Møteinnkalling. Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni

Transkript

1 Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Rådhuset - Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 11:00 Forfall meldes til offentlig servicekontor på telefonnr.: , eller e-post: postmottak@porsanger.kommune.no. Offentlig servicekontor sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling Lakselv, Mona Skanke Leder Bente Larssen Rådmann Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen håndskrevet signatur 1

2 2

3 Saksliste Utvalgsnr:. Tittel Lukket PS 6/19 RS 19/5 RS 19/6 Godkjenning av innkalling, saksliste, samt signering av protokoll Orienteringer Ansiennitetsprinsippet ved nedbemanninger og omstillinger PS 7/19 Digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune - høring. PS 8/19 PS 9/19 PS 10/19 PS 11/19 Arbeidstid jul og nyttår Budsjettregulering Sektorovergripende. valg av organisasjonsform- kvensk språk og kultursenter Omgjøring av stilling som assisterende rådmann/ økonomisjef til stabsleder 3

4 PS 6/19 Godkjenning av innkalling, saksliste, samt signering av protokoll RS 19/5 Orienteringer 4

5 Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni Arkiv: 034 Arkivsaksnr: 2018/ Saksbehandler: Trine Persen Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato 19/5 Arbeidsmiljøutvalget /6 Administrasjonsutvalg Ansiennitetsprinsippet ved nedbemanninger og omstillinger Vedlegg til saken: 1 Brev fra Delta vedrørende utvalgs- og nedbemanningskriterier 2 Kommentarer til Skanska-dommen vedlagt brev fra Delta 3 Utvalgs- og nedbemanningskriterier Porsanger kommune, vedtatt i kommunestyret Sakens bakgrunn Kommunestyret vedtok den retningslinjer for utvalgskrets og nedbemanningskriterier som skal gjelde ved personalomstilling og nedbemanningsprosesser i Porsanger kommune, ref. PS 85/18. Porsanger kommune mottok den 20. mars 2019 brev fra Delta Porsanger vedrørende avklaringer om ansiennitetsprinsippet ved nedbemanninger. Brevet fra Delta Porsanger er stilet til Administrasjonen, Adm/Amu, Rådmannen og Ordfører, og vedlagt denne saken. Vurdering Henvendelsen fra Delta er oversendt KS medlemsservice og Rådmannen avventer svar. Rådmannens innstilling Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget Behandling: Arbeidsmiljøutvalget vedtak: Tatt til etterretning. 5

6 Til Administrasjonsavdelingen Adm/Amu Rådmannen Ordfører Vår ref: Deres ref: Lakselv, Viktige avklaringer om ansiennitetsprinsippet ved nedbemanninger Kommunestyret har enstemmig vedtatt nye retningslinjer for utvalgskrets og nedbemanningskriterier i Porsanger kommune. Tillitsvalgte har kommet med sine innspill i drøftingsmøte 8. november 2018, der jeg sa meg uenig i utvalgskriteriene, og fikk støtte fra noen tillitsvalgte. Mitt innspill om at ansiennitet skal vektlegges mest, ble ikke tatt til følge. Kommunen har valgt å prioritere kvalifikasjoner, relevant formal- og realkompetanse før ansiennitetsprinsippet. Jeg må da presisere at dette ikke er en lovlig måte å velge hvem som får omplassering/oppsigelse på, og hvem som får bli i organisasjonen. Ansiennitetsprinsippet skal komme først, sier Delta og Høyesterett. Vedlagt følger nærmere redegjørelse for Høyesteretts vurderinger kommentar til Skanskadommen avsatt Dere kan lese mer om ny høyesterettsdom på delta.no/aktuelt. Delta anbefaler at Porsanger kommune følger disse prinsippene. Med vennlig hilsen Grete Utsi Hovedtillitsvalgt Porsanger Kopi: Hovedtillitsvalgte i Porsanger kommune og tillitsvalgte i Delta. Delta Porsanger Rådhuset 9712 Lakselv E-POST grete.utsi@porsanger.kommune.no WEB TLF Mobil: En arbeidstakerorganisasjon i YS 6

7 PORSANGER KOMMUNE Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni RETNINGSLINJER FOR UTVALGS OG NEDBEMANNINGSKRITERIER I PORSANGER KOMMUNE Drøftet med HTV 8. nov 2018 Pol beh. Amu/Admu 22. nov 2018 Pol beh. FMK: 29. nov 2018 Pol beh. KST 13. Des

8 Side 2 av 2 UTVALGS OG NEDBEMANNINGSKRITERIER FOR PORSANGER KOMMUNE I nedbemanningsprosesser er det to faktorer som står sentralt og som må vurderes: utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier Utvelgelseskretsen er den kretsen av ansatte som vurderes opp mot hverandre med tanke på oppsigelser/omplassering i nedbemanningsprosesser. Hovedregelen ved nedbemanning i Porsanger kommune er at hele virksomheten skal vurderes som én samlet utvelgelseskrets. Dette betyr at i utgangspunktet må alle stillinger og ansatte i hele organisasjonen vurderes under ett når vi ser etter hvor det skal nedbemannes, med mindre drøftinger mellom tillitsvalgte og arbeidsgiver gir enighet om i særlige tilfeller en mindre utvalgskrets. Utvalgskriterier er kriterier for å vurdere de ansatte opp mot hverandre, og for å finne en lovlig måte å velge ut hvem som får omplassering/oppsigelse, og hvem som får bli i virksomheten. Utvalgskriteriene skal være saklig. I forbindelse med omplasseringer og/eller oppsigelser av arbeidstakere ved nedbemanning i Porsanger kommune vil følgende forhold bli vurdert i prioritert rekkefølge: 1. Kvalifikasjoner, relevant formal -og realkompetanse 2. Ansiennitet 3. Fast ansatte prioriteres foran midlertidig ansatte Kvalifikasjoner Ved utvelgelse av overtallige ved nedbemanning skal det i første rekke tas hensyn til arbeidstakerens kvalifikasjoner. Med kvalifikasjoner menes teoretisk og praktisk utdanning, realkompetanse samt skikkethet for stillingen. Ansiennitet Dersom to eller flere ansatte har lik kompetanse eller det er tvil om hvem som har høyest kompetanse, vil den med lengst sammenhengende tjenestetid i Porsanger kommune ha fortrinn. Dette gjelder også sammenhengende tjenestetid i foretak som er opprettet eller overtatt av Porsanger kommune. Forhold som ikke regnes som avbrudd i tjenestetiden er: lovbestemt permisjon, jfr. Aml. Kap 12 ulønnet/delvis lønnet permisjon i forbindelse med utdanning permisjon i henhold til permisjonsreglement for Porsanger kommune permisjon for arbeid som tillitsvalgt i arbeidstakerorganisasjon som kommunen har avtale med 8

9 Side 3 av 3 Deltidsstillinger reduserer ikke tjenestetidsberegningen. Det er tilsettingstiden og ikke stillingsstørrelse som er kriteriet. Dersom en fast ansatt har hatt flere tilsettingsforhold, herunder vikariater, tidsbegrenset tilsetting, lærlingekontrakt og lignende, forstås tjenestetid som samlet sammenhengende tjeneste inklusive disse. Tjenestetid hos annen arbeidsgiver regnes ikke med når en summerer opp samlet tjenestetid. Omplassering/oppsigelse Omplassering er et mindre inngripende virkemiddel enn oppsigelse og skal alltid forsøkes først dersom det finnes annet passende arbeid som arbeidstaker er kvalifisert til. Omplasseringsområde er hele Porsanger kommune, med mindre drøftinger mellom tillitsvalgte og arbeidsgiver gir enighet om i særlige tilfeller et mindre annet omplasseringsområde. Hvis mulig bør omplassering skje til tilsvarende stillingsstørrelse som den ansatte hadde før omplasseringen. Ved både omplassering og oppsigelse brukes ovennevnte kriterier. I begge situasjoner vil det måtte skje en konkret interesseavveining mellom ulempene for den enkelte ansatte og kommunens behov for nedbemanning. Ved omorganisering av lederstrukturen vil det i særlig grad være rom for skjønn, hvor også personlige egnethet vil være et vesentlig kriterium. 9

10 Dom fra Høyesterett om ansiennitetsprinsippets betydning ved nedbemanninger ansiennitet er startpunktet og skal ha en særstilling 1. Sentrale punkter å ta med seg Fremtidige nedbemanninger må starte med vurdering av ansiennitet. Vekten av ansiennitet opp mot andre kriterier er relativ og må vurderes konkret. Bruk av subjektive kriterier er problematisk. Hvis det bruker, må det belegges med solid dokumentasjon. Saksbehandlingen må være grundig og etterprøvbar. Betydningen av at uenighet er nedfelt skriftlig. 2. Kort om saken Entreprenørfirmaet Skanska gjennomførte en nedbemanningsprosess våren Det ble totalt sagt opp ca. 50 fagarbeidere. Bakgrunnen for nedbemanningen var ordrenedgang for Skanska. I forbindelse med utvelgelsen av ansatte hadde Skanska i stor grad vektlagt deres kompetanse, for å sikre fremtidig konkurranseevne. Seks av arbeidstakerne tok ut søksmål om oppsigelsenes gyldighet fordi ansiennitet ikke var tilstrekkelig vektlagt. Spørsmålet for domstolene har vært om utvelgelsen av de seks fylte arbeidsmiljølovens krav til saklighet og om ansiennitetsbestemmelsen i Hovedavtalen LO-NHO 8-2 var riktig anvendt. Det sentrale spørsmålet i saken har vært hvor stor vekt ansiennitet skal ha ved utvelgelsen av overtallige ansatte. Er det en hovedregel som det kreves klare grunner for å fravike, eller er det et utgangspunkt og en sluttkontroll? Borgarting lagmannsrett kom til at oppsigelsene var ugyldige. Lagmannsretten mente Skanskas saksbehandling i forbindelse med nedbemanningen led av feil og følgelig ikke var forsvarlig. Den største saksbehandlingsfeilen Skanska hadde begått var ifølge lagmannsretten at bedriften ikke hadde anvendt ansiennitetsprinsippet i Hovedavtalen 8-2 riktig. Parallelt med de ordinære domstolenes behandling av saken, ble det tatt ut stevning for Arbeidsretten om den generelle tolkningen av Hovedavtalen LO-NHO 8-2. Saken for Arbeidsretten endte med rettsforlik i november Forliket lyder: «Av Hovedavtalen LO NHO 8-2 første ledd følger at ansiennitet danner utgangspunktet ved utvelgelse av arbeidstakere for oppsigelse. Dette innebærer at tjenestetid er et moment som skal tas i betraktning ved vurderingen av hvem som skal gis oppsigelse. Hvilken vekt ansiennitet skal tillegges ved utvelgelsen er et annet spørsmål, og vil i den enkelte sak bero på en totalbedømmelse av alle relevante forhold. 8-2 oppstiller ikke noe krav om at ansiennitetsrekkefølgen skal følges ubetinget. Ansiennitet kan fravikes når det foreligger saklig grunn.» 3. Høyesteretts dom Skanska med NHO som partshjelper anket lagmannsrettens dom til Høyesterett. LO var partshjelper på vegne av arbeidstakerne. Høyesterett forkastet anken fra arbeidsgiver og NHO på grunn av grove saksbehandlingsfeil. Når det gjelder forståelsen av ansiennitetsprinsippet, har begge sider fått delvis medhold for sine anførsler. Høyesterett oppsummerer sin vurdering slik: «Jeg er etter dette kommet til at lagmannsretten har krevd mer for at Skanska kunne fravike ansiennitetsprinsippet i Hovedavtalen 8-2 første ledd enn hva regelen gir grunnlag for. Det er, etter omstendighetene, saklig å fravike ansiennitetsrekkefølgen ved utvelgelse til oppsigelse uten at forskjellene i kompetanse og dyktighet er vesentlige. Denne feilen får imidlertid ikke betydning her, fordi Skanskas saksbehandling basert på lagmannsrettens bevisbedømmelse var så vidt mangelfull at oppsigelsene av den grunn må settes til side som usaklige.» 10

11 Nedenfor følger en nærmere redegjørelse for Høyesteretts vurderinger. Ansiennitetsprinsippets særstilling startpunktet, ikke sluttkontrollen I dommen slår Høyesterett fast at ansiennitetsprinsippet står i en særstilling på tariffrettslig område, som det ikke er gitt i arbeidsmiljøloven Enhver vurdering av hvem som skal sies opp skal derfor starte med ansiennitetsprinsippet. Dette er viktig avklaring og det er nå slått fast at det ikke er tilstrekkelig å la ansiennitetsvurderingen inngå i en sluttkontroll, slik NHO anførte. Høyesterett fastslår videre at vekten til ansiennitetsprinsippet er relativ og må avgjøres konkret. De konkrete ansiennitetsforskjellene var ikke tema for Høyesterett. Høyesterett slår likevel fast at når ansiennitetsforskjellen er relativt betydelig, kreves vesentlige kompetanseforskjeller for å fravike ansiennitetsrekkefølgen. Høyesterett uttaler: «Utvelgelsen vil måtte bero på en totalbedømmelse, hvor vil inngå på den ene siden ansiennitetenes og ansiennitetsforskjellenes lengde, og på den andre siden styrken i de kriteriene arbeidsgiveren ellers påberoper seg. Vekten av de sistnevnte kriteriene vil kunne variere etter virksomhetens situasjon og behov. I større bedrifter, og ved større nedbemanninger, gjør det seg dessuten ofte gjeldende særlige hensyn, se den nevnte Nokas-dommen avsnitt 84, også knyttet til behovet for å gruppere arbeidstakerne etter mer objektive kriterier. Endelig må arbeidstakerens individuelle forhold alltid hensyntas, jf. arbeidsmiljøloven 15-7 andre ledd.» På denne bakgrunn konkluderte Høyesterett med at Hovedavtalen LO og NHO 8-2 ikke kan forstås slik at ansiennitetsprinsippet er en hovedregel. Etter Høyesteretts vurdering krevde lagmannsretten for mye for at ansiennitet kunne fravikes. Andre føringer fra Høyesterett Betydning av lokal enighet lokal uenighet må nedtegnes Et sentralt moment for Høyesterett var betydningen av lokal enighet og at det forelå enighetsprotokoll. Høyesterett uttaler: «I dette tilfellet var det oppnådd enighet lokalt om at Skanska kunne vektlegge kompetanse og faglig dyktighet i totalbedømmelsen. Men det er etter min mening ikke helt avklart hvor stor vekt disse hensynene konkret skal gis, blant annet fordi den hovedtillitsvalgte tok det forbeholdet som jeg nevnte. Så langt den rakk, må imidlertid enigheten få stor vekt i saklighetsvurderingen.» Høyesteretts uttalelse understreker hvor viktig det er at tillitsvalgte nedfeller uenighet skriftlig og ikke slutter seg til utvalgskriterier og utvalgskrets som er i strid med Deltas føringer. Bruk av subjektive kriterier bør unngås, men solid dokumentasjon må uansett foreligge Høyesterett har vist til at det er problematisk å gjøre utvelgelsen på grunnlag av «skjønnsmessige underkriterier som kreativitet, selvstendighet og omdømme», og at dette i så fall må «belegges med solid dokumentasjon». I forlengelsen av dette understreker Høyesterett betydningen av etterprøvbar og forsvarlig saksbehandling. Betydning av sakshandlingsfeil som selvstendig grunnlag for ugyldighet Brudd på kravene til saksbehandling vil alene kunne medføre at oppsigelser er usaklige. Lagmannsretten hadde funnet alvorlige funn i saksbehandlingen til Skanska. Det er ikke tvilsomt at 11

