Protokoll fra møte nr. 3/11 i Landsgildeledelsen, St. Georgs Gildene i Norge

Transkript

1 Protokoll fra møte nr. 3/11 i Landsgildeledelsen, St. Georgs Gildene i Norge Tilstede: Karin R. Thompson, Vivi Heine, Trond Walstad, Thormod Myhre, Vibeke Gordner og Inger Merli. Speiderrepresentant Christen A. Larsen, NSF Tilstede på deler av møtet: Bjørg Walstad Home Hospitality, Hege Britt Randsborg delegat til verdenskonferansen. Betten Gundersen, Gildekontoret, ved sakene 28, 32, 38 og 41. Forfall: Speiderrepresentant Grethe Baustad, KFUK-KFUM Dato: Fredag 2/9 fra kl Lørdag 3/9 fra kl , 2011 Sted: Speidermuseet, Storgt. 3 5 min. St. Georg: Inger Merli Sak nr. 27/11 Godkjenning av protokoll nr. 2/11. Rettelser: Sak nr. 20 C Fredslyset: Betten orienterte Sak nr. 23,Home Hospitality, linje 2: Da det bare er mulighet for kr ,- Styret har bevilget en tilleggssum på kr fra St. Georgsfondet. Sak nr. 25: Vi har allerede støttet Jamboreen 2011 med over ,- og Protokollen ble godkjent med disse rettelsene. Sak nr. 28/11 Orienteringssaker/ innkommet post A. UniMicro, regnskapssystem, overføres til SGGN fra Knut Falkenberg B. Gildetropp til neste Landsleir, knyttes til Hotelt. Forslag fra Egil Hultin. Forslaget overføres til utvalget som skal jobbe med vekst og profilering. (nytt) C. Reiseregningsskjema for SGGN nytt forslag fra Betten/Thormod. Det gamle skjemaet er redigert og gjort elektronisk. Legges ut på hjemmesiden vår. D. Brev fra Doris Bjerke, 3. Nesodden og svar fra DGM Knut Jorde, Oslo ang. rekruttering. Forslag om en storsamling i Oslo dette blir overført utvalget som skal jobbe med vekst og profilering. Doris Bjerke får en tilbakemelding, Ansvar Karin. E. Jubileumsberetning fra 1. Romerike, 30 år og 3. Kolbotn, 40 år, er mottatt. 1

2 F. Landsgildetinget i Danmark. Trond deltar fra Norge og kommer med en hilsen. Han kommer til å nevne ønske om å styrke samarbeidet mellom de nordiske landene. G. Brev fra 5. Bergen ang. caps for synliggjøring av medlemmer. Saken overføres til utvalget som skal jobbe med vekst og profilering. Det er viktig at 5. Bergen får en tilbakemelding, Ansvar Karin. H. Forslag om etablering av fadderordning. Saken overføres til komiteen for Vekst og profilering. I. Internasjonal Ambassadørs Guild, Annual report 2010, Financial report Til etterretning. J. ISGF Info april 2011 Til etterretning K. Forespørsel om barnepass under Lederløft NSF. Vi klarte ikke skaffe barnepassere i år. L. Ny avtale med Posten for Ang. utsending av St. Georg. De ønsker en kontrakt pr. år. Karin signerer og sender inn avtalen. M. Brev fra NSF ang hjelp til samling for Inspiratorene, Tredalen, / Betten har sendt ut forespørsel til gildene i nærområdet, men har foreløpig ikke fått svar. N. Invitasjon til 60 års jubileum i Finland. Denne saken blir tatt opp igjen under eventuelt.. O. Vi har fått tilsendt oversikt over hovedkomiteen til Landsgildetinget Sak nr. 29/11 Fordeling av oppgaver i styret Arbeidsutvalget (AU) Arbeidsutvalget består i denne perioden av leder og nestleder pluss Inger Merli. Inger kommer til å skrive referat fra AU og protokoll fra landsgildemøter. Vi fordeler ansvar for utvalgene blant styrets medlemmer, se sak 35/11. Speiderrepresentantene får ikke ansvar for egne utvalg, men de har som ansvar å følge opp sine forbund, i saker dette er aktuelt. 2

