Prosjektdirektiv. <Miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten> Prosjektdirektiv. Fase 2 ( )

Transkript

1 Prosjektdirektiv <Miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten> Fase 2 ( ) Dokumentkontroll Saksbehandler Gjennomgang Godkjent av Distribusjonsliste Navn Styringsgruppen Prosjektgruppen Institusjon Endringslogg Versjon Dato Endring Prosjektdirektiv Side 1 av 9 Sist oppdatert :34:00

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Bakgrunn 2. Mål 3. Oppgaver og avgrensninger 4. Budsjettrammer 5. Prosjektplan 6. Prosjektorganisering og ansvarsfordeling 7. Planlegging, oppfølging og statusrapportering 8. Endringskontroll og versjonsstyring 9. Prosjektadminstrative rutiner 10. Akseptkriterier 11. Signatur Prosjektdirektiv Side 2 av 9 Sist oppdatert :34:00

3 1. BAKGRUNN Det har hittil blitt gjennomført miljø- og klimautredninger som nasjonale samarbeidsprosjekt mellom RHFene i to faser. Med bakgrunn i foretaksprotokollene for 2008 leverte RHFene samme året en rapport til Helse- og omsorgsdepartementet hvor det var kartlagt etablerte miljøtiltak i sektoren med overføringsverdi samt en utredning om mulige nye miljøtiltak i sektoren. I foretaksprotokollene for 2009 ble RHFene bedt om å videreføre arbeidet i form av et samarbeidsprosjekt og komme med anbefalinger på hvordan tiltakene fra kartleggingsrapporten kunne gjennomføres i spesialisthelsetjenesten. Dessuten ble RHFene spesielt bedt om å vurdere og komme med anbefaling på hvorvidt helseforetakene burde miljøsertifiseres. Samarbeidsprosjektet leverte ved utgangen av 2010 sluttrapport for arbeidet. Dessuten leverte samarbeidsprosjektet tidligere samme år egen delrapport som drøfter og kommer med anbefaling på spørsmålet om å etablere miljøstyring og miljøsertifisere helseforetakene. Delrapporten anbefaler at alle helseforetakene etablerer miljøstyringssystem som sertifiseres og at dette gjennomføres innen utgangen av I sluttrapporten sammen med 4 vedlagte delrapporter er en rekke miljøtiltak nærmere beskrevet og det anbefales at disse gjennomføres i tiden fremover. Tiltakene i sluttrapporten kan skjematisk inndeles i 2 hovedkategorier: Etablering av miljøledelse og miljøstyringssysten i alle helseforetakene etter ISO standarden som sertifiseres innen utgangen av Gjennomføring av de øvrige tiltakene som er anbefalt i sluttrapporten med tilhørende delrapporter. Sluttrapporten anbefaler at samarbeidsprosjektet prioriterer etablering av miljøstyringssystem i helseforetakene og påfølgende sertifisering i samsvar med den gjennomføringsplanen for dette som er vedlagt sluttrapporten. De øvrige tiltakene som anbefales bør fases inn i prosjektet i forhold til kapasiteten prosjektet har og hvordan disse tiltakene naturlig kan tilpasses prosessene som pågår i prosjektet. Prosjektdirektivet er utarbeidet i samsvar med dette. I foretaksprotokollene for 2011 er det besluttet at sektoren gjennom energiøkonomisering og klimavennlig oppvarming må bidra til å realisere de nasjonale klimaforpliktelsene. Foretakene har fått som styringskrav at det skal innføres miljøledelse og miljøstyringssystem i helseforetakene med sertifisering i henhold til ISO innen Videre skal de øvrige målene med anbefalte tiltak i sluttrapporten innefor innkjøp, bygg/eiendom og transport følges opp og iverksettes. Endelig har de regionale foretakene fått pålegg om å legge til rette for klimavennlige løsninger og oppvarming, herunder se på mulig samarbeid om fjernvarmeløsninger med vertskommunene for våre eiendommer. 2. MÅL Med bakgrunn i sluttrapporten fra 2010 og de tiltak som der er anbefalt, samt vedtakene i foretaksprotokollene for 2011, er følgende mål fastsatt for det videre arbeidet: Innføring av miljøledelse og etablering av miljøstyringssystem med påfølgende ISO-sertifisering av alle helseforetakene innen utgangen av Videreføre Miljø- og klimaforum i samsvar med justert mandat Drifte hjemmesiden til prosjektet Arrangere årlig miljø- og klimakonferanse for ledere og personell med ansvar for miljøoppgaver innen spesialisthelsetjenesten Tilrettelegge for utdeling av miljøpris i samarbeid med utpekt jury deles ut annethvert år Oppfølging av anbefalte tiltak i delrapport om innkjøp. Oppfølging av anbefalte tiltak i delrapport om bygg og miljø, herunder legge til rette for klimavennlige løsninger og oppvarming. Oppfølging av anbefalte tiltak i rapport om transport og miljø Prosjektdirektiv Side 3 av 9 Sist oppdatert :34:00

