Godkänd på övervakningskommitténs möte den 26 maj 2015 Dnr

Transkript

1 Sida 1 av 9 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Sverige Norge: Godkänd på övervakningskommitténs möte den 26 maj 2015 Dnr Innhold KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Sverige Norge:... 1 INNLEDNING... 2 Bakgrunn... 2 BUDSKAP OG MÅL... 3 Kommunikasjonsmål... 3 BUDSKAP:... 3 VISUELL PROFIL... 4 MÅLGRUPPER... 4 INFORMASJONS OG KOMMUNIKASJONSKANALER:... 5 ANSVAR OG ORGANSIERING AV VIRKSOMHETEN... 6 Budget... 6 Utvärdering av informations- och offentlighetsåtgärder... 7 STRUKTUR OG PRINSIPPER FOR ARBEIDET... 7 Prinsipper for kommunikasjon... 7 Tilgjengelighet... 8 Erfaringer fra tidligere periode... 8 Handlingsplan... 8 Formelle krav og henvisninger... 9

2 INNLEDNING Sida 2 av 9 En tydelig, aktiv og enhetlig kommunikasjon er avgjørende for en vellykket gjennomføring av Interreg-programmet. Interreg Sverige-Norge er en merkevare som gjennom en stringent kommunikasjon skal fremstå som tydelig, profesjonelt drevet og effektiv. I den foreliggende Kommunikasjonsstrategien, vedtatt av Overvåkningskomiteen XX.XX.XXXX, beskrives programmets strategi og prinsipper for arbeidet med informasjon og kommunikasjon. Kommunikasjonsstrategien for Interreg Sverige-Norge er utarbeidet i tråd i kommisjonens forordning 1303/2013. Förvaltande myndighet og norsk forvaltende organisasjon er ansvarlige for å utarbeide, følge opp og implementere strategien. Eventuelle endringer og justeringer i strategien skal godkjennes av programmets overvåkningskomite. Bakgrunn Interreg Sverige Norge er et grenseoverskridende utviklingsprogram under paraplyen europeisk territorielt samarbeid (ETS). Programmet løper i perioden Programmets mål er å gjennom grenseoverskridende samarbeid skape de beste forutsetninger for en økonomisk sterk region med et attraktiv livsmiljø. Dette skal programmet gjøre ved å støtte utviklingen og gjennomføringen av samarbeidsprosjekt som adresserer og løser felles utfordringer, utnytter uforløst potensial, bygger ned grensehindre og utnytter grenseregionens felles ressurser. I hvilken grad programmet klarer å engasjere og aktivere grenseregionens ressurser prosjektsøkerne - avgjør i hvilken grad programmets mål oppnås. Dette forutsetter at tydelig informasjon om muligheter og forventninger når ut til programmets målgrupper. I forlengelsen av dette er det viktig at de som gir programmet innhold samarbeidsprosjektene gjøres i stand til å kommunisere resultat, de gode historiene og effekter. En forutsetning for å lykkes i gjennomføringen av interregprogrammet er en tydelig og enhetlig kommunikasjon med programmets identifiserte målgrupper. Programmets administrative ressurser er begrenset og gjennomføringsorganisasjonen er desentralisert og lokalisert til ulike vertsorganisasjoner. Ettersom organisasjonen er spredt, er en tydelig felles profil og god intern kommunikasjon avgjørende. Programmets eiere (de svenske og norske deltakende regioner), samt prosjekter som får støtte, er sentrale bidragsytere i kommunikasjonsarbeidet. Disse aktørene regnes som en del av en utvidet gjennomføringsorganisasjon og trekkes dermed aktivt med i kommunikasjonsarbeidet. Programområdet dekkes av flere ulike utviklingsprogram og støtteordninger av nasjonal, regional og europeisk art. Dette er en utfordring i arbeidet med å posisjonere programmet og nå frem til aktuelle målgrupper, men utgjør samtidig en mulighet for samordning og utnyttelse av regionens samlede ressurser og dermed bedre måloppnåelse. Kommunikasjonsinnsatsene må derfor tilpasses den aktuelle situasjonen, slik at de kompletterer de innsatser som gjøres i tilstøtende og beslektede program og støtteordninger.

