Protokoll fra møte 4/ Arbeidshelg i Landsgildeledelsen, St. Georgs Gildene i Norge

Transkript

1 Protokoll fra møte 4/ Arbeidshelg i Landsgildeledelsen, St. Georgs Gildene i Norge Sted: Venabygdsfjellet Dato: Oktober 2011 Tilstede: Karin R. Thompson, Thormod Myhre, Trond Walstad, Vibeke Gordner og Inger Merli. Speiderrepresentantene: Grethe Baustad, KFUK/M og Christen Larsen, NSF. Forfall: Vivi Heine-Hansen. I tillegg var Bjørg Walstad med som verdens beste kjøkkenpike - TAKK Åpning og 5. minutter St. Georg Trond Walstad Morning reflection (Ivan Chetwynd og Trond) Laget til verdenskonferansen. Bilder og tekst Tema ; Etter 22.juli. Medlemmene av LGL fikk hver sin CD, som kan brukes i andre gildesammenhenger. Sak 44/11: Godkjenning av Protokoll fra LGL møte nr. 3/2011 Grete har gjort noen redaksjonelle endringer i forhold til sak 39/11. Sak 45/11: Protokollen ble godkjent Referat / orienteringssaker a) Referat fra møte i Kvernmoen-komitéen 26.september 2011 Til orientering b) Referat fra møte i Internasjonalt utvalg 12.oktober 2011 Det ble laget en hyggelig kveld på Blåhaug, som takk til hovedkomiteen for Home Hospitality for gjennomføringen av prosjektet. I tillegg ble det gjennomført møte Internasjonal komité har en henstilling om at vi skal engasjere oss litt mer i nordisk samarbeid. Trond har vært på besøk på landsgildetinget i Danmark. De opplever å ha noen av de samme utfordringene vi har og medlemstallet i Danmark er synkende. Trond hadde med seg profilhåndboka, og den ble tatt godt i mot. Danskene vurderer nå å gjøre noe av det samme og ønsker å høre om noen av de erfaringene vi har gjort. Trond jobber nå med Nordisk/Baltisk Newsletter slik at den kan komme ut før jul. c) Sluttrapport fra Hovedkomiteen for Home Hospitality Se sak 46/11 d) Nytt fra Redaksjonskomiteen for St. Georg Utgivelsesplan 2012 Finn Saugstad, Ivan Chetwynd, Betten Gundersen og Arve Urlin sitter i komitéen. Nummer av St. Georg Manusfrist Utsendelsesdato:

2 Nr. 4 i november utsatt til 21.nov. 14. desember Nr. 1 i 2012 Nr. 2 i 2012 Nr. 3 i 2012 Nr. 4 i januar 12. april 06. september 01 november (hvis det blir vellykket med denne utgivelsen som kommer i år, kunne man vurdere å utsette denne fristen litt) e) Kalendersalg? Det selges så få kalendere at dette kommer vi ikke til å gjøre noe med fra sentralt hold. f) Ansettelse og arbeidsavtale kontorsekretær Trond og Karin har hatt møte med Ivan Chetwynd Kontrakten er ikke skrevet under ennå. Ivan jobber 20 %.Han jobber torsdager , resten av den tiden 1, 5 timer føres det timeliste Arbeidsavtalen rettes opp i forhold til spisepause og sendes for undertegnelse g) Ingelsrud Planene om et AS som skulle kjøpe Ingelsrud blir ikke noe av. NSF har sagt nei til at kretser og grupper i forbundet får kjøpe aksjer. Vi hadde ikke betalt inn noen penger, men sendt brev om at vi ønsket å støtte. h) Rapport fra besøk Frelsesarmeens St. Georgs Gilde 15.oktober (Karin) Karin deltok på årsmøte med opptakelse. Hun fortalte fra verdenskonferansen. i) Bestilt Profilhefter Det er bestilt opptrykk av ytterligere 50 profilhefter. j) Kontakt om nytt St. Georgs Gilde i Oslo/ Fagerborg Møte 10.november Karin og Bjørg deltar. Sak 46/11: Sluttrapporten fra Home Hospitality komiteen Økonomi: Det ble bevilget kr ,- fra St Georgs Gildene i Norge til gjennomføring av prosjektet Deltakerne betalte for Home Hospitality. Det er ikke overført penger fra Sverige til Norge. Generalsekretæren i NSF, Karen Johanne Strømstad, følger opp dette med jamboreekomiteen.