4 Iverksette delprosjekt om delprosjekt om spesialisthelsetjenestens påvirkning på miljøet gjennom bruk av legemidler Iverksette delprosjekt om økologisk og kortreist mat til pasienter og ansatte i spesialisthelsetjenesten De 8 første punktene er alle prioriterte tiltak som det arbeides parallelt med. De 2 siste punktene inneholder tiltak som må fases inn i forhold til prosjektets kapasitet til enhver tid. 3. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER Innføring av miljøledelse, etablering av miljøledelsessystem og påfølgende ISO- sertifisering av alle helseforetakene. Innføring av miljøledelse, etablering av miljøstyringssystem og påfølgende sertifisering av alle helseforetakene skal gjennomføres i løpet av en fireårsperiode frem til utgangen av Arbeidet skal påbegynnes med utvalgte helseforetak fra hver av de fire helseregionene som piloter. Dette for å vinne noe erfaring før arbeidet påbegynnes i de øvrige helseforetakene. Det er utarbeidet en gjennomføringsplan hvor det forutsettes at arbeidet i de øvrige helseforetakene igangsettes omkring årsskiftet 2011/2012. Det er en forutsetning at representanter fra alle helseforetakene deltar i opplæringen som starter våren 2011 som ledd i prosessen med innføring av miljøledelse, etablering av miljøstyringssystem og sertifisering. Denne opplæringen inneholder et kurs i ISO standarden, kurs i miljørevisjon og kurs i miljøavvik. Opplæringen vil rette seg mot prosjektgruppen og deltagerne i Miljø- og klimaforum. Alle helseforetakene skal være representerte i Miljø- og klimaforum og vil gjennom deltagelsen i dette forumet følge arbeidet og erfaringene fra prosjektene som pågår i pilotene. Selv om prosessen med innføring av miljøledelse starter opp i noen utvalgte piloter, vil prosjektet vektlegge at alle helseforetakene blir holdt løpende orientert om arbeidet i pilotene samtidig som kompetanseoppbygginen vil rette seg mot deltakerne i Miljø- og klimaforum hvor alle helseforetakene deltar. Når miljøledelse og miljøstyringssystem er etablert i helseforetakene, vil det bli søkt om sertifisering. Prosjektgruppen må legge til rette for gjennomføring av felles anbudsrunde overfor sertifiseringsselskapene for å sikre at helseforetakene blir gjenstand for likeverdig vurdering i forhold til å oppnå sertifikat. Videreføring og drifting av Miljø- og klimaforum i spesialisthelsetjenesten. Det skal utarbeides nytt mandat for forumet. I prosessen med innføring av miljøledelse og ISO-sertifisering, vil forumet ha en viktig rolle både som et rådgivende organ i forhold til prosjektgruppen og som sentralt bindeledd mellom prosjektgruppen og prosessene i det enkelte helseforetak. Derfor er det viktig at helseforetakene oppnevner personer med nøkkelrolle i forhold til miljøoppdraget man nå er stillet overfor. Møtehyppigheten i forumet vil være 6-8 ganger i løpet av året avhengig av aktivitetene som pågår i miljøprosjektet. Foruten oppgaven med å følge utviklingen i miljøprosjektet og være et bindledd mot helseforetakene i arbeidet med innføring av miljøledelse, vil forumet være en sentral arena for diskusjon rundt de øvrige tema innenfor miljø og klima som er aktuelle for spesialisthelsetjenesten. Drifte hjemmesiden til prosjektet Hjemmesiden som nå er opprettet på skal opprettholdes og driftes gjennom hele prosjektperioden de neste 4 årene. Her vil bl.a. viktig informasjon angående arbeidet med innføring av miljøledelse og sertifisering legges ut. Arrangere årlig miljø- og klimakonferanse for ledere og nøkkelpersonell i spesialisthelsetjenesten Det skal hvert år arrangeres en konferanse for ledere og nøkkelpersonell. Det må hentes inn ekspertise både fra inn- og utland for å formidle kunnskap om siste nytt innefor arbeidet med miljø og klima som angår spesialisthelestjenesten. Arbeidet som pågår med implementering av miljøledelse skal også følges opp på disse konferansene, som er en viktig arena for å sikre fokus og god forankring av prosessene i helseforetakene. Prosjektdirektiv Side 4 av 9 Sist oppdatert :34:00

