1 Bjørnsletta Boligsameie

Transkript

1 1 Bjørnsletta Boligsameie Protokoll fra ordinært sameiermøte i Bjørnsletta Boligsameie Møtedato: Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Bjørnsletta Skole Til stede: 30 seksjonseiere, 9 representert ved fullmakt, totalt 39 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Kenneth Halvorsen. Møtet ble åpnet av Mona Flemmen Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Jan-Erik Nielsen foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Kenneth Halvorsen foreslått. Som protokollvitne ble Børge Haga og Unni Astad foreslått. Vedtak: Alle ble valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent Behandling av årsberetning for 2016 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Det ble kommentert at riktig byggeår er Vedtak: Godkjent Behandling av årsregnskap for 2016 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Godkjent Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr Vedtak: Vedtatt

2 5. Behandling av innkomne forslag og saker 2 Bjørnsletta Boligsameie 1. Fjerning av treet foran oppgangene 11, 13 og 15 Saksframstilling: Når vi nå venter på våren og en kommende høst ergrer det oss å vite at i ca. 6-7 uker vil vi miste solen. Noen i Ullern Alle` 11 til 15 som bor i første etasje, vil miste den enda lengre for vi bor i andre etasje. Vi ønsker derfor å fjerne treet foran inngangen vår og erstatte det med trær man kan beskjære og trimme. Gode forslag fra naboer er frukt trær. Disse kan også bli store, men det går an å trimme dem til en høyde, som ikke blir til ulempe for noen. Vi har i dag 11 underskrifter, som alle er for å fjerne det eksisterende tre og erstatte det med noe annet som kan være til glede for alle. (Se underskriftslisten nedenfor). Styrets innstilling: Dersom sameiermøte vedtar forslaget foreslår styret at det så snart været tillater det igangsettes tiltak for å fjerne treet, og at styret rådfører seg med sakkyndige for å finne ut hvilke type tre/trær som vi egne seg best på et slikt areal. Det ble diskutert om treet kan beskjæres, og at man skal først undersøke mulighetene for dette. Det ble foretatt votering over om treet skal fjernes, forutsatt at det ikke kan beskjæres. Ved votering var det flertall for dette. Vedtak: Det ble vedtatt at treet skal fjernes, dersom det ikke kan beskjæres.

3 3 Bjørnsletta Boligsameie 2 A) Endring av vedtekter 5 Den enkelte sameier har enerett til bruk av sin bruksenhet og rett til å nytte fellesarealer til det de er beregnet eller vanlig brukt til. Bruken av bruksenheten og fellesarealene må ikke på en urimelig eller unødvendig måte være til skade eller ulempe for andre sameiere. Bruksenheten kan bare nyttes i samsvar med formålet. Den enkelte sameier skal holde bruksenheten forsvarlig ved like slik at det ikke oppstår skade eller ulempe for de andre sameierne. Fellesarealene skal holdes forsvarlig ved like. Sameier som eier/disponerer og lader EL-bil og ladbar hybridbil på egen garasjeplass, plikter å melde til styret om dette. Sameier vil bli fakturert for en beregnet kostnad for tiden kr 200 pr. måned for bruk av fellesskapets strøm (beløpet justeres etter behov) Det gis ikke anledning til å trekk strøm-/ledningsopplegg med egen måler fra boenhetene/leilighetene og ned til parkeringsanlegget. Forlag til ny versjon: (nytt merket med gult) 5 Den enkelte sameier har enerett til bruk av sin bruksenhet og rett til å nytte fellesarealer til det de er beregnet eller vanlig brukt til. Bruken av bruksenheten og fellesarealene må ikke på en urimelig eller unødvendig måte være til skade eller ulempe for andre sameiere. Bruksenheten kan bare nyttes i samsvar med formålet. Den enkelte sameier skal holde bruksenheten forsvarlig ved like slik at det ikke oppstår skade eller ulempe for de andre sameierne. Fellesarealene skal holdes forsvarlig ved like. Sameiet har utarbeidet et eget ladenett i fellesgarasjene (fra januar 2017). En sameier som eier/disponerer og lader el-bil og/eller ladbar hybridbil på egen eller en leid garasjeplass, plikter å bruke det oppmonterte ladenettet etter gjeldende retningslinjer i sameiet. Eieren av ladbar enhet må også forholde seg til gjeldende bestemmelser for valg av utstyr, samt montering av dette og selv bekoste tilkopling og montering. Det kan ikke igangsettes noe arbeid uten at styret er kontaktet, og arbeidet skal skje i regi av styret. Forlag til vedtak: Sameiermøte godkjenner de endringer som styret har fremmet til endringer i sameiets Vedtekter. Det ble foreslått å bruke ordet «kjøretøy» istedenfor el-bil / ladbar hybridbil. Det var enstemmighet om dette. Vedtak: Forslag til endring ble enstemmig vedtatt. Ordet «kjøretøy» benyttes fremfor el-bil / ladbar hybridbil.

