Én samlet it-løsning for oljeserviceindustrien Bygd opp rundt kjernefunksjonalitet som er viktig for en travel bedrift i oljeservicenæringen

Transkript

1 Én samlet it-løsning for oljeserviceindustrien Bygd opp rundt kjernefunksjonalitet som er viktig for en travel bedrift i oljeservicenæringen EG

2 Bedriftseieren/direktøren Hvilke kunder og prosjekter er lønnsomme og hvilke gir tap? Hvordan får jeg en rask og nøyaktig status for forretningen? Hvordan sikrer jeg bedre inntjening? Hvor kan jeg redusere kostnadene? Ta vare på suksessen Oljenæringen er preget av få store aktører, og enkeltstående beslutninger får stor betydning for hele oljeserviceindustrien. Dalende investeringslyst når det gjelder modifisering, påvirker eksempelvis bransjen direkte. Stadig flere bedrifter opplever etter hvert hvordan mindre oppdragsmengde og oppsigelse av medarbeidere blir en del av hverdagen. Fremdeles er det stor aktivitet og inntjeningsmulighetene er gode, men det er ingen tvil om at markante endringer i markedsvilkårene krever oppmerksomhet. Det merkes direkte på bunnlinjen når konkurransen øker. En mer profesjonell drift vil ofte være svaret på utfordringene; Jo bedre du styrer dine prosjekter, jo sterkere står du. Fins det områder hvor du kan styre arbeidsflyten slik at dere blir mer konkurransedyktige? Vet du hvor det vil skape mest verdi å gjøre endringer? Regnskapsmedarbeideren/ økonomen Får jeg med alt på fakturaen første gang? Hvordan registrerer vi timer og materialer mer effektivt? Hvordan blir arbeidet med godkjenninger mindre tidkrevende? Hvordan forbedrer jeg rapporteringen til ledelsen? Prosjektlederen Oppdager jeg forsinkelser i planene tidsnok? Har jeg oversikt over forbruk og bestilte materialer? Holder pågående prosjekter budsjettet? Jobber vi ut fra de nyeste tegningene? Har jeg kontroll på dokumenter og sertifikater? Kjenner du igjen noen av utfordringene? 2 3

3 Hvor i prosessen kan du bli flinkere? Fortsatt vekst med profesjonalisert drift Ønsker du å øke konkurranseevnen i et utfordrende marked med færre oppdrag og økt konkurranse, er det flere områder du bør fokusere på. Helt grunnleggende vil optimalisering av bedriftens arbeidsprosesser sikre at dere utnytter ressursene best mulig. En analyse av hvor potensialet er størst, vil gi dere et bilde av hvilke forandringer dere må gjøre. Kanskje dreier det seg som om å arbeide mer systematisk med håndtering av utleie? Eller kanskje er det innkjøpsprosessen som skal være mer strømlinjeformet? Mangler du oversikt på økonomi og fremdrift i hvert enkelt prosjekt, vil du få problemer med å styre prosjektene sikkert i mål. Lønnsomheten i prosjektene synker. Skaper du derimot sammenheng mellom arbeidsprosessene og alle understøttende systemer, sikrer du kontroll og oversikt. Dermed kan du styrke planleggingen, minimalisere risikoen og i større grad sikre en god og sunn økonomi i prosjektene. I oljeservicenæringen er det en stor oppgave å oppfylle alle gjeldende HMS/K-krav, registrere avvik og sikre at sluttdokumentasjonen er i orden. Prosessene rundt dette kan du sette i system og automatisere på et nivå som både frigir tid og høyner kvaliteten. EG kan hjelpe deg med alle disse oppgavene inkludert den viktige oppgaven med å avdekke nøyaktig hvor du får mest igjen for innsatsen. Salgsmulighet Salgsmulighet Markedsbearbeiding Salgsmuligheter Relasjoner Kalkulasjoner Kalkulasjoner Prototyping Kalkulationer Justeringer Tilbud til prosjekt Tilbud blir til prosjekt Overlevering Kunnskapsdeling Dataflyt Assembly Produksjon ER VI PÅ BUDGET? Levering Installasjon LEVERER VI TIL TIDEN? Prosjektstyring og rapportering Ettersalg Service Igangværende arbeid, løpende kontroll og kvalitetssikring, godkjennelser, kontrakthåndtering, fakturastyring Assembly Produksjon Egenproduksjon Underleverandører Planlegging Levering og installsjon Oppstilling Montering Levering Ettersalg Service Forebygge Kundepleie Mersalg Sammenheng og gjennomsiktighet gir sikkerhet og effektivitet i hele prosessen, fra innledende kundekontakt til endelig levering og oppfølgende service. Gjennomgående gjenbruk av data i hele systemet sikrer korrekte data og sparer deg for unødvendige feil og dobbeltarbeid. 4 5

