Organisering og lokalisering nye NAV Molde

Transkript

1 Delprosjekt: Mandatet er gitt av: Versjon dato: NAV - Nye Molde kommune Prosjektrådmann Nye Molde kommune Arne Sverre Dahl og fylkesdirektør i NAV Stein Veland godkjent Rapport 3 Organisering og lokalisering nye NAV Molde 1

2 Innhold 1 Innledning Organisering og dimensjonering av nye NAV Molde Leder, rolle- og funksjonsbeskrivelser Lokalisering Mulige modeller for samarbeid på tvers av tjenester Begrunnelse...7 2

3 1 Innledning I denne rapporten beskriver vi hvordan vi tilråder å organisere nye NAV Molde for å kunne levere tjenestene vi mener er nødvendige for å kunne nå målene med NAV-reformen og målbildet til nye NAV Molde. Vi gjør oppmerksom på at dette bare er et forslag, og at vi derfor ikke går veldig i detalj. Det vil være viktig å involvere medarbeiderne i hvordan vi konkret skal organisere oss for å løse samfunnsoppdraget på best mulig måte innen den rammen som kan godkjennes. Til slutt i rapporten vil vi begrunne vårt forslag for valg av organisering og lokasjoner. 2 Organisering og dimensjonering av nye NAV Molde Vi har valgt å ta utgangspunkt i at vi i grove trekk kan videreføre antall ansatte i nye NAV Molde, med en liten justering for noen kommunale tjenester som ikke blir videreført i det nye NAV Molde. Vi har videre tatt høyde for signal om en liten nedjustering de nærmeste årene på bakgrunn av effektivisering. Det er allikevel i Stortingsmelding 33 gitt tydelig signal om å styrke NAV-kontorene. Med det som samlet utgangspunkt legger vi til grunn at nye NAV Molde vil ha omtrent 70 årsverk. Forslag til organisasjonskart nye NAV Molde: NAV-leder Oppfølging ung Oppfølging voksen Tett oppfølging Stab og økonomi Forklaring: Det er tre avdelinger som har arbeidsrettet brukeroppfølging som sin kjernevirksomhet. Avdeling Oppfølging ungdom har ansvar for helhetlig oppfølging av brukere under 30 år. Avdeling Oppfølging voksen har ansvar for helhetlig oppfølging av brukere fra 30 år og oppover. Avdeling Tett oppfølging har ansvar for tiltaket IPS, prosjektet IPS kommune, Kvalifiseringsprogram og helhetlig oppfølging av flyktninger. Avdelingen har ansvar for koordinering av markedsarbeidet samt det faglige koordineringsansvaret for alle jobbspesialister i nye NAV Molde. Avdeling Stab og økonomi har ansvar for vedtak etter sosialtjenesteloven, bistand ved økonomisk rådgivning, gjeldsrådgivning, frivilling forvaltning, ansvar for publikumsmottak og for støttetjenester som post, arkiv, systemansvar Socio, Controller, koordinering IKT-drift og støtte, driftsøkonomi, innkjøp, HMS, statistikk og analyse og lederstøtte. 3

4 Oppgavedelingen i de enkelte avdelingene vil bli drøftet i prosess med medarbeiderne. Prinsippet at bruker skal få helhetlig arbeidsrettet oppfølging i NAV Molde skal dog være førende. Markedsarbeid Vår kontakt og vårt samarbeid med næringslivet er en viktig suksessfaktor i vårt arbeid med å hindre utenforskap, å få flere i arbeid og et velfungerende arbeidsmarked. Vi skal tilby gode tjenester til arbeidsgivere med sikte på å få flere i jobb: - Vi skal styrke relasjonen med arbeidsgivere og videreutvikle arbeidsgiverkontakten. - Vi skal bidra til økt rekruttering til ledige stillinger og et inkluderende arbeidsliv. - Arbeidsgiverne skal få bedre koordinerte tjenester fra «ETT NAV». Dette skal vi gjøre gjennom økt samhandling og kompetanseheving. Det er mange oppgaver i NAV-kontoret som er markedsarbeid. Jobbmatch, jobbstøtte, jobbutvikling, oppfølging, forhandling med arbeidsgivere, relasjonsbygging, kvalifisering av arbeidssøkere, karriereveiledning og rekruttering er slike oppgaver. Den viktigste aktøren i markedsarbeid er veilederne. For å få til økt samhandling og kompetanseheving og for å yte koordinerte tjenester fra «ETT NAV» overfor arbeidsgiverne må noen markedsoppgaver koordineres. Slike oppgaver er for eksempel rekrutteringsbistand, systematisk informasjons- og kompetansedeling, 3 parts bedriftsbesøk, kontakt med næringsforumet, lokale samarbeidsavtaler, tiltaksutvikling og - evaluering. Vår organisering skal støtte opp under det behovet. Avdelingsleder for avdeling Tett oppfølging skal ha ansvar for koordinering av markedsarbeidet samt det faglige koordineringsansvaret for alle jobbspesialister i nye NAV Molde. Vi ser for oss at det skal være minst en jobbspesialist i hver avdeling, i tillegg til IPS-jobbspesialistene som er organisert i avdeling Tett oppfølging. Videre skal det være en person i hver oppfølingsavdeling som har ansvar for funksjoner i markedsarbeid som krever koordinering, slik som nevnt ovenfor, og som blir koordinert av avdelingsleder Tett oppfølging. Det skal settes av deler av vedkommende sine stillinger til dette arbeidet (ca. 50 %). Spredning av disse dedikerte veilederne i alle avdelingene skal sikre rask informasjonsflyt og bred kompetansedeling mellom alle veilederne. Kompetanseutvikling Nye NAV Molde skal være en lærende organisasjon. Vi skal legge til rette for at alle ledere og medarbeidere hos oss er deltakere i kontinuerlige lærings- og utviklingsprosesser som skal føre til kontinuerlig forbedring av våre tjenester. Lederteamet og ressurspersoner vil være de viktigste rollene i det strategiske kompetansearbeidet som skal sikre at våre læringsprosesser er i tråd med 4

