Formannskapet. Møteinnkalling

Transkript

1 Formannskapet Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 6/10 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 7/10 Interpellasjoner og spørsmåll PS 8/10 Forslag til ny Hovedavtale Uravstemning - Orienteringssak PS 9/10 Tilskudd til "bedriftshytta" PS 10/10 Etablering av ny modell for forvaltning av verneområder - invitasjon til å delta i nasjonalpark-/verneområdestyrer PS 11/10 Fornyelsesarbeidet og støtte fra fylkesmannen - rapport for 2009 og søknad for 2010 PS 12/10 Søknad om fritak for politisk verv - Anne May Sandvik Olsen PS 13/10 Organisasjonsendring av Seksjon Miljø og Teknikk PS 14/10 Avtale for etablering av "Skjærgårdens hus" Unntatt offentlighet Ofl. 23 PS 15/10 Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 19

2 PS 6/10 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 19

3 PS 7/10 Interpellasjoner og spørsmål Møteinnkalling side 3 av 19

4 Saksnr 2009/ Forslag til ny Hovedavtale fra Arkivkode 401 Saksbehandler Liv Schi Eriksen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Administrasjonsutvalget /10 Formannskapet /10 Forslag til ny Hovedavtale Uravstemning - Orienteringssak Sammendrag Det forligger et anbefalt forslag til ny Hovedavtale for perioden Rådmannen har godkjent forslaget til ny Hovedavtale. Dette med bakgrunn i at møtene i hhv administrasjonsutvalget og formannskapet holdes etter svarfristens utløp. Saksopplysninger De sentrale parter, KS og de 4 forhandlingssammenslutningene har forhandlet fram et forslag til Hovedavtale for en fireårig periode fra Alle forhandlingssammenslutningene har anbefalt KS`s siste tilbud om ny Hovedavtale. Hovedstyret i KS anbefaler medlemmene i uravstemning å stemme ja til forhandlingsløsningen Endringene i Hovedavtalen knytter seg i hovedsak til redaksjonelt ajourhold. Partenes felles forord til endres til et innledende formål som omtaler blant annet: Viktigheten av å arbeide for et mer inkluderende arbeidsliv slik at sykefravær og uføretrygd reduseres Viktigheten av at det i partssamarbeidet fremmes forståelse for og innsikt i virksomhetens påvirkning på klima og ytre miljø Arbeidsgivers ansvar for ivaretakelse av medvirking og medinnflytelse ved kommunal samhandling/interkommunalt samarbeid. I forhandlingsprotokollen er tatt inn partenes forståelse om blant annet: Fellesopplæring i Hovedavtalen i 2010 Hovedavtalens drøftingsgrunnlag for tillitsvalgtordninger og virkning for undervisningspersonalets rett til tillitsvalgt på arbeidsstedet. Avvikling av Hovedavtalens permisjoner ved ekstraordinære situasjoner hvor forsvarlig drift må opprettholdes. Her pekes særlig på hensynet i bedrifter og virksomheter med få ansatte. Bestemmelsen om likestilling er omarbeidet i tråd med lov- og regelverket til å omhandle målsettinger både for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Uravstemningsfristen er satt til senest , kl Vedlegg Ingen Innkomne merknader Ingen Hjemmelsgrunnlag Møteinnkalling side 4 av 19

5 Vedtekter for Arbeidsgivervirksomheten i KS tariffområde, pkt 1 og 3. A-rundskriv nr 4/2009 fra KS Forslag til ny Hovedavtale fra , datert Vurdering Forslaget til ny Hovedavtalen er fortsatt innrettet for å sikre et best mulig samarbeid mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte på alle nivåer. Prinsippet om at de lokale parter best finner hensiktsmessige løsninger for å ivareta gode prosesser er sikret gjennom ordningen med tillitsvalgte. Rådmannen har positiv erfaring fra samarbeidet med tillitsvalgte. Konklusjoner Rådmannen har anbefalt det reviderte forslag til Hovedavtale for perioden Rådmannens forslag til vedtak Saken tas til orientering. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 5 av 19