5 Miljøpris På klimakonferansen skal det hvert annet år deles ut en miljøpris. Det er utarbeidet statutter for prisen og jury skal oppnevnes. Prosjektgruppen skal tilrettelegge arbeidet. Alle medarbeidere i helseforetakene og de regionale helseforetakene kan nominere kandidater til miljøprisen. Prisen er på kr og kan gis til enkeltpersoner eller avdelinger som har utmerket seg innenfor arbeid med miljø- og klimatiltak. Juryen skal settes sammen for 1 år adgangen. Sekretæren for miljøprosjektet er også sekretær for juryen. Delprosjekt Innkjøp. Det fremgår av utredningen i delprosjektet om innkjøp at Helse Sør-Øst har iverksatt tiltak for å sikre etiske leverandørkjeder av produkter kjøpt inn til sine sykehus. Anbefalingene i delprosjekt innkjøp må følges opp og det må innledes et prosjektsamarbeid mellom de fire regionene for å utvikle kompetanse i regionene, drive felles leverandørutvikling og sikre lik tilnærming til risikovurdring. Dette vil også samsvare med leverandørenes ønske om felles krav og praksis fra alle regionene. Økonomisk og ressursmessig er det også gevinster å hente på å samordne oppfølging og revisjoner innen dette området. Helse Sør-Øst sitt medlemskap i organisasjonen Initiativ for etisk handel bør utvides til å gjelde alle regioner for å oppnå samme tilgang til verktøy og ekstern kompetanse. Delprosjekt bygg- og miljø oppfølging. Rapporten fra delprosjektet har en rekke anbefalinger som må følges opp i et nytt delprosjekt. Dette omfatter bl.a. krav om at nybygg skal tilfredsstille krav til energimerke B og at passivghus skal vurderes f.o.m Videre skal det legges til rette for måling av energibruk i enkeltbygg og bruk av MTU som del av konkurransegrunnlaget/kravsspesifikasjon. Miljøklassifisering/miljøsertifisering av alle nybygg (BREEAM-systemet) skal gjennomføres. Det er fastsatt krav om innføring av enerigledelse med ressursbehov som tilsvarer en stilling pr kvm. Det er fastsatt krav om å vurdere energireduserende tiltak ved ombygging/rehabilitering. Helseforetakene er pålagt å legge til rette for klimavennlige løsninger og oppvarming, herunder se på mulig samarbeid om fjernvarmeløsninger med vertskommunene for våre eiendommer. Kartlegging av status og muligheter for tiltak på dette området skal kartlegges og anbefales. Når det gjelder avfall er det anbefalt at 80% gjenbruk av alt byggavfall innen og 95% av alt avfall ved rehab./riving innen Når det gjelder materialvalg skal det utarbeides miljøkriterier for valg av bygningsmaterialer. Det er også anbefalt at det skjer en kompetansehevende opplæring innenfor miljø og energi for teknisk personell. Delprosjekt transport - oppfølging Miljøforhold knyttet til transport er et viktig miljøaspekt ved drift av spesialisthelsetjenesten. Anbefalingene i rapporten fra delprosjektet må følges opp videre både når det gjelder transport av ansatte, transport av varer og tjenester og transport av ansatte. Videre har lokalisering av sykehus mye å si for det samlede transportbildet og virkningene av transport må vurderes ved lokalisering av nybygg. Delprosjekt legemidler og miljø. Det er foreløpig liten kunnskap om legemidlers påvirkning på miljøet, men det pågår forskning i flere land rundt temaet og kartlegging av hvilke mengder som slippes ut. Også i Norge er det gjort noe arbeid rundt temaet ved universitetene i Bergen og Tromsø. Spesialisthelsetjenesten er storforbruker av legemidler og forbruket er økende. I et miljøperspektiv er det viktig å undersøke mulighetene for reduksjon av utslipp av legemidler. Prosjektgruppen må organisere dette arbeidet som et eget delprosjekt, eventuelt sette ned en egen arbeidsgruppe når prosjektet har kapasitet til å fase dette inn. Delprosjekt økologisk og kortreist mat til pasienter og ansatte Fokus på matproduksjonen og innkjøp av mat ved helseforetakene er viktig i et miljø- og helseperspektiv. Økologisk mat og kortreist mat er det mest bærekraftige alternativet. Det må i dette prosjektet utredes hvilke muligheter som nå finnes til å stille krav til mest mulig bærekraftig produksjon og innkjøp av matprodukter til sykehusene. Prosjektdirektiv Side 5 av 9 Sist oppdatert :34:00