3 Representasjon: Blir vi invitert på jubileer eller andre treff, så prøver vi å stille. Vi fordeler dette imellom oss. Vi lager en representasjonspakke som vi kan ta med ut når vi møter gilder rundt i landet. Dette for å ha noen holdepunkter. Kostnader blir dekket slik: Vertsgruppen betaler opphold, og vi betaler reisen. Vi prøver å holde kostnadene nede, bla. ved å bestille reisen så fort som mulig. AU holder i trådene, slik at vi holder budsjettet Internasjonal sekretær er Trond Walstad denne perioden, og har tar ansvar for relasjonene til de andre landene og vil representere så langt han har mulighet. Verdenskonferansen, Europa konferansen og Nordisk Baltisk samarbeid ønsker vi å prioritere. Vi prøver å delta på landsgildetinget (eller tilsvarende) i de nordiske landene. Vi diskuterte også deltakelse rundt i distriktene og hvordan skal vi prioritere dette. Denne saken ser AU på og kommer med innspill på neste møte i landsgildeledelsen. Sak nr. 30/11 Møtedatoer for Oktober Venabygdsfjellet - Arbeidshelg LGL feb. eller feb. Arbeids og inspirasjonshelg med LGL og utvalgene mai 2012 Møte i LGL, i lokalene til NSF, St. Olavs gate 25. Sak nr. 31/11 Landsgildetinget 2011, Evaluering Denne saken tar vi på neste møte i oktober. Her skal vi ha fokus på prosjektavtalen og hvordan prosjektet skal styres. Vi opplevde et veldig hyggelig arrangement og vertskapet var åpent og veldig hjelpsomme. Karin tar kontakt og gir en tilbakemelding til komiteen. 3

4 Sak nr. 32/11 Home Hospitality 700 gjester har besøkt Norge det største Home Hospitality- prosjektet i Norge noen sinne. Prosjektet ble mer kostbart enn forventet da vi ikke fikk noen penger fra Jamboreen i Sverige, selv om speiderne hadde betalt inn for å få Home Hospitality. St. Georgs fondet bevilget kroner. Gldene/distriktene viste stor innsatsvilje for å få skaffet penger slik at det skulle gå rundt. Norges speiderforbund stilte sine eiendommer til disposisjon. Norges speiderforbund har også dekket utgiftene som komiteen hadde i planleggingsfasen. Utgiftene er ganske likt fordelt blant speidergrupper og gilder. 530 speidere og ledere kom fra Østerrike ellers var det speidere fra Taiwan og Hong Kong. Speiderne bodde hjemme hos speidere eller på speiderhus / speiderhytter. Mange sitter igjen med positive erfaringer i etterkant. I etterkant sitter vi igjen med en følelse at dette har vært dårlig organisert fra svensk side. ( Sen informasjon, endrede forutsetninger/ omlegginger i siste liten ) Viktigst er det at vi evaluerer og finner ut hva vi skal bruke dette til. Dette skjer i / internasjonalt utvalg. Speidernes fellesorganisasjon og sentralt i Jamborékomiteen. Det er viktig at dette blir fulgt opp. Mange kontakter er knyttet lokalt, og vi har vist at vi er nyttige og kan gjøre noe for speidersaken! Sak nr. 33/11 Søknad til St. Georgsfondet fra Romerike krets NSF, ang. Ingelsrud Dette har vært diskutert på mail frem og tilbake før møtet. AU gis fullmakt til å iverksette kjøp av aksjer for hvis det fremdeles er aktuelt. Tormod foreslår at dette tas på drift, ikke fra St. Georgsfondet. Vi kommer tilbake til det. Sak nr. 34/11 Ansettelse av ny kontorsekretær Ivan Chetwynd har meldt interesse for å jobbe 20 % - en dag i uken + det ekstra som kreves i forhold tilstedeværelse på møter o.l. 4