6 Saksnr 2010/98 - Hytte "Endevendt" Myking Arkivkode 450 Saksbehandler Liv Schi Eriksen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Arbeidsmiljøutvalget /10 Administrasjonsutvalget /10 Formannskapet /10 Tilskudd til "bedriftshytta" Sammendrag Det foreligger forslag til ny leiekontrakt for perioden for bedriftshytta på Myking. Fagforbundet Hvaler har bedt om tilskudd til leie. Årsleien er kr ,- pluss 8 % moms, dvs. totalt kr Rådmannen tilrår at leiekontraktsperioden blir en prøveperiode. Innen 1. januar 2013 vurderes det, om det fremdeles er hensiktsmessig å nytte hytta som et personalpolitisk velferdstiltak, etter Rådmannen anbefaler at kommunen øker tilskuddet til årsleien forholdsmessig i leiekontraktsperioden Dette belastes velferdsmidler. Saksopplysninger Fagforbundet Hvaler har en leiekontrakt om leie av hytta Endevent på Myking. Hytta ligger i nærheten av Nesbyen. Den er godt utstyrt. Der er 3 soverom med 2 sengeplasser i hvert rom. Det er dusj og wc. Videre er det peis og vedovn og TV (parabol). Hytta har utstyr til 8 personer. Fagforbundet Hvaler står som leietaker og skal administrere utleie med mer. Personalsjefen har tiltrådt hyttekomiteen. Hvaler kommune har fra 1999 gitt tilskudd til hytta under forutsetning at alle ansatte skulle få leie hytta. Med virkning fra 2006 har de folkevalgte fått samme mulighet. (Vedtak under sak 23/06 i møte ). Dette for at det var viktig å øke utleiefrekvensen maksimalt. Historikk År Årsleie Tilskudd fra Hvaler kommune Leieinntekter Overskudd Underskudd Perioden Ikke kjent ,90 Pluss driftsutgifter ,90 Dårlig resultat i perioden som gikk over 14 mnd i 98 og Pluss underskudd pålydende Ikke kjent Ikke kjent Begrunnelse dårlig resultat i drift , Herunder innkjøp av sofagrupper og diverse småartikler % moms % Møteinnkalling side 6 av 19

7 moms Det foreligger et nytt forslag til leiekontrakt fra 2010 tom Årsleien er øket fra kr ,- pluss 8 % moms per år til kr ,- pluss 8 % moms per år. ( Totalt kr ) per år. I tillegg tilkommer driftsutgifter til brensel, snøbrøyting, kloakk og TV. Fagforbundet Hvaler har budsjettert disse utgifter til totalt, kr ,- for Fagforbundet Hvaler ønsker at Hvaler kommune skal dekke eventuelt underskudd i tillegg til tilskudd til årsleien. Videre at overskudd skal avregnes i forbindelse med årsavslutning av regnskapet det aktuelle år. Vedlegg 1. Brev fra Fagforbundet datert Forslag til leiekontrakt 3. Regnskap Budsjettforslag Oversikt over utleie 2009 Innkomne merknader Fagforbundet Hvaler ønsker at Hvaler kommune skal dekke eventuelt underskudd i tillegg til tilskudd til årsleien. Videre at overskudd skal avregnes i forbindelse med årsavslutning av regnskapet det aktuelle år. Hjemmelsgrunnlag Budsjett og økonomiplan Velferdstiltak. Økning av summen ble foretatt under forutsetning at alle ansatte skulle få leie hytta. Administrasjonsutvalgets sak 23/06 i møte Tilskudd til årsleien 2006, 2007, 2008 og Vurdering Rådmannen tilrår at leiekontraktsperioden blir en prøveperiode. Innen 1. januar 2013 vurderes det, om det fremdeles er hensiktsmessig å nytte hytta som et personalpolitisk velferdstiltak, etter Hyttekomiteen må fortløpende vurdere og intensivere informasjon av tilbudet til ansatte og folkevalgte. Videre må komiteen vurdere utleiepriser samt innretning av utleien. Konklusjoner Rådmannen hevder at da saken ble behandlet i administrasjonsutvalget under sak 23/06 i møte ble tilskuddet definert. Hvaler kommune dekker deler av årsleien til hytta Endevent på Myking i leiekontraktsperioden med kr i 2007 og kr i 2008 og Dette belastes velferdsmidler. Dette ønsket rådmannen med bakgrunn i at det gjennom årene var gitt til dels ulike summer. Rådmannen har ikke funnet dokumentasjon som viser at kommunen har forpliktet seg til å dekke underskudd. Således er det en liten uenighet om dette. Rådmannen anbefaler at kommunen øker tilskuddet til årsleien forholdsmessig til kr i leiekontraktsperioden Dette belastes velferdsmidler. Fagforbundet Hvaler skal således dekke kr av årsleien, driftsutgifter og ev underskudd.: Fagforbudet har beregnet driftsutgifter slik: Strøm kr , ved kr 6.000, brøyting kr 2000, kloakk kr 2000 og TV kr Totalt kr , inklusiv deler av årsleien. Rådmannens forslag til vedtak 1. Hvaler kommune dekker deler av årsleien til hytta Endevent på Myking i leiekontraktsperioden , med kr ,-. Beløpet overføres til Fagforbundet Hvaler 1. februar det enkelte år. Dette belastes velferdsmidler. 2. Fagforbundet Hvaler og Hvaler kommune samarbeider for å få øket utleiefrekvensen. Møteinnkalling side 7 av 19