12 arbeidsgiver må gjennomføre en forsvarlig, og for domstolene etterprøvbar, saksbehandling som grunnlag for utvelgelse til oppsigelse ved nedbemanning. Høyesterett uttaler: «Skanska har anført at det var en feil av lagmannsretten å bygge på disse saksbehandlingsfeilene uten også å ta stilling til om de har hatt betydning for resultatet. Dette er jeg ikke enig i. I en situasjon som den lagmannsretten beskriver, hvor fundamentet for domstolskontrollen svikter, kan domstolene ikke på forsvarlig måte gjennomføre en individuell, konkret totalbedømmelse av sakligheten på arbeidsgiverens vegne. Det vil da ikke uten videre være klart at utfallet ville blitt det samme etter en bredere vurdering, se Gresvig-dommen avsnitt 36.» Saken dreier seg om ansiennitetsprinsippet på tariffrettslig område, HA LO-NHO. Hvordan det vil stille seg utenfor tariff og hvor vurderingen foretas etter arbeidsmiljølovens regler, kan ikke utledes direkte av dommen. 12

13 Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni Arkiv: 064 Arkivsaksnr: 2019/404-6 Saksbehandler: Leif Andersen Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato Sektorstyre for helse og omsorg 19/3 Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk 4/19 Sektorstyre for oppvekst og kultur Eldrerådet 19/6 Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 7/19 Administrasjonsutvalg /19 Arbeidsmiljøutvalget Ungdomsråd Digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune - høring. Vedlegg til saken: 1 Høringsutkast 2 - digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune 2 Digitalisering i kommunal sektor, brev til kommunene fra KMD av Digitaliseringsrundskrivet H7/17 fra KMD Sakens bakgrunn Kommunal og moderniseringsdepartementet KMD) har satt i gang prosjekter hvor digitalisering av offentlig sektor er hovedfokus. Tilsvarende har KS gjort gjennom sitt arbeid med en digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner. KMD har i rundskriv H7/17 og videre i brev fra samme til kommunene datert omhandlet kommunens arbeid med digitalisering. Mye av forventingene til digitaliseringen er gjengitt i rundskrivet fra KMD og brevet til kommunene av I brevet heter det bl.a.: Digitalisering skaper helt nye måter å levere offentlige tjenester på, og er en viktig drivkraft for forenkling og forbedring av offentlig sektor. Det er behov for en raskere digitalisering av offentlig sektor og et løft i kommunesektoren. Derfor må stat og kommune samarbeide mer og bedre for å tilby innbyggere og næringsliv gode, brukervennlige og helhetlige digitale tjenester. Videre har KS også utarbeidet en digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner for perioden Rådmannen har nå satt i gang arbeid å vedta en strategi for digitalisering av Porsanger kommunes tjenester og virksomhet. 13

14 Vurdering Porsanger kommune har et stort behov for å utvikle og effektiviserte kommunens interne prosesser og tjenesteproduksjon og å møte forventninger om digitale tjenester. Digital teknologi er blitt en del av hverdagen for de fleste. Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler også om å tilby nye og bedre tjenester som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Med bakgrunn i dette har Rådmannen satt ned en gruppe som skulle jobbe med spørsmål rundt digitalisering av den kommunale tjenesteproduksjonen. I denne arbeidsgruppen ble flere sentrale personer oppnevnt, med representasjon fra ledergruppen, administrasjonen, arkiv og it. Rådmannen har nå fått utarbeidet ett høringsutkast til digitaliseringsstrategi som skal på høring til styrer, råd og utvalg. Denne har vært på høring og drøfting i arbeidstakerorganisasjonene, se innspillene lenger ned i vurderingen. Digitaliseringsstrategien skal være retningsgivende for viktige satsingsområder innen digitalisering for Porsanger kommune, og har overordnede mål innen disse satsingsområdene. Rådmannen har lagt opp til følgende prosessplan før sluttbehandling i Kommunestyret den Hensikten med en slik bred prosess er å skape involvering og forankring, både politisk og i Porsanger kommune som organisasjon. Digitaliseringsstrategi første høringsutkast utarbeidet Høringsutkast sendes ut til tillitsvalgte Drøfting med tillitsvalgte, høring Høringsrunde til sektorstyrer og andre utvalg Endelig saksframlegg og utkast til strategi utarbeides etter høringsrunde Behandling i formannskapet Sluttbehandling i kommunestyret Første utkast til strategidokument ble drøftet med tillitsvalgte i møte og Rådmannen har valgt å ta hensyn til enkelte av innspillene, se kommentarene til rådmannen under. Utdanningsforbundet: 1. Under innledning i strategidokumentet utdype noe om «Hvorfor lage en digitaliseringsstrategi» 2. Sammenhengen mellom spørsmålet «Styrket digital kompetanse og deltakelse» under avsnittet «Digitalisering mot framtiden». Her står det bl.a. «Gjelder fra grunnopplæringen...». Finner ingen sammenheng mot målsettingen (side 5) da her ikke er nevnt noe om grunnopplæringen. 3. Grunnopplæringen gjelder alle innbyggere, fra skolen og utover. Gjelder grunnopplæringen og det kommer ikke under mål 4. Hva med forholdet til samisk og kvensk språk. Kommunen er en trespråklig kommune, men dette er ikke omhandlet på noen måter i forslaget. 5. I avsnittet innledningen står det hva PK skal oppnå med en digitaliseringsstrategi, men sier ikke noe om hvordan digitaliseringsarbeidet skal videreføres. Kommentar fra Rådmann på innspillene fra Utdanningsforbundet: 14

15 1. Dette innspillet innarbeides i høringsdokumentet som sendes til styrer, råd og utvalg. 2. Under satsningsområdet «Styrket digital kompetanse og deltakelse» fjernes grunnopplæring og det vil nå stå «Gjelder igjennom alle faser i livet» Rådmannen ser at i strategien er det en fordel at det står alle faser i livet, da det gjelder alle våre innbyggere. 3. Dette punktet må sees i sammenheng med pkt. 2 over. 4. Rådmann har valgt å holde strategien på et overordnet nivå og uavhengig av forvaltningsspråk. 5. Den overordnede strategien vil peke en retning og det vil utarbeides tiltak som skal nå de overordnede målene. Norsk Sykepleierforbund 1. Avklaringen i møtet som ble gitt om forholdet mellom strategi og handlingsplaner og budsjett var meget nyttig for å kunne se sammenhengen. Viktig at en må komme i gang med den videre prosessen, hva kan digitaliseres videre framover. Ser mange muligheter og løsninger innen helse. Kommentar fra Rådmann på innspillet fra Norsk Sykepleierforbund: Det vil være høy fokus på digitalisering i kommunen fremover og rådmannen setter pris på at forbundet ønsker å ha høy fokus på dette området, samt at det viser et tydelig signal på at kommunen beveger seg i rett retning. Fysioterapiforbundet: 1. Gi kreditering i forhold til prosess, innkalling til drøftingsmøte i god tid. Måtte finne tilbake til rundskriv fra departementet at dette er i henhold til de føringene som her er gitt. 2. Ryddig og fint utkast. 3. Forslag til endring i målsettingen under styrket digital kompetanse og deltakelse: Porsanger kommune skal ha innbyggere og ha digital kompetanse osv. Kommentar fra Rådmann på innspillet fra Fysioterapiforbundet: 1. Rådmannen tar innspillet på pkt. 1 og 2 til forbundet til etterretning. 2. Se kommentarer under pkt Innspillet tas ikke til følge med bakgrunn i at Porsanger kommune ikke kan stå ansvarlig for innbyggernes digitale kompetanse alene. Her vil andre offentlige institusjoner som bank, NAV etc. være med på å løfte den digitale kompetansen for samfunnet. Fagforbundet: Ryddig og fått i god tid. Ønsker at slike prosesser skal gjennomføres i andre sammenhenger hvor planer etc. skal utvikles Kommentar fra Rådmann på innspillet fra Fagforbundet: Rådmannen tar innspillet til forbundet til etterretning. Porsanger kommunes digitaliseringsstrategi skal være en overordnet strategi med felles mål for det videre digitaliseringsarbeidet. I forslaget til digitaliseringsstrategi så er det foreslått følgende visjon: Gode og tilgjengelige digitale tjenester styrker dialogen med innbyggere og næringsliv og gir gode lokalsamfunn. 15

16 KS digitaliseringsstrategi har fem hovedsatsningsområder som Porsanger kommune legger til grunn i vår strategi: Brukeren i sentrum IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet Styrket digital kompetanse og deltakelse Effektiv digitalisering av offentlig sektor Godt personvern og god informasjonssikkerhet Hensikten med en egen digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune er erkjennelsen av at digitalisering både er nødvendig og vil gi betydelige muligheter. For å lykkes med dette kreves det god forankring og aktivt eierskap til digitaliseringsstrategien. Involvering av de ansatte er avgjørende for å lykkes med digitalisering. Strategien skal være med på å bidra til organisasjonsutvikling og fremtidsrettet satsning på digitalisering med brukeren i fokus. Økonomiske konsekvenser Det vil i forbindelse med de årlige budsjettbehandlingene vurderes omfanget av økonomiske rammer som settes av til oppfølgingen av vedtatt strategi. I og med at strategidokumentet er ett overordnet dokument vil det ikke være mulig å fastslå noen økonomiske konsekvenser, samt at dette dokumentet vil ikke ha noen økonomiske bindinger. Det vil først gjennom de årlige budsjett- og økonomiplan vedtak gi økonomiske forpliktelser og prioriteringer for kommunen. Strategidokumentet vil være førende for hvilke områder Porsanger kommune skal satse på fremover, i den hensikt å hente ut gevinster for effektivisering gjennom digitalisering. Saken legges nå fram for de ulike styrer, råd og utvalg uten noen innstilling, slik at høringsinnspill kan vurderes før endelig innstilling fra rådmann. Innstilling vil først komme når saken skal til sluttbehandling i formannskapet og kommunestyret den Rådmannens innstilling Utvalget anbefales å avgi sin høringsuttalelse til foreslåtte strategidokument innen Saksprotokoll i Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk Behandling: Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk vedtak: Saksprotokoll i Sektorstyre for oppvekst og kultur Behandling: 16

17 Sektorstyre for oppvekst og kultur vedtak: Saksprotokoll i Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Behandling: Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne vedtak: 17

18 Digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune Dato: andre høringsutkast Saksnummer 2019/

19 Innhold Innledning...3 Visjon...3 Digitalisering mot fremtiden...3 Brukeren i sentrum - digitale innbyggere og digitalt næringsliv...5 Digitalisering som drivkraft for innovasjon og økt produktivitet...6 Styrket digital kompetanse og deltakelse...7 Effektiv digitalisering...8 Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentasjonsforvaltning...9 Saksnummer 2019/

20 Innledning KS og regjeringen har lagt føringer for kommunenes arbeid med digitalisering (Jfr. Kommunal og moderniseringsdepartementets rundskriv H7/17 og KS digitaliseringsstrategi ). KS har utarbeidet en digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner Mye av arbeidet med digitaliseringen i Porsanger kommune bygger på disse føringene. Porsanger kommune har behov for å lage en egen digitaliseringsstrategi. Porsanger kommunes digitaliseringsstrategi danner et sett med felles mål som beskriver retningen i digitaliseringsarbeidet. Strategien sier hva kommunen skal oppnå, og skisserer noen av utfordringene kommunen står overfor. Hensikten med en egen digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune er erkjennelsen av at digitalisering både er nødvendig og vil gi betydelige muligheter. For å lykkes med dette kreves det god forankring og aktivt eierskap til digitaliseringsarbeidet på alle nivåer, fra den ansatte til rådmann og i neste omgang til det politiske nivået. Digitalisering vil i første omgang skape raske gevinster i form av forenkling og forbedring av de kommunale tjenestene, noe brukerne vil nyte godt av. Visjon Porsanger kommunes visjon for digitalisering: Gode og tilgjengelige digitale tjenester styrker dialogen med innbyggere og næringsliv og gir gode lokalsamfunn. Digitalisering mot fremtiden Digitalisering er en stor drivkraft for måten Porsanger kommune organiserer, utvikler og leverer tjenester på. Det gir samtidig nye organisatoriske og styringsmessige utfordringer. Digitale løsninger og systemer må endres i takt med at teknologien og samfunnet endrer seg. Samfunnsmessige utfordringer som demografi, klima og inkludering gjør at vi må tenke nytt om etablerte løsninger. Digitalisering dreier seg i stor grad om endring og fornyelse av tjenester, prosesser og arbeidsmåter. Ledelse, kultur og holdninger står sentralt. Det er et lederansvar å sikre at Porsanger kommune leverer merverdi gjennom digitaliseringsinitiativene som settes i gang. Derfor har Porsanger kommune utarbeidet en digitaliseringsstrategi, som skal sees i sammenheng med organisasjonens overordnede planer og tjenesteområdenes behov. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og vil bidra til å øke produktiviteten i Porsanger kommune. Saksnummer 2019/

21 KS digitaliseringsstrategi har fem hovedsatsningsområder som Porsanger kommune legger til grunn i vår strategi: Brukeren i sentrum: Porsanger kommunes tjenester skal oppleves som sammenhengende og helhetlige for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor. Kommunen skal gjenbruke informasjon i stedet for å spørre på nytt. IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet: Porsanger kommune skal utnytte mulighetene som digitaliseringen gir. Styrket digital kompetanse og deltakelse: Gjelder igjennom alle faser i livet. Digitale tjenester skal være lette å forstå og lette å bruke for alle. Effektiv digitalisering av offentlig sektor: Digitaliseringsprosjekter skal planlegges og gjennomføres profesjonelt. Gevinster skal realiseres. Porsanger kommune skal nytte fellesløsninger for å dekke like behov. Godt personvern og god informasjonssikkerhet: Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT. Den enkelte innbygger skal i størst mulig grad ha råderett over egne personopplysninger. Informasjonssikkerhet skal ivaretas med utgangspunkt i risikovurderinger basert på trussel- og sårbarhetsinformasjon, og følges opp gjennom god internkontroll. Saksnummer 2019/