6 4. BUDSJETTRAMMER Budsjett legges frem for styringsgruppen i desember måned hvert år i perioden Budsjett ,- Leie av kontor Leie av PC og Lap top ,- Kontor telefon, ,- Mobil telefon og mobilt bredbånd ,- Lønn sekretariat ,- Arb. og sos. utgifter ,- Kontorrekvisita 3.000,- Studietur ,- Kurs og konferanser ,- Leie av møterom ,- Konsulent ,- Reiseutgifter ,- Total ,-. 5. PROSJEKTPLAN Milepæl Dato RHF-AD møte, godkjenning av prosjektdirektiv og oppstart av prosjektet Januar 2011 Oppstart prosjektgruppen, gjennomgang av prosjektdirektiv, første møte Januar 2011 Utvelgelse av piloter 31. januar 2011 Samling for pilotene Februar 2011 Merknad [tah1]: Bør vi sette inn prosjekter som skal gjennomføres i prosjektplanene. Tenker spesielt på kravet om klimavennlige løsninger o g oppvarming eller skal vi gjennomføre dette hver for oss? Sammensetning av jury miljøpris Februar 2011 Første Samling nytt miljøforum Februar 2011 Miljø og klimakonferanse 31. mars 2011 Utarbeidelse av kurs ISO 14001, miljørevisjon og miljøavvik Februar- mai 2011 Opplæring alle helseforetakene Juni 2011 Utarbeidelse av miljøledelsessystem pilotene Mars-november 2011 Opplæring- alle helseforetakene August 2011 Evaluering av arbeidet i pilotene Oppstart alle helseforetakene November 2011 Utarbeidelse av rutiner og prosedyrer Januar-desember 2012 Miljø og klimakonferanse Mars 2012 Arbeid med implementering August desember 2013 Anbudsrunde sertifisering Mars-desember 2013 Sertifisering Januar-desember 2014 Sluttrapport Desember 2014 Det vil bli utarbeidet en mer detaljert prosjektplan og tilhørende handlingsprogram når prosjektgruppen har skaffet seg mer komplett oversikt over samtlige oppgaver som ligger inne i prosjektets forskjellige faser. Prosjektdirektiv Side 6 av 9 Sist oppdatert :34:00

7 6. PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSFORDELING Prosjektet organiseres med en prosjekteier, styringsgruppe, prosjektgruppe og et sekretariat. RHF-AD møtet er prosjekteier og styringsgruppe for prosjektet. Prosjekteier har ansvar for - Godkjennelse av prosjektets direktiv og omfang. - Behandling og godkjennelse av endringer i prosjektets omfang. Styringsgruppen har ansvar for - At prosjektets leveranse er i samsvar med mandat, målsettinger og oppgaver. - Overordnet ansvar for prosjektets rammer - Sikre nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektet - Beslutningspunkt ved passering av milepæler (portpassering) - Avklare strategiske spørsmålsstillinger og grensesnitt med andre prosjekter og aktiviteter - Ledelsestøtte for prosjektleder - Behandle endringer i oppdragsbeskrivelsen (vesentlige avvik) Styringsgruppens viktigste oppgaver ved prosjektoppstart: - Vedta prosjektdirektivet som blant annet skal inneholde: prosjektplaner / aktivitetsplaner eventuelle konkrete resultatmål spesifisert prosjektbudsjett - Avtalemessige forhold - Sikre tilgang på ressurser for prosjekt- (og eventuelt delprosjekt) deltakere Ved å vedta prosjektdirektivet gir styringsgruppen fullmakter til prosjektlederen som får prosjektdirektivet som styringsdokument. Dette betyr at endringer og avvik som måtte oppstå underveis i prosjektet i forhold til innholdet i prosjektdirektivet (som vil medføre endringer/korrigeringer i prosjektdirektivet mht for eksempel mål/delmål, milepælsplaner, budsjett, kost/nytte) må behandles av styringsgruppen. Styringsgruppens viktigste oppgaver ved prosjektgjennomføring: - Behandle overordnete statusrapporter - Vedta korrigerende tiltak etter forslag fra prosjektleder - Avtalemessige forhold (unntatt der prosjektleder har sine fullmakter) Styringsgruppens viktigste oppgaver ved prosjektavslutning: - Godkjenne sluttleveransen - Godkjenne evaluering Prosjektleders ansvar: Prosjektgruppen skal ledes av Helse Vest RHF ved eierdirektør Ivar Eriksen. Prosjektleder skal gjennomføre prosjektet i henhold til prosjektdirektivet og rapportere iht. styringsprinsippene definert i dette. Hovedoppgavene er: - At prosjektets leveranse er i samsvar med bestillingen - At prosjektets rammer holdes - At avvik avdekkes og avklares Prosjektledelse er en viktig ledelsesfunksjon som må bygge på ledelseskravene i de enkelte RHF. Prosjektdirektiv Side 7 av 9 Sist oppdatert :34:00

