tildeling og oppgaveplikt/beskatning. 2. Tilståelse av tjenestetelefon skal være basert på en vurdering av faktiske behov for telefontjenester. 3. Behovet skal dekkes gjennom mobiltelefonordning. 4. Det kan i enkelte tilfeller vurderes tilståelse av bredbånd. Dette gjelder ansatte med hjemmearbeidsplass eller der det er spesielt behov for tilgang utenom arbeidstiden. 5. Sektorleder kan fatte vedtak om tildeling/endring /opphør. 6. Det kan tilstås ett av to ulike typer tjenestetelefon, personlig mobiltelefon (type 1) med kompensasjon fra arbeidsgiver eller ren arbeidstelefon (type 2) som legges igjen på arbeidsplassen. Se pkt. II, 3 og Ved personlig mobiltelefon med kompensasjon tar arbeidsgiver stilling til kompensasjonsgruppe i henhold til tjenstlige behov. Faktura for eventuelt merforbruk sendes ut en gang i året (høsten). 8. Når det oppstår endring i funksjon/stilling eller stillingens oppgaver og innhold, skal vedtaket vurderes på nytt. 9. Rådmannens ledergruppe og sektorledere er pliktige til å ha personlig mobiltelefon etter type 1 (pkt C), da det forventes at disse er tilgjengelige på mobiltelefon utenfor ordinær arbeidstid. 10. Det er utarbeidet skjema/kontrakt for tilståelse av telefon. Den som har myndighet til å gjøre vedtak om tilståelse av telefon har ansvar for utfylling. Se pkt. G vedlegg. Elektronisk kommunikasjons reglement for Stor-Elvdal kommune Side 2

22 B. Oppgaveplikt/Skatteplikt for EK-tjenester Fra 2006 ble det nye skatteregler for elektronisk kommunikasjon (for eksempel telefon og bredbånd). Reglene er like om det er arbeidsgiver eller arbeidstaker som står som abonnent. Det er arbeidsgiver som er ansvarlig for å gjennomføre korrekt forskuddstrekk og innberetning. Det vises til Skatteloven 5-11 og Kort oppsummering av de nye skattereglene: 1. Hovedregelen er beskatning foretas sjablongmessig ved at alle arbeidstakere som får dekket en eller flere EK-tjenester, og som oppfyller vilkårene for sjablongbeskatning, skal ha et maksimalt årlig inntektstillegg på kr ,-. Fra 2014 gjelder ikke noe bunnbeløp. Inntektstillegget skal ikke reduseres med arbeidstakers eventuelle egenbetaling for bruk av kommunikasjonstjenester. 2. Det er fortsatt adgang til å gi skattefri refusjon av dokumenterte utlegg til tjenestebruk etter spesifisert regning. Andel av faste avgifter anses ikke som tjenstlige utlegg i denne forbindelse, og kan ikke refunderes skattefritt. 3. Arbeidsgiver kan gi en skjønnsmessig utgiftsdekning for hele eller deler av abonnementet, dette blir behandlet som en trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse (ikke sjablongmodellen). 4. Mobiltelefon som kun brukes i tjenestesammenheng må etterlates på arbeidsplassen for å unngå beskatning etter sjablongmodellen. Likevel vil sporadisk bruksadgang til EK-tjeneste ikke utløse skatteplikt. Vilkårene er at bruken ikke overstiger 14 dager i løpet av en 30-dagers periode og ikke mer enn 30 dager i løpet av inntektsåret. Stor-Elvdal kommune har valgt ordningene i pkt. 1 og 4. C. Telefontyper Type 1: Personlig mobil med kompensasjon fra Stor-Elvdal kommune Vilkår: Abonnementet skal meldes inn i Stor-Elvdal kommunes telefonordning. Stor-Elvdal kommune står som juridisk ansvarlig og eier. Stor-Elvdal kommune dekker inntil kr 2.500,- til kjøp av mobiltelefon, mens sektorledere og rådmann får dekket inntil kr ,- til kjøp av mobiltelefon. Denne summen kan reguleres administrativt hvert år utfra priser på aktuelle modeller i markedet. Ønsker arbeidstaker en dyrere telefon må differansen dekkes av ansatte selv. Mobiltelefonene har en forventet levetid på 3 år. Ved første gangs utskifting på grunn av uhell/skade dekkes dette av arbeidsgiver, uhell/skade utover dette må det betales av ansatte selv. Elektronisk kommunikasjons reglement for Stor-Elvdal kommune Side 3

23 Alle brukere får Stor-Elvdal kommunes framforhandlede rabatter. Bruker må selv godta en slik løsning gjennom en forpliktende underskrift/individuell bekreftelse. Denne løsningen kan være et krav i enkelte stillinger; se pkt I, 9. Ved unntak fra denne regelen kan det gis kompensasjon i form av en fast sum per år (pkt II.3). Bruker må bekrefte ikke å ha ytterligere krav om kompensasjon og være tilgjengelig utenfor ordinær arbeidstid. Unntaket kan ikke kombineres med arbeidstelefon type 2. Type 2: Arbeidstelefon Vilkår: - Telefonen skal/må ligge igjen på arbeidsplassen - Vakttelefoner kan tas med hjem kun under vakt (f.eks. i for med kurs, inntil 14 d/30 d eller 30 d/år) - Arbeidstelefonen kan kun brukes i arbeidssammenheng - Arbeidstaker skal bekrefte skriftlig at arbeidstelefonen legges igjen på arbeidsplassen D. Dekning av utgifter, grenser. Arbeidsgiver dekker i utgangspunktet utgifter etter statens retningslinjer. I tillegg vil øvre grense for dekning etter tjenstlige behov bli vurdert i etter den enkelte arbeidstakers stilling/arbeidssituasjon. E. Spesielle regler Permisjon / sykdom: Virksomhetsleder melder fra til IKT om en arbeidstaker som har tildelt telefon etter pkt. C type 1 er borte fra jobben utover 2 måneder. Dekning av telefon vil da opphøre og arbeidstaker må dekke utgifter til bruk selv (abonnementet dekkes så lenge telefonen eies av kommunen). Opphør av stilling: Arbeidstaker velger selv om han/hun vil beholde nummeret. Virksomhetsleder skal gi beskjed minst en måned i forveien (om det er mulig) slik at IKT kan ordne det formelle ved eierskifte. F. Administrering Virksomhetsleder melder skriftlig til IKT hvilken telefontype den enkelte arbeidstaker skal ha jf. pkt. C. Arbeidstaker skal underskrive på skjema ved utdeling av telefon (både ved nytt abonnement og ved bytte av telefon). -> Vurdering og behovsskjema for mobiltelefon. Virksomhetsleder er ansvarlig for de telefonene som egen virksomhet bruker. Rådmannen kan unntaksvis gjøre vedtak som avviker fra bestemmelsene i reglementet. Elektronisk kommunikasjons reglement for Stor-Elvdal kommune Side 4

24 G. Vedlegg Vurdering / behovsskjema for mobiltelefon År: 20xx Tilgang til kommunal e-post på telefonen (Ja/Nei): Tlf.nummer (mobil): (sett inn evnt nummer som ønskes videreført. Hvis overføring fra tidligere leverandør må eget skjema fylles ut) Bruker (navn og funksjon): Vakttelefon Ja: Nei : Det er kun telefoner som bare brukes på jobb som er vakttelefon (og ikke oppbevares hos bruker). Nei: Bruk vil bli innberettet til lønnskontoret. Skattes av bruk inntil kr ,- jf statens retningslinjer Beløp over grense satt i pkt C i EK reglementet (2.500,-/5.000,- + mva. dekkes i sin helhet av arbeidstaker). Begrunnelse: Bokføring av utgiftene: (Fylles ut av virksomhetsleder) Konto: Ansvar: Tjeneste: Prosjekt:... Dato: Sign.(sektorleder): Jeg har forstått de nye reglene for EK reglementet og aksepterer at bruken av telefon vil bli innberettet. Dato:.. Sign.(bruker) :. Elektronisk kommunikasjons reglement for Stor-Elvdal kommune Side 5

25 Stor-Elvdal kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 2012/ / Arkiv: 031 Vår saksbehandler: Leif Harald Walle Direkte tlf. Politisk organisering Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/26 Formannskapet /32 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Særutskrift - Politisk organisering Saken legges fram for formannskapet uten innstilling. Behandling i Formannskapet : Formannskapet viste til vedtak i kommunestyret den og fremmet følgende innstilling til kommunestyret: a. Kommunestyret reduseres fra 21 representanter til 17 representanter. b. Formannskapet skal bestå av 7 representanter. c. Utvalgsstrukturen opphører og det innføres en komite med 7 representanter. d. Plansaker delegeres til Formannskapet. e. Ordfører frikjøpes med 100 % og varaordførers frikjøp er 20 %. f. Øvrig fordeling av nåværende utvalg blir etter slik; f1) Formannskapet overtar oppgavene til; Hovedutvalg for Landbruk, Miljø og kommunalteknikk, planutvalget, næringsfondet, kraftfondet og rovviltutvalg. Formannskapet innstiller representanter fra kommunestyret til Byggekomite i hvert enkelttilfelle og kommunestyret vedtar denne. f2)kommunestyret utnevner en representant fra kommunestyret til råd for likestilling av funksjonshemmede (representant nr.15) og kommunestyret utnevner også representant til administrasjonsutvalget (må være en representant fra Formannskapet). f3)kommunestyret utnevner representant til kontrollutvalg (representant nr. 16). f4) Kommunestyret oppnevner personer til særskilt klagenemnd. f5) Kommunestyret oppnevner representant til styret i KF Stor-Elvdal kommuneskoger (representant nr. 17). f6) Komiteen overtar oppgavene til; hovedutvalg for kultur og oppvekst, hovedutvalg for helse, velferd og omsorg, barnerepresentant, arbeidsutvalg for Stor-Elvdalstunet og Nustu Trønnes, ungdomsråd, likestillingsutvalg og eldreråd. F7) Overstående endringer fra a f6 innarbeides i politisk delegeringsreglement med virkning fra Votering: Formannskapet sin innstilling ble enstemmig vedtatt. Formannskapet sin tilråding til kommunestyret: a. Kommunestyret reduseres fra 21 representanter til 17 representanter. b. Formannskapet skal bestå av 7 representanter.

26 c. Utvalgsstrukturen opphører og det innføres en komite med 7 representanter. d. Plansaker delegeres til Formannskapet. e. Ordfører frikjøpes med 100 % og varaordførers frikjøp er 20 %. f. Øvrig fordeling av nåværende utvalg blir etter slik; f1) Formannskapet overtar oppgavene til; Hovedutvalg for Landbruk, Miljø og kommunalteknikk, planutvalget, næringsfondet, kraftfondet og rovviltutvalg. Formannskapet innstiller representanter fra kommunestyret til Byggekomite i hvert enkelttilfelle og kommunestyret vedtar denne. f2)kommunestyret utnevner en representant fra kommunestyret til råd for likestilling av funksjonshemmede (representant nr.15) og kommunestyret utnevner også representant til administrasjonsutvalget (må være en representant fra Formannskapet). f3)kommunestyret utnevner representant til kontrollutvalg (representant nr. 16). f4) Kommunestyret oppnevner personer til særskilt klagenemnd. f5) Kommunestyret oppnevner representant til styret i KF Stor-Elvdal kommuneskoger (representant nr. 17). f6) Komiteen overtar oppgavene til; hovedutvalg for kultur og oppvekst, hovedutvalg for helse, velferd og omsorg, barnerepresentant, arbeidsutvalg for Stor-Elvdalstunet og Nustu Trønnes, ungdomsråd, likestillingsutvalg og eldreråd. F7) Overstående endringer fra a f6 innarbeides i politisk delegeringsreglement med virkning fra Bakgrunn Kommunestyret vedtok i møte den følgende: 1. Utvalgsstrukturen med tre utvalg opprettholdes for valgperioden Varaordførerens frikjøp reduseres fra 40% til 35% av hel stilling fra Fra gjøres følgende endringer: a. Kommunestyret reduseres fra 21 representanter til 17 representanter. b. Formannskapet reduseres fra 7 representanter til 5 representanter. c. Utvalgsstrukturen opphører og det innføres 2 komiteer med 5 representanter i hver. d. Plansaker delegeres til Formannskapet. e. Varaordførers frikjøp reduseres fra 35% til 20%. f. De øvrige formannskapsmedlemmene, 3 representanter, får økt frikjøp fra 4% til 10%. Politisk organisering har vært tema på flere møter i formannskapet i. Her har man ytret ønske om å vurdere antall representanter i formannskapet og utvalgsstrukturen på nytt.

27 Stor-Elvdal kommune Særutskrift Dato: Referanse: 2012/ /2013 Arkiv: 031 Vår saksbehandler: Ådne Bakke Direkte tlf Politisk organisering Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 13/20 Kommunestyret Ordførerens forslag til vedtak: 1. Utvalgsstrukturen med tre utvalg opprettholdes for valgperioden Varaordførerens frikjøp reduseres fra 40% til 35% av hel stilling fra Fra gjøres følgende endringer: a. Kommunestyret reduseres fra 21 representanter til 17 representanter. b. Formannskapet reduseres fra 7 representanter til 5 representanter. c. Utvalgsstrukturen opphører og det innføres 2 komiteer med 5 representanter i hver. d. Plansaker delegeres til Formannskapet. e. Varaordførers frikjøp reduseres fra 35% til 20%. f. De øvrige formannskapsmedlemmene, 3 representanter, får økt frikjøp fra 4% til 10%. Behandling i Kommunestyret : Ellen Marie Tangen (SV) fremmet følgende forslag til vedtak: Sak 13/20 sendes tilbake til utvalget som har arbeidet med den. Utvalget utvides med gruppelederne i kommunestyret. Utvalget gir en nærmere beskrivelse av hvordan arbeidet i komiteene skal foregå og hvordan de forskjellige saker fordeles mellom komiteene. Om komiteene skal ha avgjørelsesmyndighet bør framgå av forslaget. Reglement for politiske organer og delegering skal foreligge i vurdert versjon før saken fremmes på nytt i kommunestyret. Knut Kristiansen (SP) fremmet følgende tilleggsforslag: Nytt pkt.d De tre hovedutvalgene reduseres fra 7 til 5 medlemmer fra Steinar Myrvang (BL) fremmet følgende endringsforslag: Pkt.f De øvrige formannskapsmedlemmene, 3 representanter, opprettholder frikjøp på 4%. Votering: Ellen Marie Tangens forslag til vedtak falt med 1 stemme for og 20 stemmer mot. Knut Kristiansen sitt tilleggsforslag falt med 10 stemmer for og 11 stemmer mot. Steinar Myrvang sitt endringsforslag falt med 10 stemmer for og 11 stemmer mot. Ordførerens forslag til vedtak ble vedtatt med 20 mot 1 stemme. Vedtak i Kommunestyret : 1. Utvalgsstrukturen med tre utvalg opprettholdes for valgperioden Varaordførerens frikjøp reduseres fra 40% til 35% av hel stilling fra Fra gjøres følgende endringer:

28 2 a. Kommunestyret reduseres fra 21 representanter til 17 representanter. b. Formannskapet reduseres fra 7 representanter til 5 representanter. c. Utvalgsstrukturen opphører og det innføres 2 komiteer med 5 representanter i hver. d. Plansaker delegeres til Formannskapet. e. Varaordførers frikjøp reduseres fra 35% til 20%. f. De øvrige formannskapsmedlemmene, 3 representanter, får økt frikjøp fra 4% til 10%. Bakgrunn Kommunestyret i Stor-Elvdal gjorde følgende vedtak i sitt budsjettmøte : Innen 1. mars 2013 foretas budsjettendring av område 1.1 politisk virksomhet som hensyntar endelig vedtak om stillingsstørrelse og godtgjørelse til politiske ledelse og tillitsvalgte i styrer og utvalg samt resultatet av arbeidet med politisk organisering. Det ble nedsatt et utvalg bestående av ordfører Even Moen, Niels Thomas Burchardt, Cisilie Selnes, Jon Rotbakken og rådmann Ådne Bakke (sekretær for utvalget). I tillegg til mandatet gitt i kommunestyret har også utvalget sett til prosjektbeskrivelsen i prosjektet «Politisk styring og administrativ ledelse». Dette prosjektet ble vedtatt i Følgende mandat beskrives i prosjektplanen slik: Mandat: Vurdere dagens formelle myndighetsstruktur og praktiske arbeidsmåte i forholdet politikk og administrasjon. Dersom gruppa finner det aktuelt - utarbeide forslag til endret arbeids- og ansvarsfordeling mellom politiske organer og administrasjonen (rådmannen), herunder endret delegasjonsreglement (skal vurderes i første år i valgperioden). Vurdere om dagens arenaer for samarbeid og samhandling mellom politikk og administrasjon er hensiktsmessige og - om gruppa finner det aktuelt - gi forslag til forbedringer (med avgrensning mot prosjektgruppe for plan- og styringssystem). Dersom prosjektgruppa på grunnlag av vurderingene i de ovennevnte punktene finner grunn for det, vurdere og eventuelt fremme forslag om endringer i nåværende arbeidsmåter. Merknader Et viktig grunnlag for en god utvikling av kommunen er at det politiske arbeidet fungerer godt, at folkevalgte er tidlig inne i beslutningsprosessene og har den reelle styringen av kommunen. Samhandling og samarbeid mellom folkevalgte som enkeltpersoner og folkevalgte organer, og rådmann/administrasjon er en annen viktig forutsetning. Prosjektgruppa skal vurdere dagens situasjon og om det er forbedringer som bør gjøres både i formell struktur (politisk organisering) og arbeidsmåter. Vurdering Utvalget har hatt 5 møter samt en ekskursjon til Oppland Fylkeskommune på Lillehammer. Utvalget har brukt deler av prosjektrapporten «Demokrati heile vegen» som støttelitteratur i arbeidet. Dette prosjektet er gjennomført av KS og i deres innledning skriver de som begrunnelse for arbeidet:

29 3 Prosjektnamnet seier mykje om innhaldet og målsettinga med prosjektet. Demokrati heile vegen viser til kommunar der lokalpolitikarane og andre partar er aktive i heile den lokalpolitiske sakshandsaminga, frå initiering til vedtak. Målsettinga med prosjektet er å få fram at lokalpolitikarane kan ha ei aktiv rolle i ulike fasar av ei sak og dermed gjere meir enn berre å vedta ferdig utgreidde saker frå kommuneadministrasjonen. I prosjektet vert sakshandsaminga kartlagt og vurdert i 7 kommunar som har innført involverande sakshandsaming. De sju kommunene det refereres til er Arendal, Mandal, Sola, Sogndal, Songdalen, Øvre Eiker og Oppland Fylkeskommune. Rapporten har en nyansert konklusjon. Men det er klare signaler om at målsettingen om å involvere politikerne i saksprosessene har vært positive. Noen har hatt få problemer, mens andre har hatt større problemer med komitemodellen, men det er mest knyttet opp mot mangelfull kontakt og kommunikasjon mellom politisk ledelse og administrasjonen. De fleste ønsket seg bort fra utvalg og sektorpolitikk, med andre ord de ville over til helhetspolitikerne. Noen erkjenner suksess, mens andre uttrykker det motsatte. Flere av kommunene som deltok i prosjektet var i en meget anstrengt økonomisk situasjon, der det var nødvendig med helhetlig syn på kommunens oppgaver og kommunens ressurser. Oppland Fylkeskommune er den organisasjon som uttrykker størst suksess. De innførte tverrsektorielle komiteer og fikk til et meget godt samarbeid mellom politisk ledelse og administrasjon. Den politiske aktiviteten ble stimulert og det vokste fram sterke lojalitetsbånd i organisasjonen. Oppland Fylkeskommune har riktignok gått over til sektorkomiteer seinere, men det kan like vel henge sammen med det spesifikke fokuset i fylkeskommunene. Utvalget i Stor-Elvdal har jobbet godt sammen. De har hatt en svært åpen dialog og de har brakt på bane vanskelige vurderinger. Når utvalget konkluderer som de gjør så er dette på kort sikt noen små endringer som er økonomisk fundert, mens de langsiktige endringene er å legge vekt på helheten og et sterkt ønske om å styrke det politiske engasjementet. Endringene fordrer derfor ikke bare en endring for det politiske nivået, men også store endringer for administrasjonen med tanke på kontakten med andre enn rådmannen. Utvalget har ikke tatt stilling til om komiteen skal være tverrfaglig eller faglig. Det har heller ikke tatt hensyn til hvordan komiteene skal organiseres eller ledes. Dette er forhold som en må gjøre seg erfaringer med og åpne for korrigeringer underveis. Utvalget har videre sett på andre kommuner med tilsvarende folketall og hvor stor representasjon det er i råd og utvalg. Med utvalgets forslag harmonerer dette bedre med kommunens folketall. Utvalget har også sett på hvordan en reduksjon av antall representanter i kommunestyret vil slå ut når en legger valgresultatet fra 2011 til grunn. Under følger tabeller som viser representasjon ved et kommunestyret på 21, 19, 17 og 15 representanter.

30 4 PARTI STEMMER LISTESTEMMER Korrigert Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall 1, AP , , , , , , ,7 895,0 789,7 706,6 639,3 BYGDELISTA , , ,4 913,1 710,2 581,1 491,7 426,1 376,0 336,4 304,4 H , ,0 837,6 598,3 465,3 380,7 322,2 279,2 246,4 220,4 199,4 SP ,1 943,7 566,2 404,4 314,6 257,4 217,8 188,7 166,5 149,0 134,8 V ,4 700,7 420,4 300,3 233,6 191,1 161,7 140,1 123,6 110,6 100,1 FRP ,6 414,7 248,8 177,7 138,2 113,1 95,7 82,9 73,2 65,5 59,2 SV ,4 334,3 200,6 143,3 111,4 91,2 77,2 66,9 59,0 52,8 47,8 PARTI STEMMER LISTESTEMMER Korrigert Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall 1, AP , , , , , ,7 933,9 809,4 714,2 639,0 578,1 BYGDELISTA , , ,4 826,0 642,4 525,6 444,8 385,5 340,1 304,3 275,3 H , ,3 759,2 542,3 421,8 345,1 292,0 253,1 223,3 199,8 180,8 SP ,9 853,0 511,8 365,6 284,3 232,6 196,8 170,6 150,5 134,7 121,9 V ,6 634,0 380,4 271,7 211,3 172,9 146,3 126,8 111,9 100,1 90,6 FRP ,9 374,7 224,8 160,6 124,9 102,2 86,5 74,9 66,1 59,2 53,5 SV ,7 303,7 182,2 130,1 101,2 82,8 70,1 60,7 53,6 47,9 43,4 PARTI STEMMER LISTESTEMMER Korrigert Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall 1, AP , , , , ,3 987,0 835,2 723,8 638,6 571,4 517,0 BYGDELISTA , , ,4 738,9 574,7 470,2 397,8 344,8 304,2 272,2 246,3 H , ,7 680,8 486,3 378,2 309,5 261,8 226,9 200,2 179,2 162,1 SP ,6 762,3 457,4 326,7 254,1 207,9 175,9 152,5 134,5 89,6 108,9 V ,7 567,3 340,4 243,1 189,1 154,7 130,9 113,5 100,1 89,6 81,0 FRP ,1 334,7 200,8 143,4 111,6 91,3 77,2 66,9 59,1 52,8 47,8 SV ,0 273,0 163,8 117,0 91,0 74,5 63,0 54,6 48,2 43,1 39,0 PARTI STEMMER LISTESTEMMER Korrigert Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall Ford.tall 1, AP , , , , ,7 870,3 736,4 638,2 563,1 503,8 455,9 BYGDELISTA , ,7 912,4 651,7 506,9 414,7 350,9 304,1 268,4 240,1 217,2 H , ,0 602,4 430,3 334,7 273,8 231,7 200,8 177,2 158,5 143,4 SP ,3 671,7 403,0 287,9 223,9 183,2 155,0 134,3 118,5 106,1 97,1 V ,9 500,7 300,4 214,6 166,9 136,5 115,5 100,1 88,4 79,1 71,5 FRP ,4 294,7 176,8 126,3 98,2 80,4 68,0 58,9 52,0 46,5 42,1 SV ,3 242,3 145,4 103,9 80,8 66,1 55,9 48,5 42,8 38,3 34,6 Det er også verdt å merke at Stor-Elvdal kommune vedtok å innføre en komitemodell under omorganiseringen i I 2007 ble det foretatt en evaluering av modellen og den konkluderte med at komitemodellen skulle videreføres, men med noen endringer. Innstillingen til kommunestyret var flerdelt, men komitemodellen var prioritet 1, mens retur til utvalgsmodellen var prioritet 2. Da kommunestyret behandlet saken ble prioritet 2 valgt, uten at det er gitt noen direkte begrunnelse for dette. Med utvalgets tilråding betyr dette en innsparing for 2013 på ca kroner. På årsbasis blir innsparingen det dobbelte. Det er foreløpig ikke beregnet eksakt innsparing i forhold til foreslått modell for , men dette vil bli en større innsparing på grunn av færre representanter i utvalgene/komiteene og frigjøringen, som i dag er 170% (100% ordfører, 40% varaordfører og 5x4% for formannskapsmedlemmer). Framtidig modell utgjør 150%, samtidig som ingen utløser KLP-utgifter, med unntak av ordfører. Konklusjon Utvalget bestående av ordfører Even Moen, Niels Thomas Burchardt, Cisilie Selnes og Jon Rotbakken innstiller overfor kommunestyret å fatte følgende vedtak: 1. Utvalgsstrukturen med tre utvalg opprettholdes for valgperioden Varaordførerens frikjøp reduseres fra 40% til 35% av hel stilling fra Fra gjøres følgende endringer: a. Kommunestyret reduseres fra 21 representanter til 17 representanter. b. Formannskapet reduseres fra 7 representanter til 5 representanter. c. Utvalgsstrukturen opphører og det innføres 2 komiteer med 5 representanter i hver. d. Plansaker delegeres til Formannskapet. e. Varaordførers frikjøp reduseres fra 35% til 20%. f. De øvrige formannskapsmedlemmene, 3 representanter, får økt frikjøp fra 4% til 10%.

31 Stor-Elvdal kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 2014/ / Arkiv: 014 Vår saksbehandler: Anne Mæhlum Direkte tlf Kommunestyre- og fylkestingsvalget - godkjenning av valgprotokoll fra valgstyret Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/33 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Protokoll - kommunestyrevalget 2 Protokoll - fylkestingsvalget Øvrige saksdokumenter: Ordførerens innstilling: Valgstyrets valgprotokoll for kommunestyrevalget godkjennes. Sammendrag/bakgrunn Alle opplysninger av interesse for saken finnes i vedlagte valgprotokoll. Frammøteprosenten ved årets valg var på 62,8%. Til sammenligning var frammøteprosenten ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2011 på 69,37%. Det ble mottatt 335 forhåndsstemmegivninger innenriks og 1 forhåndsstemmegivning utenriks. I tillegg ble det mottatt 26 forhåndsstemmegivninger tilhørende andre kommuner. På valgdagen ble det avgitt 903 godkjente stemmer til fylkestinget og 953 godkjente stemmer til kommunestyret (se valgprotokoll side 17 og 18). Det er ikke kommet inn klager eller innsigelser på gjennomføringen av valget.