8 3. Fagforbundet Hvaler skal innen 1. februar hvert år avlegge regnskap og rapport i forhold til bruken av hytta. Regnskapet skal vise alle inntekter og utgifter. Rapporten skal vise oversikt over antall leie dager og antall leie uker fordelt på ulike ansatte og folkevalgte. 4. Hvaler kommune og Fagforbundet Hvaler evaluerer og drøfter velferdstiltaket innen 1. januar Med bakgrunn i resultatet av evalueringen tar Hvaler kommune stilling til om tilskudd til bedriftshytta, kan fortsette i en ny leiekontrakt. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 8 av 19

9 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2009/ Etablering av ny modell for forvaltning av verneområder K12 Bernt Erik Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /10 Etablering av ny modell for forvaltning av verneområder - invitasjon til å delta i nasjonalpark-/verneområdestyrer Saksopplysninger I brev av inviterer Miljøverndepartementet v/statsråden Hvaler kommune til å delta i nasjonalpark-/verneområdestyre for forvaltning av Ytre Hvaler Nasjonalpark. Invitasjonen skjer på bakgrunn av ny forvaltningsmodell for verneområder, beskrevet i Miljøverndepartementets budsjettproposisjon for Her legges det opp til lokal forvaltningsmyndighet gjennom deltakelse i politisk sammensatte nasjonalpark- eller verneområdestyrer. Motivet for en slik ny forvaltningsmodell er å styrke forvaltningen av særlig større verneområder og stanse tapet av naturens mangfold. Regjeringen vektlegger at forvaltningen skal være kunnskapsbasert, lokalt forankret og bidra til en mest mulig enhetlig forvaltning. Kommunene bes om å ta stilling til om man ønsker deltakelse i en slik forvaltningsmodell/-styre innen Styrene vil bestå av en representant fra hver berørte kommune, primært ordfører eller andre folkevalgte/kommunestyrerepresentanter samt en representant fra fylkestinget. Ved aksept fra kommunene vil Miljøverndepartementet (MD) ta beslutning om opprettelse av styret. Fylkesmannen og Direktoratet for naturforvaltning (DN) vil bistå i etableringen/konstitueringsprosessen samt bidra med veiledning og opplæring av styrene. Sekretariat for styret utgjøres av en nasjonalparksforvalter som ansettes av fylkesmannen, i dialog med styret. Forvalteren forutsettes lokalt plassert med kontorplassering i nær tilknytning til verneområdet og hvor vedkommende kan inngå i et faglig fellesskap med nasjonalparksenter og samlokalisert med andre fagpersoner knyttet til verneområdet (personell fra Statens naturoppsyn (SNO) naturveiledere og i vårt tilfelle Skjærgårdstjenesten). Forvalteren vil være underlagt styret i forhold knyttet til forvaltningen av verneområdet. Styrets oppgave er i grove trekk å fatte beslutninger knyttet til vernebestemmelsene, gjennomføring av tiltak som tilrettelegging for bruk, informasjons- og skjøtselstiltak og i samarbeide med SNO bidra til lokal forankring i gjennomføringen av tiltakene. I tillegg vil et tett og konstruktivt samarbeid med ulike brukerinteresser i verneområdet være viktig for å få til en god forvaltning. Det forutsettes derfor samarbeid med et faglig rådgivende utvalg bestående av bl.a. grunneiere, andre særlig berørte offentlige organer, næringsliv og frivillige organisasjoner. MD vil være klageinstans for vedtak fattet av styret og fylkesmannen kan påklage vedtak jf. naturmangfoldlovens 62. Staten bærer kostnadene med forvaltningsordningen og det forutsettes ikke kommunal finansiering. Dersom kommunen (e) ikke ønsker å delta i den foreslåtte forvaltningsordningen vil fylkesmannen fortsatt være forvaltningsmyndighet. Møteinnkalling side 9 av 19