4 4 Bjørnsletta Boligsameie B) Endring av husordensreglene Saksframstilling: For fullstendighet saksfremstilling, se innkallingen. Sameiermøte godkjenner de endringer som styret har fremmet av endringer i sameiets Husordensregler. Ved gjennomgang av forslag til endringer var det kommentarer/innvendinger til punkt 2 og 7. Det ble foretatt en votering over øvrige forslag til endringer i sin helhet. Øvrige forslag til endringer ble enstemmig vedtatt. - Til punkt 2 ble det foreslått følgende tekst «Interne konflikter mellom sameiere bør fortrinnsvis forsøkes løses internt før styret involveres» Ved votering var det flertall for dette. - Til punkt 7 ble det foretatt votering over om punktet skal fjernes eller beholdes. Ved votering var det var flertall for å fjerne punktet. I henhold til vedtektsendringen ble det også kommentert at det under punkt 9. skal benyttes ordet «kjøretøy» Vedtak: Styrets forslag til endringer av husordensregler ble vedtatt. Punkt 2 endres i henhold til overnevnte. Punkt 7 fjernes. Det benyttes ordet «kjøretøy» under punkt 9.

5 5 Bjørnsletta Boligsameie 3 Vedlikeholdsplan Vi tillater oss med dette å etterlyse en vedlikeholdsplan for både ytre og indre vedlikehold siden vi ikke har funnet dette på sameiets nettside. Planen bør inneholde prioriterte forhold som må følges opp med tidsplan og kostnadsoverslag. Styret får i oppgave å utarbeide vedlikeholdsplan for ytre og indre vedlikehold med tidsplan og kostnadsoverslag. Styrets innstilling til ovennevnte forslag: Styret har for på best mulig måte å kunne sette opp en realistisk vedlikeholdsplan allerede sendt ut forespørsel om tilbud til tre ulike firmaer om disse kan gi tilbud på å gjennomgå sameiets tekniske bygningsmasse. På bakgrunn av den rapporten som da vil foreligge vil det være realistisk å legge en vedlikeholdsplan både på kort og lang sikt. Det vil der fremgå hva som må gjøres som straks tiltak, og hva som kan tas noe lenger frem i tid. Styret ber derfor sameiermøte om støtte i å innhente en slik tilstandsrapport som vil danne grunnlag for hva sameiet bruker av midler og hvilke påkostninger som kan forventes i årene som kommer. Vedtak: Enstemmig vedtatt

6 6 Bjørnsletta Boligsameie 4 Gjesteparkering Gjesteparkeringsplassene Styrets oppfølging i rundskriv vedrørende beboere som ulovlig benytter gjesteparkeringsplassene i strid med Husordensreglene, synes ikke å ha ført frem. Skal gjesteplassene bli brukt som vedtatt av sameiet og formulert i Husordensreglene, etterlyser vi strengere oppfølging. Andre sameier og borettslag det er naturlig å sammenligne oss med benytter ordning med P-kort hvor beboers navn er oppgitt. Styret får i oppgave å innføre P-kort som gjester må plassere i frontruten. Kortene deles ut av beboerne som påfører sitt navn. Styret gis fullmakt til å kontakte parkeringsselskap dersom oppfølging av misbruk av gjesteparkeringsplassene er for krevende. Styrets innstilling til ovennevnte forslag: Bjørnsletta boligsameie består av 76 boenheter. Det innebærer i praksis at samtlige 76 boenheter skal få utdelt et fysisk parkeringskort. Styret er av den formening at en slik håndtering av de få parkeringsplassene vi har til gjester i dag ikke vil være noe alternativ løsning. Alle de 76 boenhetene har som i dag rettighet på å ha en gjest stående på plassen. Slik det fungerer i dag er det ikke mange perioder i løpet av et år hvor plassen er full. Det må da avklares hvor lenge en «gjest» skal få stå. Noen har gjester som kommer langveis fra så minst en uke vil være aktuelt, mens andre har kveldsbesøk. I tillegg vil det da være helt nødvendig at sameiet engasjerer et vaktselskap som skal følge med på at parkeringskortet er benyttet og korrekt fylt ut for å kunne håndheve en slik ordning. Styrets innstilling til saken er henstille til samtlige sameiere å parkere bilen på egen garasjeplass. Har en flere biler bør en gjøre et forsøk på å leie ledige plasser som står tomme i garasjeanlegget eller å stå i gaten. Ved votering var det flertall for styrets innstilling. Vedtak: Forslag om å innføre ordning med P-kort for gjesteparkeringen ble ikke vedtatt.