3 Sida 3 av 9 BUDSKAP OG MÅL Kommunikasjonsmål Formålet med programmets kommunikasjonsstrategi er å bidra til en effektiv og god gjennomføringen av programmet. I dette ligger å sikre god kjennskap til Interreg Sverige- Norge blant programmets målgrupper, samt en utvikling og befestning av Interreg Sverige- Norge som et tydelig og godt verktøy for grenseregional utvikling. Kommunikasjonen skal bidra til: MÅL FORMÅL/Hensikt MÅLGRUPPE God kjennskap til EUs program for territorielt samarbeid God kjennskap til hvilke muligheter som ligger i programmet blant potensielle prosjektaktører God kjennskap om forventninger og krav som stilles til søker og gjennomfører av samarbeidsprosjekt God kjennskap til programmets resultat og effekt God kjennskap til at støtten kommer fra ERDF/KMD -Aktivere og koble sammen grenseregionens ressurser. -Utnytte effekter/resultat. -Posisjonering av programmet -Mobilisering av ressurser -God kvalitet på prosjektsøknader -God og effektiv gjennomføring av samarbeidsprosjekt -Tydelige og gode resultat -Godt omdømme -Synliggjøring av program -Omdømmebygging -Mobilisering -Tydeliggjøre finansiører Allmenheten, informasjonsbærere og potensielle og eksisterende støttemottakere Potensielle støttemottakere Informasjonsbærere Potensielle og eksisterende støttemottakere Informasjonsbærere Allmenheten, informasjonsbærere og potensielle og eksisterende støttemottakere Prosjektaktører og allmenhet BUDSKAP: Programperioden strekker seg frem til I denne perioden vil kommunikasjonsbehovet forandre seg. Programmet opererer derfor med et overordnet og gjennomgående budskap, samt budskap tilpasset de ulike stegene av programprosessen. Arbeidet med tilpasning og spissing av budskap vil foregå løpende. Overordnet budskap: Interreg Sverige Norge skaper en økonomisk sterk region med et attraktivt livsmiljø gjennom grenseoverskridende samarbeid. Sekundærbudskap: Interreg hjelper din organisasjon å løse samfunnsutfordringer på tvers av grensen

4 Sida 4 av 9 VISUELL PROFIL Interreg Sverige-Norges grafiske profil følger retningslinjene for profilering av Interregprogrammene. Dette gjelder både bruk av logo og EU-flagg. Retningslinjene og logoen vil sammen med programmets budskap og prinsipper for kommunikasjon være grunnlaget for en helhetlig visuell profil for programmet. MÅLGRUPPER Programmets målgrupper er mange og mangfoldige. De ulike målgruppene har ulikt informasjonsbehov, både basert på gruppens natur og erfaring og ikke minst hvor i prosessen målgruppen og programmet befinner seg. Grupperingen er derfor gjort utfra den situasjon/stilling aktøren befinner seg i, ikke utfra bransje/eierskap eller liknende. At behovene for en målgruppe forandrer seg i løpet av tid, basert på hvilken fase og situasjon den aktuelle målgruppen befinner seg i, forsøkes tas hensyn til i strategiene, men vil også være gjenstand for tilpasning og evaluering underveis i programprosessen. Det utvalget som presenteres under er basert på de historiske data som finnes for programmet, analysene som er gjort i forbindelse med utarbeidelsen av programmet, programdokumentet og en dialog med aktørene som har et eierskap til programmet. Programmet har i store deler av geografien eksistert siden midt på nittitallet. Det innebærer at det for en stor del av de regionale utviklingsaktørene er velkjent. Forandringene i den nye programperioden, som blant annet innebærer en tematisk fokusering, justering av grenser og en åpning for private aktørers deltakelse, har medført at det har åpnet seg nye muligheter for en rekke aktører. Dette gjenspeiles i målgruppeoversikten under. Målgrupper for programmet er: Potensielle støttemottakere; denne gruppen inneholder organisasjoner, foreninger, næringsliv og liknende som har til hensikt å søke støtte til samarbeidsprosjekt. Denne gruppen har behov for kunnskap om rammer og muligheter for støtte, hvor man kan få rådgivning og hvordan man søker støtte. Det er viktig at målgruppen oppfatter informasjonen som lettforståelig og tydelig både i skriftlig format og i kontakt med gjennomføringsorganisasjonen. Eksisterende støttemottakere; denne gruppen inneholder organisasjoner, foreninger, næringsliv og andre som har fått innvilget sin prosjektsøknad og dermed mottar støtte fra programmet. Denne gruppen har behov for støtte i gjennomføringen av prosjektet og er derfor avhengig av god og tydelig rådgivning, tydelige retningslinjer og god kontakt med et imøtekommende og tilgjengelig sekretariat/gjennomføringsorganisasjon. Denne gruppen er en viktig ambassadør for programmet og kan brukes i kommunikasjonsarbeidet. Å gjøre denne målgruppen i stand til å drive et godt kommunikasjonsarbeid er derfor en suksessfaktor for programmet.

