OPPGAVER OG FRISTER - AVSLUTNING AV 1. TERTIAL K.E. Jensen, oppdatert

Transkript

1 OPPGAVER OG FRISTER - AVSLUTNING AV 1. TERTIAL K.E. Jensen, oppdatert Jf. Frist: Saksbehandler MOTTAKER: OPPGAVE: 1 Torsdag 4. april Alle med BDM* og økonomiseksjonen Påminning om frister i T1 for lønn (05.04 lokalt, til Seksjon for lønn, samt e-bilag kl. 15:00) og reiser og refusjoner (10.04 og 17.04) Påminnelse via fakultetsnytt til alle ansatte onsdag 3. april. 2 Torsdag 4. april Alle med BDM* og økonomiseksjonen Fremdriftsplanen på nett med info. Pr. e-post 3 Fredag 12. april (Seksjon for lønn i hende) Frist for e-bilag onsdag 17. april kl. 15:00 4 Fredag 12. april (frist til Seksjon for lønn) Økonomiseksjonen iht. fullmaktsmatrisen og alle med BDM Lønningsseksjonen Administrative ledere/personalkonsulenter 5 Fredag 12. april kontorsjefer Sendes ofprosjekt@admin.ui o.no med kopi til. 6 Fredag 12. april Lars kontorsjefer, instituttledere og seksjonsledere Bilagslønn E-bilag Omposteringer lønn (ompostering fastlønn meldes til personalkonsulent) Frist for søknad om forlengelse av prosjekter med sluttdato i T1 2019/ fremskyndelse av sluttdato for prosjekter. Booking til møter i tiden mai for gjennomgang med seksjonsleder, kontorsjef/instituttleder og direktører/dekanat. Lars deltar på alle møtene. BR, OR, DM optional på alle inst.møtene. Øvrige iht. fullmaktsmatrisen. 7 Fredag 12. april Sjekke at ikke noe er ført på art 3403 på basis for prosjekter 8 Onsdag 17. april kl. 15:00 Saksbehandlere e-bilag Seksjon for lønn e-bilag for lønn, bilagslønnsystemet 9 Onsdag 17. april (Seksjon Økonomiseksjonen iht. Lønningsseksjonen Reiser og refusjoner for lønn i hende) fullmaktsmatrisen og alle med BDM 10 Tirsdag 23. april Lars Oddrun Avklare med OR ansvarsfordeling ledelseskommentarer og virksomhetsrapport. Sende ut spørsmål til seksjonsledere og ev. kontorsjefer. 11 Onsdag 24. april Lisbet Lisbet kontorsjefer og seksjonsledere Frikjøpsgrunnlag for Frikjøp UD-avtalen mellom hovedtiltak (fastlønn) og hvert enkelt tiltak Frikjøp Al-Bahesh Abdo Ali Abdu SMR 100 % mot sted hvert kvartal Avtl. Helene Jenssen Stockfleth /Anne Frikjøp IOR stipendiat til prosjekt (egenandel fra fakultetet) Frikjøp stipendiat fra IOR til PluriCourts (egenandel fra fakultetet) Frikjøp vitenskapelige IOR til PluriCourts

2 Oddrun UiO Frikjøp Eksamen-bibliotek, spør Randi (Westby) Frikjøp av person i sentral foreldrepermisjonsgruppa (30 %) mot (be om tilsendt frikjøpsbilag) Frikjøp av Tor Inge og Steinar Melde ev. frikjøp av Guro Frostestad Frikjøp nye stip og postdoc fra IOR til PluriCourts (eksternt finansiert frikjøp) gjeldende fra Frikjøp (var hovedverneombud) av Elisabeth Wenger-Hagene 20 % gjeldende fra 1.februar Mandag 29. april Alle baswarebrukere Sende påminning om frister for godkjenning av fakturaer, og innsending av omposteringer (Outlook) 13 Mandag 29. april Anne, Guro, Lisbeth, Økonomiseksjonen Gjennomgang for hva som skal utfaktureres til finansieringskildene. Se gjennom uidentifiserte innbetalinger på nettsiden til UiO. 14 Mandag 29. april (frist 30. SR Skjema for tap på fordringer april kl. 12:00) 15 Tirsdag 30. april Guro/ RS Kontrollprogrammet for mars. 16 Tirsdag 30. april og torsdag 2. mai. Alle basware-brukere 17 Torsdag 2. mai Guro Økonomiseksjonen iht. fullmaktsmatrisen. Disse dagene prioriteres fakturabehandling og attestasjon. Målsetning om nærmest mulig 100 % ajour for å få mest mulig riktig regnskapsresultat. NB- Frist for at fakturene skal være betalt (leverandør mottar pengene) i 2018 er for: - Utenlandsbetalinger?? - Innenlandsbetalinger -?? Kontrollprogram for april tas ut før omposteringsfristen til SR mandag 7. mai. 18 Torsdag 2. mai Lars Oddrun og Eirik Avsetning: Professoropprykk som ikke er utbetalt. 19 Torsdag 2. mai alle med BDM SR Frist for godkjenning av faktura i Basware (BDM). kl. 23:59 20 Fredag 3. mai /Økonomikonsulenter Sjekke at alle uidentifiserte innbetalinger er laget faktura for 21 Fredag 3. mai /Anne Ompostere egenandeler fra IOR til PluriCourts iht. omlegging fra 1. april 2018 og nettobidrag fra underliggende prosjekter fra basis til prosjekt Fredag 3. mai Korrigering av tildeling til fastlønn vitenskapelige på tiltak og (NB: skal ikke avregnes) NB. Husk ny mal fra Anne tilpasset eompen Avregning overhead som omfordeles fra instituttene til fakultetet. Avregning overhead fra Klart språk til fakultetet