5 våre oppgaver og behov. NAV Molde skal ha en kompetanseplan med en beskrivelse av læringsarenaer, samt målrettede og effektive tiltak som en rask kan justere og tilpasse for å imøtekomme høy endringstakt. En avdelingsleder vil få koordineringsansvaret for avdelingsovergripende kompetanseaktiviteter. Hver medarbeider skal ha en individuell utviklingsplan. 3 Leder, rolle- og funksjonsbeskrivelser Roller i nye NAV Molde: Leder Avdelingsleder Veileder Stab Ressursperson Leder NAV Molde: Har det overordnede ansvaret for NAV Molde og får delegert myndighet fra rådmann i nye Molde kommune og fylkesdirektør i NAV Møre og Romsdal. Rapporterer til kommunalsjef for Oppvekst, kultur og velferd, til fylkesdirektør og i partnerskapet. Partnerskapet er styrende organ for NAVkontoret. Avdelingsleder: Har resultat- og fagansvar innenfor det ansvarsområdet som er gitt til avdelingen. Har personalansvar for avdelingens medarbeidere. Har ansvar for å utvikle avdelingen og bidra til helhetlige løsninger slik at nye NAV Molde yter best mulige tjenester til innbyggerne i nye Molde kommune. Samarbeider i lederteamet i NAV Molde og med samarbeidspartnere. Veileder: Er tjenesteutøverne i NAV Molde. Veilederrollen kan ha flere funksjoner og grad av spesialisering. Vi vil ha veileder arbeidsrettet brukeroppfølging, jobbspesialister, økonomiveiledere, gjeldsrådgiver (ikke uttømmende). Stab: Service i publikumsmottak, posthåndtering, arkiv, koordinering IKT-drift og støtte, Controller, driftsøkonomi, innkjøp, HMS, statistikk og analyse, lederstøtte. Ressursperson: Veiledere og stabsmedarbeidere kan være ressursperson for bestemte funksjoner. Dette innebærer å være kollegaveileder og ha spesielt ansvar for å holde seg faglig oppdatert på et bestemt område og bidra til kompetansedeling. Eksempel for ressurspersoner: gruppeveiledning, marked, karriereveiledning, IKT, sosialhjelp, gjeldsrådgiver. 5

6 4 Lokalisering Prosjektgruppa foreslår at man benytter lokalene til NAV i Molde. Her vil det være betjent mottak og drop-in for brukere og base for ansatte. I Midsund og Eidsvåg vil det være servicetorg, der det vil være tilgjengelige PCer for brukerne som kan benyttes til å søke på ledige stillinger og ta i bruk NAV sine digitale tjenester/selvbetjeningsløsninger. I tillegg er det nødvendig med tilgang til arbeidsstasjoner og møterom for avtalte møter som må sees i sammenheng med andre kommunale tjenester. Det skal vurderes omfang av tilstedeværelse både i Midsund og Eidsvåg på faste tidspunkt for at innbyggere kan møte NAV uten avtale (drop-in). Dette ses i sammenheng med utvikling av servicetorg. Hovedprinsippet om lokalisering av arbeidsplasser i nye Molde kommune skal gjelde, slik at kommunalt ansatte i hovedsak får beholde nåværende arbeidssted. 5 Mulige modeller for samarbeid på tvers av tjenester Det er spesielt viktig at vi får til et godt koordinert samarbeid mellom de tjenestene som brukere har oppfølging fra. Tett samarbeid gjennom gode relasjoner vil være avgjørende for å sikre gode tilbud og tjenester til det beste for bruker. Formelle samarbeidsavtaler, både nåværende og eventuelt nye, brukes der det er nødvendig for å sikre gjensidig forpliktende koordinering. Dette må forankres i ledelsen og hos ansatte. Fast møtestruktur er viktig, men det må gjøres gode vurderinger på hvilke møter som skal prioriteres. Brukerinvolvering på systemnivå er viktig. Bruk av erfaringskonsulenter, brukerråd, eventuelt andre måter å få frem brukers stemme på er sentralt for en innovativ tjenesteutvikling. Nye NAV Molde skal ha tverrfaglig samarbeid til det beste for bruker som har sammensatte behov gjennom ansvarsgruppe, individuell plan m.m. Tilgjengelige verktøy for individuell plan skal benyttes. 6