22 Brukeren i sentrum - digitale innbyggere og digitalt næringsliv For å forbedre og utvikle digitale løsninger må behovene til de som bruker disse løsningene ligge til grunn. For brukerne vil gode digitale løsninger bidra til en enklere og mer effektiv hverdag. Med brukere menes både innbyggere, fritidsboere, ansatte, frivillig sektor og offentlige og private virksomheter. Innbyggernes behov for de ulike kommunale tjenestene vil i stor grad være avhengig av hvilken livssituasjon de befinner seg i. Deler av saksbehandlingen kan automatiseres og tilpasses ved bruk av automatiserte regelstyrte prosesser og kunstig intelligens. For brukerne betyr dette raskere svar og enklere selvbetjening. For at en tjeneste skal oppleves som nyttig av brukerne, må utviklingen av tjenesten være basert på en grundig forståelse av brukernes behov. I dag bruker de fleste innbyggere ulike digitale plattformer, som smarttelefon, nettbrett eller PC. Digitale tjenester bør kunne benyttes på disse plattformene uavhengig av skjermstørrelser. Nye digitale løsninger må være universelt utformet, og de eksisterende løsningene skal følge kravene om universell utforming innen 1. januar Universell utforming skal bidra til å gjøre løsningene lette å forstå og enkle å bruke. Dette kan være et av virkemidlene for å redusere digitale skillelinjer (utenforskap) i befolkningen. Et klart og brukertilpasset språk er en viktig forutsetning for at digitale tjenester blir tatt i bruk. Porsanger kommune må arbeide systematisk for at klarspråk blir en del av utviklingen av de digitale tjenestene. Et uklart og tungt språk kan skape avstand mellom brukerne og det offentlige, og samtidig øker det faren for misforståelser og unødvendig merarbeid. Innbyggere og næringsliv mottar mye informasjon som handler om rettigheter og plikter, og derfor er det avgjørende at de kan finne, forstå og bruke denne informasjonen. Klarspråk skaper mindre avstand og mer tillit, og det kan bidra til inkludering. Mål 1. Porsanger kommune skal digitalisere sine tjenester med utgangspunkt i brukernes behov. 2. Porsanger kommune skal automatisere regelstyrte prosesser. 3. Porsanger kommune skal sørge for at digitale løsninger følger kravene om universell utforming. 4. Porsanger kommune skal kommunisere i et klart og forståelig språk. Saksnummer 2019/

23 Digitalisering som drivkraft for innovasjon og økt produktivitet Det er lederes og ansattes evner til å endre og utvikle organisasjonen, arbeidsprosesser og tjenester som skaper verdier. Digitaliseringen er et vesentlig virkemiddel for verdiskapningen. Digitalisering gjør det mulig å løse samfunnsutfordringer på nye måter og dermed skape gevinster. Innføring og bruk av velferdsteknologi krever at virksomhetene klarer å endre måten de leverer tjenester på. Velferdsteknologi kan bidra til økt mestring, trygghet og kontroll over egen helsetilstand for innbyggerne, i tillegg til å forebygge belastningsskader hos de ansatte. Framover vil bruk av velferdsteknologi bidra til å gi gode tjenester til langt flere innbyggere. Smarte lokalsamfunn tar i bruk teknologi og innovasjon for å automatisere prosesser og gi bedre og mer effektive tjenester, samt at det vil gi muligheter til gjenbruk av data. Smarte lokalsamfunn involverer innbyggere og næringsliv, og bruker teknologiske løsninger for å sikre bedre oppgaveløsning. I tillegg legger de til rette for selvhjelp og mestring. Mål 1. Porsanger kommune skal ta i bruk teknologi som bidrar til tjenesteinnovasjon og effektive tjenester. 2. Porsanger kommune skal ta i bruk velferdsteknologiske løsninger som gir brukerne bedre trygghet, bedre tjenestekvalitet og øke produktiviteten. 3. Porsanger kommune skal bruke offentlige tilgjengelige data til planlegging og styring av tjenester. Saksnummer 2019/

24 Styrket digital kompetanse og deltakelse Digital kommunikasjon skal være hovedregelen når Porsanger kommune kommuniserer med innbyggerne og næringslivet. Teknologi gir nye muligheter for økt demokratisk deltakelse og bedre tjenester, men gjør samtidig at innbyggerne må forholde seg til en stadig mer digitalisert hverdag. Digital kompetanse blant innbyggerne er en forutsetning for å lykkes med digitalisering. Mange innbyggere i Norge har ikke tilstrekkelig digital kompetanse til å bruke digitale løsninger og kan dermed ikke betjene seg selv på nett. Porsanger kommune skal gi innbyggerne veiledning i bruk kommunens digitale tjenester. Arbeid med kvalitetsutvikling og effektivisering ved hjelp av digitalisering krever ny kompetanse. Medarbeidere innenfor alle fagområder må være forberedt på å løse oppgaver på nye måter for å møte innbyggernes krav og forventninger om effektive tjenester av høy kvalitet. Digitalisering innebærer organisasjonsutvikling og endringer i måten arbeidsoppgaver blir løst på. Ledernes kompetanse og håndtering av omstillingsprosesser er avgjørende for å skape mer effektive arbeidsprosesser, levere høy kvalitet på tjenestene, redusere sårbarheten, gi økonomisk gevinst og fremstå som en attraktiv arbeidsgiver for fremtidens arbeidstakere. Mål 1. Porsanger kommune skal gi innbyggerne veiledning i bruk av kommunens digitale tjenester. 2. Porsanger kommune skal ha ledere og ansatte med kompetanse til å innføre og bruke digitale verktøy og andre teknologiske løsninger til utvikling av kommunens tjenestetilbud. Saksnummer 2019/

25 Effektiv digitalisering Offentlige tjenester skal oppleves som sammenhengende og helhetlige for brukerne. De digitale tjenestene som kommunal sektor tilbyr brukerne er ganske like. Derfor har digitalisering av tjenester til innbyggere og næringsliv stort gjenbrukspotensial. For å oppnå dette må kommunal sektor samordne seg på digitaliseringsområdet. Samordning vil i denne sammenhengen si at Porsanger kommune legger kommunale, regionale og nasjonale fellesløsninger til grunn for digitaliseringsarbeidet. Porsanger kommune benytter seg av fellesløsninger utviklet av blant annet KS, der dette er hensiktsmessig. Porsanger kommune skal søke samarbeid med andre kommuner for å skape felles gevinster gjennom effektiv digitalisering. Tilgang til digital infrastruktur som fungerer godt er en forutsetning for å realisere de mulighetene digitaliseringen gir. Mål 1. Porsanger kommune skal legge felleskommunalt rammeverk, løsninger og prinsipper til grunn i digitaliseringsarbeidet. 2. Porsanger kommune skal legge nasjonale felleskomponenter og standarder til grunn i digitaliseringsarbeidet. 3. Porsanger kommune skal søke samarbeid med andre kommuner for å skape felles gevinster gjennom effektiv digitalisering. 4. Porsanger kommune skal dele resultater og erfaringer fra eget digitaliseringsarbeid i samarbeidsprosjekter. 5. Porsanger kommune skal bidra til at utbygging av digital infrastruktur gjennomføres. Saksnummer 2019/

26 Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentasjonsforvaltning Informasjonssikkerhet og personvern på alle områder er en forutsetning for tillit til digitale løsninger. Alle nye løsninger skal ha innebygget personvern fra og med mai 2018, slik det er bestemt i Lov om Personopplysninger. Porsanger kommune skal ha personvernombud. Når kommunikasjonen med innbyggerne og næringslivet blir digital får kommunen et større ansvar for å ivareta de rettighetene hver enkelt har til innsyn i egne saker. Opplysninger om den enkelte skal være tilgjengelig ved behov samtidig som opplysningene ikke skal komme på avveie. Innbyggerne skal i størst mulig grad ha råderett over egne personopplysninger. Datakriminalitet, sabotasje og digitale innbrudd på kommunale og fylkeskommunale IKT-systemer kan få store samfunnsmessige konsekvenser. Håndtering av slike hendelser krever systemer for avvik- og krisehåndtering. Kommunal sektor bør samarbeide og dele informasjon om hendelser for å håndtere disse utfordringene. Automatisering av saksbehandling og muligheten for kommunikasjon på tvers av IT-systemer vil kunne påvirke hvordan offentlige oppgaver organiseres og utformes i fremtiden. Skytjenester og innsamling og bruk av stordata er en utfordring for informasjonssikkerhet og personvern. Kommunens dokumentasjon skal være tilgjengelig på kort og lang sikt for alle som har rettmessige krav. For å oppnå dette må kommunen ha forsvarlig og effektiv arkiv- og dokumentasjonsforvaltning både nå og i framtiden. Langtidsbevaring av dokumentasjon og arkiv fra alle deler av virksomheten er påkrevd. På denne måten vil man være sikret både riktig tilgang, hensiktsmessig bruk, rettidig sletting og at bevaringsverdige opplysninger faktisk blir bevart. Mål 1. Porsanger kommune skal ivareta informasjonssikkerhet og personvern på alle områder. 2. Porsanger kommune skal sikre at riktig informasjon er tilgjengelig for rett person. 3. Porsanger kommune skal sørge for innebygd personvern i nye løsninger. 4. Porsanger kommune skal ha styringsdokumentasjon for informasjonssikkerhet. 5. Porsanger kommune skal dele informasjon om sikkerhetshendelser de har vært utsatt for. 6. Porsanger kommune skal ha helhetlig dokumentasjons- og arkivforvaltning. Saksnummer 2019/

27 Rundskriv Departementene Underliggende forvaltningsorganer Statsministerens kontor Nr. Vår ref Dato H-7/17 17/ DIGITALISERINGSRUNDSKRIVET Digitaliseringsrundskrivet er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger om digitalisering i offentlig sektor. Rundskrivet gjelder for departementene, statens ordinære forvaltningsorganer, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter. Rundskrivet erstatter rundskriv H-09/16, og gjelder til et nytt digitaliseringsrundskriv sendes ut. Vesentlige endringer fra fjorårets rundskriv De viktigste endringene fra rundskriv H-09/16 er: Nytt punkt om brukeren i sentrum til erstatning for tidligere punkt 2.1, jf. punkt 1.1. Omtalen av gjenbruk og viderebruk er slått sammen, og omtale av geodata er tatt inn, jf. punkt 1.3. Omtale av Oppgaveregisteret er tatt inn, jf. punkt 1.6. Kravet om bruk av digital postkasse til innbyggere er presisert, jf. punkt 1.7. Universell utforming av IKT i utdanningssektoren er tatt inn, jf. punkt 1.8. Bakgrunn Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby tjenester som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Telefon: E-post: postmottak@kmd.dep.no 27

28 legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor. Regjeringen la i 2016 frem Meld. St. 27 ( ) Digital agenda for Norge. IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet. 1 Meldingen presenterer regjeringens overordnede politikk for hvordan vi kan utnytte IKT til samfunnets beste. 1. Hvordan skal virksomheten digitalisere? 1.1 Sett brukeren i sentrum Virksomheten skal sette brukeren i sentrum. Brukere kan være innbyggere, egne ansatte, andre offentlige og private virksomheter, etc. Virksomhetene anbefales å bruke tjenestedesign og andre metoder for brukerinvolvering og brukertesting for å sikre at tjenestene oppfyller brukernes behov. Brukere skal få hjelp og veiledning til å benytte virksomhetens digitale tjenester, for eksempel gjennom veiledning på nett, digital dialog, direkte kontakt eller betjening ved personlig fremmøte. Virksomheter som har ansvarsområder som går på tvers av virksomheter bør samarbeide, og gi brukerne et hensiktsmessig og helhetlig tilbud, uavhengig av måten forvaltningen er organisert på. Et klart og brukertilpasset språk er en viktig forutsetning for at digitale tjenester blir tatt i bruk og for at forvaltningens brukere forstår sine rettigheter og plikter. Det legges derfor til grunn at virksomhetene arbeider systematisk for at klart språk blir en del av utviklingen av de digitale tjenestene. Difi kan være en støtte i dette arbeidet, og gode språkråd finnes på Prosjektveiviseren (versjon 3.0), se punkt 2.1, gir også råd om klart språk i digitale tjenester. Kommunal- og moderniseringsdepartementet og KS har i fellesskap forpliktet seg til å legge forholdene til rette slik at landets kommuner kan ha et veiledningstilbud i grunnleggende digital kompetanse for innbyggere som trenger hjelp til å komme seg på nett, og bruke digitale tjenester. Et konsept for etablering av slike veiledningstjenester skal være klart i januar Det vil inkludere hvordan statlige etater med digitale tjenester, som er rettet mot innbyggerne, kan bidra med opplæringsmateriell og -ressurser for å styrke de kommunale veiledningstilbudene. Norge.no er en veiviser til offentlige digitale tjenester til innbyggerne på tvers av sektorer og nivå. Tjenestene er blant annet organisert etter livshendelser. Statlige virksomheter bør fortløpende registrere sine tjenester her, for å sikre en helhetlig fremstilling av forvaltningens digitale tjenester til innbyggerne. Altinn er hovedkanal for overordnet informasjon om rettigheter og plikter for etablerere og næringsdrivende. 1 Side 2 28

29 1.2 Gjennomfør digitalt førstevalg Forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal normalt skje gjennom digitale, nettbaserte tjenester. Disse tjenestene skal være helhetlige, brukervennlige, trygge og universelt utformet. Departementene skal innen utgangen av 2017 kartlegge potensialet for digitalisering av tjenester og arbeidsprosesser, og utarbeide planer for hvordan alle egnede tjenester skal gjøres tilgjengelig digitalt. Arbeidet skal skje i samarbeid med departementets underliggende virksomheter, jf. fellesføring i tildelingsbrevene for Departementene skal innen utgangen av 2018 gjøre en vurdering av hvilke tjenester som bør ses i sammenheng med andre virksomheters tjenester, og om tjenestene egner seg for utvikling av tjenestekjeder. Det skal også utarbeides planer/strategier for utvikling av tjenestene. Departementet skal samarbeide med underliggende virksomheter, og evt. virksomheter i andre sektorer. Kartleggingene bør blant annet omfatte hvilke tjenester det gjenstår å digitalisere, hvilke tjenester som egner seg for digital selvbetjening, straks-avgjørelser og automatisert saksbehandling. Kartleggingen må også brukes til å vurdere om eksisterende digitale tjenester er brukerorienterte og brukervennlige, eller om de bør re-designes, forenkles eller kanskje kan bortfalle. Se veiledning på Difis hjemmeside. 2 Relevant regelverk må også gjennomgås. Regelverk skal være teknologinøytralt. Det skal ikke lages nye regelverkshindringer og eksisterende, utilsiktede hindringer skal fjernes. Det enkelte departement er ansvarlig for å gjennomføre de regelverksendringene som er nødvendige for å kunne oppnå gevinster ved digitalisering på eget område. 1.3 Tilrettelegg for gjenbruk og viderebruk av informasjon Den enkelte virksomhet skal ha oversikt over hvilke data den håndterer, hva dataene betyr, hva de brukes til, hvilke prosesser de inngår i, og hvem som kan bruke dem (informasjonsforvaltning). Dette innebærer også å ta stilling til hvilke data som kan gjøres tilgjengelig for gjenbruk i offentlig sektor, og viderebruk av privat sektor. Offentlige virksomheter må prioritere utveksling av informasjon som andre virksomheter har krav på. Difi etablerer et rammeverk for informasjonsforvaltning som kan brukes av virksomheten. Rammeverket skal hjelpe virksomheter med ulik modenhet å komme i gang med strukturering av egen informasjon. 3 Virksomheten skal gjenbruke informasjon, i stedet for å spørre brukerne på nytt om forhold de allerede har opplyst. Før virksomheten etterspør informasjon, skal den sjekke om den samme informasjonen allerede finnes, og er tilgjengelig i egen eller i 2 og Side 3 29