10 Vedlegg Miljøverndepartementets brev av Innkomne merknader Ingen Vurdering Opprettelse av lokal forvaltning, slik det fremgår av statsrådens brev, vurderes positivt som et ledd i å styrke forvaltningsoppgavene og øke lokal forståelse og eierskap til nasjonalparken og verneverdiene. Samtidig gis det mulighet for økt lokalt engasjement i forhold til tilretteleggingstiltak, informasjon mv. som er ønskelig/nødvendig, særlig i Ytre Hvaler Nasjonalpark, med mange brukerinteresser og atskillig større besøk og bruk enn i andre norske nasjonalparker. MD har allerede oversendt 1 mill. til opprettelse/innfasing av den statlige stillingen knyttet til vår park og på den måten lagt til rette for en rask prosess. Å utnytte denne muligheten vurderes svært viktig av hensyn til å få funksjonen etablert så raskt som mulig og innen den hektiske sommersesongen starter. Forvaltningsoppgaver, publikumshenvendelser og informasjonsbehov mv. vil da bli betydelige. Om mulig vurderes det riktig å parallellbehandle opprettelsen av stillingen og styret og kommunen bør anbefale/anmode departementet om dette. Arbeidet med forvaltningsplan, basert på vernebestemmelsene, er ikke ferdig ventes vedtatt høst Denne planen vil utgjøre et viktig fundament for forvaltningsarbeidet og det anbefales derfor en overgangsfase med tett samhandling mellom fylkesmannen og et evt. styre. Rådmannen mener at formannskapet i henhold til kommunens delegeringsreglement kan treffe endelig vedtak i saken. Saken er en naturlig oppfølging av kommunestyrets tidligere positive vedtak om opprettelsen av Nasjonalparken, og regjeringens nye modell for forvaltning av verneområder er etter rådmannens mening utelukkende fordelaktig for kommunen. Kommunen binder seg heller ikke til økonomiske forpliktelser. Konklusjoner Det anbefales at kommunen sier ja til opprettelse av et lokalt nasjonalpark-/verneområdestyre. Videre anbefales formannskapet å anmode om at fylkesmannen snarest får igangsette prosessen med innfasing og ansettelse av nasjonalparkforvalter. Rådmannens forslag til vedtak Hvaler kommune ønsker å delta i forvaltningen av Ytre Hvaler Nasjonalpark gjennom opprettelse av et lokalt nasjonalparkstyre. Hvaler kommune anmoder departementet om at fylkesmannen parallelt og snarest kan igangsette innfasing og ansettelse av nasjonalparkforvalter. Kommunen har startet og er i ferd med å tilrettelegge kontorfasiliteter i tråd med føringene fra departementet. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 10 av 19

11 Saksnr 2009/ Støtte til kommunalt og interkommunalt fornyelsesarbeid i 2010 Arkivkode 233 Saksbehandler Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Administrasjonsutvalget /10 Formannskapet /10 Fornyelsesarbeidet og støtte fra fylkesmannen - rapport for 2009 og søknad for 2010 Saksopplysninger Hvaler kommune har som kjent gjennom flere år gjennomført et betydelig arbeid for å fornye, modernisere og effektivisere kommunens drift og organisering. Til dette arbeidet har vi også mottatt økonomisk tilskudd og annen bistand fra fylkesmannen. Arbeidet har bidratt til at vi i sin tid ble tatt ut av ROBEK-registeret, og til at vi senere har unngått å bli ført inn i registeret på nytt. (ROBEK er et register som kommuner med særlig svake økonomiske resultater blir ført inn i. Disse kommunene blir utsatt for særlig kontroll og tilsyn fra staten). Siste politiske behandling av kommunens rapportering og søknad om økonomisk tilskudd til fornyelsesarbeidet, ble behandlet av arbeidsmiljøutvalget/administrasjonsutvalget/formannskapet , og kommunestyret som sak 20/09. Den saken som da ble behandlet gjaldt rapport for 2008 og søknad for Kommunens arbeid med fornyelse og forbedring var tidligere forankret i det såkalte VIFOSS-prosjektet (VI Forandrer OSS). I senere år har kommunens økonomi blitt vesentlig mer vanskelig, hvilket har ført til at ressursene til ledelse og endring i det alt vesentlige har blitt fokusert på løpende økonomistyring, og i mindre grad på langsiktig forbedring og fornyelse. Kommunestyrets bevilgning i budsjettet for 2009 på kr til endringsledelse (opprinnelig kr , senere redusert til kr ) har gitt oss nye muligheter til fornyelse og forbedring. De styrkningene som kommunestyret vedtok ble iverksatt sent i 2009, og effektene vil således først komme nå i 2010 og senere. For 2009 søkte Hvaler kommune fylkesmannen om kr i tilskudd, fordelt på to prosjekter med like beløp. Kommunen ble innvilget kr til prosjektet om samarbeid med Fredrikstad om felles servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv, og kr til prosjekt endringsledelse. Vedlagt følger kopi av kommunens rapport til fylkesmannen, datert om bruken av de tildelte midlene for For 2010 søker rådmannen fylkesmannen, i brev datert , om tilskudd stort kr , fordelt med kr på de to samme prosjektene som vi mottok tilskudd til i Disse to prosjektene er meget ressurskrevende, og vil måtte strekkes over flere år. Rådmannen ser det som avgjørende at vi konsentrerer ressursene om en kvalitativ god gjennomføring av prosjektene, før vi bruker ressurser på nye prosjekter. Bare på den måten kan vi sikre oss gode og varige gevinster av fornyelsesarbeidet. Vedlagt følger kopi av kommunens søknad til fylkesmannen om støtte til fornyelsesarbeidet for 2010, datert Hensikten med denne saken er å gjøre kommunens rapport om tilskuddet for 2009, og søknaden om tilskudd for 2010, til gjenstand for behandling i administrasjonsutvalget og formannskapet, slik som forutsatt i fylkesmannens tilskuddsordning Rådmannen vil fremheve at det vedtatte fornyelsesarbeidet som er prioritert i 2009 og 2010, ikke fullt ut er finansiert. Administrasjonen arbeider derfor kontinuerlig med å finne nye finansieringsmuligheter, samtidig som vi vil holde fornyelsesarbeidet innenfor de økonomiske rammene som til enhver tid finnes Møteinnkalling side 11 av 19