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68 Stor-Elvdal kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 2012/ / Arkiv: 216 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf Forvaltningsrevisjon - Utbygging av fjernvarmeanlegg Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/14 Kontrollutvalget /34 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Forvaltningsrevisjonsrapport Sekretæren tilrår kontrollutvalget å fremme følgende innstilling overfor kommunestyret: Kommunestyret tar revisjonsrapport «Utbygging av fjernvarmeanlegg» utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS til etterretning. Rådmannen bør: 1. Sørge for å etablere betryggende kontroll for planlegging, byggeledelse og oppfølging av byggeprosjekter; herunder at: a. det blir etablert skriftlige retningslinjer og rutinebeskrivelser på området b. det blir etablert et system for planlegging og utlysning av byggeprosjekter c. det blir etablert et system for kontraktsoppfølging d. det blir etablert klare retningslinjer for overtakelse av byggeprosjekter Retningslinjene kan ta utgangspunkt i og konkretisere forhold i NS 8430 e. roller og ansvarsforhold er tilstrekkelig avklart 2. sørge for å dokumentere alle vurderinger, beslutninger og avtaler knyttet til byggeprosjekters planlegging, byggeledelse og oppfølging. 3. sikre at all dokumentasjon knyttet til kommunens anskaffelser lagres systematisk i kommunens arkivsystem. 4. sørge for at kommunen har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse dersom kommunens ansatte skal utføre prosjektering, selv følge opp byggeledelse mv. i fremtidige byggeprosjekter. Alternativt bør kommunen kjøpe nødvendig kapasitet og kompetanse. Bakgrunn I henhold til forskrift om kontroll av 15. juni 2004, skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon rettet mot utbygging av fjernvarmeanlegget på Koppang har vært oppe som sak i kontrollutvalget flere ganger før bestilling av prosjektet i september Bakgrunnen var at investeringsprosjektet har vært et vesentlig prosjekt for kommunen, og at anlegget ikke fungerte

69 slik det var ment da det sto ferdig, samt at kommunen har hatt merutgifter for å få anlegget til å fungere som det skal. Kontrollutvalget i Stor-Elvdal kommune bestilte i sak 14/13 en prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon av utbyggingen av Fjernvarmeanlegget i Stor-Elvdal kommune. Prosjektplanen ble fremlagt i kontrollutvalgets møte den , jf. sak 14/18 og kontrollutvalget bestilte prosjektet. Vurdering Forvaltningens formål har vært å vurdere prosjektgjennomføringen for bygging av fjernvarmenett på Koppang og kommunens oppfølging av avvik. Formålet er blitt belyst gjennom å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen hatt tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for utbyggingsprosjektet (inkl. endringer underveis)? 2. Har prosjektadministrasjon og prosjektstyring for prosjektet vært tilfredsstillende? 3. Har kommunikasjonen med / oppfølging av leverandørene vært tilstrekkelig? 4. Har kommunen hatt en tilfredsstillende oppfølging av avvik / mangler ved anlegget? Det er i denne forvaltningsrevisjonen blitt benyttet dokumentstudier, oppstartsmøte, samt intervjuer av tilgjengelige respondenter for å innhente data. Innhentede data er vurdert opp mot revisjonskriterier (side 5 i rapporten) I tillegg er det blitt benyttet juridiske standarder i tilknytning til revisors vurderinger (side 6 i rapporten) Forvaltningsrevisjonen har ikke omfattet reklamasjonssaken mot aktuelle leverandører. KS advokatene har utført en vurdering for Stor-Elvdal kommune (part i saken) og kommunestyret har vedtatt og ikke gå videre med forholdet. Hedmark Revisjon IKS har i tilknytning til forvaltningsrevisjonen hatt innsyn i dokumenter knyttet til reklamasjonssaken, og har ikke vurdert tilsvarende forhold. Forvaltningsrevisjonen har ikke omfattet konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme, og det er ikke bedt om innsyn i saksmapper knyttet til slike forhold. Forvaltningsrevisjonen har berørt konkurranse om varmeleveransen til fjernvarmenettet, og det er bedt om innsyn i saksmappen som vedrører dette. I den grad varmeleveransen har hatt betydning for planleggingen og gjennomføring av utbyggingen av fjernvarmenettet, inngår dette i forvaltningsrevisjonen. Forvaltningsrevisjonen har avgrenset seg til å klargjøre og beskrive følgende tre forhold: Beslutningsgrunnlaget for utbygging av fjernvarmenettet, jf. problemstilling 1 Prosjektadministrasjonen og prosjektstyringen for av utbygging av fjernvarmenettet, jf. problemstilling 2

70 Oppfølging og kommunikasjon i tilknytning til utbygging av fjernvarmenettet, jf. problemstilling 3 og 4 Forvaltningsrevisjonen er avgrenset til å klargjøre og beskrive ovenstående tre forhold, for da å kunne besvare forvaltningsrevisjonens fire problemstillinger. Konklusjon Revisor konkluderer på bakgrunn av innhentede data og sine vurderinger følgende: Kommunen har planlagt og hatt et beslutningsgrunnlag i forkant av beslutningen om utbygging av fjernvarmeanlegget. Det kan stilles spørsmål ved om planleggingen og beslutningsgrunnlaget har vært tilstrekkelig. Det er mangler knyttet til kommunens dokumentasjon og arkivering. Det kan ha vært uklarheter mht. ansvarsforhold knyttet til oppfølgingen av prosjektet. Prosjekteringen fremstår som mangelfull og gjennomføringen av konkurransen har mangler. Kommunen inngikk en avtale etter NS 8405 Hovedentreprise og ikke NS 8407 Totalentreprise som forutsatt. Utbyggingen av fjernvarmeanlegget var ikke med i økonomiplan eller i årsbudsjett 2009 da disse ble vedtatt i desember Det kan reises spørsmål ved om dette kan komme i strid med bestemmelsene i KL (økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap, og rapportering). Det er mangler på kommunens prosjektadministrasjon og prosjektstyring. Kommunens oppfølging av og kommunikasjon med leverandøren har hatt mangler, herunder: Manglende oppfølging og dokumentasjon. Muntlig kommunikasjon med leverandør uten skriftlig dokumentasjon av vurderinger og avtaler. At det ikke var etablert retningslinjer for planlegging og bebyggelse, overtakelse av bygg og anlegg, eller etablert system for kontraktsoppfølging. Kommunens oppfølging av avvik og mangler ved utbyggingsprosjektet har ikke vært tilfredsstillende. Kommunen har ikke dokumentasjon som viser at kommunen har fulgt opp at leverandøren har levert i samsvar med kontrakt. Feil, mangler og avvik ble i stor grad avdekket tett opp til overtakelsen, eller etter overtakelsen.

71 Forvaltningsrevisjon Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Stor-Elvdal kommune Utbygging av fjernvarmeanlegg RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET

72 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Forord Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet: Utbygging av fjernvarmeanlegg i Stor-Elvdal kommune. Rapportutkastet har vært sendt på høring til rådmannen i kommunen. Rådmannens høringsuttalelse er tatt inn i rapportens kapittel 12. Rapporten, som utgjør prosjektets sluttprodukt, avleveres herved til revisjonens oppdragsgiver, kontrollutvalget i Stor-Elvdal kommune. Laila Irene Stenseth har vært utøvende revisor for prosjektet og har ført rapporten i pennen. Jo Erik Skjeggestad har vært oppdragsansvarlig revisor for prosjektet og har kvalitetssikret arbeidet. Prosjektets datainnsamling er gjennomført i perioden oktober 2014 april. Hedmark Revisjon IKS ønsker å takke kommunens administrasjon for nødvendig tilrettelegging og bistand i prosjektforløpet. Samtidig vil vi takke kontrollutvalget i Stor-Elvdal kommune for oppdraget. Løten, den 28. august Jo Erik Skjeggestad Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Laila Irene Stenseth Utøvende forvaltningsrevisor Side 2

73 HEDMARK REVISJON IKS Innholdsfortegnelse Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 1 SAMMENDRAG BAKGRUNN FOR PROSJEKTET BESTILLING UTBYGGING AV FJERNVARMEANLEGG PÅ KOPPANG FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER AKTUALITET OG NYTTEVERDI AVGRENSNINGER METODE REVISJONSKRITERIER UTLEDNING AV REVISJONSKRITERIER Oppsummering av revisjonskriterier JURIDISKE STANDARDER FOR BYGG OG ANLEGG UTBYGGING AV FJERNVARMEANLEGG PÅ KOPPANG INNHENTEDE DATA UTBYGGING AV FJERNVARMENETTET Behovsvurdering og planlegging Prosjektering og gjennomføring av konkurranse Kontraktsoppfølging og utbygging Planlegging og vurdering av endringer undervegs INNHENTEDE DATA VARMELEVERANSE TIL FJERNVARMEANLEGGET Planlegging Gjennomføring av konkurransen Oppfølging REVISORS VURDERING UTBYGGINGEN AV FJERNVARMENETTET Behovsvurdering og planlegging Revisors vurderinger Revisors oppsummering jf. behovsvurdering og planlegging Prosjektering og gjennomføring av konkurranse Revisors vurderinger Revisors oppsummering jf. prosjektering og gjennomføring av konkurranse Kontraktsoppfølging og utbygging Revisors vurderinger Revisors oppsummering jf.. kontraktsoppfølging og utbygging Planlegging og vurdering av endringer undervegs Side 3

74 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Revisors vurderinger Revisors oppsummering jf. planlegging og vurdering av endringer undervegs KONKURRANSE OM VARMELEVERANSE Planlegging Gjennomføring av konkurranse Kontraktsoppfølging og oppfølging av varmeleveranse KONKLUSJON ANBEFALINGER RÅDMANNENS HØRINGSUTTALELSE LITTERATUR OG KILDEHENVISNINGER DOKUMENTER INNHENTET FRA STOR-ELVDAL KOMMUNE DOKUMENTER FRA ØVRIG LITTERATUR OG KILDEHENVISNINGER VEDLEGG... I 14.1 A: KOBLINGSSKJEMA... I 14.2 B: SAKSFRAMLEGG TIL KOMMUNESTYRET II 14.3 C: SAKSFRAMLEGG TIL FORMANNSKAPET V 14.4 D: SAKSFRAMLEGG TIL KOMMUNESTYRE VI 14.5 E: SAKSFRAMLEGG KOMMUNESTYRET X 14.6 F: BYGGEMØTER DATERT OG XII 14.7 G: RELIABILITET OG VALIDITET... XIV 14.8 H: OVERSIKT OVER JURIDISKE STANDARDER FOR BYGG OG ANLEGG... XV Side 4

75 HEDMARK REVISJON IKS 1 Sammendrag Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Kontrollutvalget i Stor-Elvdal kommune bestilte i sak 14/13 en prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon av utbyggingen av Fjernvarmeanlegg i Stor-Elvdal kommune. Prosjektplanen ble fremlagt for kontrollutvalget den , jf. sak 14/18 og kontrollutvalget bestilte prosjektet. Forvaltningsrevisjonens formål har vært: å vurdere prosjektgjennomføringen for bygging av fjernvarmenett på Koppang, og kommunens oppfølging av avvik. Dette formålet har blitt belyst gjennom å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen hatt tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for utbyggingsprosjektet (inkl. endringer underveis)? 2. Har prosjektadministrasjon og prosjektstyring for prosjektet vært tilfredsstillende? 3. Har kommunikasjonen med/oppfølging av leverandørene vært tilstrekkelig? 4. Har kommunen hatt en tilfredsstillende oppfølging av avvik/mangler ved anlegget? I denne forvaltningsrevisjonen har vi benyttet dokumentstudier, oppstartsmøte, samt intervjuer av tilgjengelige respondenter for å innhente data. Innhentede data er vurdert opp mot følgende revisjonskriterier: Nr. Revisjonskriterier 1. De sakene som har blitt fremlagt for formannskap og kommunestyre har vært forsvarlig utredet, og i samsvar med lovverk og kommunens instrukser. 1.1 Forsvarlig utredet innebærer at sak for beslutning om å bygge fjernvarmeanlegget, samt saker knyttet til endringer undervegs i prosjektet er belyst utfra et helhetlig perspektiv. 1.2 Videre at konsekvenser for økonomi, dvs. investeringsutgifter og inntekter, samt driftsutgifter og inntekter er vurdert på forsvarlig måte. 2. Kommunen har etablert et system for internkontroll på området, og at internkontrollen er dokumentert skriftlig. 3. Kommunen har etablert dokument(er) som gjør rede for roller og ansvar på området. Dokumentene bør også gjøre rede for kontrollansvaret på området. All delegert myndighet skjer på vegne av rådmannen, og at det er etablert rapportering til denne. 4. Kommunen har definert og klargjort roller og ansvar knyttet til anskaffelsesprosessen, og at anskaffelsen er gjennomført av person som er delegert ansvar og myndighet til dette. 5. Virksomhetslederen har administrativt, økonomisk og faglig ansvar for sin virksomhet, herunder planlegging, byggeledelse og vedlikehold. Kommunen har etablert retningslinjer og rutinebeskrivelser for hvordan planlegging og byggeledelse av prosjekter skal gjennomføres, og oppfølgingen er dokumentert skriftlig. Herunder at; 5.1 Utbyggingen av fjernvarmeanlegget og endringer undervegs er tilfredsstillende organisert, planlagt og dokumentert. 5.2 Aktuelle avtaletyper er vurdert og vurderingen og valg av avtaletype er dokumentert skriftlig. 6. Kommunen har etablert regelverk knyttet til innkjøpsarbeidet, og fulgt opp i form av opplæringstiltak rettet mot aktuelle ansatte. 7. Kommunen har etablert et system for kontraktsoppfølging, og kan håndtere endringsarbeider og tilleggsarbeider. Herunder at; 7.1 Oppfølging av inngåtte avtaler er gjennomført, og at vurderinger og endringer undervegs er dokumentert. 7.2 Kommunen har fulgt opp leveransen undervegs i prosjektet, og oppfølgingen er dokumentert skriftlig. Videre at avdekkede avvik er fulgt opp og dokumentert skriftlig. 7.3 Det er etablert forsvarlig kommunikasjon med leverandøren(e) og kommunikasjonen er dokumentert skriftlig. 7.4 Kommunen har etablert retningslinjer knyttet til overtakelse av anlegget. Disse er fulgt og overtakelsesforretningen er dokumentert. Mangler ved anlegget er avdekket og utbedret før overtakelse. 7.5 Kommunikasjon med leverandøren(e) etter overtakelse er dokumentert skriftlig. Side 5

76 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune I tillegg har vi benyttet følgende juridiske standarder i tilknytning til våre vurderinger: Nr. Standardens navn Kort om standardens innhold Aktualitet i tilknytning til prosjektet NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag Standarden skal regulere kontraktsforhold mellom en oppdragsgiver og arkitekt, rådgivende ingeniør eller annen fagkyndig om prosjekteringsoppdrag innenfor bygg og anlegg, herunder oppfølging av prosjekteringen i bygge- og reklamasjonsfasen. Konkurranse om prosjektering av fjernvarmeutbyggingen ble stoppet. Det ble inngått en avtale med Aalerud AS iht. NS Standarden er således aktuell i denne forvaltningsrevisjonen. NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag Standardens formål er å regulere kontraktsforhold mellom en oppdragsgiver og en byggeleder om byggeledelse i forbindelse med bygge- og anleggsledelse. Kommunen er selv byggeleder og har valgt å utføre byggeledelsen selv. Vi kommer i liten grad inn på standarden i denne forvaltningsrevisjonen, men den kan gi signaler om hva kommunen selv skulle ivareta. NS 8405 Norsk bygge- og anleggskontrakt Standarden er utarbeidet for bruk i kontraktsforhold hvor en part (entreprenøren) påtar seg utførelsen av bygg- eller anleggsarbeid for den andre parten (byggherren), og hvor det vesentligste av tegninger, beskrivelser og beregninger skal leveres av byggherren. Kontrakten som ble inngått med B. T. Rørsystemer AS viser til NS 8405 og er inngått i samsvar med denne standarden. Standarden er således aktuell i denne forvaltningsrevisjonen. NS 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser ved totalentrepriser Denne standarden har til formål å regulere kontraktsforholdet der en part (totalentreprenøren) påtar seg hele eller vesentlige deler av prosjekteringen og utførelsen av et bygg- eller anleggsarbeid for den andre parten (byggherren). Aalerud AS anbefalte bruk av totalentreprise, og det er dette som fremkommer av konkurransegrunnlaget som ligger på Vi forutsetter at den øvrige tilbyderen forholdt seg til konkurransegrunnlaget, og standarden er således aktuell i denne forvaltningsrevisjonen. NS 8410 Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved konkurranse med forhandlet prosedyre Standarden fastsetter bestemmelser for kontrahering av bygge- og anleggsarbeider og kjøp av varer og tjenester i forbindelse med bygg og anlegg, etter forhandling basert på konkurranse. Den aktuelle anskaffelsen fulgte prosedyren «konkurranse med forhandling» og standarden er således aktuell. NS 8417 NS 8430 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser Overtakelse av bygg og anlegg Standarden har som formål å regulere kontraktsforhold der en part (Totalunderentreprenører TUE) påtar seg hele eller deler av prosjekteringen og utførelsen av en del av bygg- og anleggsarbeid som den annen part (totalentreprenøren) har påtatt seg overfor byggherren eller annen entreprenør. Standarden har som formål å regulere og presisere prosedyrene for bruk ved overtakelse av et kontraktarbeid både i nærings- og forbrukerforhold, jf. aktuelle blanketter. Aalerud AS anbefalte bruk av totalentreprise, og det er dette som fremkommer av konkurransegrunnlaget som ligger på Standarden kan være aktuell for denne forvaltningsrevisjonen. Standarden er aktuell i denne forvaltningsrevisjonen, jf. overtakelse av fjernvarmeanlegget. På bakgrunn av innhentede data og våre vurderinger har vi kommet frem til følgende konklusjoner: Kommunen har planlagt og hatt et beslutningsgrunnlag i forkant av beslutningen om utbygging av fjernvarmeanlegget. Det kan stilles spørsmål ved om planleggingen og beslutningsgrunnlaget har vært tilstrekkelig. Det er mangler knyttet til kommunens dokumentasjon og arkivering. Det kan ha vært uklarheter mht. ansvarsforhold knyttet til oppfølgingen av prosjektet. Prosjekteringen fremstår som mangelfull. Gjennomføringen av konkurransen har mangler. Kommunen inngikk en avtale etter NS 8405 Side 6

77 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Hovedentreprise og ikke NS 8407 Totalentreprise som forutsatt. Utbyggingen av fjernvarmeanlegget var ikke med i økonomiplan eller i årsbudsjett 2009 da disse ble vedtatt i desember Det kan reises spørsmål ved om dette kan komme i strid med bestemmelsene i KL Kommunens prosjektadministrasjon og prosjektstyring må sies å ha hatt mangler. Kommunens oppfølging av og kommunikasjon med leverandøren har hatt mangler, herunder: manglende oppfølging og dokumentasjon. muntlig kommunikasjon med leverandør uten skriftlig dokumentasjon av vurderinger og avtaler. at det ikke var etablert retningslinjer for planlegging og byggeledelse, overtakelse av bygg og anlegg, eller etablert system for kontraktsoppfølging. Kommunens oppfølging av avvik og mangler ved utbyggingsprosjektet har ikke vært tilfredsstillende. Kommunen har ikke dokumentasjon som viser at kommunen har fulgt opp at leverandøren har levert i samsvar med kontrakt. Feil, mangler og avvik ble i stor grad avdekket tett opp til overtakelsen, eller etter overtakelsen. Vi har følgende anbefalinger til kommunen: Rådmannen bør: 1. sørge for å etablere betryggende kontroll for planlegging, byggeledelse og oppfølging av byggeprosjekter; herunder at: a. det blir etablert skriftlige retningslinjer og rutinebeskrivelser på området b. det blir etablert et system for planlegging og utlysning av byggeprosjekter c. det blir etablert et system for kontraktsoppfølging d. det blir etablert klare retningslinjer for overtakelse av byggeprosjekter. Retningslinjene kan ta utgangspunkt i og konkretisere forhold i NS 8430 e. roller og ansvarsforhold er tilstrekkelig avklart 2. sørge for å dokumentere alle vurderinger, beslutninger og avtaler knyttet til byggeprosjekters planlegging, byggeledelse og oppfølging. 3. sikre at all dokumentasjon knyttet til kommunens anskaffelser lagres systematisk i kommunens arkivsystem. 4. sørge for at kommunen har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse dersom kommunens ansatte skal utføre prosjektering, selv følge opp byggeledelse mv. i fremtidige byggeprosjekter. Alternativt bør kommunen kjøpe nødvendig kapasitet og kompetanse. Side 7

78 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 2 Bakgrunn for prosjektet 2.1 Bestilling I henhold til kommuneloven 77 fjerde ledd skal kontrollutvalget påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Kontrollutvalget i Stor-Elvdal kommune bestilte i sak 14/13 en prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon av utbyggingen av Fjernvarmeanlegget i Stor- Elvdal kommune. Prosjektplanen ble fremlagt for kontrollutvalget den , jf. sak 14/18 og kontrollutvalget bestilte prosjektet. 2.2 Utbygging av fjernvarmeanlegg på Koppang Planene om produksjon og distribusjon av fjernvarme i Stor-Elvdal kommune skriver seg fra Da utredet rådgivingsselskapet Planora OY, mulighetene for å etablere fjernvarmeforsyning på Koppang. I kommunens energi og klimaplan var etablering av fjernvarme på Koppang beskrevet som det viktigste bidraget til klimaregnskapet i kommunen. I planen het det at fjernvarme i offentlige bygg, sammen med ENØK-tiltak ville medføre lavere driftskostnad på byggene og frigi midler til andre nødvendige investeringer. Fjernvarme ville videre gi en positiv miljøeffekt og bidra til å utnytte lokalt råstoff i stedet for importert energi i form av olje og strøm. Kommunestyret i Stor-Elvdal kommune vedtok bygging av fjernvarmeanlegg den , og det ble forutsatt at anlegget skulle være ferdig høsten I saken ble det vedtatt å utlyse konkurranse på levering av varme inn på fjernvarmenettet. I saksutredningen blir det initiert at kommunen selv kunne bygge fyrsentral dersom innkomne tilbud ikke var i tråd med kommunens kostnadskalkyler. Anslått kostnad for bygging av fyrsentral var på 11,25 millioner 1. Fjernvarmenettet var kalkulert til 10 millioner 2. I saken ble det fattet vedtak om et låneopptak på inntil for å dekke investeringen med etablering av fjernvarmenett, og et låneopptak på inntil til å dekke investeringer med konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme. Konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme var kalkulert til 13,6 millioner 3 hvorav 4,1 million skulle finansieres ved tilskudd fra ENOVA. I F-sak 10/10 vedtok formannskapet å omdisponere 2,2 millioner fra midler til konvertering av Stor- Elvdal ungdomsskole til vannbåren varme til bygging av fjernvarmenett. Bakgrunnen for bevilgningen var å dekke økte utgifter i forbindelse med utbygging av utbyggingen av fjernvarmeanlegget, fordi man skulle koble flere kunder inn på nettet. Det hadde også oppstått økte utgifter til drenering, anlegning av fortau/gangveier og etablering av gatelys langs deler av fjernvarmetraseen, samt utgifter til konsulentbistand for konkurranse på levering av varme inn på nettet. Prosjektet ble tilført ytterligere midler ved et låneopptak på ,jf. K-sak 11/56. Årsaken til at man hadde behov for å øke rammen var noe mangelfull detaljprosjektering, vanskelige anleggsforhold vinteren 09/10 med dyp tele og streng kulde samt at man i rørtraseen traff på fjell. I tillegg hadde det vært nødvendig å foreta endringer på kundesentralene for å få disse til å tilfredsstille byggenes krav til varmetilførsel. I saksutredningen ble det foreslått at det for fremtidige prosjekter skulle budsjetteres 1 Etter konkurranse om varmeleveranse, ble det inngått avtale med Moelven Østerdalsbruket AS. Bygging av fyrsentral i kommunens regi er derfor ikke gjennomført. 2 Se for øvrig prosjektregnskap for fjernvarmenett i vedlegg C. 3 Se for øvrig prosjektregnskap for konvertering av vannbåren varme i kommunale bygg i vedlegg E. Side 8

79 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune med tilleggskostnader, og det ble konstatert at tilleggsarbeider må påregnes for denne typen prosjekter. Det var tilsammen bokført utgifter på tilsammen 15,9 millioner på ansvarskonto 6352 Fjernvarmenett (rørnett) og 1,4 millioner på ansvarskonto 6351 Fjernvarmenett (utvidelsesprosjekt) ved utgangen av Det oppsto etterhvert problemer med anlegget. I årsberetningen for 2011 skriver avdeling for tekniske tjenester om oppfølging og drift av fjernvarmenettet, at problemer med anlegget har forårsaket mye arbeid med oppfølging, og ekstra kostnader med etablering og drift av midlertidige og back-up løsninger ute på de enkelte bygg. I årsberetningen for 2012 fremkommer det at både utgifter og oppfølging av driftsproblemer er videreført i hele I K-sak 77/11 ble det vedtatt å bevilge penger til rådgiverbistand og juridisk redegjørelse i forhold til fjernvarmenettet. Cowi AS utførte en sakkyndig vurdering av tekniske problemer med anlegget vinteren 2011/2012. I rapport av peker Cowi AS på kapasitetsproblemer, sannsynlig skade på rør og gjenstander i fjernvarmerørene. Det ble i K-sak 12/38 vedtatt å bevilge ytterligere ,- av ubundet investeringsfond for å dekke utgifter i forbindelse med reklamasjonssak, anslåtte kostnader til videre bistand i saken, samt investering i vannbehandlingsanlegg og luftutskiller 4. Rettslig vurdering ble foretatt av KS advokatene. Kommunen fikk i desember 2012 KS advokatene sin vurdering om eventuell rettslig oppfølging. I Formannskapsmøte sak PS 13/3 ble det vedtatt at det utredes videre i henhold til anbefalinger i rettslig vurdering datert , om det er grunnlag for å ta ut prosessvarsel, og om nødvendig søksmål mot entreprenøren for å fremme krav om utbedring og erstatning på fjernvarmeanlegget på Koppang. Ordfører og rådmann ble delegert myndighet til å ta nødvendige beslutninger videre, i henhold til anbefalinger i rettslig vurdering. KS advokatene fortsatte sitt arbeid med saken. Forliksklage ble sendt forliksrådet i oktober Forkynning av dom i forliksrådet ble sendt i april I januar 2014 mottok Stor-Elvdal kommune notat fra KS advokatene vedrørende vurdering av videre saksgang. Deretter sendte KS advokatene ny rettslig vurdering i juli 2014 og oktober 2014, før saken ble vedtatt stoppet av kommunestyret i november Formål og problemstillinger Forvaltningsrevisjon rettet mot utbygging av fjernvarmeanlegget på Koppang har vært oppe som sak i kontrollutvalget flere ganger før bestilling av prosjektet i september Bakgrunnen var at investeringsprosjektet har vært et vesentlig prosjekt for kommunen, og at anlegget ikke fungerte slik det var ment da det sto ferdig, samt at kommunen har hatt merutgifter for å få anlegget til å fungere som det skal. Med bakgrunn i ovenstående har vi lagt følgende formål til grunn for forvaltningsrevisjonen: Formålet med undersøkelsen er å vurdere prosjektgjennomføringen for bygging av fjernvarmenett på Koppang, og kommunens oppfølging av avvik. 4 Prosjektregnskap knyttet til reklamasjonssaken var ikke avsluttet på det tidspunkt denne rapporten ble ført i pennen. Side 9