3 LGL`s konklusjoner og oppfølging - Vi har kommet i land med dette store prosjektet, også økonomisk, takket være en ustoppelig hovedkomite og et betydelig lokalt engasjement. Det er nå laget en prosjektrapport Ivan legger til litt bilder og erfaringer. Rapporten oppbevares på kontoret. - Det blir viktig for et senere samarbeid med speiderorganisasjonene å ha mandater som er klare på forhånd, og det er viktig at alle ledd har et eierforhold til prosjektet. - Vi må være klarere i kommunikasjonene med forbundene. Viktig; Vi ønsker ikke bare oppgaver som er satt bort, men samarbeid. På samarbeidsmøte med forbundene bør vi ta opp hvordan vi ønsker å aktivisere ressurspersoner og holde kontakt med nettverkene som finnes i distriktene. Her kan St. Georgs Gildene gjøre noe. Hvordan kan vi klare å holde kontakten med de ressurspersonene som dukket opp under samarbeidet om Home Hospitality? Kan noen personer i distriktene (behøver ikke være distriktsgildemester) lage en liste over slike ressurspersoner, som vi kan bruke i senere samarbeidsprosjekter? Vi kan kanskje bruke disse i aktiviteter som vi tar på oss for eksempel på landsleir. Senere kan vi tenke rekruttering. Hvis samarbeidet fungerer bra, ser de kanskje at gildearbeidet er en OK måte å holde kontakt med speiderarbeidet på. Aktuelle samarbeidstemaer for speidergrupper og gilder kan være; flerkulturelt arbeid og speiding for fremtiden (miljø) Sak 47/11: Økonomi Regnskap og Budsjett REGNSKAP: Vi gikk igjennom regnskap pr , dette ble tatt til orientering FORSLAG FOR BUDSJETT 2012: Kontingent: Kontingenten for 2012 blir kroner 380,- (justert etter konsumprisindeksen) Informasjon om dette må ut i rundskriv nr. 4. Kommentarer ellers: 5000 Lønnskostnadene har gått ned da den nye sekretæren jobber 20 % mot tidligere 50%. Vi setter av til ekstra hjelp hvis vi må leie inn hjelp noen timer Leie av lokaler har gått ned da vi har flyttet til et mye mindre kontor Reiser/ møter utland øker vi til kroner , da vi ønsker å satse på det nordiske samarbeidet.

4 7321 Det er en stor økning i porto da posten har justert prisen. Vi sparer 2 % på å pakke bladene slik vi gjør nå, dette er veldig lite, så vi ber Ivan sjekke om dette er noe vi må gjøre, eller om vi kan la være og heller betale 2 % mer Samling komitéer vil vi øke fra kroner til kroner Vi satser på en distriktsamling (fra fredag lørdag) på gildemestermøtet. Vi setter av inntil kr , hvor distriktene kan søke penger for å støtte til denne samlingen. Informasjon om dette går ut på nyåret her kan de søke støtte innen 1. mai. Budsjettet ble godkjent se vedlegg Kjell Melhus er ikke lenger statsautorisert revisor så vi kan ikke lenger bruke ham som revisor. Inger ringer til Knut Falkenberg og hører om han kan tenke seg å være vår revisor, eller om han vet om noen. Kvernmoen regnskap og budsjett Vi er veldig positive til at Kvernmoen nå går med overskudd. Vi er innstilt på at dette overskuddet skal gå til utvikling av Kvernmoen, men bruk av overskuddet må godkjennes av landsgildeledelsen. Komitéen har et ønske om å bruke en del av overskuddet for 2011 til en gressklipper og det ser vi som en helt nødvendig investering. Kvernmoens forslag til budsjett for 2012 blir godtatt. St. Georgsfondet Det ble på landsgildetinget bevilget kroner fra St. Georgsfondet til arbeidet med vekst? Vi lar pengene foreløpig stå i fondet, og tar ut penger ved behov. Forslag om innkjøp av caps`er fra ISGF (fra Bergen): Vi har fått forespørsel fra Bergen om innkjøp av caps`er fra ISGF dette er noe LGL stiller seg positive til, men vi ønsker at de kan bestille disse selv. Karin sender informasjon om hvor dette kan bestilles. Sak 48/11: Prosjektavtale for landsgildetinget Vi gikk igjennom den forrige avtalen og justerte denne noe, slik at den blir lettere å forstå. Trond og Karin jobber videre med forslag til avtale + justerer litt på retningslinjene, denne sendes ut til LGL for godkjenning. I budsjettet er det viktig å ta med en buffer på 10 % (dette bør komme inn i avtalen) Frist for prosjektavtalen utgangen februar 2012 Karin tar kontakt med arrangør gildet ang. dette. - Retningslinjene blir laget som en huskeliste. - Viktig at informasjonsfristene blir satt inn i avtalen