12 for dette arbeidet. Kommunens salg av overskuddskapasitet i fiberkabelen kan bli ett av de forholdene som er av stor betydning for ressursrammene til fornyelsesarbeidet. I tillegg vil fornyelsesarbeidet føre til forbedringer som har betydning både for økonomi og kvalitet. Dette er imidlertid effekter som det er vanskelig å tidfeste, samt kvantifisere i økonomi. Slike forbedringer kan derfor vanskelig brukes på inntektssiden for å finansiere forbedringsarbeidet. Vedlegg Brev til fylkesmannen i Østfold, datert , rapport om støtte til fornyelsesarbeid i Brev til fylkesmannen i Østfold, datert , søknad om støtte til fornyelsesarbeid i Vurdering Kommunens videre arbeid med fornyelse og forbedring er i stor grad avhengig av ekstern finansiering, selv om kommunestyret la et godt grunnlag med bevilgningen i budsjettet for 2009 til prosjekt endringsledelse. I tillegg har kommunestyret lagt et godt grunnlag som følge av beslutningen om å legge fiberoptisk kabel til Hvaler. I tillegg til de to prosjektene som vi søker tilskudd til for 2010, og som vi også fikk tilskudd til for 2009, har vi vurdert å fremme søknad om støtte til et prosjekt om kvalitetsutvikling i seksjon helse og sosial, samt et forprosjekt om metode og rutiner for oppfølging av bruksstatus og boplikt, etter henholdsvis konsesjonsloven og plan og bygningsloven. Vår vurdering er at de to prosjektene vi har arbeidet med en stund, er så vidt krevende faglig og ressursmessig, at vi alene vil prioritere disse i denne søknaden om støtte for Begge prosjekter mangler finansiering for å sikre en kvalitativ god gjennomføringsfase i et tilfredsstillende tempo. Hvaler kommune ser det som avgjørende å sikre en kvalitativ god gjennomføring av viktige prosjekter som allerede er startet, fremfor å initiere nye prosjekter når ressursene til prosjektarbeid er begrensede. Dette er avgjørende for å kunne sikre gevinstene i form av forbedret økonomi og kvalitet. Rådmannen mener at prosjektet med samarbeid med Fredrikstad om felles servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv er unikt i norsk kommunal sammenheng. Grunnene til dette er nærmere beskrevet i vedlagte søknad om støtte for Kommunens legging av fiberoptisk kabel fra Fredrikstad til Skjærhalden, og internt mellom virksomheter i Hvaler kommune må sees i sammenheng med samarbeidsprosjektet. Samarbeidsprosjektet mellom Fredrikstad og Hvaler er etter rådmannens mening i god overensstemmelse med statlige myndigheter sitt ønske om å finne samarbeidsmodeller mellom kommuner som alternativ til kommunesammenslutninger. Neste år vil vi formodentlig kunne prioritere prosjektene om kvalitetsutvikling i seksjon helse og sosial, og forprosjektet om metode og rutiner for oppfølging av bruksstatus og boplikt. Rådmannens forslag til vedtak Administrasjonsutvalget anbefales å avgi til formannskapet slik innstilling: Rådmannens rapport til fylkesmannen om støtte til fornyelsesarbeid for 2009, i brev datert , samt søknaden om støtte til fornyelsesarbeid 2010, i brev datert , godkjennes. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 12 av 19