80 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Formålet har blitt belyst gjennom å besvare følgende problemstillinger: 5. Har kommunen hatt tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for utbyggingsprosjektet (inkl. endringer underveis)? 6. Har prosjektadministrasjon og prosjektstyring for prosjektet vært tilfredsstillende? 7. Har kommunikasjonen med/oppfølging av leverandørene vært tilstrekkelig? 8. Har kommunen hatt en tilfredsstillende oppfølging av avvik/mangler ved anlegget? 4 Aktualitet og nytteverdi Aktualitet og nytteverdi vurderes i forhold til om forvaltningsrevisjonen er egnet for å avdekke risikoområder som kan medføre feil og/eller mangler. Prosjektet vil medføre nytteverdi for kommunen, i den grad det synliggjøre områder hvor kommunen kan gjennomføre forbedringer. Byggeprosjekter vil i mange tilfeller være vesentlige med hensyn til ressursbruk fra kommunens side. Det er avgjørende å opptre ryddig og profesjonelt for på denne måte unngå at kommunen taper penger på feil og mangler som eventuelt måtte oppstå i forbindelse med prosjektene, og at kommunen får levert det man i utgangspunktet hadde planlagt. Denne forvaltningsrevisjonen har satt fokus på kommunens rutiner for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter. Svakheter og avvik som er avdekket kan bidra til at kommunen endrer rutinene slik at risiko for feil reduseres ved kommende prosjekter. 5 Avgrensninger Formålet med denne forvaltningsrevisjonen har vært å vurdere prosjektgjennomføringen for bygging av fjernvarmenett på Koppang, og kommunens oppfølging av avvik, og vi har avgrenset prosjektet slik at det omfatter utbygging av fjernvarmenettet. Forvaltningsrevisjonen har ikke omfattet reklamasjonssaken mot aktuelle leverandører. KS advokatene har utført en vurdering for Stor-Elvdal kommune (part i saken) og kommunestyret har vedtatt å ikke gå videre med forholdet. Hedmark Revisjon IKS har i tilknytning til forvaltningsrevisjonen hatt innsyn i dokumenter knyttet til reklamasjonssaken, og har ikke vurdert tilsvarende forhold. Forvaltningsrevisjonen har ikke omfattet konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme, og vi har ikke bedt om innsyn i saksmapper knyttet til slike forhold. Forvaltningsrevisjonen har berørt konkurranse om varmeleveransen til fjernvarmenettet, og vi har bedt om innsyn i saksmappen som vedrører dette. I den grad varmeleveransen har hatt betydning for planleggingen og gjennomføring av utbyggingen av fjernvarmenettet, inngår dette i forvaltningsrevisjonen. Denne forvaltningsrevisjonen har avgrenset seg til å se klargjøre og beskrive følgende tre forhold: Side 10

81 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Beslutningsgrunnlaget for utbygging av fjernvarmenettet, jf. problemstilling 1 Prosjektadministrasjonen og prosjektstyringen for av utbygging av fjernvarmenettet, jf. problemstilling 2 Oppfølging og kommunikasjon i tilknytning til utbygging av fjernvarmenettet, jf. problemstilling 3 og 4 Forvaltningsrevisjonen er avgrenset til å klargjøre og beskrive ovenstående tre forhold, for derigjennom å kunne besvare forvaltningsrevisjonens fire problemstillinger. 6 Metode 5 Valg av metode vil variere etter formålet med forvaltningsrevisjonen og hvilke problemstillinger man ønsker svar på. I denne forvaltningsrevisjonen har vi benyttet dokumentstudier, oppstartsmøte, samt intervjuer av tilgjengelige respondenter for å innhente data. Dokumentstudier: Denne forvaltningsrevisjonen har omfattet gjennomgang og vurdering av relevante dokumenter, herunder: Aktuelt lovverk Relevant faglitteratur, herunder DIFI veileder for kontraktsoppfølging Interne retningslinjer i kommunen, herunder politisk og administrativt delegeringsreglement og kommunens økonomireglement. Alle aktuelle saksdokumenter knyttet til utbygging av fjernvarmenettet (sak 09/107)og varmeleveranse inn på nettet (sak 09/1357), herunder saker behandlet i formannskap og kommunestyre, jf. kapittel 13. Intervjuer: Vi har gjennomført oppstartsmøte med rådmannen og fungerende sektorleder Samfunnsutvikling. Videre har vi gjennomført intervju av: Fungerende sektorleder Samfunnsutvikling Leder for Stor-Elvdal kommuneskoger KF Tidligere teknisk sjef og tidligere skogbrukssjef er ikke lenger ansatt i Stor-Elvdal kommune, og er således ikke intervjuet i tilknytning til forvaltningsrevisjonsprosjektet. Verifisering av innhentet data: Alle data har blitt verifisert. Referat fra intervjuene er verifisert av intervjupersonene, mens data innhentet ved dokumentstudier er bekreftet av Stor-Elvdal kommune. Prosjektet er gjennomført i samsvar med Norges kommunerevisorforbund sin standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 5 Reliabilitet og validitet er ikke omtalt i selve rapporten, men følger i vedlegg G. Side 11

82 HEDMARK REVISJON IKS 7 Revisjonskriterier Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 7.1 Utledning av revisjonskriterier Revisjonskriterier skal begrunnes i / utledes av autoritative kilder innenfor det reviderte området. Autoritative kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak, mål og føringer, administrative vedtak, mål og føringer, statlige føringer/veiledere, andre myndigheters praksis, teori, generelle hensyn som vurderinger av hva som er formålstjenlig eller effektivt 6. Revisjonskriteriene utledes med bakgrunn i problemstillingene og danner grunnlaget for hva innsamlede data vurderes opp mot. I og med at revisjonskriteriene også er et uttrykk for en norm eller et ideal for hvordan tilstanden bør være på området, er kriteriene også med på å danne utgangspunktet for revisors anbefalinger. Denne forvaltningsrevisjonen har omfattet følgende fire problemstillinger med underspørsmål, som har dannet grunnlaget for utledning av revisjonskriterier: Problemstilling 1: Har kommunen hatt tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for utbyggingsprosjektet (inkl. endringer underveis)? Med følgende underspørsmål: a. Hvordan har kommunen besluttet behovet for fjernvarmeanlegget? b. Hvordan har kommunen besluttet behovet for endringer i prosjektet? c. På hvilken måte har kommunen vurdert investeringsutgifter og inntekter, driftsutgifter og inntekter i tilknytning til beslutninger? Problemstilling 2: Har prosjektadministrasjon og prosjektstyring for prosjektet vært tilfredsstillende? Med følgende underspørsmål: a. Hvordan ble anskaffelsen planlagt og organisert? b. I hvilken grad ble roller og ansvar avklart? c. Hvilke avtaletyper ble vurdert, og hva er årsaken til at den aktuelle avtaletypen ble inngått? d. Hva er innholdet i inngått(e) avtale(r)? e. Hvordan er inngått(e) avtale(r) fulgt opp, og hvordan er oppfølgingen dokumentert? f. Hvordan ble anskaffelsen gjennomført? Problemstilling 3: Har kommunikasjonen med / oppfølgingen av leverandørene vært tilfredsstillende? Med følgende underspørsmål: a. Hvilken kommunikasjon har vært etablert mellom kommunen og leverandøren(e)? b. Hvordan er kontraktsavslutningen gjennomført, herunder; hva ble gjort før kommunen overtok leveransen? Hvordan er kontraktsavslutningen dokumentert? c. Hvilken kommunikasjon har kommunen hatt med leverandøren(e) etter overtakelse? Hvordan er kommunikasjonen dokumentert? Problemstilling 4: Har kommunen hatt en tilfredsstillende oppfølging av avvik / mangler ved anlegget? Med følgende underspørsmål: a. Hvordan har kommunen fulgt opp leveransen og at leverandøren(e) leverer det han (de) skal? Hvordan er oppfølgingen dokumentert? b. Hvordan har kommunen fulgt opp avvik, herunder; uteblitt eller forsinket leveranse, mangelfull leveranse, avvik mellom inngått kontrakt og leveranse mv? Hvordan er oppfølgingen av leveransen dokumentert? c. Hva har kommunen foretatt seg ved mangler knyttet til leveransen? 6 Jf. RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon Norges kommunerevisorforbund: Fastsatt av styret 1. februar 2011 Side 12

83 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune i. Undervegs i prosjektet? ii. Ved overtakelse av anlegget? iii. Etter overtakelse av anlegget? I og med at de fire problemstillingene og aktuelle revisjonskriterier griper inn i hverandre, har vi valgt å utlede og presentere revisjonskriteriene samlet. Administrasjonssjefens ansvar for internkontrollen er nedfelt i KL 23, 2. ledd og lyder slik: «Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Kommunal og regionaldepartementet fikk i 2009 utarbeidet rapporten «85 tilrådninger for styrkt eigenkontroll i kommunane». Rapporten hadde som formål å foreslå tiltak som kommunene kunne iverksette for å styrke egenkontrollen i kommunen. Administrasjonssjefens 7 ansvar for internkontrollen er en del av egenkontrollen. Rapporten beskriver hva som ligger i administrasjonssjefens ansvar og gir anbefalinger om dokumentasjon og testing av internkontrollen. Rapporten inneholder også anbefalinger knyttet til innkjøp og oppfølging av inngåtte kontrakter. Når det gjelder dokumentasjon og testing av internkontrollen står følgende: Tilråding 16: «Kommunane bør basere seg på mindre uformell kontroll..» Tilråding 18: «Kommunane bør i sammenheng med behovet for auka formalisering av internkontrollen, dokumentere internkontrollen i større grad.» Det er administrasjonssjefen som har det overordnede ansvaret for at kommunen er underlagt en forsvarlig internkontroll. En kommune er en større organisasjon, og oppgavene knyttet til internkontroll må nødvendigvis delegeres. Da er det viktig at administrasjonssjefen har et system for å overvåke internkontrollen. I «85 tilrådninger for styrkt eigenkontroll i kommunane» heter det at: Internkontrollansvaret innebærer at administrasjonssjefen skal etablere et system for å sikre «betryggende kontroll» og teste at disse systemene virker. I tilrådning 19 står det at «Kommunane bør ha, bruke og halde ved like dokument som gjer greie for roller og ansvar. I tillegg bør kommunane i større grad inkludere kontrollansvaret i desse dokumentane.» Dette vil typisk være politisk og administrativt delegasjonsreglement, samt økonomireglement mv. I tilknytning til innkjøp og oppfølging av kontrakter er følgende anbefalinger aktuelle: Tilrådning 28: «Ansvar og roller i anskaffingsprosessen må definerast tydeleg. Særleg er det viktig å være tydeleg på kva for anskaffingar som kan gjerast av resultateiningane sjølv og kva for nokre som skal gjerast av staben. Det må og definerast i kva tilfelle staben skal involverast undervegs.» Tilråding 29: «Ansvaret for anskaffingsprosessen bør vere tydeleg etc...» Stor-Elvdal kommunes politisk delegeringsreglement 8 arbeidsområdet. Her står blant annet følgende: pkt. 5.2 omhandler rådmannens ansvars- og 7 Tilsvarer rådmannen 8 Ordlyden i tidligere og nåværende reglement er likelydende Side 13

84 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Rådmannen har et særlig ansvar for å: Pkt. a: Lede administrasjonens arbeid med å forberede saker for de folkevalgte organer og se til at disse er forsvarlig utredet, bl.a. med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser for økonomi, personell og publikumskrav til tjenester 9. Pkt. b: Gjennomføre og iverksette de politiske beslutningene Pkt c: Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av kommunens økonomiske ressurser, herunder å etablere rutiner for intern kontroll. Stor-Elvdal kommunes administrative delegeringsreglement 10 pkt. 1.2 gir bestemmelser knyttet til prinsipper som gjelder ved delegering av vedtaksmyndighet og saksbehandling, herunder at: Ved all delegering skal både myndighet og ansvar delegeres. Det skal rapporteres tilbake til delegerende organ om myndighetsutøvelsen. I pkt. 1.3 gis det retningslinjer for fullmaktsutøvelse, herunder at: All delegert myndighet etter dette reglement skal utøves på vegne av rådmannen. Reglementets pkt. 2 omhandler rådmannens ansvars- og arbeidsområder og myndighet mv. I pkt. 2.2 og 2.3 står det blant annet at:..rådmannens myndighet kan videredelegeres til økonomisjef, virksomhetsledere 11 og faglige ledere....anvisningsreglement videredelegeres i samsvar med økonomireglement.. Reglementets pkt 16.1 omhandler virksomhetsleder for teknisk avdeling sine ansvars- og arbeidsområder. Her står det blant annet at: Virksomhetsleder har det administrative, økonomiske og faglige operative ansvar for sin virksomhet, deri: Planlegging, byggeledelse og daglig drift av kommunale vann- og avløpsanlegg. Planlegging, byggeledelse og daglig vedlikehold av kommunale bygninger. Økonomisk og administrativ planlegging. Administrasjon av kommunens ansvars- og tingforsikringer. Virksomhetsleder har ansvaret for planlegging, byggeledelse og vedlikehold, noe som forutsetter at kommunen har etablert skriftlige retningslinjer og rutinebeskrivelser for hvordan planlegging og byggeledelse av prosjekter skal gjennomføres, samt at oppfølgingen er dokumentert skriftlig. Ved utbygginger vil det være behov for endringer undervegs i prosjektene. Kommunen må organisere, planlegge og dokumentere utbyggingen og endringer i prosjektforløpet. Utforming av kontrakt/valg av avtaletype er sentralt knyttet til ansvar og roller i prosjektet, og vurderinger og valg av avtaletype bør dokumenteres. Virksomhetsleder har det administrative, økonomiske og faglige operative ansvar for sin virksomhet. Dette vil også omfatte kontraktsoppfølging og gjennomføring av leveransen. Oppfølging av kontraktens leveranse («kontraktens gjenstand») og kontraktens verdi er sentrale begreper, jf. veileder av kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser. For å sikre at leverandøren leverer i samsvar med kontrakt («kontraktens gjenstand»), må oppdragsgiver ha satt seg godt inn i kontraktsvilkårene og hva som skal leveres. Oppdragsgiver må kontrollere leveransen undervegs, og eventuelle avvik må tas opp med leverandøren løpende. Øvrige kontraktbestemmelser må også følges opp. Videre må oppdragsgiver føre kontroll med at fakturering er i samsvar med kontrakt. Dersom det avtales 9 Vår understreking 10 Ordlyden i tidligere og nåværende reglement er likelydende 11 Eksempelvis til teknisk sjef innenfor dennes fagområde Side 14

85 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune endringer ut over kontrakt, bør dette dokumenteres skriftlig. Oppdragsgiver skal ved kunngjøring av kontrakten, foreta en forsvarlig vurdering av hva som er kontraktens verdi. Dersom verdien (det fakturerte) overstiger det som er anslått i kunngjøringen, kan det tyde på at anslaget ikke har vært forsvarlig. Det er anledning til å gjøre endringer i kontrakten, så lenge endringene ikke blir så omfattende at det er tale om vesentlige endringer. Vesentlige endringer i løpet av leveransen, kan videre bli vurdert som en ny anskaffelse som skulle vært kunngjort. Kunngjøringen er sentral for å kunne gjennomføre en konkret vurdering av om endringen er vesentlig eller ikke. Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser peker på forhold som kan være av betydning i en slik vurdering. Disse gjengis ikke her. Stor-Elvdal kommunes økonomireglement kan også inneholde bestemmelser som kan være relevante. Verken tidligere eller nåværende reglement inneholder egne bestemmelser for investeringer / byggekontrakter. Det fremkommer at rådmannen ved kommunens innkjøpsansvarlige er ansvarlig for samordning av kommunens innkjøp og har det faglige ansvar for det totale innkjøpsarbeidet. Dette innebærer fastleggelse av regelverk, opplæringstiltak mv. Reglementet inneholder videre bestemmelser knyttet til: Grunnleggende prinsipper for innkjøp Etiske prinsipper for innkjøp Habilitet ved kommunale innkjøp Retningslinjer for de enkelte kommunale innkjøp mv. For detaljer vises det til økonomireglementet. I tillegg til det som er beskrevet ovenfor kan også tilråding 31 og tilråding 32 fra «85 tilrådninger for styrkt eigenkontroll i kommunane» være relevante for problemstilling 2, 3 og 4. I tilråding 31 heter det at «Kommunen bør lage et system for kontraktsoppfølging som kan håndtere endringsordrar og tilleggsarbeid. Dette området bør ha særskilde krav til kontrollaktivitetar som reduserer risikoen til eit akseptabelt nivå.» I tilråding 32 står det at «Kommunen må ha kontrollaktiviteter knytte til bestilling, varemottak og utbetaling etc...» Ved avvik fra kontrakten / kontraktsbrudd er det viktig at oppdragsgiver har fulgt opp kontrakten fortløpende. Ved et kontraktsbrudd fra leverandørens side, vil slik oppfølging kunne bidra til at oppdragsgiver likevel oppnår leveranse i samsvar med kontrakt eller får en økonomisk kompensasjon, jf. veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser. Oppfølging av kontrakten og endringsordrer og tilleggsarbeider, vil blant annet omfatte hvorvidt oppfølging av inngåtte avtaler er gjennomført, og at vurderinger og endringer undervegs er dokumentert samt at oppfølging av leveransen og oppfølgingen er dokumentert skriftlig. Videre at eventuelle avvik er fulgt opp og dokumentert skriftlig. God kommunikasjonen med leverandøren er sentralt, og kommunikasjonen bør være skriftlig slik at den kan dokumenteres i ettertid. Overtakelsen av anlegget er et sentralt tidspunkt. Kommunen bør ha retningslinjer for overtakelse, følge egne rutiner og overtakelsesforretningen må dokumenteres skriftlig. Mangler må utbedres før overtakelse. Side 15

86 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Oppsummering av revisjonskriterier Med bakgrunn i ovenstående har vi utledet følgende revisjonskriterier: Nr. Revisjonskriterier 1. De sakene som har blitt fremlagt for formannskap og kommunestyre har vært forsvarlig utredet, og i samsvar med lovverk og kommunens instrukser. 1.1 Forsvarlig utredet innebærer at sak for beslutning om å bygge fjernvarmeanlegget, samt saker knyttet til endringer undervegs i prosjektet er belyst utfra et helhetlig perspektiv. 1.2 Videre at konsekvenser for økonomi, dvs. investeringsutgifter og inntekter, samt driftsutgifter og inntekter er vurdert på forsvarlig måte. 2. Kommunen har etablert et system for internkontroll på området, og at internkontrollen er dokumentert skriftlig. 3. Kommunen har etablert dokument(er) som gjør rede for roller og ansvar på området. Dokumentene bør også gjøre rede for kontrollansvaret på området. All delegert myndighet skjer på vegne av rådmannen, og at det er etablert rapportering til denne. 4. Kommunen har definert og klargjort roller og ansvar knyttet til anskaffelsesprosessen, og at anskaffelsen er gjennomført av person som er delegert ansvar og myndighet til dette. 5. Virksomhetslederen har administrativt, økonomisk og faglig ansvar for sin virksomhet, herunder planlegging, byggeledelse og vedlikehold. Kommunen har etablert retningslinjer og rutinebeskrivelser for hvordan planlegging og byggeledelse av prosjekter skal gjennomføres, og oppfølgingen er dokumentert skriftlig. Herunder at; 5.1 Utbyggingen av fjernvarmeanlegget og endringer undervegs er tilfredsstillende organisert, planlagt og dokumentert. 5.2 Aktuelle avtaletyper er vurdert og vurderingen og valg av avtaletype er dokumentert skriftlig. 6. Kommunen har etablert regelverk knyttet til innkjøpsarbeidet, og fulgt opp i form av opplæringstiltak rettet mot aktuelle ansatte. 7. Kommunen har etablert et system for kontraktsoppfølging, og kan håndtere endringsarbeider og tilleggsarbeider. Herunder at; 7.1 Oppfølging av inngåtte avtaler er gjennomført, og at vurderinger og endringer undervegs er dokumentert. 7.2 Kommunen har fulgt opp leveransen undervegs i prosjektet, og oppfølgingen er dokumentert skriftlig. Videre at avdekkede avvik er fulgt opp og dokumentert skriftlig. 7.3 Det er etablert forsvarlig kommunikasjon med leverandøren(e) og kommunikasjonen er dokumentert skriftlig. 7.4 Kommunen har etablert retningslinjer knyttet til overtakelse av anlegget. Disse er fulgt og overtakelsesforretningen er dokumentert. Mangler ved anlegget er avdekket og utbedret før overtakelse. 7.5 Kommunikasjon med leverandøren(e) etter overtakelse er dokumentert skriftlig. Tabell 1: Oversikt over utledede revisjonskriterier 7.2 Juridiske standarder for bygg og anlegg I vedlegg H har vi gjennomgått aktuelle juridiske standarder for bygg og anlegg. Her oppsummerer vi hvilke standarder vi har benyttet i denne forvaltningsrevisjonen: Nr. Standardens navn Kort om standardens innhold Aktualitet i tilknytning til prosjektet NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag Standarden skal regulere kontraktsforhold mellom en oppdragsgiver og arkitekt, rådgivende ingeniør eller annen fagkyndig om prosjekteringsoppdrag innenfor bygg og anlegg, herunder oppfølging av prosjekteringen i bygge- og reklamasjonsfasen. Konkurranse om prosjektering av fjernvarmeutbyggingen ble stoppet. Det ble inngått en avtale med Aalerud AS iht. NS Standarden er således aktuell i denne forvaltningsrevisjonen. NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag Standardens formål er å regulere kontraktsforhold mellom en oppdragsgiver og en byggeleder om byggeledelse i forbindelse med bygge- og anleggsledelse. Kommunen er selv byggeleder og har valgt å utføre byggeledelsen selv. Vi kommer i liten grad inn på standarden i denne forvaltningsrevisjonen, men den kan gi signaler om hva kommunen selv skulle ivareta. NS 8405 Norsk bygge- og anleggskontrakt Standarden er utarbeidet for bruk i kontraktsforhold hvor en part (entreprenøren) påtar seg utførelsen av bygg- eller anleggsarbeid for den andre parten (byggherren), og hvor det vesentligste av tegninger, beskrivelser og beregninger skal leveres av byggherren. Kontrakten som ble inngått med B. T. Rørsystemer AS viser til NS 8405 og er inngått i samsvar med denne standarden. Standarden er således aktuell i denne forvaltningsrevisjonen. Side 16

87 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Nr. Standardens navn Kort om standardens innhold Aktualitet i tilknytning til prosjektet NS 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser ved totalentrepriser Denne standarden har til formål å regulere kontraktsforholdet der en part (totalentreprenøren) påtar seg hele eller vesentlige deler av prosjekteringen og utførelsen av et bygg- eller anleggsarbeid for den andre parten (byggherren). Aalerud AS anbefalte bruk av totalentreprise, og det er dette som fremkommer av konkurransegrunnlaget som ligger på Vi forutsetter at den øvrige tilbyderen forholdt seg til konkurransegrunnlaget, og standarden er således aktuell i denne forvaltningsrevisjonen. NS 8410 Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved konkurranse med forhandlet prosedyre Standarden fastsetter bestemmelser for kontrahering av bygge- og anleggsarbeider og kjøp av varer og tjenester i forbindelse med bygg og anlegg, etter forhandling basert på konkurranse. Den aktuelle anskaffelsen fulgte prosedyren «konkurranse med forhandling» og standarden er således aktuell. NS 8417 NS 8430 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser Overtakelse av bygg og anlegg Standarden har som formål å regulere kontraktsforhold der en part (Totalunderentreprenører TUE) påtar seg hele eller deler av prosjekteringen og utførelsen av en del av bygg- og anleggsarbeid som den annen part (totalentreprenøren) har påtatt seg overfor byggherren eller annen entreprenør. Standarden har som formål å regulere og presisere prosedyrene for bruk ved overtakelse av et kontraktsarbeid både i nærings- og forbrukerforhold, jf. aktuelle blanketter. Aalerud AS anbefalte bruk av totalentreprise, og det er dette som fremkommer av konkurransegrunnlaget som ligger på Standarden kan være aktuell for denne forvaltningsrevisjonen. Standarden er aktuell i denne forvaltningsrevisjonen, jf. overtakelse av fjernvarmeanlegget. Tabell 2: Oversikt over juridiske standarder for bygg og anlegg Kilde: Standardsamling, Juridiske standarder for bygg og anlegg utgitt av Standard Online 2014, 9. utgave mars I den grad standardene er benyttet, har vi i våre vurderinger henvist til aktuell standard og eventuelt også hvilke punkt(er) i standarden som er benyttet. 8 Utbygging av fjernvarmeanlegg på Koppang Problemstillinger: 1. Har kommunen hatt tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for utbyggingsprosjektet (inkl. endringer underveis)? 2. Har prosjektadministrasjon og prosjektstyring for prosjektet vært tilfredsstillende? 3. Har kommunikasjonen med/oppfølging av leverandørene vært tilstrekkelig? 4. Har kommunen hatt en tilfredsstillende oppfølging av avvik/mangler ved anlegget? Vi har valgt å fremstille innhentede data knyttet til utbyggingen av fjernvarmenettet i kapittel 8.1. I kapittel 8.2 har vi beskrevet innhentede data knyttet til konkurransen om varmeleveransen, mens revisors vurderinger følger i kapittel 9. Revisjonskriterier, dvs. hva vi har vurdert innhentede data opp mot, er utledet samlet og fremkommer i kapittel 7. Konklusjoner og anbefalinger til forvaltningsrevisjonens fire problemstillinger, fremkommer i kapitlene 10 og 11, mens rådmannens høringsuttalelse fremkommer av rapportens kapittel 12. Side 17