30 andre virksomheter. Finnes informasjonen hos en annen offentlig virksomhet, skal informasjonen hentes derfra, forutsatt at det foreligger hjemmel. Virksomheten som ønsker informasjon utlevert, må selv sørge for hjemmel for gjenbruk av informasjonen. I samsvar med viderebruksbestemmelsene i offentleglova, skal virksomheten gjøre egnet informasjon tilgjengelig i maskinlesbare formater, fortrinnsvis gjennom API'er. Virksomheten kan få dekket sine kostnader ved tilgjengeliggjøring i tråd med offentleglovas bestemmelser. Data bør tilgjengeliggjøres under en åpen lisens som for eksempel Norsk lisens for opne data (NLOD). 4 Data som er tilgjengelig for viderebruk bør synliggjøres på portalen data.norge.no. Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, skal legge til rette for at data fra disse tjenestene kan gjøres tilgjengelige i maskinlesbare formater. Der markedet leverer tjenester på grunnlag av slike data, skal virksomheten vurdere å avstå fra å utvikle lignende tjenester selv. Virksomheten skal følge Retningslinjer ved tilgjengeliggjøring av offentlige data. 5 Lov om infrastruktur for geografisk informasjon 6 (geodataloven) setter krav om deling og tilgang til geodata, jf. også plan- og bygningsloven kapittel 2. Forskrift om infrastruktur for geografisk informasjon 7 (geodataforskriften) 15 fastsetter en forpliktende framdriftsplan. Kravene er i samsvar med direktiv 2007/2/EF om etablering av en infrastruktur for geografisk informasjon i Det europeiske fellesskapet (INSPIRE). 1.4 Følg opp informasjonssikkerheten I henhold til eforvaltningsforskriften 15 skal virksomheten ha en internkontroll (styring og kontroll) på informasjonssikkerhetsområdet som baserer seg på anerkjente standarder for styringssystem for informasjonssikkerhet. 8 Internkontrollen bør være en integrert del av virksomhetens helhetlige styringssystem. Omfang og innretning på internkontrollen skal være tilpasset risikoen. KMD har pekt ut Difi til det organ som skal gi anbefalinger på området, jf. eforvaltningsforskriften Bygg inn personvern Virksomhetens IKT-systemer skal bygges i tråd med prinsippene for innebygd personvern, herunder personvernvennlige standardinnstillinger Side 4 30

31 EUs nye forordning om behandling av personopplysninger (EU 2016/670) trer i kraft i Virksomheten skal ta hensyn til det kommende regelverket og gjennomføre nødvendige tilpasninger og endringer. Veileder finnes på Datatilsynets nettsider Bruk nasjonale felleskomponenter og fellesløsninger Regjeringen har fastsatt strategiske prinsipper for nasjonale felleskomponenter. 12 Disse gir rammer og føringer for bruk og utvikling av felleskomponentene, og skal legges til grunn av felleskomponentforvaltere og tjenesteeiere. ID-porten: Virksomheten skal ta i bruk ID-porten for digitale tjenester som krever innlogging og autentisering. Altinn: Virksomheten skal i utgangspunktet ta i bruk Altinns infrastruktur og tjenesteplattform for produksjon av relevante tjenester. Virksomheter som på kort sikt ikke kan få dekket sine behov i Altinn på en hensiktsmessig måte, kan benytte løsninger i markedet eller utvikle løsningen selv. Virksomheten må kunne begrunne unntak. Aktuelle digitale tjenester rettet mot næringsdrivende skal gjøres tilgjengelige på Altinns portal. Altinn skal benyttes for digital post fra forvaltningen til næringsdrivende og andre virksomheter med organisasjonsnummer. Digital postkasse til innbyggere: Virksomheten skal bruke Digital postkasse til innbyggere som beskrevet i punkt 1.7. Kontakt- og reservasjonsregisteret: Virksomheten skal bruke kontaktinformasjon fra kontakt- og reservasjonsregisteret ved varsling av innbyggere om og utsendelse av enkeltvedtak og andre viktige digitale henvendelser, jf. eforvaltningsforskriften Felles offentlige registre: For å unngå dobbeltrapportering, sikre gjenbruk av oppdatert og korrekt informasjon om personer, virksomheter og eiendommer, skal statens virksomheter bruke folkeregisteret, enhetsregisteret og matrikkelen så fremt vilkår for bruk er oppfylt. Oppgaveregisteret: Virksomheten skal melde nye eller endrede rapporteringsplikter som pålegges næringsdrivende til Oppgaveregisteret før de iverksettes. 14 Virksomhetene plikter å samordne rapporteringsplikter der det er praktisk mulig. Når virksomheten skal ta i bruk nasjonale felleskomponenter, skal den foreta en risikoog sårbarhetsvurdering knyttet til informasjonssikkerhet. Gjennomført risiko- og sårbarhetsvurdering kan føre til at virksomheten helt eller delvis ikke kan ta felleskomponenten i bruk Meld. St. 27 ( ) kapittel Side 5 31

32 1.7 Bruk digital postkasse til innbyggere Virksomheten skal bruke Digital postkasse til innbyggere for utsending av post til innbyggere som har valgt digital postkasse, og som ikke har reservert seg. Kravet om bruk av digital postkasse til innbyggere gjelder alle tjenester hvor det sendes brev som har dokumentasjonsverdi for innbygger. Slike brev kan være både vedtak og andre viktige henvendelser. Virksomheten skal vurdere hvilke brev som har viktig dokumentasjonsverdi for innbygger. Virksomheten må jobbe aktivt for at deres målgrupper oppretter digital postkasse. Kvalitetssikret informasjon om Digital postkasse til innbyggere finnes på norge.no. Alle virksomheter bør på sine nettsider gi informasjon om digital postkasse til innbyggere. Virksomheter som har benyttet Altinns meldingsboks for utsending av post til innbyggere, skal bruke Digital postkasse til innbyggere fra 1. oktober Har innbyggeren ikke valgt postkasse og ikke reservert seg mot digital post, kan post fortsatt sendes til Altinns meldingsboks. Skattedialogen til innbyggere (skattekort og skatteoppgjør) har midlertidig unntak fra fristen. Fra og med utsendelse av skatteoppgjøret for inntekståret 2016, videresendes skattedialogen fra Altinn til Digital postkasse til innbyggere. Altinn skal benyttes for digital post til virksomheter. Se punkt 1.6 ovenfor. 1.8 Følg krav om arkitektur og standarder Virksomheten skal følge statens overordnede arkitekturprinsipper på IKT-området. 15 Virksomheten må kunne dokumentere og begrunne eventuelle avvik. Virksomheten anbefales løpende vurdere behov for standarder innenfor eget kompetanseområde. Virksomheten skal bruke obligatoriske standarder slik de framgår av standardiseringsforskriften. 16 På områder som ikke dekkes av de obligatoriske standardene, bør virksomheten benytte de anbefalte standardene. Referansekatalogen gir en oversikt over anbefalte og obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor. 17 Gjennom forskrift om universell utforming av IKT-løsninger stilles det krav til at nye nettløsninger og automater som retter seg mot allmennheten, må tilfredsstille internasjonalt anerkjente standarder for universell utforming. 18 Eksisterende IKTløsninger skal være universelt utformet innen 1. januar Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven 14 annet ledd. Side 6 32

33 Gjennom vedtakelsen av ny lov om likestilling og forbud mot diskriminering (likestillings- og diskrimineringsloven), ble plikten til universell utforming av IKTløsninger utvidet til å omfatte opplærings- og utdanningssektoren. For å synliggjøre utvidelsen til sektoren vil dette presiseres nærmere i forskriften. Virksomheter i skolesektoren får en 12 måneders frist til å innrette seg etter kravene fra loven trer i kraft den 1. januar Det betyr at fra 1. januar 2019 skal alle nettsider, læringsplattformer og digitale læremidler i sektoren tilfredsstille kravene til universell utforming av IKT, slik det er regulert i forskriften. 1.9 Grenseoverskridende tjenester Digitale tjenester skal, når det er formålstjenlig, tilpasses til grenseoverskridende informasjonsutveksling for å gi offentlige myndigheter, næringsdrivende og innbyggere mulighet til å utføre oppgaver digitalt på tvers av landegrenser innenfor EØS-området. Nasjonale felleskomponenter og tjenester skal, når det er hensiktsmessig, være forenlig med EUs digitale infrastruktur implementert gjennom EU-programmet CEF Digital som Norge deltar i. Det kan søkes om finansering av grenseoverskridende digitale løsninger fra CEF Digital. Difi kan bistå med informasjon om søkemuligheter Ta i bruk elektronisk faktura Når nye avtaler inngås, skal virksomheten kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). 20 Fra utenlandske leverandører skal det stilles tilsvarende krav om at dokumenter skal mottas i samsvar med standarden PEPPOL BIS. KMD anbefaler offentlige virksomheter å benytte infrastrukturen Difi forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter. 21 Virksomheten skal påse at kontaktinformasjon om fakturering er oppdatert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA). 22 Offentlige virksomheter bør sende elektroniske fakturaer i EHF til både privatpersoner og næringsdrivende. Statlige virksomheter som sender fakturaer til privatpersoner regelmessig, skal tilby elektronisk faktura. Slike virksomheter skal så langt det er mulig også vurdere om de i tillegg kan tilby avtale om automatisk betaling for tjenester som egner seg for dette. Kravene kan fravikes dersom fakturavolumet er så lavt at kostnadene klart vil overstige nytteverdien Lag sourcingstrategi Det offentlige skal i utgangspunktet ikke gjøre selv det som markedet kan gjøre bedre og mer effektivt. Ved utvikling, forvaltning og drift av digitale løsninger, må virksomheten ta stilling til hva de skal utføre selv gjennom intern organisering og ansettelser, og hva som helt eller delvis skal overlates til eksterne aktører Side 7 33

34 Effektiviteten av å bruke markedet vil variere mellom virksomhetene. Virksomheten skal derfor, i det omfang det er relevant, utvikle en egen sourcingstrategi. Strategien må ta høyde for de risikovurderingene virksomheten har gjort som en del av sitt internkontrollsystem for informasjonssikkerhet (se punkt 1.4) Bruk skytjenester Kommunal- og moderniseringsdepartementet la i 2016 fram Nasjonal strategi for bruk av skytjenester. 23 Bruk av skytjenester kan gi økt fleksibilitet og mer kostnadseffektiv bruk av IKT. Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, eller endrer eller fornyer avtaler knyttet til drift, skal vurdere skytjenester på linje med andre løsninger. Når det ikke foreligger spesielle hindringer for å ta i bruk skytjenester, og slike tjenester gir den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen, bør en velge slike tjenester. Spesielle hindringer kan for eksempel være særlige krav til sikkerhet og sårbarhet, eller eksisterende systemer og infrastruktur som gjør at bruk av skytjenester ikke vil være kostnadseffektivt. Det er en forutsetning at valgt løsning tilfredsstiller virksomhetens krav til informasjonssikkerhet. Dette krever at virksomheten kjenner verdien av egne data og systemer, og at det gjennomføres en risikovurdering. 2. Hvordan skal prosjektene gjennomføres? 2.1 Planlegging, styring og gjennomføring av IKT-prosjekter I gjennomføringen av IKT-prosjekter med en anslått samlet investeringskostnad på mer enn 10 millioner kroner, skal virksomheten bruke en prosjektmodell basert på god praksis. Kravet gjelder ikke IKT-prosjekter som følger Finansdepartementets ordning for ekstern kvalitetssikring (KS-ordningen). En prosjektmodell basert på god praksis, er en modell som har tydelige faser og beslutningspunkter, og krav til hvilken styringsdokumentasjon som skal foreligge ved de enkelte beslutningspunktene. KMD anbefaler å bruke en prosjektmodell basert på god praksis også ved prosjekter under 10 millioner kroner. Difis Prosjektveiviseren er anbefalt prosjektmodell for prosjekter både over og under 10 millioner kroner. 24 Virksomheten skal jobbe med å redusere kompleksitet og risiko i sine digitaliseringsprosjekter. Følgende prinsipper bør legges til grunn for digitaliseringsprosjekter: Meld. St. 27 ( ) kapittel Side 8 34

35 1. Start med behov 2. Tenk stort start smått 3. Velg riktig samarbeidspartner 4. Sørg for riktig kompetanse og god lederforståelse 5. Lever hyppig skap nytte hele veien 2.2 Gevinstrealisering For å sikre at man tar ut de ønskede gevinstene av et IKT-prosjekt, må virksomheten arbeide målrettet og systematisk med gevinstrealisering fra prosjektets oppstart. Gevinstene, og forutsetninger for realisering av gevinstene, skal synliggjøres i beslutningsgrunnlaget for prosjektet. Dette skal benyttes i den løpende styringen og oppfølgingen av prosjektet. Det bør lages en plan for realisering og måling av gevinstene. Det vises til veiledning fra Direktoratet for økonomistyring som også beskriver de ulike rollene i prosessen Digitaliseringsrådet Digitaliseringsrådet tilbyr rådgivning om gjennomføring av digitaliseringsprosjekter som har en total kostnadsramme over 10 millioner kroner, men som ikke er underlagt KS-regimet. Difi er sekretariat for rådet. 27 Ordningen er et tilbud til statlige virksomheter. KMD anbefaler virksomhetene å bruke rådet. 2.4 Samordning med kommunesektoren Virksomheter som forbereder IKT-relaterte tiltak som i vesentlig grad berører kommunesektoren, skal i en tidlig fase drøfte tiltaket med kommunenes interesseorganisasjon KS. Difi utarbeider sammen med KS en sjekkliste med en enkel veiledning for involvering av kommunene i statlige digitaliseringsprosjekter. Sjekklisten skal være ferdigstilt innen utgangen av Virksomheter oppfordres til å bruke denne sjekklisten. Sjekklisten vil være tilgjengelig på Difis nettsider. 28 KMD gjør oppmerksom på at virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, må ta høyde for kommende endringer i kommunestrukturen, og sørge for at systemene er tilstrekkelig fleksible. Som en del av kommunereformen har Kartverket fått i oppdrag fra KMD å ivareta rollen som teknisk koordinator av statlige etater om IKT-spørsmål i kommune- og regionreformen Nyttig informasjon om kommunereform og digitalisering finnes på Side 9 35