5 Sida 5 av 9 Media; bidrar til å synliggjøre programmet gjennom å spre historier og nyheter til allmennheten. Mediene er en potensielt effektiv og rimelig kanal for å spre informasjon om programmet og dets resultater. Denne målgruppen har behov for kortfattet, konsis og tilgjengelig informasjon, samt kontakt med de som bærer historiene eller er ansvarlig. Informasjonsbærere; beslutningsfattere og regionale kontaktpersoner er en svært viktig målgruppe for programmet. Det er avgjørende for programmet at denne gruppen har oppdatert informasjon og kunnskap om programmet, samt eierskap og engasjement. Denne gruppen har behov for både personlig oppfølging og aktuell, relevant informasjon om status og nyheter i programmet. EU-kommisjonen og regjeringene; denne gruppen innbefatter det norske kommunal- og moderniseringsdepartementet og det svenske næringsdepartementet. Denne målgruppen har behov for å kunne følge opp gjennomføringen av programmet, dette innebærer både i form av effekter og resultat og den praktiske gjennomføringen av programmet. Allmennheten; dette er den bredeste målgruppen for programmet og den som ligger lengst unna det praktiske arbeidet med programmet. Deres interesse er knyttet til resultater og effekter av programmet, samt hvilken nytte EU/interreg gjør i regionen. Næringslivet: Næringslivet er i Interreg V tilskrevet en ny og mer sentral rolle. Dette gjør at programmet må vie denne gruppen mer oppmerksomhet både i oppfølging og informasjonsarbeid. Erfaringene fra de to første søknadsrundene vil danne grunnlag for det videre arbeidet med denne målgruppen. INFORMASJONS OG KOMMUNIKASJONSKANALER: Kommunikasjon foregår i dag i en mengde kanaler, til enhver tid, i alle situasjoner. Dette gjør at måten programmet forholder seg til informasjon, sine roller og kanaler er annerledes enn den var bare for et tiår tilbake. Utvikling og utbredelse av teknologi, gjør at informasjonskonsumet øker samtidig som det fraksjoneres. Innhold og spredningen av innhold blir mer personlig. Dette innebærer at forventningene om kommunikasjonskompetanse og evne blir høyere. Disse forventningene gjelder alle som i en eller annen sammenheng representerer programmet noe som krever kompetanseutvikling i alle ledd. Utviklingen i mediekonsumet innebærer også at programmets informasjonsnav, hjemmesiden, må tilpasses nye behov. Hjemmesiden er f.eks. ikke er en spesielt viktig plattform for nyheter, om det ikke spres via mer personlige kanaler. På samme måte er annonsering i aviser etter hvert blitt en kostbar måte å nå få mennesker på og er dermed kun egnet i spesielle tilfeller. Programmet må derfor opptre på alle de kanaler som er tilgjengelig og relevante og benytte de mulighetene den nye teknologien gir. Programmets hjemmeside: er en etablert plattform hvor all grunninformasjon skal være samlet. Her skal programmets målgrupper finne den informasjonen de trenger. Hjemmesiden skal også fungere som en oppsamling av informasjon, eksempelvis en prosjektbank. Nyheter og nyskapninger på hjemmesiden skal spres via sosiale medier. Språket på hjemmesiden skal være norsk og svensk, språkdrakten