3 Avregning kontorrekvisita Anne Internhandel: Kjøp av IT-tjenester fra USIT. Gjelder fak.adm (1/3) og JussBuss (2/3). Send til med kopi til Avregning forbruk forskergruppene (kun T3). Gjelder inntil kroner + ekstra tildeling etter søknad for / /150057, /150006, /150015, /150053, /150056, /150010, /150005, /150011, /150016, /150054, /150055, /150052, /100323, / og / (NB. Se 2017 og 2018 i sammenheng) Ompostere egenandeler og overføre egenandeler fra IOR. Nytt regnskapsprinsipp fra Herunder incentivmidlene fra IOR (fra fak) (kr 2 mill. pr. år) / Sjekk at kontering av lønn til vitenskapelige i forskningstermin på PluriCourts. Unntak: Christina Voigt. Dette gjelder hele SFFens levetid /Lars Eventuell ekstrabelastning med inntil kroner måneden for ikke gjennomført frikjøp på PC. Se avtalen mellom PluriCourts og fakultetet side 2 punkt 9. Bokføre overheadkostnader prosjekt i Administrasjonsseksjonen 23 Fredag 3. mai kl. 15:00 kontorsjefer/ seksjonssjefer Randi og Julie Overføre kr pr Tertial fra IOR basis til fakultetet (Naurinstillingen), jf. Epost Lars (D: 3901/120500/0/ (Forskningstiltak) K:3901/120010/0/ Melde inn grunnlag for periodiseringer privatistgebyr (gjelder kun 1. og 3. tertial) timelærere, sensur, eksamensvakter

4 Avsetning lektorstillingene som er innvilget (kr ) Lars 24 Fredag 3. mai Sjekk at månedlige bilagene for tildelinger til instituttene er bokført og belastning av internhusleiekostnad er à jour. Grunnlag: Økonomiområdet\Budsjett\Budsjett 2019\Institutter\Diverse fordelinger 2019.xlsx 25 Mandag 6. mai Økonomiseksjonen Frist for utgående faktura. NB: Husk å velge dato i april. 26 Tirsdag 7. mai kontorsjefer Godkjenne frikjøpsbilag i BasWare. 27 Tirsdag 7. mai T3-bilag, Økonomiseksjonen for resten og for sin stedkode 28 Ikke publisert enda SR Frist for levering av eomposterings-bilag for ompostering, frikjøp, intern handel og bevilgning. Frist for periodiseringsbilag (inngående fakturaer og andre avsetninger) som seksjonene/instituttene ønsker, samt eksamensgebyrer). For T2 og T3 må kostnader og visse typer inntekter som er bokført for hele året periodiseres. 29 Torsdag 9. mai RS Regnskapet lukkes 30 fredag 10. mai, med assistanse fra og Guro (IKRS og Seksjonsledere/ kontorsjefer Utsendelse av rapport til gjennomgang for ledere i forkant av møtet. Alle tre er tilgjengelig på formiddagen denne dagen for utsendelse for sine stedkoder. JUSSBUSS) 31 Fredag 10. mai Lars Sende ut en første regnskapsoversikt til fakultetsledelsen. 32 Torsdag 16. mai kl. 12:00 Kontorsjefer Frist for å melde fra om eventuelle endringer i den prognose som ble gitt i møtet om tertialregnskapet 33 Torsdag 16. mai ca. kl. 14 innkaller, Guro og Lars Felles gjennomgang av data i Buddy for å se at helheten er riktig. Prognosearbeid Basis, EFP og årsverk. Gjennomgang og oppdatering av Buddy. Husk å legge inn nye prosjekter i Buddy før overføring til Kuben. Overføring av Kuben utføres av 34 Torsdag 16. mai Kuben Overføre Buddy til Kuben inkl. 5-års prognose 35 Tirsdag 21. mai Anne Marius (Randi) Sjekke med Eksamensseksjonen v/ Anne Margit Tvenge vedr. NAV-krav for praksisplasser. 36 Tirsdag 21. mai forskningskonsulentene/kon torsjefer Melde fra om hvilke prosjekter som skal rapporteres på (NFR) 37 Tirsdag 21. mai Økonomiseksjonen iht. Guro Skrive inn kommentarer i kontrollprogrammet. fullmaktsmatrisen 38 Torsdag 23. mai Lars ADS Virksomhetsrapport og ledelseskommentar sendes ADS 39 Onsdag 29. mai Lars Eirik Styresak T1-regnskap 40 Onsdag 29. mai Lars Eirik Regnskapsrapport til dekanat deretter til styret (styremøte 17. juni). 41 Fredag 31. mai Guro () SR Leverer rapport for kontrollprogrammet for april.

5 42 Gjelder kun T3 SR Ompostere resultat fra seksjonene til og omfordeling overskudd institutter/fakultet + ev. godkjente overføringer fra 2019, legge inn IB i budsjett 2020/Buddy 43 Tirsdag 18. juni Lars/ Oppdatere med nye rapporter på nettsidene (styresak og regnskapsrapporter fra Lars) 44 Tirsdag 18. juni fagansvarlig () Oppdatere nettsidene for økonomi, sender ut lenker til nettsider til fagansvarlige for ev. tilbakemelding om oppdateringer. * direktør, ass.direktør, fem kontorsjefer, seks seksjonsledere, leder int. programmer ved SMR, avd.leder ved PluriCourts og daglig leder ved Jussbuss har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)