4 Fundamentet under forretningsdriften FAKTURA- GODKJENNING FAKTURERING MASKINER OG UTSTYRS- STYRING De fem grunnsteinene i EGs bransjeløsning for oljeservicenæringen sikrer det teknologiske fundamentet. Det gir sammenheng og kontroll fra første salgsfremstøt til avsluttende service til kundene. En samlet løsning for oljeserviceindustrien Med EGs bransjeløsning, spesielt utviklet for bedrifter i oljeservicenæringen, får du bedre oversikt over virksomheten og kan strømlinjeforme prosessene. Det skjer for eksempel gjennom å: Effektivisere tidkrevende arbeidsrutiner Optimalisere utnyttelsen av medarbeidere og maskiner Innføre styringsverktøy som gir prosjekt- og arbeidsledere oversikt. Løsningen er bygd opp rundt kjernefunksjonalitet som er viktig for en travel bedrift i oljeservicenæringen. Du kan supplere med tilleggsløsninger som utvider funksjonaliteten ytterligere og gir deg den løsningen som best dekker dine behov. TIDS- OG MATERIAL- REGISTRERING OPPGAVE- OG RESSURS- STYRING LØNNSSYSTEM KALKULASJON DOKUMENT- OG SERTIFIKATSTYRING UTLEIE OG VEDLIKEHOLD Din virksomhed PROSJEKTSTYRING TILBUD INTEGRASJON TIL TEGNEPROGRAM BUSINESS INTELLIGENCE Tilbud Får du ikke tilbudet korrekt fra starten, risikerer du å skrive kontrakt under feil forutsetninger. Det kan ende med å bli en dyr affære. Bruker du derimot elektroniske støttefunksjoner og gjenbruker tidligere tilbud og ordrer, er sannsynligheten for et riktigere og bedre tilbud større. Det bidrar igjen til bedre fortjeneste på dine oppdrag. Samtidig bidrar løsningen til at du har enkel tilgang til data og raskt kan danne deg et overblikk. På denne måten effektiviserer du tilbudsskrivingen. Integrasjon til tegneprogram Bedrifter som driver med engineering/design av produkter i CAD systemer vil ha stor nytte av en integrasjon mot ERP. Integrasjonen vil være tidsbesparende, da en automatisk vil få opprettet produkter med komplett BOMstruktur i ERP, basert på informasjonen som kommer fra CAD/ PDM. Ansatte i produksjon og de som jobber i prosjekt vil slippe å gå inn i sideliggende systemer for å få tilgang til tegninger og annen teknisk informasjon. Med en integrasjon vil slike dokumenter bli tilgjengelige rett fra produkt, produksjon og prosjekt modulene i ERP. Prosjektstyring Uansett om du har store EPCICkontrakter eller mange små ordrer, har du behov for god styring. Gjennom prosjektmodulen får du solide oppfølgingsmuligheter som raskt gir deg status for prosjekter og delprosjekter. Ligger du foran eller bak budsjettet? Hva er ferdigstillelsesgraden og hva er verdien av varer i arbeid? Har du god nok oppgavestyring? Du får et verktøy som varsler deg i god tid før de røde lampene blinker, slik at du rekker å iverksette korrigerende tiltak og bringe prosjektet på rett kjøl. I tillegg til bedre mulighet for løpende prosjektstyring, får du et effektivt grunnlag for å etterberegne og samle verdifull informasjon om hvor i prosjektet det gikk bra og hvor det eventuelt ikke gikk så bra. Utleie og vedlikehold Har du full kontroll på leie, utleie og tilbakelevering? Det ligger et stort konkurransefortrinn i å sette service- og kontraktstyringen i system, og dermed sikre at du får betaling både for alt medgått materiell og for den faktiske tiden utstyret er ute. Med vår utleiemodul har du full kontroll: All informasjon følger automatisk ordren fra registrert behov til fakturert leveranse. Salg av utstyr kan gjøres på samme ordre og alle priser er fleksible med hensyn til enhet og tid. En lett tilgjengelig oversikt over avtaler gjør dessuten at du kan planlegge serviceoppgaver sammen med de øvrige oppgavene herunder planlagt, periodisk service og sertifisering, rekvirerbar service, mobil oppfølging og registrering av utførte arbeidsoppgaver. Dokument- og sertifikatstyring Kravene til dokumentasjon i oljenæringen er strenge og dokumentmengden blir fort uoversiktlig. Men det finnes en enkel metode for å organisere, systematisere og lagre både sertifikater og andre typer dokumenter direkte på prosjektet. Profesjonell styring av dokumenter og tegningsversjoner sikrer at alle involverte parter har tilgang til den nyeste kunnskapen og de sist oppdaterte tegningene. Med tilgang til alle dokumenter direkte fra prosjektet, blir det større sikkerhet for at den endelige leveransen stemmer overens med avtalegrunnlaget. Samtidig er det tid å spare, da det er enkelt å hente frem arkiverte dokumenter. Denne funksjonaliteten gjør også arbeidet med sluttdokumentasjonen mye enklere. 6 7