6 Sida 6 av 9 skal være tilgjengelig og tydelig. Hjemmesiden skal være tilpasset mennesker med funksjonsnedsettelse. Massemedier: Mediene er viktig kanal for å nå allmennheten. Mediene skal informeres ved viktige hendelser. Dette kan gjøres ved pressmeldinger, pressekonferanser eller liknende. Videre skal det utarbeides en grunnpakke med informasjon om programmet til bruk i kontakt med mediene. Om annonsering er ønskelig, skal disse utformes i tråd med den grafiske profilen. Sosiale medier: Sosiale medier en viktig kanal for å skape kontakt og dialog, samt nå ut med informasjon til programmets målgrupper. Denne kanalen kan brukes til å informere om kommende aktiviteter, nyheter og skape dialog med de involvere aktører. Konferanser og informasjonsevenement: Programmet skal arrangere egne informasjonsevenement og delta på relevante eksterne arrangement. Profileringsartikler blir produsert i henhold til behov ved det aktuelle tilfellet. Maler for dokument, presentasjoner og øvrige materiell baseres på programmets visuelle profil. ANSVAR OG ORGANSIERING AV VIRKSOMHETEN De dedikerte personalressursene avsatt til kommunikasjonsarbeidet er begrensede, og spredt over stillingsbrøker i de ulike delområdene. Dette gjør at arbeidet med kommunikasjon vil foregå som et nettverksarbeid. Forvaltende myndighet og norsk forvaltende organisasjonen er ansvarlig for at programmet er kjent for så vel allmennheten som for potensielle prosjektsøkere. Forvaltningsgruppen sammensatt av representanter fra de forvaltende organisasjonene har det administrative ansvaret for informasjonsarbeidet i programmet og rapporterer til Overvåkningskomiteen. Den daglige driften av kommunikasjonsarbeidet utføres av det felles sekretariatet for programmet i samarbeid med regionale kontaktpersoner. De regionale kontaktpersonene vil være sentrale i arbeidet med å gjøre programmet og dets muligheter kjent i de ulike delområdene. Videre vil de være viktige støttespillere i rettledning av potensielle prosjektaktører. Förvaltande myndighet har sammen med forvaltende organisasjon utpekt en informasjonsog kommunikasjonsansvarlig. Dette i samsvar med artikkel 117 i forordning (EU) nr. 1303/2013 Budget Budgeten för information och kommunikation är totalt euro på svensk sida och NOK för hela programperioden. Budgeten fördelas årligen på olika aktiviteter i samband med att aktivitetsplanen fastställs. Aktiviteterna under 2015 kommer i stort att handla om information om Sverige- Norgeprogrammet och dess genomförande med tyngdpunkt på information, både större

7 möten och individuellt till projektintressenter och utbildningsaktiviteter för sökande i samband med ansökningsomgångarna samt på information via webbplatsen. Sida 7 av 9 Aktiviteter kommande år handlar, förutom om programinformation, om att förmedla goda projektexempel från programperioden tillsammans med EU gemenskapens roll och betydelse. Utvärdering av informations- och offentlighetsåtgärder Genom planerad utvärdering av informations- och offentlighetsåtgärderna ska undersökning visa hur dessa påverkat programmets synlighet samt kunskaperna om Interreg och om gemenskapens roll. Antalet direkta informationsinsatser kommer att följas upp årligen med potentiella projektägare, vilka målgrupper som blivit informerade och hur många som deltagit. Webbplatsen följs upp årligen. Utvärderingar av utbildningstillfällen anordnade till projektägare kommer att göras genom enkäter. Utvärderingar av konferenser och seminarier kommer att göras genom enkäter. Attitydundersökning av projektägare: Genom en Internetbaserad enkät två gånger under programperioden kommer frågor till projektägare att ställas om hur de har blivit bemötta av programadministrationen, om det material som tillhandahållits varit tillfredställande och hur de upplever informationen från programmet. Attitydundersökning av övervakningskommittén och styrkommittéerna: Genom en Internetbaserad enkät kommer frågor till ledamöterna att ställas två gånger under programperioden om de får tillfredställande information och hur de upplever kommunikationen med representanterna från programadministrationen. Allmänhetens medvetenhet om vad Interreg är och syftar till: Genom nationell eller specifik programutvärdering kommer informations- och offentlighetsåtgärderna och hur dessa påverkat programmets synlighet samt kunskaperna om Interreg och om gemenskapens roll utvärderas i andra delen av programmet. STRUKTUR OG PRINSIPPER FOR ARBEIDET Prinsipper for kommunikasjon Kommunikasjonsinnsatsene skal gjennomføres ut fra følgende prinsipper: Transpararens: Virksomheten skal være åpen og tilgjengelig. Dette gjelder både i møte med prosjektaktører og allmennheten. Troverdig og profesjonell: Programmet forvalter offentlige midler og er dermed en representant for det offisielle Norge og den europeiske union. Tydelighet: Programmet skal kommunisere tydelig og lettforståelig slik at programmet blir tilgjengelig for ulike aktører. Tilgjengelig: Programmet skal være tilgjengelig. I dette ligger så vel servicegrad som løsninger tilpasset funksjonsnivå.