88 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 8.1 Innhentede data utbygging av fjernvarmenettet Behovsvurdering og planlegging I 2005 utredet rådgivingsselskapet Planora OY, mulighetene for å etablere fjernvarmeforsyning på Koppang, jf. «Basisutredning for fjärrvärme» datert april Formålet med utredningen var å utrede om det var økonomisk mulig å påbegynne fjernvarmevirksomhet i Koppang sentrum. Utredningen konkluderte med at det var mulig med god margin ved samproduksjon, og med liten margin ved skilt anlegg for kommunesentrum. I 2005 avla i tillegg Aalerud AS «Samlerapport for ENØK ved kommunale bygninger i Stor-Elvdal kommune». Denne ble utført i samarbeid med Stor-Elvdal kommune, og omfatter en gjennomgang av 18 bygninger. Av rapportens sammendrag fremkommer det at det for de undersøkte byggene ses en økende tendens når det gjelder energibruk, med unntak for Stor-Elvdal ungdomsskole og hovedkirken. Det står videre at: «Ved vår gjennomgang har vi påvist lønnsomme ENØK-tiltak som kan bringe energibruket ca. halvveis ned mot ovennevnte bør-verdi. Nødvendige investeringer for å gjennomføre disse tiltakene er ca. kr (inklusive mva.) og denne investeringen vil være inntjent i løpet av 3,4 år.». I kommunens energi- og klimaplan, vedtatt i K-sak 08/53 den , ble etablering av fjernvarme på Koppang beskrevet som det viktigste bidraget til klimaregnskapet i kommunen. I planen het det at fjernvarme i offentlige bygg, sammen med ENØK-tiltak ville medføre lavere driftskostnad på byggene og frigi midler til andre nødvendige investeringer. Fjernvarme skulle videre gi en positiv miljøeffekt og bidra til å utnytte lokalt råstoff i stedet for importert energi i form av olje og strøm. I oppsummeringen av energi- og klimaplanens del 2 Aktivitets- og tiltaksplan står det at: «Stor-Elvdal har allerede gjennomført flere utredninger og planarbeider innenfor området energi og klima. I 2005 gjennomførte rådgivningsfirmaet Aalerud AS på oppdrag fra Stor-Elvdal kommune en ENØK-gjennomgang av 18 kommunale bygninger i kommunen... I 2005 utredet rådgivingsselskapet Planora OY mulighetene for å etablere fjernvarmeforsyning i Koppang. Utgangspunktet er å ha varmesentralen ved sagbruket til Moelven Østerdalsbruket... Videre har Eidsiva utarbeidet de årlige, lovpålagte energiutredningene for kommunen. Ingen av disse planene har så langt hatt noen formell status i Stor-Elvdal kommunes planhierarki, og det anbefales derfor at denne energi- og klimaplanen gis en formell status som kommunedelplan.» Videre fremheves noen aktiviteter som man i prinsippet bør starte med allerede før planen eventuelt vedtas som kommunedelplan, herunder; Videreføre arbeidet med å etablere fjernvarmeanlegget i Koppang. Under organisering og gjennomføringsevne står blant annet følgende: Kommunen skal ikke nødvendigvis bygge og drive fjernvarmeanlegg, starte produksjon av biobrensel etc. I noen tilfeller vil imidlertid et visst kommunalt eierskap i slike virksomheter være fornuftig og ønskelig.» Side 18

89 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Energi og klimaplanen er inndelt i hovedprogram (D1) med 5 fagprogram (D2 D6): Fagprogram (D4) gjelder fornybar energi i lokal varmeproduksjon: Delmål 4 omhandler fjernvarme, nærvarme og annen fornybar energi. Det er satt opp fem tiltak med tilhørende aktiviteter under delmålet, hvorav T4.2 gjelder fjernvarmeanlegg: Kapittel i del 2 av planen omhandler fjernvarmeanlegget på Koppang, og viser til basisutredningen fra april Basisutredningen beskrev 3 alternative utbyggingsomfang, alle med utgangspunkt i at det etableres energisentral (fyrhus) hos Moelven Østerdalsbruket AS (MØB), basert Side 19

90 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune på rå flis fra MØB. I beskrivelsen i energi- og klimaplanen er det lagt inn ett minimumsalternativ til, hvor varmen produseres av kommunen selv, i en ny fliskjel i Storstua: For øvrig fremkommer det at det er etablert dialog med MØB hvor alternativ 2 ser ut til å være aktuelt i første omgang, dersom det blir MØB som leverer varmen. Videre står det at MØB skal gi et prisnivå på levert varme i uke 19, og ut ifra pristilbudet på levert varme skal saken følges opp. Vi har ikke fått fremlagt eller selv funnet frem til ytterligere dokumentasjon som viser hva som skjedde frem til kommunestyret fattet vedtak om utbygging av fjernvarmeanlegget 21. september 2009, jf. vedlegg B. Fra intervjuer: Respondentene fortalte at Aalerud AS bisto kommunen under utarbeidelse av konkurransegrunnlaget. En av respondentene oppfattet det slik at Aalerud AS gjennomførte enkelte beregninger selv, men at disse i stor grad var basert på beregninger i rapporten Planora OY utarbeidet i 2005, og at dette tallgrunnlaget ble tatt med i konkurransegrunnlaget. Den andre respondenten fortalte at det var feil knyttet til tallgrunnlaget som ble benyttet i konkurransegrunnlaget, blant annet ved at tall fra Planorarapporten fra 2005 ble benyttet nærmest ukritisk. En respondent fortalte at utbyggingen av fjernvarmenettet, konkurranse knyttet til kjøp av termisk varme og konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme var tre prosjekter som hang sammen, og som vil være relevante for forvaltningsrevisjonen 12. Det var tre tilbydere i forhold til konkurransen om levering av termisk varme; Moelven Østerdalsbruket (MØB), Holmen AB (bioenergi) og Solør Bioenergi. Konkurransen ble utlyst på Konkurransen om utbyggingen av fjernvarmeanlegget og leveranse av varme inn på anlegget, var to separate saker, men med en parallell prosess. Den tredje saken gjelder konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme, jf. avgrensning av prosjektet. Begge respondentene har oppfattet det slik at det enten i avtalen med B.T. Rørsystemer AS eller i konkurransegrunnlaget fremkommer en opsjon mht. utbygging opp til skoleplatået. Den ene respondenten fortalte at når konkurransegrunnlaget ble utarbeidet, var det ikke endelig avklart om skolene skulle koble seg til. Det ble planlagt med sikte på tilkobling også av skolene, men respondenten ga uttrykk for at vedkommende er usikker på om dette gikk klart nok frem av konkurransegrunnlaget Forvaltningsrevisjonen er avgrenset til å se på utbyggingen av fjernvarmenettet og konkurranse om varmeleveranse. Vi har ikke innhentet data knyttet til konvertering av kommunale bygg. I den grad dette er berørt, skyldes det at opplysninger har vært tilgjengelig i de to saksmappene vi har gjennomgått, jf. Kap Vi har gjennomgått konkurransegrunnlaget og tilkobling av skolene var tatt inn som en opsjon i konkurransegrunnlaget. Det er imidlertid ikke tatt inn som opsjon ved utlysning på og fremkommer ikke eksplisitt av inngått avtale med tilgjengelige vedlegg. Side 20

91 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune En av respondentene ga uttrykk for at utbyggingen ikke var gjennomtenkt og godt nok prosjektert. Dette ble begrunnet med at Moratunet og Granheim var satt opp med felles kundesentral, og det måtte graves for å koble til Granheim alderspensjonat, noe det ikke var tatt hensyn til i prosjekteringen. I hvert bygg står det en varmesentral med varmeveksler som fordeler varmen ut i bygget, og for Moratunet og Granheim var det satt opp felles kundesentral ved prosjekteringen. Det samme gjaldt Storstua og rådhuset (Myrvang). I tillegg hadde en del kundesentraler for liten kapasitet. Dette medførte at det ble nødvendig å omrokere innkjøpte kundesentraler, og i tillegg måtte det kjøpes noen kundesentraler ekstra Prosjektering og gjennomføring av konkurranse Den ba Stor-Elvdal kommune om tilbud på prosjektering av fjernvarmenett i Koppang sentrum. Brevet ble sendt til følgende leverandører: 1. Raad AS, Elverum 2. Aalerud AS, Hamar 3. Norsk Energi AS, Gjøvik 4. ENERCON AS, Nittedal Tilbudsfristen ble satt til , kl Det fremkom blant annet at: det skulle inngås en kjøpsavtale basert på NS 8401 etter en åpen anbudskonkurranse valg av leverandør ville bli gjort ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbud ut fra pris, kvalitet og erfaring, kompetanse, erfaring og leveringstid. Opplysninger knyttet til rørlengder og investeringer er for øvrig hentet fra basisutredningens bilag 4. Av brevet fremkom det at: «Stor-Elvdal kommune gjennomførte en fjernvarmeutredning for Koppang sentrum i I denne utredningen skisseres en løsning der varmen leveres fra Moelven Østerdalsbruket sin fyringssentral og ut i distribusjonsnettet som vil bli organisert som et eget selskap eid av Stor-Elvdal kommune.» Det ble orientert om at det ville bli satt i gang oppussing av Koppang sentrum sør i løpet av mai 2009 og at deler av fjernvarmenettet måtte legges i bakken samtidig med dette prosjektet. Kommunen ba om snarlig svar grunnet oppstart av parallelle prosjekter. Vedlagt brevet fulgte konkurransegrunnlag, mens det står at kartdata ville bli formidlet digitalt etter henvendelse. Stor-Elvdal kommune mottok anbud fra Norsk Energi AS. Anbudet ble ansett som økonomisk uakseptabelt, jf. budsjettrammer, og tilbudsprosessen ble avlyst, jf. brev av Vi har ikke mottatt ytterligere dokumentasjon på eller opplysninger om hva som skjedde mellom avlysningen av denne konkurransen og avtaleinngåelsen med Aalerud AS. Den mottok Stor- Elvdal kommune brev fra Aalerud AS, hvor de viser til hyggelig møte og befaring. Det blir redegjort for avtale med Stor-Elvdal kommune, herunder at arbeidet skal faktureres månedlig etter medgått tid og med avtalt timepris, avtale iht. NS8401 og at Aalerud AS skal utarbeide tilbudsgrunnlag som beskrevet i brevet. Det fremkom videre at Stor-Elvdal kommune skulle vurdere tilbud, sette opp kontrakter og fungere som byggeleder. Aalerud AS har anslått at det vil medgå opp til 150 timer til arbeidet, og skrev at de ville varsle kommunen dersom de nærmet seg denne grensen. Brevet inneholdt også data for dimensjonering, og omfang av tilbudsunderlag som ikke beskrives nærmere her. Stor-Elvdal kommune hadde selv ansvar for å kontakte Enova, Jernbaneverket, Statens vegvesen, kommunen, Moelven Side 21

92 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Østerdalsbruket, huseiere og andre grunneiere. Tilbudet ble bekreftet i form av e-post fra virksomhetsleder teknisk hvor det sto: «Bestiller herved utførelse som tilbudt». Videre ba kommunen om skatteattest, MVA-attest og HMS-egenerklæring. Dette ble fremlagt av Aalerud AS. Det ble utarbeidet anskaffelsesprotokoll for anskaffelser mellom kr og kr eks mva. for prosjektering av fjernvarmeanlegget. Protokoll datert er signert av virksomhetsleder og skogbrukssjef, og viser at det er innhentet tilbud fra tre leverandører 14 og at kommunen mottok ett tilbud på kr eks. mva. Det fremkommer at konkurransen ble avlyst pga. pris, og at kommunen selv tar arbeidet med å lage underlaget og leie inn ekstern bistand på timebasis. Videre står det at på grunn av stram fremdrift, er det inngått avtale med Aalerud AS med en økonomisk ramme på kr eks. mva. Formannskapet behandlet den sak om å bruke av avsatte ENØK-midler til prosjekteringskostnader til fjernvarmenettet og fattet følgende vedtak: «Stor-Elvdal kommune igangsetter detaljprosjektering og anbudsinnhenting i den hensikt å starte bygging av fjernvarmenett i Koppang sentrum. Kostnader i forbindelse med nødvendig prosjektering finansieres med midler avsatt til ENØK - tiltak i kommunens økonomiplan. Endelig vedtak om igangsettelse av byggeprosjektet fattes av kommunestyret i Stor-Elvdal når anbud er innhentet og vurdert.» Av protokollen fremkommer det at Stor-Elvdal kommune har igangsatt arbeidet med å organisere et varmeselskap som skal eie distribusjonsnettet for levering av varmen. Dette er Stor-Elvdal Energi AS som er 100 % eid av Stor-Elvdal kommune. Det står videre at avtaleforhandlingene med Moelven Østerdalbruket AS (MØB) om levering av varme inn på nettet går mot enighet 15, og at for å utarbeide anbudsdokumenter trengs det detaljprosjektering av rørnett mv. Aalerud AS utarbeidet konkurransegrunnlag Fjernvarmenett Koppang, datert 8. mai Av konkurransegrunnlaget fremkom det at entreprisen skal være en totalentreprise med tilbudsfrist 17. juni 2009 kl Tilbud skulle inneholde utfylt tilbudsskjema, eventuelt tilbudsbrev med forbehold og tilleggsopplysninger, attester for skatt, trygdeavgifter og merverdiavgifter som ikke er eldre enn 6 mnd., samt dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglig kvalifikasjoner. Videre sto det at entrepriseformen ville være totalentreprise iht. NS 3431 «Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser» 17, og at kontraktsdokumentet ville bygge på blankett NS 3436 «Formular for kontrakt om totalentreprise». Det fremkom videre at Stor-Elvdal kommune hadde opprettet et eget aksjeselskap som hadde som formål å drive fjernvarmeanlegget. Selskapet eller Stor-Elvdal kommune ville bli entreprenørens kontraktsmotpart. Konkurransegrunnlaget inneholdt: Tilbudsregler, herunder at anskaffelsen skulle følge prosedyren «konkurranse med forhandling» (NS 8410) og vektlegging av tildelingskriterier. Kontraktsbestemmelser - alminnelige kontraktsbestemmelser (NS 3431) og spesielle kontraktsbestemmelser (prisregulering iht. NS 3405). Teknisk del 14 Det ble sendt tilbud til fire leverandører i brev av ENERCON AS er ikke tatt med i protokollen. 15 Jf. kapittel 8.2 Innhentede data knyttet til varmeleveransen. 16 Jf. utlysning på Tilbaketrukket og erstattet av NS Øvrige NS er omtalt i dette avsnittet er også tilbaketrukket og erstattet av andre. Side 22

93 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Konkurransen ble utlyst på den Der fremkom det blant annet at det ikke er opsjoner 18. Planlagt oppstart er satt til med ferdigstillelsesdato Frist for å be om konkurransegrunnlag og/eller andre dokumenter ble satt til og med tilbudsfrist , kl Tilbudsbefaring ble gjennomført kl Referatet viser at det deltok representanter fra Bravida Norge AS, NVS Industri, Pöyry Forest Industri AS, Øland Montasje AS, Buskerud Teknologi AS, Alvdal Graveservice AS, Stor-Elvdal kommune og Aalerud AS. Stor-Elvdal kommune mottok tilbud fra følgende innen fristens utløp: Buskerud Teknologi AS datert B. T. Rørsystemer AS datert Kommunen mottok i tillegg et tilbud etter fristens utløp. Dette ble avvist og returnert til tilbyder. En aktuell tilbyder meddelte ellers at de på grunn av tidspress og manglende kapasitet ikke kunne rekke å avgi tilbud innenfor fastsatt frist. Daværende teknisk sjef utarbeidet anskaffelsesprotokoll som er signert av ham og daværende skogbrukssjef. Her fremkommer anslått verdi som ukjent 21. For øvrig viser anskaffelsesprotokollen hvilke to leverandører som har levert tilbud. Aalerud AS har vurdert tilbudene opp mot hverandre, jf. notat datert , og skriver i sin konklusjon: «Siden dette er en konkurranse med forhandling må vi kontakte begge tilbyderne.. BT Rørsystemer AS ligger an til å få oppdraget, dersom Stor-Elvdal kommune vedtar å gå videre med prosjektet. Vi bør invitere BT Rørsystem til et forhandlingsmøte så snart som mulig. Hvis det går greit, kan vi ta en telefonisk forhandling med BTEK der vi forklarer situasjonen. Teoretisk kan de velge å gå ned i pris for å konkurrere med BT Rørsystem, men det er usannsynlig når forskjellen er så stor.» I brev av fremkommer det at Buskerud Teknologi AS har gjennomgått og justert sitt tilbud ned, men at B. T. Rørsystemer AS sitt tilbud fortsatt er lavere. I brev av informerer Stor-Elvdal kommune Buskerud Teknologi AS om at «etter en samlet vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, har styringsgruppa valgt å gå i kontraktsforhandlinger med B. T. Rørsystemer AS.» I sak 09/33 behandlet forøvrig formannskapet «Konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme - bygging av fjernvarmenett og etablering av varmesentral på Koppang i Stor-Elvdal kommune. Rådmannen foreslo følgende: «Stor-Elvdal Kommune konverter sine bygg i Koppang sentrum og bygger fjernvarmenett innenfor de kostnadsrammer som er beskrevet i saksframlegget. Det settes som vilkår at det innvilges støtte fra ENOVA for gjennomføring av prosjektene.» Formannskapet vedtok å utsette saken. Den behandlet formannskapet i Stor-Elvdal kommune saken pånytt. Formannskapet innstilte til kommunestyret, som også behandlet saken i møte den , og fattet følgende vedtak 22 : 18 Punkt II.2.2 Opplysninger om opsjoner: Opsjoner: Nei 19 Leverandøren deltok på tilbudsbefaring, jf. referat. 20 Datert samme dag som tilbudsbefaring, men leverandøren deltok ikke på tilbudsbefaring jf. referat. 21 I tilknytning til utlysning av konkurranse, skal det gjøres et forsvarlig anslag av kontraktens verdi og dette anslaget skal fremkomme av protokollen. Side 23

94 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 1. Det bygges fjernvarmeanlegg på Koppang som skal stå ferdig høsten Stor-Elvdal kommune utlyser konkurranse på levering av varme inn på fjernvarmenettet. 3. Stor-Elvdal iverksetter bygging av fjernvarmenett i henhold til rimeligste mottatte tilbud. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptak på inntil kr til å dekke investeringen med etablering av fjernvarmenett. 4. Stor-Elvdal iverksetter konvertering av kommunale bygg slik det er beskrevet i saken. Det forutsettes at ENOVA gir tilskudd som beregnet. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptak på inntil kr til å dekke investeringen med konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme. 5. Låneopptak på henholdsvis kr med 40 års avdragstid og kr med 40 års avdragstid tas opp der de beste betingelser kan oppnås. Låneopptak gjennomføres slik at kommunen får en tilnærmet deling av total gjeldsbyrde på fast og flytende rente. 6. Økonomiske konsekvenser av låneopptak og øvrige konsekvenser innarbeides i budsjett for 2010 og økonomiplan for I saksframlegget er det tatt inn tabeller som viser forventede investeringskostnader for bygging av fjernvarmenett og konvertering av kommunale bygg 23. For detaljer fra saksframlegget vises det til vedlegg B. Den inngikk Stor-Elvdal kommune og B.T. Rørsystemer AS avtale om bygging av fjernvarmenett på Koppang. Avtalen er inngått som avtaledokument for bygge- og anleggsarbeider etter NS Følgende dokumenter er tilknyttet kontrakten og har følgende prioritet: 1. Avtaledokument 2. Referat fra avklarende møte (finnes ikke i kommunens dokumentasjon 24 ) 3. Entreprenørens tilbud 4. Referat fra tilbudsbefaring (fremkommer på 5. Tilbudsgrunnlagets beskrivelser og mengdebefaring 6. Tilbudsgrunnlagets tegninger 7. NS 8405 (Ikke NS 8407 som forutsatt i tilbudsgrunnlaget) Avtaledokumentet er signert av daværende rådmann og representant for entreprenøren. Forhold som vedrører konkurranse om varmeleveransen inn på fjernvarmenettet er for øvrig omtalt i kapittel 8.2. Fra intervjuer: En respondent forteller at vedkommende ikke var kjent med at utbyggingen av fjernvarmeanlegget ikke var innarbeidet i økonomiplan eller årsbudsjett 2009 på det tidspunkt da disse ble behandlet av kommunestyret i desember Opplysningene var nye for respondenten på intervjutidspunktet. Respondenten ga i intervjuet uttrykk for at utbyggingen var sterkt forankret både hos administrasjonen og politisk nivå i kommunen. Respondenten opplyste at planleggingen og utbyggingen skjedde raskt, og organisatorisk hørte utbyggingsprosjektet inn under teknisk drift. Daværende virksomhetsleder (teknisk sjef) hadde ansvaret for utbyggingsprosjektet, mens daværende skogbrukssjef fikk ansvaret for gjennomføringen av prosjektet. Organisatorisk tilhørte skogbrukssjefen virksomhet for plan- og næring. Daværende rådmann hadde som rådmann det overordnede ansvaret for utbyggingsprosjektet. Respondentene fortalte videre at det ble utlyst konkurranse på prosjektering av utbygging av fjernvarmeanlegget, og at kommunen mottok et tilbud. Dette var langt høyere enn avsatt ramme, og 22 Formannskapets innstilling ble enstemmig vedtatt, jf. vedlegg B. Prosjektregnskap for hhv. utbygging av fjernvarmenett og konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme følger rapporten i vedlegg D og E. 23 Kostnader for å konvertere kommunale bygg er basert på grovkalkyle som er arkivert på sak 09/107. Kostnader til utbygging av fjernvarmenett er basert på tilbudsvurdering fra Aalerud AS og er basert på tilbud fra leverandør. 24 Referatet har heller ikke fremkommet i tilknytning til KS advokatenes arbeid med reklamasjonssaken. Side 24

95 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune konkurransen ble avlyst. Kommunen bestemte at de selv skulle administrere byggherrefunksjonen og håndtere prosjekteringen selv. I tillegg skulle de kjøpe tjenester fra Aalerud AS på timebasis. Begge respondentene viser til at kommunen hadde inngått en rammeavtale med Aalerud AS. Fra Abakus AS har vi imidlertid fått opplyst at kommunen ikke hadde rammeavtale med Aalerud AS på dette tidspunktet, og at rammeavtale først ble inngått i Det ble utarbeidet konkurransegrunnlag for bygging av fjernvarmenettet. Respondentene opplyser at det i konkurransegrunnlaget ble lagt opp til totalentreprise. Når avtalen med B.T. Rørsystemer AS ble inngått og underskrevet, ble imidlertid NS 8405 benyttet, dvs. hovedentreprise. En respondent gir uttrykk for at prosjektet kom feil ut fra starten. Dette blir begrunnet med at kommunen selv skulle ta ansvar for prosjektering og kjøpe noe tjenester fra Aalerud AS, og i tillegg til å administrere byggherrefunksjonen selv. Dette ble slik respondenten ser det, utfordrende både mht. kompetanse og kapasitet / tid. Kommunen skulle gjennomføre jobben selv og kjøpe tjenester fra Aalerud AS for kr ,-. Respondenten uttrykker det slik: «Det sier seg nesten selv at dette kunne skape store utfordringer for de ansatte, så lenge de skulle løse denne oppgaven i tillegg til de øvrige oppgavene de hadde i sine stillinger, og det ikke var snakk om noe totalt frikjøp fra opprinnelig stilling i perioden». Respondentene forteller ellers at det var et mål at kommunens ansatte skulle tilegne seg kompetanse undervegs. Vi har fått opplyst at Stor-Elvdal Energi AS har eksistert i mange år, og at selskapet ble omdefinert slik at det skal distribuere fjernvarme til kunder. Selskapet er et mellomledd mellom Moelven Østerdalsbruket AS og Stor-Elvdal kommune. Selskapet har hatt økonomiske utfordringer, men i 2014 gikk selskapet med overskudd. Selskapet har forhandlet frem en avtale med kommunen om redusert nettleie, samtidig som prisene for varmen som selges ut, er økt. Det er i stor grad kommunen selv som både er eier av nett (dvs. mottar nettleie) og kunde (betaler for varme). SEE AS kjøper varmen fra MØB AS. Vi har fått opplyst at ved planlegging av fjernvarmenettet, så ble det planlagt med et nett-tap på %, mens det vanlige er i overkant av 20 % 25. I tillegg ble det planlagt med at MØB AS skulle levere 2 MW (gjennomsnitt gjennom året). Det ble ikke tatt hensyn til variasjon i varmebehovet i løpet av året. Anleggets maksimale grense er 4MW. Dette er problematisk eksempelvis i perioden november februar/mars. Det er blant annet ikke mulig å benytte nattsenking av temperaturen i bygg, fordi en da vil benytte for mye kapasitet for å øke temperaturen i byggene igjen, jf. kapittel En respondent gir uttrykk for at dette viser at det var 25 I tilknytning til gjennomgang og påpekning av faktisk feil i rapporten har vi fått følgende tilbakemelding fra kommunen: «Hva som er et «Vanlig nett-tap» er vanskelig å definere, men ikke uvanlig at dette kan overstige 20 % i fjernvarmenett, men dette kan også variere i deler av nettet, hvor man har mulighet til å måle deler i nett. Dette er det kun drift av hvert enkelte anlegg som gir svar på.» 26 Tilsvarende fremkommer også av konsulentrapport utarbeidet av COWI AS. I tilknytning til gjennomgang og påpekning av faktisk feil i rapporten har vi fått følgende tilbakemelding fra kommunen: «Når det gjelder leveranse som det her henvises til er det snakk om effekt, og ikke levert mengde energi, det er derfor viktig å skille mellom hva som er effekt (maks prod i nuet» og hva som er levert energi-mengde som til enhver tid kreves ut på nett: Effekten er da og tolke som hvor mye som kan leveres ut på nett samtidig (blir å regne som «inntakssikring» på et hus,) altså maksimal kapasitet der og da, mens energi levert over et år (eller periode) er et annet uttrykk og det forbruket blir målt i. Det som er problemet/utfordringen i nettet/varmesentralen på Koppang er at det ikke er nok effekt,. Teoretisk er det ikke noe problem for anlegget her å kunne levere opp mot 15 GWh på årsbasis, dersom man tar utgangspunkt i en jevn produksjon med en effekt på 1,8 MW ( Installert effekt på varmeveksler på MØB er 2,0 MW) og multipliserer med antall timer i året (8760), mens man i dag leverer rundt 3 GWh, men begrensning er altså samtidslast i kalde perioder på vinter, dvs at mange abonnementer krever mye energi samtidig- som det er riktig beskrevet at vil kunne kreve 4 MW.» Side 25