5 Vi gir Ivan Chetwynd tilbud om 20 % stilling, f.o.m. 1. oktober 2011, han vil få tilbud om lønnstrinn 28 i Oslo kommunes regulativ. Trond Walstad har sagt ja til å ta ansvar for å ta telefonvakt slik at det blir mulighet for medlemmene våre å nå oss, når sekretæren ikke er på kontoret. Thormod Myhre og Betten Gundersen har tilbudt seg å hjelpe til ved behov. Styret ser at dersom det blir behov for å vurdere ytterligere tjenester vil dette bli vurdert. AU jobber med ansettelsesavtalen og tar kontakt med Ivan Chetwynd for undertegning av arbeidsavtale. Sak nr. 35/11 Utvalg og komiteer i SGGN Internasjonalt utvalg: Trond Walstad er leder. Utvalget fungerer veldig godt og vi ser gjerne at de fortsetter. Vi snakker med dem på neste møte. (12.okt) Informasjonsutvalg: Har ansvaret for St. Georg, nettsiden vår og Nyhetsbrevet. I dette utvalget foreslår vi Arve, Torill og en fra LGL Karin tar ansvaret for å følge opp dette Redaksjonskomitè for St. Georg: Arve Urlin, Ivan Chetwynd og Betten Gundersen Vivi spør Finn Saugstad om han kunne tenke seg å være med i redaksjonskomiteen. Det er viktig at vi alle føler ansvar for å få inn stoff til St. Georg. Vekst og profileringsutvalg: Dette utvalget har ansvar for oppfølging av arbeidet med vekst og profilering. Utvalgets mandag kan romme; opprettelse av arbeid med Hotelt, gildetropp på landsleirene, profileringsartikler og fadderordning. Fra styret tar Vibeke Gordner og Inger Merli ansvaret Egil Hultin er spurt om han vil være med og utvalget ser om de trenger å knytte til seg flere. Kvernmoenkomiteen: I dette utvalget sitter Dag Roar Lund, Roar Moe og Johan Bye. Fra LGL; Vivi Heine. Vi ønsker å opprette disse utvalgene for perioden Vi utarbeider forslag til nye / oppdaterte mandater til utvalgene, slik at vi kan jobbe videre med dette på neste LGL møte i oktober og foreslåtte arbeids og inspirasjonshelg med LGL og utvalgene på nyåret i Ansvar: Landsgildeledelsen 5

6 Fokuset for oss blir å se på mandatene, slik at dette blir mest mulig nyttig for oss i forhold til langtidsplanen. Det er viktig å bruke langtidsplanen og profilhåndboken. Frimerkebanken: Frimerkebanken fungerer fortsatt med de gamle medlemmene, men de har søkt om avlastning og det må vi prøve å finne så fort som mulig. Sak nr. 36/11 Regnskap Thormod gikk gjennom regnskapet styret tar dette til etterretning. Et mindre beløp som står igjen etter Burundi-aksjonen vil bli blir overført Devlopment Fund ISGF siden aksjonen er avsluttet. Sak nr. 37/11 Salgsartikler, kan ansvaret overlates til andre enn kontoret? Ikke noe vedtak foreløpig. Sak nr. 38/11 Verdenskonferansen i Italia 2011 Delegasjonen fra Norge er Trond Walstad, Karin Thompson og Hege Britt Randsborg representant fra MS St. Georgs gilde. Verdenskonferansen arrangeres hvert 3dje år, og i år arrangeres den i Como, Italia. 26. September 2. Oktober. Trond informerte litt om sakene som skulle tas opp. Noe av det som er spennende er valget. Alle damene i komiteen går nå ut og landsgildeledelsen oppfordrer til at man får valgt inn nye kvinnelige medlemmer. Sak nr. 39/11 Forslag til Håndboken Dette bør komme inn i håndboken INNVALGTE MEDLEMMER AV LANDSGILDETINGET (jf 7 pkt. 1 og 5) Alle medlemmer av St. Georgs Gildene i Norge har forslagsrett på kandidater som kan velges inn som innvalgt medlem av Landsgildetinget. Forslagene må sendes gildekontoret innen det året det er Landsgildeting. Landsgildeledelsen lager innstilling til Landsgildetinget. Vedtak fattes av Landsgildetinget. Intensjonen er at Landsgildeledelsen kan knytte til seg personer som de kan dra veksler på i ulike sammenhenger. Dette er personer som har vist spesiell interesse og aktivitet på ulike nivå i organisasjonen. Innvalgte medlemmer må påberegne og bli spurt om de kan påta seg enkelte oppgaver for Landsgildeledelsen. De har delegatstatus på Landsgildeting, men må dekke alle utgifter til deltakelse og reise selv (de er ikke med på reisefordelingen) 6