8 Sida 8 av 9 Skandinavisk og grenseoverskridende: Programområdet dekker to land, to språk og et stort og mangfoldig område. Dette skal gjenspeiles i kommunikasjonen. Effektivitet: Effektiv kommunikasjon skal bidra til en økt kunnskap om programmet, økt kvalitet på prosjekteten og god forankring blant programmets eiere og beslutningstakere. De horisontale verdiene: Likestilling, inkludering og mangfold og bærekraftig utvikling ligger til grunn for all kommunikasjonsaktivitet. Tilgjengelighet: Informasjon om programmet skal være tilgjengelig for mennesker med funksjonsnedsettelse. Det innebærer at mennesker med funksjonsnedsettelse skal kunne oppfatte, forstå, navigere, interagere og bidra med informasjon i programmet. Ettersom all relevant informasjon om programmet er samlet på programmets hjemmeside, er den bygget på en WCAG 2.0-lest. Erfaringer fra tidligere periode Erfaringer og evalueringer fra tidligere perioder vil i inneværende periode bli brukt til å forbedre arbeidet med kommunikasjon og informasjon i gjennomføringen av programmet. Av erfaringer programmet har tatt med seg fra forrige periode til inneværende er dette: - Det er viktig å ha en brukervennlig og tilpasset hjemmeside. Programmets hjemmeside er derfor redesignet og strukturen er lagt om for å bedre være tilpasset programmets målgrupper og deres behov. - Arbetet med att sprida resultatet till projektbanker fortsätter. Programmets projekt kommer att finns i svenska, norska och europeiska projektbanker. Länkar finns på programmets webbplats. - En erfaring fra forrige periode er at det har vært for mye papir i søknads- og rapporteringsfasen. For å gjøre programmet mer tilgjengelig og samlet er søknadsprosessen digitalisert. - En enhetlig profil er viktig for at programmet skal være tydelig og oppfattes som et program. - Tydelige og kommuniserte resultat er viktig for så vel prosjektene som for programmet. Skolering av bevilgede prosjekt i så vel planlegging som gjennomføring av kommunikasjonsaktiviteter er en prioritert oppgave. - Mindre papir og mindre trykksaker og mer satsning på digitale løsninger gir større frihet, mulighet til tettere kontakt med allmenhet og ambassadører og et mer dynamisk kommunikasjonsarbeid. Nye plattformer og kanaler er derfor under utvikling. Handlingsplan Till Kommunikationsstrategin hör en handlingsplan med konkreta aktiviteter och de kommer att följas upp och utvärderas. Handlingsplanen uppdateras årligen på våren och beslutas på övervakningskommitéens vårmöte.

9 Formelle krav og henvisninger Kommunikasjonsstrategien og kommunikasjonsarbeidet i programmet gjennomføres i henhold til forordning nr. 1303/2013, samt nr. 821/2014, samt kravene som stilles til bekjentgjøring av støtte fra kap. 551, post 60. Sida 9 av 9