5 Gode tilleggsløsninger For deg som ønsker å gå et skritt videre i arbeidet med å øke produktiviteten og styrke bunnlinjen. Kalkulasjoner Vet du hvordan du vinner prosjektet og fortsatt tjener penger? Effektive kalkulasjonsverktøy hjelper deg med raskt å utarbeide tilbud som bygger på fakta og ikke bare på synsing. Du kan bygge opp dine egne kalkulasjonsmodeller. Kalkyler overføres automatisk til prosjektet og videre til varebehov for innkjøp og produksjon. Tids- og materialregistrering Elektronisk tids- og materialstyring er en tilleggsløsning til økonomi- og prosjektstyring. Løsningen er utviklet med tanke på å støtte de viktigste arbeidsrutinene igjennom hele prosjektet. Den mobile medarbeiderens arbeidstid utnyttes mer effektivt, og timer og materialer som er registrert på et avsluttet oppdrag, gjenspeiles umiddelbart direkte i regnskapssystemet. Fakturagodkjenning Jo mer du kan digitalisere fakturagodkjenningen, desto større gevinst kan du høste i form av mindre tapt tid og færre feil. Tilleggsløsningen Elektronisk fakturagodkjenning digitaliserer arbeidsrutinen helt fra mottak, innlesing/innskanning og bokføring, til endelig godkjenning av fakturaene. Løsningen er nettbasert, noe som betyr enkel tilgang til fakturastrømmen via nettilgang og relevante tilgangskoder. Maskiner og utstyrsstyring Vet du alltid når maskiner og utstyr er tilgjengelig? Har du kontroll på når de lovpålagte og kontraktfestede serviceettersynene skal gjennomføres, og på om de faktisk blir gjennomført? Hvor mye belaster maskiner og utstyr et prosjekt? Har du kontroll på transittlaget og mva? Denne modulen hjelper deg med å styre maskiner og utstyr som er utdelt eller utleid. Det hjelper deg også med den viktige vurderingen av hvorvidt det lønner seg å eie eller leie en bestemt maskin. Lønnssystem Noe av det viktigste i driften av en virksomhet er å holde styr på utbetalingen av lønn til medarbeiderne. I oljeservice kjenner du nok godt til utfordringene med å beregne forskjellige tillegg i forbindelse med for eksempel offshore og skift. Dette kan gjøres enklere. Vi sørger for integrasjon med lønnssystemet, slik at det skapes sammenheng i alle arbeidsrutiner, og dermed kontroll med de månedlige lønnsutbetalingene. Vi kan også hjelpe deg med anbefalinger når du skal velge mellom de ulike tredjepartsløsningene for lønnshåndtering som finnes på det norske markedet. Oppgave- og ressursstyring Med nettbasert oppgave- og ressursstyring når planleggingen helt ut på arbeidsplassen. Arbeiderne har oversikt over arbeidsoppgavene og får raskt vite om eventuelle endringer. Alle oppgaver opprettes enkelt digitalt, inngår i planleggingen og fordeles til gjennomføring. Effektiv planlegging og fordeling av oppgaver begrenser ledig tid mellom jobber, ettersom alle i prosjektet raskt kan orientere seg om oppgaver når arbeidsdagen starter, og underveis. Fakturering Nå er det slutt på langsomme og forsinkede fakturaprosesser. Med en moderne ERPløsning automatiserer du en av bedriftens viktigste arbeidsprosesser. Du behøver ikke lenger bruke tid på å lete etter data når du har alt samlet i én løsning. Du kan raskt og enkelt fakturere en ordre ved oppdragets avslutning og unngår manuelle feil som det tar tid å rette. Dette medfører større trygghet både for likviditeten og for korrekte fakturaer. Business Intelligence Vi erfarer at markedet endrer seg raskere og raskere. Det er derfor viktig å hele tiden ta pulsen på bedriften og kunne reagere umiddelbart ved avvik. Business Intelligence handler nettopp om kunnskap om avvik og løpende status. Gjennom nettbasert tilgang til styringsrelevante nøkkeltall og diagrammer for både ledelse og medarbeidere, kan Business Intelligence øke bedriftens reaksjonsevne og dermed også konkurranseevne. 8 9