96 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune logiske brister i prosjekteringen, både i forhold til konkurransen om varmekjøp og fjernvarmenettet. Formålet med å ta ansvar for prosjekteringen og byggherreadministrasjonen selv, var å spare penger. Respondenten sier at: «I ettertid fremstår det klart at kommunen burde benyttet eksterne til prosjekteringen.» Kontraktsoppfølging og utbygging Utbyggingen av fjernvarmeanlegget ble vedtatt av kommunestyret den 21. september 2009, og avtalen med B. T. Rørsystemer ble underskrevet 30. september 2009, jf. kapittel Utbyggingen av fjernvarmeanlegget var ikke innarbeidet i kommunens økonomiplan for perioden eller årsbudsjett for 2009 da økonomiplan / årsbudsjett ble vedtatt i desember Den mottok Stor-Elvdal kommune søknad om tillatelse av tiltak fra B. T. Rørsystemer AS som ansvarlig søker. Dokumentet fremstår som delvis utfylt og er ikke signert av tiltakshaver. Videre ligger det et udatert dokument om opsjoner / avtaler hvor B. T. Rørsystemer AS påberoper seg opsjon på eventuelt nytt fyrhus i Stor-Elvdal kommunes regi, dersom utvidelsen av fyrhus ved Østerdalsbruket bortfaller 27. Dokumentet omfatter også informasjon vedrørende mottak og montasje av fjernvarmerør og deler mv. Dokumentet er ikke underskrevet av Stor-Elvdal kommune. Den sendte Stor-Elvdal kommune brev til Jernbaneverkets fellestjenester med anmodning om tillatelse til å krysse jernbanelinjen i Koppang sentrum. Deretter sendte Stor-Elvdal kommune den over forslag til avtale om kryssing av jernbanelinje i Koppang sentrum. I ettertid var det en del kommunikasjon på e-post vedrørende data for styringskabel, dimensjon og type på fjernvarmerør mv. Den mottok Stor-Elvdal kommune to sett likelydende avtaleformularer med vilkårene for kryssing av jernbanelinje med fjernvarme og trekkrør for elektriske kabler i Koppang sentrum. Underskrevet avtale er returnert jernbaneverket den Den ble det sendt informasjon om utbygging av fjernvarmenett i Koppang sentrum til naboer og berørte av utbyggingen. Her fremkommer det at kommunen vil ta kontakt med hver enkelt og utarbeide en kontrakt som beskriver hva som skal gjøres og hvordan arbeidet skal gjennomføres. Dette er forhold vi ikke omtaler nærmere i denne rapporten. B.T. Rørsystemer AS fremla den forsikringsbekreftelse som dekker erstatningsansvar som B.T. Rørsystemer AS måtte pådra seg ved skade voldt på person eller ting, inntil kr pr. skadetilfelle. Forsikringsbekreftelsen er utstedt av Tryg Vesta Forsikring, og gjaldt for perioden Handelsbanken sendte over bankgaranti på kr for de forpliktelser leverandøren (B.T. Rørsystem Produksjon AS) hadde i tilknytning til kontrakten for utbygging av fjernvarmeanlegget. Garantisummen utgjorde 10 % av kontraktssummen, og måtte påberopes senest ved overtakelse av kontraktarbeidene. Deretter ble garantien redusert til kr som utgjorde 3 % av kontraktssummen for forhold som ble påberopt i løpet av en treårsperiode etter overtakelse av kontraktsarbeidet. Så langt vi kjenner til har kommunen påberopt forhold knyttet til garantien innen overtakelsestidspunktet, eller i løpet av treårsperioden. 27 Fyrhus i kommunens regi ble ikke aktuelt. Side 26

97 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Den sendte kommunen søknad om kryssing av FV 633 til Statens vegvesen, region Øst. De mottok tillatelse til kryssing med fjernvarmerør av Fylkesveg 632, Hp 01, km 0,712 den Brevet har som vedlegg; «Vilkår/erklæring for graving i offentlig vegarealer». Erklæring underskrevet av Alvdal Graveservice AS ble returnert den Vi har fått opplyst at Alvdal Graveservice AS er en underentreprenør til B. T. Rørsystemer AS og at kommunen kun hadde inngått avtale med B. T. Rørsystemer AS. Det ble også sendt avtale for legging av fjernvarmerør i Pannhustrøa Koppang sentrum til fem berørte adressater den Dette forholdet går vi ikke nærmere inn på. Alvdal graveservice AS sendte varsel/krav om tillegg/ fristforlengelse til B.T. Rørsystemer AS. Vannforulemper i fjernvarmegrøft er angitt som beskrivelse. Forholdet er ikke beskrevet i anbud og kommer i tillegg til anbudet, dvs. pumping av vann, drenering i grøft, grøftepukk og bortkjøring av ubrukbare masser er angitt som årsak. Det fremkommer av varselet at byggherren (dvs. Stor-Elvdal kommune) vil bli fakturert for kostnadene. Det står også at byggherren uten ugrunnet opphold, normalt innen en uke, må fremme eventuelle merknader. Vedlegg til forsendelsen er bilder tatt av kontrollansvarlig hos underleverandøren. Vi har ikke funnet frem til ytterligere dokumentasjon som viser kommunens vurderinger av kravet, eller om kommunen har hatt innsigelser til varselet. Vi legger derfor til grunn at kommunen har akseptert varselet og at kommunen har betalt i samsvar med krav fra leverandør. Prosjektregnskap for utbyggingen av fjernvarmeanlegget fremkommer av saksframlegg til kommunestyret , jf. vedlegg D, og viser en total investeringsutgift på 13,7 mill.kr og finansiering på 10,6 mill.kr. Det manglet finansiering med rundt 3,1 mill.kr som består av udekkede beløp fra 2010 med rundt 2,1 mill.kr og 2011 med rundt 0,85 mill.kr. Vi har ikke innhentet detaljer knyttet til prosjektregnskapet, og har ikke gjennomgått detaljer knyttet til investeringsutgifter eller transaksjoner fra leverandører. Fra økonomisjef i Stor-Elvdal kommune har vi fått opplyst at investeringsprosjektet for utvidelse av fjernvarmeanlegget inkluderer utgifter knyttet til reklamasjonssaken, samt enkelte utbedringer i den forbindelse. Prosjektregnskaper var ikke ferdigstilt pr. utgangen av april, og det var ikke utarbeidet rapport knyttet til saken så langt økonomisjefen kjente til. Hun ga uttrykk for at det er bokført utgifter tom regnskapsåret 2014 på prosjektet og at det vil bli skrevet en rapport på dette nå som saken er avsluttet 28. Vi har ikke sett på investeringsutgifter knyttet til konvertering av kommunale bygg i denne forvaltningsrevisjonen. Dette begrunnes med prosjektets avgrensing, jf. ressursramme. I årsbudsjettet for 2010 sto det for øvrig at byggingen av fjernvarmenettet var budsjettert med 10 mill.kr og konverteringen av kommunale bygg med 13,6 mill.kr. jf. vedlegg E. B.T. Rørsystemer AS sendte den varsel om endring i fremdriftsplanen, og viser til forsinket oppstart som følge av at kontraktsinngåelsen ble utsatt til og noen ukers leveringstid på varer mv. De viser også til utfordringer med tele, samt at Stor-Elvdal kommune har ønsket å unngå tining og pigging mv. B.T. Rørsystemer AS ga i varselet uttrykk for at de ville bestrebe seg på å gjennomføre prosjektet etter byggherres ønsker og at de kunne forsere fremdriften noe, men at det forutsatte at byggherren måtte ta noen ekstra økonomiske konsekvenser. Det er ikke angitt hvor mye det kunne utgjøre. Varselet er ikke datert og det fremgår ikke hvem varselet er stilet til. B.T. 28 Ikke fremlagt når denne rapporten ble ført i pennen. Side 27

98 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Rørsystemer AS ba om skriftlig tilbakemelding på varselet i avtalt møte den I brev av har Stor-Elvdal kommune godkjent endret fremdriftsplan. Ny ferdigstillelsesdato ble satt til 1. september 2010 i samsvar med ønske fra leverandøren. Kommunen har presisert at utsettelser ut over denne dato ikke kan påregnes. I brevet har kommunen ikke omtalt eventuell forsering av prosjektet og hvilke økonomiske konsekvenser som i tilfelle kan aksepteres. Det er ikke dokumentert hva de økonomiske konsekvensene kunne beløpe seg til, eller hvor mye kommunen som byggherre måtte forvente av økte utgifter. Det er videre ikke dokumentert hva kommunen har akseptert beløpsmessig. Vi legger således til grunn at kommunen har akseptert det leverandøren anfører og er villig til å betale det leverandøren krever. Formannskapet behandlet i F-sak 10/10 den overføring av budsjetterte midler fra konvertering av Stor-Elvdal ungdomsskole til prosjektet for utbygging av fjernvarmeanlegget og fattet følgende vedtak 29 : «Det brukes 2,2 mill. fra de bevilgede midler til konvertering av Stor-Elvdal ungdomsskole til bygging av fjernvarmeprosjektet for å dekke opp økte kostnader i forbindelse med utbygging av fjernvarmenettet. Det overføres 2,2 mill. kr fra fjernvarme konvertering (bygg), ansvar 6353 til fjernvarmenett (rørnett), ansvar Finansiering opprettholdes ved bruk av tidligere låneopptak.» I saksframlegget står det at det har kommet til flere kunder til nettet, og det har medført anskaffelse av flere kundesentraler og rør enn det som var med i den opprinnelige kontrakten. Det har påløpt kostnader til drenering, anlegning av fortau/gangveier og etablering av gatelys langs deler av fjernvarmetraseen mv. Samlet har tilleggsarbeider og innkjøp av ekstra utstyr medført økte kostnader med ca. 1,9 mill.kr. I tillegg vil asfaltering og steinlegging komme på ca. kr For ytterligere detaljer vises det til saksframlegget som er tatt inn i vedlegg C. Kommunen sendte brev til Moelven Østerdalsbruket AS den om avklaringer av forhold vedrørende fjernvarmenettet på MØB sin eiendom. Kommunen bekrefter at den er villig til å kjøpe den delen av fjernvarmenettet som er Stor-Elvdal Energi AS sitt ansvarsområde jf. avtale og vedlegg 1 i avtalen. Avtalen og vedlegg 1 som det vises til ligger ikke i den dokumentasjonen som er arkivert på prosjektet. Det er således ikke avklart om det faktisk ble inngått en avtale og hva denne i tilfelle inneholdt. I tilknytning til prosjektet har vi fått fremlagt gjeldende avtale mellom Stor-Elvdal kommune (SEK) og Stor-Elvdal Energi AS (SEE AS) datert Avtalen omtaler bakgrunn, avtalens omfang, eierforhold, pris for leie av fjernvarmenettet, fakturering, heving mv. og er uoppsigelig i avtaleperioden som er 10 år fra Eier og leier kan kreve reforhandlinger innenfor avtaleperioden. For øvrig har vi ikke hatt innsyn i den avtalen som ble inngått mellom SSE AS og MØB AS vedrørende kjøp av termisk varme inn på nettet. I dokumentasjonen vedrørende utbygging av fjernvarmenettet ligger det en e-post som kommunen har mottatt. Denne inneholder to alternative prisoverslag for opparbeidelse av parkering ved Stor- Elvdal kommune fra Alvdal Graveservice AS. I e-posten er det pekt på at tilgjengelig bærelag ved skolene på Koppang var for dårlig. Prisoverslag 1 er datert og lyder på kr ,00. Prisoverslag 2 er datert og lyder på kr ,50. Stor-Elvdal kommune har i brev datert akseptert prisoverslag 2 på kr ,50. Dette er trolig ikke en del av fjernvarmeutbyggingen. Vi har lagt til grunn at dokumentasjonen tilhører investeringsprosjektet 29 I ettertid er det bevilget ytterligere midler til konvertering av kommunale bygg, jf. prosjektregnskap i vedlegg E. Side 28

99 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune «Bygging av ny parkeringsplass ved skolene», jf. K-sak 29/12 hvor det aktuelle prosjektregnskapet er godkjent. Saken er ikke omtalt nærmere i denne rapporten. Den mottok Stor-Elvdal kommune en udatert rapport fra B.T. Rørsystemer AS om utsettelse av varmepåslipp. Bakgrunnen var at det var levert og montert et ekspansjonsanlegg etter beskrivelse fra Stor-Elvdal kommune (utarbeidet ved Aalerud AS) på 26 m³ med en ekspansjon på 1130 liter. I ettertid peker B.T. Rørsystemer AS på at volumet er beregnet til ca. 46 m³, og at eksisterende anlegg måtte utøkes med et slavekar for å kunne ta opp den økte mengden i ekspansjonen. Det ble videre påpekt at det ikke er forsvarlig med varmepåslipp før utstyr er montert og regulert. Svar fra kommunen er ikke dokumentert, og vi legger til grunn at forholdet er akseptert og fulgt opp av kommunen, jf. byggemøte nedenfor. Referat fra byggemøte viser fremdrift og status for: 1. Nett hvor det blant annet fremkommer at brannstasjon og Storstua er ferdigstilt, og at montering av veksler på Moratunet gjenstår mv. Ekspansjonskar kommer til Norge fredag og sendes Koppang på mandag. Monteres når de kommer. Planlagt kaldstart mandag. 2. Fyrhus hvor det fremkommer at alt som tilhører Moelven Østerdalsbruket i fyrhuset er klart for levering av varme mv. 3. Kvalitetskontroll dokumentasjon hvor det fremkommer at: a. BT Rør må sende avviksmelding på lekkasjen ved stasjonen b. BT Rør utarbeider materielliste på rør og rørdeler som ikke er benyttet i utbyggingen c. BT Rør oversender materielliste på rør og rørdeler som er benyttet i utbyggingen Internt notat fra møte med Moelven Østerdalsbruket AS (MØB), Stor-Elvdal kommune (SEK) og BT Rørsystemer AS. Agendaen var å klarlegge framdrift for oppstarten av varmeleveranser på fjernvarmenettet. Det fremkommer at ekspansjonskar som manglet er etterbestilt og har kommet og blir montert. Innjustering vil skje BT Rør har begynt å slippe på noe varme, men har blitt frarådet å slippe på særlig mye før ekstra ekspansjonskar er på plass og innjustert pga. liten kapasitet på det første karet. BT Rørsystemer AS vil slippe på mer varme fra og øke gradvis til 80 grader ut. Testperiode fra og overtakelse av anlegget settes til Oljekjel til MØB kobles opp og skal være driftsklar fra Konvertering av kommunale bygg utsettes, jf. søknad om videreføring av tilskudd som er sendt ENOVA. Vi har ikke gjennomgått prosjektet vedrørende konvertering av kommunale bygg, jf. avgrensning av prosjektet. Bygg som skulle kobles på var: Stor- Elvdal ungdomsskole, Moratunet, Storstua og nye del av Myrvang. I tillegg Felleskjøpet, Industribygg Billaget, Kaupang Møbler og navn på privatperson 30. Internt notat datert fra byggemøte / status i utbygging av fjernvarmenettet med dato Agendaen hadde følgende punkter: 1. Status fyrsentral er ferdig koblet, EL skap og frekvensomformere samt noe kobling gjenstår. 2. Status fjernvarmenett. Det er en lekkasje i Storgata. Utbedring av skade vil bli gjort så raskt som mulig. Hvis skaden ikke detekteres i løpet av kappes røret, og det monteres stengeventiler slik at 30 Dette er et bygg hvor vedkommende enten er eier av bygget privat eller representer eiergjennom ansettelse. Vi gjengir ikke navn i denne rapporten. 31 Vi legger til grunn at dette er trykkfeil, og at datoen skulle være Side 29

100 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune resten av nettet kan benyttes. Strakstiltak for å holde temperatur opp ved at leverandør kjøper elektriske varmeovner som plasseres i klasserom på skolen. Bassenget skal fyres opp til den Prosjektet må ferdigstilles snarest og igangkjøres slik at drift av skolen skjer som planlagt etter høstferien. 3. Ny dato for ferdigstillelse av nettet beste anslag er ifølge. notatet. I note til referatet står det for øvrig at lekkasjen ble detektert på ettermiddagen Egen avviksrapport skal bli utarbeidet fra B.T. Rørsystemer AS, men denne ligger ikke i dokumentasjonen. Lekkasjen ble tettet den ifølge. tlf. fra leverandøren. Referatet ble sendt til daværende virksomhetsleder plan og næring og daværende virksomhetsleder teknisk drift (ansatt i stillingen ). Kontaktpersonen hos Aalerud AS sendte den en e-post til skogbrukssjefen i Stor-Elvdal kommune og skrev blant annet: «Effekten på kundesentralene er tatt ut fra tabeller utarbeidet av de svenske konsulentene som gjorde en utredning i 2006». Videre står det at Moratunets kundesentral er dimensjonert for 213 kw varme (80 60 C), mens dagens installasjon var en oljekjel med brennerkapasitet 237 kw og el-kjel med effekt på 350 kw. Disse har dekket både varme og varmt tappevann. Den siste (el-kjelen) var på dette tidspunktet demontert. I e-post presiserer Aalerud AS at de ikke har vært i fyrhuset og ikke har førstehånds kunnskap om systemet, men foreslår en løsning. Detaljer knyttet til forslaget gjengis ikke her. Den sender Stor-Elvdal kommune ut en pressemelding til Østerdølen, Lokalavisa og Østlendingen om overtagelse av fjernvarmenett på Koppang. Her fremkommer det hvem som er kontaktperson for hhv. Stor-Elvdal Energi AS, Stor-Elvdal kommune, Moelven Østerdalsbruket AS og B.T. Rørsystemer AS. I pressemeldingen står blant annet følgende: «Stor-Elvdal Energi AS (SEAS) overtar torsdag 11. november 2010 offisielt fjernvarmenettet på Koppang fra hovedentreprenør BT- Rørsystemer.» I forkant av den offisielle overtakelsen hadde daværende rådmann og representant for B. T. Rørsystemer AS signert dokumentet «Overtakelse av fjernvarmenett». Dokumentet er datert Det fremkommer at anlegget har vært prøvekjørt fra uten driftsforstyrrelser og anses som tilfredsstillende for overrekkelse til Stor-Elvdal kommune, jf. konkurransegrunnlagets pkt Det fremkommer ikke om det er gjennomført sveisetester, trykk- og tetthetsprøving eller funksjonstester, jf. konkurransegrunnlagets pkt. 6.1 Den var det møte om Koppang Fjernvarme. Her deltok representanter for Stor-Elvdal kommune, Moelven Østerdalsbruket AS, B.T. Rørsystemer AS, EM systemer og Aalerud AS. Av referatet fremkommer det at: driften av reservekjelen er problematisk. det er avvik mellom effektbehovene fra tilbudsunderlaget sendt ut i mai 2009 og reelle behov. Antall kunder er også endret. Når tilbudsunderlaget ble sendt ut i januar 2010, var også skolene inkludert. Pumpene er tatt ut for ett effektbehov på 2100 kw (uten skolene) og en ΔT på 40 C. Ytelsene på pumpene og varmeveksler ble ikke økt når det ble bestemt at skolene skulle inn. Kommunen vil følge med på effekt- og energiforbruk utover vinteren for å få et best mulig bilde av det reelle effektbehovet. Erfaringene vil danne grunnlag for endringer som bør gjøres før neste vinter. Sirkulerende vannmengde vil være en begrensning. Det vil derfor være viktig å konstruere varmeanlegg med varierende vannmengder og stor ΔT. Side 30

101 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune I tillegg til endringer i fyrhuset, vil det trolig være behov med en hjelpepumpe for å sirkulere stor nok vannmengde til skolene. I referatet er det tatt inn en tabell som viser effekt i tilbud og antatt effekt, jf. figur 1. I tillegg skal høyest målte effekt fylles ut i løpet av vinteren. Tabellen viser også hvilke bygg som har kommet i tillegg og antatt effekt for disse: Figur 1: Tabell hentet fra møtereferat datert 10. desember Det var også satt opp en tidsplan for konvertering av bygninger som bygges om til vannbåren varme: Figur 2: Tabell hentet fra møtereferat datert 10. desember Det pekes for øvrig på at kundesentraler ikke burde vært bestilt før det korrekte varmebehovet var kjent, dvs. var beregnet og konstruert. Rørlegger / rådgiver skal tegne flytskjema for hver kunde som viser hvordan sentralen tilpasses eksisterende eller nytt varmeanlegg. Det fremkommer også at det Side 31

102 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune nye varmeanlegget ved ungdomsskolen ikke har tatt hensyn til fjernvarmens behov for lave returtemperaturer. Rådgiver (vi legger til grunn at det er Aalerud AS) tar kontakt med leverandør (her: VVS Norplan i Trondheim) som har prosjektert anlegget slik at nødvendig modifikasjoner kan planlegges. Kommunestyret behandlet prosjektregnskap prosjekt utbygging av fjernvarmenettet den og fattet følgende vedtak 32 : Regnskapsrapport og særutskrift av vedtak i KS-sak 09/44 fulgte saken. Som årsaker til at prosjektets økonomi har sprukket, pekes det på følgende forhold: Mangelfull detaljprosjektering Vanskelige anleggsforhold vinteren 09/10, hvor streng kulde og dyp tele førte til mye ekstra tining Fjell i rørtraseen noe som ga fordyring av grøftearbeidet Nødvendig endring i kundesentraler for å få disse til å tilfredsstille byggenes krav til varmetilførsel Rammene for prosjektet ble satt lik kontraktssum, uten å ta høyde for tilleggsarbeider av noe slag. De største endringene i prosjektet har vært 33 : Innkjøpet i det tekniske anlegget på Moelven Østerdalsbruket Tilkobling av skoleområdet Brannstasjon / teknisk stasjon var i utgangspunktet ikke med i beregningsgrunnlag / tenkt konvertert. Moratunet / Granheim hvor kundesentral var feildimensjonert UNI-bygget hvor det var bestilt og levert en kundesentral som var for liten i forhold til byggets størrelse og varmebehov Kommunehuset Myrvang Asfaltering og steinlegging var ikke med i opprinnelig tilbud og er utført som redningsarbeid. MVA kompensasjon Ovenstående er oppsummert slik i saksutredningen: Beskrivelse Kostnad ekskl. mva. Gjenkjøp Moelven Østedalsbruket Granheim Myrvang Teknisk stasjon Barneskolen tappevannsveksler Moratunet ny veksler UNI bygget Sparebanken Hedmark, andel påkobling Kostnader grøft til skoleplatå Jf. vedlegg C. 33 For detaljer vises det til vedlegg D Side 32

103 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Asfaltering / Steinlegging Ekstra anleggskostnader (tining, fjell mv.) Lønn overført fra drift SUM Saksutredning samt regnskapsrapport er for øvrig tatt inn i vedlegg D. Den sendte Stor-Elvdal kommune varsel om reklamasjon iht. NS 8401 pkt. 13.4, 2. avsnitt til Aalerud AS. I brevet skriver kommunen blant annet: «Stor-Elvdal kommune vil med dette varsle at det har oppstått problemer med stort varmetap i nettet og manglende varme til enkelte bygg nå i høst. Uavhengige rådgivere har gått gjennom prosjekteringen, og problemene kan vise seg å skyldes feil ved dimensjonering av nettet. Dette er under nærmere utredning, men kommunen vil med dette varsle iht. NS 8401 pkt. 13.4, 2. avsnitt. Vi vil komme tilbake til detaljene når dette er ferdig utredet.» Den har Stor-Elvdal kommune sendt varsel om reklamasjon iht. NS 8405 pkt til B.T. Rørsystem AS. I brevet skriver kommunen blant annet: «Stor-Elvdal kommune vil med dette varsle at det har oppstått problemer med stort varmetap i nettet og manglende varme til enkelte bygg nå i høst. Dette er under nærmere utredning, men kommunen vil med dette varsle iht. NS 8405 pkt Vi vil komme tilbake til detaljene når dette er ferdig utredet.» I tilknytning til brevet ligger også avtaledokument for bygge- og anleggsarbeider etter NS 8405 mellom Stor-Elvdal kommune og B.T. Rørsystemer AS datert Avtalen er signert av daværende rådmann og representant for entreprenøren. Bilag 1 5 til avtalen er ikke vedlagt. Bilag 1 tilbudsbrev er kjent fra tidligere, jf. dokument i tilknytning til konkurransen. Bilag 2 sentral godkjenning og bilag 3 fremdriftsplan er fremlagt i tilknytning til reklamasjonsprosessen. Bilag 4 forsikringsbekreftelse og bilag 5 entreprenørens sikkerhetsstillelse er fremlagt i tilknytning til reklamasjonssaken. Det ble ikke gjennomført en overtakelsesforretning i samsvar med NS 8430, men det er utarbeidet et dokument i tilknytning til overtakelsen. I dokumentet står det blant annet: «Oppstart med prøvekjøring av fjernvarmenettet ved Stor-Elvdal kommune Koppang startet fredag med påslipp av vann med en temperatur på 60 C. I løpet av helgen ble temperaturen økt til 90 C som er innenfor leveransegrensen. Anlegget har gått til mandag uten driftsforstyrrelser og anses tilfredsstillende for overrekkelse til Stor-Elvdal kommune......ut fra disse kriterier anses fjernvarmeanlegget som ferdigstilt etter kontrakt og overleveres herved til Stor-Elvdal kommune.» Dokumentet er signert av representant for entreprenøren og for Stor-Elvdal kommune av daværende rådmann. I materialet ligger også en kvalitetskontrollrapport som blant annet henviser til trykkprøving (pkt. 5) og tetthetskontroll (pkt. 6) uten at annen dokumentasjon er vedlagt 34. Vi har ikke hatt tilgang til rapport for trykkprøving eller tetthetskontroll, og vi er ikke kjent med om kommunen har fått fremlagt slik dokumentasjon. Fra intervjuer: 34 Det er krav om sveisetest og trykkmåling iht. konkurransegrunnlagets pkt. 6.1 Side 33