13 Saksnr 2010/63 - Fritak fra politisk verv Arkivkode 080 Saksbehandler Grethe B Hansen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /10 Kommunestyret Søknad om fritak for politisk verv - Anne May Sandvik Olsen Sammendrag Anne May Sandvik Olsen har søkt om fritak fra sitt verv som medlem av administrasjonsutvalget og formannskapet i Hvaler kommune av personlige årsaker. Rådmannen anbefaler at søknaden innvilges. Saksopplysninger Anne May Sandvik Olsen er for perioden valgt som medlem av administrasjonsutvalg, formannskap og kommunestyre. Av personlige årsaker ber hun nå om fritak fra vervet i administrasjonsutvalget og formannskapet ut perioden. Kommuneloven 15 lyder som følger: Kommunestyret og fylkestinget kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskeligheter eller belastninger kan skjøtte sine plikter i vervet. Kommuneloven 16 nr 3 om nyvalg lyder som følger: Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomite og fylkestingkomite, trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. Hjemmelsgrunnlag Kommuneloven 15 om uttreden Kommuneloven 16 om opprykk Vurdering Representanten oppgir personlige grunner som årsak til fritak, og omfattes av 15 i kommuneloven. 16 gir føringer om at det skal skje valg av nytt medlem ved innvilgelse av fritak.. Hvaler kommune har også en praksis om å frita personer i lignende situasjoner fra verv. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler formannskapet å gi slik innstilling til kommunestyret: 1. Anne May Sandvik Olsen fritas for sitt verv som medlem av administrasjonsutvalget og formannskapet ut perioden Det velges nytt medlem til formannskapet fra samme gruppe: Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 13 av 19

14 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2010/41 - Organisering av Seksjon Miljø og Teknikk Heidi Vildskog Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk /10 Utvalget for kultur og personrettede tjenester Administrasjonsutvalget /10 Arbeidsmiljøutvalget /10 Formannskapet /10 Kommunestyret Organisasjonsendring av Seksjon Miljø og Teknikk Sammendrag Seksjon Miljø og Teknikk har behov for en organisasjonsendring - som i særskilt grad vil berøre dagens virksomhet Vann/Avløp/Eiendom og virksomhet Teknisk Drift, i form av sammenslåing. Virksomhet Plan/Miljø og virksomhet Havn omfattes ikke av hovedendringen men vil få gode synergieffekter ved samlet eiendomsforvaltning og utnyttelse av konsulentene i seksjonen. Endringsbehovet fremtrer i kraft av kommunestyrevedtak om vurdering av tjenestene i VAR området (budsjett 2008), samt praktiske erfaringer med oppgaveuklarhet innen eiendom og forvaltning av virksomhetsovergripende oppgaver. Saken legges frem for uttalelse gjennom utvalgene samt innstilling fra formannskapet til kommunestyret. Vedtaket i kommunestyret ansees som nødvendig siden endringen vil berøre flere seksjoner i det en etablering av ny eiendomsforvaltningen i Hvaler kommune skal ta form samt samling og evaluering av VAR-tjenestene. Det er utarbeidet en Plan for omorganisasjonsendring Seksjon Miljø og Teknikk (vedlagt). Denne er omforent mellom arbeidsgiver og hovedtillitsvalgt og viser ønsket metode og form på endringen. Det er rådmannens ønske å kunne lyse ut de utvalgte stillingene eksternt og internt så raskt som mulig og helst fra uke 7. Det tas da forbehold om endelig godkjenning i kommunestyret den , men dersom utvalgenes og formannskapets behandling viser behov for avventing til kommunestyrets endelige behandling så utsettes utlysningen. Saksopplysninger Formål med endringen: Saken omhandler i første omgang en organisasjonsendring i seksjon Miljø og Teknikk. Endringen er i hovedsak nødvendig for å kunne rydde i oppgaver som over tid har vist seg å kunne falle mellom to stoler. Dette er eksempelvis forvaltningsoppgaver som vei og eiendom. Kommunestyret har i tillegg bedt administrasjonen om å se på effektiviserende løsninger samt vurdere et bredere spekter av alternativer for organisering av Vann/Avløp/Renovasjon (etatsmodellen, KF, vertskommune, osv). I første omgang vil en samling i VAR-området være et nyttig utgangspunkt for slike vurderinger. Følgende formål er fremtredende argumenter for endringen: Møteinnkalling side 14 av 19