7 Sak nr. 40/11 Søknad om støtte fra St. Georgsfondet fra DGM Thormod Myhre Distriktet har søkt om støtte, da de ønsker å bruke busstransport for første gang for å få med gildemedlemmer som ellers ikke ville vært med til gildetreff. Ett tema som skal tas opp på samlingen er rekruttering av nye medlemmer. Vi dekker 50 % inntil 5000,- Dette blir tatt av vekstmidlene. Sak nr. 41/11 Fredslyset Betten og Grete har vært i kontakt med domsprosten i Oslo. Vi kommer til å delta i en ordinær Gudstjeneste i Oslo Domkirke. Men speiderne får markere sin deltakelse ved at man går inn / ut i prosesjonen. Vi får også lest fredslysbudskapet. Skal vi gjøre noe mer ut av dette? For eksempel å sette opp en lavo på torget, pinnebrød steking, salg av toddy, salg av lykter. Søknad må sendes kommunen om tillatelse for å sette opp telt. Hvordan skal vi få engasjert speidere til å komme? Hvordan skal vi invitere? Ta kontakt med speiderforbundene og få disse til å sende ut invitasjon til alle grupper i Oslo krets, og kretsene rundt. Hvordan skal vi styrke komiteen / koble inn noen fra Oslo kretsene (NSF og KFUK/M) o Betten og Grete tar kontakt med kretsene og får representanter til å hjelpe til med arrangementet. o Betten og Grete inviterer speidersjefene / generalsekretærene til å delta - Trond sjekker ut dette med lykter og IKEA ellers kan Trond hjelpe til med konkrete arbeidsoppgaver, for eksempel søke om tillatelse til arrangementet hvis vi trenger det. - Karin omarbeider noe av teksten i ideeheftet. - AU følger dette arrangementet litt ekstra opp. Sak nr. 42/11 Lønnsjustering 2011 kontormedarbeider Lønnen til sekretæren blir regulert i forhold til lønnstrinn 28 pr. 1. mai 2011 etter Oslo Kommunes regulativ. 7

8 Sak nr. 43/11 Eventuelt A. Hva gjør vi for å markere ? Vi opplever at dette må være opp til hvert gilde å markere på sin måte, ut ifra situasjonen. Se speidersjefens blogg. Burde vi kontakte Rabita,- muslimsk speidergruppe? Tanker rundt Det som har skjedd i etterkant av hendelsene gjør at vi aktivt kan se på dette som en mulighet til å engasjere oss. o Nyhetsbrev: gjøre. Sende ut forslag til valgfritt program / aktiviteter gildene kan TEA-TIME, invitere noen muslimer eller andre til ett møte Speiderloven hvordan skal vi være ovenfor medmennesker, også de som er litt annerledes enn oss. B. Invitasjon til 60 års jubileum i Finland Vi sender en hilsen fra Norge. Karin undersøker om det er aktuelt å gjøre noe sammen med Sverige. Referent - Inger Elisabeth Merli Karin R. Thompson Landsgildemester. 8