5 Sak 49/11: Samarbeid med distriktene Det er viktig at distriktsgildemesterne fungerer som styrets forlengede arm, og vi har fått signaler på at mange distriktsgildemestre opplever at det er en avstand mellom LGL og distriktene. Vi diskuterte litt hvordan vi skulle knytte nærmere kontakt for fremtiden. Hvordan skal vi organisere dette fremover? Prioritert oppgave for landsgildemester sender ut en mail, ut med referatet hva opptar oss akkurat nå Arrangere distriktsgildemestermøte fra fredag lørdag, når det arrangeres gildemestermøte og landsgildeting. Dele ut distrikter blant landsgildeledelsen/ og vi tar kontakt etter hvert når vi har lagt grunnlaget for en dialog. I denne perioden ønsker vi å ha vi fokus på innhold i aktivitetene våre/program. Hvordan skal det finansieres? Dette tok vi opp under punkt 47/11 Sak 50/11: Nye mandater til utvalg og komiteer Vi startet å jobbe med de nye mandatene forslag ble gjennomgått og kommentert, Alle jobber videre når vi kommer hjem - og sender så fort som mulig forbedrede forslag til Karin. Sak 51/11: Samling med utvalg, komiteer og tillitsvalgte i februar Dato: februar 2012 Sted: Noreborg Herrgård i Åmotfors - hos Edel og Dag Noreborg Sverige Mål for samlingen: Bli kjent og skape forståelse for felles mål. Idédugnad som skal ende opp i en handlingsplan. Arbeid med mandatene Noen timer til komitémøter Andre ting og ansvarfordeling: - Vibeke og Inger tar ansvar for en kveldsløype. Vekst og profilering verdiene våre Inger hører om vi kan få en omvisning på stedet v/ vertskapet - Morgensamling eller kveldsamling i Kapellet, Karin hører med Ivan og Arve - Grete ordner noen speidersanger - 5 minutters innslag med aktuelt fra forbundene v/ Christen og Grete

6 - 5 minutters innslag fra speidermuseet v/ Trond - Inger ordner det praktiske med teknisk stab og matinnkjøp. - Karin og Inger sørger for å sende ut invitasjon. - Karin og Trond lager kjøreplan Litt tider: Fredag: Ankomst:fra Måltid klokken Søndag: Lunsj klokken avreise klokken OBS!! Vi ønsker å ha en liten oppsummering for LGL etter lunsj. (ikke mer enn 1 time) Sak 52/11: Fredslyset Transportlisten er nesten klar kapteinene på Hurtigruten blir spurt innen 11. november NSB har gitt tillatelse av transport av lyset (sponset billetter) Privatbiler deltar også. Faste arrangementer som skal gjennomføres - Tirsdag Arrangement i Hamar Domkirke Søndag Arrangement i Oslo Domkirke ELLERS: Fredslyskomiteen tidligere var det en representant (fra program) fra hvert forbund + speiderrepresentantene, som satt i denne komiteen. Vi undersøker om det er mulig å få tilbake denne ordningen, slik at forbundene kommer mer med enn det de er i dag. Thormod og Grete sender tilbakemeldinger på hva fredslyset er nå morsomme hendelser langs ruten og at det er verdensomspennende. Det blir tatt opp som en sak på samarbeidsmøte med forbundene Sak 53/11: Arbeidsdokumenter Hvilke arbeidsdokumenter trenger vi? 1. Utgivelsesplan for St. Georg 2. Aksjonsplan a. Oversikt over saker hvem som er ansvarlig, tidsrammer og oppfølging 3. Aktivitetsplan for kontoret a. Det som står på planen igjennom hele året, oppgaver og frister Ivan lager denne oversikten for Oversikt over avtaler