36 For oppgaver som løses på tvers av statlig og kommunal sektor, skal statlige virksomheter ta et større ansvar for at det utvikles helhetlige digitale løsninger som også kommunesektoren kan bruke. 3. Finansiering 3.1 Medfinansieringsordning for samfunnsøkonomisk lønnsomme digitaliseringsprosjekter Det er etablert en medfinansieringsordning for små til mellomstore digitaliseringsprosjekter i staten. Ordningen dekker deler av utgiftene i digitaliseringsprosjekter som er samfunnsøkonomisk lønnsomme. Medfinansieringsordningen forvaltes av Difi Adgangen til å overskride driftsbevilgningene til investeringsformål mot tilsvarende innsparing på driftsbudsjettet følgende budsjettår Bevilgningsreglementet 11 fjerde ledd nr. 3 gir forvaltningen adgang til å overskride driftsbevilgningene med inntil fem prosent til investeringsformål, mot tilsvarende innsparing på driftsbudsjettet i løpet av de følgende tre budsjettår. Som en prøveordning har Stortinget samtykket i at innsparingsperioden for budsjettårene økes til fem år. Det er presisert at IKT-baserte tjenester og systemer også er omfattet. 31 Ordningen vil derfor kunne brukes til å finansiere digitaliseringsprosjekter som kan effektivisere driften og gi innsparing i virksomheten. Med hilsen Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef Katarina de Brisis avdelingsdirektør Kopi: Riksrevisjonen Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer Les mer om ordningen i Finansdepartementets rundskriv R-110 Fullmakter i henhold til bevilgningsreglementet, punkt 2.6. Side 10 36

37 Kommuner Fylkeskommuner KS Deres ref Vår ref Dato 17/ Digitalisering i kommunal sektor Digitalisering skaper helt nye måter å levere offentlige tjenester på, og er en viktig drivkraft for forenkling og forbedring av offentlig sektor. Det er behov for en raskere digitalisering av offentlig sektor og et løft i kommunesektoren. Derfor må stat og kommune samarbeide mer og bedre for å tilby innbyggere og næringsliv gode, brukervennlige og helhetlige digitale tjenester. Dette brevet inneholder en kort gjennomgang av de viktigste tiltakene med relevans for kommunal sektor i den statlige digitaliseringspolitikken. 1. Digital agenda for Norge Departementet ønsker å løfte frem følgende områder og tiltak fra Meld. St. 27 ( ) Digital agenda for Norge. IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet 1 : Mer helhetlige løsninger Mange offentlige tjenester forutsetter et utstrakt samarbeid mellom statlig og kommunal sektor. Når det gjelder oppgaver som løses på tvers av statlig og kommunal sektor, vil regjeringen at de statlige virksomhetene skal ta et større ansvar for at det utvikles helhetlige, digitale løsninger som også kan benyttes av kommuner og fylkeskommuner, og som dekker behovene i kommunal sektor. I 1 Postadresse Kontoradresse Telefon* Avdeling for IKT og Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg fornying Timothy Szlachetko NO-0032 Oslo Org no. postmottak@kmd.dep.no

38 tillegg skal statlige virksomheter ta mer hensyn til kommuner og fylkeskommuner i sitt digitaliseringsarbeid. Ordning for finansiering av kommunale IKT-prosjekter I Kommuneproposisjonen ble det varslet at departementet setter av 25 mill. kroner over prosjektskjønnet på kap. 571 post 64 i 2017 til en KS-administrert ordning for finansiering av kommunale IKT-prosjekter. For 2018 tar departementet sikte på å sette av 100 mill. kroner til formålet. Ordningen skal bidra til finansiering av IKT-prosjekter som kan komme hele kommunal sektor til gode. KS skal informere kommunesektoren høsten 2017 om hvordan ordningen skal legges opp og hvordan prosjektene skal finansieres. Digital postkasse til innbyggere Digital post gjør innbyggerens kommunikasjon med det offentlige raskere, tryggere og enklere. Digital postkasse til innbyggere er en sikker løsning, og kommuner og fylkeskommuner kan sende både vedtak og andre viktige henvendelser, inkludert sensitive personopplysninger. Med digital post sparer kommunal sektor penger, mens innbyggerne får bedre tjenester. KS SvarUT kan videresende post til Digital postkasse til innbyggere. Kommuner som ikke har tatt i bruk digital postkasse ennå, kan ta kontakt med KS og få hjelp til å koble seg på. I 2014 ble forvaltningsloven 2 og eforvaltningsforskriften 3 endret slik at forvaltningen som hovedregel skal kommunisere digitalt med innbyggere og næringsdrivende. Forvaltningsorganet skal sørge for at parten blir varslet om at enkeltvedtak er fattet, og hvor og hvordan vedkommende kan skaffe seg kunnskap om innholdet. Vedtaket kan for eksempel bli gjort tilgjengelig i mottakers digitale postkasse. Hvis mottaker ikke har skaffet seg tilgang til enkeltvedtaket innen én uke fra det tidspunktet vedtaket ble gjort tilgjengelig, og varsel ble sendt, skal parten varsles digitalt en gang til (per e-post eller sms). Det vil si at det ikke lenger er slik at vedtak og lignende må sendes på papir til mottaker dersom han eller hun ikke har åpnet det i den digitale postkassen. ID-porten ID-porten er en innloggingsløsning som gir innbyggerne sikker tilgang til over 1300 nettjenester fra ca. 700 statlige og kommunale etater. Innbyggerne kan bruke MinID, BankID og BankID på mobil, Buypass og Buypass på mobil samt Commfides. I gjennomsnitt gjennomføres det innlogginger hver dag. For 2 Lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). 3 Forskrift 25. juni 2004 nr. 988 om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eforvaltningsforskriften). Side 2 38

39 mer informasjon se esignering Difi har etablert en felles tjeneste for elektronisk signering. esignering er en frittstående tjeneste som er tilgjengelig for offentlige virksomheter. Tjenesten bidrar til en brukervennlig, sikker og effektiv håndtering av dokumenter som krever signatur fra innbyggere, og tilbyr både avansert elektronisk signatur og autentisert elektronisk signatur. Signeringstjenesten kan brukes både ved integrasjon mot KS SvarUT og kommunens egne fagsystemer, eller som en frittstående tjeneste fra Difi. Tjenesten forvaltes av Difi og leveres av Posten Norge AS. Altinn for kommunal sektor Altinn er en nasjonal felleskomponent som statlige etater som hovedregel skal bruke ved produksjon av relevante digitale tjenester. Kommunal sektor kan også bruke Altinn, og i januar 2016 inngikk Brønnøysundregistrene og KS en avtale som gjør det enklere for kommunesektoren å tilby nye, nettbaserte tjenester. Kommuner som ønsker å benytte denne avtalen kan ta kontakt med KS for mer informasjon. Nytt folkeregister i 2019 Skatteetaten vil i 2019 ferdigstille arbeidet med et modernisert Folkeregister. Det innebærer bl.a. nye tekniske grensesnitt, bedre kvalitet og nye tjenester for Folkeregisterets konsumenter og produsenter. Nytt folkeregister kan tilrettelegge for enklere saksbehandling for kommunene, siden opplysninger i Folkeregisteret blir raskere oppdatert enn tidligere. Kommunene kan dermed igangsette egne prosesser tidligere enn i dag og utvikle nye innbyggervennlige tjenester. Som en del av arbeidet trer også ny lov og forskrift for folkeregistrering i kraft 1. oktober Den nye loven vil forenkle tilgangen til personopplysninger om personer både i og utenfor egne kommunegrenser. Skatteetaten samarbeider med KS om kommunal sektors behov for tilgang til opplysninger i et modernisert Folkeregister. I tillegg jobbes det for at kommunal sektor i produsentrollen (helse, barnevern og vigsel) skal kunne sende opplysninger til Folkeregisteret på en mer sikker og effektiv måte. KS har etablert et eget prosjekt for å ivareta kommunal sektors behov opp mot modernisert Folkeregister. Den enkelte kommune oppfordres til å selv kartlegge endringsbehovet som følger av et modernisert Folkeregister. Bruk av IT-standarder Kommunal sektor skal bruke obligatoriske IT-standarder slik de framgår av standardiseringsforskriften. 4 I tillegg bør kommuner og fylkeskommuner også 4 Forskrift 5 april 2013 nr. 959 om IT-standarder i offentlig forvaltning. Side 3 39

40 benytte de anbefalte standardene. Standardene legger til rette for og fremmer elektronisk samhandling med og i forvaltningen. Referansekatalogen gir en oversikt over anbefalte og obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor. 5 Spørsmål om bruk av standarder kan rettes til Difi. Ny løsning for Offentlig elektronisk postjournal (OEP) einnsyn Ved årsskiftet 2017/2018 vil den nye løsningen bli satt i produksjon. Løsningen er et samarbeid mellom Difi og Oslo kommune for å utvikle en felles publikasjonsog innsynsløsning som skal erstatte dagens Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) og Søk i politiske saker (SIPS). Løsningen er utviklet med sikte på etter hvert å kunne benyttes av alle kommuner og fylkeskommuner. Oslo kommune er i dialog med kommunal sektor og vil invitere til deltakelse i piloter. Kommuner og fylkeskommuner som ønsker informasjon, som vil prøve ut tjenesten eller ønsker å publisere i en felles tjeneste som einnsyn kan ta kontakt med Oslo kommune eller Difi. Se Kommunale veiledningstilbud KMD har gjennomført et toårig program for økt digital deltakelse og kompetanse (Digidel, Programmet utviklet bl.a. ulike opplæringsressurser som nå overtas og videreutvikles av Kompetanse Norge (tidligere Vox). Disse opplæringsressursene er fritt tilgjengelige for alle som vil tilby etter- og videreutdanning innen digital kompetanse. KS og KMD samarbeider om å etablere tilbud om veiledning og opplæring i digital kompetanse i alle landets kommuner (Digihjelpen). Kommunene bestemmer selv hvordan de ønsker å gi grunnleggende opplæring i digital kompetanse til innbyggerne. Digihjelp-prosjektet vil innen utgangen av januar 2018 utarbeide en «håndbok» som bl.a. vil beskrive hvordan et kommunalt tilbud om veiledning innen digital kompetanse kan etableres og driftes på en kostnadseffektiv måte ved bruk av eksisterende ressurser og bistand fra bl.a. Kompetanse Norge, NAV, Skatteetaten, Seniornett og med bidrag fra ulike frivillige og private aktører. «Én innbygger - én journal» Helse- og omsorgssektoren er i gang med å realisere en løsning for «Én innbygger én journal». Arbeidet er omfattende og vil ta lang tid. Utviklingen må derfor skje stegvis. Første steg på veien er Helseplattformen i region Midt-Norge. Helse- og omsorgsdepartementet har bedt Direktoratet for e-helse om å utarbeide et veikart for den samlede gjennomføringen av arbeidet med én innbygger én 5 Side 4 40

41 journal. Direktoratet skal videre gjennomføre et forprosjekt om en nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste som er integrert med spesialisthelsetjenestens løsninger. Arbeidet skal foregå i tett samarbeid med kommunesektoren, spesialisthelsetjenesten, øvrige nasjonale fagmyndigheter og pasient- og brukerorganisasjoner. Forprosjektet og veikartet vil gi grunnlag for beslutninger om videre gjennomføring av én innbygger én journal. Velferdsteknologi Gjennom nasjonalt velferdsteknologiprogram har over 30 kommuner prøvd ut trygghets- og mestringsteknologi i omsorgstjenesten. Programmet ledes av Helsedirektoratet i samarbeid med Direktoratet for e-helse og KS. En viktig del av prosjektet er følgeforskning, hvor gevinster og effekter ved bruk av velferdsteknologi synliggjøres. Det er utgitt to gevinstrapporter med anbefalinger fra prosjektet (IS-2416, IS-2557). Rapportene er entydige, og viser at bruk av velferdsteknologi har store gevinster når den brukes riktig. Prosjektet gikk i 2017 over fra pilotering og utprøving, til implementering og drift i nye kommuner. Om lag 200 nye kommuner er nå en del av det nasjonale velferdsteknologiprogrammet med mål om å innlemme trygghets- og mestringsteknologi i kommunens ordinære tjenestetilbud de neste årene. Brukerne opplever større mestring, trygghet og selvstendighet ved bruk av teknologien. Kommunene rapporterer om økt omsorgskapasitet og bærekraft. Dokumentasjonen på dette teknologiområdet er god, og det er derfor viktig at kommunene utnytter denne teknologien i omstillingen av helse- og omsorgstjenestene. Kommunestruktur og IKT Kommunesammenslåing foregår i en digital kontekst. Digitalisering berører alle tjenesteområder i en kommune, og tjenesteproduksjon foregår i økende grad digitalt. Bruk av digitale tjenester og IKT-systemer har mye å si for kommunens evne til å utføre lovpålagte oppgaver med god kvalitet på mest mulig effektiv måte. Håndtering av IKT ved kommunesammenslåing er derfor kritisk, og samtidig et sentralt virkemiddel i omstillingsarbeidet ved etablering av den nye kommunen. Ved sammenslåing av kommuner eller fylkeskommuner vedtas som hovedregel nye kommune- og fylkesnumre, og det er viktig at systemene er tilstrekkelig fleksible til å håndtere endringer av denne typen. Som del av kommunereformen har Kartverket fått i oppdrag fra KMD å ivareta rollen som teknisk koordinator av statlige etater om IKT-spørsmål i kommune- og regionreformen, og være kontakt med faglig støtte for kommunene i forbindelse med endringer av kommunenummer og adressering som følge av kommune- og regionreformene. Dette innebærer blant annet å koordinere samarbeidet mellom statlige virksomheter og involverte kommuner, og avdekke avhengigheter mellom ulike IT-løsninger. Det er blant annet utarbeidet en sjekkliste for kommuner som Side 5 41

42 skal gjennomføre sammenslåing, med oversikt over oppgaver og tidsfrister. Nyttig informasjon om kommunereform og digitalisering finnes på 2. Digitaliseringsrundskrivet for statlige virksomheter Digitaliseringsrundskrivet (rundskriv H-7/17) er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger vedrørende digitalisering i offentlig sektor, og gir et helhetlig bilde av hvilke føringer som gjelder. Det gjelder for statlige virksomheter, og har blitt sendt ut hvert år siden Rundskrivet henviser til en rekke krav som er hjemlet i lov, og som derfor også gjelder kommunene. De øvrige kravene i rundskrivet gjelder ikke for kommunene. Rundskrivet er vedlagt. Departementet oppfordrer kommunene til å gjøre seg kjent med kravene som stilles til statlige virksomheter på digitaliseringsområdet, og også til å vurdere om noen av anbefalingene kan være relevante for kommunenes digitaliseringsarbeid. Med hilsen Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef Timothy Szlachetko seniorrådgiver 1 vedlegg: Digitaliseringsrundskrivet (H-7/17) Side 6 42