104 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune En respondent uttrykte at utbyggingen av fjernvarmeanlegget «kom galt ut allerede fra starten, og bar preg av dette i hele prosjektforløpet». Respondentene gir for øvrig uttrykk for at prosjektstyringen ikke har vært god nok, at ting skulle skje på meget kort tid, og at kommunen skulle bygge kompetanse og spare penger. Den ene respondenten pekte på at motparten i prosessen ville være en stor entreprenør som hadde kompetanse og ressurser, og sa at «Det er viktig å innse hvilken kompetanse du har, og hvilken kompetanse du ikke har». Respondenten ga også uttrykk for at kommunen hadde for dårlig intern kontroll og at kommunen ikke sørget for god nok kvalitetssikring av prosjektet. Den andre respondenten pekte på at vedkommende hadde inntrykk av at «mye skulle skje fort», samtidig som leverandøren ikke fremsto som en leverandør som hadde fokus på skriftlighet og at «ting skjedde etter boka». Ansatte hos leverandøren, inklusive deres prosjektleder, var håndverkere og hadde fokus på gjennomføring. Respondenten hadde inntrykk av at prosjektlederen ofte kom innom kommunens kontorer og avklarte og avtalte ting muntlig. Respondenten ga videre uttrykk for at kommunen var for dårlig til å følge opp dette prosjektet og til å dokumentere skriftlig hva som ble avtalt mv. Leverandøren var også dårlig på skriftlig dokumentasjon, men som byggherre burde kommunen likevel sørget for skriftlighet og at det ble avholdt byggemøter jevnlig, og at begge parter skrev under på referat fra byggemøter, herunder endringer og utbedringer mv. Vi har fått opplyst at det var få kunder tilkoblet fjernvarmeanlegget da kommunen overtok det, og det tok ett år før alle kundene var påkoblet og problemene ble synlige. Vi har fått opplyst at problemene med fjernvarmeanlegget oppsto september 2011, da barneskolen ble koblet til fjernvarmenettet. Det viste seg at det nesten ikke kom vann opp på skoleplatået, at det var tett i påkoblingen og at det var stein og singel i rørene. Kommunen leide inn en mobilløsning i form av en fyringssentral for å sikre fyring på skolen. Det ble videre avdekket at kapasiteten i anlegget var for liten. Vi har fått opplyst at Aalerud AS da var raskt ute med å gi beskjed om at de bare hadde avtale på å levere tjenester på timebasis. I tillegg kom det frem at kontrakten som var inngått med B.T. Rørsystemer AS var feil i forhold til det Aalerud AS hadde anbefalt og som lå i tilbudsgrunnlaget. En respondent sier det slik: «..mye skjedde parallelt og tett opp til hverandre i tid. Et sentralt punkt var at kommunen «bommet» på bruk av kontrakt og inngikk en kontrakt etter NS 8405 med B.T. Rørsystemer AS, og ikke kontrakt for totalentreprise slik Aalerud AS hadde anbefalt, og slik det sto i tilbudsgrunnlaget. Denne feilen medførte at kommunen fikk en mye større risiko enn den ville ha fått med en kontrakt etter NS 8407.» Respondentene var tilstede ved overtakelsen av fjernvarmeanlegget. Daværende rådmann signerte på overtakelsen sammen med representant for leverandøren. Overtakelsen skjedde hos Moelven Østerdalsbruket AS, og media var tilstede og skrev om overtakelsen. En respondent uttrykker det slik: «Det var ikke noen stor sak....det ble snakket om trykktesting og sveisekontroll 35. Det hadde vært prøvedrift i forkant av overtakelsen og det hadde blitt funnet en lekkasje. Denne måtte rundsveises og deretter måtte anlegget testes.» Respondenten oppfattet det slik at trykktestingen og sveisekontrollen var gjennomført. 35 Vi har ikke fått fremlagt dokumentasjon som viser at trykkprøving og sveisetest faktisk ble gjennomført. Side 34

105 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Daværende teknisk sjef og skogbrukssjefen sluttet før overtakelsen skjedde, og de to respondentene overtok stillingene. Daværende rådmann fremsto som engasjert, og vi har fått opplyst at det virket som om han hadde god oversikt. En respondent sier følgende om overtakelsen: «Overtakelsen var en pr-messig sak hvor det ikke ble lagt vekt på formaliteter.» Etterhvert oppsto problemer med fjernvarmeanlegget, og kommunen valgte å få ekstern vurdering av den jobben som var gjort. Gjennomgangen som ble gjennomført av Norsk ENØK og Energi AS, og det ble påvist en rekke feil og mangler. Dette ble tatt opp med leverandøren. I og med at kommunen reklamerte og vurderte å gå til sak, ble det etterhvert vanskelig å kommunisere med leverandøren som ga uttrykk for at «det ikke var aktuelt å rette opp i noe slik saken nå sto.» Respondentene opplyser for øvrig at kommunen valgte å få KS advokatene til å vurdere det juridiske knyttet til prosjektering og utbygging av anlegget. De kom frem til at det arbeidet kommunen hadde gjennomført ikke var godt nok. De øvrige aktørene i prosjektet hadde heller ikke gjort en god jobb, men juridisk sett hadde kommunen påtatt seg mye av den juridiske risikoen. I tillegg var det lite skriftlig dokumentasjon Planlegging og vurdering av endringer undervegs I dokumentasjonen knyttet til utbyggingen av fjernvarmeanlegget er det lite dokumentasjon knyttet til planlegging og vurdering av endringer undervegs i prosjektet. Vi har funnet frem til følgende skriftlig dokumentasjon: sendte Alvdal Graveservice AS varsel om endring / krav om tillegg / ev. fristforlengelse. Det står at varselet gjelder endring, herunder fristforlengelse som følge av forhold som byggherren har ansvaret for med betydning for framdrift. Videre at merkostnader / tillegg kreves dekket. Årsaken oppgis å være vannforulemper i fjernvarmegrøft som ikke er beskrevet i anbud og kommer i tillegg. Byggherren vil bli fakturert for dette. 2. Udatert varsel om endring i fremdrift fra B. T. Rørsystemer AS hvor de ber om tilbakemelding innen I varselet skriver B. T. Rørsystemer AS: «Ved vårt første møte ba vi om oppstart noe som var utgangspunktet i anbudsdokumentene. Forøvrig ble kontraktsinngåelsen utsatt til og med noen ukers leveringstid på materialer var vi i gang med rørmontasjen Ved normal drift har vi 16 ukers arbeide igjen, noe som forutsetter to lag, men gravearbeider videre forutsetter en del tining og pigging noe vi forstår byggherren helst vil unngå. Etter innhentet opplysninger om lokale forhold kan vi få problemer med tele helt til rundt mnd. skiftet juni/juli. Hvis arbeidet stanser på grunn av teleproblemer kan arbeidet i verste fall ikke ferdigstilles før oktober 2010 forutsatt at vi får noen til å arbeide i ferien ellers kan vi få ytterligere forskyvninger. B. T. Rørsystemer vil selvfølgelig bestrebe seg på å gjennomføre prosjektet etter byggherrens ønsker og ser ikke bort fra at vi kan forsere noe. Dette innebærer også at byggherren må ta noen ekstra økonomiske konsekvenser. Ønsker skriftlig tilbakemelding på dette varselet ved vårt møte » Vi har ikke funnet skriftlig referat fra møte den , og vet ikke hva som ble avtalt. Vi vet dermed ikke om fristen for ferdigstillelse ble forlenget og eventuelt med hvor mye. Vi vet videre ikke om kommunen aksepterte å ta noen ekstra økonomiske konsekvenser, og om det eventuelt ble satt rammer for hvor mye disse kunne beløpe seg til. Side 35

106 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 3. B. T. Rørsystemer har også sendt et udatert dokument som omhandler utsettelse av varmepåslipp. Dokumentet er sendt pr e-post datert og lyder slik: Vi er ikke kjent med om kommunen har svart pr tlf. og hva svaret fra kommunen eventuelt var. I dokumentasjonen ligger det et referat fra byggemøte datert med følgende agenda: 1. Status fyrsentral hvor det fremkommer at ferdigstilling er satt til dvs. iht. kontrakt. 2. Status fjernvarmenett hvor det fremkommer at det er lekkasje i Storgata. Utbedring vil skje så raskt som mulig. Dersom skaden ikke finnes i løpet av den , så kappes røret og det kobles stengeventiler i den hensikt at resten av nettet kan brukes. Det ble avtalt som strakstiltak for å holde temperatur oppe på skolen at B.T. Rørsystemer AS kjøper inn elektriske varmeovner som plasseres i klasserom på skolen. Bassenget skal fyres opp Det presiseres at prosjektet må ferdigstilles snarest og igangkjøres slik at drift av skolen skjer som planlagt etter høstferien. 3. Ny dato for ferdigstilling av nettet hvor det fremkommer at det er EL arbeider i fyrhuset på Østerdalsbruket som medfører siste tidspunkt for ferdigstilling, forutsatt at lekkasje på nettet detekteres og utbedres i løpet av den (jf. note 16). Anslag for ferdigstilling er Dette er trolig trykkfeil og dato skal trolig være , jf. note i referatet. Her står det at Lekkasje ble detektert på ettermiddagen den Egen avviksrapport ble utarbeidet av B. T. Rørsystemer om dette avviket. Lekkasjen ble tettet den (informasjon mottatt pr tlf. fra B.T. Rørsystemer). Avviksrapporten ligger ikke i kommunens dokumentasjon. Side 36

107 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune I dokumentasjonen ligger det et referat fra byggemøte den Dette omhandler fremdrift og status for nett, fyrhus og kvalitetskontroll, samt ferdigstilling og konklusjon, se vedlegg F. Det fremkommer signaler om at det har vært misnøye og diskusjoner knyttet til B. T. Rørsystemer AS sin fremdrift opp mot MØB AS og fyrhus, jf. e-post datert Aalerud AS har også sendt en e- post som viser at det har vært diskusjon knyttet til effekten på kundesentralene. De peker på at effekten på kundesentralene er tatt ut fra utredningen som ble gjennomført at konsulenter i , jf. e-post datert Den signerte daværende rådmann et kortfattet dokument knyttet til overtakelse av fjernvarmenett. Dette er omtalt tidligere i rapporten, og gjentas ikke her. Det ble holdt en overtakelse med media tilstede den , jf. pressemelding sendt ut For øvrig ble det avholdt et møte den hvor tema var erfaringer, nødvendige modifikasjoner. Dette referatet er ført i pennen av Aalerud AS og representanter fra Stor-Elvdal kommune, MØB AS, B.T. Rørsystemer AS, EM-systemer og Aalerud AS deltok. Møtet omhandlet avvik i effektbehovene slik de fremkommer i tilbudsunderlaget som ble sendt ut i mai 2009 og de reelle behovene. Videre står det at antall kunder også er endret. Referatet og tabellene er omtalt i kapittel 8.1.3, jf. tabell 1 og 2 på side 31 og gjentas derfor ikke her. Fra intervju: Den ene respondenten peker på at prosjektstyringen ikke har vært god nok, og at kommunen verken hadde kapasitet eller kompetanse til å følge opp prosjektet. Kommunen skulle spare penger gjennom å ta ansvaret for alle byggherreoppgavene selv, og samtidig opparbeide seg kompetanse. Den andre respondenten hadde inntrykk av et leverandøren ikke hadde fokus på skriftlighet, dokumentasjon og at «ting ble gjort etter boka». Samtidig var kommunen for dårlige til å følge opp prosjektet og sørge for å dokumentere skriftlig hva som ble avtalt med leverandøren. Som byggherre burde kommunen sørget for skriftlighet ved at det ble gjennomført jevnlige byggemøter, og at det ble utarbeidet referat fra byggemøter som beskrev alle avtalte endringer, økonomiske konsekvenser mv. Både kommunens og leverandørens representant burde skrevet under på referater fra byggemøtene. 8.2 Innhentede data Varmeleveranse til fjernvarmeanlegget Kommunestyret fattet den vedtak om konkurranse om varmeleveranse til fjernvarmeanlegget. I tilknytning til gjennomførte intervjuer har vi i tillegg fått opplyst at utbyggingen av fjernvarmeanlegget og konkurranse om levering av varme inn på anlegget henger sammen. Vi ba derfor om innsyn i sak 09/1357 Prosjekt fjernvarme varmeleveranse til fjernvarmenett på Koppang. 37 Planora-rapporten fra Side 37

108 HEDMARK REVISJON IKS Planlegging Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Dokumentasjonen i sak 09/1357 inneholder ikke informasjon om behovsvurdering og planlegging som ikke allerede er beskrevet i kapittel Vi viser derfor til det som er skrevet i dette kapittelet vedrørende Planora-rapporten og energi- og klimaplanen, herunder at planens kapittel i del 2 omhandler fjernvarmeanlegget på Koppang, og viser til basisutredningen fra april Denne beskrev 3 alternative utbyggingsomfang, alle med utgangspunkt i at det etableres energisentral hos Moelven Østerdalsbruket (MØB), basert på rå flis fra MØB. I beskrivelsen i energi- og klimaplanen er det lagt inn ett minimumsalternativ til, hvor varmen produseres av kommunen selv, i en ny fliskjel i Storstua. Kommunestyret vedtok den at det skulle gjennomføres konkurranse om varmeleveranse til fjernvarmenett, jf. kapittel Gjennomføring av konkurransen Den ble konkurransen om varmeleveranse publisert på og den ble det gjennomført tilbudsbefaring for prosjekt varmeleveranse basert på biobrensel til Stor-Elvdal kommune. Representanter fra Stor-Elvdal kommune, Aalerud AS og aktuelle tilbydere var tilstede; Moelven Østerdalsbruket AS, NØK Holmen Biovarme AS, NØK Janfire Norge AS og Norsk Bioenergi AS. I tillegg har følgende fått kopi av referatet: AF Energi og Miljøteknikk og Justsen Energiteknikk AS. Bakgrunnen var at Stor-Elvdal kommune hadde lyst ut konkurranse om varmeleveranse basert på biobrensel til fjernvarmeanlegg på Koppang 38. Det fremkommer under type prosedyre, jf. utlysningen: «Hastetilfelle konkurranse med forhandling. Leveranseforpliktelser av varme begynner å løpe høsten Anlegget må være satt i drift til Nødvendige vedtak i kommunestyret, finansiering mv. har ikke vært avklart før i oktober 2009.» Følgende dokumenter er lagt ut på : Konkurransegrunnlag Referat fra tilbudsbefaring Oversikt fjernvarmerør, og reguleringsplan for Østmoe (kartutsnitt). Stor-Elvdal kommune mottok tilbud fra følgende tre leverandører: NØK Holmen Biovarme AS, datert , Tynset Norsk Bioenergi AS, datert , Skjetten Moelven Østerdalsbruket AS, datert , Koppang Stor-Elvdal kommune sendte den ut korrigert tilbudsgrunnlag til de tre tilbyderne. Årsaken som oppgis ved utsendelsen er at kommunen hadde sendt dokumentet til juridisk vurdering 39 i forhold til lov om offentlige anskaffelser. Kommunen ble anbefalt å gjøre endringer i konkurransegrunnlaget for å unngå tvil om grunnlaget for gitte tilbud og sikre at alle tilbud var sammenlignbare. Tilbyderne ble bedt om å sende inn tilbudsskjema pånytt. Alle tilbydere har deretter sendt inn tilbudsskjema pånytt. Vi har ikke fått fremlagt den juridiske vurderingen, og den ligger heller ikke i dokumentasjonen. Endringene som er gjennomført er iht. brevet som ble oversendt merket med rødt i konkurransegrunnlaget og vi trekker frem at følgende ble tatt ut eller endret: Juridisk vurdering er ikke journalført på sak 2009/1357. Side 38

109 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Under tilbudsinnbydelse: Entreprisen skal være totalentreprise er tatt ut. Under tilbudsskjema: Opprinnelig sto det under tilbudssum: Pris pr kwh levert ut fra varmesentral er:... eks mva. Ble endret til: Pris pr kwh ved forbruk 2800 MWh/år:... Pris pr kwh ved forbruk 4300 MWh/år:... Pris pr kwh ved forbruk 6000 MWh/år:... Opprinnelig sto det: Forslag til regulering av prisen redegjøres for i tilbudsbrevet. Det ble endret til: Eventuell differensiering av prisen i fastledd og forbruksledd redegjøres for i tilbudsbrevet. Stor-Elvdal kommune sendte den brev til de tre aktuelle tilbyderne om at etter en vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, så var Moelven Østerdalsbruket AS valgt som leverandør. Tilbudsvurderingen 40 ble gjennomført av Aalerud AS. Moelven Østerdalsbruket AS er vurdert som best på alle kriterier som var: pris (65 %), leveringssikkerhet (20 %), Miljø (10 %) og estetisk utforming (5 %). Norsk Bioenergi AS ba i etterkant om innsyn i alle dokumenter som var knyttet til behandlingen og som lå til grunn for vurderingen, og klagde på avgjørelsen i brev datert Den inngikk Stor-Elvdal Energi Holding AS en avtale («Varmeavtalen») med Moelven Østerdalsbruket AS om levering av termisk energi i form av varmt vann. Avtalen er underskrevet av daværende ordfører i Stor-Elvdal kommune. Avtalen løper fra til , og MØB har opsjon på å forlenge avtalen med 10 år. Deretter løper avtalen til den sies opp, og oppsigelse må skje med 24 måneders varsel. Avtalen inneholder bestemmelser om leveransen, leveransens kvalitet, reservekapasitet, priser, fakturering og betaling, tekniske forhold, offentlige tillatelser etc. I brev datert 19. april 2010 har Norsk Bioenergi AS oversendt brev til advokatfirmaet Haavind AS, med kopi til kommunen. De avslutter brevet med følgende konklusjon: «Med bakgrunn i ovenfor beskrevne forhold konkluderer vi med at det er gjort en feilvurdering fra Aalerud AS. Vi ber om at feilen rettes.» Den 28. april 2010 sendte advokatfirmaet svar til Norsk Bioenergi AS og orienterte om at Aalerud AS den har revidert vurderingen av tilbud på varmeleveranse. Det er gjort endringer under punktet estetisk utforming, uten at det har hatt påvirkning på anbefalingen om hvilken leverandør som bør velges. Norsk Bioenergi AS ble orientert om at Stor-Elvdal kommune opprettholder sin beslutning om å tildele kontrakt til Moelven Østerdalsbruket AS. I brev av opprettholder likevel Norsk Bioenergi AS sin klage og konkluderer med at det er gjort en feilvurdering fra Aalerud AS. Selskapet gir uttrykk for at det kan synes som om det var bestemt hvem som skulle ha leveransen før konkurransen ble gjennomført, og ber om tilbakemelding innen 14. dager før de eventuelt går videre med saken i form av klage til KOFA. I brev av orienterer advokatfirmaet Haavind AS Norsk Bioenergi AS om at klagebehandlingen er avsluttet og at kontrakten med Moelven Østerdalsbruket AS er inngått. Advokatfirmaet avkrefter at tildelingsbeslutningen har vært «bestemt» forut for tilbudsutlysningen. Norsk Bioenergi AS sender deretter brev og varsler krav. Kravet er konkretisert i form av beløp som bes innbetalt til selskapets bankkonto. Kravet er avvist av Stor-Elvdal kommune i brev datert Vi 40 Datert 15. mars 2010 Side 39

110 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune legger til grunn av saken ble avsluttet med dette brevet, i og med at dokumentasjonen ikke inneholder ytterligere informasjon Oppfølging I F-sak 10/15 den vedtok formannskapet følgende: 1. Stor-Elvdal energi AS benyttes som driftsselskap for kjøp, salg og distribusjon av energi for fjernvarmeanlegget i Koppang sentrum. 2. Daglig leder og styresammensetning velges som foreslått i saken. Daglig leder Styreleder Styrerepresentant Styrerepresentant Ole Arne Hagen (skogbrukssjef Stor- Elvdal kommune) Elin Grete Budal (teknisk sjef) Sven Sletten (daglig leder Stor-Elvdal kommuneskoger KF) Niels Th. Burchardt (politiker) Av innhentede data fremkommer det for øvrig at MØB AS og SEK har vært uenige om indeksregulering av pris ved levering av fjernvarme, jf. brev datert Det ble avholdt møte om saken og det ble enighet om at prisen på levering av fjernvarme skulle indeksreguleres månedlig etter statistisk sentralbyrås indeks «elektrisitet, fyringsoljer og annet brensel». I sak 09/1357 ligger det også referat fra samordningsmøte 2 Konvertering av kommunale bygg. Møtet ble holdt den med deltakere fra Stor-Elvdal kommune, MØB AS, Norsk ENØK og Energi. Referatet viser at fjernvarmenettet ikke klarer å varme opp tilkoblede bygg. Det er forårsaket av for lite trykk/volum i nettet samt at nettet i store perioder har for lav temperatur. Problemet med volum og trykk berører ikke MØB AS. Problemet med varmen på vannet er at ved fallende temperaturer har turvannstemperaturen på sekundærnettet (gatenettet) falt helt ned til under 80 C ut fra sentralen. Det fremkommer av brev av at MØB AS ikke er enig i referatet og mener at det gir feil beskrivelse av situasjonen på mange punkter. De ber om nytt møte så raskt som mulig. Det ble avholdt nytt møte, jf. e-post datert juni Her står det at det er uenighet mellom MØB AS og SEK om en fortolkning i avtalen, og hva som ligger i «temperatur levert på nettet». MØB AS mener dette gjelder temperatur levert inn på veksler, mens SEK mener det er temperatur etter veksler og ut på fjernvarmenettet. MØB AS og SEK ble ikke enige om dette punktet i møtet. Det fremkommer videre at MØB AS kan levere en temperatur på 105 grader frem til veksler, slik anlegget er pr i dag. Fra intervju: Vi har fått opplyst at det ble diskusjon knyttet til MØB AS sin leveranse av varme, og at MØB AS kan levere 95 grader ut på nettet, men at det burde vært 110 grader. Vi har fått opplyst at nettet fint kan tåle 120 grader. Videre har vi fått opplyst at det er for små pumper ved MØB AS, slik at man får kapasitetsproblemer med hensyn til løftehøyde. Kommunen har benyttet konsulent for å gå gjennom tidligere beregninger, og konsulenten peker på at det er feil i beregningsgrunnlaget. Konsulenten har utarbeidet to rapporten knyttet til fjernvarmeanlegget. I «Investeringsrapport Koppang fjernvarmeanlegg» legger konsulenten frem fem alternativer for å utbedre fjernvarmeanlegget, og i «Kostnadsgrunnlag fjernvarmenett Koppang», har konsulenten gjennomført en kostnadsberegning for utbedring og de tap / utgifter kommunen har hatt som følge av underdimensjonering av Side 40

111 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune fjernvarmenettet og varmesentralen. I denne rapportens kapittel 2.2 oppsummerer konsulenten de feil som er oppdaget med varmesentral og fjernvarmenettet slik: Varmesentralen var dimensjonert for 2100 kw. Varmesentralen baserer seg på at MØB AS leverer biovarme til fjernvarmeanlegget. Varmesentralen har en reserve/spisslast på 1950kW basert på lett fyringsolje. Installert effekt på nettet er 3045 kw varme og 1645 kw tappevann, mens konkurransegrunnlaget legger til grunn 2041 kw varme, samt henviser til 430 kw varme til skoleplatået. Kundesentraler har blitt skiftet ut uten at man har re-prosjektert stikkledninger, hovedledninger og varmesentral. Installert effekt på skoleplatået overstiger kapasitet til overføringsledning. Underdimensjonerte stikkledninger. Varmesentral klarer ikke å levere den forventede temperatur til nettet. Avkjølingen i nettet er for lav. Denne bør være større enn 35 C. På befaring var denne nå 40 C. Kundesentraler er skiftet grunnet for liten effekt i forhold til areal. SEE AS leier konteiner med en oljekjel for å sikre varmeleveranse til skoleplatået. Ingen reservekapasitet i fjernvarmenettet for fremtidige kunder. Pumpekapasitet i varmesentral er for liten til å kunne løfte fjernvarme til skoleplatået vinterstid når effektbehovet øker. Ved -22 C var pumpekapasitet på %, uten at man bruker nattsenking i byggene. Lekkasjer i rør som kan ha ført til skader på fjernvarmerørene og dermed også et større varmetap enn ventet. Etter rensing av anlegget tyder mye på at varmetapet har gått ned. (Viser til målinger i oktober og november 41 ). Dette kan tyde på at hastigheten i rørene har vært lavere enn antatt. Vi har valgt å ta med ovenstående for å synliggjøre at det er avdekket en rekke feil knyttet til fjernvarmeanlegget og varmesentral, men går ikke nærmere inn på tekniske forhold i denne rapporten Side 41

112 HEDMARK REVISJON IKS 9 Revisors vurdering Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune I denne forvaltningsrevisjonen har vi utledet revisjonskriteriene samlet, og vi velger å gjengi disse først. Problemstillingene er gjengitt innledningsvis i kapitlene Nr. Revisjonskriterier 1. De sakene som har blitt fremlagt for formannskap og kommunestyre har vært forsvarlig utredet, og i samsvar med lovverk og kommunens instrukser. 1.1 Forsvarlig utredet innebærer at sak for beslutning om å bygge fjernvarmeanlegget, samt saker knyttet til endringer undervegs i prosjektet er belyst utfra et helhetlig perspektiv. 1.2 Videre at konsekvenser for økonomi, dvs. investeringsutgifter og inntekter, samt driftsutgifter og inntekter er vurdert på forsvarlig måte. 2. Kommunen har etablert et system for internkontroll på området, og at internkontrollen er dokumentert skriftlig. 3. Kommunen har etablert dokument(er) som gjør rede for roller og ansvar på området. Dokumentene bør også gjøre rede for kontrollansvaret på området. All delegert myndighet skjer på vegne av rådmannen, og at det er etablert rapportering til denne. 4. Kommunen har definert og klargjort roller og ansvar knyttet til anskaffelsesprosessen, og at anskaffelsen er gjennomført av person som er delegert ansvar og myndighet til dette. 5. Virksomhetslederen har administrativt, økonomisk og faglig ansvar for sin virksomhet, herunder planlegging, byggeledelse og vedlikehold. Kommunen har etablert retningslinjer og rutinebeskrivelser for hvordan planlegging og byggeledelse av prosjekter skal gjennomføres, og oppfølgingen er dokumentert skriftlig. Herunder at; 5.1 Utbyggingen av fjernvarmeanlegget og endringer undervegs er tilfredsstillende organisert, planlagt og dokumentert. 5.2 Aktuelle avtaletyper er vurdert og vurderingen og valg av avtaletype er dokumentert skriftlig. 6. Kommunen har etablert regelverk knyttet til innkjøpsarbeidet, og fulgt opp i form av opplæringstiltak rettet mot aktuelle ansatte. 7. Kommunen har etablert et system for kontraktsoppfølging, og kan håndtere endringsarbeider og tilleggsarbeider. Herunder at; 7.1 Oppfølging av inngåtte avtaler er gjennomført, og at vurderinger og endringer undervegs er dokumentert. 7.2 Kommunen har fulgt opp leveransen undervegs i prosjektet, og oppfølgingen er dokumentert skriftlig. Videre at avdekkede avvik er fulgt opp og dokumentert skriftlig. 7.3 Det er etablert forsvarlig kommunikasjon med leverandøren(e) og kommunikasjonen er dokumentert skriftlig. 7.4 Kommunen har etablert retningslinjer knyttet til overtakelse av anlegget. Disse er fulgt og overtakelsesforretningen er dokumentert. Mangler ved anlegget er avdekket og utbedret før overtakelse. 7.5 Kommunikasjon med leverandøren(e) etter overtakelse er dokumentert skriftlig. Der er også foretatt en vurdering av enkelte forhold som følger av følgende juridiske standarder, og disse gjengis her: Nr. Standardens navn Kort om standardens innhold Aktualitet i tilknytning til prosjektet NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag Standarden skal regulere kontraktsforhold mellom en oppdragsgiver og arkitekt, rådgivende ingeniør eller annen fagkyndig om prosjekteringsoppdrag innenfor bygg og anlegg, herunder oppfølging av prosjekteringen i bygge- og reklamasjonsfasen. Konkurranse om prosjektering av fjernvarmeutbyggingen ble stoppet. Det ble inngått en avtale med Aalerud AS iht. NS Standarden er således aktuell i denne forvaltningsrevisjonen. NS 8403 NS 8405 NS 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag Norsk bygge- og anleggskontrakt Alminnelige kontraktsbestemmelser ved totalentrepriser Standardens formål er å regulere kontraktsforhold mellom en oppdragsgiver og en byggeleder om byggeledelse i forbindelse med bygge- og anleggsledelse. Standarden er utarbeidet for bruk i kontraktsforhold hvor en part (entreprenøren) påtar seg utførelsen av bygg- eller anleggsarbeid for den andre parten (byggherren), og hvor det vesentligste av tegninger, beskrivelser og beregninger skal leveres av byggherren. Denne standarden har til formål å regulere kontraktsforholdet der en part (totalentreprenøren) påtar seg hele eller vesentlige deler av prosjekteringen og utførelsen av et bygg- eller anleggsarbeid for den andre parten (byggherren). Kommunen er selv byggeleder og har valgt å utføre byggeledelsen selv. Vi kommer i liten grad inn på standarden i denne forvaltningsrevisjonen, men den kan gi signaler om hva kommunen selv skulle ivareta. Kontrakten som ble inngått med B. T. Rørsystemer AS viser til NS 8405 og er inngått i samsvar med denne standarden. Standarden er således aktuell i denne forvaltningsrevisjonen. Aalerud AS anbefalte bruk av totalentreprise, og det er dette som fremkommer av konkurransegrunnlaget som ligger på Vi forutsetter at den øvrige tilbyderen forholdt seg til konkurransegrunnlaget, og standarden er således aktuell i denne forvaltningsrevisjonen. Side 42