15 Etablere en organisasjonsstruktur som er endringsdyktig og som kan fungere dynamisk i forhold til tjenesteyting for innbyggere/brukere av kommunaltekniske tjenester Etterprøvbare metoder og driftsformer som kontinuerlig vurderer former for samordning og evt eksternt kjøp av tjenester herunder vurdering av kommunens VAR område Skape samlede og tydelige ansvarsforhold rundt kjøp, bygging, forvaltning/drift og salg av kommunale bygg, veier og eiendommer Synliggjøring av kostnader knyttet til spesielt eiendomsforvaltning og selvkostområder Bedre ressursutnyttelse og mindre sårbarhet for seksjonens konsulentstab (saksbehandling, regnskap, fakturering, merkantile oppgaver) Inkludering av nye oppgaver som tilkommer ved lovendringer, nasjonalpark og kommunens øvrige oppgavefordeling Som det fremgår av resonnementet i vurderingen nedenfor, kan det i nær fremtid være nyttig å se på bruken av stillingstitler i kommunen. Dette fordi det nå etableres relativt store avdelinger med økonomi og personalansvar (også innen helse/sosial), samtidig som andre avdelinger består av en til to personer. Organisasjonskart Seksjon Miljø og Teknikk Seksjon Miljø og Teknikk Virksomhet Kommunal Teknikk (Avd.struktur se nedenfor) Virksomhet Havn Avd. Skjærgårdstjenesten Avd. Forvaltning Virksomhet Plan og Miljø Avd. Byggesak Avd. Plan Avd. Naturforvaltning Avd. Oppmåling/Geo Virksomhetsleder Kommunal Teknikk og Eiendomssjef Konsulenter Avdeling (leder) Vann/Avløp/Renovasjon Avdeling (leder) Vedlikehold/Renhold Avdeling(leder) Eiendomsforvaltning Fag/Driftsleder Vann og Avløp Fag/Driftsleder Renovasjon og Vei Fag/Driftsleder Byggvedlikehold Fag/Driftsleder Renhold Medvirkning: Organisasjonsendringen har forsøkt å legge til rette for bred medvirkning. Siden organiseringsspørsmålet først ble initiert ved rådmannens redigering av Delegeringsreglementet, har perioden for innspill/medvirkning fra ansatte skjedd i perioden 2008 til I oktober 2009 gav rådmannen klarsignal for metodisk utredning av endringsprosessen med påfølgende forberedelse til politisk behandling. Medvirkningspunktene så langt kort oppsummert: Tid Medvirkning Diverse drøftinger og samlinger ved redigering av delegeringsreglementet Plan for organisasjonsendring Seksjon Miljø og Teknikk planen drøftet og enighet oppnådd Møteinnkalling side 15 av 19