43 Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni Arkiv: 403 Arkivsaksnr: 2019/353-7 Saksbehandler: Trine Persen Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato 9/19 Arbeidsmiljøutvalget /19 Administrasjonsutvalg Arbeidstid jul og nyttår Vedlegg til saken: Referat fra drøftingsmøte Rådmannens utredning Sakens bakgrunn Målet med at denne saken er å få fastsatt en forutsigbar retningslinje for arbeidstid i Porsanger kommune i forbindelse med jul og nyttårshelg. Det har i en årrekke i Porsanger kommune vært praktisert fri på jul og nyttårsaften samt redusert arbeidstid i romjula. Dette har vært gjeldende for ansatte med ordinær dagarbeidstid. Undervisningspersonalet og ansatte i turnus har vært unntatt denne ordningen. Dog har det blitt gitt ansatte som går i turnus en ekstra fridag på et annet tidspunkt på året, som en utligning av denne ordningen som noen mente var en forskjellsbehandling av ansatte i turnus. I 2016 og 2017 falt jul og nyttårsaften på lørdag og søndag. Disse årene praktiserte Porsanger kommune full arbeidstid i romjula, men med redusert åpningstid. I følge HTA 4.6 har ansatte med ordinær dagarbeidstid arbeid fram til kl jul og nyttårsaften. Arbeidstid jul og nyttår 2018 var oppe til drøfting med Hovedtillitsvalgte 8. november og til behandling i administrasjonsutvalget 22. november og 4 desember november Administrasjonsutvalgets vedtak: Rådhuset holdes stengt julaften og nyttårsaften. Det vil si at de som har rådhuset som arbeidssted har fri disse dagene. Administrasjonsutvalget ber rådmannen redegjøre for muligheten til å gi ansatte med ordinært dagarbeid fast fri hver julaften og nyttårsaften. Administrasjonsutvalget opphevet sitt vedtak av 22. november og fattet et nytt vedtak i saken den 4. desember: Administrasjonsutvalget vedtar rådmannens drøftingsresultater som praksis jul og nyttår Det innebærer fridag julaften for ansatte med ordinært dagarbeid. 43

44 Saken løftes nå opp til ny behandling i Administrasjonsutvalget og Arbeidsmiljøutvalget for å få en forutsigbar ordning med hensyn til arbeidstid i forbindelse med jul og nyttår. Saken ble drøftet den 13. februar 2019 med HTV. Saken ble deretter behandlet i Arbeidsmiljøutvalget og Administrasjonsutvalget 26. februar 2019, hvor innspillene fra Hovedtillitsvalgte var vedlagt saken. 26. februar 2019 Arbeidsmiljøutvalgets vedtak: Arbeidsmiljøutvalget ber administrasjonen drøfte saken på nytt med hovedtillitsvalgt, slik at drøftingsgrunnlaget er likt med saksgrunnlaget framlagt for Arbeidsmiljøutvalget. Dette fører til involvering og god informasjonsflyt. 26. februar 2019 Administrasjonsutvalgets vedtak: Saken utsettes til neste møte. Det ble gjennomført nytt drøftingsmøte med Hovedtillitsvalgte 18. mars 2019, hvor drøftingsgrunnlaget var likt saksgrunnlaget framlagt for Arbeidsmiljøutvalget og Administrasjonsutvalget 26. februar. Rådmannens utredning er vedlagt denne saken. Rådmannens utgangspunkt for drøftingen med hovedtillitsvalgte var: Arbeidstakere med ordinær dagarbeidstid i Porsanger kommune har fri på julaften. For øvrig følger Porsanger kommune HTA 4.5. Rådmannen fastsetter åpningstider. Innspillene fra hovedtillitsvalgte er vedlagt denne saken i Referat fra drøftingsmøte. Vurdering Rådmannens utgangspunkt i denne saken er at de sentrale partene allerede har fremforhandlet halv dag fri jul og nyttår for arbeidstakere med dagarbeidstid jf. HTV 4.6. Det fundamentale spørsmålet fra Rådmannen sin side er hvor mange dager arbeidsgiver kan gi ansatte ytterligere fri. 4 timer ekstra fri på jul og nyttårsaften er et direkte kostnadsspørsmål for Porsanger kommune og er et effektivitets og kapasitetstap i organisasjonen. Pr nå utgjør disse to halve dagene ca. 175 dagsverk for alle med dagarbeid. Som igjen betyr ca. 0,77 årsverk. Det er et faktum at fri på jul og nyttårsaften for dagarbeidere også fører til kostnad hos tilstøtende turnus tjenester. Når feks dagarbeidere på laboratoriet og i resepsjonen på legestasjonen har fri på jul og nyttårsaften kreves det innleie av ekstraressurser for tjenester i turnus. For Rådmannen vil fri i forbindelse med jul og nyttår være et spørsmål om den totale ressursbruken og effektiviteten i organisasjonen. Jul og nyttårshelg er normalt en stille tid og ansatte som ønsker det har stort sett full anledning til å avspasere opparbeidet fleksitid og ta ut ferie. For de som ikke har anledning til å ta ut ferie eller avspasering er dette også en fin tid til å få unna forefallende arbeid innenfor sitt ansvarsområde. Det er varierende praksis fra kommune til kommune hvilket arbeidstid som praktiseres i forbindelse med jul og nyttår. Noen kommuner forholder seg til HTA 4.6, noen gir en dag fri, mens andre gir fri både jul og nyttårsaften. Rådmannen vil i denne sammenhengen vise til HTA punkt som gjelder den avtalefestede 5 ferieuke: 44

45 "Arbeidstaker kan kreve at den avtalefestede delen av ferien gis samlet innenfor ferieåret, jf. ferieloven 7 nr. 2, slik at én ukes sammenhengende ferie oppnås. De sentrale parter oppfordrer partene lokalt til å plassere den avtalefestede ferie slik at kravet til produktivitet i størst mulig grad blir ivaretatt, for eksempel i forbindelse med Kristi himmelfartsdag, påsken, jule- og nyttårshelgen." Den avtalefestende 5. ferieuke ble fremforhandlet av partene i Mange kommuner, blant annet Porsanger kommune hadde en raus praktisering av fri på julaften og nyttårsaften. Rådmannen vil underbygge de sentrale partenes hensikt med å innføre den avtalefestede 5. ferieuke. Skal man fremdeles beholde en ordning med fri på julaften og nyttårsaften i tillegg til full fri en femte ferieuke, får man i pose og sekk. Hovedtillitsvalgt har i drøfting anført at det foreligger sedvane for at arbeidstakere har rett på fri i forbindelse med jul og nyttår. Slik Rådmannen ser det det, etter juridisk konsultasjon med kommuneadvokaten, kan Porsanger kommune beslutte å forholde seg til arbeidstidsordningen i HTA også for avvikling av jul- og nyttår. Slik Rådmannen vurderer det, kan tillitsvalgte derfor vanskelig høres med at det skulle kunne foreligge en sedvane på dette området som det kan bygges rett på. Rådmannen vurderer det som viktig å ha forutsigbarhet med hensyn til ferie og fri for ansatte. Rådmann er derfor fornøyd med at saken kommer opp til en avgjørelse slik at ansatte i Porsanger kommune får en forutsigbarhet i forhold til ferie og fri. Økonomiske konsekvenser 4 timer ekstra fri på jul og nyttårsaften er et direkte kostnadsspørsmål for Porsanger kommune og er et effektivitets og kapasitetstap i organisasjonen. Pr nå utgjør disse to halve dagene ca. 175 dagsverk for alle med dagarbeid. Som igjen betyr ca. 0,77 årsverk. Det er et faktum at fri på jul og nyttårsaften for dagarbeidere også fører til kostnad hos tilstøtende turnus tjenester. Når f.eks. dagarbeidere på laboratoriet og i resepsjonen på legestasjonen har fri på jul og nyttårsaften kreves det innleie av ekstraressurser for tjenester i turnus. For Rådmannen vil fri i forbindelse med jul og nyttår være et spørsmål om den totale ressursbruken og effektiviteten i organisasjonen. Rådmannens innstilling Rådmannen legger frem saken uten innstilling. Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget Behandling: Forslag fra Mona Skanke, Ap: "Arbeidstakere med ordinær dagarbeidstid i Porsanger kommune har fri på julaften. For øvrig følger Porsanger kommune HTA 4.5. Rådmannen fastsetter åpningstider." Votering: Enstemmig 45

46 Arbeidsmiljøutvalget vedtak: Arbeidstakere med ordinær dagarbeidstid i Porsanger kommune har fri på julaften. For øvrig følger Porsanger kommune HTA 4.5. Rådmannen fastsetter åpningstider. 46

47 DRØFTINGSMØTE TILLITSVALGTE Tid: Mandag 18.mars 2019 kl Sted: Porsanger Rådhus, Kommunestyresalen Tilstede: Bente Larssen Renate Fagerness Sjøenden Sarah Parelius Sletten Christina Masternes Korslund Camilla Vonheim Grete Utsi Ole Petter Kåven Irmelin Klemetzen Trine Persen Asbjørg Lyngedal Rådmann Fagforbundet Norsk Fysioterapiforbund Norsk Sykepleier Forbund NITO Delta Utdanningsforbundet Oppvekst og kultursjef Fung. Adm.leder Pers.rådg. / møtereferent Forfall: Ingrid Golten Camilla Grøtta Jan Ove Pedersen Naturviterne Bibliotekarforbundet IT-forbundet Sak: Arbeidstid jul og nyttår Saken har vært drøftet tidligere og vært oppe som sak i AMU og ADMU. Etter behandling i AMU og ADMU ble det vedtatt at saken tas opp til ny drøfting med tillitsvalgte. Rådmann orienterte om bakgrunn for saken. Målet med denne saken er å få fastsatt en forutsigbar retningslinje for arbeidstid i Porsanger kommune i forbindelse med jul og nyttårshelg. Rådmannens utgangspunkt i denne saken er at de sentrale partene allerede har fremforhandlet halv dag fri jul og nyttår for arbeidstakere med dagarbeidstid jf. HTV 4.6. Det prinsipielle spørsmålet fra rådmannen sin side er hvor mange dager arbeidsgiver kan gi ansatte fri. 4 timer ekstra fri på jul og nyttårsaften er et direkte kostnadsspørsmål for Porsanger kommune og er et effektivitets og kapasitetstap i organisasjonen. Pr nå utgjør disse to halve dagene ca 175 dagsverk for alle med dagarbeid. Som igjen betyr ca 0,77 årsverk. Det er et faktum at fri på jul og nyttårsaften for dagarbeidere også fører til kostnad hos tilstøtende turnus tjenester. Når for eksempel dagarbeidere på laboratoriet og i resepsjonen på legestasjonen har fri på jul og nyttårsaften kreves det innleie av 47

48 ekstraressurser for tjenester i turnus. For rådmannen vil fri i forbindelse med jul og nyttår være et spørsmål om den totale ressursbruken og effektiviteten i organisasjonen. Jul og nyttårshelg er normalt en stille tid og ansatte som ønsker det har stort sett full anledning til å avspasere opparbeidet fleksitid og ta ut ferie. Det er varierende praksis fra kommune til kommune hvilken arbeidstid som praktiseres i forbindelse med jul og nyttår. Noen kommuner forholder seg til HTA 4.6, noen gir en dag fri, mens andre gir fri både jul og nyttårsaften. Hovedtillitsvalgt har i drøfting anført at det foreligger sedvane for at arbeidstakere har rett på fri i forbindelse med jul og nyttår. Slik rådmannen ser det, etter juridisk konsultasjon med kommuneadvokaten, kan Porsanger kommune beslutte å forholde seg til arbeidstidsordningen i HTA også avvikling av jul og nyttår. Slik rådmannen vurderer det, kan tillitsvalgte derfor vanskelig høres med at det skulle kunne foreligge en sedvane på dette området som det kan bygges rett på. Arbeidstakere med ordinær dagarbeidstid i Porsanger kommune har fri på julaften. For øvrig følger Porsanger kommune HTA 4.5. Rådmannen fastsetter åpningstider. Kommentarer fra arbeidstakerorganisasjonene: Utdanningsforbundet: Rekkefølgen i drøfting er viktig tar inn alle innspill så ny drøfting Delta: Turnusordning en dag fri og dagarbeidere en dag fri. Ingen innvendinger mot endring. NITO: Ønsker videreføring av tidligere ordning. Burde vært vurdert konsekvensene ved å endre praksis ikke bare kostnadsspørsmål. Norsk Sykepleierforbund: Konsekvenser for turnusarbeidere mer arbeid på sykeavdelingen. Urettferdig for turnusarbeidere. Norsk fysioterapiforbund Støtter drøftingsgrunnlag fra rådmann. Det bør komme fram oversikt på minimumsbemanning på avdelinger. 48

49 Fagforbundet: Støtter rådmannens drøftingsgrunnlag. Støtter forslaget fra Norsk Fysioterapiforbund om minimumsbemanning. Dette er ment å være en permanent ordning slik at alle har forutsigbarhet og kan planlegge. 49

50 Arbeidstid jul og nyttår Rådmannens utreding av saken Målet med at denne saken er få fastsatt en forutsigbar retningslinje for arbeidstid i Porsanger kommune i forbindelse med jul og nyttårshelg. Det har i en årrekke i Porsanger kommune vært praktisert fri på jul og nyttårsaften samt redusert arbeidstid i romjula. Dette har vært gjeldende for ansatte med ordinær dagarbeidstid. Undervisningspersonalet og ansatte i turnus har vært unntatt denne ordningen. Dog har det blitt gitt ansatte som går i turnus en ekstra fridag på et annet tidspunkt på året, som en utligning av denne ordningen som noen mente var en forskjellsbehandling av ansatte i turnus. I 2016 og 2017 falt jul og nyttårsaften på lørdag og søndag. Disse årene praktiserte Porsanger kommune full arbeidstid i romjula, men med redusert åpningstid. I følge HTA 4.6 har ansatte med ordinær dagarbeidstid arbeid fram til kl jul og nyttårsaften. Arbeidstid jul og nyttår 2018 var oppe til drøfting med Hovedtillitsvalgte 8. november og til behandling i administrasjonsutvalget 22. november og 4 desember november Administrasjonsutvalgets vedtak: Rådhuset holdes stengt julaften og nyttårsaften. Det vil si at de som har rådhuset som arbeidssted har fri disse dagene. Administrasjonsutvalget ber rådmannen redegjøre for muligheten til å gi ansatte med ordinært dagarbeid fast fri hver julaften og nyttårsaften. Administrasjonsutvalget opphevet sitt vedtak av 22. november og fattet et nytt vedtak i saken den 4. desember: Administrasjonsutvalget vedtar rådmannens drøftingsresultater som praksis jul og nyttår Det innebærer fridag julaften for ansatte med ordinært dagarbeid. Saken løftes nå opp til ny behandling i Administrasjonsutvalget og Arbeidsmiljøutvalget for å få en forutsigbar ordning med hensyn til arbeidstid i forbindelse med jul og nyttår. Saken har vært drøftet den 13. februar 2019 med HTV. Innspillene fra HTV er vedlagt denne saken. Vurdering Rådmannens utgangpunkt i denne saken er at de sentrale partene allerede har fremforhandlet halv dag fri jul og nyttår for arbeidstakere med dagarbeidstid jf. HTV 4.6. Det fundamentale spørsmålet fra Rådmannen sin side er hvor mange dager arbeidsgiver kan gi ansatte ytterligere fri. 50