113 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Nr. Standardens navn Kort om standardens innhold Aktualitet i tilknytning til prosjektet NS 8410 Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved konkurranse med forhandlet prosedyre Standarden fastsetter bestemmelser for kontrahering av bygge- og anleggsarbeider og kjøp av varer og tjenester i forbindelse med bygg og anlegg, etter forhandling basert på Den aktuelle anskaffelsen fulgte prosedyren «konkurranse med forhandling» og standarden er således aktuell. NS 8417 NS 8430 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser Overtakelse av bygg og anlegg konkurranse. Standarden har som formål å regulere kontraktsforhold der en part (Totalunderentreprenører TUE) påtar seg hele eller deler av prosjekteringen og utførelsen av en del av bygg- og anleggsarbeid som den annen part (totalentreprenøren) har påtatt seg overfor byggherren eller annen entreprenør. Standarden har som formål å regulere og presisere prosedyrene for bruk ved overtakelse av et kontraktsarbeid både i nærings- og forbrukerforhold, jf. aktuelle blanketter. Aalerud AS anbefalte bruk av totalentreprise, og det er dette som fremkommer av konkurransegrunnlaget som ligger på Standarden kan være aktuell for denne forvaltningsrevisjonen. Standarden er aktuell i denne forvaltningsrevisjonen, jf. overtakelse av fjernvarmeanlegget. 9.1 Utbyggingen av fjernvarmenettet Behovsvurdering og planlegging I dette kapittelet presenteres revisors vurderinger og oppsummering i forhold til problemstilling 1 som lyder slik: PROBLEMSTILLING 1: Har kommunen hatt tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for utbyggingsprosjektet (inkl. endringer underveis)? a. Hvordan har kommunen besluttet behovet for fjernvarmeanlegget? b. Hvordan har kommunen besluttet behovet for endringer i prosjektet? c. På hvilken måte har kommunen vurdert investeringsutgifter og inntekter, driftsutgifter og inntekter i tilknytning til beslutninger? Revisors vurderinger I 2005 utredet Planora OY mulighetene for å etablere fjernvarmeforsyning på Koppang, og fant at det var mulig. Samme år avla Aalerud AS en samlerapport for ENØK ved kommunale bygg i Stor-Elvdal kommune. Her ble 18 bygninger gjennomgått, og gjennomgangen påviste lønnsomme ENØK-tiltak som kunne redusere energibruken i kommunen. Kommunens energi- og klimaplan ble vedtatt i K-sak 08/53 og beskrev fjernvarmeanlegget på Koppang som det viktigste bidraget til kommunens klimaregnskap. For øvrig har vi ikke fått fremlagt eller funnet annen dokumentasjon som viser hvilken planlegging og hvilke vurderinger som ble gjennomført frem til kommunestyret fattet vedtak om utbygging av fjernvarmeanlegget 21. september 2009, jf. vedlegg B. Fjernvarmeanlegget fremkommer ikke som investering i kommunens økonomiplan for , eller kommunes årsbudsjett Saken kom opp som egen sak høsten 2009, og saksutredningen omtaler i kortfattede ordelag bakgrunnen for investeringen og vurdering av saken, herunder kostnadsoverslag. Revisor finner grunn til å stille spørsmål ved om saken har vært forsvarlig utredet, Side 43

114 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune herunder om prosjektet var belyst ut fra et helhetlig perspektiv, jf. revisjonskriterium 1.1. Etter revisors vurdering var konsekvenser for økonomi, dvs. investeringsutgifter og inntekter, samt driftsutgifter og - inntekter i liten grad vurdert, jf. revisjonskriterium 1.2. Dette begrunnes blant annet med at tallgrunnlaget i stor grad baserte seg på utredninger fra 2005, samt forhold som ikke er dokumentert. Det viste seg at investeringen ble mer kostnadskrevende enn antatt, blant annet som følge av at forhold som at anleggets kapasitets- og effektbehov synes undervurdert. Revisor peker på at manglende planlegging og dokumentasjon kan ha hatt betydning for utfordringer som oppsto senere i investeringsprosjektet. Revisor finner videre grunn til å peke på at kommunen i liten grad har dokumentert hvilken planlegging og hvilke vurderinger som er gjennomført i denne fasen av prosjektet, jf. revisjonskriterium 1. Etter revisors vurdering er dette ikke tilfredsstillende. Administrasjonssjefen har iht. KL 23, 2. ledd ansvar for internkontrollen. I kommunens politisk delegeringsreglement omhandler rådmannens ansvars- og arbeidsområde. Videre omhandler det administrative delegeringsreglementet delegering av vedtaksmyndighet og saksbehandling, jf. utledning av revisjonskriterier i kapittel 7.1. Det fremkommer at all delegert myndighet skjer på vegne av rådmannen. Virksomhetsleder på teknisk avdeling har ansvar for planlegging og byggeledelse og vedlikehold, noe som forutsetter at kommunen har etablert skriftlige retningslinjer og rutinebeskrivelser for hvordan dette skal gjennomføres, og at oppfølging er dokumentert skriftlig. Vi har fått opplyst at kommunen ikke hadde og fortsatt ikke har utarbeidet system for internkontroll på området. Administrasjonssjefen (rådmannen) skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I tilknytning til intervju har vi fått opplyst at daværende rådmann var engasjert i prosjektet. Etter revisors vurdering kan det likevel stilles spørsmål ved om daværende rådmann hadde sørget for betryggende kontroll på området. Til tross for at vi har mottatt opplysninger som tilsier at senere investeringsprosjekter har blitt planlagt og gjennomført på en mer systematisk måte, anbefaler vi at nåværende rådmann sørger for at system for internkontroll på området kommer på plass, jf. revisjonskriterium 2. Dette for å unngå at kommunen dels baserer seg på uformell kontroll (tilråding 16) og unngår at internkontroll ikke er dokumentert (tilråding 18) 42. Kommunen har et politisk og et administrativt delegeringsreglement. Dokumentene klargjør rådmannens og virksomhetsledernes ansvar og myndighet, og at delegert myndighet skjer på vegne av rådmannen. Dokumentene beskriver ikke kontrollansvar på området, og kommunen har ikke utarbeidet system for intern kontroll på området. Etter revisors vurdering har kommunen således etablert overordnede dokumenter som gjør rede for roller og ansvar på overordnet nivå. Det fremkommer at delegert myndighet skjer på vegne av rådmannen. Det stilles ikke konkrete krav om rapportering tilbake til rådmannen, og det er ikke etablert system for intern kontroll på området. Revisjonskriterium 3 er etter revisors vurdering delvis etterlevd. Det mangler imidlertid et system for intern kontroll, oppfølging og rapportering, noe som etter revisors vurdering er vesentlige mangler. Oppsummert vurderer revisor at behovsvurderingen og planleggingen av utbyggingen av fjernvarmeanlegget fremstår som mangelfull. Vi har mottatt en rekke signaler som underbygger dette, herunder at Moratunet og Granheim var planlagt felles i prosjekteringen. Det måtte graves for å koble til Granheim alderspensjonat. Det var feilaktig prosjektert med felles varmesentral for en del bygg. I 42 Jf. 85 tilrådninger for styrkt eigenkontroll i kommunane (2009). Side 44

115 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune tillegg hadde en del kundesentraler for liten kapasitet, noe som medførte at det ble nødvendig å omrokere innkjøpte kundesentraler, og i tillegg kjøpe noen kundesentraler ekstra. Etter revisors vurdering anses revisjonskriterium 1 2 ikke å være etterlevd. Når det gjelder revisjonskriterium 3 er roller og ansvar på overordnet nivå avklart, mens system for intern kontroll, oppfølging og rapportering ikke er etablert. Revisor vurderer dette som vesentlige mangler. Revisjonskriterium 4 anses i det alt vesentligste etterlevd fordi kommunen har (og hadde) reglementer som klargjør ansvar og rolle på anskaffelsesområdet. Daværende rådmann var som rådmann ansvarlig for prosjektet. Avtalen med B.T. Rørsystemer AS er for øvrig signert av daværende rådmann, og det kan ikke herske tvil om at han hadde de nødvendige fullmakter til å inngå avtalen Revisors oppsummering jf. behovsvurdering og planlegging Kommunen har basert seg på Planora-rapporten fra 2005, ENØK-gjennomgang fra samme år, samt energi- og klimaplan vedtatt i Dette er benyttet som beslutningsgrunnlag for utbyggingsprosjektet. Investeringen er ikke innarbeidet i økonomiplan og årsbudsjett Investeringen ble behandlet i formannskapsmøte og vedtatt i kommunestyremøte Planleggingen skjedde raskt. Revisors stiller spørsmål ved om prosjektet var belyst ut fra et helhetlig perspektiv, og konsekvenser for økonomi, dvs. investeringsutgifter og inntekter, samt driftsutgifter og inntekter var i liten grad vurdert. På bakgrunn av dette vurderer revisor at kommunen har planlagt og hatt et beslutningsgrunnlag, men stiller spørsmål ved om dette har vært tilstrekkelig Prosjektering og gjennomføring av konkurranse I dette kapittelet presenteres revisors vurderinger og oppsummering i forhold til problemstilling 2 som lyder slik: PROBLEMSTILLING 2: Har prosjektadministrasjon og prosjektstyring for prosjektet vært tilfredsstillende? a. Hvordan ble anskaffelsen planlagt og organisert? b. I hvilken grad ble roller og ansvar avklart? c. Hvilke avtaletyper ble vurdert, og hva er årsaken til at den aktuelle avtaletypen ble inngått? d. Hva er innholdet i inngått(e) avtale(r)? e. Hvordan er inngått(e) avtale(r) fulgt opp, og hvordan er oppfølgingen dokumentert? f. Hvordan ble anskaffelsen gjennomført? Revisors vurderinger Stor-Elvdal kommune ba om tilbud på prosjektering i januar Prosedyren var åpen anbudskonkurranse. Kommunen mottok et anbud som ble ansett som økonomisk uakseptabelt. Konkurransen ble deretter avlyst. I ettertid ble det inngått en avtale (NS 8401) med Aalerud AS om at de skulle utarbeide tilbudsgrunnlag. I anskaffelsesprotokoll datert fremkommer det at denne konkurransen ble avlyst på grunn av pris, og at kommunen selv tok arbeidet med å utarbeide Side 45

116 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune underlaget til konkurransen og at kommunen skulle leie inn ekstern bistand på timebasis. Vi har fått opplyst at kommunen hadde inngått rammeavtale med Aalerud AS. Abakus AS opplyser imidlertid at kommunen ikke hadde rammeavtale med Aalerud AS på dette tidspunktet. Avtalen som ble inngått med Aalerud AS innebærer tjenester for inntil kr i ekstern bistand. Revisor finner grunn til å peke på at det ikke har vært konkurranse knyttet til denne konkrete anskaffelsen, og at det er et brudd på forskrift om offentlige anskaffelser 3-1. Etter vår vurdering var anskaffelsen av tjenester fra Aalerud AS således en ulovlig, direkte anskaffelse 43. Aalerud AS utarbeidet konkurransegrunnlag Fjernvarmenett Koppang, datert 8. mai Konkurranseformen var konkurranse med forhandling, jf. NS Entreprisen skulle være totalentreprise iht. NS 3431 «Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser». Denne er senere erstattet av NS Konkurransen ble utlyst på Det fremkom ingen opsjon i tilknytning til utlysningen på selv om vi har fått opplyst at det var tatt høyde for opsjon i konkurransegrunnlaget. Kommunen mottok to tilbud innen fristen. Det var prisforskjeller mellom de to aktuelle leverandørene. Aalerud AS vurderte tilbudene opp mot hverandre, og tok kontakt med begge. Buskerud Teknologi AS gjennomgikk og justerte deretter sitt tilbud, men B.T. Rørsystemer AS ble fortsatt vurdert som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Den inngikk Stor-Elvdal kommune avtale med B.T. Rørsystemer AS om utbygging av fjernvarmeanlegg på Koppang. Avtalen ble inngått etter NS 8405 (hovedentreprise) og ikke NS 8407 (totalentreprise). Revisor finner grunn til å peke på at dette ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget. Vi har ikke lykkes i å avklare hva som var årsaken til at denne situasjonen oppsto. Vi peker videre på at det i Buskerud Teknologi AS sitt tilbudsdokument fremkommer klart at de har tatt høyde for en totalentreprise. Dette kommer ikke like klart frem av tilbudsdokumentet til B.T. Rørsystemer AS. Vi legger likevel til grunn at de har tatt høyde for det samme. Dersom Buskerud Teknologi AS kunne inngått avtale om hovedentreprise, ville det trolig hatt betydning for tilbudsprisen. Kontraktstypen som ble inngått, var ikke i samsvar med konkurransegrunnlaget, og feilen kan etter vår vurdering ha hatt betydning i forhold til konkurransesituasjonen mellom de to leverandørene. Ved utlysningen på ble det ikke ble tatt høyde for opsjon (tilkobling av skoler), men i avtalen med B. T. Rørsystemer AS, jf. tilbudsgrunnlag er det tatt høyde for grøft til skole. Revisor vurderer at det er mangler knyttet til kommunens arkivering og dokumentasjon av prosjektering og gjennomføringen av konkurransen, herunder at det mangler et vedlegg til inngått avtale (referat fra avklarende møte). Revisor vurderer at det er uheldig. Manglende skriftlig dokumentasjon har bidratt til at det har vært vanskelig å klarlegge alle forhold knyttet til prosjektet. Revisor finner grunn til å peke på at utbyggingen av fjernvarmeanlegget organisatorisk hørte inn under teknisk drift, jf. kapittel 8.1.1, og at daværende virksomhetsleder (teknisk sjef) hadde ansvaret for prosjektet. Daværende skogbrukssjef fikk imidlertid ansvaret for å følge opp prosjektet, og organisatorisk tilhørte han virksomhet for plan- og næring. Dette forholdet kan, etter revisors vurdering, ha bidratt til uklarheter mht. til ansvarsforhold knyttet til oppfølgingen av prosjektet. 43 Vi har funnet flere indikasjonen og signaler om at kommunen ikke har etterlevd regelverket knyttet til offentlige anskaffelser i dette konkrete prosjektet. I og med at det er forhold som ligger utenfor problemstillingene, har vi ikke gått nærmere inn på alle forhold. Side 46

117 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Revisor vurderer at prosjekteringen av fjernvarmeanlegget fremstår som mangelfull. Prosjektet kom etter revisors vurdering feil ut fra starten. Kommunen skulle selv ta ansvar for prosjekteringen og kjøpe noe tjenester fra Aalerud AS. Kommunen skulle administrere byggherrefunksjonen selv. Etter revisors vurdering ble dette krevende, og revisor peker på at kommunen trolig manglet tilstrekkelig kompetanse på området, samtidig som det ikke ble avsatt tilstrekkelig kapasitet / tid til arbeidet. Gjennomføringen av konkurransen har mangler. Vi begrunner dette med at konkurransen endte med at kommunen inngikk en kontrakt etter NS 8405 (hovedentreprise) og ikke NS 8407 (totalentreprise). Forholdet er i strid med konkurransegrunnlaget, samtidig som det var en feil som hadde stor betydning i forhold til det ansvar og den risiko byggherren (kommunen) påtok seg. Kommunen påtok seg således et større ansvar enn konkurransegrunnlaget la opp til 44. Det er avdekket store hull i kommunens dokumentasjon av prosjektet både i sammenheng med reklamasjonssaken, og i tilknytning til denne forvaltningsrevisjonen. Revisor finner også grunn til å peke på at utbyggingen av fjernvarmeanlegget ble vedtatt i egen sak for kommunestyret , og avtalen med leverandøren ble inngått Utbyggingen fremkommer ikke av økonomiplan for perioden og årsbudsjett Både dette og det forhold at avtalen ble underskrevet kort tid etter at investeringen ble vedtatt, underbygger inntrykket av planleggingen av utbyggingen som mangelfull. Tidsperspektivet viser at saken ble forsert og bidro trolig til økt risiko for svak planlegging. Iht. KL 44 skal kommunestyret en gang pr år vedta en rullerende økonomiplan, som minst skal omfatte de neste fire år. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Det skal for hvert enkelt år som økonomiplanen omfatter, anvises dekning for de utgifter og oppgaver som er ført opp, jf. 46 nr. 6. Iht. KL 45 og 46 skal kommunestyret innen årsskiftet, vedta neste årsbudsjett. Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens eller fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Årsbudsjettet skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, og skal være delt inn i en drifts- og en investeringsdel. Revisor har ikke foretatt en juridisk vurdering av forholdet, men peker på at utbyggingen av fjernvarmeanlegget ikke var tatt med i økonomiplanen og årsbudsjettet, og at det kan reises spørsmål ved om det kan komme i strid med bestemmelsene Revisors oppsummering jf. prosjektering og gjennomføring av konkurranse Aalerud AS utarbeidet konkurransegrunnlaget og vurderte innkomne tilbud, mens kommunen selv skulle administrere byggherrefunksjonen. Det er mangler knyttet til kommunens dokumentasjon og arkivering knyttet til prosjektet. Roller og ansvar og organisatorisk tilknytning kan ha bidratt til uklarheter mht. til ansvarsforhold knyttet til oppfølgingen av prosjektet. Prosjekteringen fremstår som mangelfull. Gjennomføringen av konkurransen har mangler. Kommunen inngikk en avtale etter NS 8405 Hovedentreprise og ikke slik det ble forutsatt i konkurransegrunnlaget etter NS 8407 Totalentreprise. Årsaken til dette er ikke klarlagt. Utbyggingen av fjernvarmeanlegget var ikke med i 44 Det innebar blant annet at kommunen skulle innkalle til byggemøter jf. NS 8405 pkt. 7.1, og referatet skal normalt føres av en av byggherrens deltakere. Ved en totalentreprise jf. NS 8407, ville dette normalt vært totalentreprenørens ansvar. Det er byggherren (kommunen) som har ansvar for prosjekteringen, jf. NS 8405 pkt, 19.2, og bærer risikoen for feil, uoverensstemmelser og ufullstendig veiledning i kontraktsdokumenter og tegninger, beskrivelser og beregninger som han har levert. Dette medfører at en stor del av risikoen tilligger byggherren, dvs. kommunen. Side 47

118 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune økonomiplanen og årsbudsjettet, og det kan reises spørsmål ved om det kan komme i strid med bestemmelsene i KL På bakgrunn av dette vurderer revisor at kommunens prosjektadministrasjon og prosjektstyring må sies å ha hatt mangler Kontraktsoppfølging og utbygging I dette kapittelet presenteres revisors vurderinger og oppsummering i forhold til problemstilling 3, del 1 og problemstilling 4 som lyder slik: PROBLEMSTILLING 3, del 1: Har kommunikasjonen med / oppfølgingen av leverandøren vært tilfredsstillende? a. Hvilken kommunikasjon har vært etablert mellom kommunen og leverandøren? b. Hvordan er kontraktsavslutningen gjennomført, herunder; hva ble gjort før kommunen overtok leveransen og hvordan er kontraktsavslutningen dokumentert? c. Hvilken kommunikasjon har kommunen hatt med leverandøren(e) etter overtakelse? Hvordan er kommunikasjonen dokumentert PROBLEMSTILLING 4: Har kommunen hatt en tilfredsstillende oppfølging av utbyggingen av anlegget? a. Hvordan har kommunen fulgt opp leveransen og at leverandøren leverer det han skal, og hvordan er oppfølgingen dokumentert? Revisors vurderinger Revisor har tidligere pekt på at utbyggingen av fjernvarmeanlegget organisatorisk hørte inn under teknisk drift, jf. kapittel 8.1.1, og daværende virksomhetsleder (teknisk sjef) hadde ansvaret for prosjektet. Daværende skogbrukssjef fikk imidlertid ansvaret for å følge opp prosjektet, og organisatorisk tilhørte han virksomhet for plan- og næring. Forholdet kan ha bidratt til uklarheter mht. til ansvar og roller knyttet til oppfølgingen av prosjektet, jf. revisjonskriterium 5. Innhentede data slik disse fremkommer av kapittel fremstår etter revisors vurdering som noe oppstykket og fragmentert, og inneholder dokumentasjon som omhandler søknad om kryssing av FV 633 og jernbanelinje, kommunikasjon med berørte innbyggere mv. Det er også noe dokumentasjon knyttet til avtalen med leverandøren, herunder: Forsikringsbekreftelse og garantibevis fra leverandør Varsel om endring i fremdriftsplan, samt økonomiske konsekvenser for kommunen, fra leverandøren Brev til Moelven Østerdalsbruket AS med avklaringer vedrørende fjernvarmenettet Rapport fra leverandøren om utsettelse av varmepåslipp Referat fra byggemøter i oktober 2010, samt notat datert i oktober 2010 Pressemelding om overtakelse av fjernvarmenettet 11. november 2010 Referat fra møte 10. desember 2010 som beskriver en del problemer og avvik. Varsel om reklamasjoner fra november 2011 Avtaledokumentet med leverandøren Ovenstående viser at dokumentasjonen knyttet til leverandøren av fjernvarmenettet omfatter enkelte varsler fra leverandøren til Stor-Elvdal kommune, mens kommunen i liten grad har sørget for å Side 48

119 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune dokumentere skriftlig i løpet av prosessen. Det finnes ingen dokumentasjon på at det er avholdt byggemøter før i oktober 2010, eller rett før overtakelse skulle finne sted. Etter revisors vurdering viser dette at kommunen i liten grad har fulgt opp inngått kontrakt og utbyggingsprosjektet undervegs. Etter revisors vurdering er dette en svakhet som kan ha hatt betydning for prosjektets resultat. Manglende oppfølging og dokumentasjon kan, slik revisor vurderer det, ha medført at avvik og mangler ikke ble avdekket undervegs i byggeprosessen og at kommunen sto svakt i forhold til å kreve utbedring når feil og mangler ble synlige i forkant av og etter overtakelsestidspunktet. Kommunen har reglementer som klargjør hvem som har ansvar for planlegging, byggeledelse og vedlikehold, jf. revisjonskriterium 5, men har ikke etablert retningslinjer eller rutinebeskrivelser for hvordan planlegging og byggeledelse i konkrete prosjekter skal gjennomføres. Oppfølgingen av utbyggingen er i liten eller ingen grad dokumentert skriftlig. Det finnes ikke dokumentasjon som viser at utbyggingen av fjernvarmeanlegget er fulgt opp jevnlig. Revisor vurderer at planleggingen og organiseringen av utbyggingen fremstår som svak, og det er få skriftlige spor av oppfølging eller avtaler. Vi har mottatt opplysninger om at forhold knyttet til prosjektet ble avklart ved at leverandør kom på kontoret til kontaktpersonen i kommunen, og at forhold ble avklart muntlig der og da. Det er få skriftlige spor av avklaringer, avtaler eller endringer, jf. revisjonskriterium 5.1. Vi har videre fått opplyst at kommunen signerte en avtale etter NS 8405 og ikke NS 8407 som anbefalt av Aalerud AS og som var forutsatt i konkurransegrunnlaget. Etter revisors vurdering viser dette at kommunen ikke har vært bevisst i forhold til de anbefalinger Aalerud AS har kommet med, og det kan være en indikasjon på at kommunen ikke har forstått at de faktisk signerte en avtale som ikke var i samsvar med konkurransegrunnlaget. Det kan synes som om kommunen helt frem til reklamasjonssaken mente at de hadde inngått en avtale om totalentreprise (NS 8407) og ikke en hovedentreprise (NS 8405). Etter revisors vurdering viser dette at til tross for at Aalerud AS hadde gitt råd om totalentreprise, har kommunen likevel signert en avtale om hovedentreprise og påtatt seg en større risiko. Vi har ingen signaler om at dette var et bevisst valg. Det finnes ingen dokumentasjon som viser at aktuelle avtaletyper ble vurdert, og valget av avtaletype er ikke dokumentert skriftlig. Med bakgrunn i dette anser revisor at revisjonskriterium 5.2 ikke er etterlevd. I det aktuelle utbyggingsprosjektet ble avtaletypen, sammen med manglende skriftlig dokumentasjon vesentlig i den etterfølgende reklamasjonssaken. Revisor finner grunn til å peke på at NS 8405 er en standard som er utarbeidet for bruk i kontraktsforhold hvor en part (entreprenøren) påtar seg utførelse av bygg- eller anleggsarbeid for den andre parten (byggherren), og hvor det vesentligste av tegninger, beskrivelser og beregninger skal leveres av byggherren. Dette innebærer at det er byggherren som bærer risikoen ved feil i tegninger, beskrivelser og beregninger. Samlet sett anser revisor at revisjonskriterium 5 ikke er etterlevd. Hverken nåværende eller tidligere økonomireglement inneholder bestemmelser for investeringer / byggekontrakter. Det står at rådmannen ved kommunens innkjøpsansvarlige er ansvarlig for kommunens innkjøp og har det faglige ansvar for det totale innkjøpsarbeidet. Det innebærer fastleggelse av regelverk, opplæringstiltak mv. Reglementet inneholder bestemmelser som omhandler grunnleggende bestemmelser for innkjøp, etiske prinsipper for innkjøp, habilitet ved kommunale innkjøp og retningslinjer for de enkelte kommunale innkjøp mv. Slik sett har kommunen etablert et overordnet regelverk knyttet til innkjøpsarbeidet, jf. revisjonskriterium 6. Kommunen har ikke etablert bestemmelser knyttet til investeringer / byggeprosjekter, og har videre ikke utarbeidet retningslinjer Side 49