7 7 Bjørnsletta Boligsameie 5 Søknad om tilbygg Oppføring av tilbygg Anette, Anders, Milla og Sanna Fredriksen bor i nr. 11, første etasje, endeleilighet mot syd. Rett imot oss har vi en endeleilighet mot nord i første etasje, nr. 9. Til denne leiligheten er det oppført et tilbygg i samme konstruksjon, utseende og i forlengelsen av tidligere søppel bod. Det er vår leilighet som er mest berørt av dette tilbygget. Vi har, imidlertid, aldri funnet dette skjemmende eller forstyrrende på noen måte. Det har vokst frem et ønske hos oss om å gjøre noe tilsvarende. Barnerommene er relativt små, slik at det ville være kjærkomment med et lekerom/arbeidsrom i tillegg. Ettersom vi trives utrolig godt i nabolaget, barna vokser til og venner kommer på besøk vil dette avlaste det øvrige arealet. Hos oss er dette bygningsteknisk en enkel oppgave. Vi har som alle vet, et felles sykkelskur på hjørnet av vår leilighet allerede. Vi tenker å benytte eksakt samme dimensjon som i nr. 9. Skisser og tegninger fra arkitekt viser et tilleggsareal på ca. 30 kvm. Vi har lagt frem vår ide til våre nærmeste naboer og mottatt støtte i nr. 9 og nr. 11. Vi ser at dette tilbygget ikke vil være til sjenanse for noen beboere, og det er viktig for oss at det er i tråd med bekledning og fasade. Sameiet stiller seg positive til tiltaket som beskrevet, dersom Plan og Bygningsetaten (PBE) godkjenner det. Styrets innstilling til ovennevnte forslag: Dersom sameiermøte vedtar at familien Fredriksen kan igangsette tilbygget og PBE godkjenner søknaden ønsker styret årsmøtes godkjenning til følgende: Styret må få fullmakt fra sameiermøte til at det må skrives en avtale som ivaretar eventuell problemer som måtte inntreffe, samt vurdere et kostnadsspørsmål om tomt og økte fellesutgifter for Fredriksen. Styret vil til dette trenge juridisk bistand, som da skal bekostes av utbygger.

8 8 Bjørnsletta Boligsameie Det ble først foretatt votering over om påbygning er det som skal arbeids videre med. Forslaget krever 2/3 flertall. Dette ble vedtatt med 31 stemmer for og 7 imot. Det kom benkeforslag om at «dersom minst 2/3 av årsmøtet stemmer for at styret går videre med sak om utbygging fra familien Fredriksen i UA 11, må saken fremmes på nytt i et ekstraordinært årsmøte, når den er ferdig utredet» Benkeforslaget ble satt til votering opp mot styrets innstilling. Ved votering var det flertall for styret innstilling. Vedtak: Det ble vedtatt at det skal arbeides videre med påbygning. Styret får fullmakt til å gå videre i henhold til sin innstilling Innhenting av tilbud på gjerde langs Ullern Alle Gjerde langs Ullern alle For å kunne ivareta og utnytte grøntarealene bedre, foreslår vi at det settes opp et gjerde langs boligsameiets eiendom mot Ullern allé. Et gjerde vil ramme inn området, gjøre det tryggere for barn, samt øke ønsket om å utnytte arealene. Vi ber om at styret innhenter tilbud/alternativer som kan legges frem og stemmes over på årsmøtet Vedtak: Enstemmig vedtatt.

9 9 Bjørnsletta Boligsameie 6. Valg av tillitsvalgte A Som styremedlem for 2 år, ble Bente Cook og Dag Andersen foreslått. Vedtak: Valgt v/ akklamasjon B Som varamedlem for 1 år, ble Sigrid Skrolsvik foreslått. Vedtak: Valgt v/ akklamasjon D Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Erik Berentzen og Ola Robøle Vedtak: Valgt v/ akklamasjon Møtet ble hevet kl.: 20:20. Protokollen signeres av Jan-Erik Nielsen /s/ Møteleder Børge Haga /s/ Protokollvitne Kenneth Halvorsen /s/ Fører av protokollen Unni Astad /s/ Protokollvitne