51 4 timer ekstra fri på jul og nyttårsaften er et direkte kostnadsspørsmål for Porsanger kommune og er et effektivitets og kapasitetstap i organisasjonen. Pr nå utgjør disse to halve dagene ca. 175 dagsverk for alle med dagarbeid. Som igjen betyr ca. 0,77 årsverk. Det er et faktum at fri på jul og nyttårsaften for dagarbeidere også fører til kostnad hos tilstøtende turnus tjenester. Når feks dagarbeidere på laboratoriet og i resepsjonen på legestasjonen har fri på jul og nyttårsaften kreves det innleie av ekstraressurser for tjenester i turnus. For Rådmannen vil fri i forbindelse med jul og nyttår være et spørsmål om den totale ressursbruken og effektiviteten i organisasjonen. Jul og nyttårshelg er normalt en stille tid og ansatte som ønsker det har stort sett full anledning til å avspasere opparbeidet fleksitid og ta ut ferie. For de som ikke har anledning til å ta ut ferie eller avspasering er dette også en fin tid til å få unna forefallende arbeid innenfor sitt ansvarsområde. Det er varierende praksis fra kommune til kommune hvilket arbeidstid som praktiseres i forbindelse med jul og nyttår. Noen kommuner forholder seg til HTA 4.6, noen gir en dag fri, mens andre gir fri både jul og nyttårsaften. Rådmannen vil i denne sammenhengen vise til HTA punkt som gjelder den avtalefestede 5 ferieuke: "Arbeidstaker kan kreve at den avtalefestede delen av ferien gis samlet innenfor ferieåret, jf. ferieloven 7 nr. 2, slik at én ukes sammenhengende ferie oppnås. De sentrale parter oppfordrer partene lokalt til å plassere den avtalefestede ferie slik at kravet til produktivitet i størst mulig grad blir ivaretatt, for eksempel i forbindelse med Kristi himmelfartsdag, påsken, jule- og nyttårshelgen." Den avtalefestende 5. ferieuke ble fremforhandlet av partene i Mange kommuner, blant annet Porsanger kommune hadde en raus praktisering av fri på julaften og nyttårsaften. Rådmannen vil underbygge de sentrale partenes hensikt med å innføre den avtalefestede 5. ferieuke. Skal man fremdeles beholde en ordning med fri på julaften og nyttårsaften i tillegg til full fri en femte ferieuke, får man i pose og sekk. Hovedtillitsvalgt har i drøfting anført at det foreligger sedvane for at arbeidstakere har rett på fri i forbindelse med jul og nyttår. Slik rådammen ser det det, etter juridisk konsultasjon med kommuneadvokaten, kan Porsanger kommune beslutte å forholde seg til arbeidstidsordningen i HTA også for avvikling av jul- og nyttår. Slik Rådmannen vurderer det, kan tillitsvalgte derfor vanskelig høres med at det skulle kunne foreligge en sedvane på dette området som det kan bygges rett på. Rådmannen vurderer det som viktig å ha forutsigbarhet med hensyn til ferie og fri for ansatte. Rådmann er derfor fornøyd med at saken kommer opp til en avgjørelse slik at ansatte i Porsanger kommune får en forutsigbarhet i forhold til ferie og fri 51

52 Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni Arkiv: Arkivsaksnr: 2019/741-1 Saksbehandler: Linn Carina Utsi Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato 43/19 Formannskapet /19 Kommunestyret Sektorstyre for helse og omsorg 19/3 Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk /3 Sektorstyre for oppvekst og kultur /19 Arbeidsmiljøutvalget /19 Administrasjonsutvalg Budsjettregulering Sektorovergripende. Vedlegg til saken: 1 Alle tiltak vurdert 2 Budsjettregulering sektorovergripende. Sakens bakgrunn Porsanger kommunes årsbudsjett for 2019 økonomiplan , ble behandlet og vedtatt i kommunestyret På bakgrunn av grundig gjennomgang av den totale økonomien det avdekket noen forhold som anbefales budsjettregulert. Videre er det varslet om et merforbruk i årsregnskap 2018 som vil medføre et større omstillingsbehov Vurdering Rådmannens anbefaling til budsjettregulering vil så langt som mulig ta politiske føringer, men som et bærende element vil de lovpålagte oppgaver gis prioritet. Se nærmere og forslag til endringer i vedlegg. Det bemerkes at forslag til budsjettregulering her gjøres ut i fra den kunnskapen som er pr. utarbeidelse av 2. månedsmelding. Videre henvises til vedlegg i vurderingen. Økonomiske konsekvenser Det henvises til vedlegg. Rådmannens innstilling 1. Kommunestyret vedtar følgende budsjettregulering i driftsbudsjettet 2019: Budsjett 2019 Budsjett regulering Regulert budsjett 2019 Beskrivelse R1220 Plan- og økonomifunksjon Utgifter Inntekter Netto

53 R1330 Voksenopplæring Utgifter Inntekter Netto R 1370 Skolefritidsordninger Utgifter Inntekter Netto R 1420 Åpen omsorg, hjemmebaserte tjenester Utgifter Inntekter Netto R 1480 Sosiale tjenester Utgifter Inntekter Netto R 1750 Andre bygg og anlegg Utgifter Inntekter Netto R 1940 Disposisjonsfond Utgifter Inntekter 0 0 Netto Rådmannen får delegasjon til å innarbeide budsjettreguleringen i det detaljerte budsjettet i 2019 Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Formannskapet følger rådmannens innstilling: Votering: Enstemmig Formannskapet vedtak: 1. Kommunestyret vedtar følgende budsjettregulering i driftsbudsjettet 2019: 53

54 Beskrivelse R1220 Plan- og økonomifunksjon Budsjett 2019 Budsjett regulering Regulert budsjett 2019 Utgifter Inntekter Netto R1330 Voksenopplæring Utgifter Inntekter Netto R 1370 Skolefritidsordninger Utgifter Inntekter Netto R 1420 Åpen omsorg, hjemmebaserte tjenester Utgifter Inntekter Netto R 1480 Sosiale tjenester Utgifter Inntekter Netto R 1750 Andre bygg og anlegg Utgifter Inntekter Netto R 1940 Disposisjonsfond Utgifter Inntekter 0 0 Netto Rådmannen får delegasjon til å innarbeide budsjettreguleringen i det detaljerte budsjettet i 2019 Formannskapet oversender saken til kommunestyret med forbehold om retten til å komme med endringer. 54

55 Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Kommunestyret vedtak: Saksprotokoll i Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk Behandling: Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk vedtak: Saksprotokoll i Sektorstyre for oppvekst og kultur Behandling: Sektorstyre for oppvekst og kultur vedtak: Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget Behandling: Arbeidsmiljøutvalget følger rådmannens innstilling: Votering: Enstemmig Arbeidsmiljøutvalget vedtak: 1. Kommunestyret vedtar følgende budsjettregulering i driftsbudsjettet 2019: 2. Rådmannen får delegasjon til å innarbeide budsjettreguleringen i det detaljerte budsjettet i Beskrivelse R1220 Plan- og økonomifunksjon Budsjett 2019 Budsjett regulering Regulert budsjett 2019 Utgifter

56 Inntekter Netto R1330 Voksenopplæring Utgifter Inntekter Netto R 1370 Skolefritidsordninger Utgifter Inntekter Netto R 1420 Åpen omsorg, hjemmebaserte tjenester Utgifter Inntekter Netto R 1480 Sosiale tjenester Utgifter Inntekter Netto R 1750 Andre bygg og anlegg Utgifter Inntekter Netto R 1940 Disposisjonsfond Utgifter Inntekter 0 0 Netto

57 Tiltak Kapittel : R1220 Plan- og økonomifunksjon Tiltak Beskrivelse 010: Kjøp av arbeidsgiverkontroller fra Alta Plan- og økonomiavdelingen har fått pålegg fra Skatt Nord om å utføre arbeidsgiverkontroller etter kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Det er meget vanskelig for små kommuner å få til et godt arbeid på området. Det er vanskelig å tilegne seg god kompetanse på området da det ikke er rom for å ha flere stillinger på dette området i en liten kommune. Dette har kommunen løst ved å kjøpe arbeidsgiverkontrollene fra Alta kommune i andre halvdelen av Det er snakk om å få til et regionsamarbeid på området i løpet av 2019, men økonomiavdelingen må løse oppgaven i mellomtiden. Den beste løsningen på kort tid vil være å fortsatt kjøpe arbeidsgiverkontroller fra Alta frem til regionsamarbeidet eventuelt kommer opp å gå. Arbeidsgiverkontrollene koster per stykk og kommunen er pålagt å utføre ca. 12 i løpet av året. Dette er estimert til å koste ca ,-. Det vil komme en egen sak på organiseringen av skatteoppkreverfunksjonen og arbeidsgiverkontrollene i Sted Ansvar: Plan- og økonomiavdeling (2200) Konsulenttjenester Totalt Sum utgifter Sum inntekter Sum netto SUM NETTO TILTAK Kapittel : R1330 Voksenopplæring Tiltak 006: R 1330-Justering integreringstjenesten 2019 Beskrivelse Reduksjon i intro lønn i hht behov Regulert innenfor ansvarsområdet til husleie og lisenser. Reduksjon i denne ramma vil dekke inn feilbudsjetteringen på foreldrebetaling SFO. Sted Ansvar: Integreringstjenesten (3332) Trekkpliktig/oppgavepliktig ikke arbeidsgiv avgpl Lisenser programvare Overføring/tilskudd til andre private Refusjon fra staten Totalt Sum utgifter Sum inntekter Sum netto mars 2019 kl Side 1

58 Tiltak SUM NETTO TILTAK Kapittel : R1370 Skolefritidsordninger Tiltak Beskrivelse 008: R Korrigerte gebyrinntekter SFO I budsjett 2019 ligger inne et tiltak som øker foreldrebetalingen på SFO. Beregnet inntekt etter økning ble lagt inn i sin helhet, mens det egentlig var differansen mellom ny beregning og det som allerede lå inne i KJB som skulle vært lagt inn. Dette medfører at budsjettet ligger inne med en feil på omlag kr fordelt på SFO Billefjord og SFO vindvotten som må rettes opp. Sted Ansvar: Sfo Billefjord (3702) Brukerbetaling kommunale tjenester Totalt Sum utgifter Sum inntekter Sum netto Sted Ansvar: Sfo Lakselv Vndvotten (3706) Brukerbetaling kommunale tjenester Sum utgifter Sum inntekter Sum netto SUM NETTO TILTAK Kapittel : R1380 Kulturtiltak Tiltak Beskrivelse 009: R1380- Porsanger frivilligsentral Daglig leder ved Porsanger frivilligsentral skal etter overtakelsen av PIAS utføre oppgaver som i dag tilhører PIAS. Omfanget av dette er uavklart, men det er planlagt at lønnskostnader til disse oppavene blir belastet nytt ansvar tilhørende overtakelsen. SUM NETTO TILTAK Kapittel : R1410 Institusjonsbasert omsorg Tiltak Beskrivelse 002: R Opphør styrking legevakt Styrking av legevakt med dedikert sykepleier også på kveld og i helger, ble utprøvd 3 mnd høsten 2017, som et av tiltakene for å rekruttere og stabilisere fastlegeordningen i kommunen. Fra før var egen sykepleierressurs ved legetjenesten satt av til legevakt på dagtid på ukedager. Alle ansatte i legevakt gjennomgikk samtidig teoretisk og praktisk opplæring i akuttmedisin ihht krav i akuttmedisinforskriften. Tiltaket viste nokså umiddelbart positive effekter, i form av redusert sykefravær blant sykepleiere, forbedret samhandling mellom ansatte i legevakt samt gode tilbakemeldinger fra fastlegene på økt faglig ivaretakelse av pasienter og bedre håndtering av samtidighetshendelser. Tiltaket har fra fastleger også vært nevnt som årsak til at de har inngått avtale med Porsanger kommune, og kan derfor mars 2019 kl Side 2

59 - - - Tiltak karakteriseres som vellykket ifm rekruttering og stabilisering av fastlegeordningen. De positive erfaringer en gjorde seg førte til at sektoren i form av tiltak til budsjettbehandling 2018, valgte å fremme styrkingen etablert som permanent ordning. Tiltaket ble vedtatt av kommunestyret og iverksatt som fra Sommeren 2018 ble det utført et kontrolltiltak på effektene i form av tidsbegrenset unnlate å styrke legevakt med dedikert sykepleier. Nokså raskt steg sykefraværet blant sykepleierne, og en tok en avgjørelse om å avslutte kontrolltiltaket. Det har siden effektuering av avtale med sentral legevakt den vært særdeles stor pågang av henvendelser fra innbyggere i Porsanger. Sentralen oppgir dette til å ha et omfang tilsvarende og over antall henvendelser tilhørende Sør-Varanger med sine nesten innbyggere. Pågang til legevakt tilhørende Porsanger har i etterkant gradvis avtatt på ukedager, noe som relateres til bedre tilgang på ordinære legetimer. Styrking av legevakten er ikke et irreversibelt tiltak, men dette vil med stor sannsynlighet ha uønskede konsekvenser. Opphør av styrking medfører at en går tilbake til tidligere ordning, der ansvarssykepleier ved sykehjem går med legevaktstelefon/ nettbrett på hofta under utførelse av andre oppgaver. Ved oppkalling vil disse måtte avbrytes nokså umiddelbart, da responstid etter nye krav til legevakt er satt til 2 minutter. Det antas at fjerning av styrking med stor sannsynlighet føre til at sykefravær blant sykepleiere igjen øker. Dette kan knyttes til følelse av utrygghet i akutte situasjoner, og at aleneansvar for både legevakt og sykehjem er krevende. Det er imidlertid mulig å avhjelpe dette ved utarbeidelse av ny grunnturnus, der det kan sikres at minst 2 sykepleiere til enhver tid er på jobb. Dette vil sannsynligvis føre til økt faglig trygghet, men likevel redusert bemanning. Fravær blant sykepleiere medfører ofte bruk av overtid, da vikarer med denne kompetanse i liten grad er tilgjengelig. For legevaktlege vil konsekvensen være at en ikke har bistand ved samtidighetshendelser eller hendelser med flere involverte. Sykepleierbistand ved akutte hendelser med fare for liv og helse vil ivaretas, men gir redusert bemanning i sykeavdelingen. Fjerning av styrking vil også kunne ha innvirkning på arbeidet med stabilisering av fastlegetjenesten. Dette bl.a. på grunn av at psykiatrisk legevakt p.t. ikke er tilgjengelig, og at det samlet sett vil bli økt arbeidsbelastning på vaktlege på kveld og natt om styrking på legevakt også fjernes. Kan medføre økt behov for bistand fra ambulansepersonell, som Finnmarkssykehuset fakturerer med kr pr. time. Konklusjon: Styrking av legevakt er ikke irreversibelt, men medfører risiko. Medfører behov for ompl. av ansatte. Må sees i sammenheng med kommunestyrets vedtak om kartlegging av mulighet for lokal ivaretakelse av legevakt. Beregning kostnader 1 årsverk sykepleier: Årslønn kr Pensjon kr Tilleggslønn kr Personalforsikring kr Totalt kr Kr x 1,52 årsverk = kr Totalt mars 2019 kl Side 3