7 a. Liste over de avtalene vi har med avtalepartnere Thormod lager en oversikt over dette i samarbeid med Ivan Vi ønsker å bruke de 4 arbeidsdokumentene som er listet ovenfor Sak 54/11: Verdenskonferansen Trond viste en del bilder fra verdenskonferansen. Karin fortalte litt om temaet (inspirert av konferansens keynote speaker : Våre felles goder, jord vann og luft). Hun presenterte også et hefte utarbeidet av de italienske gildene om hva de legger i «voksenspeiding»/ gildearbeid. Sak 55/11: Program for gildemedlemmer Denne saken jobber vi videre med på neste møte AU har ansvaret for å forberede. Sak 56/11: Gildemestermøte 2012 Vi er enige om å beholde Sanner som møtested i Forslag til innhold: Christen tar kontakt med Hanne Mette Lundberg, tidligere medlem av komité speiding i NSF, om å holde et foredrag om speidermetoden nå og om innholdet i dagens speiderarbeid. Grete tar kontakt med Helene Mors Slinning, tidligere medlem av programkomiteen og redaktør av speiderbladet og speiderhåndboka i KFUK/M og utfordrer henne på tilsvarende tema. Altså: Moderne speiding / hvordan tenker de program? Trond hører med Henrik Syse, om han kan holde et innlegg om (speider)verdier vi ønsker å ha et diskusjonspanel etterpå for å få det relatert til våre liv og arbeidet i gildene. Øystein Gonsholt spørres om han kan ha et lite kåseri under kaffen. Speed dating /kafédialog Vi jobber videre med dette på neste LGL møte Sak 57/11: Eventuelt a) Julekort Trond lager kort, og Karin skriver og sender ut disse. b) Kapellet på Ingelsrud hva skjer med dette ved et evt. salg. Karin tar kontakt med speiderforbundet og hører. Hva skjer med løsøre? c) Avslutning med Betten Karin og Bjørg kjøper gave. Vi hører om Arve har noen bilder som vi kan bruke i en hilsen. Ut å spise middag 14. desember klokken Karin hører om Betten kan. Trond bestiller bord til 6 stykker og gir oss beskjed om sted.

8 d) CD fra ISGF, med diverse bilder og offisielle merker ++ Denne er sendt til Arve og Toril, og Trond lager en kopi til kontoret. e) Datoer for de neste møtene og ansvarlig for 5 minutter St. Georg DATO: STED: ANSVARLIG FOR 5 MINUTT ST. GEORG Februar 2012 Åmotfors - Sverige Karin 4-5. Mai 2012 Forbundskontoret Vivi 7 8. September 2012 Forbundskontoret Vibeke September Distriktsgildemestermøte Thormod 7 8. Desember Forbundskontoret Inger f) Ansvarlig for lederen i St. Georg St. Georg nr. Nr. 4 i 2011 Nr. 1 i 2012 Nr. 2 i 2012 Nr. 3 i 2012 Nr. 4 i 2012 Ansvarlig for lederen Trond Vivi Vibeke Thormod Inger g) Møte med speiderorganisasjonene. AU møter fra oss. Karin avklarer mulige datoer. I tillegg til det som er nevnt under punktet om Home Hospitality og punktet om ressurspersoner, ønsker vi å ta opp hvordan våre organisasjoner er beredt ved større ulykker/katastrofer. Under evalueringen av Home Hospitality, kan Drammensdistriktet brukes som et godt eksempel på samarbeid mellom NSF, KFUK/M og St. Georgs Gildene. Spørsmålet om dobbeltmedlemskap og redusert kontingent kan tas opp igjen. Kan vi kanskje akseptere lavere kontingent? Dermed støtter vi speidersaken Tormod sier vi kan håndtere det, rent praktisk.

9 h) Stoff til St. Georg nr.4, 2011 Trond og Karin skriver om verdenskonferansen. Internasjonal komité skriver om kommende arrangementer. Trond har bilder fra arbeidshelga, og Karin skriver litt om arbeidshelga. Inger Merli Karin R. Thompson Ref.