8 Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektoppstart: Sammen med prosjektgruppen skal prosjektleder: - Utarbeide forslag til endelige prosjektplaner / aktivitetsplaner basert på prosjektdirektivet. - Utarbeide forslag til endelige konkrete mål og delmål (resultatmål/effektmål ved behov) - Utarbeide forslag til endelige bemanningsplaner (hvem, timer, når) - Utarbeide forslag til endelig prosjektbudsjett - Utarbeide møteplaner og informasjonsplan (hvilke målgrupper/interessenter har prosjektet, hvordan skal disse informeres, hvem har ansvaret for informasjonen). Prosjektleders viktigste oppgaver ved prosjektgjennomføring: - Sikre at overordnet og detaljert prosjektplan gjennomføres slik at leveransene kommer til riktig tid med riktig ressursbruk - Håndtere avvik - Rapportere til styringsgruppen Prosjektleder viktigste oppgaver ved prosjektavslutning: - Forberede og gjennomføre sluttleveranse i hht mandat og plan - Gjennomføre evaluering Prosjektgruppen Det opprettes en prosjektgruppe som består av 2 representanter fra hver av de fire regionale helseforetakene samt en representant fra vernetjenesten og en representant fra de tillitsvalgte. Prosjektgruppen skal sammen med prosjektleder bidra til at prosjektet leverer iht. prosjektoppdrag og aktivitetsplan. Medlemmene skal sikre at: - At alle relevante fakta blir innhentet - At faglige utredninger og vurderinger blir utført - At aktiviteter blir gjennomført iht. aktivitetsplan - At avtalte rapporter blir utarbeidet og gitt til styringsgruppen - At eventuelle veivalg underveis blir belyst og fremsatt for styringsgruppen i en slik form at beslutning kan tas - At avvik blir meldt - At problemer og uforutsette komplikasjoner blir tatt opp og håndtert - At avtalt leveranse blir overlevert styringsgruppen Sekretariatet Under prosjektgruppen skal det etableres et sekretariat som finansieres av prosjektet. Sekretariatet skal bestå av en person utpekt av Helse Vest RHF. Sekretariatet skal: - Være sekretær for prosjektgruppen - Følge opp saker mellom møtene i prosjektgruppen - Yte miljøfaglig bistand til prosjektgruppen og til hfene - Drifte hjemmeside for miljøforum - Drifte idebanken for miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten - Arrangere studieturer for medlemmer i miljøforum og prosjektgruppen - Delta i arbeidet med å arrangere årlig miljø og klimakonferanse - Skrive rapporter og utredninger i henhold til prosjektplan Prosjektdirektiv Side 8 av 9 Sist oppdatert :34:00

9 7. PLANLEGGING, OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING Statusrapporter leveres styringsgruppen senest en uke før styringsgruppens møter. 8. ENDRINGSKONTROLL OG VERSJONSSTYRING Følgende dokumenter skal underlegges formell endringskontroll og versjonsstyring: Prosjektdirektiv Prosjektplan Prosjektets budsjett Prosjektrapport 9. PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER Prosjektets administrative rutiner utover prosjektoppfølging skal generelt holdes på et minimum. Prosjektet skal ha et manuelt og maskinelt arkiv under kontroll av prosjektleder. Arkivene skal omfatte: Prosjektdirektiv (alle versjoner) Prosjektrapport (alle versjoner) Møteinnkallinger og referater Statusrapporter til styringsgruppen Referater fra styringsgruppens møter Problem/mulighetslister og andre arbeidsdokument Sluttrapport 10. AKSEPTANSEKRITERIER Alle helseforetakene er sertifisert etter ISO standarden 11. SIGNATUR Prosjektdirektivet er gjennomgått og godkjent av prosjekteier. Dato, signatur Prosjektdirektiv Side 9 av 9 Sist oppdatert :34:00