60 Tiltak Sted Ansvar: Drift sykehjem (4100) Fast lønn Faste tillegg Pensjonsinnskudd KLP ordninger Personalforsikringer Sum utgifter Sum inntekter Sum netto SUM NETTO TILTAK Kapittel : R1420 Åpen omsorg, hjemmebaserte tjenester Tiltak Beskrivelse 003: R Geografisk begrensning hjemmesykepleie helg Hjemmesykepleien har i dag visse geografiske begrensninger i tildeling av hjemmesykepleie i helger. Ressurser som medgår til hjemmesykepleie i distrikt i helger tilsvarer 0,33 årsverk. Det har over tid vist seg at det er forholdsvis få brukere med slik tjeneste i distriktene (3-5 personer), men for disse er bistanden imidlertid avgjørende for at de inntil videre skal kunne bo i sin egen bolig. Alternativet er flytting til tilpasset bolig i Lakselv. Beregning: Årslønn Helsefagarbeider kr Pensjon kr Faste tillegg kr Personalforsikr. kr Kr Kr x 0,33 årsverk = Kr pr. år. Tiltaket vil i tillegg medføre reduserte driftsutgifter til bildrift, besparelse ikke estimert. Tiltaket er i kolonnen for 2020 lagt inn med virkning fra 1.9. Sted Ansvar: Hjemmesykepleietjenesten (4201) Fast lønn Faste tillegg Totalt mars 2019 kl Side 4

61 - Tiltak Pensjonsinnskudd KLP ordninger Personalforsikringer Sum utgifter Sum inntekter Sum netto SUM NETTO TILTAK Tiltak Beskrivelse 004: R Omorganisering av nattevaktstjeneste I 2017 ble det etter politisk vedtak tilført kr (alt 1) til etablering av natt-tjeneste i hjemmesykepleiens utetjeneste med 7,5 t. pr. natt. Begrunnelse og antakelse fra administrasjonen var at innbyggere på bakgrunn av dette kunne bo lengere hjemme i egen bolig, og at pågang til institusjonsplasser og omsorgsboliger ville reduseres. Med de ressurser som ble tildelt ble det satt geografiske avgrensinger på hvor hjelp kan ytes på natt, noe som i praksis betyr at denne tilbys i Lakselv og omegn. Det er høsten 2018 gjennomført administrativ evaluering av tiltaket. Evalueringen viser at tiltaket ikke har hatt redusert effekt på nedgang i behov for institusjonsplasser og omsorgsboliger, og en ser også at det gjennomgående gjennom året tiltaket har vært i drift har vært svært få brukere som har søkt og/ eller blitt tildelt slik hjelp. Det vurderes derfor at bistandsbehov på natt, innenfor eksisterende geografiske avgrensing, kan ivaretas av annet personell i natttjeneste. Risiko ved utfasing av egen nattevakt i hjemmesykepleiens utetjeneste, er at det i perioder kan tilkomme brukere som i perioder medfører ressursbehov ut over det som da vil være tilgjengelig, og at periodevis styrking av tjenesten vil kunne være nødvendig. Dersom det skulle være behov for at begge nattevakter i hjemmetjenesten må ut i oppdrag til bruker med behov for 2 pleiere, vil Porstun kunne stå uten nattevakt i min. Det vil derfor være behov for montering av døralarmer på alle utgangsdører, slik at det på tidligst mulig tidspunkt oppdages at beboere evt. har gått ut av bygget. Dette tiltaket er for øvrig ønskelig gjennomført uavhengig av redusert ressurs på natt. Det foreslås at nattevakt reduseres med 6 t. pr. natt - 42 t. pr. uke - tilsvarende 1,18 årsverk. Kostnadsberegning 1 årsverk: Årslønn helsefagarbeider kr Pensjon kr Faste tillegg kr Personalforsikring kr Totalt Kr Kr x 1,18 årsverk = Kr Kostnader til montering av døralarmer kommer til fradrag: mars 2019 kl Side 5

62 Tiltak Kostnaden for døralarmer er ihht til pristilbud innhentet fra Trollholmen as er kr eks. mva og frakt pr. stk. I tillegg kommer også SIM-kort og 230V strømuttak. Kostnad for dette er ikke anslått i tilbudet. Administrativt anslås denne kostnad å utgjøre kr pr. alarm. Det er behov for 6 alarmer til utgangsdører. Beboeres verandadører er ikke tatt med i beregningen. I kolonnen for 2020 er tiltaket lagt inn med virkning fra 1.9. Sted Ansvar: Hjemmesykepleietjenesten (4201) Fast lønn Faste tillegg Pensjonsinnskudd KLP ordninger Personalforsikringer Inventar og utstyr Merverdiavgift utenfor mva-loven Kompensasjon moms påløpt driftsregnskapet Totalt Sum utgifter Sum inntekter Sum netto SUM NETTO TILTAK Tiltak 005: R Reduksjon årsverk kreftkoordinator 2019 Beskrivelse Porsanger kommunestyret vedtok i forbindelse med budsjett 2017 å opprette stilling som kreftkoordinator i Porsanger. Kreftkoordinator tiltrådte på grunn av rekrutteringsutfordringer imidlertid ikke inn i 100% stilling før Opprettelse og finansiering av stillingen er et samarbeid gjennom skriftlig avtale med Kreftforeningen, der Kreftforeningen finansierer deler av lønn til stillingen i perioden som følger: Porsanger kommune overtok restfinansiering av tidligere interkommunalt prosjekt om kreftkoordinator som ble avsluttet etter kort tid.. Avtalen er bindende i denne perioden, og oppsigelse av avtalen vil sannsynligvis medføre krav om tilbakebetaling av tilskudd. Sak 2013/ mars 2019 kl Side 6

63 - - - Tiltak Porsanger kommune har mange dokumenterte tilfeller av kreft, alle typer, begge kjønn. Dette dokumenteres gjennom tall fra Kreftforeningen, som viser at Porsanger har betydelig høyere andel innbyggere med kreft enn eksempelvis nabokommuner. Kreftkoordinator avlaster gjennom sin oppfølging av personer med kreftdiagnose i alle faser samt deres pårørende, både hjemmesykepleie og fastlegetjeneste. I tillegg har kreftkoordinator også et ansvar for oppfølging av andre pasientgrupper ift lindring og palliasjon. Siden oppstart i januar 2018 har kreftkoordinator dette året fulgt opp 25 pasienter med kreftdiagnose samt deres pårørende og etterlatte. Noen av pårørende er barn, som har særskilt krav til oppfølging jmf. helsepersonellovens 10a. Stadig flere henvender seg nå til tjenesten. Kreftkoordinator har sammen med ansatt fra sykeavdeling og hjemmetjeneste gjennomført utdanning innen smertelindring og palliasjon via Verdighetssenteret i Bergen. Utdanningen ble finansiert gjennom eksternt tilskudd. Målet er nå disse skal utgjøre et ressurs- og kompetanseteam i helse og omsorg innen fagområdet. Kreftkoordinator har også ansvar for intern kompetanseheving innen kreft, lindring og palliasjon i alle tjenester, og har allerede gjennomført flere tiltak på tema, bl.a. undervisning i bruk av smertepumper, smerteregistrering og hatt undervisning til helsefagarbeiderelever. Kreftkoordinator har også opprettet selvhjelpsgruppe for personer med kreft, et tiltak som i et folkehelseperspektiv gir trygghet og kunnskap til den enkelte samt med stor sannsynlighet kan bidra til en raskere vei tilbake til arbeidsrelatert aktivitet. Administrasjonen vil ikke anbefale at stillingen fjernes med begrunnelse i omfang av målgruppe for bistanden, den avlastning som gis til øvrige tjenester, avtalen med Kreftforeningen og den kompetanseheving stillingen bidrar til på tvers av helsetjenester. Inndragelse av årsverk medfører eventuelt behov for omplassering av ansatt. Kostnadsberegning: Årslønn m/ feriepenger kr Pensjon kr Personalforsikring kr Total årskostnad kr Tilskudd Kreftforeningen går til fradrag t.o.m I kolonnen for 2020 er tiltaket lagt inn med årsvirkning fra 1.9. Sted Ansvar: Hjemmesykepleietjenesten (4201) Fast lønn Pensjonsinnskudd KLP ordninger Personalforsikringer Refusjon fra andre private Totalt mars 2019 kl Side 7

64 - Tiltak Sum utgifter Sum inntekter Sum netto SUM NETTO TILTAK Kapittel : R1450 Helsetjenester Tiltak Beskrivelse 001: R Reduksjon årsverk jordmor Det er i dag 2 årsverk jordmor i tjenesten. Arbeidstid er fordelt på 50 % kontortid og 50 % beredskapsvakt. Det vil si at Porsanger kommune har tilnærmet 100 % beredskapsvakt gjennom året, med unntak av under ferieavvikling, sykefravær og permisjoner. Helseforetaket er ansvarlig for beredskap for fødende. Jfr samarbeidsavtale 8-1 refunderer Finnmarkssykehuset utgiftene Porsanger kommune har til beredskap. Pr i dag utgjør det et avvik på 5 % mellom reelle kostnader og det som refunderes. Dette da Porsanger kommune godtgjør for hver 4. time i beredskap, mens Finnmarkssykehuset godtgjør for hver 5. time. Svangerskapsomsorgen for øvrig dekkes over kommunale midler. Denne består av svangerskapskontroller, prevensjonsveiledning, Helsestasjon for ungdom, undervisning i skole, undervisning/opplæring medisinsk faglig personell i jordmortjenester (for eksempel leger/personell på legevakt), celleprøve-takning, spiralinnsetting, hjemmebesøk etter fødsel, Føhlingstest (48-72 timer etter fødsel) mm. Da tjenesten var bemannet med 1 årsverk jordmor, klarte ikke Porsanger kommune å oppfylle de anbefalte retningslinjene for jordmortjenester pga kapasitet. Det var også stor slitasje på den ansatte, også utenom arbeidstid. Når jordmor ikke har vakt, er det legene som må bistå ved svangerskaps komplikasjoner, følgeturer og fødsler, og da kan det være de må være borte fra kommunen i opptil 5-6 timer. Dette behovet vil øke hvis kommunen reduserer årsverk i tjenesten. Det er videre uheldig at kommunen blir uten legevakt. Beredskap anbefales særlig siste uke før termin. For kommuner med over 10 fødsler pr år utløses det krav om døgnkontinuerlig beredskap ihht tjenesteavtale 8, delavtale 1. Man vet fra tidligere at det også vil bli flere unødvendige innleggelser fordi lege mangler kompetanse /erfaring og sender/følger gravide til Hammerfest. Utdrag fra Medisinsk Fødselsregister (artikkel i Tidskrift for Jordmødre 7/2018): Farligere å bo langt unna fødeinstitusjon Finnmark ligger i toppen når det gjelder transportfødsler. Når beregnet reisetid er 2 timer til fødeinstitusjon, eller mer, er risikoen sjudoblet for å ikke nå frem. I dag selger Porsanger kommune jordmortjenester til Lebesbykommune (indre Laksefjord). Inntekt 2017 kr , tilsvarende forventet Det er for øvrig satt i gang et arbeid for å utrede muligheten til å selge flere tjenester til nabokommuner, med formål om å utnytte ledig kapasitet og øke inntekt. Det er gjennomsnittlig 35 fødsler pr år. I 2017 var det 40, og i Av ulike årsaker ble det et lavere tall for 2018 enn gjennomsnittet. Det er imidlertid ingen ting som tyder på at dette er en ny trend. Det forventes at fødselstallene går opp til gjennomsnittet igjen fra I perioden fram til dette brukes den ledige kapasiteten på dagtid på Helsestasjonen. Der har det over tid vært en underbemanning på grunn av rekrutteringsproblemer. Der er nå kun 1 årsverk helsesøster og 2 årsverk sykepleier med videreutdanning. De sistnevnte er rekruttert med forutsetning om at de tar helsesøsterutdannelse (NB- nasjonal utfordring pga få utdanningsplasser). I perioden fram til dette er oppfylt kan den ene jordmor være en ressurs ved ledig kapasitet pga at hun også innehar helsesøsterkompetanse. Porsanger kommune oppfyller da også anbefalte retningslinjer for Helsestasjonen. Dersom det skulle vurderes et nedtrekk anbefales imidlertid å trekke ned på svangerskapsomsorg men ikke beredskapstilbud som Porsanger kommune likevel får refundert. Altså 0,5 årsverk mars 2019 kl Side 8

65 Tiltak Medfører behov for omplassering av ansatt. Sted Ansvar: Jordmortjenesten (4615) Fast lønn Pensjonsinnskudd KLP ordninger Personalforsikringer Totalt Sum utgifter Sum inntekter Sum netto SUM NETTO TILTAK Kapittel : R1750 Andre bygg- og anlegg Tiltak 011: R Økning av leieinntekter hybelbygg 2019 Beskrivelse Øke leieinntekter på kr 500,- pr.mnd pr.hybel fra høsten Totalt har vi 31 hybler, ved en økning på kr 500,- pr. mnd utgjør dette ,- pr. mnd. Års-virkning ved 10 måneder er totalt kr ,- Fra 2019 vil dette ha en halvårsvirkning slik at halvårsvirkning utgjør i 2019 kr ,- Sted Ansvar: Elevhybler (7523) Husleieinntekter Totalt Sum utgifter Sum inntekter Sum netto SUM NETTO TILTAK mars 2019 kl Side 9

66 Budsjettregulering 1 Sektorovergripende