120 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune eller rutinebeskrivelser for hvordan disse skal planlegges, gjennomføres og følges opp. Etter revisors vurdering burde dette vært på plass. Revisjonskriterium 6 anses etterlevd i forhold til etablering av regelverk (del 1). Revisor har ikke innhentet data knyttet til opplæringstiltak, og har derfor ikke vurdert dette forholdet, jf. del 2 av revisjonskriterium 6. Vår gjennomgang har i liten eller ingen grad vist spor av at kommunen hadde etablert noe system for kontraktsoppfølging, jf. revisjonskriterium 7. Etter revisors vurdering er dette en vesentlig og alvorlig mangel. Vi har videre fått opplyst at kommunen heller ikke har etablert dette i ettertid av utbyggingen av fjernvarmeanlegget, men at senere prosjekter har blitt gjennomført på en mer ryddig og strukturert måte. Det kan etter revisors vurdering være en indikasjon på at kommunen har dratt lærdom av det som skjedde ved utbyggingen av fjernvarmeanlegget. Etter revisors vurdering burde kommunen likevel sørget for å etablere et system for kontraktsoppfølging for på den måten å sikre at lærdommen ikke forsvinner ved utskifting av personell. Kommunen inngikk en avtale som ikke samsvarte med konkurransegrunnlaget og dette medførte at en vesentlig risiko ble overført til kommunen som byggherre. Vi har i liten grad fått fremlagt dokumentasjon på at den avtalen som faktisk ble inngått, har blitt fulgt opp, jf. revisjonskriterium 7.1. Det er få skriftlige spor av vurderinger og endringer undervegs i prosessen. Det er få spor av at kommunen har fulgt opp leveransen undervegs i prosessen, jf. revisjonskriterium 7.2. Det kan synes som om kommunen i stor grad har overlatt til leverandøren å levere det som var avtalt, uten oppfølging og kontroll, og at feil og mangler dukket opp i tilknytning til overtakelsen og i tiden etter at anlegget var tatt i bruk. Det er i liten grad skriftlige spor knyttet til endringer og avvik undervegs, jf. revisjonskriterium 7.2. Vi har fått opplyst at det i stor grad var muntlig kommunikasjon mellom leverandøren og byggherren (kommunen), at forhold ble avklart muntlig der og da, uten skriftlig dokumentasjon. Etter vår vurdering har kommunikasjonen med leverandøren ikke vært forsvarlig, og kommunikasjonen er i liten grad dokumentert skriftlig, jf. revisjonskriterium 7.3. Overtakelsen av fjernvarmeanlegget fremstår slik vi har fått det beskrevet som en PR-messig sak, og ikke en overtakelsesforretning. Kommunen hadde og har ikke etablert retningslinjer knyttet til overtakelse av anlegg. Overtakelsen er kun dokumentert i form av et dokument kalt «Overlevering av fjernvarmenett». Det er ikke gjennomført overtakelsesforretning i samsvar med NS Dokumentet som ble utferdiget og signert av representant for leverandøren og Stor-Elvdal kommune v/daværende rådmann, beskriver: prøvekjøring av nettet og at det har gått uten driftsforstyrrelser og anses som tilfredsstillende. hvilke sentraler som er satt i drift, hvilke som gjenstår og forhold som skal utbedres (tilleggsarbeider). at fjernvarmeanlegget anses som ferdigstilt etter kontrakt og overleveres til Stor-Elvdal kommune. Det ble så langt vi er kjent med ikke fremlagt skriftlig dokumentasjon på trykktesting og sveisekontroll, jf. konkurransegrunnlagets pkt. 6.1 Det var og er ikke utarbeidet retningslinjer for overtakelsesforretning, og kommunen har heller ikke fulgt NS 8430, jf. revisjonskriterium 7.4. Overtakelsesforretningen er ikke dokumentert i samsvar med NS Det er utarbeidet et dokument ved overtakelse av fjernvarmenettet, uten at dokumentasjon på trykktesting og sveisekontroll er fremlagt. Det ble avdekket en rekke mangler ved anlegget etter at Side 50

121 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune det hadde vært i drift i en periode. Etter revisors vurdering kan ikke revisjonskriterium 7.4 anses som etterlevd. Dette er en vesentlig mangel og som anses å ha hatt betydning i forhold til muligheten for å få utbedret avvik og mangler ved anlegget. Når overtakelsen har skjedd, starter garantiperioden å løpe. Det innebærer at den garantien som leverandøren har fremlagt, jf. NS 8405B, ble redusert fra 10 % av kontraktssummen i kontraktsperioden, til 3 % av kontraktssummen i garantiperioden på tre år. Revisjonskriterium 7.4 anses ikke etterlevd. Vi har fått fremlagt en del skriftlig dokumentasjon knytte til kommunikasjonen med leverandøren etter overtakelsen. Revisor legger likevel til grunn at det kan være mangler også i denne. Fra det tidspunkt kommunen varslet at det kunne bli aktuelt med reklamasjon, gikk kommunikasjonen gjennom de ulike aktørers advokater. Revisjonskriterium 7.5 anses delvis etterlevd Revisors oppsummering jf.. kontraktsoppfølging og utbygging Organisatoriske forhold kan ha bidratt til uklarheter mht. til ansvar og roller knyttet til oppfølgingen av prosjektet. Videre kan manglende oppfølging og dokumentasjon ha medført at avvik og mangler ikke ble avdekket undervegs i byggeprosessen og at kommunen sto svakt i forhold til å kreve utbedring når feil og mangler ble synlige i forkant av og etter overtakelsestidspunktet. Kommunen har ikke etablert retningslinjer eller rutinebeskrivelser for hvordan planlegging og byggeledelse i konkrete prosjekter skal gjennomføres. Oppfølgingen av utbyggingen er i liten eller ingen grad dokumentert skriftlig. Kommunen har ikke etablert system for kontraktsoppfølging. Vi legger til grunn at kommunikasjonen med leverandøren i stor grad skjedde muntlig uten etterfølgende dokumentasjon av vurderinger og avtaler. Kommunen har ikke etablert retningslinjer knyttet til overtakelse av anlegg og fulgte ikke NS Det har vært noe skriftlig kommunikasjon med leverandøren etter overtakelsen. Etter at kommunen varslet om at det kunne bli aktuelt å reklamere, gikk kommunikasjonen gjennom aktørenes advokater. På bakgrunn av dette vurderer revisor at kommunens oppfølging av og kommunikasjon med leverandøren har hatt mangler. Dette begrunnes med manglende oppfølging og dokumentasjon, muntlig kommunikasjon med leverandør uten skriftlig dokumentasjon av vurderinger og avtaler, at det ikke var etablert retningslinjer for planlegging og byggeledelse, overtakelse av bygg og anlegg eller etablert et system for kontraktsoppfølging Planlegging og vurdering av endringer undervegs I dette kapittelet presenteres revisors vurderinger og oppsummering i forhold til problemstilling 3, del 2 som lyder slik: PROBLEMSTILLING 3, del 2: Har kommunen hatt en tilfredsstillende oppfølging av avvik / mangler ved anlegget? a. Hvordan har kommunen fulgt opp leveransen og at leverandøren leverer det han skal, og hvordan er oppfølgingen dokumentert? b. Hvordan har kommunen fulgt opp avvik, herunder; uteblitt eller forsinket leveranse, mangelfull leveranse, avvik mellom inngått kontrakt og leveranse mv? c. Hvordan er oppfølgingen av leveransen dokumentert? Side 51

122 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune d. Hva har kommunen foretatt seg ved mangler knyttet til leveransen? - Undervegs i prosjektet? - Ved overtakelse av anlegget? - Etter overtakelse av anlegget? Revisors vurderinger Kommunen har i liten grad dokumentasjon knyttet til planlegging og vurdering av endringer undervegs. Det finnes enkelte varsel fra leverandører, herunder varsel fra Alvdal graveservice AS til B.T. Rørsystemer AS, med kopi til Stor-Elvdal kommune datert , udatert varsel om endring i fremdrift og utdatert varsel om utsettelse av varmepåslipp, begge fra B.T. Rørsystemer AS. Vi har ikke funnet noen dokumentasjon som viser om kommunen har fulgt opp og planlagt undervegs i prosjektet. Vi har videre ikke funnet noen dokumentasjon knyttet til kommunens vurdering av endringer undervegs. Etter vår vurdering ser det ut for at kommunen enten har overlatt prosjektet og oppfølgingen av dette til leverandøren og/eller ikke har sørget for å dokumentere sin planlegging og vurdering undervegs i prosjektet. En av respondentene peker konkret på at kommunen som byggherre burde sørget for skriftlighet i form av at det ble utarbeidet referat fra alle byggemøter som beskrev alle avtalte endringer, økonomiske konsekvenser mv. Videre sier respondenten at både kommunens og leverandørens representant burde skrevet under på referatene. Revisor er enig i denne vurderingen. Etter revisors vurdering har kommunen ikke sørget for at endringer undervegs er tilfredsstillende organisert, planlagt og dokumentert, jf. revisjonskriterium 5. Forutsatt at kommunen har fulgt opp prosjektet og endringer undervegs i prosjektet så kan manglende dokumentasjon etter revisors vurdering, sammen med inngåelse av avtale i samsvar med NS 8405, ha hatt vesentlig betydning for kommunens mulighet for å nå frem i en reklamasjonssak. Etter revisors vurdering har ikke kommunen fulgt opp prosjektet slik den burde, jf. manglende dokumentasjon. En bedre oppfølging undervegs kunne etter revisors vurdering ha bidratt til at feil og mangler ble oppdaget og tatt tak i på et tidligere tidspunkt. Kommunen hadde og har fortsatt ikke etablert et system for kontraktsoppfølging, jf. revisjonskriterium 7. Etter revisors vurdering har kommunen ikke håndtert endringsarbeider og tilleggsarbeider på en tilfredsstillende måte. Det synes som om kommunen som byggherre har overlatt mye til leverandøren. Dette kan ha sammenheng med at kommunen antok at de hadde inngått en avtale om totalentreprise, men i realiteten hadde signert en avtale om hovedentreprise (NS 8405). Etter revisors vurdering er det ikke dokumentert at kommunen har fulgt opp kontrakten undervegs, eller at vurderinger og endringer undervegs er dokumentert, jf. revisjonskriterium 7.1. Det finnes i liten grad dokumentasjon knyttet til vurderinger og endringer undervegs i prosjektet, eller at avdekkede avvik er fulgt opp og dokumentert, jf. revisjonskriterium 7.2. Det kan etter revisors oppfatning være slik at avvikene ble avdekket fra overtakelsestidspunktet og fremover. Videre er det lite dokumentasjon knyttet til kommunikasjon med leverandøren. Det kan skyldes stor grad av muntlig kommunikasjon, og at kommunen som byggherre ikke har sørget for å dokumentere skriftlig. Etter revisors vurdering kan det stilles spørsmål ved om kommunikasjonen med leverandøren har vært forsvarlig, jf. revisjonskriterium 7.3. Kommunen hadde ikke etablert retningslinjer for overtakelse. Avvik er i liten grad avdekket før overtakelsen. Det Side 52

123 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune kan synes som om de vesentlige avvikene først ble kjent etter overtakelsen, jf. revisjonskriterium 7.4. Det finnes for øvrig lite skriftlig dokumentasjon med leverandøren etter overtakelsen. Kommunen varslet reklamasjon, og etter dette tidspunktet gikk kommunikasjonen gjennom aktørenes advokater. Reklamasjonssaken og oppfølgingen av KS advokatene er for øvrig godt dokumentert. Revisor finner grunn til å peke på at god planlegging før oppstart av prosjektet, oppfølging undervegs i prosjektet og dokumentasjon av vurderinger og beslutninger / valg i prosjektet kan ha stor betydning både for å unngå at feil, mangler og avvik oppstår, og også for at feil, mangler og avvik kan utbedres fortløpende Revisors oppsummering jf. planlegging og vurdering av endringer undervegs Kommunen har i liten grad dokumentasjon knyttet til planlegging og vurdering av endringer undervegs, men det finnes enkelte varsel fra leverandører. Kommunen har enten overlatt prosjektet og oppfølgingen av dette til leverandøren og/eller ikke har sørget for å dokumentere sin planlegging og vurdering undervegs i prosjektet. Kommunen burde som byggherre sørget for skriftlighet i form av referat fra alle byggemøter med beskrivelse av avtalte endringer, økonomiske konsekvenser mv. Kommunen har ikke fulgt opp prosjektet slik den burde, jf. manglende dokumentasjon. En bedre oppfølging undervegs kunne ha bidratt til at feil og mangler hadde blitt oppdaget og tatt tak i på et tidligere tidspunkt. Kommunen har ikke etablert noe system for kontraktsoppfølging av prosjekter og kommunikasjonen med leverandøren var preget av muntlighet, uten etterfølgende dokumentasjon av hva som ble avtalt. På bakgrunn av dette vurderer revisor at kommunens oppfølging av avvik og mangler ved utbyggingsprosjektet ikke har vært tilfredsstillende. Kommunen har ikke dokumentasjon som viser at kommunen har fulgt opp at leverandøren leverte i samsvar med kontrakt. Feil, mangler og avvik ble i stor grad avdekket tett opp til overtakelse, eller etter overtakelsen. Kommunen burde sikret at anlegget fungerte ved normal drift, før overtakelse av anlegget, og at eventuelle feil, mangler og forbehold fremkom klart av en overtakelsesprotokoll signert av begge parter. 9.2 Konkurranse om varmeleveranse Planlegging Det har ikke fremkommet ytterligere opplysninger knyttet til dokumentasjonen vedrørende varmeleveransen og revisor opprettholder vurderingene slik de fremkommer av kapittel Her har revisor vurdert at behovsvurderingen og planleggingen av utbyggingen av fjernvarmevurderingen fremstår som mangelfull. Videre har revisor vurdert at revisjonskriterium 1 2 ikke anses å være etterlevd. Roller og ansvar på overordnet nivå er avklart, mens system for intern kontroll, oppfølging og rapportering ikke er etablert, jf. revisjonskriterium 3. Revisor vurderer at dette er vesentlige Side 53

124 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune mangler. Revisjonskriterium 4 anses i det alt vesentligste etterlevd fordi kommunen har (og hadde) reglementer som klargjør ansvar og roller på anskaffelsesområdet. Daværende rådmann hadde som rådmann det overordnede ansvaret for prosjektet. Avtalen med B.T. Rørsystemer AS er for øvrig signert av daværende rådmann. Det kan ikke herske tvil om at han hadde de nødvendige fullmakter til å inngå avtalen, jf. K-sak 2009/44 av Gjennomføring av konkurranse Konkurranse om varmeleveransen ble publisert på den Kommunen mottok tilbud fra tre leverandører og den ble det sendt ut korrigert tilbudsgrunnlag til de tre tilbyderne. Årsaken var at kommunen hadde sendt dokumentet til juridisk vurdering 45 i forhold til lov om offentlige anskaffelser, og blitt anbefalt å gjøre endringer i konkurransegrunnlaget for å unngå tvil om grunnlaget for gitte tilbud og sikre at alle tilbud var sammenlignbare. Alle tilbydere sendte inn tilbudsskjema pånytt. Endringene som ble gjennomført vedrører entrepriseform og tilbudssum, jf. kapittel Moelven Østerdalsbruket AS ble valgt som leverandør, etter en tilbudsvurdering gjennomført av Aalerud AS. Norsk Bioenergi AS ba om innsyn i alle dokumenter, og klagde på avgjørelsen i brev datert Dokumentasjonen viser at det har vært kommunikasjon mellom Norsk Bioenergi AS som klagde på Aalerud AS sin vurdering og at MØB AS ble tildelt kontrakten, og kommunens advokat. Bioenergi AS gir blant annet uttrykk for at det kan synes som om det var bestemt hvem som skulle ha leveransen før konkurransen ble gjennomført. Advokatfirmaet avkrefter dette og informerer om at kontrakten med MØB AS er inngått. Bioenergi AS varsler krav i form av et konkret beløp. Kravet ble avvist av kommunen. Ovenstående viser at en leverandør har oppfattet at det var føringer i forhold til hvem som skulle ha leveransen før konkurransen ble gjennomført. Dette forholdet har revisor ikke tilstrekkelig med data til å vurdere. Revisor nøyer seg med å peke på at en prosess som ender med bruk av advokat både fra en potensiell leverandør og aktuell tilbyder, ikke kan sies å være en god prosess. Vi peker videre på at MØB AS var nevnt som en aktuell tilbyder i kommunens energi- og klimaplan. Etter revisors vurdering er det ikke heldig at konkrete leverandører nevnes i en slik plan. Dette kan av andre leverandører tolkes som om vedkommende leverandør er tiltenkt leveransen før konkurransen ble gjennomført. For øvrig har det så langt revisor kan vurdere, ikke fremkommet opplysninger som endrer de vurderinger som ble gjennomført i kapittel Kontraktsoppfølging og oppfølging av varmeleveranse Stor-Elvdal Energi AS driftsselskap for kjøp, salg og distribusjon av energi for fjernvarmeanlegget. MØB AS og Stor-Elvdal kommune har vært uenige om indeksreguleringen av pris ved levering av fjernvarme, men har kommet frem til månedlig indeksregulering i samsvar med SSBs indeks «elektrisitet, fyringsoljer og annet brensel». Det fremkommer for øvrig at fjernvarmenettet ikke klarer å varme opp tilkoblede bygg, og at varmen på vannet er et problem. Det fremkommer videre at kommunen og MØB 45 Juridisk vurdering er ikke journalført på sak 2009/1357. Side 54

125 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune AS er uenige i hva som ligger i avtalens bestemmelse om «temperatur levert på nettet», mer spesifikt om dette er varme levert inn på veksler eller ut på fjernvarmenettet. Etter revisors vurdering gir ovenstående signaler om at avtalen ikke er klar mht. hva begrepet «temperatur levert på nettet» innebærer, herunder om det er temperatur inn på veksler eller ut på nettet. Slik revisor vurderer det, burde dette vært klart regulert i inngått avtale, dvs. at avtalens begrep burde vært forklart / definert. Når dette ikke er tilfelle, kan det slik revisor vurderer det gi indikasjoner om svakheter knyttet til planleggingen av fjernvarmenettet og planlegging av varmebehov og eventuelt varmetap i nettet. Videre har vi i liten grad fått fremlagt dokumentasjon som viser at avtalen som ble inngått med MØB AS, har blitt fulgt opp, jf. revisjonskriterium 7.1. Med unntak av det som er beskrevet ovenfor er det få skriftlige spor vedrørende oppfølging av avtalen. Etter revisors vurdering kan det ikke benevnes kontraktsoppfølging når uenigheten og avviket kommer tilsynet etter at fjernvarmenettet er satt i drift, og en rekke bygninger er konvertert til vannbåren varme og tilkoblet anlegget. Det er ikke spor av at kommunen har fulgt opp varmeleveransen undervegs i prosessen, jf. revisjonskriterium 7.2. Etter vår vurdering er kommunikasjonen med MØB AS om varmeleveransen i liten grad dokumentert skriftlig, jf. revisjonskriterium 7.3. Ovenstående bidrar til å underbygge vår vurdering knyttet til revisjonskriterium 7, jf. kapittel Deler av vår vurdering lyder slik: «Vår gjennomgang har i liten eller ingen grad vist spor av at kommunen hadde etablert et system for kontraktsoppfølging, jf. revisjonskriterium 7. Etter revisors vurdering er dette en vesentlig og alvorlig mangel. Vi har videre fått opplyst at kommunen ikke har etablert dette i ettertid av utbyggingen av fjernvarmeanlegget, men at senere prosjekter har blitt gjennomført på en mer ryddig og strukturert måte. Det kan etter revisors vurdering være en indikasjon på at kommunen har dratt lærdom av det som skjedde ved utbyggingen av fjernvarmeanlegget. Etter revisors vurdering burde kommunen likevel sørget for å etablere et system for kontraktsoppfølging for å sikre at lærdommen ikke forsvinner ved skifte av personell.» Side 55

126 HEDMARK REVISJON IKS 10 Konklusjon Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Kommunen har planlagt og hatt et beslutningsgrunnlag i forkant av beslutningen om utbygging av fjernvarmeanlegget. Det kan stilles spørsmål ved om planleggingen og beslutningsgrunnlaget har vært tilstrekkelig. Det er mangler knyttet til kommunens dokumentasjon og arkivering. Det kan ha vært uklarheter mht. til ansvarsforhold knyttet til oppfølgingen av prosjektet. Prosjekteringen fremstår som mangelfull. Gjennomføringen av konkurransen har mangler. Kommunen inngikk en avtale etter NS 8405 Hovedentreprise og ikke NS 8407 Totalentreprise som forutsatt. Utbyggingen av fjernvarmeanlegget var ikke med i økonomiplan eller i årsbudsjett 2009 da disse ble vedtatt i desember Det kan reises spørsmål ved om det kan komme i strid med bestemmelsene i KL Kommunens prosjektadministrasjon og prosjektstyring må sies å ha hatt mangler. Kommunens oppfølging av og kommunikasjon med leverandøren har hatt mangler, herunder: manglende oppfølging og dokumentasjon. muntlig kommunikasjon med leverandør uten skriftlig dokumentasjon av vurderinger og avtaler. at det ikke var etablert retningslinjer for planlegging og byggeledelse, overtakelse av bygg og anlegg, eller etablert system for kontraktsoppfølging. Kommunens oppfølging av avvik og mangler ved utbyggingsprosjektet har ikke vært tilfredsstillende. Kommunen har ikke dokumentasjon som viser at kommunen har fulgt opp at leverandøren leverer i samsvar med kontrakt. Feil, mangler og avvik ble i stor grad avdekket tett opp til overtakelsen, eller etter overtakelsen. Side 56

127 HEDMARK REVISJON IKS 11 Anbefalinger Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune På bakgrunn av ovenstående vurderinger og konklusjoner har vi følgende anbefalinger til rådmannen: Rådmannen bør: 1. sørge for å etablere betryggende kontroll for planlegging, byggeledelse og oppfølging av byggeprosjekter; herunder at: a. det blir etablert skriftlige retningslinjer og rutinebeskrivelser på området b. det blir etablert et system for planlegging og utlysning av byggeprosjekter c. det blir etablert et system for kontraktsoppfølging d. det blir etablert klare retningslinjer for overtakelse av byggeprosjekter. Retningslinjene kan ta utgangspunkt i og konkretisere forhold i NS 8430 e. roller og ansvarsforhold er tilstrekkelig avklart 2. sørge for å dokumentere alle vurderinger, beslutninger og avtaler knyttet til byggeprosjekters planlegging, byggeledelse og oppfølging. 3. sikre at all dokumentasjon knyttet til kommunens anskaffelser lagres systematisk i kommunens arkivsystem. 4. sørge for at kommunen har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse dersom kommunens ansatte skal utføre prosjektering, selv følge opp byggeledelse mv. i fremtidige byggeprosjekter. Alternativt bør kommunen kjøpe nødvendig kapasitet og kompetanse. Side 57

128 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 12 Rådmannens høringsuttalelse Side 58

129 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune Side 59

130 HEDMARK REVISJON IKS Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 13 Litteratur og kildehenvisninger 13.1 Dokumenter innhentet fra Stor-Elvdal kommune Sak 09/107 Prosjekt fjernvarme utbygging av fjernvarmenett Alle journalførte saker og dokumenter Sak 09/1357 Prosjekt fjernvarme varmeleveranse til fjernvarmenett på Koppang Alle journalførte saker og dokumenter Politisk delegeringsreglement Administrativt delegeringsreglement Økonomireglement 13.2 Dokumenter fra Kunngjøring av konkurranse: utbygging av fjernvarmenett publisert på Kunngjøring av konkurranse: varmeleveranse basert på biobrensel i Stor-Elvdal kommune publisert på Øvrig litteratur og kildehenvisninger Kommunal- og regionaldepartementet (2009): 85 tilrådninger for styrkt eigenkontroll i kommunane DIFI: Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser DIFI: Standard Norge (9. utgave mars 2014): Standardsamling Juridiske standarder for bygg og anlegg Side 60

131 Forvaltningsrevisjon: TITTEL Vedlegg 14.1 A: Koblingsskjema Problemstillinger Revisjonskriterier Metode Data 1. Har kommunen hatt tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for utbyggingsprosjektet (inkl. endringer underveis)? KL 23, 2. ledd: «Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Dokumentstudier Intervjuer Regelverk, reglementer, retningslinjer, standarder som er aktuelle på området. Dokumenter som beskriver kommunens beslutningsprosess og beslutningsgrunnlag Saksutredninger og protokoller til formannskap og kommunestyre mv. Andre aktuelle dokumenter (budsjett/øko.plan og årsregnskap/årsberetning mv) Intervjuer (en utfordring er at sentrale ansatte har sluttet det er ikke gitt at det er mulig å intervjue de som har sluttet). 2. Har prosjektadministrasjon og prosjektstyring for prosjektet vært tilfredsstillende? KL 23, 2. ledd: «..Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Dokumentstudier Intervjuer Regelverk, reglementer, retningslinjer, standarder som er aktuelle på området. Dokumenter som beskriver kommunens prosjektadministrasjon og prosjektstyring. Saksutredninger og protokoller til formannskap og kommunestyre mv. Andre aktuelle dokumenter (budsjett/øko.plan og årsregnskap/årsberetning mv) Intervjuer (en utfordring er at sentrale ansatte har sluttet og det er ikke gitt at det er mulig å intervjue de som har sluttet. I tillegg kunne det vært ønskelig å intervjue leverandørene for å høre deres side av saken.) 3. Har kommunikasjonen med / oppfølgingen av leverandørene vært tilfredsstillende? 4. Har kommunen hatt en tilfredsstillende oppfølging av avvik / mangler ved anlegget? KL 23, 2. ledd: «..Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» KL 23, 2. ledd: «Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Dokumentstudier Intervjuer Dokumentstudier Intervjuer Regelverk, reglementer, retningslinjer, standarder som er aktuelle på området. Skriftlig kommunikasjon med leverandører. Referater fra møter med leverandører mv. Saksutredninger og protokoller til formannskap og kommunestyre mv. Andre aktuelle dokumenter (budsjett/øko.plan og årsregnskap/årsberetning mv) Intervjuer (en utfordring er at sentrale ansatte har sluttet og det er ikke gitt at det er mulig å intervjue de som har sluttet. I tillegg kunne det vært ønskelig å intervjue leverandørene for å høre deres side av saken.) Regelverk, reglementer, retningslinjer, standarder som er aktuelle på området. Skriftlig kommunikasjon med leverandører. Referater fra møter med leverandører mv. Saksutredninger og protokoller til formannskap og kommunestyre mv. Andre aktuelle dokumenter (budsjett/øko.plan og årsregnskap/årsberetning mv) Intervjuer (en utfordring er at sentrale ansatte har sluttet og det er ikke gitt at det er mulig å intervjue de som har sluttet. I tillegg kunne det vært ønskelig å intervjue leverandørene for å høre deres side av saken.) i

132 Forvaltningsrevisjon: TITTEL B: Saksframlegg til kommunestyret ii

133 Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune iii

134 Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune iv

135 Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 14.3 C: Saksframlegg til formannskapet v

136 Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 14.4 D: Saksframlegg til kommunestyre vi

137 Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune vii

138 Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune viii

139 Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune ix

140 Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune 14.5 E: Saksframlegg kommunestyret x

141 Forvaltningsrevisjon: Utbygging av fjernvarmeanlegg Stor-Elvdal kommune xi