6 Vi har gjort alt klart er du klar til start? Har du først tatt beslutningen om å investere i en ny bedriftsløsning, er det egentlig bare en irriterende, foruroligende og tidkrevende implementering som står mellom deg og alle mulighetene som løsningen byr på. Det er i alle fall en reell bekymring, men slik er det ikke med oss. Når du velger en bransjeløsning fra EG, sparer du tid på at vi har gjort alt forarbeidet. Vårt viktigste mål er å skape verdi for din bedrift og langvarige implementeringsprosesser er ikke den raskeste veien til mål. Det er derimot Klar, ferdig, gå!, implementerings- og prosjektmetodikken som er en integrert del av vår bransjeløsning. På denne måten minimaliserer vi risiko i forbindelse med din teknologiske og forretningsmessige oppgradering: 10 Velkommen til en bedre bunnlinje Klar vi har gjort alt innledende arbeid. Ferdig sammen tilpasser vi løsningen til ditt behov og sørger for at organisasjonen er klar. Gå du kommer raskt i gang og kan drive forretning på et høyere nivå. EGs bransjeløsning for oljeserviceindustrien Tilpasset din bedrifts behov Våre forretningsløsninger gir deg: Markedets beste løsninger i nyeste utgave Rask innlæring med lett forståelige brukergrensesnitt spesielt beregnet for roller i din virksomhet Nær integrering til velkjente verktøy som Outlook, Excel og andre Microsoft Officeprodukter Styrket beslutningsgrunnlag med visuelt effektiv ledelsesrapportering. Forprosjekt Vi avstemmer dine behov med løsningens beste praksis-prosesser og bestemmer: Funksjonalitet Teknologi Tidsplan. EGs omfattende kunnskap om oljeserviceindustrien omsatt til: Effektive arbeidsrutiner basert på beste praksis i bransjen Komplett parameteroppsatt løsning Standardoppsett for håndtering av dokumenter Integrering til relevante løsninger i bransjen. Prosjektforløp Prosjektet igangsettes på riktig grunnlag og du kommer trygt og raskt gjennom følgende faser: Implementering Test Opplæring. Med en bedriftsløsning som er tilpasset dine behov og effektiviserer dine arbeidsrutiner, er du nå klar til å styrke forretningen med: Bedre økonomi i prosjektene Løpende oppfølging av pågående prosjekter Bedre utnyttelse av medarbeidere og maskiner Kunnskap om hvilke kunder som gir tap og hvilke som gir overskudd Mer tid til kundene. På den bakgrunn er du mindre sårbar overfor svingninger i markedet, noe som gjør det enklere å reagere på endringer, omstille seg og sikre en lønnsom forretning. 11

7 _V1 EG utgjør en forskjell EG utgjør en forskjell i oljeserviceindustrien Bedre bunnlinje og tid til det som er viktig, er resultatet når vi automatiserer og effektiviserer de daglige arbeidsrutinene. I EG gir vi kundene mer tid til deres kunder. Styrker kundens forretning Vår posisjon som en av Skandinavias ledende IT-tjenestebedrifter bygger på et nært forhold til kundene, bransjekunnskap og solid IT-kompetanse. Vi har størrelsen og kompetansen til å utvikle og vedlikeholde bransjeløsninger som styrker kundenes forretning. Vi kan følge deg hele veien med: Bransjespesifikke løsninger og konsulenter som passer til din forretning Management-konsulenter som optimaliserer bedriftens prosesser Business Intelligence som gir optimal støtte for å ta beslutninger Infrastrukturløsninger som støtter forretningskritiske løsninger Drift og service som holder løsningen oppe og går, enten den er fysisk plassert hos oss eller dere. Korte fakta Vi har kontorer over hele landet og er derfor alltid i nærheten. Vi har mer enn 1450 dyktige medarbeidere ved våre kontorer i Skandinavia, som jobber etter visjonen Adding Value to Business. Kontakt oss Tlf.: E-post: eg@egnorge.no EG A/S