16 mellom hovedtillitsvalgt og arbeidsgiver. Planen fremmes som omforent Plan for organisasjonsendring Seksjon Miljø og Teknikk - drøftet i RÅLE Plan for organisasjonsendring Seksjon Miljø og Teknikk - presentert for ledere i Miljø og Teknikk, samt åpent seksjonsmøte Oppfølgende informasjonsmøte på Sandbakken for eventuelle tilleggsspørsmål fra ansatte. Des.09 Samtale med samtlige berørte med arbeidssted rådhuset Drøftinger mellom forhandlingsutvalget og hovedtillitsvalgt vedrørende bruk av nye stillingstitler Vedlegg Plan for organisasjonsendring Seksjon Miljø og Teknikk Vurdering Vurdering av tjenesteområdenes drift og forvaltning: Med dagens organisering av Teknisk Drift og Vann/Avløp/Eiendom - har mange ansatte gitt utrykk for usikkerhet rundt løsing av gråsoneoppgaver som ikke er tydelig definert/delegert. Det oppleves kanskje like ugreit å gjøre dem - som å ikke gjøre dem, når budsjettene er knappe. Det er dessuten ytret politisk ønske om å se på driftsformen for Vann/Avløp/Renovasjon for å sikre at disse selvkostbaserte områdene har optimal ressursbruk, riktig kostnadsnivå og leverer en god tjenesteyting for innbyggere og fritidsboende. En tydelig oppgavemessig sortering vil kunne klargjøre ovenfor brukere og ansatte hvem som har ansvaret, og hvem som skal utføre oppgavene. Endringsledelse som prinsipp vil fordre at seksjonen bør kunne håndtere skiftende krav og forventninger i forbindelse med tjenesteutøvelse og forvaltning. Mange mindre endinger oppstår hvert år, eksempelvis som forskriftsendringer som setter krav til tverrfaglighet. Med dagens organisering oppnår man ikke god nok oppgaveløsning eller god nok god synergi internt i seksjon Miljø/Teknikk samt det er stort forbedringspotensiale i samvirket mellom alle seksjonene i eiendomsforvaltningsspørsmål. Vurdering av personalmessige konsekvenser: En endring slik den her er lagt opp, vil sammenslå virksomhet Teknisk Drift og virksomhet Vann Avløp Eiendom. Arbeidsgiver og Hovedtillitsvalgt har vurdert organisasjonsendringen til å være så omfattende at det forsvarer en fristilling/endingsoppsigelse av dagens avdelingsledere og virksomhetsledere i Teknisk Drift og Vann/Avløp/Eiendom. Innen flere enheter i Hvaler kommune har sammenslåing og effektivisering vært gjennomført de siste årene, eksempelvis innenfor Helse og Sosial. Noen av de nye avdelingene har med dette blitt meget store og har i tillegg fått både økonomisk og personalmessig ansvar. Dette ansvaret og kompleksitetsnivået har tidligere vært vanlig på virksomhetsledernivå. Dette vil også bli gjeldende i strukturen til den nye store virksomheten Kommunal Teknikk. Forhandlingsutvalget og hovedtillitsvalgt har den startet drøfting av hensiktsmessigheten av å ha avdelingsledere med så store interne forskjeller, samt at tittel-temaet har vært belyst som en utfordring under lokale lønnsforhandlinger. Hvaler kommune har flere avdelingsledere som leder store enheter (nærmere 20 ansatte) og samtidig har kommunen avdelingsledere med kun ansvar for seg selv og sitt fag. Partene ble enige om å fortsette disse samtalene utover våren Viktige personalmessige forutsetninger blir: - Alle vil beholde sin ansettelse i Hvaler kommune, og alle vil beholde minimum det lønnsnivået som de har i dag (evt som personlig ordning) selv om oppgavene kan bli annerledes. - Stillingen som Virksomhetsleder/Eiendomssjef utlyses eksternt, og hvor interne også oppfordres til å søke. Rollen og myndighet som eiendomssjef vi i hovedsak ligge til virksomhetslederen selv, selv om enkelte elementer av eiendomsbeslutningene også vil løftes slik delegeringsreglementet angir. - Stillingene som avdelingsledere og fag/driftsledere utlyses internt. Avdelingsledere ansettes før fag/driftsledere, og avdelingsledere skal få være med på råd når fag/driftsledere skal velges. - Det legges budsjettansvar og personalansvar til avdelingsledere for VAR og Byggvedlikehold/Renhold. Møteinnkalling side 16 av 19

17 - Konsulentene vil organiseres direkte under virksomhetsleder. Konsulentene skal i tillegg inngå i seksjonens samlede konsulenstyrke hvor også konsulenter fra andre virksomheter kan inngå. Alle virksomheter i seksjonen kjøper seg inn i konsulentstyrken ut i fra sine behov. Det er ønsket at konsulentene har noen spesialiserte fagoppgaver/fordypninger, og noen fellestjenester. Detaljer rundt delegering av myndighet og lovhjemler må avklares nærmere i delegeringsreglementene. Vurderinger av alternative organisasjonsformer for VAR-tjenestene (jmf kommunestyrets opprinnelige bestilling) vil påfølge i etterkant av organisasjonsendringen (trinn 4 i vedlagte plan). Konklusjoner Rådmannen anbefaler kommunestyret å vedta iverksetting av organisasjonsendringen, slik den er argumentert og beskrevet i saken og vedlegget Plan for organisasjonsendring Seksjon Miljø og Teknikk. Kommunestyret vil på et senere tidspunkt få til behandling de påfølgende prinsipielle forholdene som endringen medfører. Dette gjelder i hovedsak ved vurdering av økonomisk modell for eiendomsforvaltningen (trinn 3 i vedlagt plan) samt og når utredning om organisasjonsform og markedskost for VAR-tjenestene foreligger (trinn 4 i vedlagt plan). Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen gis fullmakt til å iverksette organisasjonsendring i Seksjon Miljø og Teknikk jamfør vedlagt metodebeskrivelse og progresjonsplan. Kommunestyret ønsker videre progresjonsmessig behandling av sakene som følger av denne endringen innen ny eiendomsforvalting og vurdering av VAR området. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 17 av 19

18 Saksnr Arkivkode Saksbehandler Ofl /125 - Skjærgårdens hus - samordning av funksjoner knyttet til forvaltning og skjøtsel av nasjonalparken Bernt Erik Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /10 Avtale for etablering av "Skjærgårdens hus" Unntatt offentlighet Jfr. 23 i Offentlighetsloven Møteinnkalling side 18 av 19

19 PS 15/10 Meldinger og informasjon Møteinnkalling side 19 av 19