7 6 Begrunnelse Prosjektgruppa har delt synspunkter, drøftet og lykkes med å komme med forslag til organisering og lokalisering. Vi har vurdert fra ulike perspektiv og faktorer. Brukerperspektivet (både enkeltindivid og arbeidsgiver), medarbeiderperspektivet, nærhet til andre kommunale virksomheter og grunnlagsdokumentet har vært hovedkriteriene. I vårt valg av organiseringen styrker vi vårt arbeid med arbeidsinkludering. Fokus på helhetlig arbeidsrettet brukeroppfølging, flere jobbspesialister, samarbeid, markedsarbeid og kontinuerlig kompetanseutvikling i en lærende organisasjon er de viktigste virkemidlene sådan. Økt satsning på samarbeid om økonomisk veiledning skal gi brukerne hjelp med økonomiske utfordringer så tidlig som mulig for å bidra til økonomisk trygghet og slik at økonomiske utfordringer ikke overskygger brukers ønske og prosess med å komme i arbeid. Fokus på faglig koordinering skal gi økt faglig kvalitet i brukerveiledningen og oppfølgingen. Spredning av forskjellige roller i alle teamene skal bidra til kompetansespredning og rask implementering av endringer, samt tverrfaglighet og dermed forventet økt innovasjon og kvalitet i brukeroppfølgingen. Ved vår anbefaling av lokaliseringen har vi lagt til grunn føringer som er gitt i Stortingsmelding 33, samt i intensjonsavtalen mellom Midsund, Nesset og Molde kommune for nye Molde kommune. Intensjonsavtalen punkt 6.3 Administrativ organisering:.innbyggerne skal i hovedsak få dekket sine behov for tjenester der de bor, og i kommunehuset i Eidsvåg skal det være publikumsretta tjenester og desentraliserte rådhusfunksjoner. Fellesnemda skal plassere fagmiljøene der det er kvalitetsmessig og økonomisk hensiktsmessig. Fagmiljø og funksjoner som ikke er stedbundne kan lokaliseres til kommunehuset i Eidsvåg. Antallet arbeidsplasser i kommunehuset i Eidsvåg videreføres på nivå med i dag, og følgende prinsipper legges til grunn: Utnyttelse av eksisterende kommunehus Tilstrebe balansert fordeling i utviklingen av arbeidsplasser i kommunehusene Søke å samle tjenester og fagmiljø som gir synergieffekter Ta hensyn til kompetansebehov og rekruttering Samtidig kreves det i Stortingsmelding 33 at det jobbes for større NAV-kontor for å bygge bredere fagmiljø og bedre ivareta rettssikkerheten ved NAV-kontorene. 7

8 I NAV er mye digitalisert. Fra vil mye mer være digitalisert, og bruker vil ha mer eierskap og en aktiv håndtering av sin egen situasjon. Bruker styrer mer sitt eget behov for oppfølging og dialog med NAV-veileder. Gjennom digitale løsninger og oppsøkende virksomhet kan vi yte tjenester i store deler av den nye kommunen og sikre tjenester der bruker bor. I nye NAV Molde vil vi ha mulighet for å søke økonomisk sosialhjelp digitalt og vi vil ha gode løsninger for nødhjelp. Vi kan i samarbeid med servicetorg ha lengre åpningstid i forhold til selvbetjeningsløsninger på tilgjengelig pc. De digitale løsningene frigir tid hos oss som vi kan bruke til tettere oppfølging og oppsøkende virksomhet for dem som trenger oss mest. Vi har i den forbindelsen behov for møteplasser hvor sikkerhet og personvern blir ivaretatt. Gjennom et større kontor, og samling av alle medarbeidere på en lokasjon, vil vi sikre god faglig utvikling av medarbeiderne slik at alle innbyggerne i den nye kommunen vil få likeverdige tjenester som er enda bedre enn i dag. Med tilgang til møterom og arbeidsstasjoner lokalt vil prioriterte brukere få dekt tjenester i sitt nærområde. Bruker unngår lang reisevei til planlagte møter med NAV og nærhet til andre relevante kommunale tjenester. Vi vil beholde god lokalkunnskap til næringsliv og samarbeidsaktører. Å finne balansen mellom organisatorisk læring, mobilitet for de ansatte og hvordan en vil nytte aktuelle lokasjoner vil være en utfordring som vi uansett må jobbe med i tida som kommer, med økende mobilitet. I den videre prosessen skal vi ha særskilt fokus på sikkerhet for de ansatte. Sikkerhet er et moment vi må ha med når vi skal utvikle arbeidsmetodene for å yte gode tjenester til alle i nye Molde kommune uavhengig av hvor dem bor. -På NAV-lokasjon -I Sørvistorg -I arbeidslivet og hos samarbeidspartnere -Samfunnslivet (på kafé, heimebesøk mm) -Reising i jobb/bilkjøring (sikkerhetsforebygging) 8